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Normas Generales Relativas a las

Actividades de Control

Caja Costarricense de Seguro Social

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Actividades de Control

DefiniciónPolíticas y procedimientos que permiten obtener la

seguridad que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por

la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los

titulares subordinados para conseguir los objetivos del

sistema de control interno.

Artículo 2 – Ley General de Control Interno

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Deberes del Jerarca y los Titulares

Subordinados

• Documentar

• Mantener actualizados y

• Divulgar internamente

Políticas

Normas

Procedimientos de control

1) Cumplimiento de los objetivos del control interno

2) Prevención de aspectos que puedan desviar el logro de los objetivos

1

quegaranticen

4

• Documentar

• Mantener actualizados y

• Divulgar internamente

Políticas

Procedimientos de control

1) Jerarquía de autorizaciones y aprobaciones.

2) Protección y conservación de activos.

3) Diseño y uso de documentos, registros (Sistemas contabilidad y presupuesto.

4) Conciliaciones periódicas. 5) Controles generales a sistemas de información computarizados.

2

quedefinan

Deberes del Jerarca y los Titulares

Subordinados

5

Prácticas y medidas de control

1Para definir cuáles medidas de control son las más apropiadas, se deben considerar los riesgos identificados y evaluados para los diferentes procesos y actividades.

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Análisis de Procesos y Actividades por Parte de la Administración

Dirección:_______________ Proceso:___________________ Actividad:_____________________

Objetivos Riesgos Actividades de Control

Prácticas y medidas de control

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Control Integrado

2 Procurar que las medidas de control se ejecuten en todas las etapas de los procesos desarrollados por la Institución, a saber, control previo, concomitante y posterior.

Los procedimientos y medidas de control deben quedar establecidos en manuales de procedimientos y deben ser revisadas constantemente para introducir las mejoras que procedan.

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Análisis de Costo / Beneficio

La Medida de Control debe ser:

Viable

Conveniente

Contribuir al Logro de los Objetivos

Se debe disponer de los recursos, incluyendo personal con capacidad para ejecutar los procedimientos.

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Beneficios esperados > Recursos invertidos

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Responsabilidad Delimitada

4La responsabilidad

de cada Proceso, Actividad,

Transacción

Definida

Asignada

Comunicada

Mediante

ManualesInstrucciones Escritas

Disponible a Todo el

Personal Pro

ceso

s

Man

ual P

uest

os

Tra

nsa

ccio

nes

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Instrucciones por Escrito

5

Comprensibles y de fácil acceso

Ordenado y actualizado

periódicamente

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Separación de Funciones Incompatibles

6Registro

Autorización

Custodia

Operación

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Autorización y Aprobación deTransacciones y Operaciones

7Toda ejecución de procesos, actividades y transacciones, deben contar con la autorización previa de los funcionarios con potestad para conderla.

Esos mismos funcionarios deben evaluar los resultados del desempeño para conceder la aprobación posterior, o proceder a corregir cualquier cambio de rumbo de lo originalmente planeado.

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Documentación de Procesos y Transacciones

8Los Controles vigentes para los diferentes Procesos y Actividades de la Institución, así como todas las Transacciones que se produzcan, deben documentarse y estar disponibles para su verificación

Planes Estratégicos y Operativos

Normativa Interna

Manuales de Puestos

Manuales de Procedimientos

Circulares

Disposiciones

Acuerdos en Actas

Documentos Fuente

Comprobantes de Transacciones y

Operaciones

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Supervisión Constante

9 La Dirección Superior y los funcionarios que ocupan puestos de Jefatura deben Supervisar constantemente los Procesos, Actividades y Transacciones que realiza la Institución, con el propósito de asegurarse que las labores se llevan de acuerdo con la normativa y las disposiciones internas y externas vigentes.

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Registro Oportuno

10Las transacciones realizadas por la Institución deben clasificarse y registrarse adecuada y oportunamente, con el propósito de trasmitir a la Dirección información fiable, útil y relevante para el control de las operaciones y toma de decisiones.

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Sistema Contable y

Presupuestario

11 Se deben establecer de conformidad con las disposiciones legales y técnicas:

Sistemas Contables:

Que consideren los Recursos Disponibles, Obligaciones adquiridas y los Resultados de gestión de la Institución.

Sistemas Presupuestarios:

Que permita a la Institución conocer la disponibilidad de recursos para la ejecución de los planes.

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Acceso a Activos y Registros

12El acceso a los Activos y a los Registros de la Institución, deben estar claramente definido y delimitado, de tal forma que solo lo obtengan los funcionarios autorizados por razón de su cargo y de las labores que realiza.

Que no se

cumpla

18

Revisiones de Control

13Las transacciones de la Institución deben ser sometidas a revisiones de control en puntos específicos de su procesamiento:

Control Concomitante:

Una medida de control se aplica sobre la marcha de la transacción

Control Concurrente:

Intervienen varios funcionarios en diferentes etapas de la transacción

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Conciliación Periódica de Registros

14Deberán conciliarse periódicamente los Registros de la Institución tanto interna

como externamente

Interna: Registros de un departamento Vrs documentación fuente y registros de un departamento Vrs los generales de la institución.

Externa: Registros de la Institución Vrs otro ente económico.

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Inventarios Periódicos

15Se debe verificar periódicamente las cantidades físicas y las características de los activos sujetos a recuento (mobiliario y equipo, vehículos, terrenos, edificios, valores, artículos, etc.)

Con el proposito de detectar eventuales discrepancias entre los registros de la Institución y los activos físicos, debido a la sustracción indebida, la omisión o error de registro, etc.

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Arqueos Independientes

16Deberán efectuarse arqueos independientes y sorpresivos de los fondos y otros activos de la Institución periodicamente.

Por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan (separación de funciones incompatibles).

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Formularios Uniformes

17Deberán implantarse formularios uniformes para el procesamiento, traslado y registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución, contarán con una numeración preimpresa consecutiva que deberá controlarse permanentemente.

Además, se establecerán los respectivos controles para la emisión y custodia de tales formularios.

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Rotación de Labores

18 Conviene rotar labores entre los funcionarios que realizan tareas o funciones afines

Para no concentrar permanente, el control de partes específicas de una transacción, y los recursos empleados en ellas.

Suministra parámetros de eficiencia, al comparar el desempeño de distintos funcionarios en la misma actividad.

Sirve como mecanismo de capacitación a dichos funcionarios, al estar en contacto con diversas etapas de los procesos o actividades Institucionales.

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Disfrute Oportuno de Vacaciones

19Los funcionarios deben disfrutar oportunamente de sus vacaciones

Para beneficio de su salud física y mental.

Facilita la rotación de funciones.

Permite detectar omisiones o errores accidentales o voluntarios.

Identifica modos más eficientes de hacer las cosas.

Evita la creación de funcionarios indispensables.

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Garantías a Favor de la Institución

20 La Administración debe velar porque los funcionarios encargados de recaudar,

custodiar o administrar fondos y valores propiedad de la Caja, rindan de su peculio las garantías que procedan, a favor de la

Institución.

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Dispositivos de Control y Seguridad

21

Video

Los equipos utilizados deben contar con medidas de control pertinentes para asegurar entre otras cosas que:

Solo sean accesados por personal previamente autorizado.

Se instalen y almacenen en condiciones adecuadas de seguridad y preservación

Se utilicen de manera apropiada y en labores atinentes a la gestión institucional.

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G R A C I A S

Caja Costarricense de Seguro Social