1. Organizaciones horizontales: Organizacin Por Equipos Multidisciplinares

2. ndice. Introduccin Sobre las organizaciones horizontales Metodologa de proyecto Analizar Implantar Seguir 3. Introduccin. 4. Introduccin.En un estudio realizado conjuntamente entre improva e IESE-INEO se analiz la actividad de mandos intermedios de una variedad de empresas de sectores diversos, industriales y de servicios. 5. Introduccin.BAJO VALOR AADIDOVALOR AADIDO MEDIOPAPELEOCOMUNICAR PROGRAMAS38%DESPLAZAMIENTOSTIEMPO PERDIDO62%SUPERVISAR DA A DAASISTIR A REUNIONESTRABAJO MANUALTRABAJO MANUALATENDER PROBLEMASATENDER PROBLEMAS 6. Introduccin. El bajo valor aadido del mando intermedio era una cuestin generalizada en las empresas analizadas Eran una barrera en la cadena de mando, dificultando el cambio y el despliegue de objetivos. El mando intermedio limita la aportacin del personal directo, algo ms que manos. El mando intermedio dificulta la comunicacin con otras reas de soporte que mediatiza. 7. Introduccin.COMUNICAR PROGRAMASLas tareas de mayor valor aadido se pueden desplazar a otros puestos dentro de la organizacin? Lnea directa de planning a los equipos de trabajoSUPERVISAR DA A DAASISTIR A REUNIONESAutogestin de los equipos: objetivos e indicadores claros y transparentes para todos Las reuniones son horizontales y se habla de cmo mejorar a futuro y no de cmo arreglar el pasado Los miembros del equipo ms experimentados son los que forman junto con reas de soporteFORMAR AL EQUIPOLos problemas los resuelven los equipos y el resto de la organizacin les da apoyo.RESOLVER PROBLEMASLas tareas de bajo valor aadido se deben eliminar 8. Sobre las organizaciones horizontales. 9. Organizaciones horizontales. reas de actuacin. Las organizaciones horizontales se diferencian en 4 aspectos:Qu sabemos y quin lo sabeCmo se organiza el trabajo y se toman decisionesQu hacemos y cmo lo hacemosQuines lo hacen y cmo se relacionan 10. Organizaciones horizontales. Organizacin.LOGSTICACALIDADMANTENIMIENTOPRLOrganizacin por equipos-procesos Autnomos y polivalentes AutogestionadosFABRICACINFABRICACINLas direcciones dan soporte 11. Organizaciones horizontales. Procesos. Un equipo es propietario de un proceso y tiene plena responsabilidad sobre el mismo. Se reduce el nmero de interfases en los procesos. Los procesos de soporte al proceso productivo se acortan. Los equipos son polivalentes para poder desarrollar todas las actividades asociadas al proceso 12. Organizaciones horizontales. Gestin.Gestin tradicionalGestin horizontal Comunica los programas y directrices. Supervisa en el da a da su cumplimiento. Genera informes y comunica resultados. Revisa objetivos en reuniones. Canaliza el apoyo de otras reas. Incentiva la generacin de mejoras. Canaliza soporte de otras reas. El equipo recibe directamente directrices. Solicitan el apoyo necesario para cumplir. Piden informacin para saber como van. El equipo se autogestiona por sus objetivos. El equipo interacciona con las reas. Les apoyan en la implantacin de mejoras. Son los clientes de las reas de soporte. EL TRABAJADOR EST EN EL FONDO DE LA ORGANIZACIN EL TRABAJADOR EST EN EL CENTRO DE LA ORGANIZACIN 13. Organizaciones horizontales. Gestin.Los roles de gestin se transforman DE JEFE Y GESTORA FACILITADORDE MANO DE OBRAA CEREBRO DE OBRA 14. Organizaciones horizontales. Formacin. La clave de la transformacin a una organizacin horizontal es la formacin.El trabajador debe aprender a ser su propio jefeEl operario debe aumentar su polivalencia para ganar independencia el equipoEl jefe debe aprender a influir sin poder formalLa direccin tiene que aprender a mirar la organizacin con otro punto de vista 15. Organizaciones horizontales. reas de impacto. Resultados econmicos cuantificables.Eficiencia.Desarrollo.Reduccin de actividades de coordinacin, comunicacin, supervisin y control costosas y sin valorToma de decisiones rpida debido a la cercana y a la capacitacin de las personas que pueden hacerloAportacin de valor real en las tareas de gestin evitando duplicidades y actividades de bajo valor aadidoAprovechamiento de las capacidades de gestin de las personas Organizacin gil y que aprende rpido, el conocimiento fluye con mayor facilidad. Los procesos de mejora se aceleran.Cohesin. Disminucin de crticas entre reas por su responsabilidad en incumplimientos Decisiones consensuadas a nivel de Direccin evitando acciones con enfoque departamental Mayor implicacin del personal que se siente til y responsable 16. Organizaciones horizontales. Eficiencia cuantificable. Ao 5IndicadorProductividad21%Unidades equivalentes/ Horas presenciaOEE15ppTiempo terico/ Tiempo realMermas8ppMermas/Material usadoAhorro en Materiales2,1%% sobre el valor de Materiales usadosGastos17%Reduccin porcentual Valor absoluto GastosReduccin estructura30%Reduccin porcentual Nmero personasIncidencias Calidad56%Reduccin porcentual nmero incidenciasInventario16%Reduccin porcentual inventarioConceptoLA ORGANIZACIN HORIZONTAL NO ES SOLO UNA CUESTION DE REDUCIR LA ESTRUCTURA 17. Organizaciones horizontales. Huir de prejuicios. MitoNO!NO!Los representantes de los trabajadores no aceptarn el modelo, habr conflictoSe debe comunicar bien: visto el funcionamiento, acaban defendindolo. Los trabajadores exigirn ms salarios, saldr caroSin jefes encima, la gente no trabaja, ser un descontrolRealidadLa compensacin no es econmica, es profesional: baja el absentismo y mejora el funcionamiento. El equipo est motivado.El equipo se organiza para cumplir los objetivos. Se desplaza al que se escaquea. 18. Organizaciones horizontales.La mayor parte de directivos piensanque ese modelo no es de aplicacin en sus organizaciones. La principal razn es que dependen de los mandos intermedios para quelas cosas funcionen. Se requiere de gran coraje para romper con los prejuicios que dificultan abordar un proyecto as.SIN EMBARGO Algunas organizaciones ya han emprendido esta va. Los resultados son en todos los casos espectaculares 19. Metodologa de anlisis e implantacin. 20. Metodologa.AnalizarImplantarSeguirConocerDisearAuditarMedirCambiarMedirDefinirFormarMejorarConfiarMedirConsolidar 21. Metodologa. Analizar. El proceso de anlisis en un proyecto de este tipo es fundamental para lograr el nivel de conviccin necesario para impulsar una idea de calado como las ORGANIZACIONES HORIZONTALES 22. Metodologa. Analizar.Conocer Polivalencia del personal Programas de desarrollo Estilos de liderazgo Habilidades directivas Assesment de mandosProcesos clave Procesos de soporte Productos-procesos Actividades externalizadas Valoracin de la eficiencia Layouts de planta/rea Niveles de servicio definidos reas y responsables Reparto de responsabilidades Racionalidad del reparto Actividades externalizadas Comunicacin transversal ComunicacinSistema de objetivos Planificacin y programacin Papel del MI en la gestin Informacin disponibles Mecanismos toma decisiones Enfoque resolucin problemas Sistemas de retribucin 23. Metodologa. Analizar. Potencial de mejora econmica de la organizacin horizontal Reduccin de costes MODACOMPAAMIENTO A MANDOSReduccin de costes de estructuraMedir ESTUDIO DE CASOSReduccin costes de materiales Reduccin de mermas Reduccin en gastosANLISIS DE INFORMACINReduccin de Working Capital 24. Metodologa. Analizar.DefinirIdentificar las barreras existentes en la definicin de procesos operativos para poder abordar el proyecto de organizacin horizontal: Posibilidad de aislar responsabilidades de equipo, layout que dificulta el modelo, indefiniciones en procesos, excesiva heterogeneidad, Determinar lneas de trabajo para superar dichas barreras.Identificar las barreras existentes actualmente en la definicin de procesos de gestin para poder abordar el proyecto de organizacin horizontal: Despliegue de objetivos, Informacin de gestin necesaria, mecanismos de toma de decisiones, homogeneidad de sistemas. Determinar las lneas de trabajo para superar dichas barreras.Definicin preliminar de las actividades a integrar en los equipos. Anlisis de las polticas salariales y su impacto en la organizacin horizontal. Anlisis de las actividades desarrolladas por los mandos intermedios. Revisin de las descripciones de los puestos de trabajo (DPT).Determinacin de los criterios para la asignacin de personas a equipos Matrices de polivalencia y necesidades formativas Identificar a los posibles responsables del proceso de tutelaje y certificacin de aptitud Planes de formacin: gestin, trabajo en equipo, resolucin de problemas, 25. Metodologa. Implantar.Se deber seguir un proceso de implantacin progresiva con una fuerte supervisin para garantizar que a lo largo del proceso se desarrollan las actitudes necesarias tanto en los trabajadores como en la direccin 26. Metodologa. Implantar. -- El rol de direccin en el proyectoDiseo del sistema de evaluacin del proyecto.- El lider interno del proyecto - Necesidades formativas del equipo-Indicadores econmicos y operativos.- Comits direccin proyecto:-Determinacin de periodos base de medicin. AgendasEl EQUIPO DE PROYECTOEVALUACIN DE RESULTADOS Frecuencias Asistentes-Definicin responsabilidades en lageneracin de informacin.GESTIN DEL PROYECTO -- Definicin calendario definitivo. Piloto+extensin -- Mapa de riesgos y contramedidas del proyecto (AMFE de proyecto) - Ratificacin calendario por equipo.PLAN DE COMUNICACINA trabajadores Actividades crticas de proyectoA Direccin Plan de acciones inmediatasEl CALENDARIO DE PROYECTOIdentificar agentes de proyecto y rolesA Agentes socialesDisear plan de comunicacin. MensajesFrecuenciaCanales 27. Metodologa. Implantar. LOS DESAFOS POR REA DE ACTUACINAlcanzar el nivel de polivalencia deseado en los equipos Que el equipo asimile los conceptos fundamentales de gestin El ncleo del proyecto es la implantacin del cambio organizativo Garantizar el apoyo de direccin al proyecto/modeloIntegrar el mximo nmero de funciones en los equipos, minimizando las reas de soporte y equilibrando cargas de trabajoConcretar objetivos Garantizar la disponibilidad de informacin para la autogestin 28. Metodologa. Implantar. El equipo de proyecto tutela todo el proceso garantizando que a todos los niveles se desarrollan las actitudes adecuadas y actuando frente a las desviacionesTraspaso de la capacidad de gestin Definir qu funciones quedan en el equipo y cules en la funcinCapacitacin de las funciones de soporteRedefinicin de procesosDimensionar los equipos para su eficienciaFormacin para la polivalencia 29. Metodologa. Implantar.FACTORES DE XITO Visin bien argumentada, basada en la situacin actual ilusionante y que explique el por qu.Definicin SMART de los objetivos de la iniciativa.Liderazgo ejemplificante de la direccin.Programa bien estructurado y que alinee los distintosproyectos (Organizacin, procesos y gestin). Integracin de los objetivos en los sistemas de gestin oficiales: 30. Metodologa. Implantar.FACTORES DE XITO Desarrollo de liderazgo a todos los niveles.Comunicacin abierta sobre problemas y avances.Formacin a los empleados para que puedan desarrollar las nuevas capacidades que se requieran.Hacer visible el cambio con aspectos tangibles.Enfocarse en la consecucin de resultados medibles desde el primer momento.Asegurarse de mantener la tensin hasta consolidar. 31. Metodologa. Seguir.Difcilmente se desarrolla un modelo perfecto a la primera. En la fase de seguimiento se desarrolla el proceso de mejora continua que con exigencia creciente lleva a unos resultados excelentes. 32. Metodologa. Seguir.Definicin de auditoras de seguimiento: A los equipos de trabajo. A las funciones de soporte.Evaluacin 3D de los resultados. Eficiencia: Cmo se desarrollan las tareas. Desarrollo: Las actitudes son las correctas. Cohesin: Todo el mundo impulsa en la misma direccin.Establecimiento continuado de acciones correctivas 33. Gracias!