03 Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Versin: 4 Contrato 553 de 2008 Pgina 1 de 22

Confidencial

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL / Manual de Procedimientos


DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR

Versin 004



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CONTROL DE VERSIONES

FECHA VERSIN DESCRIPCIN AUTOR

03 de julio de 2009 1 Creacin. Grupo Base IRIS

DOCUMENTAL ASD

VERSIN SNR.

16 de julio de 2009 2 Adecuacin de Formato,

Depuracin de Contenido y Ajustes

de Ordenacin.

Grupo Base IRIS

DOCUMENTAL ASD

VERSIN SNR.

21 de Julio de 2009 3 Modificacin completa al

Instructivo de Preparacin y

Alistamiento

Grupo Base IRIS

DOCUMENTAL ASD

VERSIN SNR.

23 de julio de 2009 Revisin Control de Calidad Departamento de Control

de Calidad grupo

empresarial ASD

27 de julio de 2009 4 Inclusin de Aporte de Control de

Calidad

Grupo Base IRIS

DOCUMENTAL ASD

VERSIN SNR.



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CONTENIDO

1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 4

2. ALCANCE ............................................................................................................... 4

3. CONDICIONES GENERALES ................................................................................ 5 3.1. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ..................................... 5 3.2. PROCESO MISIONAL ................................................................................... 6

3.2.1. ESQUEMA PROCESO MISIONAL DEL DOCUMENTO SUJETO DE REGISTRO. ......................................................................................... 6

3.2.2. ESQUEMA PROCESO MISIONAL PARA CORRECCIONES Y/O ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS ............................................... 7

4. POLITICAS PROPUESTAS PARA EL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL 7

5. PERFILES ............................................................................................................... 9 5.1. PERFILES DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA ................................... 10 5.2. PERFIL PARA EL PROCESO MISIONAL ................................................... 14

6. ASPECTOS TCNICOS DE LA DISPONIBILIDAD DE AREAS PARA CENTRALIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTIN. ................................................ 14 6.1. CONDICIONES ESTRUCTURALES .......................................................... 16

7. REFERENCIAS .................................................................................................... 18

8. GLOSARIO ........................................................................................................... 19



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1. OBJETIVO GENERAL

El Manual de Procedimientos del Sistema de Gestin IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN

SNR se ha elaborado con el propsito de contar con un documento terico conceptual,

para lograr la debida implementacin e integracin de la infraestructura tecnolgica de

gestin documental, ajustada a los procesos misionales, archivsticos y estndares de

tecnologa de informacin y comunicaciones TICS de la administracin pblica y de la

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.

2. ALCANCE

Implementar una solucin informtica que garantice la aplicabilidad del Programa de

Gestin IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR en la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO

Y REGISTRO as como a sus Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos a Nivel

Nacional, con el propsito de administrar y optimizar los archivos fsicos a travs de un

proceso de digitalizacin que garantice el control de los documentos en las diferentes

etapas de los procesos Misional y rea de Archivo y Correspondencia.



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3. CONDICIONES GENERALES

La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO debe enmarcar su gestin

documental como una poltica de administracin de los documentos.

Para establecer qu es un documento y cul de ellos es de archivo, es necesario basarse

en los conceptos otorgados por el Reglamento emitido por el Archivo General de la

Nacin que dice:

DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una

persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor

administrativo, fiscal o legal, valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser

objeto de conservacin.

Para el presente manual se define en su alcance dos procesos principales identificados as:

Proceso de Archivo y Correspondencia

Proceso Misional

3.1. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

A partir de la entrada en funcionamiento de la solucin informtica IRIS

DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR, la operacin del sistema cambia de esquema.

Todo el manejo de documentos fsicos de gestin tanto producidos como

recibidos, sern administrados por el Grupo de Archivo y Correspondencia de

manera centralizada en un rea adecuada y suficiente para tal fin (con excepcin

de algunos expedientes reservados por su contenido, se hace necesaria su

custodia en otras dependencias).



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3.2. PROCESO MISIONAL

Para entender el esquema general de actuacin a partir de la entrada en

funcionamiento de IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR, debe considerarse que

la incorporacin de los documentos generados en el proceso misional en dicha

solucin ser el soporte para la operacin normal del sistema misional de la

Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos.

Se muestra el siguiente esquema y se contemplan dos subprocesos:

3.2.1. ESQUEMA PROCESO MISIONAL DEL DOCUMENTO SUJETO DE REGISTRO.



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3.2.2. ESQUEMA PROCESO MISIONAL PARA CORRECCIONES Y/O ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

4. POLITICAS PROPUESTAS PARA EL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Se ha propuesto como poltica, que en atencin a la normas establecidas por el Archivo

General de la Nacin (AGN), tanto en la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

(SNR), como en las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos (ORIP), es necesario

centralizar todos los puntos de entrada y salida de comunicaciones oficiales, tanto fsicas

como electrnicas, inclusive al interior de la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO (SNR) lo relativo a sucesiones; con el fin de lograr un control efectivo, se sugiri

que los medios de comunicacin (personal, mensajera interna, mensajera externa, fax, y

correo electrnico) sean administrados por el Grupo de Archivo y Correspondencia; es

bajo ste supuesto que se plantea el proceso.



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Todo el manejo de las comunicaciones oficiales de la SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO estar a cargo de la Unidad de Archivo y Correspondencia y

de igual manera la administracin de los archivos de la Entidad.

Toda la correspondencia ser revisada y enviada por la Unidad de Archivo y

Correspondencia, verificando que el medio de embalaje no se encuentre abierto y la

documentacin no se encuentre en mal estado, si es as se dejar constancia antes

de distribuirla.

Revisar tambin que los anexos sean los enunciados y debidamente foliados.

El documento debe poseer original y dos (2) copias.

Para el envo de correspondencia externa a las diferentes entidades y clientes, el

documento debe estar firmado UNICAMENTE por los funcionarios de planta

autorizados de acuerdo con los grupos internos de trabajo establecidos en el

organigrama actual de la Entidad.

Los documentos que sean recibidos en la Unidad de Archivo y Correspondencia para

envo externo, deben estar ingresados en el aplicativo IRIS DOCUMENTAL ASD

VERSIN SNR, de lo contrario se devolvern al remitente.

Ningn colaborador de la Entidad puede usar el sistema IRIS DOCUMENTAL ASD

VERSIN SNR de correspondencia para uso personal.



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Para atender las consultas sobre recibo o entrega de correspondencia, es necesario

hacer la solicitud por escrito suministrando el nmero del radicado asignado por la

Unidad de Archivo y Correspondencia, el cual aparece registrado en el respectivo

sobre y en la copia del oficio de envo, dato indispensable para facilitar la

informacin.

5. PERFILES

A partir de la implementacin de la solucin informtica, las funciones mnimas que

deben ser ejecutadas, por la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO y

OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PBLICOS, son en especial las relativas a la

aplicabilidad del programa de Gestin Documental del ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIN.

Se deben definir lineamientos y procedimientos que faciliten dar cumplimiento a cada

uno de los componentes del Sistema IRIS DOCUMENTAL ASD VERSIN SNR, para el

adecuado manejo de los archivos y la Unidad de Correspondencia.

Para cada una de las OFICINAS DE REGISTRO INSTRUMENTOS PBLICOS a nivel nacional

se debern asignar las funciones que les permitan dar el mismo trato a sus unidades de

correspondencia y organizacin de los archivos.



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5.1. PERFILES DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PARA LA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

TTULO DEL CARGO DESCRIPCIN DEL

PERFIL

CONOCIMIENTOS,

HABILIDADES Y DESTREZAS

Coordinador de Archivo y

Correspondencia.

Profesional con formacin

integral, calificado para

planear, disear, implantar,

evaluar, administrar y

mantener sistemas de

informacin y

documentacin que

respondan a las necesidades

y expectativas de La

SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO.

Tcnicas y procedimientos de

archivo.

Tcnicas y procedimientos de

oficina.

Manejo de paquetes Windows y

Office.

Manejo cordial, efectivo y eficaz

con funcionarios de la entidad.

Liderazgo.

FUNCIONES, ACTIVIDADES

Y/O TAREAS

MANEJO DE

INFORMACIN

CONFIDENCIAL

TOMA DE DECISIONES

Resguardar documentos,

expedientes y dems

informacin de inters para la

Superintendencia de Notariado

y Registro.

Ejecutando actividades de

creacin de directrices para la

administracin y gestin de

documentos para la entidad.

Apoyar la administracin de

registro de documentos y

registros en general.

Realizar cronogramas de

trabajo, con el fin de crear una

organizacin homognea de las

actividades a realizar dentro de

archivo y correspondencia.

La SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO

maneja informacin con un

grado alto de

confidencialidad, por tal

motivo se debe tener

compromiso y tica

profesional frente al trabajo

a desarrollar.

Las decisiones que se toman se

basaran en criterios archivsticos,

normatividad vigente,

experiencias del trabajo, a nivel

operativo.

El cargo requiere mantener

buenas relaciones con los

funcionarios de la

SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO, para

ello debe tener conocimiento del

funcionamiento de la Entidad, al

igual sobre el rea de archivo y

correspondencia.



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.

CONDICIONES AMBIENTALES

Y RIESGO DE TRABAJO EDUCACIN EXPERIENCIA:

El cargo est sometido a un

riesgo irrelevante.

El cargo no requiere de esfuerzo

fsico.

Formacin: Profesional en

Archivstica, Bibliotecologa

o Sistemas de Informacin.

Dos (2) aos de experiencia

despus de recibir su grado en

la coordinacin de archivo y

correspondencia. Coordinacin

de Archivos, Departamentos de

Gestin Documental, proyectos

documentales.

RESPONSABILIDADES

Manejo de personal.

Velar por que las personas a su cargo cumpla con las funciones asignadas.

Brindar capacitaciones en el caso que ingrese nuevo personal a la entidad, por ende a la

oficina de Archivo y Correspondencia.

Velar por que la informacin este en forma ordenada y en condiciones adecuadas para la consulta

de los funcionarios.

Elaboracin de reportes y actividades administrativas.

Planear, controlar, coordinar y ejecutar el proyecto de depuracin del Archivo dentro de los

tiempos estipulados en la Tabla de Retencin Documental.

Dirigir los aspectos funcionales y tcnicos, asegurando el cumplimiento de todas las

actividades definidas para la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO. Bajo un

criterio de optimizacin racional de recursos.

Garantizando la conservacin de los documentos generados y recibidos por la entidad.

Soportar a las reas mediante supervisin, capacitacin y acompaamiento para el adecuado

manejo del archivo de gestin.

Coordinar con los dems funcionarios que tengan asignadas funciones de archivo y

correspondencia las tareas y actividades necesarias para el cabal cumplimiento de las

funciones que les competen.



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TTULO DEL CARGO DESCRIPCIN DEL PERFIL CONOCIMIENTOS,

HABILIDADES Y DESTREZAS

Auxiliar de Archivo Resguardar documentos,

expedientes y dems

informacin de inters para la

SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO,

ejecutando actividades de

recepcin, archivo y custodia de

documentos, en la unidad de

archivo, a fin de mantener la

informacin organizada a

disposicin de la institucin.

Atencin al pblico.

Relaciones humanas.

Ser diligente y respetuoso con los

funcionarios y pblico en

general.

Seguir instrucciones verbales y

escritas.

Clasificar documentos,

expedientes y otros.

Ordenar documentos,

expedientes, carpetas y otros.

EDUCACIN Y

EXPERIENCIA

MANEJO DE

INFORMACIN

CONFIDENCIAL

TOMA DE DECISIONES

EDUCACIN: Educacin bsica,

ms curso de archivo de seis

(6) meses de duracin.

EXPERIENCIA: Dos (2) aos de

experiencia progresiva de

carcter operativo en el rea

de archivo y oficina.

Manejo de informacin directa

con alto grado de

confidencialidad.

Las decisiones que se toman se

basan en procedimientos y/o

experiencias anteriores para la

ejecucin normal del trabajo, a

nivel operativo.

CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO

Ambiente de trabajo: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene

contacto con agentes contaminantes, tales como polvo.

Riesgo: El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

Esfuerzo: El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente, caminando y

manipulacin de cajas con un peso aproximado de entre 2 a 4 kilos, peridicamente y requiere de

un grado de precisin manual y visual bajo.



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FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Identificar las carpetas donde van a ser archivados los documentos.

Recibir documentos para archivar.

Suministrar expedientes y/o documentos a los diferentes grupos de trabajo, segn la normativa

vigente.

Ubicar las carpetas en las cajas y asignarles la correspondiente codificacin.

Realizar la bsqueda fsica de las carpetas en el correspondiente archivo para prstamo y/o consulta.

Llevar el control de prstamo de documentos.

Elaborar los ndices y rtulos de identificacin del contenido de las carpetas.

Diligenciar el formato nico de inventario para la correspondiente transferencia documental.

Recibir las transferencias primarias y secundarias de las diferentes dependencias.

Proporciona informacin del material archivado, segn las normas establecidas.

Verificar que los archivos cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO.

Mantener en orden equipos y sitios de trabajo, reportando cualquier anomala al Jefe inmediato.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea que le sea asignada.

Archivar los documentos generados por cada dependencia segn normatividad establecida.

Mantener actualizadas las bases de datos de acuerdo con la informacin ingresada al archivo de las

diferentes dependencias.

Atender solicitudes telefnicas, por correo y personalmente segn especificaciones del jefe

inmediato.

Dar respuesta a solicitudes en forma gil, oportuna y eficaz.

Realizar funciones asignadas por el jefe o autoridad competente.

RESPONSABILIDADES

Velar por que la informacin este en forma ordenada y en condiciones adecuadas para la consulta

de los funcionarios.

Cumplir con las siguientes actividades operativas:

Preparar y alistar los documentos a digitalizar.

Digitalizar los documentos identificando series, subseres y tipos documentales

Ejecutar el proyecto de depuracin del Archivo dentro de los tiempos estipulados en la Tabla

de Retencin Documental.

Garantizar la conservacin de los documentos generados y recibidos por la entidad.

Soportar a las reas mediante acompaamiento para el adecuado manejo del archivo de

gestin.

Participar con los dems funcionarios que tengan asignadas funciones de archivo y

correspondencia las tareas y actividades necesarias para el cabal cumplimiento de las

funciones que les competen.



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5.2. PERFIL PARA EL PROCESO MISIONAL

Aplica el perfil descrito en el tem anterior, para el coordinador de archivo y

correspondencia.

Para los auxiliares del proceso misional se requieren que tengan conocimientos

legales y formales de los documentos que hacen parte de los procesos definidos

para el registro inmobiliario.

Este perfil debe ser definido y ajustado por la SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO, como un filtro que garantice la autenticidad de los

documentos que van a ser digitalizados.

6. ASPECTOS TCNICOS DE LA DISPONIBILIDAD DE AREAS PARA CENTRALIZAR

LOS ARCHIVOS DE GESTIN.

Al momento de presentarse el truncamiento fsico de los documentos, debe considerarse

los espacios adecuados, para la manipulacin y custodia de los documentos en un archivo

de gestin centralizado y dando cumplimiento a las siguientes consideraciones:

DEPSITO DE ARCHIVO: Local o lugar destinado exclusivamente para la administracin,

organizacin y conservacin de los documentos de archivo.

El archivo debe ser una unidad administrativa centralizada de la organizacin con

autonoma y cumpliendo con el principio de independencia y su manejo, bajo la autoridad

de una sola persona o dependencia.



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En la medida en que centralice el manejo de la documentacin crece la importancia y la

responsabilidad del archivo.

Su adecuada planificacin y amplitud evitar improvisaciones costosas y traslados de

documentos que pongan en riesgo la integridad de los archivos.

Uno de los principales factores a considerar es la seguridad de la informacin. Un archivo

seguro es aquel ubicado en una planta fsica bajo ptimas condiciones, del prudente

manejo y mantenimiento de las instalaciones, sealizacin y avisos de prevencin. Se

deben establecer normas de acceso asegurando las condiciones de seguridad y

conservacin.

El cumplimiento de lo antes mencionado, permite la funcionalidad del archivo, evitando

largos y dispendiosos desplazamientos. Por lo tanto un archivo es funcional si se aplican

los principios administrativos de la eficiencia, eficacia, economa y la equidad.

Los documentos del archivo deben ser custodiados en un recinto digno en el que los

usuarios puedan satisfacer sus necesidades de informacin y conservacin de la Memoria

Institucional. El archivo es la principal fuente de consulta e investigacin para la alta

direccin, por ende, debe ser considerado de alto nivel jerrquico.



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6.1. CONDICIONES ESTRUCTURALES

UBICACIN: Dentro de la estructura Jerrquica de la entidad.

Dentro de la estructura fsica de la entidad.

Se debe tener en cuenta condiciones ambientales, de funcionalidad, de

seguridad y de Independencia.

Igualmente caractersticas especiales del lugar donde ser ubicado el archivo

como un lugar slido, seguro, seco y clima medio, controlar la luz solar

intermedia y equidistante.

CAPACIDAD: El rea debe calcularse de acuerdo con la masa documental que se

debe conservar.

Se debe tener en cuenta un diseo acorde con las medidas del mobiliario que se

ha seleccionado. Igualmente, hay que evaluar las condiciones de espacio donde

posiblemente se emplazar el archivo (ancho, fondo y alto). Esto significa que los

archivos deben estar previstos de reas amplias para el desarrollo de procesos

archivsticos y atencin a usuarios.

CONSISTENCIA: Igualmente los muros deben ser resistentes, aisladores de

humedad y calor, propiciando adecuadas condiciones ambientales. Los pisos

deben resistir el peso y permitir el fcil y rpido desplazamiento de equipos,

escaleras e implementos de aseo; tambin deben ser impermeabilizados y

recubiertos con materiales que faciliten la limpieza y no produzcan polvo.



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SEGURIDAD: Se deben suministrar las instalaciones elctricas e hidrulicas

mnimas, con sus controles, interruptores e hidrantes por fuera del recinto. Se

debe prever equipos para la atencin de desastres como extintores, en lo posible

extractores de agua y sealizacin necesaria.

Las condiciones de seguridad se pueden prever desde el momento del diseo y

edificacin del archivo.

FUNCIONALIDAD: El archivo propende por el mejor aprovechamiento de los

espacios fsicos, la cmoda ejecucin de tareas o actividades de funcionarios y

usuarios, racionalizando recursos y maximizando la productividad en el

desempeo.

La ubicacin del Depsito de archivo debe ser equidistante, evitando demoras y

desplazamientos innecesarios de igual modo situaciones de riesgo.

La distribucin de la estantera debe permitir el desplazamiento de los

funcionarios por los corredores (1mtr a 1,50 mtr) y acondicionar el uso de mesas

de trabajo para el cargue y descargue de documentacin para eventuales

traslados, prestamos, despachos entre otros.

MOBILIARIO Y EQUIPO: La adecuada dotacin de un depsito de archivo es

importante para la sensibilizacin y motivacin. En la actualidad existen muebles

y equipos diseados para el desempeo de funciones archivsticas como:

estantera (fija y rodante), carros o carretillas para el traslado de grandes

volmenes, escaleras, equipos de microfilmacin, equipos de aseo entre otros.

Las estanteras deben ser resistentes para los volmenes a depositar.



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MATERIALES: Se encuentran algunos que de igual manera, son diseados

exclusivamente para el manejo de archivos, como las cajas de cartn

desacidificado, cintas de falla (2cm) para evitar deterioro de los documentos,

brochas, pinceles y materiales libres de cido que van en beneficio de la

conservacin.

7. REFERENCIAS

Ley Decreto 1250 de 1970

Ley General de Archivos 594 de 2002

Normatividad legal vigente.

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 Versin 2004.

Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001 Versin 2000.

Circulares y resoluciones internas de FONADE vigentes.

Procedimientos de Correspondencia y Archivo

Procedimiento Misional



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8. GLOSARIO

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o

privada, en el transcurso de su gestin.

ARCHIVO DE GESTIN: Aquel en el que se rene la documentacin en trmite

buscando la solucin a los asuntos iniciados, sometida a contnua utilizacin y

consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad

respectiva una vez finalizado su trmite y que siguen siendo vigentes y objeto de

consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO HISTRICO: Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo

central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de

archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la

investigacin, la ciencia y la cultura.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin

temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

CONSERVACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la

integridad fsica de los documentos que alberga un archivo.



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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el

buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa.

DIGITALIZACIN: Accin de convertir informacin analgica en digital. En otras

palabras, es convertir cualquier seal de entrada continua (analgica) en una serie de

valores numricos.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen

una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de

documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la

resolucin de un mismo asunto.

FOLIACIN: Acto de numerar los folios. Operacin incluida en los trabajos de

ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada

unidad documental.

FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas.

Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista.

LEGAJO: En los archivos histricos es el conjunto de documentos que forman una

unidad documental.

ORDENACIN: Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto

relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de

antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las

unidades archivsticas dentro de las series.



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ORDENACIN DOCUMENTAL: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las

respectivas series en el orden previamente acordado.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas

cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con

criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido.

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo

de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos

de una entidad.

PRODUCCIN DOCUMENTAL: Recepcin o generacin de documentos en una unidad

administrativa en cumplimiento de sus funciones.

REGLAMENTO DE ARCHIVOS: Son los lineamientos generales administrativos y

tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.

RETENCIN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en trminos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal

como se consigna en la tabla de retencin documental.

SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos

procedentes de un mismo rgano o sujeto productor como resultado de sus

funciones especificas.



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SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL: Se entiende por Sistema de Gestin

Documental al conjunto aplicado de tcnicas, procesos, leyes, normas y programas

informticos pensados para la incorporacin, registro, clasificacin, almacenamiento

y manipulacin, acceso, trazabilidad e implantacin de la solucin, basados en la

consulta de imgenes y manejo permanente de metadatos, lo cual garantiza el flujo

de trabajo (WorkFlow) y afianza un Marco Sistemtico de las Buenas Prcticas de la

Gestin Documental de las Entidades Pblicas y Privadas.

SUB-SERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se

jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, por los tipos

documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto.

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes

tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en

cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en

cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o

especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a

documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen

referencia a documentos caractersticos de cada organismo.

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