La importancia que tiene el siguiente trabajo es aprender cómo están manejando las unidades de correspondencia en las distintas entidades y la importancia que le están dando al Acuerdo 060 de 2001 y Decreto 2609 de 2012

También el empalme que le están realizando a los documentos desde el nacimiento, distribución y almacenamiento en los programas de gestión documental que tienen establecidos en cada una de las entidades.

La importancia de realizar este trabajo, es poderdesarrollar en los estudiantes el tema visto en launidad de gestión documental II.

Lo anterior lo podemos lograr mediante la visitaa unidades de correspondencia de variasentidades para saber cuál es manejo y laimportancia que estas tienen para el manejo delas comunicaciones.

OBJETIVOGENERAL Aprender cuales son los beneficios que trae el contar

con una unidad de correspondencia sofisticada y ajustada a las necesidades de una entidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Conocer que software manejan Aprender cual es el manejo que le dan a las unidades

de correspondencia Identificar sus fortalezas.

Es un aplicativo (software) que tiene

como objetivo administrar la parte

documental brindando mejoras para la

preservación de los documentos electrónicos..

-Función del

modelo

-Visión del

proyecto

Material

informático

(hardware

software)

-Asistencia

profesional

- Consultores

-Reglas de

acceso

-Reglas de

conservación y

disposición

-

-Desarrollo

metadatos

-Requisitos de

documentos

que deben ser

apreciados

DD

Ordenar la documentación física y electrónica abarcando

los metadatos por medio de cuadros de

clasificación documental

Implementar un periodo de conservación-eliminación de los

documentos electrónicos aplicando la TRD y TVD

Efectuar faces de eliminación en lo

estipulado a las tablas de retención y

valoración documental.

Proteger la legitimidad de la documentación

archivada en los diferentes metadatos

implementando su ciclo vital .

Suministrar la información al personal

tanto interno como externo cuando estos

sean notificados. A través de los diferentes

sistemas de información.

Resguardar la información

independientemente en el soporte que este se encuentre enfatizando en las agrupaciones

documentales-series-sub series

Características Explicación

-La implementación del

sistema de gestión

documental debe ayudar al

tramite de la información,

según los procesos de dicha

entidad.

El procedimiento debe cumplirse

avalando los requisitos de la

entidad.

-El sistema de GD debe

sostener la información en un

ambiente adecuado

-Establecer habilidad de dos o

mas sistemas para

intercambiar información.

-Deberá garantizar la calidad,

rectitud, accesibilidad y

asimilación clara de los

documentos electrónicos

Establecer un entorno apropiado

para el desarrollo de las

actividades laborales,

asegurando la información de los

datos almacenados.

-El profesional deberá gestionar

e implementar programas para la

recopilación de la información

para ser tramitada- almacenada .

--Exigir estricto dominio en la

información gestionada y

tramitada evitando el acceso al

aplicativo de funcionarios que

quieran sabotear dicha

información

La entidad visitada fue SERVICIO DE POSTALES NACIONALES

S.A 4-72

¿ Qué software es?

En la entidad se encuentra implementado el aplicativo ZAFFIRO, el

cual provee un ambiente centralizado altamente escalable de

arquitectura abierta 100% WEB-BASE.

¿ En cuanto a niveles de seguridad que ventajas tiene?

Provee el acceso controlado a los documentos

¿ Qué desventajas tiene?

Me parece que es un software completo.

¿Es utilizado es su totalidad?Actualmente se utilizan los módulos de administración delas comunicaciones oficiales en cumplimiento del acuerdo060 de 2001, Zaffiro RMS: administración documental yZaffiro DMS ( digitalización , indización y visualización delos documentos.

Se han generado mayores controles encuanto a la administración y custodia de lainformación, adicionalmente a través de esteaplicativo se garantiza la trazabilidad de lascomunicaciones oficiales emitiendo respuestaen el menor tiempo posible.

La implementación del aplicativo contribuye ala disminución en los tiempos de búsqueda yrecuperación de la información,adicionalmente garantiza la fiabilidad de lainformación suministrada a los usuarios,puesto que este permite la visualización deimágenes y el seguimiento del documentopara determinar en que estado de flujo seencuentra.

Al elaborar este trabajo nos deja un granaprendizaje para nutrirnos de conocimientoscomo futuros profesionales de la ciencia de lainformación y la documentación,bibliotecología y archivística ya que podemosbrindar en las entidades tanto oficiales comoprivadas la importancia de la implementaciónde un sistema de gestión documental, querequieran el concurso de nuestrosconocimientos.