26/02/2013

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Autor:

Dr. Ramn Roque Hernndezhttp://ramonroque.com/Materias/POOTec.htm

ramonroque@yahoo.comColaboradores:

Ing. Gloria Ma. Rodrguez Moralesgrodrguez@itnuevolaredo.edu.mx

Ing. Bruno Lpez Takeyas, M.C.www.itnuevolaredo.edu.mx/takeyas

takeyas@itnuevolaredo.edu.mx

Unidad 6.- Bases de Datos en Access

Base de datos en Access Las bases de datos de Access tienen la extensin .MDB

En un sistema de base de datos relacional, los datos se

organizan en Tablas.

Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden

ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por

cada uno de ellos.

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Tablas de datos Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para

almacenar los datos.

Una tabla contiene informacin sobre un tema o asuntoparticular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentesdatos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se ledenomina registro o fila, as todos los campos de un clienteforman un registro.

Ejemplo

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una

empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:

Campos

Cdigo Nombre Apellidos Direccin C.P.

Registro 1 1 Luis Prez Garca Alemania 23 46723

Registro 2 2 Marta Gonzlez Puente Mayor 34 46625

Registro 3 3 Francisco Ramrez Gutirrez Valle 56 46625

Registro 4 4 Mara Martnez Perea Franciscano 67 46521

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Consultas Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal

de los datos almacenados en las tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar,borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de lastablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todoslos datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.

Formularios Un formulario es el objeto de Access diseado para la

introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de

las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se

utilizan tienen la forma de fichas de datos.

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Informes Un informe es el objeto de Access diseado para dar formato,

calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma

impresa.

Crear una base de datos Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel

de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

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A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde

indicaremos el nombre de la base de datos que estamos

creando y el lugar donde se guardar.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a lacual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventanaBase de datos:

Tipos de objetos que podemos tener en la BD

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Crear una tabla de datos Hay que posicionarnos en la ventana base de datos con el

objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre

una ventana con las distintas formas que tenemos para crear

una tabla:

Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente losdatos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en lacolumna determinar el tipo de datos que tiene la columna.

Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiandopaso por paso en la creacin de la tabla utilizando un juego detablas que tiene ya predefinidas.

Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir deotra existente en otra base de datos.

Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tablaalmacenada en otra base de datos.

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Otra forma ms rpida de llegar a la vista diseo es desde la

ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado,

haciendo doble clic en la opcin Crear una tabla en vista

Diseo.

Aparecer la ventana Diseo de tabla: Nombre de la tabla

Rejilla de datos

Fichas General y Bsqueda

Ayuda

Rejilla de datos: Es donde definiremos cuales son los datos que compondrn la tabla.

Fichas General y Bsqueda: Son para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.

Ayuda: Es un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer.

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Tipos de datos A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu

tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access son: Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su longitud mxima de

255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros detelfono o cdigos postales.

Memo: Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios oexplicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres.

Nmero: Para datos numricos utilizados en clculos matemticos.

Fecha/Hora: Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao9999.

Moneda: Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculosmatemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno ycuatro decimales.

Autonumrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, onmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega unnuevo registro a una tabla.

S/No: Valores S y No y campos que contengan uno de entre dos valores(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: Objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel,un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datosbinarios.

Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como textoy utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puedetener hasta tres partes: Texto: El texto que aparece en el campo o control.

Direccin: Ruta de acceso de un archivo o pgina.

Subdireccin: Posicin dentro del archivo o pgina.

Sugerencia: El texto que aparece como informacin sobre herramientas.

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Definir campos En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar

la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone

Texto como tipo de dato.

Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha

de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segundacolumna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente aPropiedades del campo se activa para poder indicar mscaractersticas del campo.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamentesirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin delcampo, de forma que la persona que tenga que introducir datos en latabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en labarra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos(columnas) de la tabla.

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La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de latabla y nos sirve de identificador de registros de forma que conesta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registroal cual identifica.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientespasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos quedicho campo es la clave principal de la tabla.

Guardar una tabla Para guardar una tabla, podemos:

Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar.

O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de

herramientas.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el

siguiente cuadro de dilogo: