1 Importancia Método Manejo Doctos

7/25/2019 1 Importancia Mtodo Manejo Doctos

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Importancia y

mtodos parael manejo dedocumentosMdulo III, Submdulo 1


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Conservacin de

comunicacionesescritas

En el mundo de los negocios serequiere que las relaciones

comerciales se determinen de talmanera que slo la comunicacinescrita lo hace.


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Tipos de

comunicacionesescritas

Circular Memorando Convocatoria Acta de reunin Minuta de reunin Informes Facturas Requisiciones Carta comercial Oficios

Certificados Felicitaciones Invitaciones SaludosCartas a la prensa Telegramas Etc.


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Pro c eso

a d min istra t ivo

d e la o f i c in a

Cada

departamento


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Manejo dedocumentos y

archivo

CustodiarGuardar

ControlarUtilizar

CrearDisponer


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Terminologa especfica Archivonoma.Ciencia en la que se aprende el

arte de archivar.

Archivar.Sistema para organizar y guardar losdocumentos en forma ordenada y eficiente en unarchivero.

Sistema.Conjunto de normas establecidas para elfuncionamiento adecuado de algo.

Archivero.Mueble que rene las caractersticasadecuadas para la proteccin de losdocumentos. Fichero de informtica que sealmacena fuera del ordenador .


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Terminologa especfica Archivista.Persona que tiene a su cargo un

archivo. Archivo.Sitio donde se custodian o guardan

documentos. Gaveta.Cajn de un archivero. Marbete.Letrero central que sirve para

identificar lo que contiene cada gaveta. Gua con ojete.Indicadores que contiene

una gaveta con letras del alfabeto, ttulosgeogrficos o numricos.

Bloques seguidores.Sirven para sostener ycomprimir los expedientes dentro de lagaveta.


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Terminologa especficaGua principal.Indica de primera a

sptima posicin, de acuerdo con elancho de la gaveta. Sirve de base para

la ordenacin de los expedientes.Gua secundaria.Auxiliar de una gua

principal. Sirve para facilitar lalocalizacin de los expedientes.

Gua especial auxiliar.Se utiliza despusde una gua principal para subdividir esaseccin.


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Terminologa especfica Gua fuera.Gua con cejilla central o lateral

que se utiliza para indicar que un expedientefue prestado.

Expediente individual.Carpeta o folder querene de tres documentos en delante de unamisma persona, empresa o asunto.

Expediente miscelneo.Carpeta o folder quecontiene documentos de diferentescorresponsales.

Ttulo. Smbolo que se utiliza para la rotulacinde las guas del sistema elegido, y puede seruna letra, un nmero o un nombre. Tambinaparece en el documento.


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Ciclo devida de undocumentocomercial Creacin o recibo

Archivo y proteccin

Utilizacin

TransferenciaEliminacin


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Importanciadel proceso dearchivar

Los documentos que deben serguardados en los archivos provienen dedos fuentes:Los que se originan fuera de la empresa

(externos) y que generalmente sonrecibidos en original.

Los que se originan dentro de la empresa(internos) los cuales pueden ser copias.


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Importancia delproceso de archivar


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Instructivo1. Describirfsicamente el lugar y gavetas

2. Explicarel sistema de clasificacin3. Realizaruna clasificacin previa4. Definirqu tipo de carpeta usars

5. Elegirfolders de diferentes colores6. Archivarsiempre a la misma hora7. Utilizarlos folders vacos para fuera8. Depurarel archivador cuando menos9. Haceruna gua de todos los

expedientes

10. Reflexionarsobre el funcionamiento del

sistema de archivo implementado


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Conceptos bsicos para archivar


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Cuestionario1. Cules son las propiedades de la comunicacin

escrita?2. Por qu se considera que la comunicacin escrita

puede ser un medio de prueba legal?3. Mencione algunos tipos de comunicacin escrita

empresarial.

4. Cules son las acciones que se llevan a cabo en elmanejo de documentos, adems del archivo?5. Escribe la definicin de la palabra sistema.6. Escribe la definicin de gua principal.7. Cules son las cinco etapas en el ciclo de vida de un

documento comercial?8. Cules son las dos fuentes de origen del material quedebe ser archivado?

9. Por qu es importante que se realice un instructivopara localizar documentos?

10. Define el trmino ttulo.


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Lista de cotejo para evaluar el

cuestionarioINDICADOR SI CUMPLE NO CUMPLE PONDERACIN

Tiene las diezpreguntas

2

Las diezpreguntasestncontestadascorrectamente

5

Est escrito enel cuaderno

1

Es entregadoen la fechaindicada

2

TOTAL


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Mapa mentalElabore un mapa mental del primercontenido del tema.

Un mapa mental es una forma grfica deexpresar los pensamientos en funcin de losconocimientos que han sido almacenados

en el cerebro. Su aplicacin permiteexpresar los aprendizajes y asociar msfcilmente nuestras ideas.


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Mapa mentalCaractersticas de los mapas mentales:

a) El asunto o concepto que es motivo de nuestraatencin o inters se expresa en una imagencentral.

b) Los principales temas del asunto o conceptoirradian la imagen central de forma ramificada.

c) Las ramas tienen una imagen y/o palabraclave impresa sobre la lnea asociada.

d) Los puntos menos importantes tambin serepresentan como ramas adheridas a las ramasde nivel superior.

e) Las ramas forman una estructura conectada.


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Lista de cotejo para evaluar el

mapa mentalINDICADOR SICUMPLE

NOCUMPLE

PONDERA-CIN

Tiene imagen central 2

Los temas principales son

ramificaciones que derivan de laimagen central

2

Los temas principales tienen unaimagen y/o palabra

2

Los temas menos importantes son

ramas que derivan de los temasprincipales

2

Las ramas forman una estructuraconectada

2

TOTAL


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Estudio de casos 1Juan Rodrguez es propietario de unaestacin de gasolina. l le dice a su

amigo Toms Martnez que nonecesita implantar un sistema paraguardar sus documentos, porque sunegocio es muy pequeo.

Si usted fuera Toms, qu lerespondera a Juan?


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Estudio de casos 2Patricia Rojas quiere trabajar en laempresa de bienes races de su to. Ellaafirma que no va a tomar un curso de

Archivonoma porque le ser fcil llevar elcontrol de los documentos, aunque notenga estudios administrativos, nisecretariales.

Estn ustedes de acuerdo con ella?Creen que pueda lograr el propsito detodo sistema de archivo? Por qu?


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Rbrica para evaluar losestudio de casoIndicadores

/Niveles

Excelente (5 Pts.) Bueno (3 Pts.) Regular (1 Pto.)Pun

-tos

Conclusio-nes

Escribe, cuandomenos, 2conclusionesderivadas delcaso.

Escribe, cuandomenos, unaconclusinderivada delcaso.

Escribeconclusionespero noderivadas delcaso.

Soluciones

Las solucin sefundamentaclaramente en loscontenidosanalizados en elcontenido 1.

La solucin tienepoca claridad yse fundamentaen los contenidosanalizados en elcontenido 1.

La solucin no esclara y sefundamenta sloen algunoscontenidos delcontenido 1.

Trabajo enequipo

En todo momentotrabaj con suscompaeros parasolucionar el

caso.

Casi siempretrabaj con suscompaerospara solucionar

el caso.

Casi nuncatrabaj con suscompaerospara solucionar

el caso.


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BibliografaArchivonomaThala DomnguezCorona

Gilbert Kahn, Ed. D.Theodore Yerian, Ph. D.Jeffrey R. Stewart, Jr. De.D.

McGraw-HillMxico2001

ConstructivismoEstrategias paraaprender a aprenderJulio H. Pimienta PrietoPearsonPrentice HallMxico

2005

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