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Hace mas una Hormiga andando, que un Gigante parado…
Lic. Msc. Guido Contreras.
Los Procesos Administrativos
Teoría Gerencial
Los Procesos Administrativos
El conocimiento Teórico, fundamenta el desarrollo practico
1Administración y la Sociedad
2Administración
Global y la Calidad
3Planeación
Los Procesos Administrativos
El conocimiento Teórico, fundamenta el desarrollo practico
4Organización
5Integración de Personal
6Control
La Administración y la Sociedad…
Ninguna institución humana puede sobrevivir mucho tiempo sin un consenso sobre lo que
esta bien y lo que esta mal…
1
La Administración es una actividad basada en el esfuerzo cooperativo del hombre, por medio de las organizaciones. Su tarea básica es hacer las cosas por medio de las personas con los mejores Resultados, el contenido de la administración varia de acuerdo con la teoría aplicada. Por Ejemplo: en la Científica, lo importante son los métodos y procesos del trabajo operativo; en la Clásica implica, previsión, organización, dirección, coordinación y el control de todo el trabajo realizado en toda la organización, en la teoría de las Relaciones Humanas, busca mejores resultados estableciendo condiciones que permitan la integración de las personas en grupos sociales y la satisfacción de las necesidades individuales.
La administración y La Sociedad
Tecnología Economía
Como todas las demás practicas profesionales (medicina, ingeniería, etc), la administración es un ARTE. Es saber como hacer algo. Hacer las cosas en vista de las realidades de la situación. Aun así, los administradores trabajarán mejor si hacen uso de los conocimientos organizados acerca de la administración. Estos conocimientos organizados en los que se basa la practica son una CIENCIA. En este contexto ciencia y arte no son mutuamente excluyentes, sino complementarios.
La administración: ciencia o arte ?
Func
ione
s de
los
Adm
inis
trad
ores Las funciones de los administradores, constituyen una
estructura muy útil para organizar los conocimientos administrativos. Hasta ahora no han surgido nuevas ideas, resultados de investigación o técnicas imposibles de integrar a las clasificaciones de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
Funciones de la Administración
Planeación
Organización
Integración de personalDirección
Control
Los administradores normalmente operan en una SOCIEDAD PLURAL, donde muchos grupos organizados representan diversos intereses. Cada grupo tiene cierto impacto en los demás, pero ninguno de ellos ostenta una excesiva cantidad de poder. Trabajar en una sociedad plural tiene varias implicaciones para la EMPRESA. 1) El poder de las empresas se mantiene en equilibrio gracias a la existencia de varios grupos. 2) Los intereses pueden ser expresados grupos conjuntos. 3) Las empresas participan en proyectos con otros grupos para que la SOCIEDAD MEJORE.
Operación en una sociedad plural
A veces se cree que las condiciones económicas solo interesan a las empresas cuya misión socialmente aprobada es la producción y distribución de bienes y servicios que la gente necesita y puede pagar. Un organismo gubernamental toma recursos, por lo general procedentes de los contribuyentes y presta servicios deseados por el publico. Una iglesia se sirve de las contribuciones de sus miembros para atender sus necesidades religiosas y sociales. Una universidad recibe las aportaciones de recursos de los contribuyentes, estudiantes y colaboradores de diversos tipos y los transforma en servicios educativos y de investigación.
La administración: ambiente Externo…
» Casi todas organizaciones de cualquier tipo necesitan capital: maquinaria, edificios, inventarios de bienes, equipo de oficina, herramientas y dinero en efectivo. Parte de ese capital puede ser producido por la misma organización, como cuando fabrica maquinaria o como cuando un grupo de la iglesia, prepara un cena para recaudación de fondos.
» Ciertos recursos de efectivo también pueden ser generados dentro de una organización para la compra fuera de ella de bienes de capital, como cuando las utilidades de una empresa se utilizan para adquirir equipo o cuando una universidad cobra tarifas de estacionamiento para financiar la construcción de un nuevo parqueo. Sin embargo en cuanto a requerimientos de capital las empresas organizadas suele depender de varios proveedores, cuya función es producir muchos materiales y otro bienes de capital que una organización necesita para producir…
» P.C. Vrs P.P…
Ambiente externo CAPITAL …
» Fuerza de Trabajo: Mano de obra barata poco calificada..» Niveles de Precios: Carne de Res Vrs. Pollo, marrano..» Políticas Fiscal y tributaria: Exoneración primeros años…» Clientes: Preferencias sobre precios antes que calidad.» Condiciones tecnológicas» Condiciones Sociales, responsabilidad social,
conflictividad social.» Condiciones Politicas» Seguridad y justicia» Condiciones legales (restringir y regular)» Condiciones Ecológicas.
Ambiente externo relevantes ….
Los administradores operan en un ambiente complejo. Este ambiente les afecta, aunque en cierta medida también ejercen influencia sobre si mismos. En su toma de decisiones, los administradores deben de considerar las condiciones económicas del ambiente, capital, fuerza de trabajo, niveles de precios, políticas fiscal y tributaria del gobierno y las necesidades de los clientes.
Resumen
2 Administración Global y la Calidad.
Hoy vivimos en un mundo totalmente Globalizado e instantáneo
Administración Global y empresas transnacionales
Las Compañías internacionales realizan transacciones fuera de las fronteras nacionales. Esas transacciones incluyen la transferencia de bienes, servicios, tecnología, conocimientos administrativos y capital a otros países. Las transacciones comerciales mas frecuentes de las compañías transnacionales y la administración internacional son:
Exportación Acuerdos de Licencia
Contratos Administrativos
Sociedades en participación y
Alianzas Estratégicas
Subsidiarias
La Globalización afecta a los pequeños comerciantes…
Desde hace mas de Veinte años, Panificadora Europa, produce pan industrial, sandwiches, hot-dogs, hamburguesas , así como pan artesanal. Ocupa una posición importante entre los productores locales de Guatemala. A causa de la globalización y todo lo que esto conlleva, después de muchas años de estabilidad en el mercado se despertó el interés de los inversionistas extranjeros en competir en eses sector. De una lejana posibilidad para las empresas nacionales, la competencia con el capital extranjero se convirtió en un escalofriante realidad…. ENFRENTARSE A LO DESCONOCIDO….
La Globalización afecta a los pequeños comerciantes… Amenaza u Oportunidad
La empresa Bimbo es la organización mas grande de su país México en ese producto y actualmente la numero 1 a nivel mundial. Utilizo una política de precios interesante: Primero era el mas barato, después fue subiendo su precio poco a poco hasta convertirse en el de precio mas alto y sus ventas seguían en aumento.
Pan Europa al inicio sufrió una reducción de su participación en el mercado, pero tomo DECISIONES ADMINISTRATIVAS importantes, agilizo el proceso de toma de decisiones, genero un producto innovador en una forma muy rápida, posiciono su producto en el mercado, siendo su precio superior a la competencia pero con un producto de alta calidad. Hoy Pan Europa posee un porcentaje de participación de mercado mas alto que antes de entrar la competencia de Bimbo, además esta vendiendo su producto en Centroamérica y el Caribe y cadenas importantes como McDONALD usan sus productos.
Las empresas transnacionales, cuentan con oficinas generales en un solo país, pero con operaciones en muchos países. Su presencia ADMINISTRATIVA se divide en dos grandes conceptos que van de la ORIENTACION ETNOCENTRICA A LA GEOCENTRICA.
Como se administra una Empresa Transnacional.
ETNOCENTRICA
En sus primeras etapas las empresas internacionales adoptaron una perspectiva ETNOCENTRICA La orientación de sus operaciones en el extranjero se basan en la Casa matriz.
GEOCENTRICA
La administración es totalmente interdependiente. Las relaciones entre la Casa Matriz y las subsidiarias son de colaboración y los gerentes son de diversas nacionalidades.
Las empresas internacionales extienden sus operaciones mas allá de las fronteras nacionales. Las condiciones educativas, socioculturales, éticas , políticas y económicas tienen un impacto muy particular en las empresas internacionales. Las empresas transnacionales han desarrollado diferentes orientaciones para operar en países extranjeros. Las practicas administrativas difieren de un país a otro.
La administración comparada es el estudio y análisis de la administración en diferentes condiciones y de las razones de que las empresas obtengan diferentes resultados en distintos países. La administración es un elemento decisivo para el crecimiento económico. La aplicación de los fundamentos administrativos difieren considerablemente de país a país; lo que cambia son las practicas seguidas para la aplicación de los conocimientos.
RESUMEN.
3 Planeación
La Planeación, es un proceso que comienza con los objetivos.
PLANEACIÓNAl diseñar un entorno para el eficaz desempeño de individuos que trabajan en equipo, la tarea mas importante de un administrador es comprobar que TODOS CONOZCAN los PROPOSITOS Y OBJETIVOS del equipo y los métodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal o del equipo de trabajo, debe basarse en el CONOCIMIENTO por parte de las personas de lo que se espera de ELLAS. Esta es la función de la PLANEACION, la función administrativa mas básica de todas…
La planeación implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones, esto es, de la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas. Ningún plan real puede existir si no se toma una decisión, el compromiso de recursos humanos o materiales o del prestigio. Ante de tomar una decisión, lo único que existe es un estudio de planeación, un análisis o una propuesta, en ese momento no puede hablarse aun de un plan real.
Planeación
1. Propósitos o misiones2. Objetivos o metas3. Estrategias4. Políticas5. Procedimientos6. Reglas7. Programas8. Presupuestos
Tipos de Planes
Mi plan de
Vida!
Propósitos o Misiones
En la misión o propósitos se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de esta. La filosofía y Visión de una organización se expresan en una declaración de MISION. Expresas claramente:• Valores Esenciales.• Ámbito Geográfico• Dirección• Relaciones con quienes
participan en ella• Visión del futuro ( a menudo,
con base en la misión histórica.)
Los objetivos o metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad. Representan no solo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control.
Objetivos o metas
Estrategias
En el ejercito se ha empleado tradicionalmente el termino “estrategia” para designar los grandes planes resultantes de la deducción de las probables acciones u omisiones del enemigo. Pero a pesar de que el termino “Estrategia” sigue teniendo implicaciones competitivas, los administradores lo usan cada vez mas para referirse a extensas áreas de la operación de una empresa.
Estrategias
Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que consiste en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son enunciados, a menudo se desprenden sencillamente de las acciones de los administradores.
Políticas
Procedimientos
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera en que deben de realizarse ciertas actividades. Es común que los procedimientos sobre pasen las fronteras departamentales.
En las reglas se exponen acciones u omisiones especificas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Son lo general el tipo de planes mas simple. “No fumar”, es una regla que no permite ninguna desviación respecto del curso de acción estipulado. La esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización de un objetivo y no permiten discrecionalidad alguna en su aplicación.
Reglas
Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado. Habitualmente se apoyan en presupuestos. Un programa prioritario, puede requerir muchos programas de apoyo.
Un presupuesto es una formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos. Es un programa en “cifras”, de hecho, al presupuesto financiero operacional se le denomina a menudo “plan de utilidades”. Puede expresarse en términos financieros, horas hombre, unidades de productos o bien horas maquina. Son considerados también como instrumentos de control
Presupuestos
Pasos de la planeaciónAtención a las
oportunidades.Establecimiento de objetivos o metas.
Consideración de premisas. (internas o
externas)
Identificación de alternativas.
Comparación de Alternativas con base
en las metas propuestas
Elección de una Alternativa
Formulación de Planes de apoyo
Conversión de planes en cifras mediante la
realizacion de presupuestos.
La Administración y Organización…
La organización, tiene como fin la integración de equipos de trabajo…
4
Las personas que trabajan en grupos para conseguir el cumplimiento de una meta deben disponer de papeles que desempeñar. El concepto de "papel" implica que lo que los individuos hacen persigue un propósito u objetivo definido. Así pues ORGANIZACION es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa.
Organización
Para algunas personas, incluye todas la acciones de los participantes. Otras lo identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales. Otras más lo usan para referirse a una empresa. Sin embargo, para la mayoría de los administradores en el ejercicio el termino ORGANIZACIÓN implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada.
Pero entonces que es la ORGANIZACION
Se entiende, en general, la ESTRUCTURA INTENCIONAL, de funciones en una empresa formalmente organizada. Para proceder correctamente a la organización, un administrador debe generar una estructura que ofrezca las mejores condiciones para la contribución eficaz del desempeño individual, tanto presente como futuro, a las metras grupales.La organización formal debe ser flexible. Debe dar lugar a la discrecionalidad, la ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en las organizaciones mas formales.
ORGANIZACIÓN FORMAL
Es el conjunto de actividades personales sin un propósito común consciente, aunque favorable a resultados comunes. “Es la red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organización formal pero que surge espontáneamente de la asociación entre si de las personas”. De este modo, son organizaciones informales, las relaciones que no aparecen en un organigrama, el grupo que trabaja en los talleres, el personal del sexto piso, etc.
ORGANIZACIÓN INFORMAL.
ORGANIZACIÓN FORMAL e INFORMAL
Gerente Gral.
Gerencia Producción
Jefe Prod.
Mante
Servicios
Gerencia Ventas
Vendedores
Telemarketing
Facturación
Gerencia Financiera
Auditoria
Contabilidad
Cobros y Cta Corriente
Uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos. Con el termino departamento se designa a un área, división o sucursal en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades especificas.Con su uso mas general, un departamento puede ser la división de producción, el departamento de ventas, mercadeo, etc. En algunas empresas, la terminología departamental se aplica laxamente o sin rigor o severidad, en otras, especialmente en las de mayor tamaño, una terminología mas estricta indica relaciones jerárquica.
DIVISIÓN ORGANIZACIONAL, el departamento.
El propósito de la organización es volver eficaz la cooperación humana, la razón, de que existan niveles organizacionales estriba en las limitaciones del tramo de administración, también conocido como “tramo de Control”. En otras palabras, si hay niveles organizacionales es porque existe un limite para el numero de personas que un administrador puede supervisar efectivamente, limite que, sin embargo, varia de acuerdo con cada situación.
NIVELES ORGANIZACIONALES y el tramo de administración.
Para poder concebir a la función de organización como un proceso es preciso considerar varios elementos fundamentales. La estructura organizacional debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos, también debe de ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de una empresa. Debe responder a las condiciones en las que se encuentra, se deben de considerar las limitaciones y costumbres de los individuos.
ESTRUCTURA y proceso de la organización.
EL PROCESO DE organización.1. Objetivos de
la Empresa
2. Objetivos, políticas,
planes
PLANEACIÓN
3. Identificación y clasificación de tareas
4. Agrupación de Actividades según
recursos y situaciones
5. Delegación de Autoridad
6. Coordinación Horizontal y vertical de
relaciones en autoridad e información
O R G A N I Z A C I O N
7. Integración de personal
8. Dirección
9. Control
El concepto administrativo conocido como reingeniería, al cual también se le conoce “recomienzo” o “reinicio”, ya que Hammer y Champy, sus creadores, indicaron que los esfuerzos de la reingeniería debería de orientarse con base en la siguiente pregunta: “Si hoy volviera a crear esta compañía (desde cero), con los conocimientos que poseo y la tecnología disponible, ¿Cómo Sería?.• Replanteamiento fundamental… (que se hace y por
que)• Rediseño radical… (No modificar, sino reinventar)• Resultados drásticos … (Niveles Altos de reducción de
costos)• Procesos… (mejora continua, análisis, integración)
REINGENIERIA DE la organización.
El termino “organización” tuene muchos usos. La organización formal es la estructura intencional de funciones. La organización informal es una red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la autoridad formal pero que surge espontáneamente. El termino “tramo de administración”, se refiere al numero de personas que un administrador puede supervisar efectivamente.Los pasos de la función de organización son la formulación de objetivos principales y de objetivos, políticas y planes de apoyo para alcanzar los fines (planeación); la identificación y clasificación de actividades; la agrupación de estas actividades; la delegación de autoridad (empowerment) y la coordinación tanto de las relaciones de autoridad como de información.
RESUMEN
5 Integración de personal
La globalización y la tecnología, cada vez más, requieren de recursos humanos para el cumplimientos de sus objetivos.
INTEGRACION de personal
La función administrativa de integración de personal, consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se logra mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de personas disponibles y el reclutamiento., selección , contratación, ascenso, evaluación, planeación de carreras, compensaciones y capacitación o desarrollo tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que pueda cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.
FACTORES SITUACIONALES que influyen en la integración de personal
AMBIENTE EXTERNO: Los factores impuestos por las condiciones externas influyen en la integración de personal en diversos grados. Estas influencias pueden agruparse en restricciones u oportunidades.
Educativos Socioculturales Político-legales Económicas
La alta tecnología que se emplea en la industria y el comercio
exige una alta preparación académica y
manual
Raza, cultura, origen, Sexo, inmigrantes
color de la tez, nivel socio-económico,
Normas Éticas, antecedentes
laborales.
Cumplimiento de las leyes
laborales vigentes en el
país, los acuerdos y
tratados internacionales
y los DD.HH
La oferta y demanda de
bienes y servicios.
Poder adquisitivo, PIB, Salario Mínimo por
Decreto
FACTORES SITUACIONALES que influyen en la integración de personal
AMBIENTE INTERNO: Los factores internos, son la ocupación de puestos administrativos con personal dentro de la empresa y del Exterior.
Promoción Interna Determinación de Responsabilidades
Reconocimiento de Contratación
Los Empleados Apoyan
unánimemente la promoción interna, en administración y
la operación empresarial
Si el empleado sabe que se consideran sus aptitudes, se le ha evaluado justamente y se le
ha dado oportunidad de desarrollo es menos probable
que le parezca injusto una contratación externa
Aun que la responsabilidad sobre la integración de
personal debe recaer en todos los administradores
de todos los niveles, la ultima palabra es la del director o de los altos
ejecutivos encargados de la política de contratación
Requisitos y diseño de puestos.
Para ser eficaz en la selección de un administrador se requiere de la clara comprensión de la naturaleza y propósitos del puesto por ocupar. Por lo tanto es preciso realizar un análisis objetivo de los requisitos que implica un puesto y en la medida de lo posible diseñar el puesto en tal forma que satisfaga las necesidades organizacionales e individuales. Perfil de puestos
ANALISIS DE COMPETENCIA Y TALENTO HUMANO
Inducción y Socialización de los nuevos empleados.
La inducción implica dotar a los nuevos empleados de información preliminar sobre la empresa, sus funciones, sus tareas y su personal. El plan de inducción deberá de contener entre otros aspectos, la historia, productos y servicios, políticas y practicas generales, prestaciones, requerimientos de confidencialidad y secreto, seguridad y otras disposiciones.
Proceso de Selección de Personal.
La integración de personal consiste en ocupar los puestos vacantes de la estructura organizacional. Supone identificar los requerimientos de fuerza de trabajo, inventariar al personal disponible y reclutar, seleccionar, contratar, promover, evaluar, planear la carrera profesional, compensar y capacitar a los individuos. En el Diseño de puestos la empresa debe vigilar que el alcance de un puesto sea el apropiado, que este implique labores desafiantes de tiempo y que refleje las habilidades requeridas. El proceso de selección puede incluir entrevistas, pruebas y el uso de centros de evaluación. Para evitar la insatisfacción y rotación de los empleados, las compañías deben cerciorarse de que los nuevos empleados sean presentados e incorporados al personal de la organización.
RESUMEN.
LA DIRECción
Motivar a los empleados es uno de los retos permanentes de los administradores
6DIRECCION
La Dirección y su impacto en los procesos administrativos se fundamenta estrictamente en sobre las bases de:
»Los Factores Humanos y la Motivación»Liderazgo»Comités, equipos y toma grupal de
decisiones»Comunicación
Dirección como un proceso Administrativo
Factores Humanos en la Administración
Factores Humanos
Por medio de la función de DIRECCION los administradores ayudan a las personas a darse cuenta de que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar su potencial y contribuir al mismo tiempo al cumplimiento de los propósitos de la empresa
Por lo tanto, los administradores deben conocer los papeles que asume la gente, así como la individualidad y personalidad de ésta. Los individuos son mucho mas que un mero factor de producción en los planes administrativos. Son miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones, son consumidores de bienes y servicios y como tales ejercen vital influencia en la demanda, son miembros de familias, escuelas, iglesias, asociaciones, etc.
DIRECCIÓNFactores Humanos
Esto es lo que nadie ve, Nadie conoce,
Aptitudes y habilidades,Rasgos de Mi personalidad,
Actitudes y Valores,Conocimientos,
Principios y ValoresMoral
Mis Padres y mi niñez.
Lo Superficial, lo queMas se Ve y se nota
DIRECCIÓNFactores Humanos
• Multiplicidad de Papeles: Los individuos en sus diferentes papeles, establecen leyes que rigen sobre los administradores
• Las personas promedio no existen: Las personas actúan en diferentes papeles, pero al mismo tiempo cada uno de ellos es diferente.
• Importancia de la dignidad personal: Administrar supone cumplir objetivos empresariales, obtener resultados es importante pero los medios para lograrlo NUNCA deben dañar la dignidad de las personas.
• Consideración de la persona en su integridad: No podemos hablar de la gente sin considerar a la persona en su integridad y no solo características especificas.
MOTIvación Y motiVADORES
MOTIVACIÓN: Es un termino genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los administradores motivan a sus subordinados es decir que realizan cosas con las que esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera.MOTIVADORES: son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeño. Mientras que las motivaciones son reflejo de deseos, los motivadores son recompensas e incentivos ya identificados que intensifican el impulso de satisfacer eso deseos. Son también los medios por los cuales es posible conciliar necesidades contra puestas o destacar una necesidad para darle prioridad a otra
TECNICAS ESPciales de MOTIVACION
Dinero
Participación
Calidad de Vida laboral
LIDERAZGO
Liderazgo, es la influencia, esto es, el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntariamente y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.
TIPOS de LIDERAZGO
TIPOS de LIDERAZGO
TIPOS de LIDERAZGO
Comités, equipos y toma Grupal de decisiones
Los comités son uno de los recursos mas comunes de las organizaciones: Ya sea que se les llame “consejo”, “comisión”, “fuerza de tarea”, “equipo” , “equipo auto dirigido”, “Equipo de trabajo”, su naturaleza esencial es similar. Un comité es un conjunto de personas encargado como grupo de un asunto.
PROCESOS GRUPALES de los comités
• Conocimiento de los miembros del comité en SíFORMACION
• Determinan el objetivo de su acción conjunta
• Surgen conflictosTORMENTA
• Establecen normas y ciertas reglas de conductaREGLAMENTACION
• El grupo se Aplica a su tareaDESEMPEÑO
RAZONES DEL empleo de comités
Deliberación y criterios grupales
Temor al exceso de autoridad en una sola persona
Representación de Grupos
interesados
Coordinación de Departamentos, planes y políticas
Transmisión y compartimiento de información
Consolidación de la autoridad
Motivación mediante la
participación
Elusión de acciones
Los Procesos Administrativos
Medición y corrección del Desempeño
6Control
La función gerencial de control es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren, y se relaciona estrechamente con la función de planear; de hecho, algunos autores sobre administración consideran que estas funciones no pueden separarse, aunque es sensato distinguirlas conceptualmente y por ello se analizan de manera independiente; sin embargo, planear y controlar pueden considerarse como unas tijeras que no funcionan a menos que cuenten con sus dos hojas. Sin objetivos y planes, el control no es posible porque el desempeño debe medirse frente a los criterios establecidos.
CONTROL
CONTROL
Proceso de control básicoLas técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, losprocedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier lugar y para lo que sea que se controle, incluye tres pasos:1. Establecer estándares.2. Medir el desempeño contra estos estándares.3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.
Establecimiento de Estándares
Los estándares simplemente son criterios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban indicios sobre cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes. Existen muchos tipos de estándares, y entre los mejores están las metas u objetivos verificables
Medición del Desempeño
Medición del desempeñoAun cuando no siempre sea posible, la medición del desempeño frente a los estándares debería hacerse apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas. El administrador que está alerta y tiene visión de futuro puede, en ocasiones, predecir posibles desviaciones de los estándares; sin embargo, en ausencia de tal capacidad éstas deben descubrirse tan pronto como sea posible.
Corrección de Desviaciones
Los estándares deben reflejar los diversos cargos en la estructura de una organización, ya que si el desempeño se mide apropiadamente, es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben con precisión dónde deben aplicarse las medidas correctivas en la asignación de los deberes individuales o de grupo. La corrección de desviaciones es el punto en que el control puede verse como una parte de todo el sistema de administración y relacionarse con las otras funciones gerenciales.
Puntos de Control
Los puntos seleccionados para el control deben ser clave, en el sentido de ser factores limitantes para la operación o mejores indicadores que otros factores respecto de si los planes están funcionando. Con tales estándares los administradores pueden manejar un grupo mayor de subordinados y así aumentar su ámbito de administración, con los resultantes ahorros en costos y la mejoría de la comunicación. El principio de control de puntos clave, uno de los más importantes, establece que el control efectivo requiere de la atención de aquellos factores decisivos para evaluar el desempeño en relación con los planes. Otra forma de control es comparar el desempeño de la compañía con el de otras a partir de los puntos de referencia o benchmarking.
Tipos de Estándares de puntos clave
Cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeación, cada actividad de estos programas,cada política, cada procedimiento y cada presupuesto pueden convertirse en un estándar respecto del cual podría medirse el desempeño real o esperado; sin embargo, en la práctica, losestándares tienden a ser de los siguientes tipos:1. Físicos. 2. De costos.3. De capital.4. De ingresos.5. De programas.6. Intangibles.7. De metas.8. Planes estratégicos como puntos para el control estratégico.
BENCHMARKING
Es un concepto que hoy tiene amplia aceptación, se trata de un enfoque para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejores prácticas de la industria y que se desarrolló a partir de la necesidad de tener datos frente a los cuales medir el desempeño. ¿Cuáles deben ser los criterios? Si una compañía requiere seis días para surtir el pedido de un cliente y un competidor en la misma industria sólo cinco, estos últimos no se convierten en el estándar si existe una empresa en una industria no relacionada que puede surtir pedidos en cuatro días. El criterio de cuatro días se convierte en el punto de referencia aun cuando en principio parezca una meta inalcanzable, luego se analiza con cuidado el proceso involucrado para surtir un pedido y se fomentan modos creativos para alcanzar ese punto de referencia.
BENCHMARKING
1. El benchmarking estratégico compara varias estrategias e identifica los elementos estratégicos clave para el éxito.2. El benchmarking operacional compara costos relativos o posibilidades de diferenciación de productos.3. El benchmarking administrativo se enfoca a funciones de apoyo como la planeación de mercados y los sistemas de información, la logística, la administración de recursos humanos, etcétera.
El procedimiento de puntos de referencia empieza con la identificación de lo que debe compararse, y luego se selecciona a quienes tienen un Desempeño superior. Se requiere recopilar y analizar datos, que se convierten en la base de las metas de desempeño. Durante la instrumentación del nuevo enfoque, el desempeño se mide periódicamente y en ese momento se adoptan medidas correctivas.
SISTEMAS DE INFORMACION
En esta era ya no funcionan las formas antiguas de hacer negocios. Los procesos de administración, producción y distribución de artículos, así como los servicios, se han vuelto más dinámicos y complicados. Hoy día, la industria de la información, como muy pocas en el mundo, es uno de los mercados más atractivos.Estamos viviendo una época en la que lo importante es la Comprensión y el intercambio de la información, sin importar la forma en que ésta se presente; a veces tampoco es importante el volumen o el tamaño de la misma.
SISTEMAS DE INFORMACION
ControlesDesde el inicio de operaciones de una empresa es necesario establecer un sistema de dirección y control simple pero eficaz. El control es el establecimiento de programas y sistemas que permiten medir resultados. En cambio, el objetivo del control es proporcionar apoyo técnico y administrativo para lograr la consecución de los objetivos señalados en los programas. Es conveniente establecer controles desde el inicio de operaciones para evitar quelos empleados, posteriormente, se vuelvan reacios a utilizarlos e, inclusive, los puedan sabotear. Llevar controles debe formar parte del trabajo diario de todo el personal.
Algunas preguntas que deben hacerse los directivos con relación al control son:1. Qué, cuándo y para qué se debe controlar.2. Quién debe controlar.3. Cuándo y dónde se debe controlar.4. Con qué frecuencia y prioridad.5. Con qué profundidad.6. Cómo puede controlarse.7. Cuáles son los criterios de medición e indicadores.8. Cuál es el mínimo de información necesaria para controlar la empresa.9. Cuáles son los indicadores clave que definen la información realmenterelevante.10. Qué información es requerida diaria, mensual, trimestral, semestral y anualmente.11. Qué indicadores necesitan ser comparados.12. Qué información se necesita para realizar una evaluación integral de la empresa.
La función gerencial de control es la medición y corrección del desempeño para asegurar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se cumplan; es una función decada administrador, desde el presidente hasta el supervisor.Las técnicas y los sistemas de control son básicamente los mismos, sin importar qué se controle. Dondequiera que se encuentre y cualquier cosa que sea lo que se está controlando, el proceso de control básico incluye tres pasos:1. Establecer estándares.2. Medir el desempeño frente a estos estándares.3. Corregir las desviaciones de los estándares y planes. Hay diferentes tipos de estándares y todos deben señalar las desviaciones en los puntos clave.El desempeño puede medirse con las mejores prácticas de la industria, enfoque conocido como puntos de referencia o benchmarking.
RESUMEN
Todo proceso humano, no esta exento del proceso administrativo. Planeación, Organización, Integración de personal, Dirección y Control. Para ser un Buen Gerente, primero hay que ser un Gran Emprendedor.
TEORIA GERENCIAL
Guido Contreras.
El Buen Administrador comienza por sí mismo, su familia y su hogar. Administrar su Vida, le permitirá a su familia tener la satisfacción y la dicha de vivir en un Excelente Hogar.
