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Al Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSP) le corresponde garantizar el acceso a medicamentos seguros, eficaces y de calidad a la población dominicana, facilitando y asegurando un sistema de suministros básicos para las atenciones de salud de toda la población, de manera oportuna, eficiente y suficiente; con in-formación trasparente y competitiva en los procesos, garantizando de tal forma una equidad para los agentes y actores involucrados. La Política Farmacéutica Nacional establece la creación de un sistema de gestión de suministro para la adquisición oportuna de medicamentos e insumos, incluyendo casos de contingencia.

De igual forma es de vital importancia que los procesos de descentralización que lleva a cabo el Ministerio, en el marco de la Reforma del Sector Salud, puedan fortalecer la capacidad gerencial de los Servicios Regionales de Salud (SRS). La Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los SRS (DDF-SRS) del Ministerio, es la instancia encargada de conducir y acompañar la formulación e implementación de los planes de desarrollo de los Servicios Regionales de Salud, articulando los diferentes niveles de atención, con equidad, accesibilidad, efectividad y calidad.

Dentro de este contexto, en el mes de julio del 2010, el Ministerio de Salud Publica decreta la resolución mi-nisterial No. 000019, la cual establece el Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) en la República Dominicana. Con la finalidad de mejorar el acceso de la población dominicana a medica-mentos esenciales e insumos de salud de calidad, coherente con el nuevo modelo de Redes de servicios planteados en la reforma de salud.

El SUGEMI es el conjunto de procesos y recursos del sistema de salud orientados a garantizar la disponibi-lidad y uso racional de productos de calidad, en los establecimientos de salud de acuerdo a sus niveles de resolución, los que serán utilizados indistintamente en las prestaciones de salud individual y colectiva. Es un sistema que integrará las diferentes modalidades de suministro de medicamentos e insumos de salud, existentes en los establecimientos del primer nivel de atención, hospitales e institutos especializados del se-gundo y tercer nivel, bajo una sola administración. Tiene por objetivo final mejorar la accesibilidad de la po-blación, especialmente aquella de escasos recursos económicos, a medicamentos esenciales de calidad, promoviendo a la vez la racionalidad en su utilización. Busca, en consecuencia, mejorar los niveles de cali-dad y eficiencia de los servicios de salud, potenciar la capacidad de gestión en los niveles regionales y lo-cales, optimizando el uso de los recursos disponibles.

Con este fin se han desarrollado una serie de documentos pertenecientes a los procedimientos operativos del Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) para la implementación y el desarro-llo del mismo, que servirán como herramientas estándares de gestión para los SRS. El establecimiento de un Sistema Integrado de Suministros que garantice la disponibilidad y accesibilidad continúa de los medica-mentos e insumos esenciales, ha sido una estrategia adoptada por el Ministerio de Salud para contribuir a un gasto racional de medicamentos en el Sector Salud.

_____________________________________________________Dr. Nelson Antonio Rodriguez MonegroVice-ministro de Salud PublicaDirector de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud


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Equipo Técnico NacionalLicda. Yoleyda Marte, UNGMLicda. Milka Díaz, UNGMLidac. Nieves García, UNGMLicda. María Elena Tapia, DGDFLicda. Remy Fulcar, PROMESE-CALLicda. Vilma Guerrero, PROMESE-CALLic. Mauricio Sánchez, PROMESE-CALIng. Adriano Mesa, MSH/DRLicda. Anadina Gautreaux, MSH/DRLicda. Dalia Castillo, OPS/OMSDra. Claudia Valdez, MSH/DR

Equipo Técnico RegionalSRS Metropolitano (0): Lic. Yoel Báez SRS Valdesia (I): Licda. Damiana Jiménez/ Dra. Myrna Barina SRS Norcentral (II): Licda. Nelly Espaillat/ Licda. Ada Marilín Abreu SRS NorDeste (III): Licda. Luisa AmaranteSRS Este (V): Licda. Mirian Morales, Licda. Meiby RincónSRS El Valle (VI): Dr. Luis Jiménez, Edwin Ramírez, Jeimy PeñaSRS Cibao Occidental (VII): Licda. Leidy Karoll Peña/ Licda. Candy AlmanzarSRS Cibao Central (VIII): Licda. Patria Jerez/ Dra. Rafael Reyes

Equipo Técnico InternacionalDr. Edgar Barillas, MSH/SPSLic. Henrry Espinoza, MSH/SPSLic. Paula Díaz, Consultora OPS/OMS

FINANcIAMIENToLa Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID)

Diseño Portada/ Diagramación/ FlujogramasLuis Valverde/ Mabel Manzano/ Henry Espinoza | www.elgrupo7.com


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Introducción

Con el objetivo de garantizar la implementación de un nuevo sistema de suministro, enmarcado en el proce-so de modernización y reforma del sector salud, el Ministerio de Salud ha emprendido una serie de acciones que tienen por objetivo la provisión oportuna de medicamentos e insumos médicos de calidad asegurada. En el 2000 se crea la Central de Apoyo Logístico-PROMESE-CAL . En octubre del 2005, se emite la dispo-sición administrativa 00024, que define el Modelo de Red de los Servicios Regionales de Salud (SRS), como marco de referencia para la prestación descentralizada de las atenciones de salud. En Agosto de 2009, fun-damentado en un estudio realizado por Management Sciences for Health (MSH) con recursos de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento de los Servicios Regionales de Salud (DDF-SRS) presentó la primera propuesta de un Sistema Único de Gestión Medicamentos e Insumos-SUGEMI- en la República Dominicana.

El SUGEMI fue amparado con la resolución ministerial 000019 del 27 de julio del 2010. Esta resolución es-tablece su coherencia con el nuevo modelo de red de servicios planteados en la reforma de salud. Con su implementación se pretende mejorar el acceso de la población dominicana a medicamentos esenciales e insumos de salud de calidad. Con el apoyo de agencias de cooperación, la Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos (UNGM) ha elabo-rado los procedimientos operativos del SUGEMI que se presentan a continuación. Estos procedimientos se cons-tituyen en herramientas de gestión para los SRS en el proceso de descentralización de la funciones de selección, cuantificación, adquisición, garantía de la calidad y distribución de medicamentos e insumos médicos.


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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcÉN SERIE DE DocUMENToS PERTENEcIENTES A LoS PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DEL SISTEMA ÚNIco DE MEDIcAMENToS E INSUMoS SANITARIoS

-SUGEMI-

Elaborado por: MSH/SPSPara la Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos e Insumos de la DDF-SRS

Validado por: UNGM-DDF Dirección General Drogas y Farmacias Servicios Regionales de Salud COPRESIDA OPS/OMS

Este documento ha sido elaborado, gracias al apoyo prestado a Management Sciences for Health (MSH), por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, bajo los términos del convenio cooperativo número GHN-A-00-07-00002-00. Las opiniones expresadas en el mismo corresponden al autor y no reflejan necesariamente las opiniones de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional.


coNTENIDo

I. INTRoDUccIÓN 13

II. oBJETIVo DEL MANUAL 13

III. BASE LEGAL 13

IV. PRocEDIMIENToS 13

Recepción 15

Almacenamiento 23

Despacho 33

control de inventarios 41

Devoluciones 46

Incineración de productos 49

Auto-inspección 52

Saneamiento 56

capacitación y entrenamiento 61

Normas de seguridad 66


ABREVIATURAS

cEAS Centro Especializado de Atención en Salud (Hospital) MSH Management Sciences for Health SPS Strengthening Pharmaceutical Systems SRS Servicios Regionales de Salud SUGEMI Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos UNGM Unidad Nacional Gestión de Medicamentos URGM Unidad Regional Gestión de Medicamentos


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MANUAL DE PRocEDIMIENToS oPERATIVoS DE ALMAcEN

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I. INTRoDUccIÓNEste documento ha sido desarrollado gracias al apoyo técnico de Management Sciences for Health (MSH), dentro del Plan de Implementación del Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e Insumos Sanitarios (SUGEMI), del Ministerio de Salud Pública y constituye parte de la serie de documentos técnicos y normativos para la implementación y desarrollo del SUGEMI.

El Manual establece los procedimientos operativos que debe seguir el personal del almacén regional de medicamentos e insumos sanita-rios, del Servicio Regional de Salud (SRS), para asegurar las buenas prácticas de almacenamiento.

Es una herramienta que ofrece una descripción actualizada y precisa de las actividades a realizar en cada etapa de las operaciones que se desarrollan en el almacén. Contribuye a la ejecución correcta y opor-tuna de las actividades encomendadas al personal, propiciando de esta manera la uniformidad en el trabajo, el ahorro de tiempo, de es-fuerzos, la maximización de los recursos humanos, tecnológicos y fi-nancieros y el mantenimiento de la calidad de los artículos, bajo condiciones de seguridad y salud apropiadas para el personal del al-macén regional.

Las políticas descritas en el presente documento, están orientadas a establecer mecanismos internos de aseguramiento de la calidad, por lo tanto son de cumplimiento obligatorio de todo el personal del almacén regional.

Es importante señalar que el presente documento debe ser revisa-do periódicamente (cada 2 años) por la institución, con el objetivo de actualizarlo de acuerdo a sus necesidades reales.

II. oBJETIVo DEL MANUALEstablecer los procedimientos operativos de almacén para optimi-zar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos e in-sumos sanitarios en el almacén regional del Servicio Regional de Salud (SRS), bajo condiciones seguras para el personal.

III. BASE LEGAL• Reglamento 246-06 Reglamento de Medicamentos.• Reglamento General de Habilitación de Establecimientos de Salud 1138.

IV. PRocEDIMIENToSEl presente manual contiene 10 procedimientos operativos, con sus respectivos registros y anexos.


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Recepción

PRoPÓSITo: Asegurar que los productos que ingresen al almacén cumplan con las características del requerimiento y los documentos correspondientes.

ALcANcE: Aplicable a todos los medicamentos e insu-mos sanitarios que son ingresados al almacén regional hasta su entrada al almacén.

PoLÍTIcAS N° ENUNcIADoS1. Todos los medicamentos e insumos sanitarios ingre-san al almacén regional independientemente de su fuente de financiamiento.2. Todos los productos que ingresan al almacén deben ser previamente inspeccionados.2. Todos los productos, que posean fecha de vencimiento, deberán ser ordenados teniendo en cuenta el método PEPE (Primero en expirar, primero en entregar). Aquellos produc-tos que no poseen fecha de vencimiento, deberán ser orde-nados teniendo en cuenta el sistema PEPS (Primero en entrar, primero en salir).3. Todos los productos que ingresan al almacén deben in-gresar con su respectiva documentación.4. En el caso de los productos que requiere refrigeración, la recepción se realiza dentro de un ambiente con tempe-ratura controlada.

RESPoNSABILIDADES:1. Farmacéutico Jefe de Almacén de Medicamentos e Insumos Sanitarios.- Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.- Realizar la evaluación técnica de los productos recibidos.

2. Supervisor de Almacén

Compra Transferencia del Nivel

Central Donación Nacional Donación

Internacional

- Conduce con lote y fecha

de vencimiento.

- Información técnica adicional, si corresponde

(folletería y catálogo).

Compra Directa:

1.1 Orden de compra (copia). 1.2 Factura (original). 1.3 Información técnica

adicional, si corresponde (folletería y catálogo).

Compra a PROMESE:

1.4 Factura (original).

1.5 Documento de

donación (original) con cantidad, lote y fecha de vencimiento.

1.6 Conduce (original).

1.7 Información

técnica adicional, si corresponde (folletería

y catálogo).

1.8 Documento de

donación (original) con cantidad, lote y

fecha de vencimiento.

1.9 Copia de la

autorización del Ministerio de

Salud.

- Verificar los documentos y las condiciones y cantidades de los productos recibidos.- Asignar las zonas de ubicación de los productos.

3. Personal Auxiliar de Almacén- Apoyar en el conteo de productos.- Ubicar los productos en la zona asignada.- Mantener la organización del almacén.

4. Asistente Administrativo- Registrar el ingreso de productos en el software.- Archivar documentos de recepción.- Registrar el ingreso en la tarjeta de control de existencias.

DEScRIPcIÓN DE PRocEDIMIENToS

1. El Jefe de Almacén recibe con anticipación la información sobre los productos que deben ingresar al almacén y la en-trega al Supervisor de Almacén.

De la verificación documentaria2. El día de la recepción, el Supervisor de Almacén recibe la documentación y verifica que esté completa, siendo esta:VER CUADRO MAS ABAJO

- Información técnica adicional, si corresponde (folletería y catálogo). 3. El Supervisor de Almacén verifica que los documentos entregados por el proveedor coincidan con lo solicitado, en lo siguiente:• Nombre del producto• Concentración y forma farmacéutica o descripción, según corresponda• Fabricante/Proveedor• Presentación• Cantidad solicitada


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4. De no ser conforme la verificación documentaria, por falta de alguno o de todos los documentos o por error de re-gistro, en algún dato, el Supervisor no recibe los productos y solicita al suplidor/transportista, la regularización a la bre-vedad posible, anotando el hecho en el Acta de Recepción como NO CONFORME.

5. Si la documentación esta correcta y completa, se proce-de a la verificación de la carga y de las cantidades.

De la verificación de la carga y cantidades6. El Supervisor de Almacén supervisa la descarga de pro-ductos en el área de recepción y revisa que el embalaje esté en buen estado, limpio, no arrugado, ni húmedo y que no se encuentre abierto.

7. Si se trata de productos refrigerados, el Supervisor recoge los monitores de temperatura (termómetros) del in-terior de los contenedores y procede a su lectura inmedia-tamente, para verificar que los productos se han mantenido en condiciones adecuadas durante su transporte. Si se de-tecta ruptura de la cadena de frío no recibe los productos y comunica al suplidor/transportista este hecho, para su re-gularización, anotando el hecho en el Acta de Recepción como NO CONFORME.

8. Si todo es conforme, el Supervisor, apoyado por el Personal Auxiliar de Almacén, abre los bultos y revisa que los productos coincidan con lo señalado en los documentos recibidos, en lo siguiente:• Nombre del producto• Concentración y forma farmacéutica o descripción, según corresponda• Presentación• Fabricante/Proveedor• Cantidad• Número de lote• Fecha de vencimiento• Número de registro sanitario

9. Si no coinciden, no recibe y solicita al suplidor/trans-portista su regularización, anotando el hecho en la factu-ra o conduce y completando en el Acta de Recepción como NO CONFORME.

10. En todos los casos, el Supervisor entrega el Acta al

Asistente Administrativo para su archivo.

11. Si la verificación es conforme, el Supervisor toma una muestra representativa de lo recibido, según lo indicado en el anexo 2, para la evaluación técnica.

De la evaluación técnica 12. El Farmacéutico Jefe de Almacén realiza una evalua-ción organoléptica de las características externas (envases, contenido y rotulado) de los productos recibidos, según lo señalado en el Lista de Comprobación para evaluación téc-nica de medicamentos recibidos (anexo 1). Si la evaluación es conforme, firma la factura o conduce.

13. La evaluación técnica no es conforme si:• Los productos no cumplen con las especificaciones solici-tadas, se devuelve y solicita su regularización. • Si presenta defectos de calidad (alterados, o contamina-dos, entre otros), se devuelve y solicita su regularización.

14. Si la evaluación resulta NO CONFORME, no recibe y completa el Acta de Recepción, indicando que NO ES CONFORME, y entrega al Supervisor.15. El Supervisor registra el hecho en el conduce o factura y comunica al suplidor/transportista para su regularización.

16. El Supervisor entrega copia del Acta al Asistente Administrativo para su archivo.

De la conformidad y la disposición de los documentos de recepción17. Si todo está conforme el Supervisor firma el conduce y/o factura y entrega copia de los documentos al proveedor y al Asistente Administrativo.

18. El Asistente Administrativo ingresa los datos de la re-cepción al software del almacén, imprime la nota de entrada, coloca un sello de digitado y entrega al Farmacéutico Jefe.

19. El Farmacéutico Jefe de Almacén firma la nota de ingre-so y la envía al área de Compras para el trámite administra-tivo que corresponde y archiva copia de los documentos.

20. El Asistente Administrativo registra el ingreso en las tar-jetas de control de existencias, utilizando las notas de ingre-so archivadas.



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De la ubicación de los productos 21. El Supervisor determina la ubicación de los productos en el área de almacenamiento o equipos de refrigeración, teniendo en cuenta para ello el volumen, cantidad, tipo de producto y condiciones particulares de almacenamiento.

22. El Personal Auxiliar de Almacén ubica los productos en la zona asignada, en los estantes, tarimas o equipos de re-frigeración, teniendo en cuenta:• La procedencia: TB, TBMDR, malaria, nutrición o asis-tencia social.• Los productos más antiguos deben ir en primera fila, de tal manera que se distribuyan primero aquellos que vencen antes, PEPE (Primero en expirar, Primero en entregar) o aquellos que ingresaron primero, PEPS (Primero en entrar Primero en salir) si los productos no tuvieran fecha de ven-cimiento. Si hubiera productos que indican únicamente fecha de esterilización, esta será tomada en cuenta.• Por ningún motivo deberán colocarse productos en con-tacto con el piso, paredes o techo.

• Las indicaciones particulares de cada producto, tales como: temperatura, humedad, posición y apilamiento (Ejemplo: este lado arriba, apilar máximo 7 cajas, conservar a temperatura de 2° a 8°C o congeladas).• Las recomendaciones del anexo 3.

DEFINICIONESMuestra representativa: Muestra que consiste en un deter-minado número de unidades o porciones tomadas al azar de un lote, debiendo asegurar que las muestras represen-tan a un lote completo.

Organoléptica: Características físicas (olor, sabor y textura) que pueden ser apreciadas por los órganos de los sentidos.

Cuarentena: Situación de aislamiento de productos del resto mientras se espera la decisión para su reubicación, destrucción o devolución al proveedor.

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REGISTROS

REGISTROS


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ANEXoS1. Lista de comprobación para evaluación técnica de medi-camentos recibidos.2. Tamaño de muestra para la evaluación organoléptica.3. Ubicación de medicamentos dentro de los equipos de refrigeración.4. Flujograma.

Anexo 1Lista de comprobación para inspección técnica de medica-mentos recibidosDocumentos:• Catálogo o folleto

Embalaje:• Cajas limpias y resistentes al peso.• Cerrado.• No arrugado, quebrado o húmedo.• Rotulados con el nombre del destinatario.Envase:• Envase primario: Identificación correcta, cerrado, limpio, no arrugado, quebrado o húmedo.• Envase secundario: Sin manchas o cuerpos extraños, sin grietas, rajaduras, roturas o perforaciones; cierre seguro y/o banda de seguridad intacta, sin deformaciones.Rótulos:• Legibles, indelebles.• Etiquetas bien adheridas.• Contenido.• Envase primario: Según corresponda, nombre del producto, DCI, concentración, vía de administración, contenido neto, fórmula del producto, nombre/país y datos del fabricante, nombre y dirección del importador, Nº de registro sanitario, número de lote, fecha de vencimiento, leyendas según co-rresponda. Condiciones de almacenamiento especiales, preparación previa, advertencias especiales y logotipo a so-licitud del comprador.• Envase secundario: Según corresponda, nombre del producto, DCI, concentración, número de lote, fecha de vencimiento, vía de administración, nombre o logotipo del laboratorio.• Inserto, según corresponda.

Contenido:a) Líquidos no estériles (jarabes, elíxires, suspensiones, emulsiones, soluciones y gotas): todo el contenido es ho-mogéneo, todos los productos tienen el mismo volumen a la

comparación visual (contenido uniforme), no hay presencia de gas y otros signos de contaminación.

b) Líquidos estériles (inyectables de pequeño y gran volu-men y oftálmicos): ausencia de partículas extrañas visibles, ausencia de turbidez, ausencia de cambio de color y todos los productos tienen el mismo volumen a la comparación visual (contenido uniforme).

c) Sólidos no estériles (tabletas, polvos, gránulos, gra-geas, tab. vaginal., comprimidos, cápsulas): • Uniformidad en las características especificas de forma, color, tamaño y marcas; ausencia de manchas, roturas, ra-jaduras, pegajosidad o material extraño; ausencia de cáp-sulas vacías, rotas o abiertas.

• Polvos para reconstruir no endurecidos, tabletas sensibles a la humedad en envases bien cerrados o que contengan agen-tes absorbentes del agua (gel de silica). Al abrirse un envase se-llado, «NO» debe presentar olor diferente al característico.

d) Sólidos estériles (polvos y liofilizados para aplicación in-yectable): ausencia de material extraño y ausencia de cambios en el color u otros signos de contaminación o alteración

e) Semisólidos (cremas, pomadas, ungüentos, óvulos y supo-sitorios): envases herméticamente cerrados y sin deformacio-nes, sin formación de aglomerados y de contextura arenosa y sin reducción de volumen por evaporación de agua.

AnExO 2 Tamaño de muestra para la evaluación organoléptica VER En PAG 19

Anexo 3Almacenamiento de medicamentos dentro de los equi-pos de refrigeración. a. Tipo de equipo de refrigeración: En zonas donde el fluido eléctrico es irregular, es recomendable utilizar equipo de refrigeración duales que funcionen con energía eléctrica y con gas domestico.

b. Ubicación: Los medicamentos se colocan dentro del refri-gerador en tres niveles, dejando espacio en la parte inferior.Los medicamentos no deben colocarse en el compartimien-to inferior (gabinete de conservación) o en la puerta.En todos los casos se sugiere seguir las recomendaciones del laboratorio productor.



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c. Posición correcta de los medicamentos: Los frascos o ampollas deben colocarse en bandejas sin perforaciones, sobre los estantes centrales del gabinete, a fin de conservar los medicamentos del mismo tipo, mantener secos los fras-cos y evitar que se despeguen las etiquetas Las bandejas deben mantener una distancia de 1 a 2 cm. para facilitar la circulación del aire frío entre estantes.

d. Termómetro(s): Deberán ubicarse en los compartimientos junto con los medicamentos y estar visibles para permitir su fácil lectura. Es recomendable utilizar termómetros digitales con cables sensores para facilitar la lectura de la temperatura.

e. Iluminación: Se debe evitar la exposición directa de los medicamentos a la luz para lo cual se debe anular la lámpa-ra de iluminación del interior del refrigerador (foco).

f. Ubicación según su accesibilidad: Los medicamentos

AnExO 2 TAMAñO DE MUESTRA PARA lA EVAlUACIón ORGAnOléPTICA.

de uso más frecuente se colocarán en los espacios más ac-cesibles para evitar la apertura de la puerta durante perío-dos prolongados.

g. Ubicación de los medicamentos según su caducidad o vencimiento: Se deberán rotar los medicamentos para que las de caducidad más próxima sean las que tengan prioridad de salida y deben colocarse en la parte delantera, situando detrás los pedidos recién recibidos o que cadu-quen más tarde. Se aplica el método PEPE: Primero en ex-pirar, primero en salir.

h. Estabilización del frío: Se deberán colocar paquetes fríos en la parte superior del refrigerador para ayudar a mantener la temperatura durante los cortes de energía eléctrica. En la parte inferior se deben colocar paquetes fríos o botellas de agua para ayudar a estabilizar el frío al interior del refrigerador.


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Segundoytercernivel:DPT,DTadulto,DT

pediátrico,Pentavalente),BCG.

Primernivel:vacunas

APO,SPR,SR,AMA,HVB,

HiBARH

Estabilización del frío:



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Flujograma de Recepción


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Almacenamiento PRoPÓSITo: Mantener los productos del almacén en óp-timas condiciones desde su ingreso hasta su despacho.

ALcANcE: Aplicable al personal del almacén regional de medicamentos e insumos sanitarios.

PoLÍTIcAS N° ENUNcIADoS1. Los productos son almacenados considerando las con-diciones especiales que requieran.2. Las condiciones de almacenamiento se inspeccionan periódicamente.3. Está prohibido el ingreso al almacén de personal no autorizado.

RESPoNSABILIDADES:1. Farmacéutico Jefe de Almacén de Medicamentos e Insumos Sanitarios- Supervisar el cumplimiento del presente procedimiento.

2. Supervisor de Almacén- Supervisar periódicamente las condiciones de almacena-miento establecidas en los procedimientos y verificar el estado de conservación del almacén y de los productos e informar al Jefe de Almacén.

3. Personal Auxiliar de Almacén - Realizar las lecturas de temperatura y humedad.


De la seguridad del almacén1. El almacén deberá tener visible en todo momento una se-ñalización que prohíba el ingreso a personal no autorizado.

2. El personal que ingresa al almacén debe hacerlo sin portar mochilas y bolsos personales u otro recipiente ajenos a las actividades del almacén.

3. El Personal Auxiliar de Almacén deberá mantener las puertas del almacén cerradas.

4. Toda persona ajena al almacén que ingrese deberá ser acompañada por algún miembro del Personal Auxiliar de Almacén.

Del control de temperatura y humedad5. El Personal Auxiliar de Almacén verifica y registra diaria-mente la temperatura y humedad entre las 08 - 09 de la mañana y entre la las 01 - 02 de la tarde.• La temperatura y humedad ambiental se registra en el for-mato de “Control de temperatura y humedad” • La temperatura de los equipos de refrigeración se registra en el formato “Control de temperatura de cadena de frío”.

Los registros de temperatura deberán permanecer cer-canos a los termómetros o equipos de refrigeración.6. El Personal Auxiliar de Almacén verifica que la temperatu-ra y humedad se encuentre dentro de los límites adecuados:

Temperatura Ambiental: Entre 15 a 25 grados centígrados. Nunca más de 30ºC.Dentro de los equipos de refrigeración: Entre 2 y 8 °C.Humedad ambiental: Entre 50% y 80% de humedad relativa

7. Si el nivel de temperatura y humedad dentro del almacén está fuera de los limites señalados, se tomarán las siguien-tes acciones:• Si es superior, aumentar la ventilación regulando los equi-pos de aire acondicionado o refrigeración.• Si es inferior, aumentar la temperatura regulando los equi-pos de aire acondicionado o refrigeración.

8. En ambos casos hay que observar el cambio de la tem-peratura y humedad. Si estas se mantienen fuera de los lí-mites comunicar al Supervisor.

9. Si detectara el mal funcionamiento de los equipos, comunica in-mediatamente al Supervisor, para que tome acciones inmediatas.

10. El Supervisor, en forma no programada, realiza una verifi-cación de los registros de temperatura y humedad y los firma.

11. El Farmacéutico Jefe de Almacén solicita cada viernes los registros de temperatura y humedad, para evaluar los mismos y tomar acciones orientadas a corregir las distorsio-nes. Coloca sello de verificado, firma y devuelve los registros para su archivo.

12. El Personal Auxiliar de Almacén archiva los registros de temperatura.


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De la iluminación, ventilación y equipos de refrigeración13. El Personal Auxiliar de Almacén, al inicio de la jornada, verifica que la ventilación y la iluminación sean adecuadas y los equipos de refrigeración funcionen correctamente. Para ello:• Verifica que los equipos de ventilación y refrigeración fun-cionen correctamente.• Mantiene despejadas las ventanas y la puerta principal para que fluya la luz y el aire natural.• Mantiene la luz artificial del almacén apagada en la medida que sea posible. Sólo se deben encender las luces de las secciones en las que se efectuará alguna acción específi-ca, luego de ejecutar la misma, estas serán apagadas.

14. Al final de la jornada, el Personal Auxiliar de Almacén verifica que las luces artificiales se encuentren apagadas y que los equipos de ventilación y refrigeración se encuen-tren en funcionamiento y a la velocidad adecuada.

15. Si se detecta algún desperfecto en los equipos eléctri-cos de ventilación, comunica inmediatamente al Supervisor para gestionar su reparación.

Del control de rotación de stock y fechas de vencimiento 16. Todos los productos que posean fecha de vencimiento deberán ser distribuidos teniendo en cuenta el método PEPE (Primero en expirar, primero en entregar). Aquellos productos que no poseen fecha de vencimiento, deberán ser distribuidos siguiendo el método PEPS (Primero en entrar, primero en salir).

17. El primer lunes de cada mes, el Supervisor imprime del software de almacén un reporte de los productos con fecha de vencimiento menor o igual a seis meses y lo entrega al Personal Auxiliar de Almacén.

18. El Personal Auxiliar de Almacén revisa las fechas de venci-miento y cantidades de los productos contenidos en el reporte.

19. El Personal Auxiliar de Almacén, procede a colocar una tarjeta roja en aquellos productos con fecha de vencimiento menor a 6 meses y los ubica en las primeras filas, para su in-mediato despacho, en esta verificación puede resultar que:

• Las cantidades no coinciden, vuelve a contar y anota este nuevo resultado en el formato.• Encuentra productos vencidos, los coloca en el área de productos de baja y comunica al Supervisor.

20. Terminada la acción, el Personal Auxiliar de Almacén en-trega el formato al Supervisor, informándole los hallazgos.

21. El Supervisor comunica por escrito, al Farmacéutico Jefe de Almacén, la existencia de estos productos.

22. El Farmacéutico Jefe de Almacén evalúa la cantidad de productos próximos a vencer y planifica acciones a fin de evitar su vencimiento.

Del estado de conservación23. El Farmacéutico Jefe de Almacén realiza mensualmen-te una inspección visual del estado de conservación de productos.

24. De observar productos rotos, indica al Personal Auxiliar de Almacén trasladarlos al área de productos de baja e in-forma al Asistente Administrativo para que lo registre en el software.

25. De observar que existen signos de problemas de cali-dad en la muestra del producto, procede a evaluar el lote completo. Si se confirman los defectos de calidad, indica al Personal Auxiliar de Almacén retirar los productos del área de almacenamiento.

26. El Personal Auxiliar de Almacén ubica los productos en el área de productos observados y coloca rótulo de “pro-ductos inmovilizados”.

27. El Farmacéutico Jefe de Almacén informa al proveedor mediante un documento la situación del lote observado, para el canje respectivo.



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REGISTROS COnTROl DE TEMPERATURA Y HUMEDAD AMBIEnTAl

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– 8

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REGISTROS COnTROl DE TEMPERATUOA DE CADEnA DE FRÍO



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ANEXoS1. Plan de contingencia2. Flujograma

Plan de contingencia de cadena de frío

PRoPÓSITo: Asegurar el funcionamiento permanente de la cadena de frío.ALcANcE: Aplicable al personal del almacén regional de medicamentos e insumos sanitarios

RESPoNSABILIDADES:1. Farmacéutico Jefe de Almacén- Disponer las acciones a seguir en el plan de contingencia, evaluar los reportes, tomar decisiones e implementar medi-das correctivas.2. Personal de Vigilancia de Turno: - Reportar y comunicar al Farmacéutico Jefe de Almacén.3. Supervisor y Personal Auxiliar de Almacén: - Ejecutar acciones del plan de contingencia, reportar y apoyar al Farmacéutico Jefe de Almacén.

DEScRIPcIÓN DE PRocEDIMIENToSGeneralidades1. El almacén de cadena frío consta de 1 sistema de alarma, que alerta de la falta de fluido eléctrico de alimentación prin-cipal y que se desconecta al accionarse el sistema auxiliar.

2. El Jefe de Almacén elabora un cronograma mensual para el Personal Auxiliar de Almacén, responsable de atender las contingencias en horario no laborable. Corte de fluido eléctrico3. Si se presenta corte de fluido eléctrico por más de una hora (si se usan refrigeradores domésticos), el Farmacéutico Jefe de Almacén comunica al personal responsable de atender la contingencia.

4. Si el incidente sucede en horario no laborable, el Personal de Vigilancia reporta y comunica por teléfono al Farmacéutico Jefe de Almacén.

5. El personal responsable de atender la contingencia in-gresa al área de cadena de frío y si continúa la falta de fluido eléctrico, coloca los productos en cajas térmicas debida-mente acondicionadas con paquetes fríos o enciende el

generador de electricidad (condicional si tiene generador) y verifica el funcionamiento de los equipos)

6. Al retornar el fluido eléctrico, verifica el correcto funciona-miento de los refrigeradores, espera que se estabilice la temperatura y coloca los productos dentro de los equipos.

7. En todos los casos registra la acción en el formato de Registro de incidentes de cadena de frío y comunica al Farmacéutico Jefe de Almacén.

8. Si hay algún equipo que no funciona, el Farmacéutico Jefe de Almacén solicita el mantenimiento y/o reparación del sistema de electricidad o equipos y archiva el Registro de incidentes.

Equipo de refrigeración no funciona9. Si detecta que algún(os) equipo(s) de refrigeración no fun-ciona correctamente, comunica al Supervisor de Almacén.

10. El Supervisor verifica que la conexión eléctrica esté en buen estado o que el sistema de gas funcione correctamente.

11. Si la conexión eléctrica y el sistema eléctrico están en buen estado, apaga el equipo y lo vuelve a conectar y veri-fica nuevamente el equipo de refrigeración.

12. Si la conexión eléctrica está en mal estado o el(los) equipo(s) de refrigeración no funcionan correctamente, con ayuda del Personal Auxiliar de Almacén, coloca los produc-tos en otro equipo o en cajas térmicas debidamente acondi-cionadas, registra la acción en formato de Registro de incidente de cadena de frío y comunica al Farmacéutico Jefe de Almacén.

13. El Farmacéutico Jefe de Almacén solicita el manteni-miento y/o reparación de la conexión eléctrica o equipos y archiva el Registro de incidentes.


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ROl DEl PERSOnAl AUxIlIAR DE AlMACén RESPOnSABlE DE ATEnDER

lAS COnTInGEnCIAS En HORARIO nO lABORABlE

REGISTRO DE InCIDEnTE DE CADEnA DE FRÍO

Nombre Mes

Fecha Incidente Firma del que reporta



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FlUJOGRAMA DE AlMACEnAMIEnTO


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FlUJOGRAMA DE AlMACEnAMIEnTO



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Despacho

PRoPÓSITo: Asegurar la oportuna entrega de medica-mentos e insumos sanitarios en las condiciones adecuadas.


PoLÍTIcAS N° ENUNcIADoS1. Toda salida de productos del almacén deberá susten-tarse con el documento de salida respectivo debidamen-te autorizado.2. Los vehículos utilizados para el transporte de los pro-ductos deberán ofrecer la seguridad necesaria para la conservación e integridad de los mismos hasta su recep-ción en el destino final.3. Los productos serán despachados utilizando el método PEPE (Primero en expirar, primero en entregar) si tuvieran fecha de vencimiento y el sistema PEPS (Primero en entrar, primero en salir) para aquellos que no la tuvieran.4. No se despacharán productos vencidos, deteriorados o con signos de alteración.

RESPoNSABILIDAD:1. Farmacéutico Jefe de Almacén- Revisar y autorizar la atención de los pedidos.2. Supervisor de Almacén - Organizar, asignar y supervisar el despacho de los productos.3. Personal Auxiliar de Almacén- Seleccionar, empaquetar y entregar los productos a los solicitantes.4. Asistente Administrativo - Digitar y emitir el conduce.- Archivar documentos de despacho.

DEScRIPcIÓN DE PRocEDIMIENToS:

Del pedido o requerimiento 1. De acuerdo al procedimiento de distribución del SUGEMI, el Farmacéutico Jefe de Almacén recibe los cuadros de dis-tribución de medicamentos e insumos sanitarios de los pro-gramas especiales y los pedidos de los CEAS y CPN, los revisa y autoriza de acuerdo a las existencias en almacén, luego los entrega al Asistente Administrativo.

2. El Asistente Administrativo recibe los cuadros de distribu-ción y los pedidos, los digita en el software e imprime el condu-ce. Archiva los pedidos y entrega los conduce al Supervisor.

3. El Supervisor distribuye los conduce entre el Personal Auxiliar de Almacén para su despacho.

De la selección y embalaje de medicamentos e insumos sanitarios4. El Personal Auxiliar de Almacén selecciona los productos y cantidades, según lo indicado en el conduce y teniendo en cuenta el método PEPE (Primero en expirar, primero en entregar) para los que tienen fecha de vencimiento y el método PEPS (Primero en entrar, primero en salir) para los que no tienen fecha de vencimiento y ubica los productos en el área de despacho.

Atenciones directas del almacén a establecimientos de salud5. El Personal Auxiliar de Almacén solicita identificación al Solicitante y si está conforme, le entrega una copia del con-duce y conjuntamente con el Solicitante procede a contar y a verificar las características externas de los productos, co-locando un check (√) en cada producto conforme.

6. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de pro-ducto, fechas de vencimiento y/o cantidades entregadas, lo vuelve a contar y si persisten las discrepancias:

• Si sobran productos, los separa y devuelve a los estantes.• Si faltan productos, entrega la diferencia. Si no hubiera más stock, el Supervisor modifica el conduce.• Es otro producto, procede a cambiarlo. Si no hubiera más stock, el Supervisor modifica el conduce.• Productos dañados o con defectos de calidad, los separa y procede a cambiarlos. Si no hubiera más stock, el Supervisor modifica el conduce.• Fecha próxima de vencimiento, coordina con el Solicitante si lo puede llevar, caso contrario, cambia por otro producto de fecha mayor de vencimiento.

7. De estar conforme con lo que se entrega, el Supervisor de Almacén firma y hace firmar la nota de salida al Solicitante. No se aceptarán observaciones posteriores.

8. El Supervisor entrega una copia del conduce al Solicitante.


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9. El Personal Auxiliar de Almacén selecciona el material a utilizar para el embalaje, según el tipo, tamaño y peso de los productos a despachar (Ver Anexo 1 Recomendaciones para un buen embalaje).

10. El Personal Auxiliar de Almacén cierra las cajas, con cinta de embalaje, teniendo cuidado de no aplicar demasia-da presión. Luego rotula las cajas con el nombre del esta-blecimiento solicitante.

Productos enviados del almacén a establecimientos de salud11. El Personal Auxiliar de Almacén verifica que los produc-tos ubicados en el área de despacho concuerden con el tipo de producto, lotes y cantidades indicadas en el conduce y procede a hacer el embalaje y despacho.

12. El Personal Auxiliar de Almacén selecciona el material a utilizar para el embalaje, según el tipo, tamaño y peso de los productos a despachar (Ver Anexo: Materiales de em-balaje según tipo de envase y Recomendaciones para un buen embalaje).

13. El Personal Auxiliar de Almacén cierra las cajas con cinta de embalaje, teniendo cuidado de no aplicar demasia-da presión.

14. El Personal Auxiliar de Almacén rotula paquetes, en letra clara y legible, indicando los siguientes datos:• Nombre del producto o contenido (medicamentos o insu-mos sanitarios). • Lugar de destino (nombre del establecimiento solicitante). • Número de conduce.• Posición correcta del bulto (Ejemplo: este lado arriba).• Observaciones que sean indispensable para su trasla-do, como frágil, no apoyarse, no abrir y número máximo de apilamiento.

15. Cuenta, enumera los bultos y anota en el conduce el número de cajas y lo firma.

16. El Farmacéutico Jefe de Almacén coordina, con el encar-gado de transporte, el recojo de la carga así como, las carac-terísticas del vehículo a utilizar, luego comunica al Supervisor y designa un responsable para la entrega en destino.

17. El transportista es acompañado por la persona

designada como responsable de la entrega (Auxiliar 2). Esta última deberá tener en cuenta lo siguiente:• Fragilidad de la carga.• Cuidados sobre temperatura, humedad e iluminación du-rante el transporte.• Cuidados en la descarga.

18. Al llegar al establecimiento de destino, el Personal Auxiliar de Almacén descarga los productos, los entrega al solicitante y realizan juntos la verificación.

19. En caso de encontrar discrepancias con el tipo de pro-ducto, fechas de vencimiento y/o cantidades entregadas, vuelve a contar y si persisten las discrepancias:

• Si sobran productos, los separa y los retorna al almacén.• Si faltan productos, indica al responsable de farmacia firmar la recepción conforme y elaborar una Nota de devolu-ción indicando el faltante.• Si es otro producto, indica al responsable de farmacia firmar la recepción conforme y elaborar una Nota de devolu-ción indicando el producto equivocado.• Si se trata de productos dañados o con defectos de cali-dad, indica al responsable de farmacia firmar la recepción conforme y elaborar una Nota de devolución, indicando los productos observados. Al retornar comunica al Supervisor.

20. De estar conforme con lo que se entrega, el Auxiliar firma y hace firmar el conduce al Solicitante. No se aceptarán recla-mos posteriores a la entrega/recepción de los productos.

21. El Personal Auxiliar de Almacén entrega una copia del conduce al Solicitante.

De la selección y embalaje de productos refrigerados 22. El Personal Auxiliar de Almacén determina la distancia y tiempo que tendrán que recorrer los productos hasta llegar a su destino y selecciona el tipo y cantidad de recipientes térmicos a utilizar.

23. El Personal Auxiliar de Almacén revisa el recipiente en-tregado por el Solicitante, verificando que no se encuentre sucio o dañado.

24. Retira la cantidad suficiente de paquetes fríos del con-gelador y acondiciona a 0ºC, manteniéndolos a temperatura



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ambiente alrededor de 10 ó 15 minutos, hasta que no pre-sente escarcha en su superfi cie.

25. Adecua la disposición de los paquetes fríos dentro del termo evitando el contacto directo de estos con los productos. Para ello, los sitúa alrededor de las paredes interiores del reci-piente y coloca papel o cartón entre estos y los productos.

26. Dentro del cuarto frío retira los productos el menor tiempo, sin exponerlos a la luz y verifi cando su fecha de vencimiento.

27. Ubica los productos dentro de las cajas y procede a sellarlos.

28. Rotula las cajas con el tipo de productos, fecha y hora de embalaje y lugar de destino.

29. De estar conforme con lo que se entrega, el Supervisor fi rma y hace fi rmar el conduce al Solicitante. No se acepta-rán observaciones posteriores.

30. El Supervisor entrega una copia del conduce al Solicitante.

De la conformidad de recepción31. Al fi nal del día y después de entregar los productos al destinatario, el Personal Auxiliar de Almacén entrega al Supervisor, las guías de remisión, fi rmadas y selladas por el destinatario, así como las Notas de devolución, si hubiere, informando a la vez las ocurrencias del día.

32. El Supervisor, verifi ca la conformidad de los documentos y los entrega al Asistente administrativo para su archivo.

33. Al fi nalizar el despacho, el Asistente Administrativo ac-tualiza las tarjetas de control de existencias en un plazo no mayor de cinco días hábiles.

REGISTROS Conduce VER IMAGEn En PAG 35

ANEXOS1. Recomendaciones para un buen embalaje2. Tipo de cajas térmicas y termos3. Flujograma

Recomendaciones para un buen embalajeEl embalaje de las mercancías es primordial, deben llegar al destino con la calidad con que salen de sus almacenes. El embalaje de los productos se efectúa con el fi n de que:

• Conserven su identifi cación.• No contaminen ni sean contaminados por otros materiales.• Se eviten derrames, roturas o robo.• Eviten la exposición a condiciones desfavorables de tem-peratura, luz y humedad.

• Utilice un embalaje de cartón rígido con las solapas in-tactas: Para obtener unos resultados óptimos, utilizar una caja nueva con tamaño sufi ciente para utilizar material de acolchado adecuado, que rodee totalmente el contenido. Si la caja ya ha sido utilizada, retirar las etiquetas o marcas de envíos anteriores. No exceder nunca el peso bruto máximo de la caja, que suele estar impreso en la solapa inferior.

• Envuelva cada artículo por separado: Preparar la pro-tección interior. Para acolchar adecuadamente el contenido del paquete, envolver cada elemento por separado. Los ar-tículos frágiles han de estar protegidos entre sí y separados de las esquinas y laterales de la caja para evitar daños.

• Utilice material acolchado adecuado: Pueden utilizarse distintos materiales para el acolchado, entre ellos:

• Plástico con cápsulas de aire (burbujas).• Bolas de poliestireno expandido (pueden no ser adecua-das para productos pesados, ya que pueden desplazarse durante el transporte).• Espuma en spray para formar un molde protector alrede-dor del contenido.• Divisores de cartón ondulado.• Papel (papel kraft o papel de periódico arrugado).


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Utilizar sufi ciente material de acolchado para asegurarse de que el contenido no se desplazará fácilmente al mover la caja.

• Cierre bien la caja: Verifi car que la caja esté bien cerrada es tan importante como un acolchado adecuado. Para obtener resultados óptimos utilizar uno de los siguientes tipos de cinta: • Cinta de plástico sensible a la presión o reforzada con nylon. • Aplicar tres tiras tanto en la parte superior como en la infe-rior de la caja. • Cinta reforzada activada por agua. Similar a la cinta de papel normal, pero a la que se han añadido fi bras de refuer-zo para dotarla de una mayor resistencia. Con esta cinta sólo se precisan dos tiras en la unión central, en lugar de las seis tiras necesarias con cinta de papel. • No utilizar cinta adhesiva, celofán, cordeles ni envolturas exteriores de papel.

• Utilizar etiquetas adecuadas, para que la entrega sea rápida y efi caz. Cuando prepare la dirección del paquete recuerde: • Incluir siempre el nombre del responsable destinatario y la dirección completa. • Colocar la etiqueta de entrega en la parte superior de la caja. Para evitar confusiones, colocar sólo una etiqueta de dirección en la caja. • No colocar la etiqueta en una unión o cierre, ni encima de la cinta adhesiva. • Retirar o tachar las etiquetas o marcas anteriores en las cajas usadas. • Incluir siempre la dirección del remitente completa. • Para mayor protección, colocar un duplicado de la etiqueta u otra forma de identifi cación en el interior del paquete. • Si el bulto es bastante grande, sí se debería poner una eti-queta adicional en otra cara del bulto.

Paquetes de más de 31 Kg. • Los paquetes de más de 31Kg. de peso, deberán llevar una etiqueta adhesiva de Paquete Pesado.

La utilización de estas etiquetas adhesivas de Paquete Pesado, en un lugar visible, permite al transportador prestar a sus paquetes pesados la atención especial que precisan para su manipulación. Dichas etiquetas advierten a los em-pleados y a los clientes que deben tomar precauciones adi-cionales para manipularlos de un modo seguro. Colocar la etiqueta adhesiva, amarillo brillante, de Paquete Pesado, a la derecha de la etiqueta de dirección para una máxima visibilidad.

Los paquetes pesados precisan embalajes reforzados • Para paquetes de más de 31 Kg. es importante considerar qué materiales de embalaje se utilizan, para asegurarse de que sean adecuados para el elevado peso de su contenido.

Las cajas serán de construcción más sólida, preferiblemente con bordes grapados o cosidos en lugar de engomados, para proteger el contenido de los impactos durante el cla-sifi cado y las vibraciones durante el transporte.

Utilizar cajas nuevas cuya resistencia no haya sido merma-da por la humedad o el desgaste de usos anteriores.

Sellar la caja con cinta adhesiva especial, preferiblemen-te reforzada.

Es necesario utilizar material de acolchado denso. No utili-zar poliestireno expandido ni papel arrugado, ya que tien-den a aplastarse y desplazarse bajo grandes pesos. Es más apropiado utilizar una estructura de espuma ondulada o adaptada a la forma, que además refuerza la rigidez de la caja exterior.

No unir varios paquetes con cinta adhesiva a menos que la caja de cada paquete individual esté diseñada para sopor-tar el peso total del “paquete”.

Unir con cinta adhesiva sólo cajas del mismo tamaño.



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REGISTROS Conduce VER IMAGEn DE lA PAG 33


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CAJAS TERMICAS –PARA TRANSPORTE Y ALMACÉN

Transportar, almacenar inmunobiológicos y

medicamentos por un periodo de 5 días:

Capacidad:

- RCW 24 paquetes fríos - Blow king 52 paquetes fríos

KST

Conserva los inmunobiológicos y medicamentos de 2 a 72 horas. (capacidad de 04 paquetes

fríos)

Giostyle

Conserva los inmunobiológicos y medicamentos

de 2 a 60 horas (capacidad de 08 paquetes fríos)

Blow king

Conserva los inmunobiológicos y medicamentos de 2 a 60 horas (capacidad de 08 paquetes

fríos)

TERMOS

Lozani

Conserva los inmunobiológicos y medicamentos

de 2 a 16 horas (capacidad de 08 paquetes fríos)

TIPOS DE CAJAS TéRMICAS Y TERMOS



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FlUJOGRAMA DE DESPACHO


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control de inventarios PRoPÓSITo: Contar con información exacta acerca de la cantidad, condición y estado físico de los medicamentos e insumos sanitarios en custodia del almacén regional.

ALcANcE: Aplicable a todos los productos que ingresan en el almacén regional de medicamentos e insumos sanitarios.

PoLÍTIcAS N° ENUNcIADoS1. El control de inventarios se efectúa a través de conteos mensuales selectivos, por entrega de cargo o por inventa-rios generales semestrales.2. Mensualmente se realizarán conteos físicos de los pro-ductos del almacén.3. El Asistente Administrativo mantiene actualizadas y con-cordantes las Tarjetas de control de existencias con las existencias físicas reales.

RESPoNSABILIDADES1. Farmacéutico Jefe de Almacén - Determinar los niveles de inventario máximos y mínimos.- Planificar y supervisar el conteo.2. Unidad de Cómputo- Ingresar los niveles de inventario al software de almacén.3. Supervisor del almacén- Conciliar las discrepancias en el inventario.- Informar la situación de los niveles de existencias.4. Auxiliar de almacén:- Apoyar en la ejecución de los conteos.

DEScRIPcIÓN DE PRocEDIMIENToSDe la gestión de inventarios 1. El Farmacéutico Jefe de Almacén determina los niveles de inventario, máximo y mínimo, y los informa a la Dirección de Cómputo.

2. Unidad de Cómputo ingresa los niveles de inventario al software de almacén.

3. El primer lunes de cada mes, el Supervisor emite el infor-me de existencias del software y las compara con los nive-les de existencias establecidos, verificando si se encuentran por debajo del nivel mínimo, por encima del nivel máximo o no tienen rotación.4. El Supervisor informa estos datos al Farmacéutico Jefe

de Almacén.

5. El Farmacéutico Jefe de Almacén evalúa los reportes y toma las acciones que correspondan.

Del inventario selectivo mensual6. El conteo selectivo mensual consiste verificar las cantidades, condición y estado de un determinado grupo de productos.

7. Mensualmente, el Farmacéutico Jefe de Almacén selec-ciona un grupo de productos, los registra en el formato de inventario y designa al Personal Auxiliar de Almacén, reali-zar el conteo de los mismos.

8. El Personal Auxiliar de Almacén realiza el conteo, regis-tra el resultado en el formato de inventario y lo entrega al Farmacéutico Jefe de Almacén. Durante el conteo no se realiza atención, salvo emergencias.

9. El Farmacéutico Jefe de Almacén compara los resultados con el registro del software, si está conforme firma el forma-to y lo entrega al Asistente Administrativo para su archivo.

10. De existir diferencias, marca los productos con diferen-cias y solicita nuevo conteo de dichos productos.

11. El Personal Auxiliar de Almacén, realiza segundo conteo de productos observados, registra resultado en el formato de inventario y lo entrega al Farmacéutico Jefe de Almacén.

12. Si el segundo conteo está conforme, el Farmacéutico Jefe de Almacén firma el formato y los entrega al Asistente Administrativo para su archivo.

13. Si persisten las diferencias, el Farmacéutico Jefe de Almacén marca los productos con diferencias y solicita al Supervisor revisar, en un plazo de 24 horas, los ingresos y salidas en los documentos y en el software.

14. Si el Supervisor identifica transacciones no registradas, registra la acción a tomar, firma el formato y procede a la re-gularización en el sistema.

Del inventario por entrega de cargoEste inventario consiste, en la verificación de cantidades, condición y estado de todos los productos existentes en el


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almacén especializado, que serán entregadas en custodia a un nuevo responsable.

15. Cinco días antes de la fecha de conteo, el Personal Auxiliar y el Supervisor verifican que no hayan ingresos y salidas pendientes y que el almacén esté ordenado. Durante el proceso de inventario sólo se atienden los requerimientos de emergencia.

16. El Farmacéutico Jefe de Almacén indica al Supervisor imprimir los formatos de registro de inventario.

17. El Farmacéutico Jefe de Almacén forma los equipos de inventario (una persona anota y otra cuenta) y les entrega los formatos de registro de inventario.

18. Efectuar los pasos 8 al 14 del procedimiento de inventa-rio físico mensual.

19. El Personal Auxiliar registra la fecha y el resultado del in-ventario físico en la Tarjeta de control de existencias, con la-picero color rojo y coloca en observaciones: “Conteo físico entrega de cargo” y el nombre de la persona que lo efectúa.

Del inventario semestral 20. Consiste en la verificación de las cantidades, condición y estado de todos los productos existentes en el almacén, y se efectúa al inicio y mediado de cada año.

21. Los pasos a seguir son establecidos en los numerales del 8 al 14 del presente procedimiento.

REGISTROS VER En PAG 40

AnExOS Flujograma VER En PAG 41



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Registro de inventario

Primer conteo realizado por

Segundo conteo realizado por

Verificación realizada por

Primer conteo Segundo conteo

Descripción Cantidad

Fecha de

vencimiento Lote Cantidad

Fecha de

vencimiento Lote

Observación:

REGISTROS

Primer conteo realizado porSegundo conteo realizado porVerificación realizada por


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FlUJOGRAMA DE COnTROl InVEnTARIOS



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FlUJOGRAMA DE COnTROl InVEnTARIOS


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Devoluciones

PRoPÓSITo: Asegurar la correcta devolución de medica-mentos de los establecimientos de salud.

ALcANcE: Aplicable a todos los establecimientos a los que el almacén regional envía medicamentos e insumos.

PoLÍTIcAS N° ENUNcIADoS1. Los productos pueden ser devueltos al almacén regional siempre que su fecha de vencimiento sea de tres meses. Otras devoluciones serán autorizadas por el Farmacéutico Jefe de Almacén y procederá siempre y cuando correspon-da al lote distribuido.2. Los productos devueltos inutilizables (deteriorados, en mal estado, con defectos de calidad o vencidos) se almace-nan en el área de productos de baja.

RESPoNSABILIDADES1. Farmacéutico Jefe de Almacén Realizar la evaluación técnica de los productos recibidos.2. Supervisor de Almacén Coordinar y ejecutar las reentradas de productos.3. Personal Auxiliar de AlmacénApoyar la recepción de las devoluciones.4. Asistente Administrativo Actualizar las tarjetas de control de existencias.

DEScRIPcIÓN DE PRocEDIMIENToS1. Las personas que van a devolver, llenan todos los datos del formato “Nota de devolución” y lo entregan al Supervisor de Almacén con los productos que se consignan en dicho documento.

2. El Supervisor verifica que los productos a devolver, con-signados el formato “Nota de devolución” correspondan al lote distribuido, si no coinciden, no recibe los productos.

3. El Supervisor, apoyado por el Personal Auxiliar, supervi-sa la descarga, abre los bultos y revisa que los productos y cantidades coincidan con lo señalado en el formato “Nota de devolución”.

4. Si las cantidades no coinciden, anota en la columna de “cantidad recibida” de la “Nota de devolución”, la cantidad que ha verificado.

5. El Supervisor efectúa la evaluación de las características externas (envases y contenido) de una muestra representa-tiva de cada lote de los productos recibidos. Si existen ob-servaciones las anota en el formato “Nota de devolución”. Los productos que van a ser utilizables deben estar en buenas condiciones.

6. En ambos casos, indica al Personal Auxiliar de Almacén la ubicación de los productos y firma la “Nota de devolución”.

7. El Supervisor y la persona que realiza la devolución firman la Nota de devolución.

8. El Supervisor entrega copia de los documentos a la per-sona que realiza la devolución y al Asistente Administrativo.

9. El Asistente Administrativo ingresa los datos de la recep-ción al software del almacén e imprime la nota de entrada.

10. El Farmacéutico Jefe de Almacén firma la nota de ingre-so y archiva los documentos.

REGISTROS nOTA DE DEVOlUCIón VER En PAG 44




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nOTA DE DEVOlUCIón


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FlUJOGRAMA DEVOlUCIón DE PRODUCTOS



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Incineración de productos

PRoPÓSITo: Incinerar en forma segura los productos no utilizables del almacén regional de medicamentos e in-sumos sanitarios.

ALcANcE: Aplicable a todos los medicamentos e insu-mos sanitarios con defectos, vencimiento o calidad de los mismos.

PoLÍTIcAS N° ENUNcIADoS 1. Los productos no utilizables son incinerados, según el procedimiento administrativo correspondiente, de acuerdo a las normas legales vigentes.

RESPoNSABILIDADES1. Farmacéutico Jefe de Almacén de Medicamentos e Insumos Sanitarios- Gestionar la autorización de incineración. 2. Supervisor de almacén - Participar en el acto de incineración de los productos en presencia de los inspectores. 3. Auxiliar del Almacén-Brindar apoyo en el proceso incineración.


1. En el mes de enero de cada año, el Farmacéutico Jefe de Almacén elabora un informe sobre los productos no utiliza-bles del almacén, utilizando el formato aprobado por el MSP para su incineración y lo entrega al Área de Administración y Finanzas.

2. El Área de Administración y Finanzas evalúa el informe y lo envía a la Dirección Regional para solicitar su incinera-ción al MSP o en su defecto en la DPS más cercana, la unidad de Drogas y Farmacias instalada en ese lugar.

3. Para la incineración de los productos, el Farmacéutico Jefe de Almacén coordina con los inspectores del MSP la fecha y la verificación de la mercancía y el lugar de la destrucción.

4. Verificando que este se encuentre en el formato estable-cido por el MSP para la comprobación de los productos.

5. El Supervisor de Almacén ayudado por el Personal Auxiliar, efectúa la ubicación, traslado y clasificación de los productos en los exteriores del almacén.

6. Si la incineración es interna, el día de la destrucción, en presencia del Supervisor, el inspector de Drogas y Farmacias, un representante del Área Administrativa y un Auxiliar de Almacén, proceden a eliminar los productos, de acuerdo a las normas establecidas por el MSP.

7. Si la incineración es externa, el Farmacéutico Jefe de Almacén solicita la contratación de la empresa que hará efectiva la destrucción.

8. Seleccionada la empresa, el Personal Auxiliar de Almacén empaqueta los productos que serán incinerados.

9. El día programado para la incineración, en presencia del Supervisor de Almacén, el inspector de Drogas y Farmacias, el representante del Área Administrativa y un Auxiliar de Almacén, coloca la carga en el vehículo designado, toman-do en cuenta algunas pautas del procedimiento de despacho.

10. El transportista traslada los productos al lugar donde se efectuará la incineración.

11. Concluida la destrucción, se levanta un acta de incine-ración generado por la compañía incineradora, donde firman todos los participantes.

12. El Asistente Administrativo archiva el acta de incineración.

REGISTROS En PAG 47 MODElO DE ACTA DE InCInERACIón


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REGISTROS MODElO DE ACTA DE InCInERACIón



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FlUJOGRAMA DE DESTRUCCón DE PRODUCTOS


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Auto-inspección

PRoPÓSITo: Asegurar que se cumplan las buenas prác-ticas de almacenamiento.


PoLÍTIcASN° ENUNcIADoS1. La auto-inspección se realizará tomando en considera-ción las buenas prácticas de almacenamiento.

RESPoNSABILIDADES1. Farmacéutico Jefe de Almacén - Efectuar la auto-inspección.2. Supervisor y Personal Auxiliar de almacén - Prestar las facilidades necesarias para el cumplimiento del presente procedimiento.- Implementar las recomendaciones.


1. Mensualmente, el Farmacéutico Jefe de Almacén efectúa la inspección de las condiciones de almacenamiento, utili-zando el formato auto-inspección.

2. El Personal Auxiliar de Almacén detendrá sus labores cuando se efectúe la inspección en su zona.

3. El Farmacéutico Jefe de Almacén evalúa la gestión del almacén y las características externas de los productos almacenados.

4. Si se detectan no conformidades en la gestión del alma-cén, el Farmacéutico Jefe de Almacén registra y explica al personal las acciones correctivas a seguir.

5. Si se detectan no conformidades en la calidad de los pro-ductos, verifica una mayor cantidad del lote observado, si se verifica que:

• Sólo parte de la muestra tomada presenta observaciones y estas no se pueden generalizar al total de lote, el Farmacéutico Jefe de Almacén indica al Personal Auxiliar de Almacén, ubicar los productos observados en el área de productos de baja.

• Todo el lote presenta las mismas características, el Farmacéutico Jefe del Almacén indica al Personal Auxiliar de Almacén, ubicar los productos no conformes en el área de baja.

6. Concluida la auto-inspección, el Farmacéutico Jefe de Almacén firma y hace firmar el formato al Supervisor indi-cando las no conformidades y las medidas a adoptar.

7. El Supervisor adopta las medidas correctivas que sean necesarias.

8. A los tres días de culminada la auto-inspección, el Farmacéutico Jefe de Almacén convoca a todo el personal a una reunión de trabajo, donde socializa los hallazgos y re-comendaciones, a la vez que recibe aportes.

9. En la siguiente inspección, el Farmacéutico Jefe de Almacén pondrá mayor énfasis en verificar el cumplimiento de las recomendaciones dadas.

10. De detectarse reincidencia en las no conformidades, el Farmacéutico Jefe de Almacén efectúa un informe al Área de Administración y Finanzas para que tome medidas correctivas.

11. En casos excepcionales, se podrá efectuar más de una supervisión dentro de un mismo mes, para cuyo caso se ejecutarán los puntos que van del 2 al 7.

REGISTROS VER En PAG 50




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REGISTROS


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FlUJOGRAMA DE AUTOInSPECCIón



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Saneamiento

PRoPÓSITo: Mantener las instalaciones del almacén lim-pias y libres de contaminación y plagas.

ALcANcE: Aplicable a todo el almacén regional de medi-camentos e insumos sanitarios.

PoLÍTIcAS N° ENUNcIADoS 1. Para la limpieza, fumigación y desratización del alma-cén, solo se usarán productos aprobados por las autorida-des sanitarias.

RESPoNSABILIDADES1. Farmacéutico Jefe de Almacén Planificar, coordinar y supervisar la fumigación y desratiza-ción del almacén.2. Supervisor de AlmacénSupervisar la limpieza del almacén y el correcto llenado de los formatos del presente procedimiento.3. Personal Auxiliar de AlmacénMantener ordenado el almacén.4. Personal de LimpiezaRealizar la limpieza del almacén.


Fumigación y desratización1. Al final de cada año, el Farmacéutico Jefe de Almacén elabora el plan anual de fumigación y desratización, la que se realizará como mínimo dos veces al año.

2. Quince días antes del mes programado para la fumiga-ción y desratización, el Farmacéutico Jefe de Almacén soli-cita a la Dirección del Servicio Regional de Salud que realice este procedimiento.

3. El Farmacéutico Jefe de Almacén coordina con la perso-na responsable de realizar la fumigación y desratización, para que realice el diagnóstico de vectores y aspectos físi-cos ambientales.

4. Antes de efectuar el trabajo de fumigación, el Personal Auxiliar de Almacén prepara las áreas que se vayan a tratar, tomando las siguientes precauciones.

• En el área donde se manipulan alimentos u otros afines: Se desocuparán y no deben quedar alimentos ex-puestos que puedan quedar contaminados, así como reci-pientes o utensilios de uso personal.• En el área administrativa: Se debe cubrir y/o retirar los equipos de alta sensibilidad, así como documentos y archi-vos que puedan deteriorarse.• En almacenes: De acuerdo a los productos que se alma-cenan, se aíslan y se hermetizan.• En áreas libres y zonas no restringidas: Se avisará con antelación la hora y la fecha del proceso de ejecución de los trabajos.

5. Durante la fumigación y desratización, el Farmacéutico Jefe de Almacén verifica que esta cubra todas las áreas del almacén y que a su vez, no afecte la integridad de los medi-camentos e insumos sanitarios.

6. Culminada la fumigación y desratización, el Farmacéutico Jefe de Almacén solicita el certificado y ficha técnica co-rrespondiente y registra la acción en el formato de fumiga-ción y desratización.

Limpieza del AlmacénDiaria 7. Al final del día el Personal Auxiliar de Almacén ordena el almacén colocando las cajas y productos en sus lugares de almacenamiento.8. Una vez ordenado el almacén, el Personal de Limpieza del Servicio Regional de Salud realiza la limpieza. Supervisado por el Personal Auxiliar de Almacén:• Recoge papeles y desperdicios.• Coloca los desperdicios o desechos acumulados en lo zafacones.• Barre los pisos sin levantar polvo.• Limpia el polvo de las esquinas y hendiduras del piso con mucho cuidado.• Trapea los pisos con agua y detergente.

9. La acción es registrada en el Registro de limpieza.

Quincenal10. A la limpieza que se efectúa diariamente, agregar los si-guientes pasos:• Pasar una franela seca a las cajas de los productos alma-cenados en paletas o estantes.



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• Pasar un paño húmedo a los estantes para quitar el polvo.11. La acción es registrada en el Registro de limpieza

Trimestral12. Al final del tercer mes, el Personal de Limpieza efectúa los pasos siguientes:• Limpiar el polvo de las ventanas y luego pasar un paño hu-medecido con agua y detergente.• Limpiar las esquinas del techo pasando un paño humede-cido con agua y detergente.

13. El Personal Auxiliar de Almacén retira los productos de los refrigeradores y los coloca temporalmente en cajas térmicas.

14. El Personal Auxiliar de Almacén apaga el refrigerador para la remoción de la escarcha acumulada y realiza la lim-pieza interna del refrigerador, utilizando jabón líquido y en-juagando con agua.

15. Al culminar la limpieza enciende el equipo, estabiliza la temperatura y regresa las vacunas a los equipos, en el mismo orden en el que inicialmente habían sido almacenados.


Limpieza de las áreas administrativas17. Al inicio del día, el Personal de Limpieza:• Limpia los escritorios y los equipos de cómputo con una franela para sacar el polvo.• Barre los pisos.• Trapea los pisos.


Limpieza de los servicios sanitariosDiaria19. Al final del día, el personal de limpieza:• Recoge papeles y desperdicios.• Barre el piso.• Lava paredes y pisos con detergente.• Lava los inodoros con detergente y ácido muriático.

20. La acción es registrada en el Registro de limpieza

21. El material de limpieza de los servicios sanitarios no puede ser utilizado en el almacén o área administrativa.

22. Los materiales utilizados en la limpieza son guardados en el cuarto de limpieza.

Supervisión23. El Supervisor realiza mensualmente una verificación no programada de las acciones de saneamiento y lo registra en el formato respectivo.

REGISTROS

Registro de fumigación y desratización VER En PAG 55

Registros de limpieza VER En PAG 55



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Fecha

Empresa/Institución Observación Firma

Supervisión

REGISTRO DE FUMIGACIón Y DESRATIzACIón



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REGISTROS DE lIMPIEzA


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FlUJOGRAMA DE SAnEAMIEnTO



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capacitación y entrenamiento

PRoPÓSITo: Asegurar que el personal cuente con las competencias óptimas para ejecutar su labor.


PoLÍTIcAS Nº ENUNcIADoS1. El desarrollo de competencias del personal se realiza a través de los procesos de inducción, capacitación y reentrenamiento.2. Al iniciar las actividades, el personal pasa por un proce-so de inducción que incluye dos etapas: presentación y entrenamiento.3. El programa de capacitación se basará en las necesida-des de capacitación del personal e incluirá aspectos bási-cos y críticos para el desempeño de sus funciones. 4. El reentrenamiento tiene por objetivo reforzar las capaci-dades del personal que labora en el almacén. Estos aspec-tos son detectados durante las auto-inspecciones realizadas y en las actividades diarias.

RESPoNSABILIDADES1. Farmacéutico Jefe de Almacén Realizar la inducción al personal nuevo.Elaborar el plan anual de capacitación. 2. Supervisor del almacénEntrenar al personal nuevo.


De la inducción1. El primer día de labor, el Farmacéutico Jefe de Almacén realiza la presentación al personal nuevo. Esta consiste en: presentar los objetivos institucionales, misión, visión, líneas de acción y compañeros de trabajo, con el objeto sensibili-zarlo y comprometerlo. Registra la acción en la Ficha de personal nuevo e inducción.

2. El Farmacéutico Jefe de Almacén entrega la Ficha de personal nuevo e inducción al Supervisor de Almacén.

3. El mismo día, el Supervisor realiza el entrenamiento consistente en adiestrar en el uso de equipos u otras he-rramientas, así como en las técnicas y procedimientos

aplicados en el almacén, que son necesarios para ejecutar sus funciones. El entrenamiento se registra en la Ficha de personal nuevo e inducción y la devuelve al Farmacéutico Jefe de Almacén.

4. El Farmacéutico Jefe de Almacén entrega el formato al Asistente Administrativo para su archivo.

De la capacitación5. El Farmacéutico Jefe de Almacén, cada fin de año, elabo-ra un Plan de Capacitación Anual, el mismo puede ser de-sarrollado en las instalaciones del Servicio Regional de Salud (SRS) o en una institución externa.

6. Si la capacitación se desarrolla en las instalaciones del SRS, el Farmacéutico Jefe de Almacén designa un respon-sable de organizar la capacitación.

7. El responsable de organizar la capacitación realiza las coordinaciones logísticas necesarias: convocatoria, local, materiales, refrigerios, entre otros.

8. Al culminar la capacitación, los participantes se registran en el formato de Registro de capacitación y reentrenamiento.

9. Si la capacitación se desarrolla en una institución exter-na, en la fecha programada, el personal asiste a la capaci-tación y presta la atención debida.

10. Al culminar la capacitación, el personal que asiste soli-cita una constancia a los organizadores.

11. El personal capacitado retorna al almacén y registra la capacitación en el formato de Registro de capacitación y re-entrenamiento y entrega copia de la constancia al Farmacéutico Jefe de Almacén.

12. El Farmacéutico Jefe de Almacén entrega los documen-tos al Asistente Administrativo para su archivo.

Del reentrenamiento13. El entrenamiento es efectuado por la persona responsa-ble de la actividad a reforzar. Si se requiere se podrá contar con un experto externo.

14. El reentrenamiento se registra en el formato de Registro


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de capacitación y reentrenamiento.De la evaluación15. La evaluación tiene por objetivo medir el nivel de cono-cimiento adquirido en las capacitaciones internas.

16. El examen es elaborado por las personas responsables de la capacitación y la calificación mínima aprobatoria es de 14.

17. Al culminar la capacitación, se aplica la evaluación, si el personal no califica se prepara una nueva capacitación.

18. Si en la segunda evaluación el personal no obtiene la calificación mínima aprobatoria, el Jefe de Almacén comu-nica el hecho al Área de Administración y Finanzas para que tome las medidas administrativas correspondientes.

19. El Farmacéutico Jefe de Almacén entrega al Asistente Administrativo los exámenes para su archivo.

REGISTROS

Ficha del personal nuevo e inducción VER En PAG 59

Registro de capacitación y reentrenamiento VER EnPAG 60




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FICHA DEl PERSOnAl nUEVO E InDUCCIón


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FECHA TEMA CAPACITADOR PARTICIPANTES FIRMA

REGISTRO DE CAPACITACIón Y REEnTREnAMIEnTO



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FlUJOGRAMA DE CAPACITACIón Y EnTREnAMIEnTO


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2. El fumar dentro de las instalaciones del almacén sólo está permitido en las áreas autorizadas por la empresa.

3. Estar bajo influencia de narcóticos o sustancias tóxicas o la posesión de los mismos en el almacén es cometer una falta grave. Se debe informar al Supervisor si está toman-do medicamentos que puedan producir somnolencia u otros efectos.

4. Algunos medicamentos pueden producir este efecto e influirán en la decisión del Supervisor sobre permitirle operar equipos o llevar a cabo trabajos con los cuales puede verse afectado.

5. La ropa de trabajo debe ser limpia y funcional. La ropa limpia conlleva hábitos de seguridad en el trabajo.

Inspección de zonas de trabajo6. Antes de iniciar las labores, el Personal Auxiliar de Almacén deberá verificar que su zona de trabajo no pre-sente riesgos de accidentes.

7. El Supervisor está facultado para detener cualquier tra-bajo que se considere peligroso para la integridad del per-sonal, material o área de trabajo.

Del equipo de seguridad8. El Personal Auxiliar de Almacén deberá respetar y utili-zar correctamente los medios y dispositivos de protección, el cual consistirá en:• Protección de la cabeza: Casco de seguridad.• Protección de la cara y los ojos: Mascarillas cuando se manipula materiales contaminantes. • Protección del cuerpo y de los miembros: calzado de se-guridad, casacas, mamelucos, fajas de seguridad.

9. El Personal Auxiliar de Almacén que maltrate, extravíe o rompa intencionalmente el referido material, será sancio-nado de acuerdo al Reglamento Interno.

10. El equipo de protección personal debe ajustarse có-modamente con la ropa de trabajo de tal forma que no pre-sente peligros adicionales en su uso.

Protección de áreas de trabajo 11. Ubique barreras y símbolos de precaución alrededor de

Normas de seguridad

PRoPÓSITo: Establecer las disposiciones específicas que permitan garantizar niveles adecuados de seguridad al personal que labora en el almacén.


PoLITIcAS Nº ENUNcIADoS1. La seguridad e higiene son tan importantes como cual-quier otra actividad dentro del almacén y por ningún motivo se deberá realizar una actividad sin tener en cuenta las condiciones de higiene y seguridad.2. Se aplicarán las sanciones correspondientes a los traba-jadores que a sabiendas persistan en llevar a cabo prácti-cas peligrosas tanto para él como para sus compañeros.3. La vigilancia de la salud de los trabajadores se hará por medio de exámenes médicos anuales, debiendo contar con su carné de sanidad.

RESPoNSABILIDADES1. Servicio Regional de Salud (SRS) - Capacitar y adiestrar al personal en el conocimiento de las medidas preventivas de accidentes laborales y en la forma-ción de hábitos de seguridad en el trabajo.2. Supervisor de Almacén - Sugerir capacitación en seguridad y salud en el trabajo.- Realizar inspecciones periódicas a las instalaciones del almacén.- Participar en la elaboración y aprobación de las normas internas de seguridad y salud.- Analizar las causas y las estadísticas de los incidentes, accidentes y de las enfermedades ocupacionales, emitien-do las recomendaciones respectivas. 3. Personal Auxiliar de Almacén- Cumplir con los procedimientos, normas y disposiciones de seguridad que le sean impartidas.- Familiarizarse con los planes de emergencia.- Asistir a los cursos de capacitación brindados por el SRS.- Conocer perfectamente el funcionamiento de sus equipos y saber cómo proceder en caso de emergencias.

NoRMAS DE SEGURIDAD:Disciplina1. No se debe ingresar a áreas en las que está restringido su ingreso.



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las zonas de riesgo, áreas de trabajo de contratistas y áreas en las que hay peligro de que la gente sea afectada.

Del orden y limpieza 12. Se prohíbe fumar, comer y beber dentro del almacén. Sólo se puede comer durante el tiempo y en el lugar establecido.

13. No se permiten alimentos dentro del almacén.

14. Las reglas de aseo y orden exigen la remoción inmedia-ta de todo equipo o material que obstruya el paso en los co-rredores o escaleras, además de evitar los derrames de químicos, aceites y/o grasas.

15. El personal mantendrá las instalaciones sanitarias lim-pias y en buenas condiciones de uso.

16. No se permite arrojar material sólido o voluminoso a los inodoros.

17. La basura no debe quemarse, excepto donde sea permi-tido por la ley y en áreas seguras diseñadas para esto, utili-zando artefactos fijos o portátiles para contener el fuego y las chispas.

18. Las oficinas deberán mantenerse ordenadas, cada mueble, equipo u objetos propios de ella, deben estar en su lugar.

19. Es obligación de cada trabajador mantener su máquina, equipo, herramienta y lugar de trabajo, así como aquellos lugares de uso colectivo, limpios y en orden.

20. Las áreas alrededor de las máquinas, equipos y herra-mientas deben permanecer limpias y ordenadas para facili-tar el movimiento del operador. Cualquier derrame debe ser limpiado inmediatamente.

De la señalización21. Los carteles distribuidos en los distintos sectores son normas de seguridad, está terminantemente prohibido reti-rarlos, romperlos, deteriorarlos o colocar delante de ellos objetos que impidan su vista.

22. Los símbolos de precaución deben ubicarse en todas las áreas restringidas de alto voltaje y donde se requiera protección auditiva o visual.

De los materiales de limpieza23. No utilice los siguientes productos para limpieza de brazos, manos o cara: kerosene, gasolina, líquidos inflama-bles, otros similares.

24. No utilizar gasolina o cualquier sustancia inflamable para operaciones de limpieza.

25. Los materiales de limpieza deben usarse únicamente en áreas con ventilación adecuada.

Del almacenamiento26. Los materiales en general deben almacenarse teniendo en cuenta: dimensión, peso, forma y contenido, resistencia de los pisos, paredes y muros, en zonas debidamente de-marcadas y sin interrupción de las vías de circulación.

27. No se debe apilar, ni dejar material fuera de los lugares no señalizados.

28. En los pallets no se deben apilar cajas conteniendo los productos por sobre 1,80m o en su defecto no apilar más allá del número de cajas indicado en ellas, dejando espacio entre las pilas.

29. La distancia entre las paredes y los pallets o estantes no debe ser menor de 30 centímetros.

30. Cuando almacene objetos pesados en cajones, evite deslizamientos de los mismos.

31. Los productos contenidos en sacos se deben almacenar sobre parihuelas, en capas superpuestas atravesadas, te-niendo cuidado de que los sacos queden con la boca dirigi-da hacia la parte interior de la pila.

32. Los pallets sólo deben apilarse sobre pallets llenos.

33. El almacenamiento en estantes puede crear riesgos, a menos que se maneje adecuadamente. Almacenar material muy cerca del techo, sin permitir un espacio libre para la protección contra el fuego, constituye una violación. El ma-terial almacenado en bultos (por ejemplo las bolsas), debe colocarse en forma de pirámide, de esta manera estará api-lado firmemente.


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34. Tenga especial cuidado en el manejo de paquetes para protegerlos del deterioro y garantizar la limpieza e integri-dad del producto.

35. Use solo pallets en buen estado para el almacenamien-to de productos empacados. Los pallets que tengan rota la estructura, la cubierta y las tablas del fondo, no deben usarse.

De la manipulación de cargas36. Las cargas admisibles de pisos y plataformas deben ser determinadas por personal capacitado para dicha tarea. Nunca se debe exceder los límites establecidos.

37. Al transportar una carga, esta no debe impedir la visión.

38. No circular ni permanecer bajo cargas suspendidas.

39. Al levantar normalmente un objeto observe los siguien-tes principios:• Conozca el peso de la carga para cerciorarse de que está dentro de su capacidad de levantamiento, si no es así, pida ayuda. • Sitúese directamente frente a la carga, separe los pies, doble sus rodillas, mantenga la espalda en línea recta y haga la acción de alzar, enderezando las piernas, sin girar el cuerpo para dar la vuelta. (Ver anexo 1)

• Cuando levante objetos, las manos y guantes deberán estar limpias de aceite, grasas o cualquier otro material deslizante. • Si va a levantar peso, use faja ergonómica para protección de su espalda. • En la carga o descarga de camiones hágase a un lado, cuando los equipos estén retrocediendo o acercándose a plataformas o edificios.

Estacionamiento40. Está terminantemente prohibido estacionar vehículos en zonas que no han sido designadas como parqueo.

Del transito41. Los pasillos del almacén deben estar siempre libres de deshechos y obstrucciones, que podrían crear un riesgo o impedir el movimiento de productos dentro y fuera del alma-cén. Los pasillos deben permanecer con un buen manteni-miento, y tener espacios libres para la seguridad, de ésta forma el equipo de manejo de productos puede moverse a través de ellos y hacer giros.

42. El área de patio principal debe tener los sitios de circu-lación despejados y no presentar objetos ajenos al mismo.

43. Las rampas o lugares de circulación donde existan peli-gros de deslizamientos, deben estar provistos de pisos o superficies antideslizantes.

44. No correr al desplazarse por escaleras, por el almacén, o entre los puestos de trabajo.

45. Recoger inmediatamente los derrames de líquidos en el suelo, evitando así ocasionar caídas inesperadas.

46. Cuando los suelos estén en condiciones especialmente resbaladizas, es conveniente advertir dichas circunstancias mediante señalización adecuada.

47. Señalizar o tapar los huecos que supongan riesgos de caídas.

48. Asegúrese que el equipo para combatir el fuego, los table-ros de controles eléctricos, las escaleras y salidas de incendio, entre otros, no estén obstruidas en ningún momento.

De las estanterías y armarios 49. Los armarios y estantes deben estar espaciados y ubi-cados de forma que permitan un acceso seguro del material a depositar.

50. Nunca sobrecargar estantes y armarios tomando en cuenta las recomendaciones dadas por el proveedor. Se deberá inspeccionar periódicamente el estado de los mismos.

51. Mantener cerrados los cajones y puertas de los arma-rios cuando no se utilizan.

De las escaleras52. Si se debe acceder a un punto de altura emplear esca-leras de manos o medios adecuados. Evitar accesos impro-visados, como pilas de cajones, sillas o mesas. No trepe por las estanterías.53. Verificar el buen estado de conservación de las escale-ras antes de cada uso.

54. Fijar la escalera de forma segura, con puntos de apoyo antideslizantes, para que la escalera no resbale por su base.



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68. La caja principal de seguridad eléctrica, se usará en casos de emergencia, previas instrucciones.

69. No utilizar equipos cuando estén mojados, cuando usted sea quien está mojado o en presencia de agua o hu-medad. Los equipos eléctricos se depositarán en lugares secos y nunca deberán mojarse.

70. Trate todo circuito como si estuviera vivo o cargado. Aún el voltaje más bajo puede ser peligroso dependiendo de las circunstancias.

71. Toda herramienta y equipo eléctrico debe tener línea a tierra.

72. Las reparaciones de las máquinas y equipos deben ser realizadas por personal capacitado para ello. Una máquina u equipo nunca deben dejarse solos cuando están en operación.

De los cilindros de gas73. Los cilindros deben ser manejados con cuidado, evitan-do choques o golpes. Así mismo, deberán ser almacenados y transportados con la válvula cerrada.

74. Evitar colocarlos cerca de llama abierta o aparatos que produzcan calor.

75. Colocar los botellones en posición vertical y amarrados con cadenas para evitar su caída.

76. Almacenar separadamente los botellones de acetileno y oxígeno, siempre en lugares ventilados, evitando su cerca-nía a materiales inflamables o corrosivos. No almacenar más de seis botellones juntos.

¿Qué hacer en caso de incendio?77. Antes del incendio:• Todas las zonas de almacenaje deben estar libres de ma-teriales que puedan causar fuego, explosiones o intoxica-ciones. Los pasillos, escaleras y lugares de circulación también tienen que estar libres de este tipo de productos.• Los combustibles, inflamables y cualquier otro producto volátil, deben ser ubicados en lugares especialmente habili-tados al aire libre.• Si va a encender fósforos, hágalo hacia adelante, lejos de objetos inflamables. Apáguelos antes de arrojarlos.

55. No colocar las escaleras delante de puertas ni a los costados, a menos que bloquee su apertura o que otra per-sona la controle.

56. No utilizar la escalera en forma horizontal a manera de puente.

57. Si el trabajo requiere de un desplazamiento lateral, cambie de sitio la escalera.

58. Cuando transporte la escalera, actúe con precaución para evitar golpear a otras personas. Esté atento por donde pisa, para evitar tropezar con obstáculos.

59. No utilizar las escaleras de tijera como escaleras de apoyo, puesto que al no estar preparadas para ello puede resbalar.

60. En las escaleras fijas se deben usar los pasamanos, para evitar accidentes en ellas.

61. Al subir o bajar escaleras, apoyar toda la superficie del pie para evitar torceduras, relajamientos. No correr, ni pisar objetos o zonas que carezcan de rigidez.

De los aparatos eléctricos62. Los aparatos eléctricos y de cómputo deben ser utiliza-dos, previas instrucciones del personal capacitado, sobre todo al enchufarlos a la fuente de energía.

63. Usar únicamente equipos eléctricos que no presenten defectos en sus protecciones.

64. Nunca se deben manipular las instalaciones eléctricas, si se observa alguna chispa, desconectar y solicitar la revisión.

65. Desconecte los aparatos eléctricos cuando no estén en uso.

66. Los enchufes y cables eléctricos deben ser inspeccio-nados periódicamente, revisando la funda protectora de los alambres. Nunca usar los enchufes con las manos húme-das ni enchufar directamente con los alambres.

67. Cualquier desperfecto se debe informar, para que sea reparado por servicios autorizados, nunca intentar hacerlo por su cuenta.


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equipos extintores, por lo menos una vez al año.• Para apagar fuego en combustibles sólidos, se usarán ex-tintores de agua presurizada.• Para apagar fuego en combustibles líquidos, se usarán ex-tintores de polvo químico o CO2.• Para apagar fuego en equipos eléctricos, se debe desco-nectar primero la energía eléctrica y luego usar extintor de CO2.

¿Qué hacer en caso de sismos?80. Antes del sismo:• Conocer las rutas de escape hacia las zonas de seguridad.• Conocer las áreas de seguridad externa: parques, campos deportivos, otros.• Conocer las áreas de seguridad interna: debajo de su es-critorio o mesa más cercana, marcos de puertas, alrededor de columnas o debajo de vigas

81. Durante el sismo:• Mantener en todo momento la serenidad y orden.• Si está cerca de la salida diríjase a un punto seguro prede-terminado de concentración (calle y/o estacionamientos). En caso contrario, esperar la orden para iniciar la evacuación.• Evacuar por la escalera más cercana, sin correr y en orden. Al bajar las escaleras, sujétese del pasamanos y tome el lado derecho de la misma.• Protéjase en zonas de seguridad interna.• Aléjese de ventanales y objetos que se encuentren suspendidos.• Si está con zapatos de tacón alto, quíteselos y llévelos en la mano.

82. Después del sismo:• Si el sismo ha sido leve, retorne a sus labores, caso con-trario si ha evacuado, espere la orden para retornar a su área de trabajo.• No toque cables que se encuentren colgados.• Ayude a socorrer a los lesionados.• Use el teléfono sólo en casos muy urgentes.

¿Qué hacer en caso de accidente con electricidad? • Desconecte la corriente y en caso que no fuera posible, desengánchela con un elemento aislante (listón, tabla, silla de madera, otro).

• Tenga presente que los envases de aerosol son peligro-sos y pueden explotar si son utilizados cerca del fuego.• Todo trabajador tiene la obligación de cooperar en preve-nir y combatir un incendio.

78. Durante el incendio:• No perder la serenidad, mantener la calma.• Al actuar, hágalo decididamente, pero con cuidado.• Cuando el fuego es reciente, procure retirar material combustible.• Si el incendio es pequeño y controlable, hacer uso de ex-tintores siguiendo las indicaciones descritas en ellos, acér-quese al fuego a una distancia prudencial. Si no se apaga el fuego salga del lugar del incendio y siga las normas de evacuación.• Si el incendio es de grandes proporciones, escapar rápi-damente y avisar a los bomberos.• Cortar la llave general de la luz eléctrica.• Dar la alarma y trasmitirla.• Si el humo es denso, buscar la salida, cubriéndose la nariz y la boca con un pañuelo o trapo húmedo.• Evacuar con tranquilidad y en forma ordenada.• Dirigirse a un punto seguro predeterminado de concentra-ción (calle y/o estacionamientos).• Si arde la ropa de una persona, tratar que se tienda sobre el piso y cubrirla con una frazada o ropa gruesa hasta apagar el fuego.

79. Utilización de equipo de extinción:• Los jefes y responsables de las diferentes áreas deben controlar la existencia, ubicación y mantenimiento de los equipos contra incendio que se encuentren en sus áreas, reportando al Supervisor de Almacén cuando se encuen-tren con alguna anormalidad.• Los equipos contra incendios deben estar siempre a dis-posición de uso y nunca ser obstruidos o tapados. Los ex-tintores manuales deben estar ubicados a 1.20 m. desde el piso hasta su parte superior.• Los equipos contra incendio deberán estar distribuidos estratégicamente en las instalaciones de la institución, de-bidamente señalizados y codificados. El personal deberá conocer su ubicación.• Los equipos extintores serán inspeccionados por lo menos una vez al mes y recargados inmediatamente después de haber sido utilizados.• El personal deberá recibir una charla de operación de



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• Alejar al accidentado empleando materiales aislantes (guantes dieléctricos, madera, otros), no tocarlo sin estar aislado, practicar la respiración artificial y avisar al médico.• En caso de avería, informe al resto de trabajadores; deje de utilizar los aparatos e impida que los demás también los utilicen.• Para extinguir fuegos en equipos eléctricos, solo deben utilizarse elementos no conductores de electricidad y des-conectar las líneas de alimentación eléctrica.

Primeros auxilios83. El botiquín de primeros auxilios debe contener medica-mentos básicos de primera ayuda y autorizados por un pro-fesional. Así mismo, debe verificar el período de vigencia de los medicamentos.84. Cualquier lesión, por leve que sea, debe ser tratada de inmediato por el personal designado a brindar primeros auxilios:• Mantener la calma y verificar qué tipo de accidente ha su-frido su compañero de trabajo y coopere con él en su asistencia.• En caso de accidentes leves, prestar asistencia utilizando los elementos del botiquín de primeros auxilios.• En caso de quemaduras, colocar la zona quemada debajo de un chorro de agua fría durante 10 minutos, cubrir luego con gasas especiales para quemaduras y realizar un venda-je sin apretar. • Si el accidentado está consciente y requiere asistencia profesional, trasladarlo al centro asistencial más cercano para recibir la ayuda correspondiente.• Si el accidentado está inconsciente, solicitar de inmediato una ambulancia.

85. Si tiene irritación o quemadura leve por estar en contac-to con productos químicos y/o derivados de petróleo, lávese inmediatamente con agua y jabón. Si accidentalmente hay contacto con los ojos, lávese con agua durante quince mi-nutos por lo menos, y busque atención médica si la quema-dura persiste. La ropa que se ha mojado debe ser cambiada inmediatamente y lavada antes de ser usada de nuevo. De la seguridad en las oficinas 86. El equipo de oficina u otro que se encuentre dañado debe ser reportado para su reparación.

87. Antes de abandonar su área de trabajo, deje las cosas en su lugar.

88. A fin de evitar el empleo de cables demasiados largos, se deben instalar convenientemente tomacorrientes fijos.

89. Al término de las labores deberán apagarse las compu-tadoras, calentadores de agua, ventiladores u otras máqui-nas que han estado prendidas durante el horario de trabajo. Como práctica preventiva de incendios, el interruptor ó llave general deberá bajarse al finalizar el horario de trabajo.

90. No sobrecargue los tomacorrientes, porque puede ocu-rrir un recalentamiento de los cables y arder.

91. Lápices y lapiceros sin tapa, no deberán llevarse en los bolsillos superiores.

92. Escritorios con vidrios rotos deben ser retirados de inmediato.

93. Se deberá tener cuidado con las tijeras y ubicarlas en lugar seguro ya que de caerse pueden provocar un accidente.

94. Todo ventilador sin protección de sus paletas debe ser retirado.

DEFINIcIoNES:

Accidente: Es todo evento no deseado que atenta contra la integridad física del trabajador e interrumpe el proceso productivo.

Accidente de Trabajo: Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo y que produce lesiones personales, daños materiales, derroches y/o impacto al medio ambiente. Con respecto al trabajador, le puede oca-sionar una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte.

Así mismo, se consideran accidentes aquellos que:• Interrumpen el proceso normal de trabajo.• Se producen durante la ejecución de órdenes del emplea-dor o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Ambiente Peligroso: Condición que constituye riesgo de


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caídas, golpes, cortes, intoxicación, inflamación, explosión, asfixia y sofocación.

Equipo de Protección Personal: Conjunto de implemen-tos diseñados para minimizar las consecuencias y/o redu-cir las posibilidades de lesiones o enfermedades ocupacionales.Seguridad: Son todas aquellas acciones y actividades que permiten que el trabajador labore en condiciones seguras, tanto ambientales como personales, con el fin de conservar la salud y preservar los recursos humanos y materiales.

REGISTROS

Registro de incidente VER En PAG 69

AnExOS

1. Cartilla de seguridad para levantar cargas sólidas

VER En PAG 70

2. Cartilla de seguridad básica para el manejo de montacargas

VER En PAG 71



73

Fecha Incidente Firma del que reporta

REGISTRO DE InCIDEnTE


74

CARTIllA DE SEGURIDAD PARA lEVAnTAR CARGAS SólIDAS



75

2. CARTIllA DE SEGURIDAD BÁSICA PARA El MAnEJO DE MOnTACARGAS







Documents

02 Manual Procedimiento Almacen.pdf