~EsSalud Segundad Social para todos

RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 1438 -GG-ESSALUD-2013

Lima, 14 de noviembre del 2013

VISTOS:

La Carta Nº 1451 -SG-ESSALUD-2013 de la Secretaría General y el Informe Técnico N° 028-GGNyP-OCPD-ESSALUD-2013 de la Gerencia de Gestión Normativa y Procesos de la Oficina Central de Planificación y Desarrollo, y;

CONSIDERANDO:

Que, mediante Ley Nº 25323, se creó el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación;

Que, mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 012-PE-ESSALUD-2007, se aprobó la Estructura Orgánica y el Reglamento de Organización y Funciones del Seguro Social de Salud (ESSALUD), considerando a la Secretaría General como órgano de apoyo de la Presidencia Ejecutiva;

Que, el literal d) del artículo 7° del Reglamento de Organización y Funciones de la Secretaría General, aprobado mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 286-PE­ESSALUD-2011 , se establece que la referida dependencia tiene por función, entre otras dirigir y controlar la formulación e implementación de las normas y procedimientos relacionados con la administración documentaría, bibliotecaria y el archivo institucional;

Que, asimismo, el literal c) del artículo 11 º del Reglamento mencionado en el considerando precedente, establece que la Oficina de Administración de la Información como unidad orgánica de linea de la Secretaría General tiene por función, entre otras, formular, proponer e implementar políticas y normas de administración de archivos y bibliotecas en el ámbito institucional, así como evaluar su impacto y cumplimiento;

Que, con Resolución de Gerencia General Nº 1437 -GG-ESSALUD-2013, se aprobó la Directiva Nº 016 -GG-ESSALUD-2013 "Normas del Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)", que tiene por objetivo establecer las normas que regulen el funcionamiento del Sistema de Archivos Institucional;

Que, mediante Carta de Vista, la Secretaría General remite un proyecto de Manual de Procedimientos de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD), el cual tiene como objetivo establecer y regular los procedimientos que se apliquen en los procesos técnicos archivísticos que se ejecutan en los archivos de la Institución;

Que, mediante Informe Técnico Nº 028-GGNyP-OCPD-ESSALUD-2013 emitido por la Gerencia de Gestión Normativa y Procesos de la Oficina Central de Planificación y Desarrollo, se concluye que el proyecto de Manual de Procedimientos - MAPRO del Archivo Central de ESSALUD, cumple con el marco legal y técnico que regula su elaboración;

~EsSalud Seguridad Social para todos

RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL Nº 1438 -GG-ESSALUD-2013

Que, en dicho contexto, resulta necesario la aprobación de un documento de gestión archivística que permita optimizar el tratamiento de los documentos en los niveles de archivo, el mismo que especifica los mecanismos para la ejecución de los procesos técnicos archivísticos que se realizan en la Institución;

Que, de acuerdo a lo establecido en el literal b) del artículo 9º de la Ley Nº 27056, Ley de Creación del Seguro Social de Salud (ESSALUD), el Gerente General es competente para dirigir el funcionamiento de la Institución, emitir las Directivas y los procedimientos internos necesarios, en concordancia con las políticas, lineamientos y demás disposiciones del Consejo Directivo y del Presidente Ejecutivo;

Estando a lo expuesto y en uso de las atribuciones conferidas;

SE RESUELVE:

1. APROBAR el Manual de Procedimientos de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD), que en anexo adjunto forma parte integrante de la presente Resolución.

2. DISPONER que la Secretaría General se encargue de la difusión del Manual aprobado mediante la presente Resolución.

REGÍSTRESE Y COMUNÍQUESE.

-1~.-RAürt.i-HÜÁPÁv.A°RAvGÁoÁ GERENTE GENERAL

ES SALUD

Mdnua dt"l Prou:d1c111en~o~ de Archivos .1e1 5.:JQUí<I Socia de S<1lud ESS/l,UD >

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVOS DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD (ESSALUD)

~EsSalud

ÍNDICE

l. Objetivo

11. Finalidad

11 1. Alcance

IV. Base Legal

v. Relación de Procedimientos

VI. Desc ripción de los Procedimientos

VII. Anexos

Anexo Nº 1 Rótulo de paquete

Anexo Nº 2 Rótulo de archivador de palanca

Anexo Nº 3 Caja archivera y rótulo

Anexo Nº 4 Inventario de documentos

Anexo Nº 5 A Inventario de transferencia de documentos (Información General)

Anexo Nº 5 B Inventario de transferencia de documentos (Inventario Registro)

Anexo Nº 6 A Inventario de documentos para eliminación (Información General)

Anexo Nº 6 B Inventario de documentos para eliminación (Inventario Registro)

Anexo Nº 7 Acta de Sesión del Comité de Evaluación de Documentos

Anexo Nº 8 Acta de Entrega de Documentos al Archivo General de la Nación

Anexo Nº 9 Formulario de requerimiento de servicio archivístico

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Jr. Domingo Cueto 120 w w w e5Solud gob pe .lesos ''lana

Uma 11 , Peru T 265 6000 / 265· 7000

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l. OBJETIVO

Manual de Procednnlt:'ntos de Archivos c1~' <;~guro So< 1.-1 de- Salud \ESSllLUD)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVOS DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD (ESSALUD)

~EsSalud ".'<, "\ 1(1 , ¡(.¡,

Establecer y regular los procedimientos que se aplican en los procesos técnicos archivísticos que se ejecutan en los archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD).

11. FINALIDAD

Proporcionar a los niveles de archivo del Seguro Social de Salud (ESSALUD) lineamientos sobre la ejecución de los procesos técnicos archivísticos.

111. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en el presente Manual son de aplicación y cumplimiento obligatorio en todos los Órganos que conforman el Seguro Social de Salud (ESSALUD) .

IV. BASE LEGAL

a) Decreto Ley N° 19414, que declara de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental de la Nación, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 022-75-ED.

b) Decreto Legislativo Nº 681 , que regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información , y sus modificatorias, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 009-92-JUS, y su modificatoria.

c) Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, y sus modificatorias.

d) Ley Nº 27056, Ley de Creación del Seguro Social de Salud (ESSALUD), y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 002-99-TR, y sus modificatorias.

e) Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación , y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 011-2006-ED.

f) Decreto Legislativo Nº 827, que amplía los alcances del Decreto Legislativo Nº 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales.

g) Resolución Jefatura! Nº 073-85/AGN-J, que aprueba las "Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional".

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Jr. Domingo Cueto 120 www essalud qob.pe Jesus 'lar a

Urna 11, Perú T. 26 5·6000 / 265· 7000

Miwuctl dt- Proc~rlr Pt~t·tu-:, dt" Arctnvoo., uc Se¡;uro Socral de Sa ud ¡ ESSl\LUD) ~EsSalud

h) Resolución Jefatura! Nº 133-85-AGN-J, que precisa que la aplicación de la Resolución Jefatura! Nº 073-85/AGN-J es para la documentación con menos de 30 años de antigüedad.

i) Resolución Jefatura! Nº 173-86-AGN-J, que aprueba la Directiva Nº 004/86-AGN-DGAI , "Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional"; la Directiva Nº 005/86-AGN-DGAI , "Normas para la transferencia de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional"; la Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI , "Normas para la eliminación de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional"; y la Directiva N° 007/86-AGN-DGAI , "Normas para la conservación de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional".

j) Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, modificado por Decreto Supremo Nº 070-2013-PCM.

k) Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 012-PE-ESSALUD-2007, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Seguro Social de Salud (ESSALUD).

1) Resolución Jefatura! Nº 076-2008-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación, y sus modificatorias.

m) Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 286-PE-ESSALUD-2011 , que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Secretaría General.

n) Resolución de Gerencia General Nº 1719-GG-ESSALUD-2011 , que aprueba la Directiva Nº 027-GG-ESSALUD-2011 , "Normas para la Formulación del Manual de Procedimientos de los Órganos y Unidades Orgánicas del Seguro Social de Salud (ESSALUD)".

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Jr. Domingo Cueto 120 www essalud c;¡ob.pe .lesus Maria

Uma 11 , Peru T 265·6000 / 265-7000

Ma 1ual de Proted1m entos de A1ch •O~ :lel SegJr O Socia de Sal.id ( !:SSALlJD)

V. RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

s.ia.ruu. HCl'fl"l'UA Ol!NE"-"L

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UHl)&O: O~a.4MICA Ot~;tM Clif ACM MSTI'\ACK>N M LJi INl'Of\MAQCN

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Mil~ual ll<! P1ocea11,.,1entos ae i\1Ch1vos d1•I S1•q11ro <.oc al ele S31UO ESSALJD)

VI. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

1.$EsSalud

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Procedlmíento Ve rsión :

ORGANIZACION DE DOCUMENTOS Mos ~Aflo ;

SECRETARiA GENERAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVOS PERIFERICOS P•glna

Objauvo: C1as1fiea1 , ordenar y s1gna1 'ª oocumentac:ióri del Seguro Social oo Sa1ua (ESSALUD)

Alcant:• Arcll voa de Gestion y Arct-.vos Per fér·eos

N• Descripc ión do Acciones Responublt

Paso

1 ldonMica Ja dOCtJmontaeoon a procesar Respons1b1e de A.tehwo de Gesbon o Arc.hivo Penreneo

2 C1as1f\ca la documantacion .segun las senes d~umen1ales contempladas en 81 Cuadro de Clas1ficaaon de Documentos Responsebl'e de Archivo de Ges~ón o Archivo Penronco

3 Dopura la documenlaoon 1nnecasanR (documenlos en blanco lo~ocop.as 1nformat1~as re Vlstas. normas legale s entre Responsable de Archivo do Gosbón o otros) Arc:hwo Penrénco

4 Ordena la documentac1on mediante el s1s;tema ¡¡lfab&tico numénco crono!Og.co o alguna combmactón de estos, según e RosponsaDlo do Archivo de Gesb6'1 o sistema mas convenlen1e Archivo Penrenco

5 Agrupa ~ documentaCJÓ:n formando paquetes debid amente rotuladOs (ver A noxo 1) d e corresponder En caso de fólderes o Responsablo del Archll<l tomos. no se considera esta acc16n Deseoncentrado o Archivo Cenual

e Su1eta el paquete COf"t nudo des·1zante utl'•zando pab lo N• 20 En caso do tofderes e tomos no se considera esta acc;on Rosponsab·a del Archivo Oesconc.enu ado o Archrvo Central

7 Coloca la doc~mentaaon en archivador de palanca (vor Ano11to 2) o ca;a archsve1a (ver Anexo 3), segUn corresPonda Responsable de Arc.hNO de Gasoon o debtdamante rowlado AIChl\IO Pef'tfénco

8 Instala las unidades da arch•vam1ento en gavetero ermano o estentef1a ccn espond1eme Responsable óo Arcl'\rvo de Gesuon o Arcnwo Penlénco

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wllEBD!iti Marn .. . 'il de Pi ocedtrrnentos de Archivos del Seguro <.ooal rt<> <.alU<1 ; F5SAl UD)

OFICINA DE ADMIN ISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

SECRETARIA GENERAL f echa.

Procedimiento ORGANIZACIÓN OE DOCUMENTOS

EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN V ARCHIVOS PEHlf Í RICO.S

UNIDAD ORGÁNICA

Rl~PON5A8ll Ol ARCIHVO [}( GES llON O AflOHVO PERlf tR.ICO

INICIO (, ·--~--./

t0[Nl IFKA lA 1 DOCUM EN IACIÓN

A PROCESAR

l CLASIFICA LA 1

OOCU~EtHACIÓN SEGUN SERIES

DOCUMENTALES

l DEPURA LA

DOCUMENTACIÓN INNECESARIA

r--- oo::f ~'º" ~ AGRUPA LA SEPARA LA

SEPARA lA

DOCUMENT AOÓN 1 QUE $E ENCUENTRA EN FÓLOER O TOMO

DOCUMENTACIÓN l DOCUM ENTACIÓN FORMANDO EN TRAMITE QUE PAQUETES NO SE ENCUENTRA

ROTULADOS EN FÓLDER O TOMO

SUJETA LOS PAQUETES CON

NUDO OESUZANTE

ooZ~~~~:CooN ooZ~~~:C1óN 1 EN CNA ARCUIVEA.A EN ARCHIVADOR DE

~lAt~

INSTALA LA UNIDAD~ DE

'-------~ ARCHIVAM IENTO I EN M OBILIARIO

CORRESPONOIHITE

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www.essalud.gob.pe

th.EsSalud

Jr. Domingo Cuet o 120 Jesús Mari" l.Jma 11, Perú T. 265-6000 / Z65-7000

Mc1nu<1l Ue P10Ledm1u:•ntf1s dP A1c.h1vos del Seguro social de Saluel ESSALUD) ~EsSalud

'C" l••·· .;.,

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

OFICINA OE AOMINISTRACIÓN DE lA INFORMACIÓN Procedimiento Vcrs16n:

ORGANIZACION DE DOCUMENTOS Mes-Al\o : SECRETARIA GENERAL EN LOS ARCHIVOS OESCONCENTRAOOS

Y ARCHIVO CENTRAL PAgina:

Objetivo : Clasificar. O(denar y signar la documentación de( Seguro Sooai de Salud (ESSALUO)

A lcance: Archivos Oesconcentrados y Archivo Central

N" De$,cripclón de Acciones Respon¡able

Paso

Identifica la documen1ac1on a procesar Responsable del Archivo

1 Desconcentrado o Archivo Central

2 Clasifica la documentación segun las senes documentales contempladas en el Programa de Control de Documentos Responsable del Archwo Oesconcentrado o Arctuvo Central

3 Depura la documentación 1nnecesana (documentos en b lanco totocop1as mformauvas revistas. normas legale s, entre Responsable del Archivo otros) Desconcentrado o Archivo Central

3 Ordena la documenlac1on mediante el sistema altabótlco numenco. cronofog1co o alguna comb1nac16n de estos, segun el Responsable del Archwc sistema mas conveniente Desconcentrado o Archivo Central

5 Agrupa !a documentac1on formando paquetes debidamente rotu ados (ver Anexo 1) En caso de fólderes o lomos no se Responsable del Archivo considera esta acción Oesconcentrado o Archivo Central

6 Su1eta el paquete con nudo deshzante utihzando pabi lo N" 20 En caso de f61deres o tomos, no se considera esta aooón. Responsable del Archivo Oesconcentr ado o Arch¡vo Central

7 Coloca la documentac1ón en ca.}3 archivera (ver Anex-o 3) debidamente rotulada Responsable del Archivo Oesconcentrado o Archivo Central

8 lns1a1a las unidades de archi.,amiento en estan1eria correspcnd1ente Responsable del Archivo Desconcentrado o Archivo Cen1ral

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www .essalud.gob.pe Jr. Domingo Cueto 120 Jesús Maria l..Jm~ ll, Perú T. 26 5·6000 / 265· 7000

r1 anu.11 d~ Pr OC{'d11111t•nto~ de /\1 cti1vos oel Seguro Social de Salud (tSSAl UD}

OFICINA Ol A0MINIS1 flACION DE LA INFORMACIÓN

SCCRE fARIA GENERAL

Proc:ed1m1ento· ORGANIZACION 0[ OOCUMlNIOS

EN LOS ARCHIVOS OESCO ... CENTRAOO.S VAROllVO CCNTRAl

UNIDAD ORGÁNICA RCSPON~ABU DEl AClRVO OOCUMENTARIO OH ÓRGANO OESCONCENTRADO

U OílCINA OC AOM INISTHACIÓN OE LA INfORMACIÓN

RfSPON!IA.8lE DE ARCHIVO DESCONCENfRAOO O ARCHIVO CENTRAL

·~--'N.,IC_10 __ )

J IO[NTIFICA LA

OOCUMtNTACIÓN A PROCESAR

ClASIFICA lA DOCUMENTACIÓN

SlGUN ~[RlES DOCUMENTALES -¡

DEPURA lA OOCUMfNlACIÓN 1

INN(Cf.SARIA

OROf~.~.A .. I ¡---OOCUME:::J

" SEPARA LA OOCUMlNIACIÓN

QUE SE: ENCUENTRA EN FOLOER O TOMO

AGRUPA LA

DOCUMENTACIÓN 1 FORMANDO PAQU(TE!ii

ROTULADOS - ¡ SUJETA LOS

PAQUr TtSCON NUDO DCSU2ANTE -----r --

COLOCA lA .1 ~----•, OOC\JM[Nf,\CIÓN EN CAIA ARCHNERA

INSTAl...A LA CAJA

1

ARCHfVERA CN ESlANl[RtA

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~EsSalud ............

Jr. Domingo Cueto 120 Jesús Maria urna 11, Perú T. 265·6000 / 265 7000

Manual de Procert1n1.entos de Archivos d~I Seguro Soual dP Salud (ESSALUD) ~EsSalud

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN Procedimiento Versión:

Mes-Año: SECRETARIA GENERAL DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Página:

Ob jetivo : !dent1f1car. analizar y determinar los caracteres interoos y externos de la documentaoón del Seguro Socjal de Salud (ESSALUD)

Alcance: Archivos de Gest1on. Archivos Penfencos Archivos Oesconcentrados 'J Archivo Contra!

N' Oescnpci6n de Acciones Responsable Paso

Responsable de Archivo de Gestión 1 Identifica la documentaaon a procesar Archivo Pentenco Archivo

Oesconcentrado o Arctvvo Central

Completa registros f ís1cos y/o electrómcos de la documentaoón a rnvel de ~eza documental (Registro de Comprabanles de Responsable de Archivo de Gestión, 2 Pago, entre otros) o sene documental (Inventario de Transferenc1e de Docurnenlos entre o tros) segun cOíresponda, (ver Archivo Penfenco, Archive

Anexo 4) Desconcentrado o Archivo Cenlral

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www essalud.gob pe Jr. Domingo Cueto 120 Jesús M.?irfa Urna 11, Perú T 265· &000/ 2&5·7000

Ma lual de P1 occ-rlUT1il~n1n1 • i1e r1rch1vos del <;,,\!""º <;oc1al de Sall d ( E SSA D

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN D( LA INíORMACIÓN

SECRETARÍA GENERAL

Proced1m1ento DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Fecha:

Pág·na·

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO PERIFÉRICO,

ARCHIVO DESCONCENTRADO O ARCHIVO CENTRAL

INICIO

1 IDENTIFICA LA

1

DOCUMENTACIÓN A PROCESAR

i COMPLETA REGISTROS

FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS DE LA

DOCUMENTACIÓN

..._ --r -FIN

/

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~EsSalud

Wl'IW essalud .gob pe Jesús Maria

1

J r. Domingo Cueto 1 20

l.Jma 11, Peql T 265·6000 / 265· 7000

Man·.ta Oe Procedm"l1~ r1t o:;. dt" A1 chivo~

del :,e )UI O SOClíll de Salu d (ESSALUD) ~EsSalud ' ..

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO : SELECCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA DE ADMINISTRACION DE LA INFORMACIÓN Procedlml•n1o Versión:

TRANSFERENCIA DE OOCUWENTOS Me1-A"o: SECRETARIA GENERAL A LOS ARCHIVOS PERIFERICOS

ARCHIVOS DESCONCENTRADOS Y ARCHIVO CENTRAL Pjg1n1 ·

ObJotivo; Descongestionar los repos1lor1os de los Archivos ce Gestton v Archivos Penfencos del Seguro SOCl&I de Salud (ESSALUO)

Alcance: Archivos de Gestlof\ )' Arc:tuvos Penfencos

w Descripción de Acciones Respons•ble Paso

1 ldentif\ca las series documentalu que hayan cump<1do el penado de re1enc16n contemplado en el Programa de Conlrol de Responsable de Archr'VO de Geshón e Documentos Archivo Penfenco

2 Agruoa la documentaCiÓn formando paquetes debfdomente rotulados (ver Anoxo 1), ce corresponder En caso de fólderes o Responsable de Archivo de Cest100 o 1omo1 no .se cons1aera esta acaon Archivo Penf9nco

3 Su,eta el paquete con nudo deshumte utlhz.ando pabilo N 20 En caso de lólderH o lomos, no se constdera esta aCCIOn Responsabi.e de Archivo de Ges~cn e Arctuvo Penfenco

4 Registra la doeumentac1on en el lnven1ano de TransforenCJa de DoC\.lmen1os que consta de lnlormaoon General (ver Anexo Responsable de Archivo de Oest10n e 5 AJ e Inventario Registro jver Anexos 5 B) Archr~o Penfenco

5 Coloca la documentaoón en archivador de palanca (var Anexo 2) o ca,a aJChlVl:lfl (ver Anexo 3), segun corresponda, Responsable de Archivo ae Gos1.16n o debidamente rotulado Archivo Penfi!nco

Sol1c11a af Jefe de unidao org8nica responsable aet ace.rvo documenlano. en caso de Archivo Penfenco o Arc:tuvo Jefe de unidad Q(9an1ca cuya 6 Oesconc.entr1do al que pen.enece o al Jefe de la Oficina de Adm1ru.straetón de la 1nlcrrnac.ion. en caso de Arctuvo Cen1.1a1 la

transferencua oo documen101 segun el Clooograma Anual de Transferenc.a de Documentos documentee>ón $4''ll lranslenda

7 CofltJ8 la documenlaoón propliesta con et 1nven1ano de TranrerenCla de Oocumenlcs En caso de ex.sbr observac~nes se Respoo$abl'e de An:tuvo Penfenco

Archivo Oosconc4Sntrado o A.tc.Nvo

6

requiere la subsanaaon de las m1~as Cel"ltral

Entrega al Responsable del Archivo Peflf9nco. A1ch.ivo Oesconcentrado o Archivo Central según corresponda las unidades Responsable de Archivo de Gestion o da arch1vam1on10. 1nve111anos y ret¡listros a ntvet de pieza documenls1 ylo sene documental, de corresponder A1eh1vo Penfc!tr1co

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www.essalud.Qob pe Jr. Domingo Cueto 120 Jes üs Marr.., l.Jma ll, Peni T. 265·6000 / 265 7000

1

r-tanual oe P oced1m1entos de Archivos cel Seguro Soual d~ Salud (ESS/\LUD ) ~EsSalud

OFICINA OE AO~l~!STRACIÓ'4 DE LA llljfORMACION

SCCIU TARIA G(Nl RAl

Proced m.t tHO TRA'1SF[R{NCIA 0( OOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS PíRIF (RICOS. ARCIUl/O\ OESCO~CI Nl RAOOS V ..\flOi l\10 C[NTAAl

JHI

UNIDAD ORGANK'..A A .,.RA~SHRIR DOCUMENTOS

IUSPOlllSA8t[ Cl ~ROtlVO

T ) IDl~nflCAlAS

SERIES

OOCUMCNTAlH ~ SC<:iUN PROGRAMA OE CO'iTROl DE DOCUMENTOS

i ~[PARA lA

DOCUMENTACIÓN QUtSE

t.NCUl NTHA lN

f ÓlQ[R 0 TOl'..10

AGRUPA LA OOCUMlNTACIÓN

FORMANDO PAQUlTES

ROTUlAOOS r SUJCTA LOS

PAQU[TlS CON NUDO DESLIZANTE

! ~---~ ~~~~~~~~I~~

RCG15lRA lA j DE TRAl'.SFERENClll - 1-

COLOCA 1.A j DOCUMENTAtlON

(.N CAfA AAOUVERA

SEPAAA lA 00CUM( fljlACIÓN EN TRÁMITE QUE NO SE

ENCUfNTflA EN IÓlOCR O TOMO

C.OLOCA LA OOCVMl,.NTACIÓN

EN AACHfVA.DOA 0( PAL.ANCA

T --¡~---+--~

SOLICITA 1 TRAtvSFERENCtA DE

OOCUMlNTOS. t+----+------------------~

UNIDAD ORGAAICA RI SPONSA8U Oll ACf RVO OOCUt"4CNT ARIO OH ÓRGANO

Ol5C0 NC('11flAD0 U OF ICINA 0[ AOM:NtS.TRAOÓN 0( LA INFORMACIÓN

RESPOl'~SABtE OE ARCHrvO PEftlF(RICO, ARCHIVO OESC0"4CENTl\AOO

O t.;ROHVO CENTRAl

'~- ·f ~--~~~~~~!

COTE JALA ~

ENTF.EGA lA OOCUMlNlACIÓN,

INVCNTARIOS V REGISTROS

FIN _)

Página 12 de 33

1

www .essalud.gob, pe

DOCUt./[NTACIÓN PROPUESTA CON El

ltWENTAfUO

1

Jr. Domingo Cuet o 120 Jesús Maria urna l l, Perü T. 265·6000 / 265 7000

"-1an: .. Hlf de µroced11"1e,., tos de Archivos. del Segu1 o Social de Salud 'tSSALUD) 1.'hEsSalud

•• !~ )J

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO: SELECCIÓN DOCUMENTAL

OFICINA DE AW NISTRAC16r. DE LA INFORMACION Proc•d1mtento Versión:

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Mes·Al'lo. SECRETARIA GEl<ERAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

O ARCHIVOS REGIONALES P6glna :

Objet ivo: Oeseonuesuonar los reposaonos do los Arctuvos Desconcenlradoa y ArchivQ Cen11a1 del Seguro Soaa! de Salud (ESSALUO)

Alcance: Archivos Dlsconcen1rado1 y Arch1vo Central

Nº

Paso Oeacnpc1ón de Acciones Responuble

1 ldentilica las senes documentales de va.lOr p•rm1nen1e que hayan cumpl do e· penado do retenc16n contemplado en e Responsable ae Archivo Oesconcentrado Programa de Con1rol ae Documentos o Archivo Central

2 Agrupa la documenlacion formendo paquetes debidamente rotulados (ver Ane x.o 2) de comnponder En caso de f61dores Responubfe de Arc:tuvo Desconeontrado o tomos no se considera esta lllCC16n o Archivo Cenl/al

3 Su,eta el paquete con nudo deslrzanle ut1hz:ando pabi·o N 20 En caso de tólderH o tomos rio se considera esta ac~6n Responsable de Archivo Dfueoncenlrado o Ardw.ro Centn11

4 Reg1s1ra 11 documentaCiOn en el tnyen1ano de Trat\srerenaa de Oocumen1os ~uo con1t1 de lnformacion Gene1al (ver Respons.aole de Archivo Oesconcentradc Anexo 5 AJ e lm-enlano Regi stro (ver Anexos 5 8) o Archivo Central

5 COioca la documen1ac1ón en C3J8 arct11Yera (Yor Anoxo 31 deblrJamenle rclutat11 Responsable de Areh1vo Oesconcentredo o Arch ivo Central

Soho1a ar Arch ivo General o~ la Nac10n en caso d• Sede Central y Ó~ainos Oesconcentrados que se encuentren ubicados Secreiano General Carente o 01recoón 6 en Uma Metropol.itana o Atch1YO Regional respectivo en caso de Organos Oe1eoncen1rados segUn corresponda, la de Orgeno Oesconc:enlnldo lransferenoa de doc;umentcs segun el Cronograma Anual de Transferoncie de Documentos

Enltega al Archivo General de fa Na~on en caso de Sece Central y Organos Oeaconcentrados que se encuentren ubicados Responsable de ArchlVO Oesconcen1r.1dc 7 en uma Meuopoltt.ana o Archivo Reg1on.I respeC11Yo. en caso de Órganos Oesconcentrados. segun corresponda. las

unidades de •rchrvam ento 1nvent.anos y reg1s1t01 e nNel de p ez:a documental Y'º serle documental, de corresponl1et o Arell1YO Centra'

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www.essalud.Qob pe Jr. Dom ingo Cueto 120 Jesús Mari• u rna 11 , Peru T. 265·6000 / 265 · 7000

M.anual de Pto<cdirrnentos de Ar cn1vos del Segur o :.oc al de Sallld ( icSSALUO)

OFICINA OE ADM INISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

SECRETARIA GENERAL

Proccd!m1ento T RANSFERENCIA OE DOCUMEN TOS

AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN O ARCHIVO REGIONAL

Fecha

Página:

1.$. EsSalud

-SECRUARIA GENERAL, G~RENC IA O

DIRECCIÓN DE ÓRGANO

DESCONCENTRADO

UNIDAD ORGÁNICA RESPONSABLE DE ACLRVO DOCUMCNTARIO DE ÓRGANO

DESCONCENTRADO U OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORM ACIÓN

lfFE

SOLICITA TRANSFERENCIA DE

DOCUMENTOS -~

RESPONSABLE DE ARCHIVO DESCONCEN TRAOO O ARCHIVO CENTRAL

SEPARA LA

DOCUMENTACIÓN

QUE SE ENCUEN l RA

EN FÓLOER O TOMO

'---l-Nl~C-10 __ )

¡ IDENTIFICA LAS

S[Rl[S

DOCUMENTALES

SEGÚN PROGRAMA

DE CONTROL DE

DOCUM ENTOS

·i AGRUPA LA

DOCUMENTACIÓN

FORMANDO

PAQUETES ROTULADOS

SUJETA LA

DOCUMENTACIÓN

CON NUDO

DESLIZANTE

REGIJRA LA

1 DOCUMCNTACIÓN

'-----~,

1 EN INVENTARIO DE

'-~~1i IA

COLOCA LA 1 DOCUM ENTACIÓN

EN CAJA ARCHIVERA

1

ENTREGA LA

DOCUMENTACIÓN

AL ARCHIVO

GENERAL OE LA

1

NACIÓN O ARCHIVO

REGIONAL

FIN ....... ____ _

Página 14 de 33

J

www.essalud.gob pe Jr. Do mingo Cueto 120 Jesús Morfa Urna 11 1 Perú T. 265·6000 / 265 · 7000

Ma~ual de P1 oced111 ~nto~ de Ar< 11vo' del Sr.guro Social ae Salud ( ESSALu D) ~EsSalud

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO: SELECCIÓN DOCUMENTAL

OFICIN" OE AOlllNISTRAC1ÓN DE LA INFORMACIÓN Procedimiento Vera Ión·

Mes·A~o: SECRETARIA GENERAL EUMI NACION DE OOCUYENTOS

P•glna:

Objetivo Descongestionar los repos110flos de los Archr-'OS Oesconcentrados y Archivo Central del Seguro Social de Safud (ESSALUO)

Alcanco: Archivos Oesconcentradcs y Archivo Centra!

N• Oeacrtpelón de Acciones Respons•ble

Paso

, ldonLhca las senos documentales de valOf temporal que hayan cumpltdo el penodo de retenc.ón contemp'ado Ml e 1 Re$ponsable de Archwo Oesconcentraóe

2

3

•

5

6

7

B

Programa de Control de Documentos o Archwo Central

Agrupa la documentac1on formando paque1es deb demente rotulados (ver Anoxo 11 do eorrespondet En caso de f61deres o Responsable de Areh1vo Oesconcentradc tomos no se considera esta acc1on o Archivo Centraj

Sujeta el paquo1a con nuco des·1zante ut1 •zanao pabilo N• 20 En caso de rotderes c. tomos, no se cons1aera esta acaón Responsabkt de Archivo Oesconcentrado o Archvo Central

Registra la documentacu)n en el Inventar io de El mmaooo ao Documentos que consta de lnformaoon General (ver Anexo 6 Responsable ae Archtvo Oe.sconcentraó< AJ o lnvenlano Reg•&lto (ver Anexos 6 B) o ArctMvo Central

Coioco la documontoci6n en sacos de pohprop¡leno debldamonlo 1dentif1cados Responsable de Arc.hlvo Oeseoncentrado o Archivo Central

Sol•clla al Archivo General de la Nac1on en caso de Sede Cenlral y órganos Desc.oncentradoa que se encuentren ubicados en Lima Metropolitana o Archivo Reg onaJ respec11vo. en ca'° de Oroanos Oesconcentrados segun corresponda la

Seaetano General Gerente o O.recci6' ai.Jlonzatf6n pata la ehm1naoon oe doct.l'Tlantos segun el Cronograma AnuaJ do Ehrr.1na~n de Oocumeotos ad1untando e t do Orgeno Desconeenttado ln'lentano de Ekm1naeton de Documentos las muestras documenta es y el Acta del Comité de Evaiuac1on de Documentos

(ver Anexo 71 de c0tresponder

Co0fd1na con el supeMsOf as.gnado por el Arctl,vo General de la Nacaón o Archivo Rag1onal. segun correspo'1da Responsable de Archivo Oesconcentradc o Arci"11Y'O Central

Entrog.a al Archivo General de la Nacion, en caso do Sede Central y Ófganos Oesconcontrados que se encuentren ubicado! Responsable de Archivo Oesconcentradc en Urna Metropolllana o Arcruvo Regional respectivo, en caso de Órganos Oesconcenltados, egUn corresponda la

doci.xnentac16n propuesta para su el1m1nac16n firmando el Acta de Entrega ele Oocumen10.s (vor Anexo 8) o Archivo Cenlral

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www.essalud.Qob.pe Jr. Domingo Cueto 120 Jesús Maria Uma 11, Peru T. 265-6000 / 265 7000

Manu~I d~ P eicechm1t>~:os de Arch1»os ocl Seguro <;o, •I clt' S•·ud , ESSA-U::))

Of.Cl\ft OE <\OM1\.1STRACtÓ'\ Ol lJI. INFORMACION

SECRETAR!.< GE,EllAl Fec.h•

Procrd 1n1cnto- EL1"'41NACIO'V DE OOCUM{f.,¡TQ'i

SlCRllARIA GENCRA l GERFN CIA 0

DIRECCIÓN DE ÓRGANO

DESCONCENTRAOO

J[f[

SOLICITA J TRANSFCRl.\CIA Ol

OOCUMlf\TOS

-~r --

UNIDAD ORGANICA RESPONSABlE DE ACERVO OOCUMCNlARIO DE ÓRGA'O

OE SCONCENTRAOO U QJICINA Dl ADMINISTRACIÓN DE LA l\lFOR.\1ACION

RfSPONSABlC DE ARCHIVO DESCO,CENTRAOO O ARCHIVO CEN 1 RAl

l~ICIO

IDENllflCA LAS SERIES

OOCUMENlAllS SEGUN PROGM'1A

OE CO'lfTRO~,?.E I OOCUMl~

¡ SEPARA lA 1 AGRUPA lA

DOCUME,,TACl(h DOCUMENlACIÓN (4UE SE ENCU ENlllA FORMANDO EN FólOEROTOMO PAQUETES

~ SUJl!A lA

DOCU'1(NTACIÓN CON NUDO OlSlllANIE

AEGIS llA lA OOCUMENTA0ó1'

'-----+- EN INVE.~TARIO DE TllANSHRENCIA

.....__ "' COlOCAlA

OOCUMENlAOÓ"

l EN U" DAO DE AflCHIVA.Ml(NTO

COORDINA CON El SUPERVISOR OH

ARCHIVO GENERAL DE lA NACIÓN O

ARCHIVO REGIONAL

ENIREGA lA OOCUME NTAQÓN

Al AftCHIVO GlNERAl DE lA

'AClÓN O ARCHIVO REGIONAL

l Fi' )

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www essalud.gob.pe

~EsSalud

Jr. Domln90 Cueto 120 Jesús Mario LJma 11 , Perú T. 265·&000 / 265 7000

'•'anu<'I <Ir. íl oc c1tutu t->1nnc, de J\rct11vos, c!t"I :;~ywo ~vcial c1t' ",alud 1 t:SSALIJD.) ~EsSalud

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

OFICINA DE ADMIN•STRACIÓN DE LA INFORMAClóN Procedimiento Versión·

SECRETARÍA GENERAL CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS MDS·A"'o:

Piglna .

ObJCttvo: Mantene1 la 1nlegudad f1sica del soporte y la 1nformac1on do la documentación del Seguro Soc1al de Salud (ESSALUD)

Alcance· ATcht\/OS de GestJOn Arch1vos Pontencos Arctwros Desconcenuados y Archivo Cenlfal

N" O.scripc16n de Acciones Responsable

Paso

E¡ecuta las acoones correspond1en1es a la conservac1on de documentos en cumpl.m1en10 de la normat1vidaa <Jrch1v1st1ca Respoosab1e de Archrvo de Gesuon

1 Archivo Penfénco, Arct.vo v~cnte

Oesconcentrado o Archivo Central

2 Supervisa los archivos do unidades orgom-cas órgano de Adm1nstracon da Archivos

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www .essalud .gob.oe

Jr. Domingo Cueto 120 Jesús Maria Urna 11, Peró T 265-6000 / 265-7000

MdmJ.31 de P1 oced1m1entos de Archivos Ocl Seguro Social OE' Sdllld 'fSSALUD)

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

SECRETARÍA GENERAL Fetha .

Procedimiento: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Página:

ÓRGANO DE ADMIN ISTRACIÓN DE RESPONSABLE DE ARCHIVO DE GESTIÓN,

ARCHIVO PERIFÉRICO, ARCHIVO

th..EsSalud

ARCHIVOS DESCONCENTRADO O ARCHIVO CENTRAL

INICIO ./ '

~ EJECUTA LAS

ACCIONES DE

CONSERVACIÓN DE

DOCUMENTOS - r- -

SUPERVISA LA

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN

LAS UNIDADES

ORGÁNICAS -_ ¡-FIN 1

' ____ ,,,

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1

Jr. Domingo Cuet o 120 www.essalud .gob pe Jesus Marra

l..Jma 11, Perú T 265·6000 / 265-7000

M11rni ti de P1•1<.~~111rnentos de A1ch1vo~ del !>eguro ':>oc .JI de S<1h1<I fSSl\l IJD) ~EsSalud

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO: SERVICIO ARCHIVÍSTICO

Procedim iento Ven1i6n OFICINA DE >.DMINISTRACIÓN DE lA INFORMACION

SERV!CtO ARCHIVISTICO Mes·Año: SECRETARIA GENERAL (PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS) PAglna·

Objetivo. Poner a d1spos1cion de usua11os internos y externos la documonlaaon del Seguro So~al de Saiud (ESSALUO)

Alcance; Archivos Penfencos. ArcNvo.s Oesconccntraoos y Archivo Cer tral

N" Oescn pcf6n do Accion es Responsable Paso

1 Sohcna al responsable del Archivo Penfenco. Arch 1-wo Desconc.e n1rado o Archivo Central, segun corresponda préstamo o

Usuano intemo o e.x:temo consulta de documentos mediante el Formutano de Requenm1en.to de Serv1c10 Arc:h1vistJco (ver An exo 9)

Rosponsable d e Archivo Pe11fénco 2 Ubica e l documento so14c1lado Archivo Oesconcen1rado o Arel> ve

Central

Entrega el documento a l usuano, preva sus01pci6n de- Formvt3r'10 de Requentruen:o da SeMCtO Arch v1st1co De requenr e 1 Responsable de A1Ch1YO Penfénco 3

4

5

prestamo dei OOC\lmento POf un pertOdo mayor a Q1...11nce (15) dias nabt.les la comunicara med ante correo elecuón1co Arch11tO 09sconcentrado o Arcl>vc d111g1ao al responsabre del Arctwo Penfenco. Archt1Jo Oesconcentrado o Archivo Centrar segun correspo11da Contr.ll

De1Juej\19 el documen10 vencido el penado do pres1amo o culminado el uso del doc1.1mento. pre \11& suscnpc1on do Usuano Interno o externo

Formutano de Roq-uenm1ento de Serv1C10 Arch1vi st t00

Respunsab'e de Arctuvo Penf8nco Coloca al documento on la unidad de an:hwam.ento correspondiente Arcntvo Oesconcentrado o Arel.ve

Cenlnll

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www essalud.oob pe Jr. Domingo Cueto 120 Jesus Maria Urna 11, Pen:i T 265 6000 / 265 7000

11ar11 •• a1 c3e P o:-t:dtrr ent s. df"' 4rcrw.;os <111 <;, U" o C:.G<1 1· d~ S..,ILtl ( ESS ALUD)

OFICINA DE ADlll'INISTRACIÓN Df LA .NfORMACIÓI'.

SECRETARIA GENERAL Fech•

Proced1m1ento: SERVIDO ARCHIVÍSTICO (PRlSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS) Pagina•

~EsSalud

USUARIO INTERNO O EXTERNO RESPONSABLE DE ARCHIVO PERIFÉRICO, ARCl11VO DESCONCENTRADO O

ARCHIVO CENTRAL

INICIO

SOLICITA

PR~STAMOO CO'llSULTA DE

DOCUMENTOS

REQUIERE MAYO~ PERIODO DE

RtsTAMQ.

DEVUELVE EL DOCUMENTO

SI

COMUNICA

AMPl•ACIÓ'll DE PERIODO DE

PR~STAMO

1

Página 20 de 33

UBICA EL DOCUMENTO SOLICITADO - J

ENTREGA

DOCUMENTO SOUCIT ADO AL

USUARIO

COLOCA El DOCUMENTO El'.

UNIDAD DE

FIN

www essalud.gob pe

Jr. Domingo Cueto 120 Jesus r-1.,,1. L.Jma 11, P,.ru T 265 6000 / 265 7000

f"'dnu.11 c .. P ott!d1rn ent os d~ Archivos del :.egur o Soc1,11 de <;cllud 1 f S<;fl, UD\ ~EsSalud

~ ¡ •

PROCESO TÉCNICO ARCHIVÍSTICO: SERVICIO ARCHIVÍSTICO

OFICINA DE AOM NISTRACIÓN DE LA INFORMACION Proced1m1ento Vers ión·

SERVICIO ARCHIVISTICO Mes-A~o:

SECRETARIA GENERAL (ATENCIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS! P;\glna:

Objetivo: Poner ad spos100n ae u suarios miemos la documentac1on dol Seguro Social de Salud (ESSALUO)

Alcance: Archrvo.s Penféncos Arch¡yos Oesconcentrados y Archivo Central

N' Oescr1pción de Acciones Responsable Paso

1 Sol1cita al responsable del Archivo Penfenco, Archivo Oesconcentrado o Arcn1vo Central, segun corresponda documento

Usuano interno d1gna1izado mod ante correo eiectrórwco

Responsable do Archivo Penfeneo 2 Ub•ca e l documento soliotado ArcAvo Desconcentrado o Are.havo

Central

Responsable ce Archvo Penleneo 3 Env1a el documento soha tauo mechante correo electr0n1eo Archivo Des concentrad<> o An:hlYO

Central

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www .essalud.gob.pe J r. Domingo Cueto 120 it!süs Marfa Lma 11, Perú T 265 6000 / 265 7000

1

1 1

M•%~1 <Je P1oc;,d11nientos de Archivos 0111 SeQuro Soc1.>I de 5,1l11d • fS<;Al IJDi ~EsSalud

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

SECRETARIA GENERAL Fecha

Procedomoento· SERVICIO ARCHIVfSTICO (ATENCIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS) Página

USUARIO INTCRNO RESPONSABLE DE ARCHIVO PERIFÉRICO, ARCHIVO DESCONCENTRADO O

ARCHIVO CENTRAL

INICIO -i -

SOLICITA DOCUMENTO DIGITALIZADO

MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO

1

... UBICA

DOCUMENTO SOLICITADO

l ENVfA DOCUMENTO

SOLICITADO

i 1 FIN '-

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1

Jr. Domingo Cuet o 120 www.essalud .oob.pe l@slis María

Lma 11 , Penl T 265 6000 / 265 7000

VII. ANEXOS

EsSaJud ~J'ldad S0c"11 p.>r• IO<I~

ÓRGANO:

UNIDAD ORGÁNICA:

SERIE DOCUMENTAL:

t"'anu<ll Oe P• OCt!dlll'Ht"lllU~ de Arc.h1VO":t dPI <;egwo Socio rlc Salud (tS~A U::>¡

ANEXO Nº 1

RÓTULO DE PAQUETE

*"*EsSalud

SEGURO SOCIAL DE SALUD

CAJA N ° EJ PAQUETE N°

CORRELATIVO DE SERIE DOCUMENTAL:

FECHAS EXTREMAS:

OB SERVACIONES:

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1

J r. Do m ingo Cueto 120 www .essalud gob pe Jesus Maria

L.ma JI, Perú T 26 5·6000 / 265 7000

/G.~' , ( _:'"" - , 0 \,I

.,: GG

~' ....... .... ~ º ~ e~< , J' $'JO·->O ~

Ma 1ual d?. Procedl 111e·1t os de IV chivo' r1él <;t•guro Social dP S~lud t ~ SSALUO)

ANEXO Nº 2

RÓTULO DE ARCHIVADOR DE PALANCA

E u ri N

EsSalud Se9ur1cMd Social para todos

1 UNIDAD ORGÁNICA

(Anal 20)

2 SERIE DOCUMENTAL

(Anal 18)

3 RANGO (Arial 16)

4 FECHAS EXTREMAS (Arial 16)

5 Correlat1Vo de (Anal 40)

archivador de palanca

7 cm .

1. Registra la denominación de la unidad orgánica. 2. Registra la denominación de la serie documental.

Es Salud St'9ur1d<1d Social p.:ira to<1~

GERENCIA DE PATRIMONIO Y

SERVICIOS

ÓRDENES DE S l= R\/l r.I()

001 - 040

ENERO - FEBRERO 201 0

~EsSalud ~ •l ,,, ~ " · ' •

3. Registra el tipo de ordenamiento aplicado a la serie documental: Numérico, alfabético o combinación de ambos. 4. Registra las fechas extremas de los documentos. 5. Registra el número secuencial de la unidad de archivam1ento

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1

Jr. Domingo Cueta 120 www es"Salud.gob pe Jesús M.irfa

Urna 11. Perú T 26 S 6lXXJ / 265· 7000

14 5

cm

t-"anudl c1t:> P•Olt-l1111ltt'r':05 ch"' Arth1vo ... ~el '>~guro ~0(1,)1 áe ~al ll d ,ESSllLUDI

ANEXO N° 3

CAJA ARCHIVERA Y RÓTULO

· ·~

26cm ~ J '--~------'::7/ .--. 2'0, ... --+

\

0RGANO:

UNIDAD ORGÁNICA:

SERIE DOCUMENTAL:

CORRELATIVO N':

FECHAS EXTREMAS:

DOC. DE REMISIÓN:

14cm -----------+

~EsSalud ... ,,

1. La transferencia de documentos al Archivo DesconcentradD o Archivo Central, según corresponda, se realiza con cajas archiveras, que son adquiridas por cada unidad orgánica, según las medidas que se indican.

2. Las unidades orgánicas que posean documentación de mayor tamaño al A4 deben modificar las d1mens1ones establecidas para la caja archivera considerando el tamaño del documento a conservar en la misma, en coordinación con la Oficina de Administración de la Información de la Secretaria General.

3 En relación a la Planoteca , Archivo Fotográfico, Archivo Audiovisual , entre otros las unidades orgánicas deben coordinar con la Oficma de Administración de la Información a efectos de determinar la unidad de archivamiento correspondiente.

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1

Jr. Domingo Cueto 120 www.essalud.oob pe Jesús Maria

Uma 11, Perú T. 26 5·6000 I 265 7000

".<j . PERÚ ~Tul>IJO y Promodóndcl En1"oo

~EsSalud 1.ÓRGANO

2.UNIOAO ORGANICA

3.00CUMENTO OE TRANSFERENCIA:

4.ELABORAOO POR:

1. Registra la denominación del órgano.

loGll* .

2. Registra la denominación de la unidad orgánica 3 Registra el documento con el cual se realizó la transferencia.

P.1ln t de Pror-:(!1m erto~. rlt4 Au h1~os úPI St"l''"' Soc1a1 ae Sa wl í S'>A 111 1

ANEXO Nº 4

INVENTARIO DE DOCUMENTOS

4. Registra el nombre del personal encargado de elaborar el inventario. 5. Registra el número de caja. 6. Registra el número de paquete, fólder o tomo. según corresponda, de forma correlativa. 7. Registra la denominación de la serie documental. 8 Registra la numeración extrema de los documentos. 9 Registra las fechas extremas de los documentos.

~EsSalud

.... de . . . PP

1 O. Registra la cantidad de folios contenida en el paquete, fólder o tomo. según corresponda Dicha foliación es requerida en comprobantes de pago, expedientes judiciales, procesos de selección, legajos de personal, entre otros.

11 . Campo para ser llenado por el archivo receptor de los documentos 12. Registra alguna caracteristica especial que presente el documento (formato A3, originales. fotocopias. detenoro. documentos faltantes, entre otros).

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1

Jr. Domingo Cueto 120 W\\W essalud ¡¡ob.oe Jesús M.>ña

Urna 11 , Peni T. 265·6000 I 265· 7000

Manual de P•uccd11111ePto~ de Ar<..l nvo., éel Seguro Sooa de Salud 'ESSA.u:n

ANEXO Nº 5 A

~EsSalud

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (INFORMACIÓN GENERAL)

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

INFOFtJ«CtON CtNl:RAL

t SECTOR.

.t.EN'TIQl.O.

J.ORGA...O

.t. Ut.1°"-0 OACAHICA

!. DATOS OC LA ACMISION

5.1 AÑO

5.Z REMl!llON N"

l . OCSCAJPCIÓN OENERAl DE OOCU~E~Oa 0E ARCHIVO A TRANSFCAIRSC

1 MCTROI LINCALCI DE OOCUMENTOS OE A.RCHIVOA JRANSíERtRSC~

1 LUGAR'( FECHA. ti LUOAR Y FECHA

lf •-vSd~¡ "•- -t.!id tl

AHCHJYO REMITUfTti NtCHIVO ft.(CliPTOR

1 Registra la denominación del sector al que penenece el Seguro Social de Salud (ESSALUD). 2. Registra la denominación de la Entidad: Seguro Social de Salud (ESSALUD). 3. Registra la denominación del órgano. 4. Registra la denominación de la unidad orgánica cuya documentación va a transferir. 5. Registra datos de la remisión.

5 1. Registra el año en que se realiza la transferencia. 5.2 Registra el número de transferencia que se realiza en el año.

6 Registra las senes documentales y fechas extremas 7 Registra la cantidad de metros lineales de documentos y unidades de archivamiento a transferir. 8 Registra el lugar y fecha de procedencia de la transferencia, firmada por el responsable del archivo cuya

documentación va a transferir. 9. Registra el lugar y fecha de recepción de la transferencia, firmada por el responsable del Archivo Periférico, Archivo

Desconcentrado o Archivo Central, según corresponda.

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1

Jr. Domingo Cueto 120 www.essalud .gob.pe Jesús Maria

lJma 11 , Penl T. 265·6000 / 265 7000

Manu.!I ch~ Pror<,dm11('ntos oe Archivos del 5egui o Sou~I rl•· 5rlluci (ESSALUD) ~EsSalud

ANEXO Nº 5 B

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (INVENTARIO REGISTRO)

1.0RGANO·

2.UNIOAO ORGANICA;

3.El.ASORAOO POR;

1. Registra la denominación del órgano. 2. Registra la denominación de la unidad orgánica. 3 Registra el nombre del personal encargado de elaborar el inventario. 4. Registra el número de caja. 5. Registra el número de paquete, fólder o tomo. según corresponda. de forma correlativa. 6. Registra la denominación de la serie documental. 7. Registra la numeración extrema de los documentos. 8. Registra las fechas extremas de los documentos

',,

......... de .......... pp.

9. Registra la cantidad de folios contenida en el paquete. fólder o tomo, según corresponda . Dicha foliación es requerida en comprobantes de pago, expedientes judiciales, procesos de selección, legajos de personal, entre otros.

1 O Campo para ser llenado por el archivo receptor de los documentos. 11. Registra alguna característica especial que presente el documento (formato A3, originales. fotocopias, deterioro. documentos faltantes, entre otros).

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1

Jr. Domingo Cu8to 120 www.essalud.9ob.p" .lesus Marfa

l.Jma 11 . Peni T 265·&000 I 265 7000

Marua ce Proced1m1entos de Archivos cel Seg~ro Socia' dt' Sdlud ESSA~UD) ~EsSalud

ANEXO Nº 6 A

INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA ELIMINACIÓN (INFORMACIÓN GENERAL)

INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA ELIMINACIÓN

INFORMACIÓN GENERAL

.. PP

1 Saeto' · 8. Autoriuc1ón de eliminación de documentos del Arctuvo General de 1.1 Nación

2 Entidad

3. Órgano ;

1 1 RHoluc1on Jelatural:

4. Unidad Ofginica 1.2. Sesión da C om111\ Ucnico de Ar chivo•:

t. "· . · ...

5. Jefe del Órgano de Adm1n1strac1ón de Archiv os

l . Dirección:

1. Dtsctfpclón oenefal de documentos a 1hm1narn:

10. Met101 '4nHIH de documentos a ellmh11rse:

t 1. Lugar V fecha:

Jefe del Órgano de Admlnlslr1clón da Archivos

Registra la denominación del sector al que pertenece el Seguro Social de Salud (ESSALUD). Registra la denominación de la Entidad: Seguro Social de Salud (ESSALUD). Registra la denominación del órgano.

4. Registra la denominación de la unidad orgánica cuya documentación va a eliminar. 5. Registra el nombre del Órgano de Administración de Archivos correspondiente. 6. Registra la dirección del Órgano de Administración de Archivos correspondiente. 7 Registra el te léfono del órgano de Administración de Archivos correspondiente. 8. Campo para ser llenado por el Archivo General de la Nación o Archivo Regional. 9. Registra brevemente las series documentales y fechas extremas. 10. Registra la cantidad de metros lineales de documentos a eliminar 11 Registra el lugar y fecha. firmada por el Órgano de Administración de Archivos correspondiente.

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1

Jr. Domingo Cueto 120 www essalud 9ob.pe Jesus Maria

Jma 11, Peru T 265·6000 / 265· 7000

Manual de· Prorcd1m1en:cs oe Arch1· .. os del Seguro Soe1.1I di' Salud (éSSALUD) ~EsSalud

1.ÓRGANO:

2.UNIOAO ORGÁNICA:

ANEXO Nº 6 B

INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA ELIMINACIÓN (INVENTARIO REGISTRO)

de .... pp

3.~ÚMERO~EUNIAO :- . ------ . .,-- - ~. S.FECHASExTREMAS ... T _- ·:_--. - ··-:·; OEARCHIVAMIENTO : 4.SERIESOOCUMENTALES ~-·-e:.-.-:..=~~~_._ ·-:.;:~~!· . &.OBSERVACIONES :

-·- .. -~ . • ~- .. __ ·-· _ __ _ ___ l ___ DEL · " Al ..• : .:: _:.: ·- _ . _:__ __ :~¡

1 Registra la denominación del órgano. 2. Registra la denominación de la unidad orgánica. 3. Registra el número correlativo de las unidades de arch1vam1ento de la documentación a eliminarse 4. Registra las series documentales que conforman cada unidad de archivam1ento. 5. Registra las fechas extremas de los documentos. 6. Registra alguna caracterísltca especial que presente el documento (formato A3. originales. fotocopias, deterioro, documentos faltantes. entre otros).

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1

Jr. Domingo Cueto 120 www.essalud.gob.oe Jesús Mar1a

l.Jma 11, Peni T 25 S 5000 I 255· 7000

Ma1u.1ill de Proccd1m1eotos de Archivos de' SrGwo Social de Salud (ESSALU::> ~EsSalud

ANEXO Nº 7

ACTA DE SESIÓN COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS

En la ciudad de Lima, siendo las .... .. ... . horas del día .......... del mes de .......................... ... del año 20 .. .. .. .... , en .. .. ... .. .. ........ .. .................. .... ....... , ubicado en .. . .. . .. . .. . . .. .. . . . . . . .. . . . . .. . . .. . .. . .. .. . .. .. . . .. . .. . . . . . . .. . . . . .. .. .. . .. . .. .. . . . . . .. . . .. . . .. . . . . del distrito de .. . .. .. .. .. .... ...... .. ....... de la provincia de .. ... . .. ......... .. ........... y departamento de .. . .. .. .. ... . .. . .. .... .... .... , se dio inicio a la Sesión del Comité de Evaluación de Documentos, conformado mediante Resolución de . . .. .. .. ... . .. . . .. .... . ... . ... (Presidencia Ejecutiva, Gerencia o Dirección de Órgano Desconcentrado) N° .. . ... .. .................... ........ .. ... .... .. .. ., de fecha .......... de ... ... .. . ......... ........... de 20 .......... , con la asistencia de los siguientes miembros:

• Señor ......... .. . .. .. .. ... ... .. ... . ...... .. . .................... , representante de .. . .... .... ...... ... .. .. ...... .. ..... .............. .... .... (Alta Dirección, Gerencia o Dirección de Órgano Desconcentrado) . quien actüa como Presidente.

• Señor .. . ... ... ......... .. ....... ... ...... ... ..... ...... ... . .. . .. , representante de . ... .. .. ....... .. . .... ..... .. .... ... ........ .. .. ... ... ..... (Oficina Central de Asesoría Jurídica o quien haga

• sus veces en los órganos Desconcentrados). Señor

evaluada). (unidad

representante orgánica cuya documentación

de será

• Señor ....... . .... ...... . .. ..... . .............. .. ... .. ... .. ...... , representante del Órgano de Administración de Archivos, quien actüa como Secretario Técnico.

Agenda:

Acuerdos:

No habiendo más asuntos que tratar y siendo las .. .. .. . . .. horas del día ... .. .. . .. del mes de ............................ del año 20 .......... , se da por concluida la Sesión del Comité.

En señal de conformidad, suscriben la presente acta en original y cuatro (04) copias, las siguientes personas:

Sr ............... ..... .... ................ . .... .. Representante

(Alta Dirección, Gerencia o D1recc1ón de órgano Desconcentrado)

Presidente

Sr ................ .. .... .... ... .... .... . ... ...... . Representante

(Unidad orgánica cuya documentación se evalúa)

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Sr. .. .. .......................... ................. . Representante

(Oficina Central de Asesoria Jurldica o quien haga sus veces en los Órganos

Desconcentrados)

Sr ..................... .. .................... . Representante

Órgano de Administración de Archivos Secretario Técnico

1

Jr. Domingo Cueto 120 www.essalud gob pe Jesus 'la,.;a

Uma l l , Po!ru T 265·6000 / 265 7000

Mani.al dt" Prou•<f11n1t•ntos de Archivo~ d<' <;~guro SOCO.ll ue SdlUd (fSSA lD

ANEXO Nº 8

ACTA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

~EsSalud

En la ciudad de Lima, siendo las .......... horas del dia .......... del mes de ............................. del año 20 ... ....... , en ..... ......... ................................ .... , ubicado en . . . . . . . . . ... .... . ........... ........ ... .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .. . .. . .. . . .. . . . . .. .. . . . . . . .. . . . .. . .. . del distrito de ... ... ... ..... ... ... .......... de la provincia de ... ... .. ...................... y departamento de ... ........................... , se dio inicio a la entrega de documentos al ... .. ... . ...... ...... .. ................... (Archivo General de la Nación o Archivo Regional) para su ... ........................ (transferencia o eliminación), contando con la asistencia de las siguientes personas:

• Señor ....................................... ...... .............. , identificado con DNI. ....... .. .... ................ , Presidente del Comité de Evaluación de Documentos (en caso de haber realizado el proceso técnico archivistico de eliminación según Disposición Transitoria).

• Señor ......... ... .. ..... .. ........ . .... ......................... , identificado con DNI. ... ... .... . .. .. ...... ........ , representante del Seguro Social de Sa lud (ESSALUD),

• Señor ......... .. .. ... .... .. ................. ... ... .............. , identificado con DNI. ....... ...... .............. ·• t

representante del . . . .. . . .. . . . .. . . . . . . . ... . .. . . . . . . . .. . . . . . . (Archivo General de la Nación o Archivo Regional).

Acto que se desarrolla en cumplimiento a la Resolución Jefatura! de .. ... .. ... .................... (Archivo General de la Nación / Archivo Regional) Nº .... ...................... ...... ...... .... ........ , de fecha ......... . de ............................. de 20 ......... ., que resuelve aprobar la eliminación de los documentos, cuya solicitud de eliminación tramitó el Seguro Social de Salud (ESSALUD) con el Expediente Nº ... ... ............ ......... ., de fecha .......... de ........ ... .... ... ........... de 20 ... .. ..... .

A continuación se describe la documentación que es materia de entrega:

TOTAL

Después de efectuarse la entrega de la documentación al representante del .... ... .. ................. . ....... .. ...... (Archivo General de la Nación o Archivo Regional), no habiendo más asuntos que tratar y siendo las .... ...... horas del dia .......... del mes de ......... ......... .. ......... del año 20 .......... , se da por concluida la entrega de documentos para su ..... .. ..... . .. .. .......... (transferencia o eliminación).

En señal de conformidad suscriben la presente acta en original y tres (03) copias, las siguientes personas:

Sr....... . .. ... . .... . .................. . S r .............................................. . Representante

Seguro Social de Salud (ESSALUD)

Sr. . . .. ............ ... ...... .. . ........... . Representante

(Alta Dirección, Gerencia o Dirección de Órgano Desconcentrado)

Presidente

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Representante Archivo General de la Nación

www essalud.gob.pe .Jesús Mana

1

Jr. Domlngo Cu eto 1 20

Lima 11 , Perú T 265· 6000 / 265· 7000

Marn.a1 de ProcPd1n11t:n tos de Archivos del S~gu ro Soclrll d t! Sdlurl (ESSAl UO)

ANEXO Nº 9

~EsSalud •l ... ,4 ... 11.-•

FORMULARIO DE REQUERIMIENTO DE SERVICIO ARCHIVÍSTICO

· . · : . " . .' . REQUERIMIENTO DE SERVICIO. ARCHIVISTICO ".. . ~ . . : ~ '. • • ... 'J. ' ;.;,j

MODALIDAD DE SER\/lCIO REQUERIDO (Marca1 con una X)

Prestamo D Consulta D DATOS DEL SOLICITANTE

TIPO DE USUARIO Usuatio externo O Usuano interno D Nombres y apeUidos ______________________ ONI w _______ _

Un.dad a<g~mca

C~go ----------------------------------~

DATOS DEL DOCUMENTO SOLICITADO (Periodo mblmo de préstamo 15 dlas h~blles)

Para ser llenada por et Archivo Central

Detcripci6n del documento Fecha del documento Cantidad Ubl~ da follo• en Caja

Oblervaclones

ENTREGA DEL DOCUMENTO DEVOLUCION DE DOCUMENTOS

Focha Hora Fecha Hora

Firma de Sol1Gr1ante F~ma del SollGltante

Sal o y Firma • Arch1110 Sello y F•ma • ArchlllO

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1

Jr. Oon>lngo Cueto 12D www essalud.gob pe Jesús Maria

Urna ll , Perú T. 2G 5· 6000 / 255· 7DOO