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Microsoft Excel 2010 Básico Material de apoyo

Guia excel 2010 basico

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en este archivo se puede apreciar el manual para manejar excel todo sobre sus caracteristicas y funciones.

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  • 1. Microsoft Excel 2010 Bsico Material de apoyo
  • 2. Microsoft Excel 2010 BsicoEstimado Cliente: Bienvenido a nuestro centro de capacitacin y certificacin! Nuestros valores:Nos comprometemos a que nuestros valores sean la gua de nuestrasdecisiones y comportamiento. Trabajo en equipoPromovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, est siempreunido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes. RespetoRespetamos los derechos y creencias de los dems; tratamos a nuestrosclientes y compaeros de trabajo con el ms alto grado de dignidad,igualdad y confianza. ResponsabilidadAceptamos nuestras responsabilidades individuales y de equipo ycumplimos con nuestros compromisos; asumimos responsabilidad denuestro desempeo en todas nuestras decisiones y acciones. IntegridadEmpleamos los estndares ticos ms altos, demostrando honestidad yjusticia en cada accin que tomamos. InnovacinSomos creativos en dar valor a nuestros clientes, compaeros de trabajo,proveedores y comunidad; nos anticipamos al cambio y capitalizamos lasmltiples oportunidades que surgen. 2
  • 3. Microsoft Excel 2010 Bsico TABLA DE CONTENIDOCAPITULO 1 9INTRODUCCIN 91.1 VENTAJAS DE EXCEL 2010 111.1.1 VISTA BACKSTAGE DE MICROSOFT OFFICE 111.1.2 MINIGRFICOS 121.1.3 TABLAS DINMICAS MEJORADAS 121.1.4 SEGMENTACIN DE DATOS 131.1.5 FORMATO CONDICIONAL MEJORADO 141.1.6 COMPLEMENTO POWERPIVOT PARA EXCEL 141.1.7 COMPLEMENTO SOLVER MEJORADO 151.1.8 MEJORA EN LA PRECISIN DE LAS FUNCIONES 151.1.9 CAPACIDADES DE FILTRO MEJORADAS 161.1.10 GRFICOS MEJORADOS 161.1.11 COMPATIBILIDAD CON ECUACIONES 171.1.12 MS TEMAS 171.1.13 PEGAR CON VISTA PREVIA DINMICA 171.1.14 HERRAMIENTAS MEJORADAS DE EDICIN DE IMGENES 18MANEJO DEL ENTORNO DE EXCEL 2010 19ENTORNO DE EXCEL 192.1 CONFIGURACIN DE LAS OPCIONES DE EXCEL 202.2 PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO 212.2.1 AGREGAR UN COMANDO A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO 222.2.2 QUITAR UN COMANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO 222.2.3 CAMBIAR EL ORDEN DE LOS COMANDOS EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO 222.2.4 MOVER LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO 222.2.5 PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO MEDIANTE EL COMANDO OPCIONES 232.2.6 RESTABLECER LA CONFIGURACIN PREDETERMINADA DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO 242.3 PERSONALIZAR LA CINTA DE OPCIONES 242.3.1 CAMBIAR FICHAS, GRUPOS O COMANDOS PREDETERMINADOS 252.3.2 AGREGAR UNA FICHA PERSONALIZADA Y UN GRUPO PERSONALIZADO 252.3.3 CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA FILA O GRUPO 252.3.4 AGREGAR UN GRUPO PERSONALIZADO A UNA FICHA 252.3.5 AGREGAR COMANDOS A UN GRUPO PERSONALIZADO 262.3.6 OCULTAR UNA FICHA 27 3
  • 4. Microsoft Excel 2010 Bsico2.3.7 QUITAR UNA FICHA PERSONALIZADA 272.3.8 CAMBIAR EL ORDEN DE LAS FICHAS O GRUPOS 272.3.9 QUITAR UN GRUPO 272.3.10 QUITAR UN COMANDO DE UN GRUPO 282.3.11 RESTABLECER LA CINTA DE OPCIONES 282.3.12 RESTABLECER LA CINTA DE OPCIONES A LA CONFIGURACIN PREDETERMINADA 282.3.13 RESTABLECER SLO LA FICHA SELECCIONADA 282.4 VISTAS DEL LIBRO 292.5 ZOOM 30OPERACIONES BSICAS 323.1 CREACIN DE UN NUEVO LIBRO 323.2 PLANTILLAS 323.3 GUARDAR UN ARCHIVO EN UNA VERSIN ANTERIOR DE EXCEL 333.4 IMPRIMIR UNA HOJA DE CLCULO O UN LIBRO 343.5 IMPRIMIR UNA HOJA DE CLCULO O LIBRO DE FORMA COMPLETA O PARCIAL 34CREACIN Y EDICIN DE LAS HOJAS DE CLCULO 364.1 INCORPORACIN Y MOVIMIENTO DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO 364.2 PRCTICA: CREACIN DE UNA HOJA DE CLCULO E INCORPORACIN DE DATOS 384.3 MODIFICACIN DE UNA HOJA DE CLCULO 394.4 USO DE HOJA DE CLCULO 414.5 INCORPORACIN DE FRMULAS 434.6 PRCTICA: MANIPULACIN DE HOJAS DE CLCULO 44APLICACIN DE FORMATO A LOS DATOS DE UNA HOJA DE CLCULO 465.1 USO DE BORDES 465.2 USO DE MRGENES 475.3 USAR BORDES PREDEFINIDOS Y DIBUJAR BORDES EN EXCEL 2010 475.4 PRCTICA: APLICACIN DE FORMATO A DATOS DE CELDAS 485.5 CREAR UNA TABLA 505.6 ORDENACIN Y FILTRADO DE UNA LISTA DE DATOS 515.6.1 LOS TRES TIPOS DE FILTROS 525.6.2 VOLVER A APLICAR UN FILTRO 525.6.3 NO MEZCLE FORMATOS DE ALMACENAMIENTO 535.6.4 FILTRAR TEXTO 535.6.5 FILTRAR UN RANGO DE CELDAS 545.6.6 FILTRAR UNA TABLA 545.6.7 SELECCIONAR DE UNA LISTA DE VALORES DE TEXTO 54 4
  • 5. Microsoft Excel 2010 Bsico5.6.8 ESCRIBIR LOS CRITERIOS EN EL CUADRO DE BSQUEDA 545.6.9 FILTRAR NMEROS 565.6.7 CREAR CRITERIOS 565.6.8 FILTRAR FECHAS U HORAS 575.6.9 FILTRO DINMICO 585.6.10 FILTRAR POR NMEROS SUPERIORES E INFERIORES 595.6.11FILTRAR POR ENCIMA DEL PROMEDIO DE LOS NMEROS O POR DEBAJO 605.6.12 FILTRAR POR VACAS Y NO VACAS 615.6.13 FILTRAR POR SELECCIN 625.6.14 BORRAR UN FILTRO DE UNA COLUMNA 635.6.15 BORRAR TODOS LOS FILTROS EN UNA HOJA DE CLCULO Y VOLVER A MOSTRAR TODAS LAS FILAS 635.7 ESQUEMATIZAR UNA LISTA DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO 635.7.1 CREAR UN ESQUEMA DE FILAS 645.7.2 ESPECIFICAR LA UBICACIN DE LA FILA DE RESUMEN 645.7.3 CREAR UN ESQUEMA DE COLUMNAS 665.7.4 MOSTRAR U OCULTAR DATOS DE ESQUEMAS 665.8 REVISIN DE LOS DATOS DE UN LIBRO 675.9 REPETIR FILAS O COLUMNAS ESPECFICAS EN CADA PGINA IMPRESA 685.10 BUSCAR O REEMPLAZAR TEXTO Y NMEROS EN UNA HOJA DE CLCULO 695.11 USAR ENCABEZADOS Y PIES EN HOJAS DE CLCULO IMPRESAS 725.12 AGREGAR O MODIFICAR EL TEXTO DE UN ENCABEZADO O PIE DE PGINA EN LA VISTA DISEO DE PGINA 725.13 AGREGAR O MODIFICAR EL TEXTO DE UN ENCABEZADO O PIE DE PGINA EN EL CUADRO DE DILOGOCONFIGURAR PGINA 735.14 AGREGAR UN ENCABEZADO O UN PIE DE PGINA PREDEFINIDO 745.15 INSERTAR ELEMENTOS ESPECFICOS EN UN ENCABEZADO O EN UN PIE DE PGINA 765.16 ESPECIFICAR LAS OPCIONES DE ENCABEZADO Y PIE DE PGINA 775.17 CERRAR LOS ENCABEZADOS Y LOS PIES DE PGINA 795.18 QUITAR EL TEXTO DEL ENCABEZADO O PIE DE PGINA DE UNA HOJA DE CLCULO 795.19 AGREGAR UN COMENTARIO A LA CELDA 805.20 MODIFICAR COMENTARIO 815.21 HIPERVNCULOS 815.21.1 USO DE LOS HIPERVNCULOS 815.21.2 DEFINICIN Y FUNCIONAMIENTO DE UNA DIRECCIN URL 815.22 HIPERVNCULOS ABSOLUTOS Y RELATIVOS 825.23 CREAR UN HIPERVNCULO A UN ARCHIVO NUEVO 825.24 CREAR UN HIPERVNCULO A UN ARCHIVO O PGINA WEB EXISTENTE 835.25 CREAR UN HIPERVNCULO A UNA UBICACIN ESPECFICA DE UN LIBRO 845.26 CREAR UN HIPERVNCULO PERSONALIZADO UTILIZANDO LA FUNCIN HIPERVINCULO 855.27 CREAR UN HIPERVNCULO A UNA DIRECCIN DE CORREO ELECTRNICO 885.28 CREAR UN VNCULO DE REFERENCIA EXTERNA A LOS DATOS DE UNA HOJA DE CLCULO EN LA WEB 895.29 SELECCIONAR UN HIPERVNCULO SIN ACTIVAR EL VNCULO 895.30 CAMBIAR UN HIPERVNCULO 90 5
  • 6. Microsoft Excel 2010 Bsico5.31 CAMBIAR EL TEXTO O EL GRFICO DE UN HIPERVNCULO 915.32 COPIAR O MOVER UN HIPERVNCULO 925.33 ESTABLECER LA DIRECCIN BASE PARA LOS HIPERVNCULOS DE UN LIBRO 925.34 ELIMINAR UN HIPERVNCULO 92USO DE DIAGRAMAS Y GRFICOS 946.1 CREACIN Y EDICIN DE GRFICOS 946.2 APLICACIN DE FORMATO A LOS ELEMENTOS DE UN GRFICO 946.3 SELECCIONAR UN DISEO DE GRFICO 956.4 APLICAR UN ESTILO DE GRFICO 966.5 PRCTICA: CREACIN Y FORMATO DE GRFICOS 966.6 MINIGRFICOS 976.6.1 CREAR UN MINIGRFICO 976.6.2 AGREGAR TEXTO A UN MINIGRFICO 986.6.3 PERSONALIZAR MINIGRFICOS 986.6.4 CONTROLAR QU PUNTOS DE VALOR SE MUESTRAN 996.6.5 CAMBIAR EL ESTILO O EL FORMATO DE LOS MINIGRFICOS 996.6.6 MOSTRAR U OCULTAR MARCADORES DE DATOS 1006.6.7 CONTROLAR CELDAS VACAS O VALORES CERO 1006.7 USO DE FORMAS 1006.8 INCORPORACIN DE GRFICOS 1026.9 INCORPORACIN DE OBJETOS EN UNA HOJA DE CLCULO 1046.10 PRCTICA: INCORPORACIN DE GRFICOS A UNA HOJA DE CLCULO 1056.11 GRFICOS SMARTART 1076.12 CONSIDERACIONES A LA HORA DE CREAR UN ELEMENTO GRFICO SMARTART 1086.13 CREAR UN ELEMENTO GRFICO SMARTART Y AGREGARLE TEXTO 1096.14 AGREGAR O ELIMINAR FORMAS EN UN ELEMENTO GRFICO SMARTART 1106.15 CAMBIAR LOS COLORES DE TODO UN ELEMENTO GRFICO SMARTART 1116.16 APLICAR UN ESTILO SMARTART A TODO UN ELEMENTO GRFICO SMARTART 112INTRODUCCIN A FRMULAS 1137.1 PARTES DE UNA FRMULA 1147.2 CONSTANTES 1147.3 OPERADORES DE CLCULO 1147.3.1 TIPOS DE OPERADORES 1147.3.2 OPERADORES ARITMTICOS 1147.3.3 OPERADORES DE COMPARACIN 1157.3.4 OPERADOR DE CONCATENACIN DE TEXTO 1157.3.5 OPERADORES DE REFERENCIA 1157.4 ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FRMULAS 115 6
  • 7. Microsoft Excel 2010 Bsico7.5 ORDEN DE CLCULO 1167.6 PRIORIDAD DE OPERADORES 1167.7 USO DE PARNTESIS 1167.8 REFERENCIAS EN FRMULAS 1177.9 ESTILO DE REFERENCIA A1 1177.10 DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS 1187.11 ESTILO DE REFERENCIA 3D 1187.12 ESTILO DE REFERENCIA F1C1 1197.13 MOVER O COPIAR UNA FRMULA 1207.14 MOVER UNA FRMULA 1207.15 COPIAR UNA FRMULA 1207.16 CREAR O MODIFICAR UNA REFERENCIA DE CELDA 1217.17 CREAR UNA REFERENCIA DE CELDA A OTRA HOJA DE CLCULO 1237.18 CREAR UNA REFERENCIA DE CELDA UTILIZANDO EL COMANDO VINCULAR CELDAS 1237.19 CAMBIAR LA REFERENCIA DE CELDA A OTRA CELDA 1247.20 CAMBIAR LA REFERENCIA DE CELDA A UN RANGO ESPECIFICADO 1257.21 CORREGIR UN ERROR EN UN VALOR DE FRMULA 125FUNCIONES 1278.1 FUNCIONES MATEMTICAS 1278.2 FUNCIONES DE FECHA Y HORA 1288.3 FUNCIONES DE ESTADSTICA 1288.4 FUNCIONES LGICAS 1298.5 FUNCIONES DE TEXTO 130FORMATO CONDICIONAL 1329.1 LAS VENTAJAS DEL FORMATO CONDICIONAL 1329.2 APLICAR FORMATO A LAS CELDAS EMPLEANDO UNA ESCALA DE DOS COLORES 1339.3 APLICAR FORMATO A TODAS LAS CELDAS EMPLEANDO UNA ESCALA DE TRES COLORES 1369.4 APLICAR FORMATO A LAS CELDAS UTILIZANDO BARRA DE DATOS 1399.5 APLICAR FORMATO A LAS CELDAS UTILIZANDO UN CONJUNTO DE ICONOS 1429.6 APLICAR FORMATO A LAS CELDAS QUE CONTIENEN VALORES DE TEXTO, NMERO, FECHA U HORA 1459.7 APLICAR FORMATO A LOS VALORES DE RANGO INFERIOR O SUPERIOR 148ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS 15410.1 INMOVILIZAR O BLOQUEAR FILAS Y COLUMNAS 15410.2 INMOVILIZAR PANELES PARA BLOQUEAR FILAS O COLUMNAS ESPECFICAS 15410.3 DIVIDIR PANELES PARA BLOQUEAR FILAS O COLUMNAS EN REAS DE HOJA DE CLCULO DIFERENTES 15710.4 GUARDAR COMO PDF O XPS 158 7
  • 8. Microsoft Excel 2010 Bsico10.5 QU SON LOS FORMATOS PDF Y XPS? 15810.6 GUARDAR COMO PDF 15810.7 QUITAR DATOS OCULTOS E INFORMACIN PERSONAL MEDIANTE LA INSPECCIN DE LIBROS 15910.8 BUSCAR Y QUITAR DATOS OCULTOS E INFORMACIN PERSONAL 15910.9 TIPOS DE DATOS OCULTOS E INFORMACIN PERSONAL 16010.10 INFORMACIN QUE BUSCA Y QUITA EL INSPECTOR DE DOCUMENTO 161EVALUACIN FINAL DEL CURSO 164 8
  • 9. Microsoft Excel 2010 Bsico CAPITULO 1INTRODUCCIN El participante conocer las ventajas de Excel 2010 y todas sus mejoras El participante comparar Excel 2007 y 2010 para confirmar las novedades de esta nueva versinExcel 2010 proporciona comandos que se pueden usar fcilmente para crear y modificar libroscon rapidez. La interfaz de usuario de Excel 2010 incluye la cinta de opciones y la vistaBackstage de Microsoft Office, que incorporan los diversos comandos que se necesitan a lahora de trabajar con libros. Por ejemplo, los comandos de la cinta de opciones se pueden usarpara agregar, mover o copiar los datos de una hoja de clculo o para modificar una hoja declculo insertando o eliminando celdas, filas o columnas.De manera similar, los comandos de la vista Backstage se pueden usar para crear, guardar,imprimir y cerrar rpidamente un libro. Es posible insertar hojas de clculo adicionales,adems de mover y reordenar las hojas de clculo de un libro. Asimismo, se puede mover ocopiar una hoja de clculo en un nuevo libro, o eliminar una hoja de clculo de formapermanente de un libro. Adem s deestas tareas bsicas, se pueden realizar clculos simples y complejos en las hojas de clculo 9
  • 10. Microsoft Excel 2010 Bsicogracias a la amplia gama de funciones que Excel 2010 proporciona. Tambin es posible crearfrmulas propias para realizar clculos complejosExcel 2010 proporciona diversas caractersticas de fcil uso que ayudan a crear y modificarhojas de clculo. Una de las caractersticas ms significativas es la interfaz de usuario, queincluye la cinta de opciones y la vista Backstage, que permiten un acceso fcil y rpido a loscomandos necesarios.Los comandos estn agrupados de manera lgica en pestaas, segn la tarea que permitenrealizar. Por ejemplo, la pestaa Insertar incluye todos los comandos necesarios para insertarelementos, como grficos, tablas e hipervnculos. Las otras pestaas que estn disponibles enla cinta de opciones son Inicio, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Loscomandos de cada pestaa estn, a su vez, organizados en grupos, segn la accin quepermiten realizar.Por ejemplo, la pestaa Insertar incluye el grupo Ilustraciones, que contiene comandos que sepueden usar para insertar imgenes, imgenes prediseadas y formas en las hojas de clculo.Puede personalizar la cinta de opciones segn sus necesidades agregando o quitandopestaas. Asimismo, puede personalizar los comandos que estn disponibles en cada pestaa.Si necesita disponer de ms espacio en una hoja de clculo, puede minimizar la cinta deopciones y, cuando la necesite, expandirla.La pestaa Archivo de la cinta de opciones abre la vista Backstage, que es una nuevacaracterstica de Excel 2010. Puede usar los comandos de la vista Backstage para abrir, crear,guardar, cerrar, imprimir, compartir, administrar archivos y configurar opciones parapersonalizar Excel 2010.Adems de la cinta de opciones, Excel 2010 incluye la barra de herramientas de acceso rpido,que permite obtener acceso rpido a los comandos de uso frecuente.Puede personalizar la barra de herramientas de acceso rpido agregando o quitando comandos. Excel 2010 tambin incluye la mini barra de herramientas, que incorpora comandos para aplicar formato a texto. La mini barra de herramientas aparece cuando se selecciona texto en una hoja de clculo o cuando se hace clic con el botnsecundario en una seleccin. 10
  • 11. Microsoft Excel 2010 BsicoAdems de las diversas caractersticas que ayudan a obtener fcilmente acceso a loscomandos, Excel 2010 incluye la caracterstica Vista previa dinmica.La vista previa dinmica muestra cul ser el resultado de elegir una determinada opcin deedicin o de formato cuando se sita el mouse sobre las diversas opciones disponibles.Podr ver el efecto de las distintas opciones y seleccionar la opcin que mejor se ajuste a susnecesidades.1.1 Ventajas de Excel 2010Las caractersticas nuevas y mejoradas pueden ayudarle a ser ms productivo, pero solo si sabeencontrarlas cuando las necesita. Al igual que con los otros programas de Microsoft Office2010, Excel 2010 incluye la interfaz de Microsoft Office Fluent, que consiste en un sistemavisual personalizable de herramientas y comandos.1.1.1 Vista Backstage de Microsoft Office 11
  • 12. Microsoft Excel 2010 Bsico Haga clic en la pestaa Archivo para abrir la vista Backstage y crear nuevos archivos, abrir archivos existentes, guardar, enviar, proteger, ver una vista previa e imprimir archivos, establecer opciones para Excel, etc. 1.1.2 Minigrficos Se pueden usar minigrficos (grficos muy pequeos que se ajustan dentro de una celda) para resumir visualmente las tendencias junto a los datos. Dado que los minigrficos muestran tendencias en un espacio reducido, son especialmente tiles para paneles u otros lugares donde necesite mostrar una instantnea de su empresa en un formato visual de fcil comprensin. En la siguiente imagen los minigrficos que aparecen en la columna Tendencia permiten mostrar de un vistazo el rendimiento de cada departamento en mayo. 1.1.3 Tablas dinmicas mejoradas Ahora las tablas dinmicas son ms fciles de usar y ofrecen una mejor respuesta. Entre las principales mejoras se incluyen: Mejoras en el rendimiento En Excel 2010, el multithreading ayuda a recuperar, ordenar y filtrar los datos de las tablas dinmicas con mayor rapidez. Etiquetas de tablas dinmicas Ahora se pueden rellenar las etiquetas de las tablas dinmicas. Tambin se pueden repetir las etiquetas en las tablas dinmicas para mostrar los 12
  • 13. Microsoft Excel 2010 Bsico ttulos de elementos en campos anidados en todas las filas y columnas. Ver un vdeo sobre cmo repetir etiquetas de elementos. Filtrado mejorado Puede usar la segmentacin de datos para filtrar datos rpidamente en una tabla dinmica con solo hacer clic en un botn y para ver qu filtros se aplican sin tener que abrir otros mens. Adems, la interfaz del filtro incluye un prctico cuadro de bsqueda que le ayuda a encontrar lo que necesita entre miles (o incluso millones) de posibles elementos en las tablas dinmicas. Compatibilidad con reescritura En Excel 2010, es posible cambiar los valores en el rea de valores de tablas dinmicas OLAP y que se reescriban en el cubo de Analysis Services en el servidor OLAP. Se puede usar la caracterstica de reescritura en el modo de hiptesis y luego revertir los cambios cuando ya no se necesitan, o bien, se pueden guardar los cambios. La caracterstica de reescritura se puede usar con cualquier proveedor OLAP que admita la instruccin UPDATE CUBE. Caracterstica Mostrar valores como La caracterstica Mostrar valores como incluye una serie de clculos nuevos y automticos, como % del total de filas principales, % del total de columnas principales, % del total principal, % del total en, Clasificar de menor a mayor y Clasificar de mayor a menor. Mejoras en los grficos dinmicos Ahora es ms fcil interactuar con los informes de grfico dinmico. Concretamente, es ms fcil filtrar datos directamente en un grfico dinmico y agregar o quitar campos para reorganizar el diseo del grfico. Del mismo modo, con un solo clic se pueden ocultar todos los botones de campos en el informe de grfico dinmico 1.1.4 Segmentacin de datos La segmentacin de datos son controles visuales que permiten filtrar datos rpidamente en una tabla dinmica de forma interactiva e intuitiva. Cuando se inserta una segmentacin de datos, se usan botones para segmentar y filtrar rpidamente los datos para mostrar nicamente lo que se necesita. Adems, cuando se aplica ms de un filtro a la tabla dinmica, ya no es necesario abrir una lista para ver cules son los filtros que se aplican a los datos. En la segmentacin de datos, se muestra directamente en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentacin de datos para que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fcilmente en otras tablas dinmicas, grficos dinmicos y funciones de cubo. 13
  • 14. Microsoft Excel 2010 Bsico 1.1.5 Formato condicional mejorado El formato condicional hace que sea ms fcil resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, enfatizar valores inusuales y visualizar datos a travs de barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Excel 2010 incluye una flexibilidad de formato an mayor: Nuevos conjuntos de iconos Los conjuntos de iconos, introducidos por primera vez en Office Excel 2007, permiten mostrar iconos para diferentes categoras de datos segn cualquier umbral que se determine. Por ejemplo, se puede emplear una flecha verde hacia arriba para representar valores ms altos, una flecha amarilla lateral horizontal para representar valores intermedios y una flecha roja hacia abajo para representar valores ms bajos. En Excel 2010, se tiene acceso a ms conjuntos de iconos, incluidos tringulos, estrellas y cuadros. Tambin se pueden mezclar y combinar iconos de distintos conjuntos y ocultar ms fcilmente iconos de la vista (por ejemplo, se puede elegir mostrar nicamente los iconos de los valores de ganancia elevados y omitir aquellos para los valores bajos e intermedios). Ms opciones para las barras de datos Excel 2010 incluye nuevas opciones de formato para las barras de datos. Puede aplicar bordes o rellenos slidos a la barra de datos o establecer la direccin de la barra de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha. Adems, las barras de datos para valores negativos aparecen en el lado opuesto de un eje de los valores positivos, tal como se muestra aqu. Otras mejoras Cuando se especifican los criterios para las reglas condicionales o de validacin de datos, ahora es posible hacer referencia a valores de otras hojas de clculo dentro del libro. 1.1.6 Complemento PowerPivot para Excel 14
  • 15. Microsoft Excel 2010 Bsico Si necesita analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento Microsoft SQL Server PowerPivot para Excel, que agrega una ficha PowerPivot a la cinta de opciones de Excel. Con PowerPivot para Excel, puede importar millones de filas de datos desde varios orgenes de datos a un mismo libro de Excel, crear relaciones entre datos heterogneos, crear medidas y columnas calculadas mediante frmulas, crear tablas dinmicas y grficos dinmicos y, adems, analizar en detalle los datos para poder tomar decisiones de negocios bien fundamentadas. 1.1.7 Complemento Solver mejorado Excel 2010 incluye una nueva versin del complemento Solver, que sirve para buscar soluciones ptimas en anlisis de hiptesis. Solver tiene una interfaz de usuario mejorada, un nuevo Evolutionary Solver, basado en algoritmos genticos, que controla los modelos con cualquier funcin de Excel, nuevas opciones de optimizacin global, una programacin lineal y mtodos de optimizacin no lineal mejorados, as como nuevos informes de linealidad y viabilidad. Adems, el complemento Solver ahora est disponible en una versin de 64 bits. 1.1.8 Mejora en la precisin de las funciones En respuesta a los comentarios de las comunidades acadmicas, cientficas y de ingeniera, Excel 2010 incorpora ahora un conjunto de funciones estadsticas ms exactas, entre otras funciones. Tambin se ha cambiado el nombre de determinadas funciones existentes para que describa mejor su funcionalidad. Mejoras en la exactitud Se han optimizado varias funciones para mejorar la exactitud. Por ejemplo, Excel 2010 devuelve resultados ms exactos para las distribuciones chi cuadrado y beta. Funciones ms coherentes Se ha cambiado el nombre de ciertas funciones estadsticas para que sean ms coherentes con las definiciones de funciones de la comunidad cientfica y con otros nombres de funciones en Excel. Los nombres de funciones nuevos tambin describen con mayor exactitud su funcionalidad. Los libros creados con versiones anteriores de Excel continuarn funcionando a pesar de estos cambios en los nombres debido a que las funciones originales an existen en la categora Compatibilidad. 15
  • 16. Microsoft Excel 2010 Bsico 1.1.9 Capacidades de filtro mejoradas Adems de la segmentacin de datos, que se describe en una parte anterior de este artculo, Excel 2010 incluye nuevas caractersticas que facilitan el ordenamiento y filtrado de datos. Nuevo filtro de bsqueda Cuando se filtran datos en tablas, tablas dinmicas y grficos dinmicos de Excel, es posible usar un nuevo cuadro de bsqueda que permite encontrar lo que se necesita en listas largas. Por ejemplo, para encontrar un producto especfico en un catlogo con ms de 100.000 artculos, empiece a escribir el trmino de bsqueda y los productos relevantes aparecern instantneamente en la lista. Puede restringir an ms los resultados si anula la seleccin de los no desea ver. Filtrar y ordenar independientemente de la ubicacin En una tabla de Excel, los encabezados de tabla reemplazan los encabezados comunes de las hojas de clculo en la parte superior de las columnas cuando se desplaza hacia abajo en una tabla extensa. Ahora, los botones de filtro automtico permanecen visibles junto con los encabezados de tabla en las columnas de la tabla de manera que se puedan filtrar y ordenar los datos rpidamente sin la necesidad de desplazarse hasta la parte superior de la tabla. 1.1.10 Grficos mejorados En Excel 2010 es ms fcil trabajar con grficos. Entre las mejoras especficas se incluyen: Nuevos lmites en los grficos En Excel 2010, se ha eliminado el lmite en el nmero de puntos de datos que se pueden crear en un grfico. El nmero de puntos de datos est limitado nicamente por la memoria que haya disponible. Esto permite a los usuarios, especialmente a los de la comunidad cientfica, visualizar y analizar grandes conjuntos de datos de manera ms eficaz. 16
  • 17. Microsoft Excel 2010 Bsico Acceso rpido a opciones de formato En Excel 2010, se tiene acceso instantneo a las opciones de formato al hacer doble clic en un elemento del grfico. Grabacin de macros para elementos de grficos En Office Excel 2007, la grabacin de una macro no generaba ningn cdigo de macro mientras se aplicaba formato a un grfico u otro objeto. Sin embargo, en Excel 2010, se puede usar la grabadora de macros para grabar cambios en el formato de grficos y otros objetos. 1.1.11 Compatibilidad con ecuaciones Puede usar las nuevas herramientas de edicin de ecuaciones de Excel 2010 para insertar ecuaciones matemticas comunes en las hojas de clculo o para crear sus propias ecuaciones usando una biblioteca de smbolos matemticos. Tambin puede insertar nuevas ecuaciones dentro de cuadros de texto y otras formas. Para empezar, en la ficha Insertar, en el grupo Smbolos, haga clic en la flecha situada junto a Ecuacin. 1.1.12 Ms temas En Excel 2010, hay ms temas y estilos que antes. Estos elementos le ayudan a aplicar diseos profesionales de forma coherente en los libros y otros documentos de Microsoft Office. Una vez que se ha seleccionado un tema, Excel 2010 se encarga del trabajo de diseo. El texto, los grficos, las tablas y los objetos de dibujo cambian para reflejar el tema seleccionado, de modo que todos los elementos del libro se complementen visualmente entre s. 1.1.13 Pegar con vista previa dinmica La caracterstica de pegado con vista previa dinmica permite ahorrar tiempo cuando se reutiliza contenido en Excel 2010 o en otros programas. Permite obtener una vista previa de las distintas opciones de pegado, como Pega y conserva los anchos de columna de origen, Sin bordes o Mantener formato de origen. La vista previa dinmica permite decidir de manera visual el aspecto que tendr el contenido pegado antes de pegarlo en la hoja de clculo. Cuando se mueve el puntero sobre las opciones de 17
  • 18. Microsoft Excel 2010 Bsico pegado para obtener una vista previa de los resultados, se muestra un men con los elementos que cambian en contexto para ajustar lo mejor posible el contenido que va a reutilizar. La informacin en pantalla ofrece informacin adicional que le ayudar a tomar la decisin adecuada. 1.1.14 Herramientas mejoradas de edicin de imgenes La comunicacin de ideas en Excel 2010 no siempre se refiere a mostrar nmeros o grficos. Si desea usar fotografas, dibujos o SmartArt para una comunicacin visual, puede aprovechar las siguientes caractersticas: Capturas de pantalla Se pueden tomar capturas de pantalla rpidamente y agregarlas al libro; a continuacin, mediante las herramientas de la ficha Herramientas de imagen, se puede editar y mejorar la captura de pantalla. Ms informacin sobre capturas de pantalla. Nuevos diseos de grficos SmartArt Con los nuevos diseos de imagen, es posible contar historias con fotografas. Por ejemplo, use el diseo Imgenes con ttulos para mostrar imgenes con ttulos atractivos debajo de ellas. Ms informacin sobre grficos SmartArt. Correccin de imgenes Se puede ajustar el color, el brillo, el contraste o la nitidez de una imagen, todo ello sin necesidad de usar un software de edicin de fotografas adicional. Ms informacin sobre correccin de imgenes. Efectos artsticos nuevos y mejorados Aplique diversos efectos artsticos a la imagen para que tenga una apariencia de boceto, dibujo o pintura. Los nuevos efectos artsticos incluyen: Boceto con lpiz, Dibujo de lnea, Esponja de acuarela, Globos de mosaico, Cristal, Pasteles suaves, Plastificado, Fotocopia, Trazos de pintura y muchos ms. Ms informacin sobre cmo agregar efectos. Mejor compresin y recorte Ahora, se tiene un mejor control de la calidad de imagen y las desventajas de la compresin para poder tomar la decisin correcta en cuanto al medio (impresin, pantalla o correo electrnico) para el que se usar el libro 18
  • 19. Microsoft Excel 2010 Bsico CAPITULO 2MANEJO DEL ENTORNO DE EXCEL 2010 El participante conocer el entorno de trabajo de Excel 2010 El participante personalizar su entorno de trabajo para localizar ms rpidamente las herramientas de su uso cotidiano El participante agregar fichas y comandos personalizados El participante mover las barras de herramientas en el lugar de su preferenciaEntorno de Excel 19
  • 20. Microsoft Excel 2010 Bsico 1. La cinta de opciones 2. La barra de herramientas de acceso rpido 3. La minibarra de herramientas2.1 Configuracin de las Opciones de ExcelPuede personalizar la configuracin del programa Excel 2010 (la configuracin de la interfaz deusuario, el idioma y el formato de texto), mediante el cuadro de dilogo Opciones de Excel.Para abrir el cuadro de dilogo Opciones de Excel, haga clic en la pestaa Archivo y, en la vistaBackstage, haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, las opciones deconfiguracin se agrupan en diversas categoras: General, Frmulas, Revisin, Guardar, Idiomay Avanzadas. En la siguiente tabla, se describe cmo se configuran las diversas opciones dealgunas de estas categoras.CATEGORA DESCRIPCIN En la pgina General, se pueden configurar opciones relacionadas con la interfaz de usuario y nuevos libros. Adems, se puede personalizar la copia de Excel especificando un nombre de usuario. La pgina General incluye las siguientes opciones: Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar. Active esta casilla si desea que aparezca la minibarra de herramientas cuando seleccione texto en una hoja de clculo. Habilitar vistas previas activas. Active esta casilla si desea obtener una vista previa de los efectos de una opcin de edicin o de formato sobre la apariencia de los datos. Combinacin de colores. Haga clic en esta flecha y seleccione un color si desea cambiar la combinacin de colores en la interfaz de Excel 2010. Estilo de informacin en pantalla. Seleccione una opcin de esta lista para General especificar el estilo de la informacin en pantalla. Usar esta fuente. Seleccione una fuente de esta lista para configurar la fuente predeterminada de un nuevo libro. Tamao de fuente. Seleccione un tamao de fuente de esta lista para configurar el tamao de fuente predeterminado de un nuevo libro. Vista predeterminada para hojas nuevas. Seleccione una vista de esta lista para configurarla como vista predeterminada de un nuevo libro. Incluir este nmero de hojas. Use este cuadro para especificar el nmero de hojas de clculo que se deben incluir de manera predeterminada en un nuevo libro. Asimismo, puede hacer clic en la flecha Arriba o Abajo para aumentar o reducir el nmero predeterminado de hojas de clculo. Personalizar la copia de Microsoft Office. Use este cuadro para especificar su nombre si desea personalizar su copia de Excel 2010. Cuando trabaje con Excel 2010, es posible que tenga que usar frmulas y funciones para realizar clculos. La pgina Frmulas incluye las siguientes opciones para personalizar la forma en que Excel 2010 lleva a cabo los clculos mediante frmulas: Frmulas Frmula Autocompletar. Active esta casilla si desea que Excel complete automticamente una frmula cuando empiece a escribirla. 20
  • 21. Microsoft Excel 2010 Bsico Usar nombres de tabla en las frmulas. Active esta casilla si desea incluir nombres de tabla en las frmulas. Habilitar comprobacin de errores en segundo plano. Active esta casilla si desea que Excel 2010 compruebe automticamente si hay errores mientras trabaja con datos. Indicar errores con el color. Use este botn para seleccionar el color que Excel 2010 debe utilizar para indicar los errores. Reglas de verificacin de Excel. Active las casillas correspondientes a los tipos de error que Excel 2010 debe comprobar. La pgina Guardar incluye las siguientes opciones para personalizar la forma en que se guardan los libros: Guardar archivos en formato. Seleccione un formato de archivo de esta lista para configurarlo como formato predeterminado en el que se van a guardar los libros. Ubicacin de archivo predeterminada. Use este cuadro para especificar la ubicacin predeterminada donde se van a guardar los libros. Guardar informacin de Autorrecuperacin cada. Active esta casilla si desea que Excel 2010 guarde la informacin de Autorrecuperacin despus de un intervalo de tiempo determinado. La informacin de Autorrecuperacin ayuda a restaurar el libro en el que se est trabajando si Excel 2010 se cierra debido a algn error o si el programa se cierra sin que se guarde el libro. En el cuadro, especifique, en minutos, el intervalo de tiempo deseado. Conservar la ltima versin autoguardada cuando se cierra sin guardar. Active esta casilla si desea que Excel 2010 conserve la ltima versin de un libro que se Guardar guard automticamente cuando se cierra sin guardar. Ubicacin de archivo con Autorrecuperacin. Use este cuadro para especificar la ubicacin predeterminada donde se van a guardar los archivos recuperados automticamente. Guardar archivos desprotegidos en. Seleccione una de las opciones que aparecen en esta seccin para especificar la ubicacin donde se van a guardar los archivos desprotegidos si desea editar sin conexin los archivos del servidor de administracin documental. Ubicacin de borradores del servidor. Use este cuadro para especificar la ubicacin en el equipo donde desea guardar los archivos desprotegidos del servidor de administracin documental. Elegir los colores que se vern en versiones anteriores de Excel. Use este botn para seleccionar los colores que se van a conservar si se abren los libros de Excel 2010 en versiones anteriores de Microsoft Excel.2.2 Personalizar la barra de herramientas de acceso rpidoLa barra de herramientas de acceso rpido es una barra de herramientas que se puedepersonalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta deopciones que se muestra. Esta barra se puede mover desde una de las dos ubicacionesposibles y se le pueden agregar botones que representan comandos. 21
  • 22. Microsoft Excel 2010 Bsico 2.2.1 Agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaa o el grupo correspondiente para mostrar el comando que desee agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.2. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el comando y, a continuacin, haga clic en la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido del men contextual. 2.2.2 Quitar un comando la barra de herramientas de acceso rpido Haga clic con el botn secundario en el comando que desee quitar de la barra de herramientas de acceso rpido y, a continuacin, haga clic en Quitar de la barra de herramientas de acceso rpido en el men contextual. 2.2.3 Cambiar el orden de los comandos en la barra de herramientas de acceso rpido1. Haga clic con el botn secundario en la barra de herramientas de acceso rpido y, a continuacin, haga clic en Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido en el men contextual.2. En Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el comando que desee mover y, a continuacin, haga clic en la flecha Subir o Bajar. 2.2.4 Mover la barra de herramientas de acceso rpido La barra de herramientas de acceso rpido puede colocarse en una de estas dos ubicaciones: En la esquina superior izquierda junto al icono del programa de Microsoft Office, en este caso Excel . (ubicacin predeterminada) 22
  • 23. Microsoft Excel 2010 Bsico Debajo de la cinta de opciones, que es parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Si no desea que la barra de herramientas de acceso rpido se muestre en su ubicacin actual, puede moverla a la otra ubicacin. Si observa que la ubicacin predeterminada situada junto al icono de un programa est demasiado lejos del rea de trabajo como para que su uso resulte cmodo, quiz desee acercarla al rea de trabajo. La ubicacin situada debajo de la cinta de opciones invade el rea de trabajo. Por lo tanto, si desea maximizar el rea de trabajo, es posible que prefiera mantener la barra de herramientas de acceso rpido en su ubicacin predeterminada.1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido .2. En la lista, haga clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones o Mostrar encima de la cinta de la cinta de opciones. 2.2.5 Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido mediante el comando Opciones Puede agregar, quitar y cambiar el orden de los comandos de la barra de herramientas de acceso rpido mediante el comando Opciones.1. Haga clic en la pestaa Archivo.2. En el men Ayuda, haga clic en Opciones.3. Haga clic en Barra de herramientas de acceso rpido.4. Realice los cambios que desee. 23
  • 24. Microsoft Excel 2010 Bsico 2.2.6 Restablecer la configuracin predeterminada de La barra de herramientas de acceso rpido1. Haga clic con el botn secundario en la barra de herramientas de acceso rpido y a continuacin haga clic en Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido en el men contextual.2. En la ventana Personalice la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en Restablecer valores predeterminados y, a continuacin, en Restablecer nicamente la barra de herramientas de acceso rpido. 2.3 Personalizar la cinta de Opciones Use personalizaciones para personalizar la cinta de opciones, que es parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, de la forma en que desee. Por ejemplo, puede crear fichas personalizadas y grupos personalizados para que contengan los comandos que usa con ms frecuencia. Aunque se pueden agregar comandos para personalizar grupos, no es posible cambiar las fichas y los grupos predeterminados integrados en Microsoft Office 2010. Los comandos en los grupos predeterminados no estn disponibles, o estn en gris, y no pueden editarse. En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (personalizado) o (personalizada) despus del nombre, aunque sta no aparece en la cinta de opciones. La personalizacin de la cinta de opciones es especfica para el programa de Microsoft Office con el que est trabajando y no se aplica a todos los programas de Office. 24
  • 25. Microsoft Excel 2010 Bsico 2.3.1 Cambiar fichas, grupos o comandos predeterminados Para agregar comandos a un grupo, debe agregar un grupo personalizado a una ficha nueva o predeterminada. En la lista Personalizar la lista de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (Personalizado) o (Personalizada) despus del nombre, aunque dicha palabra no aparece en la cinta de opciones. 1. Ficha y grupo predeterminados con comandos que no pueden cambiarse 2. Grupo personalizado con comandos nuevos agregados 2.3.2 Agregar una ficha personalizada y un grupo personalizado Para agregar una ficha personalizada y un grupo personalizado, haga clic en Nueva ficha. Slo se pueden agregar comandos a grupos personalizados.1. Haga clic en la pestaa Archivo.2. En Ayuda, haga clic en Opciones.3. Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.4. Haga clic en Nueva ficha.5. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 2.3.3 Cambiar el nombre de una fila o grupo 1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la ficha o grupo cuyo nombre desea cambiar. 2. Haga clic en la pestaa Archivo. 3. En Ayuda, haga clic en Opciones. 4. Haga clic en Personalizar la cinta de opciones. 5. Haga clic en Cambiar nombre y, a continuacin, escriba otro nombre. Mientras cambia el nombre de un grupo personalizado, tambin puede hacer clic en un icono para representar a ese grupo. 6. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 2.3.4 Agregar un grupo personalizado a una ficha 25
  • 26. Microsoft Excel 2010 Bsico1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la ficha a la que desea agregar un grupo.2. Haga clic en Nuevo grupo.3. Para cambiar el nombre del Nuevo grupo (personalizado), haga clic con el botn secundario en el grupo, haga clic en Cambiar nombre y, a continuacin, escriba otro nombre. Tambin puede agregar un icono que represente el grupo personalizado haciendo clic en el grupo personalizado y, a continuacin, en Cambiar nombre. Para obtener ms informacin sobre los usos del icono, vea el tema sobre las razones por las que veo una bola verde.4. Para ocultar las etiquetas de los comandos que agregue a este grupo personalizado, haga clic con el botn secundario del mouse en el grupo y, a continuacin, haga clic en Ocultar las etiquetas de comando. Para ver las etiquetas de los comandos en el grupo personalizado despus de haberlas ocultado, haga clic con el botn secundario del mouse en el grupo y, a continuacin, haga clic en Ocultar las etiquetas de comando.5. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 2.3.5 Agregar comandos a un grupo personalizado Slo se pueden agregar comandos a un grupo personalizado que est en una ficha personalizada o predeterminada. No es posible agregar comandos a un grupo predeterminado. Slo se puede cambiar el nombre a los comandos agregados a grupos personalizados. En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (personalizado) o (personalizada) despus del nombre, aunque sta no aparece en la cinta de opciones. 1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en el grupo personalizado al que desea agregar un comando. 2. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en la lista que contiene los comandos que desea agregar; por ejemplo, Comandos ms utilizados o Todos los comandos. 3. Haga clic en un comando de la lista que elija.4. Haga clic en Agregar. 26
  • 27. Microsoft Excel 2010 Bsico5. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 2.3.6 Ocultar una ficha En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (personalizado) o (personalizada) despus del nombre, aunque sta no aparece en la cinta de opciones.1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, desactive la casilla de verificacin junto a la ficha predeterminada o personalizada que desea ocultar.2. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 2.3.7 Quitar una ficha personalizada En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (personalizado) o (personalizada) despus del nombre, aunque sta no aparece en la cinta de opciones.1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la ficha que desea quitar.2. Haga clic en Quitar.3. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 2.3.8 Cambiar el orden de las fichas o grupos1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la ficha o grupo que desea mover.2. Haga clic en la flecha Subir o Bajar hasta obtener el orden deseado.3. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 2.3.9 Quitar un grupo1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en el grupo que desea quitar.2. Haga clic en Quitar.3. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 27
  • 28. Microsoft Excel 2010 Bsico 2.3.10 Quitar un comando de un grupo1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en el comando que desea quitar.2. Haga clic en Quitar.3. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar. 2.3.11 Restablecer la cinta de opciones Puede elegir restablecer a su estado original todas las fichas de la cinta de opciones o slo las seleccionadas. Si restablece todas las fichas de la cinta de opciones, tambin restablecer la barra de herramientas de acceso rpido, que mostrar solo los comandos predeterminados.1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, seleccione la ficha predeterminada que desea restablecer a la configuracin predeterminada.2. Haga clic en Restablecer valores predeterminados y, a continuacin, haga clic en Restablecer nicamente la ficha de cinta seleccionada. 2.3.12 Restablecer la cinta de opciones a la configuracin predeterminada IMPORTANTE Al hacer clic en Restablecer todas las fichas de la cinta de opciones y personalizaciones de la barra de herramientas de acceso rpido, restablecer la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rpido a la configuracin predeterminada.1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, haga clic en Restablecer valores predeterminados.2. Haga clic en Restablecer valores predeterminados y, a continuacin, haga clic en Restablecer todas las fichas de la cinta de opciones y personalizaciones de la barra de herramientas de acceso rpido. 2.3.13 Restablecer slo la ficha seleccionada Las fichas predeterminadas slo se pueden restablecer a su configuracin predeterminada.1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, seleccione la ficha predeterminada que desea restablecer a la configuracin predeterminada.2. Haga clic en Restablecer valores predeterminados y, a continuacin, haga clic en Restablecer nicamente la ficha de cinta seleccionada. 28
  • 29. Microsoft Excel 2010 Bsico 2.4 Vistas del libroPara activar las diferentes vistas del libro seleccione la ficha Vista. A continuacin se explicacada una de stas: El comando de Vista normal, presenta la hoja de clculo en forma tradicional, igual que en versiones anteriores de Microsoft Excel. Antes de imprimir una hoja de clculo de Excel que contenga una gran cantidad de datos y grficos, puedeajustarla rpidamente en la nueva vista Diseo de pgina.Puede utilizar tambin reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientacinde la pgina, agregar o cambiar los encabezados y pies de pgina, establecer los mrgenes parala impresin y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.La vista Ver salt. Pg., presenta nicamente el espacio que ha sido utilizado dentro de la hoja declculo, el resto de la hoja se encuentra en color gris, con la posibilidad de ser utilizada. En estavista es posible cambiar los saltos de pgina, ancho de columnas y alto de filas de manera que sepueda ajustar las pginas para su impresin.La vista Pantalla completa oculta la barra de herramientas de acceso rpido, las fichas y cinta deopcin, la barra de estado, barra de frmulas entre otros, a fin de brindarnos un mayor espaciopara los datos dentro de la hoja de clculo.Una vista provee una manera fcil de ver los datos con diferentes opciones de presentacin.Puede presentar, imprimir y almacenar diferentes vistas sin guardarlas como hojas separadas. Alcrear una vista, se le da un nombre y puede guardar las configuraciones de impresin actualescon la vista. Tambin puede guardar filas y columnas ocultas con la misma, para ello se puedeutilizar una Vista Personalizada.La vista que se crea siempre incluye tamao y posicin de la ventana, secciones o ttulosinmovilizados, esquemas, porcentaje de ampliacin o reduccin, celda activa, rea de impresinentre otras.Al seleccionar el comando Vistas Personalizadas aparece el siguiente recuadro: 29
  • 30. Microsoft Excel 2010 BsicoEn el rea Vistas: se presenta una lista de todas las vistas definidas para el libro de trabajo activoCon el botn Mostrar se muestra la vista seleccionada. Agregar presenta el siguiente cuadro dedilogo:En esta parte se especifica un Nombre nico para crear una nueva vista. En el rea Incluir en lavista se especifican las opciones que se desean guardar como parte de la vista, se pueden incluirla Configuracin de impresora y las Configuracin de Filas, columnas y filtros ocultos.En la misma ficha Vista el grupo Mostrar u ocultar, presenta las opciones correspondientespara mostrar u ocultar distintos elementos de la pantalla, como son: Lneas de cuadrcula, Barrade frmulas, Barra de mensajes, ttulos, en caso de utilizar la Vista de diseo, la Regla. 2.5 Zoom Abre la caja de dialogo siguiente, en ella es posible cambiar el porcentaje del zoom, para un mayor acercamiento o en su caso, alejar la vista actual. Sin importar el porcentaje de zoom en que se encuentre la vista, este comando los establecer a 100%, que puede considerarse el tamao ms apropiado para la visualizacin de los datos. Dependiendo del rango de celdas que se tenga seleccionado, el porcentaje de zoom aumentar al mximo posible, siendo el 30
  • 31. Microsoft Excel 2010 Bsicoporcentaje ms alto 400% y el mnimo 31
  • 32. Microsoft Excel 2010 Bsico CAPITULO 3OPERACIONES BSICAS El participante aprender las opciones para crear un nuevo libro El participante conocer las herramientas para abrir, guardar e imprimir una hoja de clculo El participante conocer y crear una plantilla3.1 Creacin de un nuevo libroEn Excel 2010, puede crear un libro nuevo mediante la vista Backstage. La pgina Nuevo en lavista Backstage incluye la seccin Plantillas disponibles que contiene diversas plantillas paracrear un nuevo libro. Puede crear un libro en blanco mediante la opcin Libro en blanco. Estaopcin permite crear un libro que contiene de forma predeterminada tres hojas de clculovacas. Asimismo, puede presionar las teclas CTRL+U para crear rpidamente un nuevo libro enblanco.Tambin puede crear un libro nuevo mediante una plantilla predefinida. La carpeta Plantillasde ejemplo incluye diferentes plantillas que se pueden usar para crear distintos tipos de libros.Entre las plantillas predefinidas se encuentran Extracto de facturacin, Informe de gastos eInforme de ventas. Si desea usar una plantilla para crear un libro, seleccione la plantilladeseada y, a continuacin, haga clic en Crear. El nuevo libro contiene datos de ejemplo que sepueden modificar.Existe tambin la posibilidad de crear un nuevo libro a partir de un libro existente mediante laopcin Nuevo a partir de existente en la seccin Plantillas disponibles. Si hace clic en estaopcin, se abrir el cuadro de dilogo Nuevo a partir de un libro existente. En este cuadro dedilogo, vaya a la carpeta que contiene el libro existente, seleccione el libro y, a continuacin,haga clic en Crear nuevo. Excel 2010 crear un nuevo libro basado en el libro existente. Puedepersonalizar el libro segn sus necesidades.Despus de crear o modificar un libro, podr guardarlo mediante la opcin Guardar o Guardarcomo de la vista Backstage. En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya a la ubicacindeseada, especifique el nombre de archivo y haga clic en Guardar. Para guardar rpidamenteun nuevo libro, en la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn Guardar.Asimismo, puede presionar las teclas CTRL+G para guardar el libro.Despus de guardar el libro, podr cerrarlo mediante la opcin Cerrar de la vista Backstage.3.2 Plantillas 32
  • 33. Microsoft Excel 2010 Bsico Las plantillas son archivos diseados para ser documentos con un aspecto interesante, atractivo y profesional. Todo el formato est completo; debe agregarles lo que desee. Algunos ejemplos son currculum vtae, invitaciones y boletines. Las aplicaciones de Office vienen con varias plantillas previamente instaladas. Para encontrarlas, use las siguientes instrucciones.1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, seleccione Nuevo.2. Todas las plantillas actualmente instaladas en el equipo aparecern bajo Plantillas disponibles.3. Resalte la plantilla que desee usar y haga clic en Crear. Se abrir un nuevo archivo en la plantilla seleccionada. Para seleccionar una plantilla que haya creado o descargado en el equipo, seleccione Mis plantillas y, a continuacin, elija la plantilla de la ventana Plantillas personales. 3.3 Guardar un archivo en una versin anterior de Excel Si usa Microsoft Office 2010, puede compartir sus archivos con personas que usen una versin anterior de Microsoft Office si los guarda con el formato de archivo adecuado. Por ejemplo, puede guardar un documento de Excel 2010 (.xlsx) como un libro de Excel 97-2003 (.xls) para que aqullos que usan Microsoft Office Word 2000 puedan abrirlo.1. Haga clic en la pestaa Archivo.2. Haga clic en Guardar y enviar.3. En Tipos de archivo, seleccione el formato de archivo anterior con el que desea guardar el archivo. 33
  • 34. Microsoft Excel 2010 Bsico4. Si desea cambiar el nombre del archivo, escriba otro nombre en el cuadro Nombre de archivo.5. Haga clic en Guardar. 3.4 Imprimir una hoja de clculo o un libro Si usa Microsoft Office 2010, puede compartir sus archivos con personas que usen una versin anterior de Microsoft Office si los guarda con el formato de archivo adecuado. Por ejemplo, puede guardar un Antes de imprimir una hoja de clculo que contenga una gran cantidad de datos o grficos, puede ajustarla rpidamente en la vista Diseo de pgina para dotarla de un aspecto profesional. En esta vista, puede ver los datos en el contexto de las pginas impresas. Puede fcilmente agregar o modificar encabezados o pies de pgina, ocultar o mostrar los encabezados de fila y columna, cambiar la orientacin de pgina de las pginas impresas, cambiar la disposicin y el formato de los datos, usar las reglas para medir el ancho y el alto de los datos y configurar los mrgenes de impresin. Para presentar todos los datos en las pginas impresas, asegrese de que estn a la vista en la pantalla. Por ejemplo, cuando hay texto o nmeros que son demasiado anchos para caber en una columna, el texto impreso se truncar y los nmeros impresos se vern como signos de nmero (##). Para evitar imprimir textos truncados y signos de nmero en lugar del texto, puede aumentar el ancho de las columnas para proporcionar espacio a los datos. Tambin puede aumentar el alto de fila ajustando el texto para que quepa en el ancho de columna, de forma que el texto sea visible en la pantalla y en las pginas impresas. 1. Ajuste del tamao de columna 2. Ajuste del tamao de fila Para que los datos sean ms fciles de leer o explorar, puede aplicar formatos diferentes para ayudar a destacar la informacin importante. Sin embargo, tenga presente que algunas opciones de formato (por ejemplo, los colores de texto o los sombreados de celda) que se ven bien en la pantalla tal vez no produzcan los resultados esperados al imprimirlos en una impresora en blanco y negro. Si usa texto de colores o sombreados de celda, use colores que contrasten bien en una impresin en blanco y negro. 3.5 Imprimir una hoja de clculo o libro de forma completa o parcial1. Realice uno de los procedimientos siguientes: Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja de clculo y, a continuacin, seleccione el rango de datos que desea imprimir. Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla. 34
  • 35. Microsoft Excel 2010 Bsico Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de clculo.2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir. Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+P.3. En Configuracin, seleccione una opcin para imprimir la seleccin, la o las hojas activas, o todo el libro. Si la hoja de clculo cuenta con reas de impresin definidas, Excel slo imprimir esas reas. Si no desea imprimir solamente un rea definida, active la casilla de verificacin Omitir reas de impresin. 35
  • 36. Microsoft Excel 2010 Bsico CAPITULO 4CREACIN Y EDICIN DE LAS HOJAS DE CLCULO El participante aprender la forma de insertar datos a la hoja de clculo El participante como seleccionar, mostrar u ocultar celdas en una hoja de clculo El participante como agregar, mover, copiar, mostrar u ocultar una hoja de clculo El participante aprender a manipular varias hojas de clculo4.1 Incorporacin y movimiento de datos en una hoja de clculoPara agregar datos a una celda, simplemente haga clic en ella y comience a escribir.Si desea modificar los datos agregados, seleccione la celda, y a continuacin, escriba losnuevos datos. Asimismo, puede cambiar los datos de una celda mediante la barra de frmulas.Seleccione la celda y, en la barra de frmulas, reemplace los datos actuales con los nuevosdatos.Para editar los datos de una celda, tambin puede hacer doble clic en la celda y realizar loscambios necesarios.Es posible aplicar un formato de nmero a los datos de una celda. Puede elegir entre diversosformatos, como General, Moneda, Contabilidad y Fecha corta.Para ello realice lo siguiente:1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.2. En el grupo Nmero de la pestaa Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de dilogo situado junto a Nmero (o slo presione CTRL+1). 36
  • 37. Microsoft Excel 2010 Bsico3. En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y, a continuacin, ajuste la configuracin si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un smbolo de moneda diferente, mostrar ms o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se muestran los nmeros negativos. Si Microsoft Excel muestra ##### en una celda despus de aplicar formato de nmero, es probable que la celda no sea lo suficientemente ancha para mostrar los datos. Para aumentar el ancho de la columna, haga doble clic en el borde derecho de la columna que contiene las celdas con el error #####. Esto cambiar automticamente el tamao de la columna para ajustarse al nmero. Tambin puede arrastrar el borde derecho hasta que las columnas tengan el tamao que desee. La mayor parte del tiempo, los nmeros se ven de la manera en que se desea, ya sea que se escriban en la hoja de clculo o que se importen desde una base de datos u otro origen externo. Sin embargo, Excel en algunas ocasiones aplica un formato de nmero inesperado y es posible que, a causa de ello, deba ser necesario hacer algunos ajustes. Por ejemplo, si se escribe un nmero que contiene una barra diagonal (/) o un guin (-), es posible que Excel lo interprete como una fecha y lo convierta a formato de fecha. Si desea escribir valores no calculados, como por ejemplo 10e5, 1 p, o 1-2, y no desea que Excel los convierta a un formato de nmero integrado, puede aplicar el formato de texto a las celdas y, a continuacin, escribir el nmero. 37
  • 38. Microsoft Excel 2010 Bsico Si el formato de nmero integrado no se ajusta a sus necesidades, se puede crear un formato de nmero personalizado. Como el cdigo que se usa para crear los formatos de nmero puede ser complicado de entender al principio, lo mejor es usar los formatos de nmero integrados como punto de partida. A continuacin, puede cambiar alguna de las secciones de cdigo de este formato para crear su propio formato de nmero personalizado. Para ver el cdigo de formato de nmero de un formato de nmero integrado, haga clic en la categora Personalizada, y mire en el cuadro Tipo. Por ejemplo, el cdigo [0) Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Las partes de una frmula Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes. 113
  • 114. Microsoft Excel 2010 Bsico7.1 Partes de una frmula 1. Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142... 2. Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. 3. Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2. 4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica nmeros.7.2 ConstantesUna constante es un valor que no se calcula, sino que permanece igual siempre. Por ejemplo,la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Unaexpresin o un valor obtenido como resultado de una expresin, no son constantes. Si utilizaconstantes en la frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), elresultado cambia slo si modifica la frmula.7.3 Operadores de clculoLos operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de unaformula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos (que sigue lasreglas matemticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando parntesis.7.3.1 Tipos de operadoresExisten cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin detexto y referencia.7.3.2 Operadores aritmticosPara ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta, multiplicacin o divisin,combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadoresaritmticos. OPERADOR ARITMTICO SIGNIFICADO EJEMPLO + (signo ms) Suma 3+3 (signo menos) Resta 31 Negacin 1 * (asterisco) Multiplicacin 3*3 / (barra oblicua) Divisin 3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponenciacin 3^2 114
  • 115. Microsoft Excel 2010 Bsico7.3.3 Operadores de comparacinSe pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dosvalores usando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. OPERADOR DE COMPARACIN SIGNIFICADO EJEMPLO = (signo igual) Igual a A1=B1 > (signo mayor que) Mayor que A1>B1 < (signo menor que) Menor que A1= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 30,B1>50) 129
  • 130. Microsoft Excel 2010 Bsico O Comprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO o FALSO. Devuelve Falso si todos los argumentos son Falsos. =O(VALOR_LOGICO1,VALOR_LOGICO2) =O(A1>30,B1>50)8.5 Funciones de texto CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo =CONCATENAR(TEXTO1,TEXTO2,TEXTON) =CONCATENAR(COMPU,EDUCACIN,PUEBLA) DERECHAB Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto =DERECHAB(TEXTO,NUM_CARACTERES) =DERECHAB(COMPUEDUCACION,2) EXTRAEB Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posicin que se especifique =EXTRAEB(TEXTO,POSICION_INICIAL,NUM_CARACTERES) =EXTRAEB(COMPUEDUCACION,2,2) IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idnticos =IGUAL(TEXTO1,TEXTO2) =IGUAL("COMPUMEX","COMPU") IZQUIERDAB Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto =IZQUIERDAB(TEXTO,NUM_CARACTERES) =IZQUIERDAB(COMPUEDUCACION,2) MAYUSC Pone el texto en maysculas =MAYUSC(TEXTO) =MAYUSC("hola") MINUSC Pone el texto en minsculas =MINUSC(TEXTO) =MINUSC("HOLA") REEMPLAZAR Reemplaza caracteres de texto =REEMPLAZAR(TEXTO_ORIGINAL,NUM_INICIAL,NUM_CARACTERES ,TEXTO_NUEVO) =REEMPLAZAR("COMPUMEXICO",6,6,"PUEBLA") 130
  • 131. Microsoft Excel 2010 Bsico REPETIR Repite el texto un nmero determinado de veces =REPETIR(TEXTO_NUMERO_VECES) =REPETIR("COMPU-PUEBLA",3) 131
  • 132. Microsoft Excel 2010 Bsico CAPITULO 9 FORMATO CONDICIONAL El participante conocer las ventajas del formato condicional El participante conocer los diferentes tipos de formato condicional qu