Coffee Communities& Gamificación

Albert CoronadoCarlos Jumilla

Ramón del PinoCarles Sánchez

Milton SchneiderJonathan Zamora

22

Exposición general empresa y proyecto

1. Quienes somos

2. Producto

3. Objetivos estratégicos

4. Comunidades consumidores de café

5. Coffee Communities

6. Gamificación

Meta, objetivos y alcance7. Meta y alcance

8. Objetivos y medición

Beneficios9. Beneficios del proyecto

Estrategia del proyecto10. Análisis DAFO y PREN

Organización y plan de comunicación

11. Organización

12. Plan de comunicación

Plan de proyecto: Plan de fases y plan de hitos

13. Fases e hitos

14. Plan de Recursos Humanos

Plan de riesgos15. Plan de riesgos

Análisis coste/beneficio. Valoración inversión

16. Presupuesto

17. Análisis coste/beneficio

Conclusiones18. Conclusiones

19. Conclusiones personales

00Índice

en España, Marruecos, Andorra y Argelia

VISIÓNSer el mayor y más eficiente

distribuidor mundial de Clooney’s Coffee cumpliendo con los

compromisos éticos mejorando la calidad de vida de la sociedad y

respetando al medio ambiente

01

Clooney’s Coffee es el líder mundial de café encapsulado y

España su cuarto mercado mundial

Quienes somos

Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffee

1.000 Empleados

66 Boutiques

1 Contact Center

280.670.000 € en 2013(datos 2014 pendientes cierre)

MISIÓN Ser el mayor operador de

Clooney’s Coffee, con la mejor ejecución y referente para el resto

de mercados

VALORESCompromiso y orgullo de pertenecer a L'illo

Honestidad y principios éticos Somos un equipo

Pasión por la marca Orientación al cliente

Orientación a resultados

La búsqueda de la excelencia

3

Clooney’s Coffee es el líder mundial de café encapsulado y

España su cuarto mercado mundial

Distribuidor exclusivo de Clooney’s Coffeeen España, Marruecos, Andorra y Argelia

02Producto

Café encapsulado PREMIUM

25 variedades de café

2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.50

1

2

3

4

5

6

Illy

Clooney’sCoffee

Dolce Gusto

Lavazza

Tassimo

Marcilla

Precio *

Calid

ad *

*

Solamente el 1% de la producción mundial de café tiene la calidad marcada por Clooney’s Coffee

Para clientes profesionales y domésticos

Más de 100 accesoriosTazas, fundas, agitadores, chocolates

* Precio según promedio 10 cápsulas tipo ‘Ristretto’** Calidad basada en reviews de consumidores

Posicionamiento

4

Aumentar cuota mercadoun 5% en los 3 próximos años

03Objetivos estratégicos

Alcanzar el billón de cápsulas en 2018

Ampliar conocimiento de los clientespersonalización de campañas y servicios

Aumentar ventas profesionales (B2B)un 5% en los 3 próximos años

5

1 solo cliente identificado

04Comunidades consumidoras de café

Dependencia de 1 cliente

1 pago por comunidad1 solo paquete de entrega

Sin datos del resto de consumidores

6

05Coffee Communities

B2B

WEB

MÓVILGAMIFICACIÓN

INTEGRACIÓN

7

06Gamificación

¿Qué es la gamificación?

Es el empleo de mecánicas de juego en entornos no lúdicos

OBJETIVO Potenciar la motivación, la concentración, el esfuerzo, la fidelización y otros valores positivos comunes a todos los juegos

8

07Meta y alcance

META

ALCANCEAplicación móvil Android y iOS

Aplicación Web

Servidor aplicacionesImplantación

Plataforma gestión de la gamificación

Explotación de los datos

Plan de Marketing

Soporte tras la implantación

Desarrollar, implementar y poner en marcha una aplicación para explotar el nicho de las comunidades consumidoras de café incentivando su consumo mediante técnicas de gamificación.

Integración

Formación 9

08Objetivos y medición

OBJETIVOS No acumular un retraso superior a 30 días

Formación al 100% de personal en Service Desk destinado al producto antes de la finalización del proyecto

Integración con los sistemas de la compañía (SAP-BO) al 100% a la finalización del proyecto

Cumplimiento del 100% de los requerimientos definidos por el departamento de marketing antes del arranque del proyecto

Medición: Según la fecha planificada en el hito de cierre

Medición: 100% de contenido ofrecido y examen

Medición: Aprobación del 100% de los test de integración

Medición: Checklist de cumplimiento de requisitos iniciales

10

09Beneficios del Proyecto

11

Dar respuesta a colectivos consumidores de café

Mejora la experiencia de compra

Atención personalizada

Mayor información del consumidor

Aumento de ventas facilitando modos de pago habituales

Incentivo del consumo porentorno gamificado

10Análisis DAFO y PREN

1. Margen de riesgo2. Dirección de

proyecto y Product Owner interno

3. Apoyo del Director Comercial

FORTALEZAS

1. Dependencia empresa desarrolladora

2. Know-how del desarrollo no queda en la empresa

3. Necesidad de todos los departamentos

DEBILIDADES

1. Involucrar en un desarrollo ágil a la empresa

2. Generar un vínculo de confianza con el proveedor

OPORTUNIDADES

1. Gamificación poco atractiva

2. Incumplimiento normativas

3. Abandono empresa contratada

AMENAZAS

1. Mantener el margen de maniobra del presupuesto

2. Máxima visibilidad a PM y PO en Kickoff

3. Involucrar al resto del comité de dirección

POTENCIAR FORTALEZAS

1. Detallar requerimientos y SLA’s

2. Documentación exhaustiva

3. Preparar fases de diseño

REDUCIR DEBILIDADES

1. Formación2. Gestionar el

proveedor como socio

INCREMENTO OPORTUNIDADES

1. Analizar entornos ya gamificados

2. Implicar a dpto. Legal

3. Pagos por entregas

ANULAR AMENAZAS

12

11Organización

Comité de seguimiento del Proyecto

CEO EspañaDirector FinanzasDirector ComercialDirector TIDirector

OperacionesDirector CalidadDirector CRMDirector Marketing

Product Owner Soporte Técnico BI Consultor Calidad MKT Consultor Técnico CRM Consultor Legal Consultor Seguridad

Personal interno

Project Manager Consultor Gamificación Business Analyst / SM Líder Técnico

Líder Calidad 2 Analistas

Calidad 6 Desarrolladores

Personal externo

ProjectManager

13

12Plan de comunicación

Kick Off Demo y Planificació

n

Seguimiento

Planificación diaria

Cierre

Responsable

PM interno

Asistentes

Involucrados alguna fase del proyecto

Objetivo

Presentar información relacionada al proyecto y forma de trabajo.

Periodicidad Única al inicio del proyecto

Formato Presencial / conferencia

Responsable

PM externo

Asistentes

Desarrollo, PM externo y interno, Product Owner

Objetivo

Mostrar lo desarrollado en el sprint y planificar el sprint siguiente.

Periodicidad Cada fin de sprint

FormatoPresencial / conferencia

Responsable

PM interno

Asistentes

Comité de seguimiento

Objetivo

Informar el avance del proyecto contra la planificación

Periodicidad Bimestral

Formato Presencial / conferencia

Responsable

PM interno

Asistentes

PM interno y externo

Objetivo

Determinar las tareas hechas, las que se van a hacer y los posibles problemas.

PeriodicidadMitad y fin del sprint

FormatoPresencial

Responsable

PM interno

Asistentes

Involucrados alguna fase del proyecto

Objetivo

Presentar el resultado del proyecto

PeriodicidadÚnica al final del proyecto

FormatoPresencial / conferencia

Asistentes

Objetivos

Responsable

Periodicidad

Formato

14

13Fases e hitos

2016 2016

Sprint 129/1/2016

4/1/2016 - 29/1/2016Análisis

1/2/2016 - 2/9/2016Desarrollo

5/9/2016 - 30/9/2016Integración

Sprint 930/09/2016

Pedido en Web22/4/2016

Pedido en Android23/5/2016

Pedido en iOS24/5/2016

Lógica Gamificación2/9/2016

Puesta en producción23/9/2016

Kick Off12/1/2016

Requerimientos Sistema14/1/2016

Aplicación Web12/8/2016

Aplicación Android12/9/2016

Aplicación iOS13/9/2016

30/9/2016

Cierre de proyecto6/10/2016

Product OwnerProject Manager ExternoProject Manager InternoLíder de Calidad Externo

ene feb mar abr may jun jul ago sep oct

Informe final integración

Sprint 226/2/2016

Sprint 31/4/2016

Sprint 429/4/2016

Sprint 527/5/2016

Sprint 61/7/2016

Sprint 722/7/2016

Sprint 826/8/2016

15

14Plan de Recursos Humanos

CRMQuality AssuranceDepartamento LegalSeguridad de ITCalidad corporativaConsultor de estilo

Comercial B2BCRMFinanzasOperacionesMarketing

Colaboraciones Stakeholders

Colaboraciones puntuales

Product Ownerde Marketing

PM de IT

M3

M91 técnico Business Intelligence

2 analistas de calidad

3 operadores Service Desk

Project managerConsultor de gamificaciónBusiness AnalystLíder técnicoLíder de calidad6 desarrolladores

M1

16

11

2

Impacto +-

Pro

bab

ilid

ad

+

-

Poca implicación stakeholders

Mal diseño del nuevo flujo de cierre de pedidoDocumentación Proyectos anteriores

Riesgos accidentales (ejemplo: caídas de servicio del servidor)

Fuga de información relevante por parte de la empresa contratada

Incumplimiento plazos de entrega de la empresa contratada

No adaptabilidad a la metodología ágil

Disponibilidad datos críticos

Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas

Mal diseño de la funcionalidad de gamificación

Posibilidad de abandono por parte de la empresa contratada.

15Plan de Riesgos

Supervisión PM Interno.

Formación y promoción.

Control infraestructuras.

Ejecutar penalizaciones e informar al comité. Replanificación del proyecto. Formación y acompañamiento profesional de la persona

afectada. Ejecutar plan de

disponibilidad alternativa de datos (Servidor de backup)

ProjectManager

DirecciónIT

Dpto. IT

50.000€

4.500€

6.000€

17

15

12

10

I – ImpactoP – ProbabilidadGr – GradoC – CatástrofeG – Grave

C

G

C

I P Gr Preventiva Correctiva Respon. Coste

16Presupuesto

PRESUPUESTOConcepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total

GASTOS OPEX

Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 € Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 € Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 € Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 € Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 € Consultores departamentos Colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 € Contacto Comercial B2B Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto CRM Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Finanzas Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Operaciones Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Marketing Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto IT Reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 €

Total Personal interno (a) 39.084,04 € C

APEX

Desarrollo subcontratado (b) 366.708,33 € Servidores 1 732,00 € 732,00 €Total Equipos (c) 732,00 € Total Recursos (a + b + c) 406.524,37 €

CAPRiesgos y otras contingencias 69.395,73 €

COSTE TOTAL 475.920,10 €

18

17Análisis coste/beneficio

COSTE 475.920 €

OPEX 8%

CAPEX 92%

VAN 1.522.037,40 € (wacc 20%)

TIR 126%

Payback 18 meses 19

18Conclusiones

Coffee Communities es un proyecto estratégico que permitirá:

Aumentar ventas del canal B2B Mejorar la calidad del servicio Aumentar la información de clientes:

consumo, promedios, tendencias, etc.

9 meses de duración 3 aplicaciones, entorno gamificado e

integrado Coste 475.920 € TIR 126%

20

19Conclusiones personales

Bien haberlo hecho

Querer ser demasiado detallistas.

Perder el control de algunas responsabilidades asignadas.

Revisiones y modificaciones en el último minuto.

Un líder para todos los capítulos.

Repaso conjunto de los documentos.

Asignación de responsable.

Fecha y hora fijas para reuniones.

Respetar opiniones

Mas reuniones presenciales.

Plazos de entrega internos mas tempranos.

Revisión constante del contenido.

No permitir que diferentes enfoques distorsionan la idea principal.

No dejar toda la responsabilidad de la entrega a un solo componente.

21

Mal haberlo hecho

Bien no haberlo hecho Mal no haberlo hecho

19Conclusiones personales

4 presentaciones 17 reuniones con el mentor 28 reuniones de grupo 165 páginas de documento

final Incontables horas de trabajo

y experiencias

El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo gana campeonatos

Michael Jordan22

BÚSQUEDA DE LA EXCELENCIA

23

GANTTA1

24

Presupuesto completoA2 PRESUPUESTO DEL PROYECTOConcepto Descripción Cantidad Coste unitario Coste total

GASTOS OPEX

Project manager 9 meses, 1/2 jornada 1 16.500,00 € 16.500,00 € Product Owner 9 meses, 1/4 jornada 1 8.250,00 € 8.250,00 € Personas Service Desk 2 semanas, jornada completa 3 833,33 € 2.500,00 € Incorporación BI 2 semanas, jornada completa 1 1.833,33 € 1.833,33 € Consultor estilo marketing 15 días 1 1.458,33 € 1.458,33 € Consultores departamentos colaboración puntual (4 h/mes) 6 711,86 € 4.271,19 € Contacto Comercial B2B reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto CRM reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Finanzas reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Operaciones reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto Marketing reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Contacto IT reuniones stakeholders 1 711,86 € 711,86 € Total Personal interno 39.084,04 €

CAPEX

Desarrollador 8 meses a jornada completa 6 30.333,33 € 182.000,00 € Analista calidad 7 meses a jornada completa 2 20.854,17 € 41.708,33 € Líder calidad 8 meses a jornada completa 1 26.000,00 € 26.000,00 € Project manager 9 meses a jornada completa 1 39.000,00 € 39.000,00 € Business analist 9 meses a jornada completa 1 34.125,00 € 34.125,00 € Líder técnico 9 meses a jornada completa 1 34.125,00 € 34.125,00 € Consultor gamificación 9 meses, 1/4 jornada 1 9.750,00 € 9.750,00 € Desarrollo subcontratado 366.708,33 € Servidores 1 732,00 € 732,00 €Total Equipos 732,00 €

Total Recursos 406.524,37 €

CAPEX

Margen de contingencia (3%) 3% 12.195,73 €

1. Incumplimiento de plazos de entrega por parte de la empresa contratada 55% 50.000,00 € 27.500,00 €

3. Adaptabilidad a metodología ágil del personal interno implicado en el proyecto 50% 4.500,00 € 2.250,00 €

4. Disponibilidad datos críticos 45% 6.000,00 € 2.700,00 €

7. Diseño del nuevo flujo de cierre de pedido 35% 5.000,00 € 1.750,00 €

8. Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas 30% 10.000,00 € 3.000,00 €

2. Mal diseño de la funcionalidad de gamificación 20% 75.000,00 € 15.000,00 €

5. Posibilidad de abandono por parte de la empresa subcontratada 5% 100.000,00 € 5.000,00 €

Riesgos y otras contingencias 69.395,73 €

COSTE TOTAL 475.920,10 € 25

Presupuesto de costesPRESUPUESTO DE COSTES

Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3

1% 1,50% 2%Ventas globales 280.670.000,00 € 283.476.700,00 € 287.728.850,50 € 293.483.427,51 €

10,00% 11,50% 12,50% 15,00%Ventas B2B 28.067.000,00 € 32.599.820,50 € 35.966.106,31 € 44.022.514,13 €

10,00% 10,00% 10,00% 10,00%Coffee Communities 701.675,00 € 3.259.982,05 € 3.596.610,63 € 4.402.251,41 €

10,00% 30,00% 50,00% 70,00%Incremento de las ventas 17.541,875 € 977.994,615 € 1.798.305,32 € 3.081.576 €Desarrollo aplicación 475.920,10 € Compra de mercancía 4.034,63 € 224.938,76 € 413.610,22 € 708.762,48 €Comisiones por transacciones (2%) 350,84 € 19.559,89 € 35.966,11 € 61.631,52 €Coste de embalaje (1%) 175,42 € 9.779,95 € 17.983,05 € 30.815,76 €Nuevos pedidos en Operaciones (3%) 526,26 € 29.339,84 € 53.949,16 € 92.447,28 €Costes variables 481.007,25 € 283.618,44 € 521.508,54 € 893.657,04 €Margen bruto - 463.465,37 € 694.376,18 € 1.276.796,77 € 2.187.918,95 € Campañas de marketing 139.282,49 € 185.818,98 € 161.847,48 € 145.274,30 €Outsourcing mantenimiento 20.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 €BI 11.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 €Service Desk 20.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 € 80.000,00 €Servidores 2.661,75 € 10.647,00 € 10.647,00 € 10.647,00 €Costes fijos 192.944,24 € 400.465,98 € 376.494,48 € 359.921,30 € Resultado de explotación (EBIT) - 656.409,61 € 293.910,20 € 900.302,29 € 1.827.997,65 € InteresesEBT - 656.409,61 € 293.910,20 € 900.302,29 € 1.827.997,65 € Impuesto de sociedades - 196.922,88 € 88.173,06 € 270.090,69 € 548.399,30 € Resultado neto - 459.486,73 € 205.737,14 € 630.211,61 € 1.279.598,36 €

EBITDA - 459.486,73 € 205.737,14 € 630.211,61 € 1.279.598,36 €

ACUMULADO - 459.486,73 € - 253.749,59 € 376.462,01 € 1.656.060,37 €

A3

PRESUPUESTO DE TESORERÍAConcepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4Incremento de las ventas 17.541,875 € 977.994,615 € 1.798.305,32 € 3.081.576 € Cobro contadoCompra de mercancía 172.738,7 € 366.442,36 € 634.974,41 € 177.190,62 € Pago a 90 díasOtros costes variables 45.062,27 € 95.593,66 € 165.645,5 € 46.223,64 € Pago a 90 díasCASH FLOW EXPLOTACIÓN 17.541,875 € 760.193,64 € 1.336.269,3 € 2.280.956,08 € -223.414,26 €

Desarrollo aplicación 475.920,10 €Pago a 90 días

(fin de año)Promociones 278.646,72 € 167.840,35 € 149.417,59 € 36.318,57 € Pago a 90 díasOutsourcing mantenimiento 80.000 € 80.000 € 80.000 € 20.000 € Pago a 90 díasSalarios (Técnico BI) 11.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 € 44.000,00 €Service Desk 80.000 € 80.000 € 80.000 € 20.000 € Pago a 90 díasServidores 2.661,75 € 10.647 € 10.647 € 10.647 € Pago contado

CASH FLOW LIBRE - 472.039,97 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €

Financiación ajena

Amortización del capital

Pago de interesesCASH FLOW DEL ACCIONISTA

- 472.039,97 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €

Aportación capital 489.581,85 € CASH FLOW FINANCIERO 17.541,88 € 266.899,92 € 953.781,95 € 1.916.891,48 € - 299.732,83 €

CASH FLOW FINANCIERO ACUMULADO

17.541,88 € 266.899,92 € 1.220.681,87 € 3.137.573,35 € 2.837.840,52 €

A4 Presupuesto de tesorería

27

Organigrama del proyectoA5

28

29

Plan de riesgos completoA6ID Descripción Activación Descripción Coste

1

Incumplimiento de plazos de entrega por parte de la empresa contratada

Project Manager

Media Catástrofe 15Supervisión por parte del Project Manager interno

Incumplimiento SLA’s de proveedor

Ejecutar penalizaciones e informar al comité. Replanificación del proyecto.

50.000 €

2

Adaptabilidad a metodología ágil del personal interno implicado en el proyecto

Dirección IT Media Grave 12Formación y promoción de los valores aportados por la metodología

Detección de aversión al cambio por parte de algún trabajador interno

Formación y acompañamiento profesional de la persona afectada.

4.500 €

3Disponibilidad datos críticos

Departamento Informática

Baja Catástrofe 10Control de las infraestructuras implicadas

Detección problemas conexión con servicios centrales

Ejecutar plan de disponibilidad alternativa de datos. (Servidor de respaldo).

6.000 €

4Poca implicación stakeholders

Product Owner Media Importante 9Contacto constante y con aportaciones de valor del desarrollo de la aplicación

Negación de colaboración Informar al comité. 0 €

5Mal diseño del nuevo flujo de cierre de pedido

Departamento Comercial

Media Importante 9Comprobación iterativa de los avances realizados

Desaprobación por parte de los estándares aprobados por el departamento comercial

Reelaboración del diseño estrechamente con el departamento.

5.000 €

6Realizar estimaciones de desarrollo inadecuadas

Project Manager (externo)

Baja Grave 8Evaluación histórica, contra propuestas.

Primeros dos iteraciones (sprint) de desarrollo incompletas

Siguientes estimaciones realizadas con un mentor especializado en Scrum.

10.000 €

7Mal diseño de la funcionalidad de gamificación

Departamento Marketing

Baja Grave 8Comprobación iterativa de los avances realizados

Desaprobación  del diseño por parte del consultor experto

Realización del rediseño por parte de una empresa experta.

75.000 €

8

Posibilidad de abandono por parte de la empresa contratada.

Project Manager

Muy Baja Catástrofe 5

Reuniones periódicas evaluando la relación laboral entre ambas empresas

Anuncio recibido por parte del proveedor

Ejecutar penalizaciones, informar al comité y ejecutar contrato de reserva con otro proveedor dentro del RFQ.

100.000 €

9Documentación Proyectos anteriores

Departamento IT

Muy Alta Muy Bajo 5Recabar información de proyectos que sean muy parecidos al proyecto.

Desconocimiento de un procedimiento interno

Consultar a otros jefes de proyecto de la empresa

N/A

10Riesgos accidentales (caídas de servicio del servidor…)

Departamento IT

Muy Bajo Bajo 2

Revisión del plan de seguridad del departamento de Informática.

Momento crítico en alguna de las infraestructuras implicadas

Activación plan de desastre definido para casos de la misma naturaleza

N/A

11Fuga de información relevante por parte de la empresa contratada

Project Manager

Bajo Muy Bajo 2

Ajustar la coordinación con el equipo, conocer el clima laboral mediante encuestas, reuniones personales.

Información desde el exterior de nuestros planes futuros

Tratar de identificar la fuga de información.

N/A

Acciones correctivasRiesgoResponsable Probabilidad Impacto Grado Acciones Preventivas