GERENCIA DE OPERACIONES Y LOGISTICA

MAG César Gavidia Orjuela

Gerencia de Operaciones

Los Gerentes son los responsables de la producción de bienes o servicios de las organizaciones.

Toman decisiones que se relacionan con la función de operaciones y los sistemas de transformación que se utilizan.

La administración de operaciones es el estudio de la toma de decisiones en

la función de operaciones.

Gerencia de Operaciones

Función

Son responsables del manejo de

aquellos departamentos, áreas, etc.

(funciones) de la Organización que

producen bienes y servicios.

Otras funciones de la Organización:

marketing, finanzas, garantía de la

calidad, recursos humanos.

Gerencia de Operaciones

Sistemas• Información para el diseño y

administración de los procesos productivos en todas las áreas funcionales de Operaciones.

• Integración de todas las actividades necesarias para la producción de bienes y servicios.

• Políticas, procedimientos, especificaciones, fórmulas, licencias, métodos de manufactura y de control, normas, legislación vigente, etc.

Gerencia de Operaciones

Decisiones – CapacidadSuministro de la capacidad en cantidad, lugar y momento correcto

Largo Plazo: Inversiones o ventas de máquinase Instalaciones, toma o despidosde personal.

Corto Plazo: Subcontrataciones, turnos extra,eliminación de turnos, otros .

Gerencia de Operaciones

Decisiones – InventarioQue, cuanto, cuando comprar o fabricar; administración del flujode materiales.

Materias primasMateriales de empaqueVolúmenes Productos semi-

elaborados,terminados.

Gerencia de Operaciones

Decisiones - Mano de ObraLas mas importantes de las decisionesa tomar. Coordinación con RRHH.

• Selección• Contratación• Despidos• Capacitación• Incentivos

Gerencia de Operaciones

Decisiones – Calidad :Son los responsables finales de lacalidad de bienes y serviciosproducidos.Es fundamental el respaldo de la Organización en todos sus niveles.

Estándares EspecificacionesDiseñosMétodos - ProcedimientosCapacitaciónInspecciones

El Entorno de los Negocios

GlobalizaciónCompetenciaBajos PreciosCalidadEstrategiaConcentraciónMedio AmbienteTecnificación

Estructura de Operaciones

PLANEAMIENTO DE LA

PRODUCCION :• Compras locales• Importaciones• Programación de la

Producción• Cálculo de la Capacidad

• Determinación de

estándares.

Estructura de Operaciones

PLANEAMIENTO DE LA

PRODUCCION :• Atender el pronóstico de

Ventas• Minimizar los niveles de

Inventario• No dar faltas (Ruptura,

Backorder, etc.)• Responder rápidamente ante

demandas no previstas• Absorber rápidamente ventas

no realizadas

Estructura de Operaciones

PRODUCCION

• Fábrica

• Procesos

• Envasado

• Empaque

Estructura de Operaciones

INGENIERIA DE PLANTA Mantenimiento de máquinas Mantenimiento de

Instalaciones Servicios: agua, vapor, frío,

aire comprimido, gas, aguas residuales.

Otros servicios: limpieza, vigilancia, incendios.

Estructura de Operaciones

ALMACENES• Materias Primas

• Materiales de Empaque

• Productos a Granel

• Productos semi-elaborados

• Productos especiales (frío,

humedad, etc.)

Estructura de Operaciones

DISTRIBUCION Y TRAFICO

• Depósito de Productos

Terminados

• Preparación de pedidos

• Fletes y transportes

• Atención de reclamos

• Servicio al Cliente

Liderazgo en Diferenciación Vs. Liderazgo en Costos

COMPETITIVIDAD

Gestión Operativa

Reactiva

Día a día

Corto plazo

Inercia

Aspectos puntuales

Repetitivos

Soluciones conocidas

Gestión Estratégica

Proactiva

Mediano y largo plazo

Visión general

No repetitivas

Soluciones no conocidas

ESTRATEGIA : cuestiones a decidir

. ¿Qué categorías de productos?

. ¿Qué segmentos de mercados?

. ¿Qué áreas geográficas?

. ¿Qué tecnologías básicas?

ÁMBITO ¿Dónde actuaremos?

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. ¿Desarrollo interno?

. ¿Joint Ventures?

. ¿ Licencias/franquicias?

. ¿ Adquisiciones?

. ¿Imagen?

. ¿Servicio al cliente?

. ¿Precio?

. ¿Diseño?

. ¿Velocidad de expansión?

. ¿Secuencia de iniciativas?

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CAMINOS ¿Cómo llegaremos allí ?

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ATRIBUTOS ¿Cómo ganaremos?

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PROCESO ¿Cuál será la velocidad y la secuencia de movimientos?

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T

. ¿Costos reducidos?

. ¿Precios competitivos ? LOGICA ECONÓMICA ¿cómo obtendremos los beneficios ?

Logística

Evolución de la Logística

• Se están dando cambios significativos en el tiempo.

• Cambios que han ido acompañados de la INNOVACION y CREATIVIDAD de las personas y empresas.

• LA LOGISTICA NO ES AJENA A ESTOS CAMBIOS.

• Pregunta, es LA LOGISTICA el motor de los mismos o un eslabón más dentro de la Cadena?

ORGANIZACION

COMPRASCOMPRAS ALMACENALMACEN DISTRIBUCIONDISTRIBUCION

NACIONAL.NACIONAL. IMPORTACIONIMPORTACION

M .PM .P P. TP. T LOCALLOCAL NACIONALNACIONAL INTERNAC.INTERNAC.

LOGISTICALOGISTICA

Grandes Retos Empresariales

InnovaciónCalidadReducción de ciclos de tiempoSatisfacción de clientes y consumidoresNuevos productos, nuevos serviciosCompetitividad en costo y diferenciación.

Como puedo mejorar el servicio ?

Como ser el competidorcon el mejor precio ?

Logística

“Función encargada del planeamiento, control e implantación de las actividades relacionadas al flujo eficiente de materiales desde los puntos de origen al lugar de consumo”.

SE INCREMENTA EL NIVEL DE SERVICIO

MARGENES O BENEFICIOS SE REDUCEN

LOS MERCADOS SE EXPANDEN

LA COMPETENCIA SEENDURECE

RECONSTRUIR SISTEMAS LOGÍSTICOS

RECONSTRUIR SISTEMAS LOGÍSTICOS

Importancia actual de la Logística

Logística del Presente

Necesidad por unSERVICIO MASCOMPLETO ….

Disponibilidaddel Producto

Rapidez en la EntregaEl Mercado

Crear un SISTEMA DE DISTRIBUCION

basado en ….¿Muchos Almacenes?

Exceso deCapacidad

Inversión enAlmacenes y

Stocks

Elevación delos Costes

Financieros

CapitalInmovilizado

Altos Niveles de Stock con un “Time toMarket” excesivo y una vida corta

Incremento en los COSTOS DE DISTRIBUCION

Estructuras organizativas COMPLEJAS yBUROCRÁTICAS

Otras Ocurrencias

Logística del Presente

Reconstrucción de Sistemas Logísticos

• Replantear solución de distribución física.

NO HAY QUE HACER LAS COSAS MEJOR SINOESFORZARSE POR HACERLAS DE DISTINTA MANERA

• Rediseñar procedimientos de abastecimientos.

• Planificar y gestionar producción.

HAY QUE APRENDER A INTEGRARSE CON: PRODUCCION - FINANZAS - MARKETING

LA LOGISTICA

INSTRUMENTO ADECUADO PARAAYUDAR A LAS EMPRESAS ACOMPETIR EN LA DIMENSION DEL TIEMPO

• Preocupación por la CALIDAD en el servicio.

• Integración de TIEMPO y ESPACIO en las Decisiones Logísticas.

• Gran oportunidad en el contexto internacional por la BUSQUEDA DE RELACIONES APROPIADAS (Comakership).

• TERCERIZACION dentro y fuera de la empresa.

• Mayor nivel en la organización para los Ejecutivos Logísticos.

• Necesidad de CAPACITAR a los Ejecutivos Logísticos.

Logística del Presente

La Administración Logística• Su esencia se concentra en la

COORDINACION DE TODAS LAS ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN EL FLUJO DE MATERIALES.

• De manera que • Compras,• Almacén y Control de

Inventarios,• Distribución Física y• Planeamiento y Control de la

Producción,

NO PUEDEN operar eficientemente

sin que exista una COORDINACION

INTELIGENTE entre todos.

Estructura del Sistema Logístico de la Empresa

Un sistema está constituido por una serie de elementos que INTEGRANDOSE y RELACIONANDOSE entre sí, contribuyen a lograr un fin determinado, alcanzando un OBJETIVO.

SistemaLogístico

Planeamiento yControl de laProducción

Compras

Almacenaje

Control de Inventarios

Distribución y Transporte

Comunicaciones

RRHH

Planeamiento y Control de la Producción

• Su objetivo es la CREACION DE BIENES Y SERVICIOS, mediante la GESTION DE OPERACIONES o TRANSFORMACION DE MATERIALES.

• El PLANEAMIENTO provee las bases para efectuar el control y asegura que los recursos asignados se empleen para alcanzar los objetivos que dieron lugar a los planes.

• El CONTROL debe estar siempre en relación a los planes preparados, logrando que la medición de la performance sea posible.

Compras

• ADQUIRIR los materiales, insumos, repuestos y demás, necesarios para que las empresas funciones correctamente, en la CANTIDAD REQUERIDA, en el MOMENTO OPORTUNO y con la CALIDAD REQUERIDA.

• Lo más importante : Búsqueda de buenos precios, sin sacrificar la calidad.

• COMAKERSHIP : Contar con socios estratégicos, estableciendo relaciones WIN to WIN.

Almacenes

• Responsable de guardar los materiales, insumos, repuestos, materias primas, productos en proceso, productos terminados, etc., conservándolos en CONDICIONES OPTIMAS para su utilización posterior.

• Su presencia es notoria cuando ocurre un DESEQUILIBRIO ENTRE APROVISIONAMIENTO Y PRODUCCION.

• Pregunta, SON UN MAL NECESARIO?

Control de Inventarios

• Son los AMORTIGUADORES DE LAS OPERACIONES, a fin de permitir que el sistema se desarrolle con efectividad y economía.

• NO deben permanecer SIN MOVIMIENTO.

• Disponer de materiales sin movimiento proporciona SEGURIDAD pero representa un COSTOS LOGISTICOS Y DE OPORTUNIDAD muy grande.

Distribución y Transporte

• Es el último eslabón de la Cadena de Abastecimiento.

• La organización de los transportes depende de la DISTRIBUCION GEOGRAFICA de los puntos (fábricas, almacenes, clientes) entre los cuales se realiza el flujo de los productos.

• Las características claves de este aspecto son : • COSTO;• RAPIDEZ DE ENTREGA y;• CALIDAD EN EL SERVICIO.

Comunicaciones

• El Sistema Logístico debe contar con elementos de comunicación para:– PROCESAR las órdenes de

compra;– para IMPARTIR o hacer llegar

a los proveedores, INSTRUCCIONES sobre los materiales solicitados o sobre los medios de transporte a utilizar;

– para COMUNICAR ESPECIFICACIONES relativas a las características de los artículos.

– DEFINIR las variaciones de los pedidos.

RRHH

• Constituye el ELEMENTO BASICO, que con su trabajo, hacen funcionar todo el sistema.

• Debe ser EL MAS IDONEO ya que sus acciones, decisiones y aptitudes, contribuyen al desarrollo normal y armónico de las operaciones dentro y fuera de la empresa.

• Debe de reconocerse el concurso del personal al cual hay que asignar las funciones, que de acuerdo a sus capacidades, pueda desempeñar mejor, considerando sus CONOCIMIENTOS y EXPERIENCIA.

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Objetivos de la Administración Logística

ObjetivosPrimarios

Costos de Operación BajosBuenos Precios de Compra

Alta Rotación de InventariosContinuidad en el Abastecimiento

Consistencia de la CalidadBuenas Relaciones con los Proveedores

Desarrollo del PersonalBuenos Registros

Relaciones Recíprocas FavorablesDiseño de Nuevos Productos

Adquisición de Nuevos MaterialesHacer o Comprar (Make or Buy)

NormalizaciónMejoramiento de Productos

Previsiones y Forecast

ObjetivosSecundarios

• Previsión de Ventas• Gestión de Pedidos

• Facturación• Planificación Integral

• Gestión de Costes Logísticos• Gestión de Servicio al Cliente• Necesidades de Distribución

• Reparto a Clientes• Almacenamiento

FLUJO DE INFORMACION

FLUJO DE PRODUCTOS

• Plataformas Logísticas• Centros de Distribución• Control de Inventarios

• Transportes• Envases y Embalajes

• Paletizado• Planeamiento y Control

de la Producción• Aprovisionamiento

• Proveedores

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La Logística Integral

• De la discrepancia de los objetivos resulta una COORDINACION DEFECTUOSA, que puede traducirse en una REDUCCION DEL NIVEL DE SERVICIO AL CLIENTE y COSTOS LOGISTICOS ELEVADOS, resultando que Logística no cumpla con sus principales objetivos, perdiendo la ventaja competitiva.

• La CENTRALIZACION DEL SISTEMA LOGISTICO Y SU POSICION DIRECTIVA dentro de las empresas, ha dado lugar a que se establezcan relaciones con las otras dependencias.

Relaciones con Otras Funciones Gerenciales de la Empresa

Relación Logística - Producción• La mejor relación debe ser

enfocada desde el punto de vista de sus objetivos, tratando de unificarlos en base a su CONTRIBUCION EFICAZ a los beneficios generales de la empresa.

• La relación debe ser de COORDINACION y no de SUBORDINACIÓN, no existiendo razón para que una de ellas domine una a la otra, sino el DESEMPEÑO COORDINADO DE AMBOS.

• Mientras que para Producción siempre es preferible que SOBREN LOS MATERIALES para no correr el riesgo de que se rompa el stock, para Logística LAS SOBREXISTENCIAS y ROTURAS DE STOCK son PERDIDAS que la empresa debe evitar.

• Se debe de tratar de alcanzar la MAS ESTRECHA COLABORACION haciendo que Logística conozca y participe en el planeamiento de las necesidades futuras de Producción.

Relación Logística - Producción

• A Finanzas – Contabilidad le compete el EMPLEO EFICIENTE DEL CAPITAL que la empresa tiene y EL CONTROL de las actividades en relación con el manejo de capital.

• Logística se encarga de realizar los MAYORES DESEMBOLSOS en la adquisición de los BIENES DE ACTIVOS FIJOS.

• Logística debe definir sus posibilidades de NEGOCIACION CON PROVEEDORES, logrando condiciones de pago acordes con la política de la empresa.

Relación Logística – Finanzas - Contabilidad

• Al diseñarse el Sistema Logístico, debe conocerse las normas de coordinación con Finanzas para lograr un BUEN EMPLEO DE LOS FONDOS que se tienen, reducciones en los costos de operación y mejoras en la entrega de los materiales.

• La coordinación en los procedimientos relacionados con materiales, es indispensable entre Logística y Finanzas – Contabilidad para conseguir EFECTIVOS BENEFICIOS EN LOS COSTOS.

Relación Logística – Finanzas - Contabilidad

• Al establecer el PRONOSTICO DE VENTAS o FORECAST, el área Comercial define las NECESIDADES DE LA EMPRESA.

• Producción deberá PLANEAR SUS ACTIVIDADES para RESPONDER AL PRONOSTICO ESTABLECIDO y proporcionar los artículos que se ha previsto vender.

• Logística debe ADECUAR su sistema para abastecer a Producción con las materias primas que requieren los productos que fabricará, y además preparar sus almacenes de productos terminados para recibir los artículos de producción.

Relación Logística – Comercialización

• La relación se centra principalmente en la utilización de COMPONENTES NORMALIZADOS para la producción de los artículos, para su Embalaje y para las Características y el Diseño de los nuevos artículos.

• Logística tratará de controlar los COSTOS LOGISTICOS (renovación, posesión, distribución).

Relación Logística – Ingeniería

• CONTROLAR LOS PRODUCTOS que fabrica la empresa y además AQUELLOS QUE SON ADQUIRIDOS para la Producción u otras dependencias.

• Logística debe establecer coordinaciones y obtener la colaboración, de manera de ASEGURARSE LA CALIDAD ADECUADA, haciéndola certificar por el Control de Calidad.

Relación Logística – Control de Calidad

EmpresasIndustriales

EmpresasComerciales

Empresasde Servicios

• Relevante es el ABASTECIMIENTO, dado la necesidadde contar con los productos a tiempo.• Las actividades de COMPRAS, INVENTARIOS,ALMACENAJE, TRANSPORTE y DESPACHO sondescentralizadas

• Extractivas : TRANSPORTE (marítimo o terrestre).•Transformación : ABASTECIMIENTO y DISTRIBUCION FISICA.

• El producto no sufre ningún cambio físico.• Son relevantes la DISTRIBUCION FISICA, elALMACENAJE, INVENTARIOS y ABASTECIMIENTO.• La negociación juega un papel importante por precios.

La Organización Logística