1 INDICE - DINACOPA · Manual de Organización y Funciones Anexo a la Resolución N° 1.112/2015 DG/SG/DPP y sus modificaciones DG 3 Dirección de Planificación y Proyectos - Manual

Manual de Organización y Funciones

Anexo a la Resolución N° 1.112/2015 DG/SG/DPP y sus modificaciones

DG 1 Dirección de Planificación y Proyectos - Manual de Organización y Funciones aprobado por Resolución N°

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1 INDICE 1 INDICE ......................................................................................................................... 1

2 PRESENTACIÓN ........................................................................................................... 7

2.1 MARCO NORMATIVO .................................................................................. 8

2.2 PLAN ESTRATÉGICO DE LA DINACOPA ........................................................ 8

2.3 MISIÓN ........................................................................................................ 8

2.4 VISIÓN ......................................................................................................... 8

2.5 VALORES ÉTICOS ......................................................................................... 8

2.6 FINES DE LA DINACOPA ............................................................................... 8

2.7 OBJETIVOS DE LA DINACOPA ...................................................................... 9

2.8 FUNCIONES DE LA DINACOPA (Art. 7°) ....................................................... 9

2.9 ATRIBUCIONES DE LA DINACOPA .............................................................. 10

3 ORGANIGRAMA GENERAL DE LA DINACOPA ............................................................ 11

4 DIRECCION GENERAL ................................................................................................ 12

4.1 Dirección General de Correos ................................................................... 13

4.1.1 Asesoría Técnica ........................................................................................ 15

4.1.2 Asesoría General ....................................................................................... 16

4.1.3 Secretaría General .................................................................................... 17

4.1.3.1 Área de Archivo ..................................................................................... 18

4.1.3.2 Mesa de Entrada ................................................................................... 19

4.1.4 Coordinación de Servicios Bancarios ........................................................ 20

4.1.4.1 Asesoría de Servicios Bancarios ............................................................ 21

4.1.4.2 Área de Control de Agencias y Sucursales ............................................ 22

4.1.4.3 Área de Seguimiento y Reclamos .......................................................... 23

4.1.4.4 Área de Control de Tarjetas .................................................................. 24

4.1.4.5 Área de Atención al Cliente................................................................... 25

4.1.4.6 Área de Procesamiento de Extractos .................................................... 26

4.1.4.7 Área de Procesamiento de Tarjetas. ..................................................... 27

4.1.5 Unidad Operativa de Contrataciones (U.O.C.) .......................................... 28

4.1.5.1 División de Asuntos Legales .................................................................. 29

4.1.5.2 División de Contrataciones ................................................................... 30

4.1.5.3 División de Programación y Evaluación ................................................ 31

4.1.6 Coordinación de Calidad y MECIP ............................................................. 32

4.1.6.1 Área de Procesos y Evaluación .............................................................. 33

4.1.6.2 Área Mejora Continua y Control de Gestión ......................................... 34

4.1.7 Asesoría Jurídica ........................................................................................ 35

4.1.7.1 Coordinación de la Asesoría Jurídica .................................................... 36

4.1.7.2 Área Legal .............................................................................................. 37




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4.1.7.3 Área Jurídica .......................................................................................... 38

4.1.8 Asesoría Filatélica...................................................................................... 39

4.1.8.1 Coordinación ......................................................................................... 40

4.1.8.2 Unidad de Ventas de Productos Filatélicos........................................... 41

4.1.8.3 Unidad de investigación y Proyectos de Emisión.................................. 42

4.1.8.4 Unidad de Diagramación y Montaje ..................................................... 43

4.1.9 Centro Nacional de Control de Operaciones ............................................ 44

4.1.9.1 Coordinación del Centro Nacional de Control de Operaciones ........... 45

4.1.9.2 Área de Reclamos.................................................................................. 46

4.1.10 Asesoría de Seguridad Postal .................................................................... 47

4.1.10.1 Unidad de Inspección y Supervisión ................................................. 48

4.1.10.2 Área de Inspección y Supervisión ..................................................... 49

4.1.10.3 Unidad de Vigilancia .......................................................................... 50

4.1.10.4 Área de Vigilancia .............................................................................. 51

4.1.10.5 Unidad de Seguimiento ..................................................................... 52

4.1.10.6 Área de Seguimiento ......................................................................... 53

4.1.11 Secretaria Privada ..................................................................................... 54

4.1.11.1 Área Asistente de Secretaria Privada ................................................ 55

4.1.11.2 Área de Gabinete .............................................................................. 56

4.1.11.3 Mesa de Entrada ............................................................................... 57

4.1.12 Coordinación de la Unidad de Asuntos Internos UDAI ............................. 58

4.1.12.1 Asesoría de la Unidad de Asuntos Internos ...................................... 59

4.1.12.2 Área Mesa de Entrada ....................................................................... 60

4.1.12.3 Área Jurídica ...................................................................................... 61

4.1.13 Asesoría de Relaciones Internacionales .................................................... 62

4.1.13.1 Coordinación de la Asesoría de Relaciones Internacionales ............. 63

4.1.14 Auditoría Interna ....................................................................................... 64

4.1.14.1 Área Mesa de Entrada ....................................................................... 65

4.1.14.2 Área Auditoría Administrativa Financiera ......................................... 66

4.1.14.3 Área Auditoría Técnica Operativa ..................................................... 67

4.1.15 Coordinación Técnica de Obras y Fiscalización ......................................... 68

4.1.16 Asesoría de Comunicación ........................................................................ 69

4.1.16.1 Área Prensa ....................................................................................... 70

4.1.16.2 Área Relaciones Públicas ................................................................... 71

4.1.17 Asesoría de Protocolo y Ceremonial. ........................................................ 72

4.1.17.1 Coordinación de Protocolo y Ceremonial. ........................................ 73

5 DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS ......................................................... 74

5.1 Dirección de Administración y Finanzas ................................................... 75




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5.1.1 Asesoría de la Dirección de Administración y Finanzas ............................ 76

5.1.2 Coordinación de la Dirección de Administración y Finanzas .................... 77

5.1.3 Control Interno.......................................................................................... 78

5.1.4 Departamento de Cuentas Internacionales .............................................. 79

5.1.5 Departamento de Contabilidad ................................................................ 80

5.1.5.1 Liquidación de Cuentas ......................................................................... 81

5.1.5.2 División de Registros Contables ............................................................ 82

5.1.6 Departamento de Patrimonio ................................................................... 83

5.1.7 Departamento Financiero ......................................................................... 84

5.1.7.1 División Admisión de Servicios Especiales ............................................ 85

5.1.7.2 División Control Financiero ................................................................... 86

5.1.7.3 División de Recaudaciones .................................................................... 87

5.1.7.4 División Distribución y Control de Valores Postales ............................. 88

5.1.7.5 División Admisión de Valores ................................................................ 89

5.1.7.6 División Franqueo a Pagar .................................................................... 90

5.1.8 Departamento Administrativo y Giraduría ............................................... 91

5.1.8.1 División Rendición de Cuentas .............................................................. 92

5.1.8.2 División de Suministro .......................................................................... 93

5.1.8.3 División Imprenta .................................................................................. 94

5.1.8.4 División de Servicios Generales ............................................................ 95

5.1.8.5 Central Telefónica ................................................................................. 96

5.1.8.6 Sección de Limpieza .............................................................................. 97

5.1.9 Departamento de Presupuesto ................................................................. 98

5.1.9.1 División Programación Presupuestaria ................................................. 99

5.1.9.2 División Ejecución Presupuestaria ...................................................... 100

5.1.9.3 División Control y Evaluación Presupuestaria ..................................... 101

5.1.10 Departamento de Cobranzas .................................................................. 102

5.1.11 Departamento de Correos Giros Internacional ...................................... 103

6 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS .................................................................... 104

6.1 Dirección de Recursos Humanos ............................................................ 105

6.1.1 Coordinación de Recursos Humanos ...................................................... 106

6.1.2 Unidad de Asuntos Legales ..................................................................... 107

6.1.3 Departamento de Gestión y Control del Personal .................................. 108

6.1.3.1 División de Informatización y Actualización de Legajos ..................... 109

6.1.3.2 División de Control y Fiscalización del Personal ................................. 110

6.1.4 Departamento de Salarios ...................................................................... 111

6.1.4.1 División de Liquidación de Salarios ..................................................... 112

6.1.4.2 División de Contrataciones Temporales ............................................. 113




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6.1.4.3 División SINARH .................................................................................. 114

6.1.4.4 División de Remuneraciones Complementarias ................................. 115

6.1.4.5 División de Gestoría Administrativa .................................................... 116

6.1.5 Coordinación General de Escuela Postal................................................. 117

6.1.6 Departamento Académico ...................................................................... 118

6.1.6.1 División Capacitación del Personal ..................................................... 119

6.1.7 Departamento de Concursos. ................................................................. 120

6.1.7.1 División de Procesos de Concursos ..................................................... 121

6.1.8 Departamento de Evaluación de Desempeño ....................................... 122

6.1.8.1 División Gestión de Procesos y Cargas de Datos ................................ 123

6.1.9 Unidad De Gestiones Jubilatorias ........................................................... 124

7 DIRECCION DE BIENESTAR DEL PERSONAL ............................................................. 125

7.1 Bienestar del Personal ............................................................................ 126

7.1.1 Asistencia Social y Farmacia .................................................................... 127

7.1.2 Guardería ................................................................................................ 128

7.1.3 Departamento de Clínica Médica ........................................................... 129

7.1.3.1 División de Enfermería ........................................................................ 130

7.1.4 Departamento de Odontología ............................................................... 131

8 DIRECCION DE PLANIFICACION Y PROYECTOS ........................................................ 132

8.1 Dirección de Planificación y Proyectos ................................................... 133

8.1.1 Coordinación de Planificación y Proyectos ............................................. 134

8.1.2 Departamento de Proyectos ................................................................... 135

8.1.2.1 División de Control y Seguimiento ...................................................... 136

8.1.3 Departamento de Planificación .............................................................. 137

8.1.3.1 División de Planificación ..................................................................... 138

8.1.4 Departamento de Estadísticas ................................................................ 139

8.1.4.1 División Análisis de Datos ................................................................... 140

8.1.5 Departamento de Organización y Método ............................................. 141

8.1.5.1 División Organización y Método ......................................................... 142

9 DIRECCCION COMERCIAL ........................................................................................ 143

9.1 Dirección Comercial ................................................................................ 144

9.1.1 Coordinación de Pagos ........................................................................... 145

9.1.1.1 División de Tesorería ........................................................................... 146

9.1.1.2 División de Reclamos .......................................................................... 147

9.1.1.3 División de Pagos ................................................................................ 148

9.1.2 Coordinación Comercial .......................................................................... 149

9.1.3 Atención al cliente .................................................................................. 150

9.1.4 Departamento de Gestión de Clientes .................................................... 151

9.1.4.1 División de Empresas Públicas ............................................................ 152




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9.1.4.2 División de Empresas Privadas ............................................................ 153

9.1.5 Departamento de Investigación del Mercado ........................................ 154

9.1.5.1 División de Marketing y Publicidad ..................................................... 155

9.1.5.2 División de Análisis de Tarifas ............................................................. 156

9.1.6 Departamento de Comercio Exterior ...................................................... 157

10 DIRECCION DE SERVICIOS ESPECIALES Y CORPORATIVOS .................................. 158

10.1 Dirección de Servicios Especiales y Corporativos ................................... 159

10.1.1 Coordinación de Servicios Especiales y Corporativos ............................. 160

10.1.2 Departamento de Paquetería Express .................................................... 161

10.1.2.1 División Control de Paquetería Express .......................................... 162

10.1.2.2 División MiPyMEs ............................................................................ 163

10.1.3 Departamento de Clientes Corporativos ................................................ 164

10.1.3.1 División Envíos Con Entrega Registrada .......................................... 165

10.1.3.2 División Envíos Sin Entrega Registrada ........................................... 166

10.1.3.3 División Recolección y Carga de Datos............................................ 167

10.1.3.4 División Control y Rastreo ............................................................... 168

10.1.4 Departamento de Servicio Especiales Nacionales .................................. 169

10.1.4.1 División Recepción de Servicios Especiales Nacionales .................. 170

10.1.4.2 División Expedición de Servicios Especiales Nacionales ................. 171

10.1.5 Departamento EMS Internacional .......................................................... 172

10.1.5.1 Recepción EMS Internacional ......................................................... 173

10.1.5.2 Expedición EMS Internacional ......................................................... 174

11 DIRECCION DE TECNOLOGIA ............................................................................... 175

11.1 Dirección de Tecnología .......................................................................... 176

11.1.1 Departamento de Servicios Informáticos ............................................... 177

11.1.2 Departamento de Desarrollo de Sistemas .............................................. 178

11.1.3 Departamento de Asistencia al Usuario ................................................. 179

12 DIRECCIÓN DE OPERACIONES ............................................................................. 180

12.1 Asesoría de la Dirección de Operaciones ................................................ 181

12.2 Coordinación Postal Aeropuerto Silvio Pettirossi ................................... 182

12.3 Asuntos Aduaneros ................................................................................. 183

12.4 Coordinación Postal Aeropuerto Guaraní ............................................... 184

12.5 Coordinación Operativa. ......................................................................... 185

12.6 Informática. ............................................................................................. 186

12.7 Departamento de Transporte. ................................................................ 187

12.7.1 División de Planificación de Transporte. ................................................. 188

12.7.2 División de Talleres. ................................................................................ 189

12.8 Departamento de Entrega. ..................................................................... 190

12.8.1 División de Casillas (Simple y Certificada). .............................................. 191




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12.8.2 División de Pequeños Paquetes. ............................................................. 192

12.8.3 División de Rezagos. ................................................................................ 193

12.9 Departamento de Encomiendas. ............................................................ 194

12.9.1 División de Recepción de Despachos ...................................................... 195

12.9.2 División de Expedición de Despachos ..................................................... 197

12.10 Departamento de Clasificación y Distribución .................................... 198

12.10.1 División de Clasificación. ..................................................................... 199

12.10.2 División de Distribución. ..................................................................... 200

12.11 Departamento de Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional. 201

12.11.1 División de Tráfico Nacional. ............................................................... 202

12.11.2 División de Recepción Internacional. .................................................. 203

12.11.3 División de Expedición Internacional. ................................................. 204

12.11.4 División de Contraloría de Sacas. ........................................................ 205

12.11.5 División de Documentación. ............................................................... 206

12.12 Departamento de Agencias y Sucursales Asunción y Área Metropolitana. ............................................................................................................ 207

12.12.1 División Agencias y Sucursales Asunción y Área Metropolitana. ........ 208

12.12.1.1 Agencias y Sucursales de Asunción y Área Metropolitana. ............ 209

12.13 Departamento de Agencias y Sucursales del Interior ......................... 210

12.13.1 División de Agencias y Sucursales del Interior .................................... 211

12.13.2 Jefatura de Regiones Postales............................................................. 212

12.13.2.1 Agencias y Sucursales del Interior ................................................... 213

13 GLOSARIO ............................................................................................................ 214




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2 PRESENTACIÓN La Dirección Nacional de Correos del Paraguay – DINACOPA ha aprobado las siguientes Resoluciones:

Resolución Nº 161/2017/ DPP/SG/DG. por la cual se aprueba la nueva

estructura organizacional de la Dirección Nacional de Correos del

Paraguay-DINACOPA y se revoca la Resolución nº 666/2015/DG/SG/DPP.

Resolución Nº 162/2017/ DPP/SG/DG. Por la cual se modifica parcialmente

la resolución n° 717/2015/DG/SG/DPP que aprueba el organigrama

funcional del staff de la dirección general y de las distintas direcciones de

línea de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay-DINACOPA,

conforme a la estructura organizacional aprobada según resolución nº

161/2017/ DPP/SG/DG.

Resolución N° 324/17 DG/SG/DPP por la cual se aprueba el manual de

organización y funciones de distintas dependencias de la Dirección Nacional

de Correos del Paraguay-DINACOPA, conforme a la estructura

organizacional aprobada según resolución nº 161/2017/ DPP/SG/DG.

Resolución N° 460/2017/ED/ DPP/ DRRHH por la cual se modifica

parcialmente la Resolución N° 717/ 2014/ DG /SG/DPP que aprueba el

Organigrama Funcional del Staff de la Dirección General y de las distintas

Direcciones de línea de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay –

DINACOPA, y se aprueba el Manual de Organización y Funciones.

Resolución nº 462/2017/ed/drh/dpp por la cual se modifica parcialmente la

resolución no. 717/2014/dg/sg/dpp que aprueba el organigrama funcional del

staff de la Direccion General y de las distintas direcciones de línea de la

Direccion Nacional de Correos del Paraguay - Dinacopa.

Resolución nº 464/2017/ ed/rrhh/dpp por la cual se modifica el manual de

organización y funciones de distintas dependencias de staff y direcciones de

línea de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay-Dinacopa, conforme

a la estructura organizacional aprobada según resolución nº

462/2017/ed/rrhh/ dpp, del 12 de mayo de 2017.

Por consiguiente se hace necesario actualizar el Manual de Funciones, porque se han creado áreas y/o eliminado (Departamento, división, coordinación, etc.) en determinadas dependencias, además se actualizaron las funciones de otras.

Este Manual de Organización y Funciones, adaptado a esa nueva Estructura de la DINACOPA, mantiene el esquema de acuerdo a los principios postulados en el Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones del Paraguay – MECIP, y busca facilitar el desempeño institucional definiendo los cargos, responsabilidades y relaciones de las unidades funcionales de la DINACOPA en sus diferentes niveles, asociadas con un Modelo de Gestión por Procesos. El Manual no pretende ser en extremo específico y detallado en el nivel de definición de las funciones de cada dependencia, sino establecer con cierto detalle las directrices y orientaciones generales de la organización formal, en las que se basan las reglas o normas básicas a las cuales deben ajustarse y alinearse todas las dependencias de la DINACOPA. Coherente con las atribuciones, funciones y con la Visión y la Misión de la DINACOPA, se ha concebido un modelo organizacional con la flexibilidad necesaria para adaptarse a las exigencias de renovación permanente, generados por los cambios en los gustos y necesidades de los clientes, los avances tecnológicos, por la competencia y las variaciones del entorno del sector postal en su conjunto, que dictan permanentemente nuevas reglas de juego en el mercado.




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2.1 MARCO NORMATIVO La Dirección Nacional de Correos del Paraguay – DINACOPA, fue creada por la Ley 4016/2010, como persona jurídica de derecho público, con carácter autárquico y patrimonio propio. Rige su funcionamiento por las disposiciones de la citada Ley, por los Acuerdos y Convenios (aprobados y ratificados), relativos a los servicios postales a nivel internacional adoptados por la Unión Postal Universal (UPU); y otros instrumentos internacionales que rigen la materia, las demás leyes que forman parte del Derecho Administrativo nacional, los Decretos del Poder Ejecutivo y por las Disposiciones y Resoluciones aplicables de las entidades de administración y de control que regulan la función pública. Como entidad del Estado se rige por todas las leyes administrativas y del personal público. Pasamos a citar las principales normas que conforman el marco jurídico específico dentro del cual desenvuelve sus funciones la DINACOPA: La Constitución Nacional; la Ley 741/78; la Ley 2284/03; la Ley 4016/10; la Ley 5394/15, entre otros.

2.2 PLAN ESTRATÉGICO DE LA DINACOPA El Plan Estratégico Institucional (P.E.I.), define las orientaciones y el curso de las acciones estratégicas que ha de desarrollar la Dirección Nacional de Correos del Paraguay (DINACOPA), a fin de responder a las exigencias de los servicios en el área postal. La implementación del MECIP (Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas del Paraguay) adoptada por Resolución NRO. 928/2011, determinó la necesidad de reformular la MISIÓN Y VISIÓN Institucional, que sirve como herramienta de gestión para fijar metas a corto, mediano y largo plazo.

2.3 MISIÓN “SOMOS UNA INSTITUCIÓN ORIENTADA A LA SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES Y FACILITADORES DE LA INCLUSION SOCIAL. OFRECEMOS SERVICIOS POSTALES, CON COBERTURA NACIONAL E INTERNACIONAL Y CONTRIBUIMOS A LA DIFUSIÓN CULTURAL A TRAVÉS DE LA FILATELIA”.

2.4 VISIÓN “SER UNA INSTITUCIÓN LÍDER EN EL SECTOR POSTAL CON INNOVACIÓN Y DESARROLLO, ORIENTADA A LA EXCELENCIA DEL SERVICIO, GARANTIZANDO LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.”

2.5 VALORES ÉTICOS

- HONESTIDAD - RESPONSABILIDAD - COMPROMISO - EFICIENCIA - RESPETO - SERVICIO - COLABORACIÓN - LEALTAD

2.6 FINES DE LA DINACOPA El Art. 3°- de la Ley 4016/2010 establece que “La DINACOPA tiene como fin la prestación de los servicios postales establecidos en el ámbito de esta Ley y se constituye en el Operador designado para la prestación del Servicio Postal




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Universal, en cumplimiento de lo establecido en la Ley N° 2595/05 “QUE APRUEBA EL CONVENIO POSTAL UNIVERSAL Y EL REGLAMENTO GENERAL DE LA UNIÓN POSTAL UNIVERSAL”. Las condiciones de calidad y accesibilidad de los precios del Servicio Postal Universal, serán establecidas en la reglamentación de la presente Ley”

2.7 OBJETIVOS DE LA DINACOPA El Art. 6°- de su Ley de creación le asigna el siguiente objetivo: “La prestación de los servicios postales de origen nacional e internacional incluidos los del ámbito del Servicio Postal Universal; los demás servicios y productos creados y a crearse ofrecidos por la DINACOPA; así como la emisión y promoción de los sellos postales, tendientes a la satisfacción de las necesidades de sus clientes”.

2.8 FUNCIONES DE LA DINACOPA (Art. 7°) a) la administración, gestión, desarrollo y explotación de los servicios postales de origen nacional e internacional, incluidos los del ámbito del servicio postal universal; los demás servicios y productos; los previstos en los tratados internacionales suscritos y ratificados; los servicios y productos postales creados por la DINACOPA, a fin de satisfacer las necesidades de los clientes; b) la prestación de servicios de correo híbrido, servicios financieros, provisión de logística y cualquier otro tipo de servicio de nueva creación, relacionado con la correspondencia y demás comunicaciones postales; c) promover y desarrollar con entidades afines de otros países, el intercambio de servicios y participar de las reuniones de la Unión Postal Universal-UPU, Unión Postal de las Américas España y Portugal-UPAEP y demás Organismos Internacionales relacionados con la actividad postal; d) promover las acciones necesarias para la adecuada utilización de la asistencia y cooperación técnica en materia postal a escala nacional e internacional y propender a la interacción y cooperación mutua con entidades del sector público y privado; e) emitir y poner en circulación los sellos de correos u otros medios de franqueo, así como la comercialización de los mismos; f) fomentar, impulsar, comercializar, exhibir y promover las especies o productos postales a través de la filatelia; g) conservar, enriquecer y difundir las colecciones postales que forman parte del patrimonio cultural de la Nación; h) establecer las tarifas y los precios para los servicios y productos postales; i) planificar y formular la política general de la DINACOPA, para el área comercial, operativa, administrativa y financiera; j) diseñar, elaborar y proponer la normativa orgánica de la DINACOPA, para el mejor servicio y funcionamiento administrativo y operativo; k) suscribir contratos con clientes, proveedores y prestadores de servicios; l) suscribir acuerdos con otras Administraciones Postales Internacionales y con terceros, para incorporar y comercializar nuevos servicios y productos; m) acordar condiciones y suscribir acuerdos para la tercerización total o parcial de servicios y venta de productos postales, en el marco de lo dispuesto por la Ley N° 2051/03 “DE CONTRATACIONES PUBLICAS” y sus modificatorias; n) acordar tarifas y celebrar contratos con empresas de transporte aéreo, fluvial, terrestre y de locación, como locador o locatario de inmuebles; ñ) formalizar acuerdos de cooperación con otros operadores de servicios postales, nacionales e internacionales; o) administrar sus bienes, elaborar y ejecutar su presupuesto; y,




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p) habilitar y cancelar cuentas en el sistema financiero local o internacional, así como ejecutar operaciones activas y pasivas de créditos o préstamos.

2.9 ATRIBUCIONES DE LA DINACOPA El Art. 8° de la Ley 4016/2015 establece que: “En su condición de Operador Designado para la prestación del Servicio Postal Universal garantizado por el Estado, quedan reservadas con carácter exclusivo a la DINACOPA”: a) la recepción, admisión, clasificación, procesamiento, transporte, distribución y entrega en todo el territorio nacional de correspondencia, certificada o no, siempre que su peso sea igual o inferior a 100 (cien) gramos; b) la preferencia cuando los remitentes sean el sector público nacional y demás entes autárquicos y descentralizados; c) la preferencia en la entrega de documento y demás notificaciones de carácter administrativo o judicial y su certificación a los efectos legales, conforme a las disposiciones del Código de Procedimientos Civiles; d) la preferencia de trámites en el control aduanero de los envíos, incluidos en el ámbito del SPU, y servicios que presta la DINACOPA; e) la prioridad y regularidad en el tratamiento y transporte de los despachos postales, por parte de todas las empresas aéreas, fluviales, ferroviarias y terrestres que operan dentro del territorio nacional; f) la atribución de establecer el servicio de Casillas de Correos o Apartados Postales destinado a la entrega de envíos de correspondencia y a la instalación de Buzones Postales de Admisión, en todo el territorio nacional; g) la utilización de las denominaciones “El Correo”, “Correo Paraguayo”, “Correo Oficial”, “Correo Público”, el logotipo y demás signos distintivos identificadores de los productos y servicios del Correo Paraguayo; la emisión y utilización de los sellos postales y demás signos de franqueo y acreditativos del pago de la tasa postal; h) la DINACOPA tiene capacidad para comprar, vender o arrendar bienes muebles e inmuebles y podrá recibir donaciones. Asimismo, tendrá capacidad para realizar y celebrar todos los actos y contratos necesarios para el desempeño de su cometido; y, i) las empresas privadas dedicadas a prestar servicios postales o de mensajerías, admisión, transporte y distribución de paqueterías y afines deben estar inscriptas en el registro de operadores postales habilitado a ese efecto en la DINACOPA.




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3 ORGANIGRAMA GENERAL DE LA DINACOPA




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4 DIRECCION GENERAL




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Nivel Denominación

Dirección General

4.1 Dirección General de Correos Objetivos: Dirigir, organizar, ejecutar y controlar todo lo referente a las gestiones de

la Institución.

Dependiente de: Presidencia de la República.

Dependencias: Todas las dependencias de la DINACOPA.

Funciones Frecuencia

1 Velar y verificar que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias relativas a sus funciones.

Diariamente

2 Velar por el cumplimiento de los convenios, tratados, acuerdos y recomendaciones de la normativa Postal Internacional.

Diariamente

3 Representar a la DINACOPA ante los poderes públicos y organismos Nacionales e Internacionales.

En todos los casos

4 Ejercer la representación legal de la DINACOPA, a todos los efectos, ante los tribunales de justicia o arbitrales, conferir y revocar poderes o mandatos.

Permanentemente

5 Adquirir derechos, pactar comisiones, suscribir contratos y otros instrumentos y documentos.

Según cada caso

6

Ejercer la función de ordenador de gastos, de conformidad a las disposiciones legales vigentes, siendo responsable de la ejecución del presupuesto designado a la DINACOPA.

Permanentemente

7 Elevar el anteproyecto de presupuesto anual de la DINACOPA para su posterior estudio y aprobación por los organismos encargados para el efecto.

Anualmente

8 Elevar a las instancias correspondientes los proyectos de reglamento y sus modificaciones.

Según cada caso

9

Establecer procedimientos operativos, conforme a la necesidad del servicio Postal, basados en los convenios, actas, resoluciones, acuerdos y recomendaciones de la Unión Postal Universal y de la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, y otros Organismos Nacionales e Internacionales.

Según necesidad

10

Disponer la supervisión, inspección, fiscalización, control, intervención y auditoria operativa, administrativa y financiera de cualquiera de sus dependencias.

Diariamente

11

Definir y ejecutar la Política de Recursos Humanos de la DINACOPA, proponer al Poder ejecutivo los nombramientos, aplicar sanciones de primer grado, solicitar la instrucción de Sumario Administrativo, emitir reglamentos Internos, disponer sobre rotaciones, traslados, asignación de cargos y funciones, atendiendo a la estructura institucional.

En cada caso

12

Decidir sobre otorgamiento de becas, pasantías, incentivos, bonificaciones y gratificaciones, remuneraciones extraordinarias, remuneraciones adicionales, otras remuneraciones complementarias, permisos, contrataciones y rescisión de contrato del personal, de acuerdo con la necesidad de la DINACOPA.

En cada caso

13

Designar a los funcionarios que representaran a la DINACOPA, en los congresos, reuniones de trabajo, seminarios, pasantías y otros eventos en el ámbito Nacional e Internacional.

En cada caso




462/17 ED/SG/DPP

14 Contratar asesores técnicos Nacionales e Internacionales y extranjeros, conforme con las necesidades del servicio.

Según necesidad

15 Integrar comisiones Especiales Nacionales e Internacionales, de acuerdo con las necesidades de la DINACOPA.

Según necesidad

16 Habilitar o clausurar sucursales o agencias de correos, conforme a las necesidades del servicio Postal y a las estrategias comerciales de la DINACOPA.

Según cada caso.

17

Decidir sobre pagos, cobros y compensaciones de cuentas postales Nacionales e Internacionales del servicio Postal, conforme al convenio de la Unión Postal Universal y acuerdos Bilaterales o Multilaterales.

Según cada caso

18

Disponer de los recursos provenientes de los fondos Internacionales y Nacionales, conforme a los acuerdos y convenios vigentes a las exigencias de los Organismos de Cooperación Técnica.

Según cada caso

19 Disponer el pago de las cuotas contributivas a los Organismos Postales Internacionales.

Según cada caso.

20 Realizar cuantas otras actividades sean necesarias para el mejor cumplimiento de sus funciones.

Permanentemente

21 Velar por el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo.

En todo momento.

22 Administrar el patrimonio Institucional y resguardar los equipos, muebles y otros bienes.

Permanentemente




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Nivel Denominación

Asesoría 4.1.1 Asesoría Técnica

Objetivos: Asesorar al Director/a General de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay, en lo que se refiere a las actividades técnicas de las diferentes áreas de la Institución para su mejor funcionamiento.

Dependiente de: Dirección General.

Dependencias: Ninguna.


1 Colaborar en los estudios y análisis técnicos que se lleve a cabo en las Direcciones y Asesorías de la Institución.

Permanentemente

2 Asesorar en el análisis y elaboración de proyectos de Reformas del Sector Postal. En cada caso

3 Coordinar y participar en las actividades técnicas que tiendan al mejoramiento de los servicios postales.

Permanentemente

4 Participar de las negociaciones contractuales referente al servicio conjuntamente con la Asesoría General, Asesoría Jurídica u otros que designe la Dirección General.

En cada caso

5 Asesorar al Director General en la planificación y organización operativa y funcional de la DINACOPA.

En cada caso

6 Ayudar en la elaboración de los planes y programas de la Institución. En cada caso

7 Colaborar en los planes de comercialización. Permanentemente

8 Participar en la elaboración de las políticas de la Institución. En cada caso

9 Participar en la elaboración de los programas de Control y supervisión de Calidad. En cada caso

10 Participar en la formulación de los proyectos y en el establecimiento del Servicio Postal Universal (S.P.U.).

Permanentemente

11 Participar en las actividades tendientes al mejoramiento operacional. Permanentemente

12 Colaborar en las actividades que realiza el Director General, elevar a su consideración las sugerencias y resultados de su participación, estudios y análisis técnicos en las diferentes aéreas de la Institución.

En cada caso

13 Sugerir otras actividades con implicancias y efectos respecto a la Institucionalidad y la gestión sectorial.

Permanentemente

14 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente

15 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de su cargo. Según necesidad




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Nivel Denominación

Staff 4.1.2 Asesoría General

Objetivos: Asesorar al Director/a General de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay DINACOPA en todo lo que se refiere a las actividades Administrativas y Operativas de la Institución para su mejor funcionamiento.




1 Acompañar al Director General en las reuniones de trabajo con el Staff y sus Directores de línea.

Según cada caso

2 Participar en el análisis de las documentaciones nacionales e internacionales cuando el Director General lo asigne.

En cada caso

3 Asesorar al Director General en las actividades relacionadas con la optimización de los servicios que presta la Institución.

Según cada caso

4 Participar de las negociaciones contractuales referente al servicio conjuntamente con la Asesoría Técnica, Asesoría Jurídica y la Dirección General.

En cada caso

5 Participar en el análisis de situaciones referente a los recursos humanos, en la elaboración de los planes y programas Institucionales.

En cada caso

6 Participar en los programas de comercialización y políticas de la DINACOPA. En cada caso

7 Participar en la elaboración de los programas de Control y Supervisión de Calidad. En cada caso

8 Participar y sugerir al Director General referente a proyectos y establecimientos de los Servicios Especiales.

Permanentemente

9 Participar en la elaboración de planes y programas de servicios de las Agencias y Sucursales a nivel País.

Permanentemente

10 Colaborar con las actividades que realice el Director General y elevar a su consideración las sugerencias y resultados de su participación, estudios y análisis en las diferentes áreas de la Institución.

En cada caso

11 Mantener informes actualizados para el Director General referente a propuestas y sugerencias de todas las actividades Operativas y procesos administrativos de la Institución.

Permanentemente


Permanentemente

13 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo. Según necesidad




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Nivel Denominación

Staff 4.1.3 Secretaría General

Objetivos: Producir, controlar y archivar las documentaciones relacionadas con la institución y asesorar al Director de Correos en lo referente a normas, reglamentos y procedimientos vigentes.


Dependencias: Área de Archivo y Área de Mesa de entrada.


1 Producir, controlar y archivar las documentaciones relacionadas con la Institución y asesorar al Director de Correos en lo referente a normas reglamentos y procedimientos vigentes.

Permanentemente

2 Velar por el cumplimiento de las disposiciones adoptadas por la DINACOPA, conforme a las normas vigentes y acuerdos internacionales de la UPU y la UPAEP.

Permanentemente

3 Verificar y someter las notas, resoluciones y documentos Nacionales e Internacionales para la firma del Director General, que guarden relación con las actividades de la institución y suscribir las resoluciones.

Según necesidad

4 Realizar las gestiones administrativas y contractuales con personas físicas o jurídicas en lo que se refiere a la prestación de servicios, conjuntamente con la asesoría Jurídica, previo dictamen de la misma.

En cada caso

5 Conocer e interiorizarse en el funcionamiento del servicio de correo y de las normas vigentes y legales, nacionales e internacionales, para asesorar al Director General de Correos.

Permanentemente

6 Redactar las documentaciones emanadas y recibidas por la Dirección Nacional de Correos del Paraguay- Dinacopa, (Notas, Resoluciones, Expediente, etc.) Nacionales e Internacionales.

Según necesidad

7 Mantener un completo y actualizado archivo de las documentaciones de la institución Según necesidad

8 Recibir por mesa de entrada y procesar las documentaciones dirigidas a las distintas dependencias de la institución y asesorar sobre las mismas.

Permanentemente

9 Preparar notas, memorándum, resoluciones, circulares y otros. Permanentemente

10 Recolección datos e informes necesarios para la toma de decisiones y elaboración de documentos por el Gabinete y Secretaria General.

Según necesidad

11 Monitoreo de archivos ingresados a la institución. Permanentemente

12 Despachar todos los documentos ingresados de la Secretaria General. En cada caso.

13 Velar por el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente





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Nivel Denominación

Área 4.1.3.1 Área de Archivo

Objetivos: Mantener organizado todos los documentos producidos por la Institución y asegurar su buena conservación y archivo.

Dependiente de: Secretaría General.



1 Mantener organizados todos los documentos producidos por la Institución y asegurar su buena conservación y archivo.

Permanentemente

2 Realizar y mantener una clasificación de todos los documentos, por su tipo y característica, área y por año.

Permanentemente

3 Informar por medio de notas a la jefatura inmediata sobre el ingreso de los documentos al archivo central.

Permanentemente

4 Organizar el estilo de reciclaje y/o incineración de papeles que han cumplido el plazo de resguardo y/o han perdido utilidad alguna para la Institución.

Para cada caso

5 Mantener al día el histórico de los documentos que ingresan, así como el de los que son dados de baja.

Diariamente


Permanentemente





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Nivel Denominación

Área 4.1.3.2 Mesa de Entrada

Objetivos: Recibir y despachar todas las documentaciones que se refieran a la Institución y a sus recursos humanos.

Dependiente de: Secretaria General.



1 Recibir las documentaciones ingresadas a la Institución como Notas, Memorándum y otros, consignando el acuse oficial, el número de expediente, fecha y objeto.

Permanentemente

2 Recepcionar llamadas telefónicas y visitas. Permanentemente

3 Mantener los archivos al día. Permanentemente

4 Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. Diariamente

5 Realizar las tramitaciones de expedientes al día. Permanentemente

6 Actualizar la agenda de la Secretaria General, tanto la de reuniones así como la de teléfonos y direcciones.

Diariamente

7 Coordinar con las dependencias con interrelaciones más frecuentes. Permanentemente

8 Conocer y Respetar los protocolos para la atención al público. Según necesidad

9 Canalizar a donde corresponda las notas, memorándum, resoluciones, circulares y otros. Según Necesidad

10 Recabar datos e informes necesarios para la toma de decisiones y la elaboración de documentos a través de Gabinete y Secretaria General.

Permanentemente

11 Monitoreo de documentos ingresados a la institución. En cada caso

12 Conocer, respetar e implementar las actividades de la dependencia de acuerdo a la agenda de la Secretaria General.

Diariamente


Permanentemente




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Nivel Denominación

Dirección 4.1.4 Coordinación de Servicios Bancarios

Objetivos: Coordinar los trabajos de la prestación de servicios bancarios.


Dependencias: Asesoría de Servicios Bancarios Área de Control de Agencias y Sucursales Área de Seguimiento y Reclamos Área de Control de Tarjetas Área de Atención al Cliente. Área de Procesamiento de Extractos. Área de Procesamiento de Tarjetas.


1 Coordinar los trabajos de retiro de tarjetas de débito y de crédito de las empresas que emiten, para su procesamiento con los funcionarios del Área.

Diariamente

2 Coordinar los trabajos de facturación con los Directivos del BNF. Diariamente

3 Coordinar los trabajos de envío de tarjetas (débito y de crédito) solicitados por las Agencias Bancarias.

Diariamente

4 Monitorear el movimiento de entrega de las tarjetas de créditos y de débito y extracto de tarjetas de créditos Bancarios en las distintas Sucursales de la DINACOPA.

Diariamente

5 Remitir informes al Banco Nacional de Fomento de los acuse de los envíos admitidos para su entrega y a la Dirección General del Correo Paraguayo el movimiento diario.

Diariamente

6 Monitorear el funcionamiento de las distintas aéreas dentro de la coordinación. Según necesidad

7 Verificar que la habilitación de los Servicios Bancarios que hayan sido solicitados por los clientes sean ejecutados.

Según necesidad

8 Realizar viajes de monitoreo en las diversas Agencias de Correos, para verificar la entrega de tarjetas de débito y crédito y otros Servicios que compete a esa Área.

Según necesidad

9 Hacer seguimiento de las tarjetas de crédito y débito Bancarios en proceso atravez del Sistema TecBan del BNF. Diariamente

10 Coordinar el Servicio Bancario de entrega de tarjetas de débito de las Entidades que solicitan este Servicio. Diariamente

11 Proponer innovaciones para mejorar el Servicio. Según necesidad

12 Mantener actualizado el archivo de los documentos utilizado de su dependencia Permanentemente

13 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo. Permanentemente

14 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superior inmediato y que estén acordes al cargo. Según necesidad




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Nivel Denominación

Staff 4.1.4.1 Asesoría de Servicios Bancarios

Objetivos: Coordinar y acompañar las actividades propias del Área de Coordinación de Servicio Bancarios asistiendo al Coordinador/a en todos los temas que le sean requeridos.

Dependiente de: Coordinación de Servicios Bancarios.



1 Apoyar a la jefatura de Coordinación de Servicio Bancarios a Coordinar, supervisar y controlar que todos los procesos operativos sean aplicados para cada servicio.

Permanentemente

2 Sustituir al Coordinador/a de Servicios Bancarios en caso de ausencia temporal y realizar gestiones o labores por mandato del mismo ante situaciones que requiera su presencia sin que ello implique la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

3 Coordinar los viajes al interior y designaciones de funcionarios para entrega de tarjeta

Según necesidad

4 Realizar viajes a las Agencias para capacitación y monitoreo del funcionamiento de todos los Servicio relacionado con el Área

Según necesidad

5 Coordinar los trabajos de facturación de tarjetas de Servicios Bancarios.

Diariamente

6 Monitorear el trabajo de los carteros motorista. Permanentemente

7 .Remitir informe al Coordinador de Servicio Bancario de todas las actividades realizadas que compete al Área.

Permanentemente


Permanentemente

9 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superior inmediato y que estén acordes al cargo.

Según necesidad




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Nivel Denominación

Staff 4.1.4.2 Área de Control de Agencias y Sucursales

Objetivos: Controlar la entrega de tarjetas de débito y de créditos bancarios en las Agencias y Sucursales de la DINACOPA.


Dependencias: Ninguna


1 Realizar el reencaminamiento de las tarjetas de débito y crédito del BNF para su entrega en las Sucursales de la DINACOPA. Según necesidad

2 Actualizarlos datos de los clientes del BNF para su posterior entrega. Diariamente

3 Verificar las entregas de las tarjetas de débito y de crédito del BNF en las Sucursales de la DINACOPA. Diariamente

4 Preparar el Formulario F4 para su posterior cobro al BNF. Diariamente


6 Mantener actualizado el archivo de los documentos utilizado en su dependencia. Permanentemente





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Nivel Denominación

Staff 4.1.4.3 Área de Seguimiento y Reclamos

Objetivos: Controlar y realizar seguimientos de los reclamos

Dependiente de: Coordinación de Servicios Bancarios



1 Controlar y realizar seguimientos de los reclamos de los extractos Bancarios

Diariamente

2

Solicitar y coordinar los pedidos de tarjetas de Débito y de Crédito BNFa las sucursales del Banco

Según necesidad

3 Retirar documentos y oficios de las oficinas del Banco para actualizar direcciones y reencaminar donde corresponde. Permanentemente

4 Realizar el seguimiento de los comprobantes de entrega de Extracto Bancario, que han sido rechazados por el Banco. Permanentemente

5 Presentar un reporte al Banco de las confirmaciones de entrega de los extractos del Servicio Bancarios, que han sido reencaminado, para actualizar en su base de datos Mensualmente







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Nivel Denominación

Staff 4.1.4.4 Área de Control de Tarjetas

Objetivos: Realizar entrega de Tarjetas de Débito y/o Crédito Bancarios en las Sucursales de la DINACOPA.

Dependiente de: Coordinación de Servicios Bancarios



1 Realizar trabajos de entrega de Tarjetas de Débito y de Crédito del BNF en casa Central y en las Agencias y Sucursales del Interior de la DINACOPA.

Diariamente

2 Recepcionar los pedidos de Tarjetas de Débito y de Crédito al BNF para su posterior envíoa las Sucursales de la DINACOPA, si así lo requiere. Diariamente

3 Gestionar ante el BNF Tarjetas de Débito y de Crédito que no han sido procesados. Diariamente

4 Preparar y controlar el formulario F4 para el cobro correspondiente al BNF. Diariamente

5 Ensobrar las Tarjetas de Crédito del BNF para su posterior proceso de entrega. Diariamente

6

Preparar estadísticas para la Coordinación de Servicio Bancarios, de las tarjetas remitidas y entregadas a las Sucursales del BNF Y a las distintas Sucursales de la DINACOPA, además de las entregas de Tarjetas Personalizadas.

Diariamente

7 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizado en su dependencia. Permanentemente






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Nivel Denominación

Staff 4.1.4.5 Área de Atención al Cliente

Objetivos: Realizar entrega de las Tarjetas de Débito y/o Crédito del BNF a los titulares.




1 Realizar control y entrega de las Tarjetas de Débito y/o Crédito del BNF en ventanilla. Diariamente

2 Designar tarea para atención al cliente al grupo de trabajo con funcionarios de la DINACOPA.

Diariamente

3 Controlar los comprobantes de entrega de Tarjetas de Débito y/o Crédito del BNF y cargar los datos de las entregas en el Sistema Informático.

Diariamente

4 Remitir al BNF los comprobantes de entrega de las Tarjetas de Débito y /o Crédito. Diariamente

5 Actualizar datos de los clientes. Diariamente

6 Coordinar las entregas personalizadas, previa solicitud a través de un formulario identificando lugar de entrega, coordinando con el cartero, para la entrega en el lugar señalado.

Según necesidad

7 Realizar eventos de entrega de Tarjetas de Débito BNF, previa coordinación con el BNF y la DINACOPA, fecha, lugar y hora.

Según necesidad

8 Preparar y controlar el Formulario F4 de las entregas diarias de las Tarjetas de Débito del BNF por hora y por monto.

Diariamente

9 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizado en su dependencia. Permanentemente


Permanentemente





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Nivel Denominación

Staff 4.1.4.6 Área de Procesamiento de Extractos

Objetivo Procesar entrega de Extracto de las tarjetas de Créditos de las Cuentas Corrientes y Cajas de Ahorro de Servicios Bancarios a los titulares.




1 Retirar los extractos de los operadores (BEPSA y ProCard).

Diariamente

2 Realizar el trabajo de ensobrado, clasificación y empaquetado de los Extractos de los Servicios Bancarios, para su posterior distribución de acuerdo a las Área correspondiente (BNF, oficina de Distribución y a las distintas Agencias del Interior de la DINACOPA).

Diariamente

3 Controlar los comprobantes de entrega de Tarjetas y Extractos de los Servicios Bancarios previamente planillados.

Diariamente

4 Retirar documentos de las distintas dependencias delBNF, para su proceso correspondiente.

Diariamente

5 Actualizar datos de los clientes para realizar entrega de Extracto. Diariamente



Permanentemente

8 Cumplir con las tareas que le sean encomendadas por su Superior inmediato y que estén acordes al cargo.

Según necesidad




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Nivel Denominación

Staff 4.1.4.7 Área de Procesamiento de Tarjetas.

Objetivos: Procesar y entregar tarjetas de Débitos de Servicios Bancarios.




1 Retirar de BEPSA las tarjetas de Débito de DINELCO para su procesamiento (ensobrar y clasificar), para remitir al BNF.

Diariamente

2 Retirar las tarjetas de Débito (VISA) del BNF, para su procesamiento y posterior remisión al BNF.

Diariamente

3 Ensobrar, clasificar y empaquetar las tarjetas. Diariamente

4 Remitir las tarjetas ensobradas a la oficina de Atención al Cliente y al Banco de donde serán retiradas por los titulares.

Diariamente

5 Preparar y controlar F4 (formulario de entrega diaria de las tarjetas por hora y por monto).

Diariamente







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Nivel Denominación

Staff 4.1.5 Unidad Operativa de Contrataciones (U.O.C.)

Objetivos: Ejecutar los procedimientos de planeamiento, programación, presupuesto y contratación de la DINACOPA conforme a lo dispuesto en la ley vigente de contrataciones públicas.


Dependencias: División de Asuntos Legales, División de Contrataciones, División de Programación y Evaluación.


1 Ejecutar los procedimientos de planeamiento, programación, presupuesto y contratación de las materias reguladas en la Ley 2051/03.

Para cada caso

2 Mantener una relación funcional y técnica con la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas.

Permanentemente

3 Elaborar el Plan Anual de Contrataciones de cada Ejercicio Fiscal, y someterlo a consideración de la máxima Autoridad.

Anualmente

4 Actualizar en forma permanente la base de datos del SICP (Sistema de información de las contrataciones Públicas).

Permanentemente

5 Remitir a la DNCP los informes y las resoluciones requeridas por la Ley. Para cada caso

6 Notificar oportunamente a la DNCP (Dirección Nacional de Contrataciones Públicas) el incumplimiento en el que incurran los proveedores y Contratistas y solicitar la aplicación de sanciones que correspondan.

Según cada caso

7 Implementar las regulaciones sobre organización y funcionamiento que emita la DNCP. Para cada caso

8

Elaborar los Pliegos de Bases y Condiciones y/o Cartas de Invitación particulares para cada proceso licitatorio, tramitar el llamado, responder a las aclaraciones y comunicar enmiendas, recibir y custodiar ofertas, someterlas a consideración del Comité de Evaluación de Ofertas, revisar los informes de evaluación y refrendar la recomendación de la adjudicación, elevándola a la máxima autoridad Institucional.

Para cada caso

9 Emitir dictámenes, según las competencias atribuidas por la Ley. Para cada caso

10 Gestionar la formalización de los contratos y recibir las garantías correspondientes. En cada caso

11 Mantener un archivo ordenado y sistemático en forma física y electrónica de la documentación comprobatoria de los actos y contratos que sustenten las operaciones realizadas por el plazo de prescripción.

Diariamente

12

Realizar el planeamiento de las contrataciones, las cuales deberán ajustarse a: a) los objetivos, metas, prioridades y estrategias establecidos en el Plan Estratégico Económico y Social y en los programas institucionales; b) las previsiones y políticas para el ejercicio de recursos contemplados en la ley anual de Presupuesto General de la Nación vigente; y c) la calendarización de recursos presupuestarios, atendiendo a su efectiva disponibilidad, de acuerdo con el plan de caja respectivo. Presentar el Programa Anual de Contrataciones (PAC) a más tardar el veinte y ocho de febrero de cada año.

Para cada caso



Permanentemente

15 Cumplir las tareas que le sean encomendadas por su superior inmediato y que estén acordes al cargo.

Según necesidad




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Nivel Denominación

División 4.1.5.1 División de Asuntos Legales

Objetivos: Analizar, verificar y dictaminar la validez de las diferentes documentaciones legales presentadas por los participantes en los procesos de contratación y por los contratistas de los diferentes contratos a ser formalizados y sometidos a su consideración.

Dependiente de: Depende de Unidad Operativa de Contrataciones.



1 Elaborar los contratos de obras o para adquisiciones de bienes y servicios como resultado de los procesos de contratación realizados bajo cualquiera de las modalidades establecidas en la Ley 2051/03.

Según necesidad

2 Remitir los contratos firmados a la Dirección de Administración y Finanzas, adjuntando copia autenticada de todos los documentos contractuales pertinentes, quedando a cargo de dicha Dirección la administración del contrato.

Inmediatamente

3 Llevar un registro ordenado de los contratos suscriptos, acompañados de toda la documentación respiratoria y tenerlas en custodia hasta la culminación de las Obligaciones asumidas por las partes, anexando cualquier modificación a los mismos.

En todo momento

4 Actualizar el estado de ejecución de los contratos, formalizados como resultado de procedimientos de contratación.

Mensualmente

5 Conservar en forma ordenada y sistemática toda documentación respiratoria de los actos y contratos, cuando menos por el plazo de prescripción, contados a partir de la fecha de recepción.

Permanente

6

Llevar un registro de las contrataciones, a través de archivos físicos y electrónicos que garanticen la conservación del expediente del contrato, debidamente codificado, por el periodo establecido en el párrafo anterior, y en especial los siguientes documentos: El pliego de bases y condiciones, La convocatoria, las actas de apertura de las ofertas, los dictámenes y resoluciones de adjudicación, etc.

Permanente

7 Controlar que las tareas sean realizadas conforme a lo establecido según leyes vigentes. Permanente

8 Actualizar el registro de los actos y contratos, con indicación de la situación en que se encuentran los procedimientos de contratación.

Mensualmente

9 Recibir las documentaciones a ser analizadas. En todo momento

10

Verificar los borradores de Pliego de bases y condiciones y proponer modificaciones a los requerimientos legales establecidos en los mismos y en los contratos a ser firmados, puestos a su consideración, a los efectos de velar el estricto cumplimiento de4 la ley nº 2051/03 y disposiciones concordantes.

En todo momento

11 Verificar y dictaminar acerca de la validez de las diferentes documentaciones legales presentadas por los participantes en los procesos de contratación y por los contratistas de los diferentes contratos a ser formalizados sometidos a su consideración.

En cada caso

12 Mantener actualizado el archivo de documentos manejados por su dependencia. Permanente

13 Archivar y conservar los documentos de acuerdo a los plazos legales establecidos según las normativas vigentes que sirven de sustento a las anotaciones consignadas en el registro, en orden cronológico y correlativo.

En cada caso

14

Recibir, verificar y dictaminar acerca de la validez de las diferentes garantías presentadas a la entidad, en los procesos de contratación y ejecución de los diferentes contratos, como ser: Garantía de Mantenimiento de la oferta, Garantía de cumplimiento de contrato, Garantía de la debida Inversión de Anticipos, Garantía de Fondos de Reparo, Seguro de Responsabilidad Profesional y cualquier otra garantía requerida por la entidad.

En cada caso

15

Llevar un registro ordenado de las evaluaciones realizadas a los participantes de los diversos procesos de contratación, acompañadas de una copia de la documentación presentada por dichos participantes a fin de poder compararlas en caso de necesidad, en cualquier otro proceso de contratación de la entidad.

En todo momento


Según necesidad




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 4.1.5.2 División de Contrataciones

Objetivos: Procesar los pedidos de adquisición de bienes y locación de inmuebles, la contratación de servicios en general, los de consultoría y las de obras públicas y los servicios relacionados con las mismas a ser realizados por los diferentes procedimientos según su naturaleza y leyes vigentes.

Dependiente de: Depende de Unidad Operativa de Contrataciones



1 Elaborar los pliegos de bases y condiciones particulares para cada Licitación Pública, utilizando los pliegos estándar elaborados por DNCP.

En cada caso

2 Tramitar el llamado, las invitaciones y la difusión, responder a las aclaraciones cuando no se constituya una junta.

En cada caso

3 Comunicar las enmiendas, recibir y someter las ofertas recibidas a consideración del Comité de Evaluación a través del titular de la UOC.

En todo momento

4 Revisar los informes de evaluación y la recomendación de la adjudicación del comité de Evaluación, elevándola al titular de la UOC.

En todo momento

5 Remitir la información necesaria al departamento de Programación y evaluación para que esta gestione las comunicaciones pertinentes a la DNCP, tanto en la etapa del llamado como en la etapa de la Adjudicación.

En cada caso

6

Realizar las gestiones administrativas propias de los procesos de contratación a través de llamados a Licitación Pública y Licitación por concurso de Ofertas, como ser elaborar las documentaciones necesarias para la aprobación de Pliegos de bases y condiciones como también de las adendas a los mismos si las hubiere.

Permanente

7 Elaborar y/o corregir de los textos a ser publicados con relación a llamados a contratación. En cada caso

8 Publicar a través del sistema de información de contrataciones Públicas (SICP), las convocatorias o llamados a licitación pública, con las informaciones establecidas en el artículo 19 de la ley 2051.

En cada caso

9 Preparar y remitir a las instancias que correspondan, los textos de las convocatorias o llamados a licitación pública, con las informaciones establecidas en el Art.19 de la ley 2051 para su publicación en medios de prensa escrito.

En cada caso

10 Verificar la difusión de cada llamado en el sistema de información de contrataciones públicas (SICP).

En todo momento

11

Realizar la gestión del borrador de dictamen de la Unidad Operativa de Contratación, la justificación expresa y detallada que fundamente el procedimiento de la contratación Directa por la Vía de Excepción regulado por Ley 2051/03 que soliciten las reparticiones de la entidad.

En cada caso

12 Realizar las gestiones administrativas propias de los procesos de contratación directa por la vía de la excepción.

En todo momento

13

Analizar, evaluar y sugerir al titular de la UOC los potenciales oferentes registrados en la base de datos de la UOC registrados en la base de datos de la UOC a ser invitados para los procedimientos de licitación por concurso de ofertas de manera a garantizar a la entidad las mejores condiciones técnicas y económicas.

Según cada caso


Permanentemente

15 Mantener actualizado el archivo de documentos manejados por su dependencia. Permanentemente


Según necesidad




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 4.1.5.3 División de Programación y Evaluación

Objetivos: Elaborar en forma coordinada con el sector de presupuesto de la institución, el programa Anual de Contrataciones (PAC) de cada Ejercicio Fiscal, en base a los requerimientos en materia de bienes, servicios u obras de las distintas reparticiones o dependencias de la Entidad.

Dependiente de: Depende de Unidad Operativa de Contrataciones



1 Recibir, analizar y consolidar las solicitudes de adquisición de bienes, obras y/o servicios remitidos por las distintas reparticiones o dependencias de la Entidad.

En cada caso

2 Elaborar el Programa Anual de Contrataciones Públicas antes del 28 de febrero de cada año, en base a las informaciones proporcionadas por las distintas reparticiones o dependencias, y remitirlo al jefe de la UOC.

Anualmente

3 Realizar las modificaciones que sean necesarias al PAC, para el buen cumplimiento de las actividades de las distintas áreas de la Entidad, y elevarlas a consideración del titular de la UOC.

En cada caso

4 Presentar a la UOC, un informe resumido de los procedimientos de contratación realizados durante cada año, debiendo consignar los requisitos básicos.

Anualmente

5 Gestionar ante la UAF de la entidad, la emisión del certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), a los efectos de iniciar el proceso de contratación.

En cada caso

6 Preparar la documentación necesaria para la comunicación del llamado a la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas.

En cada caso

7 Evaluar y elevar dicha documentación, con la periodicidad que la reglamentación Anual del Presupuesto establezca al titular del a UOC, para su posterior remisión a la DNCP.

Según reglamentación

8 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en su dependencia. Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.6 Coordinación de Calidad y MECIP

Objetivos: Establecer las bases del desarrollo de la cultura de calidad y la implementación gradual de un sistema de Gestión de la Calidad que incluya la información y concienciación del personal en general, en su ámbito de desarrollo, la coordinación con todas las Direcciones, Asesorías y toda la Organización, a fin de implementar procesos medibles y controlables, con la producción de informes sobre el desempeño de la calidad en los servicios. Coordinar todas las actividades con el Equipo Técnico MECIP, para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno para Instituciones Públicas.


Dependencias: Área de Procesos y Evaluación, Área de Mejora Continua y Control de Gestión.


1 Planificar las tareas a realizar en su área en coordinación con su superior. Según

Planificación

2 Dirigir, orientar y controlar el buen desenvolvimiento de las tareas a realizar en las áreas dependientes.

Permanentemente

3 Liderar con la Dirección General, el proceso de cambio hacia la implementación de una cultura de calidad en el Correo Paraguayo.

Permanentemente

4 Dirigir, orientar y controlar el buen desenvolvimiento de las áreas dependientes. Permanentemente

5 Coordinar con las Direcciones y Asesorías los cronogramas para la formulación de procesos, manuales de funciones y operativos, e instructivos.

Permanentemente

6 Determinar las variables e índices de calidad a ser desarrollados y realizar las mediciones de calidad periódicamente.

Según Planificación

7 Coordinar con todas las áreas afectadas los cronogramas de ejecución de un plan de capacitación para la difusión y promoción de la cultura de calidad.

En cada caso

8 Generar informes para la Dirección General, de los resultados de las mediciones realizadas, y liderar las reuniones de calidad del nivel ejecutivo.

Mensualmente

9 Mantener el archivo de documentos ordenados y actualizados. Permanentemente

10 Dirigir y coordinar con el Representante de la Máxima Autoridad las actividades del Equipo MECIP, en armonía y colaboración con los funcionarios de dichas áreas.


11 Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo bajo las orientaciones del representante de la dirección.

Permanentemente

12 Capacitar a los funcionarios del Modelo Estándar de Control Interno. Según

Planificación

13 Asesorar a las áreas de la Institución en el diseño e implementación del Modelo. En cada caso

14 Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del Modelo al representante de la dirección, para su aplicación.

Permanentemente

15 Trabajar en coordinación con los funcionarios designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Modelo.

Según cada caso

16 Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del modelo para su aprobación.

Permanentemente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.6.1 Área de Procesos y Evaluación

Objetivos: Controlar que se cumplan los procesos de control en las diferentes áreas.

Dependiente de: Coordinación de Calidad y MECIP.




Planificación

2 Elaborar un Plan para el establecimiento de procesos en todas las áreas operativas del Correo en coordinación con el área de planeamiento y organización.


3 Elaborar un programa de capacitación encuadrado dentro de los conceptos de una cultura de calidad y coordinar con todas las áreas dedicadas a la capacitación.


4 Elaborar y dar seguimiento a la implementación de una Política de calidad aprobada por Dirección Genera.

En cada caso



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.6.2 Área Mejora Continua y Control de Gestión

Objetivos: Planificar y generar programas de mejoras para una mejor gestión.

Dependiente de: Coordinación de Calidad y MECIP.




planificación

2 Generar y cumplir un programa de mejoramiento de datos relacionados a las diferentes variables establecidas por la UC.

Según cada caso

3 Cargar los datos recolectados en sistemas informáticos simples y generar informes con el grado de cumplimiento de los indicadores establecidos.

Permanentemente

4 Realizar las tareas de remisión de carta prueba. Según

planificación

5 Mantener un relacionamiento directo con el cliente interno colaborador, y realizar una permanente variación con la ampliación, modificación o reducción.

Permanentemente

6 Realizar las tareas relacionadas a los relevamientos de opinión del grado de satisfacción de los clientes, encuestas, entrevistas, en áreas y sucursales pre determinadas.


7 General respuestas a los informes de calidad requeridos por organismos internacionales, UPU, UPAEP, y Grupos de Mercosur y otros.

Permanentemente

8 Realizar análisis de informes generados por IPC, Grupo Mercosur y otros. Permanentemente

9 Señalar acciones correctivas o de mejoramiento de la calidad. Permanentemente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.7 Asesoría Jurídica

Objetivos: Asesorar legalmente a la Dirección General. Intervenir en todos los asuntos que requieren dictamen jurídico. Ejercer la representación y patrocinio de la institución en juicios en los que la DINACOPA sea parte o tenga interés legítimo.


Dependencias: Coordinación de la Asesoría Jurídica, Área Legal, Área Jurídica.


1 Representar al Director en los procesos administrativos. Según necesidad

2 Conocer el Marco Legal e Institucional y de procedimientos de la Dinacopa. Permanentemente

3 Asesorar en materia Legal y Jurídica a la Dirección General y a las dependencias de la institución que lo soliciten.

Permanentemente

4 Precisar la aplicación de las normas y disposiciones legales. Permanentemente

5 Supervisar los procedimientos, gestiones, preparación de proyectos, análisis de la legalidad, los procesos judiciales así como controlar los mismos de las aéreas a su cargo.

Permanentemente

6 Presentar proyectos de ley y reglamentos. Según necesidad

7 Asumir la defensa de la Institución. Según necesidad

8 Mantener informado al Director General sobre los procesos legales y jurídicos de la Institución.

Permanentemente

9 Designar al Juez Instructor, de entre los profesionales a su cargo para que instaure los sumarios administrativos.

Según necesidad

10 Participar en los procesos de negociación de los contratos colectivos con los trabajadores. Según necesidad

11 Supervisar el desempeño del área legal y área jurídica. Permanentemente

12 Supervisar y evaluar la participación de la Unidad de Contratación, en el análisis de todos los contratos a ser suscriptos por la Dinacopa.

Según necesidad.

13 Evaluar la intervención del área legal y jurídica, en los trámites judiciales y extra judiciales, que se presentaren en la Dinacopa.

Según necesidad

14 Adoptar las medidas correctivas necesarias, para que las áreas de asunto legal y jurídico, cumplan eficientemente su rol, dentro de la Asesoría Jurídica.

Permanentemente

15 Manejar los datos a ser procesados, inherentes a las áreas legales y jurídicas. Permanentemente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.7.1 Coordinación de la Asesoría Jurídica

Objetivos: Coordinar todos los trabajos del área jurídica en la DINACOPA.

Dependiente de: Asesoría Jurídica.



1 Coordinar los trabajos de las distintas áreas de la Asesoría Jurídica. Permanentemente

2 Secundar al Asesor Jurídico en el ejercicio profesional y en la administración eficiente del personal administrativo y profesional a su cargo.

Permanentemente

3 Representa al Jefe de la Asesoría Jurídica en sus funciones en ausencia del mismo o por delegación del mismo.

Según necesidad.

4 Distribuir los expedientes a ser analizados y resueltos por los profesionales abogados. Según necesidad

5 Llevar el registro y archivo de la Asesoría Jurídica. Permanentemente

6 Coordina con el jefe de Asesoría Jurídica las tareas a ser realizadas en las dependencias. Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.7.2 Área Legal

Objetivos: Atender todos los asuntos relacionados al ámbito legal.




1 Intervenir como organismo consultor en las cuestiones que den lugar a interpretación del tipo jurídico legal.

En cada caso.

2 Informar al Asesor Jurídico sobre la legalidad de los actos administrativos propios de la Institución.

En cada caso.

3

Elaborar un asesoramiento a la Institución en asuntos jurídicos y legales, referentes a las actividades y relaciones con los Organismos Internacionales Especializados, la Unión Postal Universal, la Unión Postal de las Américas, España y Portugal, así como las relaciones de las demás administraciones postales y otras entidades afines del interior y exterior del País.

Permanentemente

4 Emitir dictamen sobre la documentación originada por actos de supervisión e inspección postal o los usuarios en aquellos aspectos que contravengan las disposiciones que norma el servicio postal.

En cada caso.

5 Sugerir mediante dictamen la instrucción de sumarios administrativos a funcionarios de la institución por la supuesta comisión de faltas graves en el desempeño de sus funciones.

En cada caso.

6 Proyectar y redactar resoluciones, minutas, contratos y otros documentos de carácter legal.

En cada caso

7 Velar que los contratos, permisos, licencias u otros que se otorguen a personas físicas o jurídicas, así como con organismos internacionales, cumplan con la normatividad legal vigente.

Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.7.3 Área Jurídica

Objetivos: Intervenir y asesorar en el área jurídica y realizar seguimientos de sumarios internos.




1 Intervenir en todas las relaciones jurídicas, que la institución tenga como personas de derecho con otras personas físicas y jurídicas.

Permanentemente

2 Prestar asesoramiento jurídico legal a la Dirección General y a las dependencias de la Institución que le soliciten.

Permanentemente

3 Intervenir y proseguir en todas las instancias, los juicios civiles, laborales, penales y contencioso administrativo en los que intervenga la Institución como demandante o demandado.

Permanentemente

4 Gestionar y hacer un seguimiento analizando los títulos de propiedad de todos los inmuebles y vehículos que forman parte del patrimonio de la Institución y los que se pretendan adquirir o arrendar.

Permanentemente

5 Gestionar y llevar el archivo de los Registros de Marcas de los productos Postales. Permanentemente

6 Realizar seguimiento a los sumarios instruidos a los funcionarios de la DINACOPA. Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.8 Asesoría Filatélica

Objetivos: Promover el desarrollo de la filatélica a través de una Política de emisiones seria y ordenada desde la planificación, diseño, emisión, difusión y comercialización de Sellos y otras especies postales.


Dependencias: Coordinación, Unidad de Ventas de Productos Filatélicos, Unidad de Investigación y Proyectos de Emisiones, Unidad de Diagramación y Montaje.


1 Desarrollar la Política de emisiones filatélicas desde la planificación, diseño, emisión, difusión y comercialización de Sellos y otras especies postales. Mantener las relaciones de trabajo con los organismos impresores.

Permanentemente

2 Preparar y mantener actualizada la colección Oficial de Sellos del Paraguay. Permanentemente

3 Dirigir, coordinar, evaluar y aprobar las funciones de las áreas dependientes de esta Asesoría.

Permanentemente

4 Promover la participación en exposiciones Filatélicas de nivel nacional e internacional, con las colecciones oficiales de la Institución.

Según cada caso

5 Preparar resoluciones a la Dirección Nacional de Correos del Paraguay para la emisión y puesta en circulación de estampillas.

Para cada caso

6 Preparar los Proyectos de Decreto para nuevas emisiones, presentar al Ministerio de Hacienda y realizar el seguimiento hasta su concreción.

En cada caso

7 Organizar y coordinar los Actos de Lanzamientos de sellos postales. En cada caso

8 Fomentar la cultura filatélica mediante exposiciones permanentes en el salón del Museo Postal, con colecciones de filatelistas nacionales o extranjeras.

Permanentemente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.8.1 Coordinación

Objetivos: Coordinar con la Asesoría Filatélica, todo el proceso de diseño y tratamiento de las emisiones y la comercialización de los productos postales.

Dependiente de: Asesoría Filatélica.



1 Colaborar en la organización de las reuniones de la Comisión Asesora de Filatelia. Para cada caso

2 Coordinar la elaboración de muestras circulantes con fines didácticos y de difusión. En cada caso.

3 Realizar la investigación para cada emisión, intermediar con filatelistas y representantes de distintas entidades y organismos en el proceso de emisión.

Permanentemente

4 Recepcionar y evaluar las solicitudes para la emisión de sellos conmemorativos. Según cada caso

5 Elaborar y elevar proyectos de Decretos de cada una de las emisiones Postales Programadas.

Para cada caso

6 Sugerir nuevos canales de ventas de productos filatélicos y potenciar la comercialización en las Agencias y Sucursales del Correo.

Según daca caso

7 Coordinar en conjunto con la Unidad de Investigación y Proyectos de Emisiones en la organización y mantenimiento de la colección Filatélica Oficial.

Permanentemente

8 Coordinar la preparación del material filatélico para su exhibición y/o exposición en los lugares de lanzamiento convenidos por las autoridades.

Para cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Unidad 4.1.8.2 Unidad de Ventas de Productos Filatélicos

Objetivos: Promocionar y formalizar de ventas de los distintos productos filatélicos, a nivel nacional e internacional.




1 Promover la venta de productos filatélicos a nivel nacional e internacional. Fomentar en las ventanillas de Admisión la promoción y venta de sellos postales emitidos.

Diariamente

2 Organizar las ventas directas o indirectas de todos los productos filatélicos a las dependencias correspondientes.

Diariamente.

3 Realizar un control permanente de la existencia de productos filatélicos en las áreas de venta.

Según cada caso

4 Proveer los sellos postales y demás productos filatélico a las áreas correspondientes y por todos los medios a su alcance.

Diariamente.

5 Promocionar el servicio de giros, tarjetas y cuentas corrientes Filatélico. Diariamente.

6 Proveer a las ventanillas de Admisión los distintos productos filatélicos emitidos por la institución.

Diariamente.

7 Realizar las ventas locales y personalizadas. En cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Unidad 4.1.8.3 Unidad de investigación y Proyectos de Emisión

Objetivos: Investigar y Desarrollar los planes de programas de las emisiones de los productos filatélicos.




1 Proyectar reglamentaciones para la provisión y aplicación de matasellos y marcas postales. Según cada caso

2 Proyectar los planes de emisiones de sellos, así como los diseños a emitir, entre otros productos filatélicos.

Diariamente.

3 Cuidar los diseños filatélicos a ser emitidos verificando que sean diseños originales únicos, de tal manera que sirvan para la exhibición en exposiciones nacionales e internacionales.

Según cada caso

4 Proyectar las publicaciones (boletines, informaciones, folletos, afiches) para cumplir con los compromisos de difusión.

En todos los casos

5 Investigar y gestionar los derechos autorales de los elementos, fotografías, imágenes, cuadros, y otros que sean incorporados a los productos filatélicos.

Permanentemente

6 Investigar y difundir información sobre emisiones. En cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Unidad 4.1.8.4 Unidad de Diagramación y Montaje

Objetivos: Diseñar, digitalizar, diagramar y realizar todo el montaje necesario para las emisiones postales.




1 Realizar y diseñar el programa anual de matasellos mecánicos y sus cuños, y, mantener el registro de estos.

Según cada caso

2 Coordinar la elaboración de muestras circulantes con fines didácticos y de difusión escolar, las tareas de extensión filatélica.

Diariamente

3 Difundir las actividades correo filatélico por los medios de comunicación. En cada caso

4 Digitar y diagramar imágenes para sellos y matasellos En cada caso

5 Diagramar cuadros de sellos a ser emitidos. En cada caso

6 Realizar bocetos de sellos y matasellos a ser emitidos. En cada caso

7 Diagramar el informativo filatélico de los Sellos emitidos. En cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.9 Centro Nacional de Control de Operaciones

Objetivos: Ejercer el Control de las operaciones para el mejoramiento de los procesos operativos y la calidad del servicio postal.


Dependencias: Coordinación, Reclamos.


1 Realizar el seguimiento para verificar el cumplimiento de los procesos operativos en tiempo y forma.

Diariamente

2 Sugerir la implementación de acciones para el mejoramiento de los procesos operativos y la calidad del servicio postal con los Directores y Asesores de las áreas respectivas.

Según el caso

3 Monitorear, controlar y registrar el cumplimiento de todos los procesos operativos Diariamente

4 Promover la aplicación de las normas y procedimientos nacionales de la UPU y UPAEP y otros organismos internacionales.

Diariamente

5 Desarrollar acciones para la implementación del manual para la Organización del control sobre las operaciones postales.

Según el caso

6 Programar las actividades propias de sus dependencias conforme a sus metas y objetivos institucionales.

Diariamente

7 Promover y fomentar la eficiencia, celeridad y productividad basado la aplicación del manual de procedimientos postales.

Diariamente

8 Apoyar la buena atención a los clientes por parte del personal. Diariamente

9 Preparar y remitir a la superioridad los informes de las actividades desarrolladas en el área operativa y registrar la información.

Diariamente

10 Mantener informado al Director de Correos de las novedades de sus dependencias. Según el caso

11 Controlar que los registros mantengan el orden de las documentaciones recibidas y remitidas.

Diariamente

12 Mantener buen relacionamiento permanente a nivel nacional e internacional en temas operativos.

Diariamente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.9.1 Coordinación del Centro Nacional de Control de

Operaciones

Objetivos: Monitorear e informar el movimiento de las actividades relacionadas a la operativa así como velar por la correcta aplicación del manual de CNC y de las normas nacionales e internacionales.

Dependiente de: Centro Nacional de Control de Operaciones.



1 Planificar y Coordinar los trabajos a realizar con sus superiores. Diariamente

2 Asegurar la correcta aplicación de las tareas de monitoreo del área operativa. En todos los casos

3 Proponer métodos laborales, eficientes a cualquier dificultad que pudieran presentarse en el área operativa.

En cada Caso

4 Analizar la estadística del área de reclamos e informar sobre su evolución. En todos los casos

5 Diseñar sistemas de control de procedimientos operativos basados en el manual de CNC en común acuerdo con la Asesoría.

En cada caso

6 Coordinar la implementación del plan de acción del CNC. En cada caso

7 Mantener los archivos ordenados y actualizados. En todo momento

8 Informar sobre irregularidades que pudieran detectarse y sugerir soluciones eficientes. En cada caso

9 Coordinar la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales vigentes, tales como los provenientes de la UPU y la UPAEP y otros organismos internacionales, en todas sus dependencias según directrices emanadas del Asesor del CNC.

En todos los casos

10 Coordinar y Supervisar estrechamente el cumplimiento de las funciones de sus dependencias de común acuerdo con la asesoría del CNC .

Permanentemente

11 Promover la efectividad en las dependencias basados en el manual CNC en conjunto con la Asesoría.

Permanentemente

12 Inducir a un modelo de personal disciplinado, instados en las normas, reglamentos y leyes vigentes.

Permanentemente

13 Apoyar en la medida de sus posibilidades a que se brinde una excelencia en atención al cliente, y satisfacer las expectativas del mismo.

Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.9.2 Área de Reclamos

Objetivos: Atender y encaminar los reclamos recibidos de los usuarios a nivel nacional e internacional.

Dependiente de: Centro Nacional de Control de Operaciones.



1 Ejecutar los trabajos planificados con la Asesoría y la Coordinación en relación a los reclamos de clientes.


2 Recepcionar los CN08 y 5 SAP designándoles un número de expediente. Diariamente

3 Organizar los reclamos recibidos, diferenciando los nacionales e internacionales. En todos los casos

4 Solicitar a través del Formulario 5 SAP los datos de encaminamiento a las oficinas del Centro de Clasificación Nacional, Internacional y/o a las demás oficinas afectadas.

En todos los casos

5 Completar el formulario CN 08 para los reclamos internacionales. Diariamente

6 Recepcionar las respuestas a los reclamos formulados y remitirlas al origen del mismo, mediante formulario 7 (Nota de respuesta).

Diariamente

7 Informar a la Coordinación sobre la situación de los reclamos formulados. En cada caso

8 Solicitar mediante formulario Nº 1, el informe de los envíos en reclamo. En cada caso

9 Solicitar mediante formulario C32, la declaración del destinatario, acompañado del formulario CN 18.

En daca caso

10 Remitir las consultas y las respuestas a través del CN 08 dentro del plazo establecido. Diariamente

11 Mantener los archivos en correlativos y ordenados. Diariamente

12 Remitir las estadísticas de reclamos, recibidos y remitidos, al final de cada mes. Mensualmente

13 Recepcionar las llamadas y dar respuestas eficientes. Diariamente

14 Rastrear los envíos nacionales e internacionales hasta su entrega final En todos los casos

15 Agotar Instancias para la entrega de envíos que por motivos varios no pudieron ser entregados.

Según necesidad

16 Remitir solicitudes para indemnización al departamento de Cuentas Internacionales informando el motivo del pago.

En cada caso

17 Realizar reiteraciones, (duplicata) y emplazamientos de entrega. En cada caso

18 Realizar informes internos solicitados por la Coordinación, mediante expedientes designados CNC.

En cada caso


Permanentemente

20 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo. Según necesidad




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Nivel Denominación

Asesoría 4.1.10 Asesoría de Seguridad Postal

Objetivos: Velar por la seguridad de las oficinas de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay DINACOPA, funcionarios y público en general, a nivel Nacional, así como velar por la seguridad de todos los envíos que son transmitidos por la red postal controlando los procesos operativos e implementado y haciendo cumplir las directrices que en materia de seguridad postal dictan los organismos postales internacionales.


Dependencias: Unidad de Inspección y Supervisión, Unidad de Vigilancia, Unidad de Seguimiento.


1 Asegurar el cumplimiento de las medidas adoptadas para la protección de los envíos postales, aplicando mecanismos de coordinación cuando los mismos estén bajo custodia de contratistas, transportistas, Aduana y otras autoridades competentes.

Diariamente

2 Procurar, una adecuada aplicación de las normas y medidas de seguridad que se emitan internamente o por recomendación expresa del ente competente externo, así como aquellas dadas por la UPU, UPAEP y sus grupos de acción de seguridad.

Para cada caso

3 Elaborar los estudios operacionales postales y de seguridad cuando lo soliciten los organismos internacionales UPU - UPAEP o la máxima autoridad de la Dinacopa; y recomendar las personas capacitadas y aptas para participar en los eventos convocados.

Para cada caso

4 Buscar mecanismos que minimicen los riesgos de retenciones, extravíos, violaciones y hurtos de los envíos postales.

Constantemente

5 Recomendar y realizar acciones para prevenir los casos de fraudes, robos y otros delitos contra el servicio postal.

Constantemente

6 Mantener y mejorar la Red de Seguridad Postal. Constantemente

7 Mantener y mejorar las comunicaciones, y relaciones en materia de seguridad postal, con otros países.

Permanentemente

8 Intercambiar información internacional, a través de la Red de Seguridad Postal. Constantemente

9 Desarrollar programas de capacitación interna en seguridad postal, aplicando estrategias de difusión a nivel nacional y promover la cooperación de todos los funcionarios de la DINACOPA.

En cada caso

10

Establecer programas de cooperación mutua con entidades gubernamentales y privadas, así como con administraciones postales y organizaciones internacionales, tendientes a fortalecer la seguridad postal en coordinación con el Departamento de Relaciones Internacionales cuando corresponda.

Para cada caso



Permanentemente





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Nivel Denominación

Unidad 4.1.10.1 Unidad de Inspección y Supervisión

Objetivos: Controlar y Supervisar que las tareas del proceso operativo sean correctamente realizadas basadas en las normas reglamentarias vigentes (nacional e internacional) en todas las dependencias que posee la DINACOPA.

Dependiente de: Asesoría de Seguridad Postal.

Dependencias: Área de Inspección y Supervisión.


1 Supervisar que los controles de verificación se realicen de acuerdo a las normas y leyes postales vigentes.

Permanentemente

2 Evaluar los informes de verificaciones presentados por el área. Permanentemente

3 Proponer acciones para el mejoramiento del proceso operativo conjuntamente con la Dirección General, la Dirección de Operaciones y sus Asesores.

En cada caso

4 Realizar y promover en todas las dependencias la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales en materia de seguridad, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.P.A.E.P y otros organismos internacionales.

Diariamente

5 Supervisar, dirigir y verificar estrechamente el cumplimiento de los procesos en todas las dependencias.

Diariamente

6 Coordinar y cumplir con las verificaciones de los itinerarios y los tiempos de logística, dotando la seguridad necesaria a los envíos en general.

Diariamente

7 Realizar visitas a las sucursales (de oficio o intervención por orden superior), para inspeccionar el estado y si se cumplen con los procesos operativos.

Periódicamente o de acuerdo al caso

8 Coordinar las visitas a las sucursales y comprobar que las inspecciones sean realizadas según lo establecido.

Todo el tiempo

9 Programar las actividades propias de sus dependencias conforme a sus metas y objetivos de la Institución.

En cada caso

10 Promover y fomentar la eficiencia y productividad de su dependencia. Permanentemente

11 Realizar reuniones de trabajos con los responsables de las dependencias tendientes al mejoramiento y buen funcionamiento de las mismas.

Permanentemente

12 Cuidar que la disciplina del personal a su cargo dependencias esté acorde con las normas, reglamentos y leyes.

Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.10.2 Área de Inspección y Supervisión

Objetivos: Ejecutar el control y supervisión del proceso operativo basadas en las normas reglamentarias vigentes (nacional e internacional) en todas las dependencias que posee la DINACOPA.


Dependencias: Área de Inspección y Supervisión.


1 Controlar y supervisar el proceso operativo de acuerdo a las normas y procedimientos postales vigentes.

Permanentemente

2 Elevar los informes de las inspecciones y verificaciones a su superior inmediato. Permanentemente

3 Proponer a su superior inmediato acciones para el mejoramiento del proceso operativo, a fin de analizarlos con la Dirección General, la Dirección de Operaciones y sus Asesores.

En cada caso

4 Realizar la verificación de la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales en materia de seguridad, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.P.A.E.P y otros organismos internacionales.

Diariamente

5 Verificar en cada etapa el cumplimiento de los procesos en todas las dependencias. Diariamente

6 Verificar el cumplimiento de los itinerarios de los transportes de la institución, dotando la seguridad necesaria a los envíos en general.

Diariamente

7 Realizar la inspección a las sucursales por orden de los superiores, para constatar si se cumplen con los procesos operativos.

Periódicamente o de acuerdo al caso

8 Participar de las reuniones de trabajos con los responsables de las dependencias tendientes al mejoramiento y buen funcionamiento de las mismas.

Permanentemente

9 Mantener en todo momento disciplina y buen trato a los demás funcionarios.. Permanentemente


Permanentemente





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Nivel Denominación

Unidad 4.1.10.3 Unidad de Vigilancia

Objetivos: Controlar que las instalaciones de la Institución así como el personal de la misma y el público en general se sientan respaldados en plena seguridad.


Dependencias: Área de Vigilancia.


1 Proteger tanto a las personas como a la propiedad y a toda clase de bienes de la Institución.

Diariamente

2 Realizar acciones de supervisión para evitar, y extinguir, incendios, siniestros y accidentes en general.

Mensualmente

3 Poner en conocimiento del Jefe inmediato cualquier incidente de cualquier hecho delictivo o atentatorio.

En cada caso

4 Realizar cualquier otra función o misiones relacionadas con la vigilancia que la DINACOPA pueda indicar.

En cada caso

5 Vigilar en las instalaciones de mayor envergadura y sucursales con edificios importantes la entrada y salida de los usuarios atendiendo a aquéllos que presentan situación sospechosa para dar aviso a la superioridad.

Permanentemente

6 Proponer sistemas de vigilancia alternativos de forma que el servicio sea óptimo. Permanentemente

7 Organizar normalmente la vigilancia en forma individual, salvo en aquellos casos en que a través de los sistemas de comunicación un vigilante requiriese al otro para su ayuda debido a algún incidente.

Según necesidad

8 Reflejar todo tipo de incidente en el parte diario de incidencias, que se entregará en la jefatura de su dependencia.

Diariamente

9

Responsabilizar a los vigilantes de un cuadro de llaves de todas las dependencias de la DINACOPA, según cada edificio en el que sean designados, pero las llaves solamente podrán ser utilizadas en caso de emergencia, y deberá dejarse informe en el libro de novedades, e informar al jefe inmediato.

En cada caso

10 Velar por el buen funcionamiento de la dependencia a su cargo. En todo momento


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.10.4 Área de Vigilancia

Objetivos: Custodiar y resguardar las instalaciones de la Institución así como al personal de la misma y al público en general.

Dependiente de: Unidad de Vigilancia.



1 Garantizar en todo momento la comunicación del vigilante de la DINACOPA, con una persona designada u otros en el exterior del predio. Para ello el vigilante deberá estar provisto del correspondiente teléfono móvil.

Permanentemente

2 Prestar servicio en cualquier edificio de la DINACOPA, según disponga la jefatura. Permanentemente

3 Realizar las demás actividades inherentes a la seguridad que le sean asignadas de acuerdo a la necesidad que se presente.

Para cada caso

4 Estar atento a cualquier acción necesaria para evitar cualquier tipo de accidentes o siniestros que pudieran suscitarse (si pudieran evitarse).

Permanentemente

5 Realizar y elevar informes a la Jefatura inmediata de las actividades realizadas en las áreas asignadas.

En cada caso

6 Verificar al término de la jornada si todas las puertas de las distintas Dependencias fueron debidamente cerradas y apagadas las luces, así también como apagar todas las luces exteriores.

Diariamente

7 Realizar las vigilancias en forma individual y alternada de manera a optimizar el servicio. En cada caso

8 Velar por el cuidado de las llaves de cada dependencia. Diariamente

9 Mantener un informe diario del retiro y del depósito de las llaves de las áreas. Diariamente


Permanentemente

11 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo. Según necesidad




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Unidad 4.1.10.5 Unidad de Seguimiento

Objetivos: Realizar el Seguimiento de los envíos postales y servicios especiales de la DINACOPA, para promover su entrega en tiempo y forma.


Dependencias: Área de Seguimiento.


1 Verificar el cumplimiento de normas y procedimientos vigentes para la buena recepción y procesamiento.

Permanentemente

2 Controlar que se cumplan los ciclos operativos en la distribución hasta la entrega domiciliaria.

Permanentemente

3 Elevar a la jefatura propuestas de acciones para el mejoramiento del proceso operativo. En cada caso

4 Cumplir con el cronograma de trabajo establecido por la jefatura, a efectos de supervisar y controlar el correcto desarrollo de las tareas de cada área.

Permanentemente

5 Realizar visitar los domicilios particulares de los usuarios para constatar la entrega eficiente y eficaz de los envíos.

Permanentemente

6 Realizar seguimiento a través de llamadas telefónicas a los usuarios y contribuir con la misión de la Institución.

En cada caso

7 Monitorear a los carteros por el sistema GPS, comprobando si realizan las cargas de sus confirmaciones a medida que van entregando.

Todo el tiempo

8 Programar las actividades propias de sus dependencias conforme a sus metas y objetivos de la Institución.

En cada caso



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.10.6 Área de Seguimiento

Objetivos: Realizar el seguimiento de todos los envíos postales y servicios especiales de la DINACOPA, para su entrega a tiempo y forma.

Dependiente de: Área de Seguimiento.



1 Informar al Jefe inmediato sobre las actividades que realiza la unidad y como así también de las anomalías en los procesos operativos.

En cada caso

2 Promover y fomentar la eficiencia y la productividad en las áreas afectadas. Permanentemente

3 Proponer reuniones laborales con los responsables de las dependencias tendientes al mejoramiento y buen funcionamiento de las mismas.

Para cada caso

4 Velar por el cumplimiento de los ciclos operativos. Permanentemente

5 Realizar seguimientos de envíos a domicilios particulares a fin de constatar le veracidad de las entregas realizadas.

En cada caso

6 Realizar y elevar informes por cada caso realizado a fin de poner a conocimiento sobre las actividades realizadas.

En cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.11 Secretaria Privada

Objetivos: Recibir y procesar las documentaciones institucionales. Administrar la agenda del Director General y organizar las audiencias. Coordinar al Director General en lo referente a normas, reglamentos y procedimientos vigentes.


Dependencias: Asistente de Secretaria General, Gabinete, Mesa de Entrada.


1 Recibir y atender al público y al funcionariado que solicita audiencia con el Director/a General.

Permanentemente

2 Agendar los compromisos del Director/a General y eficientemente obtener mecanismos para el recordatorio de los mismos.

Permanentemente

3 Controlar el registro de los documentos, expedientes, correspondencias y otros que hayan sido recibidos y/o remitidos por la Dirección General.

Permanentemente

4 Controlar que el listado de las Jefaturas de la Institución esté actualizado. Permanentemente

5 Utilizar la prudencia como herramienta principal para las llamadas asignadas, así como en la atención al público en general.

Permanentemente

6 Verificar los documentos que requieran la firma del Director/a General. Para cada caso

7 Mantener la buena imagen Institucional mediante la cordial y correcta atención al público en general.

Permanentemente

8 Proporcionar la información veraz de manera eficiente que sea de interés del Director/a General.

Permanentemente

9 Cuidar de la seguridad de su dependencia, e informar sobre cualquier irregularidad a su superior inmediato.

Permanentemente

10 Fomentar, o encaminar las publicaciones informativas y promociónales referente a la Institución y a los Servicios que presta el Correo Paraguayo.

Permanentemente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.11.1 Área Asistente de Secretaria Privada

Objetivos: Organizar y colaborar con todo lo relacionado a las actividades diarias del Director General de la DINACOPA.

Dependiente de: Secretaria Privada.



1 Recibir y encaminar los documentos dirigidos al Director General. Permanentemente

2 Atender llamadas telefónicas. Permanentemente

3 Recibir y atender visitas. Permanentemente

4 Mantener ordenado el archivo de documentos. Diariamente

5 Informar sobre todo lo referente a la Secretaría Privada. Permanentemente

6 Estar al día en la tramitación de expedientes. Diariamente

7 Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de reuniones y de direcciones. Permanentemente

8 Poseer conocimientos de los departamentos con los que esté más relacionada la sección de la que depende.

Permanentemente

9 Tener conocimiento del protocolo institucional. Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.11.2 Área de Gabinete

Objetivos: Colaborar con la Secretaria Privada acerca de las actividades, entrevistas, visitas entre otras que se agenda para la Dirección General.




1 Recibir y atender, al público y al personal que solicita audiencia con el Director de Correos.

Permanentemente

2 Agendar los compromisos del Director/ra General, y buscar mecanismos para recordarle dichos compromisos.

Permanentemente

3 Recibir y registrar los documentos, expedientes, correspondencia y otros, remitidos a, y por la Dirección de la Institución.

Diariamente

4 Mantener un listado de funcionarios superiores de las Instituciones Públicas y de la Institución y otras que se relacionan con la Administración Postal, actualizado.

En todo momento

5 Realizar y atender cuidadosamente las llamadas telefónicas, y otras tareas que le son propias.

Diariamente

6 Controlar y verificar el contenido de todos los documentos que requieran la firma del Director de Correos y sean tramitados en el día y estén en orden y condiciones para remitirlos a Secretaria Privada.

Todo el tiempo

7 Atender todas las consultas de las diferentes oficinas de la Institución y de terceros. Todo el tiempo

8 Cuidar la imagen institucional, mediante la atención correcta y cordial al público en general y al personal postal, como así también a través de la buena presencia y el buen ambiente de la Secretaria Privada Gabinete de la DINACOPA.

En todo momento

9 Proporcionar la información necesaria y actualizada de interés para el Director General que se relacione con sus funciones.

En todo momento

10 Realizar las gestiones que le encomienden sus superiores. Según necesidad

11 Orientar al público que lo requiera sobre los Servicios Postales. Según cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.11.3 Mesa de Entrada

Objetivos: Recepcionar, dar entrada y salidas numeradas a todas las documentaciones que tengan referencia para la Dirección General.




1 Recepcionar y encaminar las solicitudes, notas, memorándum y otros llegados a la Secretaría Privada.

En todo momento

2 Atender pedidos interno y externo en temas relacionados a documentos que maneja la dependencia.

En todo momento

3 Recepcionar documentos para la dirección General dándole la numeración correspondiente.

Según cada caso

4 Mantener el archivo actualizado. Todo el tiempo

5 Organizar los documentos de forma cronológica. En todo momento

6 Dar entrada y salida a los documentos recepcionados. Todo el tiempo

7 Estar en constante comunicación con la Jefaura de la Secretaria general en cuanto a las documentaciones.

Todo el tiempo

8 Entregar de inmediato a la secretaria, las documentaciones una vez registrado, para su procesamiento.

Según la necesidad

9 Atender las llamadas telefónicas brindando la información correcta. En todo momento


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.12 Coordinación de la Unidad de Asuntos Internos UDAI

Objetivos: Promover en la Institución la transparencia y la certeza de que las investigaciones se realizarán mediante procesos equilibrados, garantizando a los usuarios y funcionarios el derecho a una justa, eficiente e imparcial aplicación de la ley.


Dependencias: Asesoría de la Unidad de Asuntos Internos, Mesa de Entrada, Área Jurídica.


1 Coordinar todos los trabajos a realizar en la unidad, relacionados a sospechas de hechos punibles.

Diariamente

2 Mantener informado a la Dirección General sobre los casos llevados. En cada caso

3 Planificar tareas anuales a realizar. Anualmente

4 Encabezar todo proceso de intervención o visitas a cualquier dependencia o sucursal de la institución.

Para cada caso

5 Asignar los trabajos equitativamente entre el personal de la unidad, de acuerdo con el perfil y capacidad para el desarrollo de optimizar sus tareas.

Para cada caso

6 Elaborar proyectos de participación para los funcionarios de la institución y con otras dependencias u organismos, sobre temas de ètica y transparencia.

Para cada caso

7 Elaborar y planificar métodos de control permanente y eficaz, en relación al desempeño de las dependencias sujetas a la vulnerabilidad de actos corruptos u otros.

Para cada caso

8

Reportar a la Dirección General sobre la gestión de la investigación institucional, para la dilucidación en los casos hallados con responsabilidad jurídica-penal, civil, administrativa de los involucrados y su correspondiente derivación a los organismos competentes, para el fortalecimiento, control y supervisión de sus dependencias, con el objetivo de lograr la transparencia en la gestión pública.

En cada caso

9 Coordinar las acciones del personal a su cargo buen funcionamiento de sus dependencias. En todo momento


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.12.1 Asesoría de la Unidad de Asuntos Internos

Objetivos: Secundar al Coordinador en la lucha por la transparencia institucional velando para que las investigaciones se realicen mediante procesos equilibrados, garantizando a los usuarios y funcionarios el derecho a una justa, eficiente e imparcial aplicación de la ley.

Dependiente de: Coordinación Unidad de Asuntos Internos.



1 Apoyar la tarea de coordinación de todos los trabajos a realizar en la unidad. Diariamente

2 Informar a la superioridad sobre los casos investigados. En cada caso

3 Apoyar las tareas de planificación de tareas anuales a realizar y representar a la Coordinación en reuniones o eventos que no pueda asistir.

Anualmente

4 Secundar en todo proceso de intervención o visitas a cualquier dependencia o sucursal de la institución.

Para cada caso

5 Asistir a la Coordinación UDAI a asignar los trabajos equitativamente entre el personal de la unidad, de acuerdo con el perfil y capacidad para el desarrollo de optimizar sus tareas.

Para cada caso

6 Proponer proyectos de participación directa o/y con otras dependencias u organismos. Para cada caso

7 Elaborar y planificar con la Coordinación, los métodos de control permanente y eficaz, en relación al desempeño de las dependencias sujetas a la vulnerabilidad de actos corruptos u otros.

Para cada caso

8

Informar a la Coordinación sobre la gestión de la investigación institucional, para la dilucidar los casos hallados la responsabilidad jurídica-penal, civil, administrativa de los involucrados y su correspondiente derivación a los organismos competentes, para el fortalecimiento, control y supervisión de sus dependencias, con el objetivo de lograr la transparencia en la gestión pública.

En cada caso

9 Apoyar a la Coordinación para el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.12.2 Área Mesa de Entrada

Objetivos: Recibir todas las documentaciones derivadas a la dependencia. Mantener un archivo ordenado y digitalizado para el manejo eficiente de los documentos para los casos que pudieran presentarse.

Dependiente de: Coordinación de la UDAI.



1 Recepcionar solicitudes, notas y otros documentos. En cada caso

2 Asistir juntamente con la Coordinación Adjunta en la fiscalía y/o tribunales. Según cada caso

3 Elaboración de memorándum y notas. Según necesidad

4 Recepción de documentos o notas derivados a la coordinación. Según cada caso

5 Acompañar a la Coordinación y/o Coordinación adjunta a los seguimientos de los casos denunciados en sucursales así como en la sede central de la DINACOPA.

Según cada caso

6 Atender a los clientes internos y externos en temas relacionados a la documentación. Diariamente

7 Mantener archivos actualizados y organizarlos de forma cronológica. Diariamente

8 Recepcionar llamadas brindando información correcta y veraz. Diariamente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.12.3 Área Jurídica

Objetivos: Atender los asuntos legales que surjan respecto a la UDAI y las normas internas de la institución, y las que se relacionen con otras dependencias, proveyendo servicios de asesoría legal y representación en litigios, negociaciones y en la elaboración de documentos legales para la Dirección General.

Dependiente de: Coordinación de la UDAI.



1 Recepcionar y elaborar las denuncias ante el Ministerio Público con copias a la Dirección General, de todos aquellos hechos punibles que lleguen a conocimiento de la Unidad de Asuntos Internos ya sea por denuncia, investigación o de oficio.

Según cada caso

2

Realizar la supervisión y el seguimiento de los procesos judiciales iniciados con relación a los casos asignados a los investigadores de Asuntos Internos sea este en sede fiscal, juzgados penales, así como de los jueces instructores designados para entender los sumarios administrativos, como parte acusadora según sea el caso.

Según cada caso

3 Actualizar las herramientas legales que la Unidad de Asuntos Internos precisa en los diferentes procesos de comunicación, con relación a las instituciones del Estado.

Según necesidad

4 Prevenir, detectar e informar a la autoridad responsable sobre todos aquellos actos y/o conductas impropias de los funcionarios de la DINACOPA que constituyan o en estén tipificados por la ley como hechos ilícitos o de corrupción.

Mensualmente

5 Detectar e investigar a todos aquellos actos de incumplimiento de las obligaciones con el propósito de identificar a los autores, cómplices y encubridores con la finalidad de determinar el grado de responsabilidad que correspondiere.

Según cada caso

6 Asistir legalmente a la Unidad de Asuntos Internos, para que en los casos llegados a conocimiento del área, se elaboren dictámenes y denuncias para que la Dirección General ante los organismos competentes mantenga los documentos respaldatorios del caso.

Según cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.13 Asesoría de Relaciones Internacionales

Objetivos: Coordinar con la Dirección General todo lo relacionado a la política institucional con los pares de otros países y los organismos internacionales. Ayudar a socializar las actividades de su área. Acompañar los planes y proyectos presentados a nivel internacional.


Dependencias: Coordinación.


1

Coordinar las relaciones y acuerdos en materia postal entre la Institución y otras administraciones u Organismos Internacionales conforme a la legislación vigente, los Convenios y Tratados que rigen la actividad postal, en coordinación con la Asesoría Jurídica y las demás Direcciones que fueren necesarios.

Según cada caso

2 Atender y realizar las gestiones referentes a los Servicios Postales internacionales. Según cada caso

3 Aplicar la política internacional y evaluar los resultados tendientes a lograr los objetivos propuestos.

Según necesidad

4 Actuar de enlace entre el Correo Paraguayo y las demás Administraciones Postales y con la de la U.P.U. y U.P.A.E.P.

Según necesidad

5 Realizar gestiones referentes a los servicios con las demás Administraciones Postales. Según cada caso

6 Mantener actualizada el directorio de jefes y funcionarios superiores de Administraciones Postales miembros de la U.P.U. y U.P.A.E.P., provenientes de la oficina internacional y de Uniones restringidas.

Mensualmente

7 Canalizar los Oficios, Formularios, Circulares U.P.U. y U.P.A.E.P., a las Oficinas respectivas para su información y procesamiento.

Según necesidad

8 Recepcionar y distribuir comunicaciones (publicaciones, nota, circulares, etc.) de organismos internacionales (U.P.U. y U.P.A.E.P) y de otras administraciones postales, como así mismo la expedición de comunicaciones a los mismos.

Según cada caso

9 Coordinar y gestionar la participación de delegados de la Administración Postal Paraguaya en reuniones, coloquios, congresos, seminarios etc., dentro y fuera del país, al cual está comprometido el Correo Paraguayo.

Según cada caso

10 Gestionar, coordinar y acompañar los trabajos de consultorías internacionales que recibe el Correo Paraguayo.

Según cada caso


Permanentemente

12 Mantener informado al área afectada sobre las recomendaciones de las consultorías internacionales.

Según necesidad

13 Coordinar el análisis y revisión de las documentaciones para los congresos de la U.P.U. y la U.P.A.E.P., y plantear propuestas que surjan de dichas documentaciones.

Mensualmente

14 Orientar, dirigir, controlar y evaluar la debida utilización de los formularios establecidos, como así también que se cumplan los lineamientos definidos en los Convenios y Acuerdos Internacionales (U.P.U. y U.P.A.E.P.).

Según cada caso

15 Recopilar las documentaciones que regulan los asuntos internacionales y mantenerlas actualizadas

Mensualmente

16 Coordinar, el análisis de las documentaciones a ser presentado en los Congresos de la U.P.U. y U.P.A.E.P.

Según cada caso

17 Coordinar las gestiones para la obtención de cooperación Técnica Internacional. Según necesidad

18 Realizar actividades propias del relacionamiento internacional en representación de la Administración Postal Paraguaya.

Según necesidad

19 Realizar Gestiones referentes a las actividades de Control Continuo. Según cada caso

20 Monitorear la realización en tiempo y forma, de las actividades de socialización de los cursos de formación de funcionarios becados, que las mismas sean cumplidas en tiempo y forma.

Mensualmente

21 Proveer los funcionarios representantes de la DINACOPA, en eventos internacionales, la información precisa y pertinente para su participación.

Según cada caso




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.13.1 Coordinación de la Asesoría de Relaciones

Internacionales

Objetivos: Coordinar las tareas de la oficina a ser desarrollados diariamente, monitorear que los compromisos internacionales sean realizados en tiempo y forma.

Dependiente de: Asesoría de Relaciones Internacionales.



1 Coordinar los trabajos de la dependencia según planificación realizada con el Asesor del área.

Según planificación

2 Gestionar las documentaciones recibidas de organismos internacionales así como de la DINACOPA.

Según cada caso

3 Supervisar y verificar estrechamente el cumplimiento de las actividades de la planificación entre la Asesoría de Relaciones Internacionales y otras dependencias afectadas sean cumplidas.

Según cada caso

4 Realizar diariamente la revisión de correo electrónico institucional, así como direccionar y gestionar la información recibida.

Diariamente

5 Suplir al Asesor/a de Relaciones Internacionales en caso de ausencia o por mandato del mismo, ante situaciones que requiere su presencia, sin tener la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

6 Organizar las documentaciones recibidas y remitidas nacionales e internacionales actualizados en archivos físicos y digital.

Según cada caso

7 Orientar y monitorear las tareas de los demás funcionarios de esta dependencia, de manera a que se cumpla en tiempo y forma las mismas.

Según cada caso

8 Mantener informado al Asesor/a de Relaciones Internacionales de las novedades de su dependencia.

Mensualmente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.14 Auditoría Interna

Objetivos: Efectuar el control sistemático de la actividad contable, impositiva, financiera y operacional de la institución y ejercer el control deliberado de los actos administrativos y financieros de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas y aquellas vigentes en nuestro país.


Dependencias: Mesa de Entrada, Auditoría Administrativa Financiera, Auditoria Técnica Operativa.


1 Planificar, dirigir y controlar los programas de auditorías interna en las aéreas técnicas-administrativas y financieras de la DINACOPA.


2 Establecer las políticas de control en las áreas administrativas técnicas y financieras de la DINACOPA de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Anual/Según necesidad

3 Elaborar y ejecutar programas de aplicación de auditoría financiera, administrativa y de operaciones de la DINACOPA.

Anual

4 Coordinar las investigaciones para verificar el cumplimiento de las diferentes disposiciones legales vigentes en las diversas áreas de la Institución.

Todo el tiempo

5 Asesorar, Recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión financiera-Administrativa y técnica operacional de las diferentes dependencias de la DINACOPA.

En los casos requeridos

6 Recibir informes de las áreas a su cargo y emitir parecer en coordinación con sus colaboradores.


7 Remitir informes a la Dirección General con las recomendaciones, pruebas y diferentes evidencias de la auditoría realizada.

Todo el tiempo

8 Realizar auditorías en las Sucursales Postales y relevar los informes a su superior para la toma de decisiones.


9 Realizar seguimiento a los Dependencias Auditadas. Todo el tiempo

10 Mantener el archivo de documentos y auditorías realizadas en orden cronológico. Todo el tiempo

11 Coordinar la realización de arqueos de caja en todas las oficinas recaudadoras de la Institución, conforme a la reglamentación vigente.


12 Coordinar controles por muestreo sobre la aplicación correcta de las tarifas, las correspondencias y otros envíos depositados en las distintas sucursales del país.


13 Controlar que los ingresos estén acordes con las tarifas y documentos emitidos por pagos. En cada caso

14 Sugerir e implementar nuevos métodos de trabajo de acuerdo a la naturaleza y necesidad de su área.

Según necesidad

15 Proveer informe a la Auditoría General del Poder ejecutivo, si así lo solicitaran en forma directa sin mediar autorización alguna de la Dirección General.

Anualmente

16 Informar semestralmente del grado del cumplimiento del Plan de trabajo anual presentado, simultáneamente a la máxima autoridad institucional y a la Auditoría General del Poder Ejecutivo.

Todo el tiempo

17 Gestionar que los funcionarios de su dependencia estén permanentemente capacitados para desempeñar sus tareas según la naturaleza de su área y función.

Según cada caso

18 Participar en coordinación con la dirección de Recursos Humanos en la designación del perfil del funcionario de auditora.

Según necesidad



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.14.1 Área Mesa de Entrada

Objetivos: Recibir y procesar toda la documentación dirigida a la Auditoría Interna.

Dependiente de: Auditoría Interna.



1 Elaborar notas y documentos relacionados a esta Dirección. Diariamente

2 Agendar las reuniones, audiencias de esta dirección. Diariamente

3 Recibir y procesar toda la documentación dirigida a la dependencia. Diariamente

4 Asegurar el buen funcionamiento de la recepción, organización, distribución y archivos de las documentaciones que son remitidas a esta dependencia.

Diariamente

5 Orientar y brindar información adecuada, para evacuar las inquietudes de terceros para ser atendidos debidamente por técnicos de la Institución.

Diariamente

6 Ordenar y mantener actualizado los archivos de la Auditoría Interna. Diariamente

7 Remitir las documentaciones a las dependencias correspondientes. Diariamente

8 Realizar los pedidos de materiales necesarios (útiles, equipos, mobiliarios, etc.) para la Auditoría Interna y sus dependencias.

Según necesidad

9 Proporcionar los documentos del archivo cuando sean requeridos por otros funcionarios que realicen consultas.

Según necesidad


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.14.2 Área Auditoría Administrativa Financiera

Objetivos: Revisar, controlar y dar seguimiento a las actividades Administrativas Financieras de las diferentes oficinas de la DINACOPA de manera a que sean cumplidas como lo establecen los manuales vigentes de la Institución y de las normas contables y administrativas.




1 Planificar programas de auditoría de la gestión administrativa de la DINACOPA en coordinación con sus superiores.

Anualmente

2 Mantenerse informado acerca de las diferentes disposiciones y reglamentos legales vigentes a nivel nacional e institucional.

Permanentemente

3 Redactar diferentes informes Técnicos, adjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cada auditoria consignando la recomendación correspondiente.

En todos los casos

4 Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión Financiera Administrativa de las diferentes dependencias de la DINACOPA.

En todos los casos

5 Realizar auditorías en las diferentes sucursales y relevar los informes a su superior para la toma de decisiones.


6 Realizar investigaciones para verificar el cumplimiento de las diferentes disposiciones legales vigentes.


7 Redactar los diferentes informes técnicos, adjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cada auditoría.

En cada caso

8 Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión de las diferentes dependencias de la DINACOPA.


9 Remitir los informes a la Asesoría de auditoría interna para su revisión y aprobación. En cada caso

10 Controlar que los ingresos estén acordes con las tarifas y documentos emitidos por pagos. Según necesidad

11 Mantener el archivo de documentos en orden y actualizados. Todo el tiempo

12

Ejercer el control sobre las operaciones administrativas en ejecución, verificando las obligaciones y el pago de las mismas con el correspondiente cumplimiento de la entrega a satisfacción de bienes, obras, trabajos y servicios, en las condiciones, tiempo y calidad contratados.

Según

planificación

13 Intervenir en todo lo relacionado con los controles de la Administración de los Recursos, Presupuestos, de Bienes y Servicios y de todas las dependencias requeridas.

En todos los casos

14 Planificar programas de auditoría operacional de gestión de la DINACOPA en coordinación con sus superiores.


15 Mantenerse informado acerca de las diferentes disposiciones y reglamentos legales vigentes.

En todos los casos

16 Redactar diferentes informes Técnico-administrativos adjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cada auditoria.

En cada caso

17 Controlar que las rendiciones de cuentas estén correctas y que se efectúe puntualmente conforme a las normas vigentes.

En todo momento


En cada caso

19 Controlar que el sistema financiero que se aplique esté de acuerdo a la Política Económica de la Institución.

Según planificación y/o

necesidad

20 Formular y ejecutar un plan para la evaluación de controles a ejercer para prevenir y detectar errores, fraudes, irregularidades y omisiones.

Anualmente s/necesidad

21 Realizar arqueos de cajas en todas las oficinas recaudadoras de la Institución, conforme a la reglamentación vigente.

Permanentemente s/planificación

22 Hacer un control interno por muestra sobre aplicación correcta de tarifa a las correspondencias y otros envíos depositada en las distintas sucursales del país periódicamente.

Permanentemente s/ planificación




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.14.3 Área Auditoría Técnica Operativa

Objetivos: Revisar, controlar y dar seguimiento a las actividades Técnicas operativas, y de gestión de las diferentes oficinas de la DINACOPA de manera a que sean cumplidas como lo establecen los manuales vigentes.




1 Planificar y proponer programas de auditoría operacional de gestión de la DINACOPA en coordinación con sus superiores.

Anualmente

2 Mantenerse informado acerca de las diferentes disposiciones y reglamentos legales vigentes.

Permanentemente

3 Redactar diferentes informes Técnicos, adjuntando las diferentes pruebas y evidencias de cada auditoria escribiendo la recomendación correspondiente.

En todos los casos

4 Asesorar, recomendar y colaborar en el mejoramiento de la gestión operativa de las diferentes dependencias de la DINACOPA.

En todos los casos

5 Realizar auditorías operativas en las diferentes sucursales y relevar los informes a su superior para la toma de decisiones.


6 Controlar el cumplimiento de las leyes y normas que regulan las operaciones de la institución.

En cada caso

7 Realizar auditorías de control de procedimientos, formularios y documentos utilizados si están acordes con lo que dictan los manuales vigentes nacionales e internacionales.


8 Realizar investigaciones para verificar el cumplimiento de las diferentes disposiciones legales vigentes.


9 Remitir los informes a la Asesoría de auditoría interna para su revisión y aprobación. En cada caso

10 Realizar auditorías en las oficinas Regionales y relevar los informes a la Auditoria Interna para la toma de decisiones.


11 Mantener el archivo de documentos en orden y actualizados. Todo el tiempo


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.15 Coordinación Técnica de Obras y Fiscalización

Objetivos: Proyectar y dirigir las construcciones, refacciones o reparaciones de locales y Fiscalizar las obras de terceros, para avalar la calidad y la seguridad edilicia de la DINACOPA y sus sucursales.




1 Evaluar y sugerir el curso de las solicitudes de las necesidades de orden edilicio o mobiliario presentadas tanto en la central como en las sucursales,

En cada caso

2 Canalizar, acompañar y hacer seguimiento de los pedidos que cuentan con visto bueno de la Dirección General, hasta su ejecución.

Permanentemente

3 Interiorizarse, analizar, evaluar, presentar estudio de viabilidad y costos, a fin de presentar por escrito las sugerencias y recomendaciones sobre los pedidos de mejora de las distintas áreas.

Según cada caso

4 Fiscalizar todos los trabajos de reparación de muebles, colocación de artefactos eléctricos en cualquiera de los edificios y todo lo relacionado a la construcción y equipamiento de los locales desde su inicio hasta su culminación.

Permanentemente

5 Plantear, diseñar y proponer las refacciones, reparaciones y mejoras que a su criterio sean necesarias realizar en los distintos edificios de la DINACOPA.

Permanentemente

6 Gestionar ante las instancias correspondientes, las documentaciones necesarias para la realización de los arreglos pertinentes.

Según cada caso

7 Trabajar conjuntamente con el departamento de UOC en lo referente a especificaciones técnicas para los llamados a concursos o licitaciones para las construcciones en general.

Según cada caso

8 Presentar en el momento que corresponda, todas las documentaciones y aprobaciones necesarias para proceder a los pagos correspondientes.

En cada caso

9 Proveer según análisis previo especificaciones técnicas solicitadas por su superior. Permanentemente

10 Mantener actualizado el archivo de los documentos manejados en esa dependencia. Cada caso

11 Mantener actualizado el histórico de los trabajos realizados con la documentación correspondiente y de las obras en curso de ejecución o pendientes.

Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.16 Asesoría de Comunicación

Objetivos: Planificar, proponer y ejecutar la política de comunicación dirigida al público interno y externo. Organizar los actos institucionales y coordinar el protocolo a desarrollar. Redactar notas y coordinar preparación y remisión de las tarjetas de la Dirección General.


Dependencias: Prensa, Relaciones Públicas.


1 Planificar, proponer y ejecutar la política de comunicación a ser dirigida al público interno y externo.

Anualmente

2 Proponer a la Dirección General la estrategia de comunicación a ser desarrollada. Según el caso

3 Coordinar con las áreas de su dependencia los trabajos a realizar. Todo el tiempo

4 Contribuir a dinamizar la interacción y el cambio de actitud, en las distintas dependencias a través de la difusión y socialización de las políticas de Buen Gobierno, de Ética, de Talentos Humanos y otros que inciden en la actitud de los funcionarios.

Según cada caso

5 Publicitar por los medios a su alcance, la gestión institucional del Director General, los programas de acción institucional, las visitas, entrevistas o discursos del Director.

Según cada caso

6 Apuntalar el desarrollo de las políticas de la institución, a través de la sistemática difusión de la información de la DINACOPA.

Todo el tiempo

7 Ser el vocero oficial de la institución. Para cada caso

8 Promover y ejecutar la política de comunicación de la institución. Todo el tiempo



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.16.1 Área Prensa

Objetivos: Planificar, redactar y monitorear todo lo concerniente al área de comunicación con énfasis a la difusión de los servicios postales de la DINACOPA.

Dependiente de: Asesoría de Comunicación.



1 Planificar las tareas de difusión interna y externa en todas las dependencias. Diariamente

2 Elevar informe a la Asesoría de Comunicación sobre la ejecución de la tarea de difusión y socialización de las informaciones.

Semanalmente

3 Analizar y desarrollar la metodología de trabajo más conveniente a los fines y objetivos buscados.

Diariamente

4 Planificar los objetivos y estrategias con el superior inmediato. Semanalmente

5 Implementar nuevos medios de difusión interna de novedades o informaciones de la institución (como pizarras y otros).

Según necesidad

6 Organizar ruedas de prensa cuando la superioridad lo determine. Según cada caso

7 Gestionar pedido de cobertura de medios de prensa a los eventos organizados por la DINACOPA.

Según cada caso

8 Redactar y enviar gacetillas sobre las actividades e informaciones generadas en la institución.

Para cada caso

9 Contar con una agenda actualizada de los contactos de los medios de comunicación. Permanentemente

10 Mantener informado a la superioridad respecto a las publicaciones de los periódicos impresos y virtuales.

Permanentemente

11 Monitorear emisoras de radio y TV. Según necesidad

12 Mantener un archivo de publicaciones referentes la institución Permanentemente

13 Difundir comunicados, circulares, y otros documentos de la Institución y otras noticias como de los gremios.

Para cada caso

14 Motivar y dinamizar al funcionariado para que desempeñen su trabajo lo mejor posible. En todos los casos

15 Mantener un archivo de los documentos manejados en esa Dependencia. Permanentemente

16 Presentar informes de la gestión realizada al jefe inmediato. Para cada caso

17 Coordinar junto con la jefatura inmediata la ejecución de la Política de Comunicación aprobada en el marco del MECIP.

Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Área 4.1.16.2 Área Relaciones Públicas

Objetivos: Coordinar y ejecutar todo lo relacionado al ámbito de las relaciones de la Dirección General con el público interno y externo en materia de Notas, Circulares, Informes, Tarjetas y otros.

Dependiente de: Asesoría de Comunicación.



1 Coordinar con los superiores las distintas actividades que deban ser desarrolladas. Según cada caso

2 Planificar la agenda anual de eventos y las tareas a desarrollar. Según

planificación

3 Mantener un archivo ordenado y actualizado de los documentos de esta área. Diariamente

4 Mantener un archivo histórico en forma digital de los eventos organizados. Diariamente

5 Coordinar eventos o actividades en coordinación con otros departamentos especialmente en la cobertura de prensa.

Según necesidad

6 Organiza y coordinar el protocolo en todos los eventos de la Institución, como suscripción de Convenios, celebraciones varias, lanzamientos filatélicos, y otros.

Según necesidad

7 Elaborar Tarjetas, Notas, invitaciones, convocatorias, boletines, comunicados, publicaciones del Director General..

Según cada caso

8 Asistir y asesorar a la Dirección en materia de su competencia. Según necesidad

9 Atender, informar y orientar a visitantes dentro de la institución. Diariamente

10 Elabora informes de las actividades realizadas a su superior. Mensualmente

11 Procurar en todos sus actos a promover la buena imagen de la Institución. Diariamente

12 Preparar y difundir la memoria anual de las tareas realizadas. Anualmente

13 Coordinar los distintos programas de relaciones públicas a desarrollarse en la institución. Según necesidad

14 Organizar actos con público interno y externo. Según cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.17 Asesoría de Protocolo y Ceremonial.

Objetivos: Asesorar al Director/a General de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay DINACOPA, en todos los asuntos relacionados con el protocolo y ceremonial.


Dependencias: Coordinación de Protocolo y Ceremonial.


1 Asesorar en la organización y planificación de las ceremonias, simposios, congresos, y demás actos nacionales e internacionales programados por la DINACOPA.

Según cada caso

2 Asesorar sobre normas de procedimiento protocolar, que se aplican en el desarrollo de los actos y ceremonias institucionales.

Según cada caso

3 Elaborar y verificar la nómina de precedencia de autoridades en los eventos organizados por la DINACOPA.

Según cada caso

4 Controlar la colocación y uso correcto de los símbolos nacionales e internacionales dentro de las sedes de la Institución en toda la República, para las ceremonias y actos protocolares.

Según cada caso

5 Actualizar en forma permanente la agenda de eventos de la DINACOPA, a fin de prever todos los detalles de su realización.

Permanentemente

6 Asesorar en programas de entrenamiento y capacitación de funcionarios, en materia de protocolo y ceremonial.

Según cada caso

7 Promover vínculos de intercambio con dependencias similares y del mismo rango jerárquico de otras instituciones públicas, nacional o extranjeras.

Permanentemente

8 Informar sobre eventos y/o reuniones a las que han sido invitadas a participar las principales autoridades de la DINACIPA, así como sobre el contenido de la agenda a ser tratada.

Permanentemente

9 Elevar informes actualizados al Director General referente a su gestión. Permanentemente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 4.1.17.1 Coordinación de Protocolo y Ceremonial.

Objetivos: Coordinar las tareas de la oficina a ser desarrollados diariamente, monitorear que los compromisos de protocolo y ceremonial sean realizados en tiempo y forma.

Dependiente de: Asesoría de Protocolo y Ceremonial.



1 Coordinar los trabajos de la dependencia según planificación realizada con el Asesor/a del área.


2 Gestionar la organización de las ceremonias y demás actos nacionales e internacionales programados por la DINACOPA.

Según cada caso

3 Supervisar y verificar estrechamente el cumplimiento de las actividades atinentes a los actos y eventos de la DINACOPA.

Según cada caso

4 Informar al Asesor/a del área con relación a la agenda de eventos de la Institución. Diariamente

5 Suplir al Asesor/a del área en caso de ausencia o por mandato del mismo, ante situaciones que requieran su presencia, sin tener la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

6 Organizar las documentaciones recibidas y actualizadas en archivos físicos y digital. Permanentemente

7 Orientar y monitorear las tareas de los demás funcionarios de esta dependencia, de manera a que se cumpla en tiempo y forma las mismas.

Según cada caso

8 Mantener informado al Asesor/a de Relaciones Internacionales de las gestiones de su dependencia.

Mensualmente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

5 DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Dirección

5.1 Dirección de Administración y Finanzas

Objetivos: Administrar racionalmente los recursos del Correo Paraguayo. Dirigir la formulación del presupuesto, contabilizar los gastos e ingresos ordinarios, especiales y bienes que reciben y le pertenecen; registrar el patrimonio, controlar y dirigir el suministro de bienes y servicios para el buen funcionamiento de la institución.


Dependencias: Asesoría de la Dirección de Administración y Finanzas, Coordinación, Control Interno, Departamento de Cuentas Internacionales, Departamento de Contabilidad, Departamento Financiero, Departamento Administrativo y Giraduría, Departamento de Presupuesto y Departamento de Cobranzas.


1 Dirigir y Administrar los recursos institucionales racionalmente para su mejor aprovechamiento.

Diariamente

2 Programar y Presupuestar los gastos y los rubros necesarios para el buen desenvolvimiento operativo y administrativo de la institución.

Permanente

3 Controlar el proceso de estudios presupuestarios hasta su aprobación e inclusión en el Presupuesto General de gastos de la Nación.

Permanente

4 Contabilizar y llevar el control adecuado y el archivo de las documentaciones administrativas y financieras de la institución.

Diariamente

5 Organizar, dirigir, coordinar y controlar que las actividades de sus dependencias se ajusten a las normas legales y demás disposiciones vigentes relacionadas con la gestión administrativa y financiera a su cargo.

Permanente

6 Registrar y controlar el movimiento de las cuentas bancarias y verificar las conciliaciones bancarias mensuales.

Permanente

7 Participar en todo proceso de adquisición de bienes y servicios en coordinación con el Dirección General. Registrar, verificar y mantener la custodia de los bienes patrimoniales de la Institución.

En cada caso

8 Definir el perfil y seleccionar del personal para sus dependencias en coordinación con sus respectivos jefes de Departamento y la Dirección de Recursos Humanos.

Según necesidad

9 Controlar y dirigir los recursos para las contrataciones, nombramientos del personal conforme a lo dispuesto en la Ley del Presupuesto y en coordinación con la Dirección General y la Dirección de Recursos Humanos.

Permanente

10 Coordinar y dirigir el proceso de ingresos institucionales. En todo momento

11 Velar que los procedimientos a seguir en relación a los ingresos hasta su destino se ajusten a las normas legales vigentes.

En todo momento

12 Elevar al Director General las propuestas de solución de los temas y asuntos que sean de competencia de su área.

Según necesidad



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Dirección Adjunta 5.1.1 Asesoría de la Dirección de Administración y Finanzas

Objetivos: Coordinar y acompañar las actividades propias del área de Administración y Finanzas asistiendo a la Dirección en todos los temas que le sean requeridos.

Dependiente de: Dirección de Administración y Finanzas.



1 Asistir al Director/a del Área, para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias, secundándole y representándole en las tareas o reuniones que sean necesarias.

Según necesidad

2 Controlar las documentaciones que se maneja en Mesa de Entrada de la Dirección de Administración y Finanzas de manera a orientar el trabajo del funcionario a cargo.

Según necesidad

3 Coordinar el manejo del archivo de documentos del área. Permanente

4 Ayudar a definir el perfil del personal de sus dependencias en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos y los respectivos jefes de Departamento conjuntamente con la Dirección del Área.

Permanente

5 Suplir al Director/a de Administración y Finanzas en caso de ausencia temporal y realizar gestiones o labores por mandato del mismo, ante situaciones que requiera su presencia sin que ello implique la autoridad para tomar decisiones.

Permanente

6 Asistir al Director en la administración de los insumos de su dependencia y a resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 5.1.2 Coordinación de la Dirección de Administración y

Finanzas

Objetivos: Coordinar las acciones para el desarrollo de las actividades propias del área de Administración y finanzas.




1 Coordinar según instrucciones del Director del Área para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias.

Diariamente

2 Coordinar con el Director de Administración y Finanzas las acciones para la racionalización de los gastos en el desarrollo y control de las actividades propias de la institución.

Diariamente

3 Coordinar los procedimientos a seguir en la ejecución de los trámites administrativos y financieros según las normas vigentes.

Diariamente

4 Coordinar con el Director de Administración y Finanzas y Áreas afectadas, en el proceso de elaboración del Proyecto de Presupuesto de la institución.

Anualmente

5 Coordinar con el Director de Administración y Finanzas y Áreas afectadas la ejecución presupuestaria tanto de ingresos como de gastos.

Diariamente

6 Elaborar con el Director del Área el detalle para el plan de caja. Mensualmente

7 Administrar los insumos de las dependencias administrativas y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 5.1.3 Control Interno

Objetivos: Controlar y verificar todas las documentaciones que requiera previamente el proceso definitivo para una buena administración en cumplimiento de las normas vigentes.




1 Verificar y Controlar que los expedientes administrativos estén en orden y de acuerdo con las exigencias de la Ley Financiera, la Ley del Presupuesto y el Decreto Reglamentario, así como las disposiciones de la Contraloría General de la República.

Diariamente

2 Sugerir las acciones correctivas en los documentos verificados que se encuentran incompletos o incorrectos.

Según cada caso

3 Escribir y suscribir las observaciones al pie de cada documento en caso de encontrarse irregularidades.

Según necesidad

4 Solicitar y asegurarse del completado de las documentaciones que hagan falta para el proceso final de los expedientes.

Según necesidad

5 Llevar un registro de todos los expedientes y mantener informado al Director del área del resultado de los controles.

Según cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 5.1.4 Departamento de Cuentas Internacionales

Objetivos: La formulación de cuentas internacionales postales sobre despachos recibidos, utilizando documentos autorizados por la UPU. El control y la devolución de las respuestas de las cuentas internacionales formuladas por las demás administraciones postales sobre despachos expedidos por nuestra administración, solicitudes de pago y depósito por saldos acreedores.




1 Carga de los datos de todos los despachos recibidos de las administraciones postales en diferentes conceptos, CN31, CN86, CN87, CN65, etc.; en el Sistema de Cuentas Bit para formular la facturación trimestral.

Diariamente

2 Formulación de las Cuentas a Cobrar a todas las Administraciones Postales sobre despachos recibidos en esta Administración en diferentes conceptos: CN56, CN51, CN61, CN48, CN75, etc.

Trimestralmente

3 Recepción, verificación y devolución de todas las facturaciones a pagar a las administraciones postales referentes a despachos expedidos a su país utilizando documentos de expedición del Área Operativa para el control.

Diariamente

4 Registrar y archivar las cuentas formuladas por nuestra administración por trimestre. Diariamente

5 Registrar y archivar todas las cuentas recibidas de otras administraciones postales por trimestre.

Diariamente

6 Control de las aceptaciones y todas las modificaciones recibidas referentes a nuestras cuentas y formulación de cuentas complementarias en los casos que así amerita.

Permanente

7 Mantener un archivo actualizado y cronológico de todas las cuentas para el cuadro histórico de estadísticas con cada administración.

Permanente

8 Formulación, verificación y aceptación de las CN52 de Cuentas Generales, en el marco de las compensaciones bilaterales entre administraciones en donde se incluyen todas las cuentas de intercambio existentes.

Anualmente

9 Remisión a la UPU de copias de las Cuentas CN61/CN64 de Gastos Terminales aceptadas para la facturación y asignación de cuentas referente al fondo de Mejoramiento de la Calidad en el Servicio.

Anualmente

10 Realizar la solicitud de pago por saldos acreedores remitidos a las administraciones deudoras y control de las cuentas canceladas.

Según necesidad

11 Elaborar informes para la jefatura del área referente al estado de las compensaciones internacionales.

Según necesidad

12 Informar a las instancias correspondientes sobre el estado de las cuentas en el Fondo de Mejoramiento de la Calidad en el Servicio.

En todo momento


Permanentemente

14 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo.

Según necesidad




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 5.1.5 Departamento de Contabilidad

Objetivos: Registrar la información de la gestión presupuestaria, financiera y patrimonial, que sirva para apoyar la toma de decisiones de las autoridades responsables de la gestión y las acciones de control, realizando las registraciones contables, financieras y presupuestarias en el Sistema SICO (Sistema Integrado de Contabilidad), generación de STR (Solicitudes de Transferencias del Recursos), control, verificación de documentos de empresas de transportes terrestres y aéreas, procesar las liquidaciones de cuentas de clientes, cuentacorrentistas. Supervisar el registro de los bienes patrimoniales de la Institución.


Dependencias: División Liquidación de Cuentas, División Registros Contables.


1

Procesar los documentos a ser registrados en SICO y en SITE, recepción de facturas, guías, F14, empresas terrestres, CN38 y CN41 en la empresas aéreas, recepción de formularios de cuentacorrentistas en concepto de Franqueo a Pagar y de EMS Nacional e Internacional.

Quincenal y semanalmente

2

Confeccionar notas para el Ministerio de Hacienda, ya sea para la Dirección General del Tesoro Público (Notas de solicitudes de activaciones de cuentas), la Dirección de Contabilidad Pública (Notas de informes financieros), la Subsecretaria de Tributación (Dictámenes de retenciones o exentas), el MOPC (Solicitudes de transferencias de Recursos FF10), descargos respectivos ante la Contraloría General de la República (Informes financieros anuales), así como los memorándum a las distintas dependencias de la Institución.

Según el caso, diario, mensual y

semestral

3

Elaborar planillas de facturación de las empresas aéreas y de transporte terrestre, previa verificación de despachos, basados en el tarifario de precios estipulados en cada contrato con las empresas. Empresa de Transporte Terrestre, control, verificación y posterior facturación en planillas con los Form.14 y las guías de las empresas. Empresa Aérea, control, verificación y posterior facturación en planillas previa aceptación de la cuenta por parte de la empresa, documentos utilizados son el CN 38 y CN 41, tarifarios elaborados en base a la tasa básica anual UPU (Unión Postal Universal).

La carga se realiza diariamente y las

planillas de facturación en forma mensual

4 Realizar impresiones y verificación de Informes Financieros , Balances de Sumas y Variaciones , ejecución Presupuestaria de Gastos, Ejecución Presupuestaria de Ingresos, Balance Consolidado, Estado de Resultado, notas a los Estados Contables.

Mensual y anualmente

5 Remitir Informes Financieros, Patrimoniales FC 4, FC5,FC6, FC7.1 y FC 7.2, Inventario de Bienes de Uso, Revalúo, Informes a la Contraloría, Detalle de Acreditaciones, según STR FF 10 al Ministerio de Obras Públicas.

Mensual y Anualmente

6 Gestionar en la Subsecretaria de Tributación, presentación de formularios, RENTA, cualquier proceso tributario que afecten directamente a la Institución, cambios de información, habilitación de clave de acceso, régimen de información.


7

Gestionar en los Ministerios de Hacienda; DGTP (Tesoro), DGCP (Contabilidad), DGDI (Informática), SET (Tributación), MOPC: consultas técnicas, correcciones, modificaciones, bajas del sistema, retiro de extractos bancarios de las distintas cuentas bancarias de la DINACOPA.

Diaria y mensualmente

8 Realizar conciliaciones bancarias de las Cuentas 98 de Recursos Propios, Cuenta 687 en dólares, Cuenta Administrativa 939.002/4 y Cuenta BNF 9480679 M.H., basados en los extractos bancarios y la impresión del mayor de cada cuenta.

Mensualmente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.5.1 Liquidación de Cuentas

Objetivos: Control, verificación y liquidación de cuentas en forma mensual de los distintos clientes cuentacorrentistas de la Institución, por los servicios prestados en concepto de Franqueo a Pagar, EMS Nacional e Internacional.

Dependiente de: Departamento de Contabilidad.



1 Recepcionar los formularios F4, que sirven de documentación sustentable para la comprobación de la cuenta creada por el Cliente, al depositar sus envíos en las Ventanillas de recepción habilitadas para el efecto.

Diariamente

2 Controlar, verificar y clasificar por clientes y por servicios ya sea Franqueo, EMS Nacional e Internacional, posteriormente se verifican el peso, la cantidad de envíos, y la tarifa aplicada para cada depósito efectuado.

Diariamente

3 Generar la cuenta de cada cliente, cargando en planillas de facturación el importe facturado por cliente y por servicio.

Mensualmente

4 Procesar las notas de requerimientos respectivas, así como los detalles o extractos de cada una de las cuentas del Cliente.

Mensualmente

5 Confeccionar los AR para cada cliente con cuentas, que anexados a las notas son enviados a los clientes, asegurando de esta manera la entrega a destino de tal liquidación en tiempo y forma.

Mensualmente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.5.2 División de Registros Contables

Objetivos: Uso del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF),Art. 54 de la Ley 1535/99 que establece como principio de registración contable, las normas, procedimientos técnicos y documentos destinados a recopilar, evaluar, procesar, registrar, controlar e informar todos los ingresos, gastos, costos y otros hechos económicos que afectan a nuestra Institución, facilitando así el control de las operaciones y la simplificación de los procedimientos administrativos, contables y financieros.

Dependiente de: Departamento de Contabilidad.



1 Realizar los registros contables basados en el Plan de Cuentas Institucional y el Manual de Procedimientos del Sistema Integrado de Contabilidad Pública.

Diariamente

2

Previo análisis de consistencia y validación documental, registrar diariamente las operaciones contables derivadas del ingreso de recursos propios provenientes de las cuentas habilitadas para el efecto en moneda nacional, así como la cuenta en dólares que alimenta la cuenta en guaraníes de recursos propios.

Diariamente

3

Registrar la cuenta denominada Transferencias del Tesoro Nacional y Transferencias Consolidadas Corrientes del Gobierno Nacional, con afectación a la F.F.10 Aporte del Gobierno Central con Recursos del Tesoro, de conformidad con las normas establecidas por la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda.

Diariamente

4 Asignar en forma específica el crédito presupuestario (previsión), con la habilitación de la cuota respectiva.

Quincenal y mensual

5 Realizar los asientos de obligación presupuestaria (cuando ocurre el compromiso de pago originario entre un organismo o entidad del Estado y una persona física o jurídica).

Quincenal y mensual

6 Realizar las operaciones de egresos o pago que constituyen la ejecución presupuestaria. Quincenal y

mensual

7

Verificar y aprobar la carga en SICO de la Obligación Presupuestaria y proceder a ingresar al SITE, modulo habilitado para la generación de Solicitudes de Transferencias de Recursos. La DINACOPA genera STR en fuente de financiación 10 Recursos de Tesoro y 30 Recursos Propios.

Quincenal y mensual

8

Registrar las Cuentas a Cobrar en el documento de Obligación No Presupuestaria, con afección a la Cuenta 001000009480679 “Tesoro Público - Dirección Nacional Correos”. Las mismas derivan de las facturaciones generadas a los Clientes Cuentacorrentistas en los servicios de EMS Nacional e Internacional y Franqueo a Pagar.

Mensual

9

Generar por tipo de solicitud, red bancaria, cuenta administrativa, proveedores, caja chica y fondo fijo, según el expediente en cuestión, en atención a los Niveles 11, 12, 19, 50, 63 y 70 respectivamente. Además cargar las F.F. 10 y F.F. 30, y con ellos las cuentas habilitadas en el BNF para el proceso respectivo de acreditación.

Quincenal y mensual

10

Generar documentos para la firma de los ordenadores del gasto, previa verificación en pantalla de la solicitud en PDF, su impresión y posterior remisión a la Dirección de Administración y Finanzas, para el proceso de pago respectivo en el Tesoro (Ministerio de Hacienda).

Quincenal y mensual

11 Acreditar los productos de compromisos contraídos, por la DGTP (Dirección General del Tesoro Público), vía bancos habilitados para las respectivas acreditaciones.

Quincenal y mensual


Permanentemente

13 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de su cargo. Según necesidad




462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 5.1.6 Departamento de Patrimonio

Objetivos: Mantener con eficiencia y transparencia, un registro completo, codificado y actualizado de todos los bienes patrimoniales de la Institución incluyendo sus movimientos, conforme a la normativa vigente.

Dependiente de: Dirección de Administración y Finanzas



1

Llevar los inventarios y realizar los movimientos de bienes, tanto almacenados como de uso e intangible, clasificados por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación de acuerdo a las normas vigentes de tal forma que garantice la información al día de las características, su valor, el estado de conservación, la ubicación y sus años de vida útil.


2

Remitir los movimientos de bienes de uso e intangible mensualmente dentro de los quince primeros días del mes siguiente, al Departamento de Bienes del Estado de la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda, donde se consolidan los datos de los bienes activados que se origina en la Institución. Para el efecto se remiten los FC4 y FC5, y anualmente los formularios FC6, FC7.1 y FC7.2

Mensual

3 Valorizar e informar altas, traspasos, donaciones, etc., en base a lo obligado en el rubro 500 Adquisiciones, realizar las cargas en SICO de las mismas por código asignado y fecha de adquisición del bien.

Quincenal y mensual

4

Revaluar anualmente los bienes de uso depreciables y no depreciables de acuerdo con el índice de precios al consumidor establecido por el Banco Central del Paraguay; efectuado conforme a la normativa de cierre del ejercicio establecida por la Dirección General de Contabilidad Pública del Ministerio de Hacienda. Los coeficientes determinados por la Sub-Secretaría de Estado de Tributación del Ministerio de Hacienda. Aplicar la tasa del revalúo, e imprimir los asientos contables que serán registrados a manera de consolidar Contabilidad-Patrimonio, el FC6 y el FC7.1 y FC 7.2.

Anualmente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 5.1.7 Departamento Financiero

Objetivos: Administrar y controlar la situación financiera de la Institución, custodiar los valores de caja y productos postales para la venta, recepcionar todo tipo de ingresos y depositarlo en el banco asignado, realizar el control y registro financiero y presupuestario de la Institución.


Dependencias: División Admisión de Servicios Especiales, División Control Financiero, División de Recaudaciones, División Distribución y Control de Valores, División Admisión de Valores, División Franqueo a Pagar.


1 Recibir el importe de los valores por el servicio que presta la Dinacopa Diariamente

2 Controlar y verificar el depósito diario y el importe de los ingresos recepcionados por la oficina de recaudaciones.

Diariamente

3 Recibir una copia de lo depositado en cada cuenta, de manera que se pueda comprobar que el total de lo recaudado en un día determinado, haya sido íntegramente depositado al día siguiente hábil, cerrando así el circuito de flujo de caja.

Diariamente

4 Elevar informes de las recaudaciones al superior inmediato con copia al Director/a General de la DINACOPA.

Diario, y/o Mensual

5 Mantener el archivo actualizado y ordenado de todos los documentos financieros y los demás que corresponden al área.

Permanente

6 Coordinar las tareas en los diferentes sistemas referentes a los servicios especiales y nuevos del producto.

Diariamente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.7.1 División Admisión de Servicios Especiales

Objetivos: Atención al cliente para la admisión del servicio de EMS Nacional e Internacional, tanto contado como crédito.

Dependiente de: Departamento Financiero.



1 Recibir y confeccionar los documentos denominados F4 de los clientes con crédito. Diariamente

2 Recibir los envíos retirados de los clientes a crédito. Diariamente

3 Verificar la correcta asignación de las tarifas. Diariamente

4 Mantener actualizado con el Departamento de Cobranzas, el Listado de Clientes Morosos, a fin de evitar la admisión de sus envíos hasta su regularización en dicha oficina.

Diariamente

5 Recibir los envíos E.M.S. nacionales e internacionales, al contado y a crédito, que luego son transferidos a las correspondientes oficinas de E.M.S. Nacional e Internacional.

Diariamente

6 Remitir los F4 al Departamento de Contabilidad. Semanalmente

7 Remitir informe al Dpto. de Cobranza con copia al Dpto. Financiero sobre movimientos en Carteras de Clientes, tanto Contado como Crédito.

Mensualmente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.7.2 División Control Financiero

Objetivos: El control sistemático, en base al tarifario, de que los cobros efectuados por las ventanillas de admisión estén correctamente aplicados: peso y precio de acuerdo al lugar de destino.




1 Recibir el duplicado del C.U.I. para controlar la aplicación correcta del tarifario en el cobro de los envíos nacionales e internacionales de las oficinas de admisión central, sucursales del área metropolitana y agencias del interior, sin enmiendas ni borrones.

Diariamente

2 Controlar que las planillas de rendiciones diarias presentadas a la oficina de recaudaciones estén correctamente conformadas.

Diariamente

3 Remitir notificaciones a las sucursales del área central, metropolitana e interior del país, por irregularidades detectadas en el cobro de las tarifas y/o por atrasos en rendiciones de los C.U.I.; con copias a la oficina de Auditoria.

En cada caso

4 Provisión y control de entrega de los Comprobantes Únicos de Ingresos (C.U.I.) a las oficinas de Admisión Central, Área Metropolitana e Interior.

Según necesidad

5 Control del stock de los C.U.I., prevenir su desabastecimiento gestionando la provisión solicitando al Ministerio de Hacienda la confección de los talonarios, perforación y su posterior retiro.


6 Informar en el acto al Departamento Financiero con copia a Auditoría Interna, en caso de detectar irregularidades, atrasos, enmiendas u errores, incluyendo las recomendaciones del caso.

En cada caso

7 Entrega de Formularios F4 a las áreas que prestan el servicio de Franqueo a Pagar. Según necesidad

8 Controlar que la recaudación total consolidada de un día sea depositada en el banco operante al día siguiente, o si fuese recaudación de fin de semana o víspera de feriado, a más tardar el primer día hábil.

Diariamente

9 Recibir una copia de lo depositado en cada cuenta, de manera tal que se pueda comprobar que el total de lo recaudado en un día determinado, haya sido íntegramente depositado al siguiente día hábil, cerrando así el circuito de flujo de caja.

Diariamente

10 Elevar informe al Departamento Financiero de los controles efectuados a la Gerencia de Administración y Finanzas, con copia a la Dirección General.

Quincenalmente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.7.3 División de Recaudaciones

Objetivos: Recepcionar las recaudaciones de las ventanillas de admisión de todas las agencias y sucursales a nivel nacional, custodiar los valores de caja y documentos de respaldo.




1 Coordinar, controlar y ejecutar trabajos relacionados al buen desempeño financiero de las dependencias que tienen perceptoría.

Diariamente

2 Mantener un archivo cronológico y ordenado de las documentaciones de esta dependencia.

Diariamente

3 Recibir y controlar el dinero, las planillas y CUI de respaldo, de las recaudaciones por ventas diarias de las ventanillas de admisión de la oficina central, área metropolitana e Interior.

Diariamente

4 Recibir y controlar las boletas de depósito del BNF, sus planillas y CUI de respaldo, de las recaudaciones por ventas diarias de las ventanillas de admisión del área Metropolitana e interior del país.

Diariamente

5 Preparar informes sobre la recaudación del mes para el Tesoro Público del Ministerio de Hacienda.

Mensualmente

6 Mantener un registro de los productos y/o servicios vendidos por cada Agencia/Sucursal de todo el país, para poder conocer la demanda del mercado local.

Diariamente

7 Realizar informes mensuales de las recaudaciones de las sucursales y presentar las rendiciones de las planillas de las mismas, a fin de mantener el respaldo de todas las documentaciones en orden.

Mensualmente

8 Realizar el cobro de cada servicio y/o producto vendido, utilizando como guía el tarifario vigente, para no tener diferencias monetarias en el momento del cierre de caja.

Diariamente

9 El Perceptor (Cajero) debe entregar antes de retirarse de la Institución, la recaudación diaria junto con el duplicado de los C.U.I. utilizados y la Planilla de Recaudación, para el cierre y entrega de caja a quien fuese designado.

Diariamente

10 Recepción y pago de dinero por el Servicio de Correo Giros. Diariamente

11 Depositar diariamente la recaudación generada por las ventas de los servicios postales ofrecidos, en el Banco Nacional de Fomento, en la cuenta habilitada para el efecto.

Diariamente

12 Realizar las verificaciones y controlar las operaciones de los cobros del servicio de “Aquí Pago” convenidos con esa empresa, así como los respectivos depósitos de los mismos.

Diariamente

13 Realizar el cobro al cliente, con el comprobante Único de Ingreso confeccionado por la oficina de admisión para su cobro

Diariamente

14 Recibir del cliente cuentacorrentista su estado de cuenta proveído por la oficina de Contabilidad para generar un Comprobante Único de Ingreso y proceder al cobro

Diariamente

15

Remitir todas las planillas con CUI, una vez controladas e ingresadas a la Oficina de Control Financiero, de todas las sucursales del interior, metropolitana y casa central, para poder realizar un control cruzado y evitar fuga de algún detalle que pudiera desarmonizar la organización.

Diariamente


Diariamente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.7.4 División Distribución y Control de Valores Postales

Objetivos: Gestionar el retiro de estampillas postales del Departamento de Recursos Financieros de la Dirección General del Tesoro Público del Ministerio de Hacienda; controlar y registrar el movimiento de valores, entrada, salida y existencia de los productos en poder de los perceptores (en Ventanillas, Área Metropolitana e Interior del país).




1 Proveer Estampillas Postales para la venta a las distintas áreas afectadas por el servicio. Según necesidad

2 Mantener el registro actualizado (planillas y fichas) de los productos en su poder y en el de los preceptores, quienes retiran a crédito o contado,

Diariamente

3 Prevenir la falta de estampillas, solicitando con anticipación la impresión de los sellos postales a la Asesoría Filatélica.

Según necesidad

4 Retirar las estampillas del Área de Valores Fiscales del Ministerio de Hacienda. Según necesidad

5 Encargarse de la custodia y actualización del inventario del stock en las planillas y fichas. Diariamente

6 Distribuir y controlar el movimiento de valores, tanto de los entregados y aquellos en existencia (saldo), en la ficha correspondiente.

Diariamente

7 Controlar los saldos y movimientos las sucursales y agencias agrupadas por: a) Ventanilla, b) Área Metropolitana, c) Interior

Diariamente

8 Informar el movimiento de valores (tanto el de Ventanilla, Metropolitana e Interior) al Departamento Financiero.

Mensualmente

9 Entregar en su totalidad los valores que corresponden a gentileza (según normas relativas que regulan la materia) a la Asesoría Filatélica.

Según necesidad


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.7.5 División Admisión de Valores

Objetivos: Admisión, cobro y transferencia de los envíos postales a las oficinas correspondientes (nacional e internacional).




1 Brindar al cliente una atención excelente, conforme a las exigencias del mercado y las políticas de la Institución.

Permanente

2 En caso que el cliente desconozca el servicio requerido, explicarle amablemente las características del mismo, ayudándolo a completar los datos de su envío.

Diariamente

3 Recepcionar los envíos postales conforme a las disposiciones vigentes del Convenio de la UPU.

Diariamente

4 Aplicar sistemas de control de franqueo conjuntamente con Auditoría Interna y Control de Calidad ; control financiero y Recaudación

En todo momento

5 Asegurarse que la aplicación de la tarifa sea la correcta en todas sus dependencias Permanente

6 Promover la capacitación de los recursos Humanos para mantener la calidad de la atención al público.

Permanente

7 Colaborar con la Gerencia de Recursos Humanos en cuanto a la asignación de funcionarios sea racional

En cada caso

8 Controlar que las áreas a su cargo cumplan a cabalidad sus funciones, conforme a las normas y leyes postales vigentes.

Diariamente

9 Coordinar la aplicación de sistemas de promoción de servicios y productos postales conjuntamente con el área Comercial.

En cada caso

10 Informar del movimiento de los envíos postales y remitirlos mensualmente al área de Estadísticas.

Mensualmente

11 Responsabilizarse de la custodia de los envíos admitidos mientras estén en su poder hasta su posterior transferencia a las oficinas correspondientes (nacional e internacional).

Diariamente

12 Ofrecer y satisfacer las expectativas del cliente por medio de los servicios requeridos por este. (en caso de que el cliente desconozca el servicio se le debe explicar con paciencia y respeto las características de cada servicio)

Diariamente

13 Completar la hoja de transferencia de cada envío depositado y transferirlo para el área correspondiente (nacional e internacional).

Diariamente

14 Mantener un archivo ordenado y actualizado a fin de contar con información veraz y oportuna para cualquier momento que fueran solicitadas.

Permanentemente

15 Colaborar con la Auditoría Interna o cualquier ente autorizado para el control y/o verificación que requirieran realizar.

En cada caso

16 Recolectar, sellar, clasificar y transferir los envíos depositados al área que corresponda, de acuerdo al servicio abonado por el cliente.

Diariamente

17 Elaborar informe estadístico y remitirlo al Departamento correspondiente. Mensualmente


Permanentemente


20 Brindar al cliente una atención excelente, conforme a las exigencias del mercado y las políticas de la Institución.

Permanente

21 En caso que el cliente desconozca el servicio requerido, explicarle amablemente las características del mismo, ayudándolo a completar los datos de su envío.

Diariamente

22 Recepcionar los envíos postales conforme a las disposiciones vigentes del Convenio de la UPU.

Diariamente




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Nivel Denominación

División 5.1.7.6 División Franqueo a Pagar

Objetivos: Recepcionar los envíos depositados por medianos y grandes clientes corporativos con cuenta corriente y transferirlos a las oficinas respectivas para su procesamiento.




1 Recepcionar los envíos de correspondencia depositadas por clientes con cuenta corriente con acuerdos contractuales y recibir el formulario F4, consignando los datos correspondientes.

Diariamente

2 Controlar que los datos consignados en los envíos estén acorde con las normas establecidas para acceder al servicio, como la impresión de número de resolución, los datos del remitente y destinatario.

En el momento de la admisión

3 Controlar que el número de resolución del envío corresponda con los datos del remitente. En el momento de

la admisión

4 Controlar que el estado físico de los envíos se ajuste a las normas postales nacionales e internacionales vigentes (UPU – UPAEP).

En el momento de la admisión

5 Rechazar de inmediato los envíos que no estén de acuerdo a la normativa postal vigente. En el momento de

la admisión

6 Certificar la admisión de los envíos (aplicando los procedimientos establecidos) con el sello fechador.

En todo los sobres

7 Clasificar los envíos conforme a las oficinas que se encargaran del procesamiento (Centro de Clasificación, Distribución y Entrega) con el Formulario T1 de transferencia.

Diariamente

8 Transferir los envíos acompañado del Formulario T1 a la oficina correspondiente. Diariamente

9 Remitir el Formulario F4 a la oficina de Contabilidad. Diariamente

10 Llevar un completo y ordenado archivo de las documentaciones. Permanentemente

11 Llevar un registro clasificado por destino y fecha de ingreso de los envíos recepcionados. Diariamente

12 Remitir mensualmente los datos del movimiento de los envíos e ingresos al Departamento

de Estadísticas. Mensualmente


Permanentemente





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Nivel Denominación

Departamento 5.1.8 Departamento Administrativo y Giraduría

Objetivos: Generar órdenes de pagos de los distintos rubros. Coordinar, organizar y controlar las gestiones realizadas en el departamento Administrativo sirviendo de apoyo continúo a la dirección de Administración y Finanzas de manera a lograr el objetivo deseado.


Dependencias: División Rendición de Cuentas, División Suministro, División Imprenta, División Servicios Generales.


1 Generar órdenes de pagos de los distintos rubros de Servicios Personales (Nivel 100) a través del Sistema Nacional de Recursos Humanos (SINARH) del Ministerio de Hacienda.

Permanentemente

2 Recepción y confección de planillas de embargos judiciales de juicios varios y prestación de alimento, posteriormente descontados de sus haberes a los funcionarios demandados previo dictamen de la Asesor Jurídica de la Institución.

Mensualmente

3 Confección de cheques a la orden del VEN para las distintas cuentas judiciales. Permanentemente

4 Confección de cheques de la STR (Solicitud de Transferencias de Recursos) obligados por cuenta administrativa, ya sea para pago de pasajes, salarios de funcionarios por única vez en el año, a algunos proveedores y pago de multas.

Permanentemente

5 Recepción de las distintas planillas y expedientes de gastos con las STR debidamente firmadas para su control y entrega a las personas responsables (gestores) para el ingreso en la dirección General del Tesoro Público (Ministerio de Hacienda).

Permanentemente

6 Una vez realizados los pagos, remitir los expedientes al Departamento de Contabilidad para su registro contable.

Permanentemente

7 Realizar gestiones de aperturas de cuentas de funcionarios incorporados a la Institución. Ocasionalmente

8 Generar solicitud de cancelación de cuentas de funcionarios que dejan de pertenecer a la DINACOPA.

Ocasionalmente

9 Realizar Giro de Sueldos para funcionarios de las distintas agencias a nivel nacional incorporados a la DINACOPA.

Mensualmente

10 Recepción de documentos provenientes de distintas dependencias. Diariamente

11 Direccionar los documentos en las distintas áreas según su naturaleza.

Diariamente

12 Coordinar y controlar las distintas tareas de las dependencias a su cargo. Diariamente

13 Procesar solicitudes de compra de insumos que no se cuentan en existencia. Según necesidad

14 Mantener un archivo ordenado y actualizado de los documentos manejados en dicha dependencia.

Permanentemente

15 Resolver los problemas urgentes con la anuencia del Director Administrativo y Financiero. Según necesidad



Permanentemente





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Nivel Denominación

División 5.1.8.1 División Rendición de Cuentas

Objetivos: Preparar los expedientes correspondientes para la rendición de cuentas, verificando que las mismas estén de acuerdo a las exigencias de la Resolución Nº 653 de la Contraloría General de la República.

Dependiente de: Departamento Administrativo y Giraduría.



1 Recepcionar los expedientes procesados y desembolsados de los rubros denominados Servicios Personales y los gastos de la DINACOPA

Permanente

2 Verificar los expedientes de acuerdo a las exigencias de la Resolución CGR Nº 653 (en la cual se aprueba la guía básica de documentos de rendición de cuentas que sustenta la ejecución presupuestaria.)

Según Cada caso

3 Completar el expediente según Resolución. En todos los casos

4 Entregar al departamento de contabilidad para los registros contables. Permanentemente

5 Archivar una vez realizado el pago Diariamente

6 Preparar en una carpeta por rubros para su posterior revisión ya sea por el Departamento de Auditoría Interna o de la Contraloría General de la República u otro tipo de control

En cada caso

7 Formular recibos de contrataciones públicas (retenciones) conforme a la Ley Nº2051/03 Según cada caso


Permanentemente





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Nivel Denominación

División 5.1.8.2 División de Suministro

Objetivos: Recepción, guarda y entrega de los materiales, insumos, útiles y otros, a las distintas oficinas, conforme a las compras de dichos materiales y útiles realizado por la Dirección de Administración y Finanzas




1 Proveer de materiales y útiles a las oficinas de la Dirección de Correos para su normal funcionamiento.

Mensualmente

2 Solicitar con anticipación al Departamento Administrativo y Giraduria, la adquisición de los útiles y materiales a suministrar, en base a las necesidades de las distintas oficinas.

Mensualmente

3 Organizar en depósito y entregar los pedidos de materiales, insumos y útiles a las distintas oficinas e impresión de formularios diversos

Diariamente

4 Realizar mensualmente el asiento en fichas, el movimiento de entrada y salida de materiales y útiles de Oficina

Mensualmente

5 Solicitar a la División Imprenta la confección de los diversos formularios, en base a las necesidades y pedidos de las distintas oficinas.

Según necesidad


Permanentemente





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Nivel Denominación

División 5.1.8.3 División Imprenta

Objetivos: Realizar Trabajos de impresiones en general a fin de cumplir con las solicitudes




1 Realizar a través de la Sección maquina impresiones tipográficas automática de largo y corto tiraje en blanco y negro y en colores.

En todo momento

2 Realizar cortes de imprenta en general, con capacidad de una medida luz de 91 x 92,5. En cada caso

3 Realizar encuadernaciones en general con tapa dura y pegados de sobres, perforados y presilla dos industriales.

En cada caso

4 Preparar tipografías de imprenta para realizar trabajos como tarjetas, afiches, formularios y otros.

En todo momento

5 Controlar la calidad de las impresiones realizadas en su forma y numeraciones entre otros. En todo momento

6 Llevar un inventario y registro ordenado de las impresiones realizadas. En todo momento

7 Realizar periódicamente los pedidos de materiales necesarios para el buen funcionamiento de la oficina.

En cada caso

8 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato. Mensualmente


Permanentemente





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Nivel Denominación

División 5.1.8.4 División de Servicios Generales

Objetivos: Realizar el mantenimiento y/o reparación de muebles e inmuebles de la institución y velar por el mantenimiento del edificio.


Dependencias: Sección Central Telefónica, Sección Limpieza.


1 Planificar las tareas de reparación y mantenimiento a realizar. Trimestralmente

2 Mantener un plantel de personal técnico para realizar las diferentes tareas (plomería, carpintería, albañilería, electricidad y limpieza).

Permanente

3 Fiscalizar las estructuras, reparaciones, mantenimientos, fabricación de muebles e instalaciones de equipos de oficina, realizados por su personal o terceros.

Según cada caso

4 Realizar el mantenimiento y la reparación de los equipos de oficinas, muebles, e inmuebles, accesorios eléctricos y limpieza en general de la institución y sus sucursales.

En cada caso

5 Realizar visitas programadas a las distintas sucursales del Correo para hacer un relevamiento general y determinado de la situación en que se encuentran los edificios.


6 Sugerir realizar el mantenimiento y/o reparación, según informe detallado de las necesidades

Según cada caso

7 Relevar datos de las sucursales y de las necesidades a ser atendidas para planificar según cronograma y visto bueno de su jefe inmediato.


8 Prestar todo tipo de servicios a las distintas oficinas solicitantes, así como el traslado de muebles, instalación de equipos eléctricos, etc.

Permanente

9 Atender todas las solicitudes de mantenimiento, reparación, limpieza de muebles e inmuebles de las distintas dependencias y proceder conforme a los pedidos.

Permanente

10 Emitir un informe mensual de los trabajos realizados, al Departamento Administrativo y Giraduría.

Mensualmente

11 Gestión para el mantenimiento en stock permanente de aquellos insumos más utilizados Permanente

12 Realizar la planificación correspondiente para la mejor organización de las tareas. Permanente

13 Realizar campañas de concienciación del mantenimiento de la limpieza del edificio y utilización de los recursos en coordinación con la División Capacitación del Personal.

Permanente



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Sección 5.1.8.5 Central Telefónica

Objetivos: Recibir y realizar llamadas telefónicas, cumpliendo con las exigencias del Cliente interno y externo brindando un servicio de calidad encaminando todas las consultas con eficacia.

Dependiente de: División Servicios Generales.



1 Planificar los turnos y horarios de trabajo para el desarrollo de las tareas en esta dependencia.

Trimestralmente

2 Recepcionar y encaminar de manera efectiva y amable, las consultas realizadas a través de la Central Telefónica.

Permanente

3 Contar con un listado actualizado de los números de teléfonos directos e internos utilizados en la DINACOPA

Diariamente

4 Contar con un listado actualizado de nombres de Directores y jefes de las distintas áreas, tener conocimiento de la jerarquía, cargo nivel que ocupa.

Permanente

5 Mantener un cuaderno de novedades diarias Permanente

6 Informar al jefe inmediato de cualquier situación irregular o de algún problema que se presentare.

Según cada caso

7 Organizar y coordinar las guardias de los funcionarios de esta dependencia en los días sábados si fuere necesario el trabajo.

Según caso

8 Mantener un archivo ordenado y actual de los documentos de esta dependencia. Permanente

9 Mantener un cuaderno de anotaciones de llamadas que realizan los funcionarios a través de la Central Telefónica.

Permanente

10 Proponer realizar capacitaciones a los funcionarios de esta área con temas inherentes a esta tarea

Según cada caso


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Sección 5.1.8.6 Sección de Limpieza

Objetivos: Mantener las instalaciones de la DINACOPA limpias y ordenadas.

Dependiente de: División de Servicios Generales.



1 Realizar la planificación de la limpieza, para una mejor organización de las tareas. Trimestralmente

2 Realizar la limpieza de oficina por oficina utilizando elementos y artefactos según necesidad de cada oficina (aspiradora, repasado, otros).

Diariamente

3 Coordinar que la limpieza diaria de las distintas oficinas se realicen según planificación. Permanente

4 Verificar que la limpieza se realice con calidad especialmente los sanitarios de los distintos pisos y dependencias.

Diariamente

5 Una vez terminada la limpieza acomodar los elementos en forma segura y ordenada en el lugar correspondiente.

Diariamente

6 Gestionar la provisión oportuna de los elementos de uso diario. Permanente

7 Utilizar responsablemente los artefactos de limpieza de la institución. Permanente

8 Informar inmediatamente a su Jefe inmediato por escrito en caso de falla de algún elemento o artefacto utilizado para la limpieza.

Según cada caso

9 Promover el uso correcto de basureros en la institución. Permanente

10 Mantener un plantel capacitado para realizar la limpieza correcta. Permanente

11 Informar a su jefe inmediato si encontrara desperfectos en los sanitarios u oficinas. Según cada caso

12 Contar con un archivo actualizado y ordenado de los trabajos realizados. Permanente


Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 5.1.9 Departamento de Presupuesto

Objetivos: Gestionar la ejecución de gastos del presupuesto teniendo en cuenta la planificación anual integral de las dependencias.


Dependencias: División Programación Presupuestaria, División Ejecución Presupuestaria y División Control y Evaluación Presupuestaria.


1 Planificar y programar el Presupuesto anual, coordinar y supervisar, en base a las políticas preestablecidas y según la normativa vigente, la ejecución de los ingresos y gastos de la institución.

Permanente

2 Definir las informaciones que se deben originar con el fin de contar con un buen sistema de información que facilite a la Dirección de su área la toma de decisiones así como el control general de las actividades realizadas.

Semanal

3

Administrar el proceso de formulación, presentación y estimaciones de gastos e ingresos para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto según las prioridades de la Institución con las distintas Direcciones, en base a los lineamientos establecidos en el decreto reglamentario.

Según necesidad

4 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia. Permanente

5 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a la Dirección de Adm. Y Finanzas. Mensual

6 Analizar la ejecución de gastos del presupuesto vigente, a fin de determinar acciones para el ajuste del presupuesto de las dependencias de acuerdo a los recursos financieros con que cuenta la institución.

Periódicamente

7 Coordinar la definición de los objetos de gastos necesarios para la institución. Según

Planificación

8 Coordinar la definición de informaciones necesarias para la toma de decisiones. En todo momento

9 Recibir, controlar y realizar el seguimiento de los documentos elaborados en todas sus dependencias, así como manejar los plazos.

Todo el tiempo

10 Supervisar las imputaciones. En todos los casos

11 Supervisar el Plan de Caja Institucional. En todos los casos

12 Administrar el proceso de estimación, formulación y presentación de gastos e ingresos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto, en base a los lineamientos establecidos en el decreto reglamentario.

Diariamente

13 Coordinar las proyecciones y estimaciones de ingresos y gastos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto para el año, según las prioridades de la Institución con las distintas Direcciones de la misma, basándose en las reglamentaciones vigentes.

Anualmente

14

Coordinar la elaboración del anteproyecto del Presupuesto General de la Entidad, Presupuesto Plurianual, Plan Financiero, proponer modificaciones y/o ampliaciones del presupuesto vigente de acuerdo a las necesidades de la Institución y las reglamentaciones vigentes.

Anualmente

15 Remitir a consideración de la DAF la formulación del Plan Financiero Anual, de conformidad con el presupuesto aprobado.

Anualmente

16 Realizar evaluaciones de gestión a los funcionarios a su cargo, de acuerdo a los plazos establecidos por la DINACOPA.

Según necesidad



Permanentemente





462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.9.1 División Programación Presupuestaria

Objetivos: Gestionar y Programar la elaboración del Presupuesto de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Presupuesto.



1 Proponer, gestionar y programar la elaboración del Presupuesto de la DINACOPA.

Permanente


3 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato. Mensualmente

4 Definir los objetos de gasto necesarios para su utilización Según cada caso

5 Mantener actualizada la memoria de la institución, sus objetivos, políticas, misión, visión productos e indicadores, según las recomendaciones de los demás departamentos de la institución y su superior inmediato.

Anualmente

6 Estudiar las proyecciones y estimaciones de ingresos y gastos para la elaboración del anteproyecto de presupuesto para el año, en coordinación con su superior inmediato.

Anualmente

7 Elaborar el anteproyecto del Presupuesto General de la Entidad, Plan Financiero, Presupuesto Plurianual, modificaciones y/o ampliaciones del presupuesto vigente de acuerdo a las autorizadas por el superior inmediato.

Anualmente

8 Gestionar la inclusión de las fuentes de financiamiento no genuinos en el presupuesto de gastos para la ejecución de los proyectos de inversión y tramitar la contrapartida nacional, conforme a las normas vigentes.

Anualmente

9 Coordinar la elaboración del Plan Operativo. Anualmente


Permanentemente




DG

100

Dirección de Planificación y Proyectos - Manual de Organización y Funciones aprobado por Resolución N°

462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.9.2 División Ejecución Presupuestaria

Objetivos: Dar seguimiento a la ejecución del Presupuesto anual rigiéndose por las normas y principios de la ley Presupuestaria.




1 Acompañar la ejecución del Presupuesto anual rigiéndose por las normas y principios de la ley Presupuestaria.

Permanente

2 Controlar que la ejecución presupuestaria este al día, en base al Plan Financiero anual y su posterior entrega a la Dirección de Administración y Finanzas.

Mensual

3 Realizar el pedido mensual de Plan de Caja Institucional, al Ministerio de Hacienda, Según Disponibilidad del plan Financiero y las Prioridades Institucionales.

Mensual

4 Verificar la Carga mensual del Alcance de los Productos, en el SIAF, según los datos proveídos a este departamento.

Mensual

5 Controlar y emitir los Certificados de Disponibilidad Presupuestaria, así como la activación de los Códigos de Contrataciones.

Según necesidad

6 Definir las imputaciones a realizarse en el mes, para consideración del superior inmediato y posterior obligación, según disponibilidad presupuestaria.

Mensual

7 Elaborar los informes en cuanto a la ejecución presupuestaria, solicitados por la Dirección de Administración y Finanzas.

Mensual

8 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia. En todo momento

9 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato. Según necesidad


Permanentemente




DG

101


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 5.1.9.3 División Control y Evaluación Presupuestaria

Objetivos: Controlar y evaluar la ejecución presupuestaria con eficiencia y eficacia.




1 Controlar y evaluar permanentemente la ejecución presupuestaria. Permanente

2 Remitir los saldos presupuestarios para la ejecución de viáticos, según disponibilidad presupuestaria, a la Dirección de Administración y Finanzas.

Según cada caso

3 Recibir y controlar los datos y documentos que deben ser procesados y archivos. Diariamente

4 Controlar que el archivo de las documentaciones que respaldan las imputaciones este actualizada y en condiciones de consulta.

Permanente

5 Elevar informes mensuales, trimestrales y semestrales según los plazos establecidos a la Dirección de Administración y Finanzas.

Según cada caso

6 Realizar seguimiento y conciliación del presupuesto y de los gastos realizados. Diariamente

7 Controlar y supervisar el cumplimiento de las normas y principios de control interno. Mensualmente


9 Elevar un informe mensual de las tareas realizadas a su superior inmediato. Mensual


Permanentemente




DG

102


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 5.1.10 Departamento de Cobranzas

Objetivos: Gestionar el cobro de los servicios prestados a crédito y coordinar el mantenimiento de las líneas de créditos asignadas a cada cliente.




1 Preparar las documentaciones de cuentacorrentistas a fin de realizar la gestión de cobro de los servicios prestados.

Para cada caso

2 Colaborar con el Departamento de Presupuesto en las estimaciones cuantificadas de ingresos.

Anualmente

3 Monitorear y elevar al Dpto. Financiero la recaudación obtenida a través de las gestiones realizadas por el Departamento de Cobranzas de los cobros diarios efectuados de las cuentas corrientes.

Diariamente

4 Preparar, analizar y procesar al cierre del mes, las cuentas a crédito, por servicios prestados.

Mensualmente

5 Preparar los informes de las cobranzas del mes para la Dirección de Administración y Finanzas.

Mensualmente

6 Planificar las metas del mes siguiente con los parámetros de créditos y cobranzas. Mensualmente

7 Mantener un orden de los documentos F4 (Cuenta corriente) cobrados y por cobrar, preparándolos para el cierre mensual.

Diariamente

8 Monitorear el desempeño diario de las cobranzas, comparando y corrigiendo el avance de los objetivos establecidos, analizando las variaciones. Aplicar acciones correctivas a errores y problemas en el desarrollo de sus funciones.

Diariamente

9 Gestión de cobro de todos los servicios prestados y/o productos que ofrece la Institución ya sean de contado o de crédito.

En todo momento

10 Controlar y registrar las cobranzas diarias de las cuentas. Diariamente


Permanentemente




DG

103


462/17 ED/SG/DPP

Departamento 5.1.11 Departamento de Correos Giros Internacional

Objetivos: Gestionar el cobro de los servicios prestados a crédito y coordinar el mantenimiento de las líneas de créditos asignadas a cada cliente.




1 Dirigir y coordinar que todos los trabajos de esta Área sean desarrollados correctamente. Todo el tiempo

2 Vigilar el cumplimiento de lo establecido en los convenios/contratos de prestación de servicios de Correo Giros.

Todo el tiempo

3 Presentar proyectos que acompañen el desarrollo del servicio. Según cada caso

4 Planificar la capacitación y actualización de los recursos humanos relacionados al servicio. Todo el tiempo

5 Gestionar con el superior Inmediato la disponibilidad de los recursos y elementos necesarios para la ejecución del trabajo

Todo el tiempo

6 Presentar Informe por escrito al superior inmediato de los resultados de las gestiones. Todo el tiempo

7 Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo y del servicio.

Según la necesidad



DG

104


462/17 ED/SG/DPP

6 DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS



DG

105


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Dirección

6.1 Dirección de Recursos Humanos Objetivos: Planificar, organizar, desarrollar y coordinar así como también aplicar las técnicas de control

capaces de promover el desempeño eficiente del personal; representar como medio que permita a los funcionarios de la DINACOPA alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.


Dependencias: Coordinación de Recursos Humanos, Unidad de Asuntos Legales, Unidad de Gestiones Jubilatorias, Departamento de Gestión y Control de personal, Departamento de Salario, Departamento de Concursos, Departamento Académico, Departamento de Evaluación de Desempeño, Coordinación General de Escuela Postal.


1 Coordinar y asegurar que el personal reciba la capacitación adecuada y necesaria para desempeñar correctamente sus funciones.

Permanentemente

2

Apoyar a la organización en el desarrollo del personal a través de actividades de formación, elaborando un plan de capacitación, evaluándolo y mejorándolo en forma continua de acuerdo a las necesidades.

Anualmente

3 Apoyar a la organización en el proceso selección interna de recursos humanos y en la búsqueda de talentos externos e internos, y su asimilación dentro de la DINACOPA, mediante una asignación efectiva de los mismos.

Permanentemente

4 Dar seguimiento al proceso anual de evaluación del desempeño, apoyando a las áreas en el proceso de calificación del personal.

Anualmente

5 Administrar y controlar las políticas del personal en todos los ámbitos. Permanentemente

6 Gestionar las operaciones administrativas referente al personal siguiendo los lineamientos, procedimientos y normativas previstas en los reglamentos de la Institución, manteniendo una base de datos actualizada.

Diariamente

7 Administrar los beneficios sociales que la administración provee al personal, proponiendo iniciativas que los optimicen.

Diariamente

8 Mantener informada a las jerarquías acerca de los indicadores y estadísticas relevantes de la organización y sus tendencias y potenciales consecuencias.

Mensualmente

9 Asesorar en el tratamiento de casos específicos de sus empleados, o en negociaciones de carácter laboral, representando a la DINACOPA en los temas relacionados con el personal, y coordinando las relaciones con los representantes de los funcionarios.

Según Necesidad

10 Dirigir y controlar el proceso de asignaciones en los distintos conceptos a los funcionarios permanentes, contratado y comisionados.

Según necesidad

11 Controlar y dirigir el proceso de información, utilización y archivos de la documentación y los legajos del personal.

En todo momento


Permanentemente

13 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo. Permanentemente

14 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo. En todo momento



DG

106


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Staff

Denominación

6.1.1 Coordinación de Recursos Humanos

Objetivos: Planificar, desarrollar, organizar y coordinar las tareas concernientes a la Dirección de Recursos Humanos, así como también aplicar las técnicas de control capaces de promover el desempeño eficiente del personal. Cooperar para que los funcionarios de la DINACOPA alcancen los objetivos relacionados directa o indirectamente con el trabajo.

Dependiente de: Dirección de Recursos Humanos.



1 Asistir al Director/a del Área para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias, cooperando y representándole en las tareas o reuniones que sean necesarias.

Según necesidad

2 Sustituir al Director/a de Recursos Humanos en caso de ausencia temporal y realizar

gestiones o labores por mandato del mismo ante situaciones que requiera su presencia sin

que ello implique la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

3 Oficiar de nexo en las audiencias solicitadas por los funcionarios de la Institución y particulares con el Director del Área, relacionadas a cuestiones de su interés.

Diariamente

4 Mantener informado al Director del Área acerca de los movimientos relevantes de la Institución y sus directrices.

Según cada caso

5 Proporcionar la información necesaria y actualizada de interés para los funcionarios de la

Institución con relación a sus labores diarias o periódicas. Diariamente

6 Recepción y remisión de documentos administrativos. Diariamente

7 Tramitar y archivar la documentación recibida y remitida por la Dirección de Recursos Humanos.

Diariamente

8 Elevar notas de exclusión del Sistema SINARH .

Según cada caso

9 Elaborar circulares con disposiciones emanadas por la máxima autoridad.

Permanentemente

10 Facilitar a los funcionarios y familiares de los afectados notas para obtener becas de

estudios a través de la Secretaria de la Función Pública. Según cada caso

11 Elaborar informe solicitado por Asesoría Jurídica para los Sumarios Administrativos en

proceso. Según cada caso


Según necesidad



DG

107


462/17 ED/SG/DPP

Unidad 6.1.2 Unidad de Asuntos Legales

Objetivos: Analizar y verificar las documentaciones y dictaminar acorde a las leyes vigentes, para aplicar medidas disciplinarias o sanciones.




1 Recibir, verificar y analizar las documentaciones para dictaminar la aplicación de medidas disciplinarias en caso de sanciones leves, o concesiones de permiso de acuerdo a las leyes vigentes de los documentos presentados por el funcionariado.

Permanentemente

2 Mantener una carpeta actualizada de los dictámenes realizados, tanto los favorables como los desfavorables con sus respectivas explicaciones.

Permanentemente

3 Fungir de enlace con el Poder Ejecutivo, a fin de llevar proyectos de decretos, a la Dirección de Decretos y Leyes de la Presidencia de la República para su estudio y posterior firma del Señor Presidente de la República y retirar las copias autenticadas de los mismos.

Según necesidad

4 Representar en carácter de personal autorizado ante la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones, del Ministerio de Hacienda, para realizar los Trámites correspondientes a las Jubilaciones del Funcionariado.

En Cada Caso

5 Fungir de enlace con la Secretaria de la Función Pública, a fin de solicitar llevar adelante las Instrucciones de Sumarios Administrativos, a funcionarios permanentes de la Dirección Nacional de Correos del Paraguay.

En cada caso

6 Realizar demás actividades inherentes a la Dirección de Recursos Humanos, que sea asignado por la Dirección de Recursos Humanos.

Según necesidad

7 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente

8 Las demás tareas que le sean asignadas y que corresponda por la naturaleza de su cargo. Según Necesidad



DG

108


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 6.1.3 Departamento de Gestión y Control del Personal

Objetivos: Promover el desarrollo de los trabajadores para el aprovechamiento de sus potenciales.


Dependencias: División Informatización y Actualización de Legajos, División de Control y Fiscalización del Personal.


1

Dar seguimiento al proceso Administrativo del Personal relacionados con el uso de licencias de cualquier índole, el cumplimiento de los horarios de labor asignados y todo aspecto vinculado con las asistencias al trabajo, aplicando los mecanismos de control que se definen e investigando las causas de ausencias y llegadas tardías o retiro anticipado.

Diariamente

2 Recepción, Control y Remisión de Planillas de Asistencias del Área Metropolitana e Interior del país a la Unidad encargada para su posterior registro.

Diariamente

3 Mantener actualizado la Base de Datos de los Servidores Públicos del mes; Permanentes, Contratados, Comisionados, Pasantes y Ex funcionarios.

Diariamente

4

Elaboración y remisión en tiempo y forma de Certificados y Constancias de Trabajos, Fojas de Servicios, Actualización de Sueldo de los Servidores Públicos permanentes, contratados, comisionados y ex servidores públicos, así como copias de Resoluciones o Decretos de Altas y Bajas autenticadas por la Secretaria General de la Institución.

Diariamente

5 Elaborar Informe solicitado por Asesoría Jurídica en proceso Sumario Administrativo. Según el caso

6 Mantener actualizado las Hojas de Servicios y Legajos de los Servidores Públicos Permanentes, Contratados, Comisionados y Pasantes.

Diariamente

7

Remisión en tiempo y forma al Ministerio de Hacienda y a la Secretaria de la Función Pública de Altas y Bajas de Servidores Públicos permanentes, contratados y comisionados, conforme al Decreto que reglamenta la Ley el Presupuesto General de la Nación para cada Ejercicio Fiscal, para dar cumplimiento a la Ley de Transparencia.

Mensual

8

Asesoramiento para la presentación ON LINE de las Altas y Bajas de la Declaración Jurada de Bienes y Rentas a los Servidores Públicos permanentes y contratados, dando cumplimiento a la Ley 5033/2013 “Que reglamenta el Art. 104 de la Constitución Nacional, de la Declaración Jurada de Bienes Y Rentas, activos y pasivos de los funcionarios públicos”

Mensual

9 Realizar las demás actividades designadas por la Dirección de Recursos Humanos. Según el caso

10 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente

12 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo. Según Necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.3.1 División de Informatización y Actualización de Legajos

Objetivos: Implementar un sistema informático para la carga y actualización de los legajos de los funcionarios de la DINACOPA de manera de contar con una base de datos digital.

Dependiente de: Departamento de Gestión y Control del Personal.



1 Actualización digital de los legajos del personal de la DINACOPA. Diariamente

2 Cargar en la base de datos del sistema informático de Recursos Humanos los legajos del personal.

Mensualmente

3 Mantener un archivo actualizado. Diariamente


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.3.2 División de Control y Fiscalización del Personal

Objetivos: Coordinar el control de la asistencia del personal a las oficinas.

Dependiente de: Depende del Departamento de Gestión y Control del Personal.



1 Coordinar y organizar las tareas a su cargo. Diariamente

2 Verificar los datos relacionados con los registros de entrada y salida de la Institución a través del reloj biométrico y otros medios.

Diariamente

3 Elaborar informe diario del control de asistencia. Atender y evacuar las dudas del personal referentes al control de asistencias, permisos, descuentos y otros.

Diariamente

4 Elaborar informe mensual acerca de los descuentos de los Servidores Públicos por llegadas tardías y/o faltas injustificadas.

Mensualmente

5 Elaborar informe solicitado por Asesoría Jurídica en proceso de sumario. Según cada caso

6 Mantener sistemas de datos actualizados de control del personal. Mensualmente

7 Elaborar informe solicitado por la Superioridad. Según necesidad

8 Expedir documentos autorizados por la superioridad, referente al registro de asistencia u otro documento relacionado con el Servidor Público en caso que fuere solicitado.

Según cada caso

9 Elevar informe relacionado con la asistencia y quienes reinciden en ausencias y llegadas tardías de los Servidores Públicos conforme a las normas vigentes.

Según necesidad

10 Recepción y verificación de planillas de asistencia elevadas quincenalmente de todas las agencias del Área Capital, zona Central e Interior del País.

Mensualmente

11 Informar por escrito en la brevedad posible acerca de los permisos u otros documentos del personal.

Según cada caso

12 Mantener los archivos actualizados y ordenados cronológicamente. Diariamente


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 6.1.4 Departamento de Salarios

Objetivos: Elaborar las documentaciones necesarias, referentes al pago de salario del personal permanente, contratado y comisionados.


Dependencias: División Liquidación de Salarios, División Contrataciones Temporales, División SINARH, División de Remuneraciones complementarias y División de Gestoría Administrativa.


1 Coordinar las tareas correspondientes al departamento. Todo el tiempo

2 Controlar la correcta aplicación de los términos de las resoluciones de nombramientos, ascensos, traslados y otros que afecten a las liquidaciones del personal.

Según cada caso

3 Confeccionar las resoluciones de autorización de pago al personal permanente, contratado y comisionado en diferentes conceptos.

Según cada caso

4 Verificar las planillas de pago del personal permanente, contratado y comisionado, en los diferentes conceptos.

Mensualmente

5 Verificar las notas de solicitud de pago de remuneraciones extraordinarias y adicionales. Mensualmente

6 Expedir constancias de último salario, exclusión del SINARH y otras solicitadas por el personal de la Institución.

Según cada caso

7 Remitir mensualmente a la Dirección de Administración y Finanzas todas las planillas para el proceso de pago correspondiente.

Mensualmente

8 Remitir mensualmente al Departamento de Gestión y Control del Personal todas las planillas, a fin de facilitar la elaboración de los certificados de trabajo e informes.

Mensualmente

9 Recepcionar expedientes que ingresan al Departamento, a través de la Dirección de Recursos Humanos.

Diariamente

10 Participar en la elaboración del Anteproyecto de presupuesto Anual, en lo que hace referencia a Servicios Personales.

Anualmente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.4.1 División de Liquidación de Salarios

Objetivos: Elaborar, confeccionar y procesar las liquidaciones de salarios del personal de la DINACOPA.

Dependiente de: Depende del Departamento de Salarios.



1 Elaborar planillas de pago de sueldo al personal permanente. Mensualmente

2 Elaborar la liquidación de sueldos en base a los detalles de descuentos en concepto de cooperativas, asociación, embargos, entre otros.

Mensualmente

3 Realizar la liquidación de remuneraciones extraordinarias y adicionales, según los registros de marcación.

Mensualmente

4 Confeccionar la planilla de pago de seguro médico. Mensualmente

5 Confeccionar las planillas de pago de Bonificación por Antigüedad. Mensualmente

6 Confeccionar constancias de último salario solicitadas por el personal de la Institución. Según cada caso

7 Procesar y elaborar pago de subsidios. Mensualmente

8 Realizar la liquidación de las planillas de pago de aguinaldo del personal permanente. Anualmente

9 Elaborar la planilla de novedades del sueldo del personal permanente. Mensualmente

10 Elaborar planilla de aportes para la Caja de Jubilaciones. Mensualmente

11 Elaborar los informes mensuales requeridos por la Secretaría de la Función Pública, en cumplimiento a la Ley de Transparencia.

Mensualmente

12 Mantener el archivo de documentos ordenado y actualizado. Diariamente


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.4.2 División de Contrataciones Temporales

Objetivos: Gestionar todo lo referente a los contratos temporales siguiendo los lineamientos actuales según las leyes vigentes.

Dependiente de: Depende del Departamento de Salarios.



1 Confeccionar contratos temporales para el personal contratado y remitir donde corresponda.

Según cada caso

2 Confeccionar las planillas de pago de sueldos al personal contratado. Mensualmente

3 Elaborar las planillas de pago en concepto de bonificaciones al personal contratado. Mensualmente

4 Realizar la liquidación de las planillas de pago de aguinaldos del personal contratado. Anualmente

5 Elaborar las planillas de novedades del sueldo del personal contratado. Mensualmente

6 Elaborar planillas de pago de pasajes al personal contratado. Mensualmente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.4.3 División SINARH

Objetivos: Hacer uso de manera eficaz del sistema SINARH de manera a lograr el registro y actualización de datos del personal de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Salarios.



1 Registrar y mantener las altas, bajas, comisionamientos, promociones, traslados y/o cambios de situación laboral del personal permanente y contratado en el sistema SINARH.

Según cada caso

2 Migrar los datos administrativos del personal permanente y contratado en el sistema SINARH.

Mensualmente

3 Elaborar la planilla de pago en concepto de bonificaciones al personal contratado. Mensualmente

4 Realizar consultas en el SINARH sobre estados de cuenta en red bancaria y extractos de pago, de funcionarios de la Institución.

Según cada caso

5 Confeccionar archivos para incorporar planillas de pago por red bancaria y cuenta administrativa en el sistema SINARH.

Mensualmente

6 Dar seguimiento de expedientes relacionados al movimiento del personal en el SINARH ante el Ministerio de Hacienda.

Según cada caso

7 Elaborar el informe de ejecución presupuestaria mensual referente a Servicios Personales. Mensualmente

8 Confeccionar constancias de exclusión de SINARH solicitadas por el personal de la Institución.

Según cada caso



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.4.4 División de Remuneraciones Complementarias

Objetivos: Elaborar y gestionar las documentaciones necesarias para las remuneraciones complementarias en tiempo y forma.

Dependiente de: Departamento de Salarios.



1 Elaborar planillas de pago de Gastos de Representación. Mensualmente

2 Elaborar planillas de pago de Bonificación por Grado Académico. Mensualmente

3 Elaborar planillas de pago de Bonificación por Responsabilidad en el Cargo. Mensualmente

4 Elaborar planillas de pago de Bonificación en Responsabilidad por Gestión Administrativa. Mensualmente

5 Elaborar planillas de pago de Gratificaciones por Servicios Especiales. Mensualmente

6 Elaborar planillas de pago de Pasajes al personal permanente. Mensualmente

7 Elaborar planillas de pago de Bonificación por Insalubridad. Mensualmente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.4.5 División de Gestoría Administrativa

Objetivos: Organizar y simplificar las tareas de índole financiero en lo relacionado a Recursos Humanos.

Dependiente de: Departamento de salarios



1 Ingresar y dar seguimiento de expedientes relacionados a órdenes de pago y solicitudes de transferencia de recursos ante el Ministerio de Hacienda.

Según cada caso

2 Ingresar y dar seguimiento de expedientes de solicitud de habilitación y cancelación de cuentas de funcionarios activos e inactivos. Según cada caso

Según cada caso

3 Ingresar y dar seguimiento de expedientes ante el Banco Nacional de Fomento. Según necesidad

4 Gestionar las compras de talonarios de cheques para la Institución. Según necesidad

5 Retirar extractos de cuenta de la Institución. Según cada caso



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Coordinación 6.1.5 Coordinación General de Escuela Postal

Objetivos: Implementar la Tecnicatura Postal Promover la formación y capacitación Postal de todo el personal




1 Realizar gestiones para el establecimiento de la carrera postal Según Necesidad

2 Establecer un reglamento de funcionamiento de la Escuela Postal Anualmente

3 Establecer nexos con diferentes sectores académicos con el propósito de mejorar la oferta de cursos de formación

Según Necesidad

4 Diseñar, organizar y coordinar el proceso de elaboración de la malla curricular, de acuerdo a los requerimientos del MEC, para la implementación de la tecnicatura postal.

Anualmente

5 Organizar y coordinar el proceso de selección de docentes para la Escuela Postal Anualmente

6 Gestionar con las Universidades o instituciones educativas, la firma de convenios de becas de formación para todo el personal.

Según Necesidad

7 Coordinar los proyectos y programas de formación y capacitación del personal de la DINACOPA en sus diversas aéreas y niveles jerárquicos

Según Necesidad

8 Monitorear el cumplimiento del Plan Anual de Capacitación y otras acciones de formación del personal de la DINACOPA

Permanentemente


Permanentemente

10 Mantener actualizado el archivo de documentos manejados por su dependencia Permanentemente


Según Necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Coordinación 6.1.6 Departamento Académico

Objetivos: Elaborar y gestionar programas de formación y capacitación para el personal de la DINACOPA.


Dependencias: División Capacitación del Personal.


1 Planificar la implementación de capacitación y formación postal, conjuntamente con la División Capacitación, de conformidad al Diagnóstico de Necesidades, el Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Operativo Anual (POA).

Anualmente

2 Coordinar y organizar los programas de formación y capacitación establecidos institucionalmente, con el fin de mejorar la calidad del servicio

Según necesidad

3 Coordinar la ejecución de actividades y tareas de capacitación planificadas, conforme al Plan Anual de Capacitación y al Reglamento Interno de Capacitación

Según necesidad

4 Realizar el control de ejecución de actividades planificadas correspondientes a las áreas de trabajo bajo su dependencia y la participación del personal afectado al evento de capacitación.

Según necesidad

5 Supervisar y evaluar continuamente el desempeño de los miembros del equipo de trabajo (docentes-instructores), observando la correcta aplicación de métodos y técnicas educativas.

Permanentemente

6 Organizar y coordinar conjuntamente con la Escuela Postal, el proceso de selección de docentes-instructores.

Según necesidad

7 Informar a la Coordinación de la Escuela Postal el rendimiento de los docentes (Instructor)-alumnos (participantes).

Permanentemente

8 Elaborar datos estadísticos sobre participación de funcionarios en eventos de capacitación Según necesidad

9 Organizar, coordinar, supervisar y administrar los programas de becas establecidas por convenios a nivel nacional con otras entidades de capacitación.

Según necesidad


Permanentemente



Según Necesidad



DG

119


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.6.1 División Capacitación del Personal

Objetivos: Organizar y administrar los programas de inserción y formación de personal.

Dependiente de: Departamento Académico



1 Diseñar los instrumentos y el procedimiento para la realización de diagnósticos de necesidades de capacitación y formación del personal.

Anualmente

2 Realizar las actividades tendientes a detectar las necesidades de capacitación-Diagnóstico de necesidades.

Anualmente

3 Programar las actividades de formación a través de un Plan Anual de Capacitación, que tenga en consideración las necesidades detectadas, y de conformidad al Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Operativo Anual (POA).

Anualmente

4 Planificar conjuntamente con el Departamento Académico la ejecución de las propias tareas.

Según necesidad

5 Coordinar y ejecutar las actividades de capacitación y formación, de conformidad al Plan Anual de Capacitación

Según necesidad

6 Ejecutar el plan programado realizando las reformas urgentes necesarias, a fin de adecuar el plan en todo momento a las necesidades de la institución.

Según necesidad

7 Elaborar programas de capacitación y formación del personal, conforme a las Políticas de Recursos Humanos (Fase de ingreso, permanencia y retiro).

Según necesidad

8 Difundir la oferta de capacitación institucional y proponer los criterios para la selección de participantes.

Según necesidad

9 Organizar y gestionar el proceso de admisión de los participantes, así como un registro de postulaciones de capacitación

Según necesidad

10 Gestionar la expedición de certificados a los participantes de los cursos de capacitación. Según necesidad

11 Ejecutar las labores de soporte administrativo, académico y logístico (sillas, proyector, equipos informáticos, coffe breack, etc.) para el desarrollo de los cursos de capacitación y formación

Según necesidad

12 Organizar y coordinar actividades de capacitación que surgen en base a proyectos en proceso de implementación.

Según necesidad

13 Elaborar informes de capacitación con las acciones de formación llevadas a cabo, realizando una evaluación y seguimiento que permita efectuar una comparación entre la situación, anterior y posterior al desarrollo de las actividades de formación.

Según necesidad


Permanentemente



Según necesidad



DG

120


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 6.1.7 Departamento de Concursos.

Objetivos: Proponer, analizar y coordinar con la Dirección de Recursos Humanos los diferentes tipos de Concursos.


Dependencias: División de Procesos de Concurso.


1 Coordinar tareas y funciones del Departamento Diariamente

2 Detectar necesidades del personal de acuerdo a las solicitudes recibidas y necesidades de las distintas dependencias de la Institución.

Según necesidad

3 Planificar los Concursos a realizar conjuntamente con la Dirección de Recursos Humanos para remitir a la SFP.

Anualmente

4 Elaborar e implementar con la Dirección de Recursos Humanos en conjunto con la División de Procesos de Concurso los diferentes llamados a realizar.

Según necesidad

5 Definir los llamados a Concursos: a) Concurso Público de Oposición; b) Concurso de Oposición; Institucional o Interinstitucional; c) Concurso de Méritos; d) Reglamento Simplificado de Selección.

Según necesidad

6 Elaborar con la División de Procesos de Concursos la realización de Perfiles conjuntamente con la Dependencia solicitante y la Dirección de Recursos Humanos.

Según necesidad

7 Adecuar y/o modificar perfiles homologados según necesidades. Según necesidad

8 Coordinar y supervisar los procedimientos de la División de Procesos de Concursos en las distintas etapas de cada llamado teniendo en cuenta el tipo de concursos a realizar.

Según cada caso

9 Asesorar sobre los llamados a llevarse a cabo según necesidades. Permanentemente

10 Confección de las Resoluciones (conformación de Comisión de Selección, llamado a concurso, finalización de concurso, etc.)

Según cada caso

11 Descargar la constancias de ser o no Funcionario Público según lista de adjudicados para habilitar el ingreso a la Institución.

Según cada caso

12 Notificar la culminación de los llamados y solicitar la Certificación del Debido Proceso a la Secretaría de la Función Pública.

Según cada caso

13 Elaborar la documentación necesaria para el Ministerio de Hacienda y gestionar la Habilitación según tipo de Concurso.

Según cada caso

14 Resguardar toda la documentación del proceso del concurso. Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad



DG

121


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.7.1 División de Procesos de Concursos

Objetivos: Coordinar el Cronograma de actividades de los diversos Concursos.

Dependiente de: Departamento de Concursos.



1 Establecer nexos con la Secretaría de la Función Pública para la tramitación de los Perfiles en Procesos de Homologación en coordinación con el Departamento de Concursos.

Según necesidad

2 Realizar relevamientos de datos con las distintas dependencias de la Institución para la elaboración de los perfiles.

Según necesidad

3 Elaborar registro de pedidos de funcionarios recibidos a través de notas. Permanentemente

4 Elaborar cronograma de actividades de cada concurso. Según cada caso

5 Coordinar las reuniones y actividades del Concurso con la Comisión de Selección de cada Concurso.

Según necesidad

6 Establecer nexos con la Secretaría de la Función Pública para la realización de los Concursos.

Según necesidad

7 Gestionar y coordinar junto con la oficina de Atención al Cliente, para la recepción de las carpetas.

Según cada caso

8 Mantener archivo de las carpetas presentadas en los distintos Concursos para su posterior devolución dentro de los 6 meses culminado cada concurso.

Según cada caso

9 Socializar los concursos. Según cada caso

10 Asesorar sobre los concursos. Permanentemente

11 Resguardar toda la documentación. Diariamente

12 Brindar información actualizada a la Secretaría de la Función Pública sobre el desarrollo de los mismos.

Según necesidad

13 Coordinar y gestionar las publicaciones y Resoluciones Finales. Según cada caso


Permanentemente


Según necesidad



DG

122


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 6.1.8 Departamento de Evaluación de Desempeño

Objetivos: Proponer, analizar y coordinar con la Dirección de Recursos Humanos los diferentes tipos de Evaluaciones de Desempeño.


Dependencias: División de Procesos y Cargas de Datos.


1 Establecer nexos con la Secretaría de la Función Pública para la realización y aplicación del Instructivo General de Evaluación de Desempeño.

Periódicamente

2 Diseñar e implementar el formulario de Evaluación de Desempeño, en coordinación con los responsables de las distintas aéreas de la Institución.

Semestral

3 Socializar las herramientas de evaluación con todos los evaluadores. Semestral

4 Determinar los procedimientos para la presentación de los formularios de evaluación. Semestral

5 Distribuir los formularios de evaluación general a los responsables de cada área. Semestral

6 Recibir la Evaluaciones de Desempeño y preparar el informe con los resultados obtenidos para posteriormente remitirlos a la Comisión de Evaluación.

Semestral

7 Conformar y Coordinar la Comisión de Evaluación de Desempeño. En cada caso

8

Realizar Evaluación de Desempeño como mínimo una (1) vez al año a todos los funcionarios. Con respecto a aquellos funcionarios permanentes que hayan ingresado mediante Concurso Público de Oposición, dos (2) evaluaciones de desempeño: una antes de cumplir los seis (6) meses como mínimo; y la otra antes de transcurrir los dos (2) años de antigüedad en la función pública.

Semestral

9 Confeccionar Resoluciones para la apertura y cierre de Evaluaciones de Desempeño. En cada caso

10 Asesorar a los evaluadores sobre el instructivo de evaluación. Según necesidad

11 Reguardar toda la documentación del proceso de evaluación de desempeño. Todo el tiempo

12 Brindar información actualizada a la Secretaría de la Función Pública sobre el desarrollo de los mismos.

Según necesidad

13 Coordinar las publicaciones y Resoluciones Finales. Según cada caso


Permanentemente


Según necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 6.1.8.1 División Gestión de Procesos y Cargas de Datos

Objetivos: Coordinar el cronograma de las Evaluaciones de Desempeño

Dependiente de: Departamento de Evaluación de Desempeño



1 Coordinar las reuniones con la comisión evaluadora. Según cada caso

2 Cargar los datos en el sistema informático. Según cada caso

3 Gestionar los procesos de las evaluaciones. Según cada caso

4 Distribuir los formularios de evaluación a los responsables de cada área. Según cada caso

5 Asesorar a los evaluadores sobre el instructivo de evaluación. Según necesidad

6 Resguardar toda la documentación del proceso de evaluación de desempeño. Según necesidad

7 Socializar las herramientas de la Evaluación General a los responsables de cada área. Según cada caso

8 Mantener un archivo ordenado de los formularios completados por cada área. Semestral


Permanentemente


Según necesidad



DG

124


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

UNIDAD 6.1.9 Unidad De Gestiones Jubilatorias

Objetivos: Planificar, Organizar y Gestionar cuestiones Jubilatorias de los funcionarios de la DINACOPA.




1 Elaborar las documentaciones necesarias a efectos de gestionar los trámites correspondientes ante la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones del Ministerio de Hacienda, relacionados a los funcionarios de la DINACOPA.

Según necesidad

2 Verificar el cumplimiento de los requisitos y condiciones legales previstos, en los procesos de Jubilación. . Según cada caso

3 Promover la continua mejora de los procesos de jubilación mediante el seguimiento desde su inicio hasta su culminación En todo momento

4 Oficiar de enlace con la Dirección de Decretos y Leyes de la Presidencia de la República, en la tramitación de los diversos Proyectos de Decretos, para su estudio y consideración pertinente.

Según Necesidad

5

Elevar al Director del Área Proyectos de Resoluciones de sumarios administrativos, sanciones disciplinarias, traslado, renuncias, permisos por maternidad, permisos por lactancia, pasantía, horarios especiales, designaciones, comisionamientos, acumulación de vacaciones y desvinculaciones.

Permanentemente

6 Elaboración de notificaciones varias. Permanentemente

7 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y todas las documentaciones del proceso Jubilatorio, así como otros bienes a su cargo. Permanentemente



Según necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

7 DIRECCION DE BIENESTAR DEL PERSONAL



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Dirección 7.1 Bienestar del Personal

Objetivos: Proponer, promover, ejecutar, proyectos y programas de asistencia y/o soporte social tendientes a lograr el bienestar del personal en el lugar de trabajo buscando equilibrar necesidades hacia el logro de los objetivos institucionales.


Dependencias: Guardería, Asistencia Social y Farmacia, Departamento de Clínica Médica, Departamento de Odontología.


1 Proponer, promover, ejecutar proyectos y programas de asistencia y/o soporte social. Permanentemente

2 Dirigir y supervisar las actividades del equipo a su cargo, para lograr los objetivos trazados, orientadosal bienestar de todos los funcionarios.

Permanentemente

3 Proponer convenios o alianzas que favorezcan al crecimiento de los objetivos. Permanentemente

4 Coordinar y realizar jornadas de vacunación, análisis y estudios varios, destinados a la prevención o detección precoz de enfermedades.

En cada caso

5 Incentivar a los funcionarios de la DINACOPA a mantener una vida saludable a través de promociones sobre prevención de la salud.

Permanentemente

6 Mantener un archivo ordenado y expedirsesegún corresponda, sobrelos repososmédicosde los funcionarios, al departamento de Recursos Humanos

Permanentemente

7 Autorizar y supervisar horarios de trabajo, vacaciones, cambio de turno y otros, que se otorguen al personal a su cargo, de acuerdo a las necesidades del servicio.

Permanentemente


9 Gestionar y administrar los insumos y medicamentos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente

10 Las demás tareas que le sean asignadas y que corresponda por la naturaleza de su cargo. Según necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 7.1.1 Asistencia Social y Farmacia

Objetivos: Asistir y brindar contención y/o servicios sanitarios a los funcionarios de la DINACOPA ante situaciones de emergencia familiar o personal. Gestionar la obtención de medicamentos varios para la provisión gratuita a los funcionarios.

Dependiente de: Dirección de Bienestar del Personal.



1 Colaborar en la organización de la atención médica integral del personal en la DINACOPA. Permanentemente

2 Mantener un archivo actualizado en medios informáticos con los datos médicos de los funcionarios.

Permanentemente

3 Promover actividades de dispersión: deportes, reuniones sociales y otros. Semestralmente

4 Asistir con ayuda social y acompañamiento, a los funcionarios acogidos a la jubilación. Permanentemente

5 Gestionarproyectos que encaminen el bienestar del personal. Permanentemente

6 Colaborar en las áreas de clínica general, odontología y de enfermería. Permanentemente

7 Mantener actualizadoel fichero de las consultas realizado en launidad sanitaria. Permanentemente

8 Asistir y administrar vacunaciones pertinentes. Permanentemente

9 Realizar los primeros auxilios al funcionario. En cada caso

10 Verificar los certificados médicos, otorgar el visto bueno para su consideración y posterior envió a la Dirección de Recursos Humanos.

Permanentemente

11 Canalizar y gestionar los estudios especializados a los que deben someterse los funcionarios en casos especiales.

En cada caso

12 Administrar los insumos de su dependencia y resguarda los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 7.1.2 Guardería

Objetivos: Favorecer el bienestar del niño/a en un ambiente adecuado, que promueva su desarrollo integral acorde a sus necesidades.




1 Favorecer el bienestar del niño/a en un ambiente adecuado, que promueva su desarrollo integral acorde a sus necesidades.

Permanentemente

2 Brindar servicios de cuidado con profesionales especializados a los niños/as entregados a su custodia.

Mensualmente

3 Cuidar, velar por el correcto uso de medicamentos, insumos, materiales, instrumentales y mobiliarios delaguardería.

Permanentemente

4 Velar por la integridad personal del niño bajo su custodia Permanentemente

5 Proporcionar en tiempo y forma los alimentos a los niños a su cargo. Permanentemente

6 Administrar a tiempo los medicamentos a los niños con tratamiento médico. Permanentemente


Permanentemente




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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 7.1.3 Departamento de Clínica Médica

Objetivos: Promover la atención de los servicios sanitarios para los funcionarios.


Dependencias: División de Enfermería.


1 Atender en el consultorio médico a funcionarios, cónyuges e hijos menores de edad. Permanentemente

2 Realizar diagnóstico para los tratamientos correspondientes de los casos que se presentan.

Según cada caso

3 Brindar los primeros auxilios, estabilizar al paciente y coordinar la transferencia a un hospital en caso de urgencias.

Según cada caso

4 Recepcionar y verificar los reposos médicos de los funcionarios de la Institución. Permanentemente

5 Realizar asistencia médica domiciliaria y en centros asistenciales a los funcionarios. Según cada caso

6 Organizar y realizar el seguimiento de los documentos que ingresen a la Dirección de Bienestar del Personal presentando informes de la situación de los mismos.

Permanentemente

7 Velar por el correcto uso de los medicamentos, insumos, materiales, instrumentales y mobiliarios del departamento.

Permanentemente

8 Manejar en forma responsable el historial clínico y la utilización de las recetas internas, utilizando los formatos establecidos.

En todo momento

9 Organizar y mantener actualizado el historial médico de los funcionarios con dolencias crónicas.

En todo momento


Permanentemente




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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 7.1.3.1 División de Enfermería

Objetivos: Asistir al profesional médico en la atención médica de los funcionarios de la institución brindando los primeros auxilios en casos de urgencia.

Dependiente de: Departamento de Clínica Médica.

Dependencias: Sección de Enfermería


1 Asistir al profesional médico de turno y realizar asistencia primaria primeros auxilios, control de presión arterial, curaciones y otros.

Permanentemente

2 Recepcionar reposos médicos: registrar y derivar. Permanentemente

3 Realizar desinfecciones y esterilizaciones de instrumentales correspondientes a la clínica médica.

Permanentemente

4 Brindar la atención a los funcionarios de DINACOPA, cumpliendo con los planes operativos de la Dirección.

Permanentemente

5 Entregar los informes solicitados por el departamento. Mensualmente

6 Comunicar de cualquier novedad de su área directamente al departamento médico. Permanentemente

7 Cuidar y velar por el correcto uso de los medicamentos, insumos, materiales, instrumentales y mobiliarios del departamento.

Permanentemente

8 Mantener ordenado y actualizado el historial clínico. Permanentemente

9 Colaborar en la realización de campañas de salud educativas de prevención. Según el caso

10 Asignar los turnos para consultas médicas, de acuerdo al orden de llegada de los pacientes.

Permanentemente

11 Mantener el control interno del manejo de desechos comunes, infecciosos, corto punzantes y de pinchazos.

En todos los casos


Permanentemente




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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 7.1.4 Departamento de Odontología

Objetivos: Promover la salud bucodental óptima de nuestros pacientes a través de servicios odontológicos de calidad a fin de: - Prevenir enfermedades bucales. - Evitarle el dolor. - Proporcionarle una eficiente masticación y mejorar su deglución. - Mejorar su estética.




1 Elaborar planes anuales de trabajo del departamento para promover la salud bucodental óptima de los funcionarios a través de servicios odontológicos de calidad

Permanentemente

2 Mantener Informado a la Dirección de Bienestar del Personal todas las actividades realizadas por el Departamento.

Permanentemente

3 Organizar y promover actividades de prevención, protección, recuperación y rehabilitación de la salud bucodental a fin de evitar el dolor, proporcionar al paciente una eficiente masticación y mejorar su estética

Permanentemente

4 Elaborar, proponer, difundir directivas relacionadas con las funciones del Departamento para el eficaz desarrollo de los planes.

Mensualmente

5 Cumplir con los planes de actividades de la Dirección de Bienestar del Personal. Permanentemente

6 Organizar y realizar el seguimiento de los documentos que ingresen a la Dirección de Bienestar del Personal.

Permanentemente

7 Educar en Salud bucodental al funcionariado a través de talleres y charlas educativas. Según necesidad

8 Controlar el buen uso de las instalaciones, materiales, mobiliarios del departamento odontológico.

Permanentemente

9 Gestionar la realización de mejoras de las instalaciones del Departamento. Permanentemente


Permanentemente




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462/17 ED/SG/DPP

8 DIRECCION DE PLANIFICACION Y PROYECTOS



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Dirección 8.1 Dirección de Planificación y

Proyectos Objetivos: Contribuir en el desarrollo de la institución mediante una adecuada utilización de las

herramientas de planificación para la formulación de planes y proyectos de mejoramiento. Formular y/o actualizar los distintos Manuales. Registrar y analizar las estadísticas de la DINACOPA.


Dependencias: Coordinación de Planificación y Proyectos, Departamento de Planificación, Departamento de Proyectos, Departamento de Estadísticas, Departamento de Organización y Métodos.


1 Coordinar, dirigir y supervisar la formulación, actualización o modificación del Organigrama institucional, de los Manuales; de Organización y Funciones; de Procesos y Procedimientos, y otros que sean necesarios para el buen desarrollo institucional.

Permanentemente

2 Coordinar y dirigir la ejecución o actualización del Plan Estratégico Institucional (PEI). Anualmente

3 Coordinar y dirigir la ejecución del Plan Operativo Institucional (POI). Anualmente

4 Analizar y proponer procedimientos operativos y administrativos para los nuevos servicios y/o actualización de los existentes.

Según necesidad

5 Responder y completar formularios provenientes de la UPU, UPAEP, u otros organismos, que soliciten datos estadísticos o informes acerca de la DINACOPA y sus servicios.

Permanentemente

6 Sistematizar el procedimiento de recopilación, del análisis y la presentación de las Estadísticas Institucionales del sector Administrativo y Operativo.

Según necesidad

7 Identificar áreas de necesidades de mejoras y formular Proyectos para buscar financiamiento a través de recursos institucionales o fuentes externas (UPU/UPAEP), dando prioridad a aquellos que colaboren con el cuidado del ambiente.

Permanentemente

8 Colectar los datos cuantitativos sobre Recursos Humanos de la Institución, para que las instancias que correspondan realicen la evaluación de adecuado funcionamiento de las oficinas.

En cada caso

9 Proponer la racionalización y estandarización de los Métodos y Procedimientos de trabajo a los efectos de aumentar la eficacia de los servicios y disminuir los esfuerzos.

Según necesidad

10 Diseñar y proponer formularios y fichas de registro para ser utilizados en los diversos trámites, servicios o procedimientos internos o externos.

Para cada caso

11 Promover la utilización de mobiliarios, maquinas o equipos que sean adecuados a las actividades de cada dependencias.

Para cada caso

12 Dirigir y supervisar que se realicen las tareas en todas sus dependencias acordes a los plazos establecidos.

Permanentemente

13 Velar por el buen funcionamiento y la productividad de las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente





DG

134


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 8.1.1 Coordinación de Planificación y Proyectos

Objetivos: Asistir al Director del Área a planificar, organizar, coordinar y desarrollar las tareas concernientes a las dependencias de la Dirección de Planificación y Proyectos, oficiando de soporte.

Dependiente de: Dirección de Planificación y Proyectos



1 Asistir al Director/a del Área para el buen desempeño de las funciones de sus dependencias, cooperando y representándole en las tareas o reuniones que sean necesarias.

Según necesidad

2 Sustituir al Director/a del Área en caso de ausencia temporal, y realizar gestiones o labores por mandato del mismo ante situaciones que requieran su presencia, sin que ello implique la autoridad para tomar decisiones.

Según necesidad

3 Mantener informado al Director del Área sobre el desarrollo de las actividades realizadas en el área y los resultados obtenidos.

Según cada caso

4 Oficiar de nexo entre las dependencias y el Director del Área, en cuestiones de interés institucional.

Permanentemente

5 Coordinar las acciones tendientes a lograr los objetivos trazados por las áreas dependientes de la Dirección de Planificación y Proyectos.

Según cada caso

6 Colaborar en el manejo funcional de las dependencias del Área. Permanentemente.

7 Controlar que los trabajos sean cumplidos de acuerdo a lo indicado por el Director del Área.

Permanentemente

8 Fomentar el trabajo en equipo, de los funcionarios de la Dirección de Planificación y Proyectos, para una mejor organización y dar cumplimiento a lo planificado.

Permanentemente

9 Recepcionar y expedir documentos administrativos relacionados al área. Diariamente


Permanentemente



Según necesidad



DG

135


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 8.1.2 Departamento de Proyectos

Objetivos: Formular y presentar proyectos de mejoramiento institucional y desarrollo postal, previa identificación de las áreas de necesidad de mejoras, coordinando con las dependencias afectadas el diseño para la formulación de los proyectos.

Dependiente de: Dirección de Planificación y Proyectos.

Dependencias: División Control y Seguimiento.


1 Identificar áreas de necesidad de mejoras y formular proyectos de mejoramiento institucional tendientes al mejoramiento de la actividad tanto en lo administrativo u operativo.

Para cada caso

2 Coordinar con las distintas oficinas de la institución para la elaboración del diseño de los nuevos Proyectos a ser presentados.

Según necesidad

3 Explorar e Identificar las posibilidades de cooperación técnica a nivel de organismos o entidades a nivel nacional e internacional.

En cada caso

4 Proponer los mecanismos a ser implementados para realizar el seguimiento de los Proyectos en proceso de ejecución.

En cada caso

5 Acompañar en las etapas de ejecución en las comisiones de trabajo de los Proyectos. En cada caso

6 Mantener informado al Director de Planificación y Proyectos sobre los avances de los proyectos en curso.

Permanentemente

7 Solicitar a las oficinas afectadas informes, datos estadísticos y otros datos para la elaboración de los Proyectos.

Para cada caso

8 Elevar informes sobre todas las actividades desarrolladas al Jefe inmediato. En cada caso

9 Mantener el archivo de documentos actualizados y ordenado cronológicamente. Permanentemente

10 Trabajar en Coordinación con el Dpto. de Planificación y Asesoría Internacional, en el proceso de gestión para el financiamiento de los proyectos.

En cada caso

11 Desarrollar Proyectos de mejoramiento de las distintas áreas conforme a las indicaciones y orientaciones dela superioridad.

Para cada caso

12 Colaborar en el proceso de formación y capacitación de los funcionarios de la dependencia a su cargo.

En cada caso

13 Supervisar y controlar el buen funcionamiento de la dependencia a su cargo. En todo momento


Permanentemente

15 Mantener actualizado el archivo de los documentos utilizado de su dependencia Permanetemente




DG

136


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 8.1.2.1 División de Control y Seguimiento

Objetivos: Mantener un permanente relacionamiento con las Comisiones o Equipos de Trabajo para ejecución de Proyectos de mejora, de manera a realizar el seguimiento adecuado en términos de plazo y de los objetivos.

Dependiente de: Departamento de Proyectos.



1 Acompañar a los equipos de trabajo para que los Proyectos desarrollados sean cumplidos en el tiempo establecido.

Según necesidad

2 Controlar la aplicación y cumplimiento de los procedimientos establecidos en la presentación de los Proyectos.

En todo momento

3 Mantener actualizada la planilla de reporte de seguimiento de avances de los proyectos. En todo momento

4 Apoyar a la jefatura del Dpto. en la etapa de formulación de los proyectos, investigando datos, informes sobre las actividades desarrolladas, y otros solicitados por la jefatura.

Según necesidad

5 Mantener el archivo de documentos actualizado y ordenado cronológicamente. En todo momento


Permanentemente





DG

137


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 8.1.3 Departamento de Planificación

Objetivos: Apoyar a la Dirección en el proceso de formulación de los planes Institucionales (Estratégico, Operativo anual y sectoriales), para contribuir en el mejoramiento de los servicios y la mejora en la eficiencia de los diferentes sectores de la misma.


Dependencias: División Planificación.


1 Acompañar a la Dirección en el proceso de formulación de los planes Institucionales (Estratégico, Operativo anual y sectoriales), para contribuir en el mejoramiento de los servicios.

Mensualmente

2 Secundar en el proceso de formulación o actualización del plan Estratégico Institucional (PEI).

Anualmente

3 Colaborar en la formulación del plan Operativo Institucional (POI). Anualmente

4 Elaborar conjuntamente con la Dirección, los planes sectoriales de desarrollo. Anualmente

5 Mantener actualizado el análisis FODA de la institución. Semestralmente

6 Acompañar en el estudio del presupuesto anual de la institución. Anualmente

7 Colaborar en el proceso de formación, capacitación y evaluación de los funcionarios de la dependencia a su cargo.

Según el caso

8 Mantener el archivo actualizado de los documentos de la dependencia. Diariamente

9 Elaborar informes diagnósticos sobre la organización y funcionamiento de la institución. Mensualmente



Permanentemente





DG

138


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 8.1.3.1 División de Planificación

Objetivos: Acompañar el proceso de la planificación institucional. Llevar un registro de todo el proceso y apoyando en el control de la alineación de los objetivos con los planes y programas del Gobierno, de la UPU y la UPAEP.

Dependiente de: Departamento de Planificación.



1 Acompañar el proceso de formulación de los planes institucionales, analizando la correcta alineación de los objetivos con los planes y programas del Gobierno, de la UPU y la UPAEP.

En todos los casos

2 Colaborar en la recopilación de datos e informaciones conducentes a la obtención de los objetivos trazados por la institución.

En cada caso

3 Participar en la elaboración del Plan Operativo Institucional (POI). Anualmente

4 Realizar el seguimiento al desarrollo de los planes y advertir a las instancias que correspondan, sobre los desvíos que sean detectados, para su oportuna corrección.

Anualmente

5 Mantener actualizado las documentaciones relacionadas a su área. Para cada caso

6 Participar en el estudio del presupuesto anual de la institución. Anualmente

7 Secundar al Jefe de Dpto. en la evaluación de los resultados y estimación de los riesgos de los planes en desarrollo.

En cada caso

8 Mantener un archivo actualizado de los documentos de la dependencia. Constantemente

9 Elaborar informes diagnósticos sobre los resultados de los planes ejecutados. En cada caso


Permanentemente





DG

139


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 8.1.4 Departamento de Estadísticas

Objetivos: Coordinar, dirigir y controlar el proceso de relevamiento y consolidación de datos estadísticos institucionales. Elaborar informes estadísticos para uso interno y a nivel nacional e internacional.


Dependencias: División de Análisis de Datos.


1 Coordinar, dirigir y controlar el proceso de análisis y recolección de datos estadísticos. Permanente

2

Procesar y consolidar los datos para responder a los pedidos de informes sobre estadísticas de la DINACOPA, para uso interno y organismos nacionales o internacionales UPU, UPAEP, Ministerio de Hacienda, Secretaría Técnica de Planificación, Banco Central del Paraguay, la Dirección de Estadística, Encuestas y Censos, y otros.

Permanente

3 Generar informes estadísticos mensuales, o cuando las circunstancias lo requieran. En cada caso

4 Remitir informes estadísticos mensuales a las distintas dependencias que lo requieran en su proceso de planificación o evaluación de resultados.

Mensualmente

5 Mantener un archivo actualizado en medios físicos y magnéticos de toda la información estadística de la DINACOPA.

Permanente

6 Mantener un completo y ordenado archivo de las documentaciones de recolección de información, como material de consulta y respaldo.

Permanente

7 Colaborar en el proceso de formación, capacitación y evaluación de los funcionarios de la dependencia a su cargo.

En cada caso

8 Controlar el cumplimiento de los plazos de entrega de los formularios estadísticos de las diferentes Agencias, Sucursales y Oficinas.

En todo momento

9 Recepcionar y registrar en formato digital mensualmente datos de recaudación por Servicios y Productos Postales por cada agencia y sucursal de correos.

En todo momento

10 Recepcionar y procesar los datos estadísticos provenientes de Casa Central, Área Capital, Central, Área metropolitana, Regiones Postales (interior)del 26 al 05 de cada mes, según formulario actual.

Mensualmente

11 Velar por el buen funcionamiento de la dependencia y la capacitación del personal a su cargo.

En todo momento


Permanentemente





DG

140


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 8.1.4.1 División Análisis de Datos

Objetivos: Asistir al Departamento de Estadísticas en el proceso de recolección y carga de datos estadísticos institucionales.

Dependiente de: Departamento de Estadísticas.



1 Recolectar, clasificar y registrar en formato digital los datos sobre el volumen del movimiento de los ingresos, de la distribución a domicilio y la admisión, por agencias Áreas Capital, Central, Área Metropolitana, Regiones Postales (Interior).

Diariamente

2 Consolidar y registrar mensualmente en formato digital los datos sobre la admisión que informan la Oficina de Admisión de Valores de los Edificios España y Patri, Franqueo a Pagar, Franquicia, Casilla de Correos y Transporte.

Mensualmente

3 Elaborar estadísticas de lo expedido y recibido a nivel Internacional, en el Aeropuerto Silvio Pettirossi, en la oficina de cambio Aeropuerto Guaraní y el servicio DINACOPA BOX de Miami

Mensualmente

4 Recepcionar informes y registrar en forma digital mensualmente las estadísticas del Servicio Correo Pagos (AQUÍ PAGO).

Mensualmente

5 Recepcionar y registrar mensualmente las estadísticas de volumen de admisión y distribución de clientes corporativos como; CLARO, TIGO, PERSONAL, COPACO, BNF y otros.

Mensualmente

6 Llevar un registro estadístico sobre la información de despachos expedidos por la DINACOPA a través de las distintas compañías aéreas transportadoras.

Mensualmente

7 Recepcionar y registrar las estadísticas mensuales sobre los reclamos presentados en el servicio internacional.

Mensualmente

8 Confeccionar informes estadísticos de lo recibido y expedido por la oficina de Valores Postales, en cantidad de Estampilla, valores en montos y la distribución a las agencias y sucursales.

Todo el tiempo

9 Confeccionar un registro estadístico en formato digital del informe suministrado por la Dirección de Bienestar del Personal, sobre la cantidad de funcionarios que acuden y el tipo de asistencia médica recibida.

Mensualmente

10 Recepcionar y registrar las estadísticas de la oficina de distribución donde consta el listado completo de los carteros y la cantidad distribuida por cada uno y por servicio en formato digital.

Mensualmente


Permanentemente


13 Las demás tareas que le sean asignadas por la superioridad y que correspondan con la naturaleza de su cargo.

Según necesidad



DG

141


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 8.1.5 Departamento de Organización y Método

Objetivos: Contribuir al mejoramiento de la Institución aumentando la eficiencia del trabajo administrativo y operativo, a través de la simplificación de los procesos, contribuyendo a la reducción del esfuerzo, ahorrando tiempo, dinero, energía y materiales.


Dependencias: División de Organización y Método.


1

Analizar la estructura y organización de las diferentes áreas en cuanto a su funcionamiento, proponiendo mejoras en los procesos a través de la simplificación de procedimientos, la creación, eliminación o fusión de sectores dentro de la estructura organizacional.

Según necesidad

2 Coordinar la elaboración o actualización del Manual Administrativo de cargos y funciones. Anualmente

3 Coordinar la elaboración del Manual de Procesos y procedimientos de las distintas áreas de la Institución.

Anualmente

4 Actualizar la estructura organizativa y el organigrama organizacional. Según necesidad

5 Coordinar la formulación o actualización de los flujogramas de procesos de las distintas áreas de la DINACOPA.

En cada caso

6 Realizar un relevamiento de situación y proponer los cambios necesarios en los procesos operativos y administrativos a fin de agilizar las tareas.

Según necesidad

7 Fomentar la capacitación y formación de los funcionarios de su dependencia. En cada caso

8 Participar en la revisión de los procedimientos operativos e implementación del modelo de Gestión por Procesos.

En cada caso

9 Proponer la modificación, simplificación o eliminación de sistemas, métodos y/o procedimientos o funciones de trabajo cuando sean necesarios.

Según necesidad

10 Revisar y actualizar los distintos formularios que son utilizados en las distintas dependencias.

Según necesidad

11 Velar por el buen funcionamiento de la dependencia. En todo momento


Permanentemente





DG

142


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 8.1.5.1 División Organización y Método

Objetivos: Contribuir en el terreno las tareas de establecimiento de nuevos procedimientos de trabajo para la estandarización y medición de los tiempos.

Dependiente de: Departamento de Organización y Método.



1 Apoyar con presencia en el terreno en la fase de prueba, el proceso de establecimiento de nuevos procedimientos de trabajo para la estandarización y medición de los tiempos, a fin de alinear a los objetivos generales Institucionales.

Para cada caso

2 Participar activamente en la redacción de la versión actualizada del Manual de Organización y Funciones, y del Manual de Procesos y Procedimientos de la Institución.

En cada caso

3 Colaborar en la fformulación o actualización de los flujogramas de procesos de las distintas áreas de la DINACOPA.

Según cada caso

4 Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en los procesos de los trabajos operativos y administrativos.

Para cada caso

5 Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de procesos asegurándose de que se realice de acuerdo con las exigencias de las normativas y que respondan eficientemente a las necesidades a las que fueron establecidas.

Permanentemente

6 Analizar los procedimientos y los métodos seguidos en la ejecución de los trabajos, para hallar sus deficiencias y proponer las modificaciones que resulten necesarias para optimizar su funcionamiento.

Para cada caso

7 Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales, repetitivos o innecesarios.

Según cada caso

8 Colaborar aportando su criterio, en el proceso de actualización de la estructura organizativa de la Institución.

Según necesidad

9 Proponer de acuerdo a las disponibilidades de la Institución los métodos de trabajo más idóneos, manteniéndose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros.

Para cada caso

10

Evaluar y analizar los formularios utilizados en la Institución, desde criterios técnicos para evaluar su idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su diseño, formato, número de copias y destino de cada una de ellas, proponiendo la eliminación de los formularios inútiles, su unificación y cuando sea viable, su fusión.

Según cada caso

11 Participar en el establecimiento del Modelo de Gestión por Procesos de las distintas áreas de la Institución

Para cada caso


Permanentemente



http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/lamateri/lamateri.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/modelo-acuerdo-fusion/modelo-acuerdo-fusion.shtml



DG

143


462/17 ED/SG/DPP

9 DIRECCCION COMERCIAL



DG

144


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Dirección

9.1 Dirección Comercial

Objetivos: Concretar las ventas de servicios y productos que ofrece la DINACOPA, aplicando las estrategias de ventas necesarias para el logro de los objetivos.

Dependiente de: Dirección General de Correos.

Dependencias: Coordinación de Pagos, Coordinación Comercial, Atención al cliente, Departamento de Gestión de Clientes, Departamento de Investigación de Mercado, Departamento de Comercio Exterior.


1 Implementar las políticas de desarrollo comercial a fin de que estos sean aplicados en las actividades que se realicen en el área.

Según cada caso

2 Velar por el cumplimiento de las normas y vigentes en cuanto a desarrollo de servicios para satisfacer las necesidades de los clientes.

Diariamente

3 Coordinar con los responsables de cada área los procedimientos de las actividades a desarrollar en sus distintas dependencias.

Permanentemente

4 Analizar las necesidades de clientes de la DINACOPA a fin de satisfacer íntegramente sus expectativas y coordinar con el área operativa la calidad comprometida.

En cada caso

5 Determinar qué los envíos productos o servicios pudiera prestar la DINACOPA, cómo utilizarlos y el modo de ofrecerlos, para que estos estén al alcance de todos los clientes.

En cada caso

6 Decidir el estilo de marketing a ser utilizado para que los probables clientes conozcan los productos o servicios de la DINACOPA, a fin de obtener nuevos contratos.

En cada caso

7 Analizar y desarrollar las políticas de ventas que serán implementadas para el desarrollo de las actividades del área.

Diariamente

8 Elaborar las previsiones y proyecciones de venta así como el calendario de visitas previstas.

En cada caso

9 Planificar objetivos alcanzables y realizables, así como las estrategias que deberán encaminar a los mismos.

En cada caso

10 Incorporar y formar un equipo organizado de venta capaz de alcanzar los objetivos trazados.

En cada caso

11 Planificar las tareas relativas al Calendario y Flujo de Pagos En cada caso

12 Seleccionar en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos al personal que concuerde con el perfil que se requiera de acuerdo a la función.

En cada caso

13 Motivar al personal para el logro de los objetivos, a fin de mantener el ímpetu de emprendimiento futuros.

Todo el tiempo

14 Elevar informes al Director General sobre los objetivos alcanzados, así como los mecanismos utilizados para los mismos y los objetivos trazados a corto y largo plazo.

En cada caso

15 Canalizar todas las documentaciones de esta Dirección a las dependencias respectivas a fin de agilizar los procedimientos de concreciones de ventas y/o suscripción de contratos.

Diariamente

16 Mantener un archivo actualizado preferentemente informatizado de todas las documentaciones correspondientes a sus dependencias.

Permanentemente



Permanentemente

19 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo Según necesidad



DG

145


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 9.1.1 Coordinación de Pagos

Objetivos: Coordinar de los pagos a domicilio de jubilados del I.P.S.

Dependiente de: Dirección Comercial

Dependencias: División de Tesorería, División de Pagos y División de Reclamos.


1 Coordinar las tareas administrativas relacionadas a redacción de notas, memos y otros para los Pago a Domicilio de Jubilados del I.P.S.

Diariamente

2 Verificar la organización del ruteo (direcciones de viviendas de Jubilados) por zona. Diariamente

3 Supervisar la extracción y distribución del dinero efectivo realizado del Banco por los Tesoreros.

Diariamente

4 Organizar los aspectos operativos para los pagos. ( seguridad, viáticos, combustibles, y otros)

Diariamente

5 Administrar la consola del sistema de pagos. Diariamente

6 Coordinar la lista de los cajeros encargados de los pagos. Diariamente

7 Supervisar las actividades de los tesoreros sobre los pagos realizados. Diariamente

8 Informar a la Dirección Comercial de los movimientos de las actividades durante el calendario de pagos

Diariamente

9 Informe final de las actividades realizadas durante el calendario de pagos a IPS Mensualmente

10 Mantener actualizado el archivo de documentos manejados por esta dependencia Diariamente

11 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo Según necesidad



DG

146


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 9.1.1.1 División de Tesorería

Objetivos: Garantizar las operaciones de la caja.

Dependiente de: Coordinación de Pagos



1 Extracción de fondos del banco de acuerdo al calendario de pagos Diariamente

2 Entrega de fondos a los cajeros para los pagos diarios de acuerdo a la ruta asignada Diariamente

3 Recepción de los fondos no pagados por los cajeros Diariamente

4 Recepción y verificación de reportes analíticos y tiquetes de los cajeros Diariamente

5 Guardar y custodiar la caja fuerte Diariamente

6 Conciliación** bancaria Semanalmente

7 Realizar el arqueo de los fondos Diariamente

8 Informar al Coordinador General de los faltantes y sobrantes registrados en las jornadas de pagos Diariamente

9 Entregar el informe final del movimiento del periodo de pago al Coordinador General Mensualmente


11 Las demás tareas que le sean asignadas por el Coordinador y que correspondan por la naturaleza de su cargo. Según necesidad



DG

147


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 9.1.1.2 División de Reclamos

Objetivos: Recepcionar los reclamos y orientaciones de domicilios de los titulares beneficiarios de IPS

Dependiente de: Coordinador de Pagos



1 Actualizar la base de datos del jubilado mediante los llamados recibidos Diariamente

2 Recibir los reclamos y canalizar para el pago Diariamente

3 Contactar con IPS para recabar datos de los jubilados Diariamente

4 Coordinar los reclamos con los cajeros para solución inmediata Diariamente

5 Coordinar con tesorería los pagos que surjan luego de canalizar el reclamo, si la ruta de algún pagador es aproximado.

Diariamente





DG

148


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 9.1.1.3 División de Pagos

Objetivos: Pagos a titulares beneficiarios de IPS en domicilios

Dependiente de: Coordinador de Pagos



1

Apersonarse en la oficina de la División de Tesorería en la fecha y hora programada para el pago domiciliario.

Diariamente

2

Recibir equipos portátiles y útiles para el pago domiciliario (Teléfono, Impresora,

Mochila, Calculadora, etc.) asegurándose de su funcionamiento y condición.

Diariamente

3

Recibir el listado impreso de beneficiarios y por medios tecnológicos (mediante teléfono

Inteligente con base de datos),previo control.

Diariamente

4 Recibir el monto habilitado en efectivo, verifica y firma el documento de apertura.

Diariamente

5

Realiza el pago a domicilio según listado acompañado de chofer con móvil y custodio policial, trasladándose al domicilio del beneficiario según la hoja de ruta habilitada para el día.

Diariamente

6

Llegando al domicilio del beneficiario corroborar mediante la C. I. vigente su titularidad y fe de vida.

Diariamente

7

Imprimir el ticket/ recibo de pago previa firma del titular beneficiario o en caso de no poder firmar se estampa sus huellas dactilares, luego pagar el importe en efectivo según el ticket.

Según necesidad

8 Guardar el ticket firmado por el titular beneficiario en forma correlativa y ordenada de acuerdo a la hoja de ruta del día. Diariamente

9 Entregar a la División de tesorería los Ticket de pagos y los pagos no realizados en el día justificando los motivos por lo cual no se realizaron Diariamente

10 Realizar el cierre de caja y devolución de los importes de dineros no pagados junto con los ticket firmados o estampados con las huellas dactilares al Tesorero Diariamente

11 Cargar la batería de los equipos tecnológicos así mismo de los cargadores portátiles. Diariamente





DG

149


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 9.1.2 Coordinación Comercial

Objetivos: Organizar y coordinar las reuniones del Director Comercial con todos los clientes de la DINACOPA, así como coordinar las actividades que deben realizarse con todas las dependencias para el logro de los objetivos trazados.

Dependiente de: Dirección Comercial.



1 Analizar e implementar las políticas de desarrollo comercial a fin de que estos sean aplicados en las actividades que se realicen en el área.

Según cada caso

2 Coordinar las actividades que serán implementadas para el desarrollo de las labores del área.

Diariamente

3 Coordinar las actividades con los demás departamentos dependientes de la Dirección Comercial, a fin de proponer al mercado servicios y/o productos y beneficiosos para la Institución.

Diariamente

4 Recepcionar todos los documentos provenientes de las diferentes áreas de la Institución, procesarlos y responderlos en el plazo correspondiente.

Diariamente

5 Mantener un archivo actualizado de todas las documentaciones correspondientes al área y sus dependencias a fin de contar con información veraz.

Permanentemente

6 Recepcionar las llamadas telefónicas sea de carácter Institucional o Comercial, dando soluciones eficientes a los inconvenientes que pudieran suceder.

Diariamente

7 Organizar la agenda, reuniones, actividades y visitas que debe realizar el Director Comercial, a fin de concretar las ventas de servicios y productos que ofrezca la Institución.

Diariamente

8 Ayudar a administrar los insumos de la dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo.

Permanentemente




DG

150


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 9.1.3 Atención al cliente

Objetivos: Mantener contactos directos con los clientes, a fin de satisfacer sus expectativas de calidad, responder quejas y reclamos, brindar recomendaciones, promocionando nuestros servicios postales, a través de una comunicación eficiente.




1 Prestar la adecuada atención a los clientes, informando y promocionando los servicios y productos de Correos.

Permanentemente

2 Orientar al cliente en gestionar los procesos necesarios para la prestación del servicio adquirido.

En cada caso

3 Ayudar a mantener actualizada la página Web con información segura y registrar en una planilla electrónica los: servicios del correo, direcciones y Teléfonos de las sucursales, Productos, costos y tarifas, nombres de los directivos y otros.

Permanentemente

4 Recepcionar y registrar de las Oficinas y las Agencias, las quejas, sugerencias, y reclamos depositados en los buzones colocadas para ese fin.

Permanentemente

5 Realizar monitoreo de los servicios prestados a la clientela, a través de encuestas e informes registrados por seguimientos realizados, a fin de conocer el nivel de satisfacción y para corregir las deficiencias.

En cada caso

6 Desarrollar el marketing para que los potenciales clientes conozcan los servicios y productos de la DINACOPA.

En cada caso

7 Proporcionar al Cliente todos los datos necesarios para la adquisición de servicios o productos que la DINACOPA ofrece, y registrar los datos para rastreo de envíos.

Permanentemente

8 Realizar tele ventas, y tele marketing dirigidas a empresas y al público en general con el fin de captar clientes potenciales.

Permanentemente

9 Sugerir y gestionar en cursos de capacitación sobre atención al cliente y/o encuestas dirigidas a las ventas directas o indirectas.

Según necesidad

10 Asistir al Departamento de Grandes Clientes, Núcleo, Tigo y Claro, a fin de dar soluciones a inconvenientes que este a su alcance.

Permanentemente

11 Elevar informes a la Dirección Comercial de actividades realizadas y los resultados que se den mediante las mismas.

Mensualmente

12 Mantener actualizada la cartera de clientes que realizan pagos al contado en admisión y/o franqueo, a fin de realizar relevamientos de datos.

Permanentemente

13 Elevar las estadísticas de llamadas, de la cantidad total de Reclamos telefónicos Existentes en el mes, al Departamento correspondiente, y resultados del buzón de sugerencias y quejas de clientes.

Mensualmente


Permanentemente




DG

151


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 9.1.4 Departamento de Gestión de Clientes

Objetivos: Visitar, ofrecer servicios y captar clientela, llevar un registro actualizado. Realizar seguimiento de clientes.


Dependencias: División de Empresas Públicas y División de Empresas Privadas.


1 Preparar los presupuestos de servicios y productos postales de acuerdo a indicaciones de los equipos de trabajo formados por la Dirección general a fin de satisfacer las expectativas de los clientes.

En cada caso.

2 Realizar Tele marketing a clientes potenciales para conseguir entrevistas a fin de captar la suscripción de nuevos contratos.

Semanalmente

3 Mantener una lista actualizada e informatizada de clientes potenciales, así como los frecuentes y esporádicos, para el ágil manejo de los datos que se necesiten.

En todo momento

4 Coordinar y ejecutar las visitas a los posibles clientes con los materiales publicitarios disponibles.

Semanalmente

5 Elaborar, estructurar e implementar proyectos de estrategias para la venta segura de productos y/o servicios que ofrece la Institución.

Semanalmente

6 Analizar y desarrollar con la Dirección las políticas a ser utilizadas para el logro de los fines. Todo el tiempo

7 Planificar los objetivos alcanzables y las estrategias que conlleven a la misma. Según

planificación

8 Gestionar la capacitación del equipo de ventas para alcanzar los objetivos trazados y desempeñar sus labores lo mejor posible.

Todo el tiempo

9 Mantener un sistema de archivos actualizados e informatizados de los documentos del Departamento.

En cada caso


En todo momento




DG

152


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 9.1.4.1 División de Empresas Públicas

Objetivos: Gestión y Trámites de venta y post venta a entidades del sector público.

Dependiente de: Departamento de Gestión de Clientes.



1 Realizar acompañamiento de los clientes y el de entidades públicas, a fin de verificar el cumplimiento del compromiso adquirido, en los servicios contratados.

Según cada caso

2 Programar visitas a las entidades públicas, con fines de venta de los servicios y productos que la Institución ofrece.

Diariamente

3 Mantener una base de datos informatizada de todas las entidades públicas que han adquirido nuestros servicios y forman parte de la clientela permanente u ocasional del correo.

Permanentemente

4 Diseñar estrategias que capten la atención de las entidades públicas con el objeto de lograr una ampliación del mercado.

Para cada caso

5 Mantener un archivo actualizado e informatizado de todos los documentos recibidos y remitidos en el área, a fin de contar con información veraz y oportuna en el momento que se requiera.

Permanentemente


Permanentemente




DG

153


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 9.1.4.2 División de Empresas Privadas

Objetivos: Gestión y trámites de ventas y post ventas a entidades privadas.

Dependiente de: Departamento de Gestión de Clientes.



1 Realizar Seguimientos de Post – Ventas de nuestros clientes de entidades privadas, a fin de verificar el cumplimiento del compromiso adquirido, en los servicios ofrecidos.

Según cada caso

2 Programar visitas de Tele marketing a las empresas privadas, con fines de venta segura de servicios y productos que la Institución ofrece.

Diariamente

3 Mantener una base de datos informatizada de todas las entidades privadas que han adquirido nuestros servicios y forman parte de la clientela permanente de nuestra institución.

Permanentemente

4 Elaborar proyectos de estrategias que capten la atención de las demás entidades privadas con el objeto de lograr una ubicación preferencial en el mercado.

Para cada caso

5 Mantener un archivo actualizado e informatizado de todos los documentos recibos y remitidos en el área, a fin de obtener información veraz y oportuna en el momento que se los requieran.

Permanentemente


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 9.1.5 Departamento de Investigación del Mercado

Objetivos: Búsqueda y análisis del segmento de mercado e identificar necesidades de los consumidores, para diseñar servicios que satisfaga esas necesidades.


Dependencias: División de Marketing y Publicidad, División de Análisis de Tarifas.


1 Analizar y realizar estudios de mercado, con el fin de identificar las tendencias, las ofertas y demandas actuales y proponer nuevos servicios.

Permanentemente

2 Realizar el seguimiento del nivel de nuevos servicios y cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes, identificar las falencias, y proponer las soluciones correctivas necesarias para mantener la satisfacción del cliente, por el servicio prestado.

Permanentemente

3 Proponer los proyectos, desarrollo para el área comercial, elaborar los presupuestos para los clientes.

Según Necesidad.

4 Diseñar estrategias que capten la atención y el interés de demás empresa y particulares con el objeto de lograr una mejor ubicación en el mercado.

Para cada caso

5 Proponer estrategias de marketing que eleven la imagen de la Institución a nivel del mercado, atraigan clientes.

Para cada caso

6 Planificar, estructurar, proponer e implementar la metodología de trabajo a ser utilizada, para el logro de los objetivos trazados.

Permanentemente

7 Mantener un archivo actualizado e informatizado de todos los documentos recibos y remitidos en el área y de los trabajos de investigación de mercado a fin de obtener información veraz y oportuna en el momento requerido.

Permanentemente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 9.1.5.1 División de Marketing y Publicidad

Objetivos: Promocionar y Desarrollar estrategias de ventas de los servicios y productos postales. Buscar el funcionamiento de la imagen corporativa de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Investigación del Mercado.



1 Proyectos de marketing y publicidad que capten nuevos clientes que utilicen nuestros p servicios y productos a corto plazo.

Permanentemente

2 Realizar promociones y eventos que publiciten el logotipo de la Institución, a fin de lograr posicionarlos servicios y productos que ofrece la Institución.

Todo el tiempo

3 Planificar los objetivos y las estrategias de marketing que serán utilizados para la captación de nuevos usuarios a corto, mediano y largo plazo.

Para cada caso

4 Elaborar planes de visitas a futuros clientes corporativos, así como a los actuales, para satisfacer las expectativas de los mismos.


5 Analizar informes de post ventas, para contar con un análisis de las ventas realizadas de crecimiento o de decrecimiento.

Todo el tiempo

6 Planificar lanzamientos de nuevos servicios y productos rentables en el mercado a fin de incrementar los ingresos de la Institución y satisfacer la demanda.


7 Crear estrategias de posicionamiento basados en estudios de mercado, para asegurar las ventas.


8 Identificar nuevos segmentos de mercado, utilizando las estrategias planificadas a fin de captar nuevos clientes e incrementar la cartera actual.

En todo momento

9 Elaborar, gestionar y desarrollar fórmulas que generen información de las ventas realizadas, a fin de contar con información veraz en el momento requerido.

En todo momento


11 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos, muebles y otros bienes a su cargo

Permanentemente

12 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo Permanentemente



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 9.1.5.2 División de Análisis de Tarifas

Objetivos: Realizar en forma permanente un análisis de las tarifas y los costes de servicios postales nacionales e internacionales.

Dependiente de: Departamento de Investigación del Mercado.



1 Analizar y proponer las tarifas de los servicios postales, basados en los precios de mercado nacional e internacional.


2 Elaborar un tarifario de servicios postales actualizado, a fin de proveer informaciones precisas que pudieran requerirse.

Permanentemente.

3 Análisis de precios para nuevos servicios, basado en los precios de competencia a nivel nacional e internacional.


4 Trazar los objetivos y planificar las estrategias del equipo con el fin de lograr las metas estipuladas.


5 Mantener un sistema de archivos actualizado e informatizado de los documentos manejados y el histórico de las tarifas con el fin de contar con información precisa y oportuna.

En todo momento



Permanentemente

8 Las demás que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza del cargo. Según necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 9.1.6 Departamento de Comercio Exterior

Objetivos: Promocionar los servicios o productos a nivel internacional y los contactos con clientes para ventas al exterior.




1 Desarrollar las políticas que serán implementadas para el desarrollo de las actividades de promoción internacional.

Para cada caso

2 Elevar los informes a la Dirección Comercial de las actividades realizadas o a realizar, a fin de poner a conocimiento de la superioridad los resultados de los mismos.

En cada caso

3 Trazar los objetivos y Planificar las estrategias para el alcance de las metas trazadas. Según planificación

4 Realizar estudios e investigaciones del mercado internacional, a fin de proponer precios equitativos del mercado actual.

En todos los casos

5 Promocionar y difundir los servicios a nivel de clientes de otros países, según resultados del estudio de mercado y las oportunidades identificadas.

Según cada caso

6 Realizar ofertas y negociación para cerrar ventas y establecer contratos con clientes del extranjero.

Según cada caso

7 Actuar de nexo/contacto entre la DINACOPA y los clientes de otros países, a fin de crear lazos bilaterales para agilizar los trámites de intercambios de envíos.


8 Capacitar y motivar a los funcionarios del área para que desempeñen su trabajo lo mejor posible.

Todo el tiempo

9 Mantener un sistema de archivo de los documentos manejados en ese Departamento, de los contactos y oportunidades.

Todo el tiempo


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

10 DIRECCION DE SERVICIOS ESPECIALES Y CORPORATIVOS



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Dirección

10.1 Dirección de Servicios Especiales y Corporativos

Objetivos: Dirigir una administración controlada, consistente en la verificación de todas las documentaciones que se requieran previamente, para el proceso definitivo de realización de las actividades comprometidas en el servicio.


Dependencias: Coordinación de Servicios Especiales y Corporativos, Dpto. de Paquetería Express, Dpto. de Clientes Corporativos, Dpto. de Servicios Especiales Nacionales, Dpto. EMS Internacional.


1 Administrar, controlar, supervisar, los procedimientos aplicados sean los más efectivos para el desarrollo de las actividades convenidas en el área.

En todo momento

2 Coordinar y Asegurar que los recursos humanos reciban la capacitación adecuada y necesaria para desempeñar correctamente sus funciones.

Para cada caso

3 Coordinar que los recursos humanos sean distribuidos conforme al perfil que se necesita en cada área.

En cada caso

4 Controlar que los procesos operativos se cumplan conforme a los estándares y metas. En cada caso

5 Mantener un ambiente armónico en relación con los clientes corporativos y casuales. En todo momento

6 Coordinar los procesos que se aplicaran para el servicio a cada cliente, conforme a las condiciones acordadas.

Para cada caso

7 Verificar que los reclamos sean atendidos en los plazos establecidos y en forma. En cada caso

8 Coordinar con la Dirección de Operaciones la Entrega en todas las áreas de Distribución, de acuerdo a las obligaciones contraídas con los clientes.

Para cada caso

9 Coordinar con todas las áreas, la gestión y/o autogestión de las necesidades para el buen cumplimiento de sus funciones.

En cada caso

10 Agilizar los procesos operativos a fin de que los envíos sean entregados en los plazos comprometidos. Conocer a cabalidad las condiciones contractuales de cada tipo de servicio.

En cada caso

11 Mantener un ambiente laboral armónico entre sus colaboradores, a fin de incentivar el rendimiento eficiente entre los mismos.

En todo momento

12 Controlar que el servicio de paquetería cumpla con las documentaciones exigidas por la leyes y normas vigentes, a fin de que estos puedan ser entregados sin inconveniente alguno, en Coordinación con la Dirección General de Aduanas.

Permanentemente

13 Analizar constantemente el desarrollo de los procesos a fin de sugerir modificaciones que racionalice y agilice las tareas del área.

En cada caso

14 Llevar una estadística ordenada y veraz, para analizar la capacidad de procesamientos y posibles necesidades.

Mensualmente

15 Informar permanentemente sobre los resultados de las actividades realizadas a la superioridad inmediata.

En cada caso



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Staff 10.1.1 Coordinación de Servicios Especiales y Corporativos

Objetivos: Asistir a la Dirección en todas sus funciones y coordinar las tareas de sus dependencias, conforme a las necesidades de los clientes y las normativas vigentes.

Dependiente de: Dirección de Servicios Especiales y Corporativos.



1 Asistir a la Dirección de Servicios Especiales en todas las actividades correspondientes al buen desempeño del área.

En todos los casos

2 Coordinar con la Dirección de Servicios Especiales y Corporativos los mecanismos que serán utilizados para el desarrollo de las actividades del área.

Permanentemente

3 Verificar que los procesos operativos sean implementados de acuerdo a las Leyes y Normas vigentes a fin de establecer las pautas laborales.

Permanentemente

4 Mantener una buena relación con los colaboradores y brindar prioridad a las necesidades de los clientes.

Permanentemente

5 Verificar que los procesos operativos de cada Departamento dependiente de la Dirección del área, sean realizados conforme a las normativas respectivas y a las condiciones contractuales.

Para cada caso

6 Controlar que los reclamos sean respondidos en los plazos establecidos y verificar que se subsanen los errores que hayan influido para la confección de estos.

Diariamente

7 Verificar que las entregas en todas las áreas de Distribución, se realicen conforme a los compromisos adquiridos con cada cliente.

Permanentemente

8 Coordinar con todas las áreas las actividades que deberán desarrollarse a fin obtener el óptimo rendimiento de los colaboradores.

Permanentemente

9 Realizar las gestiones y/o autogestiones necesarias que contribuyan al buen desempeño y al desarrollo de las actividades competentes al área.

Diariamente

10 Verificar que el servicio de paquetería se desarrolle conforme a las reglamentaciones nacionales e internacionales.

En cada caso

11 Verificar la seguridad y la eficiencia en la entrega de los envíos, para mantener la buena calidad del servicio.

Diariamente

12 Tener conocimiento de las reglamentaciones aduaneras que competan al servicio. En cada caso

13 Gestionar los equipos y materiales necesarios que serán utilizados para las distintas dependencias de la Dirección.

Permanentemente

14 Verificar que todas las dependencias presenten en el plazo establecido los datos estadísticos al Departamento correspondiente para el caso.

Permanentemente

15 Mantener informado al Director/a del área sobre el desarrollo de las actividades realizadas en el área y los resultados obtenidos.

En cada caso

16 Analizar constantemente el desarrollo de los procesos a fin de sugerir modificaciones que racionalicen y agilicen las tareas competentes al buen desempeño de las actividades de las dependencias de la Dirección.

En cada caso



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 10.1.2 Departamento de Paquetería Express

Objetivos: Coordinar los procesos operativos del servicio postal de paquetería Express, controlar el encaminamiento para todos los destinos a nivel país. Controlar que el reporte de entrega se realice de acuerdo a los plazos, a través de una plataforma informática.

Dependiente de: Dirección De Servicios Especiales y Corporativos.

Dependencias: División Control Paquetería Express; División MiPyMEs.


1 Dirigir los procesos operativos del área, así como los procesos aduaneros, a fin de satisfacer las necesidades de los clientes.

En todo momento

2 Mantener información actualizada del servicio prestado para cada cliente a fin de poder identificar y clasificarlo.

En todo momento

3 Mantener informados al cliente sobre los servicios que ofrece el área de paquetería. En cada caso

4 La divulgación de los servicios ofrecidos, a través de las redes sociales, la prensa oral, escrita y televisiva.

Permanentemente

5 Verificar que los procesos operativos se realicen de acuerdo al servicio ofrecido. En todo momento

6 Mantener información actualizada de las leyes y normas internacionales por las que se rige el servicio.

Permanentemente

7 Participar en las campañas publicitarias que puedan ayuden a la expansión de las promociones de la servicio de paquetería, en coordinación con la Dirección Comercial.

En cada caso

8 Elaborar una estadística de la cantidad de envíos manejados en el área y remitirlo al departamento correspondiente.

Permanentemente

9 Gestionar los recursos necesarios para el buen desarrollo de las actividades del área. En cada caso

10 Mantener actualizada las reglamentaciones aduaneras que afecte al servicio, a fin de no tener inconvenientes en las expediciones de nuestros paquetes.

Permanentemente

11 Mantener un archivo informatizado de datos de clientes, y los servicios que han adquirido con la institución.

Permanentemente



Permanentemente




DG

162


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.2.1 División Control de Paquetería Express

Objetivos: Controlar que los procesos operativos de paquetería se realicen de acuerdo a los estándares de calidad establecidos con el cliente a través de una plataforma informática.

Dependiente de: Departamento de Paquetería Express.



1 Controlar que todos los procesos operativos de los servicios de paquetería se cumplan conforme a las leyes y normas vigentes.

En todo momento

2 Conocer detalladamente las condiciones que presta el servicio. Permanentemente

3 Comparar que los despachos recibidos coincida con las condiciones de la recepción en el CN38 y la vía aérea.

En cada caso

4 Realizar la apertura del despacho verificando las condiciones de recepción del envió ( peso y estado del envió), en caso de no coincidir con la documentación adjunta, elaborar el CN24 correspondiente.

En cada caso

5 Realizar la entrega a la dirección indicada por el remitente. Permanentemente

6 Mantener informado a los usuarios sobre los servicios que presta el area

7 Conocer las reglamentaciones las leyes y normas internacionales que rigen al servicio. Permanentemente

8 Elaborar una estadística de la cantidad de envíos manipulada en el área y elevar al área correspondiente

Permanentemente

9 Conocer en forma detallada las reglamentaciones aduaneras que afecta al servicio. permanentemente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.2.2 División MiPyMEs

Objetivos: Coordinar los procesos operativos del servicio postal de las MiPyMEs, conforme a la normativa postal vigente nacional, mantener una relación estrecha con la aduana para coordinar los procesos que afecten a la institución. Fomentar la utilización del servicio.

Dependiente de: Departamento de Paquetería Express.

Dependencias: Ninguno.


1 Coordinar los procesos operativos relacionados a las MiPyMEs. En todo momento

2 Mantener una relación estrecha con el Vice Ministerio de Industria y Comercio, en lo que se refiere la MI PYMES.

En cada caso

3 Conocer las cláusulas del convenio por cada tipo de servicio, controlar que los procesos se cumplan conforme a las normas vigentes establecidas.

Permanentemente

4 Mantener actualizada la información relacionado al servicio. Permanentemente

5 Controlar que cada parte del proceso operativo se cumpla sin retrasos. En cada caso

6 Conocer las normas que rigen el servicio. En todo momento

7 Elaborar una estadística de la cantidad envíos manipulada en el área y elevarlo al departamento correspondiente.

Permanentemente

8 Gestionar el material necesario para el buen cumplimiento de sus funciones. Permanentemente

9 Conocer las reglamentaciones aduaneras que afecte al servicio. Permanentemente

10 Mantener informado al superior inmediato, sobre las actividades realizadas en el área y los logros obtenidos

Permanentemente



Permanentemente




DG

164


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 10.1.3 Departamento de Clientes Corporativos

Objetivos: Gerenciar los procesos operativos de retiro, admisión, ensobrado, clasificación, expedición, distribución, para todos los destinos del interior del país, zona central y capital, controlar que el reporte de entrega se realice de acuerdo a los plazos Comprometidos.

Dependiente de: Depende la Dirección de Servicios Especiales Corporativos.

Dependencias: División Envíos con Entrega Registrada; División Envíos sin Entrega Registrada; División Recolección y Carga de Datos; División Control y Rastreo.


1 Conocer las condiciones contractuales de cada Cliente Corporativo. En todo momento

2 Desarrollar los procesos que contribuyan al buen desempeño de sus funciones. En cada caso

3 Conocer el calendario de ingreso de los ciclos de cada cliente, a fin de coordinar los procesos operativos.

En cada caso

4 Clasificar los envíos conforme a cada destino. En todo momento

5 Coordinar la confección del despacho y Transferirlo al área de expedición del Departamento de Servicios Especiales Nacionales.

Permanentemente

6 Velar por el cumplimiento de los plazos en las áreas de Distribución. Para cada caso

7 Coordinar que los recursos humanos sean distribuidos conforme al perfil necesario. En cada caso

8 Mantener buenas relaciones con sus respectivos clientes para el buen desarrollo de los procesos de entrega.

En todo momento

9 Controlar las devoluciones y reencaminar los envíos que están en proceso de distribución. En cada caso

10 Mantener permanente contacto con las Áreas de Distribución en relación a los reclamos y plazos de entrega.

Permanentemente

11 Verificar y controlar la carga de datos, las devoluciones e informaciones requeridas para el informe final, de los respectivos Clientes.

En todo momento

12 Verificar que el informe se remita dentro los plazos establecidos. En todo momento

13 Mantener informado al superior inmediato de todas las novedades y gestiones inherente a sus funciones.

Permanentemente

14 Mantener ordenado y actualizado los datos estadísticos por cada cliente. En todo momento

15 Elevar un informe estadístico al departamento correspondiente. Permanentemente

16 Mantener informado al superior inmediato sobre los resultados y novedades del servicio. En todo momento

17 Preparar la documentación necesaria para la facturación de los servicios, a ser remitidos a la Dirección Administrativa.

En cada caso

18 Preparar las devoluciones que deben ser remitidas a cada cliente, según su requerimiento. En todo momento



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.3.1 División Envíos Con Entrega Registrada

Objetivos: Recepcionar y procesar los envíos con entrega registrada, coordinar y controlar la actualización de la base de datos de la central con las agencias de correos, la recolección de información, la carga de datos de entrega,los informes a ser remitidos a los clientes, los sistemas de rastreo la reubicación y cambio de dirección de los envíos corporativos.

Dependiente de: Departamento de Clientes Corporativos.



1 Recepcionar, clasificar, planillar y transferir a las áreas de distribución los envíos con entrega registrada.

En todo momento

2 Controlar y habilitar la base de datos central y coordinar la actualización para las Agencias y demás áreas de distribución.

En todo momento

3 Recepcionar las planillas de entrega de los carteros para registrar en el sistema informático.

En cada caso

4 Controlar que las planillas contengan todos los datos necesarios, numero de planillas, fecha de entrega, nombre del cartero, localidad, numero del envió, nombre del titular, dirección, firma del receptor, firma del cartero responsable de la Entrega.

En cada caso

5 Coordinar la carga de datos con los operadores habilitados. En todo momento

6 Verificar que los datos se reciban y se registren en el sistema dentro de los plazos establecidos.

En todo momento

7 Coordinar los cierres de informes y remitirlos a los clientes a través de medios informáticos en las fechas establecidas.

En cada caso

8 Elaborar por cada cliente el informe final general de acuerdo a la base de datos consignando la fecha de entrega y receptor de cada envío por medios informáticos o electrónicos, a través de la Dirección de Tecnología.

En todo momento

9 Verificar que estén al día el archivo de las documentaciones por clientes. Permanentemente

10 Gestionar los materiales y equipos necesarios para el buen cumplimiento de sus funciones.

Permanentemente

11 Elaborar la estadística por cliente y tipo de envíos mensualmente. En cada caso

12 Mantener informado al superior inmediato de las novedades del servicio. Permanentemente

13 Controlar los procesos operativos conforme a las leyes y normas. En cada caso

14 Mantener actualizado los archivo a fin contar con información veraz cuando se requiera. En todo momento

15 Preparar la documentación para la facturación de los servicios prestados, a ser remitidos a la Dirección Administrativa.

Permanentemente

16 Velar por el buen desempeño de todos las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.3.2 División Envíos Sin Entrega Registrada

Objetivos: Coordinar con las áreas de distribución la entrega de envíos sin registrar para un resultado eficiente; controlar que los requerimientos de los clientes sean atendidos en forma inmediata; coordinar y verificar la reubicación y cambio de dirección de los envíos devueltos, realizar control por muestreo en relación a las entregas.




1 Controlar la distribución por muestreo, en coordinación con las Áreas de Distribución. En cada caso

2 Informar a cada cliente de acuerdo a sus requerimientos sobre el servicio que se le presta. En cada caso

3 Elaborar los resúmenes de envíos de los clientes corporativos. Permanentemente


En cada caso

5 Mantener un buen relacionamiento con sus colaboradores y clientes. Permanentemente

6 Verificar que los procesos se cumplan en forma inmediata. En cada caso

7 Elaborar la estadística por cliente y tipo de envíos mensualmente. Permanentemente


9 Controlar los procesos operativos que se realicen conforme a los acuerdos con los clientes y las respectivas normativas.

En cada caso

10 Recabar la información necesaria para la facturación de los servicios a ser remitidos a la Dirección Administrativa, acompañado de la documentación respectiva.

Permanentemente

11 Controlar la distribución por muestreo, en coordinación con las Áreas de Distribución. En cada caso

12 Informar a cada cliente de acuerdo a sus requerimientos sobre el servicio que se le presta. En cada caso

13 Mantener técnica de trabajo, a fin de que los procesos no sufran retrasos. En todo momento

14 Velar por el buen desempeño de todos las dependencias a su cargo En todo momento


Permanentemente




DG

167


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.3.3 División Recolección y Carga de Datos

Objetivos: Recepcionar y cargar información de entrega, mantener actualizado las bases de datos de los clientes corporativos, confirmar entrega, elaborar informes finales, remitir a cada cliente por medios informáticos el informe final, rastrear envió a través del sistema, reubicar direcciones, cambiar datos de la facturas verificada.




1 Controlar todo el proceso de carga de datos de los clientes corporativos. Permanentemente

2 Recepcionar las planillas de entrega de los carteros posteriormente se cargara en el sistema.

En cada caso

3 Coordinar y controlar la productividad de la carga de datos con los operadores habilitados. En cada caso

4 Verificar que los datos recibidos, se registren dentro de los plazos establecidos en el sistema.

En cada caso

5 Controlar que la información recolectada sea cargado en el sistema, en coordinación con las Áreas de Distribución.

En cada caso

6 Controlar que las planillas contengan los todos los datos necesarios, numero de planillas, fecha de entrega, nombre del cartero, localidad, numero del envió, nombre del titular, dirección, firma del receptor, firma del cartero responsable de la Entrega.

Permanentemente

7 Cargar datos de entrega de los envíos de los clientes. Corporativos. Permanentemente

8 Controlar que los datos sean recepcionados dentro de los plazos establecidos para la entrega.

En cada caso

9 Actualizar en coordinación con del Departamento de Informática la base de datos de los clientes de acuerdo a ciclo que ingrese.

En cada caso

10 Cargar datos de entrega a través de los operadores de informática para las planillas de carteros.

En cada caso

11 Cerrar la carga de datos para el informe final conforme a la fecha establecida por cada cliente.

En cada caso

12 Recepcionar por medio electrónico reclamos de envíos de cada cliente. Permanentemente

13 Rastrear envíos en el sistema de seguimiento habilitado para el efecto. En cada caso

14 Ubicar el último evento del envío reclamado y derivar la información al área de distribución.

Permanentemente

15 Reubicar direcciones a través de llamadas al titular del envío o por cambio de la localidad. En cada caso

16 Cargar datos de los envíos reubicados con sus respectivas nuevas direcciones. En todo momento

17 Reencaminar envíos reubicados a su nuevo destino, acompañado de su planilla respectiva. En todo momento

18 Mantener informado al superior inmediato de las novedades de su dependencia. Permanentemente

19 Elaborar resúmenes por cliente y por ciclo recibido para el informe estadístico. En todo momento

20 Elaborar los resúmenes de envíos entregados, devueltos y reubicados y remitir al Departamento Financiero para la facturación y cobro respectivo.

Permanentemente

21 Solicitar periódicamente mantenimiento de los equipos a su cargo. Según necesidad

22 Mantener una comunicación cordial con sus clientes y colaboradores. En todo momento



Permanentemente




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168


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.3.4 División Control y Rastreo

Objetivos: Coordinar y controlar la actualización de la base de datos central y con las agencias de correos; verificar y controlar la recolección de información; la carga de datos de entrega; controlar y desarrollar los sistemas de rastreo a fin de tener la información inmediata a requerimiento de los clientes corporativos; coordinar y verificar la reubicación y cambio de dirección de los envíos corporativos.




1 Controlar que el sistema de rastreo funcione y que la base de datos por clientes este habilitado para su utilización para la carga de datos y rastreo requerido.

En todo momento

2 Controlar la habilitación de la base de datos e la central además coordinar la actualización con las Agencias.

En todo momento

3 Controlar los datos recopilados será cargado en el sistema, en coordinación con las Áreas de Distribución.

Permanentemente

4 Coordinar y controlar la carga de datos con los operadores habilitados. Permanentemente

5 Verificar que los datos se reciban y se registren en el sistema dentro de los plazos establecidos.

En cada caso

6 Realizar los cierres e informes y remitirlos a los clientes a través de medios informáticos en las fechas establecidas.

Permanentemente

7 Remitir a cada cliente el informe final general de acuerdo a la base de datos consignando la fecha de entrega y receptor de cada envío por medios informáticos o electrónicos.

Permanentemente

8 Verificar que las documentaciones por clientes estén al día. En cada caso

9 Elaborar los resúmenes de clientes corporativos. En todo momento

10 Mantener un buen relacionamiento entre sus colaboradores y clientes. En todo momento

11 Verificar que los procesos se cumplan en forma inmediata. En cada caso

12 Elaborar la estadística por cliente y por tipo de envíos mensualmente. En todo momento


14 Controlar los procesos operativos conforme a las respectivas normativas. En todo momento

15 Coordinar con todas las áreas, las necesidades para el buen cumplimiento de sus funciones.

En todo momento

16 Realizar gestiones necesarias para el buen desarrollo de sus funciones. Permanentemente

17 Mantener un buen relacionamiento laboral, a fin de que los procesos no sufran retrasos. En todo momento

18 Controlar la veracidad de los datos manipulados permanentemente. En cada caso

19 Verificar y analizar que los sistemas informáticos utilizado cumplan con lo dispuesto y proponer nuevos procedimientos que racionalice los procesos.

En cada caso

20 Velar por el buen desempeño de todos las dependencias a su cargo. En todo momento


Permanentemente




DG

169


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 10.1.4 Departamento de Servicio Especiales Nacionales

Objetivos: Coordinar, controlar, verificar el buen desarrollo de los procesos de la recepción y la expedición, en rapidez, seguridad, conforme a los plazos comprometidos, elaborar los despacho de envíos especiales para todas las agencias del país, recepcionar despachos y envíos de las agencias y áreas de admisión, transferir los envíos especiales a las áreas de distribución.


Dependencias: División Recepción de Servicios Especiales Nacionales; División Expedición de Servicios Especiales Nacionales.


1 Controlar la Recepción de envíos especiales procedentes de las Áreas de Admisión y Agencias del país.

En todo momento

2 Controlar la Expedición de envíos especiales a las Áreas de Distribución y Agencias del país.

Permanentemente

3 Recoger envíos de los clientes conforme a las condiciones contractuales. En cada caso

4 Coordinar que los recursos humanos sean distribuidos conforme al perfil respectivo. En cada caso

5 Controlar los procesos operativos conforme a las normativas vigentes. En cada caso

6 Mantener una buena relación con los medios de transportes utilizado para la expedición y recepción.

En todo momento

7 Verificar que las reclamaciones sean atendidas en la brevedad posible. En todo momento

8 Coordinar con la Dirección de Operaciones la Entrega en todas las áreas de Distribución, conforme a los compromisos establecidos con los clientes.

En cada caso

9 Coordinar con todas las áreas, las necesidades para el buen cumplimiento de sus funciones.

Permanentemente

10 Realizar gestiones necesarias para el buen desarrollo de sus funciones. En todo momento

11 Mantener un buen ambiente laboral entre sus colaboradores. En todo momento

12 Mantener un buen relacionamiento laboral, a fin de que los procesos no sufran retrasos. En todo momento

13 Velar por la seguridad de los envíos, en especial la paquetería. En todo momento

14 Llevar una estadística ordena y veraz, para analizar la capacidad de procesamiento y posibles necesidades.

Permanentemente

15 Llevar una estadística ordena y veraz, para analizar la capacidad de procesamiento y posibles necesidades.

Permanentemente

16 Analizar constantemente el desarrollo de los procesos a fin de mantener informado al superior inmediato de las novedades, para el buen cumplimento de sus funciones.

Permanentemente


Permanentemente




DG

170


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.4.1 División Recepción de Servicios Especiales Nacionales

Objetivos: Controlar la recepción, apertura y transferencias a las áreas de distribución de los envíos especiales procedentes de las distintas áreas de admisión y agencias de todo el país.

Dependiente de: Departamento de Servicios Especiales Nacionales.



1 Recibir y procesar en forma inmediata los envíos especiales procedentes de las Diferentes Áreas de Admisión.

En todo momento

2 Controlar el estado físico del contenedor(sacas-sobres), precinto y etiqueta de cada despacho recepcionado.

En todo momento

3 Aperturar los despachos de envíos especiales recibidos de las diferentes Agencias del país. En cada caso

4 Controlar que los números de despachos figuren y sean correlativos por Agencia, en caso de que falten los números inmediatamente se informa a la oficina de origen.

En todo momento

5 Clasificar por destino y transferir los envíos especiales a las áreas correspondientes. Permanentemente

6 Elaborar las documentaciones necesarias (Boletines-Actas), en caso de irregularidades. En cada caso

7 Controlar los envíos conforme a la hoja de ruta o guía de despacho, a fin de verificar que se reciban todos los envíos que figuran en las documentaciones respectivas.

Permanentemente

8 Registrar en el sistema informático los envíos de destino vía área, transferirlos donde corresponda con sus respectivas planillas.

En todo momento

9 Informar inmediatamente de cualquier irregularidad a la Oficina de Origen y al superior inmediato.

En todo momento

10 Controlar que se cumplan los plazos y procedimiento establecidos conforme a la normativa vigente.

En cada caso

11 Mantener un buen relacionamiento con sus clientes y colaboradores. En todo momento

12 Verificar el cumplimiento de los procesos dentro de los plazos establecidos. En todo momento

13 Mantener un archivo ordenado de las documentaciones. Permanentemente


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.4.2 División Expedición de Servicios Especiales Nacionales

Objetivos: Controlar la expedición, confección de despachos, traslado al área de transporte con destino a las agencias, los envíos especiales procedentes de las distintas áreas de admisión y agencias de todo el país y verificar el buen desarrollo de los procesos de expedición, en rapidez, seguridad, conforme a los plazos comprometidos.

Dependiente de: Departamento de Servicios Especiales Nacionales.



1 Expedir y controlar los envíos especiales a las áreas de distribución y Agencias del país. En todo momento

2 Clasificar los envíos especiales conforme a cada destino. En cada caso

3 Elaborar los despachos de envíos especiales con destino a las diferentes Agencias del país. Permanentemente

4 Controlar que los números de despachos expedidos sean correlativos, por Agencias. En todo momento

5 Elaborar la hoja de ruta o guía de despacho registrando los números de los envíos a ser expedidos.

En todo momento

6 Transferir los despachos al área de transporte para su expedición a destino. En cada caso

7 Atender las reclamaciones de despachos en coordinación con el área de Transporte. En todo momento

8 Controlar que se cumplan los procedimientos establecidos a nivel nacional e internacional. En todo momento

9 Mantener un archivo ordenado de las documentaciones por Agencias y clientes corporativos.

Permanentemente


En cada caso

11 Mantener un buen relacionamiento entre sus colaboradores y clientes. En todo momento

12 Verificar que los procesos se cumplan en forma inmediata. En todo momento


14 Coordinar que los recursos humanos sean distribuidos conforme al perfil respectivo. En todo momento

15 Controlar los procesos operativos conforme a las respectivas normativas. Permanentemente

16 Mantener una buena relación con los medios de transportes utilizado. En todo momento

17 Verificar que las reclamaciones sean atendidas en el más breve tiempo posible. En cada caso

18 Coordinar con la Dirección de Operaciones la Entrega en todas las áreas de Distribución, conforme a los compromisos establecidos con los clientes.

En todo momento

19 Realizar las gestiones necesarias para el buen cumplimiento de sus funciones. En todo momento

20 Mantener un buen ritmo laboral, a fin de que los procesos no sufran retrasos En todo momento

21 Velar por la seguridad de los envíos, en especial la paquetería Permanentemente

22 Llevar una estadística ordena y veraz, por tipo de envío y clientes para analizar la capacidad de procesamiento y posibles necesidades mensualmente

Permanentemente

23 Informar permanentemente de las novedades al superior inmediato En todo momento

24 Expedir y controlar los envíos especiales a las áreas de distribución y Agencias del país. En todo momento

25 Clasificar los envíos especiales conforme a cada destino. En cada caso

26 Elaborar los despachos de envíos especiales con destino a las diferentes Agencias del país. Permanentemente

27 Controlar que los números de despachos expedidos sean correlativos, por Agencias. En todo momento

28 Elaborar la hoja de ruta o guía de despacho registrando los números de los envíos a ser expedidos.

En todo momento


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 10.1.5 Departamento EMS Internacional

Objetivos: Coordinar los procesos operativos postales de EMS Courier internacional, controlar el encaminamiento para todos los destinos a nivel nacional e internacional, a través de un sistema informático específico del servicio.


Dependencias: División Recepción Internacional y División Expedición Internacional.


1 Coordinar los procesos operativos postales de EMS Courier Internacional, conforme a la normativa postal vigente nacional e internacional.

Permanentemente

2 Conocer las condiciones contractuales de cada tipo de servicio y cliente. En todo momento

3 Conocer los procesos operativos a ser aplicado a cada cliente. En cada caso

4 Ofrecer una atención eficiente a los cliente En todo momento

5 Controlar que los procesos se cumplan conforme a los acuerdos postales internacionales. Permanentemente

6 Mantener actualizado la información que debe llegar a los clientes. En cada caso

7 Controlar que cada parte del proceso operativo se cumpla sin retrasos. En todo momento

8 Conocer las reglamentaciones internacionales que afecta al servicio. Permanentemente

9 Controlar el cumplimiento de las normativas relacionadas con el EMS Courier Internacional y los niveles de calidad.

En todo momento

10 Velar por la elaboración de una estadística ordenada de los envíos por destino. En cada caso

11 Gestionar el material necesario para el buen cumplimiento de las funciones. En cada caso

12 Conocer las reglamentaciones aduaneras que afecte el servicio. En todo momento

13 Velar por el cumplimiento de las normas Institucionales Permanentemente


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.5.1 Recepción EMS Internacional

Objetivos: Coordinar los procesos operativos postales de Recepción de EMS Courier Internacional, controlar encaminamiento para todos los destinos nacionales, de acuerdo a los plazos comprometidos, a través de un sistema informático específico del servicio.

Dependiente de: Departamento de EMS Internacional.

Dependencias: Ninguno


1 Mantener actualizados los datos sobre Reglamentos y Leyes nacionales e internacionales referentes al servicio EMS Internacional.

Permanentemente

2 Controlar los procesos operativos que serán aplicados para el desarrollo de las actividades el área.

En cada caso

3 Mantener una cordial relación con todos los clientes, priorizando la excelencia en la atención a los mismos, a fin de satisfacer las expectativas de estos.

Permanentemente

4 En el momento de la recepción, verificar que los despachos recibidos contengan las documentaciones requeridas por las normas vigentes.

Permanentemente

5 Comparar que en el CN 38, coincidan las condiciones de recepción en caso contrario, elaborar los Boletines de Verificación pertinentes para deslindar de responsabilidades innecesarias a la Institución.

En cada caso

6

Registrar los eventos en el sistema habilitado para el efecto (IPS LIGHT), tales como el de llegada del despacho (RESDES), el registro de entrada del envío (Evento emd), el de salida para las Agencias y Sucursales correspondientes (Evento emf), el de llegada a las Agencias o sucursal de destino (Evento emg), el motivo del retraso de la entrega, o no entrega (Evento emh), y la confirmación de la entrega final a destino (Evento emi).

Para cada caso

7 Verificar que los despachos destinados para las Agencias y sucursales del país, sean formados con todas las documentaciones para realizar el control cruzado en origen y destino del mismo.

Permanentemente

8 Elaborar una estadística ordenada de los envíos que hayan sido registrados en recepción por país de origen y elevarla al departamento correspondiente.

En cada caso

9 Gestionar los recursos necesarios para el buen desarrollo de las actividades del área. Permanentemente

10 Verificar la entrega de los envíos, así como la no entrega y sus motivos dentro de los plazos establecidos, a fin de que la calificación obtenida por la Cooperativa EMS, nos mantenga en un lugar privilegiado.

En cada caso

11 Velar por la seguridad física de los envíos de recepción, a fin de deslindar de responsabilidades al área y a la Institución.

En cada caso

12

Mantener un registro correlativo de los despachos recibidos, tanto en anotaciones, como en archivos del CN31, CN33, y/o los Manifiestos de Despachos recibidos por cada país de origen, para que el departamento correspondiente pueda generar las cuentas a cobrar a cada país por los despachos recepcionados.

Permanentemente

13 Elaborar los boletines de verificación correspondientes ya sea por despachos y/o envíos faltantes, así como ante cualquier duda de irregularidad que pudiera presentarse, y deslindar de responsabilidades por ello a la administración.

En todo momento

14 Controlar que las respuestas a los reclamos realizados por los Operadores EMS, a través del sistema habilitado al efecto sean efectuadas conforme a las Normas EMS y a los plazos establecidos.

Para cada caso

15

Mantener un archivo ordenado y actualizado de las documentaciones de todos los despachos expedidos a las diferentes Agencias y Sucursales del país, tanto en anotaciones, como en archivos de las Transferencias, y Guías de despachos, que indican los envíos incluidos en los mismos.

Permanentemente

16 Realizar el seguimiento correspondiente de todos los despachos y envíos expedidos a nivel nacional, a fin de corroborar la entrega al destino indicado.

En cada caso

17 Mantener actualizados los datos sobre Reglamentos y Leyes nacionales e internacionales referentes al servicio EMS Internacional.

Permanentemente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 10.1.5.2 Expedición EMS Internacional

Objetivos: Coordinar los procesos operativos postales de Expedición de EMS Courier internacional, controlar el encaminamiento para todos los destinos internacionales a través de un sistema informático específico del servicio.

Dependiente de: Departamento de EMS Internacional.

Dependencias: Ninguno.


1 Coordinar y realizar los retiros de envíos de clientes corporativos y/o cuentas correntistas. En cada caso

2 Comparar que en la guía de manifiesto coincida con las condiciones de recepción. Permanentemente

3 Verificar que la clasificación de los envíos admitidos se realice por países y de acuerdo a los encaminamientos para cada destino.

Para cada caso

4 Mantener actualizados los datos Leyes y normas nacionales e internacionales referentes al servicio EMS Internacional.

Permanentemente

5 Mantener una relación cordial con todos los clientes y resolver las situaciones de conflicto.

Permanentemente

6 Verificar que los despachos expedidos se elaboren conforme a lo dispuesto en los convenios de la UPU, UPAEP, Acuerdos bilaterales y multilaterales vigentes.

Permanentemente

7

Registrar los eventos en el sistema habilitado para el efecto (IPS LIGHT), tales como la salida del despacho (PREDES), Que registra la admisión del envío en ventanillas (Evento ema), la confirmación de llegada del envío a la oficina de cambio de salida (Evento emb), y la confirmación de que el envío va insertado en el despacho que se expide a algún país de destino (Evento emc).

En cada caso

8 Responder y coordinar en breve los reclamos a fin de evitar reembolsos y/o indemnizaciones innecesarias.

Permanentemente.

9 Elaborar una estadística ordenada de la cantidad de envíos despachados al exterior, por países de destino y elevarla al departamento correspondiente.

Mensualmente

10 Gestionar los recursos necesarios para el buen cumplimiento de las actividades del área. Permanentemente

11 Realizar seguimientos de los despachos expedidos con destino al exterior del país, a fin de confirmar su llegada a destino final.

En cada caso

12 Velar por la seguridad física de los envíos internacionales de expedición. En todo momento

13 Controlar que respuesta a las reclamos a los Operadores EMS, sean realizadas en los plazos establecidos, por medio del sistema habilitado al efecto.

En cada caso

14

Mantener un archivo correlativo de las documentaciones de todos los despachos expedidos al exterior, por países de destino; adjuntando el CN31 y el CN 38, firmado en recepción por la compañía aérea responsable del transporte a destino de nuestros despachos.

Permanentemente



Permanentemente




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462/17 ED/SG/DPP

11 DIRECCION DE TECNOLOGIA



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Dirección

11.1 Dirección de Tecnología Objetivos: Centralizar las operaciones de procesamiento de datos resultantes del manejo de los

sistemas desarrollados para las distintas dependencias de la DINACOPA, brindando el respaldo técnico necesario para el buen funcionamiento de los equipos informáticos, y de comunicación, velando por su mejora y calidad constante.


Dependencias: Departamento de Servicios Informáticos, Departamento de Desarrollo de Sistemas, Departamento de Asistencia al Usurario.


1 Programar, organizar, controlar y evaluar el desarrollo de los programas y acciones encomendados a los Departamentos que integren la Dirección a su cargo, o le sean asignadas.

Permanentemente

2 Elevar a consideración del Director General, los asuntos que considere relevantes. Según cada caso

3

Programar y gestionar presupuestos para las adquisiciones, contratación de servicios necesarios para el soporte y el desarrollo de programas y aplicaciones informáticas y abastecimiento de los recursos materiales, cuya ejecución se encuentre dentro del área de su competencia.

Según necesidad

4 Gestionar la adquisición y actualización de licencias de sistemas operativos. Según necesidad

5 Asesorar técnicamente en asuntos de su especialidad a los funcionarios de la DINACOPA. Según cada caso

6 Proponer a la superioridad y a los departamentos competentes, los mecanismos y sistemas informáticos de control para la operación, supervisión y vigilancia; y en su caso, proponer los lineamientos para su implementación y operación.

Según necesidad

7 Proporcionar la información, datos o cooperación técnica que les sea requerida internamente, de acuerdo con las políticas y normas que se establezcan.

Permanentemente

8 Planificar y proponer la implementación de sistemas informáticos de seguimiento de los procesos de recepción, clasificación, transporte, entrega de la correspondencia y envíos, en coordinación con la Dirección de Operaciones de la DINACOPA.

Según necesidad

9 Potenciar y modernizar la infraestructura de informática y telecomunicaciones. Según necesidad

10

Proponer el establecimiento de las políticas de seguridad, uso y aprovechamiento de los programas, sistemas y bases de datos de la DINACOPA, y en particular para la difusión de un sistema institucional de información postal, en coordinación con la Asesoría de Planeamiento y Organización.

Según necesidad

11 Planificar y Dirigir la estrategia de aplicación de la Tecnologías de la información y de la Comunicación TICS de la Institución alineadas a los objetivos estratégicos de la DINACOPA.

Mensualmente

12 Planificar y Dirigir en coordinación con la Asesoría de Seguridad Postal, un sistema de monitoreo en campo y a través de tecnología sobre el funcionamiento de las rutas y circuitos postales.

Permanentemente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 11.1.1 Departamento de Servicios Informáticos

Objetivos: Brindar asistencia técnica a todas las dependencias de la DINACOPA, mediante los servicios técnicos informáticos, la instalación, montaje y mantenimiento de hardware, software, y controlar el funcionamiento de la red informática interna, las conexiones remotas y de la Red Metropolitana, mediante la administración de los servidores y equipos de comunicación correspondientes.

Dependiente de: Dirección de Tecnología.


Funciones (1) Frecuencia

1

Administrar los servicios informáticos, de redes y de telecomunicaciones a fin de asegurar su óptimo rendimiento, de manera a agilizar la comunicación y potenciar de esa manera la efectividad de las áreas operativas y administrativas de la DINACOPA.

Permanentemente

2 Supervisar y coordinar las actividades de planificación, desarrollo, operación y soporte de los recursos informáticos, redes y telecomunicaciones.

Permanentemente

3 Investigar y proponer los equipos de cómputo, de comunicaciones, programas y paquetería necesarios para atender los proyectos Institucionales.

Según necesidad

4 Administrar la operación del Centro de Cómputo y de la red Institucional, para brindar un servicio informático continuo.

Permanentemente

5 Coordinar y evaluar las medidas de seguridad y de contingencia informática, para proteger la información que se genera en la Institución.

Permanentemente

6

Planear y coordinar el desarrollo de la red de telecomunicaciones (voz, datos y video), para proporcionar una comunicación efectiva entre todas las unidades de la DINACOPA y con el exterior.

Según necesidad

7

Coordinar la investigación e implementación de nuevos productos de hardware, software y comunicaciones, a fin de utilizar tecnologías de punta que contribuyan a la modernización de la DINACOPA.

Según necesidad

8 Proponer soluciones tecnológicas para obtener la eficiencia en las áreas usuarias de la DINACOPA.

Según cada caso

9

Coordinar con la Dirección de Operaciones y el Departamento de Desarrollo de Sistemas, la implementación de nuevas tecnologías de información para una mejor operación y soporte de la red del servicio postal de la DINACOPA.

Permanentemente

10

Desarrollar proyectos de investigación de mejores prácticas operativas en materia de tecnologías de información que permitan hacer más eficientes los procesos operativos de la DINACOPA.

Según cada caso

11 Investigar, evaluar y proponer nuevos productos que permitan mejorar la productividad de la DINACOPA, en materia de telecomunicaciones.

Permanentemente

12

Establecer las acciones de mejora de la infraestructura de telecomunicaciones y supervisar la continuidad de su operación, para proporcionar un eficiente servicio de transporte de voz, datos y video a las unidades administrativas, comerciales y operativas de la DINACOPA.

Permanentemente

13 Vigilar el funcionamiento de los medios físicos de comunicación y coordinar con los proveedores la solución de los problemas tecnologicos.

Según necesidad

14 Instrumentar las políticas de seguridad en materia de transmisión de datos, para la continuidad de los servicios de cómputo, sistemas e información electrónica.

Según necesidad

15 Supervisar las acciones de los proveedores para la instalación y configuración de los equipos que conforman la red de cómputo y telecomunicaciones.

Permanentemente

16

Programar el mantenimiento preventivo y coordinar el mantenimiento correctivo a la infraestructura tecnológica, vigilando que la calidad de los servicios proporcionados por terceros cumpla con los términos establecidos en sus contratos de servicio.

Permanentemente


Permanentemente

18 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su Según necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

cargo.

Nivel Denominación

Departamento 11.1.2 Departamento de Desarrollo de Sistemas

Objetivos: Diseñar, desarrollar, implementar y mantener sistemas computacionales que satisfagan las necesidades de agilización, simplificación, mejoramiento y calidad de los procedimientos y actividades de la institución, en las diversas áreas y dependencias mediante la aplicación de herramientas informáticas que garanticen una adecuada automatización de la operación y gestión administrativa de la DINACOPA.




1 Proponer, con base en las estrategias comerciales, operativas y financieras, los proyectos de desarrollo de aplicaciones que deban incorporarse en los planes y programas institucionales.

Permanentemente

2

Diseñar, desarrollar, implementar y mantener sistemas computacionales que satisfagan las necesidades de agilización, simplificación, mejoramiento y calidad de los procedimientos y participar en proyectos de investigación de nuevas tecnologías que permitan desarrollar mejores sistemas.

Según cada caso

3 Diseñar, implementar y mantener en coordinación con la Asesoría de Seguridad Postal, un sistema de monitoreo en campo y a través de tecnología sobre el funcionamiento de las rutas y circuitos postales.

Permanentemente

4 Desarrollar estudios y proyectos para la modernización tecnológica de los procesos postales.

Según necesidad

5 Diseñar y aplicar los mecanismos para la recopilación electrónica de información y difusión a nivel nacional.

Según cada caso

6 Coordinar el diseño y publicación de los sitios en Internet e Intranet de la DINACOPA, con base en la información que le envíen las diferentes unidades administrativas y en reglas definidas por entidades externas.

Mensualmente

7 Proponer el presupuesto de desarrollo de software, así como evaluar su seguimiento y ejercicio de conformidad con la normatividad vigente.

Según cada caso

8 Supervisar que los proveedores cumplan con los términos y condiciones establecidos en sus contratos.

Mensualmente

9 Dar soporte y mantenimiento a las aplicaciones bajo su responsabilidad. Según cada caso

10 Presentar propuestas de proyectos de trabajos que puedan mejorar la gestión de la DINACOPA, con aplicación de tecnología.

Según cada caso


Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento 11.1.3 Departamento de Asistencia al Usuario

Objetivos: Recepcionar los reclamos o solicitudes de asistencia técnica, ya sea por desperfectos, mal funcionamiento, configuración de equipos o utilización de sistemas y resolverlos en una primera instancia de ser posible, o derivar al área o sector correspondiente. Administrar los equipos de cómputos de la Central, Agencias y Sucursales.




1 Suministrar soporte técnico por fallas reportadas, por las diferentes unidades usuarias de la Institución, a fin de optimizar el proceso integral de atención y solución de los problemas que se presentan en la infraestructura informática.

Permanentemente

2 Desarrollar las labores de configuración de los sistemas operativos, bases de datos y redes de comunicación en las computadoras de escritorio y portátiles de la DINACOPA.

Según necesidad

3 Procurar la disponibilidad en condiciones óptimas de funcionamiento de computadoras, mediante programas de mantenimiento preventivo. Verificar la calidad de las reparaciones llevadas a cabo por terceros.

Según cada caso

4 Proporcionar a los usuarios, la asesoría en materia de sistemas operativos y en el uso de paquetería informática, a fin de que esta se utilice de manera óptima para el cumplimiento de los objetivos de la DINACOPA.

Según cada caso

5 Configurar la instalación y configuración de las aplicaciones y facilidades de comunicación en las computadoras antes de la entrega a sus usuarios.

Según necesidad

6 Coordinar la actualización de software de las computadoras de la Institución. Permanentemente

7 Determinar la eventual obsolescencia de los equipos informáticos para su cambio, modificación o puesta de baja.

Según cada caso

8 Recepcionar y atender las solicitudes de habilitación, instalación y mantenimiento del SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) y SINARH (Sistema Nacional de Recursos Humanos) del Ministerio de Hacienda.

Según cada caso

9 Prestar asistencia sobre políticas de seguridad de los equipos y sistemas de la red corporativa.

Según necesidad

10 Desarrollar las demás funciones inherentes a su cargo, dispuestas por la Dirección de Tecnología.

Permanentemente


Permanentemente




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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación Dirección

12 DIRECCIÓN DE OPERACIONES

Objetivos: Recepción, procesamiento, transportación y entrega de los Envíos Postales. Es la dependencia encargada de agregar valor a la cadena postal, desde la admisión hasta la /o su entrega o retorno, incluyendo la provisión de información en todas las etapas del proceso postal.


Dependencias: Asesoría de la Dirección de Operaciones, Coordinación Postal Aeropuerto Silvio Pettirossi, Asuntos Aduaneros, Coordinación Postal Aeropuerto Guaraní, Coordinación Operativa, Área de Informática. Departamento de Transporte, Departamento de Entrega, Departamento de Encomiendas, Departamento de Clasificación y Distribución, Departamento Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional, Departamento de Agencias y Sucursales Asunción y Área Metropolitana, Departamento de Agencias y Sucursales del Interior.


1 Dirigir y controlar los procesos de recepción, clasificación, transportación, expedición, distribución/entrega de los envíos postales, cumpliendo las normas y procedimientos vigentes.

Permanentemente

2 Planificar, Estructurar y aplicar estrategias operativas que implanten avances de desarrollo en los procesos operativos con el fin de obtener mejores resultados en el área.

Permanentemente

3 Dirigir y promover la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales vigentes, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.P.A.E.P. y otros organismos internacionales, en todas sus dependencias.

Permanentemente

4 Recibir y responder a las necesidades, sugerencias y pedidos de la clientela intercambiando ideas, opiniones y opciones relacionados al mejoramiento del proceso operativo, así como las prestaciones de servicio que pudieran ayudar a agilizar algunos trámites burocráticos. (Ejemplo Aduanas, COPACO, DINAC, Banco de Fomento; Courier privados como AEX, Paraguay BOX, etc.).

Permanentemente

5 Supervisar, dirigir y verificar el cumplimiento de las funciones específicas y generales de las dependencias a su cargo, fomentando el trabajo en equipo, en armonía y en busca del alcance de los objetivos trazados.

Permanentemente

6 Promover y fomentar la eficiencia y la eficacia con el fin de obtener mejores resultados con los recursos disponibles en las dependencias a su cargo.

Permanentemente

7 Realizar jornadas de trabajos conjuntamente con la Unidad de Calidad y con los responsables de cada área dependiente de esa Dirección, a fin de implementar métodos para la mejora y el buen funcionamiento de las mismas.

Semanalmente

8 Mantener informado al Director de Correos y al Staff, sobre las actividades realizadas y los objetivos alcanzados.

En cada caso

9 Controlar que se mantenga un registro actualizado, organizado y en cuanto sea posible, informatizado, de las documentaciones recibidas y remitidas, a fin de contar con información veraz y oportuna para las ocasiones que pudieran ser necesarias.

Diariamente

10 Remitir los informes estadísticos de todas las áreas dependientes de la Dirección Operativa al Departamento de estadísticas, a fin de conocer el movimiento mensual de las áreas.

Mensualmente

11 Mantener un buen relacionamiento permanente a nivel Nacional e Internacional, con las demás agencias de intercambio de servicios en temas operativos.

Permanentemente

12 Realizar reuniones constantes con las demás Direcciones y Asesorías en los temas que afecten al buen cumplimiento de las funciones del área, especialmente con la Dirección Comercial.

Permanentemente



Permanentemente

15 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo. Según Necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación Staff

12.1 Asesoría de la Dirección de Operaciones Objetivos: Apoyar a la Dirección de Operaciones en la dirección, supervisión, coordinación y control

de todas las tareas operativas y las gestiones administrativas, conforme a las normas y procedimientos establecidos para el efecto.

Dependiente de: Dirección de Operaciones.



1 Apoyar a la Dirección de Operaciones en la dirección, supervisión, coordinación y control de todas las tareas operativas y las gestiones administrativas, asegurando que los procesos operativos sean aplicados conforme a las leyes y normas establecidas.

Permanentemente

2 Coordinar las acciones conducentes a lograr los objetivos trazados por las áreas dependientes de la Dirección Operativa.

En cada caso

3 Acompañar cuando sea necesario para secundar al Director/a de Operaciones en las reuniones realizadas internamente o en otras Instituciones Públicas y Privadas, para tratar temas relacionados a mejorar el sistema de los servicios prestados o la calidad de los productos vendidos, a fin de satisfacer las expectativas de los clientes.

En cada caso

4 Controlar que trabajos sean cumplidos de acuerdo a lo indicado por la Dirección de Operaciones y ayudar a mantener un funcionamiento coordinado de los Recursos humanos.

Permanentemente

5 Fomentar el trabajo en equipo del personal de todas las dependencias de la Dirección de Operaciones, para que estén acorde a las necesidades de las prestaciones de servicios y la creación de nuevos productos que la Institución pudiera ofrecer.

Permanentemente

6 Colaborar en la buena atención a los clientes de parte del personal, a fin de satisfacer las necesidades y se pueda mantener la buena imagen de la Institución.

Permanentemente

8 Ayudar a mantener un registro actualizado, de las documentaciones recibidas y remitidas, a fin de contar con información veraz y oportuna en el momento que pudieran ser necesarias.

Permanentemente


Permanentemente


Permanentemente

11 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo.

Según Necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.2 Coordinación Postal Aeropuerto Silvio Pettirossi

Objetivos: Recepción, expedición y tránsito de despachos cerrados Aéreos y A.P.R., conforme a las normas postales internacionales y nacionales.

Dependiente de: Dirección Operaciones.



1 Coordinar, supervisar, dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las labores desarrolladas tanto en la recepción como en la expedición de envíos y en tránsito de despachos cerrados y al descubierto, Aéreos y A.P.R., conforme a las normas postales internacionales y nacionales.

Permanentemente

2 Acompañar el proceso de carga y descarga de las aeronaves y del transporte de Correos, en la llegada y salida de los Despachos.

En cada caso

3 Participar de las actividades del sector de transporte aéreo de manera conjunta con las entidades DINAC y Dirección Nacional de Aduanas.

En cada caso

4 Dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las acciones de seguridad de los Despachos y reexpedir los envíos mal encaminados con la utilización de los formularios correspondientes.

En todo momento

5 Generar un Boletín de Verificación ante cualquiera de las siguientes irregularidades que sean detectada en las sacas/despachos o envíos al descubierto: a) embalaje roto, b) saca rota, c) diferencia de peso, e) precinto violentado.

En todos los casos

6 Cuando un despacho llega sin su etiqueta, hacer constar en el CN38. En todos los casos

7 Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos nacionales e internacionales vigentes y desarrollar sus actividades conforme a ellas.

Permanentemente

8 Actualizarse constantemente acerca de los nuevos reglamentos establecidos a nivel nacional e internacional, a fin de transmitirlos a sus subordinados y aplicarlos inmediatamente.

Permanentemente

9 Utilizar los formularios establecidos por los Organismos Internacionales, UPU-UPAEP, para el intercambio entre las Administraciones Postales miembros.

En cada caso

10 Realizar todo tipo de gestión que mejore la coordinación, el desarrollo y el control de las actividades de su área.

Permanentemente

11 Gestionar y acompañar capacitaciones constantes en su dependencia acerca de la utilización de formularios y otras actividades operativas reglamentadas.

Según necesidad

12 Llevar un archivo y registro ordenado de datos de los despachos recibidos y remitidos.

Permanentemente

13 Proveer los datos estadísticos recibidos mensualmente o cuando les sean requeridos. Según necesidad

14 Velar por el buen cumplimiento de las funciones de su dependencia. Permanentemente


Permanentemente


Según Necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.3 Asuntos Aduaneros

Objetivos: Coordinar las acciones y gestiones a nivel aduanero, para la liberación las cargas aéreas y de superficie.




1 Realizar trámites de liberación de carga –Aduana/DINAC, A.I.S.P. Para cada caso

2 Gestionar ante la Dirección de Administración y Finanzas, los recursos para el pago de liberación de cargas aéreas y su posterior rendición.

En cada caso

3 Solicitar la liberación de despachos postales remitidos como cargas aéreas o de superficie (mesa de entrada).

Para cada caso

4 Realizar la verificación de ingreso de carga por el Sistema Sofía. En cada caso

5 Gestionar ante las distintas oficinas aduaneras el procesamiento de la documentación para la liberación de la carga (Registro, Archivo, Resguardo, Guarda, Contraloría).

Para cada caso

6 Gestionar la autorización ante la Administración afectada (Aduana) para la liberación de las cargas.

En cada caso

7 Gestionar la liberación de tasas e impuestos. En todos los casos

8 Acompañar las remisiones, cancelaciones y retiros de carga (DINAC). En cada caso

9 Verificar en los depósitos de la DINAC, por si se reciban despachos postales como carga aérea.

Diariamente

10 Participar de la Comisión Interinstitucional Correos-Aduanas, para el tratamiento de temas que hacen a la agilización de trámites aduaneros.

Para cada caso


Permanentemente

12 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan con la naturaleza de su cargo.

Según Necesidad



DG

184


462/17 ED/SG/DPP


12.4 Coordinación Postal Aeropuerto Guaraní

Objetivos: Recepción, Expedición y tránsito de despachos cerrados Aéreos y A.P.R., conforme a las normas postales internacionales y nacionales.




1 Coordinar, supervisar, dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las labores desarrolladas tanto en la recepción como en la expedición de envíos y en tránsito de despachos cerrados y al descubierto, Aéreos y A.P.R., conforme a las normas postales internacionales y nacionales.

Permanentemente

2 Acompañar el proceso de carga y descarga de las aeronaves y del transporte de Correos, en la llegada y salida de los Despachos.

En cada caso

3 Participar de las actividades del sector de transporte aéreo de manera conjunta con las entidades DINAC y Dirección Nacional de Aduanas.

En cada caso

4 Dirigir y controlar en forma estrecha y permanente las acciones de seguridad de los Despachos y reexpedir los envíos mal encaminados con la utilización de los formularios correspondientes.

En todo momento

5 Generar un Boletín de Verificación ante cualquiera de las siguientes irregularidades que sean detectada en las sacas/despachos o envíos al descubierto: a) embalaje roto, b) saca rota, c) diferencia de peso, e) precinto violentado.

En todos los casos

6 Cuando un despacho llega sin su etiqueta, hacer constar en el CN38. En todos los casos

7 Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos nacionales e internacionales vigentes y desarrollar sus actividades conforme a ellas.

Permanentemente

8 Actualizarse constantemente acerca de los nuevos reglamentos establecidos a nivel nacional e internacional, a fin de transmitirlos a sus subordinados y aplicarlos inmediatamente.

Permanentemente

9 Utilizar los formularios establecidos por los Organismos Internacionales, UPU-UPAEP, para el intercambio entre las Administraciones Postales miembros.

En cada caso

10 Realizar todo tipo de gestión que mejore la coordinación, el desarrollo y el control de las actividades de su área.

Permanentemente

11 Gestionar y acompañar capacitaciones constantes en su dependencia acerca de la utilización de formularios y otras actividades operativas reglamentadas.

Según necesidad

12 Llevar un archivo y registro ordenado de datos de los despachos recibidos y remitidos. Permanentemente

13 Proveer los datos estadísticos recibidos mensualmente o cuando les sean requeridos. Según necesidad

14 Velar por el buen cumplimiento de las funciones de su dependencia. Permanentemente


Permanentemente


Según Necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación Staff .

12.5 Coordinación Operativa. Objetivos: Coordinar las tareas de las oficinas dependientes de la Dirección Operativa

así como sugerir cambios en las funciones de sus dependencias. Controlar las prestaciones de los Servicios Postales en todos sus procesos y colaborar en la correcta administración de los recursos.



Funciones

Frecuencia

1 Coordinar los trabajos de las dependencias de la dirección de Operaciones según planificación realizada con el Director del area.

Permanentemente

2 Proponer al Director del área acciones para el mejoramiento del proceso Operativo

En cada caso

3 Promover la aplicación de normas y procedimientos nacionales e internacionales vigentes, tales como los provenientes de la U.P.U. y la U.P.A.E.P. y otros organismos internacionales, así como también circulares y resoluciones internas, en todas las oficinas del área.

Permanentemente

4 Revisar las comunicaciones (informes, notas, memos, email) e intercambiar datos, informes, reclamos en tiempo y forma con las dependencias afectadas.

Diariamente

5 Preparar informes, Notas, Memorándum y enviar a las áreas afectadas. En cada caso

6 Fomentar conjuntamente con el Director del área, la eficiencia y productividad de las dependencias operativas.

Permanentemente

7 Colaborar con la disciplina del personal de las distintas dependencias, de modo a cumplir con las normas, reglamentos y leyes vigentes.

Permanentemente

8 Cuidar por la buena atención a los clientes de parte del personal de sus dependencias. Permanentemente

9 Colaborar para que se mantenga un registro organizado de las documentaciones recibidas y remitidas.

Permanentemente


En todo momento

11 Las demás tareas que se le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo.

Permanentemente



DG

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462/17 ED/SG/DPP


1 Coordinar con los responsables del área Operativa, Centro de Clasificación, Nacional e Internacional, Departamento de Encomienda, Departamento de Distribución, Casillas de Correos y Control de Paquetes del funcionamiento adecuado de las computadoras y sistemas que se utilizan en el área.

Permanentemente

2 Brindar un adecuado mantenimiento y propender a la ampliación y modificación de los distintos sistemas y esto a la vez coordinar con la Dirección de Tecnología.

Diariamente

3 Planificar en coordinación con la Dirección de Operaciones, capacitación y entrenamiento a los funcionarios del área, en el manejo de las herramientas tecnológicas.

Permanentemente

4 Realizar un permanente control y monitoreo respecto a la carga de datos en los sistemas operativos existentes.

Permanentemente

5 Coordinar con la Dirección de Tecnología el mantenimiento de las computadoras.

Según necesidad

6 Resolver las consultas que se le formulen en materia de su competencia.

Según necesidad

7 Informar al Director de Operaciones sobre el resultado de los trabajos atendidos por el área de Informática.

Diariamente

8 Realizar copia de seguridad de la base de datos del área, en coordinación con la Dirección de tecnología.

Diariamente

9 Informar en forma permanente al Director de Operaciones sobre cualquier trabajo realizado o a realizar.

Diariamente

10 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos muebles a su cargo. Permanentemente


Según necesidad

Nivel Denominación Staff.

12.6 Informática. Objetivos: Coordinar con la Dirección de Tecnología y con los responsables de cada

una de las dependencias del área Operativa para el funcionamiento adecuado de las computadoras y los sistemas que se utilizan.





DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación Departamento.

12.7 Departamento de Transporte.

Objetivos: Transportar los despachos desde y hasta el aeropuerto al Correo Central y a las Oficinas de Encomiendas, a las Agencias y Sucursales de capital, área metropolitana e interior del país. Apoyar al sector administrativo en materia de transporte.


Dependencias: División Planificación de transporte, División Talleres.


1 Planificar y coordinar los trabajos a ser realizados según la necesidad, para la transportación oportuna de los despachos o envíos.

Permanentemente

2 Gestionar las documentaciones necesarias a las unidades de transporte, que habiliten el libre tránsito de los móviles de la Institución.

En cada caso

3 Transportar y entregar los documentos Institucionales tengan estos como destinatarios a persona física o jurídica fuera de la Institución.

Permanentemente

4 Recolectar y transportar los despachos y envíos destinados a las distintas Agencias y Sucursales de capital, área metropolitana e interior del país, y los despachos internacionales hasta el aeropuerto.

Diariamente

5 Trasladar los despachos a la Agencias de transportes privadas que realizan la transportación hacia los destinos donde no se realiza transportación por medios propios.

Diariamente

6 Trasladar al personal encargado del depósito de la recaudación, hasta el Banco Central del Paraguay.

Diariamente

7 Trasladar Materiales, Documentos y otros en desuso, a los lugares destinados como punto para las incineraciones de estos.

Según Necesidad

8 Transportar los muebles, documentos y materiales necesarios de la Institución a las Sucursales Destinadas.

Según Necesidad

9 Recepcionar y entregar los despachos provenientes del aeropuerto y de las distintas Agencias y Sucursales y derivarlas a las Oficinas de cambio para su posterior embarque a destino.

En Cada Caso

10 Mantener un archivo actualizado y en cuanto sea posible, informatizado, de las Entregas de Manifiesto, formularios de transferencia, guías de envíos Certificados y los acuses de recibo.

Permanentemente

11 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo. En todo momento.


Permanentemente

13 Las demás tareas que le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo. Según Necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación División.

12.7.1 División de Planificación de Transporte.

Objetivos: Programar el uso de los móviles y mantener el buen estado de utilización la flota de los vehículos de la DINACOPA.

Dependiente de: Departamento de Transporte.



1 Programar el uso de los móviles y mantener el buen estado de utilización la flota de los vehículos de la DINACOPA.

Permanentemente

2 Asegurarse de mantener el buen estado de la flota de vehículos, e informar cualquier irregularidad, sugiriendo soluciones inmediatas a fin de que no se resienta el servicio.

Permanentemente

3 Programar las fechas en que los vehículos ingresen al taller para pequeñas reparaciones o mantenimiento, de modo que el servicio no se vea afectado por la falta de unidades de transporte.

En cada caso

4 Realizar controles en los vehículos: nivel de agua, aceite, estado de las cubiertas, luces, si cuenta con habilitación al día, si cuenta con extintor en regla, gato hidráulico, rueda de auxilio, llave de ruedas, balizas, agua del radiador, bornes de batería y otros.

Diariamente

5 Mantener un archivo ordenado y actualizado de la flota de transporte, a fin de contar con información veraz y oportuna en el momento que sean requeridas.

Permanentemente

6 Completar planillas de los trabajos y/o reparaciones realizadas con la flota de vehículos, archivar las copias y presentar los informes para el control de los documentos y gestión del pago de los mismos.

Permanentemente

7 Mantener un listado con los datos actualizados de los talleres habilitados que han suscripto contrato con la Institución para los trabajos mecánicos que se necesiten para la flota de vehículos.

Permanentemente

8 Confeccionar las planillas de todos los sobres y encomienda recibidas en la Oficina de transporte para su posterior en entrega todas las sucursales de Destino y empresas de Transporte con contrato con el Correo.

Permanentemente

9 Velar por el buen desempeño de todas las dependencias a su cargo.


Permanentemente


Según Necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.7.2 División de Talleres.

Objetivos: Realizar un seguimiento oportuno de la flota de vehículos que ingresan a los talleres para reparación o mantenimiento.

Dependiente de: Departamento de Transporte.



1 Realizar un seguimiento oportuno de la flota de vehículos que ingresan a los talleres para reparación o mantenimiento.

Permanentemente

2 Verificar los vehículos antes de ser ingresados a reparación y luego del mismo para verificar y constatar la calidad del trabajo.

Permanentemente

3 Realizar la solicitud de los repuestos, accesorios o lubricantes necesarios, así como realizar las gestiones para el ingreso de los vehículos que necesiten reparación mecánica.

En cada caso

4 Asesorar al encargado de compras en la etapa de selección para la adquisición de repuestos que reúnan la calidad necesaria.

Según necesidad

5 Informar a la jefatura de Departamento de Transporte sobre de cualquier irregularidad o mal manejo de cualquier rodado de la flota de vehículos, a fin de que se apliquen las medidas correctivas.

En cada caso

6 Labrar acta en presencia del Auditor Interno si se detectase algún vehículo ya con irregularidades o desperfectos mecánicos a fin de deslindar de responsabilidad alguna a la División.

En Cada Caso

7 Mantener un archivo ordenado y actualizado de las acciones, a fin de contar con información veraz y oportuna en el momento que sean requeridas.

Permanentemente

8 Completar planillas de los trabajos y/o reparaciones realizadas con la flota de vehículos, archivar las copias y derivar en informes a quien corresponda para el control y pago de los mismos.

Permanentemente

9 Mantener una lista actualizada de los talleres con que se trabaja (dirección, responsable, teléfono etc.).

Permanentemente


Permanentemente



DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.8 Departamento de Entrega.

Objetivos: Entregar los envíos postales por ventanillas de entrega de pequeños paquetes, casillas de correos y ventanilla de rezagos, bajo estricto control y seguridad.


Dependencias: División Casillas, División Pequeños Paquetes, División Rezagos.


1 Recibir y ordenar los envíos postales a ser entregados provenientes de las distintas dependencias de la Institución.

Diariamente

2 Programar las actividades que serán aplicadas en las distintas Divisiones dependientes del Departamento.

Diariamente

3 Llevar un control del funcionamiento de las Divisiones de Casillas de Correos, Entrega de Pequeños Paquetes y de Rezagos.

Diariamente

4 Controlar que los plazos de entrega establecidos sean cumplidos, a fin de evitar denuncias por demoras y pagos por indemnizaciones por tal motivo.

Diariamente

5 Estudiar y aplicar acciones tendientes al mejoramiento de los resultados de las dependencias del área y elevarlas sugiriendo su implementación a la Dirección Operativa.

En cada caso

6 Mantener un registro de la cantidad de envíos entregados, rezagados y devueltos por sus respectivas dependencias, a fin de elevar datos estadísticos concretos al Departamento correspondiente.

Diariamente

7 Realizar evaluaciones sobre las actividades realizadas en las dependencias, a fin de conocer el desarrollo de estas y las necesidades de las mismas.

Mensualmente

8 Verificar que las dependencias a su cargo cumplan con las respectivas funciones según lo estipulado en el manual.

Diariamente

9 Evaluar el funcionamiento y proponer correcciones para el mejor desempeño de todas las dependencias a su cargo.

En todo momento



Permanentemente

12 Las demás tareas que se le sean asignadas y que correspondan por la naturaleza de su cargo.

Según necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.8.1 División de Casillas (Simple y Certificada).

Objetivos: Recibir, clasificar y depositar los envíos destinados a los propietarios en sus respectivas Casillas y entregar los envíos certificados.

Dependiente de: Departamento de Entrega.



1 Recibir, clasificar y depositar los envíos provenientes de las distintas áreas de la Institución, destinados a los propietarios en sus respectivas Casillas, previo control conforme al Reglamento, antes de ser depositados en los casilleros.

Diariamente

2 Entregar los envíos certificados brindando la mejor atención a los clientes dándoles prioridad en ventanilla en el momento de la entrega de sus correspondencias.

Diariamente

3 Clasificar los envíos por sectores y por clase según sean ordinarios y registrados. Diariamente

4 Completar los avisos de los envíos certificados y colocarlos en los casilleros correspondientes para seguridad de los usuarios.

Diariamente.

5 Registrar los envíos de Poste Restante en el cuaderno habilitado, consignando los datos del destinatario, el origen y el peso de recepción del envío.

En cada caso

6 Entregar los envíos que quepan en los casilleros o caso contrario los avisos a los encargados de la colocación de los envíos, en los casilleros correspondientes conforme a la numeración y al sistema de clasificación implementado en el área.

Diariamente

7 Controlar los envíos depositados en los casilleros a fin de corroborar la buena distribución de estos en los casilleros correspondientes.

Diariamente

8 Verificar los plazos de los envíos no retirados a fin de cumplir con las normas de devolución establecidas internacionalmente.

Diariamente

9 Llevar un ordenado y completo archivo del movimiento de los envíos entregados, devueltos o remitidos a Rezagos por plazo vencido y enviar una copia al área respectiva, habiendo agotado las posibilidades de entrega y de no poder devolverse a origen.

Diariamente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.8.2 División de Pequeños Paquetes.

Objetivos: Entregar los pequeños paquetes e impresos, cuidando los detalles de seguridad y calidad a fin de satisfacer las expectativas de los clientes.

Dependiente de: Depende Del Departamento de Entrega.

Dependencias: Sección de Entrega de Pequeños Paquetes.


1 Brindar la mejor atención a los clientes dándoles prioridad en ventanilla en el momento de la entrega de sus paquetes.

Diariamente

2 Recibir los Pequeños Paquetes e Impresos provenientes de las áreas correspondientes, realizando un previo control del estado de cada envío, a fin de que estos estén informados correctamente ante cualquier duda de expoliación que pudiera sufrir por el manipuleo durante su trayecto a destino.

Diariamente

3 Verificar que los envíos estén correctamente documentados, firmar y sellar el formulario de transferencias que contiene la descripción exacta del envío recibido.

Diariamente.

4 Apartar los envíos que presenten irregularidades e informar inmediatamente a los responsables de cada área para realizar los informes respectivos.

Diariamente.

5 Registrar las entregas realizadas en las planillas correspondientes, llenando todos los datos requeridos por la misma.

Diariamente.

6 Completar los avisos y remitirlos a las oficinas correspondientes para su posterior entrega, dependiendo del servicio al cual corresponda.

Diariamente.

7 Clasificar y ubicar los envíos en las casillas de acuerdo a la numeración adjudicada en la División y en el orden implementado para esta area.

Diariamente.

8 Registrar en la planilla de entrega la firma del destinatario quien presentará su documento de Identidad y en caso de que envíe un autorizado presentar por escrito su autorización más fotocopia de Cédula de Identidad del autorizado y del autorizante, posteriormente el pago de la tasa de entrega correspondiente.

Diariamente

9 Informar al responsable del área sobre irregularidades que se detecten en el momento de la entrega y confeccionar el CN24 si así lo ameritara.

En cada caso

10 Remitir al área de Estadísticas mensualmente el resumen del movimiento de las entregas realizadas conforme a los datos requeridos por ese Departamento.




Según necesidad



DG

193


462/17 ED/SG/DPP


12.8.3 División de Rezagos.

Objetivos: Mantener a disposición del usuario, los envíos no entregados por un plazo determinado por las normas internacionales, antes de ser devueltas a origen.

Dependiente de: Departamento de Entrega.



1 Recepcionar de las distintas áreas de la Institución todos los envíos que no han sido retirados o entregados, por algún motivo que haya imposibilitado tal efecto, y que aun no hayan cumplido el plazo de la devolución que dictan las normas internacionales.

Diariamente.

2 Verificar las condiciones del envío en el momento de la recepción, a fin de que estos estén informados ante cualquier irregularidad que pudieran presentar durante el manipuleo hasta su intento de entrega.

Diariamente

3 Preparar y publicar un listado de los envíos disponibles en la división, a fin mantener a la vista de quienes utilicen el servicio postal, los nombres de destinatarios cuyos envíos no han podido ser entregados.

Diariamente

4 Verificar que cada envío exprese el informe del motivo de la falta de entrega, así como verificar el cumplimiento de los plazos de devolución de los mismos.

En todo momento

5 Clasificar y ubicar en un orden en que su ubicación pueda ser practica para la entrega al destinatario.

Diariamente

6 Re-verificar los datos de cada destinatario para un reintento final de entrega vía Cartero o mediante la puesta en lista de Correos.

Diariamente.

7 Mantener un registro ordenado y actualizado de los envíos recibidos, y entregados en esta división.

Diariamente

8 Remitir mensualmente el registro de los movimientos de envíos al área de Estadísticas. Mensualmente



Permanentemente


Según necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.9 Departamento de Encomiendas.

Objetivos: Desarrollar el proceso operativo de la admisión, recepción, clasificación, acondicionamiento, encaminamiento y entrega de las encomiendas Aéreas, ARP/SAL y Superficie en el ámbito nacional e internacional.


Dependencias: División Recepción de Despachos y División Expedición de Despachos.


1 Coordinar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de recepción, clasificación, entrega y expedición del Servicio de Encomienda Postal Nacional e Internacional (AEREA, APR/SAL Y SUPERFICIE).

Diariamente.

2 Ordenar y disponer convenientemente los paquetes para su fácil identificación en el momento de la entrega al destinatario procediendo a brindar una cordial atención y dar preferencia al cliente

En cada caso

3 Cumplir las normas, convenios y acuerdos postales nacionales e internacional vigentes de Encomiendas postales.

En cada caso

4 Mantener actualizado las fichas de cuotas parte, conforme a las modificaciones realizadas por los países de destino.

Diariamente.

5 Proveer la información necesaria para el estudio y elaboración de tarifas para el régimen nacional e internacional.

En cada caso

6 Difundir sobre las normas operativas y los Acuerdos postales internacionales y normas nacionales vigentes al personal afectado y lo que corresponda a los clientes.

Diariamente

7 Dejar constancia por escrito de las irregularidades que se detectan en el proceso operativo informando a las instancias que correspondan conforme a los acuerdos y normas postales y leyes vigentes.

En cada caso

8 Realizar un inventario periódico de las encomiendas, conforme a los plazos de conservación, basados en los reglamentos respectivos, conjuntamente con el Dpto. de Supervisión.

Diariamente

9 Colaborar en el desarrollo de campañas de publicidad y promoción en coordinación con la gerencia Operativa, el Dpto. de Servicios Especiales y conjuntamente con el Dpto. Comercial.

En todo momento

10 Mantener actualizado el registro de datos del movimiento de las encomiendas recibidas, y expedidas, devueltas, abandonadas, así como los ingresos y remitir al área de Estadística.

Mensualmente

11 Coordinar tareas y proveer puntualmente las documentaciones necesarias al Departamento de Cuentas Internacionales, para el procesamiento de pagos y cobros de Cuota Parte de Llegada según normativa U.P.U.

En cada caso

12 Contestar reclamos provenientes del Departamento de Control Interno Operativo a través del formulario CN08 dentro de las 48 horas.

En cada caso

13 Mantener un completo y ordenado archivo de las documentaciones referente al Servicio. En todo momento

14 Coordinar, dirigir, controlar y evaluar la utilización racional de los recursos en sus dependencias.

En todo momento

15 Controlar el uso de formularios propios del servicio y la provisión de materiales para uso de sus dependencias.

Diariamente

16 Controlar el cumplimiento de los plazos de entrega de los avisos y/o encomiendas postales. Diariamente

17 El Perceptor (Cajero) debe entregar la recaudación antes de retirarse de la institución, junto con el duplicado de los Comprobantes de Ingreso utilizados y la Planilla de Recaudación para el cierre y entrega de caja a quien fuese designado.

Diariamente

18 Controlar y velar por el mantenimiento del buen estado de las encomiendas postales y de su contenido.

En todo momento

19 Promover y mantener un estrecho contacto Correo-Aduana en un contexto de buen relacionamiento que beneficie la calidad del servicio.

En todo momento

20 Mantener un alto nivel de calidad de los servicios optimizando la utilización de los recursos en sus dependencias.

En todo momento

21 Velar por el buen desempeño del personal a su cargo. En todo momento


Permanentemente




DG

195


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación División

12.9.1 División de Recepción de Despachos

Objetivos: Procesar eficientemente las encomiendas recibidas del Exterior y su posterior encaminamiento a destino final.

Dependiente de: Departamento de Encomiendas.


Funciones(1) Frecuencia

1 Asegurar que todos los trabajos de esta área sean desarrolladas correctamente respetando los circuitos o conductos pre-establecidos.

Diariamente

2 Dirigir la utilización racional de los recursos humanos en su dependencia. Diariamente

3 Controlar el uso de formularios propios del servicio y gestionar la provisión de materiales para uso de su dependencia.

Diariamente

4 Velar por el mantenimiento del buen estado de las encomiendas postales y de su contenido, en el caso de alguna irregularidad confeccionar los documentos de respaldo que demuestren los casos eventuales de expoliación o hurto en origen o en tránsito.

Diariamente

5 Brindar una atención cordial y personalizada a las consultas telefónicas que realice el cliente.

Diariamente

6 Mantener un alto nivel de calidad del servicio cumpliendo a cabalidad con el proceso operativo.

Diariamente

7 Mantener el stock necesario de los insumos y formularios a utilizar. Todo el tiempo

8 Recibir y verificar el estado de llegada los despachos. Diariamente

9 Verificar documentos CN 38 y CN41 (pesar, verificar si no hay diferencia de peso, y observar las condiciones de llegada, consignando, en su caso, las observaciones correspondientes en el momento de la recepción.

Diariamente

10 Apertura de los despachos dejando constancia de cualquier presunción de irregularidad detectada por Ej. Contenedor roto; sin etiqueta; sin precinto y/o precintos cortados o cambiados.

Diariamente

11 Enumerar de manera correlativa cada paquete con un marcador notable indicando también la fecha de la apertura en el mismo.

Diariamente

12 Clasificar y acondicionar cada paquete en los espacios sectorizados de acuerdo a su encaminamiento (ya sean para Asunción o las sucursales).

Según cada caso

13 Clasificar las Encomiendas previa elaboración de despachos y la Hoja de Ruta CP86 para las sucursales. La confección de estos documentos se realiza de manera semiautomática por medio de Macros que se abastece de la misma Guía de Manifiesto.

Según necesidad

14 Clasificar los despachos por grupo de acuerdo a la logística del Departamento de Transporte. (Ver guía impresa).

Diariamente

15 Llenar el documento denominado Guía de Manifiesto. (Planilla formulada con macros).

Diariamente

16 Cargar datos en el sistema IPS LIGH ( Actualizado Evento “RESDES”-”D”-“E”-“F”-“H/I”) Todo el tiempo

17 Mantener actualizado los sistemas utilizados (IPS LIGTH y MANIFIESTO FORMULADO CON MACROS).

Todo el Tiempo

18 Mantener el archivo de documentos FISICOS actualizado y ORDENADOS para una búsqueda rápida y sencilla.

Todo el Tiempo

19 Confeccionar los avisos IMPRESOS mediante la ejecución de la macro “teclas control+d (minúscula)” para su posterior transferencia al Departamento de Distribución, Div. Casillas, Poste Restante y Clasificación Nacional.

Diariamente

20 Realizar la entregar las encomiendas que correspondan a Asunción. Las que fueran retenidas por Aduanas, luego de haber realizado las gestiones pertinentes con dicha Institución.

En cada caso

21 Remitir a destino las Encomiendas mal encaminadas y/o las devoluciones (retour) dentro de los plazos establecidos.

En cada caso

22 Proveer en tiempo y forma las documentaciones necesarias a la Oficina de Cuentas Internacionales, para el procesamiento de pagos y cobros entre Administraciones Postales según Convenio UPU.

En cada caso



DG

196


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación División. División de Recepción de Despachos.

Funciones (2) Frecuencia

23 Confeccionar un documento con los datos de destinatarios de todas las encomiendas que están declarados en el CP72 como “ABANDONADOS”, y remitir a la Dirección de Operaciones para la solicitud del dictamen Jurídico para su posterior transferencia a la División de Rezagos.

En cada caso

24 Confeccionar Boletines de verificación por encomiendas, despachos y/o documentos originales faltantes como “CP71/72”, “CP86/87”.

En cada caso

25 En cada entrega de Encomienda, recabar la firma del Destinatario/a o Autorizado/a el acuse de conformidad en la recepción de su encomienda.

En cada caso

26 Registrar entrega final en el sistema IPS LIGHT en el campo del Evento “I”. En cada caso

27 Contestar reclamos provenientes del Departamento de Control Interno Operativo a través del formulario CN08 dentro de las 48 horas.

Diariamente

28 Velar por el buen desempeño del personal a su cargo. Permanentemente


Según necesidad


Según necesidad



DG

197


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación División

12.9.2 División de Expedición de Despachos

Objetivos: Recibir y despachar eficientemente las encomiendas destinadas al interior y el exterior y su posterior encaminamiento a destino.

Dependiente de: Departamento de Encomiendas.



1 Recibir y controlar las encomiendas depositadas por los clientes y de las demás dependencias, destinadas al interior, el exterior, y procesarlos para el encaminamiento a destino.

Todo el tiempo

2 Dirigir, administrar, controlar y evaluar a los Recursos Humanos en su dependencia. Todo el tiempo

3 Controlar el uso de formularios propios del servicio y la provisión de materiales para uso de su dependencia.

Todo el tiempo

4 Velar por el mantenimiento del buen estado de las encomiendas postales y de su contenido.

Todo el tiempo

5 Mantener un alto nivel de calidad del servicio cumpliendo a cabalidad con el proceso operativo.

Todo el tiempo

6 Crear los despachos que serán expedidos según destinos que indiquen los clientes. Según cada caso

7 Registrar las encomiendas remitidas en el sistema IPS Light. Diariamente

8 Confeccionar los documentos necesarios para la remisión de los despachos (CP78, CP 84, y CP 85; CN 38 y las que sean necesarias según disposición institucional).

Todo el tiempo

9 Verificar la entrega correcta a la compañía aérea (la cual debe dar su Visto Bueno de recepción y debe estar firmado y sellado).

En todos los casos

10 Cobrar tasas de almacenamiento según tarifario vigente proveído por la institución. Diariamente

11 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en esta dependencia. Todo el tiempo

12 Recepcionar las encomiendas depositadas por los clientes, previa verificación de los mismos, a fin de evitar inconvenientes que pudieran surgir en el trayecto a destino.

Todo el tiempo

13 Velar por el buen desempeño del personal a su cargo. Permanentemente


Según necesidad




DG

198


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación Departamento 12.10 Departamento de Clasificación

y Distribución

Objetivos: Clasificar y entregar todos los envíos postales ordinarios y especiales destinados a la capital, mediante carteros en áreas preestablecidas.


Dependencias: División Clasificación, División de Distribución.


1 Dirigir la entrega de los envíos ordinarios y certificados, previo control de registro de los códigos numerados de los mismos.

Diariamente

2 Supervisar la entrega de las planillas con la rúbrica del responsable de la entrega y del cartero de la zona, quien debe dejar una copia de la misma planilla para el archivo.

Diariamente

3 Recepcionar las planillas devueltas por los carteros controlando que los datos solicitados estén debidamente completos.

Diariamente

4 Verificar que los envíos no entregados sean devueltos en los plazos establecidos, para sus devoluciones.

Diariamente

5 Controlar el trabajo de los Carteros para que los envíos sean entregados en el plazo establecido.

Diariamente

6 Realizar reuniones de trabajo con el personal las veces que sean necesarias a fin de realizar sugerencias e impartir instrucciones.

En cada caso

7 Mantener un permanente control del trabajo y llevar las estadísticas de la cantidad de envíos por cada tipo de servicio prestado y remitirlo al área de Estadísticas con copia a la Dirección de Operaciones.

Diariamente



Permanentemente


Según necesidad



DG

199


462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación División 12.10.1 División de Clasificación.

Objetivos: Clasificar todos los envíos postales recepcionados en el área destinados a la capital, para su posterior distribución.

Dependiente de: Departamento de Clasificación y Distribución.



1 Recepcionar los envíos procedentes de las distintas dependencias de la Institución a fin de realizar las entregas destinadas a la capital.

Diariamente

2 Clasificar los envíos por sectores definido, como Sectores 1,2 y 3, donde cada sector está marcado por una cantidad denominada de carteros y por zonas trazadas estratégicamente para la entrega eficaz de los envíos ordinarios y certificados, por separado.

Diariamente

3 Realizar una pre-clasificación por cada sub zona de cartero, dentro de los sectores citados en el punto anterior, ya que cada cartero cuenta con una zona específica para realizar sus entregas, que está trazada por códigos numerados a fin de identificar la dirección exacta del destinatario del envío.

Diariamente

4 Transferir los envíos correspondientes a cada sector que corresponda y colocarlos en los casilleros respectivos de cada cartero a fin de agilizar la labor de entrega en el plazo establecido.

Diariamente

5 Mantener un control de la cantidad de envíos ingresados al área, así como de los entregados y los devueltos, a fin de remitir los datos al Dpto. De Estadísticas.

Diariamente



Permanentemente


Según necesidad



DG

200


462/17 ED/SG/DPP


12.10.2 División de Distribución.

Objetivos: Entregar todos los envíos postales ordinarios y especiales destinados a la capital mediante carteros en áreas definidas por un plano de dos o más códigos.

Dependiente de: Departamento de Clasificación y Distribución.



1 Retirar los envíos depositados en los casilleros correspondientes, dejando copia rubricada de las planillas retiradas, a fin de proceder a la entrega de los envíos ordinarios y certificados.

Diariamente

2 Realizar la entrega en el plazo establecido por la Jefatura, y devolver las planillas firmadas por cada usuario que haya recibido su envío, para el respectivo control del mismo.

Diariamente

3 Verificar que los envíos no entregados estén debidamente informados con el motivo de la falta de la entrega, y devolverlos al área de registro o de rezagos según el informe del mismo.

Diariamente

4 Controlar que los envíos sean entregados en el plazo establecido, caso contrario devolverlos a su procedencia

Diariamente

5 Mantener un control de envíos entregados por cada tipo de Servicio y remitirlo al área de Estadísticas con copia al Dpto. de Clasificación y Entrega.

Diariamente



Permanentemente


Según necesidad



DG

201


462/17 ED/SG/DPP


12.11 Departamento de Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional.

Objetivos: Controlar la recepción de despachos, verificar los procesos y transferencias de los envíos postales, tanto internacionales como nacionales, a las oficinas correspondientes.


Dependencias: División Tráfico Nacional, División Recepción Internacional, División Expedición Internacional, División Contraloría de Sacas, División Documentación.


1 Planificar, coordinar e implementar las actividades laborales así como las estrategias que serán desarrolladas en las dependencias del área a fin lograr los objetivos trazados.

Todo el tiempo

2 Mantener el buen desarrollo de las actividades con los recursos disponibles, implementando la autogestión eficiente en las áreas a su cargo, conforme a las normas postales internacionales (UPU- UPAEP) y nacionales vigentes.

Todo el tiempo

3 Verificar que el registro de volumen de envíos y movimientos de despachos recibidos y expedidos se realicen diariamente según las normas establecidas.

Todo el tiempo

4 Coordinar y controlar que los formularios y demás documentos estipulados sean utilizados y se ajusten a las normas postales vigentes.

Todo el tiempo

5 Elevar informes a la Dirección del área sobre el desarrollo de las dependencias a su cargo, así como de las irregularidades o inconvenientes que pudieran presentarse, sugiriendo posibles soluciones.

Todo el tiempo

6 Sugerir y gestionar la obtención de equipos necesarios para las actividades que se desarrollan en el área y que pudieran beneficiar a la eficiencia de las mismas.

Según cada caso

7 Coordinar la distribución racional de los recursos humanos de sus dependencias, conjuntamente con la Dirección de Operaciones.

Diariamente


Permanentemente


Permanentemente


Según necesidad



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12.11.1 División de Tráfico Nacional.

Objetivos: Satisfacer las expectativas de nuestros usuarios, a nivel país, Expidiendo los despachos nacionales a destino, para realizar una entrega oportuna a los destinatarios.

Dependiente de: Departamento de Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional.



1 Recepcionar los despachos, previa verificación de las condiciones externas de los mismos, (saca, precinto, etiqueta, sobre CN28, etc.), e informar y documentarlo ante cualquier irregularidad o duda que pudiera presentarse.

Todo el tiempo

2 Realizar el pesaje de las sacas a fin de corroborar que el peso indicado, corresponda al peso del despacho recpcionado.

Todo el tiempo

3 Realizar la apertura de todos los despachos recepcionados en el día, a fin de procesarlos y remitirlos a los destinos que estos indican para cumplir con los plazos de entrega establecidos.

Todo el tiempo

4 Clasificar todos los envíos recepcionados, verificar las condiciones en que son entregados e informar ante cualquier irregularidad que presentaren antes de insertarlos en los despachos de destino, a fin de deslindar de cualquier responsabilidad innecesaria a la Institución.

Todo el tiempo

5 Formar los despachos que serán expedidos en el día de acuerdo a la ruta programada por los transportes encargados de concretar el destino final.

Diariamente

6 Transferir los despachos el mismo día del cierre de estos para su transporte a las agencias y/o sucursales, o para la agencias de transporte privada que han suscripto contrato con la Institución a fin de cumplir con los plazos de entrega establecidos.

Todo el tiempo

7 Realizar las observaciones pertinentes en caso de presentarse irregularidades, en forma clara y concisa con la identificación del funcionario responsable del informe.

Según cada caso

8 Aplicar el Sistema Informático CNC Manifiesto (Centro Nacional de Control) a fin de mantener un seguimiento de los despachos y/o envíos hasta su entrega final.

Todo el tiempo

9 Reportar los datos de expedición de despachos por correo electrónico a la Oficina de Seguridad Postal, a fin de realizar el seguimiento correspondiente para el control de los plazos establecidos.

En todos los casos



Permanentemente


Según necesidad



DG

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Nivel Denominación División. 12.11.2 División de Recepción Internacional.

Objetivos: Recepcionar despachos internacionales, controlar, aperturar, clasificar los envíos postales y transferir a las áreas correspondientes.

Dependiente de: Dpto. Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional.



1 Recepcionar los despachos, previa verificación de las condiciones externas de los mismos, (saca, precinto, etiqueta, CN38, etc.), e informar y documentarlo ante cualquier irregularidad o duda que pudiera presentarse.

Todo el tiempo

2 Verificar que el estado físico y peso se ajusten a los datos de las facturas de entrega (CN38), que discrimina cada despacho por origen y peso de llegada.

Todo el tiempo

3 Mantener un registro completo, ordenado y actualizado de la cantidad de despachos y de envíos recepcionados.

Todo el tiempo

4 Realizar la apertura de los despachos recepcionados en el día a fin de derivarlas a las oficinas de expediciones correspondientes para su entrega final en el plazo establecido.

Todo el tiempo

5 Cargar los envíos certificados con código de barras en la base de datos del sistema IPS Light en los módulos de RESDES con sus eventos correspondientes.

Todo el tiempo

6 Clasificar los envíos aperturados previa verificación del estado físico conforme a las normas postales y leyes vigentes, y transferirlas a las respectivas áreas.

Según cada caso

7 Realizar las observaciones correspondientes en caso de detectar irregularidades en forma clara y concisa con identificación del responsable de dicho informe.

Todo el tiempo

8 Confeccionar Boletines de Verificación en los casos establecidos para el efecto conforme a las normas postales de la UPU y UPAEP y Leyes vigentes.

En todos los casos

9 Dar el curso correspondiente a los envíos postales que fueron afectados por alguna irregularidad en forma inmediata, luego de dejar constancia por escrito de la misma.

Todo el tiempo

10 Entregar a la Oficina de Documentación todos los documentos procesados, para su registro en el Libro de Despachos y archivo inmediato.

Todo el tiempo

11 Mantener permanentemente informado a su superior inmediato de las anomalias detectadas y novedades que pudieran darse y sugerir soluciones para dichos casos.

Todo el tiempo

12 Velar por la integridad de los despachos, envíos y su contenido, con el fin de satisfacer las expectativas del usuario para que opten preferentemente por nuestros servicios.

Todo el tiempo



Permanentemente


Según necesidad



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462/17 ED/SG/DPP


12.11.3 División de Expedición Internacional.

Objetivos: Procesar y expedir despachos de envíos internacionales, conforme a las normas postales vigentes.

Dependiente de: Dpto. Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional



1 Recepcionar los envíos con destinos internacionales provenientes de las distintas oficinas de admisión establecidas a nivel país.

Todo el tiempo

2 Verificar cada envió recepcionado a fin de que estos sean insertados en los despachos en óptimas condiciones, y deslindar a la Institución de cualquier responsabilidad innecesaria.

Todo el tiempo

3 Verificar que los envíos reúnan las condiciones establecidas por las normas postales vigentes, a fin de que en el proceso de expedición no sean retenidos por algún error involuntario.

Todo el tiempo

4 Clasificar los envíos de acuerdo a la categoría abonada por el usuario (simple-certificado), así como por el país de destino al cual irá dirigido el despacho una vez formado.

Todo el tiempo

5 Cargar los envíos certificados con los códigos correspondientes en el Sistema informático IPS Light, con sus respectivos eventos.

Todo el tiempo

6 Imprimir los documentos de encaminamiento que el IPS Light genera por cada evento dado al envió y al despacho, a fin de adjuntarlos para su encaminamiento correspondiente.

Según cada caso

7 Aplicar el sistema informático CDS, (Customs Declaration System), a los Pequeños Paquetes de acuerdo a la declaración hecha por el usuario en el CN22.

Diariamente

8 Realizar la entrega de los despachos a la División de transporte para su remisión al aeropuerto y encaminamiento, asegurando estén acompañados de los documentos requeridos para el caso.

Todo el tiempo

9 Registrar todos los despachos expedidos en el Libro de Despachos Y entregar los documentos de salida a la Oficina de Documentación para el archivo correspondiente.

En todos los casos



Permanentemente


Según necesidad



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12.11.4 División de Contraloría de Sacas. Objetivos: Controlar la utilización racional de las sacas postales nacionales e internacionales, así como las

devoluciones de las mismas a las administraciones de origen.




1 Controlar el uso de las sacas con destinos a nivel nacional e internacional conforme a las normas postales vigentes.

Mensualmente

2 Llevar un registro de remisión y devolución de sacas por Oficina de Cambio Internacional. Diariamente

3 Informar al superior inmediato sobre el balance de las sacas por oficina de cambio. Mensualmente

4 Gestionar el reclamo de la devolución de sacas a aquellos países que no han devuelto las sacas propias del correo, conforme a las normas postales vigentes.

En cada caso.

5 Elaborar unas estadísticas de las sacas recibidas y expedidas por oficina de cambio internacional y un resumen de saldos a ser reclamados.

Mensualmente

6 Proporcionar permanentemente a todas las áreas de expedición nacional e internacional las sacas necesarias.

Diariamente



Permanentemente




DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.11.5 División de Documentación. Objetivos: Realizar toda la gestión administrativa del área.




1 Coordinar con el Departamento CTPNI (Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional) las actividades a desarrollar, en conjunto con las demás áreas de la Institución.

Todo el tiempo

2 Planificar las políticas a ser utilizadas para la realización de las tareas que corresponden al área.

Todo el tiempo

3 Realizar un registro correlativo de despachos recepcionados y expedidos, a fin de contar con datos necesarios para cualquier necesidad que pudiera sucederse.

Diariamente

4 Verificar documentos de despachos y en caso de faltante confeccionar el Boletín de Verificación (CN43) y remitir a la oficina correspondiente.

Según cada caso

5 Contestar inmediatamente los CN43 recibidos del exterior, teniendo en cuenta el tiempo establecido según Manual de Operaciones de la UPU.

En todos los casos

6 Responder inmediatamente los reclamos recibidos en el Departamento. Todo el tiempo

7 Mantener un archivo actualizado e informatizado de los documentos del área, a fin de contar con información veraz y oportuna.

Todo el tiempo



Permanentemente




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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación Departamento. 12.12 Departamento de Agencias y Sucursales

Asunción y Área Metropolitana. Objetivos: Coordinar, orientar, supervisar, controlar y evaluar las actividades postales de las agencias de

correos de la capital y Central, desarrollando acciones para elevar la calidad del servicio postal en general tendientes a la calidad total. Coordinar los trabajos administrativos del Departamento de Agencias así como actuar de nexo en las gestiones de las mismas.


Dependencias: División Agencias y Sucursales Asunción y Área Metropolitana; Agencias y Sucursales de Asunción y Área Metropolitana.


1 Administrar los Recursos Humanos y materiales, así como el método de operación y la prestación de los servicios postales a través de sus oficinas y agencias.

Diariamente

2 Coordinar y homogenizar las actividades postales específicas de las Agencias de correo con el uso racional de los recursos disponibles, en la explotación de los Servicios Postales.

Mensualmente

3 Coordinar las funciones de las Agencias y Sucursales de Asunción y Área Metropolitana con la Dirección de Operaciones.

Semanalmente

4 Redactar informes sobre irregularidades que pudieran presentarse, y remitirlo al área correspondiente en no menos de 48 hs.

Según cada caso

5 Coordinar con los Jefes de Agencias la política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

Anualmente

6 Sugerir a la Dirección de Operaciones, modificaciones, cierre o habilitación de nuevas Agencias de Correos, según necesidades.

En cada caso

7 Coordinar campañas publicitarias y de marketing con la Div. de Agencias y la Dirección Comercial.

Diariamente

8 Analizar periódicamente el movimiento de los Servicios de todas las Agencias de Correos en coordinación con el Jefe de Agencias y/o Sucursales.

Según necesidad

9 Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funciones aplicadas a la actividad postal de las Agencias.

Mensualmente

10 Controlar y verificar el cumplimiento del uso obligatorio de los equipos telefónicos proveídos a los funcionarios para el monitoreo y seguimiento de entrega de los envíos.

En cada caso

11 Orientar y gestionar el mantenimiento en el aspecto físico de las Agencias de Correos de acuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada.

En cada caso

12 Coordinar con sus respectivas dependencias la necesidad de capacitación en materia postal a los funcionarios de sus respectivas áreas.

Para cada caso

13 Asegurar el cumplimiento de las Reglamentaciones Internas y Leyes vigentes en materia postal, convenios y acuerdos internacionales.

Todo el tiempo

14 Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en las Agencias y Sucursales de Asunción y Área Metropolitana, a través de sus jefes de agencia y funcionarios en Gral.

Según cada caso

15 Velar por buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. En todo momento



Permanentemente


Según necesidad



DG

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462/17 ED/SG/DPP


12.12.1 División Agencias y Sucursales Asunción y Área Metropolitana.

Objetivos: Apoyar los trabajos de su superior inmediato así como ser el nexo entre aquel y las sucursales dependientes.

Dependiente de: Departamento de Agencia y Sucursales Asunción y Área Metropolitana.



1 Orientar y Supervisar que todos los trabajos de la agencias de esta área sean desarrolladas correctamente.

Diariamente

2 Elaborar base de datos por Agencias acerca del historial de cada Sucursal Ej. Nombre del Jefe y sus respectivos números telefónicos, Nombres de funcionarios, cargo que ocupan, horario entre otros.

Todo el tiempo

3 Mantener actualizada las documentaciones de las sucursales ya sean planillas de asistencia, planilla de estadística, recaudaciones, pedidos de útiles notas etc.

Todo el tiempo

4 Elaborar informe estadístico en tiempo y forma de datos proveídos por las sucursales. Mensualmente

5 Mantener informada a las sucursales en forma constante en coordinación con el Jefe de Departamento de Agencias.

Todo el tiempo

6 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en la dependencia así como los números telefónico de los Jefes de cada Agencias.

Todo el tiempo

7 Enviar notas, memorándum, avisos, circulares a las sucursales de manera a mantenerlos bien informados de las disposiciones emanadas.

Según cada caso



Permanentemente


Según necesidad



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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación Sección 12.12.1.1 Agencias y Sucursales de Asunción y Área

Metropolitana. Objetivos: Admitir, clasificar, transportar y entregar los envíos postales a través de sus oficinas de

atención al público de la capital desarrollando acciones para elevar la calidad del servicio postal en general tendiente a la calidad total.

Dependiente de: Departamento de Agencias de Asunción y Área Metropolitana.



1 Ofrecer una cordial y buena atención personalizada a los clientes del Correo Paraguay. Todo el tiempo

2 Administrar racionalmente los Recursos Humanos y materiales para el mejor desarrollo de los servicios postales.

Diariamente

3 Responsabilizarse de la custodia de los envíos admitidos/recepcionados mientras estén en su poder hasta su posterior entrega y/o transferencia a las oficinas correspondientes en tiempo y forma.

Diariamente

4 Quienes tienen la función de Perceptor (Cajero), antes de retirarse de la oficina deben entregar la recaudación diaria junto con el duplicado de los C.U.I. utilizados y la Planilla de Recaudación para el cierre y entrega de caja a quien fuese designado.

Diariamente

5 El Jefe o encargado deberá asegurar la realización del depósito de la recaudación diaria conforme a los términos de la Ley.

Diariamente

6 Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales como remitir y recibir despachos verificando siempre el peso y origen, en caso de no ser así elaborar los documentos pertinentes.

Diariamente

7 Coordinar con los jefes de Agencias de la Capital la política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

Mensualmente

8 Sugerir al Departamento de Agencias y Sucursales de Asunción y Área Metropolitana modificaciones o aplicación de nuevos procedimientos tendientes al mejoramiento de los servicios postales.

Trimestralmente

9 Coordinar campañas publicitarias y de marketing con el Departamento de Agencias y Sucursales Asunción y Área Metropolitana, y el área Comercial.

Mensualmente

10 Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funciones aplicadas. Diariamente

11 Orientar y gestionar el mantenimiento en el aspecto físico de las Agencias de Correos de acuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada, conjuntamente con el Departamento de Agencias y Sucursales Asunción y Área Metropolitana.

En cada caso

12 Disponer el cumplimiento de las Reglamentaciones Internas y Leyes vigentes en materia postal.

Todo el Tiempo

13 Organizar las actividades operativas de manera a dar cumplimiento a los Acuerdos y Convenios Internacionales.

Todo el tiempo

14 Coordinar el transporte de los envíos a fin de que se cumpla con los plazos establecidos para la llegada a destino de los envíos Postales conjuntamente con el área respectiva.

Todo el tiempo

15 Participar en el control de calidad de los Servicios Postales (plazo de entrega) que la Institución adopte.

Según cada caso

16 Proveer y remitir datos estadísticos mensuales en lo que se refiere al volumen de envíos manipulados, al Departamento de Agencias y Sucursales Asunción y Área Metropolitana, en forma y fecha conforme a las reglamentaciones.

Mensualmente

17 Realizar periódica y puntualmente las rendiciones de las recaudaciones, comprobantes de ingresos y de las gestiones desarrolladas por la dependencia a su cargo.

Semanalmente

18 Mantener horarios definidos que se cumplirá estrictamente en las respectivas Agencias. Todo el tiempo



Permanentemente




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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

Departamento

12.13 Departamento de Agencias y Sucursales del Interior

Objetivos: Coordinar, orientar, supervisar, controlar y evaluar las actividades postales de las regionales y de las agencias de correos del interior e impulsar su mejoramiento tendiente a la alta

calidad de los servicios postales.


Dependencias: División Agencias y Sucursales del Interior, Jefatura Regiones Postales y Jefatura de Agencias y Sucursales el Interior.


1 Administrar los Recursos Humanos y materiales, así como la operación y la prestación de los servicios postales a través de sus oficinas y agencias.

Diariamente

2 Coordinar y homogenizar las actividades postales específicas de las Agencias de Correos

con el uso racional de los recursos disponibles. Mensualmente

3 Coordinar las funciones de las Agencias del Interior con la Dirección de Operaciones. Semestralmente

4 Coordinar y realizar gestiones ante los municipios de las respectivas localidades

conjuntamente con las Regiones Postales y Agencias, que se relacione con el funcionamiento de los mismos.

En cada caso

5 Coordinar con los jefes de Regiones Postales y sus respectivas Agencias o Sucursales la

política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución. En cada caso

6 Sugerir a la Dirección de Operaciones, modificaciones, cierre o habilitación de nuevas Agencias de Correos, que sean convenientes.

Anualmente

7 Analizar periódicamente el movimiento de los Servicios de todas las Agencias de Correos

en coordinación con los Jefes y/o Encargados de Regiones y de Agencias. En cada caso

8 Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funciones

aplicadas a la actividad postal por las Agencias del Interior. Mensualmente

9 Controlar y verificar el cumplimiento del uso obligatorio de los equipos telefónicos proveídos a los funcionarios para el monitoreo y seguimiento de entrega de los envíos.

Mensualmente

10 Orientar y gestionar el mantenimiento en el aspecto físico de las Agencias de Correos de

acuerdo a las exigencias modernas con identificación adecuada. En cada caso

11 Coordinar y gestionar con sus respectivas dependencias la necesidad de capacitación en

materia postal para los funcionarios de las respectivas Agencia. Trimestralmente

12 Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en las sucursales del Interior , a través de sus Oficinas y Agencias y/o in situ.

Según necesidad

13 Informar a su Director en la menor brevedad posible acerca de cualquier irregularidad detectada en cualquiera de las agencias y/o sucursales a su cargo.

En todo momento


15 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos muebles y otros

bienes a su cargo. En todo momento




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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 12.13.1 División de Agencias y Sucursales del Interior

Objetivos: Apoyar y gestionar los trabajos administrativos y operativos de su Jefe inmediato y ser el nexo de aquel con las agencias y sucursales del interior.

Dependiente de: Departamento de Agencias y Sucursales del Interior.



1 Coordinar los trabajos que serán realizados según planificación estructurada para el desarrollo de las actividades del área.

En todo momento

2 Actuar de apoyo en los controles que realicen acerca de las gestiones en las sucursales. Todo el tiempo

3 Mantener los manuales operativos vigentes en archivo. Todo el tiempo

4 Distribuir a las sucursales cualquier disposición nueva que sea publicado por la UPU y UPAEP .

En cada caso

5 Gestionar los pedidos de insumos de las Sucursales una vez llegado a esta dependencia para su rápida provisión.

Todo el tiempo

6 Preparar y remitir los envíos diarios a las diferentes Sucursales así como los avisos notas circulares.

Todo el tiempo

7 Elaborar registros acerca del historial de cada sucursal y mantenerlo actualizado ej. Nombre del jefe y funcionarios situación de los mismos, cargo antigüedad, sueldo horario

permisos u otros.

En cada caso

8 Mantener actualizada las gestiones y/o documentaciones de las sucursales ya sean pedidos de útiles notas etc.

Diariamente

9 Elaborar informe estadístico en tiempo y forma de los datos proveídos por las sucursales. En cada caso

10 Mantener informado a las sucursales en forma constante en coordinación con el jefe de departamento.

En cada caso

11 Mantener actualizado el archivo de documentos utilizados en la dependencia así como los números telefónico laboral y personal o contacto de los jefes de cada sucursal.

Todo el tiempo

12 Enviar notas, memorándum, avisos, circulares a las sucursales de manera a mantenerlos bien informados de las disposiciones emanadas.

En cada caso



En todo momento




DG

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462/17 ED/SG/DPP

Nivel Denominación

División 12.13.2 Jefatura de Regiones Postales

Objetivos: Coordinar, dirigir, controlar y evaluar, las actividades operativas postales y administrativas de las agencias y/o sucursales dependientes de la región.

Dependiente de: Departamento de Agencias y Sucursales del Interior.



1 Promover la cordial y buena atención personalizada a los clientes de la DINACOPA. Todo el tiempo.

2 Planificar las visitas a cada sucursal, las mismas deben ser continuas y rotatorias. Según

Planificación

3 Supervisar la operación postal y la prestación de los servicios postales en cada Sucursal a su cargo.

Todo el tiempo

4 Controlar el uso correcto de los insumos, materiales, equipos y vehículos suministrados a cada agencia/sucursal a su cargo.

Todo el tiempo

5 Coordinar con el Jefe de Agencias del Interior la política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

Todo el tiempo

6 Coordinar con sus agencias y sucursales la adopción de las mejores alternativas de encaminamiento para un mejor servicio.

Según necesidad

7 Sugerir a la División de Agencias del Interior modificaciones o aplicación de nuevos procedimientos tendientes al mejoramiento de los servicios postales según necesidad.

Según necesidad

8 Coordinar campañas publicitarias y de marketing con la División de Agencias y Sucursales del Interior con el área Comercial.

Según cada caso

9 Coordinar, controlar, dirigir, y evaluar diariamente las actividades desarrolladas por las sucursales a su cargo, para el cumplimiento de las funciones y procedimientos vigentes, así como el logro de los objetivos previstos.

Diariamente

10 Orientar y gestionar el mantenimiento edilicio de las agencias y sucursales del Correo, conjuntamente con la División de Agencias del Interior.

Según necesidad

11 Coordinar el transporte de los envíos a fin de que se cumpla con los plazos establecidos para la llegada a destino de los envíos postales conjuntamente con el área respectiva

Todo el tiempo

12 Participar en el control de calidad de los servicios postales (plazo de entrega) que la Institución adopte.

Todo el tiempo

13 Promover y controlar la remisión de datos estadísticos mensuales en lo que se refiere al volumen de envíos manipulados y respectivos ingresos, a la División Estadística, conforme a las reglamentaciones.

Según cada caso

14 Coordinar y controlar que se realice periódica y puntualmente según disposiciones vigentes, las rendiciones de las recaudaciones, comprobantes de ingresos y de las gestiones desarrolladas por la dependencia a su cargo.

Mensualmente

15 Participar activamente según necesidad de las aperturas y cierres de sacas en cada sucursal.

Diariamente

16 Aplicar y controlar en las Agencias y Sucursales a su cargo el cumplimiento del horario establecido de atención al cliente.

Según cada caso

17 Informar a su superior inmediato en la menor brevedad posible acerca de cualquier irregularidad o inquietud que se presente en las sucursales/agencias a su cargo.

En todo momento

18 Gestionar el mejoramiento, restauración o refacción de los locales a su cargo. En todo momento

19 Velar por el buen desempeño de las dependencias a su cargo. Según necesidad


En todo momento




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Nivel Denominación

Sección 12.13.2.1 Agencias y Sucursales del Interior

Objetivos: Admitir, clasificar, transportar/remitir y entregar los despachos y/o envíos postales en tiempo y forma y promocionar los servicios con que cuenta.

Dependiente de: Jefatura de Regiones Postales



1 Admitir, clasificar, transportar/remitir y entregar los despachos y/o envíos postales en tiempo y forma.

Diariamente

2 Responsabilizarse de la custodia de los envíos admitidos/recepcionados mientras estén en su poder hasta su posterior entrega y/o transferencia a las oficinas correspondientes en tiempo y forma.

Diariamente

3 Quienes tienen la función de Perceptor (Cajero), antes de retirarse de la oficina deben entregar la recaudación diaria junto con el duplicado de los C.U.I. utilizados y la Planilla de Recaudación para el cierre y entrega de caja a quien fuese designado.

Diariamente

4 El Jefe o encargado deberá asegurar la realización del depósito de la recaudación diaria conforme a los términos de la ley.

Diariamente

5 Mantener una cordial y buena atención personalizada a los clientes de la DINACOPA. Todo el tiempo

6 Administrar racionalmente los recursos humanos y materiales para el mejor desarrollo de

los servicios postales. Diariamente

7 Supervisar la operación y la prestación de los servicios postales en sus respectivas Oficinas

de Correos. Diariamente

8 Coordinar con el Jefe Regional la política a seguir, conforme a los objetivos generales de la Institución.

Mensualmente

9 Coordinar con el Jefe Regional la adopción de las mejores alternativas de encaminamiento

para un mejor servicio. Según necesidad

10 Sugerir a la Jefatura Regional modificaciones o aplicación de nuevos procedimientos

tendientes al mejoramiento de los servicios postales. En cada caso

11 Controlar y evaluar periódicamente los resultados de la ejecución de las funciones

aplicadas a la actividad postal. Periódicamente

12 Organizar las actividades operativas de manera a dar cumplimiento a los Acuerdos y Convenios Internacionales.

Todo el tiempo

13 Analizar los resultados del control de calidad de los Servicios Postales (plazo de entrega)

que la Institución adopte. En cada caso

14

Proveer y remitir datos estadísticos mensuales en lo que se refiere al volumen de envíos manipulados y respectivos ingresos, al Departamento Estadística de la Dirección de Planificación y Proyectos, conforme a las reglamentaciones, con copia a la Jefatura de Región Postal.

En cada caso

15 Realizar periódica y puntualmente las rendiciones de las recaudaciones, comprobantes de

ingresos y de las gestiones desarrolladas por la dependencia a su cargo. Mensualmente

16 Informar al Jefe Regional en la menor brevedad posible acerca de cualquier irregularidad o inquietud que se presente en la sucursal a su cargo.

En todo momento

17 Promocionar los servicios con que cuenta la DINACOPA. En todo momento

18 Gestionar el mejoramiento, restauración o refacción del local a su cargo Según necesidad

19 Velar por el cumplimiento de los horarios establecidos de atención al cliente. Todo el tiempo

20 Administrar los insumos de su dependencia y resguardar los equipos muebles y otros

bienes a su cargo. En todo momento




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13 GLOSARIO

Manual de Organización y Funciones (MOF): Contiene esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los puestos de la DINACOPA. Su uso interno y diario, minimizará los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden.

Administración: Función cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de una entidad para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad. Autoridad: Facultad, derecho o poder de mandar o gobernar sobre algo que está subordinado. Cambio organizacional: el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional. Jerarquía: Forma de organización dentro de una institución de acuerdo a la importancia o autoridad de los cargos designados. Liderazgo: capacidad de ejercer una influencia dominante sobre un grupo, influyendo en las actividades del mismo para establecer y alcanzar metas previamente establecidas. Es el conjunto de capacidades que un individuo tiene para influir en un colectivo de personas, haciendo que este colectivo trabaje con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Manual: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. Diagrama: es una forma de representar gráficamente un fenómeno, proceso u organización determinado. FODA: es un análisis de vulnerabilidad que se utiliza para determinar el desempeño de la organización ante una situación crítica específica que está afectando la empresa. Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado, Capacidad de lograr aquello que se pretende y que también aprenda a enfrentarse a los problemas del trabajo. Eficiencia: la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Estructura organizativa: es la forma en la que se ordena todo el conjunto de relaciones de una empresa o entidad (puestos de trabajo, tareas, flujos de autoridad y decisiones) mediante un nivel jerárquico. Flujograma: Gráfica que muestra el flujo y número de operaciones secuénciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un servicio.



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Formulario: Documento impreso que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Procedimiento: es el conjunto de instrucciones, controles, etc. que hacen posible la resolución de una cuestión específica. Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio. Procesos: Serie sistemática de acciones dirigidas al logro de un objetivo. Es la suma de acciones para ir hacia adelante, o conjunto de fases sucesivas de un fenómeno social, que busca una transformación. Mejora continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. Características: Cualidad o circunstancia particular de una persona o cosa que la distingue de las demás. Concepto: es una unidad cognitiva (Hechos, o datos de información adquiridos por una persona) de significado, un contenido mental que a veces se define como una "unidad de conocimiento. Control: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Coordinar: disponer ordenadamente una serie de cosas de acuerdo con un método o sistema determinado. Combinar personas, medios técnicos y trabajos para una acción común. Desarrollo organizacional: es un proceso que se enfoca en la cultura, los proceso y la estructura de la organización, utilizando una perspectiva total del sistema. Acción de mantenimiento y actualización permanente de los cambios aplicados a una organización y respecto a su medio ambiente. Descentralización Vertical: consiste en la delegación del poder de toma de decisiones que desciende por la cadena de autoridad, desde la cumbre estratégica a la línea media. Descripción y Distribución del Trabajo: documento que proporciona información respecto de las actividades, deberes y responsabilidades de un puesto y designa las tareas específicas a cada una de las partes de la organización. Gestión de RRHH: el conjunto de actividades que ponen en funcionamiento, desarrollan y movilizan a las personas que una organización necesita para realizar sus objetivos. Método: es una serie de pasos sucesivos, conducen a una meta. Modelo estructural: Distribución de los elementos verticales de soporte



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en una estructura, que permite elegir un sistema apropiado para el envigado, asimismo la distribución interna de espacios y funciones. También llamada configuración estructural. Organigrama estructural: gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan. Organigrama funcional: grafica que muestra las funciones del trabajador dentro de una organización. Organización: es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Organización y métodos de trabajo: se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados. Productividad: es la relación entre la producción obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. Psicología laboral: es el área de la psicología que se encarga de estudiar el comportamiento del ser humano en el marco del trabajo y de las empresas. Resistencia al cambio: Se puede definir como aquellas fuerzas restrictivas que obstaculizan un cambio. La resistencia al cambio es un fenómeno psicosocial que nos muestra básicamente tres aspectos: Sistemas de planificación: es un conjunto de funciones para escoger el medio más apropiado para el logro de los objetivos establecidos antes de emprender la acción. Staff: Es asesor de la línea. Puede ser un individuo o una unidad. No tiene autoridad sobre línea. Tipos: un modelo o ejemplar. El término también hace referencia al ejemplo característico de una especie o género, a la clase o naturaleza de las cosas y al símbolo representativo de algo figurado. Toma de decisiones: es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, entre otros.

Plan Estratégico: Es un documento que recoge las principales líneas de acción, es decir, la estrategia, que una organización se propone seguir en el corto y medio plazo.

http://definicion.de/psicologia

http://definicion.de/trabajo

http://definicion.de/empresa



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PEI: Plan Estratégico Institucional. F.F.10: Fuente de Financiamiento con recursos del Tesoro (Ministerio de Hacienda). Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora. Hardware: Conjunto de componentes que conforman la parte material de una computadora. MOF: Manual de Organización y Funciones, es un documento que la institución elabora para plasmar parte de la organización que la compone y sirve de guía para el funcionario. MPI: Giro ordinario internacional Manifiesto: Guía elaborado por funcionario. UPU: Unión Postal Universal UPAEP: Unión Postal de las Américas España y Portugal. SPU: Servicio Postal Universal. Filatelia: La filatelia es la afición al estudio y coleccionismo de los sellos Postales y otros productos emitidos por los Correos, ya sean nuevos o los ya que han tenido uso postal. Tarifario: Precios de los servicios. SINARH: Sistema Nacional de Recursos Humanos SITE: Sistema Integrado de Tesorería SICO: Es la obligación presupuestaria, modulo habilitado para la generación de solicitudes. CNC: Centro Nacional de Control CTPNI: Centro de Tratamiento Postal Nacional e Internacional Guía de Manifiesto: Detalle de todos los envíos Grandes Clientes: Encargado de envíos corporativos. Retour: envíos que por algún motivo no fue retirado, son devueltos a origen. IPS: Servicio Postal Internacional IPS LITH: Sistema informático de carga de datos, utilizado en la institución. SAL: Servicio Aéreo Limitado



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Lista de fórmulas más utilizadas en el Servicio Postal Formulario T1: Sirve para transferir documentos de una oficina a otra. Grandes Clientes: Clientes corporativos que realizan grandes volúmenes de expedición. Formulario F4: Es una factura crédito Formulario FC 5: Reclamación del usuario Formulario FC 7: Aviso de retorno Formulario FC 7.1: Pedido de útiles de oficina CP 71 Boletín de expedición por cada paquete, utilizada en encomienda deberá estar acompañada de un boletín de expedición CP 71 en donde se define contenido de la encomiendo, estallada la declaración de aduana se adjuntara a ella. CP 72 Juego de fórmulas. Declaración de aduana/Boletín de expedición 72 Boletín de expedición por cada paquete, Juego de fórmulas. Declaración de aduana/Boletín de expedición, es un juego de formula en la cual se utiliza el CN23. CP 73 Etiqueta para encomiendas, con el número de la encomienda y el nombre de la oficina de origen CP 74 Etiqueta «V» para encomiendas con valor declarado, Las encomiendas con valor declarado y sus boletines de expedición deberán estar provistos de una etiqueta rosada CP 74. Esta llevará en caracteres latinos la letra «V» y el número de serie de la encomienda. Se pegará a la encomienda del lado de la dirección y junto a ésta. CP 75 Cuenta resumen. Estados (fórmulas CP 94) Las cuentas se formularán por intermedio de la cuenta CP 75 mencionada en el artículo RC 211. CP 77 Factura de tasas Devolución al expedidor de las encomiendas no entregadas la asignación y el reintegro de las cuotas-parte, tasas y derechos con los que se grava la CP 78 Boletín de verificación Varias encomiendas depositadas simultáneamente por el mismo expedidor, consignadas a la dirección del mismo destinatario, podrán ser objeto de un solo boletín de verificación CP 81 Cuadro. Encomiendas de superficie CP 82 Cuadro. Encomiendas-avión CP 83 Etiqueta de despacho de encomiendas de superficie CP 84 Etiqueta de despacho de encomiendas-avión CP 85 Etiqueta de despacho de encomiendas S.A.L. CP 87 Hoja de ruta



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CP 88 Hoja de ruta especial. Bonificación de las cuotas-parte adeudadas por el tránsito de encomiendas CP 91 Sobre de transmisión del boletín de expedición, de los documentos de aduana, etc. CP 92 Sobre de transmisión del boletín de expedición, de los documentos de aduana, etc. CP 94 Estado de sumas adeudadas CP 95 Etiqueta «Reembolso» CN 07 Aviso de recibo/de entrega/de pago/de inscripción CN 08 Formulario de reclamación internacional CN 11 Boletín de franqueo, tratamiento de los envíos deben entregarse libre de tasas y derechos. CN 12 Cuenta particular mensual. Gastos de aduana, etc. CN 13 Acta. Información en caso de confiscación de un envío postal CN 15 Etiqueta «Devolución» CN 17 Petición de devolución, de modificación o de corrección de dirección, anulación o de modificación del importe del reembolso CN 21 Aviso. Reexpedición de una fórmula CN 08. Si hubiere una reclamación a envíos certificados y a envíos con valor declarado, se informara a la administración de origen por medio del CN21. CN 23 Declaración de aduana, el contenido del envió se detalla en la misma. CN 24 Acta (irregularidades relativas a los envíos de correspondencia con valor declarado o a las encomiendas postales) CN 29 Etiqueta «Reembolso» RC CN 29bis Etiqueta para los envíos contra reembolso », etiqueta es de color naranja, el boletín de expedición está incluido en un sobre auto adhesivo y lleva la indicación exacta del importe que debe pagarse en el momento de la distribución, la etiqueta CN 29 no será obligatoria. CN 29ter Cupón para los envíos contra reembolso CN 37 Factura de entrega. Despachos por vía de superficie CN 38 Factura de entrega. Despachos-avión CN 41 Factura de entrega. Despachos de superficie transportados CN 07 Aviso de recibo/de entrega/de pago/de inscripción CN 08 Reclamación



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CN 11 Boletín de franqueo tratamiento de los envíos deben entregarse libre de tasas y derechos. CN 12 Cuenta particular mensual. Gastos de aduana, etc. CN 13 Acta. Información en caso de confiscación de un envío postal CN 15 Etiqueta «Devolución» CN 17 Petición de devolución, de modificación o de corrección de dirección de anulación o de modificación del importe del reembolso CN 21 Aviso. Reexpedición de una fórmula CN 23 Declaración de aduana CN 24 Acta (irregularidades relativas a los envíos de correspondencia con valor declarado o a las encomiendas postales) CN 29 Etiqueta «Reembolso» CN 29bis Etiqueta para los envíos contra reembolso CN 29ter Cupón para los envíos contra reembolso CN 35: Son etiqueta de despacho de expedición aéreo prioritario CN 36: Son las etiquetas de expedición de los envíos no prioritarios o correo masivo (SAL) CN 37 Factura de entrega. Despachos por vía de superficie. Despachos por vía de superficie, cuando la transmisión de los despachos tuviere lugar por intermedio de un transportista, la factura de entrega CN37, CN 38 o CN41. CN 38 Factura de entrega. Despachos-avión Despachos-avión, Cuando un despacho llegue al aeropuerto de destino o a un aeropuerto intermediario que deberá asegurarse su re encaminamiento por medio de otra empresa de transporte. CN 41 Factura de entrega. Despachos de superficie transportados por vía aérea (S.A.L.) CN 42 Etiqueta «Transbordo directo» CN 43: Boletín de verificación elaborado ante la menor duda de expoliación o avería que pudieran sufrir las correspondencias. CN 44 Boletín de prueba, la oficina de cambio expedidora podrá enviar, a la oficina de cambio de destino, un boletín de prueba CN 44. Este boletín se adjuntará a la hoja de ruta, en la cual se habrá indicado su presencia. CN 45 Sobre de transmisión de las facturas CN 46 Factura de entrega sustitutiva



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CN 47 Factura de entrega. Despachos de envases vacíos (Utilizado por contraloría de saca) CN 48 Cuenta. Sumas adeudadas por concepto de indemnización CN 51 Cuenta particular. Correo-avión CN 52 Cuenta general vía aérea (S.A.L.) CN 42 Etiqueta «Transbordo directo» la etiqueta CN 42 suplementaria. Para encaminar los despachos de modo que sean transbordados directamente en el aeropuerto de tránsito. CN 45 Sobre de transmisión de las facturas CN 38, CN 41 y CN CN 46 Factura de entrega sustitutiva CN 47 Factura de entrega. Despachos de envases vacíos CN 48 Cuenta. Sumas adeudadas por concepto de indemnización. Cuando corresponda imputar pagos a los operadores designados responsables y se trate de varias cantidades. CN 51 Cuenta particular. Correo-avión Para el caso en que el operador designado no utilizare la cuenta CP 75 en sus relaciones con el operador designado deudor, excepcionalmente podrá utilizarse la cuenta CN 51 en forma similar. CN 52 Cuenta general RC Cuenta general, el operador designado acreedor formulará las Cuentas CP 75 y CN 52 y las someterá simultáneamente y por la vía más rápida al operador designado deudor con una frecuencia mensual, trimestral, semestral o anual. Se considerarán como fórmulas para uso del público las siguientes: CN 07 (Aviso de recibo/de entrega/de pago/de inscripción); CN 08 (Reclamación); CN 11 (Boletín de franqueo); CN 17 (Petición de devolución, de modificación o de corrección de dirección, de anulación o de modificación del importe del reembolso); CN 23 (Declaración de aduana); CN 29 (Etiqueta «Reembolso»); CN 29ter (Cupón para los envíos contra reembolso); CN 30 (Etiqueta «R» combinada con el nombre de la oficina de origen, el número del envío y el triángulo con la indicación «Reembolso»). CP 71 (Boletín de expedición); CP 72 (Juego de fórmulas) (Boletín de expedición/Declaración de aduana); CP 95 (Etiqueta «Reembolso»). Correspondencia simple: Son los envíos con tarifa mínima. Correspondencia certificada: Son los envíos con código único de barra, que pueden ser rastreados hasta destino final. Rezago: Los envíos de correspondencia que vienen como poste restante y no son retirados en el plazo establecido pasan a formar parte de la lista de correo o envíos rezagado.



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Poste Restante: Son los envíos que vienen sin dirección específica para su entrega.

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1 INDICE - DINACOPA · Manual de Organización y Funciones Anexo a la Resolución N° 1.112/2015 DG/SG/DPP y sus modificaciones DG 3 Dirección de Planificación y Proyectos - Manual