03 Unidad 3 Procesos Para La Direccion de Proyectos Para Un Proyecto

CURSO VIRTUAL: CV-GPY011

Gestin de Proyectos segn el PMBOK 4ta. Edicin

Contacto: [email protected], Pgina Web: www.dharmacon.net Plataforma Virtual: www.e-dharmacon.net

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aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

Unidad: 3 Procesos de la Gestin de Proyectos para un Proyecto.

Introduccin

3.1 Grupos de Procesos de Gestin de Proyectos.

3.2 Grupo del Proceso de Iniciacin.

3.3 Grupo del Proceso de Planificacin.

3.4 Grupo del Proceso de Ejecucin.

3.5 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control.

3.6 Grupo del Proceso de Cierre.


Gestin de Proyectos segn el PMBOK 4th Edition

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Introduccin

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas, realizadas para

obtener un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus

entradas, por las herramientas y tcnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se

obtienen.

Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto debe:

Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del

proyecto.

Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos,

Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los

interesados.

Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad,

recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.

Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y generalmente se

enmarcan en una de las siguientes dos categoras principales:

Los procesos de Gestin de Proyectos aseguran que el proyecto avance de manera

eficaz durante toda su existencia.

Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto.

Estos procesos normalmente son definidos por el ciclo de vida del proyecto y varan

segn el rea de aplicacin.

Esta gua (PMBOK) describe nicamente los procesos de la Gestin de Proyectos. Si bien los procesos orientados al producto estn fuera del alcance, de esta forma, no deben ser

ignorados por el Gestor del Proyecto. Los procesos de la Gestin de Proyectos y los procesos

orientados al producto se superponen e interactan a lo largo de la vida de un proyecto.

Los procesos de Gestin de Proyectos se aplican globalmente y a todos los grupos de

industrias. Buenas prcticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha

demostrado que la aplicacin de los procesos de Gestin de Proyectos aumenta las

posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos.

Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos, deban aplicarse

siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto determinado, el Gestor

del Proyecto, en colaboracin con el equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de

determinar cules con los procesos apropiados, as como el grado de rigor adecuado para cada

proceso.



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La Gestin de Proyectos es una tarea integradora que requiere que cada proceso del producto

y del proyecto est alineado y conectado de manera adecuada con los dems procesos, a fin

de facilitar la coordinacin.

Esta gua describe la naturaleza de los procesos de Gestin de Proyectos en trminos de la

integracin entre los procesos, sus interacciones y los propsitos a los cuales sirven. Los

procesos de Gestin de Proyectos se agrupan en cinco categoras conocidas como Grupos de

Procesos de la Gestin de Proyectos (o grupos de procesos):

Grupo de Procesos de Iniciacin. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo

proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtencin de la

autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase.

Grupo de Procesos de Planificacin. Aquellos procesos requeridos para establecer el

alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para

alcanzar los objetivos, para cuyo logro se emprendi el proyecto.

Grupo de Procesos de Ejecucin. Aquellos procesos realizados para completar el

trabajo definido en el Plan de Gestin del Proyecto, a fin de cumplir con las

especificaciones del mismo.

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para dar

seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto; para

identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios

correspondientes.

Grupo de Procesos de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las

actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el

proyecto o una fase del mismo.

Preguntas de Entrada

1. Cmo es que se inician los proyectos? Existe alguna forma estndar de iniciarlos o todo

proyecto tiene una manera distinta de iniciarse?

2. Cmo es que se planifican los proyectos? Existe alguna forma estndar de planificarlos o

todo proyecto tiene una manera distinta de planificarse?

3. Cmo es que se ejecutan los proyectos? Existe alguna forma estndar de ejecutarlos o

todo proyecto tiene una manera distinta de ejecutarse?

4. Cmo es que se monitorean y controlan los proyectos? Existe alguna forma estndar de

monitorear y controlarlos o todo proyecto tiene una manera distinta de hacerlo?



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5. Cmo es que se controlan los cambios en los proyectos? Existe alguna forma estndar de

controlar los cambios a un proyecto?

6. Cmo es que se cierran los proyectos? Existe alguna forma estndar de cerrarlos o todo

proyecto tiene una manera distinta de cerrarse?

3.1 Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos.

Estos cinco grupos de procesos cuentan con dependencias bien definidas y normalmente se los

ejecuta en la misma secuencia en cada proyecto. Son independientes de las reas de aplicacin

y del enfoque de las industrias. Los grupos de procesos individuales y los procesos individuales

que los constituyen a menudo se repiten antes de concluir el proyecto.

El diagrama de flujo de procesos, Grfico 3-3, proporciona un resumen global del flujo bsico y

de las interacciones entre los grupos de procesos y los interesados especficos.

Los grupos de procesos no son fases del proyecto. Cuando proyectos complejos o de gran

tamao son separados en subproyectos o fases diferenciadas (como por ejemplo estudio de

viabilidad, desarrollo conceptual, diseo, prototipo, construccin, prueba, etc.), por lo general,

todos los grupos de procesos se repetirn en cada fase o subproyecto.






En el siguiente cuadro se muestra la correspondencia entre grupos de procesos y reas de

conocimiento de direccion de proyectos.

(Fuente: PMBOK 4th Edition Graphic 3-1, page number 43).



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3.2 Grupo del Proceso de Iniciacin

El Grupo del Proceso de Iniciacin est compuesto por aquellos procesos realizados para

definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la

obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase. Dentro de los procesos de

iniciacin, se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Se

identifican los interesados internos y externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia

sobre el resultado global del proyecto. Si an no fue nombrado, se seleccionar el Gestor del

Proyecto. Esta informacin se plasma en el Acta de Constitucin del Proyecto y registro de

interesados. Cuando el Acta de Constitucin del Proyecto recibe aprobacin, el proyecto se

considera autorizado oficialmente. Aunque el equipo de gestin del proyecto pueda colaborar

en la redaccin de esta acta, la aprobacin y el financiamiento se manejan fuera de los lmites

del proyecto. (Grfico 3-4).

(Fuente: PMBOK 4th Edition Graphic 3-4, page number 44)

Iniciador del

proyecto /

Sponsor

Procesos de

Iniciacin

Entradas del

Proyecto Procesos de

Cierre

Entregables

del Proyecto

Usuarios

finales

Activo de

procesos Registro de

Proyectos

Procesos de ejecucin

Procesos de planeamiento

Monitoreo y control de Procesos

Limites del Proyecto

Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Iniciacin, te invitamos a visitar el

siguiente enlace:

http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdf



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3.3 Grupo del Proceso de Planificacin

El Grupo del Proceso de Planificacin est compuesto por aquellos procesos realizados para

establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de

accin requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de planificacin desarrollan el

Plan de Gestin del Proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarn para llevarlo a

cabo. La naturaleza multidimensional de la Gestin de Proyectos genera bucles de

retroalimentacin repetidos que permiten un anlisis adicional. A medida que se recopilan o se

comprenden ms caractersticas o informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una

mayor planificacin.

Para investigar ms sobre el tema, puedes adquirir Project Initiation Request (PIR) Process and

the Project Management Board (PMB):

http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00100846900&iss=

1



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El bucle central indica que todo el proceso es parte de la Gestin de la Integracin del

proyecto. Esta rea de conocimiento unifica los otros procesos de las otras reas de

conocimiento. (Fuente: PMBOK 4th Edition Graphic 3-8, page number 47).

Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Planificacin, te invitamos a

visitar el siguiente enlace:

http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Planificacion.pdf



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3.4 Grupo del Proceso de Ejecucin

El Grupo del Proceso de Ejecucin est compuesto por aquellos procesos realizados para

completar el trabajo definido en el Plan de Gestin del Proyecto a fin de cumplir con las

especificaciones del mismo. Este grupo de proceso implica coordinar personas y recursos, as

como integrar y realizar las actividades del proyecto de conformidad con el Plan de Gestin del

Proyecto.


Para investigar ms sobre el tema, puedes adquirir Project Planning [electronic

resource]: Timing Issues and Path of Progress:

http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00100710300&iss=1



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3.5 Grupo de Proceso de Seguimiento y Control

El Grupo del Proceso de Seguimiento y Control est compuesto por aquellos procesos

requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeo, para identificar

reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

El grupo de procesos de seguimiento y control tambin incluye:

Controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles

problemas,

Dar seguimiento a las actividades del proyecto, comparndolas con el Plan de Gestin

del Proyecto y la lnea base desempeo de ejecucin del proyecto,

Influir en los factores que podran eludir el control integrado de cambios, de modo que

nicamente se implementen cambios aprobados.

Grfico del grupo de Proceso de Seguimiento y Control.

Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Ejecucin, te invitamos a


http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Ejecucion.pdf



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3.6 Grupo de Proceso de Cierre

El Grupo del Proceso de Cierre est compuesto por aquellos procesos realizados para finalizar

todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la Gestin de Proyectos, a fin

de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.

Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se hayan

completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del

mismo, segn corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha

finalizado.

Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Seguimiento y Control, te

invitamos a visitar el siguiente enlace:

http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Control.pdf



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En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:

Obtener la aceptacin del cliente o del patrocinador.

Realizar una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una fase.

Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso.

Documentar las lecciones aprendidas.

Aplicar actualizaciones apropiadas a los activos de los procesos de la organizacin.

Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el Sistema de Informacin

para la Gestin de Proyectos para ser utilizados como datos histricos.

Cerrar las adquisiciones.


Para saber ms sobre el Grupo del Proceso de Cierre, te invitamos a


http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Cierre.pdf



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Preguntas de Salida

1. Cules de estos procesos puede usted aplicar en la actualidad a sus proyectos?

2. Qu procesos no aplica en sus proyectos y cree que si debera aplicarlos?

3. Qu ventajas y beneficios obtendra de la aplicacin de estos nuevos procesos?

4. A qu riesgos est usted expuesto por no aplicar los procesos antes mencionados?

Documents

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