Auditor de Campo centroamerica

Re- Entrenamiento Panamá 2012

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Copyright © 2010 The Nielsen Company. Confidential and proprietary.

Objetivo.

El objetivo de este re-entrenamiento es reforzar procedimientos de auditoria, unificando y

estandarizando procedimientos de manera teórica y practica, con el objetivo de mejorar la

calidad de la información recolectada en campo,Haciendo uso correcto de la herramientas de

trabajo.

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Recorrido de la Tienda.

• Todos los lugares de la tienda (Incluye Lugares poco comunes.)

BodegaBodega

Sala VentasSala Ventas

Bodega Área de Ventas

Es el espacio que ocupan los establecimientospara guardar los productos que servirán paraabastecer el área de Ventas.

Es el espacio utilizado porlos establecimientos, para mostrar al público sus productos que ofrecen a la venta

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CARACTERISITICAS DE LOS ÍTEMS EN INVENTARIOS.

• Marca.• Submarca.• Empaque.• Contenido ó Peso• Origen ó Procedencia.• Fabricante.

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Definiciones de Clases de Productos.

• Es el documento que describe las características de los productos para su estudio. Además proporciona información sobre su elaboración y uso delimitando las condiciones para su estudio. Cada clase de producto o categoría tiene características que las diferencian de otras:

Ejemplo las características de la protección son muy distintas de las características a detergentes y de los aceites.

• La Marca- Ideal, Orisol, Santa Clara

• Ingrediente- Girasol, Maíz

• Empaque- Botella, Garrafa

• Contenido- 1000 cc, 2000 cc

• Procedencia- Nacional, Importado

• Fabricante Igagsa, Ideal

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CARACTERISITICAS DE LOS ÍTEMS EN INVENTARIOS. EMPAQUES.

- Botella. - Frasco. - Bote. - Lata. - Bolsa. - Tetra. - Caja. - Vaso.

- Sobre. - Cojin. - Tubo. - Blister. - Tina. - Doypack. - Envoltura. - Tarro.

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ITEM DUMMY.Es un ítem ficticio, que tiene como finalidad dar actividad a lasclases de producto no manejadas por algunas tiendas , para quepuedan ser transferidas.

Dummy Item

PR. $1

Inv. Activo 1

Ventas 0Procedimiento

El Salvador: 1

Panamá: 1Guatemala: 8Nicaragua: 20Honduras: 20Costa Rica: 500

Según el País se determina si se registra PR= $1 o su equivalente en moneda localpara reportar esta variable

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ITEM DUMMY.

Las categorías a las que les debo indicar el ítem dummy son:

• MENSUAL: todas• FOOD: todas• DRUG: todas

• Si una categoría no se maneja completamente, se activa el ítem dummy en todos los subniveles.

• Si sólo uno o varios subniveles no se manejan dentro de la

tienda, se activa el ítem dummy en los módulos que no se manejen. En los demás se realizar la auditoria normalmente.

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Conteo físico de productos.

Conteo de artículos: Es el proceso a través del cual se obtiene la cantidad deartículos de un ítem, localizados en un establecimiento durante el recorrido de tienda.Se debe tener mucho cuidado al contar un producto específico, ya que por estarjunto a otros, se puede incurrir en errores, como incluir en inventario artículos que noclasifican u omitir otros que sí deben ser incluido.

Localización de ítems en la tienda

Unidad Mínima de Venta: El conteo de artículos se efectúa en función de la unidadmínima de venta. La unidad de venta es la forma en que un colaborador ofrece susproductos al público, en algunas ocasiones (como ya vimos) puede tener más de unaUMV. Un ejemplo de unidad de venta puede ser el caso de los cigarros que sevenden por paquetes de 10 cajetillas. En este caso el conteo se debe efectuar porpaquetes de 10 cajetillas ya que esta es la unidad de venta de la tienda

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Técnicas de conteo.

Técnicas de ConteoEl conteo de mercancía puede variar dependiendo de la forma en que se encuentreacomodada dentro del establecimiento.

Como resultado de lo anterior, existen una serie de técnicas de conteo que se pueden utilizaren el proceso de toma de inventarios tanto en ANAQUELES REGULARES como en Lugaresespeciales conocidos como LUGARES PREPONDERANTES.

LAS TECNICAS DE CONTEO SON LAS SIGUIENTES:1. Conteo apilado uniforme2. Conteo de mercancía en desorden3. Conteo piramidal4. Conteo apilado sin hueco5. Conteo apilado con hueco6. Conteo estimado.

Estos tipos de conteo son los más usuales en el proceso de toma de inventarios y se pueden aplicar en función a las necesidades de cada tienda sin importar elvolumen de productos que maneje.

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10 unid. Frentes

8 unid. FondoX

= 80 unidades

X 3 niveles

= 240 unidades totales

Conteo Apilado Uniforme.

• Teniendo en cuenta la unidad de auditoria– Manipulación de productos

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Conteo de mercancía en desordenEl inventario de mercancía en desorden, en anaqueles regulares se debe realizar contando los productos, unidad por unidad, debiendo tener cuidado de clasificar correctamente cada producto.

Ejemplo:

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En Forma de Torre sin Hueco.

Este tipo de Islas, por logeneral estánAcomodadasuniformemente sinmercancía faltante en elcentro de la misma.

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Precio de Venta al Público

• Valor que la tienda cobra por el producto según unidad de auditoria. El auditor debe registrar todos los precios del negocio al momento de la visita. Estos se pueden obtener de:

– Productos etiquetados con el Precio– Ante doble etiquetación se reporta el precio más bajo

– Carteles que especifican el Precio de un producto– Lectores de precios– Información verbal del tendero

• Todo Ítem con stock en sala de ventas debe tener registrado el Precio.

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Precio de Venta al Público

• Valor que la tienda cobra por el producto según unidad de auditoria.

• Es el valor monetario que se fija a un artículo para ofrecerlo al consumidor final

• En FDC, es una actividad que se efectúa, a medida que los artículos se van detectando en el Área de Ventas y debe corresponder al artículo y Unidad de Venta que se está auditando.

Siempre debes registrar el precio actual del producto.

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Validaciones de auditoria

• Si existen descuentos especiales que aplican al precio de venta regular

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Validaciones de auditoria

• Cuando un artículo presenta algún descuento especial que es efectivo al pagar en cajas, este descuento se debe aplicar al precio regular de venta, para obtener el precio de venta neto

• Ante doble etiquetacion (doble precio) se registra el mas bajo.

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¿Como obtener el Precio?

• Registrando el precio en la tienda: Recuerda que la información más actualizada, fidedigna, objetiva y real, es la que se encuentra en el punto de venta, si luego de agotar todas las instancias no obtienes el precio, debes recurrir a la segunda.

• Registrar el precio anterior: considera que él mismo efectivamente este actualizado, para ello valida el precio con respecto al producto, si tampoco se obtiene de ésta forma, se recurre a la última opción.

• Registrando precio de mercado: Se debe considerar el sector donde esta ubicada la tienda, ya que es común que en las zonas rosas por ejemplo, los productos suelen ser más caros.

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¿Como obtener el Precio?

• El auditor debe registrar todos los PVP del negocio al momento de la visita y durante la auditoria.

• Para ello el auditor dispone de tres opciones:– Registrando el precio en la tienda.

– Información verbal del tendero– Productos etiquetados con el PVP– Lectores de precios– Carteles que especifican el PVP de un producto– Consultando los Menús, etc.

– Registrando el Precio anterior.– Tomando en cuenta que efectivamente el precio corresponda al

producto.– Registrando el precio de Mercado.

– Considerando la ruta de trabajo o bien el entorno socio-económico del lugar.

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Como obtener el Precio en la tienda

– Información verbal del tendero

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• Productos etiquetados con el PVP

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• Lectores de precios

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• Carteles que especifican el PVP de un producto

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Como obtener el Precio, en la tienda

• Consultando los Menús

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Como obtener el Precio del Mercado

• Considerar el entorno Socio-Económico de la ruta o del sector donde esta la tienda:

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27




28




29


Asegúrate de registrar el precio actual.

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• Observaciones Especiales:– Son las condiciones de Venta de un Producto dadas por las

acciones realizadas por los fabricantes y las tiendas, para informar, persuadir y recordar a los consumidores, sobre los productos que ofrecen

– Se marca en FDC así:

Observaciones Especiales.

Oferta FabricanteOferta Fabricante

22 Oferta TiendaOferta Tienda33 Lugar PreponderanteLugar Preponderante

44 Productos Fríos/BottlingProductos Fríos/Bottling

55 Publicidad o material P.O.PPublicidad o material P.O.P

11

31



Oferta FabricanteOferta Fabricante1

– Son las acciones que realizan los fabricantes para ofertar un producto. Ejemplos:– Cantidad adicional gratis– Combinando dos o más artículos– Indicando en la etiqueta del producto lo que se regala

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Observaciones Especiales

Oferta de la tiendaOferta de la tienda2

– Son las acciones que realizan las tiendas para ofertar sus productos

• Cuando se presentan ofertas de precios, se anota en el campo correspondiente de la iPAQ y en la pantalla de comentarios se anota el precio regular y se explica el porcentaje de descuentos que ofrece la tienda.

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Descripción Ítems OfertasDescripción Ítems Ofertas

“CON GRATIS”

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• “CON GRATIS”– Cuando un producto bajo estudio Nielsen regala otro,

generalmente de menor valor, formando una sola unidad de venta se describe el ítem de mayor valor C/G (Con gratis) y a continuación los datos del artículo regalado, iniciando con el nombre de la cp.


EJ: Colgate efect. Prot. tubo 100 ml C/G Jabón Protex Fresh 1 barra 125 grs. Nal. CP

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• “ GRATIS CON”– Cuando un producto bajo estudio Nielsen es regalado por

otro artículo generalmente de mayor valor, formando una sola unidad de venta. Por norma general el artículo de mayor valor debe corresponder a otro viaje o a categorías no medidas por Nielsen


EJ: • Protex Fresh 1 barra 125 grs. G/C Dentífrico Colgate efect. Prot. tubo 100 ml Nal.CP• Protex Fresh 1 barra 125 grs. G/C Enjuague Bucal Listerine 470 ml Nal.CP

Cuando una oferta está integrada por dos o más productos de diferentes viajes se debe describir el ítem ofertado en cada ciclo, teniendo en cuenta las reglas (G/C o C/G)

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• “ MISMA MARCA”– Cuando dos o más artículos son integrados como una sola

unidad de venta y todos o algunos corresponden a la misma marca. La descripción del ítem debe iniciarse por el artículo de mayor valor, bajo estudio del viaje en cuestión y los productos siguientes deben ser unidos mediante la sigla C/MM (Con Misma Marca) si es el caso

Descripción Ítems combinados u ofertadosDescripción Ítems combinados u ofertados

EJ:

Ideal Girasol Botella 3.7 Lts C/MM Margarina 5 barras 90 grs. = 450 grs. Nal. Ideal

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Lugar PreponderanteLugar Preponderante3

– Son lugares dentro de la tienda estratégicos y preponderantes, cuyo objetivo es el motivar a los consumidores para que compren los productos exhibidos.

Ejemplos:– Botaderos– Cabeceras de anaqueles– Carriles de salida– Exhibidores especiales– Islas

Los productos de Retail ubicados en lugar preponderante deben ser incluidos en FDC (pantalla inventarios) en el campo Otros (Ot)

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4

– Se marca esta observación especial cuando el producto está frío (hielera o refrigerador)

* Aguas* Jugos* Cervezas* Refrescos* Bebidas Energéticas

Productos Fríos/BottlingProductos Fríos/Bottling

39



5

– Es un tipo de comunicación masiva, en la que se identifica el nombre de la marca de un producto, para incentivar su consumo Ejemplos:

– Réplicas de productos– Carteles impresos– Demostradoras– Anuncios luminosos

PublicidadPublicidad

40


Ingreso a FDC (Field Data Collection)

Inclusión Inventario en FDC

41



42


$1.800

Precio Especial


REXONA F. MEN IONIC BO T 50GR IMP

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Ítem Master Data Base



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Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

Precio Especia

l

C 1800

1800

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45


5- Publicidad

3 – Lugar Prep.

Precio Especi

al1- Oferta fabricante



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*Aguas *Jugos *Cervezas *Refrescos *Bebidas Energéticas

Producto Producto FríoFrío en Sala de Ventas: en Sala de Ventas:Ubicados dentro del enfriador para

conservarse fríos

Las cantidades encontradas deben incluirse en FDC, en el espacio “OTROS” y marcando

la opción especial 4 (Producto Frío)

Inventario Bottling

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Producto Producto FríoFrío en Lugar Preponderante: en Lugar Preponderante:Ubicados dentro del enfriador para

conservarse fríos y a la vez en lugar preponderante.

Las cantidades encontradas deben incluirse en FDC, en el espacio “OTROS” y marcando

las observaciones especiales 4 y 3

Inventario Bottling

48



Producto Producto Al ClimaAl Clima en Sala de Ventas: en Sala de Ventas:Ubicados fuera del enfriador a temperatura

ambiente

Las cantidades encontradas deben incluirse en FDC, en el espacio “S. VENTA”

Inventario Bottling

49



Producto Producto Al Clima en Lugar Preponderante:Al Clima en Lugar Preponderante:Ubicados fuera del enfriador a temperatura

ambiente y en Lugar Preponderante

Las cantidades encontradas deben incluirse en FDC, en el espacio “S. VENTA” y marcando la Observación Especial 3

Inventario Bottling

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Productos Productos Fríos o Al Clima en Bodega:Fríos o Al Clima en Bodega:Productos dentro o fuera del enfriador pero

ubicados en el espacio de bodega de la tienda

Las cantidades encontradas deben incluirse en FDC, en el espacio “BODEGA”

Inventario Bottling

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Productos Al climaen sala de ventas y

Lugar Preponderante

Producto Frío

Productos Frío o al Clima

en bodega


Inventario Bottling

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*Refrescos

Concepto:Concepto:Nombramos así a todas las presentaciones Retornables

que los fabricantes de Refrescos utilizan para vender sus productos (solamente el liquido). Es decir, lo que se

comercializa es el liquido sin el envase, ya que el consumidor al momento de adquirir estos productos,

debe llevar un Envase Vació, comprando así, solamente el liquido

Regularmente estos envases son propiedad del Embotellador.

Envase Vacío

53


Envase Vacío

54


Refrescos

Tipos de tienda donde se audita:Tipos de tienda donde se audita:Los inventarios se deben realizar en todas las tiendas que manejen estas Refrescos en presentaciones Retornables:

•Autos •Tradicionales•Kioscos y Estanquillos y•Licoreras

En BARECAS debido a que no se realizan inventarios, tampoco se audita esta CP

Envase Vacío

55


Auditoria:Auditoria:

Reglas de Auditoria:•Se auditan todos los envases vacíos que sean retornables y que estén activos, es decir los que actualmente se utilizan.•Todo el inventario se registra en Sala de Ventas (Lj) sin importar en donde se localice•Se registra la observación especial 5 (Publicidad)•No se registran compras.•No se reportan ventas, es decir las ventas son cero.

Envase Vacío

*Refrescos

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Auditoria:Auditoria:Para reportar Ventas 0, es necesario considerar los siguientes Casos:

•Cuando el inventario actual es mayor que el inventario anterior, y•Cuando el inventario actual es menor que el inventario anterior

Envase Vacío

*Refrescos

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Inventario Anterior mayor al Actual:Inventario Anterior mayor al Actual:En este caso, observamos que el item refleja ventas positivas:

•Registra un crédito por el valor de la venta, para dejar ventas=0

Envase Vacío

*Refrescos

Inv. Ant 55Aju. 0Cred. 0Inv. Act. 35

Ventas 20


Ventas 0

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Inventario Anterior menor al Actual:Inventario Anterior menor al Actual:En este caso, observamos que el ítem refleja ventas negativas:

•Registra un Ajuste Stock Omitido por la cantidad de la venta negativa, para dejar ventas=0

Envase Vacío *Refrescos


Ventas -20


Ventas 0

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Causales

• Auditoria de Causales:– Se registra Precio de acuerdo al país:

– Guatemala 8– El Salvador 1– Honduras 20– Nicaragua 20– Costa Rica 500– Panamá 1

– Se reporta inventario actual 1– Se marca Observación Especial 5– Se auditan en Grupos Cerrados de marcas, están

dados de alta en FDC– No se levantan ítems nuevos

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Causales

• Se miden los siguientes:

– Cervezas Refrigeración– Cigarros Exhibidores– Refrescos Hieleras– Refrescos Infiltración– Refrescos Refrigeración Eléctrica

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Causales

• Cervezas Refrigeración– Se miden:

– Refrigeración Vertical y– Hieleras

– Se audita en Grupo Cerrado de marcas:

Atlas Miller SalvavidasBalboa Old Mill Wakee SoberanaCorona Panamá Sport RoyalGallo Pilsen SupremaGolden Ligth Pilsener TecateHeineken Premium ToñaImperial Regia Victoria

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Causales

• Cigarros Exhibidores:

Se audita en Grupo Abierto de marcas:

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Criterios en Inventarios

• Refrescos Hieleras– Se miden en Grupo cerrado de Fabricantes, solamente los

que están dados de alta en FDC.– Los Fabricantes son:

– Cadbury– Coca Cola– Pepsi

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Causales

• Refrescos Refrigeración / Infiltración:– Se debe auditar cuando el Refrigerador de

X marca, contiene productos (de cualquier tipo) diferentes a los distribuidos por el Embotellador propietario del Refrigerador.

– Es Grupo Cerrado de Fabricante:– Cadbury– Coca Cola– Pepsi

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Causales

• Refrescos Refrigeración Eléctrica:– Se miden en Grupo cerrado de Fabricantes,

solamente los que están dados de alta en FDC.– Los Fabricantes son:

– Cadbury– Coca Cola– Pepsi

– Los tipo de Refrigeración son:– Vertical 1 Puerta– Vertical 2 Puertas– Horizontal

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Procedimiento BARECAS

• No se realiza inventario– En las tiendas:

– Bares– Restaurantes– Cafeterías

– Se coloca precio actual– No se realizan inventarios– Se marca presencia 1 a la categoría de cervezas si hay al

momento de la auditoria.– Se marcan las observaciones especiales correspondientes.

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Inventario Tarjetas

PROCEDIMIENTO DE TARJETAS PREPAGO• Las Tarjetas prepago se estarán inventariando con la

metodología de solo presencia (1) en sala de ventas.• precio según el valor de la tarjeta a inventariar recuerde

que las denominaciones son fijas, pero si detecta denominaciones de tarjetas nuevas debe crearlas manualmente.

• presencia uno (1) en sala de ventas “ Si hay al momento de la auditoria¨

• Marcar las observaciones especiales correspondientes.• Las compras son igual a las ventas.

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Procedimiento Data Causal

En inventario:• Debes realizar el barrido completo del supermercado pero solamente

en Sala de Ventas.• Dp (inventario de bodega)=1 se registra sólo presencia• Observaciones Especiales de acuerdo a la Actividad promocional del

ítem

Nota: La presencia se coloca en Bodega para evitar que al momento del cierre el sistema (FDC) nos pida el precio..

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DATA CAUSAL

• Procedimiento

• PR • LJ• OT• DP 1

• 12345

SE DEBE MARCAR LA O LAS

OBSERVACIONES QUE

CORRESPONDAN

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1 OFERTA DE FABRICANTE

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2 OFERTA DE TIENDA

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3 LUGAR PREPONDERANTE

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4 PRODUCTO FRÍO

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5 PUBLICIDAD

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ACTIVIDAD DE COMPRAS/VENTAS.

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QUE SON LAS COMPRAS?

– Son todos los actos a través de los cuales el detallista o tendero ingresa a su negocio producto destinado para la venta.

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IMPORTANCIA DE OBTENER LAS COMPRAS

• Las compras es la actividad más importante de la labor de auditoria, sin la obtención de estos datos sería imposible determinar las ventas que realiza una tienda de un determinado producto.

• Por esta razón debemos de explicar ampliamente a nuestros colaboradores la importancia y necesidad que tenemos de que nos guarden todos los documentos de compra.

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L M M J V S D TIENDA

FECHA COMPRAS ESPERADAS CODIGO TIPO:

STATUS COMPRAS REALIZADAS AREA

FM: COMPRAS ANOTADAS COLABORADOR

ELAPSED DAYS COMPRAS SIN REGISTRAR

PUNTOS: COMPRAS AJUSTADAS

JUST.CAL.CERO % DE COLABORACION LOCALIDAD

TOTAL OBS. PVP

OBSERVACIONES ESPECIALES: 1 OFERTA DEL FABRICANTE 2 OFERTA DE LA TIENDA 3 LUGAR PREPONDERANTE 4 REFRESCO FRIO (CP Refrescos) / CÓDIGO DE BARRAS (Otras Categorías) 5 PUBLICIDAD. Propiedad de ACNielsen Centroamérica, S.A., Estrictamente Confidencial

FRECUENCIA DE VISITAS CONTROL DEL REGISTRO DE COMPRAS

DOMICILIO COMPLETO

DATOS GENERALES DE LA TIENDA

DIA

Fab/Mayorist/ Distr.

REPORTE DE COMPRAS DEL COLABORADOR

DATOS DE...

RESULTADO DE LA VISITA

DEL DIA__________DE MES_______________________AL DIA__________DE MES_______________________.

DESCRIPCION DEL ITEM

FECHA

DIARIO DE COMPRAS

Tipos de documentos de Compras

•La fecha de auditoría a incluir en FDC en las tiendas que suministran listados de compras debe ser la última fecha de corte de los mismos y no el día en que se realiza el inventario

FACTURASNOTAS DE REMISION

FACTUREROS

TICKETS OTROS COMPROBANTES COMPRAS ANOTADAS LISTADOS

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COMPRAS QUE NO SE REGISTRAN

En Nielsen las compras de una tienda que se realizan a supermercados, Farmacias u otras tiendas/canales detallistas que pertenecen a la misma muestra no se consideran.

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DIFICULTADES EN LA CAPTACION DE COMPRAS

• En varios tipos de documentos se presentan algunos casos que dificultan la captación adecuada de la información.

Ejemplos:• Facturas Duplicadas• Facturas Ilegibles• Bonificaciones• Descripción de ítem por código• Surtidos• Unidad de embalajes (corrugados, fardos). La unidad

minima de venta es la forma de venta de la tienda y es determinada por la definición de clase producto.

81


Página 81

Listados de compras y ventas (SOT-POT)

• La fecha de auditoría a reportar en FDC para producción en las tiendas que suministran listados de compras o ventas debe ser la última fecha de corte de los mismos y no el día en que se realiza el inventario

• Para esto se debe proceder así:

– Inventarios: – colocar la fecha calendario en FDC del día del inventario

– Compras/ventas: – Antes de iniciar compras/ventas cambiar temporalmente la fecha de la íPAQ

según la fecha de corte del listado– Modificar la fecha en FDC de la tienda según la fecha de corte del listado

– Ejemplo: la tienda se inventarió el día 7 de julio, si la segunda fecha de corte del listado es el 30 de junio, se debe registrar en FDC fecha actual (30 de junio)

– Inmediatamente volver a cambiar la fecha en la iPAQ con la fecha calendario actual

– Cierre: – Trabajar normalmente con la fecha de la tienda (según corte del listado)

– Al momento de entregar la tienda al C.R o al Supervisor:– Verificar que la fecha de auditoria de la tienda corresponda a la fecha de corte del

listado– Verificar que la fecha de la iPAQ corresponda a la fecha calendario actual

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• Variables de Compras:– Compras al Fabricante

– Adquisiciones hechas al fabricante o distribuidores exclusivos.– Compras al Mayorista

– Adquisiciones hechas a las tiendas mayoristas, distribuidores no exclusivos o fabricantes que

distribuyan productos no elaborados por ellos.– Créditos y/o Devoluciones

– Salida de mercancía de la tienda no relacionada con las ventas al detalle

VARIABLES DE COMPRAS

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OBTENCION DE COMPRAS

Las compras deben corresponder al siguiente rango: • De la fecha de la última auditoria hasta un día antes de la auditoria

actual. Para obtener las compras de una tienda, es necesario:• Determinar el período de Compras, Mensual o Bimestral• Consultar la forma- 185 “Características de la tienda”• Solicitar los documentos de Compras y Devoluciones.• Revisar los documentos de Compras y Devoluciones• Utilizar las herramientas de Colecta de Compras:

– Control de Proveedores y/o– Diario de Compras

• Registrar las Compras, Ventas y Devoluciones en FDC. (PDA)

Es tarea del Auditor de Campo garantizar que el total de las compras documentadas y no documentadas sean recolectadas.

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SIGNOS NIELSEN

Check NielsenCuando el producto descrito en el documento de compras es ingresado al FDC (marcar al final de

cada descripción de producto)

Marca India NielsenCuando el documento de compras en su totalidad

ha sido revisado e ingresado al FDC (marcar en la parte inferior izquierda del documento)

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CONTROLES UTILIZADOS DURANTE EL PROCESO DE COMPRAS

• Para asegurar la correcta captura de la información de compras documentadas y no documentadas en las tiendas es necesario ejecutar estrictamente los procedimientos establecidos para diligenciamiento y análisis de:

– Control de Proveedores– Diario Bottling

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CONTROL DE PROVEEDORES.

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CONTROL DE PROVEEDORES

Es una herramienta que esta dirigida a ejercer mejor control sobre las compras documentadas y no documentadas de las tiendas, permitiendo realizar ajustes con calidad para asegurar una completa colecta de información y para conocer el grado de colaboración de la tienda.

Tipos de tiendas

– Tradicionales

– Estanquillos

– Establecimientos que

presenten

deficiencia de facturas

CALENDARIO PARA REGISTRAR FRECUENCIA DE COMPRAS

MES FECHAS DE AUDITORIA A PERIODO

FREC

D S Q M L M M J V S D

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

INICIO DE PERIODO FIN DE PERIODO


1DIASPERIODICIDAD

3 4 5

8

COMPRA ESPERADA COMPRA REALIZADA AJUSTE REALIZADO VISITA SIN COMPRA

2

PERIODICIDAD DIAS1 2

PERIODICIDAD DIAS1 2

30 31 a)

6 7 8 9 10 11

27 28 29

6

23 24 25 26

13 15 16

30

10

31 a)27

14

28 2924

18

25 2621

22

22 23

23 24 25

17 18 19 2013 14 15 16

30 313 4 5 7 8 9 11 12 2826 2917 19 20 21 a)

SIMBOLOGIA

7 8 9 10 11 123

27

4 5 6PERIODICIDAD DIAS

1 2

19 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10

31 a)

PERIODICIDAD DIAS1 2 3 4 5 6

27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10

31 a)


27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10

31 a)


27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10

31 a)


27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 103 4 5 6

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

PERIODICIDAD DIAS1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

PERIODICIDAD DIAS1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)




PERIODICIDAD DIAS1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 2515 16 17 18 21 22 23 24

C O N T R O L D E P R O V E E D O R E S

31 a)27 28 29 302619 20

88



Esta conformado por cuatro partes sumamente importantes:

• Formato de Características de la tienda (F-185)• Control de Proveedores• Compras Recordadas (Ajustes) y• Adelanto de Compras (F-160)

No pierdas de vista su objetivo: Asegurar la colecta del 100% de las compras realizadas por la tienda.

89


SIMBOLOS UTILIZADOS

Inicio de Corte de Compras

Fin de Corte de Compras

Indica que existe un documento que respalda una compra

Indica que se ha realizado un ajuste

Indica que no encontraste una compra y debes investigar con el colaborador que paso

Indica que no encontraste un documento en la visita esperada del proveedor y el colaborador indica que norealizo ninguna compra

90


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

COMPRA ESPERADA FACTURA ENCONTRADA AJUSTE REALIZADO VISITA SIN COMPRA

SIMBOLOGIA


D S Q M L M K J V S D


• Símbolos y Campos Utilizados

Bayer

Coloca el Nombre del Proveedor

1 X X

Indica la Frecuencia de visita

Indica el inicio y fin de rango (FDC) Marcar con un triangulo las facturas encontradas

De acuerdo a la Frecuencia de Visitas, investigas las compras faltantes, identificándolas con un círculo

…Por último, medir el % de facturas encontradas

0705

0.71

FMA

Indica los meses del periodo

Investiga juntamente con el colaborador los círculos. Los ajustes identifícalos con un triangulo inverso y las visitas sin

compra, mediante una “X”

91


Ajustes SD y CE

Partiendo del análisis del control de proveedores, nos disponemos a preguntarle al colaborador para esto tenemos 2 opciones:

• 1. El colaborador nos indica de forma verbal lo comprado

Ej. Mas o menos compré 24 unidades Regularmente compro 24 unidades Me acuerdo que compré 24 unidades Si no estoy mal compré 24 unidades Creo que compré 24 unidades

En este caso coloco todas las cantidades en el campo Ajuste SD, de acuerdo al origen de las compras ajustadas AA o AF

• 2. El colaborador dice que compro, pero no recuerda nada de lo que compro.

En este caso coloco las cantidades de acuerdo al comportamiento del ítem, previo análisis del control de proveedores y el diario de Compras y la cantidad investigada la ingreso como un ajuste CE, de acuerdo al origen de

las compras ajustadas AA o AF

92


(FO) FACTURA OMITIDA (NOP)

• Este ajuste se debe utilizar cuando se detecta una factura cuya información de compras no fue incluida en el periodo inmediatamente anterior.

• Generalmente una factura omitida se identifica porque:– No tiene los signos Nielsen– Se realizó ajuste en el periodo anterior

– En el control de proveedores esta especificado como ajuste.– En el formato de compra recordada, se registro el ajuste de acuerdo

a la fecha de la factura.

Antes de establecer el ajuste Factura Omitida (FO) tenga en cuenta que en el período anterior se pudo haber tomado la compra a través de otro documento (remisión, copia factura, anotaciones del colaborador, etc.)

93


Si en el periodo anterior se ajustaron los ítems de esta factura en la fecha indicada en el documento, se debe de tener cuidado de NO duplicar la información. Para esto proceda así:

1. LA CANTIDAD ENCONTRADA ES IGUAL A LA AJUSTADA–Ajuste anterior 48 –Cantidad en factura omitida= 48

• En este caso coloque el símbolo de check Nielsen a la cantidad comprada, pero no la incluya en el ítem.


94


2. LA CANTIDAD ENCONTRADA ES MAYOR QUE LA AJUSTADA–Ajuste anterior = 48–Cantidad en factura omitida = 72–Cantidad a registrar como factura omitida = 24

• En este caso coloque el check Nielsen a la cantidad comprada y en el ítem incluya la cantidad que le faltó al ajuste para igualar la compra.

3. LA CANTIDAD ENCONTRADA ES MENOR QUE LA AJUSTADA.–Ajuste anterior = 48–Cantidad en factura omitida = 24

• En este caso coloque el check Nielsen a la cantidad comprada, pero no la incluya en el ítem


95


Adelanto de compras (F-160)

• Evita que el auditor tenga que revisar dos veces los mismos documentos de compras.

• Evita pérdida de información por si se llegaran a extraviar las facturas de la tienda.

• Registrar ajustes, cuya información se obtuvo de manera verbal del colaborador, (ya anotada en el formato- Compras Recordadas) ya que es más fácil que este recuerde lo que compró en los últimos 30 días que en 60 días.

F-160

NOMBRE DE LA TIENDA:__________________________CÓDIGO:_____________ DEPTO__________________ MUNICIPIO__________________LOCALIDAD_______________

AUDITOR:__________FECHA:__________ AUDITOR:__________FECHA:__________ AUDITOR:__________FECHA:__________

MD MD MD

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

ADELANTO DE COMPRAS

COMPRAS AJUSTES

PERIODO CANT

COMPRAS AJUSTES

PERIODO CANT

DESCRIPCIÓN DE CP'S / ÍTEMS

PERIODO

COMPRAS

CANT

AJUSTES

96


Adelanto de compras (F-160)

• Facilitar que otro auditor continúe con el trabajo el mes siguiente sin inconvenientes para realizar el IT de la tienda.

• Tener un registro mes a mes sobre las compras directas y los ajustes que se realizan en la tienda.

• Tener un registro sobre las cantidades ajustadas y los tipos de ajustes que se realizan mes a mes en la tienda.

97


COMPRA RECORDADA

• El formato de Compra Recordada es utilizado para reportar aquellas compras que no fueron documentadas, es decir aquellas visitas en las cuales no existe un documento que amparé esas compras.

• Se realiza de manera mensual y no importa el viaje en el que se audita, al final el Auditor debe reportar todos los ajustes de los productos que estén en estudio ya sea del viaje actual o del siguiente (Drug o Food)

• Estas compras surgen a través del análisis que realiza el auditor con el control de proveedores.

PROVEEDORES

COMPRAS RECORDADAS(Ajustes)

FECHADATOS DE LAS COMPRAS DETALLE DE LAS COMPRAS RECORDADAS (AJUSTES) DESCRIPCIÓN Y

CANTIDAD

98



Pasos para la aplicación del cuadernillo de proveedores.

1o.1o. Pregunta al colaborador por las compras realizadas el día de hoy, para asegurarte el NO INCLUIR esa mercadería en tu inventario actual

2o.2o. Agrupar las facturas por proveedor, de acuerdo al rango de fechas del presente periodo de auditoria (se ingresan facturas de la fecha previa de auditoria, hasta un día antes de la fecha actual)

3o.3o. Mediante los documentos, registrar el nombre de todos los proveedores de la tienda, la frecuencia de visita y las fechas de facturas sobre calendario respectivo.Simultáneamente, pasar información de compras de facturas al FDC y las del ciclo contrario ingresarlas en el formato de Adelanto de Compras (F-160) por cada proveedor.

4o.4o. Tomar información del adelanto realizado el periodo anterior e ingresarlo al FDC del ciclo actual.

5o.5o. Resolver todas las dudas de la documentación (Facturas sin rótulo, sin fechas, ilegibles, etc.)

99




6º6º Comparar el número de facturas captadas vs. número de facturas esperadas de acuerdo con la frecuencia de visitas.Establecer así, mediante preguntas al colaborador, el número real de veces que se le compró al proveedor.

7o.7o. De acuerdo a la información suministrada por el tendero, realizar ajustes en los proveedores y en los ítems. Esto último debe hacerse en el formato Compras Recordadas (Ajustes) y posteriormente ingresarlas al FDC y al formato de Adelanto de Compras (F-160) por cada proveedor, teniendo en cuenta siempre, el tipo de ajuste, el nombre del proveedor, la fecha en que se ajusta y el ciclo respectivo.

8o.8o. Captar información de ajustes para proveedores que visitan la tienda, pero no dejan facturas (vendedores ambulantes, etc.), registrando los datos en el calendario, en el formato de Compra Recordada (Ajustes) y posteriormente ingresarlas al FDC y al formato Adelanto de Compras (F-160). Teniendo en cuenta, el tipo de ajuste, el nombre del proveedor, la fecha en que se ajusta y el ciclo respectivo.

100



9º9º Si se utilizo el formato de Compras Recordadas (Ajustes) pasar dicha

información al FDC y al Adelanto de Compras (F-160)

10o.10o. Realizar el cierre y análisis de ventas, en la tienda.Simultáneamente, consultar el Control de Proveedores de proveedores para hacer análisis sobre fluctuaciones o ventas negativas en los ítems.

11o.11o. Determina la colaboración de la tienda así: Compras Encontradas (Documentos) X 100 Compras Realizadas (Documentos + Ajustes)


101



• EJERCICIO PRACTICO DE CONTROL DE PROVEEDORES

CALENDARIO PARA REGISTRAR FRECUENCIA DE COMPRAS

MES FECHAS DE AUDITORIA A PERIODO

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)

FREC


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)



1DIASPERIODICIDAD

3 4 5

8

COMPRA ESPERADA COMPRA REALIZADA AJUSTE REALIZADO VISITA SIN COMPRA

2

PERIODICIDAD DIAS

1 2

PERIODICIDAD DIAS

1 2

30 31 a)

6 7 8 9 10 11

27 28 29

6

23 24 25 26

13 15 16

30

10

31 a)27

14

28 2924

18

25 2621

22

22 23

23 24 25

17 18 19 2013 14 15 16

30 313 4 5 7 8 9 11 12 2826 2917 19 20 21 a)

SIMBOLOGIA

7 8 9 10 11 123

27

4 5 6PERIODICIDAD DIAS

1 2

19 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10

31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6

27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10

31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6

27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10

31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6

27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10

31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6

27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 103 4 5 6

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)

PERIODICIDAD DIAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 2515 16 17 18 21 22 23 24

C O N T R O L D E P R O V E E D O R E S

31 a)27 28 29 302619 20

102


PROVEEDORES



CANTIDAD

Compra Recordada (Ajustes)

Compre todo Xedex Limón bol 500g21-Jun 24 Quik Choc. Lata 200grs48

Panadol Ex.Fte 2tabs48Alka-Seltzer 1 tab70

Deposito Genial

28-Jun Malher pollo 12grs96

30-Jun Maggi p c/f 60grs48 Maggi c/arroz 60grs48

07-Jul Sedal Melamina 350ml24 Sedal Ceramidas 200ml24

Ketchup Kern’s 500ml24

D S Q M L M M J V S D a)

b)

c)

42

50%293031252627282122232417181920131415169 101112

31

J 1 2 3 4 5 6 7 8

27282930232425261920212215161718111213147 8 9 103 4 5 6

CompretodoJ 1 2

2829303124252627202122231617181912131415

FRECPERIODICIDAD DIAS DE LA SEMANA

1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011X X

D S Q M L M M J V S D a)

b)

c)

42

50%293031252627282122232417181920131415169 101112

31

J 1 2 3 4 5 6 7 8

27282930232425261920212215161718111213147 8 9 103 4 5 6

Dep. Genial J 1 2

2829303124252627202122231617181912131415

FRECPERIODICIDAD DIAS DE LA SEMANA

1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011X X

103


F-160


MD MD MD

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M


PERIODO

COMPRAS

CANT

AJUSTES COMPRAS AJUSTES

PERIODO CANT

COMPRAS AJUSTES

PERIODO CANT

ADELANTO DE COMPRAS

Adelanto de Compras (F-160)

Analgésicos

Panadol Extrafuerte 2 tabs nal

Antiácidos

Alka-Seltzer 1 tab. Nal.

Shampoo

Sedal Melamina bot 350mlSedal Ceramidas bot 200ml

805 12-Jul

J/A

X

24

12 X

X

X

12Factura No.

Nombre: Ejercicio de CierreDi recci ón: Capacitacion Auditores CAM'06

Fecha: Ni t: 436778-914-Jun

00000564

Cant Descri pci on

12 Panadol Extrafuerte 2 tabs

24 Kern's Nectar 340ml24 Alka-Seltzer Efervescente 1 tab

24 Accion limon tina 500grs

Factura No.


Fecha: Ni t: 436778-905 de Julio

00000564

Cant Descri pci on

12 Ketchup Kern's 500grs

24 Kern's Nectar 340ml24 Panadol extrafuerte x 2tab

24 Alka-Seltzer Eferv. 1 tab

36

48

Factura No.


Fecha: Ni t: 436778-9

12 Sh. Sedal Ceramidas 200ml

24 Naturas c/hongos 113grs

12 Sh. Sedal Melamina 350ml

24 Tang sobre 45grs

24 Consome Maggi Pollo 12grs

Cant Descri pci on

16-Jun

00034567

12

Factura No.


Fecha: Ni t: 436778-9

12 Sh. Sedal Ceramidas 200ml

24 Naturas c/hongos 113grs

12 Sh. Sedal Melamina 350ml

24 Tang sobre 45grs

12 Consome Maggi Pollo 12grs

Cant Descri pci on

23 junio'06

00034567

2424

104


F-160


MD MD MD

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M

F F F

M M M


PERIODO

COMPRAS

CANT

AJUSTES COMPRAS AJUSTES

PERIODO CANT

COMPRAS AJUSTES

PERIODO CANT

ADELANTO DE COMPRAS

Adelanto de Compras (F-160)

Analgésicos

Panadol Extrafuerte 2 tabs nal

Antiácidos

Alka-Seltzer 1 tab. Nal.

Shampoo

Sedal Melamina bot 350mlSedal Ceramidas bot 200ml

805 12-Jul

J/A

48X SD

24 70SD

12 2424

SDSD

X

X

X

12 36

48

122424

PROVEEDORES



CANTIDAD

Compre todo Xedex Limón bol 500g21-Jun 24 Quik Choc. Lata 200grs48Panadol Ex.Fte 2tabs48Alka-Seltzer 1 tab70

Deposito Genial

28-Jun Malher pollo 12grs96

30-Jun Maggi p c/f 60grs48 Maggi c/arroz 60grs4807-Jul Sedal Melamina 350ml24 Sedal Ceramidas 200ml24

Ketchup Kern’s 500ml24

105


DIARIO DE COMPRAS BOTTLING.

106


DIARIO DE COMPRAS BOTTLING

• El Diario de compras (Bottling) es una herramienta en la cual se registra y se controla la información de compras correspondiente a las clases de productos que se estudian en este índice

• También permite hacer análisis sobre compras faltantes de acuerdo con la frecuencia de visitas de los proveedores

107


CP’S QUE SE MIDEN MEDIANTE EL DIARIO DE COMPRAS

• Agua• Jugos• Licores• Refrescos• Cervezas• Cigarros y• Leche Líquida

108


Insista al colaborador sobre la necesidad e importancia que para nosotros tiene el obtener de él un muy buen registro de compras en el diario. Siempre reflejando la realidad de las

compras de su negocio.


• El registro de compras en el diario debe ser realizado por el Colaborador. Para esto es necesario explicarle que cada vez que compre cualquiera de los productos bajo estudio debe anotar las unidades compradas de acuerdo a la descripción del artículo y a la fecha de compra.

109


L M M J V S D TIENDA

FECHA COMPRAS ESPERADAS CODIGO TIPO:

STATUS COMPRAS REALIZADAS AREA

FM: COMPRAS ANOTADAS COLABORADOR



JUST.CAL.CERO % DE COLABORACION LOCALIDAD

TOTAL OBS. PVP



DOMICILIO COMPLETO


DIA

Fab/Mayorist/ Distr.


DATOS DE...




FECHA

Frecuencia de Visitas

Resultado de la Visita

Datos GeneralesDe la Tienda

Anotación de Compras

Descripción de los ítems

(lenguaje colaborador)


110


TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

INDICA EL RANGO DE FECHAS DE ACUERDO AL FDC:

12 MARZO 12 ABRIL

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J

COCA COLA 12 OZ VIDRICOCA DOB LIT DESECH

FANTA NJA 12OZ VIDFANTA UVA 12OZ VID

PEPSI 12 OZ VIDRIO7UP 12OZ VIDRIO

MARLBORO ROJO 20’S

BELMONT SVE C/D 20’S

24 24 24 48 48 8 8 16 8 24 24 24 12 24 12 24 12

24 12 12 12 24 12

24 36 24 48 24 24 12 24 48 48

40 40 40 40

20 20 30 40

INDICA LOS DIAS Y LAS FECHAS DEL SIGUIENTE PERIODO

DESCRIBE LOS ITEMS MANEJANTES DE LA TIENDA

EL COLABORADOR DEBERA ANOTAR EN EL TRANSCRUSO DEL SIGUIENTE PERIODO


111


1. Preparación del Diario de compras

a) Datos Generales de la Tiendab) Frecuencia de Visitasc) Fechar las visitas de los proveedores del periodo

siguiente (Fecha y Día)d) Anotar los ítems manejantes de la tienda:

a) Utiliza lenguaje del Colaboradorb) Utiliza una hoja distinta para Cigarros

e) Solicita al colaborador que anote sus compras

PASOS PARA DILIGENCIAR EL DIARIO DE COMPRAS BOTTLING

112


• Si luego de haber agotado todos los recursos (persuasión, motivación, etc) para que el colaborador llene el diario, pero finalmente él determina realizar anotaciones en libretas, cuadernos o guardar las facturas, el Auditor debe pasar toda la información al diario según los productos y las fechas de compras.

COMPRAS EN EL DIARIO BOTTLING

Estos actos de compras serán considerados como DOCUMENTADOS

113


1. Colecta y Análisis de Comprasa) Revisión de compras anotadas, de ser necesario,

pasa información de Facturas al Diariob) Análisis de Compras faltantes, según la Frecuencia

de Visitasc) Establecer Ajustes, anotándolos en el Diario y

encerrándolos en un círculo.d) Completa y analiza la información solicitada en

“Resultado de la Visita”

PASOS QUE SE DEBEN APLICAR EN COMPRAS

Insista al colaborador sobre la necesidad e importancia que para nosotros tiene el obtener de él un muy buen registro de compras en el diario. Siempre reflejando la realidad de las

compras de su negocio.

114


ANALISIS EN EL DIARIO PARA REALIZAR AJUSTES

3. Establecer ajustes en el diario con base en las respuestas del colaborador.

1. Las cantidades ajustadas deben ser encerradas en un círculo, si no se realizó compra a algún proveedor en la fecha esperada, el auditor debe registrar un “X” dentro de un círculo, seguido de una línea hacía abajo, incluyendo todas las presentaciones de ese proveedor.

4. Pasar información al FDC

115


TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J

24 24 24 48 48 8 8 16 8 24 24 24 12 24 12 24 12

24 12 12 12 24 12

COCA COLA 12 OZ VIDRICOCA COLA DOBLE LITRO DESECHFANTA NARANJA 12OZ VIDFANTA UVA 12OZ VID

Analisis de compras:

Coca cola:

De las 9 compras esperadas, realizadas (anotadas) tenemos 6

SIMULACION DE ANALISIS EN EL DIARIO

116


1.1. Análisis de compras:Análisis de compras:i) Coca Cola: Investigar con el colaborador qué paso con las compras del 23/03, 06 y 10/04.

El colaborador indica que el 23/03 no hizo compra.

La compra del 06/Abr esta pendiente de anotarse en el Diario de Compras.

La factura del 10/04 la extravió.

Ante la respuestas del Colaborador, procede asì:Solicita al colaborador la factura que no anoto y copiala al Diario de

Compras

Solicita que te indique la compra de cuya factura se extravió.

SIMULACION DE ANALISIS EN EL DIARIO

117


Diario de ComprasDiario de Compras

TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL


24 24 24 48 48 8 8 16 8 24 24 24 12 24 12 24 12

24 12 12 12 24 12


Coca cola:

No se realizo compra el 23 de marzo

x

24 24

12 12

24 8

24 24

Se encuentra una factura del 6/ABR, la misma debe ser traslada al diario por el auditor

La compra del 10/abr es indicada por el colaborador

118


Diario de Compras, Diario de Compras, Resultado de la VisitaResultado de la Visita

FECHA COMPRAS ESPERADAS

STATUS COMPRAS REALIZADAS

FM: COMPRAS ANOTADAS



JUST.CAL.CERO % DE COLABORACION

CONTROL DEL REGISTRO DE COMPRASDATOS DE...


12-Abr AC

803 31

NA

Indica la fecha en la cual se realiza la auditoria de la

tienda, la misma fecha deberá

aparecer en FDC.

Coloca el Status de la Auditoria ActualColoca tu código de

Auditor, asegúrate de actualizarlo en el

FDC,

De acuerdo al FDC, coloca los Días transcurridos

(Elapsed Days)

Más adelante, aprenderas como

obtener los puntos de colaboración.

119


• Analizaremos la colaboración en función de la colecta de compras, para ellos consideraremos los siguientes conceptos:

– Compras Realizadas– Compras Anotadas– Compras Ajustadas


120


• Compras Realizadas:– Son todos los actos de compra que realiza el colaborador, estén

o no documentados y/o anotados.– Incluye ajustes y– Compras registradas por el auditor

– Se cuantifican por ítem y no por proveedor, – Ejemplo: El día de hoy se realiza una compra de al fabricante “Y”

de 5 productos distintos, tendremos compras realizadas 5.


121


• Compras Anotadas:– Son todas las compras que registra el colaborador en el Diario de

Compras– También se incluyen las que debe anotar el Auditor que por

alguna razón el colaborador no ha anotado

En estos casos, no se debe hacer diferencia entre lo que anota el Colaborador y lo que anota el Auditor. Al final lo importante es demostrar a nuestros clientes, que para asegurar la colecta de la información, se llevan diarios de compras.


122


• Compras Ajustadas:– Son las Compras que no aparecen registradas en el Diario de

Compras, y que además no existe un documento que certifique la compra realizada.

– Como ya vimos anteriormente éstos se identifican mediante un circulo, es decir por cada ítem ajustado debe existir un circulo, al final, este dato se cuantifica sumando los ítems-compras que están dentro del círculo.


123


Compras RealizadasCompras Realizadas

TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL


24 24 24 48 48 8 8 16 8 24 24 24 12 24 12 24 12

24 12 12 12 24 12


0

24 24

12 12

24 8

24 24









12-Abr AC

803 31

NA

31

124


Compras RegistradasCompras Registradas

TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL


24 24 24 48 48 8 8 16 8 24 24 24 12 24 12 24 12

24 12 12 12 24 12


0

24 24

12 12

24 8

24 24









13-Abr AC

803 31

NA

3127

125


Compras AjustadasCompras Ajustadas

TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


24 24 24 48 48 8 8 16 8 24 24 24 12 24 12 24 12

24 12 12 12 24 12


0

24 24

12 12

24 8

24 24









13-Abr AC

803 31

NA

31

27

4

126










12-Abr

AC 803

31

NA

3127

4

87

Puntos221715121000

- 65 A 74%- 50 A 64%

- MENOS DEL 50%

CALIFICANDO LA COLABORACION:Facturas Registradas

- 95 A 100%- 85 A 94% - 75 A 84%

Utiliza la siguiente formula para determinar el nivel de colaboracion.

Compras anotadas Compras realizadas

* 100 17

% de Colaboración% de Colaboración

De acuerdo a la tabla, ubica el % y determina los puntos de colaboracion

27 / 31 = 0.875 * 100 = 87%

127



• EJERCICIO PRACTICO DE DIARIO DE COMPRAS BOTTLING.

TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

128


• Pepsi:

• Philip Morris:

El jueves 22 paso el embotellador, pero no tuve dinero.

El jueves 29 SÍ compré (1 caja de Pepsi y una de 7up) pero no me dejaron factura

Encuentras una factura correspondiente a la compra del lunes 02 de abril, en lacual se lee que se compraron 2 cajas de pepsi vidrio 12oz.

La compra del jueves 05/abr el colaborador te indica, que compro 1 caja de pepsi y 1 caja de 7up.

Ante tu investigación el colaborador te informa que todas las semanasCompra lo mismo.

Ejercicio: De acuerdo al caso de Coca Cola visto en la presentación, resuelve la “falta” de compras para

Los siguientes proveedores.

ANALISIS EN EL DIARIO

129



TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL


24 36 24 48 24 24 12 24 48 48

40 40 40 40

20 20 30 40



BELMONT SUAVB C/DURA 20’S

130



TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL


24 36 24 48 24 24 12 24 48 48

40 40 40 40

20 20 30 40




0

24 24

48 24 24

Pepsi:

No hubo compra el 22 de marzo, El colaborador nos indica lo que compro el dia 29 de marzoEncontramos factura del 2 abril, el auditor debe registrarla en el diario de comprasEl colaborador nos indica la compra que realizo el dia 5/abr

131



TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL

40 40 40 40

20 20 30 40

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12



40

Philip morris:

el colaborador nos indica lo que compro el día 14/mar



24 36 24 48 24 24 12 24 48 48

0

24 24

24 24

132



TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


24 36 24 48 24 24 12 24 48 48

40 40 40 40

20 20 30 40




0

24 24

48 24 24

40









13-Abr AC

803 31

NA

Indica la fecha en la cual se realiza la auditoria de la

tienda, la misma fecha deberá

aparecer en FDC.

Coloca el Status de la Auditoria ActualColoca tu código de

Auditor, asegúrate de actualizarlo en el

FDC,

De acuerdo al FDC, coloca los Días transcurridos

(Elapsed Days)

Más adelante, aprenderas como

obtener los puntos de colaboración.

133


Compras RealizadasCompras Realizadas

TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


24 36 24 48 24 24 12 24 48 48

40 40 40 40

20 20 30 40




0

24 24

48 0

24 24

40









13-Abr AC

803 31

NA

24

134


Compras RegistradasCompras Registradas

TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12


24 36 24 48 24 24 12 24 48 48

40 40 40

20 20 30 40




0

24 24

48 0

24 24

40









13-Abr AC

803 31

NA

24

19

135


Compras AjustadasCompras Ajustadas

TOTAL OBS. PVP


DIA



FECHA

12 MARZO 12 ABRIL


24 36 24 48 24 24 12 24 48 48

40 40 40 40

20 20 30 40




0

24 24

48 0

24 24

40









13-Abr AC

803 31

NA

24

19

5

136










13-Abr

AC 803

31

NA

2419

5

79

Puntos221715121000

- 65 A 74%- 50 A 64%

- MENOS DEL 50%

CALIFICANDO LA COLABORACION:Facturas Registradas

- 95 A 100%- 85 A 94% - 75 A 84%

Utiliza la siguiente formula para determinar el nivel de colaboracion.

Compras anotadas Compras realizadas

* 100 15

% de Colaboración% de Colaboración

de acuerdo a la tabla, ubica el % y determina los puntos de colaboracion

19 / 24 = 0.79 * 100 = 79%

137


METODOLOGIA STORE CHECK

138


• Store Check (Ajustes): Es una metodología que permite obtener los

volúmenes de ventas de una tienda mediante un proceso donde se

toman dos variables (Inventario y Compras), aplicando un procedimiento

especial cuando las compras no estén completas.

• Premisas para aplicar la metodología:

• Categorías de alta rotación

• Categorías de alta frecuencia de compras

• Distribución directa y/o exclusiva de productos

• Volúmenes totales por marca homogéneos en cada compra

(similares por cada compra)

Metodología Store Check

139


Procedimiento: una vez cumplidas las premisas

• Pregunta clave: Luego de establecer las facturas faltantes,

el auditor debe investigar y establecer si efectivamente el

colaborador compró, mediante la siguiente pregunta:


•Usted dice que el Proveedor “X” le visita cada “n” tiempo,

yo debí encontrar “m” facturas, me falta la de hace “n”

tiempo, me puede decir que paso?

140


Procedimiento:

• Si la respuesta del colaborador es que no compro en esas

fechas, marcamos como no compra, de acuerdo al

procedimiento y a la herramienta de colecta. Si responde que

sí compró pero no tiene las facturas y no hay manera de

obtenerlas, se deben realizar ajustes de CE (Fabricante o

Mayorista según la fuente de abasto), considerando los

siguientes escenarios:


141



Procedimiento (continuación) considerar mismos días de la semana:

• Facturas faltantes (excepto en la primera semana)– Se copian de la semana inmediatamente anterior.

• Facturas faltantes en la primera semana.– Se copia la compra de la semana siguiente.

Page 141

142


• El rango de visita de una tienda “X” es del 06-05 al 03-06, después de realizar las

preguntas al dueño o encargado, se conoce lo siguiente:

• La tienda compra tres veces por semana (lunes, miércoles y viernes)

• Se tienen todas las facturas exceptuando: dos facturas del día viernes; una

factura del día lunes y una factura del día miércoles

• De 12 probables compras, tenemos 8 facturas. De las 4 compras sin

documentos, el colaborador indica haber comprado en todas las ocasiones.

Se tiene un 67% de facturas, se puede aplicar STORE CHECK


L M M J V S D L M M J V S D1 2 3 4 1

5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 812 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 1519 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 2226 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29

30

MAYO J UNIO • Inicio y Fin (Periodo de

compras)

•Factura existente

• Factura faltante

143


Ejemplo: (continuación)

• Falta la factura del día viernes 09-05, se registra copiando la factura del día viernes 16-05

• Falta la factura del día miércoles 21-05, se registra copiando la factura del día miércoles 14-05

• Falta la factura del día viernes 30-05, se registra copiando la factura del día viernes 23-05

• Falta la factura del día lunes 02-06, se registra copiando la factura del día lunes 26-05


L M M J V S D L M M J V S D1 2 3 4 1

5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 812 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 1519 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 2226 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29

30

MAYO J UNIO • Inicio y Fin (Periodo de

compras)

•Factura existente

• Factura faltante

144


Facturas faltantes (excepto en la primera semana)

• En este caso se tiene definido un patrón, la aplicación de esta metodología es lógica y transparente, la compra faltante se recupera con la factura de la compra anterior.

L M M J V S D L M M J V S D1 2 3 4 1

5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 812 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 1519 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 2226 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29

30

MAYO J UNIO

PROVEEDOR

X3MJ

XXX

06-May 02-Jun Jun´09

145


Facturas faltantes en la primera semana

• Por corresponder a la primer compra-día de la semana, no tenemos informacion previa, la compra faltante se recupera con la compra siguiente

L M M J V S D L M M J V S D1 2 3 4 1

5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 812 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 1519 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 2226 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29

30

MAYO J UNIO

X3MJ

XXX

PROVEEDOR

06-May 02-Jun Jun´09

146


Fab/Mayorist/ Distr. L M M J V S D TIENDA

COCA COLA X X X FECHA COMPRAS REALIZADAS CÓDIGO TIPO:

STATUS COLABORADOR

DOS PINOS X X X FM: COMPRAS AJUSTADAS

PUNTOS: % DE COLABORACIÓN

BAT X LOCALIDAD


7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7

COCA COLA LATA 354ML 24 12 24 12 36 12 36 24 12 24

DOS PINOS ENTERA TETRA 1000ML 5 3 6 5 3 6 5 3 6 5

MARLBORO KS C/DURA 20PZ 5 5 5


DIA

COMPRAS ANOTADAS (AUDITOR/COLABORADOR)

PUNTOS DE COLABORACIÓN: 95 - 100%=22 puntos / 85 a 94%=17 puntos / 75 - 84%=15 puntos / 65 - 74%=12 puntos / 50 - 64%=10 puntos / menos del 50%=0 puntos


DATOS DE...


DEL DIA_____7_____DE MES___JULIO____________________AL DIA____6______DE MES______AGOSTO_________________.

DOMICILIO COMPLETO

DESCRIPCIÓN DEL ÍTEM

FECHA


Metodología Store Check, Diario de Compras

36 3624 12

5 3 6

5 5

147


• Consideraciones:• Store Check se aplica si se tiene más del 50% de Facturas del proveedor respectivo• Es necesario toma de inventario• La inclusión de las cifras al momento de registrar los ajustes deben realizarse como

Compra Estimada (CE) Fabricante o Mayorisa según la fuente de abasto.

• CP´s donde se puede aplicar la metodología (siempre y cuando

cumpla las premisas):• Agua, Bebidas Energéticas, Jugos, Refrescos más Isotónicas y Leche Líquida• Cerveza• Cigarrillos• Boquitas• Yogurt y Pan de Caja (los ajustes por Store Check se registran directamente en el adelanto

de compras y no en Compra recordada, únicamente para esas dos CP´s)

• Implementación Agosto´09.


Administrador

Difinir las PC's para CAM

148


ACTIVIDAD DE CIERRE

149


DEFINICION E IMPORTANCIA

• Es un proceso en el cual se determinan las ventas de los ítems de cada tienda correspondiente a cada período.

• Es una actividad de muchísima responsabilidad, ya que allí se fundamentan los informes que la Compañía dará a los clientes.

• No es únicamente a tomar y registrar datos; el auditor debe tener una actitud crítica, de tal forma que profundice en las diferentes variables.

150


APLICACIÓN DEL CIERRE

• El cierre se aplica (además de los estados IT) a los estados de cierre PI, CTN, estos estados aunque no se establecen ventas, es necesario aplicar la función de cierre en FDC.

• Con el fin de investigar el comportamiento de las ventas de cada ítem, el cierre debe realizarse siguiendo el orden: item por item, Cp por Cp, y por último desde la pantalla principal de la tienda.

• Esta actividad se debe realizar cuando el Auditor aún este dentro de la tienda. Realizar este análisis fuera de la tienda, esta prohibido por Nielsen, debido a los altos niveles de calidad que estamos comprometidos a entregar a nuestros Clientes.

• Nota: Las Farmacias y Supermercados Grandes, que no se cierren dentro, deben contar con el visto bueno del Coordinador de Campo.

151


Cierre de Tiendas

• Datos FDC

Inventario Anterior

Compras actuales

Ajustes actuales

Créditos actuales

Inventario actual

Ventas actuales

Precio Actual

Ajustes Anteriores

Compras Anteriores

Ventas 1 período

Ventas 2 períodos

Status del Ítem actual

152


Durante el cierre de una tienda, el FDC automáticamente lleva a cabo la siguiente ecuación

Inventario Anterior + Compras + Ajustes – Créditos – Inventario Actual = Ventas

LAS VENTAS

153


• Resultados de ventas durante el cierre

Ventas NegativasVentas Negativas Ventas BajasVentas BajasVentas AltasVentas Altas

ANALISIS DE LAS VENTAS

154


Cierre de Tiendas

• Ventas Negativas

• Durante el inventario actual, se ha contado mercancía de más, por error en el levantamiento.

• Se ha incluido mercancía que entró a la tienda, el mismo día del inventario actual y no se registró las compras respectivas.

• No se ha registrado las compras correctamente o se ha omitido alguna entrada.

• No se ha obtenido el total de los documentos de compras.

• Falta información de compras no documentada.

155


Cierre de Tiendas

• Ventas Altas• Durante el inventario actual, se omitió

mercancía.

• Se registró compras fuera de la fecha de auditoría.

• No se registró las compras correctamente,

• No se registró información de créditos.

• Un producto similar estuvo agotado.

• La temporada es propicia para la venta del producto.

• Una tienda cercana se cerró.

• El producto llegó con oferta.

• El período anterior estuvo agotado.

• En la tienda no se volvió a comprar un producto similar

• Se duplicó una entrada de mercancía

• El proveedor aumentó la frecuencia de visita a la tienda.

156


Cierre de Tiendas

• Ventas Bajas• Por no contar con el total de Compras.

• Falta obtener información del colaborador para determinar ajustes.

• Porque el producto es de temporada y estamos fuera de ella.

• Por problemas de abastecimiento.

• Por promoción en otros productos de la misma categoría.

• Porque el producto estuvo agotado.

• El artículo puede estar almacenado en la bodega y no estar expuesto en el área de ventas.

• El artículo está descontinuado.

• El proveedor disminuyó la frecuencia de visita a la tienda.

• El proveedor no volvió a la tienda por lo que el colaborador cambió su hábito de compra.

• Se abrió otro establecimiento similar cerca de la tienda.

• Se están realizando reparaciones locativas o en influencia de la tienda.

157


Variables que integran el proceso de cierre

•Ajustes•Justificaciones•Comentarios

158


Ajustes

Los Ajustes son un proceso aritmético que se utiliza para corregir la información de un ítem, cuando ésta se ve afectada por problemas observados durante la Auditoría y el análisis del Cierre de la Tienda.

159


Tipos de Ajustes

Ajustes

Modo Compras Modo Ventas

Para Compras Negativas

Para Recuperar Información

Para CorregirErrores

Para Ventas =0

160


•Compras

Ajustes

161


Ajustes para recuperar información de compras

• Se utilizan para recuperar información de compras, tanto del periodo actual como del anterior.

• Cada uno aplica según la fuente de compra, Mayorista (AA) o Fabricante (AF):

[SD] Sin Documento

[CE] Compra Estimada

[NOP] Nota Omitida Periodo Anterior

162


Ajustes para corregir errores en Inventario

• Son ajustes que se utilizan cuando se compruebe que en el período anterior NO se incluyó stock de mercancía en inventario, o cuando se incluyo erradamente en un ítem equivocado.

• Este tipo de Ajustes, solamente, afecta las ventas del periodo anterior y por ende el inventario anterior lo que a su vez provocará un incremento en las ventas actuales por el valor del ajuste

• [EOP] Estoque Omitido Período anterior

• [CEP] Clasificación Errada Periodo anterior (Transferencia de ítem)

163


Stock Omitido (EOP)

Este ajuste se utiliza para corregir errores de omisión durante la toma de inventarios del viaje anterior.

Por lo general, cuando se omitió mercancía en el inventario anterior, las tendencias del viaje previo muestran incrementos en las Ventas de los ítems donde se omitió inventario.

El Ajuste [EOP] posee una segunda función (extraordinaria) la cual es la corrección de las tendencias de Ventas Previas, Ventas Negativas o apara lograr Ventas 0.

164


[CEP] Clasificación Errada Periodo Anterior (Transferencia de ítem)

• Este ajuste se debe utilizar cuando el auditor verifica que en el período anterior se incluyó en inventario, una cantidad en un ítem que no correspondía.

• Este ajuste aplica también en modo de Ventas

165


Para aplicar un ajuste [CEP], es necesario realizar lo siguiente:

1. Identificar el o los ítem que por error se les registró información de otro ítem.

2. Aplicar al ítem con información errónea, un crédito por la cantidad ingresada

erróneamente.

3. Registrar un Comentario para justificar el crédito (CRED-TI si el error es por

confundir cualquier característica (marca, submarca, origen, envase, etc) que no

sea peso o contenido; CRED-TI CAMBIO si el error es en la característica de

peso o contenido)

4. Transferir la cantidad del crédito del ítem erróneo, al ítem correcto, esa cantidad

se registra en la pantalla AA (Ajuste Mayorista) en el campo CEP.

Se debe realizar un comentario el campo de comentarios del ítem correcto, registra la descripción del ítem erróneo, con el cual se realizó la transferencia de información

[CEP] Clasificación Errada Periodo Anterior (Transferencia de ítem)

166


•Ventas

Ajustes

167


Ajustes para tiendas en Modo de Ventas

• Su objetivo principal es eliminar las compras negativas, así como detectar todos aquellos ítems que por una u otra situación no reportan ventas en los listados de SOT o sus ventas son incompletas.

• Actualmente en CAM existen dos métodos para el

análisis de tiendas en modo de ventas y cierre de estas, los métodos están en función de la colaboración que las cadenas brindan a Nielsen.

Tiendas que permiten investigar fluctuaciones de ventas

Tiendas que NO permiten investigar fluctuaciones de ventas.

168


Comentarios Cuando se cierran tiendas en modo de Ventas

CC1

Significa, ventas no reportadas por la cadena

Se utiliza cuando:

•La tienda no reporto ventas y el ítem reporta compras negativas.

•La tienda no reporto ventas, el ítem reporta compras positivas.

CC2 =(cantidad )

Significa, La tienda entrego información de ventas sin embargo las mismas no fueron suficientes.

Se utiliza cuando: •La tienda entrego información de ventas sin embargo el ítem reporta compras negativas.

169


Tiendas que NO permiten investigar fluctuaciones de ventas

• Ventas = 0 y Compras Negativas.

Este procedimiento es sencillamente quitar el

negativo en las compras; se aplica para los

siguientes casos donde no se reportan ventas.

Realizar una venta directa por el valor absoluto del negativo.Realizar el comentario CC1 el cual significa, ventas no reportadas por la

cadena

170


• Ventas = 0 y Compras Positivas


Este procedimiento aplica para los

siguientes casos donde los ítems no reportan

ventas y tienen compras positivas.

Realizar un Ajuste de VE (Venta Estimada) en la pantalla de Ajuste Fabricante (AF), por la diferencia entre la compra actual y el corrugado inmediato superior a esta.Realizar el

comentario CC1 el cual significa, ventas no reportadas por la cadena.

171


• Ventas mayor a 0 y Compras Negativas


A las ventas proporcionadas por la

Tienda, se le adiciona el valor de la Compra

NegativaSe registra el comentario

CC2 = (valor de la compra negativa) el cual significa:

La tienda entrego información sin embargo las

mismas no fueron suficientes.

172


Justificaciones

Las Justificaciones son especificaciones que permiten explicar Fluctuaciones de Ventas, al estar Cerrando una Tienda. A diferencia de los Ajustes, no implican un cambio en la información de Ventas, que se reporta para un ítem, y se aplican una

vez que el Auditor verifico que la información reportada en las Ventas, es el resultado del comportamiento del mercado.

173


Justificaciones

174


Justificaciones

VERIFICADOVERIFICADO

Cuando el comportamiento de las Ventas de un ítem, fue

confirmado por el Auditor, con el Colaborador.

Haciendo un comentario, explicando el Qué, el por qué y hace cuanto tiempo, bajaron o

subieron las ventas.

SIN STOCKSIN STOCK

Se utiliza cuando el comportamiento de las Ventas

actuales de un ítem tienden a la baja, comparadas con las

ventas de uno o dos periodos y dicha baja está motivada fundamentalmente por la

ausencia de dicho producto en la tienda.

Se deberá hacer un comentario explicando la causa por la cual la tienda se quedo sin producto.

175


Justificaciones

Compra RecienteCompra Reciente

Cuando el comportamiento de las Ventas de un ítem es a la Baja, motivado por la ausencia del producto en la Tienda, ya que se

reabasteció del mismo, en una fecha muy cercana a la fecha en que se tomó el inventario, afectando con

esto las Ventas.

Se deberá hacer un comentario explicando la

causa por la cual la tienda se quedo sin producto.

No ExpuestoNo Expuesto

Se aplica esta Justificación, cuando las ventas de un

ítem bajan, debido a que el producto esta en Bodega o

bien fuera de la vista del cliente.

176


Justificaciones

NormalizadoNormalizado

Cuando las tendencias de las Ventas de un ítem, están entre

uno y dos periodos, o son iguales a las de hace un periodo. Es importante que coloques un

comentario para indicar de qué actividad esta saliendo la tienda

que provoco las ventas normalizadas.

CompensadoCompensado

Cuando las Ventas de un ítem se ven afectadas,

porque las Ventas de otro ítem de la misma

categoría, suben o bajan en más de un 30%.

Se aplica el comentario compensado solo al ítem que reacciona positiva o

negativamente con respecto a otro.

177


Justificaciones

Exhibición EspecialExhibición Especial

Cuando las Ventas de un ítem suben en más de un 30%, influenciadas por el lugar en que es exhibido

un producto.

OfertaOferta

Cuando las Ventas de un ítem se ven influenciadas por la actividad promocional, que

realizan los fabricantes y las Tiendas, lanzando Ofertas y Descuentos, para incentivar las Ventas de un producto.

178


Justificaciones

EstacionalidadEstacionalidad

Cuando las ventas de un ítem se ven

influenciadas, por la época en que se ofrece

un producto. Las ventas suben, o bajan en más de un 30%, porque es, o

termina, la época en que mas se vende un

producto.

OtrosOtros

Cuando el comportamiento de las Ventas de un ítem, no

puede ser explicado por alguna de las nueve Justificaciones antes

mencionadas. Debo hacer un comentario, explicando el

Qué, el por qué y hace cuanto tiempo, bajaron o

subieron las ventas.

179


Comentarios Predeterminados

Los comentarios

predeterminados, facilitan la

explicación de una serie de

comportamientos atípicos en las

tiendas, ejemplo:

Razón por la cual la tienda no

viajara IT (AC)

Causa de una fluctuación, etc.

180


Comentarios Manuales

Los comentarios deben escribirse manualmente en las pantallas respectivas. Deben realizarse teniendo en cuenta los métodos básicos de la redacción,

especialmente:

El “Qué”Explica lo que pasa con la situación del Ítem, la clase de producto o la tienda en general.

Corresponde a la demostración mediante el verbo subir o bajar.

El “por qué”Explica las razones del “qué”. Este debe hacerse basado en el tiempo en que ocurren

los hechos (pasado o presente continuo).

El “cuándo”Explica el tiempo en que sucedió, o ha estado sucediendo el hecho. (escriba el tiempo

en días, semanas, o meses, no en fechas). correspondiente

181


CONTRATACION DE TIENDAS.

182


Contenido.

• Contratación de tiendas

Formas de contratación de tiendasContratación indirectaContratación directa

–Quienes somos–Qué hacemos–Qué le pedimos–Qué le ofrecemos

Manejo de objeciones en la contratación

183


Contratación de Tiendas.

Es un proceso a través del cual se establece un acuerdo de colaboración entre Nielsen

y los propietarios de los negocios para llevar acabo las auditorías, y así obtener los datos que son utilizados para generar la

información que se ofrece a nuestros clientes.

184


Contratación de Tiendas

•La contratación surge de la necesidad de llegar a un ideal de tiendas que se necesita según estadística, para representar con éxito todo el universo de tiendas.

185


Estado de la Muestra

Muestra IdealEs la cantidad de tiendas donde Nielsen debe colectar información

para generar reportes a clientes con datos confiables.

Muestra ActivaSon las tiendas que Campo auditó en estado IT. Son las únicas queentran a hacer parte de la producción, ya que contienen los datos deventas de los productos en el mercado.

Muestra no usableTiendas en otros estados (CTN, NI, PI) no útiles para producción

186


Contratación de Tiendas

• Formas de contratación

• Contratación Indirecta• Contratación Directa

187


Contratación Indirecta

•Es la contratación que realiza el Área Comercial (Trade Service) con las cadenas detallistas, para lo cual se establecen contratos especiales de colaboración como el suministro de información Nielsen.

– De esta manera se obtiene el permiso para que los auditores de campo puedan ingresar a las tiendas de las cadenas, y así mismo nos entreguen información de sus compras y/o ventas.

188


Contratación Directa

• Este tipo de contratación es una labor directa del auditor, aunque en algunos casos puede ser apoyada por el supervisor y/o coordinador

• El auditor debe tener una adecuada presentación personal y un comportamiento ejemplar durante el proceso de contratación y las visitas posteriores a la tienda

189



• Para garantizar que las tiendas que se contraten tengan una larga permanencia en la colaboración, se debe tener en cuenta:

• Contratar directamente al dueño (a) del negocio, o en su defecto una persona con suficiente capacidad de decisión (administrador, gerente, etc.)

• Explicar completa y claramente cuál es la labor que usted desempeñará como auditor en la tienda y cuál es la colaboración que se requiere del propietario.

• Aclararle al propietario que es posible que en la zona se realicen cambios de auditores, por lo cual, no se garantiza que sea el mismo auditor que contrata, quien siempre realice la auditoría

• Enseñar claramente al colaborador el sistema de incentivos que le ofrece la Compañía.

190


Contratación Directa• Como requisito esencial toda contratación debe realizarse

con base en las especificaciones de tiendas suministradas por Operaciones estadísticas (Alternativas de contratación)

– Las alternativas de contratación son listados que envía Operaciones estadísticas, conteniendo datos de tiendas que están en la muestra maestra Nielsen y que pueden ser contratadas para la Muestra Operativa o de estudio continuo.

– Se listan varias alternativas para que el auditor contrate el número de tiendas que requiera con base en las necesidades del país

– El Supervisor y/o Coordinador determinan el número, tipo de tienda, así como la zona y la fecha en que se deben contratar los negocios

– Antes de contratar las tiendas se debe asegurar que el tipo de tienda y la dirección descrita en las alternativas sí correspondan a las Características físicas de los establecimientos

191



• La información de las tiendas contratadas deben recolectarse en FDC mediante una tienda Prototipo (Código 9000) de acuerdo con los viajes requeridos. El prototipo es formato de auditoría con las categorías y los ítems de una tienda de la muestra de características similares a la que se desea contratar.

• El estado de auditoría a reportar en las tiendas podría ser PI (primer inventario) o PI-IT (sólo cuando Estadística lo establezca)

192


Estatus de una tienda contratada.

• Estatus PI:

Un inventario inicial se presenta cuando en el proceso de auditoria sólo se lleva a cabo las actividades de toma de inventario y cierre de tienda. Recuerda que cuando la tienda es nueva, se realiza el PI del viaje Mensual, y el PI del viaje Bimestral correspondiente.

Es decir, es necesario trabajar dos prototipos. El siguiente segundo periodo mensual que se visita, la tienda

se debe realizar la auditoria completa del viaje Mensual, y el PI correspondiente al otro bimestral que no se trabajó en el periodo anterior

• Estatus PI-IT:

Cuando por necesidades de las muestra, estadística solicita, que una tienda que se contrata debe trabajarse con el primer inventario, y de una vez se le ingresan documentos de compras, y se cierra la tienda, generando con esto su primera tendencia de ventas.

193


Formatos necesarios para la contratación

Para la contratación de las tiendas es necesario trabajar los siguientes formatos:

– Formulario de Muestra Maestra– Formato Características de la tienda (F- 185)– Formato Control de visitas

194



• Dado que la mayoría de los comerciantes no conocen nuestra empresa y tampoco tienen mucho tiempo para atendernos, es necesario que se le explique de manera clara y concisa los siguientes aspectos:

Quienes somosQué hacemos

Qué le pedimosQué le ofrecemos

195


¿Quiénes Somos?

• Nielsen es una empresa multinacional que realiza estudios de mercados en todo tipo de tiendas, desde el carro de dulces callejero hasta el supermercado más grande para proveer información a los fabricantes de la forma como se desempeñan sus productos en el mercado.

196


¿Qué Hacemos?

• Nuestro trabajo consiste en medir las tendencias del mercado y el movimiento de las ventas de los productos de consumo masivo. La información obtenida permite a los fabricantes planear la producción, distribución, promoción y comercialización de sus productos

197


¿Qué le Pedimos?

• Pedimos su colaboración para que nos permita:

• Visitar el establecimiento cada 30 días para la recolección de los datos. La visita puede ser efectuada por el auditor que contrata o por cualquier otro funcionario de la Compañía que se identifique con el carnet respectivo.

• Realizar inventario de los productos requeridos que tiene en la tienda, tanto en sala de ventas como en bodega. Este inventario será hecho por el auditor sin ayuda del propietario o los empleados, y no es necesario cerrar el negocio.

• Revisar las facturas de compras (o el documento que se utilice en el negocio), ya que es el método que ofrece mayor exactitud en la información acerca de los productos que llegan al establecimiento

198


¿Qué le Pedimos?

• Pedimos su colaboración para que nos permita:

• Suministrar información de compras sobre algunos productos de alta rotación, llenando un sencillo Diario de Compras

• Suministrar información general de los proveedores que visitan la tienda

• Suministrar los precios de venta de los productos que estudiamos.

199


¿Qué le Ofrecemos?

• Como incentivo por su colaboración, la Cía, ha diseñado un listado de artículos, los cuales son canjeables por puntos.

• Los puntos son otorgados a cada tienda de acuerdo a la visita

de auditoria.

• Cuando el Colaborador tiene varios puntos acumulados, podrá hacer la solicitud de incentivos, durante el mes de Agosto.

• Podrá canjear tantos incentivos como puntos tenga acumulados, siempre y cuando su saldo, cubra el monto total de los incentivos.

200


MANEJO DE OBJECIONES EN LA CONTRACION.

201


Manejo de objeciones en la Contratación

• Es posible que en el desarrollo de la contratación, surjan algunas preguntas del comerciante, que podrían ser objeciones para no permitir la colaboración; ante estos casos, el auditor debe estar preparado, teniendo previamente las respuestas precisas, que satisfagan todas las inquietudes. Algunas preguntas u objeciones podrían ser:

– ¡Me causa muchas molestias, no tengo tiempo!

• Respuesta:Los inventarios no le van a causar molestias, ya que sólo se trata de hacer un conteo de algunos de los productos que tiene en el negocio, lo cual haré yo mismo.

202



– ¡Ese estudio tiene que ver con impuestos o cobro de rentas!

• Respuesta:Nuestra empresa es particular, no tiene nexos con entidades gubernamentales. Además, la colaboración que le pedimos es voluntaria para usted

– ¿Cuáles son los productos que venden ustedes? Cuánto me va a costar?

• Respuesta:No vendemos nada y no le cuesta nada en absoluto, nuestra actividad consiste en buscar información en todo tipo de tiendas acerca de la ventas de productos de consumo masivo a escala nacional

203



– ¡Mi negocio es muy pequeño, no tiene ninguna importancia!

• Respuesta:Sí tiene mucha importancia, ya que para que los datossean representativos deben contener negocios de todos los tamaños y tipos existentes.

Importante: Bajo ninguna circunstancia el auditor le debe generar expectativas a los colaboradores sobre

posibles incrementos de ventas en el establecimiento o beneficios de parte de los fabricantes por el hecho de colaborar con Nielsen.

204


Procedimiento a seguir luego de contratar

Si el comerciante consintió en darnos su colaboración, se deben realizar las siguientes actividades

– Diligenciar el formulario de Muestra Maestra

– Diligenciar la forma 185, teniendo en cuenta, precisar todos los obstáculos potenciales que pudieran impedir una recolección de información completa.

Ejemplo: ubicaciones múltiples de inventarios, métodos de archivos de compras, personas que autorizan para la revisión de facturas, horarios y mejores días de visitas, etc.

– Explicar al colaborador sobre el diligenciamiento del Diario de Compras Bottling

– Explicar al colaborador todo acerca del manejo de Facturemos.

– Recomendar al colaborador guardar todas las facturas y documentos de compras a partir de la fecha. Para facilitar esta labor se debe dejar, en ese momento, una carpeta en la que el tendero pueda archivarlos.

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Procedimiento a seguir luego de contratar

– Si la contratación es como PI, se debe Informar al colaborador que en esa primera visita no se revisará las facturas, lo cual, sí se empezará a hacer a partir de la próxima ocasión en que se visite la tienda

– Realizar el inventario de los productos de acuerdo al viaje y al tipo de tienda contratada, registrando el estado PI o PI-IT en FDC

– Si la contratación es PI-IT se debe realizar el proceso completo de auditoría (Inventario, compras y cierre)

– Una vez terminada la auditoria, diligenciar el formato Control de Visitas

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Es muy normal que en la segunda visita el colaborador tenga nuevas preguntas e inquietudes, dedique el tiempo suficiente para explicar la

información que le solicite.

• Al finalizar la labor de contratación debe entregar al supervisor la lista de alternativas de contratación con los resultados obtenidos y sus razones:

• C- Contratada• R- Rechazo• N.U. No útil• N.E No existe• P- Pendiente • N.V No visitada

GRACIAS………

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