© Copyright IBM Corp. 2011, 2016€¦ · Capítulo 2. V isión general de los datos de portfolio Los datos de portfolio son la información principal que se utiliza para gestionar

IBM TRIRIGAVersión 10 Release 5.2

Gestión de portfolioGuía del usuario

IBM

NotaAntes de utilizar esta información y el producto al que da soporte, lea la información del apartado “Avisos” en la página33.

Esta edición se aplica a la versión 10, release 5, nivel de modificación 2 de IBM TRIRIGA y a todos los releases ymodificaciones posteriores hasta que se indique lo contrario en nuevas ediciones.

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Contenido

Capítulo 1. Gestión de datos de portfolio 1

Capítulo 2. Visión general de los datosde portfolio . . . . . . . . . . . . . 3Estados y acciones de registro de portfolio . . . . 3

Capítulo 3. Configuración del portfolio . 5Configuración de especificaciones . . . . . . . 5

Visión general de las especificaciones . . . . . 5Especificación de estándar de espacio . . . . . 6Creación de especificaciones . . . . . . . . 7

Configuración de información geográfica . . . . . 7Visión general de Geografía . . . . . . . . 7Creación de registros de geografía . . . . . . 9

Capítulo 4. Gestión de los datos deportfolio . . . . . . . . . . . . . . 11

Capítulo 5. Gestión de organizaciones 13Visión general de las Organizaciones . . . . . . 13Creación de organizaciones . . . . . . . . . 15

Capítulo 6. Gestión de ubicaciones . . 17Visión general de las ubicaciones . . . . . . . 17Estado de la ubicación. . . . . . . . . . . 19Listas de comprobación . . . . . . . . . . 19Asignaciones de ubicaciones . . . . . . . . . 20Clasificaciones de uso de espacio . . . . . . . 20

Creación de ubicaciones . . . . . . . . . . 21Retirada de ubicaciones . . . . . . . . . . 22

Capítulo 7. Gestión de personas. . . . 23Visión general de Personas . . . . . . . . . 23Creación de registros de personas . . . . . . . 23

Capítulo 8. Gestión de activos . . . . 25Visión general de los activos. . . . . . . . . 25Estado de activo . . . . . . . . . . . . . 26Creación de activos . . . . . . . . . . . . 26Retirada de activos . . . . . . . . . . . . 27

Capítulo 9. Gestión de datos delgobierno . . . . . . . . . . . . . . 29Federal Real Property Profile . . . . . . . . 29Real Property Information Model . . . . . . . 29

Capítulo 10. Gestión de roles decontacto . . . . . . . . . . . . . . 31Gestión de roles de contacto . . . . . . . . . 31Asignación de roles de contacto . . . . . . . 31

Avisos . . . . . . . . . . . . . . . 33Marcas registradas . . . . . . . . . . . . 35Términos y condiciones de la documentación delproducto . . . . . . . . . . . . . . . 35Declaración de privacidad en línea de IBM . . . . 36

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Capítulo 1. Gestión de datos de portfolio

Antes de empezar a trabajar con las aplicaciones IBM® TRIRIGA para gestionar sulugar de trabajo, debe planificar y configurar el portfolio y crear datos de portfolio.

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Capítulo 2. Visión general de los datos de portfolio

Los datos de portfolio son la información principal que se utiliza para gestionarlugares de trabajo. Su portfolio consta de información acerca de las organizaciones,ubicaciones, personas y activos que están asociados con el espacio que gestiona.

Puede utilizar registros de datos de portfolio, en IBM TRIRIGA Portfolio DataManager, para hacer un seguimiento de los detalles que son necesarios para quepueda completar las tareas en otras áreas de IBM TRIRIGA. Por ejemplo, si estáplanificando la asignación de espacio o trasladar personas a nuevas ubicaciones,necesita información exhaustiva sobre los espacios y las personas involucradas.

Los registros de datos de portfolio se organizan en una estructura jerárquica ypueden asociarse con otros registros. Todos los eventos de ciclo de vida que estánasociados con un registro se pueden rastrear para tener un historial completo y unseguimiento de auditoría.

IBM TRIRIGA Real Estate Environmental Sustainability añade secciones deportfolio y características en los objetos de negocio Mi Empresa, Edificio, Terreno,Estructura y Ubicación de minorista. Consulte los temas de IBM TRIRIGA RealEstate Environmental Sustainability para obtener más información sobre cómorecopilar, analizar y utilizar datos ambientales para alcanzar los objetivos desostenibilidad.

Estados y acciones de registro de portfolioTodos los registros en IBM TRIRIGA Portfolio Data Manager siguen el mismoconjunto de estados y acciones. Los estados son los principales pasos en el ciclo devida del registro y las acciones desencadenan cambios de estado.

Figura 1. Estados y acciones de registro de portfolio



Capítulo 3. Configuración del portfolio

Antes de empezar a crear datos de portfolio, debe configurar el portfolio parapoder utilizar las listas, clasificaciones, geografías y especificaciones que sonnecesarias para gestionar los datos.

Configuración de especificacionesPuede configurar especificaciones para ayudarle a gestionar la información sobresus activos.

Visión general de las especificacionesLas especificaciones representan una descripción de un elemento, pero no unelemento real. Funcionan como las listas de inventario de las que cada activoforma parte y definen los elementos comunes que hacen que los activos seanexclusivos.

Mientras los activos son los elementos reales de propiedad o arrendados, estánasociados con especificaciones que se utilizan para agrupar y categorizar losactivos. En las especificaciones puede identificarse una amplia variedad deinformación acerca de los activos, como por ejemplo mediciones, calificaciones deenergía, datos de coste y detalles de rendimiento. Esta categorización simplifica lagestión de activos. Por ejemplo, si una pieza del equipo como la impresora seestropea, puede utilizar su especificación para buscar la pieza necesaria paraarreglarla.

Clasificación de especificación

En función de sus requisitos empresariales, podría añadir campos a la clasificaciónde la especificación.

Unidades y coste

Al crear una especificación, especifique la unidad de medida adecuada. Porejemplo, si la especificación describe escritorios, este valor podría ser Cantidad.Especifique también el coste de uso para la especificación (por ejemplo: $10/día).El sistema utiliza este coste en la aplicación IBM TRIRIGA Workplace ReservationManager. Se multiplica por la duración de la reserva para determinar la devoluciónde uso para el activo. Si no realiza cargos por los activos reservados, o no estáutilizando la aplicación IBM TRIRIGA Workplace Reservation Manager, especifiqueel número 0.

Titularidades

Las titularidades definen los roles para las personas que tienen derecho a ver ysolicitar un elemento. Los registros de Empleado definen el rol funcional convalores tales como Personal, Gestor, Director o Vicepresidente. Estos valores estándefinidos para que coincidan con la nomenclatura de negocio de su empresa. En lasección Titularidades, busque y vea la lista de roles disponibles que limitan lasespecificaciones que están disponibles para su selección. Por ejemplo, podríadefinirse que sólo las personas de la organización con un rol de Personal, Gestor oDirector puedan ver y seleccionar la Silla de escritorio. Los Ejecutivos y


Vicepresidentes podrían tener un nivel distinto de Silla de escritorio, por lo quecrearía otra especificación para la Silla de escritorio de Ejecutivo/VP y seleccionaresos roles como la titularidad.

Inventario

Al crear una especificación, puede especificar información de inventario que sepasa a los registros de inventario. Añadir información de inventario simplifica lacreación de un artículo de inventario y proporciona coherencia en toda la empresa.

Las aplicaciones de IBM TRIRIGA aseguran la coherencia entre Unidades demedida (UdM) señalando todos los campos de un objeto a un campo UdM común.Por ejemplo: en el registro Especificación, todos los campos de Moneda puedenestar en Dólares EE.UU. y todos los campos de Unidades de artículo pueden tenerun valor de Cantidad de Unidad (para medir la cantidad de Dólares EE.UU.).

La Clase de Método de valoración de inventario está vinculada a la lógicaempresarial que vuelve a calcular el Coste de material de artículo de especificacióna medida que se completan las Órdenes de compra para especificaciones. Si seutiliza Promedio, entonces Coste de material de artículo = Coste promedio de losartículos adquiridos. Si se utiliza FIFO (primero en entrar, primero en salir),entonces Coste de material de artículo = Coste del primer artículo adquirido. Si seutiliza LIFO (último en entrar, primero en salir), entonces Coste de material deartículo = Coste del último artículo adquirido.

Para obtener más información, consulte IBM TRIRIGA 10 Inventory ManagementUser Guide

Especificación de estándar de espacioPuede utilizar la especificación de estándar de espacio para definir sus estándarescorporativos de espacio, tales como los de Oficina del Gestor, Oficina de Personal,Estación de trabajo de Gestor, Estación de trabajo de Personal, Sala de conferenciaspequeña y Sala de conferencias grande.

Puede definir titularidades para una especificación de estándar de espacio paradefinir los roles para las personas que tienen derecho a ver y solicitar un elemento.Por ejemplo, podría definir una especificación de estándar de espacio para Oficinadel Gestor y seleccionar el rol de titularidad de Gestor. También podría definir unaespecificación de estándar de espacio para Oficina de Personal y seleccionar el rolde titularidad de Personal.

La especificación de estándar de espacio es similar a una clasificación de espacio.Una clasificación de espacio normalmente está Una clasificación de espacio esnormalmente más generalizada y una clasificación estándar de espacio esnormalmente más específica y define cómo está equipado o amueblado el espacio.También define otras titularidades que están asociadas a los roles funcionales depersonas que se espera que ocupen el espacio.

Después de definir sus estándares de espacio, puede asociar esos estándares aregistros de espacio. Un registro de espacio puede estar asociado a uno o másestándares de espacio. Puede utilizar la especificación de estándar de espacio y lastitularidades para restringir los usuarios que pueden ver y seleccionar espacios alcompletar procesos como los traslados de espacios.


Creación de especificacionesPuede crear especificaciones para proporcionar información que describe losactivos que se gestionan.

Acerca de esta tarea

Al crear especificaciones, especifique información que le ayudará a categorizar ygestionar los activos.

Procedimiento1. Seleccione Portfolio > Configurar > Especificaciones y seleccione el tipo de

especificación que está creando.2. Pulse Añadir.3. En la pestaña General, especifique un nombre para la especificación.4. Seleccione la clase de especificación. Este campo se utiliza para clasificar con

mayor detalle el tipo de especificación. Por ejemplo, puede anotar que laEspecificación de mobiliario está en la clase Mesas y Escritorios.

5. Seleccione la clase de servicio. Este campo se utiliza para agruparespecificaciones similares.

6. Especifique otros detalles sobre la especificación como corresponda. Paraasegurarse de que las imágenes se visualizan adecuadamente en los resultadosde la búsqueda, es recomendable no cargar archivos de imágenes con más de2MB.

7. Pulse Crear borrador.8. Guarde el registro de especificación.

Qué hacer a continuación

Puede proceder a especificar más detalles sobre la especificación en las diversaspestañas y puede activar o guardar y cerrar la especificación.

Configuración de información geográficaPuede configurar la información geográfica para representar los lugares dondeestán ubicadas las organizaciones.

Visión general de GeografíaLa información geográfica se utiliza para representar los lugares donde gestionaorganizaciones. Los registros de Geografía representan un lugar en un mapa.

En general, las organizaciones están repartidas entre múltiples áreas geográficas opor todo el mundo. Para gestionar estas organizaciones con eficacia, también debegestionar las áreas geográficas. Con la característica de geografía en IBM TRIRIGA,puede hacer el seguimiento y gestionar las diversas áreas geográficas donde suempresa, instalaciones y recursos están ubicados. Puede especificar informaciónpara enlazar el registro de geografía a un sistema de información geográfica (GIS).

Puede crear una estructura jerárquica de áreas geográficas. La jerarquía puedeincluir una combinación de la región del mundo, país, estado, región, áreametropolitana, provincia y ciudad. Puede construir una jerarquía con tantas capaso niveles como sea necesario.

Capítulo 3. Configuración del portfolio 7

Figura 2. Ejemplo de jerarquía de Geografía


Creación de registros de geografíaPuede crear registros de geografía para representar los lugares donde estánubicadas las organizaciones. Puede especificar información que le ayudará agestionar su negocio en esas áreas geográficas.


El tipo de información que especifique al crear registros de geografía varía enfunción del tipo de registro de geografía que está creando.

Procedimiento1. Seleccione Portfolio > Geografía.2. En la jerarquía, pulse Geografía.3. Pulse Nuevo y seleccione el tipo de registro de geografía que está creando. Por

ejemplo, especifique el nombre de la ciudad si está creando un registro de laciudad.

4. En la pestaña General, especifique un nombre para el área geográfica.5. Especifique un ID para el registro de geografía. Si no especifica un ID, se

genera un ID exclusivo cuando el registro de geografía se guarda o activa.6. Especifique otros detalles sobre el área geográfica como corresponda. Para

asegurarse de que las imágenes se visualizan adecuadamente en los resultadosde la búsqueda, es recomendable no cargar archivos de imágenes con más de2MB.

7. Pulse Crear borrador.8. Guarde el registro de geografía.


Puede proceder a especificar más detalles sobre el área geográfica en la pestañaGeneral y en las demás pestañas y puede activar o guardar y cerrar la ubicación.Puede añadir más registros de geografía a la jerarquía y, a continuación, puedeproceder a configurar los datos de portfolio para estas áreas geográficas.

Capítulo 3. Configuración del portfolio 9


Capítulo 4. Gestión de los datos de portfolio

Después de configurar su portfolio, puede empezar a crear datos de portfolio,incluidas organizaciones, ubicaciones, personas y activos.



Capítulo 5. Gestión de organizaciones

Puede configurar la información de la organización para que los usuarios puedanutilizar los detalles para gestionar activos y otros recursos en ubicaciones dentro deesas organizaciones.

Visión general de las OrganizacionesLas organizaciones se utilizan para definir la estructura jerárquica de su empresa.Las organizaciones también pueden representar empresas externas con las que hacenegocios, tales como proveedores, coarrendatarios, socios y clientes.

Las organizaciones son padres de las ubicaciones, que tienen personas que utilizanlos activos que se gestionan. Puede utilizar los datos de la organización alcompletar diversos procesos en IBM TRIRIGA, tales como la asignación de espacio,la gestión de traslados y la gestión de arrendamientos y contratos.

La estructura de organización es jerárquica. Las organizaciones se configuranbasándose en sus relaciones con los demás. Puede añadir tantas divisiones ydepartamentos como sea necesario para representar la estructura de laorganización. Por ejemplo, puede modelar el árbol de la organización basándose enel sistema de recursos humanos de la empresa.

Las relaciones jerárquicas pueden ser recursivas. Por ejemplo, las divisiones puedetener divisiones hijo y los departamentos pueden tener departamentos hijo. Puedeconstruir una jerarquía con tantas capas o niveles como sea necesario.


Figura 3. Ejemplo de jerarquía de Organización


Roles de contacto

Se utiliza un sistema basado en roles para gestionar los contactos. Puede designarel rol del contacto, por ejemplo Gestor, Contacto primario o Recursos humanos, yseleccionar la persona que cumple ese rol. Las aprobaciones y notificacionespueden estar basadas en el rol de contacto para un registro. Si la persona que estácumpliendo el rol cambia, la persona sustituta recibe las notificaciones. Porejemplo, cuando el estado de una organización cambia, puede interesarlenotificarlo al contacto de Recursos Humanos. La notificación se enviará a quienesté cumpliendo ese rol en el momento del cambio.

Detalles de espacio

Los requisitos de proximidad le permiten definir la relación de planificación deespacio entre dos organizaciones.

Con las asignaciones de nivel de espacio puede definir las áreas o espacios que lasorganizaciones utilizan o gestionan, para análisis de uso y repercusión. Cuandouna organización está asociada a un espacio con un tipo de Cargado a, se crea unregistro de Asignación de nivel de espacio activo. Al eliminarse la asociación, elsistema mantiene el registro para fines históricos e informes pero lo pasa a unestado de retirado.

Detalles ambientales

Puede registrar datos ambientales en el nivel de organización o en el nivel deubicación. La información ambiental es utilizada por la aplicación.

Creación de organizacionesPuede crear organizaciones para representar la estructura jerárquica de su empresa.Especificará información para ayudarle a gestionar tareas y procesos cotidianosrelacionados con las organizaciones.


El tipo de información que especifique al crear organizaciones varía en función deltipo de organización que está creando. Por ejemplo, podría especificar informaciónde venta para una empresa externa e información de empleados para undepartamento o división.

Procedimiento1. Seleccione Portfolio > Organizaciones.2. En la jerarquía, pulse Organizaciones.3. Pulse Nuevo y seleccione el tipo de organización que está creando.4. En la pestaña General, especifique un nombre para la organización.5. Especifique un ID para la organización. Si no especifica un ID, se genera un ID

exclusivo cuando la organización se guarda o activa.6. Asocie la organización con una geografía.7. Especifique otros detalles sobre la organización como corresponda. Para

asegurarse de que las imágenes se visualizan adecuadamente en los resultadosde la búsqueda, es recomendable no cargar archivos de imágenes con más de2MB.

8. Pulse Crear borrador.

Capítulo 5. Gestión de organizaciones 15

9. Guarde la organización.


Puede proceder a especificar más detalles sobre la organización en las demáspestañas y puede activar o guardar y cerrar la organización.


Capítulo 6. Gestión de ubicaciones

Puede configurar la información de ubicación como ayuda para hacer elseguimiento y gestionar las diversas ubicaciones que pertenecen o que estángestionadas por su organización o los clientes de su organización.

Visión general de las ubicacionesLas ubicaciones son los lugares de negocio que pertenecen o están gestionados porsu organización o las organizaciones de su cliente.

Las ubicaciones incluyen propiedades, terreno, edificios, estructuras, plantas,espacios, centros minoristas y ubicaciones de minoristas utilizados o gestionadospor su organización.

Puede utilizar la información de ubicación al completar diversos procesos en IBMTRIRIGA, tales como la asignación de espacio, la gestión de traslados y la gestiónde arrendamientos y contratos. Cualquier ubicación puede quedar disponible parareserva seleccionando el campo Reservable en la pestaña General para laubicación. Utilice la pestaña Reservar para establecer el calendario dedisponibilidad de reserva y los detalles de unidades de coste y utilización.

La estructura de ubicación es jerárquica. Las ubicaciones se configuran basándoseen sus relaciones con los demás. Puede construir una jerarquía con tantas capas oniveles como necesite a fin de reflejar la estructura de su organización. Porejemplo, su organización podría tener propiedades con varios edificios. Esosedificios puede tener varias plantas, y cada una de las plantas puede tener variosespacios.


Figura 4. Ejemplo de jerarquía de Ubicación


Detalles ambientales

Puede registrar datos ambientales en el nivel de organización o en el nivel deubicación. La información ambiental es utilizada por la aplicación IBM TRIRIGAReal Estate Environmental Sustainability.

Roles de contacto

Se utiliza un sistema basado en roles para gestionar los contactos. Puede designarel rol del contacto, por ejemplo Gestor, Contacto primario o Recursos humanos, yseleccionar la persona que cumple ese rol. Las aprobaciones y notificacionespueden estar basadas en el rol de contacto para un registro. Si la persona que estácumpliendo el rol cambia, la persona sustituta recibe las notificaciones. Porejemplo, cuando el estado de una organización cambia, puede interesarlenotificarlo al contacto de Recursos Humanos. La notificación se enviará a quienesté cumpliendo ese rol en el momento del cambio.

Evaluación de instalaciones

El proceso de evaluación de instalaciones proporciona análisis de las condicionesexistentes y proyectadas para el futuro de las instalaciones así como los sistemasde edificio y los activos dentro de esas instalaciones. Este proceso determina lasresponsabilidades de coste inmediato y a largo plazo para los sistemas de edificioevaluados. Permite a una organización tratar los requisitos operativos junto con losrequisitos de financiación necesarios. Como resultado, los edificios, estructuras,sistemas y activos se mantienen de manera proactiva. Los registros de propiedad,terreno, edificio, estructura y activos contienen los datos de evaluación deinstalaciones primarios.

Para obtener más información, consulte IBM TRIRIGA 10 Facility Assessment UserGuide.

Estado de la ubicaciónPuede ver el estado de una ubicación en la sección Estado de ubicación de lapestaña General. También puede cambiar el estado de la ubicación seleccionandouna acción de estado.

Los campos y acciones que se visualizan en la sección Estado de ubicación varíanen función del tipo de ubicación y el estado. Puede ver registros de transaccionesen la pestaña Historial. Distintos colores, tal como se ha definido en la clasificaciónde estado, reflejan los distintos valores de estado.

Al crear y activar una ubicación, su estado es Disponible. Puede utilizar la acciónTiempo de inactividad del recurso para marcar una ubicación como fuera de línea,por ejemplo, si está cerrada por mantenimiento. El estado de fuera de línea sevisualiza en el registro de ubicación.

Listas de comprobaciónLas listas de comprobación permiten evaluar el rendimiento medioambiental y deenergía actual de las instalaciones, supervisar el impacto de las mejorasplanificadas e implementadas, y calificar el rendimiento medioambiental yenergético. Estas evaluaciones se realizan para ayudar a determinar qué mejorasdeben realizarse para lograr un nivel más alto de certificación.

Capítulo 6. Gestión de ubicaciones 19

Las Listas de comprobación también son una forma de verificar que se han tomadoacciones definidas. Una lista de comprobación está formada por categorías queagrupan elementos de lista de comprobación y dan su puntuación. Los elementosde lista de comprobación son los requisitos. Las listas de comprobación y loselementos de lista de comprobación pueden incluir los proyectos y tareasespecíficos que deben implementarse para alcanzar la puntuación para el elementode la lista de comprobación.

Las plantillas de lista de comprobación, que se encuentran en Herramientas >Configuración de aplicación, facilitan la estandarización y la fácil creación delistas de comprobación, categorías de lista de comprobación y elementos de lista decomprobación. Si se revisa o retira una lista de comprobación, puede aplicar lamisma acción a las listas de comprobación basadas en la plantilla.

Aunque se añaden Listas de comprobación desde registros de Edificio, Terreno,Ubicación de minorista y Estructura, son accesibles desde la barra de menús.Seleccione Sostenibilidad > Certificaciones.

Asignaciones de ubicacionesLas asignaciones de espacio y las asignaciones de planta proporcionan informaciónsobre cómo se utiliza el espacio dentro de la organización.

Asignaciones de espacio

IBM TRIRIGA automatiza la creación y retirada de registros de uso de espacio,denominados asignaciones de espacio. Se crea un registro de asignación de espaciocuando una organización está asociada con un espacio con el tipo de asociación deCargado a. El registro de asignación de espacio es retirado cuando unaorganización correspondiente quede desasociada de ese espacio. Esto puedehacerse desde el registro de espacio o dentro de IBM TRIRIGA CADIntegrator/Publisher. Esto le permite gestionar el uso de espacio añadiendo yeliminando las organizaciones de los espacios. En un registro de espacio, esto selleva a cabo en las asignaciones de repercusión. Se mantiene un historial de todaslas asignaciones de espacio.

Asignaciones de planta

Los revestimientos de área le permiten definir el área de una planta, de formagráfica o manual. Los revestimientos de área pueden utilizarse para definir lasáreas de una planta, tales como ala, sección o zona, para fines de repercusión anivel de planta.

Se crea un registro de asignación de nivel de área cuando una organización estáasociada con un revestimiento de área con el tipo de asociación de Cargado a. Elregistro de asignación de nivel de área es retirado cuando una organizacióncorrespondiente quede desasociada del revestimiento de área. Esto puede hacersedesde el registro de planta o dentro de IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher.Esto le permite gestionar el uso de espacio añadiendo y eliminando lasorganizaciones de los registros de revestimiento de área.

Clasificaciones de uso de espacioPuede configurar cómo se definen sus clasificaciones de uso de espacio.


La aplicación IBM TRIRIGA se entrega con un conjunto predeterminado declasificaciones de uso de espacio que incluyen las soportadas por IFMA y BOMA1996. Puede interesarle alterar estas Clasificaciones para que se ajusten mejor a susnecesidades industriales o de negocio y de creación de informes. Durante laplanificación y configuración de su sistema, debe revisar las clasificaciones deespacio que se entregan con el producto y modificar los datos como sea necesariopara reflejar su sector, mercado o negocio y las necesidades de informes. Una vezconfiguradas las clasificaciones de uso de espacio, pueden aplicarse en todo elportfolio para mantener la coherencia y la estandarización. El cambio de unadesignación puede realizarse en el nivel de clasificación y el cambio se reflejará entodo el portfolio. Por ejemplo, es posible que desee cambiar una clasificación deespacio de Superficie común a Común de edificio.

El Área, Área bruta y Clasificación de espacio pueden llenarse desde IBMTRIRIGA CAD Integrator/Publisher.

Creación de ubicacionesPuede crear ubicaciones para representar los lugares de negocio que posee u operao que sus clientes poseen u operan. Especificará información para ayudarle agestionar tareas y procesos cotidianos relacionados con esas ubicaciones. Si utilizaIBM TRIRIGA Connector for BIM o IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher,puede crear ubicaciones automáticamente.


El tipo de información que especifique al crear ubicaciones varía en función deltipo de ubicación que está creando. Por ejemplo, podría especificar información decoste y detalles ambientales para un edificio, y mediciones de suelo para unaplanta.

Procedimiento1. Seleccione Portfolio > Ubicaciones.2. En la jerarquía, pulse Ubicaciones.3. Pulse Nuevo y seleccione el tipo de ubicación que está creando.4. En la pestaña General, especifique un nombre para la ubicación.5. Especifique un ID para la ubicación. Si no especifica un ID, se genera un ID

exclusivo cuando la ubicación se guarda o activa.6. Asocie la ubicación con una geografía.7. En la sección Estado de ubicación, especifique la fecha de servicio para la

ubicación. La fecha de servicio suele ser la fecha en que se ha construido orenovado la ubicación.

8. Especifique otros detalles sobre la ubicación como corresponda. Paraasegurarse de que las imágenes se visualizan adecuadamente en los resultadosde la búsqueda, es recomendable no cargar archivos de imágenes con más de2MB.

9. Pulse Crear borrador.10. Guarde la ubicación.


Puede proceder a especificar más detalles sobre la ubicación en las demás pestañasy puede activar o guardar y cerrar la ubicación.

Capítulo 6. Gestión de ubicaciones 21

Retirada de ubicacionesSi una ubicación ya no está en uso, puede retirarla. Al retirar una ubicación, debecompletar la información de baja para fines de auditoría.


Puede eliminar manualmente las asociaciones entre la ubicación retirada y laspersonas, ubicaciones y organizaciones, o bien puede especificar que se eliminenlas asociaciones cuando se apruebe la acción de retirar. La ubicación se actualiza demodo que el valor de la emisión de carbono es 0 si se retira toda la ubicación.Cuando se retira una planta, el valor de emisión de carbono se vuelve a calcularcuando se ejecuta el siguiente calculador de huella de carbono. Puede retirar variasubicaciones a la vez completando una Solicitud de disposición en la pestañaSolicitudes.

Procedimiento1. En el portfolio, busque y abra la ubicación que va a retirar.2. Seleccione la acción Retirar.3. Complete los detalles en el formulario de baja. Seleccione las opciones de

Limpieza automática si desea que las asociaciones entre las ubicaciones yactivos, personas y organizaciones se eliminen automáticamente.

4. Pulse Crear.


Si no ha seleccionado las opciones de Limpieza automática, la ubicación retirada,incluyendo las plantas y los espacios, permanece asociada a los activos, laspersonas y las organizaciones asignadas. Debe eliminar manualmente estasasociaciones.


Capítulo 7. Gestión de personas

Puede configurar la información de personas para que los usuarios puedangestionar los activos y otros recursos que esas personas utilizan dentro de lasorganizaciones.

Visión general de PersonasLas personas son recursos que se gestionan en relación con sus asignaciones deespacio y activos. Las personas pueden incluir empleados, asesores y contactosexternos tales como distribuidores y proveedores.

Con los registros de personas, puede realizar un seguimiento de los recursos ysupervisarlos. Puede asignar personas a las organizaciones y espacios y puedeasociar activos con las personas. Puede utilizar la información sobre las personas alcompletar procesos tales como la gestión de espacios y traslados. Puede, porejemplo, tener una lista de todos los empleados de un edificio en particular. Puederealizar un seguimiento de detalles sobre la ubicación de trabajo, asignación deproyectos y activos que están asignados a empleados. Además, puede gestionar laplanificación de trabajo o la disponibilidad de una persona.

Para que una persona pueda acceder a las aplicaciones IBM TRIRIGA, esa personatambién debe ser un usuario válido en el sistema. Puede definir la persona comousuario de IBM TRIRIGA en su registro de Empleado, Asesor o Contacto externo.Todos los usuarios activos tienen un registro Mi Perfil al que se puede accederdesde la página de inicio del portal del usuario. El registro Mi Perfil permite acada usuario personalizar aspectos del sistema tales como el formato de campos defecha y hora, el huso horario y la moneda predeterminados, los colores devisualización para gráficos, preferencias de notificación y preferencias de reserva.Los cambios en campos que son comunes entre el registro Mi Perfil de un usuarioy el registro Empleado, Asesor o Contacto externo del usuario se sincronizan.

Creación de registros de personasPuede crear registros de personas para realizar un seguimiento y gestionarempleados, contratistas y contactos externos tales como distribuidores oproveedores. Especificará información para ayudarle a gestionar tareas y procesoscotidianos relacionados con esas personas.


El tipo de información que especifique al crear registros de personas varía enfunción del tipo de registro de persona que está creando. Por ejemplo, podríaespecificar información acerca de a quién notifica un empleado, pero no necesitaríaesa información para un contacto externo.

Procedimiento1. Seleccione Portfolio > Personas y luego seleccione el tipo de registro de

persona que está creando.2. Pulse Añadir.3. En la pestaña General, especifique el nombre de la persona.


4. Asocie la persona con una organización. Una persona puede tener sólo unaorganización primaria, pero puede pertenecer a varios grupos de trabajo.

5. Asocie la persona con una ubicación. Una persona puede tener sólo unaubicación primaria, pero puede tener varias ubicaciones secundarias.

6. Si desea habilitar la persona para iniciar sesión y utilizar las aplicaciones deIBM TRIRIGA, en la pestaña Perfil, siga estos pasos.a. Seleccione Usuario de TRIRIGA activo.b. Especifique un nombre de usuario.c. Seleccione como mínimo un grupo para el usuario.d. Seleccione como mínimo una licencia para el usuario.

Al activar la persona, el sistema crea un registro Mi Perfil y asigna unacontraseña predeterminada de password para el nuevo usuario.

7. Especifique otros detalles sobre la persona como corresponda. Para asegurarsede que las imágenes se visualizan adecuadamente en los resultados de labúsqueda, es recomendable no cargar archivos de imágenes con más de 2MB.

8. Pulse Crear borrador.9. Guarde el registro de personas.


Puede proceder a especificar más detalles sobre la persona y puede activar elregistro de personas o guardarlo y cerrarlo. El registro de personas ahora estádisponible para ser asignado a espacios, como oficinas.


Capítulo 8. Gestión de activos

Puede configurar y gestionar la información de activos de modo que los usuariospuedan completar diversos procesos que involucren a esos activos, como porejemplo la gestión de contratos y arrendamientos y la planificación de espacio ytraslados.

Visión general de los activosLos activos son elementos de propiedad o arrendados, tales como equipo,tecnología, herramientas o mobiliario, que las personas utilizan en una ubicacióndentro de una organización.

Los activos son instancias exclusivas de elementos y están asociados conespecificaciones. Las especificaciones se utilizan para categorizar los activos.

Puede utilizar información sobre activos cuando complete muchos procesos denegocio en IBM TRIRIGA. Por ejemplo, la gestión de inventario, la gestión deespacios y traslados y la gestión de contratos implican a activos. Por lo tanto, debeconfigurar los activos antes de completar otros procesos.

Al crear un activo, puede asociarlo con una organización, con una ubicaciónprimaria dentro de la organización y con las personas que lo utilizan.

Cualquier activo puede quedar disponible para reserva si se selecciona el campoReservable en la pestaña General del activo. Utilice la pestaña Reservar paraestablecer el calendario de disponibilidad de reserva y los detalles de unidades decoste y utilización.

Evaluación de instalaciones

El proceso de evaluación de instalaciones proporciona análisis de las condicionesexistentes y proyectadas para el futuro de las instalaciones así como los sistemasde edificio y los activos dentro de esas instalaciones. Este proceso determina lasresponsabilidades de coste inmediato y a largo plazo para los sistemas de edificioevaluados. Permite a una organización tratar los requisitos operativos junto con losrequisitos de financiación necesarios. Como resultado, los edificios, estructuras,sistemas y activos se mantienen de manera proactiva. Los registros de propiedad,terreno, edificio, estructura y activos contienen los datos de evaluación deinstalaciones primarios.

Para obtener más información, consulte IBM TRIRIGA 10 Facility Assessment UserGuide.

Lecturas

Cada activo en el sistema puede configurarse para introducir lecturas en los planesde trabajo. El plan de trabajo evalúa entonces la lectura entrante frente a cualquierplanificación MP basada en lectura para ver si la lectura está fuera de losparámetros operativos definidos. Si la lectura entrante está fuera de los parámetrosoperativos, el sistema genera una tarea tal como se ha definido en la clase desolicitud y plan de servicio asociados. El sistema también asocia los procedimientosque figuren en la planificación MP con las tareas recién creadas. Se crea un registro


del Registro de lecturas de MP para cada lectura individual. Al abrir el registro delRegistro de lecturas de MP desde un activo, todos los campos se han llenadopreviamente excepto el valor real.

Cada registro de lecturas para cada activo o ubicación contiene cuatro valores. Laplanificación MP se puede configurar para supervisar cualquiera de estos valores.Al crearse un registro de lectura, el sistema calcula cada uno de los valoresbasándose en el valor real registrado.

Estado de activoPuede ver el estado de un activo en la sección Estado de Activo de la pestañaGeneral. También puede cambiar el estado del activo seleccionando una acción deestado.

Un registro de transacciones realiza un seguimiento de todos los cambios de estadodel activo. Puede ver el registro en la pestaña Historial. Esta pestaña tambiénmuestra los cambios de estado que otras transacciones desencadenan.

Las acciones de estado de activo que están disponibles dependen del estado delactivo. Distintos colores, tal como se ha definido en la clasificación de estado,reflejan los distintos valores de estado.

Al crear y activar un activo, su estado es Disponible. Puede cambiar el estado aPerdido y, a continuación, utilizar la acción Encontrado para volver a cambiar elestado a Disponible cuando se encuentre el activo. Puede utilizar la acción Asignarpara asignar el activo a una persona. El estado cambia a Asignado y el activo selista en el registro de la persona. Puede utilizar la acción Desasignar paradesasignar el activo de la persona y volver a cambiar el estado a Disponible.

Puede utilizar la acción Tiempo de inactividad del recurso para marcar un activocomo fuera de línea, por ejemplo, si está inactivo por mantenimiento. El estado defuera de línea se visualiza en el registro del activo.

Creación de activosPuede crear activos para representar bienes inmuebles reales arrendadas y enpropiedad. Especificará información para ayudarle a gestionar tareas y procesoscotidianos relacionados con esos activos.


El tipo de información que especifique al crear activos varía en función del tipo deactivo que está creando. Por ejemplo, podría especificar detalles ambientales paraequipos de oficina, pero no para las llaves.

Procedimiento1. Seleccione Portfolio > Activos y luego seleccione el tipo de activo que está

creando.2. Pulse Añadir.3. En la pestaña General, especifique un nombre para el activo.4. Especifique un ID para el activo. Si no especifica un ID, se genera un ID

exclusivo cuando el activo se guarda o activa.5. Asocie el activo con una especificación.


6. Especifique otros detalles sobre el activo como corresponda.7. Pulse Crear borrador.8. Guarde el activo.


Puede proceder a especificar más detalles sobre el activo en las demás pestañas ypuede activar el activo o guardarlo y cerrarlo.

Retirada de activosSi un activo ya no está en uso, puede retirarlo. Al retirar un activo, debe completarla información de baja para fines de auditoría.


Puede eliminar manualmente las asociaciones entre los activos retirados y laspersonas, ubicaciones y organizaciones, o bien puede especificar que se eliminenlas asociaciones cuando se apruebe la acción de retirar. También puede retirarvarios activos a la vez completando una Solicitud de disposición en la pestañaSolicitudes.

Procedimiento1. En el portfolio, busque y abra el activo que va a retirar.2. Seleccione la acción Retirar.3. Complete los detalles en el formulario de baja. Seleccione las opciones de

Limpieza automática si desea que las asociaciones entre el activo y lasubicaciones, personas y organizaciones se eliminen automáticamente.

4. Pulse Crear.


Si no ha seleccionado las opciones de Limpieza automática, puede eliminarmanualmente las asociaciones entre el activo y ubicaciones, personas yorganizaciones.

Capítulo 8. Gestión de activos 27


Capítulo 9. Gestión de datos del gobierno

Puede configurar la información del gobierno para ayudarle a realizar unseguimiento y gestionar las diversas ubicaciones, proyectos y activos quepertenecen a la organización gubernamental o que están gestionadas por ella.

Federal Real Property ProfileFederal Real Property Profile (FRPP) es un sistema en línea que alberga los datosde inventario de bienes inmuebles federales. Las agencias deben notificar los datosfederales anualmente, enviando un archivo .xml en un formato prescrito. Algestionar ubicaciones del gobierno federal de los Estados Unidos, debe especificarinformación adicional en IBM TRIRIGA para la creación de informes.

La característica del gobierno federal debe estar habilitada en la pestaña Valores degobierno en Herramientas > Configuración del sistema > General > Valores deaplicación. Cuando la característica está habilitada en el nivel de aplicación, puedeincluir o excluir un edificio, un terreno o una estructura en los informes federales.Esta opción se establece mediante el recuadro de selección Utilizado para informesFRPP en la pestaña General.

Cuando la característica está habilitada en la pestaña General, el formulariomuestra otra pestaña con características del gobierno federal para edificios,terrenos y estructuras. La pestaña Federal contiene los campos que se describen enla publicación Federal Real Property Council’s Guidance for Real PropertyInventory Reporting.

Informes federales

La característica Informes XML federales de IBM TRIRIGA automatiza el procesode recuperar datos federales de IBM TRIRIGA y generar los registros .xmlnecesarios para los informes.

Se utiliza el formulario Informe XML de ubicación que se encuentra enHerramientas > Programas de utilidad de datos para generar los Informes XMLfederales. Los Informes XML federales pueden generarse basándose en un conjuntoseleccionado de ubicaciones. El archivo .xml generado está asociado con el registrode Informe XML de ubicación y puede guardarse y descargarse. El proceso para elenvío de datos de FRPP de cada archivo se maneja fuera de IBM TRIRIGA.

Real Property Information ModelReal Property Information Model (RPIM) incluye información acerca de lapropiedad, el terreno, los edificios, las estructuras, los espacios, los proyectos, loscontratos de propiedades inmobiliarias y los activos. Real Property InformationModel se utiliza para hacer un seguimiento y crear y informes anualmente deinformación de propiedad para el Departamento de Defensa de los EstadosUnidos. Debe especificar información adicional en IBM TRIRIGA a efectos decreación de informes.

La característica RPIM debe estar habilitada en la pestaña Valores de gobierno enHerramientas > Configuración del sistema > General > Valores de aplicación.Cuando la característica está habilitada en el nivel de aplicación, puede incluir o


excluir un registro específico en informes RPIM. Esta opción se establece medianteel recuadro de selección Utilizado para informes RPIM en la pestaña General.

Cuando la característica está habilitada en la pestaña General, el formulariomuestra otra pestaña con características de RPIM. La pestaña RPIM contiene loscampos para realizar un seguimiento de la información acerca de la propiedad, elterreno, los edificios, las estructuras, los espacios, los proyectos, los contratos depropiedades inmobiliarias o los activos. Por ejemplo, cuando se crea unapropiedad, debe especificar información sobre la información de la propiedad en lapestaña RPIM. Esta información se utiliza en un informe que se generaautomáticamente y se envía cada año al Departamento de Defensa de los EstadosUnidos.

Los ejemplos siguientes son escenarios en los que puede utilizar Real PropertyInformation Model.v Alex, un empleado de DemoCorp, desea revisar la información sobre el edificio

270 porque se ha construido un anexo. En primer lugar, revisa los detalles deledificio. A continuación, utiliza la pestaña RPIM para revisar la información. Lainformación nueva se muestra en los informes de RPIM y refleja la adición delnuevo edificio.

v Louise, una empleada de Sarah Realty, desea añadir una tarea de restricción einspección al edificio 296 para asegurarse de que se realice una inspecciónexhaustiva antes de la apertura del edificio. En primer lugar, revisa los detallesdel edificio. A continuación, utiliza la pestaña RPIM para añadir la informaciónsobre la tarea de restricción e inspección. La información nueva se muestra enlos informes de RPIM y refleja la tarea de restricción e inspección.


Capítulo 10. Gestión de roles de contacto

Un rol de contacto es una persona que se ha asignado a un rol que tiene requisitosde rol específicos dentro de una organización o procesos de negocio. Por ejemplo,un planificador de traslado, Joe Smith, debe aprobar una solicitud de traslado. Lainformación de rol de contacto se gestiona para asegurarse de que las personas dela organización se asignan a los roles correctos.

Gestión de roles de contactoLos roles de contacto se utilizan para definir roles específicos con requisitos de rolespecífico. Para gestionar eficazmente la información de rol de contacto, puedecrear o reasignar roles de contacto para varios registros en una sola transacción.

Puede utilizar la aplicación Gestor de rol de contacto para gestionar informaciónde roles de contacto para los tipos de registro siguientes:v Activosv Contratosv Geografíasv Ubicacionesv Organizacionesv Proyectos

Puede crear roles de contacto para asignar contactos a varios registros en una solatransacción. Por ejemplo, el rol de un planificador de espacio que se asignará a 10edificios en su portfolio. Puede crear el rol de contacto asignando ese rol a uncontacto para los 10 registros de edificio a la vez.

Para organizar la información, puede filtrar y ver la lista actual de los roles decontacto para los registros seleccionados y añadir, reasignar, o suprimir roles deestos registros cuando sea necesario.

Puede volver a asignar un rol de contacto de una persona a otra en variosregistros. Por ejemplo, puede reasignar el rol de un planificador de traslado de JoeSmith a Mary Lane para 20 registros de edificio.

Como alternativa a reasignar los roles de contacto por registro, puede reasignar losroles de contacto por persona. Al listar los roles de contacto por persona, puedever todas las asignaciones asociadas en todos los objetos de negocio.

Asignación de roles de contactoLas asignaciones de trabajo son una parte típica de una organización empresarialya que las personas se asignan a roles nuevos o pasan de un rol a otro. Parareflejar estos cambios en una organización, puede asignar roles de contacto aregistros para crear o reasignar información de rol de contacto.

Antes de empezar

Añada registros de configuración de roles de contacto a objetos de negociomediante el proceso para configurar roles de contacto.


Procedimiento1. Seleccione el módulo para el que desea actualizar el rol de contacto.

Módulo Navegación a formulario

Activos, geografías, ubicaciones, uorganizaciones

Portfolio > Configurar > Gestor de rol decontacto

Proyectos Proyectos > Configurar > Gestor de rol decontacto

Contratos Contratos > Configurar > Gestor de rol decontacto

Puede asignar roles coordinador de reservas y roles de propietario de recursoque están asociados con los registros de espacio en el formulario Grupo dereserva.

2. En la sección Parámetros, seleccione el objeto de negocio o el objeto de negocioy el formulario que desea actualizar.

3. Para crear un rol de contacto:a. Especifique el rol y el contacto que desea asignar al rol.b. Seleccione los registros para los que desea crear el rol de contacto y pulse

Crear.4. Para reasignar un rol de contacto:

a. Seleccione el contacto que desea reasignar al rol.b. Seleccione los registros para los que desea reasignar el rol de contacto.c. En la sección Roles de contacto, seleccione el rol de contacto que se debe

sustituir y pulse Reasignar.

Resultados

La persona y rol se visualizan para los registros asociados en la sección Roles decontacto.


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