Presentacion med one 2 parte 1

Presentacion Med One 2 Parte 1 - Presentation Transcript

1. Parte 1Facturación Electrónica por MedOne 2 Prof. MilcaV. Martínez Email: [email protected] BLOG: www.profmmartinez.wordpress.com

2. El propósito de esta presentación es facilitarle la configuración del sistema y así evitar aquellos errores que son comunes antes de hacer el primer envió electrónico. Para poder comenzar la configuración del sistema debe tener todos los datos disponibles del/los proveedor(es) a la mano. Entiéndase: Direcciónfísica y postal, Númerosde teléfonos/fax, Números de proveedor para cada uno de planes médicos con los cuales tenga contrato, Tarifascontratadas, Cubiertas con sus respectivos deducibles/co-pagos y Tarifasprivadas Tenga en cuenta que NO se pueden entrar caracteres especiales que no sean alfanuméricos. Como por ejemplo: #, /, - en ninguno de los campos. Aún cuando el sistema le permita entrarlo, al momento de generar el archivo electrónico le puede traer problemas ya que el archivo electrónico (837) no permite este tipo de caracteres. En esta presentación podrá notar con una flecha ( ) cuáles son los campos requeridos que deben estar llenos para así poder evitar errores. Introducción a Primera Parte MedOne 2

3. Inmediata MedOne 2 es el mas completo sistema de manejo de oficina, para la administración y la facturación de oficinas médicas, con la capacidad de manejar diversos sectores de la industria de salud, tales como: Oficina Médicas Servicios de Anestesia Patologías y Laboratorios Clínicos, Radiologías y otros Centro de Salud Clínicas Ambulatorias Servicios de Transportación (Ambulancia) Compañías de Facturación de Servicios de Salud

4. MedOne 2 MedOne 2 ofrece: Reconciliación electrónica automática de las Explicaciones de Pago Confirmación de envíos y rechazos de facturas Capacidad para manejar múltiples proveedores y productores, lo que permite facturación en grupos Creación de diversos grupos de servicios comunes en planillas Identificación del usuario por la transacción y calculo de tarifas según el lugar de servicio Calculo de deducibles según el plan medico y la cubierta del paciente Opción de limitación de servicio por condición o por ano de contrato Estados de cuentas y facturas a pacientes MedOne 2

5. Ventajas MedOne 2 Seguimiento al expediente médico: Expediente que incluye información demográfica y de salud. Expediente clínico del paciente (PSOAP, historial de vitales, ordenes de referidos, respuesta a referidos, ordenes de laboratorio, ordenes de estudios, recetas, historial de medicamentos y certificados médicos).

6. Otras Ventajas Funcionalidades y Beneficios-MedOne 2 Capacidad de múltiples libros de citas e integración con áreas al sistema. Datos estadísticos del funcionamiento de su practica. Verificación electrónica de la elegibilidad del paciente para planes médicos participantes. Bloqueo de diagnósticos y servicios por planes médicos. Integración efectiva de las licencias de ICD-9 y CPT. Varios reportes de graficas de las estadísticas de su práctica.

7. MedOne 2 MedOne 2 también ayuda con el manejo de las cuentas por cobrar, ofreciendo informes detallados de la deuda y distintas herramientas para su seguimiento. Además, los niveles de seguridad permiten crear cuentas para usuarios designadas por el administrador principal del programa. MedOne 2

8. Apoyo y Mantenimiento Inmediata ofrece acceso a un equipo de apoyo de sistema para todos nuestros productos y servicios. Actualizaciones automáticas a través del Internet Adiestramientos

Asistencia a los sistemas de facturación Servicios al Cliente Nuevas versiones del sistema

9. Configuración del Sistema Información necesaria para configurar el sistema: Dirección física y postal Números de Teléfono y Fax Numero de Proveedor Tarifas contratadas Cubiertas: deducibles/copagos Tarifas privadas *Importante: no ingresar al sistema caracteres especiales que no sean alfanuméricos (#, /, - en ninguno de los campos.

10. “Shortcuts” 11. Mantenimientos de Grupos 12. Mantenimientos de Grupos

Los campos requeridos son los siguientes: Nombre Postal Tel. 1

13. Mantenimientos de Grupos Los demás campos son opcionales. El lema, dirección postal y teléfono, saldrá a modo de Headerjunto con el nombre, en los documentos que provee el sistema: por ejemplo Factura de Paciente, Estados de Cuenta, Recibos, Certificados, etc. El campo de Lugar de Servicio Típico, se utiliza para que, dentro de la factura, aparezca como default el lugar seleccionado (Se configura dentro de Lugares de Servicio). Una vez termine de llenar los campos correspondientes, oprimirá la opción de ACEPTAR (F8), y luego SALIDA (F12).

14. Mantenimiento de Productores 15. Mantenimiento de Productores

Click Archivo/Productores En el campo de Productor escribirá la forma en que va a identificar al Productor/Proveedor. Oprima ENTER. Luego preguntara si desea registrarlo, oprima SI.

16. Mantenimiento de Productores Llenara los campos que apliquen: Licencia: anotara la licencia otorgara por el Colegio de Médicos de Puerto Rico. AC: Licencia de Narcóticos Federal DM: Licencia de Narcóticos Estatal Hogar, Celular, Localizadores “Beeper”, Correo Electrónico “Email”: Estos campos son para uso personal, los mismos no saldrán en ningún documento o factura. Código de Especialidad TaxonomyCode: Este código identifica la especialidad del proveedor. Para escoger el mismo debe seguir los siguientes pasos: Click en lupita:

17. Búsqueda de Código de Especialidad 18. Búsqueda de Código de Especialidad

Para poder buscar la especialidad del proveedor que esta configurado, debe primero abrir la columna del centro colocando el cursor entre “Taxonomy” y Especialidad hasta que el cursor cambie su forma y arrastrar la columna hacia la derecha. Si coloca la flecha del “mouse” encima de la especialidad le dará el nombre completo. De este forma podrá ver con claridad las diferentes especialidades.

19. Búsqueda de Código de Especialidad Seleccione con doble Click la especialidad que corresponda al proveedor que esta configurando, de esta forma le traerá el código en el campo correspondiente. Grupos a los que este productor pertenece: Debe darle un click en la hoja blanca y seleccionar el grupo correspondiente. Click ACEPTAR (F8) / SALIDA (F12)

20. Lugares de Servicio 21. Lugares de Servicio

ClickArchivos/Lugares de Servicios En el área de “Lugar” va a escribir la forma en que va a identificar las(s) oficinas(s) en donde el doctor vea pacientes. (Ej. Las siglas de la oficina o del hospital). Oprima ENTER.

22. Asegúrese de marcar el campo de Lugar Activo. Lugar de Servicio: Nombre de la oficina/hospital, etc. Este campo llenara el Encasillado #32 de la CMS 1500 (08/05).

Código: escoja el que corresponda. Type of Bill: Solo si utiliza en la CMS 1450 (UB 04). Identificadores de la Facilidad: Llenar según aplique. Debe crear una Facilidad de Servicios por cada oficina, hospital, clínica, etc. OJO: Si el proveedor ve pacientes en ER, OPD y Piso, hay que crear un Lugar de Servicio por cada uno de estos, ya que el código cambia (23, 22, 21, etc.) Para crear un nuevo POS solo oprima ACEPTAR (F8) y proceda a crear el próximo. Una vez termine, oprima SALIDA. Lugares de Servicio

23. Mantenimiento de Referidos 24. Mantenimiento de Referidos

Click Archivos/Referidos En el área de Código anote la forma en que va a identificar al medico que refiere. Oprima ENTER. Le preguntara si desea registrarlo, Oprima SI. Los siguientes campo son requisito: Nombre Código de Especialidad NPI Los campos de Dirección, Teléfonos, “E-mail”, WWW son de forma opcional. Para hacer la Búsqueda de Referidos: click en la lupita. Entre el método de búsqueda en el Encasillado correspondiente y luego oprima ENTER. Seleccione al proveedor con doble click.

25. Mantenimiento de Referidos 26. Mantenimiento de Diagnósticos

Click Archivos/ Diagnósticos/Central de Diagnósticos 27. Mantenimiento de Diagnósticos

El sistema viene ya con el Manual de Diagnósticos ICD-9 integrado. Al entrar el código le traerá una descripción del mismo. Según se creen facturas, el sistema genera un listado de todos los procedimientos / servicios (CPT) facturado con dicho diagnóstico, así como un listado de pacientes cuyo diagnóstico principal sea el seleccionado.

28. Mantenimiento de Diagnósticos Aquí puede cambiar la descripción del diagnóstico para facilitar la búsqueda, así como seleccionar si el mismo es de uso común o no.

29. Central de Servicios (CPT) Entre el código correspondiente y oprima ENTER. Le traerá una breve descripción del procedimiento / servicio. También tiene la opción de ver las Tarifas por plan medico (siempre y cuando se hayan configurado previamente), así como los pacientes que tengan el código seleccionado en alguna de sus facturas.

30. Central de Servicios (CPT) 31. Mantenimiento General

Aquí puede cambiar la descripción del servicio, así como trabajar con los campos que correspondan. 32. Mantenimiento de Macros

En el campo de Macro escriba la forma en que vaya a identificar al mismo. Debe comenzar SIEMPRE con un asterisco (*). Ver ejemplo: Oprima ENTER. Le preguntara si desea registrarlo, oprima SI.

33. Mantenimiento de Macros Descripción: escriba el nombre asignado para el macro que esta creando. (Ver ejemplo anterior). Clicka la hoja blanca esta traerá la pantalla de búsqueda de servicios: Entre el código de servicio, ENTER Entre la cantidad del servicios, ENTER Añada todos los códigos que pertenecen al macro. ACEPTAR.

34. Mantenimiento de Modificadores ClickArchivos/Servicio/Modificadores El sistema tiene ya lista de modificadores, según aparece en el CPT. Aun así, existen modificadores creados por los diferentes planes médicos. En este caso, entre el código nuevo en el campo correspondiente, oprima ENTER, le preguntara si desea registrarlo, oprima SI y escriba una descripción del mismo.

35. Mantenimiento de Modificadores 36. Central de Planes Médicos

ClickArchivo/Planes Médicos/Central de Planes Médicos ClickGeneral Desde esta pantalla se puede configurar la dirección, teléfonos y persona contacto de un plan. Es en esta pantalla en donde también se crean planes médicos nuevos.

37. Central de Planes Médicos

38. Central de Planes Médicos Opciones General Escoja las opciones según aplique Tipo Plan Médico: Debe escoger las siglas del plan que esta configurando. De acuerdo a lo que usted escoja el sistema le configurara el área de proveedores según los requisitos para el mismo. Es de suma importancia seleccionar las siglas correctas. Si el plan aun no recibe facturación electrónica, debe escoger la opción de OTRO. Escoja las opciones según aplique Formato de Factura: Seleccione como desea imprimir las forma CMS 1500 si en la forma original o en una hoja en blanco.

39. Central de Planes Médicos Los demás campos dentro del Mantenimiento de Planes y el Mantenimiento de Proveedores el sistema lo configurara de forma automática al oprimir la opción de Preparar X12 (Ver ilustración a la derecha).

40. Reglas-Tarifas Esta área se configura según la especialidad del proveedor. Llene según aplique. Central de Planes Médicos

41. Reglas del Plan Central de Planes Médicos Llene ésta área según aplique. El MultiCarrierSystemCode: es provisto por Medicare. Permite el „crossover‟ entre Medicare y los planes complementarios. No todoslos planes secundarios tienen este código.

42. Central de Planes Médicos Configuración Llene las descripciones según sea necesario. Esto le ayudará más adelante a configurar el Mantenimiento de Cubiertas. Note que son casos en donde los (%) de deducibles varían dentro de una misma cubierta. Cubierta 1 / Cubierta 2: se utiliza para nombrar la cubierta primaria y secundaria. Típicamentese utiliza para Triple S y para MedicalCardSystem (MCS). Una vez terminado, oprimir Salida – Aceptar – Preparar X12. Este proceso se encargará de configurar el Mantenimiento de Planes Médicos y el Mantenimiento de Proveedores de acuerdo a los requisitos de cada plan médico para el envío electrónico.

43. Central de Planes Médicos 44. Mantenimiento de Tarifas

ClickArchivos / Planes Médicos / Mantenimiento de Tarifas Escoja el plan que vaya a configurar. Entre el código de servicio (CPT), y oprima ENTER. El sistema le preguntará si desea registrarlo, oprima SI. Si el código esta previamenteregistrado y desea modificarlo, oprima la opción de EDITAR

45. Mantenimiento de Tarifas 46. Código de Facturación: es el código que saldrá impreso en la CMS 1500

Tipo de Servicio: seleccione según el código que está configurando. Tipo de Tarifa: seleccione según el código que está configurando. Categoría de Deducible: seleccione según el código que está configurando. Tarifa: entre la tarifa contratada por el plan médico. OJO: Esto no es el cargo usual/elevado. Para el cargo usual/elevado, debe entrarlo en el Mantenimiento de Servicios. Modificadores: si el servicio SIEMPRE se factura con algún modificador, debe escogerlo en esta área. De esta forma SIEMPRE le traerá el mismo al momento de facturar. También pude entrar el modificador dentro de la factura. Período Post-Operatorio: según sea el caso. Tipo de Cubierta: escoja según aplique Base de Anestesia: se utiliza solo para Medicare/Medicare HMO/Medicare Advantage – solo anestesiología. Rev 1: el revenuecode se utiliza solo para facilidades médicas (UB92) Tarifa Activa/Requiere Pre-Autorización…: seleccione según sea el caso. Una vez oprima ACEPTAR puede entrar otro código. Mantenimiento de Tarifas

47. Mantenimiento de Tarifas Excepciones Se utiliza mayormente para la configuración de códigos de vacunas y de terapia física. Se configura cuando hay un servicio en donde el paciente paga un deducible fijo diferente al deducible de la visita. Para esto debes tener marcado Permite Excepciones en la Información General. Excepciones por Cubierta: doble click en la cubierta. Proceda a llenar los campos según aplique.

48. Mantenimiento de Tarifas

49. Mantenimiento de Cubiertas Click Archivo /Planes Médicos /Mantenimiento de Cubiertas Escoja el plan médico Entre la cubierta a configurar. Le preguntara si desea registrarla, oprima SI. Si la cubierta va esta previamente configurada, oprima Editar.

50. Mantenimiento de Cubiertas 51. Descripción: escriba una breve descripción de la cubierta (ej. Paga $12.00) [opcional].

Días de Espera: llene según aplique. Cubierta Capitada(Capitation): llene según aplique. Participante de Medigap: todas las cubiertas complementarias TIENEN que tenermarcado esta opción. De esta forma, al crear la factura dejará el 20% pendiente de pago al plan secundario y al paciente No cubre ded. anual Medicare: las cubiertas C6 y C7 de Triple S NO cubre el deducible anual de Medicare, por ende, el paciente es responsable de cubrirlo. Ded. Fijo por Encuentro: se utiliza para los planes de la Reforma de Salud. Categorías de ded.: indique el % de deducible según la categoría. Se utiliza mayormente para procedimientos y/o estudios. NOTA: en el caso de Medicare, se escribirá 20 (%) en los 4 campos, a excepción de Psiquiatría que debe ir 50 (%). Ded. De Visitas: llene los campos de acuerdo a la especialidad del proveedor. Mantenimiento de Cubiertas

52. Mantenimiento de Proveedores 53. Identifique el Tipo de Entidad: si es persona o no persona (corporativo)

Dirección: postal, saldrá en el encasillado 33 de la forma HCFA 1500. (Recuerde: no puede tener ningún carácter especial). Grupo Asignado: escoja el grupo que se configuró inicialmente. Si tiene duda, puede dar click en lupita y seleccionar. Patronal/Seguro Social: si va a facturar a nombre de una corporación entre el número de seguro social patronal. Si se va a facturar de forma personal, entre el número de seguro social del proveedor. (El mismo debe ser sin guiones ni espacios). Vendor o Proveedor: entre el número de proveedor para el plan que está configurando. Núm. Prov. Otro: se queda en blanco. CLIA ID: llene solo si aplica (solo para laboratorios). Cert. Mamografía: llene solo si aplica. Código de Especialidad (Taxonomy): siga las instrucciones de la página 6 para localizar el mismo. Escoja el Plan y entre la forma en que va a identificar al proveedor en sistema, ENTER. El sistema le preguntará si desea registrarlo, oprima SI.

54. Información Base: Esta pantalla se configura prácticamente sola al oprimir la opción de Preparar X12 dentro del Mantenimiento de Planes Médicos. Tipo de Caso, Razón y Rayos X: Seleccione según aplique. ADM Type, ADM Source, Pte Status: Se utiliza solo para facilidades médicas; seleccione según aplique. Mantenimiento de Proveedores

55. Mantenimiento de Proveedores 56. Información Técnica

Esta pantalla se relaciona a quien envía y quien recibe los archivos electrónicos. Al oprimir la opción de Preparar X12 dentro del Mantenimiento de Planes Médicos el sistema lo configura de forma automática. Es importante que tenga las siglas del plan que se está configurando en el campo de Tipo de Plan Médico en Opciones (ver página 17). Mantenimiento de Proveedores

57. Mantenimiento de Proveedores 58. Contactos

Debe llenar con el nombre de la persona encargada de la facturación en la oficina, al igual que con al menos, un número de teléfono. Debe notar que los teléfonos están entrados sin guiones. Encargado de Transmisiones: al oprimir Preparar X12 el sistema le llenará con la informaciónde nuestra oficina. Mantenimiento de Proveedores

59. Mantenimiento de Proveedores 60. Detalle de Médicos

Aquianadira al/los productores que pertenecen a este proveedor. Mantenimiento de Proveedores

61. Para esto haga click en la hoja blanca. Esto le llevará a la pantalla de búsqueda de productores; seleccione al proveedor con doble click. Para Humana, Medicare, Triple S y Otros debe sombrear al productor y presionar la hoja amarilla. Mantenimiento de Proveedores

62. Mantenimiento de Proveedores 63. Click Archivo / Pacientes / Central de Pacientes

En el campo de Récord escribirá el número de récord asignado al paciente, enter. Le preguntará si desea registrarlo, oprima SI Central de Pacientes

64. Central de Pacientes 65. Para modificar el récord de un paciente, entre el número de record y oprima ENTER. Luego oprima la opción de

Paciente bajo el área de Mantenimiento. Oprima Editar yhaga los cambios correspondientes. Saldrá un Wizard para entrar la data demográfica del paciente. Una vez llene los campos correspondientes, oprima Próximo. Central de Pacientes

66. Central de Pacientes 67. Central de Pacientes 68. Recuerde que NO debe entrar ningún carácter que no sea alfanumérico. O sea, - / * ( ) & #….

Estos no son procesables electrónicamente. Privacidad: si usted le entregó las políticas de privacidad de su oficina al paciente, marque esta opción. De esta forma podrá tener constancia de quien tiene o no firmado dicho recibo. NOTA: Esto no le exime de tener el mismo firmado en el expediente del paciente. Central de Pacientes

69. Instrucciones especiales…: si el paciente dio alguna instrucción para el manejo de información protegida, puede anotar estas instrucciones en este espacio. Nuevamente, debe tener estas instrucciones específicas en el expediente del paciente. Central de Pacientes

70. Central de Pacientes Estapantallaestotalmenteopcional.

71. Central de Pacientes 72. Si el pacientees referido por algún médico, puede seleccionarlo en la lupita.

De igual forma, puede colocar la fecha de la primera y última visita. Además tiene un área para escribiralguna nota o nota clínica. Ej. Pacientealérgico a la penicilina. Central de Pacientes

73. Central de Pacientes 74. Llene la información del plan primario del paciente. Debe escribir el nombre del paciente tal y como aparece en la

tarjeta del plan médico. NOTE LO SIGUIENTE: 1. Que el número de contrato no lleva guiones ni espacios. 2. En Medicare el campo de grupo y compañía SE QUEDA VACIO. 3. En la dirección no hay caracteres especiales. 4. Para Medicare y Medicare Advantage el paciente SIEMPRE ES EL MISMO ASEGURADO. No importa con qué letra termina el número de contrato. Central de Pacientes

75. Central de Pacientes 76. NOTE LO SIGUIENTE:

1. El número de contrato, ni grupo no tiene guiones ni espacios. 2. En Relación, se escoge según aplique (cónyuge, hijo, etc.) 3.En Información del Asegurado, TIENE que colocar la información del asegurado principal. Esto incluye el NUM. DE CONTRATO y la Fecha de Nacimiento. Si desea imprimir el record demográfico, seleccione la opción para esto. Unaveztermine, oprima FIN Central de Pacientes

77. Central de Pacientes 78. Referencias

Inmediata (2011). Recuperado el 12 de abril de 2011 en http://www.inmediata.com/downloadscenter.asp Recuperado del Manual de Procedimientos #1 de Med One2 de Inmediata.

79.



2. El propósito de esta presentación es facilitarle la entrada de facturas, el envío electrónico y cuadre de facturación, etc. Para poder comenzar a facturar, debe estar el programa configurado (Médicos, Planes, Tarifas, Cubiertas, Pacientes, etc.) como explica la primera parte del adiestramiento. Tenga en cuenta que NO se pueden entrar caracteres especiales que no sean alfanuméricos. Como por ejemplo: #, /, - en ninguno de los campos. Aún cuando el sistema le permita entrarlo, al momento de generar el archivo electrónico le puede traer problemas ya que el archivo electrónico (837) no permite este tipo de caracteres. En esta presentación podrá notar con una flecha ( ) cuáles son los campos requeridos que deben estar llenos para así poder evitar errores. Introducción a Segunda Parte MedOne 2

3. “Shortcuts” 4. Entrar a Central de Paciente

Debe colocar el número de Record del paciente en el encasillado correspondiente donde le permitirá ver la data demográfica. Luego debe oprimir Facturar en el área de Tareas. Crear Factura

5. Crear Factura 6. Crear Factura 7. Encabezado

Grupo y Productores: si en su oficina hay un solo Grupo y un solo Productor estos campos se llenan automáticamente. Si hay más de un Grupo y/o Productor debe seleccionarlo según como se configuro en el sistema. Lugar de Servicio: seleccione el lugar donde se brindo el servicio al paciente. Tenga en cuenta que si el paciente se atiende en diferentes facilidades, se deben realizar facturas separadas. Ej.: pt atendido en sala de emergencia (23) y luego se dio seguimiento en piso (21) se deben realizar facturas individuales. Ingreso/Alta: entre las fechas de ingreso y alta si el paciente fue visto en una facilidad hospitalaria. De lo contrario, puede dejar los campos en blanco. Crear Factura

8. Encabezado Referido: se utiliza cuando se facturan consultas, procedimientos y/o estudios. Típicamente para Reforma y Medicare Advantage. Tenga en cuenta, la especialidad médica y al plan médicos que va a facturar. Ej. Laboratorios / Rayos X, etc. Si el plan se factura de forma electrónica, debe marcar el encasillado (• ) que le sigue con un checkmark. Recuerde que el médico ya debe estar configurado. Núm. / Fecha: esta opción se utiliza únicamente para Reforma. Entre el número de autorización que trae el referido y la fecha de emisión del mismo. Crear Factura

9. Facturar A Facturar A: Le saldrá por „default‟ el/los planes médicos registrados en el record del paciente. Si desea hacer una factura específicamente para un solo plan, abra el triangulito y seleccione. F. Servicio: entre la fecha de servicio F. Enfermedad: si la conoce, de lo contrario, llene con la misma fecha de servicio. Proveedor: saldrá el proveedor una vez se haya configurado en el Mantenimiento de Proveedores. Crear Factura

10. Facturar A Pre-Auto: si el servicio que está facturando requiere número de pre-autorización, entre el mismo en este campo (encasillado 23 de la forma HCFA 1500). Control Plan: en caso de una revisión de factura, entre aquí el número de control interno (ICN) que aparece en la explicación de pago del plan. Dx: entre los diagnósticos que correspondan al paciente. Debe entrarlos utilizando el punto (.). Ej. 250.00. También puede buscarlos en la lupita. Una vez entre el/los diagnósticos del paciente, oprima ENTER. También puede accesar la pantalla oprimiendo la hoja blanca. Entre el código de servicio (CPT), ENTER. Crear Factura

11. Crear Factura 12. Detalle de Servicios

DX: note que saldrá el código de diagnóstico principal; si abre el triangulito puede seleccionar el diagnóstico que concuerde con el servicio entrado. También puede seleccionar más de un diagnóstico para el mismo código de servicio. Cant.: entre la cantidad de veces que se brindó el servicio al paciente el mismo día. Cargo al Paciente: debe salir el deducible/co-pago a pagar por el paciente, siempre y cuando se hayan configurado las cubiertas con sus deducibles correspondientes. Desde/Hasta: entre las fechas de servicio para éste código.

Narrativo: llene según aplique. Modificadores: si el servicio lleva modificador, lo puede entrar en los campos correspondientes. Tarifas/Deducibles: estos campos deben salir de forma automática siempre y cuando sehayan configurado las tarifas y cubiertas. Crear Factura

13. Al Aceptar el servicio, le permite entrar un próximo código de ser necesario. De lo contrario, oprima Salida. En el caso de Medicare y algún plan complementario, aparece la tarifa de Medicare con el 20% de deducible pendiente de pago por el plan secundario. LastSeen: solo para Terapia Física – entre la fecha de la última visita del paciente con el Fisiatra. Una vez la factura es creada, antes de aceptarla, debe entrar a Opciones Crear Factura

14. Facturación para Quiropráctico, Accidentes, Facilidades, OB-Gyn 15. 16. Causas Relacionadas al Accidente: puede escoger hasta 3 opciones. Entre también la fecha del Accidente

Paciente Embarazada: EDOB: entre la fecha en que se espera que la paciente dé a luz y LMP: entre la fecha de la última menstruación de la paciente. Manipulación Espinal: entre las fechas según aplique y la naturaleza de la condición. Otras Opciones: ésta área viene ya configurada del Mantenimiento de Proveedores. Institucional Claims: llene los campos según aplique. **NOTA: debe comunicarse con el plan médico si tiene dudas de cómo llenar ésta área. Facturación para Quiropráctico, Accidentes, Facilidades, OB-Gyn

17. Al facturar anestesia, el sistema pedirá que registre la cantidad de minutos que duró la anestesia. Al aceptar la factura, le pedirá la siguiente información. Esto es para mantener un registro de las anestesias suministradas. Una vez llene los campos, oprima Salida. Anestesia

18. Anestesia 19. Entrada de Pago de Paciente 20. Si al paciente le corresponde pagar algún deducible/co-pago, le preguntará si desea aplicar pago, oprima SI.

Escriba la cantidad pagada por el paciente en el campo correspondiente. Seleccione el tipo de pago Entre la Referencia si aplica (ej. núm. de cheque, núm. de transacción) Asegúrese de seleccionar la factura a la cual le está aplicando al pago en la columna de OK y marque sobre el recuadro para seleccionarlo. Oprima Aceptar. Le permitirá imprimir recibo del pago. Entrada de Pago de Paciente

21. Someter Facturas 22. Puede imprimir una factura de paciente que también le funciona como recibo seleccionando el encasillado

correspondiente De igual forma puede imprimir la forma CMS1500 del/los planes que está trabajando. El encasillado EMCdebe estar seleccionado para aquellos planes que se envían de forma electrónica. *NOTA: Noseleccione el campo EMCpara los planes secundarios, ya que el plan lorecibirá como primario y se lo denegará indicándole que el paciente tiene otro plan primario. Someter Facturas

23. Si la factura se envía de forma electrónica, le saldrá una pantalla indicándole que la misma fue guardada para, eventualmente, hacer el envío. OK Someter Facturas

24. Asegúrese de haber primero configurado el proveedor debidamente en Mantenimiento de Proveedores. Debe crear un Referido con el nombre de la región que esté facturando. Ver la siguiente diapositiva. Cuando cree la factura, debe escoger la región en el campo de Referido ·Ya creada las facturas del CFSE se imprimen desde: Tareas Diarias / Impresión de Facturas FSE. (Cont.) Facturación CFSE (Fondo de Seguro del Estado)

25. Facturación CFSE 26. Tareas Diarias / Impresión de

Seleccione el proveedor y oprima Próximo Verá el listado de facturas registradas para el FSE. Coloque la forma en la impresora, oprima Imprimir. **Si requiere la segunda hoja del FSE, el sistema le indicará cuando cambiarla. Facturas FSE. Facturación CFSE

27. Facturación CFSE 28. Facturación CFSE

29. Antes de hacer el envío electrónico, debe imprimir el listado de las facturas a someter. Para esto vaya a EDI / Resumen de facturas listas para EMC. Le saldrá una pantalla con los planes médicos que tengan facturas pendientes por generar archivo para luego proceder a enviarlos. Generación de Archivo Transmisión Electrónica

30. Generación de Archivo Transmisión Electrónica 31. Generación de Archivo Transmisión Electrónica 32. Seleccione sombreando encima del plan que vaya a trabajar y oprima Detalle.

Verá la pantalla que se muestra arriba, con el listado de las facturas pendientes por enviar. Oprima Generar Archivo. El sistema cotejará errores comunes en cada una de las facturas. Si encontrara algún error, le mostrará en pantalla cuál es la factura y su error. Simplemente, seleccione la factura en error, y oprima Detalle. Verá la factura en pantalla, oprima Editar y corrija según sea necesario. De no encontrar ningún error, le saldrá una muestra de impresión („printpreview‟) del listado. TIENE que imprimirlo. Esta es la evidencia de lo que está enviando al plan. NO tendrá oportunidad de volverlo a imprimir. Generación de Archivo Transmisión Electrónica

33. Generación de Archivo Transmisión Electrónica 34. Generación de Archivo Transmisión Electrónica 35. Una vez impreso, oprima en la X de la esquina superior derecha. Le preguntará si desea generar el archivo de

transacciones, si el listado no tiene errores (de diagnósticos, servicios, etc.), oprima. SI. Si por el contrario, se percata de algún error, oprima NO y proceda a corregir según aplique. Una vez generado el mismo, le saldrá un mensaje indicando que el archivo ya está generado y listo para transmitirlo. Click OK Generación de Archivo Transmisión Electrónica

36. Generación de Archivo Transmisión Electrónica 37. Una vez generado el /los archivos: EDI / Archivos listos para Enviar a INMEDIATA.

Envío Electrónico a Inmediata 38. Verá en pantalla el/los archivos generados.

Es importante que anote el nombre del Archivo en el documento impreso. De esta forma podrá llevar un mejor control al momento de bajar las confirmaciones. Oprima Enviar/Recibir De esta forma, el sistema hace la conexión con nuestra red y transmite los archivos. Para bajar las confirmaciones, cartas circulares, etc. NO tiene que tener archivos para enviar. Simplemente, accese la pantalla y oprima Enviar/Recibir. El sistema se conectará y bajará los archivos que tenga pendiente. Recuerde bajar las confirmaciones y acuses de recibos. Envío Electrónico a Inmediata

39. Envío Electrónico a Inmediata 40. Para ver los archivos recibidos: EDI / Resumen de Archivos Recién Recibidos

Seleccione el plan y oprima Detalle. seleccionado. De doble clickVerá los archivos recibidos para el plan médico encima del archivo y podrá ver el mismo en pantalla. Envío Electrónico a Inmediata

41. Click Tareas Diarias / Cuadre de Facturación Cuadre de Facturación

42. Este informe se puede imprimir por usuario. El mismo le dará un desglose de toda la facturación entrada durante el día, incluyendo los pagos de pacientes aplicados. Oprima Corte. Le saldrá una muestra de impresión del informe. Oprima Imprimir. Para salir de la pantalla, oprima la X en la parte superior derecha. Le preguntará si desea Procesar el mismo; si el informe está correcto, oprima Si. Este informe lo puede importar a Excel o a PDF si lo desea. Cuadre de Facturación

43. Cuadre de Facturación 44. **Primero debe ser configurar.

Click Libro de Citas / Configuración Libro de Citas

45. Determine la forma en que va a identificar el libro. (Ver ejemplo) Llene los campos según aplique con los días y horarios laborables. Ya configurado puede accesar al libro de cita a través del icono. Libro de Citas

46. Libro de Citas 47. Libro de Citas 48. Seleccione con doble click la hora en que vaya a dar la cita.

Si el paciente tiene récord registrado, puede buscarlo por la lupita. De lo contrario, llene la información del paciente al menos el nombre y apellidos.

Puede imprimir el listado de pacientes citados de un día específico oprimiendo Imprimir Día. También puede bloquear los días feriados/vacaciones oprimiendo Días Feriados Una vez llene los campos, oprima Próximo. El sistema le dará un mensaje confirmando la cita, oprima Continuar. Y luego aparecerá el nombre del paciente junto a la hora asignada. Libro de Citas

49. Libro de Citas 50. Referencias

Recuperado del Manual de Procedimientos #2 de Med One2 de Inmediata.



2. El propósito de esta presentación es facilitarle la entrada de pagos de planes médicos, así como ayudarle a trabajar los diferentes rechazos que pueda tener por parte de los planes médicos. Para poder comenzar a reconcilia pagos, debe tener a la mano la explicación de pago, mejor conocidos por sus siglas en ingles, EOP o “Voucher”. En este manual podrá notar con un ( ) cuáles son los campos indicados para facilitarle el proceso. Introducción a Tercera Parte MedOne 2

3. Click Tareas Diarias / Registro de Pagos de Planes Médicos Estrada de Pagos de Planes Médicos

4. Estrada de Pagos de Planes Médicos 5. Click Tareas Diarias / Registro de Pagos de Planes Médicos

Plan Médico: seleccione el plan que va a trabajar. Proveedor: seleccione al Proveedor Cheque Núm.: entre el número de cheque Oprima F8 (abrir) El sistema le preguntará si desea registrar el cheque, oprima SI Estrada de Pagos de Planes Médicos

6. Estrada de Pagos de Planes Médicos 7. Click Tareas Diarias / Registro de Pagos de Planes Médicos

Fecha de Chq.: entre la fecha del cheque Tx: fecha de transacción (fecha en que entró el cheque) Total de Pago: entre la cantidad bruta pagada (sin retenciones) Retencion 1: entre la cantidad retenida por concepto de contribuciones sobre ingreso Retención 2: entre cualquier otra retención hecha en el cheque (uso de red de SES) Concepto: entre la razón de la segunda retención Pago Neto: una vez entrado los datos arriba mencionado, el sistema le calculará la cantidad real recibida y/o depositada Notas: puede entrar cualquier nota relacionada a la explicación de pagos Estrada de Pagos de Planes Médicos

8. El sistema le traerá todas las facturas pendientes de pago del plan médico seleccionado de un año hacia atrás. Si va

a conciliar facturas de más de un año, debe quitar el ( ) de Mostrar solo facturas de un año hasta el presente. Puede organizar el listado por orden de Factura, Fecha de Factura, Fecha de Servicio, Número de Récord, Nombre, etc. Solo haga Click encima del nombre de cada columna para que se organice según la columna escogida. También puede localizar la factura oprimiendo Búsqueda (F2). Estrada de Pagos de Planes Médicos

9. Con la explicación de pagos a la mano, localice la primera factura que esté en el mismo. Si la cantidad pagada, es igual a la cantidad en la columna de Balance, sombree la factura con un Click y oprima Aplicar/Desaplicar Pago (F3) Si le están pagando una cantidad diferente: sombree la factura y oprima Detalle (F4) o haga doble Click encima de la misma. Estrada de Pagos de Planes Médicos

10. Estrada de Pagos de Planes Médicos 11. Pago: entre en la columna de Pago la cantidad pagada por el plan médico.

Ajuste: ajuste cualquier cantidad que NO SEA RECOBRABLE POR PARTE DEL PLAN MEDICO PRIMARIO. Notas: puede entrar cualquier nota relacionada a la transacción, normalmente se utiliza para indicar el porqué de un ajuste Cargo al Paciente: seleccione esta opción para hacerle algún cargo al paciente y para imprimir una carta de cobro al

paciente. Estrada de Pagos de Planes Médicos

12. Estrada de Pagos de Planes Médicos 13. Puede incluir los motivos del cargo. Ej. “Según su plan médico, usted no tenía cubierta a la fecha de servicio”.

Cargo al Plan Alterno: entre la cantidad aplicada al segundo plan (si aplica) Reclamar: seleccione ésta opción para escribir una reclamación al plan médico Una vez llene los campos correspondientes, podrá imprimir una carta de revisión al plan médico. En el caso de Medicare, podrá imprimir la forma CMS 20027. Estrada de Pagos de Planes Médicos

14. Estrada de Pagos de Planes Médicos 15. RedeterminationRequestForm CMS-20027 (05/05) EF 05/2005 16. RedeterminationRequestForm CMS-20027 (05/05) EF 05/2005 17. Ir a Factura Original: ésta opción le lleva directamente a la factura que está trabajando. Aquí puede corregir algún

error de la misma, y puede resometerla de ser necesario. Entre también en ésta opción para imprimir la factura del plan secundario, seleccionado la opción de Resometer dentro de la factura. Estrada de Pagos de Planes Médicos

18. Una vez termine de trabajar con todas las facturas, asegúrese de que el Balance esté en 0.00. Luego Oprima FIN, Salida. Estrada de Pagos de Planes Médicos

19. Al finalizar, vaya a Tareas Diarias / Cuadre de Pagos de Planes Médicos Estrada de Pagos de Planes Médicos

20. Seleccione el Usuario, y oprima Procesar El sistema le traerá a pantalla el Recibo de Reconciliación de Pagos de Planes Médicos. Este informe le permite ver qué se hizo con cada una de las facturas trabajadas. Debe imprimir el mismo y atacharlo al voucher trabajado. Se sugiere imprimir este informe una vez termine cada “voucher”. Una vez impreso, cierre en la X en la parte superior derecha. El sistema le preguntará si Desea Procesar los pagos…: si todo está bien, oprima SI; si por el contrario, encontró algún error, oprima NO y proceda a corregir los mismos. Nota: Una vez procesado el informe, no le permitirá entrar nuevamente a la explicación de pagos. Estrada de Pagos de Planes Médicos

21. Estrada de Pagos de Planes Médicos 22. ClickEDI / Resumen de Archivos Recién Recibidos

Seleccione con doble Click el Plan que vaya a trabajar. Seleccione con doble Click la Explicación de Pagos que vaya a trabajar. El sistema le traerá a pantalla la explicación de pagos, imprímalo. Cuando cierre la pantalla, el sistema le preguntará si desea autorreconciliar el mismo, oprima SI. NOTA: Asegúrese de no haber conciliado la misma explicación de pagos anteriormente, ya que podría hacer un doble pago. Reconciliación Automática

23. La explicación de pagos debe tener un 50% o más de las facturas entradas en sistema, de lo contrario, no podrá reconciliar el mismo. Una vez el sistema termine de aplicar los pagos, le traerá a pantalla el Registro de Pagos de Planes Médicos. Debe Editar el mismo y trabajar cualquier balance que tenga pendiente, así como las facturas rechazadas. Al terminar con el voucher, debe imprimir el Cuadre de Pagos de Planes Médicos. Reconciliación Automática

24. Reconciliación Automática 25. Referencias

Recuperado del Manual de Procedimientos #3 de Med One2 de Inmediata.

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Presentacion med one 2 parte 1