Presentación gestion del tiempo

PROYECTATE

02 de noviembre de 2010

COMPETENCIAS DE GESTION PERSONAL:

GESTION DEL TIEMPO

Contenidos..GESTIÓN DEL TIEMPO

1. EL TIEMPO COMO RECURSO

2. CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO

3. CONTROL DEL TIEMPO

4. FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PERDIDAS DE TIEMPO

5. LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE

6. ¿COMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO?

7. LAS LEYES DEL TIEMPO

• “Cuando tengas un minuto...”• “Un día que tengas tiempo...”• “Me falta tiempo...”• “Los días sólo tienen 24 horas...”• “Perder el tiempo...”• “Ganar tiempo...”• “No tengo tiempo...”• “Ir por delante de los demás...”• “No bajar el ritmo...”

...Siempre el tiempo...Siempre el tiempo

EL VALOR DEL TIEMPO

Actividad 1: Principales dificultades en la gestión del tiempo

• La sociedad actual está sufriendo una auténtica revolución referida al tiempo. A ello concurren factores como los avances de la informática y especialmente las telecomunicaciones

• Todo hoy en día avanza muy de prisa, tanto que parece que el tiempo es algo cada vez más escaso y que además tenemos comprimido. No podemos aumentar nuestro tiempo y es muy habitual oír a los profesionales quejarse de estar sobrecargados y no "tener tiempo para nada"


EL VALOR DEL TIEMPO

• Las jornadas de trabajo se prolongan y, sin embargo, no por ello hacemos más o tenemos mejores resultados. Incluso aparece el "estrés" y perjudicamos otras facetas de nuestra vida como son nuestra familia y nuestro ocio

• Es decir, nuestro tiempo personal disminuye


EL VALOR DEL TIEMPO

DESARROLLO

PERSONAL

OCIO

CARRERA PROFESION

AL

SALUDDINERO

AMISTAD/

RELACIONES

FAMILIA

SOCIAL1º- Ordenar por orden de importancia

2º- Ordenar por dedicación en tiempo

3º- Ordenar por criterio debería

Actividad 2: Rueda de la vida

EL VALOR DEL TIEMPO

Visión “Macro”Visión “Macro”

poco realista- poco realista- insatisfactoriainsatisfactoria

Visión “Micro”Visión “Micro”

completa-completa-satisfactoriasatisfactoria

Rol social

Rol Profesio

nal

Rol Personal

Directivo

colaborador

compañero

Rol Íntimo Rol familiar

% d

e d

ed

icaci

ón

de m

i ti

em

po

CUALES SON LOS “QUÉS” DE MI TIEMPO?

Rol person

al

EL VALOR DEL TIEMPO

Frente a mi distribución de tiempo actual ¿cómo

quiero estar?

La respuesta es la clave para el equilibrio profesional-personal

supone la identificación de motivaciones principales

implica la aceptación-renuncia

Rol ProfesionalRol Profesional

Rol PersonalRol Personal

Rol-directivo

Rol-colaboradorRol-compañero

Rol Íntimo

Rol familiar

EL VALOR DEL TIEMPO

Sensación continua de falta de tiempo

Se trabaja por impulso y en lo que parece más urgente (apagafuegos)

No se sabe por donde empezar

Incumplimiento de plazos y compromisos

Tensión nerviosa Estrés Exceso de trabajo Presión del tiempo (el

tiempo determina la vida)

SINDROME DE SINDROME DE LA FALTA DE LA FALTA DE

TIEMPOTIEMPO

CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO?

EL VALOR DEL TIEMPO

Dependen del comportamiento

Abarcar mucho

Falta de delegación

No saber decir “no”

Aplazamientos

Falta de concentración

...

Dependen del entorno Llamadas telefónicas

Atascos de tráfico

Visitas inesperadas

Entorno desordenado

Urgencias

. ..

Internos Externos

CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO?

EL VALOR DEL TIEMPO


EL VALOR DEL TIEMPO

• La incorrecta gestión del tiempo influye negativamente en nuestros resultados, objetivos, toma de decisiones, en definitiva en nuestra percepción de eficacia, tranquilidad, seguridad y a la postre felicidad

¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras vidas?

En primer lugar debemos considerar el tiempo como un recurso y, por lo tanto, aprender a gestionarlo de forma adecuada

No se puede olvidar que el número de horas dedicadas a una tarea no es directamente proporcional a la calidad de la misma. De hecho, el dedicar muchas horas puede provocar fatiga y con ella aumentar la posibilidad de cometer errores

1 EL TIEMPO COMO RECURSO

CALIDAD DEL TRABAJO

VALORDELATAREA

VALORDELATAREA

Tiempo dedicado a la tareaTiempo dedicado a la tarea

Perfeccionismo

Chapuza

Eficacia


RENDIMIENTO DIARIO

Nº HORAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

RENDIMIENTO


La eficacia del uso del tiempo deberá medirse en términos de resultados obtenidos

EL RENDIMIENTO diario de una persona es ascendente desde las primeras horas del día hasta aproximadamente las 6 horas de trabajo continuado, en que comienza a descender. El punto de máximo rendimiento se encuentra entre las 4 y 6 horas


¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras vidas?

1 EL TIEMPO COMO RECURSO:

• El tiempo como recurso posee las siguientes CARACTERÍSTICAS:

Es INFLEXIBLE: “lo que se ha perdido no se puede recuperar jamás”

Es INVARIABLE: “no se puede alargar, estirar, comprarlo o detenerlo”

Es EQUITATIVO: “todo el mundo dispone de 24 horas al día para utilizarlo”

Es CONTROLABLE: “se puede gestionar y administrar para obtener la mayor utilidad del mismo”

2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO

• Uno de los primeros pasos que debemos dar para gestionar mejor nuestro tiempo es analizar ¿por qué no tenemos tiempo?

• A esta pregunta se suelen dar múltiples respuestas, curiosamente muchas veces referidas más a los demás que a nosotros mismos

• Por ejemplo, muchos directivos/as justifican su falta de tiempo por: tener que revisar el trabajo de miembros de su equipo, incompetencia de otros, errores cometidos por personas bajo su supervisión, interrupciones inesperadas, llamadas telefónicas…


¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo de los demás?

• Según estas afirmaciones podría parecer que no tiene mucho sentido aprender a gestionar mejor nuestro tiempo, sino el de los demás. Sin embargo, hay causas que nos cuesta reconocer, pero que sí dependen de nosotros:

• Falta de organización de nuestro trabajo• Falta de puntualidad• Inseguridad• Aceptación de más trabajo del que podemos atender• No delegar en nuestros/as colaboradores/as


¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo de los demás?

• Según Willian Oncken, consultor norteamericano dedicado al estudio del tiempo de los directivos, desarrolló una teoría relacionada con la aceptación de cada vez más responsabilidades, asumiendo tareas que no nos corresponden. A esta teoría la llamó "Teoría de los Monos"

Según Oncken los problemas son como monos que, si no tenemos cuidado, acaban subiéndose a la espalda de los/as directivos/as

Actividad 3: Test como gestiono mi tiempo

3 CONTROL DEL TIEMPO

• Existen tres niveles de conciencia sobre nuestra actividad:

• Lo que creemos que deberíamos hacer• Lo que creemos que hacemos• Lo que realmente hacemos

• Existen barreras psicológicas que hacen que estas tres dimensiones no coincidan entre sí

Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo que realmente hacemos


• La solución está en conseguir que lo que deberíamos hacer coincide con lo que realmente hacemos

• Podemos disponer de una serie de herramientas que nos permitan analizar cómo utilizamos nuestro tiempo:

• Realizar un diario completo de nuestras actividades• Establecer prioridades• Adecuar el tiempo a los objetivos que queremos alcanzar

Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo que realmente hacemos


• Realizar un diario completo de nuestras actividades (recomendación)

• Consiste en realizar un seguimiento de todas y cada una de las actividades que llevamos a cabo durante un tiempo determinado. Por ejemplo: una semana o un mes

• Para ello, será útil diseñar un diario de actividades y en él:• Anotar todas las actividades que desarrollamos

durante el día sin excepción• Lo mejor anotar las actividades según se vayan

produciendo.• Describirlas con precisión• Al final del día, anotar los comentarios sobre las

actividades realizadas con una visión autocrítica para tener una visión de cómo ha transcurrido el día


Establecer prioridades: prioridades A, B, C

Debemos tener en cuenta la repercusión que estas actividades pueden tener en los objetivos finales

Podemos clasificarlos en tres categorías:

Categoría A: Serían las más importantes. Suelen ser pocas, pero cualitativamente muy importantes

Categoría B: Actividades de importancia intermediaCategoría C: Son las que menos incidencia tienen en

los resultadosAdecuar el tiempo a los objetivosDebemos reflejar cada día los objetivos que queremos alcanzar y qué actividades haremos para conseguirlosActividad 4: La agenda fantasma

Cómo utilizar la agenda

Una agenda es un instrumento, no un fin en sí mismo

Cuanto más sencilla, más útil

No planificar más del 40% del tiempo

Utilizar una sola agenda, a ser posible portátil

Con una semana completa a la vista

Que indique fecha y hora

Evitar la dependencia o el olvido

AGENDA

2010


4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO

Visitas inoportunas Interrupciones Llamadas de Teléfono Reuniones

En conjunto, consisten en interrupciones que suponen un gasto de tiempo adicional y que, generalmente, no inciden favorablemente en nuestros resultados

Hay que aprender a controlar estas interrupciones

Actividad 5: Control de ladrones

VISITAS: Acostumbre a los visitantes a solicitar la entrevista

Establezca horas de incomunicación. Hágalas respetar

Fije un plan para la entrevista. coméntelo con su interlocutor y cíñase a él

Aprenda a decir NO

Póngase de acuerdo con un/a compañero/a en alguna clave de interrupción que le permita acortar la entrevista, o terminarla

Procure que se agrupen siempre varios asuntos para una entrevista

Trate de anticiparse a ciertas entrevistas yendo usted al despacho de los demás. Controlará mejor su tiempo

Control sobre los factores que roban el tiempo


INTERRUPCIONES:Esta entrevista ¿Es realmente necesaria?.En muchos casos con una simple llamada es suficiente

Controle sus interrupciones, estableciendo citas previas. Las personas respetarán el tiempo de usted, si les demuestra que usted también lo hace

Programe reuniones periódicas fijas con sus colaboradores/as.

“Pasaba por aquí”, dice el/la compañero/a de trabajo.Dígales claramente que está muy ocupado. Sugiérales una mejor ocasión para la visita

!Escóndase!. Hay quien cae en la cuenta de que les viene muy bien comer más temprano, para trabajar un rato sin que nadie les moleste

¿En tu mesa o en la mía?. Cuando necesite algo de alguien, vaya a su mesa. Es así, usted, el que controla la visita. Ponga su mesa con orientación que no quede mirando a la cara de los que pasan por allí

Si recibe una visita inesperada, quédese de pie. No tenga una silla cerca de la mesa



LLAMADAS DE TELEFONO:Programe siempre sus llamadas de teléfono

Concentre sus llamadas en determinados momentos del día

Tenga a mano todos los documentos necesarios

Si la llamada es larga, dirija la conversación con dinamismo.

Acostumbrar a sus interlocutores a que le llamen a horas determinadas

Si es posible delegar parte de las llamadas, para que nos sirva de filtro, dándole una lista “negra” de personas con las que no desea hablar

Tener a mano un instrumento que le permita hacer anotaciones por escrito, mientras habla por teléfono

Establezca períodos de incomunicación y haga que se respeten



No urgent

es

Urgentes

Importantes No importantes

5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE

Priorizar tareasPriorizar tareas

Actividad 6: Priorización de tareas

Cualquier tarea que realizamos tiene un grado de importancia y un grado de urgencia.

•Hacerlas cuanto antes

•Controlarlas a fondo si requieren la intervención de otros

•Prioridad absoluta sobre el resto

•Delegarlas si es posible

•Buscar caminos rápidos y sencillos para su ejecución

•Agruparlas al máximo en la distribución del tiempo.

•Se deben planificar para evitar que caigan en el olvido.

•Con el tiempo alcanzan el grado de crisis.

•Se pueden establecer fácilmente objetivos sobre ellas.

•¿Se pueden evitar?

•Delegación Automatización

•Ocupar vacíos de planificación

•Reconvertirlas (Cambios en el método de trabajo, formación de terceros...)

No urgent

es

Urgentes

Prioriz

ar Importantes No importantes


Priorizar tareasPriorizar tareas


Es importante aprender a distinguir entre lo que es realmente urgente y no se puede aplazar, de aquello que lo parece, pero que no lo es tanto o que incluso hay otras personas que pueden ocuparse de esa tarea

Una tarea urgente requiere un realización inmediata, pero a veces son poco importantes y en este sentido pueden ser delegadas

Debemos concentrar nuestro esfuerzo en aquellas tareas importantes, que son largas, complejas, no delegables y que son el núcleo de su actividad directamente relacionadas con la consecución de los objetivos

6 ¿CÓMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO?

1.- Programar las actividades de cada día2.- Agrupar las acciones relacionadas entre sí3.- Evitar las interrupciones cuando estamos

realizando tareas importantes4.- Dedicar un tiempo para cada actividad5.- Ser flexible ante situaciones imprevistas6.- Dedicar un tiempo personal (para pensar)7.- Mantener a la vista el programa de

actividades

Ley de Parkinson

Todo trabajo se dilata indefinidamente para ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización

7 LAS LEYES DEL TIEMPO

Leyes de Murphy

Nada es tan sencillo como parece al principio

Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio

Si algo puede ir mal, irá mal


Leyes de Acosta

El tiempo que requiere una tarea

crece cuando la interrumpimos y la

reanudamos

Para una tarea corta siempre hay un

minuto, para una larga nunca hay

tiempo

Lo perfecto rara vez resulta rentable


Ley de Pareto

El 80% de la eficacia de una persona

proviene del 20% de las actividades

que hace


PAUTAS DE ACCION

ACCION, ACCION, ACCION...ACCION, ACCION, ACCION...

Algunos consejos:Si quieres que algo ocurra: asígnales un tiempo

Evita la tentación de abordar antes lo que es corto y cómodo

Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes de las que podrías hacer

Lo urgente nos lleva al estrés, lo importante a los objetivos

Busca la perfección en el conjunto, no en cada tarea

El estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente

Concéntrate en asumirlo y en hacerlo

Un espacio ordenado ayuda a la concentración

Exte

rnos

¿Qué factores de mi entorno ¿Qué factores de mi entorno limitan mi tiempo?limitan mi tiempo?

PLAN DE ACCION PERSONAL

1.

2.

3.

4.

FactoresFactores Acciones de controlAcciones de control

1.1

1.2

2.1

2.2

3.1

3.24.1

4.2

Reflexión para la acción

Business

Presentación gestion del tiempo