Informe de diagnostico dre

1

GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO

GERENCIA REGIONAL DE PLANEAMIENTO,

PRESUPUESTO Y ACONDICIONAMIENTO

TERRITORIAL

SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SISTEMAS

UNIDAD DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTR ATIVA

PARA DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN

Dr. MSc. Aland Bravo Vecorena

Huánuco – 2013

2

INDICE

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4

1. ASPECTOS GENERALES .................................................................................................... 6

1.1. DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIÓN - HUANUCO ....................................... 6

1.2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA DRE-HUANUCO ............................................. 6

1.3. OBJETIVOS DEL DRE-HUANUCO ............................................................................. 6

1.4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .............................................................................. 7

1.5. VISION .............................................................................................................................. 8

1.6. MISION ............................................................................................................................ 8

2. MARCO TEORICO ............................................................................................................... 10

2.1. PROCESO ...................................................................................................................... 10

2.2. MACRO PROCESOS ................................................................................................... 11

2.3. METODOLOGIA DE SISTEMAS VIABLES ............................................................. 14

2.4. ESTANDARES ISO ...................................................................................................... 19

3. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION REGIO NAL DE EDUCACIÓN – HUANUCO ......................................................................................................... 22

3.1. PROCESOS IDENTIFICADOS ................................................................................... 22

3.2. CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO .................................................. 26

3.3. ANALISIS E INTERPRETACIÓN AOR-MSV DE LOS PROCESOS D E LA DRE-HCO 26

3.3.1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS MACRO PROCESOS ................... 26

3.3.2. ANALISIS E INTERPRETACION DE PRIORIZACION DE LOS PR OCESO DE LAS UNIDADES ORGANICAS ........................................................................................ 28

3.3.3. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS ...................................................................................................................... 29

3.3.4. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS OPERATIVOS ............................................................................................................................ 31

3.3.5. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PROCESOS D E APOYO 33

3.3.6. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS SUB PROCESOS ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y DE APOYO ................................................................ 34

3.4. APORTACIÓN DE NUEVOS PROCESOS SEGUN ESTANDARES INTERNACIONALES (ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, IS O 20000, ISO 15489, etc.) 35

3.4.1. NUEVOS PROCESOS A IMPLEMENTAR ........................................................... 36

3.4.2. NUEVO CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO ............................... 36

3

CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 37

RECOMENDACIONES................................................................................................................. 38

BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................. 39

ANEXO ............................................................................................................................................ 39

4

INTRODUCCIÓN

En el presente informe se desarrollará el estado situacional de avance de

implementación del Proceso de Simplificación Administrativa de la Dirección

Regional de Educación de la Región de Huánuco, con detalle de diagnóstico de

su sistémica organizacional, para lo cual se utilizó el método de la Arquitectura

Orientada a Regulaciones basado en la Metodología de Sistemas Viables AOR-

MSV, analizando la Clasificación de sus Macro Procesos, Tipos de Procesos y

Priorización de cada uno de los procesos identificados en el Texto Único de

Procedimientos Administrativos (TUPA), Manual de Procedimientos

Administrativos (MAPRO) u Texto Único de Servicios No Exclusivos (TUSNE) de

cada Unidad Orgánica de la entidad pública en Estudio.

También se realizó un Análisis de los resultados encontrados en el

desarrollo del Cuadro de Simplificación Administrativa de la Dirección Regional

del Educación de la Región de Huánuco. Así mismo se realizó la propuesta de

creación de nuevos procesos de acuerdo a las Leyes y Estándares ISO vigentes,

con el fin de aportar en el mejoramiento de sus Macro Procesos de la Institución.

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CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

6

1. ASPECTOS GENERALES

1.1. DIRECCION REGIONAL DE EDUCACIÓN - HUANUCO 1

La (DRE2) Dirección Regional de Educación del Gobierno Regional de

Huánuco, como Organismo Público es un órgano desconcentrado con

dependencia técnica y normativa del Ministerio de Educación, y

presupuestalmente y administrativamente depende del Gobierno Regional

de Huánuco comprendiendo el ámbito territorial de la Región de Huánuco.

La finalidad de la Dirección Regional de Educación de Huánuco, es

promover la educación, la cultura, el deporte, la recreación, la ciencia y la

tecnología.

La DRE asegura los servicios educativos y los programas de atención

integral con calidad y equidad de su ámbito jurisdiccional, para lo cual

coordina con las Unidades de Gestión Educativa Local y convoca la

participación de los diferentes sectores, teniendo en cuenta los planes de

desarrollo regional y las características peculiares de la jurisdicción.

1.2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA DRE-HUANUCO

Departamento : Huánuco

Provincia : Huánuco

Distrito : Huánuco

Entidad : Dirección Regional de Educación - Huánuco

Dirección : Jr. Progreso N° 462 - Huánuco

1.3. OBJETIVOS DEL DRE-HUANUCO 3

1Información obtenida del portal web “http://www.drehuanuco.gob.pe” 2DRE. Siglas de: Dirección Regional de Educación - Huánuco 3Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de Educación - Huánuco

7

a. Formar ciudadanos y ciudadanas con capacidad para formular su proyecto de vida basado en valores éticos, mediante la participación activa de la familia, la escuela y la sociedad civil.

b. Reorientar el rol de los medios de comunicación mediante acciones de sensibilización relacionadas a la recuperación de valores y difusión de programas educativos adecuados a la realidad local, regional y nacional.

c. Desarrollar en el educando actitudes emprendedoras, competencias técnico productivas y habilidades empresariales, articulando las instituciones educativas con los centros de producción e implementando talleres laborales.

d. Fortalecer la participación activa del educando en la gestión escolar a través del Municipio Escolar, Consejo Educativo Institucional y otras formas de participación.

e. Mejorar la calidad de la educación mediante la gestión eficiente y el buen desempeño pedagógico acorde con el avance científico tecnológico, promoviendo una cultura de evaluación.

f. Promover conductas y estilos de vida saludables mediante acciones educativas de promoción y prevención, actividades deportivas y socio culturales, y el fortalecimiento del núcleo familiar a través de las Escuelas Promotoras de Salud e implementación de Departamentos de Orientación Psicopedagógicas en las instituciones educativas de la región.

g. Mejorar los hábitos de nutrición, fomentando una adecuada cultura nutricional aprovechando la existencia de productos de la zona con alto valor nutritivo.

1.4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 4

Figura 1.4.1: Organigrama Estructural de la Dirección Regional de Educación - Huánuco

Fuente: Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de

Educación - Huánuco.

4Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de Educación - Huánuco

8

1.5. VISION5

Nuestra visión es generar una educación accesible, equitativa, humanista,

integral, sostenible y de calidad de niños, niñas, adolescentes, jóvenes y

adultos saludables, con autoestima, líderes, emprendedores, asertivos,

democráticos, críticos, competitivos, que valoran y se identifican con su cultura

y lengua, utilizando adecuadamente los recursos y adelantos científico-

tecnológicos en el desarrollo de la Región.

1.6. MISION 6

Promover el desarrollo competitivo y sostenible de la actividad educativa, en

concordancia con la política nacional, regional y local, impulsando la calidad

educativa, con enfoque curricular internacional en forma gradual, para mejorar

la calidad de vida del poblador rural.

5Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de Agricultura - Huánuco 6Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de la Dirección Regional de Agricultura - Huánuco

9

CAPITULO II

MARCO TEORICO

10

2. MARCO TEORICO

La motivación de contar con una herramienta metodológica que nos permita

encontrar las deficiencias en la estructura organizacional, se parece a

descubrir los huecos de una red de tuberías de agua, en el cual, si no

parchamos los huecos de la tubería, se desperdiciará parte del flujo de agua

en el trayecto. Lo mismo sucede con las unidades orgánicas, las cuales están

interconectadas a través de los procesos, cuyos enlaces necesitan ser

validados en concordancia con los estándares internacionales ISO, para ello

se desarrolla el marco teórico de la AOR-MSV y luego se aplica este enfoque

para un análisis exhaustivo de las limitaciones y deficiencias estructurales.

Figura 2.1: Detalle de una Tubería Rota.

Fuente: Internet.

2.1. PROCESO

Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u

organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente)

bajo ciertas circunstancias. Es habitual hablar de proceso, de secuencia de

actividades, de que involucran inputs y outputs y todo ese conjunto de

conceptos conocidos por muchos. Para el analista, la identificación de sus

elementos es más útil que el concepto en sí. Aquí presentaré una definición

básica de lo que es un proceso y de los elementos que lo componen, a la

luz de la óptica con la que se viene trabajando en este tratado.

Proceso es el conjunto de actividades o tareas, mutuamente relacionadas

entre sí que admite elementos de entrada durante su desarrollo ya sea al

inicio o a lo largo del mismo, los cuales se administran, regulan o

11

autorregulan bajo modelos de gestión particulares para obtener elementos

de salida o resultados esperados . Las entradas al proceso pueden ser

iniciales o intermedias. Asimismo, los resultados o salidas a lo largo del

proceso pueden ser intermedios o finales. La presencia e interacción de los

elementos que lo componen conforman un sistema de trabajo, al cual

puede denominarse “Sistema de gestión del proceso”.

En el sector público pueden haber tres clases de procesos: TUPA, MAPRO

y TUSNE, los cuales pueden clasificarse en tres categorías de sub

procesos: Estratégicos, Operativos y Apoyo.

2.2. MACRO PROCESOS

Son supra sistemas que están representados por los procesos más

grandes que engloban a un conjunto de sub procesos más importantes de

una organización. Dependiendo del tipo de organización, son esbozados

para representar lo más resaltante desde el punto de vista de perspectivas

organizacionales.

De acuerdo a la AOR-MSV, para el caso de análisis del Gobierno Regional

Huánuco, se han definido 10 tipos de Macro Procesos, de acuerdo al rol

que desempeñan y que a continuación me permito definir:

Figura 2.2.1: Detalle de los Macro Procesos del Modelo AOR-MSV.

Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV (ver Anexo).

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Sistema Reproductor Macro Proceso de Recursividad Sistémica

Sistema Inmunológico Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

Sistema Hormonal o Endocrino Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional

Sistema Nervioso Macro Proceso de Coordinación Organizacional

Sistema Excretor o Urinario Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional

Sistema Circulatorio Macro Proceso de Mejora Contínua

Sistema Respiratorio Macro Proceso de Comunicación Organizacional

Sistema Digestivo Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

Sistema Óseo Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura

Sistema Muscular Macro Proceso de Servicio al Usuario

N°Ente Humano Ente Institucional

Detalle de los Sistemas Humanos Detalle de los Macro Procesos

12

A continuación se precisan cada uno de los Macro Procesos para la

adecuada clasificación de los procesos (TUPA, MAPRO, TUSNE) en una

de las familias de los Macro Procesos esbozados:

Macro Proceso AOR-MSV Modo de Identificación

M1: Macro Proceso de

Servicio al Usuario,

representa la analogía con el

Sistema Muscular Humano.

Procesos orientados a la razón de ser de la

institución cuyo servicio se brinda

principalmente a los usuarios externos.


Mejoramiento de

Infraestructura, representa la

analogía con el Sistema

Óseo.

Procesos orientados a mejorar la

infraestructura existente de la organización

(mobiliario, inmobiliario, equipamiento,

etc.), clave para dar soporte a los servicios

operativos.


Comunicación

Organizacional, representa la


Respiratorio.

Procesos que permiten brindar una

adecuada comunicación entre la

organización y el entorno externo,

principalmente con los Actores

multisectoriales involucrados.


Gestión de Capacidades

Humanas, representa la


Digestivo.

Procesos que permiten mejorar las

habilidades técnicas, metodológicas, éticas,

etc., del personal de la institución, de modo

tal que permita transformar la organización

en base al conocimiento de avanzada.


Gestión de Legajo

Institucional, representa la


Excretor o Urinario.

Procesos orientados a gestionar los

documentos, con énfasis al legajo

institucional basado en estándares de

calidad de gestión documentaria.

M6: Macro Proceso de Mejora

Continua, representa la


Circulatorio.

Procesos orientados a implementar mejoras

a todo nivel, organizativo, metodológico,

tecnológico, de recursos, etc., en todas las

unidades orgánicas.

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Evolución Cibernética

Organizacional, representa la


Hormonal o Endocrino.

Procesos orientados a regular la asignación

de recursos económicos a las unidades

orgánicas basadas en objetivos, metas y

lineamientos institucionales.


Coordinación Organizacional,


Sistema Nervioso.

Procesos orientados a garantizar una

adecuada respuesta de sobrevivencia frente

a eventos inesperados, de riesgo u

desastres.


Recursividad Sistémica,


Sistema Reproductor.

Procesos que garantizan la creación y

gestión de sedes desconcentradas a menor

escala en la zona de intervención territorial

de la organización.


Monitoreo Regulatorio,


Sistema Inmunológico.

Procesos orientados al cumplimiento de la

normativa vigente de la organización para

las diversas unidades orgánicas.

Cuadro 2.2.1. Identificación de los Tipos de Macro Procesos

Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV. (Ver en anexo)

SUB PROCESOS

Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia

lógica para cumplir un propósito. Un Subproceso es un Proceso por sí

mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso más grande. También

Conjunto de actividades de un proceso que, a su vez, constituyen procesos

diferenciados y cuya identificación es útil para aislar los problemas que

pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un

mismo proceso.

Sub Procesos Estratégicos: Destinados a establecer y controlar las

metas de la empresa. Son los que proporcionan directrices a los demás

procesos, es decir, indican cómo se deben realizar para que se pueda

14

lograr la visión de la empresa. Son conocidos también como

procesos visionarios y son liderados por la alta dirección.

Sub Procesos Primarios u Operativos: Son aquellos que impactan

directamente sobre la satisfacción del cliente y cualquier otro aspecto de la

misión de la organización. Son procesos operativos típicos como los de

venta, producción y servicio post- venta. También se les conoce como

procesos misionales porque son los sustentan la razón de ser del negocio.

Sub Procesos de soporte: Son procesos que no están ligados

directamente a la misión de la organización, pero resultan necesarios para

que los procesos primarios y estratégicos puedan cumplir sus objetivos.

Son procesos transversales a toda la organización.

De alguna manera los procesos estratégicos son procesos de soporte,

pues deben estar igualmente apoyando que los procesos primarios se

diseñen y realicen para satisfacer el mercado objetivo y responder a las

estrategias de diferenciación o de valor agregado.

Entonces podemos precisar que los procesos de una unidad orgánica

pueden ser clasificados en uno de los tres tipos de sub procesos:

estratégico, operativo o de apoyo, y que éstos a su vez pertenecen a una

familia de macro procesos ancestrales a nivel de supra sistemas de

procesos.

2.3. METODOLOGIA DE SISTEMAS VIABLES

El origen y significado actual de los conceptos de “Metodología del Sistema

Viable”, es de algunos autores que se inician oficializando una comparación

desde la biología hacia las organizaciones. Para hablar del modelo MSV

debemos remontarnos a la Ley de la Variedad Requerida, establecido por

W. Ross Ashby. La diversidad interna de cualquier sistema de

autorregulación debe coincidir en variedad y complejidad con las de sus

entornos. Cualquier sistema de control debe ser tan variado y complejo

como el entorno que va a ser controlado.

15

Figura 2.3.1: Modelo MSV propuesto por Stafford Beer.

Fuente: Elaboración Propia del Grupo de trabajo SGDIS.

Uno de ellos, Stafford Beer, bosqueja la idea de la existencia de un

abecedario de la gestión. Esta idea se basa en la conceptualización de

términos clave para la explicación de la misma en expresiones más

biológicas. Acústica, Biología, Cibernética, Demografía, Ingeniería, Fluidos

y Genética son algunos delos aspectos en los que enfatiza este autor para

explicar la forma de adaptación de las organizaciones a sus diferentes

entornos, específicamente el del medio ambiente.

Beer utilizo los conceptos de cibernética para desarrollar un modelo

conocido como Sistema viable en el que representa: la estructura, las

actividades, las interrelaciones y flujos de información en las

organizaciones.

Estos criterios son un conjunto de principios y leyes de organización,

usando como referencia la Ley de Requisito de Variedad, en la que

se plantea la capacidad para mantenerse dentro de un conjunto de

objetivos deseados.

El método de diseño se hace mediante el establecimiento de la Identidad

Organizacional, el Modelamiento de los límites organizacionales

del sistema y de los niveles estructurales, el estudio de discreción y

autonomía y el estudio de los mecanismos de control.

16

Lo que permite la realización óptima de este modelo dentro de las

empresas está basado en que es una herramienta de complejidad que

rompe el esquema jerárquico de entenderse dentro dela organización e

involucra la realización de identidad organizacional.

Figura 2.3.2: Tipos de Procesos dentro de la Estructura Organizacional Tradicional.

Fuente: Elaboración Propia del Grupo de trabajo SGDIS.

En base a la tesis Doctoral de la AOR-MSV, se definen seis funciones por

cada tipo de procesos tal como se detalla en la Figura 03. Para clasificar

los procesos dentro de una de las seis funciones establecidas por AOR-

MSV, se debe de tener en cuenta lo siguiente (ver Cuadro 1):

Función AOR-MSV Modo de Identificación

F1: Función Operativa, procesos que

se refieren a la implementación de

tareas básicas; aquellas que

componen las actividades primarias y

definen la razón de ser de la

institución.

Generalmente son procesos que se les

ingresa un insumo y genera un producto o

servicio y apoyan de manera directa a la

misión de la organización.

F2: Función de Coordinación, Aquellos

procesos, actividades o mecanismos que

permiten lograr armonía en la realización

de las tareas básicas. Regula la operación

a través de planes, procedimientos,

requisitos, programas, etc.

Son procesos que coordinan

distribución de recursos, homogenizan

o estandarizan procedimientos,

articulan operaciones en el área

(alinean esfuerzos).

17

F3: Función de Monitoreo, son

procesos alternos para recolectar

información fresca y confiable

directamente de la fuente que permite

realizar seguimiento de lo que está

sucediendo.

Procesos u Actividades que tienen

como objetivos asesorar, evaluar y

comunicar aspectos relevantes al

mecanismo de adaptación (Funciones

6, 5 y 4) para evidenciar posibles

pérdidas de control en la organización.

F4: Función de Dirección, procesos

que representa a los entes

encargados de velar por la

administración diaria de las

actividades primarias. Establecen tres

canales: Negociación de recursos,

comportamiento corporativo y

rendición de cuentas.

Generalmente son procesos cuyas

instancias que tienen capacidad de

decisión en las actividades primarias.

F5: Función de Inteligencia, son

procesos que representan a los entes

encargados de desarrollar modelos

del ambiente, explorar nuevos

servicios, productos, tecnologías,

entre otros, con el objetivo de

mantener la viabilidad de la institución

en el ambiente.

Generalmente son procesos cuyas

instancias se reúnen debatir y

comentar nuevos elementos que

pueden mejorar y actualizar prácticas y

procesos en la organización.

F6: Función de Política, es el encargado

de definir la identidad de la organización,

dar clausula a los ciclos de aprendizaje y

garantizar buenas comunicaciones entre

los sistemas de control e inteligencia.

Generalmente son procesos que

generan instancias que dictan las

políticas y directrices globales de la

organización

Cuadro 2.3.1. Identificación de las Funciones de los Tipos de Procesos

Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV. (Ver en anexo)

18

Figura 2.3.3: Desglose de las seis funciones del MSV para los Tipos de Procesos.

Fuente: Tesis Doctoral AOR-MSV de ABV.

INDICADORES DE GESTION

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito

de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen

establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son

posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para

evaluar el desempeño y los resultados. Los indicadores de gestión suelen

estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o

reducción de costos en manufactura.

Existen diversas clasificaciones de los indicadores de gestión.

Según los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores

de gestión se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de

desempeño financiero, de flexibilidad, de utilización de recursos, de calidad

de servicio y de innovación. Los dos primeros son de "resultados", y los

19

otros cuatros tienen que ver con los "medios" para lograr esos resultados.

Otros los clasifican en tres dimensiones: económicos (obtención de

recursos), eficiencia (producir los mejores resultados posibles con los

recursos disponibles) y efectividad (el nivel de logro de los requerimientos u

objetivos).Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestión es el

Tablero de Control de Mando (Balanced Score Card), que plantea la

necesidad de hacer seguimiento, además de los tradicionales indicadores

financieros, de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los

procesos y perspectiva de mejora continua. Tradicionalmente, las

empresas han medido su desempeño basándose exclusivamente en

indicadores financieros clásicos (aumento de ventas, disminución de

costos, etc.). La gerencia moderna, sin embargo, exige al gerente realizar

un seguimiento mucho más amplio, que incluya otras variables de interés

para la organización.

Criterios para establecer indicadores de gestión

Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir con

una serie de características, entre las que destacan: Relevante (que tenga

que ver con los objetivos estratégicos de la organización), Claramente

Definido (que asegure su correcta recopilación y justa comparación), Fácil

de Comprender y Usar, Comparable (se pueda comparar sus valores entre

organizaciones, y en la misma organización a lo largo del tiempo),

Verificable y Costo-Efectivo (que no haya que incurrir en costos excesivos

para obtenerlo).

2.4. ESTANDARES ISO

La Organización Internacional de Normalización o ISO (del griego, ἴσος

(isos), 'igual'), nacida tras la Segunda Guerra Mundial (23 de febrero de

1947), es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas

internacionales de fabricación (tanto de productos como de servicios),

comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de

la eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la

20

estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u

organizaciones (públicas o privadas) a nivel internacional.

La ISO es una red de los institutos de normas nacionales de 164 países,

sobre la base de un miembro por país, con una Secretaría Central en

Ginebra (Suiza) que coordina el sistema. La Organización Internacional de

Normalización (ISO), con sede en Ginebra, está compuesta por

delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una

serie de subcomités encargados de desarrollar las guías que contribuirán al

mejoramiento.

A continuación se listan los principales estándares metodológicos revisados

en el análisis de los Procesos por parte de la Unidad de Desarrollo

Institucional de la SGDIS:

• ISO 27001 - Seguridad de la Información

• ISO 14001 - Sistemas de Gestión Ambiental

• ISO 9001 - Sistemas de Gestión de la Calidad

• ISO 20000 - Sistemas de Gestión de la Calidad en Servicios de TI

• ISO 15489 - Sistema de Gestión Documentaria en las

Organizaciones

• OHSAS 18001 – Sistema de Seguridad y Salud Laboral

• PMI - Metodología de Gestión de Proyectos

• BPM - Metodología de Gestión de Procesos

• EFQM - Metodología Europea de la Excelencia

• ITIL - Metodología de Gestión de Servicios de TI

• AOR-MSV - Metodología de Arquitectura Orientada a Regulaciones

21

CAPITULO III

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

22

3. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCION RE GIONAL DE

EDUCACIÓN – HUANUCO

3.1. PROCESOS IDENTIFICADOS

A continuación se listará los procesos identificados en el entorno de

simulación de laboratorio SGDIS, realizado en cada Unidad Orgánica de la

Dirección Regional de Educación – Huánuco, la misma que deberá ser

actualizado y validado por dicha unidad orgánica descentralizada, para

afinar los parámetros de diagnóstico preliminar AOR-MSV.

Dirección Regional de Educación

Proceso de Autorización del Funcionamiento de Instituciones Educativas Públicas y Privadas

Proceso de Formulación del Presupuesto Educativo de la Región

Proceso de Evaluación del Presupuesto Educativo de la Región

Proceso de Suscripción de Convenios Para el Mejoramiento de Calidad Educativa en la Región

Proceso de Identificar Prioridades de Inversión de Infraestructura Educativa

Proceso de Incentivar la Creación de Centros de Recursos Educativos y Tecnológicos en la Región

Proceso de Cumplimiento de la política y normatividad educativa en su ámbito jurisdiccional

Proceso de asesoramiento y asistencia técnico pedagógico, institucional y administrativa a las Instituciones y Programas Educativos de su jurisdicción

Proceso de Implementación Para Modernizar, Desconcentrar y Fortalecer la Gestión Administrativa de las Instituciones, Centros y Programas Educativas

Proceso de Formulación de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo, Cultural, Deportivo y Recreacional

Proceso de Ejecución de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo, Cultural, Deportivo y Recreacional

Proceso de Evaluación de los Planes Regionales de Desarrollo Educativo, Cultural, Deportivo y Recreacional

Proceso de Evaluación de los servicios en los centros educativos, culturales, recreacionales y deportivos

Consejo Participativo Regional

Proceso de Canalizar la Participación de la Sociedad Civil en la Gestión Educativa del Gobierno Regional

Proceso de Desarrollo de mecanismos de vigilancia social y de rendición de Cuentas que Aseguren la Transparencia de la Gestión Educativa Regional.

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Proceso de Establecer canales de información, comunicación y dialogo en materia educativa entre la población y el gobierno regional.

Proceso de Coordinación entre los Consejos Participativos Locales de Educación y el Consejo Nacional de Educación.

Proceso de Promover Convenios Entre la Dirección Regional de Educación y las Organizaciones Regionales en Beneficio del Servicio Educativo.

Oficina de Gestión Administrativa

Proceso de formulación del Presupuesto de Bienes y Servicios en Coordinación con la Dirección de Gestión Institucional

Proceso de Evaluación de Suministros y de los Inventarios de Bienes Muebles e Inmuebles

Proceso de formulación Proyectos de Resoluciones Sobre Aspectos Financieros y Contables.

Proceso de Verificación de las conciliaciones bancarias y extractos bancarios

Proceso de Participación en las comisiones de licitación pública, concurso público de precios y de adquisiciones directas

Proceso de Coordinación con los Directores de Centros y Programas Educativos Sobre la correcta aplicación de la acciones del personal

Proceso de Autorización de las planillas de remuneraciones

Proceso de Supervisión del Cumplimiento de las Normas y Procedimientos de los Sistemas a su Cargo.

Proceso de Programación de capacitación y actualización de personal directivo y administrativo de la Sede de la Dirección Regional de Educación

Proceso de Evaluación de capacitación y actualización de personal directivo y administrativo de la Sede de la Dirección Regional de Educación

Oficina de Control Institucional

Proceso de Control Interno Posterior a los Actos y Operaciones de la Entidad, Sobre la Base de los Lineamientos y Cumplimiento del Plan Anual de Control

Proceso de Fiscalización de los estados financieros y presupuestarios de la entidad, así como la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que señale la Contraloria General

Proceso de Ejecución de acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad, que disponga a la Contraloria General

Proceso de Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de más alto nivel de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno

Proceso de Atención de denuncias que formulen los funcionarios y servidores públicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad

Proceso de Formulación del Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General.

Proceso de Ejecución del Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General.

Proceso de Evaluación del Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General.

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Proceso de Ejecución del seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control

Proceso de Verificación del cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta.

Proceso de Formulación del presupuesto anual del Órgano de Control Institucional para su aprobación correspondiente por la entidad.

Proceso de Cumplimiento de los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Contraloría General.

Oficina de Asesoria Juridica

Prestar asesoramiento jurídico - legal al Despacho Directoral y demás órganos del sector educación.

Proceso de Ejecución de la defensa judicial preliminar y por delegación del Procurador Público del Ministerio de Educación.

Proceso de Representación legal de la Dirección Regional de Educación de Huánuco

Proceso Sistematizar y difundir la legislación del Sector Educación

Proceso de Absolver las consultas de carácter legal que le sean formuladas.

Proceso de asistencia técnica al Órgano de Dirección Regional, en el campo del Derecho Laboral y otros procedimientos requeridos por la jurisprudencia vigente.

Proceso de Validación de los Proyectos de Resolución que los órganos, Oficinas y Dependencias del Sector que Somete a su Consideración

Proceso de Reformulación de los Proyectos de Resolución que los órganos, Oficinas y Dependencias del Sector que Somete a su Consideración

Dirección de Gestión Pedagógica

Proceso de Coordinación de las actividades que desarrolla la Dirección a su cargo.

Proceso de Elaboración de Políticas de Supervisión, Monitoreo y Verificación de las Acciones Técnico pedagógicos del Ámbito Regional

Proceso de Coordinación para la Realización de Estudios de Investigación Destinados al Desarrollo de la Educación

Procesos de Gestión para la Suscripción de Convenios para Lograr el Apoyo y Cooperación de la Comunidad con las Actividades del Sector Educación en Nuestra Región

Proceso de asesoramiento en Asuntos de Gestión Pedagógica.

Proceso de Elaboración de los Programas Especiales Escolarizados y No Escolarizados.

Proceso de Elaboración de sistemas de Evaluación Curricular, Orientados al Mejoramiento del Servicio educativo.

Proceso de Coordinación de acciones para la adecuación de los contenidos curriculares y Programas Educativos acorde con las características del ámbito regional.

Proceso de Programación de capacitación y actualización de docentes

Proceso de Evaluación del desarrollo de las actividades educativas

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Proceso de Formulación de la Adecuación de Políticas educativo, cultural, recreacional y de prevención a las realidades de su ámbito jurisdiccional

Proceso de orientación Para la preparación y Adecuación de Normas, Directivas y Otros Instrumentos Técnico Pedagógicos.

Proceso de Formulación de los Planes Curriculares de los Diferentes Niveles y Modalidades en los Centros, Programas e Instituciones Educativas de su Jurisdicción.

Proceso de Evaluación de la Ejecución de los Planes Curriculares de los Diferentes Niveles y Modalidades en los Centros, Programas e Instituciones Educativas de su Jurisdicción.

Dirección de Gestión Institucional

Proceso de Coordinación de las actividades que desarrolla la Dirección a su cargo.

Proceso de Formulación del Plan Operativo y/o Plan de Trabajo Institucional de la Dirección Regional de Educación.

Proceso de Elaboración del Plan Operativo y/o Plan de Trabajo Institucional de la Dirección Regional de Educación.

Proceso de Coordinación de los programas de cooperación técnica.

Proceso de Evaluación del avance de la Ejecución Presupuestaria y las Metas

Proceso de Autorización de Proyectos de Resoluciones que Impliquen Afectación y Modificación Presupuestaria

Proceso de Coordinación de las Acciones de Racionalización en los Aspectos Administrativos

Proceso de Evaluación de los Aspectos de Infraestructura, Equipamiento Educativo e Inversión Sectorial

Proceso de Coordinación de la Planificación a nivel regional

Proceso Evaluación del estudio sobre la distribución de plazas docentes y administrativas de los Centros y Programa Educativos Estatales

Unidad de Gestión Educativa

Proceso de Formulación de la Política Educativa Regional y la nacional

Proceso de Ejecución de los Proyecto Educativos en concordancia con los Proyectos Educativos Regionales y Nacionales y con el Aporte, en lo que corresponde, de los Gobiernos Locales.

Proceso de Evaluación de los Proyecto Educativos en concordancia con los Proyectos Educativos Regionales y Nacionales y con el Aporte, en lo que corresponde, de los Gobiernos Locales.

Proceso de Supervisión de las Actividades y Servicios que Brindan las Instituciones Educativas, Preservando su Autonomía Institucional

Proceso de Asesoramiento para la Gestión Pedagógica y Administrativa de las Instituciones Educativas Bajo Jurisdicción, Fortaleciendo su Autonomía Institucional.

Proceso de Asesoramiento en la Formulación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto Anual de las Instituciones Educativas.

26

Proceso de Ejecución de Estrategias y Programas Efectivos de Alfabetización, de Acuerdo con las Características Socio Culturales y Lingüísticas de Cada Localidad

Proceso de Formulación de su Presupuesto en Atención a las Necesidades de los Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local, Regional y Nacional

Proceso de Ejecución de su Presupuesto en Atención a las Necesidades de los Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local, Regional y Nacional

Proceso de Evaluación de su Presupuesto en Atención a las Necesidades de los Centros y Programas Educativos y Gestionar su Financiamiento Local, Regional y Nacional

Proceso de Evaluación de necesidades de capacitación del personal docente y desarrollar Programas de Capacitación, sí como Brindar Facilidades para la Superación Profesional.

Proceso de Formulación de Proyectos Para el Desarrollo Educativo Local y Gestionarlos Ante las Instituciones de Cooperación Nacional e Internacional.

Proceso de Comunicación para Informar a las Entidades Oficiales Correspondientes y a la Opinión Pública de los Resultados de su Gestión.

Cuadro 01. Cuadro de Proceso Identificados de la DRE en Laboratorio SGDIS.

Fuente: TUPA y MAPRO ideal de la DRE - Huánuco. (Ver en anexo)

El listado de procesos se obtuvo de los procedimientos listados del TUPA,

MAPRO, MOF, ROF de la DRE – Huánuco, a los cuales se les han

añadido procesos complementarios para compensar las deficiencias

encontradas de acuerdo al enfoque AOR-MSV, dando un resultado de 85

procesos analizados.

3.2. CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO

Ver en archivo Excel “SimplificaciónAdministrativaDRE.xls”

3.3. ANALISIS E INTERPRETACIÓN AOR-MSV DE LOS PROCE SOS DE LA

DRE-HCO

3.3.1. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS MACRO PROCE SOS

27

N Macro Proceso Unidades Porcentaje %

1 Macro Proceso Servicio al Usuario

1 1.18

2 Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura

1 1.18

3 Macro Proceso de Comunicación Organizacional

4 4.71

4 Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas

3 3.53

5 Macro Proceso de Legajo Institucional

0 0.00

6 Macro Proceso de Mejora Continua

16 18.82

7

Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional

1 1.18

8

Macro Proceso de Coordinación Organizacional

25 29.41

9

Macro Proceso de Recursividad Sistémica

0 0.00

10

Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio

34 40.00

Total 85 100.00 Cuadro 02: Cuadro de Macro Procesos

Fuente: Elaboración Propia del Grupo de trabajo

Figura 02: Diagrama de Barra de Macro Procesos DRE


28

Figura 03: Diagrama de pasteles de Macro Procesos DRE


3.3.2. ANALISIS E INTERPRETACION DE PRIORIZACION DE LOS

PROCESO DE LAS UNIDADES ORGANICAS

Cuadro 03: Cuadro de Priorización de los proceso de la Unidades Orgánicas


UNIDAD ORGANICA Puntaje

Priorización Porcentaje

%

Dirección Regional de Educación 133 21.52

Consejo Participativo Regional 23 3.72

Oficina de Gestión Administrativa 58 9.39

Oficina de Control Institucional 139 22.49

Oficina de Asesoría Jurídica 51 8.25

Dirección de Gestión Pedagógica 81 13.11

Dirección de Gestión Institucional 62 10.03

Unidad de Gestión Educativa 71 11.49

Total 618 100

29

Figura 04: Priorización de los proceso de la Unidades Orgánicas DRE


Figura 05: Porcentajes de Priorización de los procesos de la Unidades Orgánicas


3.3.3. ANALISIS E INTERPRETACION AOR-MSV DE LOS PRO CESOS

ESTRATEGICOS

30

Proceso Estratégico Nº procesos Porcentaje

F6 Política o Identidad 2 7.69

F5 Inteligencia o Planificación 8 30.77

F4 Control o Dirección 5 19.23

F3 Monitoreo 1 3.85

F2 Coordinación 6 23.08

F1 Operación 4 15.38

Total 26 100

Cuadro 04: Cuadro de Procesos Estratégicos


Figura 06: Proceso Estratégicos


31

Figura 07: Porcentaje de Proceso Estratégicos



OPERATIVOS

Cuadro 05: Cuadro de Procesos Operativos


Operativo Nº procesos Porcentaje %

F6 Política o Identidad 2 4.08

F5 Inteligencia o Planificación 14 28.57


F3 Monitoreo 12 24.49



Total 49 100

32

Figura 08: Proceso Operativos


Figura 09: Porcentaje Procesos Operativos


33


DE APOYO

Cuadro 05: Cuadro de Procesos de Apoyo


Figura 08: Proceso de Apoyo


Apoyo Nº procesos Porcentaje %

F6 Política o Identidad 1 10

F5 Inteligencia o Planificación 2 20


F3 Monitoreo 1 10.00



Total 10 100

34

Figura 09: Porcentaje de los Procesos de Apoyo


3.3.6. ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS SUB PROCESO S

ESTRATEGICOS, OPERATIVOS Y DE APOYO

Tipos de Proceso Nº de Procesos Porcentaje %

Estratégico 26 30.59

Operativo 49 57.65

Apoyo 10 11.76

Total 85 100

Cuadro 06: Cuadro de Procesos Estratégicos, Operativos y de Apoyo


35

Figura 10: Sub Proceso Estratégicos, Operativos y de Apoyo


Figura 11: Porcentajes de los Sub Proceso Estratégicos, Operativos y de Apoyo


3.4. APORTACIÓN DE NUEVOS PROCESOS SEGUN ESTANDARES

INTERNACIONALES (ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, IS O 20000, ISO

15489, etc.)

36

3.4.1. NUEVOS PROCESOS A IMPLEMENTAR

Se recomienda incluir nuevos procesos con el fin que la DRE-Huánuco

pueda acreditarse en los Estándares ISO más relevantes para la

institución.

3.4.2. NUEVO CUADRO DE LOS PROCESO DE LA DRE-HCO

Ver en archivo Excel “SimplificaciónAdministrativaDRE.xls”

PROPUESTA DE UN NUEVO ORGANIGRAMA FUNCIONAL

(En proceso de elaboración)

Figura: Nuevo Organigrama Propuesto

Fuente: Elaboración Propia del Grupo

37

CONCLUSIONES

• Se ha utilizado una técnica avanzada de cibernética organizacional MSV

propuesto por Beer y mejorado vía AOR-MSV, el cual ha permitido detectar

las deficiencias estructurales en las unidades orgánicas, tanto a nivel de

procesos, funciones como instancias mismas.

• No existen Macro Procesos de Legajo Institucional, Macro Procesos de

Recursividad Sistémica; asimismo existen escasos procesos orientados al

Macro Proceso de Servicio al Usuario, Macro Proceso de Mejoramiento de

Infraestructura, lo cual no permite una adecuada gestión de la institución.

• En la Dirección Regional de Educación de la Región Huánuco sus

Procesos están mayormente orientados a ser Procesos Operativos de

cumplimiento de normativas de trabajo, ya que en su Estructura Orgánica

las Direcciones están ubicadas en la Línea de Desarrollo. Sin embargo los

procesos no están orientados con la OHSAS 18001, motivo por el cual se

recomienda alinearlos con los estándares internacionales.

• La Dirección Regional de Educación Región Huánuco descuida el tema de

informar a la opinión pública sobre su información organizacional, o en

otras palabras no cumple con la exigencia de la Ley de Transparencia y

acceso a la información pública del Perú, esto se evidencia por la falta de

publicación de las herramientas de gestión documentaria en su página web

institucional.

38

RECOMENDACIONES

• Siendo el análisis realizado en un entorno de laboratorio de la Unidad de

Desarrollo Institucional de la SGDIS, se hace necesario validar los

procesos mapeados con el estado actual de la DRE, para tomar acciones

correctivas en cuanto a la estructura organizacional.

• Se hace necesario que la DRE – Huánuco implemente una Unidad de

Asesoría en Sistémica Organizacional para una mejor Estructura

Organizacional y adecuada implementación de Macro Procesos orientados

a la certificación de sus procesos (MAPRO, TUPA, TUSNE) a estándares

internacionales.

• Incluir nuevos procesos de Políticas y Control de Tipo Operativo-

Estratégico, ya que actualmente es una debilidad en la DRE – Huánuco.

• Se hace necesario realizar un auto diagnóstico de los procesos de la DRE

utilizando el enfoque AOR-MSV, que permita visualizar la orientación de la

sistémica organizacional en su conjunto, con miras a una acreditación

internacional de las ISO 27001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 20000, ISO

15489 entre otras.

39

BIBLIOGRAFIA

• Dirección Regional de Educación Región de Huánuco. [En Línea]:

(http://www. drehuanuco.gob.pe, 3 de Octubre 2013).

• Portal de Transparencia y acceso a la información pública del MINEDU. [En

línea]: (http://www.minedu.gob.pe/ , 03 de Octubre. 2013).

• Tesis Doctoral en Gestión Empresarial “Propuesta de una Arquitectura

Orientada a Regulaciones AOR para la Mejora de la Gestión Empresarial

en las PYMES”, Dr. Aland Bravo Vecorena, UNHEVAL 01-10-2013.

• Metodología de Sistemas Viables. [En línea]:

(http://ingenieriadesistmas.wordpress.com/r-sistemas-viable/, 27 de

Septiembre.2011).

• Procesos y Macro Procesos. [En línea]:

(http://blog.pucp.edu.pe/item/19744/que-es-un-proceso-definicion-y-

elementos, 27 de Septiembre.2011).

ANEXO

ANEXO 1. TUPA DE LA DRE - HCO.

ANEXO 2. ORGANIGRAMA DEL DRE - HCO.

ANEXO 3. MAPRO del MINEDU.

ANEXO 4. MOF DE LA DRE – HCO.

Business

Informe de diagnostico dre