06 Ponencia: ¿Cómo empezar o seguir en BPM sin arruinarnos en el intento?

Cloud BPM Discovery Seminar - Cómo Empezar o Seguir en BPM sin Arruinarse en el Intento

V 01 P 1

proceeditCloud BPM Discovery Seminar

Cómo Empezar o Seguir en BPM sin Arruinarse en el Intento


V 01 P 2

Tres buenas Preguntas … y sus Respuestas

¿Qué es lo más

importante en BPM?¡Empezar!

Porque, cuanto más se tarda en

empezar, más beneficio (dinero $!)

se pierde cada día que pasa.¿Porqué?

Pero, ¿cómo empezamos,

… o seguimos? ???


V 01 P 3

Dos Formas de Empezar … o Seguir

1) Mapa de Procesos.

2) Descripción formal de todos los Procesos.

3) Desarrollo a medida de cada Proceso.

1) Lista corta de Procesos.

2) Priorización del próximo Proceso a desarrollar.

3) Despliegue rápido por reutilización/personalización.

Tradicional1

Ágil2


V 01 P 4

Metodología proceedit

Taller “BPM Think & Go

WorkShop”

20 horas presenciales.

Dirección General (parcial) y

Directivos Funcionales

Descubrimiento y pre-Análisis

de Procesos 360º.


V 01 P 5

Pasos 1 > 6 Metodología proceedit

Analizar1

Lista Corta2

Categorizar3

Escoger 1!4

Desplegar5

Encadenar6


V 01 P 6

Equipo de Trabajo

Dirección

Comercial

Operaciones

Administración

Finanzas

Recursos Humanos

Organización y Procesos

Calidad, Auditoría, Control

TI

Consultoría Externa

BPM Think & GoWorkShop

Abre y cierraNecesarios

Responsables Funcionales según

procesos


V 01 P 7

Pao 1 - Analizar

Como primer paso debe comprobarse que la

organización esté preparada para la implantación

de Procesos automatizados. Puntos a verificar: ¿la

Dirección, apoya firmemente el proyecto?, ¿los

Sistemas Corporativos, están preparados para

servir/aceptar los datos/documentos a tratar?, ¿los

futuros Usuarios Clave, están preparados y podrán

aceptar el cambio?, … Un buen soporte para este

análisis es la utilización de una Matriz de Madurez

de la Empresa.

Analizar1


V 01 P 8

Ejemplos de Matrices de Madurez


V 01 P 9

Paso 2 – Lista Corta

Preparar una lista corta de entre 10 y 30 posibles

procesos de negocio de la organización, candidatos

a ser optimizados y automatizados, seleccionando:

los más críticos; los que tengan, aparentemente,

un mayor supuesto potencial de ahorro por

automatización; con la mayor rotación (número de

instancias al mes); que representen una mayor

parte del esfuerzo; que tengan un claro potencial

de externalización; del que se reciben más quejas

de los clientes; …

Lista Corta2


V 01 P 10

Criterios para Selección Lista Corta de Procesos

1. Alta rotación (instancias por mes).

2. Tratamiento intensivo de

documentos.

3. Alto impacto (utilización por muchos

usuarios internos y externos y por

varios departamentos).

4. Poca complejidad (poca integración

con aplicaciones corporativas).


V 01 P 11

Ideas para Selección Lista Corta de Procesos (Top 20)

1. Alta, Modificación y Baja de

Empleado.

2. Seguimiento de Oportunidades.

3. Gestión de Artículos y Realización de

Ofertas.

4. Gestión de Pedidos de Clientes.

5. Planificación, Lanzamiento y

Seguimiento de Actividades.

6. Ingreso, Clasificación, Extracción,

Registro y Revisión Normalizados de

Documentos de Entrada (Mail Box).

7. Edición, Revisión, Aprobación,

Emisión y Registro Normalizados de

Documentos de Salida.

8. Almacenamiento y Distribución de

Documentos de Entrada y Salida.

9. Gestión de Pedidos a Proveedores.

10. Imputación de Horas a Proyectos.

11. Imputación de Gastos a Proyectos.

12.Gestión y Contabilización de

Anticipos y Gastos de Viaje.

13.Organización y Seguimiento de

Reuniones.

14.Gestión de Recursos Compartidos.

15.Gestión de las Decisiones por

Consenso.

16. Facturación de Servicios a Clientes.

17. Ingreso, Tratamiento y

Contabilización Automatizada de

Documentos Contables.

18.Gestión de Quejas y Reclamaciones.

19.Solicitud y Control de Vacaciones.

20.Gestión de Impagados y Recobros.


V 01 P 12

Paso 3 - Categorizar

Cada uno de los Procesos de la lista corta se

categorizan por varios criterios: Madurez, Rotación,

Beneficio, Impacto, Complejidad y Riesgo,

expresados de forma numérica. El valor o nivel de

cada criterio se calcula con datos fáciles de obtener

de la propia organización y otros, de mayor

complejidad, los proporcionamos basados en la

experiencia de proceedit en proyectos de

automatización de más de +550 Procesos BPM.

Categorizar3


V 01 P 13

Criterios de Categorización

Suma-Producto del importe estimado

en Riesgos x probabilidad de ocurrencia

Número de Tareas del Proceso

+ número de Conectores a establecer

Ahorro en Personal y Documentos +

Incremento de Servicio – Coste BPaaS

% de Empleados y colaboradores

Externos afectados por el Proceso

Número de Instancias

del Proceso que se instancian por mes

Índice de 0 a 9 según

el resultado de la Matriz de Madurez

Rotación

Impacto

Beneficio

Madurez

Complejidad

Riesgo

+

+

+/-

+/-

-

+


V 01 P 14

Paso 4 – Escoger 1!

Se asigna un peso a cada criterio y se ordena la

lista corta de Procesos según la resultante de

ponderar los valores asignados a cada criterio de

cada Proceso. Este procedimiento se repite en dos

o tres iteraciones, de forma recursiva para,

finalmente, escoger el primer o el próximo proceso

a desplegar, con el máximo consenso entre los

participantes en el taller BPM Think & Go

WorkShop, de manera que sea la decisión de todos.

Escoger 1!4


V 01 P 15

Criterios de Categorización

Lista Corta de Procesos y Priorización

Criterio de Priorización >

Madurez RotaciónBeneficio

NetoImpacto Riesgo

Complejidad

Índice

Signo + + + +/- +/- - ∑P

Factor de Ponderación >

0,10 0,10 0,20 0,,10 0,20 0,30 1,0

Unidad > GradoMiles de Instancia

s/Mesk€/Mes

% Empleado

sk€ x %

Tareas + Conectore

sNo. Prioridad

Proceso A 5 2.000 25 5 1.200 40

Proceso B 3 100 10 90 600 50

Proceso C 9 5 2 25 -200 24

Proceso D 7 5.000 200 2 500 50

Proceso E 1 400 80 56 300 6

Proceso F 4 1.200 120 33 -800 120


V 01 P 16

Priorización y Selección del Próximo Proceso

Lista Corta de Procesos y Priorización

Criterio de Priorización >

Madurez RotaciónBeneficio

NetoImpacto Riesgo

Complejidad

Índice

Signo + + + +/- +/- - ∑P

Factor de Ponderación >

0,10 0,10 0,20 0,,10 0,20 0,30 1,0

Unidad > GradoMiles de Instancia

s/Mesk€/Mes

% Empleado

sk€ x %

Horas Esfuerzo No. Prioridad

Proceso A 4,5 3,6 1,0 0,3 9,0 2,7 3,6 3

Proceso B 2,3 0,2 0,4 9,0 6,3 3,5 2,6 4

Proceso C 9,0 0,0 0,0 2,4 2,7 1,4 1,9 5

Proceso D 6,8 9,0 9,0 0,0 5,9 3,5 5,6 1

Proceso E 0,0 0,7 3,5 5,5 5,0 0,0 1,8 6

Proceso F 3,4 2,2 5,4 3,2 0,0 9,0 4,3 2


V 01 P 17

Paso 5 - Desplegar

Analizar, desarrollar o personalizar, integrar,

desplegar, operar, monitorizar y micro-externalizar

el primer o el próximo Proceso a ser implementado,

siguiendo para ello las 3 etapas de la cadena de

valor: 1 Optimización (OPEX), 2 Automatización

(BPM-SOA) y 3 µExternalización (µBPO), ya sea

con recursos propios internos, recursos externos o

formando equipos mixtos con personal propio y

consultoras especializadas externas (lo más

aconsejable).

Desplegar5


V 01 P 18

Cadena de Valor en 3 Pasos

Excelencia Sostenida

Automatización

Optimización

µExternalización

OPEX

BPM-SOA

µBPO

1

2

3

33% $

27% $

10% $

Objetivo >

Externalización por

Tareas, no por Procesos

o por Departamentos

Presentation - The BPaaS Company

Cadena de Valor - OPEX

Ahorros

Leyen

da

de T

ipo

s

de T

areas

Proceso Actual

Proceso µExternalizado

Proceso Normalizado y Formalizado

Proceso Optimizado

Proceso Automatizado

??

? ??

??

?? ?

??

tarea

Co

ste

Duración

25 %1

40 %1

25 %1

10 %1

70 %

Ahorro

BPM-

SOA

OPEX

OPT

OPEX

BPAµBPO

0

1

2

3

4

1 - Datos de ahorros obtenidos de fuentes y experiencias diversas, propias y de terceros.Tareas Externalizadas

Sin Valor Añadido

Automatizables

Ahorros

Alto Valor Añadido, Internas

Valor Añadido Medio, Externalizables

Bajo Valor Añadido, Externas


Cadena de Valor – BPM-SOA

Data Base

Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea … Tarea n

Actores >

Proceso >

Acciones

Content Base

Contenido Datos

¡Conduce

la Acción! BPM

Registran

el Pasado

ERP

/CRM

Guardan el

Contenido

DMS

/ECM

Trans

acción 1

Transacciones

SOA SOA SOA


Cadena de Valor - µExternalización Tarea a Tarea

Operadores µBPO

Usuarios

del Cliente

I D

F

Compuerta Desviadora para aplicación de

Reglas de Negocio para desvío a

Operación Externa

Tarea Personal 1

Interna

Tarea Personal 2

Externalizable T

Tarea Personal 2

Externalizable

Tarea 4

Automatizada

Tarea poco crítica, de complejidad y valor

añadido medio, que se puede realizar

internamente o externalizarse dependiendo

de la mayor o menor demanda o de la

menor o mayor disponibilidad de recursos

internos para realizarla

Tarea crítica que

siempre se realiza

internamente

Operaciones ExternasOperaciones Internas

Tarea Personal 3

Externa

Temporizador para Desvío a

Operación Externa por

superar tiempo máximo de

realización de la Tarea

Tarea de poco valor

añadido, baja complejidad

y criticidad que siempre se

externaliza

Desvío a Operación Externa

por superar un máximo de

Tareas en cola

µBPO


V 01 P 22

Paso 6 - Encadenar

Los perfiles implicados en las etapas de la cadena

de valor OPEX>BPM-SOA>µBPO son distintos, por

tanto, finalizada la fase OPEX del primer Proceso A,

el equipo BPM-SOA toma el relevo para actuar

sobre el mismo y el equipo de OPEX aborda ya el

Proceso B. Igualmente, una vez automatizado el

Proceso A, entra el equipo de µBPO a atacar la fase

de µExternalización, quedando liberado el equipo

BPM-SOA para el Proceso B, encadenando así las

etapas OPEX>BPMA>µBPO.

Encadenar6


V 01 P 23

Priorización y Selección del Próximo Proceso

OPEX BPM-SOA μ BPO

1

2

2

3

33

Process A

OPEX>

BPM-SOA>

μBPO

4

4

4Process D

Process C

Process B

Process

Deployment

Sequence

Process

Deployment

Engine


V 01 P 24

Planificación Encadenada del Despliegue BPM

Proceso

A

Proceso

B

μExternalización

Proceso C

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12

Optimización

Automatización

μExternalización

Optimización

Automatización

Optimización

Automatización

μExternalización

OPEX

BPM-SOA

μBPO

1 nuevo Proceso

cada 2 meses

por Equipo


V 01 P 25

Servicios Integrados BPaaS

Contenidos

AplicacionesCliente

Final

Procesos

Ad

min

istr

ació

n

550+Procesos BPM

“prêt-à-porter”Soporte Operacional

Servic

ios B

PaaS

• OCR

• ICR

• BPMS

• BRMS

In

terfa

ces

• CRM

• ERP

• dyPAS

• …

• SSE

• DBs

• ECM

• DSM

• Bigdata

• …

• Inbox

• BI

• BAM

• CPM

Infraestructura/Plataforma• DaaS

• IaaS

• PaaS

• Safety

• ESB

• LDAPs

• ADs

• …


V 01 P 26

Modelo BPaaS sin Barreras de proceedit

Sin coste ni compromiso hasta no ver la solución funcionando a

plena satisfacción del cliente (con todos los “ya ques”, probado

por usuarios claves e integrado con aplicaciones en pruebas).

Sin inversión ni riesgos tecnológicos.

Sin ataduras con fabricantes … para siempre > fácil migración.

100 % personalizado e integrado con sus aplicaciones

corporativas.

Datos y documentos donde el cliente diga.

A bajo coste, siempre < 25 % del ahorro tangible.

Todo agrupado en una sola cuota mensual, variable según

demanda de recursos.

Sin costes operativos netos.

Sin cuotas ni permanencias mínimas.

Sin costes internos escondidos.

No es un sueño … ¡es proceedit!

¡ Ni CAPEXNi OPEX !


Por qué Empezar … o Seguir con proceedit

Potencia y

Cobertura

Producto

Factoría

BPM

Modelo de

NegocioAcademia

Servicios

BPaaS

Paid-by-

Savings

Clúster

Multinacional

+35 Miembros

Catálogo +550

Procesos

prêt-à-porter

Costes < 25 %

del Beneficio

0 Inversión

Low cost:

< 0,15 €/Tarea

Talleres

OPEX>BPM-

SOA>µBPO

Try & buy or

lease =

0 Riesgo

Estándar >

Reutilización

Vendor

Independent >

Migración

¡ Ni CAPEXNi OPEX !


Modelo Ni CAPEX - Ni OPEX

Pruebas Operación con Ahorro Neto

Día Inicio

Operación0

ROI < 1

Semana

Ah

orro B

ru

to

Cu

ota

BP

aaS

Ah

orro N

eto

Facturación

Mes 4-6

Amortización Cuota BPaaS

Ahorro

Bruto

Ahorro

Neto

Coste BPaaS

siempre < 25 %

del Beneficio Bruto

30

Línea de

Ahorro Bruto

Punto

Muerto


V 01 P 29

¿Qué le aporta BPaaS by proceedit?

BPaaS by

proceedit

SusProcesos

de Negocio

OPEX

ASM>SOA>BPM

µBPO

Automatiza

µExternaliza

Ahorra

Monitoriza

Tracea/Audita

0,7 US$ netos x Tarea realizada

Qué, quién, cuándo cómo, porqué, … ?

KPIs en Tiempo

Real

Optimiza


V 01 P 30

A qué nos Dedicamos?

Conseguimos que el despliegue BPaaSsea abordable y

sostenible y, por lo tanto, ¡masivo!


V 01 P 31

¿Preguntas?

¿Preguntas?


V 01 P 32

Contact Information

Jordi Morera, proceedit

Business Development Director

[email protected]

+34 669 437 871

Josep Cos, proceedit

Managing Director

[email protected]

+34 660 193 163

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


V 01 P 33

Gratitud

¡Muchas gracias

por su atención!


Formación en Academia proceedit

OperacionesTecnologíaNegocioEstrategia

Nivel 1

Generalista

Nivel 2

Especializado

Nivel 3

Experto

BPM Discovery

Seminar

BPM Think & Go

WorkShop

SOA

WorkShop

BPM Coaching Seminars

Cursos

OPEX & BPM

Cursos

ASM>SOA>BPMSCursos µBPO

ASM>SOA>BPMµBPO

WorkShop

ASM

WorkShop

OPEX

WorkShop

BPM

WorkShop

BPM Deployment

WorkShop

µBPO

OPEX

Documents

06 Ponencia: ¿Cómo empezar o seguir en BPM sin arruinarnos en el intento?