GERENCIA DE PROYECTOS

CLASE 1Ing. JESSICA CALDERN TVARA

PROYECTOS Y OPERACIONES

Las organizaciones ejecutan trabajos

El trabajo involucra tanto Operaciones como Proyectos

PROYECTOS Y OPERACIONES (ELEMENTOS COMUNES)

Realizados por personas

Restringidos por recursos limitados

Planificados, ejecutados y controlados

PROYECTOS Y OPERACIONES (DIFERENCIAS)

Proyecto

Un medio para ejecutar un

Plan estratgico

Temporal y nico

Responden a nuevos

requerimientos del

negocio

Operaciones Son continuas

Son repetitivas

Constituyen el core del negocio

Ejemplos: La operacin de un Banco

Las ventas de una tienda de almacenes

El servicio que brindan las empresas de telecomunicaciones

PROYECTO

Necesidad

t

PRODUCTO

Trabajo o esfuerzo transitorio y nico que se hace para crear un productoo servicio.Tiene objetivos y plazos definidos.Condicionado por recursos.

PROYECTO

PRODUCTO

t

Necesidad PROYECTO

PRODUCTO

PRODUCTO

Bien o servicio que satisface determinada necesidad o requerimiento

OPERACIONES

t

IDEA PROYECTO

PRODUCTO

OPERACIONES

Trabajo que implica

actividades permanentes y

repetitivas

PRODUCTO

QU ES UN PROYECTO?

Es un esfuerzo temporal realizado para crear un nicoproducto o servicio (PMI)

Temporal Tiene un inicio y un fin definido Termina cuando el objetivo ha sido logrado o cuando se

cancela el proyecto El equipo de proyecto se disuelve una vez se termina el

proyecto. nico

El producto o servicio es siempre diferente Las caractersticas del producto son progresivamente

elaboradas

Cada proyecto, por similar que sean las actividades y los

alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias cambian

y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas.

CARACTERSTICAS DE UN PROYECTO

Conjunto de actividades y tareas:

Con un objetivo especfico a cumplir dentro de ciertas especificaciones

Con inicio y final claramente definidos

Con fondos limitados

Con uso de recursos

Ejecutadas para crear un resultado duradero

Puede durar semanas o aos

Implica elaboracin progresiva (iteraciones)

EJEMPLOS DE PROYECTO

Disear un nuevo sistema de informacin

Construir un centro de cmputo

Implementar un nuevo procedimiento o proceso de negocio

Efectuar un cambio en la estructura de una empresa

Adquirir un nuevo sistema de informacin

Ejecutar una campaa para un partido poltico

Disear un nuevo avin comercial

QU ES LA GESTIN DE UN PROYECTO?

Gestin = Administracin = Gerencia

GESTIN (GERENCIA) DE PROYECTOS

Profesin emergente

(PMP Project Mangement Profesional)

PMI (Project Management Institute)

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

PMBOK(PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE)

Describe la totalidad de conocimientos de la profesin de Gerente de Proyectos

Es la bolsa imaginaria que contiene dichos conocimientos

Incluye conocimientos: Buenas prcticas tradicionales ampliamente usadas Prcticas innovadoras y avanzadas de uso limitado Publicados y no publicados

Gua al PMBOK (del PMI) Subconjunto del PMBOK Generalmente aceptado Terminologa comn a la profesin

PMBOK

(Project Management Body of Knowledge)

Identifica y describe

La parte del cuerpo de conocimientos de la gestin de proyectos sobre la cual existe un amplio consenso respecto a su valor y utilidad

El equipo de Direccin de

Proyectos debe

asumirlo para cada

proyecto en

particular.

QU ES LA GESTIN DE UN PROYECTO?

La aplicacin de conocimientos, habilidades,herramientas y tcnicas a las actividades de unproyecto para satisfacer los requerimientos delos stakeholders (PMI)

Implica necesariamente:

Identificar a los interesados (Stakeholders)

Determinar sus necesidades y expectativas

Determinar sus requerimientos

Dirigir y encaminar dichas expectativas

Balancear demandas de Alcance, Costo, Tiempo y Calidad

RELACIN CON OTRAS DISCIPLINAS

Conocimientos y

prcticas

generalmente

aceptados para la

Gestin de

Proyectos

Conocimientos y

prcticas de

Administracin

General

Conocimientos y

prcticas del

rea de

Aplicacin

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Es el conjunto de FASES en las que se divide elproyecto

El proyecto se divide en FASES para mejorar su controly proporcionar vnculos con las operaciones continuasde la organizacin ejecutante

Caractersticas de las Fases:

Entregables: Resultados de trabajos tangible yverificable.

Revisiones: Evaluacin de entregables yperformance del proyecto.

Criterios de xito de salida: Mediciones usadas paraver si el proyecto debe pasar o no a la siguiente fase

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

OTRO EJEMPLO DE CICLO DE VIDA

FASES DE UN PROYECTO

Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

Concepto y

propuesta

Diseo

Implementacin

Verificacin

Terminacin

Permiten mejorar el planeamiento, ejecucin y control

Fases: las diferentes

partes en que se divide un

proyecto

Los entregables estn relacionados con el objetivo de la Fase

Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

Concepto y

propuesta

Diseo

Implementacin

Verificacin

Terminacin

Requerimientos

Prototipo

Sw

producido

Resultado

de pruebasSw

empaquetado

Un entregable

es el resultado

tangible y

verificable del

trabajo

Relacionado con

objetivos de la fase

ENTREGABLES DEL PROYECTO

REVISIONES DE FASE

Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final

Concepto y

propuesta

Diseo

Implementacin

Verificacin

Terminacin

Cada fase del proyecto viene determinada por la consecucin de entregables

Salidas de fase

(puntos de muerte)

CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Define el comienzo y el fin del proyecto

Los entregables usualmente deben ser aprobados

antes que se inicie el trabajo de la siguiente fase.

Algunas veces una fase subsiguiente se inicia antes

de la aprobacin de todos los entregables de la

fase previa (fast tracking)

Define el trabajo tcnico y los involucrados en

cada fase.

CARACTERSTICAS DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

El nivel de costo y personal es bajo al comienzo, creceal avanzar el proyecto y cae rpidamente cuando el

proyecto se acerca a su trmino.

La probabilidad de xito del proyecto es bajo alcomienzo y crece al avanzar el proyecto.

El riesgo e incertidumbre son altos al comienzo ydecrecen al avanzar el proyecto.

Los costos y riesgos de cambios y correccionesgeneralmente crecen cuando el proyecto avanza

GESTIN DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)

Individuos u organizaciones que estnactivamente involucrados en el proyecto ocuyos intereses pueden ser afectadospositivamente o negativamente como resultadode la ejecucin o conclusin del proyecto.

Principales Stakeholders:

Gerente/Jefe de Proyecto: Dirige el proyecto.

Cliente: Usa el producto o servicio.

Organizacin ejecutante: Empresa que realizael trabajo del proyecto.

Sponsor: Provee recursos financieros

INTERESADOS (STAKEHOLDERS)

El Gerente de Proyecto

debe:

Identificar a los Stakeholders

Determinar sus necesidades y

expectativas

Dirigir y encaminar dichas

expectativas

INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES

Sistemas de organizacin empresarial

Basadas en Proyectos

Sus mayores ingresos son derivados de la ejecucin de proyectos a terceros

Empresas de desarrollo de software a la medida

Contratistas de construccin

Empresas de arquitectos No basadas en Proyectos

Organizadas por departamentos funcionales independientes

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Funcional Jerarqua donde cada empleado

tiene un supervisor claramente definido.

Proyectizada La mayora de los recursos de la

organizacin estn involucrados en proyectos y

los Gerentes de Proyecto cuentan con gran

autoridad

Mixta o Matricial Hbrido de las anteriores

ORGANIZACIN FUNCIONAL

ORGANIZACIN PROYECTIZADA

ORGANIZACIN MATRICIAL BALANCEADA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Descripcin Quin esta a

cargo?

Ventajas Desventajas

Funcional Organizacin donde los miembros del

equipo trabajan para

un departamento y

pueden ser prestados

a un proyecto de vez

en cuando

Gerente

Funcional

Mayor habilidad funcional

Ms alto grado de especializacin

Lneas de carrera mejor definidas

El Gerente de proyecto no tiene

gran poder

Los proyectos tienen baja

prioridad

(burocracia)

Los recursos frecuentemente

no son otorgados

Proyectizada La organizacin esta estructurada de

acuerdo a proyectos y

no a departamentos

Gerente de

Proyecto

El gerente de proyecto tiene gran

autoridad

La comunicacin en el proyecto es fluida

(un slo equipo)

Lealtad al proyecto es fuerte

No home para los miembros del

equipo

Crecimiento y desarrollo puede

ser ms difcil.

Mixta o

Matricial

Organizacin hbrida

donde los individuos

reportan a un Gerente

de Proyecto y a un

Gerente Funcional

Poder

balanceado

entre ambos

gerentes

Puede tener lo mejor

de ambos

Duplicacin de esfuerzo en

algunas tareas

Mayor conflicto

Menos lealtad

ESTRUCTURAS MATRICIALES

Matriz

Dbil

Matriz

Balanceada

Matriz

Fuerte

Estructura

organizacional

Generalmente

organizacin

Funcional

Organizacin Mixta Generalmente una

organizacin

Proyectizada

El Gerente de

Proyecto reporta a:

Gerente Funcional Gerente Funcional, pero

comparten autoridad y

poder

Gerente de los Gerentes

de Proyecto (Project Officer)

Poder y autoridad del

Gerente de Proyecto

Limitada Baja a Moderada Moderada a alta

Enfoque del Gerente

de Proyecto

Responsable del

proyecto y de sus

responsabilidades

funcionales

Responsable del

proyecto,

responsabilidad que

comparte con el Gerente

Funcional

Responsable del

proyecto

Tiempo asignado al

proyecto del Gerente

de Proyecto

Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo completo

Cargo del Gerente de

Proyecto

Coordinador de Proyecto

Lder de Proyecto

Gerente/Jefe de

Proyecto

Gerente/Jefe de Proyecto

PREGUNTAS

1. Qu sistema de organizacin empresarial

utiliza la institucin a la que pertenece?

2. Cul es el tipo de estructura

organizacional utilizado?

3. La institucin le solicita a usted su apoyo

para cambiar el sistema organizacional.

Proponga una alternativa de estructura

organizacional, sustentando su respuesta.

GRACIAS