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MÓDULO IV
Características de los
generadores de eventos
Eduardo Yarto, CMP, CEM, CASE
¿Qué debemos saber
de cada uno de ellos?
Tips para cada uno de los 5 grandes
universos de compradores
Errores Acciones
más acertadas
Tips para cada uno de los 5 grandes
universos de compradores
Cinco grandes
universos
Segmentos
especiales
Instituciones de
Gobierno
Operadores /
Intermediarios
Organizaciones
gremiales
Organizaciones
empresariales
1. Operadores /
Intermediarios
1. Operadores / Intermediarios
Diferentes tipos de
intermediarios
Organizadores Profesionales de Congresos
(OPC’s o PCO’s en inglés).
Meeting Planners de eventos empresariales
Meeting Planners:
•Independientes
•Implant
Casas de incentivo.
Wedding Planners,
Special Events Planners.
Agencias de Relaciones Públicas y
Publicidad.
¿Qué eventos
organizan? Congresos, exposiciones y foros.
¿Cómo eligen
la sede?
No toman la decisión pero influyen
mucho en ella, por lo que buscarán
el destino que más le convenga.
¿Quienes
son sus
clientes?
Asociaciones, organismos en
general y gobierno.
Universo: Operadores / Intermediarios Especialidad: Organizadores Profesionales de Congresos (OPC’s o PCO’s)
Investigación previa
• Investigar información de sus clientes a través des sus páginas web.
• Conocer cada detalle del producto, ya que este cliente realiza preguntas técnicas y específicas.
Entender qué buscan
• Servicios de alta calidad con las mejores comisiones.
Puntos clave
•Visita de inspección.
•Comisiones y tarifas preferenciales.
•Apoyos del destino (cenas, cócteles, ruedas de prensa,
material promocional). •Permisos y cartas de apoyo.
Estrategia a seguir con OPC’S
Conclusión de estrategia con PCO’S
Universo: Operadores / Intermediarios
Especialidad: Corporate Planners
¿Qué eventos
organizan?
Convenciones, incentivos, juntas
de trabajo, lanzamiento de
Producto y fiestas de fin de año.
¿Cómo eligen
la sede?
No toman la decisión, sin embargo
influye en el cliente final.
Dependen del presupuesto del
cliente.
¿Quienes
son sus
clientes?
Empresas y corporativos.
Investigación previa
• Conocer cada detalle del producto, ya que este cliente realiza preguntas técnicas y específicas.
Entender qué buscan
• Productos turísticos únicos, novedosos y de alta calidad.
Puntos clave
•Comisiones y tarifas preferenciales.
•Información de escenarios especiales. •Kit’s de información del destino. •Visita de inspección. •Permisos en caso de requerirse.
•Ofrecer experiencias de destino que sean extraordinarias
Estrategia a seguir con Corporate Planners
Conclusión de estrategia con Corporate Planners
¿Qué
eventos
organizan?
Casas de Incentivos: convenciones, viajes de
incentivo, juntas de trabajo y team building.
Special Events Planners: inauguración y
clausura de eventos, lanzamiento de
productos, fiestas tema.
Wedding Planners: bodas, despedidas de
solteros.
¿Cómo eligen
la sede?
No toman la decisión, pero su cliente
decide considerando costos y nuevas
experiencias.
¿Quienes son
sus clientes? Empresas, corporativos, parejas
comprometidas.
Universo: Intermediarios
Especialidad: Casas de Incentivos, Special Events Planners y
Wedding Planners
Investigación previa
• Conocer las capacidades máximas y restricciones de escenarios especiales y operación de productos y atractivos turísticos.
Entender qué buscan
• Destinos exóticos.
• Hoteles de alta calidad.
• Recintos históricos y escenarios especiales.
• Productos y atractivos turísticos .
• Actividades de integración
• Experiencias únicas
• Pueden solicitar cosas inusuales.
Puntos calve
• Trato VIP.
• Gestiones para escenarios especiales.
• Las presentaciones tienen que ser muy visuales.
Estrategia a seguir con Casas de Incentivos,
Special Events Planners y Weeding Planners
Conclusión de estrategia con Casas de Incentivos,
Special Events Planners y Weeding Planners
¿Qué
eventos
organizan?
•Lanzamientos de productos.
•Lanzamientos de campañas publicitarias.
•Aperturas de nuevos locales o negocios.
•Ruedas de prensa.
¿Cómo eligen
la sede?
•El elemento principal de la decisión es la
originalidad y que sea un lugar que
ayude a comunicar el mensaje creativo
del evento.
• Buscan lugares poco usuales.
¿Quiénes son
sus clientes?
Principalmente grandes corporativos,
aunque también tienen clientes de
instancias gubernamentales.
Universo: Intermediarios
Especialidad: Agencias de Relaciones Públicas y Publicidad
Investigación previa
• Conocer valores, misión e imagen corporativa de la marca con la que se va a trabajar.
• Objetivo del producto o servicio.
• Hacer lluvia de ideas para propuesta creativa.
Entender qué buscan
• Un proveedor que resuelva el tema logístico del evento.
• Ideas originales, lugares diferentes y alineados con el mensaje de la marca y el producto o servicio.
• NO TIENEN EXPERIENCIA EN LOGÍSTICA, PERO CREEN SABERLO TODO.
Puntos clave
• Propuesta creativa y lugares innovadores.
• Mensaje y elementos dentro del evento alineados a la imagen corporativa.
• FACILITARLES LA LOGÍSTICA.
Estrategia a seguir con Agencias de
Relaciones Públicas y Publicidad
Conclusión de estrategia con Agencias de
Relaciones Públicas y Publicidad
2. Organizaciones gremiales
Diferentes tipos de
organizaciones gremiales
Asociaciones, Federaciones, Sociedades e
Institutos
Cámaras
Sindicatos
Organismos internacionales
2. Organismos Gremiales
¿Qué eventos
organizan? Congresos,
exposiciones y foros.
¿Cómo
eligen
la sede?
1.Votación ante la asamblea o la junta directiva.
2.El presidente en turno decide.
3.Algún miembro de la mesa directiva ofrece el
respaldo de su estado para ser sede.
4.Universidades y/o comunidad científica y académica
interesada por recibir el evento.
Universo: Organizaciones Gremiales Especialidad: Asociaciones, Federaciones, Sociedades e Institutos
¿Cuál es su
presupuesto?
Se conforma por
aportaciones de socios,
patrocinios, venta de
stands y publicidad.
Investigación previa
• Periodo de la mesa directiva y/o presidente que rige el organismo.
• Servicios requeridos para el evento.
• Sedes anteriores.
• Interés de la contraparte del gremio para atraer el evento.
Entender qué buscan
• Desarrollo de su gremio en el destino.
• La mayor asistencia posible.
• TODOS LOS APOYOS POSIBLES.
Puntos
clave
• Carta de autoridades solicitando la sede del evento.
• Enlace con el gremio estatal y autoridades de gobierno.
• Centro de congresos en cortesía.
• Difusión del evento.
• Apoyos en dinero o especie.
Estrategia a seguir con Asociaciones, Federaciones,
Sociedades e Institutos
Conclusión de estrategia con Asociaciones, Federaciones,
Sociedades e Institutos
¿Qué eventos
organizan?
Congresos,
exposiciones y foros.
Por medio del interés de:
• El presidente de la cámara.
• La contraparte en el destino.
• Decisión de los miembros de la cámara.
¿Cuál es su
presupuesto?
Se conforma por
patrocinios,
aportaciones de
socios y venta de
stands.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Organizaciones Gremiales
Especialidad: Cámaras
Investigación
previa
• Periodo de la mesa directiva y/o presidente que rige el organismo
• Servicios requeridos para el evento
• Sedes anteriores
• Interés de la contraparte del gremio para atraer el evento.
Entender qué buscan
• Destinos con posicionamiento industrial en su sector.
Puntos clave
• Carta de autoridades solicitando la sede del evento.
• Enlace con el gremio estatal y autoridades de gobierno,
• Apoyos en efectivo.
Estrategia a seguir con Cámaras
Conclusión de estrategia con Cámaras
¿Qué eventos
organizan?
Reuniones, cena de fin
de año, excursiones,
juegos deportivos,
eventos de días festivos.
1. Intereses políticos del dirigente.
2. Apoyo del gobierno del estado.
3. Influencia de diputados o partidos políticos.
¿Cuál es su
presupuesto?
Recursos propios,
aportaciones de
trabajadores y
patrocinios de
gobiernos.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Organizaciones Gremiales
Especialidad: Sindicatos
Investigación previa
• Identificar: si el sindicato realiza sus eventos fuera de su ciudad de origen, si tiene instalaciones propias para realizar eventos
• Contactar a la contra parte en el estado para solicitar la sede.
• Identificar sus nexos políticos.
Entender qué buscan
• Evento muy lucidor para sus afiliados.
• Relaciones políticas.
• Apoyos económicos.
Puntos clave
•Precio.
•Proveedores como grupos musicales. •Patrocinio total o parcial del evento por parte del gobierno del estado o de la entidad.
Estrategia a seguir con Sindicatos
Conclusión de estrategia con Sindicatos
¿Qué eventos
organizan?
Reuniones y foros en
diferentes regiones
del mundo.
Por lo general es un comité quién toma
la decisión, sin embargo, juega mucho
el tema político.
¿Cuál es su
presupuesto?
Se integra de las
aportaciones de los
gobiernos
participantes. Son
presupuestos altos.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Organizaciones Gremiales
Especialidad: Organismos internacionales
Investigación previa
• Actividades de esa especialidad en nuestro destino
• Interés de ese organismo en nuestro destino
Entender qué buscan
• Facilidades logísticas.
• Seguridad contra manifestaciones.
• Beneficios para el país sede.
Puntos
clave
•Conformar un comité integrado de autoridades de gobierno federal, estatal y municipal, organismos gremiales afines y prestadores de servicios.
•Seguridad para el evento.
Estrategia a seguir con Organismos Internacionales
Conclusión de estrategia con Organismos Internacionales
3. Organizaciones
empresariales
Diferentes tipos de
organizaciones empresariales
Empresas Corporativos
3. Organismos Empresariales
¿Qué eventos
organizan?
Convenciones, incentivos,
lanzamientos de producto, cenas
de fin de año, juntas de trabajo y
sesiones de capacitación.
Con base al presupuesto y se decide
con la aprobación del director y en
algunas ocasiones por el área de
compras.
¿Cuál es su
presupuesto?
•Alto o bajo dependiendo de la
empresa.
•Es cubierto en su totalidad por
la empresa y esta establecido
por persona.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Organizaciones Empresariales
Especialidad: Corporativos y empresas de todos tamaños
Investigación previa
• Características generales de la empresa y de sus marcas.
Entender qué buscan
• Calidad-precio.
• Oferta única y diferenciadores del destino.
Puntos
clave
• Identificar los objetivos de evento.
• Ofrecer acciones socialmente responsables durante el evento.
• Ofrecer productos únicos y novedades del destino.
• Gestión de descuentos en aerolíneas
• No creen mucho en los apoyos del gobierno ni de OCV’s.
Estrategia a seguir con Corporativos y empresas de
todos tamaños
Conclusión de estrategia con Corporativos y
empresas de todos tamaños
4. Instituciones de
gobierno
Diferentes tipos de
instituciones de gobierno
Ministerios
Secretarías
Institutos
Empresas paraestatales
Gobiernos de otros países
Embajadas
4. Instituciones de Gobierno
¿Qué eventos
organizan?
Reuniones, foros,
seminarios, jornadas,
exposiciones y
conferencias.
La selección del destino puede variar en
torno a muchos intereses:
1. Políticos
2. Estratégicos
3. Garantía de éxito
4. Conectividad e infraestructura
5. Salir del problema
¿Cuál es su
presupuesto?
Depende más del
objetivo del evento
que del presupuesto
de la institución.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Instituciones de Gobierno
Especialidad: Secretarías, Institutos, Empresas paraestatales.
Investigación previa
• Identificar si el evento se licita o es por adjudicación directa.
• Interés de la contraparte de la institución para atraer el evento.
Entender qué buscan
• Darle juego a todos los destinos del país (rotarlo).
• Que está en juego el puesto del funcionario organizador.
Puntos
clave
• Apoyos del destino y de la institución en la contraparte.
• Soporte de Gobernadores, Secretarías Estatales y de Gobiernos Municipales.
Estrategia a seguir con Instituciones de Gobierno
Conclusión de estrategia con
Instituciones de Gobierno
¿Qué eventos
organizan?
•Cocteles y cenas pequeñas y privadas.
•Ruedas de prensa.
•Eventos de convocatoria cerrada.
•En base a sus intereses comerciales y políticos.
•Busca servicios de alta calidad en hospedaje y
alimentos y bebidas.
•Lugares discretos, pero muy elegantes y exclusivos.
¿Cuál es su
presupuesto?
•Manejan presupuestos altos.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Instituciones de Gobierno
Especialidad: Gobiernos de otros países y Embajadas
Investigación previa
•Conocer sus afinidades con nuestro destino o país.
•Detectar sus misiones comerciales.
Entender qué buscan
•Sus eventos van generalmente dirigidos a la población local de la ciudad, con quien buscan promover su país.
•Por lo tanto, no generan visitantes.
•Cuando generan visitantes, son misiones comerciales muy pequeñas.
Puntos
clave
•Pueden ser buenos clientes para los hoteles, pero desde el punto de vista de un recinto o de un destino, son poco interesantes.
Estrategia a seguir con Gobiernos de otros países y
Embajadas
Conclusión de estrategia con Gobiernos de otros países
y Embajadas
5. Segmentos Especiales
5. Segmentos Especiales
Diferentes tipos de
segmentos especiales
Religioso
Deportivo
Instituciones académicas
Fundaciones y ONG’s
Encuentros Reencuentros
¿Qué
eventos
organizan?
Reuniones, conferencias,
campamentos y retiros.
De acuerdo a:
• El presupuesto que tienen.
• Los objetivos del evento.
• Cuestiones religiosas del destino.
• Número de correligionarios en la plaza.
¿Cuál es su
presupuesto?
En muchos casos es
reducido ya que
depende de las propias
familias.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Segmentos Especiales
Especialidad: Organismos Religiosos
Investigación previa
• Conocer la estructura de la organización.
• Identificar si existen comisiones de líderes.
• Aceptación de esa religión en nuestro destino
Entender qué buscan
• Presentar hoteles de 1 a 5 estrellas con alberca.
• Espacios masivos para sesionar.
• Opciones de alimentos económicos.
• Experiencias y atractivos religiosos.
• Buen precio sin que estén limitados ya que se mueven más por volumen.
• Procesos de comunicación y convocatoria muy diferente a la tradicional.
Puntos
clave
• Potencial para que el número de devotos crezca.
• Permisos y apoyo para tránsito.
• Intercambios por acciones (ejemplo: pintar estadio de futbol).
• Utilizan recintos en domingos.
Estrategia a seguir para Organismos Religiosos
Conclusión de estrategia para Eventos Religiosos
¿Qué eventos
organizan?
Campeonatos, torneos, juegos
selectivos, entrenamientos,
congresos, convenciones y
reuniones.
• A través de votación de las asociaciones que
integran la federación.
• Buscan que el evento sea autofinanciable
por el anfitrión.
¿Cuál es su
presupuesto?
Reducido, ya que depende de
las cuotas de los participantes.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Segmentos Especiales
Especialidad: Federaciones Deportivas
Estrategia a seguir con Federaciones Deportivas
Investigación previa
• Deportes con mayor fuerza en el estado.
• Fecha del congresos técnico de la federación.
• Características de las instalaciones y equipo del destino.
• Interés de la Asociación Regional o la Comisión de Deporte Estatal para solicitar el evento
Entender qué buscan
• Calidad en la infraestructura deportiva.
• Instalaciones deportivas gratis.
• Apoyos gubernamentales, estatales y municipales.
Puntos
clave
• Presentar posibles patrocinadores.
• Mostrar las ventajas y características de instalaciones deportivas.
• Cabildeo con las asociaciones estatales.
• Presentar una propuesta de destino apoyada por diferente interlocutores y Cámaras del destino.
Conclusión de estrategia con
Federaciones Deportivas
¿Qué eventos
organizan?
Prácticas profesionales de
campo y eventos como foros
y conferencias.
1. El profesor o coordinador de carrera toma
todas las decisiones y solo pide la
aprobación de la Dirección.
2. Considerando los espacios amplios dentro
de las mismas instituciones académicas.
3. El entretenimiento en el destino es un
factor importante.
¿Cuál es su
presupuesto?
Es reducido, ya que el costo lo
cubre el alumno. En algunos
casos tienen patrocinios.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Segmentos Especiales
Especialidad: Instituciones Académicas
Investigación previa
• Viajes que realizan y la agencia que los opera.
• Las carreras que imparten y sus planes de estudios.
Entender qué buscan
• Visitas de campo
• Comunidad estudiantil amplia en la sede.
• Integrar temas de interés académico y prácticas profesionales.
• Actividades culturales para evitar tiempos libres.
• Diversión.
Puntos
clave
• Sugerir que la universidad avale los compromisos que se generen de este viaje.
• Enlace con autoridades y diplomas avalados .
• Relación costo-beneficio.
Estrategia a seguir con Instituciones Académicas
Conclusión de estrategia con
Instituciones Académicas
¿Qué eventos
organizan?
¿Cuál es su
presupuesto?
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Segmentos Especiales
Especialidad: ONG’s y Fundaciones
•No tienen presupuestos establecidos.
•Los recursos que tienen provienen de
patrocinios de gobiernos o empresas.
Realizan muy pocos eventos, como
Foros, Simposios o Congresos.
Son seleccionados por el gobierno con
quien se esté trabajando, o en base a
los intereses y objetivos de la propia
ONG.
Investigación previa
• Determinar las ONG’s que pueden tener intereses en común con nuestro destino.
• Conocer sus objetivos y el motivo de sus reuniones.
Entender qué buscan
• Organismos y agrupaciones locales relacionadas con su objetivo y actividad.
• Apoyos económicos.
• Servicios económicos, pero de calidad.
Puntos
clave
• Cuidar mucho la logística y seguridad.
• En algunos casos, las ONG´s pueden fungir como asociaciones al momento de solicitar la sede de un congreso nacional o internacional.
Estrategia a seguir con ONG’s y Fundaciones
Conclusión de estrategia con
ONG’s y Fundacioness
¿Qué eventos
organizan?
Eventos de familiares, paisanos,
ex alumnos, ex deportistas,
ex trabajadores, clubs de fans.
Toman el destino más accesible
para todos los participantes.
¿Cuál es su
presupuesto?
Se financian por cada asistente
por lo que son muy variados.
¿Cómo
eligen
la sede?
Universo: Segmentos Especiales
Especialidad: Encuentros y Reencuentros
Investigación previa
• Detectar en la red de clientes o conocidos (con los que se tenga mayor confianza), cuál tiene el potencia de realizar este tipo de eventos.
Entender qué buscan
• Atractivos turísticos.
• Experiencias nuevas y grupales.
• Precio.
• Cercanía, un lugar estratégico.
• Lo importante es el encuentro no la sede ni las acciones o actividades.
Puntos
clave
• Atención personalizada.
• Esquema creativo para los costos del organizador.
• Tarifas accesibles en hoteles, transporte y avión.
• No tienen conocimiento de los apoyos de OCV’s.
Estrategia a seguir con Encuentros y Reencuentros
Conclusión de estrategia para
Encuentros y Reencuentros
¿Alguna duda?