Funciones de busqueda y referencia

ESCUELA DE TELEMATICA PNP

Docente: José A. QUISPE CARRERA EXCEL 2013

Microsoft Excel 2013

1. FUNDAMENTOS GENERALES

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con

números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta

cálculos de préstamos hipotecarios, proyectos, esquemas empresariales, etc. Incluye una

serie de gráficos mejorados para realizar estadísticas visuales.

2. Formas de ingresar a Excel 2013

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar

el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay

instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre

Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.



Desde el icono de Excel del escritorio.

3. Pantalla Inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como la que se muestra

En esta pantalla podemos observar que está dividida en dos partes, la parte “Verde” se

almacena los documentos recientes o aquellos que se hayan trabajado anteriormente (solo

aparecen, si no se ha borrado o eliminado los temporales); en la parte “Blanca”, podremos

elegir entre algunas plantillas que están instaladas o en sud efecto, una hoja nueva.

4. Hoja de Calculo

Una Hoja de Cálculo es el área donde ingresaremos los diferentes tipos de datos que acepta

Excel 2013, a continuación veremos las partes de una hoja de cálculo.



v

Ficha Archivo Cuadro de Nombre Fichas Cinta de Opciones Barra de Fórmulas

Etiqueta de Hoja Botón de Hoja Nueva zoom Barra de Desplazamiento

Encabezado de Fila

Enzabezado de Columna



4.1 . FILA Una Fila esta denominada por números, desde el “1” hasta el ”1048576”, es decir, Excel 2013 cuenta con esa cantidad de filas para poder trabajar.

4.2 COLUMNA

Una Columna esta denominada por letras, desde la letra “A” hasta la letra “XFD”.

4.3 CELDA

Una Celda es la intersección entre una Fila y una Columna, los nombres de la Celdas,

se define anteponiendo el nombre de la columna y luego el número de fila; “A1”,

“H345”, etc.

NOMBRE

DE CELDA CELDA



4.4 RANGO

Es la selección de dos o más celdas.

Rango (selección

continua)

Rango (Selección

no continua)



5. TRABAJANDO CON CELDAS

a) Nombrar Celdas

Como ya sabemos, las celdas es la intersección entre una fila y una columna, y al nombre de la celda se le antepone la letra de la Columna, seguido del número de Fila; incluso cuando seleccionamos una celda, en el cuadro de nombre, podremos observar dicho nombre.

Cabe señalar que, a la celda se le puede cambiar de nombre, con el fin de identificarlos.

Note usted, que en la figura anterior, la celda “B2”, tiene un nombre especifico, denominado “EXCEL”, mientras que el contenido es diferente y aparece en la Barra de Formulas “EXCEL 2013”.

Celda seleccionada Nombre de la celda

Celda seleccionada Nombre de la celda

CONTENIDO DE LA CELDA



b) Selección de celdas (Rangos)

Cuando se seleccionan más de uno (01) celda, se llama rango, la denominación de estas celdas o rangos, está caracterizada porque tiene un inicio de celda y un final de celda, ambas unidad por el operador “ : “

Como se puede observar en imagen anterior, el rango seleccionado, comienza en la celda “B2” y termina en la celda “E7”; el operador “:”, indica dentro de ese rango hay celdas seleccionadas como “C2”,”D5”, etc.

c) Eliminar Celdas ( Filas y Columnas) Cuando deseamos borrar el contenido de una celda, simplemente seleccionamos la celda o rango que deseamos borrar su contenido y presionamos la tecla “suprimir” Si deseamos Eliminar una Fila o Columna, simplemente seleccionamos el numero o Letra, según corresponda, damos click derecho y elegimos “Eliminar”.

B2:E7

Seleccionamos el número

de fila, click derecho

Seleccionamos la letra de

Columna, click derecho



6. INTRODUCIR DATOS

Excel 2013 permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los

números, puede insertar texto, formula, fechas y horas.

a) Valores Numéricos

Al utilizar Excel notara la gran variedad de datos numéricos, como pueden ser edades,

sueldos, descuentos, bonificación, etc. Ejemplo

1 + 2 ; 32 años; 12%; 0.5; Excel trata a los números con tanta flexibilidad ya que permite realizar diferentes operaciones y cálculos numéricos, cuando usted ingrese un numero este se alineara a la derecha de la celda, de esta manera detectara el valor numérico.

b) Valores de Texto

Al diseñar una plantilla o una base de datos, siempre necesitara de los textos para

identificar los datos que ingrese; cada celda es independiente y puede albergar gran

cantidad de texto, los cuales se alinearan a la izquierda, si el texto es demasiado largo,

aparentara sobrepasar a la celda contigua, pero tiene que recordar que es solo una

vista, pues todo lo escrito está dentro de una misma celda.

7. TRABAJAR CON HOJAS

Las Hojas de Cálculo, es el área de trabajo donde se realizara todo tipo de operadores y

acciones, generalmente Excel 2013, cuando se inicia, presenta una sola hola de cálculo.

a) Insertar Hojas

Tenemos dos formas distintas para insertar hojas de cálculos nuevas.

- Con la combinación de teclas : Mayusc + F11

- Según la imagen

Insertar nueva

hoja



b) Eliminar Hojas

Elegimos la hoja que deseamos eliminar, hacemos click derecho del mouse, y

elegimos la opción “Eliminar”.

c) Renombrar La Hoja de Calculo

Para renombrar la Hoja y Cambiarle de nombre, hacemos click derecho en la hoja

seleccionada, elegir “Cambiar de Nombre”.



8. OPERADORES

Son los que nos permiten que las formulas puedan las diferentes operaciones con los

datos, existen cuatro tipos de operadores

- Operadores matemáticos

Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del tipo

numérico

- Cambio de signo

% Porcentaje

^ Potencia

* Multiplicación

/ División

+ Suma

- Operadores de relación

Son aquellas que utilizamos para respuestas lógicas del tipo verdadero o falso.

> Mayor

< Menor

>= Mayor igual

<= Menor igual

= Igual

<> Diferente

- Operador de Texto

Se encarga de unir textos que se encuentran en diferentes celdas

& Concatenación

- Operador de referencia

Estas se usan en las fórmulas para indicar las acciones que se deben hacer en las

celdas.

: Indica un rango

, Indica unión

(espacio) Indica intersección



FORMULAS Y FUNCIONES

1. FORMULAS

Las fórmulas de Excel son ecuaciones que nos permiten realizar cálculos con los datos de

nuestra hoja.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas

dentro de la fórmula.

En las formulas usaremos casi siempre los operadores ya mencionados.

2. FUNCIONES

La Función es una orden o instrucción que damos mediante unas palabras con la intención

de que nos devuelva un resultado, según nuestras necesidades.

Las funciones son muy útiles a la hora de crear fórmulas complejas, por ejemplo, si usted

utiliza una fórmula ordinaria como: -Al +A2+A3+A4+A5+A6, el resultado será el correcto

pero tuvo que emplear algún tiempo para crear la fórmula, ahora imagínese que tenga 100

celdas a la cual usted tiene Que sumar, ¿piensa crear la misma fórmula? Las funciones le

ayudaran a simplificar el trabajo, como por ejemplo: “=SUMA(A1 :A100)”.

La sintaxis de cualquier función es: nombre de la función (argumento1; argumento2; ...

;argumento N) Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios

antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o

funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

2.1 Funciones Matemáticas

SUMA Devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8 SINTAXIS: “=SUMA (celda1:celdaN)” Esta función considera solo las celdas con datos numéricos (ignora las celdas con texto)

PROMEDIO Devuelve como resultado la suma de sus argumentos, divididos entre la cantidad de argumentos. SINTAXIS: “=PROMEDIO (celda1:celdaN)” Esta función no toma en cuenta los datos numéricos



MAX Devuelve el número mayor dentro de un rango SINTAXIS: “=Max (celda1: celdaN)”

MIN Devuelve el número menor dentro de un rango SINTAXIS: “=Min (celda1: celdaN)”

ENTERO Devuelve la parte entera de un número con decimales SINTAXIS: “=Entero (celda1: celdaN)”

REDONDEAR Cuando hay un número decimal, devuelve un número entero aproximado a dicho número decimal. SINTAXIS: “=Redondear (Numero, Numero decimales)”

Nota: Recuerde que en la sintaxis de las funciones, sus argumentos está delimitado por “,” o “;”, eso depende de la configuración de su Windows, respecto a la zona horaria.



2.2 Funciones Tipo Texto

DERECHA Extrae una cantidad de caracteres, comenzando desde la derecha de la celda

IZQUIERDA Extrae una cantidad de caracteres, comenzando desde la izquierda de la celda

MAYUSC Convierte en mayúscula el texto que está dentro de una celda

MINUSC Convierte en minúscula el texto que está dentro de una celda

NOMPROPIO Convierte en mayúscula, la primera letra de cada texto que está dentro de una celda, separadas por un espacio

LARGO Cuenta la cantidad de caracteres, que hay dentro de un texto, en una misma celda

ENCONTRAR Nos devuelve la posición inicial de una cadena de texto, o de un carácter, dentro de otra cadena de texto. La función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

EXTRAE Nos devuelve la posición inicial de una cadena de texto, o de un carácter, dentro de otra cadena de texto. La función ENCONTRAR hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

HALLAR Devuelve la posición dentro de una cadena de texto donde encuentra un carácter especificado



2.3 Funciones de Búsqueda y Referencia

BuscarH Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores y devuelve el resultado en la misma columna desde una fila especificada. Ejemplo: Supongamos la misma situación anterior una columna con nombres y otra con los e-mails, y queremos que nos diga quién está 2 puestos más abajo de un amig@ en la lista o el e-mail que está dos filas más abajo del que buscamos. Seleccionamos la función BUSCARH con los siguientes parámetros: "valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en= B:C" y "indicador_filas=2" Nos devuelve como resultado el e-mail perteneciente a la persona situada dos filas más abajo del buscado

Buscarv Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor en la misma fila desde una columna especificada. Tiene el mismo efecto que la función anterior salvo que en esta función realiza la búsqueda por columnas.

Columna Devuelve el número de columna de una referencia. Ejemplo: =COLUMNA(D:H) devuelve 4, pues la primera columna de la matriz D:H es la D (la columna4).

Columnas Devuelve el número de columnas que componen la matriz. Ejemplo: =COLUMNAS(A:C) devuelve 3, pues la matriz tiene 3 columnas

Fila Devuelve el número de fila de una referencia. Ejemplo: =FILA(A2:B5) devuelve 2, pues la celda A2 está en la fila 2.

Filas Devuelve el número de filas que contiene una matriz.

Ejemplo: =FILAS(A2:B5) devuelve 4.

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Funciones de busqueda y referencia