VISUAL CAJA 3D www.visualcaja.com

Una solución moderna y práctica que le facilitará la

administración de su empresa y le permitirá vender ágilmente.

www.qsoluciones.net

VISUAL CAJA 3D

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Bienvenida

Gracias por preferir VISUAL CAJA 3D!; sin duda la mejor opción en Software

Administrativo y Punto de Venta. Durante todo el instructivo se explicará de manera ágil,

rápida y muy gráfica la operación del sistema.

VISUAL CAJA 3D es la mejor elección porque:

Es de fácil aprendizaje

Es sencillo y ágil de operar

Contiene toda la funcionalidad que necesita su empresa

No cuesta más. Obtendrá la tecnología de las grandes empresas a un precio

realmente bajo!

Utiliza el poderoso motor de base de datos SQL Server

Contiene interfaz con los programas y estándares más conocidos, entre ellos

Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML (formato de internet), ASCII.

No requiere de soporte especializado

Le permite entrar al sistema y operar mediante una conexión a Internet o por una

llamada telefónica (red telefónica)

Le permitirá crecer a cualquier necesidad que requiera, inclusive cientos de

equipos conectados en red y grandes servidores con múltiples procesadores

Con Visual Caja tiene asegurada su operación, no será un gasto más; al contrario, su

inversión se verá rápidamente recuperada.

Gracias de nuevo!, esperamos sea de su agrado el contenido de este instructivo.

VISUAL CAJA 3D

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Características

El sistema VISUAL CAJA 3D, está desarrollado sobre la mejor tecnología disponible

en el mercado; siendo un sistema cliente-servidor, basado 100% en el poderoso

servidor de base de datos SQL Server, garantiza el máximo rendimiento posible en

el funcionamiento de la base de datos, además de proporcionar integridad en la

información.

Visual Caja, proporciona una interfaz gráfica, muy sencilla y accesible al usuario

que permite aprender y operar el sistema de manera ágil en unas horas o incluso en

minutos. Su poderoso reporteador permite visualizar listados antes de imprimirlos y

comprobar el resultado, además es posible exportar cualquiera de los listados

desde pantalla a formato ASCII, HTML, Excel, y visor de Microsoft Office (snapshot).

Las principales características del sistema Visual Caja son:

Tecnología Cliente-Servidor, basado en Microsoft SQL Server (MR)

Búsqueda y ordenación por cualquier campo

5 precios de venta, 10 impuestos

Ofertas

Descuentos por concepto o global

Precio por cliente

Permisos de usuario asignados de manera individual o por niveles

Fácil de usar; no requiere de mucho tiempo ni soporte adicional

Venta de mostrador (tickets)

Venta con factura

Cuentas por cobrar

Bancos, impresión de pólizas

Proveedores, cuentas por pagar

Acceso por niveles de usuario

Apariencia personalizable, defina colores y tipos de letra al gusto

VISUAL CAJA 3D

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Requerimientos de equipo

SERVIDOR:

- PC Pentium 1 Ghz, recomendable 1.6 Ghz o superior

- CD-ROM local o en unidad de red para instalación

- 300 Mb libres en disco duro para servidor

- 128 Mb de RAM en servidor, recomendable 256 RAM o superior

- Windows XP o posterior

ESTACIONES:

- PC Pentium 1 Ghz, recomendable 1.2 Ghz o superior

- CD-ROM local o en unidad de red para instalación

- 100 Mb libres en disco duro para software cliente (estaciones)

- 128 Mb de RAM en PC cliente (estaciones), recomendable 256 o superior

- Windows XP o posterior

SOFTWARE DE RED:

Microsoft Windows con red Microsoft

NOTA: Para configuraciones de una sola PC, el sistema puede operar ágilmente en un

solo equipo con la aplicación cliente y servidor. (Se recomienda PC a 1.2 Ghz y 256 Mb

RAM mínimo para esta instalación). No es indispensable contar con un equipo exclusivo

para el software servidor (servidor dedicado

VISUAL CAJA 3D

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Instalación

SERVIDOR:

El servidor, es el software que se encarga de manipular los datos. Este proporciona todos

los datos al usuario mediante el software cliente (instalado en las estaciones), además se

encarga de modificar, agregar o eliminar registros a petición del software cliente. Para

nuestro sistema, el servidor consiste del software “Microsoft SQL Server” (MR).

El software Servidor, sólo se deberá instalar una vez en una PC en la red local, si lo

desea, podrá utilizar una única PC como Servidor y estación a la vez. Si se trata de una

red con varios equipos, se recomienda instalar el servidor en la PC más potente. El

servidor también podrá ser utilizado como una estación del sistema (cliente).

Inserte el CD de Visual Caja

VISUAL CAJA 3D

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Haga clic en el botón „Microsoft SQL Server 2005 Express‟ y seleccione SP1 del combo a

la derecha del botón, si su sistema operativo es Windows XP SP1, SP2 si su sistema

operativo es Windows XP SP2, SP3 si su sistema operativo es Windows XP SP3 u otro

sistema operativo más reciente.

- La instalación iniciará automáticamente, si no es así ejecute el archivo "1.

Descomprimir_SPx" segun corresponda y al finalizar ejecute "2. INSTALAR SQL SERVER

2005"

- Reinicie la PC

Nota: No es necesario tener un equipo servidor exclusivamente para esto, eso significa

que una PC puede hacer la función de servidor y cliente. Esto es, se instala el servidor y

la aplicación en una misma computadora.

VISUAL CAJA 3D

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ESTACIONES:

Las estaciones son todos aquellos equipos en que se operará el sistema, en ellas se

instala el software “cliente” que consiste en el sistema “VISUAL CAJA 3D”. El sistema

VISUAL CAJA 3D, deberá instalarse en cada uno de los equipos que operará el sistema.

Inserte el CD de VISUAL CAJA

El CD iniciara automáticamente y presentara un menú de instalación, haga clic en „Instalar

VISUAL CAJA 3D‟. Siga las instrucciones en pantalla.

Instale el software “cliente” o “VISUAL CAJA 3D” en todos aquellos equipos que utilizarán

el sistema.

Por último ejecute CLICONFG.EXE desde la línea de comandos de Windows (Inicio-

Ejecutar). Establezca TCP-IP como protocolo predeterminado. Vaya a la pestaña Alias y

haga clic en Agregar, elija la biblioteca de red TCP-IP y escriba el Alias del servidor, tal

como aparece en SQL Server Service Manager en el apartado “Server”.

* Reinicie el sistema

VISUAL CAJA 3D

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Configuración Inicial

CONFIGURACION:

Antes de iniciar el sistema Visual Caja, inicie el servidor desde el botón de Inicio –

Programas - MSDE – Service Manager, ejecute el servicio MSSQLServer. Si lo desea

active la casilla “Iniciar automáticamente con el SO”, de esta manera se ejecutará

automáticamente la próxima vez que inicie Windows.

Ahora inicie Visual Caja desde Inicio – Programas – VISUAL CAJA 3D; cuando el sistema

muestre el diálogo:

Haga clic en Sí, enseguida se mostrará la siguiente pantalla:

VISUAL CAJA 3D

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- Cambie la opción Servidor por el nombre de la PC que utiliza como servidor, que se

muestra en el “SQL Server Service Manager” (Software Servidor), esto lo puede verificar

colocando el puntero del mouse sobre el icono de la aplicación durante un momento, o

haciendo doble clic sobre el icono del servidor, en la opción “Server”. En caso de

encontrarse en el equipo que funciona como servidor haga clic en el botón a la derecha

de la caja Servidor, el sistema colocará automáticamente el nombre del equipo actual.

A continuación haga clic en el botón “Instalar B.D.” y siga las instrucciones en pantalla

Al terminar el sistema deberá mostrar el mensaje:

Cierre la pantalla de instalación de la base de datos y a continuación el sistema pedirá

que se identifique como usuario; teclee “admin” sin comillas como nombre de usuario y

también como contraseña.

Ahora puede continuar con el registro del sistema a través de la opción Parámetros del

Sistema del menú Configuración. Establezca el nombre de la empresa, número de

licencias y la llave que le proporciona el distribuidor. Recuerde teclearlo exactamente igual

que el nombre con el cual solicitó su llave de licencia. Si cambia de empresa o no. de

licencias requerirá otra llave.

VISUAL CAJA 3D

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Registre los nombres de las PC‟s que utilizará en el sistema dentro del catálogo de

Licencias de PC’s. El sistema le permitirá registrar tantas PC‟s como licencias solicitó.

Establezca los parámetros para cada PC en Configuración-Parámetros-Esta PC

Ahora está listo para utilizar en sistema. Le recomendamos dar una leída a su instructivo

para sacar el provecho máximo en la operación del sistema.

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PC: Indica el nombre o identificador de red de la PC donde se encuentra

Iniciar en: Seleccione la pantalla donde desea que inicie automáticamente el sistema, si

el equipo será utilizado como venta de mostrador, elija “Caja”

No. Estación: Teclee el no. de estación que desee asignar para identificar este equipo.

Almacén: Seleccione el almacén activo para esta PC; con esto, se mostrarán existencias

para el almacén actual y todas las operaciones con inventarios afectarán a este almacén.

TICKET

Imprimir: Indica si desea imprimir Tickets al elaborar una venta en la pantalla de „Caja‟

Puerto: Lugar donde está conectada la impresora de tickets

Códigos para el cajón: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter para abrir el

cajón. Los valores ASCII no imprimibles podrá indicarlos entre <>

Códigos al Inicio: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter cada que inicia la

impresión de un „ticket‟. Por defecto se encuentran los códigos para abrir el cajón de

dinero.

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Códigos al Final: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter cada que finaliza la

impresión de un „ticket‟. Por defecto se encuentran los códigos para cortar el ticket en una

miniprinter Epson.

Líneas al pie: Permite ajustar la distancia entre el pie del ticket y el corte. Podrá disminuir

las líneas entre el pie y el corte si sobra papel al final del ticket.

FACTURA

Tipo de Letra: Permite indicar el tipo de letra a utilizar en la impresión de la factura. Se

recomienda utilizar una fuente de impresora; pues será más legible y la impresión

terminará más rápido. Para ver las fuentes de impresora vaya a cualquier aplicación como

Microsoft Word (MR) y en la lista de fuentes estarán indicadas con un dibujo de impresora

a la izquierda del nombre.

Tamaño: Indica el tamaño del tipo de letra seleccionado para la factura. Si eligió una

fuente de impresora, esta opción será ignorada.

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Generalidades

El sistema Visual Caja, presenta una interfase sencilla que permite un acceso rápido a las

opciones y comandos del sistema.

Barra de título:

- La parte superior muestra el nombre del sistema “Visual Caja”, seguido del nombre de la

empresa, y la opción o módulo donde se encuentra. Por Ejemplo: “Visual Caja –

DEMOSTRACION - [Ventas de mostrador]”.

Barra de menús:

- Las opciones del sistema están organizadas por áreas, mediante menús de opciones; se

puede acceder a cualquier menú haciendo clic con el “mouse” o mediante el teclado,

presionando la tecla Alt+ la tecla indicada con una subraya.

Barra de herramientas:

Muestran las acciones más utilizadas sobre la pantalla, las herramientas disponibles

cambian dependiendo si se trata de un reporte o de una pantalla (formularios).

Barra de herramientas para pantallas de captura o formularios

Calculadora, muestra la calculadora de Windows

Lista de precios, muestra una pantalla donde se puede consultar de manera rápida

los artículos y sus precios así como las existencias

Deshacer, da marcha atrás a la última acción sobre la pantalla

Cortar, copia el texto seleccionado a memoria y lo elimina del lugar donde se

muestra

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Copiar, copia el texto seleccionado a memoria

Pegar, inserta el texto en memoria en el lugar donde se encuentra el cursos

actualmente

Ordenar ascendente, ordena los datos en pantalla de manera ascendente, en

base al campo señalado por el cursor

Ordenar descendente, ordena los datos en pantalla de manera descendente, en

base al campo donde se encuentra el cursor

Guardar, almacena los cambios realizados en pantalla

Buscar, permite localizar el registro que contenga el dato indicado dentro de

cualquier campo señalado por el cursor

Reemplazar, permite localizar el registro que contenga el dato indicado dentro de

cualquier campo señalado por el cursor, y reemplazar el dato indicado por otro

Eliminar, elimina el registro actual en pantalla, para realizar esto, deberá contar

con un nivel de usuario que cuente con permiso para ello

Exportar, permite enviar los datos en pantalla a un archivo con otro formato para

ser utilizado de manera externa

Mostrar en Excel

Mostrar en Word

Trabajar en colaboración

Cerrar, cierra la pantalla actual y muestra la anterior

Barra de herramientas para reportes

Preparar página, establece los márgenes, papel y orientación para la impresión

Una página, muestra sólo una página de información del reporte a la vez

Dos páginas, muestra 2 páginas de información a la vez en pantalla

Zoom, cambia el tamaño de la vista entre más cerca y más lejos

Imprimir, permite enviar una copia a la impresora

Calculadora, muestra la calculadora de Windows

Exportar, permite enviar el reporte en pantalla a un archivo con otro formato para

ser utilizado de manera externa

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Enviar en E-mail, exporta el reporte en pantalla y anexa el archivo resultante en un

correo

Cerrar, cierra el reporte actual y regresa a la pantalla previa

Barra de Navegación

Se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Contiene los botones que nos permiten

movernos entre los registros de una pantalla o catálogo. Las operaciones son las

siguientes: Ir al primer registro Ir al registro anterior Ir al registro siguiente Ir

al último registro Ir a un registro nuevo Detener filtro mientras se están cargando

datos desde el servidor Máximo no. de registros a mostrar

NOTA: También puede indicar la posición del registro a mostrar si hace clic en la caja de

texto de la barra y teclea el no. correspondiente. La posición dependerá del orden de los

registros.

Caja de Texto: permite teclear los datos que

contiene un campo.

Caja combinada o (ComboBox): permite elegir

una opción tecleando las primeras letras, o seleccionar de la lista. Para abrir la lista del

“Combo”, haga clic en el botón colocado a la derecha del combo (dibujo de flecha hacia

abajo). También podrá mostrar la lista utilizando las teclas Alt+Flecha abajo. Para

modificar la lista haga 2 clic dentro del combo, esto abrirá el catálogo correspondiente.

Casilla de verificación o CheckBox: permite asignar un valor verdadero o

falso, para activar la casilla haga clic con el mouse o presione la barra espaciadora sobre

el campo.

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Entrada a Visual Caja

Haga clic en el icono de Visual Caja

Enseguida aparecerá una ventana solicitando el nombre y contraseña de usuario, teclee

los datos requeridos, si su sistema esta como demostración el usuario por defecto es

admin y la contraseña es admin.

Recuerde que posteriormente puede personalizar los usuarios del sistema, así como los

accesos a cada área del sistema.

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Recepción

La pantalla de recepción es la que permite el acceso a las diferentes áreas del sistema.

Siempre que desee regresar a Recepción presione el botón correspondiente en la barra

de herramientas.

En la pantalla de Recepción haga clic sobre el elemento que corresponde al módulo

deseado.

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. Haga clic en Clientes para entrar al departamento de clientes

. Haga clic en Gerencia para ir al módulo de Gerencia y ver los reportes y gráficas

gerenciales

. Haga clic en la puerta con el letrero Proveedores si desea ingresar al departamento

correspondiente

. Haga clic en el rótulo Almacén para ir a este departamento

. Haga clic en el letrero Facturación o al monitor para ir al módulo de ventas, que le

permitirá crear facturas, remisiones, cotizaciones, apartados, etc.

. Haga clic sobre la impresora de tickets o el letrero Mostrador para ir al módulo de ventas

de mostrador, que permite elaborar notas de venta o 'tickets'

. Haga clic sobre la recepcionista para mostrar esta ayuda

* También podrá tener acceso a los diferentes departamentos a través del menú VISUAL

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Almacén

Al menú almacén, contiene todas las opciones que le permiten llevar el control y

operación de los inventarios de la empresa.

El menú Almacén, también puede ser abierto con las teclas Alt+A

Las opciones están claramente indicadas con el nombre e icono que corresponde:

Icono de archivero: indica un catálogo

Icono de archivero con flechas: indica una pantalla que permite acciones

sobre un catálogo o varios

Icono de impresora: indica una pantalla que permite emitir reportes (listados)

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También podrá tener acceso a las operaciones de almacén a través de la pantalla de

recepción en la interfaz 3D,

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Haga clic en el letrero Almacén para entrar al departamento correspondiente:

. Haga clic sobre los anaqueles centrales para ir al catálogo de productos

. Haga clic en la libreta sobre el escritorio para ver los listados de almacén

. Haga clic sobre el monitor para registrar movimientos de almacén

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Almacenes

Permite definir los distintos almacenes que tenemos en la empresa

Al terminar de guardar el registro el sistema avisara que se generan existencias en 0 para

este almacén, lo cual es un proceso normal del sistema y solo lleva unos pocos segundos.

Nota: Si ya existen existencias en el almacén, estas serán conservadas sin pérdida de

datos.

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Analítico

Permite analizar los movimientos que tiene cada producto en una sola pantalla, para esto

se solicita el periodo a analizar y enseguida muestra las compras, ventas y movimientos

de inventario de cada producto.

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La opción analítico nos permite ver el comportamiento de cada producto en determinado

período.

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Otros catálogos

Contiene catálogos relacionados con el proceso de ventas.

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Colores

Contiene la lista de colores seleccionables en el catálogo de productos. Al abrir la

pantalla, el cursos se posicionará de automáticamente en un registro nuevo, teclee la

descripción para el color a agregar.

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Formatos de etiqueta

Este catálogo permite definir los formatos utilizados para imprimir etiquetas en impresoras

que aceptan comandos de línea. Lea el instructivo de su impresora si desea conocer el

lenguaje script. El ejemplo mostrado está diseñado para impresoras que soportan

lenguaje ZPL (Zebra y compatibles).

VISUAL CAJA 3D

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Grupos

En este catálogo de definen los grupos en que se clasifican los productos. Este es el nivel

más alto de clasificación y el principal al momento de obtener reportes de almacén y listas

de precio. Si lo desea, podrá personalizar el nombre de esta categoría en Configuración-

Parámetros-Sistema, Opciones de funcionalidad.

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Marcas

Este catálogo es otra de las clasificaciones de productos, capture las diferentes marcas

de sus productos. Al igual que los grupos, el catálogo de marcas permite clasificar los

productos y obtener listados de almacén y listas de precios filtrando por esta clasificación.

Si desea utilizar otra denominación para este catálogo, tales como 'sublinea',

'departamento' u otro, podrá hacerlo en Configuración-Parámetros-Sistema, Opciones de

funcionalidad.

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30

Modelos

El catálogo de modelos, permite capturar la lista de modelos pertenecientes a los

productos. Al abrir este catálogo el sistema lo posicionará en un nuevo registro,

simplemente capture la descripción deseada para el nuevo modelo.

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Tallas

Permite capturar la lista de tallas que se asignarán a los productos en el sistema.

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32

Unidades de medida

Este catálogo contiene la lista de unidades de medida relacionadas al catálogo de

productos, por defecto van capturadas algunas de las más conocidas.

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33

Monedas

El catálogo de monedas, permite definir las diferentes monedas en que se expresan los

inventarios, así como el importe de las monedas extranjeras al convertirlas a moneda

nacional.

Considerar que:

Al momento de la venta, si el precio del producto seleccionado está definido en moneda

extranjera, el sistema realizará la conversión automática a moneda nacional.

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34

Tipos de Movimientos

El catálogo tipos de movimientos contiene los conceptos por los cuales se realizan

movimientos de mercancía diferentes a compras y ventas. Por defecto se encuentran

predefinidos los tipos de movimientos más usuales, personalícelos si lo desea.

Capture la descripción para el tipo de movimiento

Active la casilla incremento si este movimiento va a incrementar las existencias o

desactívelas si desea que reste existencias

Teclee las observaciones que crea necesarias

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Productos

Permite localizar, dar de alta o editar los datos del catálogo de productos

Alta de productos:

Al entrar al catálogo de productos, recuerde que el sistema siempre se posicionará sobre

los datos del primer registro; presione el botón Nuevo para mostrar una página en blanco

y capturar los datos de un producto nuevo.

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Inicie seleccionado el grupo al que pertenece el producto desde la lista, o teclee el

nombre. Si no existe podrá hacer 2 clic en el recuadro del Grupo para darlo de alta.

Si al teclear el nombre del grupo aparece el mensaje:

Significa que el grupo no existe; de clic en aceptar y a continuación presiona la tecla ESC

para cancelar el contenido incorrecto, enseguida haga 2 clic en el combo para agregar la

opción deseada. Agregue el grupo nuevo y cierre la ventana, al aparecer la pantalla del

catálogo de productos, la lista „Grupo‟ deberá tener la nueva opción.

Recuerde que si no cancela con ESC, la lista no se actualizara correctamente al regresar

del catálogo de grupos y no aparecerá la opción nueva. Para actualizarlo tendrá que

cerrar la pantalla y abrirla de nuevo.

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Grupo: Es la categoría de mas alto nivel y la mas importante, permite clasificar los

productos agrupándolos en esta categoría. Utilice los grupos mas convenientes para su

empresa y cree tantos como sea conveniente.

Marca: Es el segundo nivel de clasificación, permite identificar la marca de cada producto.

Recuerde que estas 2 clasificaciones son las más importantes, junto con la de Proveedor,

todos los reportes del sistema permiten filtrar por Grupo, Marca y Proveedor.

Modelo: también llamado presentación, permite asignar una subcategoría para los

productos como podría ser lata, botella, vidrio, plástico, etc.

* Si lo prefiere podrá cambiar estas denominaciones por Departamento, Familia, Línea o

cualquiera que Ud. desee en los parámetros del sistema.

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.Ahora teclee la descripción para el producto, tal como desea que aparezca en la factura,

listas de almacén y listas de precios, el sistema tomará los primeros 24 caracteres de la

descripción para crear la descripción corta o del ticket.

.Teclee o pase por el lector el código del producto; si va a utilizar código de barras, se

recomienda asignarlo en el campo código y el campo código #2 se utilizará para un

código secundario o corto.

.Seleccione los 3 principales proveedores para el producto, el costo de cada proveedor y

el código asignado por este para el producto

.Seleccione la unidad de medida para este producto

.Teclee la capacidad si lo desea

.Teclee el ultimo costo al comprar este producto, el sistema colocara el costo calculado al

valor del ultimo costo, la próxima vez que registre compras el costo calculado podra ser

diferente, de acuerdo a su método de inventario, flete, Etc.

.Teclee los precios de venta para el producto y el sistema calculará el porcentaje de

utilidad, de acuerdo al método de costeo

Si eligió Utilidad Real, % util = (Precio-Costo) / Precio

Si eligió Sobreprecio, $ util = (Precio-Costo) / Costo

.Teclee la utilidad del producto y el sistema calculará el precio de venta correspondiente,

recuerde teclear los porcentajes en decimales, así para un 30% teclee 0.3

Si eligió Utilidad Real, Precio Venta = Costo / ( 1- util )

Si eligió Sobreprecio, Precio Venta = Costo * ( 1+ util )

.Indique si se trata de un servicio o un producto pesado

.Indique los impuestos que grava el producto

.Si lo desea, indique un descuento máximo para el producto, la moneda en que está

expresado los costos y precios

.Indique la prioridad del producto

.Indique si se trata de un producto compuesto, si activa esta casilla se mostrara la pestaña

„Compuesto‟ donde podrá indicar los productos que componen este producto o

„componentes de este producto‟. Esto es útil para aquellos productos que se venden por

pieza, paquete y/o caja. O para aquellos productos que se venden en paquete como

„afinación‟, donde el producto compuesto es la afinación y los componentes son: aceite,

VISUAL CAJA 3D

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filtro, bujías. Cuando se define un compuesto, este no llevara control de existencias, ya

que las existencias se considerarán las del componente.

.Indique si el sistema llevara control de lote, con lo cual la existencia se llevara por cada

lote de compra.

.La casilla „Activo‟ indica si este producto aparecerá en listas de precio y de almacén,

cuando un producto ya es manejable en la empresa no se recomienda eliminarlo,

simplemente desactívelo para mantener la historia del producto.

La pestaña precios, permite definir la asignación automática del tipo de precio por

cantidades vendidas o por hora en cada venta.

VISUAL CAJA 3D

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La pestaña personalizada permite capturar información adicional para el producto, los

nombres de los campos 1-10 son configurables en los parámetros del sistema. Además

podrá indicar 5 nuevos impuestos para el producto en importe. Tales como el impuesto al

cigarro, que son 0.25 centavos por cigarro.

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La pestaña Oferta, permite colocar en oferta el producto en determinado periodo de

fechas y horas, así como la comisión para el producto, en porcentaje o en importe.

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Productos, Remoto

Esta opción permite acceder al catálogo de productos, con la característica que a

diferencia del catálogo de productos normal, solo carga el producto seleccionado por

código o descripción. Esto es muy útil y ágil en una conexión remota por Internet o vía

telefónica, ya que si cargara todo el catálogo tardaría bastante tiempo.

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Movimientos de inventario

Permite registrar los movimientos de inventario que afectan las existencias, es decir, todo

aquello que afecte las existencias de productos que no es una compra o venta, tales

como: inventario inicial, devoluciones, traspasos, mermas, etc.

El movimiento se costeara al costo calculado del producto

.Presione el botón Etiquetas, si desea imprimir una etiqueta para cada producto en el

movimiento por la cantidad indicada

.Presione Afectar si desea sumar o restar las existencias de este movimiento según el tipo

de movimiento seleccionado

.Presione Ajustar si desea reemplazar las existencias actuales por las indicadas en el

movimiento, esto solamente debería hacerlo cuando se trate de un inventario inicial o

ajuste de inventario

.El botón Cancelar le permitirá cancelar el movimiento y realizar cambios en él

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.Presione Diferencias de inventario, para ver el reporte que muestra las diferencias de

inventario entre el teórico en las existencias actuales del sistema y el físico capturado en

el movimiento actual

Las diferencias negativas indican un faltante y por tanto una perdida para la empresa,

mientras que las positivas indica que es posible que no se registraron todas las salidas de

productos, o todas las ventas.

.Presione el botón Imprimir para mostrar el formato del movimiento

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* En la pantalla previa a este reporte, observe que podrá especificar si desea ver el costo

o precio de venta del movimiento.

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Listado de almacén

Permite acceder a los distintos reportes de almacén con que cuenta el sistema

Las opciones Proveedor, Grupo, Marca, Prefijo y Productos con existencias, permiten

establecer filtros para los productos a mostrar. Si no especifica ninguna opción el sistema

mostrará todos los productos capturados en activo.

Listado de almacén.- Muestra un lista de productos en el almacén activo con las

existencias actuales y el costo actual.

Listado por códigos.- Lista de almacén ordenado por código de producto.

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Existencias mínimas.- Muestra una lista de productos para los cuales la existencia actual

en el almacén activo se encuentra igual o menor al mínimo establecido.

Inventario físico.- Muestra una lista de productos, con código, descripción y una columna

en blanco que nos permitirá anotar el inventario físico actual. Este reporte es el auxiliar

ideal para levantar un inventario físico.

Inventario físico por ubicación.- Muestra el listado para inventario físico ordenado por

ubicación.

Existencias a la fecha.- Muestra un listado de almacén con las existencias existentes en la

fecha indicada en el almacén activo.

Reposición.- Muestra un listado de almacén con las cantidades requeridas de productos

para alcanzar el máximo en todos los almacenes.

Listado sin agrupación.- Listado de almacén sin agrupar por grupo y marca.

Etiquetas.- Imprime las etiquetas para un grupo de productos

Existencias por almacén.- Muestra las existencias de productos en cada almacén (por

columnas), además del total de existencias.

Fechas de venta.- Lista de productos con la ultima fecha que fueron vendidos.

Movimientos de almacén.- Muestra los movimientos de almacén de un periodo detallando

productos

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Bancos

El menú Bancos permite llevar el control de nuestras cuentas bancarias, registrando cada

depósito o retiro, además de la impresión de cheques y el encabezado de la póliza.

El menú Bancos, también puede ser abierto a través de las teclas Alt+B

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Cuentas

La opción Cuentas permite capturar nuestro catálogo de cuentas; capture un renglón por

cada cuenta bancaria que desee llevar el control.

El saldo iniciar será de cero, para alterarlo deberá capturar un movimiento de bancos con

el importe del saldo inicial, indicando deposito para el tipo de movimiento.

Sugerencia: para el nombre de la cuenta incluya el banco y el número de cuenta.

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Movimientos bancarios

Permite afectar una cuenta bancaria con un depósito o retiro.

El saldo que muestra el movimiento, es el proyectado al afectar este movimiento, el saldo

de la cuenta solo será afectado después de presionar el botón Afectar.

Solicite a su distribuidor modifique el formato de la póliza y el cheque de acuerdo a su

requerimiento.

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Listados

Muestra los movimientos en un período para la cuenta seleccionada. Si activa la casilla

Programación de pagos, el listado mostrara aquellos movimientos capturados sin afectar

(programados), proyectando el saldo simulado.

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Se mostrará un listado similar al siguiente:

Este listado le permitirá ver todos los movimientos de su cuenta bancaria y conciliar contra

su estado de cuenta.

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Clientes

El menú clientes, contiene el catálogo y todas las opciones relacionadas a los clientes.

El menú Clientes, también puede ser abierto con las teclas Alt+C. También podrá

disponer de la mayoría de las funcionalidades de este menú a través de la pantalla de

Clientes, en la interfaz 3D.

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. Haga clic en los personajes que representa a clientes para ir al catálogo de clientes

. Haga clic sobre el monitor para registrar cobranza de clientes

. Haga clic sobre el archivero si desea ver los listados de almacén

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Catálogo de clientes

Permite capturar los datos relacionados a cada cliente, lo cual nos permitirá realizar

ventas de escritorio y cotizaciones, con solo seleccionar el código del cliente, el nombre o

RFC.

Podrá seleccionar el tipo de precio por defecto para este cliente, de los 5 precios

disponibles para cada producto.

Si establece el limite de crédito y activa la opción validar limite de crédito, en los

parámetros del sistema, solo se permitirá vender mientras el cliente tenga saldo

disponible.

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Cobranza

La opción cobranza, muestra el saldo del cliente seleccionado, los documentos con saldo

pendiente y permite abonar al saldo global del cliente o al documento seleccionado.

Teclee el concepto e importe del abono, en la parte superior al recuadro documentos

pendientes, para abonar al saldo global del cliente y distribuirlo entre los documentos

pendientes en el orden del más atrasado al más reciente (ascendente).

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57

Seleccione el documento a abonar en el recuadro documentos pendientes, haciendo clic

en el renglón correspondiente y a continuación capture los datos para el abono en la parte

inferior.

VISUAL CAJA 3D

58

Rutas

Permite crear el catálogo de rutas, el cual será relacionado al cliente en el catálogo

respectivo.

En el catálogo de clientes, podrá seleccionar la ruta donde se encuentra, lo cual permitirá

emitir todos los reportes de clientes seleccionando la ruta deseada.

VISUAL CAJA 3D

59

Categorías

Permite definir las categorías con las cuales se desea calificar a clientes y proveedores.

En el catálogo de clientes, seleccione una categoría de esta lista si lo desea

VISUAL CAJA 3D

60

Listados de Clientes

Contiene los reportes disponibles de clientes. Podrá seleccionar un rango de fechas para

mostrar la cobranza, vencimientos o ventas.

Listado de clientes.- Muestra un listado con los datos de clientes activos.

Clientes por ruta.- Muestra un listado de clientes agrupándolos por ruta.

Cobranza por ruta.- Muestra la cobranza programada, para el periodo especificado.

Facturas vencidas.- Listado de documentos vencidos en el periodo especificado.

Pagos vencidos.- muestra los pagos de clientes vencidos en el periodo especificado.

Ventas por cliente.- muestra las ventas realizadas para todos los clientes o el cliente

seleccionado.

VISUAL CAJA 3D

61

Ventas por cliente equivale a un estado de cuenta en el periodo especificado.

VISUAL CAJA 3D

62

Proveedores

El menú proveedores nos da acceso al catálogo de proveedores, compras y pagos, asi

como los listados de proveedores.

También podrá abrir este catálogo presionando las teclas Alt+P. Para tener acceso a

funciones de este menú por medio de la interfaz 3D, haga clic en la puerta Proveedores

desde la pantalla Recepción.

VISUAL CAJA 3D

63

. Haga clic sobre uno de los proveedores de la sala para ir al catálogo de proveedores

. Haga clic en el portafolios para ir a Pagos

. Haga clic en el archivero para ver los listados de proveedores

. Haga clic sobre el monitor para ir a registro de compras

. Si desea salir de este departamento, haga clic sobre la puerta

VISUAL CAJA 3D

64

Catálogo de proveedores

El catálogo de proveedores, contiene la lista de proveedores que nos venden productos,

estos aparecerán en el catálogo de productos y al realizar las compras. Los reportes de

Almacén y Proveedores, así como las listas de precios se pueden emitir por proveedor.

VISUAL CAJA 3D

65

Categorías

Permite definir las categorías con las cuales se desea calificar a clientes y proveedores.

En el catálogo de clientes, seleccione una categoría de esta lista si lo desea

VISUAL CAJA 3D

66

Compras

En este módulo se registran las nuevas compras a proveedores; lo cual permite alimentar

las cuentas por cobrar, actualizar existencias y costear por el método de inventarios

seleccionado en Parámetros del Sistema.

Cuando registra una compra suceden varias cosas:

Se obtiene el costo calculado por unidad para cada producto en la compra, el cual

dependerá del método seleccionado en el parámetro del sistema: „Costo

calculado‟ y del flete prorrateado

Se recalculan los 5 precios de venta para cada producto, el cual se determina a

partir del costo calculado y sumándole el margen de utilidad definido para cada

precio y cada producto, utilizando el método seleccionado en el parámetro del

sistema: „Calcular precios‟

Se afecta el inventario

Se afecta costo de última compra y costo calculado en cada producto de la

compra

Se afectan precios si el porcentaje de „Variación de precio‟ establecido en

parámetros del sistema lo permite

Se alimentan cuentas por pagar si se trata de una compra a crédito

El proceso de registro de compra es el siguiente:

. Seleccione el proveedor, si no se encuentra en la lista, de 2 clic sobre el combo y

regístrelo

. Teclee los datos que se solicitan en el encabezado de la compra como son: Orden

de compra, No. doc, Condiciones de pago, Fecha de recibido, Fecha del

documento, Días de crédito, Consignación, Tipo de documento, Vencimiento,

Facturar flete, Importe, Flete e IVA del flete

VISUAL CAJA 3D

67

. Capture los conceptos de la compra, si lo desea podrá ajustar precios de venta a

su conveniencia

. Indique descuento global y observaciones si lo desea

Considerar que:

. El costo calculado se calcula de acuerdo al método seleccionado en Parámetros del

Sistema, Costo Calculado.

VISUAL CAJA 3D

68

. El sistema actualizará de manera automática el último costo y costo calculado de cada

producto en la compra, además de calcular los nuevos precios de venta y actualizar sólo

si la diferencia de precios supera el porcentaje definido en el Parámetro del Sistema

etiquetado como Variación de Precio, 0% indica que siempre se actualizaran precios.

. Capture los datos de flete si desea prorratearlo entre los productos de la compra, lo cual

afectará el costo calculado y el precio de venta final.

. Si desea sumar el importe del flete a la factura, indíquelo en la casilla correspondiente.

. Si indica Pedido en el tipo de documento dentro de esta pantalla, imprimirá su nota de

pedido y este no actualizará inventarios ni se considerará para cuentas por pagar.

. Sólo se muestran las últimas 50 compras, si desea consultar una compra anterior a

estas, deberá indicar que desea cargar mas compras en el botón del navegador que

corresponde.

Permite consultar los documentos a crédito que tienen saldo pendiente de pago por

proveedor; así como registrar los pagos correspondientes.

VISUAL CAJA 3D

69

Considerar que:

Los pagos registrados se abonarán al documento seleccionado en la parte superior,

indicado con la flecha negra en el selector de registros de la sección correspondiente.

VISUAL CAJA 3D

70

Pagos

Permite consultar los documentos a crédito que tienen saldo pendiente de pago por

proveedor; así como registrar los pagos correspondientes.

Considerar que:

Los pagos registrados se abonarán al documento seleccionado en la parte superior,

indicado con la flecha negra en el selector de registros de la sección correspondiente.

VISUAL CAJA 3D

71

Listados de Proveedores

Permite obtener listados con distinta información sobre proveedores y compras.

Listado de Proveedores.- Muestra el catálogo de proveedores activos en una lista con

formato imprimible.

Facturas vencidas.- Muestra los documentos vencidos con saldo pendiente de pago, en el

periodo indicado o hasta la fecha final, según se indique.

Compras x prov. y prod.- Muestra las compras sumando totales por producto.

Compras x proveedor.- Lista el importe total de las compras y los saldos de cada

proveedor.

* El proveedor es opcional e indica mostrar solamente los datos del proveedor

seleccionado.

VISUAL CAJA 3D

72

Considerar que:

. En listado de proveedores sólo aparecerán aquellos indicados como Activos en el

catálogo de proveedores.

. Los reportes que involucran compras no tomarán en cuenta aquellas que no están

afectadas

. Todos los reportes son exportables a formato ASCII, Excel, Word, HTML y Snapshot

VISUAL CAJA 3D

73

Ventas

La opción Ventas, contenida en el menú Ventas permite elaborar facturas, remisiones,

cotizaciones, pedidos y apartados, además de la factura global del día. También podrá

facturar varias notas o remisiones.

La opción Ventas permite realizar todo tipo de documento de venta, así como cotizaciones

y es complementaria a Caja.

Para elaborar un documento de venta, siga los siguientes pasos:

1. El sistema sugiere la fecha actual, si lo desea podrá cambiarla

2. Seleccione el tipo de documento

3. Seleccione un cliente por nombre, código o RFC

4. Teclee el no. de documento, si no lo indica el sistema sugerirá de manera automática el

consecutivo del documento anterior del mismo tipo

5. Seleccione las condiciones de pago

6. Si seleccionó Crédito para las condiciones de pago, indique días de crédito y Anticipo

VISUAL CAJA 3D

74

7. Capture los conceptos del documento en la sección del recuadro central de la siguiente

manera:

. Seleccione el código o descripción del producto o servicio. Si lo desea también

podrá utilizar un lector de códigos de barra para indicar el código

. El sistema muestra el primero de los 5 precios del producto, o el seleccionado

para el cliente en el catálogo de productos, si lo desea podrá cambiarlo

. El sistema indicará el precio unitario seleccionado antes de IVA, si lo desea podrá

modificarlo. En caso que se encuentre activa la opción “Desglosar al teclear precio

unitario”, deberá teclear el precio unitario con IVA y el sistema desglosará

automáticamente el IVA.

. Teclee el porcentaje o importe de descuento o el importe si lo desea

VISUAL CAJA 3D

75

Recuerde que:

. Podrá modificar el precio unitario y descuento sólo si se encuentran seleccionadas

las opciones Cambiar PU, Cambiar Desc, en los Parámetros del Sistema

. En algunos casos será conveniente indicar el importe, con lo cual el sistema

calculará la cantidad en base al precio unitario. Para acceder al campo Importe,

active la opción correspondiente en Parámetros del Sistema. Esta opción es útil en

giros como gasolineras

. Si indicó porcentajes en el catálogo Días de Crédito, estos incrementarán el precio

unitario

. Podrá capturar información adicional a la descripción del producto o servicio

haciendo 2 clic sobre el selector del registro en la sección detalle del concepto que

desee

. Si la venta es a crédito, no podrá agregar conceptos por un monto superior al

límite de crédito establecido al cliente seleccionado

. La opción Validar existencia, dentro de parámetros del sistema establece el

comportamiento al vender un producto sin existencias

. Si activó Precios Netos en parámetros del sistema, el sistema desglosara

automáticamente el precio del producto, de lo contrario, asignará el precio unitario

con el mismo al que se estableció en el catálogo de productos y calculará el IVA

de este concepto para sumarlo al total del documento

. No podrá realizar un descuento mayor al establecido en el catálogo de productos

. No podrá capturar más conceptos a los indicados en parámetros del sistema para

el tipo de documento que corresponda

VISUAL CAJA 3D

76

. Si estableció contraseña en la sección Datos Generales, dentro de Parámetros del

Sistema; se le solicitará al seleccionar un precio a partir del nivel indicado

. Si activó la opción Utilizar Código #2, en Parámetros del Sistema, el recuadro para

el código del producto, permitirá seleccionar por el segundo código del producto

. Si es venta de contado, indique la forma de pago y las notas sobre el pago, como

puede ser no. de cheque, no. de tarjeta, etc.

. Indique el importe entregado y vendedor

. Teclee el descuento global para esta venta

. Si desea agregar observaciones para esta venta presione el botón ubicado a la

derecha del campo Notas

. Presione el botón Imprimir, si activo la opción Confirmar Afectar, en los parámetros

del sistema, se mostrará la ventana preliminar desde donde podrá revisar e

imprimir el documento con el botón imprimir en la barra de herramientas y al cerrar

la ventana le preguntará si se imprimió correctamente el documento, si responde

afirmativamente se afectan existencias y no podrá modificar la factura hasta que la

cancele. En caso no encontrarse activa la opción Confirmar Afectar, se afectará

existencias y no se mostrará la vista preliminar

Considerar que:

. Solamente los documentos del tipo Factura, Remisión y Notas se consideran en el

reporte de ingresos; los Apartados solamente afectan los ingresos por anticipos o

abonos

VISUAL CAJA 3D

77

. Solamente las Facturas, Remisiones y Notas Afectadas son considerados para

ingresos y afectan existencias de inventarios

. Después de afectar una venta, sólo podrá modificarlo si lo Cancela

. Los productos indicados como Servicios en el catálogo de productos no afectan

existencias

Facturar uno o varios tickets, notas o remisiones

En esta sección de Ventas, podrá elaborar facturas por ventas realizadas previamente de

manera ágil y sin volver a capturar los conceptos.

. Seleccione el tipo de documento: „Imprimir Factura‟

. Seleccione el cliente

. Presione el botón Agregar documento

. Indique el folio documento a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el tipo de

documento de que se trata; por ejemplo: para facturar la nota con folio 560, deberá

indicar N560, para facturar la remisión 843, teclee R843

Considerar que:

. El tipo de documento Imprimir factura, permite elaborar facturas por ventas

anteriores, sin afectar inventarios y sin considerarse para el ingreso

. El folio sugerido para este tipo de documento es el mismo consecutivo que para

Facturas

VISUAL CAJA 3D

78

Facturar Cotizaciones

. Seleccione el tipo de documento: „Factura’

. Seleccione el cliente

. Presione el botón Agregar documento

. Indique el folio documento a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el tipo de

documento de que se trata; por ejemplo: para facturar la cotización con folio 400,

deberá indicar C400

Considerar que:

Las cotizaciones NO afectan existencias y tampoco son consideradas como ventas, hasta

el momento de remisionarlas o facturarlas

VISUAL CAJA 3D

79

Facturar Apartados

. Presione el botón Convertir documento

. Indique el folio del apartado a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el

tipo de documento de que se trata; por ejemplo: para facturar el apartado con

folio 1582 deberá indicar A1582

Considerar que:

. Las abonos de apartados se consideraron en el reporte de ingresos en la fecha

que se realizaron

. Los apartados afectan existencias hasta el momento de facturarlos o remisionarlos

. Si desea que la factura por el apartado aparezca con fecha actual, deberá cambiar

la fecha del documento

. Deberá afectar el documento para considerarlo como venta y restar existencias

VISUAL CAJA 3D

80

Caja

Este módulo permite realizar las ventas de mostrador de manera ágil, sustituyendo a una

caja registradora. Al abrir esta opción se le solicitará indique nombre de cajero y

contraseña, si aun no personaliza la lista de cajeros, teclee cajero para ambos recuadros,

posteriormente podrá cambiarlos en el catalogo de empleados dentro del menú Ventas-

Otros Catálogos.

Ahora está listo para hacer ventas de mostrador (tickets), Al establecer el encabezado del

ticket (Configuración-Parámetros-Sistema) recuerde incluir el nombre de la empresa a la

cual tiene licencia, de lo contrario el sistema no le permitirá realizar ventas de mostrador.

VISUAL CAJA 3D

81

Ahora se mostrará la pantalla de ventas de mostrador (caja)

Para añadir un producto a la venta, Sólo pase un artículo por el lector o teclee el código

de barras

F2: Mostrará un diálogo (ventana) que permite seleccionar un cliente por código o

nombre, el nombre aparecerá en el ticket. Además permitirá asignar el precio para este

cliente si está definido en el catálogo correspondiente.

F4: Permite consultar un artículo por código o descripción, a la vez que se muestra el

precio de venta. Si lo desea, podrá anexarlo a la venta actual.

F5: Establece la cantidad para el producto siguiente, muy útil cuando son muchos

artículos de la misma clase, por ejem: 20 sobres de polvo para aguas de la misma marca,

sabor y contenido. También podrá realizarlo con las teclas [Ctrl] + [1]-[9] (Teclas 1 al 9]

F6: Permite seleccionar uno de los 5 precios para todos los productos siguientes en esta

venta. Al terminar esta venta e iniciar otra, el precio por defecto será el 1ro. También

puede elegir el precio por medio de las teclas [Alt] + [1]-[9] (Alt y una de las Teclas 1 al 9]

VISUAL CAJA 3D

82

F8: Permite cancelar un ticket en pantalla o cualquier otro folio. El sistema pedirá

confirmación para esta operación. Si presiona la tecla [Ctrl]+ [-] (Control y Menos),

cancelará el último concepto. Si no existe venta en pantalla, el sistema solicitará el folio a

cancelar.

F10: Permite pausar una venta (venta suspendida) e iniciar una nueva. Cuando termine la

nueva venta podrá volver a la venta pausada tecleando de nuevo F10. Notar que al

regresar a la venta pausada, el tipo de precio por defecto será el precio 1.

F11: Abre el cajón de dinero para dar cambio o realizar cualquier otra operación.

F12: Termina la venta actual y solicita el pago entregado, además muestra el cambio.

Considerar que:

. Si desea cancelar un concepto, deberá establecer la cantidad a negativo (por ejem. –1) y

pasar de nuevo el producto por el lector láser o teclear el código (venta negativa). Si se

trata del concepto inmediato, basta presionar las teclas [Ctrl]+[-] para cancelarlo.

. Establecer la cantidad de artículos para conceptos repetidos, le agilizará la venta y le

ahorrará papel.

VISUAL CAJA 3D

83

Otros catálogos

Contiene catálogos relacionados con el proceso de ventas.

VISUAL CAJA 3D

84

Categorías

Permite definir las categorías con las cuales se desea calificar a clientes y proveedores.

En el catálogo de clientes, seleccione una categoría de esta lista si lo desea

VISUAL CAJA 3D

85

Días de crédito

El catálogo de Días de Crédito permite definir los diferentes días de créditos por

anticipado y si lo desea, el porcentaje a sumar al precio de venta por el crédito.

VISUAL CAJA 3D

86

Considerar que:

. El porcentaje indicado aumentará el precio de venta de cada producto en las ventas a

crédito realizadas en Ventas-Ventas

. Al momento de realizar la venta podrá indicar los días de crédito, aún si no están capturados

Si al momento de la venta indica un dato en el campo días de crédito que no esté

capturado en el catálogo, el sistema incrementará el precio unitario en el porcentaje

indicado en el dato inferior más cercano, en caso de existir alguno.

VISUAL CAJA 3D

87

Empleados

En este módulo se dan de alta los diferentes empleados que inciden en el sistema, como

son: administrador, gerente, vendedores o cajeros.

. Teclee una clave para el empleado, sólo será necesaria para identificar cajeros, cuando

realicen ventas de caja (notas o tickets).

. Teclee el nombre del empleado

. Indique el tipo de empleado seleccionando una opción de la lista

. Teclee los datos de domicilio

. Si lo desea podrá indicar porcentajes para el cálculo de comisiones, sólo serán tomados

en cuenta para los vendedores

VISUAL CAJA 3D

88

Recuerde que: El cajero por defecto es cajero y su contraseña también es cajero, si lo

desea en este módulo podrá modificarlo o agregar nuevos cajeros.

VISUAL CAJA 3D

89

Monedas

El catálogo de monedas, permite definir las diferentes monedas en que se expresan los

inventarios, así como el importe de las monedas extranjeras al convertirlas a moneda

nacional.

Considerar que:

Al momento de la venta, si el precio del producto seleccionado está definido en moneda

extranjera, el sistema realizará la conversión automática a moneda nacional.

VISUAL CAJA 3D

90

Otras Operaciones

Contiene acciones que afectan al proceso de ventas, como son: cambios de precio a

grupo de productos, notas de cargo y crédito.

VISUAL CAJA 3D

91

Cambios de Precio

El módulo de cambios de precio le permitirá aplicar cambios de precio a un grupo de

productos de manera rápida y automatizada. También podrá establecer ofertas por fecha

y horas. Para abrir esta pantalla, vaya a la opción indicada en la pantalla.

VISUAL CAJA 3D

92

Cambiar precios:

. Seleccione el proveedor, grupo, marca o cualquier combinación que delimite el

grupo de productos a afectar

. Teclee el porcentaje a incrementar, si se trata o de un decremento indíquelo en

negativo

. Presione el botón Cambiar Precios ubicado en la parte superior de la ventana

Aplicar comisión:

. Seleccione el proveedor, grupo, marca o cualquier combinación que delimite el

grupo de productos a afectar

. Teclee el porcentaje o importe para la comisión por venta por unidad

. Presione el botón Aplicar Oferta

VISUAL CAJA 3D

93

Aplicar Oferta:

. Seleccione el proveedor, grupo, marca o cualquier combinación que delimite el

grupo de productos a afectar

. Teclee el porcentaje

. Indique período de fechas e incluso horas si lo desea

. Presione el botón Aplicar Oferta

Cambio de precio x código: Esta opción permite cambiar los precios de un producto en

particular, para realizar el cambio de precios de un producto siga los siguientes pasos:

. Teclee el código o seleccione un producto de la lista

. El sistema mostrara los precios actuales

. Teclee los nuevos precios para el producto

. Al salir del campo para el último precio el sistema preguntará si desea actualizar

precios en ese momento, responda SI, para proceder con el cambio

Recuerde que:

. Podrá cambiar precios a un grupo de artículos indicando los 5 precios y haciendo

clic en el botón Cambiar Precios de la sección Cambio de precios x código.

Recuerde delimitar el grupo de artículos indicando Proveedor, Grupo y Marca para

identificarlos.

. Si no selecciona Proveedor, Grupo o Marca, se afectarán todos los productos de

su catálogo, sea cuidadoso al utilizar este módulo

VISUAL CAJA 3D

94

Notas de Cargo

El módulo Notas de Cargo le permitirá realizar notas por diferentes cargos como podría

ser intereses por límite de pago excedido.

VISUAL CAJA 3D

95

. Seleccione tipo de nota: CARGO

. Teclee el folio si es la primera vez, las siguientes el sistema sugerirá

automáticamente

. Seleccione el cliente

. Indique el número de documento al cual desea aplicar la nota de cargo

. El sistema mostrará los conceptos del documento

. Indique el concepto de la nota de cargo

. Teclee el importe

. Imprima si lo desea

. Presione el botón Afectar

VISUAL CAJA 3D

96

Servicios

El Menú Servicios contiene las opciones que nos permiten registrar y dar seguimiento a

Órdenes de Servicio u Órdenes de Producción.

VISUAL CAJA 3D

97

Conceptos

En esta opción defina los elementos/características personalizadas a capturar en su orden

de servicio.

Recuerde que:

Los elementos aquí definidos aparecerán en la orden de servicio en la sección Conceptos /

Características.

VISUAL CAJA 3D

98

Consultar Trabajos Asignados

Este módulo está orientado al empleado, permitiéndole revisar sus trabajos pendientes y

hacer el cambio de estatus en caso necesario. Para mostrar los trabajos asignados,

seleccione su nombre dentro de la lista de empleados y teclee la contraseña, al final haga

clic en el botón,

Si desea ver la orden de servicio con todos los datos, haga 2 clics en el selector de

registros en la orden que corresponda.

VISUAL CAJA 3D

99

Orden de Servicios / Producción

En esta opción se capturan las órdenes de servicio o producción, mediante el siguiente

procedimiento:

. Capture el folio inicial si lo desea

. El sistema mostrará la fecha y hora de entrega proyectado de acuerdo a los días

de entrega establecidos en los parámetros del sistema

. Seleccione el cliente, recepcionista y empleado al que se le asigna el trabajo

. Teclee el nombre y teléfono de la persona que entrega

. Capture el detalle de servicios / trabajos, así como los insumos utilizados

. Capture los conceptos de su orden de servicio, definidos previamente

Considerar que:

VISUAL CAJA 3D

100

. La orden inicia con el estatus Sin asignar, la cual es cambiada por Asignado

inmediatamente de indicar el personal asignado

. Recuerde cambiar el estatus a Terminado para aquellos trabajos finalizados

. Al final haga clic en Facturar o Remisionar si desea proceder al cobro de la orden

de servicio. Después de afectar el documento generado, se considerará el importe

cobrado por la orden de servicio dentro de los reportes de ingresos.

VISUAL CAJA 3D

101

Ventas

La opción Ventas, contenida en el menú Ventas permite elaborar facturas, remisiones,

cotizaciones, pedidos y apartados, además de la factura global del día. También podrá

facturar varias notas o remisiones.

La opción Ventas permite realizar todo tipo de documento de venta, así como cotizaciones

y es complementaria a Caja.

Para elaborar un documento de venta, siga los siguientes pasos:

. El sistema sugiere la fecha actual, si lo desea podrá cambiarla

. Seleccione el tipo de documento

. Seleccione un cliente por nombre, código o RFC

. Teclee el no. de documento, si no lo indica el sistema sugerirá de manera

automática el consecutivo del documento anterior del mismo tipo

. Seleccione las condiciones de pago

. Si seleccionó Crédito para las condiciones de pago, indique días de crédito y

Anticipo

VISUAL CAJA 3D

102

7. Capture los conceptos del documento en la sección del recuadro central de la siguiente

manera:

. Seleccione el código o descripción del producto o servicio. Si lo desea también

podrá utilizar un lector de códigos de barra para indicar el código

. El sistema muestra el primero de los 5 precios del producto, o el seleccionado

para el cliente en el catálogo de productos, si lo desea podrá cambiarlo

. El sistema indicará el precio unitario seleccionado antes de IVA, si lo desea podrá

modificarlo. En caso que se encuentre activa la opción “Desglosar al teclear precio

unitario”, deberá teclear el precio unitario con IVA y el sistema desglosará

automáticamente el IVA.

. Teclee el porcentaje o importe de descuento o el importe si lo desea

VISUAL CAJA 3D

103

Recuerde que:

. Podrá modificar el precio unitario y descuento sólo si se encuentran seleccionadas

las opciones Cambiar PU, Cambiar Desc, en los Parámetros del Sistema

. En algunos casos será conveniente indicar el importe, con lo cual el sistema

calculará la cantidad en base al precio unitario. Para acceder al campo Importe,

active la opción correspondiente en Parámetros del Sistema. Esta opción es útil en

giros como gasolineras

. Si indicó porcentajes en el catálogo Días de Crédito, estos incrementarán el precio

unitario

. Podrá capturar información adicional a la descripción del producto o servicio

haciendo 2 clic sobre el selector del registro en la sección detalle del concepto que

desee

. Si la venta es a crédito, no podrá agregar conceptos por un monto superior al

límite de crédito establecido al cliente seleccionado

. La opción Validar existencia, dentro de parámetros del sistema establece el

comportamiento al vender un producto sin existencias

. Si activó Precios Netos en parámetros del sistema, el sistema desglosara

automáticamente el precio del producto, de lo contrario, asignará el precio unitario

con el mismo al que se estableció en el catálogo de productos y calculará el IVA

de este concepto para sumarlo al total del documento

. No podrá realizar un descuento mayor al establecido en el catálogo de productos

. No podrá capturar más conceptos a los indicados en parámetros del sistema para

el tipo de documento que corresponda

VISUAL CAJA 3D

104

. Si estableció contraseña en la sección Datos Generales, dentro de Parámetros del

Sistema; se le solicitará al seleccionar un precio a partir del nivel indicado

. Si activó la opción Utilizar Código #2, en Parámetros del Sistema, el recuadro para

el código del producto, permitirá seleccionar por el segundo código del producto

. Si es venta de contado, indique la forma de pago y las notas sobre el pago, como

puede ser no. de cheque, no. de tarjeta, etc.

. Indique el importe entregado y vendedor

. Teclee el descuento global para esta venta

. Si desea agregar observaciones para esta venta presione el botón ubicado a la

derecha del campo Notas

. Presione el botón Imprimir, si activo la opción Confirmar Afectar, en los parámetros

del sistema, se mostrará la ventana preliminar desde donde podrá revisar e

imprimir el documento con el botón imprimir en la barra de herramientas y al cerrar

la ventana le preguntará si se imprimió correctamente el documento, si responde

afirmativamente se afectan existencias y no podrá modificar la factura hasta que la

cancele. En caso no encontrarse activa la opción Confirmar Afectar, se afectará

existencias y no se mostrará la vista preliminar

Considerar que:

. Solamente los documentos del tipo Factura, Remisión y Notas se consideran en el

reporte de ingresos; los Apartados solamente afectan los ingresos por anticipos o

abonos

VISUAL CAJA 3D

105

. Solamente las Facturas, Remisiones y Notas Afectadas son considerados para

ingresos y afectan existencias de inventarios

. Después de afectar una venta, sólo podrá modificarlo si lo Cancela

. Los productos indicados como Servicios en el catálogo de productos no afectan

existencias

Facturar uno o varios tickets / notas o remisiones

En esta sección de Ventas, podrá elaborar facturas por ventas realizadas previamente de

manera ágil y sin volver a capturar los conceptos.

. Seleccione el tipo de documento: „Imprimir Factura‟

. Seleccione el cliente

. Presione el botón Agregar documento

. Indique el folio documento a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el tipo de

documento de que se trata; por ejemplo: para facturar la nota con folio 560, deberá

indicar N560, para facturar la remisión 843, teclee R843

Considerar que:

. El tipo de documento Imprimir factura, permite elaborar facturas por ventas

anteriores, sin afectar inventarios y sin considerarse para el ingreso

. El folio sugerido para este tipo de documento es el mismo consecutivo que para

Facturas

VISUAL CAJA 3D

106

Facturar Cotizaciones

. Seleccione el tipo de documento: „Factura’

. Seleccione el cliente

. Presione el botón Agregar documento

. Indique el folio documento a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el tipo de

documento de que se trata; por ejemplo: para facturar la cotización con folio 400,

deberá indicar C400

Considerar que:

. Las cotizaciones NO afectan existencias y tampoco son consideradas como

ventas, hasta el momento de remisionarlas o facturarlas

VISUAL CAJA 3D

107

Facturar Apartados

. Presione el botón Convertir documento

. Indique el folio del apartado a facturar, anteponiendo el prefijo que indique el tipo

de documento de que se trata; por ejemplo: para facturar el apartado con folio

1582 deberá indicar A1582

Considerar que:

. Las abonos de apartados se consideraron en el reporte de ingresos en la fecha

que se realizaron

. Los apartados afectan existencias hasta el momento de facturarlos o remisionarlos

. Si desea que la factura por el apartado aparezca con fecha actual, deberá cambiar

la fecha del documento

. Deberá afectar el documento para considerarlo como venta y restar existencias

VISUAL CAJA 3D

108

Consulta de precios

Permite consultar precios de productos seleccionando código, descripción, grupo o marca

. La sección superior permite seleccionar criterios de búsqueda, si lo que desea es

mostrar un grupo de productos, seleccione el Grupo y/o Marca deseados. Si no

selecciona ningún criterio de mostrarán todos los productos registrados.

. Seleccione código o descripción del recuadro superior para mostrar los precios del

producto indicado

. En la parte inferior podrá hojear o consultar por descripción del artículo utilizando

el botón de búsqueda de la barra de herramientas

. Podrá hacer 2 clic en el selector de registros del producto deseado para ver la

información completa sobre ese producto.

VISUAL CAJA 3D

109

Verificador de Precios

El verificador es el módulo que permite colocar una PC en una tienda para que los

usuarios vean el precio o localicen la ubicación del producto. Su funcionamiento es muy

simple; pase el código de barras por el lector o teclee el código del producto. Si lo desea

podrá buscar un producto tecleando una parte de la descripción.

Considerar que:

. Se mostrará el primer producto que coincida con el código o descripción

. El precio mostrado es el primer precio (superior) capturado en el catálogo de

productos e incluye IVA.

VISUAL CAJA 3D

110

Ingresos

El módulo de ingresos nos permite obtener los diferentes listados de ventas e ingresos:

. Seleccione el período requerido

. Seleccione un cajero si lo desea

. Haga clic al reporte deseado

Considerar que:

. Podrá seleccionar Tipo de documento si desea limitar el listado a este tipo de

documento; recuerde que todos los reportes de venta sólo consideran Facturas,

Remisiones y Notas

VISUAL CAJA 3D

111

. Los reportes por Tipo de Documento y por Tipo de Documento detallado son los

únicos que permiten visualizar Apartados, Cotizaciones y Pedidos, por tanto el

importe total de estos reportes no coincidirá con los demás

La primera consideración que debemos tener en Visual Caja es la definición de Ventas e

Ingresos:

Ventas: Documentos realizados por transacciones de venta y afectados

Ingresos: Dinero y/o documentos recibidos por ventas de contado, anticipos y

cobranza registrada por ventas del período indicado o anteriores

Este es quizá el listado más completo, muestra un resumen y desglose de

ingresos y ventas, indicando venta de contado y crédito, así como el ingreso

por anticipos y cobranza. Además muestra las notas de crédito y cargo

realizadas.

VISUAL CAJA 3D

112

Lista de Precios

Este módulo le permite obtener listas de precios en distintas modalidades, seleccione el

formato más adecuado a sus necesidades.

. Seleccione Grupo y/o Marca para restringir el listado con estos criterios, también

podrá indicar un rango de códigos si lo desea

. Seleccione el orden del listado por Código o Descripción

. Active la opción Productos con Existencias, para eliminar del listado los productos

sin existencia actual

. Active Mostrar código #2 para mostrar el segundo código del producto

. Indique los precios a mostrar y si lo desea, podrá incluir el costo calculado

. Haga clic en el botón que muestre el listado deseado

VISUAL CAJA 3D

113

Gerencia

El módulo de Gerencia contiene reportes y gráficas con información generada que

facilitan la toma de decisiones.

También podrá abrir este módulo haciendo clic en la puerta rotulada como Gerencia en la

pantalla Recepción.

VISUAL CAJA 3D

114

El módulo de gerencia es importante al momento de la toma de decisiones, pues nos

provee de información valiosa que permite evaluar algunos aspectos de las ventas,

rotación de inventarios, así como del comportamiento de las ventas en el tiempo. Haga

clic en la puerta de Gerencia desde la pantalla de recepción y a continuación en la gráfica

del proyector o de la portátil para tener acceso a los reportes y gráficas gerenciales.

VISUAL CAJA 3D

115

. Haga clic en la gráfica proyectada o en el monitor de la portátil para mostrar la pantalla

de listados y gráficas gerenciales.

VISUAL CAJA 3D

116

Análisis Gerencial

. Ventas x Prod. en Existencia Mínima: Muestra todos los productos que se

vendieron en el período especificado y que sus existencias actuales están en el

mínimo establecido

. Productos con Ventas y Compras: Muestra el total de compras y ventas en el

período especificado

. Ventas por Producto c/ Util: Muestra las ventas en unidades de productos,

además de la utilidad obtenida en porcentaje e importe

. Descuento Promedio: Muestra las ventas con descuento, así como descuento en

porcentaje e importe y su promedio

. Ventas por fecha y hora: Muestra las ventas agrupadas por fecha y hora

VISUAL CAJA 3D

117

. Gráfica mensual: Muestra un comparativo mensual de la ventas realizadas en el

período en formato de gráfica de barras 3D. Es importante que el período

especificado este dentro del mismo año

. Gráfica semanal: Comparativo semanal, acumulado por día de la ventas

realizadas en el período en formato de gráfica de barras 3D. Para solicitar este

reporte, es importante que el período esté contenido en la misma semana de

domingo a sábado

VISUAL CAJA 3D

118

VISUAL CAJA 3D

El menú VISUAL CAJA 3D contiene acceso a cada uno de los departamentos

representados por las imágenes de la interfaz 3D que se abren a través de la pantalla

Recepción. Utilice estas opciones de menú como alternativa a volver a Recepción y luego

al departamento correspondiente.

VISUAL CAJA 3D

119

Configuración

El menú configuración contiene los módulos que permiten instalar la base datos, definir

los parámetros que afectan el comportamiento del sistema, así como el control de

usuarios y auditar el sistema. La opción Utilerías B.D. permite realizar mantenimiento a la

base de datos y recibir soporte técnico.

VISUAL CAJA 3D

120

Bitácora

Para acceder el módulo de Bitácora, abrimos el menú Configuración y seleccionamos la

opción Bitácora

Dentro del módulo Bitácora, podrá auditar todas las operaciones realizadas en el sistema,

por usuario y período de fechas.

VISUAL CAJA 3D

121

. Si desea eliminar los registros anteriores a la fecha de inicio indicada, haga clic en el

botón Eliminar.

VISUAL CAJA 3D

122

Licencia de PC's

Registre los nombres de las PC‟s que utilizará en el sistema dentro del catálogo de

Licencias de PC’s. El sistema le permitirá registrar tantas PC‟s como licencias adquirió.

Esta opción deberá utilizarse después de registrar la(s) llave(s) de activación del sistema

en Configuración-Parámetros-Sistema.

VISUAL CAJA 3D

123

Sucursales

El catálogo de sucursales permite registrar las sucursales de la empresa y configurar la

manera en que se realizará la conexión remota para consultar existencias de productos.

Para abrir el módulo de sucursales vaya al menú Configuración, opción Sucursales.

VISUAL CAJA 3D

124

. Clave: Indique la clave de sucursal la cual deberá ser única, es importante si

desea integrar la administración de sucursales con el software Corporativo Visual

Caja

. Nombre de Sucursal: Nombre descriptivo que se mostrará al consultar

existencias de otra sucursal

. Servidor: Nombre del servidor SQL o instancia que contiene la base de datos,

también puede ser la dirección IP

. Contraseña: Indique la contraseña requerida para la conexión a la base de datos

VISUAL CAJA 3D

125

Conexión a B.D.

Permite registrar por primera vez la base de datos de VISUAL CAJA 3D en el servidor

(SQL Server). Se entra a esta opción en el menú Configuración, Instalar B.D. La

primera vez que se ejecuta VISUAL CAJA 3D, el sistema preguntará si desea configurar

la conexión y en caso de respuesta afirmativa abrirá esta pantalla.

Instalar B.D.

Esta opción permite instalar la base de datos en el servidor SQL Server, esto se realiza

mediante el botón con el mismo nombre. Recuerde que esta acción sólo se realiza al

momento de instalar el sistema por primera vez.

Conectar

VISUAL CAJA 3D

126

Permite validar la conexión del sistema a la base de datos en el servidor. Esto permite

detectar cualquier error como puede ser desconexión en la red.

Si cuenta con algún firewall, deberá abrir los puertos TCP 1433 y UDP 1434. Para SQL

Server y posterior recuerde utilizar la herramienta "Administrador de Configuración de

SQL Server" para establecer el puerto 1433 para el protocolo TCP IP y cambiar la opción

de Puerto Dinámico que esta por defecto

VISUAL CAJA 3D

127

Utilerías

Existen otras herramientas administrativas en la opción Utilidades del sistema del menú

Configuración.

Inicializar Inventario

Coloca todas las existencias en ceros; indique esta acción cuando vaya a realizar

inventario físico y obtuvo previamente una copia impresa de las existencias teóricas.

Ejecutar SQL

Permite enviar una sentencia SQL al Servidor, escrita en el recuadro de arriba. Esta

opción sólo existe para dar soporte calificado al sistema y no deberá ser utilizada por el

usuario final pues podría causar efectos indeseables sobre la información.

VISUAL CAJA 3D

128

Cambiar contraseña de la base de datos. Solo teclee el siguiente comando y haga clic

en el botón ejecutar comando.

sp_password „contraseñavieja‟,‟contraseñanueva‟,‟sa‟

Ejemplo: sp_password NULL, „visualcaja‟, „sa‟

Cambia la contraseña en blanco (NULL) por „visualcaja‟. La contraseña por defecto se

encuentra en blanco

Ver tabla

Facilita el diagnóstico del sistema, permitiendo analizar el contenido de cualquier tabla

(catálogo) del sistema indicada en el recuadro de arriba.

Considerar que:

Estas acciones solamente deberá realizarlas si comprende exactamente su efecto y está

calificado para ello.

VISUAL CAJA 3D

129

Parámetros

El submenú Parámetros contiene las opciones que permiten definir el comportamiento de

la PC y del Sistema VISUAL CAJA 3D en general.

. Vaya a Parámetros-Esta PC, si desea configurar opciones para la PC donde se

encuentra, tales como: No. de estación, puerto de la impresora de tickets, fuente

para las facturas, etc.

. Seleccione Parámetros-Sistema, si desea cambiar las opciones para todo el

sistema

* Por defecto estas opciones sólo están disponible para el administrador del sistema

VISUAL CAJA 3D

130

Esta PC

Establezca los parámetros para cada PC en Configuración-Parámetros-Esta PC

PC: Indica el nombre o identificador de red de la PC donde se encuentra

Iniciar en: Seleccione la pantalla donde desea que inicie automáticamente el sistema, si

el equipo será utilizado como venta de mostrador, elija “Caja”

No. Estación: Teclee el no. de estación que desee asignar para identificar este equipo.

Almacén: Seleccione el almacén activo para esta PC; con esto, se mostrarán existencias

para el almacén actual y todas las operaciones con inventarios afectarán a este almacén.

VISUAL CAJA 3D

131

TICKET

. Imprimir: Indica si desea imprimir Tickets al elaborar una venta en la pantalla de

„Caja‟

. Puerto: Lugar donde está conectada la impresora de tickets

. Códigos para el cajón: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter para

abrir el cajón. Los valores ASCII no imprimibles podrá indicarlos entre <>

. Códigos al Inicio: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter cada que

inicia la impresión de un „ticket‟. Por defecto se encuentran los códigos para abrir

el cajón de dinero.

. Códigos al Final: Códigos de control que se enviarán a la miniprinter cada que

finaliza la impresión de un „ticket‟. Por defecto se encuentran los códigos para

cortar el ticket en una miniprinter Epson.

. Líneas al pie: Permite ajustar la distancia entre el pie del ticket y el corte. Podrá

disminuir las líneas entre el pie y el corte si sobra papel al final del ticket.

FACTURA

. Tipo de Letra: Permite indicar el tipo de letra a utilizar en la impresión de la

factura. Se recomienda utilizar una fuente de impresora; pues será más legible y la

impresión terminará más rápido. Para ver las fuentes de impresora vaya a

cualquier aplicación como Microsoft Word (MR) y en la lista de fuentes estarán

indicadas con un dibujo de impresora a la izquierda del nombre.

. Tamaño: Indica el tamaño del tipo de letra seleccionado para la factura. Si eligió

una fuente de impresora, esta opción será ignorada.

VISUAL CAJA 3D

132

Sistema

La opción Configuración - Parámetros - Sistema, contiene las opciones que definen

todo el comportamiento global del sistema VISUAL CAJA 3D.

Asegúrese que entiende perfectamente cada parámetro que cambie y el modo en que

éste modifica el comportamiento del sistema. Recuerde que las opciones contenidas en

esta pantalla afectan a todos los usuarios del sistema en la red local o contactados vía

Internet.

VISUAL CAJA 3D

133

Datos generales

La pestaña inicial 'Datos generales', de Parámetros del sistema, contiene el registro de

la(s) licencia(s) adquiridas para el uso de VISUAL CAJA 3D

Empresa: Indique la razón social de la empresa para la cual adquirió licencias de VISUAL

CAJA 3D.

- Licencias Empresariales:

. No Licencias: Indique el número de licencias empresariales adquiridas. Si no

adquirió licencias empresariales indique 0 (cero).

. Llave: Escribe la llave de activación para el número de licencias empresariales

correspondientes. Si no adquirió licencias empresariales indique 0 (cero).

VISUAL CAJA 3D

134

- Licencias Lite:

. No Licencias: Indique el número de licencias lite adquiridas. Si no adquirió

licencias lite indique 0 (cero).

. Llave: Escribe la llave de activación para el número de licencias lite

correspondientes. Si no adquirió licencias lite indique 0 (cero).

R.F.C.: Capture el RFC de la empresa, el cual se mostrará en las remisiones impresas

con el formato de la VISUAL CAJA 3D y en algunos cortes de caja.

Teléfono: Capture el teléfono de la empresa.

Domicilio: Indique el domicilio de la empresa, el cual aparecerá en las remisiones

impresas con el formato de VISUAL CAJA 3D.

Ciudad: Capture este dato, necesario para algunos documentos.

Carpeta de Respaldo: Indique la carpeta donde guardará los respaldos del sistema,

podrá teclear este dato o seleccionar la carpeta haciendo clic en el botón con 3 puntos

ubicado a la derecha del campo.

Aplicar Precios:

. Contraseña: Indique la contraseña para autorizar cancelación y al seleccionar un

precio por debajo del nivel indicado.

. Nivel: Seleccione el nivel de precio a partir del cual desea que se solicite

autorización.

VISUAL CAJA 3D

135

Opciones varias

La pestaña Opciones varias, contiene los parámetros para el costeo de inventario, cálculo

de precios de venta, entre otros.

Costo Calculado: Seleccione el método que desee para costear el inventario. Las

opciones disponibles son Costo Promedio, Ultimo Costo y PEPS. Al registrar compras, los

productos se costearán por el método seleccionado.

VISUAL CAJA 3D

136

Opciones de funcionalidad

Contiene opciones que afectan el funcionamiento práctico del sistema, y que le ayudarán

a trabajar más cómodamente.

Desglosar al teclear P.U.: Cuando se encuentra activa esta opción, si teclea

manualmente un precio unitario en Ventas - Ventas, el sistema desglozará

automáticamente el IVA de la cantidad indicada, si el producto lo grava.

Usar código #2: Permite definir si se utilizará o no el código secundario al registrar

compras, ventas y movimientos de almacén.

Ajustar utilidad: Cuando se encuentra activa esta opción, el sistema recalcula la utilidad

si se modifica manualmente el precio de venta para el producto, en el módulo de compras.

VISUAL CAJA 3D

137

Además recalcula la utilidad cuando se encuentre en el catálogo de Productos y modifica

el Costo Calculado.

Usar combos en código de producto: Indique se debe utilizar una lista dentro de un

cuadro combinado para seleccionar el código de producto. Se sugiere desactivar esta

opción de no ser indispensable, pues siempre tardará un poco más abrir una pantalla por

cada lista que contiene.

Autodescripción: Al seleccionar esta opción, el sistema sugiere la descripción de manera

automática al capturar un nuevo producto en el catálogo correspondiente. La descripción

sugerida incluirá: Grupo, Marca, Modelo, Talla y Color.

Codificación para el costo: Indique los caracteres que se imprimirán en lugar de las

posiciones para cada número si desea incluir el costo calculado en la impresión de

etiquetas.

Límite de crédito: Active esta casilla si desea validar el límite de crédito para cada

cliente, al realizar ventas a crédito.

Validación de existencias: Seleccione la manera en que desea validar la existencia de

inventario al momento de vender.

. Ninguna: No se realizará validación y permite vender sin restricciones.

. Mensaje: Se mostrará un mensaje cuando intente vender un producto que no tenga

existencias en el almacén actual. Podrá continuar vendiendo sin existencias, si lo desea.

. No vender: Cancelará la venta de productos que no tengan existencias en el almacén

actual.

Máx. desc. x prod.: Al activar esta opción inicia la validación del máximo descuento de

cada producto.

Máx. desc. x factura: Permite validad el máximo descuento global a cada factura.

Ult. precio cliente: Permite establecer el comportamiento para la búsqueda del precio por

cliente al momento de la venta.

. Ninguno: No se realiza ninguna acción.

. Ultimo 'tipo' de precio: Al momento de seleccionar el producto, el sistema buscará

la última venta del producto para este cliente y luego de determinar el nivel de precio

seleccionado, procederá a obtener el importe de ese tipo de precio desde el catálogo de

productos.

. Ultimo precio unitario: Al momento de seleccionar el producto, se localiza la última

venta realizada a este cliente para el mismo producto y se obtiene el precio unitario, el

cual es asignado como precio unitario de la nueva venta.

VISUAL CAJA 3D

138

Productos con existencia: Al activar esta opción, sólo se mostrarán aquellos productos

que tengan existencia positiva ( mayor que 0 ) en el catálogo de productos. Esta opción es

útil para giros con productos irrepetibles (únicos) o seriados (como joyas, celulares,

motocicletas) si no los desea mostrar una vez que los ha vendido.

Cambiar P.U.: Activa o desactiva la posibilidad de modificar el precio unitario al momento

de vender.

Cambiar Desc.: Activa o desactiva el cambio del descuento al momento de la venta.

Cambiar Importe: Si está activado permite la posibilidad de modificar manualmente el

importe de la venta, al hacer esto, el sistema calculará la cantidad dividiendo el importe

entre el Precio Unitario; muy útil en giros como gasolineras.

Confirmar afectar: Activa o desactiva la confirmación al momento de imprimir una

factura. Si se encuentra activa solicita confirme positivamente antes que el documento

afecte inventarios, saldos e ingresos.

Grupo desc.: Descripción personalizada para la clasificación de grupo en el catálogo de

productos. Podrá utilizar el término más adecuado, tales como 'Departamento', 'Familia',

'Linea' o dejar el nombre por defecto si lo desea.

Marca desc.: Este parámetro permite definir el título para el campo marca dentro del

catálogo de productos, utilice la descripción que prefiera.

Modelo desc.: Permite capturar la descripción para el modelo dentro del catálogo de

productos.

Mostrar modelo: Muestra u oculta el campo modelo en el catálogo de productos.

Talla desc.: Descripción personalizada para el campo talla en el catálogo de productos.

Mostrar talla: Muestra u oculta el campo talla en el catálogo de productos.

Color desc.: Descripción personalizada para el campo color en el catálogo de productos.

Mostrar color: Muestra u oculta el campo color en el catálogo de productos.

Campo1 a Campo10: Indique el nombre para cada campo personalizado en el catálogo

de productos.

VISUAL CAJA 3D

139

Funcionalidad avanzada

Contiene características de control del sistema que nos permiten mayor confianza en su

uso.

Días de entrega en servicios: Permite indicar los días de entrega promedio, con esto se

calculará la fecha de entrega aproximada a partir de la fecha de recepción del servicio.

Sólo tiene importancia si utiliza el módulo de servicios.

Afectar apartados: Al activar esta opción, el sistema afectará inventarios en documentas

por apartados. En ningún caso el importe de los apartados se contabilizan como un

ingreso, excepto por la cobranza que se les aplique. Por defecto esta opción esta

desactivada.

VISUAL CAJA 3D

140

No. Conceptos

. Factura: Indique el número de renglones que desea como captura máxima en una

factura.

. Remisión : Indique el número de renglones máximo a capturar en las remisiones.

. Cotización: Número máximo de renglones a capturar en cotizaciones.

. Apartado: Cantidad de renglones que desea en el apartado.

Puntos

. Importe x punto: Esta opción permite llevar el control de premiación a clientes por

medio de puntos. Teclee el importe requerido para cada punto. Por ej. si indica

$10.00, por cada 10 pesos de venta, se acumulará 1 punto.

. Convertir puntos x peso: Número de puntos que equivalen a la unidad, si indica

1 cada punto será equivalente a 1 peso. Esta opción permite recibir puntos como

forma de pago.

Formato de Factura en cms: Al activar esta opción se indica que el archivo de formato

para Facturas, Remisiones, Cotizaciones, etc. contiene coordenadas X,Y expresadas en

centímetros, al desactivar esta casilla se toman como posiciones de caracteres.

Descripción autoextensible: Indique si al imprimir un documento de venta sobre una

forma 'preimpresa' la descripción del producto deberá crecer hacia abajo en caso de ser

muy extenso y no sea suficiente el espacio del primer renglón.

Compuestos

. Actualizar costo: Esta opción permite actualizar el costo de los componentes

cuando se registra la compra de un producto compuesto, o por el contrario;

actualizar los productos compuestos donde se encuentre incluido el componente

registrado. Es importante si su sistema cuenta con productos compuestos

capturados.

VISUAL CAJA 3D

141

. Actualizar utilidad: Permite recalcular la utilidad para productos compuestos en

caso de hacerlo alguno de los productos que lo componen, o para los productos

componentes al recalcular los productos compuestos.

. Actualizar precios: Indica que se debe recalcular el precio de venta de productos

componentes al registrar una compra de un producto compuesto si éste sufre

actualización de precio.

. Calcular en base a: Al actualizar precios de venta, indica la manera en que se

deberá realizar el cálculo:

. . En base a porciones: al seleccionar esta opción, se calculará el porcentaje que

representa la unidad del producto componente respecto al compuesto, y se

multiplicará por el precio unitario del compuesto. Por ej.: El nuevo precio del

compuesto cuesta $100.00 y contiene 5 piezas, al recalcular el precio de la pieza

se obtiene que 1/5 = 0.2, entonces 0.2 * 100 = 20.00, por tanto la pieza se

actualizará con un precio de $20.00.

. . En base a utilidad: Después de actualizar el costo del producto componente (o

compuesto si se registra compra para el compuesto) se recalcula su precio de

venta de manera independiente en base a su propia utilidad. Seleccione esta

opción si sus porcentajes de utilidad son diferentes para el mismo producto en

presentación individual (componente) y en compuesto (caja, paquete, etc).

VISUAL CAJA 3D

142

Dispositivos

Este módulo permite especificar la configuración particular para dispositivos conectados al

sistema en puerto serie, y la manera de interpretar las etiquetas generadas en báscula

etiquetadora.

Báscula Etiquetadora:

Este tipo de báscula genera etiquetas con códigos de barra que incluyen código del

producto, cantidad o importe. Al pasar por caja, no es necesario teclear ningún dato, basta

con leer el código en el escáner. Es necesario revisar la configuración particular de su

báscula si desea trabajar con este tipo de báscula en VISUAL CAJA 3D.

VISUAL CAJA 3D

143

. Prefijo: El prefijo es un número que se imprime como indicativo que se trata de un

producto pesado con código impreso en este tipo de etiqueta. Indique los

caracteres del prefijo y su posición en el código de barras. Normalmente se

encuentra en la posición 1 y para alguna marca (TorRey) es 020. Al indicar el

prefijo asegúrese que ningún código de producto capturado tenga este prefijo en la

misma posición, de lo contrario se le interpretará como un producto pesado y se

procederá a intentar decodificar como tal.

. Posición: Indica la posición donde inicia el prefijo dentro del código de barras.

. Código posic.: Indica la posición donde inicia el código del producto.

. Longitud: Indica el numero de posiciones en caracteres.

. Kg. posición: Teclee la posición donde inicia la parte del peso que contiene los

kilogramos.

. Longitud: Número de espacios ocupados por los kilogramos.

. Gramos Posición: Posición donde inicia la parte del peso que contiene los

gramos.

. Longitud: Número de posiciones ocupadas por los gramos dentro del código de la

etiqueta.

Báscula Serial:

. Puerto: Indique el puerto donde se encuentra conectada la báscula serial.

. Lectura automática: Active esta opción si desea que al momento de vender un

producto pesado, el sistema realice la lectura del peso desde la báscula conectada

de manera automática, sin intervención del usuario. También podrá realizar la

lectura presionando Ctrl+F5.

. Dato Enviar: Indique el carácter o caracteres que se deben enviar a la báscula

para solicitar el peso. Consulta el manual del fabricante para obtener este dato.

VISUAL CAJA 3D

144

. Configuración: Indique la velocidad, paridad, asi como los bits de datos para la

comunicación con la báscula utilizando el formato de ejemplo.

. Kg. posición: Indique la posición donde inicia la parte del peso que contiene los

kilogramos, dentro de la cadena que devuelve la báscula.

. Longitud: Número de espacios ocupados por los kilogramos.

. Gramos Posición: Posición donde inicia la parte del peso que contiene los

gramos.

. Longitud: Número de posiciones ocupadas por los gramos dentro de la cadena

que devuelve la báscula serial.

VISUAL CAJA 3D

145

Boleto o Ticket

Esta ficha permite definir las opciones del ticket, así como el comportamiento del módulo

de caja.

VISUAL CAJA 3D

146

Apariencia

Contiene las opciones personalizables de la interface del sistema.

VISUAL CAJA 3D

147

Usuarios

Una característica que hace de Visual Caja un sistema eficiente, es su módulo de

usuarios, que le permite administrar los usuarios del sistema, asignar los grupos a que

pertenece y establecer los permisos por grupo o usuario.

Para administrar los usuarios vaya al menú Configuración, opción Usuarios.

. En esta pantalla capture los usuarios que requiera en la pestaña Usuarios.

. A continuación asigne los grupos para el usuario seleccionado, haciendo clic en la

pestaña Grupos.

VISUAL CAJA 3D

148

. Puede incluir el usuario en tantos grupos como Ud. decida. Si desea agregar un

nuevo grupo, haga 2 clic sobre el combo de esta pantalla, una vez que aparezca el

catálogo de grupos proceda a la alta.

. Si desea establecer permisos para un grupo o usuario, vaya a la pestaña Permisos

VISUAL CAJA 3D

149

1) Seleccione Mostrar grupos para que el “combo” muestre los grupos disponibles, o

Usuarios si desea asignar permisos por usuario.

2) Elija un Grupo o Usuario del combo, según sea el caso

3) Asigne los permisos que requiera

a. Abrir, permite entrar a una pantalla o reporte

b. Agregar, permite agregar datos en una pantalla de captura como productos,

clientes, etc.

c. Editar, permite modificar los datos en pantalla

d. Eliminar, asigna permiso al usuario o grupo para borrar registros completos en

pantalla.

Considerar que:

1) Una vez dado de alta el usuario, podrá cambiar su clave por medio del menú

Configuración, opción Cambiar clave.

VISUAL CAJA 3D

150

2) Si hay cambio de usuario en el sistema, no requerirá salir del sistema, basta utilizar la

opción Cambiar usuario, del menú Configuración. Esto asignará los permisos para el

nuevo usuario.

VISUAL CAJA 3D

151

Cambiar clave

Esta opción permite cambiar la clave de acceso del usuario actual, la próxima vez que

inicie Visual Caja deberá teclear la nueva clave.

Indique el nombre de usuario, contraseña anterior, la nueva contraseña y confirme la

nueva contraseña.

. Siempre indique una contraseña que pueda recordar, de lo contrario no podrá tener

acceso al sistema a menos que otro usuario con permisos de administrador le cambie la

contraseña.

VISUAL CAJA 3D

152

Cambiar usuario

Esta opción permite cambiar los permisos de acceso indicando que se trata de un nuevo

usuario del sistema, con esto se evita salir de Visual Caja y entrar de nuevo con otro

nombre de usuario.

Elija esta opción si otro usuario utilizará VISUAL CAJA 3D y no desea salir del sistema,

solo cambiar los permisos de acceso y su registro en la bitácora. Se mostrará la misma

ventana de acceso al sistema con la cual inició sesión.

VISUAL CAJA 3D

153

Usuarios

Una característica que hace de Visual Caja un sistema eficiente, es su módulo de

usuarios, que le permite administrar los usuarios del sistema, asignar los grupos a que

pertenece y establecer los permisos por grupo o usuario.

Para administrar los usuarios vaya al menú Configuración, opción Usuarios.

. En esta pantalla capture los usuarios que requiera en la pestaña Usuarios.

. A continuación asigne los grupos para el usuario seleccionado, haciendo clic en la

pestaña Grupos.

VISUAL CAJA 3D

154

Puede incluir el usuario en tantos grupos como Ud. decida. Si desea agregar un nuevo

grupo, haga 2 clic sobre el combo de esta pantalla, una vez que aparezca el catálogo de

grupos proceda a la alta.

Si desea establecer permisos para un grupo o usuario, vaya a la pestaña Permisos

VISUAL CAJA 3D

155

1) Seleccione Mostrar grupos para que el “combo” muestre los grupos disponibles, o

Usuarios si desea asignar permisos por usuario.

2) Elija un Grupo o Usuario del combo, según sea el caso

3) Asigne los permisos que requiera

a. Abrir, permite entrar a una pantalla o reporte

b. Agregar, permite agregar datos en una pantalla de captura como productos,

clientes, etc.

c. Editar, permite modificar los datos en pantalla

d. Eliminar, asigna permiso al usuario o grupo para borrar registros completos en

pantalla.

Considerar que:

. Una vez dado de alta el usuario, podrá cambiar su clave por medio del menú

Configuración, opción Cambiar clave.

VISUAL CAJA 3D

156

. Si hay cambio de usuario en el sistema, no requerirá salir del sistema, basta

utilizar la opción Cambiar usuario, del menú Configuración. Esto asignará los

permisos para el nuevo usuario.

VISUAL CAJA 3D

157

Acerca de...

Muestra información sobre la versión de VISUAL CAJA 3D y el autor.

VISUAL CAJA 3D

158

Salir

La opción Salir nos permite cerrar el sistema VISUAL CAJA 3D y regresar a Windows

Siempre se mostrará la siguiente ventana de diálogo pidiendo confirmación para la salida:

Haga clic en Sí para abandonar el sistema, o en No si desea cancelar la salida y regresar a

VISUAL CAJA 3D.

VISUAL CAJA 3D

159

VISUAL CAJA 3D es una producto de:

Si desea soporte adicional o tiene algún comentario favor de contactarnos:

Tel./Fax.: (311) 2103618

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