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• Propuesta - Junio de 2015
Unidad de Abastecimiento
Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. Ley de Presupuesto para cada Año Fiscal Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, y
modificatoria. Decreto Supremo N° 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, y modificatorias. Directivas del OSCE. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Código Civil Ley N° 27806, Ley de transparencia y Acceso a la Información Pública. Decreto Supremo N° 007-208-TR, Texto Único ordenado de la Ley de
promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso al empleo decente, Ley MYPE.
Decreto Supremo N° 008-2008-TR, Reglamento de la Ley MYPE. Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus
normas Reglamentarias, modificatorias y complementarias. Ley N° 30220, Ley Universitaria. Resolución N° 039-987-SBN, Reglamento para el Inventario Nacional de
Bienes Muebles del Estado. Decreto Supremo N° 012-2014-MINEDU, Reglamento de Organización y
funciones de la Sunedu. Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Norma de Control Interno
Base Legal
Misión :
Garantizar que la cadena de abastecimiento se cumpla teniendo en consideración la calidad, precio y atención oportuna a los usuarios así como la custodia de los bienes de la institución y prestación de servicios generales de forma adecuada.
Visión :
Convertirse en la Unidad de Abastecimiento líder en cumplimiento de plazos de atención al usuario interno y trámite de pago a proveedores.
Horizonte y visión de la Unidad de Abastecimiento
Objetivo
Aplicar dentro de la Unidad de Abastecimiento la Regla de la
Competitividad: Calidad + Servicios + Costos =
Competitividad
Función del colaborador de
la UABAS
Atender al cliente interno prestando asesoría técnica
oportuna en temas vinculados a la contratación estatal.
Premisa del colaborador de
la UABAS
Aplicar la filosofía de las 9 “S” que busca un ambiente de trabajo coherente con la
filosofía de la calidad total, destacando la participación del colaborador conjuntamente con
la Institución.
FILOSOFÍA DE LA CALIDAD TOTAL (9 “S”)
Seir (Ordenar)
Seiton (Organizar)
Seiso (Limpiar)
Seiketsu (Bienestar Personal
Shitsuke (Disciplina)
Shikari (Constancia)
Shitsukoku (Compromiso)
Seishoo (coordinación)
Seido (Estandarización)
Filosofía de la
Calidad Total
Objetivos :
Abastecer de bienes y proveer de servicios a todas las oficinas de la SUNEDU.
Custodiar los bienes de la institución. Garantizar la operatividad de los vehículos
y bienes muebles. Garantizar la seguridad y limpieza de la
institución.
ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
Unidad de Abastecimien
to
Programación
Especialista en
Programación
Asistente en Programació
n
Actos Preparatorios
Especialista en actos
preparatorios
Procesos de Selección
Especialista en
contrataciones
Contrataciones Directas
Analista en contratacione
s-convenio marco y bienes
Ejecución Contractual
Especialista en ejecución contractual
junior
Control Patrimonial
Especialista en control
patrimonial
Asistente en control
patrimonial
Almacén
Asistente en almacén
Apoyo en almacén
Servicios Generales
Especialista en servicios generales
Asistente en servicios generales
Apoyo en servicios generales
Asistente en instalaciones
eléctricas
Conductor 1
Conductor 2
Conductor 3
Conductor 4
Asistente administrativo-
Secretaria
Funciones de la Unidad de AbastecimientoProgramación
• Elaborar del PAC 2015 y sus modificatorias.
Actos Preparatorios
• Estudio de mercado de bienes y servicios, aprobación de expediente, conformación de comité y aprobación de base administrativo
•
Procesos de Selección
• Llegar a cabo los procesos de selección hasta la adjudicación Coordinar canales de acceso a los servicios de supervisión.
Contrataciones Directas
• Realizar adquisiciones de bienes y contratación de servicios menores a 3UIT.
Ejecución Contractual
Almacén
Patrimonio
Servicios Generales
• Efectuar el seguimiento y control de los documentos contractuales derivados de las contrataciones.
• Almacenar y distribuir los bienes adquiridos.
• Administrar y custodiar los activos fijos de la institución.
• Supervisar la prestación de los servicios de vigilancia, transporte, mantenimiento de bienes muebles e inmuebles y otros servicios generales.
Burocrático – Documentos y procedimientos confusos, tediosos y extensos y carencia de documentos de gestión de la entidad.
Ineficiente - Largos tiempos de espera en la toma de decisiones, por falta de documentos de gestión de la Entidad.
Problemático – Obstáculos de acceso a canales y/o medios para resolver problemas, por falta de conocimiento de las normas propias del sistema de abastecimiento.
¿Qué piensa el cliente interno y externo sobre la Unidad de Abastecimiento?
Servicios de la Unidad de Abastecimiento al cliente interno y
externoAl cliente interno
(Personal de las Oficinas / Unidades de la Sunedu)
Al cliente externo (Proveedores, contratistas,
ciudadanos)
• Prestar apoyo técnico a las unidades orgánicas de la Sunedu en la elaboración de los términos de referencia o especificaciones técnicas.
• Atención oportuna a los requerimientos programados en el PAC de la Sunedu.
• Facilitar el flujo documentario hacia y desde las Oficinas/Unidades.
• Prestar apoyo técnico a los Comités Especiales.
• Brindar capacitación/orientación a los usuarios sobre el manejo de sistemas administrativos –SIGA,SIAF.
• Operativizar las actividades de atención de mantenimiento, reparación y transporte a nuestros clientes internos.
• Dotar de bienes y existencias, a las unidades orgánicas para su normal funcionamiento.
• Efectuar el trámite de pago de facturas de proveedores y/o contratistas, dentro de los plazos pactados.
• Ser orientado con información concreta.
• Brindar información a Proveedores, a solicitud y en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Ley de Contrataciones del Estado.
• Cumplir con los compromisos contractuales.
• Entrega de información oportuna a los entes rectores (MEF, SBN, OSCE, otros).
• Atender las quejas y/o sugerencias anotadas en el Libro de Reclamaciones en relación a lo concerniente a la Unidad de Abastecimiento.
¿Qué necesita y que espera el cliente interno y externo de la Unidad de
Abastecimiento? NECESIDAD EXPECTATIVA
• Contar oportunamente con los bienes, servicios y obras para el desarrollo eficiente de sus actividades.
• Para el cliente externo (Proveedores, Contratistas) Suscripción de contratos dentro del plazo de Ley, Acceso a información veraz, pagos oportunos.
• Atención dentro del plazo previsto.
• Ser orientado con información concreta.
• Ser confiables en los compromisos contractuales.
Ejes estratégicos para la mejora en la atención al cliente interno y externo
Eje de Información
•Estandarizar formatos y elaborar directivas relativas a la Unidad de Abastecimiento.
•Hacer de conocimiento de nuestros clientes internos el PAC de Sunedu.
•Fomentar y desarrollar charlas a nuestros clientes internos sobre la Ley de Contrataciones del Estado.
•Presentar el Manual de Procedimientos de la Unidad de abastecimiento.
Eje de Calidad
•Monitorear y evaluar la calidad de atención a clientes internos y externos
•Destacar la participación de nuestros colaboradores.
•Mantener y mejorar las condiciones de los servicio.
•Reforzar imagen institucional.
•Uniformizar criterios que deben seguir las unidades orgánicas para efectuar sus requerimientos.
•Exigir la certificación de los funcionarios y servidores que laboran en el OEC.
• Efectuar control posterior de los procesos de selección.
Eje de Innovación
• Facilitar atención a solicitud del ciudadano, dentro del plazo de ley, el acceso a la información (07 días hábiles).
•Facilitar atención a solicitud del (los) postor (es) , a más tardar al día siguiente, el acceso al expediente de contratación.
• Registrar en la web de Sunedu, los formatos aprobados relativos a la Unidad de Abastecimiento.
•Reducir el flujo de usuarios presenciales.
• Orientar a los comités Especiales de procesos de selección sobre el uso obligatorio de las bases estandarizadas.
Eje de Descentralización
•Ejercer una administración eficiente a los clientes internos y externos.
•Brindar servicios a nuestros clientes internos, a través de la web.
•Reducir tiempos y costos de traslado a los usuarios.
EJE ACCIONES PLAZO
Información
Estandarizar formatos y elaborar directivas relativas a la Unidad de Abastecimiento. CortoHacer de conocimiento de nuestros clientes internos el PAC de Sunedu. CortoFomentar y desarrollar charlas a nuestros clientes internos sobre la Ley de Contrataciones del Estado. Mediano
Presentar el Manual de Procedimientos de la Unidad de abastecimiento. Mediano
Calidad
Monitorear y evaluar la calidad de atención a clientes internos y externos. CortoDestacar la participación de nuestros colaboradores. CortoMantener y mejorar las condiciones de los servicio. MedianoReforzar imagen institucional. CortoUniformizar criterios que deben seguir las unidades orgánicas para efectuar sus requerimientos. CortoEfectuar control posterior de los procesos de selección. CortoExigir la certificación de los funcionarios y servidores que laboran en el OEC. Corto
Innovación
Facilitar atención a solicitud del ciudadano, dentro del plazo de ley, el acceso a la información (07 días hábiles). Corto Facilitar atención a solicitud del (los) postor (es) , a más tardar al día siguiente, el acceso al expediente de contratación. Corto Registrar en la webb de Sunedu, los formatos aprobados relativos a la Unidad de Abastecimiento. CortoReducir el flujo de usuarios presenciales. Mediano
Descentralización
Ejercer una administración eficiente a los clientes internos y externos. MedianoBrindar servicios a nuestros clientes internos, a través de la web. MedianoReducir tiempos y costos de traslado a los usuarios. Mediano
Corto: 1 - 3 meses / Mediano: 3 - 6 meses / Largo: 6 - 12 meses
Acciones claves para estandarizar los servicios de la Unidad de Abastecimiento
1. Presentar propuesta de modificación del artículo 31° -Funciones de la Unidad de Abastecimiento- del Reglamento de Organización y Funciones de la Sunedu.
2. Aprobación de propuestas de documentos de gestión de la Unidad de Abastecimiento.
3. Contar con documentos de gestión obligatorios para la Unidad de Abastecimiento (POI, PIA, PIM, PAC, ROF, Resoluciones u otro documento sobre delegación de funciones no previstas en el ROF).
4. Utilización obligatoria del SIGA.5. Programar charlas sobre las tres fases de la contratación estatal
(Actos Preparatorios, Proceso de Selección y Ejecución Contractual ).6. Elaboración de directiva para la verificación posterior aleatoria de los
procesos de selección, en cumplimiento de la Ley de Contrataciones y Ley del procedimiento Administrativo General.
7. Reunión de coordinación con responsables de Oficinas y Unidades.
Principios que rigen las contrataciones del estado
Promoción del Desarrollo Humano
Moralidad
Libre concurrencia y competencia
Publicidad
Eficiencia
Razonabilidad
ImparcialidadEquidad
Economía
Transparencia
Trato justo e igualitario
Vigencia tecnológica
Sostenibilidad ambiental
Unidad de Abastecimiento
Contratación eficiente
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
Actividades :
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
Actividades :
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
Actividades
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Actividades
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Actividades
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Actividades
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Actividades
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Actividades
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Actividades
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Actividades
Recepción
Almacenamiento
Distribución
Almacén
ALMACEN
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
• Actividades
Actividades :
Hacer un cronograma de entregas de materiales a adquirir por razones de espacio.
Realizar solicitud de materiales de escritorio y suministros de oficina para su adquisición.
Instalación de ángulos ranurados. Compra e instalación de parihuelas de plástico o
madera. Implementar Buenas prácticas de almacenamiento.
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
LÍNEA DE TIEMPO PROCESOS DE SELECCIÓN
ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA
CONVOCATORIA
REGISTRO DE PARTICIPANTES
PRESENTACION DE
PROPUESTAS
Mín. 2 días hábiles
OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO
CALIFICACION Y EVALUACION DE
PROPUESTAS
PLAZOS ESTABLECIDOS PARA PROCESOS DE SELECCIÓN
ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA BIENES Y SERVICIOS
Entre la convocatoria y la presentación de propuestas, debe existir como mínimo 02 días hábiles.
Entre la convocatoria y la presentación de propuestas, debe existir como mínimo 6 días hábiles, cuando la AMC deviene de una LP, CP o AD declarado desierto.
LÍNEA DE TIEMPO PARA ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA -CONSULTORÍA Y EJECUCIÓN DE OBRAS
REGISTRO DE PARTICIPANTES
CONSULTAS Y OBSERVACIONES
ABSOLUCION DE CONSULTAS Y
OBSERVACIONES
CONVOCATORIA
Mín. 6 días hábiles
OTORGAMIENTO DE BUENA PRO
CALIFICACION Y EVALUACION DE
PROPUESTAS
PRESENTACION DE PROPUESTASINTEGRACION
PLAZOS PARA LA AMC EN CONSULTORÍA Y EJECUCIÓN DE OBRA
Entre la convocatoria y la presentación de propuestas mínimo 06 días hábiles.
Entre la convocatoria y la presentación de propuestas mínimo 08 días hábiles, cuando la AMC deviene de una LP, CP o AD declarado Desierto.
LÍNEA DE TIEMPO PARA ADJUDICACIONES DIRECTAS (ADS Y ADP)
CONVOCATORIA PRESENTACION DE PROPUESTAS
CALIFICACION Y EVALUACION DE
PROPUESTAS
REGISTRO DE PARTICIPANTES INTEGRACION OTORGAMIENTO DE LA
BUENA PRO
CONSULTAS Y OBSERVACIONES
ABSOLUCION DE CONSULTAS Y
OBSERVACIONES Consultas y observaciones: Mínimo 03 días
Absolución: Máximo 3 días.
PLAZOS PARA ADJUDICACIONES DIRECTAS
Entre la convocatoria y la presentación de propuestas mínimo 10 días hábiles.
Entre la Integración de Bases y la presentación de propuestas mínimo 03 días hábiles.
CONCLUSIONES
Cumplir adecuadamente con el Plan Anual de Contrataciones 2015.
Realizar la distribución de bienes de almacén de acuerdo a cronograma establecido.
Realizar el control de los activos fijos de la institución.
Garantizar la vigilancia, limpieza, provisión vehicular y mantenimiento de bienes de la institución.