REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD YACAMBÚ

VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A DISTANCIA

FACULTAD DE HUMANIDADES

INTRODUCCIÓN A LA DOCUMENTACIÓN

Autores:

PADRON MARCO C.I. 13779460

RODRÍGUEZ MEDELINE C.I. 13062419

Barquisimeto, Julio 2013

PRIMARIOS. Son aquellos que contienen

información original, de primera mano que no ha

sido tratada o modificada documentalmente.

SECUNDARIOS. Son aquellos que hacen referencia

a los primarios, mediante clasificación, descripción

bibliográfica, etc.

OBRAS DE CONSULTA O REFERENCIA. Se utilizan

como material de consultan, ya que sintetizan de

una manera rápida los documentos primarios y

secundarios.

El uso creciente de la tecnología en la actualidad, ha

permitido que la documentación evolucione hacia los

documentos electrónicos, restándole a simple vista,

importancia al soporte físico.

Sin embargo, con la nuevas tecnologías y el internet,

existen grandes cantidades de información en formato

digital que sólo puede visualizada a través de

computadoras, lo que ha permitido almacenar millones

de documentos (libros, textos, obras de arte, música,

videos, etc) y mostrarlos a cualquier usuario en el mundo,

sin importar las distancias.

Ejemplo de ello, tenemos los archivos de Francisco de

Miranda, que son exhibidos en la web, luego de pasar

por un proceso de escaneo y digitalización.

Un documento electrónico es aquel que para poder ser visualizado es necesario

una computadora. Sin embargo, debemos tener claro que existen miles de ellos,

pero no todos contienen información confiable y válida.

Cuando se tiene un documento en físico, el cual queremos convertirlo en

electrónico, bien sea porque contiene información valiosa que queremos

preservar, conservar y que su contenido perdure en el tiempo, se realiza la

digitalización del mismo, y se utilizan softwares especiales para su visualización.

Esto permite que la recuperación de la información se haga de manera rápida y

oportuna.

Conservar la información tiene poco interés si ya no es posible su utilización

cuando ésta es necesaria. Cuando la información deba ser transformada en

un documento para dar prueba de una actividad, su valoración es

particularmente importante: es necesario valorar con cuidado su

autenticidad, integridad y valor.

Para crear el documento electrónico se usan varios métodos, que ayudan a

la gestión y recuperación de la información. Entre éstos tenemos el escáner,

que facilita una imagen digital . Cuando se realiza el escaneo, es

conveniente respetar algunas reglas, la calidad del resultado dependerá de

ello en buena medida.

Existen formatos especiales para que esto ocurra, el JEPG, que ayuda a

mejorar la calidad de las grandes imágenes, reduciéndolas en tamaño para

que sean mas fácil de visualizar.

El formato PDF, conserva fielmente la apariencia y características del documento

original, incluidos gráficos y tipos de fuente, que no se puede modificar (salvo que

se disponga de las herramientas precisas). Un documento PDF puede ser

visualizado, impreso o enviado por correo electrónico, almacenado en la web, en

una intranet o en cualquier sistema de archivo digital. Para la visualización e

impresión de documentos PDF se requiere el programa gratuito Acrobat Reader;

mientras que para la creación y modificación de documentos PDF es necesaria la

aplicación Acrobat Distiller, de pago. En el momento actual PDF se ha

transformado en uno de las normas de facto en la Web.

La clasificación de los documentos debe hacerse de una manera organizada y

no realizarse arbitrariamente, por ende debe llevar una lógica que nos permita

accesar fácilmente a la información, es por ello, que se ha creado una serie de

métodos que nos permite organizar los documentos y archivos, para que haya

mayor facilidad para su consulta.

Entre estos métodos tenemos: que existen dos sistemas fundamental el

alfabético y numérico, el alfabético como su nombre lo indica es aquel que se

basa en el uso del abecedario donde se considera el nombre de la persona u

organización y el otro seria el sistema numérico donde cada documento se

ordena conforme a un número que es asignado de manera progresiva, sin

considerar ningún otro elemento, entre ellos tenemos el sistema numérico

consecutivo, sistema numérico simple, dígitos terminales y dígitos centrales.

También pudiéramos nombrar otros sistemas que se derivan de estos, los que se

clasifican según la zona geográfica, el cual llamamos sistema geográfico, los

que se clasifican por su fecha, osea sistema cronológico. Aquellos el cual se

hace según la función de su contenido o asunto, lo llamamos temáticos y

también los que son combinados entre los que mas común encontramos es el

alfanumérico, que por lo general se usa en las bibliotecas.

El éxito de toda clasificación de documentos depende

de los criterios que se tomen para su organización, uno

de los principales es el tiempo, es decir el mes, el año, el

día de creación del documento es una prioridad a la

hora de obtener un trabajo satisfactorio, pero debemos

tener en cuenta que al agregar mas variables se agiliza

la gestión de los documentos y el criterio “espacio” es de

gran ayuda para la clasificación.

La clasificación de documentos por el tipo, es otro de los

criterios donde la jerarquía o rango de importancia le da

una mayor agilidad al proceso y es de gran utilidad a la

hora de realizar facturas, informes, normas.

Los antecedentes deben ser tomados como otro de los criterios, porque entre

mas consultado es un documento en la información, mayor importancia debe

adquirir y tiene que ubicarse en un lugar donde tenga fácil accesibilidad, para

ser consultado.

Las fuentes de información son sumamente extensas, y las podemos encontrar desde los

formatos tradicionales impresos hasta los formatos electrónicos de alta tecnología y de

gran capacidad de almacenamiento. Por ello, podemos dividir las fuentes de

información en varios tipos, entre ellas tenemos: Fuentes de información de acuerdo a

su origen: estas a su vez se dividen en fuentes de información personales, institucionales y

documentales.

Aquellas fuentes que ofrecen información, sobre personas o grupos relacionados

profesionalmente como el caso de colegio de abogados o colegio de contadores y que

por su carácter son de difícil acceso a cualquier otra persona o grupo, las podemos

definir como una fuente personal y aquellas que proporcionan información de interés

público y que ofrecen datos sobre su funcionamiento u organización pudiéramos decir

que son fuentes de información institucionales como el caso de los catálogos y guías

sobre bibliotecas, en cambio aquellas que basan la información según su contenido y

que parten de un documento se definen como la fuente de información documental.

Nos encontramos también con la fuente de información

de acuerdo con el nivel informativo o contenido, es la

fuente más extensa por dividirse en fuentes primarias

que son aquellas que contienen información reciente y

que por lo general no siguen un esquema

predeterminado entre ellas pudiéramos nombrar, los

libros de monografías, publicaciones periódicas

seriadas, revistas científicas, tesis doctorales, informes de

investigación actas de congresos, etc. Y aquellas que

contienen un esquema determinado, que en si

encierran referencias de los documentos primarios,

provenientes de la extracción como el resultado de la

aplicación de la técnica del análisis documental, las

llamamos fuentes de información secundarias, entre

ellas tenemos: directorios, almanaques, manuales,

diccionarios, enciclopedias, etc.

Por último, existe una tercera categoría que se denomina fuente de información

terciaria y que a pesar de no estar muy tratada en la conceptualización y

naturaleza son las consecuencias de la fuente primaria y secundaria, como por

ejemplo la fotocopia, la bibliografía de bibliografía respectivamente. Otro

ejemplo que podemos citar es el de las telecomunicaciones y de los equipos de

almacenamiento de alta tecnología.

Páginas consultadas:

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/CASELLAS-2009-ASARCA.pdf

http://www.dipsoria.es/index.php/mod.documentos/mem.descargar/fic

hero.documentos_Sistema_de_gestion_documentos_electronicos-

Soria_b30e1629%232E%23pdf

http://www.emagister.com/curso-archivo-claisifacion-documentos

http://www.buenastareas.com/ensayos/Tecnicas-Para-La-

Clasificacion/2028216.html

http://www.contenidoweb.info/documentos/clasificacion-de-

documentos.htm