003-RecomendacionesDigitalizacion

7/26/2019 003-RecomendacionesDigitalizacion

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Recomendaciones para proyectosde digitalizacin de documentos

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

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Recomendaciones para proyectos

de digitalizacin de documentos

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

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Archivo General de la Nacin

Mercedes de VegaDirectora General

Alba Alicia Mora CastellanosDirectora General Adjunta de Administracin

Erick Cardoso EspinozaDirector de Tecnologas de la Informacin

Mara Fernanda Trevio CamperoDirectora de Publicaciones y Difusin

Marco Antonio Silva MartnezJefe del Departamento de Publicaciones

Primera edicin, Mxico, 2015

ISBN Obra Completa: 978-607-95901-4-7

ISBN Volumen: 978-607-95901-7-8

D.R.Archivo General de la Nacin-Mxico

Eduardo Molina 113

Colonia Penitenciara Ampliacin

Delegacin Venustiano Carranza

Cdigo postal 15350, Mxico, D. F.


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Contenido

1. INTRODUCCIN 6

1.1 Alcance 6

2. GESTIN DOCUMENTAL 8

2.1 Administracin documental 8

2.1.1 Digitalizacin para trmites y servicios 12

2.1.2 Digitalizacin para consulta, difusin y conservacin 13

2.1.2.1 Consulta de documentacin semiactiva 13

2.1.2.2 Digitalizacin para consulta, difusin y

conservacin de documentos histricos 142.1.3 Digitalizacin con fines de contingencia y continuidad

de la operacin 15

3. SELECCIN DE DOCUMENTOS 16

3.1 Principales razones para digitalizar 16

3.1.1 Mejorar la disponibilidad de los documentos 17

3.1.2 Preservar los documentos 18

3.2 Criterios de seleccin 20

3.2.1 Por el contenido de los materiales 21

3.2.2 Por la demanda de los materiales 21

3.2.3 Por el estado de conservacin de los materiales 22


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4. IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO 23

4.1 Estructura de trabajo para la gestin de imgenes 24

5. REQUERIMIENTOS TCNICOS Y DE IMPLEMENTACIN 29

5.1 Formatos 29

5.2 Conversin 33

5.3 Control de calidad 35

5.4 Marcas de agua 37

5.5 Metadatos 38

5.5.1 Descriptivos 395.5.2 Tcnicos 40

5.5.3 Estructurales 40

5.5.4 Administrativos 40

5.5.5 Para preservacin 405.5.6 Derechos de autor 41

5.6 Equipo de digitalizacin 41

6. PRESERVACIN DIGITAL 45

6.1 Estrategia de preservacin digital 45

6.2 Polticas de preservacin digital 46

Glosario de trminos 50

Bibliografa 58


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66 Recomendaciones para proyectosde digitalizacin de documentos

1. INTRODUCCIN

Las Recomendaciones para proyectos de digitalizacin de documentoscreadas por elArchivo General de la Nacin () de Mxico, estn dirigidas a las instituciones que

planean usar esta herramienta tecnolgica enfocada al almacenamiento y difusin

de documentos resguardados en sus bibliotecas y archivos.

Estas recomendaciones servirn a quienes deseen hacer un programa de

digitalizacin, parcial o total, pero carecen de experiencia en el tema; aqu tendrnuna gua prctica para planear y ejecutar las actividades implicadas en el desarrollo

de este tipo de proyectos.

En documentos de texto o imagen, digitalizar se refiere a la conversin de un

soporte fsico en una copia digital, usualmente por medio de escaneo u otro proceso

de captura de imgenes; en este sentido, es importante hacer la distincin entre los

documentos digitalizados, creados a partir de un archivo fsico y los documentos quenacieron digitales.

El fin de un proyecto como ste es digitalizar una sola vez los documentos y

utilizar el archivo obtenido para diversos propsitos; por ello se debe definir desde

la planeacin una digitalizacin estandarizada, clasificada y con ptima calidad,

para garantizar que cada archivo se pueda utilizar para nuevos requerimientos, sinnecesidad de volver a digitalizarlo.

Es importante sealar que la preservacin digital requiere de una gestin activa

para asegurar la continua integridad y accesibilidad del contenido de cualquier

archivo, evitando que se vuelva obsoleto debido a las modificaciones que sufren los

formatos digitales.

1.1 Alcance

El presente documento contempla las lneas a seguir para desarrollar proyectos

de digitalizacin de colecciones que originalmente se encuentran en diferentes

soportes: papel, manuscritos, libros impresos, fotografas, entre otros; sin embargo,


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no incluye la digitalizacin de audio o video, ni de esculturas o cualquier artefacto

tridimensional. En todo proyecto de digitalizacin existirn similitudes en cuanto

a los problemas por afrontar en el proceso de desarrollo, por lo que se recomiendaleer estas recomendaciones y seguir las observaciones que se hacen, aun cuando

slo satisfagan parcialmente las necesidades de cada caso particular.

Para lograr una digitalizacin de calidad, la clave no es hacerla con la ms

alta resolucin posible, sino en un nivel que iguale el contenido informacional del

documento original.Esta gua define las caractersticas mnimas necesarias para conseguir un nivel

aceptable de calidad de las imgenes que se obtendrn a partir del proceso de

digitalizacin.

El texto est enfocado en la planeacin e implementacin de proyectos de

digitalizacin, sin tomar en cuenta los aspectos administrativos, financieros,

operativos o tcnicos derivados de la creacin de archivos digitales a partir dearchivos fsicos.

En vista de que las colecciones resguardadas por cualquier archivo o biblioteca

se utilizan de diferentes formas y para propsitos diversos, las razones que se tienen

para digitalizar no siempre sern las mismas; por lo tanto, estas recomendaciones

no aplicarn directamente a todas las colecciones en cada institucin.


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2. GESTIN DOCUMENTAL

Se refiere a una serie de actividades sistematizadas cuyo fin es controlar el ciclo devida de los documentos en una organizacin; se encarga de administrar el flujo que

stos siguen desde su creacin o recepcin, clasificacin, mantenimiento, permisos

de uso, almacenamiento y resguardo; de eliminar los que ya no sirven y asegurar la

conservacin de los documentos que lo requieran.

2.1 Administracin documental

Cualquier dependencia o entidad debe contar con un plan de desarrollo archivstico

encaminado a regular la produccin, uso y control de los documentos, mediante la

aplicacin de los procesos tcnicos archivsticos que garanticen su organizacin y

tratamiento adecuado, desde su origen hasta su destino final.

La administracin de documentos consiste en agruparlos de acuerdo con elfondo, la seccin, la serie y la subserie a la que pertenecen, segn ha sido definido

en el cuadro de clasificacin archivstica. Dentro de cada serie, los expedientes que

la forman debern ser individualizados, pues cada uno se refiere al cumplimiento de

funciones especficas, manteniendo agrupados todos los documentos en el orden en

que se han producido.Al referirnos a un documento, estamos describiendo un soporte material:

papel, cintas magnticas de audio y video, acetatos, papel fotogrfico, pelculas,

discos magnticos, etctera. Un documento posee caractersticas y estructuras

determinadas, las cuales le dan formalidad como documento de archivo. Este tipo de

materiales constituye el ncleo de la informacin que ha sido creada y procesada por

una institucin pblica o privada a lo largo de su vida.Las dependencias o entidades podrn digitalizar grupos de documentos durante

las distintas etapas de su ciclo vital activa, semiactiva, inactiva o histrica, siempre

y cuando justifiquen la relacin costo-beneficio de un proyecto de digitalizacin.


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Ciclo de vida de los documentos

La administracin de documentos reconoce que stos tienen un ciclo vital, el cual

inicia cuando son producidos y usados en el curso de la gestin cotidiana de lainstitucin y tienen una utilidad inmediata, es decir, cuando se encuentran en su

fase activa y se resguardan en el archivo de trmite. Los documentos de asuntos

ya terminados, pero que pueden ser utilizados de manera espordica, deben

conservarse, precautoriamente, en un archivo de concentracin como informacin

semiactiva, debido a sus valores administrativos, legales o fiscales, como se muestraa continuacin en la Tabla 1.

Tabla 1. Valores documentales

Valor Cules Qu Cmo

Administrativo

Oficiosadministrativos:personal, oficinas,memorandos, trmitesrelacionados conproyectos, planes,presupuestos,contabilidad

Determinar elplazo o evento paraque el trmite ola actividad con laque se relacionanlos documentosquede concluido oprescrito

Mediante elanlisis de losperiodos de trmite,frecuencia deconsulta y normasde prescripcinaplicables

Jurdico y legal

Son los documentosque se conservarnen la institucin parasu posible uso y ascertificar derechosu obligaciones de laadministracin pblicaen funcin de susactividades

Determinar elplazo o evento paraque los derechosu obligacionescertificadas por losdocumentos cesen oprescriban

Mediante lalegislacinaplicable queacredite derechosu obligacionesjurdicas, ascomo el plazo deprescripcin de losmismos


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Los documentos que se encuentran concluidos pasan a la tercera fase de su ciclo vital:

la inactividad. En ella los documentos pueden formar parte del Archivo Histrico o

ser eliminados, segn sea el resultado de su valoracin previa. A continuacin, en la

Tabla 2, se muestra la vigencia que tienen distintos tipos de documentos:

Valor Cules Qu Cmo

Fiscal o contable

Los documentosque pueden servirde testimonio delcumplimientode obligacionestributarias

Determinar el plazoo evento para quecese o prescribala necesidad decomprobar ojustificar los gastosde los recursospblicos

Mediante lanormatividad tcnicay jurdica vigente quejustifique el manejoy uso de fondos,as como el plazo oevento que cancela suutilidad probatoria

Tabla 2. Vigencias documentales

Tipo de documento Temporalidad Fundamento legal

Archivo contableDocumentos justificatoriosy comprobatorios

5 aosAcuerdo presidencial, DOF,

25/08/1998

Inversiones en activo fijo 12 aosAcuerdo presidencial, DOF,25/08/1998

Expedientes en procesode financiamiento de

responsabilidades oprocesos judiciales

12 aosAcuerdo presidencial,DOF,

25/08/1998

Expedientes deadquisiciones

3 aos

Ley de Adquisiciones,Arrendamientos y Serviciosdel Sector Pblico, DOF,16/01/2012


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La Tabla 3 muestra, de forma general, las fases que contemplan el ciclo vital de losdocumentos.

Tipo de Documento Temporalidad Fundamento legal

Expedientes clasificadoscomo reservados

Se adiciona un periodo igualal de reserva

Lineamientos Generalespara la Organizacinde los Archivos de lasDependencias y Entidadesde la Administracin PblicaFederal, DOF, 20/02/2004

Documentos que hayan sidoobjeto de solicitudes deacceso a la informacin

Dos aos adicionales a laconclusin de su vigenciadocumental

Lineamientos Generales

para la Organizacinde los Archivos de lasDependencias y Entidadesde la Administracin PblicaFederal,DOF, 20/02/2004

Tabla 3. Identificacin del ciclo vital de los documentos

Fase Valor Uso Usuario Archivo

Activa

PRIMARIO: Administrativo Fiscal o contable Legal o jurdico

Institucional,de consultafrecuente

Institucinproductora

Archivo detrmite

Semiactiva

PRIMARIO: Administrativo Fiscal o contable Legal o jurdico

Institucional,

de consultaocasional(espordica)

Institucinproductora

Archivo deconcentracin

InactivaSECUNDARIO: Evidencial Testimonial

Difusin einvestigacin

InvestigadorPblico engeneral

Archivohistrico


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La digitalizacin puede tener varias finalidades, conforme a lo anterior, es posible

adoptar diferentes caractersticas y estndares de acuerdo con las necesidades de

cada institucin.1A continuacin se muestra cmo utilizar la digitalizacin en cadauna de las fases del ciclo vital del documento:

2.1.1 Digitalizacin para trmites y servicios

Se realiza en unidades de correspondencia, oficiala de partes u oficinas de atencin

al pblico, las cuales requieren control y trmite inmediato, pues generan altosvolmenes de documentacin. Estos trmites pueden ser integrados en expedientes

nicos o de los siguientes tipos: solicitud de crdito, licencia de conducir, cdula

de identidad, expediente de personal y clnico, credencial para votar, pasaporte,

comprobante contable,2acta de entrega o recepcin, etctera.

Este tipo de digitalizacin tiene la finalidad de optimizar un flujo de trabajo

para un proceso en especfico; es decir, se busca sistematizar la secuencia de tareas,acciones o actividades para ejecutar el proceso, con el seguimiento de cada una de

las etapas y el estado en que se encuentran. Con ello es posible reducir el tiempo y

acelerar la realizacin de un trmite.

Con la digitalizacin de los documentos solicitados para realizar el trmite,

es posible evitar la acumulacin de los documentos fsicos, originales o copias, los

cuales tienen un valor determinado por la naturaleza del trmite en cuestin.

Los documentos digitalizados formarn parte de expedientes electrnicos,

asociando las imgenes a las series documentales; deben ser clasificados a partir

del cuadro de clasificacin archivstica, determinando su valor y vigencia con base

en el catlogo; del mismo modo, se deben aplicar los procesos de depuracin y

transferencia mediante el estudio pormenorizado, de acuerdo con el catlogo, de las

1 Archivo General de la Nacin-Colombia. Circular externa, nm. 005. 11 de septiembre de 2012, p. 4.Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/CIRCULAR_05_DE_2012.pdf2 Cdigo Fiscal de la Federacin, artculo 28; 30, prrafo tercero; 52.


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series documentales a digitalizar, del cual resultar el establecimiento de los valores

primarios y secundarios de stas.

En este punto, la tcnica de valoracin documental muestra su utilidad, ya quela asignacin de plazos de conservacin para los documentos nos permite ajustar y

definir estrategias de preservacin de materiales electrnicos. Por ejemplo, una serie

que tenga un plazo de eliminacin de tres aos no debera generar ningn problema

de conservacin o interpretacin de esa informacin. En caso de series documentales

cuyo plazo de conservacin sea superior, la organizacin deber adoptar polticas

explcitas de conversin o migracin de esos documentos digitalizados.

2.1.2 Digitalizacin para consulta, difusin y conservacin

Los proyectos de digitalizacin ms comunes son aquellos que permiten ampliar

documentos, lo que facilita su difusin por medios electrnicos y sirve para reducir

su manipulacin, permitiendo una mejor conservacin de los originales.La digitalizacin tambin puede servir para generar copias de seguridad

o respaldo de documentos de archivo con valor histrico, cientfico o cultural, y

habilitarlos en sustitucin de los originales en caso de que se presenten siniestros

que afecten a los archivos o documentos de conservacin permanente.

2.1.2.1 Consulta de documentacin semiactiva

Por lo general, la digitalizacin con fines de consulta se concibe slo para los archivos

histricos; sin embargo, los requerimientos de consulta de documentos que tienen

las instituciones hacen necesario digitalizar, tambin, la documentacin semiactiva

de los archivos de concentracin, con la finalidad de tener disponibles y accesibles

los documentos e informacin que sirvan de apoyo a los programas de evaluacin ycalidad y, finalmente, facilitar y soportar la toma de decisiones.

La documentacin semiactiva no es de consulta tan frecuente como la que se

encuentra en los archivos de trmite, sin embargo, se torna fundamental en las

instituciones que tienen oficinas en distintas partes del pas, o distribuidas en el


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mundo, para las cuales es indispensable consultar una serie documental o ciertos ex-

pedientes para un proceso sustantivo de la institucin. Por ejemplo, documentos

relacionados con billetes de depsito, fideicomisos, verificacin de identidad deun connacional en el extranjero, antecedentes penales, historiales crediticios,

jubilaciones y pensiones, programas presupuestales de administraciones pasadas,

o incluso expedientes clnicos inactivos, los cuales pueden hacer la diferencia entre

vida y muerte en una situacin de emergencia.

Los expedientes en etapa semiactiva que se programen para ser digitalizados

deben pertenecer a asuntos concluidos; por lo tanto, se trata de expedientes

cerrados y sujetos a eliminacin o transferencia de acuerdo con lo que determine

el catlogo, a los que no se incorporarn nuevos documentos.

El acceso a esta documentacin estar restringido, pues el rea generadora es la

que dispondr las condiciones de acceso a la serie o expedientes, segn sea el caso.

2.1.2.2 Digitalizacin para consulta, difusin y conservacin de

documentos histricos

Los documentos histricos merecen un apartado especial al emprender un proyecto

de digitalizacin, pues resulta necesario tomar una serie de medidas que permitan de-

terminar la conveniencia de llevar a cabo este proceso, dado el posible riesgo al cual

se puede exponer un grupo documental.

La digitalizacin de documentacin histrica est encaminada a reducir la

manipulacin de los documentos originales; esto contribuir a su conservacin y

preservacin. Ya que entre las funciones de un archivo histrico se encuentra la

difusin de los acervos, contar con los documentos digitalizados hace esta labor ms

sencilla y puede tener un impacto mucho mayor.En general, la digitalizacin de grupos documentales histricos debe proporcionar

el servicio inmediato y directo de consulta, potenciar la accesibilidad y difusin de

series documentales, evitar el deterioro de las piezas ms frgiles o valiosas, as

como completar fondos documentales, originaria o temticamente afines, que se


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encuentren repartidos entre varias instituciones archivsticas, facilitando con ello su

conocimiento y uso.

Para estos fines, la digitalizacin debe cumplir con un tratamiento archivsticomuy riguroso y garantizar que los grupos documentales susceptibles de digitalizacin

cuenten con instrumentos de consulta basados en la Norma Internacional General

de Descripcin Archivstica (-).

Para llevar a cabo la digitalizacin de grupos documentales histricos deben es-

tablecerse las prioridades de digitalizacin, basadas en las necesidades de los

usuarios y los recursos con que cuenta la institucin.

Una vez digitalizadas, se debe asegurar que las imgenes reciban un tratamiento

archivstico adecuado, as como garantizar la conservacin a largo plazo y la difusin

de los documentos digitales.

2.1.3 Digitalizacin con fines de contingencia y continuidadde la operacin

Con este proceso se busca asegurar la disponibilidad de informacin en caso de

catstrofes, a fin de garantizar la continuidad de las operaciones de una entidad,

una vez superada la emergencia. En caso de que slo se requiera proteger ciertos

documentos y no una serie completa o un conjunto de expedientes, la digitalizacin se

puede llevar a cabo por tipos documentales, ya que el propsito es tener disponibles

y accesibles los documentos e informacin para establecer las operaciones de la

entidad. Sin embargo, no debe dejarse de lado que tanto los documentos en soporte

papel como los digitalizados, requieren recibir un adecuado tratamiento archivstico.


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3. SELECCIN DE DOCUMENTOS

Seleccionar los materiales a digitalizar es el primer paso para crear un archivo deeste tipo; esto es, identificar los acervos o colecciones que son apropiados para digi-

talizar, con lo que se puede hacer una evaluacin del valor potencial del recurso en

relacin con las necesidades del usuario, lo cual es crtico para definir la factibilidad

del proyecto.

En esta etapa se puede tomar la decisin de hacer la digitalizacin de unacoleccin completa o de excluir algunos materiales.

La seleccin de materiales aptos para digitalizar es una actividad que consume

demasiado tiempo y debe realizarse despus de justificar el proyecto, pero antes de

las otras etapas. La eleccin se tiene que hacer pensando no slo en cuestiones como

el valor del material seleccionado o el inters de su contenido, sino tambin tomando

en cuenta aspectos legales y tcnicos, as como las condiciones institucionales.Un aspecto fundamental es detectar las necesidades de los usuarios que consultan

los documentos. Para ello se debe hacer un anlisis que permita identificar, de forma

precisa, las necesidades actuales y futuras del grupo especfico de usuarios.

Es importante que el proceso de seleccin involucre a quienes tienen conoci-

mientos detallados y expertos acerca de la coleccin y los materiales; por ejemplo,

pueden participar el curador, archivista, administrador, conservador, e incluso al-

guien externo a la institucin, para tener una opinin imparcial.

Las cuestiones involucradas con la seleccin del material a digitalizar van a ser

examinadas desde dos perspectivas:

Principales razones para digitalizar. Criterios de seleccin.


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3.1 Principales razones para digitalizar

Es preciso considerar las razones por las cuales se quiere digitalizar una coleccin

antes de que el proyecto inicie. Un anlisis cuidadoso de los motivos har lasdecisiones subsecuentes ms fciles.

Las principales razones por las que se busca iniciar un proyecto de digitalizacin

son mejorar la disponibilidad de sus colecciones, o bien, preservarlas.

3.1.1 Mejorar la disponibilidad de los documentos

La razn ms comn para comenzar un proyecto de digitalizacin es hacer que las

colecciones se vuelvan ms accesibles para los usuarios actuales y potenciales. Por

esta razn, se debe justificar la necesidad de digitalizar cualquier material, basndose

en los beneficios que otorgar segn las actividades a realizarse por los usuarios;

por ejemplo, el aprendizaje, la enseanza y la investigacin.

Algunas ventajas de mejorar la disponibilidad de los documentos son:

El contenido puede ser obtenido, en forma expedita, desde cualquier lugar del

mundo y a cualquier hora, sin necesidad de emplear personal.

Al tener organizada la informacin, los interesados pueden buscar documen-

tos, hacer referencias cruzadas sobre stos, definir filtros, etctera, con el fin

de obtener slo los materiales que necesiten, en muy poco tiempo.

Si se cuenta con una coleccin notable, nica o muy difcil de encontrar, ha-

cerla disponible digitalmente al pblico mejora, de manera considerable, el

prestigio de la institucin y promueve lneas de investigacin que, con anterio-

ridad, se encontraban limitadas a un nmero reducido de personas.

La accesibilidad a los documentos genera un incremento del nmero de usua-rios potenciales.

Es congruente con otras iniciativas de digitalizacin nacionales o gremiales.


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Agrega valor a la informacin por encima de las copias sobre papel, tales

como: valor intrnseco a la informacin, mayor funcionalidad por medio de

hipervnculos o mayor facilidad de bsqueda y navegacin. Contribuye a la masa crtica de materiales digitales acerca de un tema, por lo

tanto, incrementa el valor de la coleccin.

Tiene opinin favorable para la conversin por alguna o algunas comunidades

acadmicas significativas.

Integra conjuntos de formatos o de materiales relacionados que se encuentran

desperdigados.

Permite buscar con mayor facilidad entre varios formatos, tamaos y materiales.

3.1.2 Preservar los documentos

Cuando los materiales por digitalizar se encuentran daados, en deterioro avanzado

o en peligro de perderse, el principal propsito de la digitalizacin ser crearreproducciones fieles de los originales en un medio de larga duracin, y no tanto

seleccionar materiales dependiendo de su demanda. Estas reproducciones deben

satisfacer tanto las necesidades de los usuarios actuales como de los futuros, por ello

deben ser digitalizaciones de alta calidad y poseer estabilidad para que se puedan

mantener a lo largo del tiempo.

En estos casos, se recomienda seleccionar los materiales para preservacin

clasificndolos en tres categoras:

Documentos raros, nicos o frgiles; archivos y otros objetos con alto valor de

construccin que deben ser resguardados en su forma original. La conversin

digital puede generar sustitutos de alta calidad, los cuales permiten un accesoamplio que, en la mayora de los casos, va a prevenir la manipulacin del

material. Estos documentos no siempre podrn digitalizarse en su estado

actual, por lo tanto pueden requerir una estabilizacin previa.


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Material con un importante valor intelectual, pero relativamente bajo valor

de construccin; altamente utilizado y deteriorado o frgil. Las imgenes

digitales normalmente son buenos reemplazos para la demanda inmediata. Silos materiales originales se estn deteriorando y necesitan ser reproducidos

para permitir su uso, a veces es preferible producir microfilmes con propsitos

de preservacin y copias digitales para su acceso (una solucin hbrida).

Material frgil de alto valor intelectual con bajo valor de construccin y poco

uso. Este material no va a tener mucha prioridad para ser digitalizado. Si es

material frgil que necesita ser reemplazado por duplicados para permitir su

uso, normalmente se sigue utilizando microfilm, ya que es muy barato y fcil

de almacenar; as se deja abierta la opcin de digitalizar el microfilm en el

futuro, cuando aumente su demanda.

La digitalizacin, en lo relativo a preservacin:

Mejora la calidad de imgenes previamente daadas.

Mediante esfuerzos de cooperacin se logran socios potenciales.

Considera la no duplicacin; es decir, no hay productos digitales semejantes

que contengan esa informacin.

Informa sobre temas pobremente documentados en otros medios.

Tiene importancia para la comprensin del tema.

Permite unir materiales en varios formatos fsicos cuyo manejo es muy

complicado (peridicos, mapas, grandes formatos, etctera).

Algunas instituciones an no han aceptado la tecnologa digital como un medio losuficientemente estable para la preservacin a largo plazo. Las razones, usualmente

aducidas, son que los medios digitales pueden sufrir de obsolescencia tcnica

y que hay incertidumbre, tanto en la autenticidad y legalidad de los documentos

electrnicos como en lo relacionado con costos futuros de preservacin.


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Mientras esperan a que se solucione el problema de longevidad digital, la mayora

de las instituciones crean imgenes de archivo con calidad de preservacin; esto

significa que pueden ser utilizadas para diversos propsitos y que son creadas con unalto nivel de calidad, lo cual minimiza la necesidad de volver a digitalizar el material.

Crear un duplicado electrnico no es razn suficiente para desechar el documento

original. La destruccin de estos materiales slo se debe hacer si fueron previamente

seleccionados para su desecho y han sido digitalizados para facilitar su uso intensivo

durante su ciclo de vida designado. En la seccin 5, Requerimientostcnicos y de

implementacin,se desarrolla con mayor detalle este tema; se explica cules son

las estrategias y polticas de preservacin que permiten hacer una buena planeacin

con el fin de conservar archivos digitales.

3.2 Criterios de seleccin

Existen diversos documentos que pueden ser digitalizados; entre ellos se encuentran:dibujos, manuscritos, libros, cartas, postales, carteles, transparencias, negativos, calen-

darios, mapas, planos arquitectnicos, boletos, fotografas, partituras, impresiones,

pinturas, etctera. Cada uno de estos materiales tiene caractersticas especficas en

cuanto a su composicin fsica y al mtodo por el cual fueron creados, mismas que

debern tomarse en cuenta al momento de digitalizarlos; adems, es imprescindible

examinar su estado de conservacin, ya que esto determinar la viabilidad de la

digitalizacin o la necesidad de una estabilizacin previa del documento, la tcnica

de reproduccin que debe emplearse, as como la posibilidad de obtener una buena

imagen digital.

El costo de un proyecto de digitalizacin depende del estado de conservacin

de los materiales y de otros factores, como la cantidad de informacin que debe sercapturada, la necesidad de llevar a cabo una estabilizacin o restauracin previa

a la digitalizacin y el tipo de equipo necesario para su reproduccin, as como la

generacin de metadatos.


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3.2.1 Por el contenido de los materiales

Con independencia del propsito para el cual se desarrolle un proyecto de

digitalizacin, la seleccin del material fuente se ver directamente influida por elcontenido. En este sentido, habr que plantearse la siguiente pregunta: el contenido

de este material justifica el esfuerzo, costos y otros insumos necesarios para su

reproduccin digital? Cualquier proyecto de digitalizacin debe tener su propia

definicin de valor, basada en las metas que busca lograr.

Para realizar un proyecto de digitalizacin hay que tener un volumen mnimo

de informacin; de otra forma, el valor del material ser muy bajo para atraer a

suficientes usuarios. Por lo tanto, si la seleccin se est haciendo con base en su

contenido, hay que preguntarse: se va a digitalizar una coleccin completa o

solamente una parte?

El valor de una coleccin completa es mayor que el de algunas de sus partes

fuera de contexto; pero si los documentos individuales tienen un valor significante,incluso unos pocos pueden formar una masa crtica de informacin.

3.2.2 Por la demanda de los materiales

Si el propsito principal de la digitalizacin es mejorar el acceso a la informacin, el

criterio principal de seleccin del material deber ser su uso actual y potencial. Esto

nos lleva a la necesidad de hacer un anlisis para definir el pblico al que se le va a

dar prioridad.

Al momento de decidir en qu orden se digitalizar, se ponderarn las demandas

de los diferentes grupos de usuarios para lograr la mejor decisin y se dar el mismo

valor a las necesidades del pblico y a las de la institucin.

Se recomienda disear una estrategia en la cual se digitalicen primero las partesde una coleccin mayormente utilizadas y que proporcionan un valor agregado al

proyecto al momento de ponerlas a disposicin de los usuarios.


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3.2.3 Por el estado de conservacin de los materiales

Se debe examinar la condicin de los materiales originales, ya que esto afectar

la tcnica de manipulacin y digitalizacin y con ello se determinar si es posiblegenerar una buena imagen digital. Por esta razn, la seleccin del material a

digitalizar estar influida por su estado de conservacin.

El material frgil o deteriorado corre el riesgo de sufrir daos a causa de su

manipulacin, por lo que no se puede digitalizar sin tener cuidado especial o, en

ocasiones, un tratamiento previo de estabilizacin o restauracin, lo cual puede

generar costos adicionales. Por eso, antes de comenzar la digitalizacin se debe

evaluar si se dar prioridad a colecciones en mejor estado o si, por el contrario, se

considerarn en el proyecto los costos de preparacin, conservacin y restauracin.

Es necesario tener en cuenta casos en los que un material se est deteriorando

rpidamente. En stos tendr prioridad su digitalizacin, dado que se corre el riesgo

de perder informacin de gran valor de forma definitiva, incluso aplicando tcnicas deconservacin y restauracin.

En esta etapa se requiere un estudio, de preferencia consultando a profesionales

de preservacin y conservacin, para determinar los costos relacionados con el

estado del material que no se haban previsto. El estudio tambin puede revelar

cuestiones que no se haban tomado en cuenta cuando se hizo el plan original, lo

cual implicara pequeos o grandes ajustes.


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4. IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO

Con los objetivos del proyecto de digitalizacin y la seleccin del material, se estable-cer el alcance del mismo. Las especificaciones y costos del proyecto se definirn

con precisin, incluyendo cada una de las etapas del proceso. Es preciso prevenir la

adicin de tareas extras o materiales no presupuestados en un inicio.

La planificacin detallada para la viabilidad de un proyecto de digitalizacin debe

estar precedida por un riguroso anlisis tanto legal, de costo-beneficio y de tiempo.

En ste se deben indicar claramente los beneficios esperados frente al costo de la

inversin a realizar; se indicarn, tambin, los recursos de presupuesto necesarios

para adelantar los proyectos correspondientes, tanto en materia de organizacin de

los documentos como en los procesos tecnolgicos inherentes a la captura de las

imgenes, construccin de los ndices y control tcnico de calidad, actividades que

pueden demandar buena parte del presupuesto asignado al proceso de digitalizacin.Adems, se debe tomar en cuenta el proceso de captura de metadatos.

Algunas tareas involucradas en un proyecto de digitalizacin pueden no ser

obvias o ser especficas de una institucin, y por lo tanto deben identificarse y

agregarse al plan del proyecto; de otra forma, causarn problemas de presupuesto

y fechas de entrega. Algunas de estas tareas pueden incluir:

Actividades previas a la digitalizacin: identificacin y localizacin de

materiales, obtencin del almacn, diagnstico del estado de conservacin,

acciones de estabilizacin, intervenciones de restauracin, remocin de

grapas o clips de los materiales, organizacin (clasificacin y ordenacin),

descripcin de las agrupaciones documentales (inventario), foliacin de lasunidades documentales, etctera.

Actividades posteriores a la digitalizacin: revisin de la calidad de las

imgenes, cotejo de los materiales con el inventario, desempaquetado,

ordenamiento, etctera.


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No existe una forma definitiva de llevar un proyecto de digitalizacin, pues cada uno

de ellos es nico y diferente en cuanto a su propsito, a los materiales por digitalizar

y a su condicin; sin embargo, se puede crear una estructura de trabajo que desglosesus componentes y sus actividades.

4.1 Estructura de trabajo para la gestin de imgenes

La estructura de trabajo para crear y gestionar imgenes digitales se puede dividir

en las siguientes fases:

a) Captura y creacin de datos: las imgenes son digitalizadas, contando

previamente con un texto descriptivo asociado a ellas o a su contenido

(metadatos); los datos son almacenados para su uso futuro. Es importante

considerar:

La manipulacin y preparacin de imgenes.

La captura de imgenes, para lo cual se deber contemplar el hardwarey

el softwarea emplearse.

Los formatos de archivo y el grado de compresin/compactacin.

Los derechos de autor, proteccin de datos, etctera.

La asignacin de metadatos a la imagen, que incluye descripcin, indexacin

y catalogacin.

b) Acceso a datos y entrega: los propietarios de las imgenes debern planear

e implementar un mecanismo de entrega, el cual asegure que los usuarios

podrn tener acceso a los archivos de imagen. Es importante considerar lossiguientes puntos:

Bsqueda y obtencin de datos.

Administracin de usuarios y accesos.


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c) Gestin de la coleccin digital: deber considerarse la produccin de una

coleccin de imgenes digitales de alta calidad, la cual implica ciertos

estndares e implementacin de buenas prcticas. Esto se asegura coordinandolos puntos anteriores. Entre los que se consideran, en esta fase:

La creacin de la base de datos y el diseo del sistema.

La gestin de procesos y los flujos de trabajo.

El control de calidad.

La gestin del proyecto.

La preservacin digital y el almacenamiento.

En un proyecto de digitalizacin exitoso, las imgenes son creadas y entregadas en

el tiempo establecido y sin superar el presupuesto. Una buena planeacin es la clave

para un proyecto exitoso, y sta debe tener en cuenta todo lo incluido en la estruc-tura de trabajo. El tiempo invertido en escribir documentos de planeacin va a com-

pensarse con creces durante la ejecucin, adems de que dichos textos sirven como

gua fundamental para realizar otros proyectos similares.

El plan del proyecto debe ser escrito, idealmente, por el administrador del

proyecto y, adems, aprobado por todas las partes interesadas. Generalmente el plan

es revisado varias veces antes de que todos los participantes queden satisfechos

en cuanto a que las tareas clave, subproyectos, metas y entregables queden

documentados y con estimados de tiempo realistas.

Otro factor importante en el xito de un proyecto de digitalizacin, es que la

institucin tenga muy clara la meta por la cual se va a digitalizar y qu tipo de

producto final va a cumplir dicho cometido. Para ello es sustancial:

Involucrar a todos los participantes relevantes (curadores, expertos tcnicos,

personal encargado de la preservacin, archivistas, entre otros), quienes pue-

den determinar las metas del proyecto y tomar decisiones sobre cmo se va a

conformar.


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Mantener un registro de las decisiones que se han tomado y las razones por

las cuales se tomaron, con el fin de no repetir trabajo cuando surjan problemas

previamente tratados.

Analizar si la digitalizacin se llevar a cabo internamente o si se contratar una

empresa externa especializada en estos procesos. Cualquier eleccin que se

tome, la institucin que tiene los materiales por ser digitalizados debe tomar la

responsabilidad de:

Seleccionar los materiales a digitalizar.

Determinar el propsito de la digitalizacin as como la naturaleza del

producto deseado.

Establecer los niveles necesarios de calidad.

Verificar la calidad del trabajo terminado.

Hay argumentos encontrados en cuando a trabajar internamente o contratar una

empresa; es por esto que se deben analizar cuidadosamente los pros y contras de

cada una de las opciones. A continuacin se muestran algunos puntos a tener en

cuenta.

Pros de hacer la digitalizacin interna:

Obtener la experiencia de realizar un proyecto de digitalizacin (administracin

del proyecto, familiaridad con la tecnologa, aprendizaje, etctera).

Mayor control del proceso, incluyendo la manipulacin y almacenamiento delmaterial original.

Los requerimientos de calidad de imagen, acceso y escaneo, se pueden ajustar

sobre la marcha, en lugar de definirlos desde el inicio.

Participacin directa en el desarrollo de colecciones de imgenes digitales,

haciendo que stas se ajusten mejor a la organizacin y a los usuarios.


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Contras de hacer la digitalizacin interna:

Requiere una gran inversin financiera inicial y durante el proyecto, en equipoy personal.

Se necesita ms tiempo para implementar los procesos de captura de imgenes

y la infraestructura tcnica.

Nivel de produccin limitado.

No siempre se tiene disponible personal capacitado.

La institucin debe aceptar costos de fallas de equipo, capacitacin de personal,

problemas con la red, etctera.

Se da la necesidad de imponer estndares y mejores prcticas.

Pros de contratar una empresa:

El pago se hace nicamente por costos de digitalizacin de las imgenes, no por

equipamiento o personal, por lo tanto, la inversin en este rubro es temporal.

Altos niveles de produccin.

Personal capacitado.

Menores riesgos.

El proveedor absorbe costos de obsolescencia tecnolgica, fallas de equipo,

problemas de conexin, etctera.

Contras de contratar una empresa:

La organizacin tiene menor control en el proceso de captura de imgenes ycalidad.

Proceso contractual complicado: las especificaciones de las imgenes sern

claramente definidas al inicio, las soluciones a problemas deben ser negociadas,

se tienen que configurar conexiones de red adicionales, etctera.


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El proveedor puede tener un conocimiento mayor que el cliente o puede presu-

mir de un nivel de entendimiento de bibliotecas/museos/archivos que no tiene.

Falta de estndares con los cuales se podran negociar servicios y medir lacalidad.

Los originales deben ser transportados, enviados y despus manipulados por

el personal del proveedor.

Independientemente de cmo se va a hacer la digitalizacin, el administrador del

proyecto especificar lo siguiente:

Duracin del proyecto: inicio, ejecucin y fin del proyecto. ste debe ser muy

claro y contener cualquier relacin que se tenga con otros proyectos.

Tiempos: planear los tiempos de forma realista para cada una de las activida-

des a realizar; es importante asignar tiempo extra para posibles problemas,definidos en el anlisis de riesgos.

Anlisis de tareas: identificar las tareas que no son obvias y tener claro que

pueden surgir ms a lo largo de la ejecucin, por lo tanto, hay que buscar la

forma de acomodarlas dentro del plan.

Personal: asegurar que el equipo de trabajo est capacitado para efectuar

las tareas asignadas, as como cumplir los tiempos asignados al proyecto; es

posible que se deba asignar tiempo extra para capacitacin y tomar en cuenta

la curva de aprendizaje.

Control de calidad: las imgenes digitales cumplirn con ciertos estndares;

dentro del plan se debe asignar tiempo para actividades de control de calidad,

las cuales incluyan no slo la revisin de las imgenes, sino tambin de los me-tadatos que las acompaan.

Anlisis de riesgos: generar un anlisis de riesgos en el cual se especifiquen

tanto los posibles problemas que puedan surgir durante la ejecucin del

proyecto, como las estrategias a seguir para solventarlos.


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5. REQUERIMIENTOS TCNICOS Y DE IMPLEMENTACIN

Las decisiones de calidad y resolucin de las imgenes deben estar basadas en lasnecesidades de los usuarios, en el uso que se les va a dar a stas y en la naturaleza

de los materiales que se van a digitalizar (dimensiones, color, rango tonal, formato,

tipo de material, etctera). La calidad y condicin del documento original van

a determinar directamente la resolucin en la cual se va a digitalizar, as como la

calidad de la imagen digital.

En este sentido, lo primero que debemos preguntarnos es qu nos interesa?;

dependiendo de la respuesta se pueden dar los siguientes casos:

La informacin contenida en un documento se puede guardar en formato

de texto, pasando por un proceso de reconocimiento ptico de caracteres,

llamado por sus siglas en ingls (Optical Character Recognition), el cualextrae el texto de una imagen digitalizada.

Representacin digital del documento original, o las caractersticas de ste,

impiden el uso de (ejemplo: documentos escritos a mano). No obstante,

se puede guardar como imagen.

Representacin digital con texto (o partes de ste). Se puede digitalizar y

realizar un proceso , con el cual se genera un archivo de texto plano que, al

relacionarlo con la imagen, va a permitir indexar o hacer bsquedas de texto.

Para cualquiera de las tres opciones se debern generar metadatos que acompaen

a la digitalizacin. Este tema se desarrolla ms adelante en el punto 5.5. Metadatos.

5.1 Formatos

El formato del archivo es el factor principal al crear o almacenar contenidos digitales

a futuro; por ello se deben utilizar formatos estndares, que sean ampliamente

utilizados y no tengan mucha probabilidad de ser descontinuados.


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Los formatos con ms probabilidad de ser accesibles, en el futuro, tienen las

siguientes caractersticas:

Sin propietarios.

De estndar abierto documentado (, , ).

Utilizados comnmente por la comunidad de investigadores.

Sin cifrado.

Sin compresin.

Existe una diversidad de formatos para almacenar documentos digitales. A

continuacin se explican tres de ellos: /, y -2000. stos sirven, engeneral, para cualquier propsito, sin embargo, se puede utilizar cualquier otro

formato, siempre y cuando est bien justificado su uso.

PDF/A

El (Portable Document Format) es uno de los mejores formatos para preservar

documentos electrnicos y asegurar su supervivencia en el futuro. Se sugiere

utilizar /(Archival) Norma 19005 para archivar documentos con fines

de preservacin, pues contiene todos los elementos necesarios para reproducir el

contenido tal como se gener, independientemente de las herramientas y sistemas

utilizados para su produccin, almacenamiento y reproduccin.

Se recomienda utilizar el formato /cuando se quiere digitalizar textos o

una mezcla de textos e imgenes. Es importante pasar la imagen por un proceso

, el cual extrae el texto y lo pone detrs de la imagen, permitiendo indexar el

documento y hacer bsquedas sobre ste. El formato o/permite tambinla construccin de objetos complejos de mltiples pginas, como libros, peridicos

o diarios.


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El /ofrece las siguientes ventajas:

Procesos eficientes de compresin. Procesos estandarizados para bsquedas de texto.

Firmas digitales estndares que pueden ser integradas al documento para

proteger su integridad.

Los metadatos son almacenados en un formato estandarizado y son integrados

en el documento.

Como formato universal de documentos, es ideal no slo para digitalizaciones,

sino tambin para documentos generados electrnicamente.

El formato puede utilizar diferentes tipos de compresin en distintas partes de

un archivo, lo cual hace que los documentos tengan un tamao fcil de almacenar.

TIFF

El (Tagged Image File Format) es un formato de imgenes flexible, altamente

porttil, ampliamente aceptado, de estndar abierto y considerado el estndar

profesional de imgenes, los archivos pueden utilizar compresin sin prdidas,

pero esto resulta en imgenes que utilizan mucho espacio de almacenamiento.

El formato generalmente se utiliza para la creacin de archivos maestrosde imagen, ya que est conformado por mltiples pginas para tener una secuen-

cia de imgenes de alta calidad. Su amplio uso a lo largo de los aos supone que va a

seguir estando soportado por mucho tiempo; sin embargo, en diversos aspectos se ha

quedado rezagado, debido a que no se ha seguido desarrollando. Este formato tiene

variantes que difieren principalmente en los mtodos de compresin.Tradicionalmente algunas instituciones han optado por almacenar sus imgenes

utilizando archivos sin compresin y sin prdidas, ya que se considera como

la mejor manera de preservar las caractersticas esenciales de un documento al

ser digitalizado; con todo, para proyectos grandes de digitalizacin, utilizar un


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formato con compresin, incluso con prdidas, reduce costos, por lo cual resulta

econmicamente atractivo.

JPEG-2000

2000 es un estndar de compresin y codificacin digital de imgenes de

propsito general. Fue creado por el Joint Photographic Experts Group (Grupo

Conjunto de Expertos en Fotografa o ) en 2000, con la intencin de sustituir el

formato original creado en 1992.

Al utilizar compresin, una imagen digitalizada y almacenada en este formato

ocupa mucho menos espacio sin sacrificar calidad. Entre sus caractersticas

principales se encuentran las siguientes:

Rendimiento superior de compresin. Aplicando niveles bajos de compresin,

ofrece una ventaja de fidelidad sobre ; a niveles altos de compresin, 2000 tiene una ventaja ms significativa.

Soporte para mayor profundidad de color. 2000 incluye soporte para 48

bpp (bitsporpixel), siendo posible codificar hasta 281.5 billones de colores.

Resolucin mltiple. 2000 puede contener la misma imagen en varias

resoluciones, ofreciendo varias posibilidades, como la inclusin de miniaturas.

Decodificacin progresiva. Los primeros bytesdel archivo contienen una ver-sin de baja calidad de la imagen, y los bytesposteriores van agregando gra-

dualmente detalles a la imagen hasta tenerla con toda su calidad. Esto resulta

til para mostrar una vista previa de la imagen mientras se carga o se recibe

el resto del archivo.

Compresin sin prdidas y con prdidas. Es posible comprimir una imagen sinque exista distorsin alguna (sin prdidas), adems de obtener un mayor gra-

do de compresin a costa de distorsionar la imagen (con prdidas). Al momento

de realizar una compresin con prdidas, es posible especificar la calidad de

imagen que se desea obtener; desconocindose la eficiencia de compresin


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resultante, sta depender del contenido de la imagen. Tambin es posible es-

pecificar el factor de compresin deseado, y entonces el grado de distorsin

resultante no estara predeterminado. Entre ms calidad se requiera, menoscompresin se deber aplicar.

Diversas instituciones en todo el mundo han optado por almacenar sus archivos

maestros utilizando la compresin 2000, sobre todo cuando se trata de coleccio-

nes grandes y se quiere utilizar el mismo archivo tanto para preservacin como para

acceso, aplicando el principio de digitalizar una vez, utilizar para muchos propsitos.

Algunas organizaciones utilizan la compresin 2000 sin prdidas, pero

cada vez es ms frecuente utilizar 2000 con prdidas, buscando que la imagen

se considere visualmente sin prdidas. En general, 2000 se elige buscando

maximizar los costos de almacenamiento sin sacrificar prcticamente la calidad.

5.2 Conversin

Se le llama conversin al proceso por el cual pasan los archivos fsicos originales

al ser digitalizados, es decir, convertidos a formato digital utilizando un dispositivo

escner o cmara digital, cuyo resultado es un archivo digital de imagen maestra.

sta debe ser una representacin visual del objeto original lo ms exacta posible que

sirva para las necesidades de la institucin; en este sentido, se debe entender que lasolucin no es capturar una imagen con la ms alta calidad posible, sino evaluar

el contenido del documento original y decidir la calidad de la imagen a utilizar al

realizar la digitalizacin.

Como un primer paso en este proceso, se analizan los atributos de los documentos

originales; stos pueden diferir en cuanto a dimensiones, rango de colores o la formaen la que fueron producidos: a mano, con una imprenta, por medio de una cmara

fotogrfica, medios electrnicos, etctera.

El estado de conservacin de los documentos puede afectar el proceso de

conversin, por eso es importante identificar si existe la necesidad de realizar una


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estabilizacin o restauracin previa, idealmente con el apoyo de un especialista en

conservacin de documentos.

La calidad de una imagen se puede definir a partir de los siguientes factores:

Resolucin: se determina por el nmero depixelesutilizados para representar

la imagen. Los pixeles se expresan en puntos por pulgada (ppp o dpi:dots

per inch). Incrementar el nmero depixelesda como resultado una imagen de

mayor resolucin y una mejor delineacin de los detalles finos, pero llega un

punto en el que seguir aumentndolo no va a mejorar la calidad de la imagen,

slo aumentar el tamao del archivo resultante. La clave es determinar el

punto en el cual se utilice la suficiente resolucin para capturar los detalles

significativos del documento fuente.

Profundidad de bits: es la medida del nmero de bitsutilizado para definir

cadapixel. Mientras mayor sea, ms tonos de grises y colores se van a poderrepresentar. La eleccin de este valor afecta la posibilidad de capturar tanto la

apariencia fsica como el contenido del documento fuente. Se debe tomar en

cuenta si la apariencia fsica, o partes de sta, proporcionan un valor agregado,

de ser as, es necesario aumentar la profundidad de bits.

Procesos de mejora: estos procesos pueden ser utilizados para modificar o

mejorar la imagen capturada, transformando su tamao, color, contraste, bri-llo e incluso analizndola en busca de caractersticas que el ojo humano no

percibe. En stos se incluye, por ejemplo, el uso de filtros, curvas de repro-

duccin tonal y herramientas de manejo de colores. Estos procesos se deben

utilizar con mucho cuidado, ya que pueden hacer que desaparezcan elementos

importantes en una imagen. Compresin: la compresin generalmente es utilizada para reducir el tama-

o necesario en el procesamiento, almacenamiento o envo de imgenes. Los

mtodos para lograrla varan; por ejemplo, se puede lograr abreviando infor-

macin repetida o eliminando aquella que el ojo humano difcilmente ve. Las


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tcnicas de compresin pueden ser sin prdidas al ser reducida la imagen

no se descarta informacin, o con prdidas la informacin menos rele-

vante es promediada o descartada. Se recomienda aplicar una compresincon prdidas, pero lo suficientemente buena para las necesidades, y obtener

as una imagen visualmente sin prdidas.

Dispositivo utilizado: el equipo utilizado y su rendimiento tienen un impacto

importante en la calidad de la imagen. Equipos de diferentes fabricantes pue-

den desempearse de distintas maneras, aun cuando cuenten con las mismas

capacidades tcnicas.

Juicio y cuidado del operador: este aspecto siempre va a tener un conside-

rable impacto en la calidad de la imagen; a fin de cuentas, es una decisin

humana decidir la calidad que deben tener las imgenes.

En un proyecto de digitalizacin se recomienda generar archivos de imagen maestros,generalmente de alta calidad, que puedan utilizarse para generar otras versiones ms

pequeas o en otro formato. El objetivo es generar una imagen lo suficientemente

buena que pueda ser utilizada en necesidades y aplicaciones futuras; la imagen

maestra debe ser de alta calidad y debe tratarse con un intenso control de calidad,

de manera que si existe algn error en el proceso de captura, sta deber repetirse.

5.3 Control de calidad

El control de calidad es un componente importante en todas las etapas de un proyecto

de digitalizacin, pues garantiza la integridad y consistencia de los archivos de imagen.

Un programa de control de calidad es necesario tanto para un proyecto interno

como cuando se contrata a un proveedor externo. Una diferencia importante es que,en un proyecto parcial o totalmente externalizado, los requerimientos de calidad se

deben especificar antes de firmar el contrato, mientras que los proyectos internos

pueden ir construyendo sus programas de control de calidad paso a paso como parte

de las actividades del plan.


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Para generar un programa de control de calidad es necesario definir si se va a

verificar toda la coleccin o solamente una muestra de imgenes; esto depender

del propsito del proyecto de digitalizacin. Si la cantidad de documentos es muylimitada o los requerimientos de calidad son extraordinariamente altos, tiene sentido

examinar toda la coleccin imagen por imagen; sin embargo, en la mayora de los

proyectos es suficiente establecer un plan de muestreo, por ejemplo: de 10% de

todas las imgenes producidas por cada uno de los dispositivos de captura en un

rango de tiempo (da, semana, mes); si se encuentra que un porcentaje mayor al

margen de error especificado tiene fallas, entonces se debe analizar todo el lote, oincluso volver a digitalizarlo. Para tener un control de calidad adecuado se deben

seguir los siguientes pasos:

Identificacin del producto final deseado y sus metas de produccin: decidir

qu se va a producir y cundo. Establecimiento de estndares: definir los niveles aceptables de calidad de

imagen digital, basados en los atributos de los documentos originales y en la

capacidad que tiene el sistema de produccin de imgenes digitales.

Decisin de puntos de referencia: decidir la referencia que se va a utilizar, con-

tra la cual se van a comparar las imgenes generadas.

Dependiendo de estas decisiones se seleccionan los programas de control de

calidad, es decir, si se va a tomar una muestra de las imgenes o toda la coleccin, los

tipos de archivo, etctera. Se pueden decidir, adems, los mtodos de evaluacin; se

recomienda verificar los resultados, analizando la imagen tanto en el monitor como

en una versin impresa, buscando variantes de color, ruido o falta de informacin.Pueden existir muchos tipos de proyectos de digitalizacin; sin embargo, se

recomienda aplicar el principio de el fin justifica los medios, de manera que, si

las reproducciones digitales son bien recibidas y fueron realizadas dentro de los

tiempos y costos definidos, el proyecto se va a considerar un xito. Otra medida


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de xito podra ser la calidad de la documentacin creada a lo largo del proyecto,

relacionada con metodologas, sistemas, recursos humanos y costos; as como las

lecciones aprendidas del proyecto, las cuales pueden beneficiar tanto a la institucinmisma como a la comunidad que busque realizar un proyecto similar.

5.4 Marcas de agua

Actualmente existen dos tipos de marcas de agua que se utilizan para archivos de

imagen digital, las visibles y las electrnicas.

Las visibles son aplicadas encima de una imagen, algo muy parecido a un selloque se pone en un documento oficial. Normalmente una marca de agua de este

tipo es el nombre de la institucin duea del archivo, su sello oficial o algn logo

de identificacin. En la mayora de los casos, una marca de agua visible se aplica a

copias de archivos para su uso en internet, utilizando aplicaciones de manipulacin

de imgenes; esto se puede hacer mediante un proceso de lotes de imgenespara ahorrar tiempo. Casi siempre las marcas de agua visibles tienen un grado de

transparencia, pero en todos los casos van a cubrir una porcin de la imagen.

Las marcas de agua visibles no previenen a los usuarios de descargar archivos;

sin embargo, stas pueden ser difciles de quitar, dependiendo de su complejidad,

tamao, colores y diseo. La mayor desventaja es la obstruccin de una parte de

la imagen, haciendo que sea menos atractiva para su uso.Las marcas de agua electrnicas estn incrustadas en el cdigo del archivo de la

imagen y son invisibles; comnmente son cdigos numricos, los cuales representan

una licencia de uso, la cual es especfica de la institucin que es duea de los

archivos. En algunos casos, y bajo una inspeccin cercana, la imagen puede parecer

un poco distorsionada en cuanto se le aplica una marca de agua electrnica, peroeste fenmeno es muy difcil de percibir si no se compara el archivo marcado con el

original.

Las marcas de agua electrnicas o invisibles no previenen a los usuarios de

descargar archivos; sin embargo, existen propuestas en las que se plantea agregar


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datos del usuario, fecha de consulta y hora dentro de la marca de agua, generndola

al momento de la consulta, con el fin de poder identificar de dnde provino una

imagen.La ventaja de utilizar marcas de agua, visibles o electrnicas, es que la institucin

hace un esfuerzo por identificar las imgenes como de su propiedad; aunque las

marcas de agua no previenen el robo, ayudan a probar que una institucin protege

sus colecciones.

Se recomienda no utilizar marcas de agua de ningn tipo para los archivos

maestros, en especial si su fin es la preservacin, ya que stas afectan la calidad de laimagen. Para imgenes de visualizacin previa o consulta s se pueden usar marcas de

agua, de preferencia electrnicas. En general, se recomienda adjuntar la informacin

de los derechos de una imagen utilizando metadatos; sin embargo, habr proyectos en

los que resulta importante agregar marcas de agua a las imgenes.

5.5 Metadatos

El trmino metadato se utiliza para incluir los principios descriptivos de

catalogacin en archivos digitales, as como informacin necesaria para obtencin,

acceso y gestin de esos archivos. Crear metadatos de calidad es componente clave

para la gestin responsable y la preservacin a largo plazo de los archivos digitales

que genere el proyecto.Una imagen digitalizada no se puede considerar de alta calidad a menos de que

se le asocien metadatos al archivo digital. stos hacen posible la ejecucin de fun-

ciones clave, por lo cual estn asociados, directamente, con la mayora de los pasos

que sigue un flujo de trabajo en un proyecto de digitalizacin: nombramiento de

archivos, captura, procesamiento, control de calidad, rastreo de produccin, diseode bsquedas y obtencin de archivos, almacenamiento y gestin a largo plazo;

es decir, diferentes tipos de metadatos deben ser agregados por distintas personas

en las etapas del ciclo de vida de la imagen digital. A pesar de que su produccin

puede ser costosa en tiempo y recursos, los metadatos son indispensables para los

hi d i l l d t t d t fi i t i


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archivos de imagen, los cuales, de no contar con metadatos suficientes, corren riesgo

de perderse.

No existe un estndar para la creacin de metadatos que satisfaga todas lasnecesidades de cualquier tipo de colecciones y repositorios; esto se debe a que cada

uno de los diferentes formatos de documentos originales (texto, imagen, fotos, entre

otros) pueden requerir distintos metadatos. Se recomienda que los productores de

imgenes digitales agreguen la mayor cantidad posible de metadatos a un archivo

antes de que se distribuya.

A lo largo de los aos han sido desarrolladas varias normas descriptivasespecficas (esquemas de metadatos) para describir diferentes tipos de objetos

(Dublin Core, , , , , etctera). Dado que ningn esquema va

a satisfacer completamente los requerimientos especficos de una institucin,

se puede generar un conjunto de metadatos a partir de elementos extrados de

diferentes esquemas, los cuales son combinados, personalizados y optimizados parautilizarse en un proyecto, esto permite el uso de metadatos ms tiles a nivel local,

manteniendo estructuras y tipos de datos estndares.

Existen numerosos tipos de metadatos; a continuacin se muestran los que son

comnmente implementados en proyectos de digitalizacin.

5.5.1 DescriptivosSe refieren a la informacin que identifica un recurso, describe su contenido y su

relacin con otros recursos dentro de una jerarqua. Sirven para ayudar a encontrar

y obtener documentos, distinguir entre unos y otros, as como para descubrir su

tema o contenido. Adems de informacin bibliogrfica, tambin puede describir

atributos fsicos del documento, como tipo, dimensin, condicin, etctera; estainformacin generalmente es almacenada fuera del archivo de imagen dentro de una

base de datos. Ejemplos: ttulo, fecha del documento, descripcin.

5 5 2 Tcnicos


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5.5.2 Tcnicos

Describen los atributos de la imagen digital, tales como resolucin, dimensiones de

lospixeles, compresin, etctera; proporcionan informacin necesaria para que lasaplicaciones puedan utilizar el archivo; tambin describen el proceso de captura

de la imagen y el ambiente tcnico, como el hardwarey elsoftwareutilizados para

su creacin, informacin especfica del formato, calidad de la imagen, etctera.

Los metadatos tcnicos sirven para ayudar a que se tenga consistencia en un gran

nmero de archivos, imponiendo estndares para su creacin. Ejemplos: escner

utilizado, formato de archivo, resolucin.

5.5.3 Estructurales

Contemplan las relaciones entre mltiples archivos digitales, permitiendo a los

usuarios recorrer objetos complejos como pueden ser las pginas y captulos de un

libro. Una de sus funciones principales es permitir el despliegue y la navegacin,usualmente por medio de una aplicacin con cambio de pginas, indicando la

secuencia de imgenes. Ejemplos: tabla de contenidos, pgina, captulo, volumen.

5.5.4 Administrativos

Se utilizan generalmente para la gestin interna de recursos digitales y pueden

incluir informacin de derechos o de reproduccin, otros requerimientos de acceso,criterios de seleccin o polticas para archivar el contenido digital, rastros de

auditoras, identificadores, metodologa o documentacin del proceso de captura,

informacin acerca de los documentos fuente, etctera. En general, contemplan las

necesidades locales administrativas de un proyecto o institucin. Ejemplos: fecha de

captura, proveniencia (historia), revisiones de integridad del archivo.

5.5.5 Para preservacin

Estn conformados por toda la informacin necesaria para gestionar y preservar

archivos digitales a lo largo del tiempo. Se distinguen de los metadatos tcnicos

porque documentan procesos realizados en el tiempo es decir eventos o acciones


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porque documentan procesos realizados en el tiempo, es decir, eventos o acciones

realizadas para preservar datos y los resultados de estos eventos, a diferencia de

describir la procedencia o las caractersticas de formato de un archivo. Se asocian conacciones realizadas sobre un recurso despus de ser enviado a un repositorio digital;

pueden incluir el registro de cambios realizados al recurso, como transformaciones

o cambios de formato, o indicar la naturaleza de las relaciones entre diferentes

archivos digitales.

Estos metadatos deben contener la informacin que va a asistir a la toma de

decisiones relacionada con el valor a largo plazo de un recurso digital. Se relacionan,generalmente, con las estrategias de preservacin digital, as como con otras acciones

rutinarias, como copiar y respaldar, o cualquier proceso automatizado que se ejecute

en gran cantidad de objetos. Ejemplos: secuencia de cambios de formato, respaldos

realizados.

5.5.6 Derechos de autor

Estn conformados por informacin utilizada para identificar los derechos de autor

y el estatus legal de un documento. Incluyen informacin detallada acerca del tipo de

acciones que pueden ser realizadas en objetos digitales, as como de los portadores

de los derechos de autor capaces de autorizar la ejecucin de dichas acciones.

Ejemplos: estatus (dominio pblico, con derechos de autor, etctera), informacinminuciosa de los titulares de derechos, informacin de contexto (acciones que se

pueden realizar con permiso dentro de una serie de circunstancias especficas).

5.6 Equipo de digitalizacin

Un elemento esencial para lograr un proyecto exitoso de digitalizacin es la seleccinde dispositivos de captura de imgenes. Hoy en da existe una amplia gama disponible

que vara en caractersticas y costos. El dispositivo ideal para un proyecto depende

de varios factores, que incluyen: metas del proyecto, formato, tamao, condicin de

los materiales y presupuesto disponible. Tambin hay factores tcnicos que van a

influir en la decisin como son: conocimientos necesarios para su uso tamao del


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influir en la decisin, como son: conocimientos necesarios para su uso, tamao del

rea de captura, velocidad, conectividad y posibilidad de manipular los diferentes

formatos y materiales de una coleccin.Para decidir el equipo a emplearse para realizar el proyecto se deben considerar

las colecciones que van a ser digitalizadas. La naturaleza fsica de los objetos

impondr restricciones e influir en la eleccin del dispositivo de captura por utilizar.

Se debe tener en cuenta que, conforme el equipo de captura de imgenes se vuelve

ms complejo y sofisticado, puede requerir un alto nivel de habilidad para su uso,

por lo tanto, algunas instituciones requerirn entrenar al personal encargado de ladigitalizacin.

Las dos formas de digitalizar documentos son:

Con un equipo de escaneo (escner).

Con una cmara digital.

Equipos de escaneo

Escner de cama plana: este equipo es uno de los ms populares, y es utilizado

ampliamente en bibliotecas, archivos y museos. Dependiendo de la condicin

y el formato del material seleccionado, un escner de cama plana puede serempleado para digitalizar material bidimensional, como documentos en papel,

fotografas, material impreso, entre otros. Este dispositivo no es recomendable

para obras de arte originales, incluyendo impresos de arte. Con este tipo de

equipo, es importante considerar el rea de escaneo, debido a la diversidad en

las dimensiones de los materiales que se requiere digitalizar, pues en algunos

casos ser necesario contar con un rea de escaneo ms grande que en otros.

Algunos modelos cuentan con accesorios disponibles, como adaptadores

para transparencias o alimentadores automticos de documentos. Utilizar

un escner de cama plana para digitalizar cintas de pelcula puede causar

problemas de enfoque a menos que se utilice un escner de gama alta Los


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problemas de enfoque, a menos que se utilice un escner de gama alta. Los

alimentadores automticos no deben ser utilizados para digitalizar material

histrico o deteriorado, ya que se corre el peligro de daarlo. Escner de filme/diapositivas: un escner de este tipo est diseado,

especficamente, para digitalizar cintas de pelcula y diapositivas. Aunque un

escner de cama plana con un aditamento para transparencias puede usarse

para esto, un escner dedicado para filme tiene mayor capacidad en cuanto

a resolucin, densidad del color, manipulacin del filme y enfoque, as como

un alto rango de tonos y de resoluciones pticas. Adems, se pueden adquiriralimentadores de diapositivas para digitalizar hasta 50 de ellas, aunque stos

necesitan ser monitoreados para evitar atasques y dao de los materiales.

Escner de formato amplio: un escner de formato amplio puede ser muy

til para digitalizar mapas, planos, dibujos arquitectnicos, posters, etctera.

Los modelos de grado profesional cuentan con altas resoluciones pticas;sin embargo, su alto costo afecta a muchos proyectos. Las instituciones que

requieran digitalizaciones de este tipo, dependiendo de la cantidad de material

a digitalizar, pueden considerar contratar a un proveedor externo o utilizar

una cmara digital.

Escner de libros: un escner de libros de gama alta sirve para dos propsitos:

1. Permite el copiado areo de libros, de materiales demasiado grandes o muy

frgiles que no pueden ponerse en un escner de cama plana.

2. Se pueden utilizar en proyectos de cambio de formato de libros, ya que son

rpidos y estn hechos para soportar la estructura de un libro, evitando

generarle daos al digitalizarlo.

Este tipo de dispositivos incluye softwarepara compensar cualquier distorsin

causada por la curva que se forma al digitalizar libros completos; son muy

complejos y, por lo tanto, mucho ms caros que un escner de cama plana.

Al igual que con el escner de formato amplio, las instituciones que


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g q p , q

requieran de digitalizacin area puedan considerar contratar a algn

proveedor o utilizar una cmara digital.

Equipos para cmara digital

Cmara compacta tipo apuntar y disparar. Las cmaras orientadas al pblico

no son para proyectos de digitalizacin, pues no cuentan con sincronizacin

de dispositivos externos de iluminacin, el tamao de la imagen resultante esinsuficiente y la calidad del lente limitada.

Cmara digital rflex de 35 mm de un solo lente (): para proyectos de

digitalizacin, este tipo de cmara puede ser la mejor opcin para hacer la

captura. Es ideal para generar imgenes de alta calidad que sirven para

archivar y publicar. Una solucin efectiva a un costo relativamente bajo.Las ventajas de este tipo de cmaras incluyen: calidad alta de imagen, re-

solucin de imagen apropiada, fcil uso, flexibilidad de captura, sincronizacin

con dispositivos de iluminacin, rango de precios modesto y opcin de captura

directa, es decir, cuando la cmara est conectada a la computadora y la ima-

gen aparece en pantalla en cuanto se captura, esto permite tomar decisiones

tcnicas y estticas de inmediato, asegurando que tenga la calidad adecuada.

6. PRESERVACIN DIGITAL


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Cuando se elabora un proyecto de digitalizacin con fines de preservacin, esnecesario definir una estrategia y polticas especficas para la preservacin digital.

Ambas son esenciales para asegurar que existen medios confiables y verificables que

permitan preservar la integridad de los archivos digitales.

6.1 Estrategia de preservacin digital

La estrategia de preservacin digital es el enfoque amplio adoptado por unaorganizacin para asegurar que el contenido de archivos digitales se mantendr

accesible a lo largo del tiempo; su meta ser alcanzar consistencia en la gestin de

archivos digitales. Para lograrlo, la estrategia puede incluir:

Medios formales de aceptacin de registros, que incluyen el estndar acordadode formatos de archivos y niveles de descripcin de los registros.

Un proceso seguro para transferir los registros al almacenamiento y que des-

pus sean gestionados apropiadamente (incluyendo revisiones de integridad).

Procesos de mapeo para capturar la informacin descriptiva dentro de una

base de datos que est ligada a los registros, de manera que permita hacer

bsquedas para poderlos encontrar fcilmente. Medios formales que proporcionen el contenido de los registros preservados

a los usuarios en el formato ms apropiado.

Sistema riguroso de monitoreo de las actividades de preservacin, el cual

puede producir datos utilizables para una auditora.

Tipo de almacenamiento para archivos digitales. Descripcin de procesos de migracin y normalizacin de archivos, que

contemplan las condiciones que se deben cumplir para que se ejecuten tales

procesos.

Cada uno de los puntos incluidos en la estrategia de preservacin digital puede


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tener ms peso que otros, dependiendo del tamao y el tipo de coleccin a digitalizar.

6.2 Polticas de preservacin digital

Las polticas de preservacin digital deben redactarse con la intencin de informar

a todos los involucrados (directa o indirectamente) con la preservacin digital, qu

es lo que se est haciendo y por qu se hace. stas sirven para asegurar que los

contenidos electrnicos se mantengan autnticos y accesibles.

Dado el amplio rango de personas a quienes se dirigen las polticas, no debeusarse en ellas un lenguaje muy tcnico, pues las palabras deben ser comprensibles

para cualquier persona involucrada en actividades de preservacin digital.

Tambin es importante que las polticas sean accesibles para los usuarios, por lo

cual se deben poner a su disposicin una vez elaboradas.

El propsito principal de stas es definir por qu una organizacin est haciendopreservacin digital; en este sentido, las polticas deben considerar en su redaccin

los siguientes elementos:

El propsito y los motivos para preservar archivos digitales.

Cmo la preservacin digital va a permitir al archivo alcanzar sus objetivos

principales. Cmo la preservacin digital se va a alinear con las metas estratgicas de la

organizacin.

Los beneficios que, a largo plazo, brinda el acceso a datos para su uso; as como

el riesgo econmico, de reputacin y cultural que llevara el no aplicar una

estrategia de preservacin digital.

Las polticas tambin van a servir como documento de autoridad para quienes harn

la labor de preservacin digital, en trminos de:

Descripcin de funciones y responsabilidades; tanto dentro de la organizacin


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como para actores externos (contratistas, donadores de material, etctera).

Definicin de criterios de manera concisa, con el fin de hacer mediciones apartir de ellos.

Determinacin de la cobertura de las actividades de preservacin digital.

Especificacin de los tiempos y criterios de evaluacin: definir cundo y

cmo se van a evaluar los archivos digitales que sern presentados para

su almacenamiento, considerando su valor histrico y sus caractersticas

tecnolgicas. Definicin de cualquier estndar de la estrategia de preservacin digital.

El fin es darle la autoridad necesaria al archivo para llevar a cabo la preservacin

digital dentro del marco acordado, sin tener que justificar peticiones de recursos o

servicios ya identificados y plasmados en las polticas de preservacin digital. Las

polticas definirn en forma ms clara la lnea de responsabilidades, y esto permitir

resolver en forma directa y sin riesgos cualquier asunto o conflicto que pueda surgir.

Un documento de polticas de preservacin digital debe incluir los siguientes

elementos:

6.2.1 Objetivos principales de las polticasIntroduccin a las polticas, dentro de las cuales se debe:

Proporcionar orientacin y autorizacin en la preservacin de materiales

digitales.

Asegurar la autenticidad, confiabilidad y acceso a largo plazo a los materiales.

Explicar cmo la preservacin digital servir a las necesidades de la institucin.

Declarar las reglas y principios de los aspectos especficos que formarn la

base de la implementacin.

Evaluacin de riesgos


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Desarrollar una frase que exprese la evaluacin de riesgos de la institucin, que

incluya el grado de riesgo en trminos de:

La infraestructura tcnica.

Los formatos digitales de las colecciones, medios de almacenamiento,

metadatos, origen y condicin de los originales.

NecesidadesIdentificar las necesidades de preservacin digital, basadas en la evaluacin de

riesgos de la institucin.

Propsito del proyecto

Expresar en una serie de frases la definicin de cada proyecto con su propsito,

incluyendo los beneficios que traern. El plan se basar en las necesidades

institucionales.

Metas y objetivos

Desarrollar metas y objetivos basados en las declaraciones de misin o propsito de

la organizacin.

Proyectos por realizar

Desglosar el plan general de preservacin en pequeos proyectos e incluir los

nombres de los puestos que deben participar en el proyecto.

Compromisos financieros

Listar los recursos financieros que van a ser necesarios para lograr las metas y

realizar los proyectos.

Compromisos organizacionales

L l f l l


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Listar los recursos no financieros que van a ser necesarios para lograr las metas y

realizar los proyectos.

Personal

Hacer una lista del personal clave involucrado y los roles a desempear.

Preservacin y control de calidad

Desarrollar metas y objetivos relacionados con la preservacin y enfocados enel control de calidad. Se pueden incluir: tipos y fuentes de contenido, formatos,

estrategias de gestin y despliegue, herramientas de toma de decisiones, etctera.

Metadatos de preservacin

Crear una frase que muestre la creacin y el uso de metadatos de preservacin.

Funciones y responsabilidades

Definir las funciones y responsabilidades de los participantes en la preservacin

digital a largo plazo.

Capacitacin

Describir los compromisos de la institucin y los planes de capacitacin y

entrenamiento del personal que trabaja en la preservacin digital.

Evaluacin y actualizacin

Describir el tiempo en el que se har una revisin del plan de preservacin digital.

Glosario de trminos


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Adems de definiciones contenidas en el Artculo 4 de la Ley Federal de Archivos, seentender por:

Accesibilidad. Atributo de un documento electrnico cuando es accesible; es decir,

puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.

Administracin de archivos. Conjunto

Documents

003-RecomendacionesDigitalizacion