HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIÓN

(parte 2)

ORGANIGRAMAS

Son “la representación gráfica de la estructura de organización interna”.

HE

RR

AM

IEN

TAS Establecer los niveles jerárquicos, con sus

correspondientes líneas de autoridad y responsabilidad, delimitar funciones, relaciones y coordinación entre los diversos puestos.

Función

Niveles de un organigrama

Estratégico: Nivel más alto de dirección, donde se toman decisiones, se establecen las políticas, lasestrategias y los objetivos de la organización.

Directivo intermedio:El encargado deadministrar las organizaciones.

Operativo: Es el nivel encargado de la ejecuciónde las funciones y actividades específicas de la empresa.

HE

RR

AM

IEN

TAS

Lineal

La autoridad fluye por orden descendentey sólo de una fuente. Es sencillo, comprensible y define jerarquías. Permite a los niveles directivosla toma de decisiones arbitrarias, fomenta la rigidez.

Funcional

Pretende evitar la centralización, y al mismo tiempo, impedir que varias personas den órdenes a un mismosubordinado.

ç

Posición de Staff

Es una posición en la que no se tienemando. La posición “staff ” puede ser asumida por unapersona o por varias, su propósito es dar consulta, asesoríay consejo.

ç

Horizontalç

La autoridad esquematizada fl uye deizquierda a derecha. La expresión de un sistema refl ejadoen el organigrama horizontal es romper con la centralizacion

HE

RR

AM

IEN

TAS

Escalar

Representa mediante sangrías losniveles de autoridad. Cuanto más desciende la autoridad,tanto mayor es la sangría. La autoridad fluye de arriba hacia abajo.

Circular

El organigrama circular muestra los niveles de direcciónpor sectores. Representa una organización de tipo funcional, mientrasmayor es el círculo, menor es la autoridad.

Matricial

Tiende a abandonar la organizacióntradicional de jerarquías, y viola el principio clásicode la unidad de mando.Se pretende representar grupos de trabajo, comisioneso programas especiales. Son sistemas de organizacionestemporales y adaptables.

HE

RR

AM

IEN

TAS

PROCEDIMIENTOS Los procedimientos son guías de acción detallada, se expresan en forma escrita y se plasman en documentos, se redactan señalando paso por paso las actividades necesarias para ejecutar el procedimiento.Se escriben para asegurarque el personal actúe conforme se le indica.

¿Qué son?

Función Se utilizan para orientar la acción de personal a nivel aplicativo.

HE

RR

AM

IEN

TAS

Requisitos

Fijarse por escrito

Tener secuencia y coherencia

Evitar duplicidad

Establecer rutinas

*En los procedimientos se explican en detalle y paso por paso, las actividades necesarias para lograr un objetivo. Posteriormente los procedimientos suelen integrarse en instructivos, manuales, diagramas de flujo y diagramas de proceso, entre otros

HE

RR

AM

IEN

TAS

MANUALES

Es la concentración sistemática en un folleto o libro fácil de manejar, de los elementos administrativo propuestos para alcanzar un objetivo.

Función

Objetivos

Es garantizar la conducta uniforme y ordenar al personal en el desempeño de su trabajo.

1. Precisar funciones en un documento denominado “manual”, con el propósito de que los miembros tengan una fuente de información adecuada para realizar su trabajo.

2. Unificar criterios en la realización de las acciones de la empresa o institución.3. Simplificar el trabajo actuando como elemento de consulta.4. Orientar la selección del personal, por medio de las descripciones de puesto,

perfil del trabajador, descripción de trabajos.5. Establecer rutinas de trabajo confiables en los manuales de procedimientos.6. Permitir el mejor aprovechamiento de recursos a través de la ejecución de

funciones establecidas en los manuales de organización.

HE

RR

AM

IEN

TAS

7. Facilitar la adaptación del personal de nuevo ingreso, por medio de la introducción al puesto y los manuales de bienvenida.8. Obrar como medio de comunicación entre niveles de autoridad y responsabilidad establecidos en los manuales de organización.9. Servir de instrumento de control al ser utilizados los manuales como parámetro de medición.

Clasificación

Por su área de aplicación, se clasifican en:

Macroadministrativos: Los manuales contienen elementos relativos a la organización, incluyendo departamentos, áreas, secciones y relaciones externas.

Microadministrativo: El manual se integra por elementos de la organización pero referentes a un departamento, una sección o un área.

Por su contenido, se clasifican en:

● Organización: contienen elementos administrativos que expresan la esencia de la organización y su funcionamiento.

● De procedimientos: contiene la secuencia cronológico de las operaciones de un determinado trabajo.

● Múltiples: contiene aspectos relativos al funcionamiento de la organización y, al mismo tiempo, aborda procedimientos generales

HE

RR

AM

IEN

TAS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

¿Qué es?

Se constituye en un documento en el cual se consignan las funciones, relaciones, jerarquías, requisitos y percepciones referentes al puesto.

Objetivos

● Delimitar funciones● Orientar al personal● Facilitar la supervisión● Apoyar la valuación de

puestos● Mejorar la administración

del personal

HE

RR

AM

IEN

TAS

Aspectos a describir en el

puesto

1. Titulo del puesto

2.Ubicación

Especificación del puesto de funciones y acts.

3.erarquías del puesto

Requisitos para ocupar el puesto

Habilidad y destreza necesaria

Capacidad física apropiada para el puesto

Capacidad mental

Responsabilidad Condiciones

de trabajoPercepciones

- PROCEDIMIENTOS -

Los procedimientos son guías de acción detallada, se expresan en forma escrita y se plasman en documentos, se redactan señalando paso por paso las actividades necesarias para ejecutar el procedimiento. Generalmente los procedimientos se concentran en manuales o instructivos, y su esencia es la secuencia cronológica de las acciones requeridas según el tipo de procedimiento.

HE

RR

AM

IEN

TAS

FUNCIÓNLa función de los procedimientos en los procesos operativos de la organización es muy importante, ya que éstos se utilizan para orientar la acción de personal a nivel aplicativo.

IMPORTANCIASu importancia radica en que, a través de los procedimientos, se puede señalar la secuencia cronológica de las acciones que sea más adecuada para obtener resultados positivos.

REQUISITOS

FIJARSE POR ESCRITO

El procedimiento se detalla por escrito con el propósito de orientar al personal para su ejecución.

TENER SECUENCIA Y COHERENCIA

Al redactar los procedimientos, se establece el orden con el que habrá de realizarse, la relación lógica y sistemática de las acciones, los propósitos y los resultados que se esperan.

HE

RR

AM

IEN

TAS EVITAR

DUPLICIDAD

Un procedimiento escrito implica que debe ejecutarse tal y como se indica, evitando diseñar una misma acción con procedimientos distintos.

ESTABLECER RUTINAS

De preferencia, los procedimientos se diseñan para el desarrollo de técnicas y rutinas. Es difícil y complejo diseñar procedimientos para la creatividad, por ejemplo.

- NORMAS -

Las normas son señalamientos de observancia general, que se establecen para orientar la conducta en sentido positivo.

HE

RR

AM

IEN

TAS

FUNCIÓN

La función de las normas en la organización es establecerseñalamientos generales para orientar las acciones delpersonal hacia el logro de los objetivos organizacionales,mantener la disciplina y el orden.

IMPORTANCIA

Su importancia radica en señalar líneas generales y requisitos para ejecutar las actividades.

REQUISITOS

FIJARSE POR ESCRITO

HE

RR

AM

IEN

TAS DIFUSIÓN ORIENTAR LA

CONDUCTALas normas se emiten para ser aplicadas, son disposiciones legales que deben cumplirse. La omisión o el desconocimiento de las normas no eximen de responsabilidad. Comó son establecidas en documentos normativos, se infiere que deben expresarse por escrito.

Además de fijarse por escrito, las normas deben difundirse por toda la organización, a fin de asegurar que los trabajadores y directivos de la organización las conozcan.

Una norma estatuye un deber, su propósito es que la conducta mostrada sea la conducta debida.

HE

RR

AM

IEN

TAS

Análisis de puestos

Es el estudio científico y la exposición de todas las circunstancias que concurren en un puesto.

También es la descripción del trabajo que ha de efectuarse y de las aptitudes necesarias para hacerlo bien.

Objetivos-Mejorar los sistemas de trabajo.-Orientar la distribución y selección de personal.-Delimitar las funciones.

Ventajas

-Delimita funciones y responsabilidades.-Permite una remuneración más justa.-Contribuye a una mejor selección de personal.-Propicia la elaboración de manuales. -Asegura una mejor planeación y distribución de personal. -Permite mejorar los sistemas de trabajo.-Actúa como instrumento de información en los programas de orientación e introducción al puesto.

HE

RR

AM

IEN

TAS

Valuación de puestos

Consiste en determinar el valor de cada puesto, estableciendo diferencias en la percepción.

Objetivos-Equidad de salarios.-Percepción acorde con las funciones.-Delimitar funciones.

Métodos

-por grados -por series -por comparación -por puntos

La función de la valuación de puestos es primordialmente el manejo racional de los recursos financieros de la organización.

Aspectos a considerar

-Grado de complejidad de las funciones y actividades. -Preparación y experiencia para el puesto. -Habilidades y destrezas requeridas. -Esfuerzo necesario. -Riesgos de trabajo. -Condiciones laborales. -Nivel de autoridad inherente al puesto. -Puestos similares y percepciones económicas.

Bibliografía-Ma. De La Luz Balderas Pedrero, Administración de los Servicios de Enfermería 5ta Edición, Editorial Mc Graw Hill, México, 2009.