PROCEDIMIENTO DE FORMACIN Y/O CAPACITACION

06/P2 Versin: 6

Elaborado por: Revisado por: Aprob: Gerente Administrativo y Financiero

Comit Coordinador de Control Interno y Calidad Gerente General

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Medelln - Colombia

FORMACIN Y/O CAPACITACIN

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1. OBJETIVO Establecer la metodologa para la planificacin realizacin y evaluacin de la formacin, capacitacin, induccin y reinduccin de todo el personal de la Empresa de Desarrollo Urbano que realiza actividades que inciden en la calidad del servicio, de modo que satisfaga las necesidades del personal y posibilite un mejoramiento de su desempeo, el ambiente de trabajo y el crecimiento personal. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a los funcionarios de la Empresa de Desarrollo Urbano, de acuerdo al organigrama aprobado en la Entidad. 3. DEFINICIONES 3.1 Capacitacin: Proceso que va orientado hacia el logro de aptitudes mentales en trminos de

conocimientos para mejorar el desempeo de las personas en el cargo o puestos de trabajo. 3.2 Formacin/ Entrenamiento: Proceso que va orientado a desarrollar conocimientos y habilidades

especficas para desempear un determinado cargo. Tiene como propsito lograr el dominio de la tarea para asegurar que los procesos se realicen segn lo establecido por la empresa.

3.3 Facilitador: Persona que realiza la induccin, reinduccin, formacin, y/o capacitacin 3.4 Metodologa: Pasos a seguir para dar cumplimiento a una labor o actividad. 3.5 Induccin: Proceso mediante el cual se da a conocer al personal nuevo la estructura, organizacin

de la empresa y su funcionamiento. 3.6 Reinduccin: Proceso mediante el cual se le presenta al personal de la Entidad, cambios, nuevas

metodologas de trabajo o tecnologas, que se estn implementado y desarrollando en la Entidad. 3.7 Participante: persona que recibe la induccin, reinduccin, formacin y/o capacitacin. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Cada Gerente debe permitir la asistencia del personal a los programas de induccin, reinduccin,

formacin y/o capacitacin. 4.2 Cada Gerente que identifique una necesidad de formacin y/o capacitacin ser responsable de

hacer la solicitud y hacer el seguimiento al cumplimiento del mismo. 4.3 A todo el personal nuevo se debe suministrar induccin y formacin. 4.4 Para el personal antiguo se debe suministrar formacin, reinduccin y/o capacitacin siempre que se

presenten nuevas tecnologas, cambio de procedimientos y traslados o se le realice un encargo. 4.5 Cuando al inicio del ao se identifican las necesidades de capacitacin o formacin para consolidar

el plan de capacitacin y formacin del ao en curso, se debe precisar a cuales programas se les debe evaluar eficacia. Solo se evala la eficacia de los programas de formacin.

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5. DESCRIPCIN PROCEDIMIENTO

No. (paso)

ACTIVIDAD (qu)

RESPONSABLE (quin)

DESCRIPCIN (cmo)

1 Identificar necesidades de capacitacin y/o formacin

Gerentes en apoyo con la Administradora del Talento Humano.

El primer mes del ao se deben establecer las necesidades de capacitacin, las cuales nacen de: - Las necesidades de formacin y/o capacitacin

identificadas en cada proceso (se utiliza el formato 06/F1).

- Los resultados de la evaluacin del desempeo especificando las competencias que se requieren reforzar.

2 Elaborar plan de Capacitacin

Gerente Administrativo y Financiero Administradora del Talento Humano.

- Se elabora el Plan de Formacin y/o Capacitacin y se inician las gestiones para desarrollarlo.

- Si es un programa interno, seleccionar la persona encargada de la capacitacin.

- Si es externa analizar los posibles cursos para la capacitacin, elegir el ms apropiado, segn el presupuesto asignado y el proceso de contratacin establecido.

- Se debe especificar en el plan a que programas de formacin se le debe evaluar su eficacia.

3 Realizar la capacitacin

Facilitador en apoyo con la Administradora del Talento Humano.

- Se desarrolla la actividad y se registra en el formato 06/F4 Registro de Asistencia.

- En el caso de que la Capacitacin sea realizada con personas externas se debe realiza la evaluacin de la capacitacin utilizando el formato 06/F3 Evaluacin de la capacitacin. La Administradora del Talento Humano debe analizar los resultados y presentarlos a la Gerencia administrativa y Financiera.

4 Verificar la eficacia de la Formacin

Gerencia competente Gerencia Administrativa y Financiera.

- Una vez se haya realizado la actividad de formacin, la Administradora del Talento Humano programa pasados tres meses la evaluacin de la eficacia del mismo.

- Dicha evaluacin la realiza los jefes inmediatos de los funcionarios que efectivamente asistieron al programa de formacin utilizando el formato 06/F8 Instrumento para la evaluacin de la eficacia de los programas de formacin

6 Archivo de registros

Gerencia Administrativa y Financiera Administradora del Talento Humano.

- Se archivan los registros en las carpetas establecidas para ello, en la Gerencia Administrativa y financiera.

7 Actualizar las hojas de vida y base de datos

Empleado Administradora del Talento Humano.

- Cuando se trata de una capacitacin externa, el empleado entregar una copia del certificado, si se gener, al CAD para se anexado a la hoja de vida.

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6. REGISTROS Y PUNTOS DE CONTROL

REGISTROS PUNTOS DE CONTROL

6.1 Necesidades de Formacin y/o capacitacin 06/F1

6.2 Plan de Formacin y/o Capacitacin

6.3 Seguimiento al plan de formacin y/o capacitacin. X

6.4 Registro de Asistencia 06/F4

6.5 Evaluacin de la Capacitacin 06/F3

6.6 Instrumento para la evaluacin de la eficacia de los programas de formacin 06/F8. X

PROCEDIMIENTO DE FORMACIN 2. ALCANCE3. DEFINICIONES3.1 Capacitacin: Proceso que va orientado hacia el logro de aptitudes mentales en trminos de conocimientos para mejorar el desempeo de las personas en el cargo o puestos de trabajo.3.2 Formacin/ Entrenamiento: Proceso que va orientado a desarrollar conocimientos y habilidades especficas para desempear un determinado cargo. Tiene como propsito lograr el dominio de la tarea para asegurar que los procesos se realicen segn lo establecido por la empresa.3.3 Facilitador: Persona que realiza la induccin, reinduccin, formacin, y/o capacitacin 4. CONDICIONES GENERALES4.1 Cada Gerente debe permitir la asistencia del personal a los programas de induccin, reinduccin, formacin y/o capacitacin.4.2 Cada Gerente que identifique una necesidad de formacin y/o capacitacin ser responsable de hacer la solicitud y hacer el seguimiento al cumplimiento del mismo.