00_OrganizaciÃ_n_industrial_y_Empresarial_(conceptos_ge nerales_-_proceso_admin_-_TGS).ppt

MEJORA CONTÍNUA

CLIENTE

REQUERIMIENTOS

SATISFACCION

CLIENTE

Enfoque sistémico de la organización

DIRECCION•Objetivos y metas

•Estrategias / Políticas•Sistemas y

procedimientos

Comercialización•Ventas

•Marketing

RECURSOS•Infraestructura

(Mantenim.)•RRHH

•Ambiente de Trabajo (Relac. Interp. – AT Seg.)

CONTROL•Auditorias internas

Encuesta de satisfacción

Control de procesos

•Planificación, diseño, compras, producción

Producto

Realización PRODUCTO

Verificacióndel

S y P

MercadoPolítica, micro y macroeconomíaCompetencia, proveedores

La empresa tradicional permitió el más espectacular desarrollo empresarial de la

historia, pero las estructuras organizativas que la impulsaron en su momento hoy se han

convertido en un factor limitante

Fuente: Lic. Luis NovoaCátedra Management Estratégico

Posgrado Managemen TecnológicoUTN - FRCH

Revolución Industrial – Evolución de las Revolución Industrial – Evolución de las org. Industrialesorg. Industriales

Frederick Taylor Frederick Taylor (1856-1915)

• Vincula la Estructura Organizativa con la productividad del trabajo

(Según P. Drucker uno de los mas influyentes hombres del siglo xx)



Frederick Taylor

• Examina el Trabajo Manual

• Trasciende la noción de destreza física

• Desagrega el trabajo en Movimientos y Tiempos

• Este análisis desagregado no lo puede realizar el obrero, sino un Ingeniero

• Separa músculo y menteFuente: Lic. Luis Novoa

Cátedra Management Estratégico Posgrado Managemen Tecnológico

UTN - FRCH

Principios de la administración Científica (F. Taylor)

• División del trabajo• Procedimientos desarrollados

científicamente (ingenieros)• Mando control (capataz)• Capacitación y entrenamiento• Salario justo (productividad)

Variables Externas de la crisis• Aceleración del cambio.

• La globalización de los mercados.

• El incremento de la competitividad.

• El efecto de las nuevas tecnologías.Fuente: Lic. Luis Novoa


UTN - FRCH

Variables Internas de la crisis.Cambios en el carácter del trabajo:

• de “trabajo manual”, que se sustenta en el trabajo físico del trabajador

• a trabajo “no manual”, que se sustenta en sus destrezas intelectuales.



EL problema de la Productividad según P.Drucker

• El trabajo Manual permite fácil desagregación ( movimientos y tiempos )

• En el trabajo No Manual, la tarea no es Obvia, se basa en el conocimiento y no sabemos cómo gestionarlo



¿Cómo se estructura una Empresa Emergente?• Nuevas relaciones de trabajo.

• Se sustenta en el poder transformador de la palabra (no en la destreza física)

• Abandona el mando y control como mecanismo de regulación y es sustituido por niveles crecientes de autonomía responsable.

• Reemplaza la figura del gerente-capataz por el gerente coach.

• Su estructura organizacional es horizontal y flexible.Fuente: Lic. Luis Novoa


UTN - FRCH

La Confianza como base en la Empresa Emergente.

• Es el fundamento de toda relación social que no este basada en la fuerza.

• La confianza otorga autoridad, por ende sin confianza las relaciones tienden a disolverse y se deja de conferir autoridad.

• Sin confianza se incrementa el temor y los acontecimientos y acciones de otras personas adquieren ribetes amenazantes. Uno siente que el otro podría hacerle daño y así la integridad se ve comprometida, la persona se siente vulnerable.

• La confianza nos permite mirar el futuro con optimismo, nos pone en movimiento y nos lleva a innovar, emprender y a inventar.



• Si en la actualidad no existiera la confianza los trabajadores no podrían alcanzar un alto desempeño, ya que cuando gobierna el miedo la persona se paraliza, se restringe y se limita.

• Hoy en día el miedo ha perdido eficacia ya que el jefe no asusta al trabajador.

• Mientras más confianza entregue la empresa, mayor es el nivel de resultados de sus trabajadores.



Para crear condiciones laborales basadas en la confianza se debe:

• Revisar la estructura y la cultura del sistema que es la organización, ya que sin confianza los miembros no alcanzaran las metas propuestas.

• Examinar el desempeño de las personas y sus competencias que son imprescindibles para el cumplimiento de las tareas y sobretodo las competencias conversacionales.



El jefe El jefe ya no está allí para ordenarle al

trabajador lo que debe hacer, ahora está para asegurar que lo que el trabajador haga sea coherente con lo que quiere la empresa y para asegurar que el trabajador pueda hacer su trabajo en las mejores condiciones posibles, para poder alcanzar su máximo rendimiento. En otras palabras, el jefe está allí, entre otras razones, para facilitar su rendimiento, para servirlo.



Estructura organizacional básica

Nivel estratégico

Nivel operativo

Relaciona al organismo con el medio

Diseña planes estratégicos

Genera sistemas integrados

Nivel de coordinación

Abierto

Cerrado

Integra y coordina actividades internas

Ejecuta las actividades operativas para lograr los objetivos

Tipo de sistemas y de decisiones.

Dirección

Gerencia General

Gerenciade Producción

Gerencia Comercial

Gerencia administrativa

Asesoría Externa

Gerencia de RRHH

- Planificación de la Producción- Producción- Mantenimiento-Abastecimiento- Control de Calidad- Ingeniería Industrial

Gerencia de Compras

ComprasAlmacén

FacturaciónCobranzaPagosFinanzasSistemas

MarketingComercializaciónLogística yDistribuciónServicio post venta

Administración de RRHHCapacitación y desarrolloHigiene y seguridad ocupacionalMedicina laboral

Nivel operativo


Nivel estratégico

USP

Modelo ACME (Association of Consulting Management Engineers - 1957) Áreas operativas: Investigación y desarrollo - Producción - Comercialización - Finanzas y controlÁreas de servicios: Administración de personal - Relaciones externas - Secretaría y legales

Ámbito de trabajo de los TSHSTOrganización: Es un sistemas sociales que mediante la utilización de recursos, desarrollan actividades, interrelacionadas y coordinadas para el logro de un objetivo común, dentro de un contexto con el que establece una influencia recíproca.

Sistema: conjunto de entes o partes interrelacionadas entre si para lograr un objetivo.Sistema Social: Sistema integrado por personas.Empresa: es una organización que combina e integra las actividades funcionales necesarias para la producción y venta de bienes y/o servicios, con operaciones de disposición de recursos financieros para iniciar y mantener esas actividades y, con un proceso directivo y de administración necesario para desarrollar esas actividades. Su fin último es ganar dinero.

Ejemplo de organizaciones: - La UTN- La iglesia- La empresas- Dependencias de gobierno

La organización puede ser: grande o pequeña,con un solo fin o con fines múltiples,producir bienes o prestar servicios, etc.,

Pero toda organización debe:- Estar conformada por un grupo humano.- poseer recursos- poseer interrelaciones entre las partes (reglas, normas, procedimientos,

políticas, etc.- Poseer un objetivo o finalidad.

- Clubes - Universidades - Partidos políticos - Escuelas

Elementos

Clasificación de las organizaciones (Empresas)Por objetivos o fines

con fin de lucro (Empresas)sin fin de lucro (ONG´s, estados, hospitales, escuelas, universidades)

* A nosotros nos interesan las organizaciones con fines de lucro

Clasificación de empresas

Actividad

- Industria

- Comerciales y de Servicio

extractiva (recursos renovables / recursos no renovables)agrícola – ganaderamanufacturera

comercio mayorista / comercio minorista / transporte / Educación / turismo / publicidad / salud / bancos / Financieras / seguros / otros

Origen del capital

- Privada

- Pública- Mixta

NacionalesExtranjerasMixta

- Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CLANAE)- Clasificación Internacional Industrial Uniforme (CIIU)

Tamaño- Pequeñas- Medianas- Grandes

Ámbito de acción y de mercado

- Locales- Regionales- Nacionales- Internacionales -Multinacionales (as empresas multinacionales son las que no sólo están establecidas en su país de origen, sino que también se constituyen en otros países, para realizar sus actividades mercantiles tanto de venta y compra como de producción en los países donde se han establecido. conciben al mundo entero como su mercado objetivo . coca cola – Mc Donald`s)- Transnacional: Las empresas transnacionales son aquéllas cuyos centros de producción y venta se encuentran en varios países, y su control y dirección provienen básicamente de uno.

- Unipersonales- Colectivas (Soc. de Hecho)- En Comandita Simple: Conformada por socios comanditados (responden por la s obligaciones sociales) y socios comanditarios (responden solamente por el capital que aportan).- En Comandita por Acciones: Es similar a la Sociedad Comandita Simple, pero en vez de recibir aportes de capital, se emiten acciones y se venden en el mercado.-Soc. de Capital e industria: Conformada por un socio capitalista (aporta el capital) que responde en forma solidaria e ilimitada (con su patrimonio) y el socio industrial, quien solo aporta obligaciones de hacer (solo se compromete a realizar un trabajo y responde al limite de las ganancias no percibidas.- S.R.L: Los socios limitan su responsabilidad a la entrega efectiva de los bienes que se han comprometido a realizar (aportes). Sin embargo, responden ante tercero solidaria e ilimitadamente con todo su patrimonio hasta cubrir el total de los aportes comprometidos por la totalidad de los socios. - S.A.: compuesta por accionistas. Los socios limitan su responsabilidad a la suma en la que hayan invertidos.

Régimen Jurídico

Tamaño/sector Agropecuario Industria y minería Comercio Servicios

Micro empresa $ 456000 $1250000 $ 1850000 $ 467000

Pequeña empresa $ 3040000 $ 7500000 $ 11100000 $ 3366000

Mediana empresa $ 18240000 $ 60000000 $ 88800000 $ 22440000Montos máximos de ventas totales anuales que permiten a las PyMES en Argentina (disposición 147/2006 SEPyME)

•Conceptos de administración:

Administración: del latín administrare (gobernar, dirigir, ordenar, disponer)

Es una ciencia social que estudia las organizaciones , la manera de gestionar los recursos, los procesos y los resultados de dichas actividades.

Administrar es “ tomar decisiones, establecer normas, reglas y procedimientos para cumplir una meta, suministrando recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar los objetivos deseados de la mejor manera posible”

Quienes administran? Administran los gerentes, los supervisores, los jefes y todos aquellos que realizan una tarea o lleva adelante un proyecto administran.

La administración es un arte, una técnica o una ciencia?Es CienciaSu objeto de estudio son las organizaciones Posee un conjunto sistemático de conocimientos, logrado con el método científico (teoría, observación, hipótesis, experiencia, leyes) y que integran la teoría de la administración.No es una ciencia exacta (intervienen personas). Las teorías administrativas constituyen un apoyo para las técnicas de la administración.Es técnicaBasándose en el conocimiento de las organizaciones, ha desarrollado una caja de herramienta, normas, reglas y recursos para desarrollar las actividades administrativas. La técnica acciona y transforma, es el medio, el proceso para comprobar si los enunciados teóricos válidos. Si no lo son, la ciencia comenzará nuevamente su ciclo de investigación.Es arte:La acción de administrar se basa principalmente y sobre todas las cosas en tomar decisiones. Quien administra necesita aptitudes naturales, creativas, innovadoras, emprendedoras y organizativas que se van adquiriendo con la experiencia. Utiliza y combina las diferentes técnicas administrativas de acuerdo a su experiencia e intuición para tomar las mejores decisiones. Es por ello que la administración es un arte.

FACTORES DEL CONTEXTO QUE CONDICIONAN A LAS ORGANIZACIONES

La organización se encuentra en un medio ambiente del que se aprovisiona de los recursos físicos, humanos, informativo para poder funcionar, y en el que se encuentran los destinatarios de su producto.

Denominamos ambiente interno al ambiente delimitado por la organización, y ambiente externo o contexto a todo lo que no se encuentra fuera de los límites de la organización.

El ambiente interno y el ambiente externo interaccionan, se condicionan y como consecuencia, se modifican unos a otros.

Económicos (referidos a la situación general de la actividad económica)

Factores condicionantes- características de los mercados- Acceso a los mercados- Disponibilidad de materia prima- Nivel de actividad económica- Costo de los factores de producción- Presión tributaria-Etc.

Sociales (como se trata de una organización social, tiene presiones y ejerce influencia sobre el medio)

Tradiciones y actitudes respecto a:-Estructuras de gasto- El ahorro- El trabajo- El grupo familiar- La educación- La mujer- La actividad comercial

Tecnológicos (innovaciones técnicas referidas a características de los bienes y servicios y/o a procedimientos para la producción)

- Niveles de producción- Instalaciones y equipos- Disponibilidad de personal calificado- Incidencia en costos- Acceso a las nuevas tecnologías- Procedimientos y métodos- Etc.

Políticos (resultan de las políticas que se desarrollan)

- Estabilidad política- Políticas que se desarrollan respecto a:

SaludViviendaEmpleoOpiniónInmigraciónPrivatizacionesFomentoEconómicasCulturalesMilitar

-Política internacionalIntegraciónTratados comercialesConcentraciones

-Política proteccionista- políticas de libre comercio- Otras.

Teoría General de Sistemas (T.G.S.)Surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968.

Visión reduccionista analítica y del mundo

Previamente a la Teoría General de Sistema, desde el inicio de la ciencia en la modernidad, se explicaba el mundo (y todo lo que lo compone y lo que ocurre en el) desde un punto de vista reduccionista y analítico, a través de una fundamentación causal de los hechos.

El reduccionismo es el enfoque filosófico según el cual la reducción es necesaria y suficiente para resolver diversos problemas de conocimiento.

El reduccionismo es la creencia (visión) de que todas cosas (tangibles y no tangibles) del mundo pueden ser reducidas, descompuestas o desagregadas hasta su ultimo y mas simple elemento (sus partes indivisibles)-

Esquema analítico reduccionista para dar explicación a fenómenos naturales, mecanismos, etc:1.separar todo aquello que se quiere explicar desagregándolo en lo posible hasta sus partes indivisibles e independientes.2.Explicar el comportamiento de esas partes3.Integrar tales explicaciones parciales en la explicación del todo.

El entendimiento del objeto de estudio era, en consecuencia, concebido como la resultante del entendimiento de sus partes

http://es.wikipedia.org/wiki/Filosof%C3%ADa

http://es.wikipedia.org/wiki/Reducci%C3%B3n_(filosof%C3%ADa_de_la_ciencia)

Ejemplos de reduccionismoReducción de la biología (ciencia que estudia a los seres vivos y sus partes vitales) a la química o la física.

En este caso, el reduccionismo afirma que la biología "no es más que" o "es en última instancia" química o física. Niega que la biología se refiera a propiedades que están más allá del alcance de la química o la física o incluya conceptos, explicaciones o métodos propios, que no pertenecen al ámbito de la química o física.

Supuesto: Los organismos no son más que agregados de sustancias químicas y que las sustancias químicas no son más que átomos físicos.

Se entiende que lo reducido es un objeto (una teoría, por ejemplo) perteneciente a un nivel de organización superior y lo que se reduce es otro objeto (otra teoría) de un nivel de organización inferior.

Del mismo modo, el reduccionismo suele interpretarse como la tesis de que la reducción (ontológica o gnoseológica) de un elemento perteneciente a nivel superior a otro de un nivel inferior es la única manera de unificar la ciencia y comprender el mundo.

http://es.wikipedia.org/wiki/Reduccionismo

• Es una filosofía y un método para analizar y estudiar la realidad y desarrollar modelos y/o estructura con elementos interrelacionados que tienen un objetivo en común.

• Posee una perspectiva holística (Doctrina que defiende la concepción de cada realidad como un todo distinto de la suma de las partes que lo componen)

• Perspectiva integradora (lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas emergen.)

•La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos separados”

•La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se los estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus subsistemas, incluidas las que posee con el medio.”

Teoría General de Sistemas (T.G.S.)Contraponiéndose a las creencias reduccionistas se desarrolla la Teoría General de Sistemas pasando del estudio de los elementos indivisibles al estudio del todo con sus partes interrelacionadas. Es decir al sistema.

Conceptos de sistemas La palabra "sistema" tiene muchas connotaciones a saber:• Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes.• Grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente..• Un todo organizado o complejo.• Un conjunto o combinación de cosas o partes, que forman un todo complejo o unitario.

Ejemplo 1: El ser humano, es un sistema que consta de un número de órganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz.Ejemplo 2: Una organización es un sistema que consta de un número de partes interactuantes, utiliza recursos y emite un producto como resultado de su funcionamiento.Ejemplo 3: Una firma manufacturera tiene una sección dedicada a la producción, otra dedicada a las ventas, una tercera dedicada a las finanzas y otras varias. Estas partes se interrelacionan cuando ejecutan las tareas que les corresponde, para lograr el objetivo planteado por la firma.

“Para nosotros, un sistema es un conjunto de entes (ítems/partes) interrelacionados entre sí para lograr un objetivo”

Ninguna de las partes de un sistema es más que las otras y cuando esas secciones funcionan de manera coordinadas, se puede esperar que el sistema funcione eficazmente y logre su objetivo.

Los sistemas no son cosas, sino una apreciación del observador (las cosas se consideran sistemas)

Elementos de sistemas (por definición)•Recursos: Todo sistema abierto requiere de recursos de su ambiente. Se denomina input (entradas) a la importación de los recursos (energía, materia, información) que se requieren para dar inicio al ciclo de actividades del sistema•Entes o partes: Se entiende por entes o partes de un sistema a los componentes que lo constituyen. Estas pueden referirse a objetos o procesos. Una vez identificados los elementos pueden ser organizados en un modelo.•Interrelaciones: •Objetivo o propósito : Fin para el cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones del sistema

http://www.monografias.com/trabajos15/fundamento-ontologico/fundamento-ontologico.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/estrategia-produccion/estrategia-produccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/finanzas-operativas/finanzas-operativas.shtml

Tipos de sistemasExiste una gran variedad de sistema y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas.

Por su origen: •Naturales : existen en la naturaleza•Artificiales: creados por el hombre

Por su constitución (lo crea el hombre)•Sistemas físicos o concretos, cuando están compuestos por equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño (se puede medir su desempeño).

•Sistemas abstractos, cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas, procedimeintos, normas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas.

En ciertos casos, el sistema físico se encuentra integrado con el sistema abstracto.

Ejemplos:Sistema físico => hardware, infraestructura de una organización Sistema abstracto => software, programas que mueven la organización, SGC, etc.

Otro ejemplo es una escuela con salones de clases, pupitres, tableros, iluminación, etc.(sistema físico) para desarrollar un programa de educación(sistema abstracto); o un centro de procesamiento de datos en que el equipo y los circuitos procesan programas de instrucciones al computador.

http://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/hipotesis/hipotesis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/genesispensamto/genesispensamto.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/ilum/ilum.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

http://www.monografias.com/Educacion/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/datos/datos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/infoba/infoba.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/

http://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtml

Por su naturaleza:

•Sistemas cerrados: Son los sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea. Son herméticos a cualquier influencia ambiental y no influyen en el mismo.

Un sistema aislado del medio no existe en su perfección. El ejemplo más usual es un termo con agua caliente. Este es un sistema cuyo intercambio de energía con el medio es despreciable en el tiempo en que se estudia el sistema.

Por convención se ha dado el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas estructurados, cuyo comportamiento es totalmente determinístico (creado para un determinado fin – su salida u objetivo es invariable) y programado (funciona cuando lo requiere el usuario) y que operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio ambiente. Se denominan sistemas mecánicos (ej.: máquinas)

•Sistemas abiertos: son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas (materia y energía). Son eminentemente adaptativos (para sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio). Esta adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización (equilibrio dinámico). Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados.

http://www.monografias.com/trabajos15/medio-ambiente-venezuela/medio-ambiente-venezuela.shtml

Características de los sistemas

•EnfoqueLa definición de un sistema depende grado de análisis que se pretenda. Por ejemplo, una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema, o más aun un súper sistema, dependiendo lo que se quiera estudiar. Por lo tanto, es una cuestión de enfoque.

Ej: un departamento de una empresa puede ser visualizado como un sistema, compuesto de varios subsistemas (secciones o sectores) e integrado en un súper sistema (la empresa), como también puede ser visualizado como un subsistema compuesto por otros subsistemas (secciones o sectores), perteneciendo a un sistema (la empresa) que está integrado en un súper sistema (el mercado o la comunidad). Todo depende de la forma como se enfoque.•Limites/FronteraLos límites o fronteras son las condiciones ambientales dentro de la cual el sistema debe operar. Estos están definidos por las restricciones de su operación. Las variables que se encuentran dentro del sistemas son variables controlables.En algunos sistemas sus fronteras o límites coinciden con discontinuidades estructurales entre estos y sus ambientes, pero corrientemente la demarcación de los límites sistémicos queda en manos de un observador (modelo). En términos operacionales puede decirse que la frontera del sistema es aquella línea que separa al sistema de su entorno y que define lo que le pertenece y lo que queda fuera de él•Medio (ambiente)No hay sistemas fuera de un medio específico (ambiente). Estos existen en un medio y son condicionados por él. En el medio ambiente se encuentran todos los objetos que tienen alguna influencia sobre la operación del Sistema (afectando el equilibrio dinámico) y que no son controlados por él (variables no controlables).

http://rehue.csociales.uchile.cl/publicaciones/moebio/03/

•Totalidad: Todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste.

En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas.

El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad.

Existe una relación de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el Sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo.

De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasis.

•Entropía:Es la tendencia natural al desgaste, a la desintegración, al alejamiento de los estándares y al aumento de la aleatoriedad que poseen todos los sistemas.

La segunda ley de la termodinámica explica que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo. Desde este punto de vista, la entropía es una magnitud que mide el grado de desorden de un sistema.

http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/origtermod/origtermod.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/meti/meti.shtml

Entropía (continuación)A medida que aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden.

Ej: Si por falta de comunicación o por ignorancia, los estándares de autoridad, las funciones, la jerarquía, etc. de una organización formal pasan a ser gradualmente abandonados, la entropía aumenta y la organización se va reduciendo a formas más simples y rudimentarias de individuos y de grupos.

Para evitar el desorden se deben desarrollar mecanismos para que el sistema reciba información y mantenga un orden constante. El proceso de control es la herramienta que propone el proceso administrativo para mantener el orden en un sistema organizacional generando una retroalimentación y ajuste a través de la toma de decisiones.

Se debe entender que un sistema, cualquiera fuera su tipo, se desordena naturalmente. Si el sistema es cerrado (mecánico), las acciones de orden y ajuste deben efectuarse desde el exterior por el hombre o por otro sistema mecánico.

Si el sistema es abierto, se puede intervenir en el sistema desde el exterior para mantener el orden a través del proceso de control, pero también, debido a la habilidad que posee el mismo para adaptarse y mantener el equilibrio dinámico, desarrolla un mecanismo denominado homeostasis para tal fin.

• HomeostasisEs el mecanismo que desarrollan todos los sistemas para mantener el equilibrio dinámico (adaptarse permanentemente para cumplir con su objetivo) ante los cambios que les produce la influencia del medio ambiente o debido a la variación en el funcionamiento en una o varias de sus partes.

•Homeostasis (continuación)Este concepto está especialmente referido a los organismos vivos que componen sistemas adaptables. Los procesos homeostáticos operan ante variaciones de las condiciones del ambiente y corresponden a las compensaciones internas al sistema que sustituyen, bloquean o complementan estos cambios con el objeto de mantener invariante la estructura sistémica, es decir, hacia la conservación de su forma.•Ciclo de actividades: El funcionamiento de un sistema es cíclico. Toma recursos del medio para iniciar su actividad, inicia sus operaciones y emite producto/servicio. Al finalizar el ciclo se emite información que determina si el sistema cumple o no el objetivo, previamente al inicio de un nuevo ciclo. En el caso de que el objetivo se cumpla, el sistema no se modifica, pero si el objetivo no se cumple, el sistema se adapta (modifica su funcionamiento) para poder lograrlo.•Equifinalidad (mismo fin por diferentes caminos)Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. El fin se refiere a la mantención de un estado de equilibrio fluyente. "Puede alcanzarse el mismo estado final, la misma meta, partiendo de diferentes condiciones iniciales y siguiendo distintos itinerarios en los procesos“ •ComplejidadPor un lado, indica la cantidad de elementos de un sistema (complejidad cuantitativa) y, por el otro, sus potenciales interacciones (conectividad) y el número de estados posibles que se producen a través de éstos (variedad, variabilidad). La complejidad sistémica está en directa proporción con su variedad y variabilidad, por lo tanto, es siempre una medida comparativa. Una versión más sofisticada de la TGS se funda en las nociones de diferencia de complejidad y variedad. Estos fenómenos han sido trabajados por la cibernética y están asociados a los postulados de R.Ashby (1984), en donde se sugiere que el número de estados posibles que puede alcanzar el ambiente es prácticamente infinito. Según esto, no habría sistema capaz de igualar tal variedad, puesto que si así fuera la identidad de ese sistema se diluiría en el ambiente.

•Uso de información (retroalimentación)Son los procesos mediante los cuales un sistema abierto recoge información sobre los efectos de sus decisiones internas en el medio, información que actúa sobre las decisiones (acciones) sucesivas. La retroalimentación puede ser negativa (cuando prima el control) o positiva (cuando prima la amplificación de las desviaciones). Mediante los mecanismos de retroalimentación, los sistemas regulan sus comportamientos de acuerdo a sus efectos. En los sistemas complejos están combinados ambos tipos de corrientes, control (externo) y homeostasis (propio del sistema). •Crecimiento: Incorporación de energía y materia externa que permite que el sistema crezca y evolucione , producto de mecanismos de homeostasis.

Naturaleza de los sistemas y procedimientos

Los sistemas y procedimientos poseen el 3er lugar de importancia en el proceso de planificación de la organización

1) Declaración de objetivos y metas (que se quiere lograr, cuali y cuantitativamente)2) Políticas (consignas que se auto impone la empresa para lograr los objetivos y metas)3) Sistemas y procedimientos (como vamos a lograr los objetivos y metas – caminos)

• Estos sistemas y procedimientos están basados en el estudio de las tareas a realizar para cumplir con el objetivo planteado.

• Son una condición ideal para llevar a cabo una tarea.• Deben efectuarse al pié de la letra.• Lo antes dicho son sinónimos de eficacia.

Clasificación de los sistemas y procedimientos

Procedimientos de fábrica o taller: Son los identificados con la función de producción de la empresa.

Procedimientos de apoyo: Son los ligados con la función administrativa y de gestión general de la organización.

No clasificar es lo mas conveniente para no individualizar sectoresTodo debe diseñarse con el eslabonamiento correcto

Esfuerzos involucrado en el estudio de sistemas y procedimientos

Alcance de las actividades del estudio de sistemas

1. Diseño de sistemas y procedimientos para el proceso de nuevos trabajos que serán ejecutados

2. Preparación inicial por escrito de los procedimientos3. Elaboración, publicación y actualización de manuales de procedimientos4. Revisión, análisis y mejoramiento del sistema de procedimiento5. Establecimiento y control de sistema y procedimientos6. Crear en los funcionarios de la empresa la necesidad de corregir las deficiencias

conocidas, sospechadas o esperadas en los sistemas y procedimientos7. Incrementar la capacidad de los supervisores y administradores para que conozcan y

resuelvan sus propios sistemas y procedimientos

Razones para el estudio de sistemas y procedimientos

• Hacer el trabajo lo mas eficiente y efectivo posible• Permitir la rápida adaptación de la empresa al cambio del medio (cambios sociales, económicos, políticos, etc.)• Facilita la planeación y la obtención de los objetivos logrados• Facilita el trabajo de las personas que cumplen funciones en la organización

Proceso administrativo: Planificación – organización – Dirección - Control

Organización: Proceso de diseño, construcción de la estructura organizacional (sistemas y procedimientos) y de la dotación y disposición de los recursos (físicos y humanos) necesarios.Organizar es disponer (conseguir y acomodar) los recursos (físicos y humanos ) en forma óptima para lograr los objetivos planificados. Al organizar se arma la estructura, se determinan tareas, se asignan las funciones, se definen las relaciones de autoridad y responsabilidad, se establece los niveles jerárquicos, se consiguen los RRHH y se los inserta en la estructura (proceso de reclutamiento, inducción, capacitación y desarrollo).Los integrantes de la empresa deben ser competentes.

Competencia => Hacer=> Saber (conocimiento)=> Saber hacer (habilidad)=> Saber estar (buenas relaciones interpersonales)=> Querer hacer (motivación)=> Poder hacer (equilibrio entre funciones y responsabilidades)

De esta manera, las partes se integran en un conjunto que puede operar como un todo (sistema).

Planificación: Proceso por intermedio del cual se determina de antemano que, como, cuando, cuanto, quién y con que se va a realizar una tarea o actividad. Consiste en prever contingencias futuras, formular objetivos, establecer metas, determinar estrategias (cursos de acción, alternativas, secuencia de operaciones) para alcanzar los objetivos y posibles alternativas que faciliten la adaptación al cambio.

Funciones- Formulación de objetivos- Fijación de metas- Desarrollo de estrategias, tácticas y políticas- Confección de programas- Elaboración de presupuestos- Establecimiento de procedimientos, normas y reglas

Funciones- Definición de tareas- Agrupar cargos- Determinación de responsabilidades- Establecimiento de líneas de autoridad

- Jerarquización de departamentalización- Elaboración de subsistemas de organización- Selección y reclutamiento de RRHH- Capacitación y desarrollo de RRHH- Aprovisionamiento de recursos e insumos

Dirección: Proceso de influencia que se ejerce sobre los integrantes de la organización para armonizar sus relaciones y hacer que cumplan con sus respectivas funciones.Para llevar a cabo este proceso es fundamental el liderazgo, la motivación y la incentivación. Estas actividades promueven el desarrollo de la creatividad, el espíritu emprendedor, la innovación, el incremento de productividad, etc. Orienta a la acción para que los integrantes de la organización realicen su trabajo con eficacia y eficiencia.

Control: Proceso de medición y comparación de todas las acciones realizadas con los planes y los estándares predeterminados, para determinar las desviaciones y realizar las acciones correctivas necesarias (modificando el plan o haciendo ajustes cuando la desviación no es conveniente). El control cierra el circuito que se inicia con la formulación de objetivos en el planeamiento.

Proceso administrativo (cont.)

Proceso de mejora (Ciclo Deming) / Utilización del proceso administrativo

A V

HPEstandarizar y sistematizar

A V

HE

Mantenimientodel proceso

Revisión por la dirección

Planeamiento y control

Programa de gestión+ recursos

Objetivos y metas

Implementar planes de mejora Medir y monitorear

Analizar procesos datos y tendencias

Oportunidades de mejora

Es necesario- Autoridad-Motivación- Activación- Ambientación- Liderazgo- Comunicación- Delegación- Coordinación

Funciones- Confección de estándares- Medición de rendimientos- Comparación con estándares- Corrección de desviaciones- Ajustes

Ciclo de mantenimiento

A V

HP Fijar estándar de operación

A V

HE

Mantenimiento del proceso

A V

HPAcc. de control o correctivas

Ciclo de Mejora Continua

A V

HP

A V

HE

Objetivo n° 1

1° ciclo de mejora y fijación

Objetivo n° 2


Objetivo n° 3


Mantenimiento de la mejoraTiempo sugerido : 4 meses (mínimo)

Mejora Continua: Proceso de renovación continua realizado a través de pequeños pasos que sirven para perfeccionar los estándares existentes

A V

HP

A V

HE

A V

HP

A V

HE

Planificación:

Proceso metódico por intermedio del cual se determina de antemano las acciones a realizar para lograr un objetivo.

• que (objetivo)• como (proceso, sistema, procedimiento, etc)• cuando (horizonte temporal y momento para desarrollar actividades - Cronograma)• cuanto (metas)• quién (recursos humanos)• con que (recursos materiales)

se va a realizar una tarea o actividad.

Consiste en prever contingencias futuras, formular objetivos, establecer metas, determinar estrategias (cursos de acción, alternativas, secuencia de operaciones) para alcanzar los objetivos y posibles alternativas que faciliten la adaptación al cambio.

Propósitos principales

•Minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada.•Coordinar esfuerzos y recursos dentro de las organizaciones•Facilitar el logro de los objetivos definiendo caminos (estrategias) para lograrlos.

Planificación (algunas definiciones)"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).

"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994).

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).

"Es el proceso consciente de selección y desarrollodel mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).

"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987).

Características de la planificación

Sentido de Proceso: la planificación es una actividad continua, un reajuste permanente entre medios, actividades, fines y procedimientos.Vínculo con el medio: Tiene en cuenta los diferentes factores sociales y factores contingentes que conforman el escenario donde se desarrolla. En muchos casos, este vínculo con el medio se efectúa a través de un diagnóstico preliminar.Actividad preparatoria: la planificación se desarrolla en un escenario previo a la acción. Hay una separación entre el espacio de planificación y el de ejecución.Conjunto de decisiones: Planificar implica la selección de algunas soluciones entre una gama de opciones. Sin embargo, más que una decisión única, la planificación es un conjunto de decisiones interrelacionadas y en progresión.Para la acción: A pesar de que la planificación no es ejecución, siempre va dirigida hacia la realización de acciones.Sentido de futuro: la planificación siempre es un esfuerzo prospectivo, se busca el logro de objetivos futuristas.Tiende al logro de objetivos: el alcance de objetivos propuestos, concretos y definidos es una de las principales metas de la planificación.Teoría causa-efecto: Relación de causalidad entre lo decidido y los resultados esperados.Eficiencia: Para el logro de los objetivos, se busca el uso de los medios más eficientes.

¿Qué es un objetivo?Un objetivo es la expresión de lo que se quiere conseguir y que debe permitir la articulación de una serie de acciones encaminadas a su consecución.

¿Para qué sirve un objetivo?•Para formular con concreción y objetividad los resultados deseados.•Para planificar las acciones.•Para orientar los procesos.•Para medir o valorar los resultados.

Ejercicio: Escribir en tres minutos un objetivo que se pueda realizar en tres minutos dentro del aula.

Tarea para el hogar: definir un objetivo y aplicar los pasos vistos para planificar las actividades que permitirán lograrlo.

¿Cómo tiene que ser un objetivo?

S.M.A.R.T. (MAREA)S.M.A.R.T. es un acrónimo en inglés que forma la palabra “inteligente” y hace referencia a cinco cualidades que todo objetivo debería tener:Specific (Específico).- Los objetivos deben contener acciones en si mismos y no ser definidos de forma vaga, tampoco es recomendable que un objetivo abarque un gran número de acciones en sí mismo, lo ideal es que cada objetivo conlleve una acción determinada.Mesurables (Medibles) Los objetivos deben poder medirse, esto nos permite saber a tiempo si estamos yendo por el camino correcto o no, además el hecho de que un objetivo sea mesurable hará que nos sintamos motivados al ver los logros producidos.Archievable (Alcanzables).- Los objetivos inalcanzables no proveen motivación sino autoengaño, siempre debemos ser optimistas y esperar lo mejor de nuestro trabajo y nuestros recursos, pero no debemos esperar resultados desproporcionadamente elevados a comparación con los recursos invertidos.Realist (Realistas)- Existen varios emprendedores que sobreestiman lo que podrían llegar a lograr en poco tiempo así que se tratan metas demasiado grandes, si bien es bueno plantearse grandes y ambiciosas metas ya que provee una motivación especial a los objetivos, estos deben ser trazados en forma realista. Time related (Acotado en el tiempo) .- Se dice que un objetivo deber ser un “sueño con fecha de vencimiento”, la presión de tiempo contribuye a la autodisciplina y a la auto exigencia.

Niveles organizacionales

Nivel estratégico

Nivel operativo

Relaciona al organismo con el medioAnálisis de situación (FODA)

Diseña planes estratégicos de LP (Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Declara Políticas)




Desarrolla planes tácticos, programas, para poder cumplir con los objetivos estratégicos y las políticas (MP).

Ejecuta las actividades operativas para lograr los objetivos (Proyectos, actividades, operaciones, etc. De CP.

Análisis FODAMetodología de estudio de la situación competitiva de una organización en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación interna) de la

misma, a efectos de determinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación real en que se

encuentra la organización.

Fortalezas Debilidades

AnálisisInterno

Capacidades distintasVentajas naturalesRecursos superiores

Recursos y capacidades escasasResistencia al cambioProblemas de motivación del personal

Oportunidades Amenazas

AnálisisExterno

Nuevas tecnologíasDebilitamiento de competidoresPosicionamiento estratégico

Altos riesgos - Cambios en el entorno

Matriz FODA

FortalezasLas Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian a la organización otras de igual clase.

Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:

¿Qué ventajas tiene la empresa?¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?¿A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso?¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?¿Qué elementos facilitan obtener una venta?

DebilidadesLas Debilidades se refieren, por el contrario, a todos aquellos elementos, recursos, habilidades y actitudes que la organización ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha. También se pueden clasificar: Aspectos del Servicio que se brinda, Aspectos Financieros, Aspectos de Mercadeo, Aspectos Organizacionales, Aspectos de Control.Las Debilidades son problemas internos, que, una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.


¿Qué se puede mejorar?¿Que se debería evitar?¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto ?

Oportunidades Las Oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que, una vez identificadas pueden ser aprovechadas y favorecen la marcha de la organización.


¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa?¿De qué tendencias del mercado se tiene información?¿Existe una coyuntura en la economía del país?¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?

Amenazas Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.


¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?¿Qué están haciendo los competidores?¿Se tienen problemas de recursos de capital?¿Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?

FORTALEZAS / DEBILIDADESFORTALEZAS / DEBILIDADES• Capacidades fundamentales en áreas claves.• Recursos financieros adecuados.• Buena imagen de los compradores.• Un reconocido líder en el mercado.• Estrategias de las áreas funcionales bien ideadas.• Acceso a economías de escala.• Aislada (por lo menos hasta cierto grado) de las fuertes presiones competitivas.• Propiedad de la tecnología.• Ventajas en costos.• Mejores campañas de publicidad.• Habilidades para la innovación de productos.• Dirección capaz.• Posición ventajosa en la curva de experiencia.• Mejor capacidad de fabricación.

Fuente: Thompson et. al. (1998), Dirección y administración estratégicas, conceptos, casos y lecturas, "Análisis SWOT. Qué es necesario buscar para medir los puntos fuertes, débiles, las oportunidades y las amenazas de una compañía", Editorial McGraw Hill, primera edición en español, México, p. 98

FORTALEZAS / DEBILIDADES (cont.)• Habilidades tecnológicas superiores.• No hay una dirección estratégica clara.• Instalaciones obsoletas.• Rentabilidad inferior al promedio.• Falta de oportunidad y talento gerencial.• Seguimiento deficiente al implantar la estrategia.• Abundancia de problemas operativos internos.• Atraso en investigación y desarrollo.• Línea de productos demasiado limitada.• Débil imagen en el mercado.• Débil red de distribución.• Habilidades de mercadotecnia por debajo del promedio.• Incapacidad de financiar los cambios necesarios en la estrategia.• Costos unitarios generales más altos en relación con los competidores clave


OPORTUNIDADES / AMENAZAS• Atender a grupos adicionales de clientes.• Ingresar en nuevos mercados o segmentos.• Expandir la línea de productos para satisfacer una gama mayor de necesidades de los clientes.• Diversificarse en productos relacionados.• Integración vertical (hacia adelante o hacia atrás).• Eliminación de barreras comerciales en mercados foráneos atractivos.• Complacencia entre las compañías rivales.


OPORTUNIDADES / AMENAZAS• Crecimiento en el mercado más rápido.• Entrada de competidores foráneos con costos menores.• Incremento en las ventas y productos sustitutos.• Crecimiento más lento en el mercado.• Cambios adversos en los tipos de cambio y las políticas comerciales de gobiernos extranjeros.• Requisitos reglamentarios costosos.• Vulnerabilidad a la recesión y ciclo empresarial.• Creciente poder de negociación de clientes o proveedores.• Cambio en las necesidades y gustos de los compradores.• Cambios demográficos adversos.


Ejercicio FODAElija un proyecto determinado, o en su defecto,

tome como proyecto la carrera que acaba de iniciar.

Responda teniendo en cuenta el ambiente en el que se desenvuelve:

1.Por que eligió llevar adelante este proyecto?2.Que variables cree que afectaran el normal

desarrollo de la actividad?3.Realice un análisis FODA del caso en cuestión.


Nivel estratégico

Nivel operativo


Análisis de situación (FODA)

Diseña planes estratégicos de LP (Misión, Visión, Objetivos Estratégicos, Declara Políticas) Genera sistemas integrados





Planes Estratégicos

• Establecen los lineamientos generales de la planeación• Sirven de base a los demás planes (táctico y operativos).• Son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa (Dirección)• Función: regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización.• Son planes de largo plazo.• Comprenden a toda la empresa.• Generan declaraciones de largo plazo.

LAS DECLARACIONES DE LAS DECLARACIONES DE LARGO PLAZO CONTEMPLANLARGO PLAZO CONTEMPLAN

VisiónMisión

Objetivos GeneralesMetas

Políticas

VISIÓNUna "declaración de visión" describe en términos gráficos dónde queremos estar en el futuro.Es la declaración futura de lo que queremos como organización teniendo como horizonte unos 15 o 20 años si todo funciona como cabe esperar.

Una declaración de visión "pinta una escena" de realizaciones ideales en el futuro. Debe ser gráfica y abstracta.

Ejemplos•Un atleta podría tener una visión de subir al podio cuando gana una medalla de oro.•Un alumno tendría la visión de estar en un estrado recibiendo el título.•En los años 80, Steve Job tenía una visión simple: "Ver un ordenador personal en cada casa, un ordenador que él hubiera producido"

Una declaración efectiva de visión debe ser:•clara y alejada de la ambigüedad•que dibuje una escena•que describa el futuro•que sea fácil de recordar y con la que uno pueda comprometerse•que incluya aspiraciones que sean realistas•que esté alineada con los valores y cultura de la organización•que esté orientada a las necesidades del cliente (si es para una organización de negocios)

Para ser realmente efectiva debe: •Ser asimilada dentro de la cultura de la organización•Ser comunicada regularmente por la dirección•Actuar como un modelo de rol dándole cuerpo a la misión

MISIONMISION

Es la declaración inmediata del negocio o propósito de la organización

Enuncia la iniciativa de la organización para lograr aproximarse a la visión. La mayoría de las

declaraciones de misión están más detalladas, a menudo describiendo lo que se hará, por quién, para

quién, para qué y por qué.

Ejemplos

Nuestra misión es alcanzar o superar los requerimientos de los usuarios informáticos del área de negocios ofreciendo servicio a nuestros clientes que supere cualquier otro disponible en el área geográfica de ……., proporcionando a nuestros empleados un entorno estimulante en el que crecer, así como proporcionar a nuestros accionistas un beneficio que esté por encima de la media del sector.

Centro comercial e IndustrialFomentar el desarrollo de las fuerzas empresariales de ……. Defender los intereses generales del comercio y la industria.Promover el progreso económico regional.Propender al bienestar general de la comunidad.

La declaración de visión tiende a ser más gráfica y abstracta que las declaraciones

de misión (que tienden a ser más concretas).

Mientras que la declaración de misión proporciona guía inmediata, una

declaración de visión inspira, desea, propone un futuro muy lejano.


Nivel estratégico

Nivel operativo






Desarrolla planes tácticos, programas, para poder cumplir con los objetivos estratégicos y las políticas (MP).Integra y coordina actividades internas


Planificación táctica:

Es una planificación intermedia que desarrolla planes (políticas, programas, reglas y normas, sistemas y procedimientos, etc.) que permiten llevar adelante las estrategias definidas y cumplir con los objetivos planteados por la dirección (objetivos estratégicos).

• Son planes más específicos• Se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa• Se subordinan a los Planes Estratégicos. • Son establecidos y coordinados por los Gerentes de nivel medio• Su fin es utilizar los recursos de la empresa para el cumplimiento de los objetivos en intervalos de tiempo menores.• Se dan a mediano plazo (1 a 2 años)• Abarcan un área de actividad específica.

Planes tácticos o de coordinación

Políticas: Son lineamientos generales expresados por la dirección que definen criterios sobre diferentes temas referentes a la administración de la organización y sirven de guía para las actividades de gestión que se realice.

Reglas y normas: Son criterios establecidos que definen modalidades para ejecutar operaciones.

Programas: Definen actividades a realizar en diferentes ámbitos o sectores de la organización.

Ejemplos de Políticas para un Sistema de Gestión Integrado.

SeguridadGarantizar la Seguridad y Salud Ocupacional de todos sus empleados, buscando prevenir lesiones y enfermedades profesionales.

Medio AmbientePrevenir la contaminación mediante el manejo responsable de los residuos, efluentes y emisiones generados durante nuestra actividad y promover un eficiente uso de los recursos y el desarrollo sustentable de nuestra comunidad.

Recursos Humanos Fomentar el desarrollo de nuestros integrantes mediante la capacitación, el entrenamiento y la participación.

Trabajar en crear un ambiente laboral en el que se complementen las expectativas e intereses de nuestros integrantes con los de la empresa, permitiendo el desarrollo individual y buscar el bienestar laboral, en un marco de respeto y confianza.

Calidad Lograr una mayor competitividad basada en la revisión y mejora continua del desempeño que permita lograr la satisfacción de nuestros clientes.


Nivel estratégico

Nivel operativo








Ejecuta las actividades operativas para lograr los objetivos (Proyectos, actividades, operaciones, etc.) de CP.

Planes operativosFormulación y asignación de actividades que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa para cumplir con los planes tácticos o de coordinación. Los planes operativos son a corto plazo (días – semanas – meses) y se refieren a cada una de las actividades y productos que se realizan en cada área de la organización.

Ejemplos de planes operativosManuales – Procedimientos – Instructivos – Presupuestos -

Planes de producción – Planes de mantenimiento - Otros planes

Planificación operativa: Son planes que permiten cumplir las actividades definidas por la planificación táctica o de coordinación

- Procedimientos: son una sucesión de pasos que se deben realizar para lograr un objetivo. Indica que se debe hacer para cumplir con el objetivo.

- Instructivos: Son reglas que indican como se debe realizar una tarea.

- Planificación operativa o carga de taller: Documento que posee la información de las tareas que se deben llegar adelante y los requerimientos a cumplir (o hace referencia al documento que los soporta.)

Considerar cuando se planifica:• Horizonte temporal (años, meses, semanas, días)• Objetivo (que se pretende lograr)• RRHH (quien realizará la tarea - competencias)• Infraestructura (capacidad – servicios necesarios)• Recursos (MP, insumos, información, etc.)• Actividades a realizar (procesos, procedimientos, instructivos)• Cuanto se debe realizar (cantidad)• Tiempo estimado• Plan de contingencia

Aspectos generales e importancia de la planificación 1. Los administradores estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica (definido de antemano).

2. La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.

3. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos.

Aspectos generales e importancia de la planificación (cont.) 4. Además los planes son la guía para:

- que la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos.

-que los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos.

- que pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.

- fijar prioridades, permitir concentrarse en las fortalezas de la organización, ayudar a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

Aspectos generales e importancia de la planificación (cont.)

5. Fuerzas que pueden afectar a la planificación:- los eventos inesperados- la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud- la existencia de insuficiente información- la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación- los elevados gastos que implica, entre otros.

6- Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es la estrategia para la organización

Etapas en el desarrollo de una Planificación:

ETAPA 1 Identificación de necesidades a satisfacer, problemas a resolver u oportunidad para aprovechar.

ETAPA 2 Análisis de situación (características el mercado, situación de la competencia, acceso a los insumos, posibilidades de la empresa, FODA)

ETAPA 3: Declaración de objetivos

ETAPA 4: Definición de alternativas (implican plazos, costes previstos y los medios a emplear)

Etapa 5: Decisión de cursos de acción

Etapa 6: Diseño de planes (indica como se llevará adelante la alternativa elegida – Tienen en cuenta las restricciones, los plazos, los recursos necesarios, el marco legal, etc.)

ETAPA 7: Ejecución del planeamiento (Organización – Dirección)

ETAPA 8: Control, evaluación y ajuste.

PROCESO DE ORGANIZACIÓNOrganizar: disponer los elementos necesarios (recursos físicos, humanos y metodología) para lograr el objetivo.

Una vez identificados los objetivos, la estructura y la metodología durante la planificación, la organización debe determinar quién va a ser que cosa y asignar las responsabilidades e identificar las interrelaciones entre los diferentes departamentos (terminar de definir el sistema).

La organización moderna.El orden precisa los órganos que hacen falta y los acomoda en tal forma que aseguren el funcionamiento de la organización. Un órgano comprende las tareas comunes en un área, que con la colaboración de distintas personas permiten el cumplimiento de las políticas y normas que conducen al logro de los objetivos.

Proceso de organización

Organización(objetivo)

División del trabajo(agrupación de actividadescomunes)

Coordinación / sistematización

1. Identificación de funciones y sub-funciones

2. Departamentalización (agrupar tareas o funciones en conjuntos homogéneos, especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades.Ej. Por operaciones, por territorios, por clientes, por productos – Generalmente gerencias, departamentos y secciones).

Describir actividades (manuales - procedimientos e instructivos – perfiles de puesto)

Distribución de recursos físicos (lay out)

Asignar recursos humanos (asignación de puestos)

“primero dividir para después unir (coordinar – sistematizar)

LA ORGANIZACIÓNLa organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. Organización es esencialmente la función administrativa que establece el rol formal que jugará la gente en la organización. También es determinar las reglas bajo las cuales esa gente interactuará.El propósito de una estructura organizacional es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano. Se trata, entonces de un instrumento administrativo, no de un fin en sí mismo. Los papeles establecidos deben diseñarse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del personal disponible. También tiene como propósito ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.El fin de la organización es la división del trabajo entre los individuos, cuyos esfuerzos tienen que ser coordinados. En la práctica también se refiere a la definición de los objetivos de la empresa entera y de cada uno de sus partes, y a la determinación, en términos amplios, de las actividades y decisiones necesarias a la realización de éstos objetivos.Se pueden distinguir tres concepciones diferentes de la organización:•La concepción clásica: en esta se propone el estudio de las actividades que precisan ser llevadas a cabo para alcanzar los objetivos.•La concepción de la organización en función de las relaciones humanas: parte del estudio de las motivaciones y comportamiento del hombre.•La concepción de la organización en términos de sistemas: concentra su atención en las decisiones que deben ser tomadas para alcanzar los objetivos. Se trata de proyectar una organización que facilite la toma de decisiones.

Organización implica:

- Asignar tareas específicas a recursos específicos

- Unir a los individuos en tareas predeterminadas y diferenciadas

- Reunir recursos en una forma ordenada

- Ordenar a las personas que la integran en un modelo aceptable para que puedan desarrollar las actividades requeridas

- Crear una estructura con partes integradas de tal forma que la relación de una y otraestá gobernada por su relación con el todo.

Que se organiza?

Personas (RRHH)Infraestructura (recursos físicos)Tareas (procedimientos y sistemas)

Estructura organizacional - Organigrama

La representación gráfica de una organización se denomina organigrama. Este organigrama refleja de un modo parcial la organización, ya que no incluye normas de funcionamiento, métodos de trabajo, descripciones de puestos, etc. El organigrama puede ser vertical, horizontal o circular

Estructura de línea

Al estructurar los distintos departamentos mediante algunos de los criterios anteriormente citados, y aplicándolos a la vez (funcionalmente, por productos y por mercados), se está fijando una división mixta. Determinadas situaciones pueden requerir este tipo de planteamiento. Un ejemplo sería la llamada estructura matricial, cuya denominación se debe a la forma de matriz ( filas y columnas) que toma en esa ocasión el organigrama (véase la Figura 1.7). En este caso, el jefe de producto A de la zona norte tiene que responder ante dos líneas de responsabilidad: el jefe del producto A y el director de la zona norte.

Distribución Mixta

DirigirProceso por el cual se induce / conduce a las demás personas integrantes de la organización para que cumplan con sus tareas. El proceso se realiza a través de la responsabilidad, la autoridad, el ejercicio del poder, de la delegación, del liderazgo, de la comunicación y la motivación. Es un proceso en el que la interacción con otras personas es la variable crítica del proceso.

Responsabilidad: Es la habilidad de responder. Es el compromiso u obligación que adquiero cuando asumo la autoridad para realizar una tarea o función.

Autoridad: Es el derecho de tomar decisiones e impartir órdenes. Es el derecho “de mandar”, o sea es el derecho de “integrar los esfuerzos, individuales y de grupo para que se puedan cumplir los objetivos”El mando se ejercita por medio de instrucciones y de órdenes

La autoridad y el mando se van complementando en una relación de subordinación que es generada por la escala de jerarquía dada por la organización.

A mayor autoridad, mayor responsabilidad

Autoridad situacional: es la responsabilidad que toma una persona en alguna situación no prevista para hacerse cargo de la misma, tomar decisiones e impartir ordenes. En este caso, la persona que asume la autoridad es generalmente la que posee conocimientos especiales y/o la que es aceptada por todo el grupo.

Autoridad operativa: Es el derecho que cada uno posee de realizar las tareas que le corresponden, con la libertad de combinar y elegir las operaciones que considere necesarias para desarrollar su trabajo. Es una autoridad personal (yo soy el dueño de mi puesto).

Autoridad técnica: Es la que da el conocimiento, el dominio del campo profesional y es reconocido por los demás.

PROCESO DE DIRECCION

Motivación (querer hacer)

Es la activación o el incentivo que estimula a los miembros del grupo hacia el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

La motivación está en cada integrante de la organización (querer hacer). La administración a través del proceso de dirección debe orientarla estimularla, incentivarla, activarla.

Un miembro de la organización cuya motivación ha sido incentivada responderá a las necesidades de la organización , a la vez que satisface sus propias necesidades.

Para activar la motivación, la organización debe centrarse en las necesidades que nos forman como personas durante toda la vida.

1. Fisiológicas: indispensables para mantener la vida (agua, alimento, vestido, vivienda)2. Seguridad: protección de la integridad física (de salud, de trabajo, física)3. Sociales: necesidades de filiación, de pertenencia. Formar parte de una familia, de un grupo.4. Personales: son las necesidades que cuando son satisfechas desarrollan la autoestima o sea. El

hecho de ser reconocido por los otros.5. Autorrealización: Son las que al ser satisfechas nos van generando el sentimiento de haber alcanzado

los fines, los objetivos y las metas propuestas para la vida.

Delegación

Delegar, implica autorizar a otro para que realice una tarea en mi representación (es el proceso por el cual un miembro de una organización transfiere o pasa una o más funciones a otro miembro).Al delegar

- Se otorga responsabilidad operativa (no funcional)- Se demuestra confianza- Se reconoce capacidad- Se concede autoridad (operativa)- Se capacita

Poder

El poder es la facultad para exigir a los demás determinados comportamientos.

Poder y autoridad

El poder puede ser el resultado de la autoridad o de la fuerza.

Cuando el poder se institucionaliza y se constituye por autoridad, es poder legítimo.

Cuando el poder es impuesto por la fuerza y no constituye autoridad formal y es poder ilegítimo.

=> Si la autoridad es el poder formalizado, la autoridad y el poder deberían estar siempre juntos. Muchas veces ocurre, que aunque el cargo otorga autoridad, al no ser esta reconocida por el grupo, carece de poder.

Alguien que posee autoridad formal, solamente posee el poder que le otorga sus seguidores.

Se dignifica al subordinado, quien se siente reconocido en sus capacidades. Delegando se enriquecen los cargos del delegante y del delegado, favoreciendo así el desarrollo personal.

LiderazgoEs la facultad de actuar sobre el comportamiento y las acciones de otros, en circunstancias que pueden ser formales o informales.Para que pueda haber liderazgo, debe haber identificación de intereses entre líder y liderados. El líder debe ser reconocido, aceptado y respetado por los seguidores.

Tipos de líderes (delimita el comportamiento en lo que respecta a las formas de orientar y estimular a los demás, y las relaciones que se generan entre los integrantes del grupo. Se basan a la forma de aplicar la autoridad)

Líder autocrático (autoritario): No acepta intercambiar ideas. Impone su voluntad en la toma de decisiones. No admite la participación.Líder paternalista: Adopta una actitud protectora. Se preocupa por el bienestar del grupo, por lo que casi no delega ni da responsabilidades. No ayuda al desarrollo de la creatividad del grupo porque concede mas valor a su experiencia.Líder laisser – faire (despreocupado): Muestra poca preocupación, tanto por el grupo como por la tarea, no decide, deja hacer. Procura no involucrarse en el trabajo del grupo. Delega considerablemente su autoridad al dejar que los integrantes del grupo decida todo. Da libertad absoluta para que el grupo se organice, trabajen y tomen decisiones. Proporciona información sólo cuando se lo solicitan. Funciona bien en grupos de muy alta capacidad, pero generalmente se genera confusión al faltar límites naturales de libertad y controles. Líder democrático: Moviliza, intercambia ideas, es participativo, favorece la creatividad y el rendimiento. Contiene con autoridad que fundamenta en la colaboración de todos. Favorece el clima de solidaridad. Tiene actitudes gratificantes para con el grupo.Líder situacional: Es quién ante una situación no prevista coordina, dirige las asociaciones. Toma decisiones y hasta resuelve el imprevisto.

Un líder eficaz:- Fija metas- Coordina, estimula, capacita- Promueve la creatividad- Reconoce y valora los logros de los demás y frente a otros- Reprueba o critica en privado- Su conducta es un ejemplo- Logra coherencia entre la organización

“En muchas circunstancias se posee una posición de liderazgo dentro de la organización, otorgada por el cargo, si embargo no se lidera, porque no se sabe hacer uso de la autoridad o no se obtiene el reconocimiento de los demás.”

Comunicación

Hacer común. Compartir con otros. Consiste en un intercambio de mensajes. Se trata de sistemas a través de los cuales se transmite y se recibe información.

Las técnicas de comunicación se ocupan de los medios para transmitir los mensajes y los requerimientos técnicos necesarios para lograr la conservación del contenido informativo

Proceso de comunicación

El mensaje: información que transmite lo que se quiere decir Emisor, persona que emite el mensaje o información.Receptor, persona o personas que reciben el mensaje.Mensaje, información que transmite lo que se quiere decir.Canal, medio o vía utilizado para transmitir el mensaje.Código, conjunto de signos y reglas necesarios para la elaboración del mensaje tanto el emisor como el receptor han de conocer estas reglas de codificación y descodificación.Decodificación: Es la traducción de los símbolos que integran el mensaje.Ruido: Son las interferencias que no permiten que el mensaje llegue tal como se lo emitió.Contexto: Es el ámbito donde se realiza la comunicación. El mismo puede favorecerla, enrarecerlo o hasta neutralizarla. El contexto siempre influye.

EMISOR(codifica)

MENSAJE RECEPTOR(decodifica)

canal canal

ruidos ruidos

Retroalimentación

Ámbito - Contexto

Documents

00_OrganizaciÃ_n_industrial_y_Empresarial_(conceptos_ge nerales_-_proceso_admin_-_TGS).ppt