1. 2 SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS “Sistemas cuyo objetivo es la aplicación de métodos para mantener los costos de un proyecto dentro de los límites planeados,

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SISTEMAS DE CONTROL DE COSTOS

“Sistemas cuyo objetivo es la aplicación de métodos para mantener los costos de un proyecto dentro de los límites planeados, durante el tiempo de construcción, enfocando los esfuerzos del control en donde sean más efectivos para obtener el máximo control al mínimo costo.”

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OBJETIVOS:Mantener los costos de construcción

del proyecto dentro de los presupuestos establecidos.

Desarrollar una base de información sobre el rendimiento y productividad de la mano de obra y del equipo, para estimar costos futuros.

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Factores de diseño:Tamaño proyectoTipo del proyecto.

“La única justificación para el gasto que representa un sistema de control de costos es el valor de la información administrativa que puede proporcionar”

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ASPECTOS QUE CUBREN

PLANEACION

CONTABILIDAD DE COSTO

COMPARACION ESTADO ACTUAL

PRONOSTICO

COMPARACION ESTADO FUTURO

IDENTIFICACION DE PROBLEMAS

INFORMACION OPORTUNA

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FUNCIONES

A) PLANEACION DE COSTOS

B)ESTABLECER MECANISMO DE RECOPILACION Y REGISTRO

C)ESTABLECER MECANISMO DE ANALISIS DE LA INFORMACION

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FUNCIONES

D)ESTABLECER LOS MECANISMOS PARA IMPLEMENTAR LAS ACCIONES CORRECTIVAS.

E) CONSERVAR FUNCIONAL Y OPTIMIZADO EL SISTEMA DURANTE TODO EL DESARROLLO DE LA OBRA.

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REQUERIMIENTOS

a)Establecimiento estructura organizativa.

b)Establecimiento parámetros y criterios.

c) Asignación de equipo.

d)Diseño de los "Controles" o formatos.

e)Diseño de un procedimiento de recopilación

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REQUERIMIENTOS

f) Diseño de un método de análisis y comparación de la información.

g)Diseño de un proceso de interpretación.

h)Diseño de un proceso de pronósticos.

i) Diseño de formatos de reportes de los resultados, para los diferentes niveles de la

organización.

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FACTORES QUE INCIDEN EN EL DISEÑO

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ELEMENTOS INVOLUCRADOS

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DISEÑO E IMPLANTACION

ACCIONES:Organizar: decidir quién va a hacer

qué.Analizar, conceptualizar y concebir el

flujo administrativo de losrecursos.Esquematizar los flujos.Establecer los métodos y políticas

para implantar el sistema.Poner en marcha el sistema

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OPERACIÓN

CONTROL SOBRE LOS RECURSOS

CONTROL PRESUPUESTAL

CONTROL DEL DESEMPEÑO

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MATERIALESMANO DE OBRAMAQUINARIASUBCONTRATOSGASTOS INDIRECTOS

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MATERIALES

Adquisición.

Empleo.

Pago.

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ADQUISICIONES- Determinación de los proveedores.- Establecimiento de los precios máximos de

compra.- Definición de qué se compra en oficina central

y qué en obra.- Revisión de las requisiciones de materiales de

obra.- Realizar los pedidos (órdenes de compra).- Dar seguimiento a los pedidos.

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ADQUISICIONES (cont.)- Registrar el suministro de los pedidos.- Actualizar los compromisos de pago.- Actualizar los inventarios de materiales. Fuentes de Información para el control de

adquisiciones.- Presupuestos de recursos de la obra.- Requisiciones de materiales.- Recepción de materiales en la obra.

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EMPLEO- Recepción del material:

• Directamente en el sitio de uso.• En el almacén.

- Revisión de facturas - autorización.- Registrar las salidas de material del almacén.- Realizar los cargos a las cuentas de costos.- Controlar las existencias del almacén.- Controlar los desperdicios y robos.

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PAGOS

- Revisión de facturas y autorización de pagos.

- Actualizar compromisos de pagos.

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MANO DE OBRA

Registro del personal dedicado a una actividad.

Registro de los avances reales.Asignación de costos a las cuentas.

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MAQUINARIA Control sobre los costos de producción

(reportes diarios de uso: horas ociosas, horas efectivas, hrs. de reparación y mantenimiento contra trabajo efectuado).

Asignación de los costos a las cuentas. Control sobre los costos de utilización (horas

de uso contra costos de capital y costos de operación).

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SUBCONTRATOS

Registrar los avances físicos.Asignar costos a las cuentas

correspondientes.Controlar los pagos realizados.

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GASTOS INDIRECTOS

Registrar los gastosAsignar costos a las cuentas

correspondientesControlar los gastos efectuados

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CONTROL DE AVANCERecolectar la información sobre avance

físico en campo.Plasmar la información

convenientemente (en la red y en diagrama de barras).

Actualizar el programa de obra (dar mantenimiento).

Tomar acciones correctivas.

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MODIFICACIONES AL CONTRATO (control de cambios)

INCREMENTO DE PRECIOS (escalatorias)

CONTROL DE INGRESOS (estimaciones de cobro)

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CONTROL DEL DESEMPEÑO

CONTABILIDAD DE COSTOSPreparar los reportes del estado de la

obra (Del período y acumulado).Determinar el porcentaje de gastos del

proyecto contra porcentaje terminado del proyecto.

Determinar la variación en costos y la variación en programa.

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CONTROL DEL DESEMPEÑOPRONOSTICO DE COSTOS

• Determinar la tasa de producción.• Rendimientos planeados - reales.• Determinar las tasas de productividad.

Planeada - real - al concluir.• Realizar el pronóstico de costos futuros.

Presupuesto de egresos remanente contra requerimientos pronosticados.

• Determinar el déficit y el superávit del proyecto al concluir.

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CONTROL DEL DESEMPEÑODESEMPEÑO DEL PROYECTO Y DEL

PRESUPUESTOObtener información de: Costo

presupuestado del trabajo programado, Costo comprometido del trabajo realizado y Valor del trabajo realizado.

Reportes (Texto y Gráfico) Análisis de TendenciasIdenficación de las causas de los

déficitis o superávits

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EJEMPLO DE DISEÑOBASES DEL DISEÑO:a) Las funciones que debe cumplir un

sistema de control de costosb) Los factores que influyen en su

diseño c) La necesidades de información de

acuerdo a la investigación de campo

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EJEMPLO DE DISEÑOCONDICIONES

Fase del proyecto que se atiende: Etapa constructiva.

Tipo y tamaño de proyecto: Edificación y obras de infraestructura de tamaño medio.

Tipo de contrato: Por precios unitarios. Enfoque del sistema que se propone:

Punto de vista del contratista. Organización de la empresa constructora:

Empresa mediana.

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EJEMPLO DE DISEÑOPROCESO DE DISEÑO Definición de requerimientos del

sistema

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EJEMPLO DE DISEÑOPROCESO DE DISEÑO (Cont.) Análisis de dónde se genera y como

fluye la información relativa a los costos de los insumos.

Elaboración diagramas de flujo parciales Control de los materiales Control de la mano de obra Control de subcontratos Control de la maquinaria y equipo.

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EJEMPLO DE DISEÑOPROCESO DE DISEÑO (Cont.) Integración de los componentes del

sistema en un modelo integrado.

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EJEMPLO DE DISEÑOPROCESO DE DISEÑO (Cont.) Integración de funciones auxiliares

Control de Costos Indirectos, Financiamiento e Imprevistos.

Control de Modificaciones al Contrato. Control de Ingresos.

Diseño de Cédulas para recopilar información

Diseño de reportes

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RESULTADOSPlaneación de los Costos. Controla costos indirectos (FSCD) Controla los costos directos (Presupuesto

definitivo) Recursos desglosados por partidas. La contabilidad de costos por catálogo de

cuentas de costo El alcance y costo presupuestado de los

recurso sirven de parámetros para determinar el estado económico del proyecto.

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RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTRO

MATERIALES Se controlan por partida. Se controla su adquisición, empleo y pago. Adquisicion: “órdenes de compra” previa

requisición del residente Empleo: “entradas de almacén” y “vales de

salida de material”. Al elaborar el vale de salida se carga el gasto a la

cuenta de costo. Se usa el “precio unitario promedio ponderado” Se monitorean los inventarios de material

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MANO DE OBRASe controla por concepto. Se elabora un catálogo de “destajos”Se elaboran las estimaciones

semanales de acuerdo al avance. Se cargan los egresos a las cuentas de

costo correspondientes

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MAQUINARIASe controla por concepto. Registra las horas de maquinaria

consumidas.Se pueden usar costos de maquina

propia o rentada.Se cargan los egresos a las cuentas de

costo.

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SUBCONTRATOSSe controla por conceptoLos precios manejados incluyen mano

de obra, materiales, maquinaria y costos indirectos del subcontratista. Los conceptos a subcontratar no participan en la cuantificación de recursos

El sistema los maneja de manera similar a la mano de obra

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RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTROINDIRECTOS, FINANCIAMIENTO E IMPREVISTOS

Se realiza por partida. El sistema de control permite cargar

estos gastos, en cada fecha de corte, a las cuentas de costo correspondientes con base en las pólizas de egresos y de diario de la obra.

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RESULTADOSRECOPILACION Y REGISTROOTROS

Modificaciones al contratroIngresos

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RESULTADOSANALISIS DE INFORMACIONComparación de los costos reales con

los programados Usa los avances reales a una fecha de

corte periódica y predeterminada. Reportes: “Estado Detallado del Costo Directo de la

Obra”, “Estado Resumen del Costo Directo de la Obra” , “Estado Resumen del Costo Indirecto de la Obra”

Datos para realizar el “estudio de tendencias de costo”

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RESULTADOSANALISIS DE INFORMACION

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RESULTADOSMECANISMOS PARA IMPLEMENTAR

ACCIONES CORRECTIVAS

El sistema sugiere considerar los siguiente

Establecer las condiciones que requieren de una acción correctiva

Presentar posibles alternativas de acciones correctivas.

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RESULTADOSAUTOMATIZACION DEL SISTEMA

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RESULTADOSPROCESO DE USO DEL SISTEMA

• (DEFINICION DEL CATALOGO DE CUENTAS Y PRESUPUESTODE CONTROL)

• PROCESO RUTINARIO DE CONTABILIDAD DE COSTOS

• PROCESO DE REPORTE DE COSTOS (PERIODICO, EN FECHAS DE CORTE PREDETERMINADAS)

• PROCESO DE MANTENIMIENTO

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ACTITUDES PARA PONER EN MARCHA UN SISTEMA DE CONTROL

1. Ajustarse al presupuesto y al programa.

2. Controle los costos futuros durante la etapa de ingeniería.

3. Revise todas las requisiciones y órdenes de compra.

4. Revise cuidadosamente sus propuestas para concurso.

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5. Estime los costos para terminar. No use la aritmética.

6. Logre que el equipo del proyecto se involucre en la estimación del costo para terminar.

7. Trabaje sólo con compromisos, no con pagos.

8. Indentifique y reporte los problemas oportunamente.

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9. Compare la cantidad de cambios con el contrato original.

10. Compare los costos indirectos con el trabajo real ejecutado.

11. Vigile el estado de contingencias e imprevistos.

12. Domine el tope de todos los costos en todo momento.

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