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Expositor: Julio Garayar, PMP
GESTIÓN DE LA
INTEGRACIÓN
Agenda
• Introducción
• Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
• Desarrollar el plan de gestión del proyecto.
• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.
• Monitorear y controlar la ejecución del proyecto.
• Control Integrado de Cambios.
• Cerrar el proyecto o fase.
2
Introducción a la Gestión
de la Integración
3
Inversión
Ingresos
Investigació
n Implementación
(Desarrollo)
Intr
oducció
n
al m
erc
ado
Cre
cim
iento Madurez Deterioro
Muert
e
Conceptual
Definición
Construcción
Pruebas y pase
O p e r a c i ó n
Ciclo de
Vida del
Producto
Ciclo de
Vida del
Proyecto
Ciclo de Vida del Producto vs Ciclo de Vida del
Proyecto
4
INICIO INTERMEDIO FIN
Upgrade
Entregables del
producto
Entregables de
la gestión del
proyecto
Fases del Ciclo
de Vida del
proyecto
Ciclo de
vida del
producto
Producto
Plan de
negocio
IDE
A
Producto
Op
era
ció
n
Reti
ro
Acta
Enunciado del
Alcance
Plan del
Proyecto
EDT
Informes
de Estado
Ciclo de Vida del Producto vs Ciclo de Vida del
Proyecto
Cronograma
Presupuest
o
Resultado
s de
pruebas
Actas
aceptació
n
Llantas
Palanca
5
- Identificados: Conocer cuales son los procesos de gerencia.
- Definidos: Como va a ser cada uno de los proyectos.
- Combinados: Como se van a relacionar varios procesos durante el desarrollo del proyecto, tanto cronológica como conceptualmente.
- Unificados: No pueden haber incoherencias entre varios procesos, y si se presentan, debe saberse una jerarquía de valores para actuar en su unificación.
- Coordinados: Deben pertenecer todos a un mismo sistema.
6
Gestión de la Integración del Proyecto
Gestíón del
Alcance
Gestíón del
Tiempo
Gestíón del
Costo
Gestíón de
la calidad
Gestíón de
RRHH
Gestíón de
Comunicación
Gestíón del
Riesgo
Gestión de las
Adquisiciones
GESTIONAR
EL PROYECTO
PARA
PRODUCIR
ENTREGABLES
PROYECTO
EXITOSO
- PRODUCTOS
ENTREGABLES
RESULTADO DE
ELABORACION
- ACTIVOS DE
LOS PROCESOS
RESULTADO DE
LA GESTIÓN
Áreas Centrales: Objetivos o Restricciones.
Áreas Facilitadoras :Interactivo y Adaptable
Gestión de los
Interesados
Integración de la Gerencia de Proyectos a través
del Ciclo de vida del Proyecto para lograr la
Satisfacción de los interesados del proyecto.
7
Gestión de la Integración del Proyecto
8
4.1 Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto
9
Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto
Autorización formal del Proyecto de parte de alguna organización
ejecutora para empezar el proyecto.
- Las organizaciones ejecutoras nombran un patrocinador del proyecto.
- Los proyectos obedecen a un objetivo.
- Objetivo a los que obedece un proyecto:
Demanda de mercado.
Necesidad de negocio.
Solicitud de un cliente
Avance Técnologico
Requerimiento legal.
Impacto ecológico
Necesidad social. 10
Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto
Ejemplos de Objetivos concretos
- Demanda del mercado.
eg. La necesidad de tener un producto que responda a las necesidades actuales de los clientes.
- Necesidad de Negocio
eg. La expansión de una empresa ha experimentado un crecimiento exponencial y necesita migrar sus sistemas actuales hacia sistemas mas robustos y confiables.
- Solicitud de un clientes
eg. La convocatoria para exploración petrolera de parte del Estado Peruano a empresas del rubro.
- Requerimiento Legal
eg. La implementación de un proyecto en una entidad bancaria por la inclusión del ITF.
11
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Entradas
.1 Enunciado del trabajo del
proyecto
.2 Caso del Negocio
.3 Acuerdos
.4 Factores Ambientales de la
Empresa
.5 Activos de los procesos de
la Organización
Técnicas y
Herramientas
.1 Juicio de Expertos
.2. Talleres Facilitados
Salidas
.1 Acta de Constitución
del proyecto
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.- Consiste en desarrollar un
documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos
iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
12
Entradas
Acuerdos
- En caso el proyecto sea respuesta a una convocatoria del cliente
externo. eg. contratos
Enunciado del trabajo a realizar (SOW)
- Necesidad del negocio
- Descripción del alcance del producto
- Requerimientos y características del producto o servicio a crear.
- El nivel de detalle lo define la necesidad de planificación posterior.
- Plan Estratégico.
Caso de Negocio
- Determina si el proyecto vale o no la inversión requerida ( análisis
costo-beneficio)
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
13
Entradas Factores Ambientales
- Factores Culturales
- Cultura organizacional
- Normas gubernamentales o industriales
- Tolerancia al riesgo de los interesados.
- Factores Creados
- Infraestructura ( capacidad instalada): Técnica y Humana.
- Sistema de Autoridad.
- Factores de información
- Sistema de Administración de Personal.
- Condiciones del mercado.
- Sistema de Información de Gerencia de Proyectos.
- Base de datos comerciales.
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
14
Entradas
Activos de los Procesos de la organización
Procesos y procedimientos de la organización
-Políticas y Normas
Guías, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas y
criterios de medición del rendimiento estándares.
-Plantillas (WBS,RBS,Cronogramas).
-Requerimientos de comunicación de la organización.
-Requerimientos de cierre de proyectos.
-Procedimientos
-Control financiero
Gestión de problemas y defectos.
Control de cambios.
Control de riesgos.
Aprobación y emisión de autorizaciones de trabajo.
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
15
Entradas
Activos de los Procesos de la organización
Base de conocimientos corporativo de la organización.
- Base de datos de procesos y productos.
- Archivos del proyecto.
- Información histórica y lecciones aprendidas.
- Base de datos de la gestión de problemas y defectos.
- Base de datos de la gestión de la configuración.
- Base de datos financiera.
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
16
Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos
- Experiencia previa en….
- Cuando esta documentada es confiable.
- Se encuentra disponible a través de diferentes fuentes como
consultores, clientes, patrocinadores, asociaciones profesionales y
técnicas, SME, PMO,…etc
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
17
Talleres Facilitados
Tienen un gran uso en los procesos de gestión del proyecto y guiar el
desarrollo del acta de constitución.
Eg. tormentas de idea, resolución de conflictos, gestión de proyecto,
etc.
4.1 Desarrollar el acta de constitución del proyecto
Herramientas y Técnicas
18
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Resultados
19
4.2 Desarrollar el Plan de
Gestión del Proyecto
20
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
• Los planes subsidiarios del plan de dirección del
proyecto requieren:
- Definición
- Integración
- Coordinación
• El plan de dirección del proyecto :
- Define como ejecutar, monitorear y controlar y cerrar el proyecto.
- Varia en función del área de aplicación
- Documenta la recolección de resultados de los procesos de
planificación
21
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Entradas
.1 Acta de Constitución del
Proyecto
.2 Salidas de los Procesos de
Planificación
.3 Factores Ambientales de la
Empresa
.4 Activos de los procesos de
la organización
Técnicas y
Herramientas
.1 Juicio de Expertos
.2 Talleres Facilitados
Salidas
.1 Plan de Gestión del
Proyecto
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto.- Es el proceso que consiste en documentar
las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios.
22
Entradas Factores ambientales
- Factores Culturales
- Cultura organizacional
- Normas gubernamentales o industriales
- Tolerancia al riesgo de los interesados.
- Factores Creados
- Infraestructura ( capacidad instalada): Técnica y Humana.
- Sistema de Autoridad.
- Factores de información
- Sistema de Administración de Personal.
- Condiciones del mercado.
- Sistema de Información de Gerencia de Proyectos.
- Base de datos comerciales.
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
23
Entradas
Activos de los Procesos de la organización
Procesos y procedimientos de la organización
-Políticas y Normas
Guías, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas y
criterios de medición del rendimiento estándares.
-Plantillas (WBS,RBS,Cronogramas).
-Requerimientos de comunicación de la organización.
-Requerimientos de cierre de proyectos.
-Procedimientos
-Control financiero
Gestión de problemas y defectos.
Control de cambios.
Control de riesgos.
Aprobación y emisión de autorizaciones de trabajo.
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
24
Entradas
Activos de los Procesos de la organización
Base de conocimientos corporativo de la organización.
- Base de datos de procesos y productos.
- Archivos del proyecto.
- Información histórica y lecciones aprendidas.
- Base de datos de la gestión de problemas y defectos.
- Base de datos de la gestión de la configuración.
- Base de datos financiera.
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
25
Herramientas y Técnicas
Juicio de expertos
- Experiencia previa en….
- Cuando esta documentada es confiable.
- Se encuentra disponible a través de diferentes fuentes como
consultores, clientes, patrocinadores, asociaciones profesionales y
técnicas, SME, PMO,…etc
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
26
Talleres facilitados
Tienen un gran uso en los procesos de gestión del proyecto y guiar el
desarrollo del plan de gestión del proyecto.
Eg. tormentas de idea, resolución de conflictos, gestión de proyecto,
etc.
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Herramientas y Técnicas
27
4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Resultados
28
4.3 Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto
29
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Entradas
.1 Plan de Gestión del
Proyecto
.2 Solicitud de Cambios
Aprobadas
.3 Factores Ambientales de la
Empresa
.4 Activos de los Procesos de
la Organización
.
Técnicas y
Herramientas
.1 Juicio de Expertos
.2 Sistemas de información
de la gestión de proyectos
(PMIS)
.3 Reuniones
Salidas
.1 Productos entregables.
.2 Datos sobre el
rendimiento del trabajo
.3 Solicitudes de Cambio.
.4 Actualizaciones al plan
de gestión del proyecto
.5 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.- Consiste en ejecutar el trabajo definido
en el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.
30
Dirigir y Gestionar la
Ejecución del Proyecto
Foco: Integrar Planes Acciones necesarias para definir, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios en el Plan de Gestión del
Proyecto (Alcance, Costo, Tiempo, Calidad, RRHH,
Comunicacion, Riesgo, Adquisiciones).
Define procesos del PMBOK y el nivel de su
implementacion, así como las herramientas a utilizar,
que permitan ejecutar, monitorear, controlar y cerrar
el proyecto.
Define como la gestión de la configuración será
desarrollada.
Define estrategias de comunicación con los interesados
del proyecto.
Foco: Lograr Entregables de Producto. Acciones necesarias para ejecutar el plan de
Gestión del proyecto para cumplir con el
trabajo definido en el enunciando del
alcance del proyecto.
Algunas de las acciones son :
- Seleccionar proveedores:
- Adm. Recursos materiales y equipos.
- Implementare los estándares y métodos
propuestos.
- Crear, controlar y verificar entregables.
- Adm. Acciones relacionadas con el riesgo.
- Adaptar cambios aprobados.
- Establecer y manejar comunicación del
proyecto.
- Recolectar y documentar lecciones
aprendidas.
- Implementar acciones aprobadas
preventivas, correctivas y de reparación de
defectos.
(*) Algunas Definiciones :
- Acciones Correctiva.- Relación con el proyecto para
asegurar calidad en producto, alcance, costo, tiempo. –
Enfocado a procesos.
-Solicitud de Cambios.- Modificaciones de documentos y
acuerdos.
- Reparación de Defectos.- Enfocado al producto.
Desarrollar el Plan de
Gestión del Proyecto
31
Sistema de información de la gestión del proyecto (PMIS)
Sistema automatizado usado por el equipo de proyecto para apoyar
la ejecución de las actividades planificadas en el plan para la
dirección del proyecto
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Herramientas y Técnicas
32
33
34
4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto
Resultados
Datos sobre el rendimiento del trabajo
• Avance del cronograma, mostrando el estado de las
actividades (porcentaje de avance)
• Que entregables han sido completados y cuales no
• Números de defectos
• Número de solicitudes de cambio
• Costos actuales
• Duraciones actuales
35
36
4.4 Monitorear y Controlar el
trabajo del proyecto
37
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
Entradas
.1 Plan de gestión del
proyecto
.2 Proyecciones del
cronograma
.3 Proyecciones del costo
.4 Cambios validados
.5 Información sobre el
rendimiento del trabajo
.6 Factores ambientales de la
empresa
.7Activos de los procesos de
la organización
Técnicas y
Herramientas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Sistema de información
de la gestión del proyecto
(PMIS)
.4 Reuniones
Salidas
.1 Solicitudes de cambio.
.2 Informes de
rendimiento
.3 Actualizaciones al plan
de gestión del proyecto
.4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto.- Consiste en monitorear, analizar y
regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan de
gestión del proyecto.
38
Herramientas y Técnicas
Juicio de expertos
- Experiencia de los participantes de un proyecto para el monitoreo y
control.
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
39
Resultados
Solicitudes de Cambio
- Acciones correctivas recomendada
- Acciones preventivas recomendada
- Reparación de defectos recomendada
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
40
Proceso de la acción correctiva
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
41
Proceso de la reparación de defectos
4.4 Monitorear y Controlar el trabajo del proyecto
42
4.5 Realizar el control integrado
de cambios
43
4.5 Realizar el control integrado de cambios
Entradas
.1 Plan de gestión del
proyecto
.2 Informes de rendimiento
.3 Solicitudes de cambio
.4 Factores Ambientales de la
empresa
.5 Activos de los procesos de
la organización
Técnicas y
Herramientas
.1 Juicio de expertos
.2 Reuniones
.3 Herramientas de control
de cambio
Salidas
.1 Solicitudes de cambio
aprobadas
.2 Registro del cambio
.3 Actualizaciones al plan
de gestión del proyecto
.4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
4.5 Realizar el control Integrado de Cambios.- Consiste en revisar todas las solicitudes de
cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, actualizando los
activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan de gestión
del proyecto. 44
4.5 Realizar el control integrado de cambios (No impacta en la triple restricción)
45
4.5 Realizar el control Integrado de Cambios (Impacta en la triple restricción)
46
4.5 Realizar el control Integrado
de Cambios
(Impacta en la triple restricción)
4.4 Monitorear y
Controlar el
trabajo del
proyecto
47
Establece un método evolutivo para identificar y
solicitar consistentemente líneas base establecidas.
-evaluando valor y efectividad de los cambios
Oportunidades para validar y mejorar continuamente el
proyecto considerenado el impacto de cada cambio.
Brinda el mecanismo para que el equipo de gestión del
proyecto pueda comunicar los cambio consistentemente
a los actores involuvrados.
4.5 Realizar el control integrado de cambios
Sistema de gestión de la configuración
48
4.6 Cerrar Proyecto o Fase
49
4.6 Cerrar Proyecto o Fase
Tipos de Finalización de un Proyecto
50
4.6 Cerrar Proyecto o Fase
Entradas
.1 Plan de gestión del
proyecto.
.2 Entregables aceptados.
.3 Activos de los procesos de
la organización.
Técnicas y
Herramientas
.1 Juicio de expertos
.2 Técnicas analíticas
.3 Reuniones
Salidas
.1 Transferir producto,
servicio o resultado final.
.2 Actualizaciones de los
activos de los procesos
de la organización.
4.6 Cerrar Proyecto o Fase.- Consiste en finalizar todas las actividades a través de todos
los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o
una fase del mismo.
51
Incluye la finalización de todas las actividades realizadas a través
de los otros procesos, y transfiere el resultado completo o parcial
del proyecto.
Cierre Administrativo (enfoque a las comunicaciones)
- Asegurar la satisfacción del cliente y obtener su
reconocimiento.
-Verificación, Documentación y entrega del producto final del
proyecto, previa aprobación formal del cliente.
- Compila y archiva la documentación del proyecto.
- Preparar un manual histórico del proyecto. Debe incluir la
documentación de planificación, todos los registros de problemas
y casos identificados, la documentación de los cambios de
alcance, la identificación de riesgos indicando su ocurrencia,
impacto y como se manejaron, etc.
- Documentar lecciones aprendidas para ser incluido como
activos de los procesos de la organización de la empresa.
- Transferir adecuadamente los recursos humanos y tecnológicos
que aun quedan en el proyecto
4.6 Cerrar Proyecto o Fase
52
Cierre de Contrato (enfoque a las adquisiciones)
- Verificación del producto.
- Acuerdos Negociados.
- Cierre de todos los contratos y ejecución de todos los pagos
(y cobranzas) pendientes.
- Auditoría de adquisiciones
- Reporte de rendimiento final del contrato.
- Actualización de los registros.
- Archivar documentación de adquisiciones.
4.6 Cerrar Proyecto o Fase
53
Preguntas Situacionales
54
1. Un proyecto que elabora pañuelos descartables está
sufriendo demasiados cambios en el Acta de
Constitución del proyecto. ¿Quién es el principal
responsable para decidir si esos cambios son
necesarios?
A). El interesado principal del proyecto
B). El patrocinador
C). Los interesados
D). El Director del proyecto
55
2. Lo más importante del Acta de Constitución
del proyecto es:
A). Se identifican a los interesados
B). Se justifica el proyecto y su relación con el plan
estratégico de la empresa
C). Se explicita en detalle el retorno de la inversión
D). Se autoriza formalmente al director del proyecto a
comenzar con los procesos de planificación
56
3. Se está llevando a cabo un gran proyecto de
adquisición y fusiones entre dos empresas
metalúrgicas. Como director de proyecto necesita
establecer la infraestructura para gestionar las
comunicaciones del proyecto. ¿Cuál de los siguientes
sistemas o procesos sería utilizado en este caso?
A). Sistema de información de la gestión del
proyecto
B). Sistema de Comunicaciones
C). Sistema de autorización del trabajo
D). Planificación de las comunicaciones
57
4. ¿Cuál de los siguientes procesos es el que requiere
más iteraciones?
A). Grupo de procesos de cierre
B). Administrar las adquisiciones
C). Plan de comunicaciones
D). Grupo de procesos de planificación
58
5. El director del proyecto y su equipo de trabajo
estuvieron tres meses involucrados en el proceso de
iniciación de un proyecto de construcción de una
central hidroeléctrica. Luego de identificar
cuidadosamente a los interesados, el proceso de
iniciación ha finalizado. Señale que se acaba de
completar y qué está a punto de comenzar:
A). Ejecución del proyecto / Monitoreo y control del mismo
B). Acta de constitución del proyecto / Planificación del
proyecto
C). Acta de constitución del proyecto / Ejecución del
proyecto
D). Plan de gestión del proyecto / La ejecución del proyecto
59
6. Se puede afirmar de las relaciones del ciclo de
vida del proyecto y del ciclo de vida del producto.
EXCEPTO
A). Un proyecto es sólo un aspecto del ciclo de
vida del producto.
B). El ciclo de vida del proyecto atraviesa una
serie de fases para crear el producto.
C). El ciclo de vida del producto se encuentra
dentro del ciclo de vida del proyecto.
D). Muchos proyectos están vinculados con el
trabajo continuo de la organización
ejecutante
60
7. Recientemente has asumido la asignación para un proyecto. El acta de constitución del proyecto ha sido desarrollado.
¿Cuál es el próximo paso a seguir más apropiado?
A). Desarrollar el registro de riesgos
B). Desarrollar el cronograma del proyecto
C). Desarrolla los planes subsidiarios
D). Conseguir la aprobación del plan de gestión de proyectos
61
8. ¿Cuál no es verdad respecto a las solicitudes de cambio?
A) Solicitudes de cambio deben siempre ser manejadas de una manera controlada e integrada.
B) Solicitudes de cambio que no atraviesan un formal proceso de control de cambio pueden conducir a corrupción del alcance.
C) Profesionalmente manejados, solicitudes de cambio pueden mejorar un proyecto y resolver problemas emergentes.
D) Solicitudes de cambio son siempre una señal de mala planificación y deben por lo tanto ser evitados
62
9 ¿En que debe enfocar el gerente de proyectos cuando esta dirigiendo y gestionando la ejecución del proyecto?
A) Realizar el trabajo del proyecto
B) Coordinar con las personas y recursos del proyecto
C) Responsabilizarse por los errores cometidos en el proyecto.
D) Evitar la influencia de terceras personas.
63
¿Preguntas?
64
Bibliografía
• Guía del PMBOK Quinta Edición
Capítulo 4 – Gestión de la Integración del
Proyecto.
• PMP Exam prep – Rita Mulcahy
65
Muchas Gracias
66