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Resultados y observaciones de un estudio con empresarios MiPyme de Ibagué, en proyecto de Innovación SENA.
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PERFILES Y PERCEPCIONES FRENTE AL SISTEMA CONTABLE YFINANCIERO DE LOS EMPRESARIOS IBAGUEREÑOS
Angie Carolina Díaz Ramirez
Investigador Universidad de Ibagué
Claudia Magnolia Puello Osorio
Asistente de Investigación
Catalina Martinez Moreno
Asistente de Investigación
INTRODUCCIÓN
Ante los constantes cambios dados por la globalización y los negocios, las
organizaciones deben adaptarse, evolucionar y dar respuesta a las nuevas
necesidades y requerimientos del mercado. En materia de reporte contable y
financiero, los cambios en la actualidad en Colombia, son más exigentes dada
la coyuntura de la aplicación de las Normas Internacionales de Información
Financiera – NIIF.
Es por ello que es de vital importancia presentar un diagnóstico sobre el perfil,
necesidades y percepción de los posibles usuarios de los sistemas de gestión
contable y financiera utilizando la herramienta e-sigma, para realizar los ajustes
apropiados a este novedoso sistema de reporte en la nube.
El siguiente documento hace un recorrido sobre algunas investigaciones y sus
resultados frente a la caracterización empresarial y sus impactos en el sistema
de reporte contable y financiero, para finalmente mostrar los resultados y
recomendaciones dados de la aplicación de instrumentos en el ámbito regional.
ESTADO DEL ARTE
Los resultados del Global Entrepeneurship Monitor (GEM) puede vislumbrar
algunas conclusiones importantes sobre las características de las empresas en
el país, especialmente las micro, pequeñas y medianas empresas. En dicho
informe se determina la TEA o Tasa de Nueva Actividad Empresarial que está
definida por tres modalidades, directamente relacionadas con el empresario,
clasificándolo como un empresario naciente, nuevo o establecido.
Una primera conclusión según (Rodriguez Ramirez, 2008) es que en Colombia
existe un espíritu emprendedor no muy alto, pues solo 1 de cada 5 ciudadanos
está involucrado en el proceso de creación de empresa. Sin embargo,
comparado con otros países con ingresos similares, es un indicador alentador.
Esta característica de espíritu emprendedor puede tener relación con los
niveles de formalización y capacitación en temas contables y financieros, a
mayor espíritu emprendedor mayor será el grado de organización empresarial.
Respecto a la formalización, un estudio exploratorio en las 13 principales
ciudades colombianas, indicó que la informalidad creció 4.3% comparada con
un 3.2% del crecimiento de la formalización empresarial. Lo que re afirma la
idea de que el micro empresario y la pequeña y mediana empresa solo realiza
el proceso de formalización cuando le es necesario para el desarrollo de la
actividad o se le exige de forma legal. En principio, las empresas se crean de
manera informal.
De igual forma, las motivaciones subyacentes a la creación de la empresa son
más la subsistencia que la oportunidad, lo cual es coherente con sistemas
financieros y contables en donde se rinde cuentas de lo que se tiene y se debe,
más no se usa la información de manera prospectiva y para toma de
decisiones.
Una característica empresarial que se resalta en la cotidianidad y en especial
en algunas regiones en Colombia, es la creatividad. Sin embargo el estudio
GEM muestra que dichos empresarios no pueden dar el paso hacia la
innovación en donde se pone en contexto la habilidad creativa. De tal forma,
los procesos contables y financieros en las mi Pymes se quedan rezagados a
actividades costumbristas, en ocasiones descontextualizados de las
necesidades de la empresa, pues el empresario y las soluciones contables
(normalmente políticas contables y software) existentes no responden
efectivamente y de manera sencilla a las características propias de la
organización.
Respecto a la vocación exportadora, (Rodriguez Ramirez, 2008) resalta del
informe GEM que aunque existe una alta percepción esta va disminuyendo a
medida que pasa el tiempo entre los empresarios. Es entendible que en
principio un empresario desee exportar, pues ve en el exterior un mercado
potencial nuevo. No obstante, al reconocer los requisitos para entrar y
mantenerse en dicho mercado su intención disminuye pues necesita no solo
cumplir de manera legal, sino tener un sentido de innovación y permanencia.
Un sistema contable y financiero que fuera ajustable a sus necesidades le
permitiría afrontar cualquier requerimiento y diseñar los reportes o procesos.
Algunas conclusiones respecto al perfil del empresario Colombiano muestran
que 2 hombres por cada mujer son empresarios o han estado involucrados en
la creación de empresa y en general, la motivación de las mujeres es la
supervivencia. Respecto a la edad, la creación de nuevas empresas está en el
rango de 25 a 34 años, lo cual puede ser un punto de ventaja para el
ofrecimiento de nuevas tecnologías para el desarrollo de su actividad
empresarial, dado que pertenecen a una generación más multimedia y que no
sólo comprenden sino que aplican y son usuarios de ella.
La edad incrementa junto con la madurez de la empresa, siendo consistente
con el desarrollo de habilidades y conocimientos que le permite mantener la
actividad empresarial. Un elemento potenciador en el sostenimiento
empresarial es un sistema de información financiera claro y en funcionamiento.
Reconociendo que el mantenimiento y dirección de la empresa está
directamente ligado a las decisiones del empresario, es necesario identificar y
analizar sus características personales, como un factor a tener en cuenta en el
proceso de ofrecimiento, adquisición y capacitación de una herramienta de
gestión financiera y contable. Algunas conclusiones (Surdez Pérez, Aguilar
Morales, & Rodríguez Moguel) generales señalan, que el empresario de la mi
Pyme tiene una visión empresarial de corto plazo (verificable con su vocación
exportadora), poco amigo del cambio, más intuitivo que analítico, recio al
asesoramiento y más inconsciente que consciente. De igual forma se resalta
pasión por su trabajo, tenacidad ante la adversidad, manejo del riesgo,
habilidad para reconocer oportunidades.
La escogencia, implementación y mantenimiento de un sistema contable y
financiero en las mi Pymes en Colombia pueden ser explicados por las
aproximaciones estructuralistas y Keynesianas del desarrollo, tal como lo
muestra (Viego, 2004). En el enfoque estructuralista, la relación “estructura –
conducta – desempeño” demuestra que las organizaciones se comportan tal
como lo hace su entorno o el mercado. Siguiendo este concepto, en el caso
Colombiano la informalidad es el primer paso en la creación de la empresa y su
evolución se da sólo por necesidad o exigencia legal. Para este caso, los
sistemas contables y financieros son implementados por legalidad y por ello
sus requerimientos y procesos son llevados conforme a la general aceptación o
como se desarrolle en el mercado, sin que sea coherente, en ocasiones, con
las necesidades de la empresa.
Contrastando con resultados de otras investigaciones, se puede establecer
respecto a la gestión del conocimiento y gestión del cambio, que el empresario
no es consciente de la importancia de la planeación estratégica, es decir sus
operaciones se concentran en la actividad diaria y su principal reporte
financiero contable está condicionado al efectivo o la disponibilidad del mismo
para el desarrollo de sus funciones. La formalización y la resistencia al cambio
está directamente relacionada con la falta de visión de mediano y largo plazo y
la formulación de estrategias, planes y programas.
La mi Pyme no analiza su entorno con regularidad, por lo tanto, cambios en las
condiciones de clientes y proveedores le impactan fuertemente y su
dependencia a ellos generan graves problemas financieros. De igual forma,
algún cambio en la regulación le afectará al momento de entrar en
funcionamiento dicha ley o ser efectivamente sancionado o multado.
No es clara la separación, en muchos casos, del empresario y la empresa
respecto a la dependencia financiera, siendo esta una causa de la
informalización y el inadecuado mantenimiento de un sistema de información
financiero y contable.
Los indicadores de éxito empresarial están medidos de manera intuitiva, por
ejemplo con un seguimiento en el incremento de ventas comparativo, para el
empresario de la mi Pyme, mayores ventas son un indicador de progreso, aún
cuando en muchas ocasiones dichas ventas no sean acordes a la rentabilidad
necesaria del negocio o su liquidez.
Las decisiones de inversión o crédito no son planificadas sino dadas por las
necesidades o urgencias del negocio. Las cuentas por cobrar pueden ser en
ocasiones difícilmente controladas y recaudadas, pues no existe una política de
crédito clara o si existe la información de los deudores no es confiable.
Finalmente, la presentación de informes se condiciona a un requerimiento de
terceros externos como el Estado a través del agente tributario (Dian) u
organismos de supervisión (Superintendencias) o proveedores y acreedores
como instituciones financieras.
METOLOGIA Y RESULTADOS
Teniendo en cuenta las definiciones y conceptos estudiados se plantea el
desarrollo de un instrumento que permita caracterizar a los empresarios mi
Pymes en Ibagué de los sectores industrial (fábricas de zapatos), servicios
(restaurantes) y comercial (ferreterías) respecto a sus percepciones y
necesidades frente la gestión financiera y contable. Con el fin de identificar
espectros de solución y acercamiento, mediante el software en la nube e-
sigma.
Información General: Algunas características sobre la empresa nos pueden
dar evidencias de su desarrollo y organización, por ejemplo los años de
existencia y el número de empleados. La información de contacto puede ser útil
al momento de validar el software. El conocimiento del uso de un software
contable sirve para determinar su perfil de gestión al cambio y certificar el
grado de innovación presentado en e-sigma. La convicción exportadora es
identificada al definir si se han o no desarrollado actividades de exportación.
Presentación de la Información: Se pretende analizar si los estados
financieros que emite la empresa cumplen con la totalidad de requerimientos
legales respecto a completitud (cinco estados financieros junto con sus notas) y
oportunidad, así como el nivel de uso de dicha información (histórica,
prospectiva, estratégica).
Perfil del Empresario: Su objetivo es identificar la percepción respecto a la
importancia y uso de los estados financieros, así como su resistencia al cambio
y gestión administrativa y estratégica.
Gestión Operativa: Se identifica la calidad de los procesos respecto al
mantenimiento de la información financiera.
La encuesta se sistematizó dentro de la página web de la empresa
desarrolladora del software e-sigma, en el link: http://redcampo.net/encuesta/.
Al momento de la aplicación, se utilizó una base de datos proporcionada y
filtrada por el profesor Cesar Díaz del programa de Administración Financiera
de la Universidad de Ibagué, clasificada por sectores empresariales. Esta base
de datos no incluía el tamaño empresarial y al momento de dar aplicación de
las encuestas ninguno cumplía con el perfil mínimo: persona jurídica obligada a
llevar contabilidad.
Paso siguiente se realizó la encuesta vía telefónica y con visita presenciales a
18 empresas, correspondientes a los sectores empresariales definidos. Con los
siguiente resultados:
Tabla 1. Indicadores Categoría Presentación de la Información Financiera
Sie
mpr
e
Cas
i Sie
mpr
e
Inde
ciso
Cas
i Nun
ca
Nun
ca
Categoría Pregunta
Presentación de laInformación Financiera
Presenta la empresa EstadosFinancieros completos: Balancegeneral, Estado de resultados, Estadode flujo de efectivo, Estado deCambios en la situación financiera yEstado de Cambios en el patrimonioCambios en el patrimonio?
20% 0% 13% 13% 53%
Junto con los Estados Financieros sepresentan las notas explicativas?
0% 27% 13% 7% 53%
Los Estados Financieros sonpreparados según su liquidez,naturaleza o función?
13% 20% 13% 7% 47%
Los Estados Financieros y otrosreportes contables son utilizados enla toma de decisiones?
20% 13% 0% 7% 60%
Se elaboran indicadores y ratiosfinancieros sobre la informaciónreportada en los Estados Financierosy la Contabilidad?
20% 13% 7% 7% 53%
Son utilizados los indicadores y ratiosfinancieros en la toma dedecisiones?
17% 8% 8% 8% 58%
Son presentados de manera oportunalos Estados Financieros y demásreportes contables?
8% 25% 0% 17% 50%
Es utilizada la Contabilidad y demásreportes financieros para elaborarpresupuestos y proyecciones?
23% 8% 15% 0% 54%
Son utilizados los EstadosFinancieros para evaluar eldesempeño sus empleados y laadministración?
21% 7% 7% 14% 50%
Son utilizados los EstadosFinancieros para realizarcomparaciones con empresas delmismo o de otro sector?
14% 7% 14% 0% 64%
Considera que los EstadosFinancieros y demás reportescontables son cumplen losrequerimientos legales establecidos?
14% 0% 21% 7% 57%
Fuente: Propia
De manera general se puede concluir que casi el 50% de los empresarios
encuestados no reportan sus estados financieros siguiendo los requerimientos
legales, esta aplicación solo la cumple un 30% aproximadamente. Los
porcentajes incrementan negativamente para el uso comparativo de
información financiera hasta un 64%.
Tabla 2. Indicadores Categoría Perfil del Empresario
Sie
mpr
e
Cas
i Sie
mpr
e
Inde
ciso
Cas
i Nun
ca
Nun
ca
Categoría Pregunta
Perfil del Empresario Solicita frecuentemente la Gerencia ola Administración de la empresareportes financieros y contables?
7% 0% 27% 0% 67%
Se realizan sesiones de capacitaciónpara las personas encargadas depreparar, reportar y analizar lainformación financiera de la empresa?
13% 20% 7% 7% 53%
Cuando un nuevo proceso,metodología o actividad esintroducida en la empresa, se notaresistencia al cambio?
17% 33% 8% 17% 25%
Considera que los EstadosFinancieros y demás reportescontables satisfacen las necesidadesde los diferentes usuarios?
8% 42% 0% 8% 42%
Son evaluados en la empresa loscostos vs beneficios de la preparacióny reporte de la información financieray contable?
17% 17% 25% 0% 42%
Fuente: Propia
En el perfil empresarial, se comprueban los conceptos teóricos descritos
anteriormente: a la administración no le interesan los reportes financieros en
general porque consideran que no aportan al conocimiento del negocio. Ante
nuevas metodologías hay resistencia al cambio. No es clara la satisfacción de
las necesidades de los usuarios con los reportes financieros, ni los costos
relacionados a su preparación.
Tabla 2. Indicadores Categoría Gestión Operativa
Sie
mpr
e
Cas
i Sie
mpr
e
Inde
ciso
Cas
i Nun
ca
Nun
ca
Categoría Pregunta
Gestión Operativa Son realizadas con frecuencia copiasde seguridad de la informaciónfinanciera y contable?
8% 17% 33% 0% 42%
La información contable y financierade su empresa se mantieneactualizada?
25% 8% 8% 8% 50%
Fuente: Propia
Para terminar el proceso de validación se realizó un foro con empresarios,
organizado por la empresa RedCampo en convenio con la Cámara de
Comercio de Ibagué, el martes 05 de Junio de 2012 a las 4:00 p.m en el piso 6
de la Caja Agraria. Algunas de las apreciaciones extractadas de los audios de
dicho foro se muestran a continuación:
- Valoración de Negocio: Los empresarios son conscientes que las
empresas crean valor, teniendo en cuenta algunas características como
el buen nombre, reconocimiento y posicionamiento. Dentro del valor de
la empresa incluyen un mayor valor de los activos o del inventario que
ellos denominan “prima”. Sin embargo, no tienen metodologías ni un
conocimiento exacto del valor de la empresa en un momento
determinado. En ningún momento se refieren a los estados financieros
como una fuente de información, sino a partidas específicas, de las
cuales no es clara la base de valoración.
- Factores de Éxito: Los administradores destacan como factores de
éxito empresarial el servicio al cliente, un equipo de trabajo consolidado,
ampliación de cobertura e infraestructura. Estos factores de éxito
cuantificados los administradores lo relacionan con las ventas en
unidades y valores, nuevamente se refieren a partes de los reportes
financieros pero no al estado financiero completo. Algunos hablan de
intuición y un manejo no formalizado de la información.
- Planeación Estratégica: Los empresarios han definido objetivos o
planes para sus negocios, sin embargo no lo formalizan, ni documentan
como una actividad de planeación estratégica. No hablan de
proyecciones con base en estados financieros. Las metas se definen a
corto plazo, no hay estrategias claras para alcanzar estas metas.
-
CONCLUSIONES
Los empresarios mi Pyme de la ciudad de Ibagué demuestran las
características personales de las investigaciones teóricas y empíricas sobre el
tema. Respecto a la gestión empresarial, los reportes contables y financieros
son vistos como una legalidad, por lo tanto no le dan el valor suficiente ni para
evaluar la gestión ni para tomar decisiones presentes y futuras del negocio.
Para quienes no hay obligación de llevar contabilidad, no hay motivaciones
empresariales para hacerlo, simplemente llevan un sencillo control de ventas y
deudas.
En general, las decisiones se toman en el corto plazo, por lo tanto no hay
planeación estratégica, no se definen objetivos, planes, programas y
estrategias.
No hay grandes diferencias entre los sectores empresariales definidos:
manufactura (fábricas de zapatos), servicios (restaurantes), comercializadoras
(ferreterías). Aún cuando es clara una diferenciación entre ellos en temas de
gestión y específicamente en temas contables, en elementos como el
inventario, la propiedad planta y equipo, las políticas de crédito, el tratamiento
de los ingresos y gastos, el principal indicador de crecimiento y desarrollo es
las ventas.
La incorporación de un sistema de gestión contable y financiera debe estar
acompañada de una capacitación en donde se resalte la importancia y posibles
usos de la información financiera y contable, así como actividades de gestión
de cambio.
BIBLIOGRAFÍA
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