Optimización de la gestión administrativa y de toma de decisiones en el Hospital Provincial

Público de Pediatría de Autogestión mediante la utilización de modelos matemáticos.

Autores: Lic. Juan Adams

Lic. Marcos Daniel Benítez

Lic. Anabella De Luca

Cdor. Guillermo Domínguez

Mgter. Roberto Cesar Guidek

Universidad Nacional de Misiones, Facultad de Ciencias Económicas, Ruta 12 Miguel

Lanús, Posadas Misiones, Argentina.

Resumen del Proyecto:

El proyecto forma parte del programa PROFAE (El Programa de Fortalecimiento a las

Actividades de Extensión, Universidad Nacional de Misiones) y se desarrolló dentro del

Hospital Provincial Público de Pediatría Dr. Fernando Barreyro de Autogestión (HPPPA).

Es el único Hospital pediátrico de Nivel III en la zona, lo cual implica que los demás

hospitales de la región deriven a todos sus pacientes de alta complejidad y en

contraposición a esto el presupuesto que maneja el mismo, así como también los recursos

humanos disponibles, se encuentran limitados.

La dificultad detectada es que para que el Hospital pueda funcionar eficientemente y de

manera auto gestionada, necesita de un personal administrativo capacitado, ya que para la

gestión de recupero de gastos a los pacientes que cuentan con cobertura social, se requiere

que el personal, tanto a los profesionales de la salud como el personal administrativo, tenga

un fluido manejo de los sistemas de gestión, y de software de informática, como ser planillas

de cálculo, por ejemplo.

Con la implementación del proyecto se buscó capacitar, según las necesidades y el perfil de

cada sector administrativo, al personal en el manejo de herramientas para incrementar la

productividad y, además en consecuencia obtener mayores ingresos, ya sea mediante la

correcta gestión a las obras sociales o mediante rendiciones e informes que justifiquen un

mayor desembolso presupuestario por parte de la provincia.

Objetivos:

Relevamiento de información en el Hospital

Detección de necesidades de capacitación en herramientas ofimáticas y de Gestión.

Adaptación de datos.

Desarrollo de modelos de Gestión que faciliten el trabajo del personal y sirva de apoyo para

la toma de decisiones en el Hospital

Transferencia y aplicación de los modelos mediante entrenamiento a los Recursos Humanos

del Hospital Público

Capacitación básica en herramientas ofimáticas (Nivelación de conocimientos).

Capacitar a herramientas de gestión acordes a las necesidades detectadas.

Capacitaciones en herramientas ofimáticas acordes a sus necesidades.

Formar Recursos Humanos: entrenamiento a estudiantes avanzados y a egresados de

nuestra universidad.

Integración entre planillas de cálculos y Visual Basic Aplicattion para el desarrollo de

sistemas de que faciliten las labores diarias del personal

Metodología utilizada:

Para poder llevar adelante el proyecto se realizó un plan de capacitaciones donde los

destinatarios fueron el personal administrativo del Hospital. Las capacitaciones fueron

realizadas por sectores o servicios para no entorpecer las actividades que cada uno tenga.

Se pautó un cronograma de 8 (ocho) meses. Para desarrollar las capacitaciones la

estrategia seleccionada previó tomar conocimiento sobre la situación actual del HPPPA,

para eso se realizó un estudio de diagnóstico y en base a la información obtenida se

verificaron las posibles herramientas a utilizar para mejorar la productividad del Hospital, y

entre ellas, se decidió optar por la utilización de aquellas herramientas que resulten más

acordes para posibilitar una gestión más eficaz y eficiente.

También se tuvo en cuenta la dificultad de la implementación a la hora de seleccionar las

herramientas como ser costos, aprendizaje, buen manejo y predisposición por parte del

personal, buscando de esta manera un resultado exitoso.

Las capacitaciones fueron a todos los sectores administrativos:

Gerencia administrativa y financiera:

Servicio de estadísticas.

Servicio de compras y contrataciones.

Servicio de arancelamiento y facturación.

Departamento de Recursos Humanos.

Servicio de Patrimonio.

Servicio Admisión y gestión de pacientes.

Servicio de tesorería y rendiciones.

Desarrollo del proyecto:

Para lograr los objetivos se llevaron adelante cinco actividades en el año 2016/2017.

Actividad 1: Detección de Necesidades

A. Detectar las necesidades especificar que tiene el personal del Hospital.

En cuanto a la detección de necesidades del personal se ha identificado que hay una gran

variedad de casos, siendo la norma que no cuentan con conocimientos profundos en

herramientas de informática, aunque se encuentran algunos casos con buen desempeño de

las mismas.

B. Relevamiento de indicadores más acordes para la toma de decisiones.

En cuanto a la cantidad de indicadores con los que cuentas en el Hospital en cuestión son

de una gran variedad contando cada servicio del nosocomio con sus propios indicadores

según las necesidades y las funciones que cumplen.

El Hospital Público trabaja actualmente al menos con dos software de gestión del paciente.

Uno de ellos es el RISMi, que actualmente se utiliza para la gestión de pacientes

ambulatorios y por otro lado trabajan con es un software elaborado por Christian Cordes que

actualmente en este nosocomio se utiliza para la gestión de pacientes internados. Poco a

poco el RISMi está reemplazando al otro software, este es un software mucho más integral

ya que permite la gestión patrimonial, la gestión de pacientes, la facturación, obtener

indicadores, entre otros.

En base a estos sistemas se obtienen un sinnúmero de datos que permite la elaboración de

un sinnúmero de indicadores, según las necesidades. De hecho con la culminación de la

implementación del sistema RISMi se podrán obtener muchos otros indicadores, desde

realizar la trazabilidad de un producto hasta realizar la determinación de costos. Pero la

información disponible en el sistema muchas veces es analizada manualmente por los

empleados del HPPPA. Siendo que con las actuales herramientas informáticas muchas

veces esto se puede realizar en menos tiempo si se conoce la herramienta indicada con la

cual se debe trabajar.

Sólo a manera de ejemplo se pueden enunciar algunos indicadores utilizados por el servicio

de Estadística del Hospital.

Como sabemos el Ministerio de salud de la Nación realiza el relevamiento de diversas

cuestión vinculadas con la salud, y lo realiza a través de las Provincias y estas a su vez lo

delegan a los diversos nosocomios que son los encargados de relevar la información que

luego cada Provincia envía a la Nación.

El “Conjunto mínimo de datos básicos aprobados de interés nacional” establece que el

informe estadístico de hospitalización debe reunir los datos necesarios para obtener la

siguiente información:

Identificar al paciente hospitalizado

Conocer la procedencia y ciertas características socioeconómicas del paciente,

incluida la cobertura de salud de la población hospitalizada.

Calcular los días de estada en el establecimiento para cada período de internación.

Disponer del perfil de la morbilidad atendida de los pacientes internados en el

establecimiento.

Con esta información se pueden elaborar numerosos indicadores, entre los cuales se

señalan como más importantes:

Egresos por jurisdicción, departamento y establecimiento.

Egresos por diagnóstico.

Egresos por edad y sexo.

Días de estada por diagnóstico.

Egresos según cobertura de salud.

Egresos según residencia habitual del paciente internado.

Además la “información estadística de movimiento de Pacientes y utilización de camas” la

metodología de carga que realizan las secretarias de sala, el área enfermería y el área

estadística central, ya que en base a la información que cargan al sistema se obtienen los

siguientes indicadores:

Porcentaje ocupacional de camas

Promedio de camas disponibles

Promedio de pacientes-día: es la permanencia de un paciente internado, es decir ocupando

una cama en un establecimiento de salud.

Promedio de permanencia

Tasa de mortalidad hospitalaria

Camas disponibles: Son aquéllas realmente instaladas en el establecimiento, en condiciones

de uso para la atención de los pacientes internados, independientemente de que estén o no

ocupadas.

En cuanto a la información estadística de consultas médicas ambulatorias El informe reúne

los datos necesarios para obtener la siguiente información:

■ Volumen total de las consultas médicas ambulatorias por edad y sexo.

■ Cobertura de salud de los pacientes ambulatorios.

■ Morbilidad ambulatoria por edad, sexo y residencia.

■ Consultas médicas ambulatorias por unidad operativa.

En muchas ocasiones es indispensable la identificación del lugar de procedencia del

paciente, ya que se requiere conocer si es necesario realizar un bloqueo a un barrio

determinado ya que podría tratarse de un posible brote de alguna enfermedad como hace

poco lo ha sido el dengue.

Actividad 2: Planificación de actividades a desarrollar

Como hemos visto anteriormente del trabajo habitual en el Hospital Pediátrico se utilizan dos

aplicativos troncales para la gestión de pacientes, gestión patrimonial, la facturación, obtener

indicadores, entre otros, y en base a estos se pueden obtener salidas de información

específica, o generales, y en base a estos se pueden obtener un sinnúmero de información

previo procesamiento de los datos que exportan los sistemas.

Por ello es que con la información indispensable en el sistema, obtener estos indicadores

es muy simple pero hay que elaborarlos, y si se cuenta con las herramientas necesarias,

esto se puede realizar con mucha facilidad. En contraposición al tratamiento manual, como

se detectó que lo realizan en algunos casos contando uno a uno.

Por lo tanto en base a los indicadores con que cada servicio trabaja se ha ido trabajando

con funciones de Excel, capacitándolos para que los puedan obtener con las herramientas

que ofrece la planilla de cálculos.

Las capacitaciones se han realizado en función al plan de trabajo expuesto continuación en

el “Error: Reference source not found”, adaptando la planificación en forma específica a las

necesidades con las que debe trabajar cada sector.

Actividad 3: Desarrollo de modelos de gestión

Se ha logrado el desarrollo de algunos modelos de gestión en forma conjunta entre los

docentes participantes del proyecto con los alumnos que han cursado Visual Basic y

quienes han cursado Investigación operativa, logrando facilitar la labor del procesamiento de

información y con ello obteniendo mayor eficacia y eficiencia.

A continuación se realiza una breve reseña de los sistemas desarrollados.

Servicio de Compras: Orden de compra y selección de la mejor oferta

Anteriormente se trabajaba con la siguiente planilla en la cual una vez obtenida la cotización

de cada producto, manualmente se seleccionaba la mejor oferta y posteriormente se

realizada una orden de compra para cada proveedor

Ilustración 1 Modelo de pedido de compras anterior

Fuente: captura propia

Logrando pasar a un nuevo modelo en el cual se genera el proceso antes mencionado es

automático, es decir que una vez cargados los productos, las cantidades y las cotizaciones

de cada proveedor la selección del mejor precio es automática mediante la utilización de

macros1, optimizando el tiempo y evitando también errores humanos. Además se genera de

forma automática un archivo para adjuntar en un mail el pedido que se realiza a cada

proveedor, dejando de hacerlo de forma manual.

Ilustración 2 Modelo de pedido de compras nuevo

1 En ciertas aplicaciones, como procesadores de texto, bases de datos, hojas de cálculo,

etc., secuencia de acciones dentro de la aplicación que el usuario activa pulsando una combinación

específica de teclas

Fuente: captura propia del nuevo modelo entregado.

Ilustración 3 Macros utilizadas en la automatización del sistema de compras

Fuente: captura propia del nuevo modelo entregado

Servicio de Arancelamiento: gestión de los avisos de internación

Se ha logrado realizar de forma automática un cruce de información de los pacientes

internados actualmente con las internaciones anteriores, todo ello mediante la información

que se obtiene del sistema de gestión de Hospitales con que cuenta el nosocomio.

Automatizando el cruce de información y la realización del informe. Optimizando de esta

forma el tiempo de los recursos humanos dependiente del sistema.

Ilustración 4 Modelo de reporte de internación nuevo

Fuente: captura propia del nuevo modelo entregado

Actividad 4: Capacitación en Herramientas Informáticas

Se ha realizado la capacitación del personal de diversos servicios del Hospital de pediatría,

en general no se requirió realizar capacitaciones en cuestiones básicas de Windows, Word u

otras, a pesar que se observaron algunas falencias las mismas se fueron cubriendo en la

medida de lo necesario. Directamente se realizaron las capacitaciones específicas sobre

planillas de cálculos.

Además se capacitó a los estudiantes que participaron en alguna medida del proyecto,

informándoles sobre la situación del mismo, el funcionamiento y las dificultades halladas en

el nosocomio, para que puedan colaborar con el proyecto.

Actividad 5: Transferencia de los modelos de gestión

Para lograr que los recursos humanos del Hospital de Pediatría utilicen los nuevos modelos

propuestos se han realizado capacitaciones y se les han mostrado las ventajas que tienen al

utilizar los mismos. Además se les fueron mostrando posible errores que pueden surgir en la

utilización de estos modelos que hagan que los mismos fallen, para lograr con ello la

correcta utilización de los modelos y optimizar el desarrollo de las labores realizadas por los

recursos humanos del hospital.

Conclusiones:

Las capacitaciones brindadas al Hospital se han realizado con los estudiantes de la materia

Investigación de Operaciones y de las materias optativas Macros para sistemas

administrativos y Visual Basic para sistemas administrativos del cursado 2016 para que

puedan brindar de la mejor forma posible las colaboraciones que realizaron y a los

estudiantes del cursado 2017, ya que se prevé darle continuidad al proyecto con el Hospital

Pediátrico, y a efectos que los estudiantes que quieran sumarse se encuentren preparados

para el reto.

Dichas capacitaciones brindadas fueron realizadas con éxito. Se logró la optimización de los

procesos, lo que genera un uso del recurso tiempo más eficiente, incrementar ingresos y

generar información más confiable, ya que se automatizaron los procesos.