REDACCION DE DOCUMENTOS

REDACCION• Mucha gente es buena en su trabajo, pero encuentra difícil

expresar sus ideas por escrito, a pesar de que todos sabemos lo importante que es poder tener documentos bien redactados.

• Asegúrese de que la Redacción de sus Documentos describe de forma precisa y clara los productos o servicios de su empresa.

• A continuación le presentamos algunos Ejemplos y Modelos de Documentos Comerciales y de todo tipo, que sin duda le ayudarán en la redacción de sus propios documentos.

• Los profesionales que deseen escribir un informe, un proyecto, una memoria o cualquier tipo de documento, encontrarán en estas páginas los recursos y las técnicas esenciales para diseñar escritos claros, estructurados y capaces de convencer.

LA CARTA• es un medio de comunicación escrito por un emisor

(remitente) enviada a un receptor (destinatario).• Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario

aparecen en el enfrente del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

• La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

ESTILOS DE CARTA

• El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

• formal, Una carta formal es la comunicación entre dos personas que no se conocen o en la que el tema a tratar obliga a la utilización del lenguaje formal. Suelen utilizar ciertas frases comunes para dirigirse a quien se envía la carta denominadas fórmulas de cortesía . Pueden ser para un director presidente o cualquier empresa.

• coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.

• familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.

• muy formal En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución) Don/Doña (nombre y apellido).

• Emergencia: En este caso la carta tiene un solo párrafo directo y concreto con la situación en que se requiera avisar

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA

• Posee una actitud cortés y amable.

• Busca impresionar positivamente al destinatario.

• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.

• Hay un receptor y un emisor.

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA FORMAL

• Es larga y precisa.

• Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.

• Busca dar información completa.

CARACTERÍSTICAS LINGÜÍSTICAS DE LA CARTA

• Utiliza frases cortas.• Recurre a un vocabulario exacto y cortés.• Usa oraciones completas organizadas

correctamente.• No abrevia las palabras.• Utiliza una puntuación adecuada al sentido

de lo que se quiere expresar.• Usa elementos cohesivos que

interrelacionan las oraciones y los párrafos.

PARTES DE UNA CARTA• Las cartas formales, en particular las cartas

comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

• Encabezado: nombre, dirección , fecha del día y lugar al que se dirige.

• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

• Exposición del asunto, con los temas pertinentes.

• Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.

• Firma clara o también puede llevar tu nombre.

La carta también se compone de:

• Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

• Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

• Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

• Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

• Texto: exposición del asunto que motiva la carta.• Despedida: expresión de cortesía que da término a la

carta.• Antefirma: razón social o denominación de la casa.• Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

Existen diferentes tipos de carta de acuerdo a la clasificación que se tome.

Dentro del ámbito profesional se encuentran:

Cartas de presentación.

• A través de este tipo de carta la persona se presenta a sí misma en el empleo que desea ser contratado. Además de los datos personales se incluyen la formación académica, las cualidades, aptitudes, etc y aquella información que el individuo considere que concuerda con el perfil de la empresa a la que se envía.

Carta de agradecimiento

• Es una demostración de cortesía y expresa gratitud hacia el destinatario por el buen trato, la ayuda brindada, etc. Suelen exponer de forma clara las razones por las cuales se está agradeciendo, y muchas veces contienen comentarios que no se dijeron en persona

Cartas de recomendación

• El objeto de este tipo de cartas es remarcar las competitividades de una persona con la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura a un determinado empleo.

Cartas de despido

• A través de este tipo de carta la empresa le informa al empleado su despido, incluyendo las causas del mismo

Cartas de solicitud

• . A través de las mismas los clientes solicitan información sobre un determinado producto, bien o servicio. Una de las características principales de este tipo de cartas es que los datos requeridos deben ser expresados de forma muy clara y precisa.

Cartas de disculpa

• Son escritas con el fin de pedir disculpas por alguna falta o error que se haya cometido. Incluyen los motivos por los cuales se ofrecen las disculpas y habitualmente la persona expresa un compromiso de su parte en no repetir dicho error.

Cartas de reclamación

• . Son escritas cuando un bien o servicio no responde a la finalidad con la que fue adquirido. Cuando las expectativas que un individuo tenía sobre ese producto no lograron cumplirse, recurre a este tipo de cartas expresando su descontento y exigiendo una satisfacción al respecto.

• La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta.

• Una carta mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.

•GRACIAS POR SU ATENCION

PRESTADA