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Municipalidad Provincial de Ilo

MAPROGRIFO MUNICIPAL (GRIM)

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Tabla de Contenido

PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS..................................................................................4

1. COMPRA DE COMBUSTIBLE.............................................................................................4OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO.............................................................................4NORMAS DE OPERACIÓN.............................................................................................4RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO................................................................................4REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................4ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................4DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................5DIAGRAMA DE FLUJO...................................................................................................7

2. DESCARGA DE COMBUSTIBLE.........................................................................................8OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO.............................................................................8NORMAS DE OPERACIÓN.............................................................................................8RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO................................................................................8REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................8ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................8DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................9DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................10

3. VENTA DE COMBUSTIBLE...............................................................................................11OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................11NORMAS DE OPERACIÓN...........................................................................................11RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO..............................................................................11REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................11ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................11DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................12DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................14

4. RECAUDACIÓN DE EFECTIVO........................................................................................15OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................15NORMAS DE OPERACIÓN...........................................................................................15RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO..............................................................................15REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................15ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................15DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................16DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................18

5. ATENCION Y SEGUIMIENTO DE CREDITOS OTORGADOS MPI Y TERCEROS.........19OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................19NORMAS DE OPERACIÓN...........................................................................................19RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO..............................................................................19REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................19ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................19DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................20DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................22

6. SERAFINEO MENSUAL (CALIBRADO DE MANGUERA DE DESPACHO)......................23OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO...........................................................................23NORMAS DE OPERACIÓN...........................................................................................23RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO..............................................................................23REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO.........................................................................23ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO...............................................................................23DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................24DIAGRAMA DE FLUJO.................................................................................................26

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PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS

Cód. Proc. :MPI-GRIM-01

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATOCP1

1. COMPRA DE COMBUSTIBLE

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Determinar delimitar, establecer coordinaciones para la orden de pedido de combustible.

NORMAS DE OPERACIÓN

Ley Nro. 27444: Ley del Procedimiento Administrativo General Ley Nro. 27658 Ley Marco de la Modernización del Estado. Ley Nro. 27658 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la

República. Ley Nº 26221, Ley Orgánica de Hidrocarburos Ley N° 27377-congreso: ley de actualización en hidrocarburos Ley N° 29969-2012-congreso: modifica ley FISE 29852 art 4-5 D.S. N° 043-2007-EM: Reglamento de seguridad para las actividades de hidrocarburos. Decreto supremo Nº 043-2007-em. Aprueban el reglamento de seguridad para las actividades de

hidrocarburos y modifican diversas disposiciones decreto supremo Nº 048-2011-em. Incorporan definición de consumidor directo con instalaciones estratégicas y disponen normas para su inscripción en el registro de hidrocarburos.

D. S. Nº 042-2005-EM. Aprueban Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica de Hidrocarburos

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

El administrador genera cuadro de necesidades, para que la Sub Gerencia de Logística de la conformidad de la orden de compra.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

El proveedor fue seleccionado mediante Licitación.

ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO

Oficina Grifo Municipal, Sub Gerencia de Logística, Sub Gerencia de Tesorería, Sub Gerencia de Contabilidad.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA MUNICIPAL FORMATO CP-2

AREA OFICINA GRIFO MUNICIPAL HOJA 1 de 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO COMPRA DE COMBUSTIBLE

Responsable N° Actividad Formato o documento

Cantidad de Copias Tiempo

Administrador Gri fo 1

Inic ia t rámite para compra de combust ible; presentando una sol ic i tud con el cuadro de necesidades o requer imiento de combust ible a la Sub Gerencia de Logíst ica.

Sol ic i tud de requer imient

os

1 Orig inal 1 Copia

5 min

Secretar ia Gri fo Municipal 2

Entrega requer imiento a la Sub Gerencia de Logíst ica.

Sol ic i tud de requer imient

os

1 Orig inal 45 min

Sub Gerente de Logíst ica 3

Prepara SCOP (Sistema de Control de Órdenes de Pedido)Envía al Gr i fo Municipal la aprobación a su requer imiento.

5 min


Prepara la Orden de Pedido para la empresa que abastece de combust ible.

Orden de Pedido

2 Copias 5 min

Secretar ia – Gr i fo Municipal

5

Real iza carta formal de pedido de combustible a l proveedor

Carta Formal 1 Orig inal 5 min

6

Escanea la carta formal de pedido y la envía por correo electrónico al proveedor de combustible.

5 min

Técnico Administrat ivo – Sub

Gerencia de Logíst ica

7

Veri f ica, supervisa que la entrega de combustible se real ice correctamente.Recibe factura emit ida por proveedor y lo entrega al Técnico Administrat ivo responsable. ( I r a l paso 9 )

2 horas


Inic ia e l procedimiento de descarga de combust ible.

1 hora

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Técnico Administrat ivo I I – Sub Gerencia de

Logíst ica

9

Genera la orden de compra para su pago y le entrega al Sub Gerente de Logíst ica

15 min


Firma Orden de Compra. Orden de Compra

2 Copias 5 min

Sub Gerencia de Contabi l idad 11

Real iza el devengado de compra.

5 min

Sub Gerencia de Tesorería 12

Real iza el giro de la Orden del comprobante de pago.

2 horas

Sub Gerencia de Logíst ica 13

Real iza el pago al proveedor.

1 hora

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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DIAGRAMA DE FLUJO

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Cód. Proc. : MPI-GRIM-02


2. DESCARGA DE COMBUSTIBLE


Determinar establecer medidas de seguridad para la descarga de combustible.



República. Ley- 26221-CONGRESO: Ley Orgánica de Hidrocarburos Ley-29969-2012-CONGRESO: Modifica Ley FISE 29852 Art 4-5 Ley N° 29852. Ley que crea el Sistema de Seguridad Energética en Hidrocarburos y el Fondo de

Inclusión Social Energético. D.S. N° 043-2007-EM: Reglamento de Seguridad para las actividades de hidrocarburos. D.S. N° 043-2008-EM: Reglamento del artículo 11 del Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica

de Hidrocarburos. D.S. N° 015-2011-EM. Disposiciones para la aplicación del Art. 6° del TUO.


El administrador del grifo supervisa la instalación, conexión y toma todas las medidas necesarias para la descarga segura de combustible.


Compra de combustible


Oficina Grifo Municipal, Sub Gerencia de Logística

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DESCARGA DE COMBUSTIBLE




Supervisa la insta lación de la manguera de descarga y la manguera de recuperación de vapores.

2 min


Supervisa la conexión del cable de t ierra para evi tar estát ica y prepara el ext inguidor contra incendios.

2 min


Supervisa la ubicación de los conos de seguridad para evi tar que algún vehículo se estacione cerca.

2 min

Administrador Gri fo 4Real iza la medición de los tanques para tomar nota de los saldos in ic ia les

5 min


Supervisa descarga, compart imiento por compart imiento.

1 hora

Responsable de la Cisterna 6

Movi l iza c isterna para que los residuos se asienten en los compart imientos.

5 min


Real iza la descarga f inal de saldos de combust ib le de todos los compart imientos.

5 min


Real iza la medición de los tanques para conf i rmar la total idad del volumen adquir ido.

2 min


Firma guía de t ransport ista, guía de remisión de la Sub Gerencia de Logíst ica.

Guía de RemisiónGuía de

t ransport ista

1 Orig inal 2 min


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DIAGRAMA DE FLUJO

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3. VENTA DE COMBUSTIBLE


Determinar los pasos para la venta del producto, asimismo delimitar, establecer coordinaciones entre áreas involucradas.



República. LEY- 26221-CONGRESO: Ley Orgánica de Hidrocarburos LEY-29969-2012-CONGRESO: Modifica Ley FISE 29852 Art 4-5 Ley N° 29852. Ley que crea el Sistema de Seguridad Energética en Hidrocarburos y el Fondo de




El Operador del Grifo Municipal realiza rendición de cuentas de lo vendido en su turno.Existe crédito MPI, para los servidores de la Municipalidad y crédito a empresas que prestan servicios y proveen bienes a la Municipalidad (Gerencia de Inversiones).


Stock de combustible para ventas.


Oficina Grifo Municipal.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO VENTA DE COMBUSTIBLE



Operador – Gri fo Municipal 1

Ingresan mediante usuario y password al s istema del Gri fo Municipal y ver i f ican los saldos in ic ia les del contador mecánico.

2 min

Cl iente 2 Sol ic i ta Combust ib le 5 min

Operador – Gri fo Municipal

3 Operador at iende al c l iente/usuar io, e l producto que desea adquir i r , cant idad y modal idad de pago.Dependiendo de la modal idad, decide el sub- proceso: Contado o Crédito.

Contado:- Marca la cant idad en

soles/galones del t ipo de combust ib le que el c l iente requiere comprar .

- Sol ic i ta el pago por el despacho de combust ible, sel lando cada bi l lete recib ido.

- Despacha el combust ible sol ic i tado.

- Emite comprobante de pago: Factura o boleta de venta, según lo requiera el c l iente.

Crédito:- Se at iende para

crédi tos a terceros y consumos internos del municipio, ver i f icando su vale de combust ib le.

- Marca la cant idad en soles/cant idad de combust ible requerido y abastece el vehículo.

- Llena la plani l la contómetro; Real iza anotación de la p laca en el s istema del Gr i fo Municipal .

10 min

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Operador – Gri fo Municipal

4

Real iza la toma de medida del contador mecánico, lo ingresa al s istema así como los vales recib idos.

5 min

5

Al c ierre ver i f ica la venta con la suma tota l de dinero, vales vendidos y documentos de crédi to, real izando la comparación entre el t icket emi t ido por el s istema del Gri fo con la plani l la contómetro.Final iza sesión del s istema

5 min

6

Recuento de monedas y bi l le tes y lo entrega al Administrador o lo deposita en la caja fuerte, dependiendo del turno.

20 min


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DIAGRAMA DE FLUJO

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4. RECAUDACIÓN DE EFECTIVO


Verificar el total de efectivo recaudado y resguardar los depósitos realizados por las ventas realizadas durante el día, incluyendo los vales de crédito interno MPI (abastecimiento y unidades móviles) y crédito entregado a empresas.







El operador deposita el dinero en la caja fuerte del Grifo Municipal, para que el Administrador del grifo realice revisión, verificación de la liquidación y de la conformidad mediante un informe diario y reporte de ventas para realiza el depósito.


Llenar la planilla de contómetro, ingresar al sistema y validar turno.


Oficina Grifo Municipal, Gerencia de Administración Financiera (Sub Gerencia de Tesorería)

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

RECAUDACIÓN DE EFECTIVO



Operador – Gri fo Municipal 1

Cada Operador entrega l iquidación de efect ivo de ventas de su turno correspondiente, en formato de l iquidación de turno con copia, a l Administrador del Gr i fo o lo ingresan a la caja fuerte.

5 min


Custodia el dinero en la caja fuer te de todos los turnos del día.

XX

Técnico Administrat ivo – Gri fo Municipal 3

Real iza informe diar io y mensual del total vendido junto a la c inta test igo, entregada por cada operador.

Informe diar io, Informe mensual

1 hora

Técnico Administrat ivo – Gri fo Municipal 4

Real iza la ver i f icación de los valores, entregados en cada turno.Separa los valores por denominación.

3 horas

Administrador Gri fo 5Supervisa y ver i f ica el conteo de valores.

30 min

Administrador Gri fo 6Real iza el l lamado a Serenazgo.

2 min

Serenazgo 7

Genera garant ías para el desplazamiento del Administrador a l banco.

10 min

Administrador Gri fo Municipal 8

Real iza el depósito del dinero en el banco.

35 min


Entrega el voucher y parte d iar io de cuentas, en la caja centra l de la MPI.

Parte d iar io de cuentas

1 Orig inal 3 Copias

10 min

Cajero - Tesorer ía 10Recepciona voucher y parte d iar io.

Parte d iar io 1 Copia 5 min

Administrador Gri fo 11 Entrega el parte diar io de ventas y vales de crédi to a la Sub Gerencia de Logíst ica.

Parte d iar io 1 Copias 5 min

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Entrega copia del par te e informe diar io a la Sub Gerencia de Contabi l idad.

Parte d iar ioInforme

2 Copias 5 min


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DIAGRAMA DE FLUJO

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ATENCION Y SEGUIMIENTO DE CREDITOS OTORGADOS MPI Y TERCEROS(EMPRESAS QUE LABORAN CON LA GERENCIA DE INVERSIONES Y TRABAJADORES MPI)


Verificar los montos totales de los créditos otorgados para las unidades móviles de la MPI o a empresas de terceros, para realizar los correspondientes descuentos o verificación del consumo, respectivamente.



República. LEY- 26221-CONGRESO: Ley Orgánica de Hidrocarburos LEY-29969-2012-CONGRESO: Modifica Ley FISE 29852 Art 4-5 DS-0043-2007-EM: Reglamento de Seguridad para las actividades de hidrocarburos. Directiva Nro. 02-2007-A-MPI


Elaboración del consolidado del total de créditos entregados por el Grifo Municipal a las unidades móviles de la MPI y a las empresas externas que trabajan para la MPI (Gerencia de Inversiones).


Emisión y recepción de vales de crédito


Oficina Grifo Municipal, Gerencia de Administración Financiera (Sub Gerencia de Logística, Sub Gerencia de Contabilidad, Sub Gerencia de Tesorería)

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ATENCION Y SEGUIMIENTO DE CREDITOS PARA INTERNOS Y TERCEROS



Técnico Administrat ivo 1

Crédito a terceros:Real iza la suma consol idada de los crédi tos entregados en el Gri fo Municipal hacia terceros

5 min

Administrador Gri foMunicipal 2

Crédito a terceros:Revisa el informe que describe el monto sumado de todos los crédi tos entregados a terceros

Informe de crédi tos

1 Orig inal 5 min

Técnico Administrat ivo 3

Crédito a terceros: Real iza la facturación de la suma total por empresa y prepara informe a la Sub Gerencia de Tesorería.

Informe 1 Orig inal 1 Copia

2 horas


Revisa la facturación emit ida

Crédito a terceros: Entrega informe con las facturas emit idas, a la Sub Gerencia de Tesorería.

Elabora boletas de venta por cada empleado y emite un documento a la Sub Gerencia de RRHH para el descuento del personal en plani l las.

Informe 1 Copia

5 min

30 min

10 min

Sub Gerencia de Tesorería 5

Crédito a terceros:Real iza descuento a las empresas externas, según la facturación recib ida por el Administrador Gri fo Municipal

XX

Sub Gerencia de RRHH 6

Crédito a terceros:Real iza el descuento al personal de plani l las.

XX

Administrador Gri fo Municipal

7 Créditos MPI:Entrega diar iamente a la Sub Gerencia de Logíst ica todos los crédi tos MPI

10 min

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atendidos durante el día anter ior .

Técnico Administrat ivo -Sub Gerencia de

Logíst ica

8

Créditos MPI:Recepciona y real iza la c lasi f icación por área u of ic ina de los vales diar ios atendidos por e l Gri fo Municipal y emit idos por Logíst ica.

1 hora

9

Créditos MPI:Real iza el consol idado de todos los vales en forma quincenal y e leva informe a la Sub Gerencia de Logíst ica

Informe 2 Copias 2 horas


Revisa informe y lo deriva a los Giradores

Informe 2 Copias 10 min

Girador -Sub Gerencia de

Logíst ica11

Recepciona el informe consol idado de los crédi tos otorgados en la quincena y e labora las órdenes de compra (funcionamiento e inversiones).

InformeOrden de Compra

2 Copias 30 min

Técnico Administrat ivo – Gri fo Municipal

12

Recepciona y revisa la orden de compra de combust ible, emit idas por la Sub Gerencia de Logíst ica.

Real iza facturación, prepara informe a la Sub Gerencia de Logíst ica para que real ice el t rámite de cobranza.

InformeOrden de Compra

1 Orig inal 1 Copia

20 min


Revisa la facturación emit ida y entrega el informe.

Informe 2 Copias 2 horas


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DIAGRAMA DE FLUJO

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5. SERAFINEO MENSUAL (CALIBRADO DE MANGUERA DE DESPACHO)


Constatar el volumen entregado de petróleo a los clientes







La verificación del volumen de combustible despachado, se realiza mediante el serafineo, el cual mide la cantidad de combustible emitido por las mangueras del surtidor de combustible. Este procedimiento debe ser supervisado por el Administrador Grifo Municipal, un responsable de la Sub Gerencia de Logística y la Sub Gerencia de Contabilidad; verificando así que la cantidad de combustible emitida por cada manguera sea retornada al tanque subterráneo de cada combustible, una vez culminada cada prueba.


Requerimiento del servicio de Serafineo


Oficina Grifo Municipal, Gerencia de Administración Financiera (Sub Gerencia de Logística, Sub Gerencia de Contabilidad)

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SERAFINEO MENSUAL (CALIBRADO DE MANGUERA DE DESPACHO)



Técnico Administrat ivo - Gri fo Municipal

1Elabora requerimiento de Seraf ineo en el SYSREQ

30 min


Revisa y da Visto Bueno al requerimiento

5 min

Sub Gerencia de Logíst ica 3

At iende requer imiento, informando su aprobación.

5 min


Programa el día y coordina con el encargado del servic io, técnico responsable de logíst ica y técnico responsable de contabi l idad

1 hora

Empresa encargada del servic io 5

Coloca conos de protección en el lado del sur t idor durante la prueba de cada lado.

Real iza las mediciones en baja y a l ta velocidad.

Anota en el informe los índices de var iación del seraf ín en cada descarga

Veri f ica en re lación a los estándares.

1 hora 30 min


Si es necesario un ajuste rompe el precinto de seguridad y real iza el ajuste necesario.Coloca otro precinto de seguridad.

Técnico Administrat ivo – Sub

Gerencia de Logíst ica

7

Real iza la supervis ión del procedimientoComprueba que el combust ible retorne a los tanques

Técnico Administrat ivo -

Contabi l idad8

Real iza la supervis ión del procedimientoComprueba que el combust ible retorne a los tanques

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Supervisa procedimientoComprueba que el combust ible retorne a los tanques


Entrega informe al Administrador Gri fo Municipal

Informe 1 Orig inal 10 min


Registra en el l ibro de SERAFINEOFirma acta de conformidad

Acta Conformidad

1 Orig inal 30 min

Técnico Administrat ivo –

Logíst ica12

Registra en el l ibro de SERAFINEO – Logíst icaFirma acta de conformidad

Acta Conformidad

1 Orig inal

Técnico Administrat ivo –

Contabi l idad,13

Registra en el l ibro de SERAFINEO-Contabi l idadFirma acta de conformidad

Acta Conformidad

1 Orig inal 5 min


Culminado el servic io, real iza la conformidad y eleva a la Sub Gerencia de Logíst ica la Orden de Servic io para el t rámite de cancelación.

Orden de Servic io

1 Orig inal 1 Copia

15 min

Técnico Administrat ivo –Gri fo Municipal

15Elabora informe Informe 1 Orig inal

2 Copias25 min


Revisa y entrega informe a la Gerencia Municipal con copia a la Sub Gerencia de Logíst ica y a la Sub Gerencia de Contabi l idad.

Informe 1 Orig inal2 Copias

30 min


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DIAGRAMA DE FLUJO

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Documents

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