“Definir necesidades de la información de la Gestión del Talento Humano, de acuerdo con los requerimientos de la organización y de las partes interesadas”

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

22 de Junio de 2013

Aplicación del ciclo PHVA en los procesos empresariales.

“Definir necesidades de la información de la Gestión del Talento Humano, de acuerdo con los requerimientos de la organización y de las partes interesadas”

IntegrantesMayra Camila Obando Blandón

Yenifer García BuelvasLuisa Aristizabal García Grassy Zuluaga Idarraga

Alison Lorena Carvajal Guerra

Instructor Vladimir Arenas Crespo

Gestión del Talento Humano

506777

SENA

2013

INTRODUCCION

A través de este trabajo se puede evidenciar la completa aplicación del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) en los procesos de algunas de las áreas de una empresa. Se tomaron en total nueve áreas; de las cuales pudimos extraer sus procesos mediante un desglose secuencial. De igual forma pretendemos enseñar la aplicabilidad y funcionalidad del mismo y su posible operación en distintos procesos de la vida cotidiana y no exclusivamente en procesos empresariales. Así, durante el desarrollo del documento; mostramos el ciclo PHVA como una herramienta que permite mejorar continuamente los espacios donde se es implementado.

JUSTIFICACIÓN

Este trabajo se realizo con el objeto de aprender la correcta implementación del ciclo PHVA.

Al finalizar un completo trabajo investigativo del ciclo, nos dimos a la tarea de realizarlo de manera correcta y detenida, para aprender la funcionalidad de cada una de sus partes, su estructura, su forma de elaboración, y demás. Todo esto partiendo de los procesos internos realizados por cada área de una empresa con fines lucrativos.

La experiencia nos permite adquirir un completo dominio del ciclo, con la posibilidad de aplicarlo en más ámbitos; no solo empresariales sino que ya dispondremos de la capacidad de implementarlo en procesos del ámbito personal, profesional y psíquico del ser; o en su debido momento hallar otros ámbitos en los cuales podremos hacer uso del mimo según sea el caso.

TABLA DE CONTENIDOTEMA

PREPORTADAPORTADAINTRODUCCIÓNJUSTIFICACIÓNTABLA DE CONTENIDO

1. CULTURA ORGANIZACIONAL 1.1 COLORES CORPORATIVOS 1.2 LOGOTIPO1.2 SLOGAN 1.4 RAZON SOCIAL

2. JURIDICO 2.1 REGISTRO Y MATRICULA EN LA CAMARA DE COMERCIO (NIT)2.2 REGISTRO EN LA DIAN 2.3 REGISTRO SANITARIO (INVIMA)2.4 PERMISOS DE PLANEACION2.5 REGISTRO INDUSTRIAL 2.6 ESCRITURAS PUBLICAS2.7 CONTRATO DE APORTACIONES2.8 LICENCIA DE APERTURA 2.9 CERTIFICACION DE LIBROS CONTABLES2.10 REGISTRO DE MARCA2.11 POLIZAS DE SEGUROS

3. CONTABILIDAD Y FINANZAS 3.1 CAPITAL 3.2 FUENTES DE FINANCIACION 3.3 ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA EMPRESA3.4 ANALISIS DE RENTABILIDAD3.5 MODELOS INTERNACIONALES DE NEGOCIACIÓN 3.6 GENERACION DE NOMINAS3.7 ANALISIS COMPLETOS DE CONTABILIDAD

4. AMBIENTAL 4.1 CUIDADO Y PRESERVACION DE LAS ZONAS VERDES 4.2 CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACION 4.3 NO UTILIZAR QUIMICOS EN NUESTROS PRODUCTOS4.4 CERTIFICACION EN PROGRAMAS DE GESTION AMBIENTAL

5. MERCADEO 5.1 PUBLICIDAD5.2 ESTRATEGIAS DE MERCADEO 5.3 PLAN DE MARKETING 5.4 ANALISIS DE DEMANDA Y ANALISIS DE OFERTA 5.5 ESTUDIO Y ANALISIS DEL MERCADO

6. PLATAFORMA ESTRATEGICA 6.1 MISION 6.2 VISION 6.3 VALORES CORPORATIVOS 6.4 POLITICAS EMPRESARIALES 6.5 DEFINICION DEL PRODUCTO O SERVICIO A SUMINISTRAR 6.6 GEOGRAFIA

7. CALIDAD 7.1 POLITICAS DE CALIDAD7.2 PROCESOS DE CERTIFICACION DE CALIDAD

8. LOGISTICA 8.1 ANALISIS DE REDES DE DISTRIBUCION 8.2 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BODEGAS 8.3 ESTABLECER LOS PROCESOS IDONEOS DEL AREA DE LOGISTICA

9. BIENESTAR SOCIAL Y GESTION DEL TALENTO HUMANO 9.1 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL 9.2 ESTABLECER LOS PROCESOS DEL AREA DE GESTION HUMANA 9.3 ESTABLECER LAS ACTIVIDADES Y TAREAS ADICIONALES DE LA GTH 9.4 SALUD OCUPACIONAL RECOMENDACIÓNESCONCLUSIONES

1. CULTURA ORGANIZACIONAL

1.1 COLORES CORPORATIVOS

PLANEAR Estudiar la psicología y teoría del color Reunir a la Junta Directiva para seleccionar los colores que van de

acuerdo con la razón social de la empresa. (Verde Antioquia, naranja, café claro, blanco y negro).

HACER Se realizó un estudio teórico completo acerca de la teoría y significado

de los colores a través del acompañamiento de un psicólogo especializado. Junto con el cual, elaboramos una lista de posibilidades en un escrito enviado a la Junta Directiva.

Se reunió la Junta Directiva para evaluar las posibilidades; de las cuales se eligieron las siguientes, gracias a la concordancia con la razón social:

Verde (Antioquia): es el color más tranquilo y sedante. Es el color de la calma indiferente: no transmite alegría, tristeza o pasión. Cuando algo reverdece suscita la esperanza de una vida renovada.

Naranjado: más que el rojo, posee una fuerza activa, radiante y expansiva. Tiene un carácter acogedor, cálido, estimulante y una cualidad dinámica muy positiva y energética.

Café: es un color masculino, severo, confortable. Es evocador del ambiente otoñal y da la impresión de gravedad y equilibrio. Es el color realista, tal vez porque es el color de la tierra que pisamos.

Blanco: El blanco puede expresar paz, soleado, feliz, activo, puro e inocente; crea una impresión luminosa de vacío positivo y de infinito. El blanco es el fondo universal de la comunicación gráfica.

Negro: Es el símbolo del silencio, del misterio y confiere nobleza, poder fuerza y elegancia, sobre todo cuando es brillante.

Estos colores fueron seleccionados según criterios organizacionales y fue redactado y organizado en un informe técnico que, posteriormente fue llevado al archivo de la empresa.

VERIFICAR

Se retomó el informe técnico como base para constatar el cumplimiento de las decisiones allí establecidas; con la asesoría del psicólogo Luis Andrés Torres Fuentes; psicólogo que cuenta con 15 años de experiencia en el tema de psicología organizacional. Contratado por prestación de servicios con una duración de 30 días.

Dentro del informe también se constata que el psicólogo hizo una presentación de 15 colores que fueron analizados y evaluados, por la junta directiva. De los cuales fueron seleccionados 5 de ellos por su cercanía a la actividad económica de la empresa.

Las reuniones tuvieron espacio de un mes y para esto se destinó la cantidad de tres millones de pesos por los siguientes conceptos:

Pago al servicio prestado por el psicólogo el cual tuvo un costo de dos millones quinientos mil pesos ($2’500.000).

Pago por concepto de papelería y alimentación; utilizados durante las reuniones.

ACTUAR Para las reuniones se solicitó la presencia de uno de los publicistas de

la empresa Coca Cola Company; La Sra. Ana María de la Fuente. Que constato la viabilidad de los colores seleccionados por la junta; y dio sus aportes para la selección de los mismos.

1.2 LOGOTIPO

PLANEAR

Contratar un diseñador grafico. Reunir a la Junta Directiva para cumplir procesos de elección del logo

(análisis de las opciones, selección y establecimiento del logotipo).

HACER Se contrató un Diseñador gráfico a través de un contrato de prestación

de servicios por un monto estimado de $2’556.000. La junta directiva con la asesoría del diseñador gráfico hizo la

selección, análisis y establecimiento del logotipo; este proceso tardo no más de dos semanas. Lo anterior se hizo valido mediante un informe elaborado durante todo el proceso.

VERIFICAR Revisando detalladamente el informe elaborado durante todo el

proceso el diseñador Alexander Velásquez con 10 años de experiencia en su labor llevo y cumplió con su tarea durante 12 días en el cual se dio una garantía de 6 meses.

ACTUAR Se solicitó al representante de la junta directiva de la empresa socia,

evaluar el eslogan establecido para la empresa y que este sí sea el adecuado y llame la atención de los clientes.

1.3 SLOGAN

PLANEAR Reunir a la Junta Directiva para hacer la elección del slogan (Análisis

de las opciones, selección y establecimiento del slogan).

HACER La Junta Directiva se reunió con la intención de analizar, seleccionar y

establecer el Slogan más apropiado para la empresa, con la asesoría del diseñador gráfico contratado, en un tiempo estimado de una semana. se hizo valido mediante un informe realizado durante el proceso y posteriormente archivado.

VERIFICAR En el informe realizado para esta actividad que se encuentra en el

archivo de la empresa se constató que en 6 días el diseñador Alexander Velásquez dicho anteriormente con 10 años de experiencia elaboro muy bien su trabajo al cuál se le realizó otro contrato de prestación de servicios con el valor de un millón trescientos mil pesos (1’300.000).

ACTUAR Se solicitó al publicista de la empresa Picture Colors, que evaluará el

slogan de la empresa haciendo los ajustes del mismo, para el éxito de la misma.

1.4 RAZON SOCIAL

PLANEAR Reunir la Junta Directiva para hacer la elección del nombre de la

empresa según el tipo de actividad económica a la que se dedique

HACER Se reunió la Junta Directiva y contó con asesoría comercial, para hacer

un análisis de la actividad económica lo cual permitió la selección del nombre de la empresa tomando como referencia el fin productivo y económico de la misma.

VERIFICAR Se tomó el informe del archivo de la empresa donde se consta todo el

proceso mediante el cual la junta directiva analizó y estableció la razón social más acorde a la actividad económica de la empresa que tardó en definirse 90 días.

ACTUAR Se solicitó al líder de la junta directiva de Avianca, para evaluar el

nombre de la empresa y para así cumplir con el logro del objetivo de la misma.

2. JURÍDICO

2.1 REGISTRO Y MATRICULA EN CAMARA DE COMERCIO (NIT)

PLANEAR Verificar la existencia del nombre Iniciar proceso de registro y matricula

HACER

La Junta de accionistas consulto la existencia del nombre para hacer la verificación de su disponibilidad por medio de la pagina web (www.camaramedellin.com.co). Y no se encontró registro de empresas ya establecidas con el mismo nombre.

La Junta Directiva presento una copia pertinente de la escritura pública otorgada por la notaria correspondiente, junto con el formulario de matrícula de sociedades diligenciado de manera con la información solicitada de manera exacta y real. Se cancelo el valor de los derechos de inscripción por la escritura pública y la matricula mercantil de la sociedad las cuales fueron liquidadas con base en el capital de la sociedad. Se diligencio el formulario adicional de registro para fines tributarios con el propósito de tramitar el número de identificación tributaria (NIT), se quedó inscrito en el registro único tributario (RUT) que lleva a la DIAN y al registro de información (RIT) que lleva a la secretaría de hacienda del distrito.

VERIFICAR Revisando detalladamente los documentos legales encontramos la

cantidad de cien millones de pesos (100.000.000) consignados por la realización de las escrituras públicas y registros que tramitó la empresa durante un año.

ACTUAR Se le solicitó al abogado de la empresa Kellogg’s, la evaluación del

proceso llevado a cabo para todos los trámites que se realizaron en  la legalización de la empresa, para su correcto funcionamiento.

2.2 REGISTRO EN LA DIAN (RUT)

PLANEAR Consultar requisitos de registro. Iniciar con el cumplimiento de los requisitos. Registrar.

HACER Se consultaron los requisitos y se encontró con lo siguiente:

Solicitar el registro, diligenciar formularios de certificación y llevar los documentos personales del representante legal.

Se cumplió con todos los requisitos, que fueron verificados por los centros de administración establecidos.

Se registró satisfactoriamente la empresa en la DIAN.

VERIFICAR Se revisaron los documentos de estos trámites que se encuentran en

los archivos permanentes de la empresa los cuales tuvieron un costo de veinticinco  millones de pesos (25.000.000) y se confirmó en el sistema que el registro si fuera oficialmente  único de esta empresa proceso que duró un año.

ACTUAR Se solicitó la presencia del señor Ricardo La Verde contador de la

empresa Mekatos para realizar la evaluación del proceso realizado para el buen funcionamiento de la empresa.

2.3 REGISTRO SANITARIO (INVIMA)

PLANEAR Consultar requisitos de registro. Iniciar con el cumplimiento de los requisitos. Registro.

HACER Se hizo el respectivo análisis de los requerimientos solicitados por el

INVIMA; los cuales fueron:

Ficha técnica de los productos (composición cualitativa de los ingredientes, material en envase, aditivo alimentarios empleados, presentaciones comerciales que se deberán hacer en relación al peso y características particulares del producto, condiciones de conservación: medio ambiente, refrigeración y congelación; tratamiento térmico al que se somete el producto: pasteurización, ultra pasteurización y esterilización.)

Flujo de proceso de fabricación, vida útil del producto, proceso de elaboración del producto, grupo poblacional, porción recomendada.

Una consignación independiente por cada producto. certificado de existencia y representación legal del titular y

fabricante o matricula mercantil. Se diligencio el formulario, la ficha técnica y los pasos se realizaron. Se recibo de pago, formulario de información y expedición del registro

sanitario.

VERIFICAR Revisando con detalle los documentos de este proceso se realizó la

consignación de diez millones de pesos ($10’000.000) y se evalúa la calidad de los productos, higiene y productividad de la empresa cada 3 meses.

ACTUAR Se solicitó asesoría del señor Carlos Villarreal para la aprobación del

proceso realizado para el registro INVIMA.

2.4 PERMISOS DE PLANEACION

PLANEAR Solicitar información acerca de los permisos necesarios para iniciar

funciones. Consultar requisitos de cada permiso. Iniciar con el cumplimiento de los requisitos. Adquirir permisos.

HACER

Se solicitó información acerca del tipo de permisos necesarios y el lugar al que se debe acudir. Se dirigió el representante legal de la empresa a las taquillas de planeación municipal, tercer piso del edificio de la alcaldía de Medellín y, consulto que los requisitos para el permiso de planeación :

Presentarse personalmente al lugar ya mencionado Solicitar el formato de recibo de obras para el diligenciamiento

de requisitos. Solicitar asesorías para anexar requisitos a cumplir. Diligenciar el formato de recibo de obras anexar la

documentación requerida. Radicar la documentación completa en las taquillas. Solicitar el número de identificación de ingreso de

documentación. Esperar la visita del servidor público de la unidad de monitoreo

y control. Se inició con el cumplimiento de los requisitos lo cual tuvo un costo de

$ 200.000, por concepto de visita de planeación; verificado por el área de contabilidad de la empresa

Se adquirió el permiso solicitado para la planeación el cual fue expuesto afuera de las instalaciones en donde se construyó y se llevó una copia al archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR Se tomo el archivo jurídico y se estudio detalladamente los requisitos

necesarios para obtener el permiso que son Planos de un Predio. Certificado de Estratificación. Copia Licencia de Construcción. Factibilidad Terreno. Modificación de una Vivienda. Material Interbibliotecario. Certificado uso de suelos Qué es el Sisben Licencia de Construcción Inconvenientes de Construcción Recibo de Obra para qué sirve la ficha Sisben Cuánto tardan en entregar la ficha del Sisben Cuándo deben ser actualizados los datos del Sisben Cómo solicito la encuesta por primera vez Cómo afilia a mi hijo menor de edadY se contrató al asesor Carlos Agudelo; por un precio de un millón doscientos mil pesos (1’200.000) por sus servicios prestados durante 4 días y todo el proceso fue correctamente realizado.

ACTUAR En presencia del jefe de logística de la empresa socia determinó y

aprobó que el trámite realizado fue el correcto para seguir con todo el trabajo a realizar.

2.5 REGISTRO INDUSTRIAL

PLANEACIÓN Consultar los requisitos de registro en la superintendencia de Industria

y Comercio. Iniciar con el cumplimiento de los requisitos. Registrar

HACER Se consultaron los requisitos y se encontró con lo siguiente:

Llenar el formulario de solicitud, el cual se encuentra disponible en www.proindustria.gov.co

Anexar copia de Cédula de Ciudadanía del representante legal y del registro mercantil

Pagar la tasa del 0.025% del capital suscrito y pagado de la empresa, dicho pago debe ser realizado en cheque certificado a nombre de PROINDUSTRIA

Se inició con el cumplimiento de los requisitos lo cual tuvo un valor de doscientos cincuenta millones de pesos ($250’000.000); verificado por el área de contabilidad de la empresa

Se obtuvo el registro de la empresa ante la superintendencia de industria y comercio lo cual fue redactado en los certificados legales de la empresa.

VERIFICAR Se reviso con lujo de detalle el documento que contiene toda esta

información la cual tuvo un valor de doscientos cincuenta millones de pesos ($250’000.000); verificado por el área de contabilidad de la empresa

ACTUAR Se pidió asesoría al gerente de la empresa Argos, para hacer una

última evaluación del proceso realizado para el éxito de la empresa.

2.6 ESCRITURAS PÚBLICAS

PLANEAR Determinar el tipo de sociedad a establecer y sus respectivos

propietarios. Escriturar públicamente ante una notaria la gestación de la empresa.

HACER Se determinó que la sociedad establecida es una de tipo anónima. Con

fines lucrativos. Y sus respectivas propietarias son: Mayra Camila Obando Blandón con identificación numero

96020627171 Yenifer García Buelvas con documento identificación numero

96101914078

Alison Lorena Carvajal Guerra con identificación numero 96061915653

Grassy Johana Zuluaga Idarraga con identificación numero 96041615378

Luisa María Aristizabal con identificación numero. Las representantes legales se dirigieron a la notaria once para

diligenciar las escrituras de la empresa: Notario: Orlando De Jesús Villada Molina. Dirección: CRA. 45 55-70 EL PALO. Teléfono: 292 55 04.

VERIFICAR Se tomó el documento del archivo donde se concretó esta información,

el proceso se llevó a cabo durante un año, y contando con la aportación de cada socia se sumo un capital de treinta y cinco mil millones de pesos (35’000.000.000).

ACTUAR Se solicitó la presencia de la Señora Martha Lucía Avalos asesora

comercial de la empresa Parmalat para contar con su aprobación y el exitoso desarrollo de la empresa.

2.7 CONTRATO DE APORTACIONES

PLANEAR Determinar la participación de los socios-accionistas en el capital de la

empresa. Elaborar el contrato de aportaciones. Legalizar el contrato.

HACER Se realizó un estudio detallado del inventario de la empresa lo cual

permitió establecer la participación económica de cada una de las socias. Concluyendo así que cada una aporto seis mil millones de pesos ($6.000’000.000).

Se elaboró un contrato en el cual se especificó la participación de cada socia y se envió una copia al archivo jurídico de la empresa.

Se legalizo el contrato.

VERIFICAR Se reviso  el archivo jurídico de la empresa donde se consolidó la

información, Concluyendo así que cada una de las socias aportó seis mil millones de pesos ($6.000’000.000)

ACTUAR Se realizó una reunión en la cual estuvo presente el subgerente

Antonio Aguilar de la empresa Colanta para  que diera la validez del proceso llevado a cabo.

2.8 LICENCIA DE APERTURA O LICENCIA DE OBRAS

PLANEAR Conocer los requisitos para expedir la licencia de apertura. Iniciar con el cumplimiento de los requisitos. Expedir la licencia de apertura Renovar la licencia cada que hayan cambios significativos, cambie la

actividad económica y varíen los titulares de la empresa.

HACER Se solicitó la información sobre los requisitos para obtener la licencia

de apertura y la licencia de obras. Se expidió la licencia de apertura. La cual se encuentra ahora en las

instalaciones de la empresa, mediante un certificado alojado en el archivo jurídico de la empresa.

Se renovó la licencia de apertura, debido a un cambio en la estructura física de la empresa. Se abrió una nueva planta la cual requería una

licencia para iniciar funciones productivas. Licencia que ahora se encuentra en las instalaciones de la empresa. mediante un certificado alojado en el archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR Se tomó el certificado alojado en el archivo jurídico de la empresa los

gastos que se efectuaron fueron por concepto de las normativas municipales y las características detalladas de cada instancia, materiales para la construcción, ventilación y de tipo mobiliario que se llevó a cabo en un periodo de 2 años.

ACTUAR Se solicitó la presencia del administrador Ramiro Bernal de la

compañía socia para que validará el debido proceso realizado.

2.9 CERTIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES

PLANEAR Determinar específicamente cuales con los libros contables. Certificar.

HACER Se realizó una reunión con el área de contabilidad en la cual se

determinó que los libros contables a establecer dentro de la empresa son:

Libro diario Libro mayor y balances Libros auxiliares. Libro de inventario y balances.

Se certificaron los libros contables a través de una validación de la cámara de comercio.

VERIFICAR

Se estudió detalladamente el funcionamiento que se le estaban dando a los libros y se encontró que este proceso duró un año y medio para obtener su aprobación

ACTUAR Se solicitó al contador de la empresa nuevo horizonte la aprobación de

los correctos libros de la empresa

2.10 REGISTRO DE MARCA

PLANEAR Presentar la solicitud de registro de marca. Consultar los requisitos de registro en la superintendencia de industria

y comercio. Iniciar con el cumplimiento de los requisitos. Registrar.

HACER Se consultaron los requisitos de registro de la marca en la

superintendencia de Industria y Comercio; se constataron los siguientes: Elegir la marca: La marca debe ser fuerte, que perdure en el

tiempo. Puede reflejar los valores de la empresa, puede contener diferentes elementos nominativos o gráficos.

Clasificar los productos o servicios: Debe elegir los productos o servicios que distinguirá la marca y clasificarlos.

Realizar la búsqueda de antecedentes marcarios: Para verificar si existen registradas o solicitadas con anterioridad

marcas iguales o parecidas que identifiquen iguales o semejantes  productos o servicios que usted pretende ofrecer.

El pago de la tasa oficial: Los trámites ante la Superintendencia son servicios que comportan un valor llamado tasa. (el pago corresponde a un 20%)

El diligenciamiento del formulario correspondiente: La Superintendencia dispone de formularios para los trámites que adelanta, los cuales incluyen toda la información y documentación que se debe aportar.

Se presentó la solicitud de registro de marca ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para registrar el nombre de la empresa bajo el concepto de marca colectiva de producción y distribución de alimentos, cumpliendo con los requisitos de presentación de la solicitud estipulados en la página web de la superintendencia; la solicitud fue impresa con copia al archivo jurídico de la empresa y enviada a la súper intendencia de industria y comercio.

Se cumplió con todos los requisitos solicitados por la Superintendencia. Se registró satisfactoriamente la marca: registro expedido mediante un

certificado que se encuentra en el archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR Se extrajo y se estudió con detalle el certificado del archivo jurídico de

la empresa el cual se demoró un año en ser tramitado y tuvo un costo por ocho millones de pesos (8.000.000) para el registro.

ACTUAR Se solicitó al gerente de la empresa argos evaluar el proceso realizado,

el cual fue aprobado por este y dictaminó que tendría un excelente funcionamiento.

2.11 POLIZA DE SEGUROS

PLANEAR Consultar los trámites de expedición de la póliza de daños de la

empresa. Tramitar la expedición de la póliza de seguros en caso de daños.

HACER Se consultaron los trámites para expedir la póliza de seguros de la

empresa. Para esto se retomo el inventario de los bienes físicos de la empresa a nivel nacional. Igualmente la aseguradora realizo un visita a las instalaciones de la empresa y verifico los inmuebles y toda la maquinaria que se inventario para ser asegurada. Posteriormente se hicieron los trámites legales con las especificaciones en las cuales el seguro entra y cubre daños, accidentes o pérdidas totales o parciales de algún artefacto y; se firmo la póliza de seguro con un costo anual de setecientos cincuenta millones de pesos ($750´000.000). Los trámites se pueden hallar en el archivo jurídico de la empresa para comprobación.

VERIFICAR Según los tramites que se hallan en el archivo de la empresa, se hizo la

respectiva consulta de cada uno de los trámites para la expedición de la póliza de seguro que solicita la empresa:

Nombre del patrono o asegurado, persona física o jurídica. Presentación de la cédula de identidad - buen estado-. Dirección para notificaciones o correspondencia, dirección

exacta del lugar de residencia del patrono o apoderado de la empresa, u oficinas, dirección por señas, indicando el número telefónico, fax y correo electrónico.

Dirección exacta donde se efectúan los trabajos. Clase de trabajos a realizar en forma temporal o permanente. Actividad económica de la empresa, indicando la actividad

principal a la que se dedica. Nombre, número de cédula, ocupación, salario de cada una de

las personas contratadas o estimación de las personas por contratar.

Nombre y firma del patrono o representante autorizado. En caso de personas jurídicas, se debe indicar la relación existente entre el firmante y la empresa (Propietario, Gerente o Representante Legal).

Para la actividad de la construcción se deberá presentar la boleta municipal original expedida por la Municipalidad respectiva en donde se indique el nombre del propietario del proyecto o vivienda y el monto(s) de la obra(s) o proyecto(s). En caso de no existir boleta municipal, por estar exonerado el proyecto de la presentación de dicho requisito, debe presentar: copia de contrato de construcción o contrato de consultoría del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos (CFIA), u orden de compra, tratándose de licitaciones o contratos directos.

Para la emisión o reexpedición de pólizas permanentes de construcción y de existir proyectos al momento de emitir el seguro, deberá presentar el formulario “Declaración para actualizar el monto asegurado en proyectos de construcción”, el cual se encuentra disponible en la página Web del Instituto Nacional de Seguros o en cualquiera de sus Sedes en todo el país.

Los seguros que la empresa requiere son: seguro contra incendios industrial y comercial, seguro de robo local comercial, seguro de cosechas, seguro de cargas y seguros de equipo electrónico; teniendo en cuenta una revisión del inventario para verificar los bienes contenidos en el inventario para ser asegurados correctamente. Posteriormente se firmó la póliza de seguro con un

costo anual establecido de setecientos cincuenta millones de pesos ($750´000.000).

ACTUAR Con la asesoría de un revisor fiscal enviado por el grupo Cristian Liarte

Abogados S.A, se hizo la revisión y fue establecida y dio veracidad de que la póliza de seguro se encontraba bien estructurada y verificó que el valor de la póliza sea justo y real.

3. CONTABILIDAD Y FINANZAS

3.1 CAPITAL

PLANEAR Determinar la cantidad de recursos actuales (inventariar) Determinar la cantidad de recursos faltantes.

HACER Se realizó un inventario con ayuda de la Junta Directiva, en la cual se

determinó la cantidad de bienes de tipo monetario y físico con los que cuenta la empresa actualmente; y de igual forma se hicieron evidentes los recursos de este mismo tipo faltantes. El inventario se redacto en un documento que se distribuyó a todos los socios junto con una copia al archivo financiero de la empresa.

VERIFICAR Se tomo una copia del documento distribuido que informo a todos los

trabajadores de la empresa sobre el cual se especificó cada uno de los detalles considerados necesarios de saber por éstos, su elaboración

duró 3 años y tuvo un costo por papelería, tinta y energía de doscientos mil pesos (200.000).

ACTUAR Se solicitó al jefe de logística de la compañía socia para dar su

aprobación del proceso que realizamos para el éxito de la empresa.

3.2 FUENTES DE FINANCIACION

PLANEAR Buscar medios de financiación para los recursos faltantes y futuros

proyectos.

HACER A través del inventario de capital realizado; los socios se dieron a la

búsqueda de entidades que patrocinaran y financiaran a la empresa en el desarrollo de proyectos productivos de interés económico. Búsqueda que tardo 5 meses en la cual se obtuvieron resultados favorables:

Se acordó con la empresa Alpina un patrocinio de un año por concepto de asesorías. Patrocinio validado mediante un contrato.

Se pudo realizar un contrato de financiación con el banco de Bogotá por un monto de 500.000.000 para destinarlos a maquinaria y mejoras en la infraestructura.

VERIFICAR Detallando el procedimiento que se encuentra en la lista de chequeo de

la empresa, se muestra que este proceso tuvo 5 meses de elaboración

y planeación y así se realizó la planeación por un año o sea una financiación a corto plazo.

ACTUAR La evaluación y aprobación del proceso fue realizada por el señor

Carlos Arturo Buelvas jefe de logística de la empresa Caffe Express asegurando el excelente trabajo realizado.

3.3 ESTRUCTURA FINANCIERA DE LA EMPRESA

PLANEAR Estudiar los problemas de carácter financiero. Integrar a las estrategias de la empresa los objetivos financieros (Para

maximizar las utilidades). Reunir a la Junta Directiva para definir el grupo encargado de tomar las

decisiones financieras “Grupo de decisiones” (evaluar costes, inversiones, financiaciones, beneficios, aceptación de proyectos, etc.)

HACER Se realizo una reunión de Junta Directiva y junto con la ayuda del área

de contabilidad y finanzas de la empresa se realizo un estudio detallado de los problemas de carácter financiero de la empresa. Encontrándose la empresa en un estado financiero favorable y con pasivos de poca cuantía. Se realizo durante el espacio de la reunión la selección de las personas encargadas de tomar las decisiones financieras y de seleccionar los proyectos productivos de surgimiento continuo dentro de la empresa. Este estudio se realizo en una sola reunión y se puede constatar mediante un informe completo de la reunión en donde se especifica punto por punto de los temas tratados

durante la reunión junto con los resultados y tiempos de votación de los miembros para la elección del grupo de decisiones.

VERIFICAR Se tomó el informe donde consta que se realizó el estudio

ventajas y desventajas para la empresa se puntualizó en la cantidad requerida de recursos, cuanto se requería, quién dio de recursos y a que fuentes recurrimos, donde se conseguirán y en qué condiciones, Inversión de los recursos más productivas y obtención de los recursos de la manera más económica pero de excelente calidad.

ACTUAR Se solicito la presencia del gerente de Bancolombia para que diera su

aprobación de la estructura financiera y este dijo que con la cantidad de recursos financieros necesarios para el desarrollo de la empresa y los proyectos planteaos la empresa tendría una muy buena productividad y expansión.

3.4 ANALISIS DE RENTABILIDAD

PLANEAR Estudiar detalladamente los factores que ventajas y desventajas frente

al mercado que se pretende abordar.

HACER Se realizó una reunión de Junta Directiva que conto con la participación

de analistas internacionales, que dirigieron la reunión. Se analizaron los factores que podían producir ventajas y desventajas más próximas a influir en los procesos productivos de la empresa; y según lo anterior se elaboraron 5 proyectos productivos de implementación inmediata; los cuales ahora mismo andan en fase de prueba.Toda la reunión se estructuro en un informe detallado; en el cual se encuentran los factores y los proyectos elaborados durante la misma. El informe se halla en el archivo financiero de la empresa.

VERIFICAR En el informe financiero de la empresa se evidencia que los proyectos

productivos fueron: desarrollar el talento, aprender, atender primero la demanda natural, prestar atención en los cambios de los gustos de los

clientes y conocer la competencia, proceso que se llevó a cabo durante 2 años.

ACTUAR Se pidió consejo al especialista de la CCM (cámara de comercio de

Medellín) la evaluación de los proyectos el cual los aprobó y realizó los aportes necesarios para lograr una mayor efectividad de estos.

3.5 MODELOS INTERNACIONALES DE NEGOCIACION

PLANEAR Hacer un análisis de los mercados extranjeros. Establecer modelos de negociación con otros países.

HACER Se realizo una investigación de mercados extranjeros, a la cual se le

aplico un proceso de análisis, proyección, evaluación y selección de mercados; para llevar a cabo posibles planes de negociación con empresas extranjeras. Todo esto se realizo con la ayuda del analista de bolsa especializado Andrew Lang. El proceso investigativo tomo el tiempo de 5 meses y se puede evidenciar en videoconferencias dictadas a los empleados de finanzas de la empresa por parte del Sr.Lang y también de informes de reunión donde reposa información crucial de los mercados seleccionados por la Junta.

Se trató de crear modelos de negociación con algunos países europeos; en los cuales se llevan a cabo hasta ahora algunas negociaciones de exportación e importación de productos fructíferos anualmente. Todo el proceso de negociación efectuado hasta ahora está contenido en informes y actas; mientras que se pueden hacer efectivos los contratos definitivos.

VERIFICAR Se revisó detalladamente este proceso el cual tuvo duración de 5

meses en el cual se tuvieron gastos de dos millones de pesos (2’000.000) equivalentes al papel, tinta, llamadas al extranjero y elementos utilizados  en las reuniones.

ACTUAR Se realizó una junta con las empresas a realizar las negociaciones y

estas lo aprobaron por tal motivo que se empezaron a tramitar los papeles para realizar los debidos contratos.

3.6 GENERACION DE NOMINAS

PLANEAR Recolectar e ingresar a la base de datos la información para generar la

nomina quincenal. Gestionar la información obtenida y emitir la nomina.

HACER Se realizaron planillas de recolección de novedades; las cuales se

entregaron a los supervisores de cada área para ser diligenciadas. Las planillas reunieron parte de la información requerida para elaborar la nomina quincenal de los empleados, la otra parte fue obtenida por parte de la revisión de los programas de ingreso y salidas de los empleados, revisión de programas de afiliación bancaria y de seguridad social a nivel nacional, etc. Toda la información se puede encontrar en videos, registros contables, las planillas antes mencionadas y documentos legales (en caso de deducciones por deudas con bancos, o demandas por alimentos o cualquier otro concepto).

Se gestionó la información obtenida; a través de programas contables. Esta información fue revisada y aprobada por el director de contabilidad de la empresa a nivel nacional. Posteriormente se emitieron las nominas quincenales y se realizaron los respectivos pagos. Se puede encontrar la información en el archivo magnético de la empresa.

VERIFICAR Tomando el archivo magnético de la empresa se verificó que en total

se entregaron 15 planillas en las cuales está constatada la información necesaria y justificada del pago de nómina.

ACTUAR El encargado de evaluar este proceso fue el señor diego torres

contador de la empresa Colanta y el valido el proceso anteriormente realizado.

3.7 ANALISIS COMPLETOS DE CONTABILIDAD

PLANEAR Definir las áreas que intervienen en el proceso contable. Recolectar la información de cada área. Gestionar la información de cada área. Emitir la contabilidad.

HACER Se realizo un estudio en el cual se determino que todas las áreas de la

organización; participan del proceso contable; por ende todas deben presentar informe diario de sus novedades financieras. Información presentada a través de planillas especialmente diseñadas por el área de contabilidad para cada área de la empresa. Estas se llevan a contabilidad diariamente y son posteriormente almacenadas en el archivo financiero donde son agrupadas las planillas mes a mes. Esta decisión fue tomada mediante una reunión de Junta Directiva y se puede constatar en el acta 1309 de 2013 contenida en el archivo financiero de la empresa.

Se recolecto la información de todas las áreas. Se analizó y se ingreso en los libros y programas contables de la empresa.

Se le dio el debido proceso a la información a través de procesos de cálculos matemáticos aplicados para arrojar resultados contables.

Se emitió una contabilidad con la cual se realizo un análisis de Junta Directiva junto con el área de finanzas lo cual permitió elaborar planes de reducción de costos y gastos mensuales de la empresa. Estos

planes se encuentran contenidos en informes que fueron aprobados y llevados al archivo financiero de la empresa.

VERIFICAR Se efectuó la revisión del acta 1309 de 2013 donde participan las 10

áreas de la empresa, las planillas tardaron tres meses en ser estructuradas y cuentan con una vida útil de 30 días y la se evaluó que los costos, gastos  mensuales de la empresa equivalen a veinte millones de pesos (20.000.000).

ACTUAR Se solicitó la presencia del administrador de Parmalat que evaluó y

aprobó el trabajo realizado.

4. AMBIENTAL

4.1 CUIDADO Y PRESERVACION DE LAS ZONAS VERDES

PLANEAR Construir hábitos empresariales para el cuidado del medio ambiente.

HACER Se realizo una encuesta a los empleados de las plantas y las

sucursales para averiguar sobre las áreas de mayor contaminación a las zonas verdes de la empresa. Finalizando este proceso con una reunión de Junta Directiva en la que se analizo la información obtenida por las encuestas donde se hallaron 24 propuestas de hábitos, de las que fueron seleccionados 10 de implementación fija en la empresa. Para darlos a conocer se llevaron a cabo reuniones informativas a nivel nacionales. Toda esta información se puede verificar a través del informe arrojado por la reunión y las planillas de asistencia de las reuniones.

VERIFICAR Se retomó el informe dado por la reunión de la junta directiva para dar

cabalidad al proceso, con la ayuda del Señor Jorge Mario Tobón Gómez conferencista e instructor sobre el cuidado del medio ambiente; el cual cuenta con 30 años de experiencia en dicho tema. Esta actividad duro 3 días y se designaron para tal un millón de pesos ($1’000.000) los cuales fueron distribuidos de la siguiente manera:

Bonificaciones por las encuestas realizadas quinientos mil pesos ($500.000).

Refrigerios para los empleados encuestadores ciento cincuenta mil pesos ($150.000).

Se pago al Señor Jorge Mario Tobón por servicios prestados la cantidad de trescientos cincuenta mil pesos ($350.000).

ACTUAR Para dichas encuestas se solicitó el acompañamiento de la Señora

Beatriz Londoño Vásquez, directora del proceso de conciencia ambiental de la empresa EPM; quien verifico la aportación de dichas encuestas y la viabilidad del proyecto.

4.2 CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACION

PLANEAR Contratar un ingeniero ambiental. Promover actividades de evaluación e instrucción para los empleados.

HACER Se contrato un ingeniero ambiental, que elaboro planes de

compromiso con las temáticas ambientales de la empresa y el mundo. El mismo llevo cabo los planes de compromiso junto con los empleados de las diferentes sucursales a nivel nacional; a través de jornadas de capacitación y evaluación; y campañas didácticas que profundizaran en los temas ambientales de aplicabilidad empresarial. Este proceso tardo un semestre de realización y todos los planes están contenidos en documentos y videos de las capacitaciones.

VERIFICAR Se retomó los contenidos suministrados en los documentos que

contienen los compromisos expresados por los empleados con el acompañamiento del Señor Carlos Arturo Burgos Rengifo Ingeniero Ambiental, con 15 años de experiencia en dichas prácticas ambientales. Dicho ingeniero nos pudo ayudar compartiéndonos conferencias, elaborando campañas e incentivando a los trabajadores a la práctica. Esta labor tuvo un periodo de 3 meses y fueron destinados cien millones de pesos ($100`000.000) distribuidos de la siguiente forma:

Para el ingeniero Carlos Arturo Burgos Rengifo se destinaron cuarenta y cinco millones de pesos ($ 45`000. 000) por labores realizadas.

Refrigerios cinco millones de pesos ( 5`000.000 ) Campañas de sensibilización a nivel nacional cincuenta

millones de pesos (50`000. 000)

ACTUAR La doctora Manuela de la Cruz García ingeniera y doctora ambiental,

gerente de la empresa Mi Mundo pudo constatar en nuestro trabajo precisión y claridad; expresando así la aprobación y satisfacción por el trabajo del ingeniero contratado por la empresa.

4.3 NO UTILIZAR QUIMICOS EN NUESTROS PRODUCTOS

PLANEAR Investigar formas de producir y conservar alimentos sin necesidad de

químicos. Instituir prácticas adecuadas y propias de la empresa, para seguir

elaborando sus productos con un menor impacto ambiental. Utilizar recursos renovables Conseguir y/o cultivar materias primas cien por ciento orgánicas.

HACER Se realizo una investigación exhaustiva de las formas vanguardista de

producción y conservación de los alimentos de manera natural a nivel mundial con la ayuda de dos expertos en el tema. Por medio de una reunión realizada con la Junta Directiva se analizaron 36 prácticas; de las cuales se seleccionaron 4 para instaurar en los procesos de producción de la empresa debido al cumplimiento del requisito primordial (Falta de químicos) y la utilización de recursos renovables, que permitieron a la empresa la producción de sus propias materias primas cien por ciento orgánicas. Esta información se puede constatar a través del informe que se elaboro en la reunión de la Junta.

VERIFICAR Retomando el informe señalado por la junta directiva elaborado con la

ayuda de los expertos en la no utilización de químicos en los alimentos, el Señor Manuel Gómez Aristizabal con ocho años de experiencia y la Señora Consuelo Garzón Mendoza con treinta años de experiencia. Los cuales hicieron un excelente trabajo realizando charlas formativas

e informativas, dándonos todas las pautas para desarrollar un muy buen proceso. Se destinaron treinta millones de pesos ( $12`000. 000 ) para :

Servicios prestados especialistas diez millones de pesos ($10`000.000).

Refrigerios y materiales de trabajo ( $ 2`000.000 ) ACTUAR

Se solicitud la asistencia de la Señora María del Pilar Ríos Betancourt asesora comercial de la empresa Colanta, quien nos dio un aporte muy valioso para nuestro proceso e identifico gran resultado en nuestras prácticas de producción establecidas en la pasada reunión de la junta directiva.

4.4 CERTIFICARSE EN PROGRAMAS DE GESTION AMBIENTAL

PLANEAR Consultar constantemente que entidades brindan programas de

certificación. Determinar específicamente los programas de gestión ambiental. Conocer lo requisitos de dichos programas de certificación. Iniciar con el cumplimiento de los requisitos. Adquirir certificaciones.

HACER Se consultaron las entidades que brindan certificaciones en programas

de gestión ambiental a nivel nacional e internacional. La consulta arrojo un resultado de 12 instituciones que fueron contactadas por la empresa para conocer a fondo los programas. La información del contacto está almacenada en cartas que se encuentran en los archivos de la empresa.

Mediante la información brindada por las empresas se determino que la empresa iniciaría el proceso de certificación en 5 programas de los cuales se averiguaron los requisitos para la certificación y; posteriormente se inicio con el cumplimiento de los mismos. Todo el proceso de adecuación y cumplimiento para la certificación tardo 5 años, culminando con la adquisición de las certificaciones. Todo el proceso de puede validar por medio de los certificados legales guardados en el archivo jurídico de la empresa. Y las placas brindadas por las instituciones certificadoras que fueron enmarcadas y ubicadas en el muro de los logros en la empresa.

VERIFICAR

Se retomaron los certificados legales para validar la información plasmada en dicho documento. Para la certificación en programas de gestión ambiental identificamos cuales eran las empresas que brindan tal certificación. Llevamos a cabo todas las sugerencias y requisitos y por ende fuimos declarados como una empresa certificada en programas de gestión ambiental; Tardamos Cinco años para dar cabalidad al proceso. Fueron destinados mil millones de pesos ($1000`000.000) de la siguiente manera:

Pautas recomendadas de las empresas para implementar en la nuestra para poder certificarse quinientos sesenta y nueve millones de pesos ( $569`000.000).

Pago a la empresa prestadora de servicio ciento cincuenta millones de pesos ($150`000.000).

Refrigerios dos millones de pesos ($2`000.000). Pago de requisitos y elaboración del mismo doscientos setenta

y nueve millones de pesos ($279`000.000).

ACTUAR Se le pidió constatación del proceso a la Señora Lorena Gutiérrez

Macías directora de la empresa Café&Sprest, con 38 años de experiencia en certificación ambiental, quien dio total aprobación a nuestro proyecto.

5. MERCADEO

5.1 PUBLICIDAD

PLANEAR Contratar un publicista Contratar un diseñador grafico. Reunir a la Junta Directiva para determinar los elementos a los cuales

se les realizara la publicidad y determinar los medios de comunicación por los cuales se emitirán.

HACER Se contrataron dos publicitas y una diseñadora grafica que elaboraron

planes de masificación de la publicidad y diseños gráficos de los productos y la cultura organizacional de la empresa.

Se realizo posteriormente una reunión con la Junta Directiva en presencia de los publicistas y la diseñadora grafica; para deliberar después de haber analizado 58 propuestas, se seleccionaron 40. En cuanto a las formas de publicidad de los productos se acordó emitir publicaciones en todos los medios de comunicación. De igual forma se decidió realizar reuniones trimestrales para reevaluar las presentaciones de los productos en el mercado. Toda esta información se encuentra contenida en un informe elaborado durante todo el proceso de análisis y selección, en el cual están adjuntas todas las propuestas; tanto las descartadas como las seleccionadas.

VERIFICAR Se retomó el informe para constatar la correcta acción del presente,

con la asesoría y elaboración de la Señora Manuela Beltrán Gómez, diseñadora gráfica con 3 años de experiencia en el tema; el Señor Gerardo Castaño Mendoza publicista, con 8 años de experiencia y el

Señor Lorenzo de la Cruz Pabón Zea publicista, con 34 años de experiencia en dichos casos. Los cuales presentaron cincuenta y ocho propuestas ante la junta directiva y establecidas cuarenta para ser transmitidas ante todos los medios de comunicación. Dichas reuniones se llevaron un tiempo de dos meses y quince días.

Fueron destinados mil millones de pesos ($1.000’000.000) distribuidos de la siguiente manera:

Pagos por servicios prestados a la Señora Manuela Beltrán Gómez diseñadora gráfica, veinticinco millones de pesos ( $45`000.000)

Pagos por servicios prestados al Señor Gerardo Castaño Mendoza publicita, treinta y tres millones de pesos ( $33`000.000)

Pagos por servicios prestados al Señor Lorenzo de la Cruz Pabón Zea publicista, treinta y tres millones de pesos ( $33`000.000)

Elaboración de publicidad y pagos a entidades prestadoras del servicio ochocientos ochenta y nueve mil millones de pesos ( $889`000.000)

ACTUAR Se le solicito a la publicista de la compañía Coca - Cola Medellín la

verificación de dicho proceso realizado por la empresa, quien se dirigió a nosotros; explicándonos que la publicidad de un producto es una parte fundamental para la venta del mismo; dijo que nuestra empresa cuenta con una gran publicidad que día a día debemos ir mejorando con el cambio del comercio.

5.2 ESTRATEGIAS DE MERCADEO

PLANEAR Contratar un Mercaderista. Investigar y seleccionar algunas estrategias a implementar, que

abarquen y/o beneficien todas las áreas de la empresa; teniendo en cuenta las organizaciones y empresas que se mueven en el mismo sector comercial.

Evaluar los resultados de las estrategias implementadas. Renovar las estrategias ajustándose a los cambios y circunstancias

que puedan presentarse.

HACER Se contrato un mercaderista de gran trayectoria nacional; el cual realizo

investigaciones y proyecciones de los mercados nacionales en el mismo sector económico. Lo cual le permitió elaborar un plan de 7 estrategias de beneficio productivo para la empresa. Estrategias que fueron implementadas y evaluadas en un margen de 2 años y que representaron un crecimiento económico del 20.5% para la empresa. Todo el proceso evolutivo de las estrategias se puede verificar en los estudios contables que se le realizaron a la empresa trimestralmente los últimos 2 años.

VERIFICAR Se retomaron los estudios contables realizados durante los últimos dos

años para verificar la correcta elaboración del proceso y se pudo evidenciar que la Señora María Lorena Blandón Guerra mercaderista, con 25 años de experiencia hizo un trabajo sorprendente para nuestra empresa; ya que gracias a estas estrategias presentadas por dicha Señora, obtuvieron un gran desarrollo en el crecimiento productivo y económico de nuestra empresa de un 20.5%. Tal proceso tuvo un periodo de dos años. Para dicha actividad se destinaron cien millones de pesos ($100`000.000) así:

Pago por servicios prestados a la Señora María Lorena Blandón Guerra, cincuenta millones de pesos ( $50`000.000)

Estrategias implementadas durante los dos años consecutivos, cincuenta millones de pesos ( $50`000.000)

ACTUAR Se le pidió a la empresa Alpina mandar un mercaderista a nuestra

empresa para que verificara el trabajo realizado por la Señora María Lorena Blandón Guerra y la junta directiva. La cual deliberó que todo se encontraba en correcto orden y muy claro.

5.3 PLAN DE MARKETING

PLANEAR Elaborar mediante una reunión de Junta Directiva un plan de

marketing. Implementar y evaluar los resultados del plan elaborado. Analizar y laborar nuevos planes de marketing según las nuevas

tendencias del mercado.

HACER Se realizo durante una semana una serie de 5 reuniones de Junta

Directiva en las cuales se construyo un plan de marketing, creado para ser cumplido en un plazo máximo de un año, tiempo en el que fue evaluado y aprobado por la Junta Directiva de la empresa. Gracias a sus grandes muestras de funcionalidad en el área de marketing de la organización. El plan puede verse de manera detallada en el documento elaborado durante esa semana de reuniones; documento que se encuentra en el archivo de la empresa.

Se acordó mediante una reunión de junta directiva que se realizarían reuniones mensuales para determinar la efectividad del plan de marketing actual, para reevaluarlo en caso de ser necesario y hacerlo de manera oportuna. Esta decisión quedo establecida en un acta firmada por los integrantes de la junta directiva.

VERIFICAR se retomó el documento del archivo de la empresa en donde se

especifica el plan de marketing realizado por la junta directiva. Dicho trabajo tuvo un alcance oportuno para nuestra empresa el cual fue elaborado en una semana y llevado a cabo en un año. Este proceso fue indispensable para nuestra empresa ya que nos brindó crear un plan estratégico para nuestras ventas.Para dicha actividad fueron destinados ciento cincuenta millones de pesos ($150`000.000) los cuales estaban en vía para la elaboración y realización del plan de marketing.

ACTUAR Esta actividad fue inspeccionada por la Señora Ana María Vélez

Ochoa, directora del centro de formación Sueños Del Mañana; quien identifico que nuestro trabajo estaba totalmente correcto y veraz.

5.4 ANALISIS DE DEMANDA Y OFERTA

PLANEAR Iniciar un análisis minucioso del movimiento de las variables que

afectan la demanda y la oferta del mercado. Analizar las necesidades del mercado. Emplear una técnica de producción según las necesidades. Elaborar ideas con base en los resultados, que permitan a los demás

departamentos crear productos, estrategias, y las promociones debidas que suplan las demandas del momento.

Pronosticar la demanda futura.

HACER Se solicito la presencia de un grupo de mercaderistas nacionales que

analizaran la demanda y la oferta del mercado, para que identificaran las variables, las necesidades y las posibles estrategias que la empresa pudiera implementar en cuanto a producción y promoción, según la información hallada. Para ello los mercaderistas elaboraron bases de estrategias para que los departamentos crearan planes de mejora. Planes que fueron presentados y unificados mediante una reunión de Junta directiva. El resultado de la unificación fue de 10 estrategias de mejora; junto con las cuales se decidió realizar reuniones periódicas para analizar los movimientos futuros del mercado. Toda la información de los planes quedo instaurada en un informe.

VERIFICAR se retomó el informe realizado por la junta directiva y se pudo constatar

que se contrataron 3 mercaderistas: el Señor Juan Manuel Ríos Aguirre con ocho años de experiencia, la Señora Daniela Marín Ortega con tres años de experiencia y la Señora Luisa María valencia arevalo con treinta años de experiencia quienes realizaron de la mano de la junta directiva estrategias y planes para mejorar nuestro negocio a nivel del mercado. Fue destinado un tiempo de un año. Para dicha actividad fueron designados trescientos millones de pesos ($300`000.000) de la siguiente manera:

Servicios prestados Señor Juan Manuel Ríos Aguirre, cuarenta y cinco millones de pesos ($45`000.000).

Servicios prestados Señora Daniela Marín Ortega, quince millones de pesos ($15`000.000).

Servicios prestados Señora Luisa María Valencia Arévalo, ciento veinte cinco millones de pesos ($125`000.000).

Estrategias de mercado ciento treinta y cinco millones de pesos ($135`000.000).

ACTUAR Se le pidió a la empresa Fruco mandar a un mercaderista para que

verificara nuestro proceso. El Señor David Steven Ortega Flores, con 25 años de experiencia como mercaderista, analizo detalladamente el proceso realizado por la empresa; dijo que todo estaba muy explícito que nuestras ofertas, planes y estrategias estaban elaboradas con una muy buena fuente de información y nos brindó su ayuda para cualquier inquietud que tuviéramos sobre dicho tema.

5.5 ESTUDIO Y ANALISIS DEL MERCADO

PLANEAR Elaborar un análisis del mercado nacional e internacional. Concluir y comunicar los resultados a las áreas pertinentes para que

tomen las medidas necesarias.

HACER Se elaboro un análisis completo de los mercados nacionales e

internacionales de manera simple. El análisis permitió llegar a 4 conclusiones específicas que se presentaron en el mercado en ese momento. Las áreas elaboraron planes de inclusión en los mercados extranjeros que fueron la base de 2 negociaciones con empresas americanas. Negociaciones cerradas mediante un contrato con todas las especificaciones. Contrato que se encuentra en el archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR Se retomó el contrato establecido en el archivo jurídico de la empresa

para validar la información allí establecida; se elaboró un análisis de los mercados nacionales e internacionales, de sus negociaciones y formas de implementación. Este proceso duro tres meses.Fueron destinados ochenta y nueve millones de pesos ($89`000.000)Para comercializar y negociar con algunas empresas.

ACTUAR Se le pidió al Señor Juan Carlos Valdez Sánchez socio de la empresa

Motofrast que verificara el proceso implementado por nuestra organización para analizar y estudiar el mercado; el cual nos ayudó a identificar algunas más que nos faltaban en nuestro informe que eran muy importantes para nuestra empresa y menciono que habíamos hecho un trabajo excelente.

6. PLATAFORMA ESTRATEGICA

6.1 MISION

PLANEAR Hacer un estudio completo de la situación actual de la empresa. Reunir a la Junta Directiva y con base en lo anterior crear una misión

que defina correctamente la empresa. Renovarla cada que se hagan cambios significativos dentro de la

empresa.

HACER Se realizo un estudio minucioso de la situación actual de la empresa

incluyendo toda su razón social y sus formas de cumplir con sus objetivos. Lo cual le permitió a las socias; mediante una reunión de Junta Directiva elaborar una misión de la empresa; que le permitiera a los recursos humanos tanto internos como externos de la empresa; identificar claramente la posición de la empresa dentro de la sociedad. La misión fue construida en un proceso de un mes, en el que fue aprobada e impresa en masa, elaborada en placas de oro e instauradas en los lobbies de las sucursales principales.

VERIFICAR Retomando la misión de la empresa, elaborada con la ayuda de la junta

directiva y el Doctor Mario Tobón Hernández director de la empresa Social Colombian, con 25 años de experiencia nos ayudó a elaborar una misión concorde con nuestro plan empresarial y económico brindando una mejor producción y elaboración de nuestros producto; lo cual fue realizado en el tiempo de un mes. Se destinaron treinta millones de pesos ( $10`000.000 ) así:

Servicio prestado al Doctor Mario Tobón Hernández una cantidad de seis millones de pesos ($6`000.000).

Elaboración de la misión, la impresión y los refrigerios; cuatro millones de pesos ($4`000.000).

ACTUAR Se le pidió a la Señora Lorena Machado Loaiza, subgerente de la

compañía Sensibytiour; con 12 años de experiencia ayudando a las empresas en la formación de la plataforma estratégica que constatara el buen uso que le hemos dado a las herramientas técnicas para

elaborar la misión de nuestra empresa, quien con satisfacción pudo decirnos que era una de las empresas mejor constituidas.

6.2 VISION

PLANEAR Hacer un estudio completo de los objetivos empresariales y definirlos

según los cambios del entorno. Reunir a la Junta Directiva y con base en lo anterior crear una visión

que defina correctamente los objetivos que tiene la empresa según los cambios del entorno.

Renovarla cada que se hayan realizado cambios significativos dentro de la empresa o se hayan cumplido los objetivos estipulados en ella.

HACER La Junta Directiva realizo una reunión en la cual determino con claridad

los objetivos de la empresa y los definió. La Junta organizo de manera lógica lo anterior y lo estableció como la visión de la empresa, por su claridad y objetividad. Al igual que la misión esta fue aprobada e impresa en masa en placas de oro, instauradas en los lobbies de las sucursales principales.

VERIFICAR Retomando las placas de oro plasmadas en las sucursales, se pudo

constatar que la visión fue hecha con total claridad del proceso de nuestra empresa, siendo siempre el cliente nuestro mayor objetivo ya que este es el motor de nuestra compañía. La junta directiva tomo la decisión después de presentadas veinte visiones, de las cuales la que obtuvo mejor desempeño fue la de la Señora Luisa María Aristizabal García, socio de la empresa; quien con gran claridad logro establecer objetivos realmente importantes de nuestra empresa. Tales reuniones tuvieron un periodo de tres meses y dos días. Para dicha actividad fueron destinados dos millones de pesos ($2`000.000) así:

Refrigerios por una cantidad de quinientos mil pesos ($500.000) Elaboración e impresión de la visión; un millón quinientos mil

pesos ($1`500.000).

ACTUAR Nuevamente pedimos ayuda de la Señora Lorena Machado Loaiza,

subgerente de la compañía Sensibytiour; con 12 años de experiencia ayudando a las empresas en la formación de la plataforma estratégica que validara y valorara la labor alcanzada por la empresa al determinar cuál era nuestra visión como empresa. Nuevamente nos felicitó por tan

altos resultados en dicha elaboración, y pidió la participación de nuestros empleados para negociaciones con su compañía.

6.3 VALORES CORPORATIVOS

PLANEAR Reunir a la Junta Directiva para definir los valores del ser humano y

adaptarlos a la empresa.

HACER La Junta Directiva se reunió para analizar los valores que la empresa

quería proyectar. Después de un análisis de 2 días, concretaron los siguientes valores, por su cercanía a la esencia con que la empresa fue constituida:

Espíritu constructivo Profesionalismo Excelencia Disciplina Lealtad Honestidad

Esta elección quedo determinada mediante un acta, firmada y guardada en el archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR Retomamos el acta guardada en el archivo jurídico de la empresa para

constatar los valores empresariales establecidos. Los valores se eligieron pensando en los valores que poseía cada miembro de la organización pero ya trasladados al área empresarial. Dichas reuniones tuvieron una duración de dos días.Se destinaron para tal actividad cien mil pesos ($100.000) de la siguiente manera:

Refrigerios por una cantidad de cincuenta mil pesos ($50.000). Materiales necesarios para dicha elaboración cincuenta mil

pesos ($50.000).

ACTUAR Se solicitó al Señor Juan Manuel Valverde Ríos diseñador gráfico de la

empresa Telmex que identificara la correcta viabilidad del trabajo realizado. Quien pudo constatar que todo estaba establecido

Correctamente, solo pidió que fuéramos más explícitos en tal acta para dejar todo listo con precisión.

6.4 POLITICAS EMPRESARIALES

PLANEAR Definir las políticas en las diferentes áreas que permitan orientar los

esfuerzos al logro de los objetivos y de las metas que se ha propuesto la empresa en los diferentes frentes que la conforman.

Llevar ante la Junta Directiva y ser definidos por la misma. Establecer lo anterior como políticas de la empresa.

HACER Se definieron los pasos a seguir para el logro de los objetivos a través

de los siguientes mecanismos: Políticas administrativas que propendan por el crecimiento

intelectual y empresarial de quienes la conforman Políticas de calidad que permitan hacer de nuestros productos

la mejor opción en el mercado. Políticas de distribución del producto implementar la

logística necesaria que garantice la comercialización del mismo en las diferentes zonas del país.

La documentación de las políticas anteriormente mencionadas quedó digitada y grabada en los archivos del gerente general y que fue enviado a la junta directiva de la empresa y a los jefes de sección.

VERIFICAR Con base en el acta recibida por la Junta Directiva se solicitó a los

diferentes jefes de área el estudio de las políticas y las posibles reformas o mejoras a las que hubiere lugar

ACTUAR Se contrató una firma de consultores organizacionales ANASIN LTDA,

con el fin de revisar y corregir la forma y el fondo de las políticas empresariales anteriormente establecidas

6.5 DEFINICION DEL PRODUCTO O SERVICIO A SUMINISTRAR

PLANEAR Conocer concretamente los posibles productos a comercializar. Reunir a la junta directiva para iniciar la descripción uno a uno de los

productos a comercializar. Reunir a las dependencias involucradas para definir los costos y

presupuestos de fabricación y venta, planes de producción (cantidad, maquinaria, materias primas, mano de obra involucrada y tiempo de producción); nivel de calidad, funcionalidad y ciclo del vida del producto.

HACER Se reunió la Junta Directiva, junto con todas las dependencias y; se

determino que la empresa cuenta con 14 productos que elabora y comercializa, los cuales son:

Frutas Legumbres Pulpas Compotas Salsas Jugos naturales Cereales Granos Tés Hierbas naturales Condimentos y especias Harinas Semillas secas Lácteos

A los cuales se les realizo una descripción detallada desde su proceso de sembrado hasta la venta. Y toda esta información quedo almacenada en un catalogo distribuido a nivel nacional a todas las plantas y sucursales de distribución.

VERIFICAR Se retomo el catalogo de productos para verificar que los empleados

de planta tengan un conocimiento claro de los productos allí

estipulados. En el catalogo se evidencia la descripción de cada producto de manera detallada; mostrando lo siguiente:

Herramientas del sembrado, especiales para cada producto. Formas de cultivo de cada producto. Cuidados para cada producto según las épocas del año. Cultivos posibles por temporada. Formas adecuadas de recolección según el producto. Procesamiento e ingredientes de elaboración de los productos. Empaquetamiento de cada producto. Fechas de vencimiento según los lotes de fabricación. Almacenamiento de los productos. Planes de distribución adecuados para cada producto.

ACTUAR El proceso de revisión estuvo validado por el grupo de auditores

internos de la empresa, quienes siguieron todo el proceso anteriormente descrito y realizaron un análisis integral que les permitió dar un veredicto de aprobación.

6.6 GEOGRAFIA

PLANEAR Reunir la junta directiva para determinar las localizaciones estratégicas

que beneficien la viabilidad de la comercialización del producto.

Determinar la cantidad de plantas de producción y sucursales de distribución teniendo en cuenta áreas de influencia y acceso fácil.

HACER Se reunió la Junta Directiva en presencia de agricultores, geólogos y

climatólogos para analizar el territorio nacional para la ubicación estratégica de nuestros cultivos y sucursales de distribución. Se determino la presencia de 6 plantas de producción con más de cien mil hectáreas de cultivo, 3 edificios de oficinas administrativas, y cien sucursales a nivel nacional; ubicadas en las ciudades principales del territorio nacional (Medellín, Cartagena, Bogotá, Barranquilla, Santa Marta, Cali, Manizales, Bucaramanga, Pereira, Santander). Toda esta información se especifico en un informe aprobado y afirmado por la Junta Directiva.

VERIFICAR Se inspeccionaron los terrenos en las diferentes zonas donde fueron

propuestos y se dispuso de recursos económicos suficientes para hacer el análisis de suelos en compañía de la empresa Coninsa Ramón H, empresa que lleva en el mercado local y nacional cerca de 20 años. Serán quienes se encarguen de elaborar los planos y las maquetas para ser presentados ante la junta directiva para una posterior aprobación.

ACTUAR El área de auditoría interna y el grupo de auditores externos fueron los

encargados de verificar la veracidad de la información de las empresas seleccionadas y anteriormente mencionadas.

7. CALIDAD

7.1 POLITICAS DE CALIDAD

PLANEAR Contratar asesoría jurídica para analizar cada una de las políticas.

Definir y documentar las políticas establecidas y métodos de desarrollo en un manual de calidad.

HACER Se contrato asesoría jurídica para analizar las políticas de calidad de la

empresa. Se analizaron en total 30 posibilidades de políticas de las cuales se seleccionaron 10 organizacionales y se documentaron de manera lógica en un manual de calidad, con copia para todas las sucursales de la empresa a nivel nacional.

VERIFICAR Se implementaron las siguientes políticas:

El uso de uniformes y de implementos adicionales como guantes, tapabocas, tapa cabellos, desinfectantes necesarios para la elaboración de los productos

El uso de extintores e implementos de seguridad industrial que garanticen la atención a cualquier emergencia que se pueda presentar

Señalización adecuada de rutas de acceso, rutas de evacuación, zona de desinfección, zona de empaque, zona de almacenamiento y zona de comercialización

Horarios de descanso para el personal que permita el uso de comunicación a través de medios móviles, puesto que estos no deben ser utilizados en la zona de trabajo

Colores definidos para los guantes dependiendo la actividad a realizar, es decir, elaboración de pulpas,pasteurización, empaque, bodegaje y comercialización

Salir de las zonas de trabajo con ropa diferente a su uniforme correspondiente

Llevar las uñas sin esmalte Zonas de ventilación que garanticen el bienestar de los

empleados de las plantas de producción El correcto uso de las canecas de las basuras de acuerdo a lo

exigido por la norma Contar con el personal requerido para cualquier tipo de

emergencia que se pudiera presenta durante las jornadas de trabajo

ACTUAR La revisión de los mecanismos adoptados fue auditado por el personal

de la empresa

7.2 PROCESOS DE CERTIFICACION DE CALIDAD

PLANEAR Iniciar gestión inherente para definir los procesos de la empresa. Consultar cuales son los programas de certificación que requiere al

empresa específicamente según las falencias y los nuevos procesos. Solicitar la certificación y seguir los requisitos.

Adecuar las políticas al propósito de la certificación y redactar un comunicado que informe a todas las áreas las nuevas especificaciones.

Legalizar el proceso de certificación.

HACER Se realizo una reunión de todas las dependencias de la empresa en la

cual se definieron en una lista todos los procesos de la misma, y pasaron a indagar los programas de certificación según los procesos dentro de la lista. Se solicitaron a las empresas certificadoras los requisitos para llevar a cabo las certificaciones y se adecuaron las políticas según estos propósitos. De igual forma se notifico a las dependencias para realizar los respectivos cambios dentro de las instalaciones y sus procesos. Todo esto llevo un tiempo aproximado de 10 años. Proceso escriturado paso a paso en un manual de certificación elaborado por la empresa. Se hizo legal la certificación de 6 procesos; de los cuales se toma como constancia el certificado brindado por las entidades de certificación.

VERIFICAR Luego de haber obtenido las certificaciones, se procedió a informarle a

la comunidad en general y a todos nuestros proveedores la resolución de la aprobación de la certificación.

ACTUAR Ésta certificación fue avalada por entes privados y gubernamentales

reconocidos a nivel nacional e internacional

8. LOGISTICA

8.1 ANALISIS DE LAS REDES DE DISTRIBUCION

PLANEAR Dividir el mapa de las ciudades en las diferentes partes donde

podemos llegar a comercializar nuestros productos.

Implementar medidas de protección para evitar alteraciones al transportar la mercancía.

HACER Se reunió la Junta Directiva para establecer concretamente las rutas de

distribución de nuestros productos y se analizaron las ventajas y riesgos de cada una. Por lo cual se elaboro un plan de adecuaciones para los carros transportadores para evitar la descomposición o pérdidas de productos durante el viaje. Llevándose a cabo las medidas de precaución en todos los camiones de la empresa a nivel nacional con un tiempo record de 1 año; lo cual tuvo un costo de mil quinientos millones de pesos ($1.500’000.000).

VERIFICAR Se adquirieron los vehículos para transportar este tipo de mercancía ya

que necesita de temperaturas específicas para la conservación de los mismos.

ACTUAR Los auditores internos revisaron los contratos de compra de estos

vehículos ya que se hicieron a través de los sistemas Leasing, con ANDAR S.A, de la ciudad de Medellín.

8.2 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BODEGAS

PLANEAR Mantener inventario organizado. Realizar arqueos periódicos, parciales o totales de una manera rápida. Diseñar estrategias para administrar las bodegas de manera adecuada.

HACER

Se organizaron inventarios mensuales que permitieron al área de logística tener una clara concepción de los contenidos exactos faltantes para completar los pedidos y frenar la producción innecesaria de productos dentro de la empresa. Para esto se diseñaron estrategias de administración de bodegas que quedaron registradas en planillas con información a seguir y complementar para dar una adecuada administración de las bodegas y de los productos. Todas estas planillas e inventarios van destinados a las carpetas de logística en los archivos de la empresa.

VERIFICAR Dentro de la papelería definida para esta sección están las órdenes de

pedido que van acompañadas de dos copias en colores diferentes verde y azul, el original queda para ellos la copia azul para la portería para autorizar la salida del producto y la otra copia para facturación.

ACTUAR La tarea de revisión estuvo en manos de los auditores.

8.3 ESTABLECER LOS PROCESOS IDONEOS DEL AREA DE LOGISTICA

PLANEAR Contratar a un especialista en el área. Estudiar e identificar cada uno de los procesos que realiza el

departamento de logística.

HACER Se contrato un profesional en logística, especializado en todos los

procesos del área, que permitió definir concretamente en una lista de

procesos del área logística y realizar una distribución equitativa de las funciones de los empleados, la lista quedo de la siguiente manera y está guardada en el archivo de logística de la empresa:

Proceso de pedidos. Gestión de inventarios. Transporte. Servicio al cliente. Compras. Almacenamiento Planificación de productos Tratamiento de mercancías y bodegas Gestión de la información

VERIFICAR Se verificó que todos los procesos establecidos para la distribución de

los productos se lleve a cabo en la identificación de la zona geográfica. Se cercioraron de que los pedidos correspondan a los clientes que lo

solicitaron.

ACTUAR La tarea de revisión estuvo en manos de los auditores.

9. BIENESTAR SOCIAL Y GESTION DEL TALENTO HUMANO

9.1 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

PLANEAR Definir el significado, para qué sirve, y cuáles son los beneficios de

implementar la responsabilidad social en la empresa. Capacitar a todos los miembros de la empresa para que tengan una

visión clara a cerca de la responsabilidad social empresarial. Crear convenios con empresas de diferentes sectores económicos, con

el fin de implementar planes de responsabilidad social empresarial.

Teniendo en cuanta la legislación laboral, la normativas ambientales y los fines productivos de cada empresa.

Organizar reuniones de tipo tripartita (gobierno, sindicatos y empresas) para analizar y crear proyectos.

HACER Se hizo mediante una reunión la explicación y determinación del

concepto de responsabilidad social empresarial a todos los miembros de la Junta. Se concretaron entonces 2 convenios con empresas del mismo gremio para la creación de un primer proyecto de responsabilidad social empresarial que beneficio a las tres empresas en el ámbito social y productivo. Y se decidió realizar reuniones mensuales de tripartita para mirar los avances del proyecto direccionado por las empresas. Siendo ya esto un plan establecido, se capacitaron a los miembros de las tres empresas para aclarar dudas con respecto al tema. La construcción del proyecto se puede mirar a través de un modulo el cual fue elaborado y distribuido a todas las sucursales de la nación.

VERIFICAR Se hizo mediante una reunión la explicación y determinación del

concepto de responsabilidad social empresarial a todos los miembros de la Junta. Se concretaron entonces 2 convenios con empresas del mismo gremio para la creación de un primer proyecto de responsabilidad social empresarial que beneficio a las tres empresas en el ámbito social y productivo. Y se decidió realizar reuniones mensuales de tripartita para mirar los avances del proyecto direccionado por las empresas. Siendo ya esto un plan establecido, se capacitaron a los miembros de las tres empresas para aclarar dudas con respectivo al tema. La construcción del proyecto se puede mirar a través de un modulo el cual fue elaborado y distribuido a todas las sucursales de la nación.

ACTUAR Un asesor fiscal fue contratado para un mejor desarrollo del proceso,

evaluando y dando pautas de cómo se llevó a cabo cada una de las estrategias. Fueron definidas como estrategias para alcanzar una culminación satisfactoria del proyecto de responsabilidad social empresarial en el cual están involucradas las otras entidades (Soy Plus y Frutoriente).

9.2 ESTABLECER LOS PROCESOS DEL AREA DE GESTION DEL TALENTO HUMANO

PLANEAR Contratar un profesional en Gestión del Talento Humano. Estudiar e identificar cada uno de los procesos del departamento de

Gestión del Talento Humano.

HACER Se contrato un profesional en el área de Gestión del Talento Humano

en la empresa para ocupar el cargo de director de la misma dependencia. Está persona al igual que la de logística; elaboro una lista con todos los procesos contenidos en el área para una mayor claridad

y equilibrio en la distribución de funciones. Las funciones quedaron de la siguiente manera:

Estructuración de cargos Bienestar laboral y salarios Evaluación de desempeño Selección Capacitación Calidad

Estipulados en una lista aprobada por la Junta Directiva, y guardada en el archivo de la empresa.

VERIFICAR De acuerdo con la lista que fue aprobada por la junta directiva, queda

constatada la contratación del nuevo director del área de talento humano el cual presento un perfil personal que fue el adecuado para ocupar el cargo, cuenta con experiencia de 15 años en este campo. El director del área de gestión del talento humano diseño y elaboro una lista que contiene cada uno de los procesos que el área maneja para la distribución correcta de cargos y funciones; las cuales quedaron establecidas de la siguiente forma:

Estructuración de cargos: se realizó el respectivo análisis de cada cargo y sus funciones según requerimientos organizacionales lo que luego llevo a su estructuración y por ultimo su implementación.

Bienestar laboral y salarios: el área se encarga de establecer estos procesos para que los empleados cuenten con todos los beneficios y se cumplan todos sus derechos.

Evaluación de desempeño: después de asignarle a cada empleado sus respectivas funciones se desarrolla la evaluación de desempeño la cual medirá su rendimiento en el factor productivo.

Selección: después de la respectiva evaluación los mejores resultados son seleccionados por el departamento asignado.

Capacitación y calidad: se capacita el personal con el fin de establecer un mejor rendimiento en sus actividades productivas, el desempeño se califica y certifica por medio de medidas de calidad.

ACTUAR Contando con la asesoría del Gestor del Talento Humano Juan Carlos

Morales Valdés enviado por la compañía multinacional Fruto Colombia S.A, el gestor del talento humano dio su punto de vista de la lista elaborada por el área de gestión humana para dar la aprobación y aspectos a mejorar.

9.3 ESTABLECER LAS ACTIVIDADES Y TAREAS ADICIONALES DE LA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

PLANEAR Cronograma de actividades motivacionales. Crear un área de bienestar laboral. Establecer convenios con entidades educativas y de certificación

profesional. Brindar patrocinios estudiantiles para los interesados de las

comunidades por fuera de la organización.

HACER Se creó un cronograma anual de actividades motivacionales; donde

van incluidas las fiestas institucionales y celebraciones cotidianas. Para poder llevar a cabo estas actividades se determino la constitución de un área de bienestar laboral que permita el desarrollo de cada uno de

los eventos, y que además sea un área de apoyo permanente al trabajador en cuestiones de patrocinios, prestamos, becas, incentivos, etc. Para la disposición de recursos para la constitución de esta área se creó un documento donde están todas las especificaciones del área, que fue aprobado por Junta Directiva y almacenada en el archivo jurídico de la empresa.

VERIFICAR Según el documento elaborado con el fin de mejorar cada vez más los

resultados del negocio y su desempeño financiero y tener una cultura organizacional, se especificó cada uno de los requerimientos para el área quedaron constatados las siguientes actividades:

Cronograma anual de actividades motivacionales: se debe tener una organización y cronología de los motivos para celebrar, agradecer y reconocer esfuerzos, trayectorias o aportes del personal, tratemos a nuestros empleados como desearíamos que ellos trataran a nuestros clientes. De esta forma podremos construir relaciones valiosas con nuestros empleados, establecer conexiones poderosas y transmitir los valores intangibles que convoquen el espíritu colectivo para fomentar la unidad y el trabajo en equipo.

Fiestas institucionales: El empleado del mes: La gente busca, además de una

retribución económica, sentido en lo que hace. Aniversario de la empresa: cada año que pasa permite a la

empresa mejorar cada vez más y alcanzar los objetivos propuestos por la organización.

Cena de navidad: esta cena se realiza para la conmemoración y culminación del año que paso para la mejora continua de la empresa, celebrando también la llegada de un año nuevo lleno de innovaciones y nuevas posibilidades para incrementar el capital y la productividad y opciones de mercado, todo esto como una unidad integral.

Celebraciones cotidianas: Día de la secretaria Día del empleado Día del trabajo

ACTUAR Se solicitó una persona profesional en el área de Gestión Humana la

cual fue enviada por NUTRESA, La señora Rosa Edilia Bermúdez Fonseca fue la persona encargada del proceso de la verificación y que

diera seguridad del resultado final, la cual dio la seguridad de que las actividades de motivación se desarrollaron correctamente.

9.4 SALUD OCUPACIONAL

PLANEAR Contratar un profesional en el área de salud ocupacional. Estructurar un COPASO (comité de salud ocupacional). Crear planes de prevención, protección y emergencia. Implementar medidas de prevención y protección para casos de

emergencia. Realizar procesos de certificación en programas de salud ocupacional.

HACER Se contrato un profesional en el área de salud ocupacional, que

estructuró un COPASO dentro de la empresa en un mes. Creo planes de prevención, protección y emergencia que implemento, evaluó y mejoro en un tiempo record de un año a nivel nacional. A través de capacitaciones y simulacros, logro probar todas los planes elaborados y fueron revisados, por empresas de certificación en programas de

salud ocupacional. Que nos otorgaron 2 certificados legales avalando todo el proceso.

VERIFICAR Con base en los certificados que fueron aprobados y expedidos por

empresas especializas en certificación de programas en salud ocupacional, se da cuenta de que el profesional contratado para la selección del COPASO el cual se encarga de la promoción, divulgación y vigilancia del cumplimiento de las normas y reglamentos de salud ocupacional en la empresa, hizo la creación de cada uno de los planes, implementos y estrategias en caso de emergencia, los cuales se implementaron, mejoraron y evaluaron en un periodo de un año.

ACTUAR Fue seleccionada la persona encargada de imponer sus conceptos y

establecer ciertas medidas de verificación, la persona seleccionada fue el señor Juan Pablo Duran enviado por SURA, el cual dio la seguridad de que los procesos están estructurados y establecidos de forma correcta.

RECOMENDACIONES

La empresa debe implementar el ciclo PHVA anteriormente elaborado, porque es un ciclo dinámico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la empresa; está íntimamente asociado con la planificación, implementación, control y mejora continua.Realizar la planeación en función de los objetivos que se quieran alcanzar, en el hacer se desarrollaron las acciones definidas en el plan, en la verificación se efectúa un seguimiento del cumplimiento de lo planeado y en el actuar definimos las posibilidades de mejora y acciones correctivas con las cuales llegaremos a una mejora continua.

El ciclo PHVA es una herramienta que permite a las empresas tener un completo dominio y conocimiento de todos sus procesos; gracias que proporciona una información detallada de cada uno; partiendo de minúsculos aspectos hasta llegar a la generalización total. Todo esto se puede obtener si se cumple de manera correcta con la estructura del ciclo; realizando un minucioso desarrollo de cada parte. Siendo así, generará

espacios de verdadero liderazgo, administración y dirección a resultados positivos verdaderamente notables.

El ciclo PHVA es muy importante implementarlo en la empresa ya que este si se realiza con el debido cuidado y mayor detalle evitara el grado de improvisación en la empresa y se obtendrán mejores resultados.

El ciclo PHVA es una herramienta que proporciona múltiples soluciones en beneficio de la empresa, es muy común usar ésta metodología a la hora de implementar un sistema de gestión de calidad, así como en los diferentes procesos que tiene la empresa; pues la probabilidad de éxito es mayor, ya que el desarrollo del ciclo permite mejorar la calidad de los servicios prestados, ser competentes con los productos a ofrecer, aumentar la rentabilidad y facilita nuevos puestos de trabajo.

Las empresas que implementan este ciclo (PHVA) alcanzaran una mayor productividad, claro está si se implementan con todas las normativas vigentes para su correcta legalización; al finalizar cada uno de los procesos se verifican los resultados que se obtuvieron para saber si se desarrollaron correctamente y si hay algún punto que mejorar se empieza con la búsqueda de estrategias para corregir las falencias y asegurar que cada uno de los procesos es seguro de implementar.

CONCLUSIONES

El ciclo PHVA dentro de su gran estructuración de los procesos; permite ser aplicado no sólo a las diferentes situaciones de las empresas, sino que también es una herramienta que permite desarrollar procesos personales y profesionales de manera objetiva y bien estructurada.

Es muy importante realizar ciclos PHVA; para tener una clara proyección de lo que se quiere hacer y del cómo se va hacer. Por lo tanto, si se lleva a cabo debidamente; resultará muy efectivo. Este ciclo permite mantener una mayor competitividad, reducir costos y gastos, aumentar la productividad y la calidad de los servicios y productos ofrecidos.

Es importante que todas la empresas empiecen a implementar el ciclo PHVA pues éste le permite a las empresas una mejora integral es decir, que la metodología utilizada por este ciclo no permite fisuras en cuanto su propósito: se define una

meta y dejándose llevar por la sabiduría contenida en cada etapa, se llega a cumplirla quitando del camino los obstáculos que se interpongan, ya sean humanos, materiales o financieros. No debe olvidarse que en cada paso habrá que realizar acciones tácticas y operativas para seguir adelante con dominio.

Lo que se busca conseguir con la implementación del ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar) es obtener los mejores resultados, con un análisis, una estructuración y una implementación correcta de cada uno de los procesos que allí quedan estipulados y siempre con la ayuda de un profesional de los diferentes gremios, generar las estrategias para un buen desarrollo de cada uno de los empleados en el área productiva de la empresa para un mayor crecimiento del mercado y un mayor crecimiento del recurso intelectual.