¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL?

La administración documental es muy importante en una compañía ya que con este sistema nos permite organizar, controlar y centralizar los documentos.

Con este sistema, se pueden personalizar los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.

También se podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa, nos permite un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

ASPECTOS LEY 594 DE 2000

Categorización de los archivos públicos

Se clasifican ya sea como:

-Archivo Jurídico del Estado: estos comprenden los archivos generales de la nación, departamentales, municipales y distritales.

-Archivos Territoriales: estos comprenden el territorio nacional, conformando también las tribus indígenas

-Archivos según la organización del Estado: estos comprenden las ramas Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Órganos de Control y los Organismos Autónomos.

Administración de archivos

La administración de archivos es:

-Obligatoria ya que el estado debe preservar los archivos de orden original.

-La administración debe ser responsable con el manejo de los archivos

-La administración deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.

-Los documentos de administración publica son propiedad y manejo del estado

Gestión de documentos

Los archivos se clasifican en:

-Archivo de gestión: Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

-Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva.

-Archivo histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

-Para gestionar mejor los documentos las entidades deberán elaborar programas para el uso de las nuevas tecnologías

Acceso y consulta de los documentos

-Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado de la Constitución o a la ley.

-Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento.

Salida de documentos, control y vigilancia

-Los archivos administrativos solo podrán salir por motivos legales y el Estado deberá autorizarlo, esto mismo sucede con los documentos históricos.

-El Estado deberá ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ACUERDO 027 DE 2006

-Los archivos se clasifican según su tipo, su función, según lo emitido por este, cada archivo es muy importante por que va emitido a alguien y con un asunto en especial.

-Los archivos deben tener un espacio para su almacenamiento, deben de ser muy bien cuidados y cada uno debe tener un código, también se debe tener una copia autenticada.

-Los archivos deben estar clasificados según lo que representen para el país y podrán ser vistos por cualquier persona según el estado de este.

-Los archivos deberán ser vigilados por el estado siguiendo un protocolo y tener copias de estos por caso de perdida o destrucción y deberán gestionarse.

-Los archivos cada uno tiene un valor como los jurídicos, históricos, primarios, segundarios, etc.