1.- Presentación de Estados Financieros 2012 a SuperCia

PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS 2012

A SUPERINTENDENCIA DE

COMPAÑIAS

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CONSIDERACIONES

•Los artículos 20 y 23 de la Codificación de la Ley de Compañías disponen que las sociedades sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, deben enviar información de carácter financiero, societario y los demás que contemple el reglamento que para el efecto, expida la entidad.

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CONSIDERACIONES•Mediante Resolución No. 06.Q.ICI.004 del

21 de Agosto del 2006 publicada en el R.O. 348 del 4 de Septiembre de 2006, adoptó las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

•Mediante Resolución No. 08.G.DSC.010 del 20 de Noviembre del 2008 publicada en el R.O. 498 del 31 de Diciembre de 2008, establece el Cronograma de Aplicación obligatoria de las NIIF.

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CONSIDERACIONES• El artículo 39 del Reglamento para la aplicación

de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno dispone que las sociedades sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías o de Bancos y Seguros, se rijan por las normas contables que determine su organismo de control; sin embargo para fines tributarios cumplirán las disposiciones de la L.O.R.T.I y este Reglamento.

• Los avances tecnológicos en materia de informática, requieren que las normas legales y reglamentarias se ajusten a las nuevas herramientas que se han creado para facilitar el envío y recepción de información.

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CONSIDERACIONES•Mediante Resolución No.SG.DRS.G.12.014

del 25 de Septiembre de 2012, publicada en el R.O. 807 del 10 de Octubre de 2012, se expidió el Reglamento para la Actualización de Información General y el registro de Obtención de Claves de Acceso en Línea al portal web institucional.

•Mediante Resolución SC.SG.DRS.G.013.001 se expide el Reglamento que establece la información y documentos a presentar a la Superintendencia de Compañías.

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CONSIDERACIONES

•La Resolución SC.SG.DRS.G.013.001 en su artículo 12, deroga la Resolución SC.SG.DRS.G.012.003 del 12 de Marzo de 2012 la cual en su artículo primero establecía el siguiente cronograma de presentación de acuerdo al noveno dígito del Registro Unico de Contribuyentes (RUC):

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Noveno Dígito Fecha Máxima de Presentación

RUC Física

1 4 de Abril

2 6 de Abril

3 8 de Abril

4 11 de Abril

5 13 de Abril

6 15 de Abril

7 18 de Abril

8 20 de Abril

9 22 de Abril

0 25 de Abril

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INFORMACION Y DOCUMENTOS

1.- Las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones, de economía mixta, de responsabilidad limitada y las que bajo la forma jurídica de sociedades constituya el Estado, las sucursales de compañías u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas y las asociaciones y consorcios que conformen entre sí o con sociedades nacionales vigiladas por la entidad y éstas últimas entre sí y que ejerzan sus actividades en el Ecuador, remitirán:

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• Estado de Situación Financiera• Estado de Resultado Integral y Otros

Resultados Integrales• Estado de Flujos de Efectivo – Método Directo• Estado de Cambios en el Patrimonio• Notas Explicativas a los Estados Financieros• Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de

Contabilidad (NEC) a Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

• Informe de Representante Legal presentado a la Junta General de Accionistas o Socios

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•Informe del o los Comisarios, del consejo de vigilancia u otro órgano de fiscalización interna, presentado a la Junta General de Accionistas o Socios. Las compañías de Responsabilidad Limitada solo presentarán este informe en los casos en que los estatutos establecieran la presentación del mismo.

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• Informe de Auditoría Externa, en el caso de estar obligada a contratarla. Para el caso de aquellas compañías que sean sujetos obligados, de conformidad con lo dispuesto en las Normas para Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, deberán anexar al informe anual de auditoría, el informe de verificación y grado de cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos implementados por dichos sujetos obligados.

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•Nómina de Administradores y / o representantes legales con la indicación de los nombres completos y denominación del cargo de los mismos.

•Nómina de Accionistas o Socios, inscritos en el libro de acciones y accionistas o de participaciones y socios; a la fecha de cierre del Estado Financiero.

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•Copia legible del Registro Unico de Contribuyentes (RUC), vigente.

•Copia certificada del acta de junto que aprobó los estados financieros

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2.- Las sucursales u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas y las asociaciones o consorcios que formen entre sí, empresas extranjeras autorizadas para operar en el país y que estén sujetas a control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, enviarán la siguiente información:

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• Estado de Situación Financiera• Estado de Resultado Integral y Otros

Resultados Integrales• Estado de Flujos de Efectivo – Método Directo• Estado de Cambios en el Patrimonio• Notas Explicativas a los Estados Financieros• Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de

Contabilidad (NEC) a Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

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•Nómina de apoderados o representantes legales, según el caso, con la indicación de los nombres completos y denominación del cargo.

•Copia legible del Registro Unico de Contribuyentes (RUC), vigente.

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3.- Las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, que ejercen control de conformidad con lo establecido en la NIC 27 y Sección 9 de la NIIF para PYMES, presentarán los siguientes estados financieros consolidados:

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• Estado de Situación Financiera Consolidado• Estado de Resultado Integral Consolidado• Estado de Flujos de Efectivo Consolidado• Estado de Cambios en el Patrimonio

Consolidado• Notas Explicativas a los Estados Financieros,

siguiendo los procedimientos de consolidación establecidos en la indicada norma contable.

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•Los estados financieros consolidados deben estar auditados. Además deberán enviar por separado, los estados financieros auditados de la controladora y los estados financieros de cada una de las subsidiarias.

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•Las compañías constituidas en el Ecuador sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, enviarán de manera obligatoria a ésta, la información sobre el número de personal ocupado en sus compañías, clasificándolo como:

•Directivos•Administradores•De producción•Otros

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• DIRECTIVOS.- Se consideran directivos a quienes con responsabilidad en a producción, organización, administración o compra-venta, realicen trabajos para los cuales precisen especiales conocimientos, preparación y experiencia y ejerzan la representación legal y/o funciones de dirección y supervisión de otro personal. A este grupo pertenecen:

• Gerentes y Sub-Gerentes: Generales, de Area.

• Directores y Sub-Directores.• Jefes de Area y similares.

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INFORMACION Y DOCUMENTOS• ADMINISTRATIVOS.- Los empleados que

realizan tareas de responsabilidad y que tienen conocimiento de los trabajos que se efectúan dentro de la oficina y/o especialidad, siendo responsables ante sus superiores del trabajo realizado y su labor es predominantemente intelectual. Incluye el personal de apoyo y operativo no comprendido en otras áreas como pueden ser:

• Secretarias, cajeros, recepcionistas, auxiliares administrativos, auxiliares de archivo, auxiliares contables, chef o cocineros principales, técnicos de laboratorio e investigación, apoyo tecnológico y similares.

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INFORMACION Y DOCUMENTOS• DE PRODUCCION.- Los trabajadores que

realizan actividades directamente relacionadas con los procesos de producción y realización de la actividad principal de la empresa o donde se requiere esfuerzo manual o material predominante, tales como:

• Choferes, personal de limpieza, empacadores, conserjes, vigilantes, jardineros, operarios, jornaleros, aprendices, ayudantes de cocina, posilleros, meseros, bodegueros, personal a destajo, botones, porteros, trabajadores que efectúan labor de transformación de materia prima, y similares

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•OTROS.- Todos los que no se encuadren en las áreas anteriormente mencionadas.

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MEDIO DE PRESENTACION

•Los estados financieros individuales, las conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad «NEC» a las Normas Internacionales de Información Financiera «NIIF» y los estados financieros consolidados, serán enviados electrónicamente en los formularios previstos en el sistema, de acuerdo a las NIIF, a través del portal web de la Superintendencia de Compañías.

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MEDIO DE PRESENTACION

•La nómina de accionistas o socios, y la nómina de administradores, representantes o apoderados, serán generadas automáticamente por el sistema en base a la información que posee la Superintendencia de Compañías.

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PRORROGA

•La Superintendencia de Compañías podrá otorgar por una sola vez y hasta por 30 días, una prórroga a pedido del representante legal que se encontrare en la imposibilidad de presentar los estados financieros y anexos dentro del plazo señalado por la Ley. La solicitud deberá ser presentada antes del vencimiento del referido plazo legal, con la indicación de la causa del incumplimiento.

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SANCIONES

•El informe de Obligaciones Pendientes que se librare en el caso de que las compañías no cumplieren la obligación impuesta en los artículos 20 y 23 de la Ley de Compañías, y en los Artículos 3, 4 y 5 del Reglamento de presentación de información financiera y societaria; reflejará el respectivo incumplimiento.

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SANCIONES

•Los representantes legales de las compañías que no remitieren la información financiera y societaria, serán sancionados de conformidad con las disposiciones de los artículos 25 y 457 de la Ley de Compañías, hasta el cumplimiento de esta obligación.

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RESUMEN

1.- Generados automáticamente por el sistema:

•Estados Financieros Individuales bajo NIIF•Estados Financieros Consolidados bajo NIIF•Estados Financieros conciliados de NEC a NIIF•Nómina de Socios o Accionistas•Nómina de Administradores

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RESUMEN

2.- No generados automáticamente por el sistema y que deben ser elaborados por el representante legal y cargados en formato PDF:

•Notas Explicativas a los Estados Financieros•Informe de Auditoría Externa•Informe de Gerente•Informe de Comisario•Registro Unico de Contribuyentes (RUC)•Acta de la Junta General que aprobó los Estados Financieros

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RECORDATORIO

•No todos los documentos descritos anteriormente son obligatorios. El sistema les marcará con asterisco (*) los documentos que de forma obligatoria deberá generar mediante sistema o cargar en formato PDF de acuerdo a las condiciones de la compañía.

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PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION

1.- Ingreso al portal de la Superintendencia de Compañías:

www.supercias.gob.ec

2.- Click en opción «Ingresar»

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3.- Ingreso de «Usuario» (RUC de la compañía) y «Contraseña» (Clave de acceso) y click en botón «ingresar»

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4.- En la pantalla de bienvenida al usuario, seleccionar la opción «Su compañía Online»

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RASONU S.A.


El sistema mostrará la pantalla:

OPCIONES DE LA COMPAÑIA

Y, a continuación, la pantalla de ingreso de la información de los estados financieros.

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2012

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RASONU S.A.

A

B C

D

E


Se debe presentar información general correspondiente a la compañía:

a.- Personal ocupadob.- Fecha de la Junta General que aprobó los EEFFc.- Número de Auditor Externo (RNAE)d.- Identificación y nombre completo del contadore.- Si la compañía presenta EEFF consolidados debe marcar la opción «SI» en el casillero «Tiene consolidados?»

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5.- Una vez llenado los formularios, presionamos el botón «Validar información y calcular totales»

Para el caso de EEFF bajo NIIF debe asegurarse que las cuentas ingresadas estén correctas, ya que no existen balances rectificatorios para los estados financieros presentados bajo NIIF.

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6.- Si está de acuerdo con la información, presionar el botón «Grabar Información»

Importante: Una vez que su información financiera ha sido grabada con éxito, la compañía contará con 8 días para enviar definitivamente la información financiera y societaria para obtener su comprobante de presentación electrónica, caso contrario será eliminada y el proceso se deberá volver a iniciar.

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8.- Para las compañías que presentan por primera vez sus estados financieros bajo NIIF, al finalizar el ingreso de los valores de sus estados financieros individuales, deberá continuar con el ingreso de los estados financieros conciliados de NEC a NIIF:

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9.- El sistema mostrará los «Formularios para el ingreso de información de la conciliación bajo NIIF» para el ingreso del código de cuenta con su respectivo valor.

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10.- Cuando estemos de acuerdo con la información ingresada procedemos a presionar el botón «Grabar información de la conciliación»:

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11.- Seleccionamos la opción «Envío electrónico de la información anual» que se encuentran en la sección «Estados Financieros»:

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12.- Luego visualizaremos la pantalla de envíos pendientes y seleccionaremos la opción «Enviar electrónicamente»:

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13.- El sistema abrirá la pantalla para la recepción electrónica de la información financiera anual de la compañía:

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14.- Seleccionar los archivos previamente convertidos en PDF y que contienen la información financiera y societaria de la compañía

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15.- Una vez seleccionado el archivo, presionamos la opción «Cargar» para subirlo al sistema:

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PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION16.- Cargados todos los documentos, presionamos la opción «Enviar definitivamente la información y obtener el comprobante de presentación» para subirlo al sistema:

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PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION17.- Si no existen errores en el envío definitivo de la información el sistema generará el comprobante de presentación para lo cual presionamos la opción «Imprimir el comprobante» :

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CONSULTAS Y SUGERENCIAS

RASONUAuditores & Consultores Tributarios

Teléfonos: 04-210-7083 / 04-210-7098E-mail: [email protected]

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Web: www.rasonu.com.ec

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LEY DE COMPAÑIAS

• Art. 20.- Las compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, enviarán a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año:

▫ a) Copias autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y ganancias, así como de las memorias e informes de los administradores y de los organismos de fiscalización establecidos por la Ley;

▫ b) La nómina de los administradores, representantes legales y socios o accionistas; y,

▫ c) Los demás datos que se contemplaren en el reglamento expedido por la Superintendencia de Compañías.

• El balance general anual y el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias estarán aprobados por la junta general de socios o accionistas, según el caso; dichos documentos, lo mismo que aquellos a los que aluden los literales b) y c) del inciso anterior, estarán firmados por las personas que determine el reglamento y se presentarán en la forma que señale la Superintendencia.

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LEY DE COMPAÑIAS

• Art. 23. Las compañías extranjeras que operen en el país y estén sujetas a la vigilancia de la Superintendencia de Compañías deberán enviar a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año:

▫ a) Copias autorizadas del balance anual y del estado de cuenta de pérdidas y ganancias de su sucursal o establecimiento en el Ecuador;

▫ b) La nómina de los apoderados o representantes;

▫ c) Copia autorizada del anexo sobre el Movimiento Financiero de Bienes y Servicios, del respectivo ejercicio económico; y,

▫ d) Los demás datos que solicite la Superintendencia.

• Los documentos que contengan los datos requeridos en este artículo se presentarán suscritos por los personeros y en la forma que señale la Superintendencia de Compañías.

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LEY DE COMPAÑIAS

• Art. 25.- Si el Superintendente no recibiere oportunamente los documentos a que se refieren los artículos anteriores, o si aquellos no contuvieren todos los datos requeridos o no se encontraren debidamente autorizados, impondrá al administrador de la compañía remisa una multa de conformidad con el Art. 457 de esta Ley, salvo que antes del vencimiento del plazo se hubiere obtenido del Superintendente la prórroga respectiva, por haberse comprobado la imposibilidad de presentar oportunamente dichos documentos y datos. La multa podrá repetirse hasta el debido cumplimiento de la obligación exigida.

• Si dentro de los treinta días posteriores al vencimiento de los respectivos plazos, el Superintendente no recibiera, por falta de pronunciamiento de la junta general de accionistas o socios, los referidos documentos impondrá a la compañía una multa de cincuenta a quinientos sucres por cada día de retraso, hasta la debida presentación de los mismos. La multa no podrá exceder del monto fijado en el Art. 457 de esta Ley.

• El Superintendente podrá exigir la presentación del balance general anual y del estado de la cuenta de pérdidas y ganancias de una compañía sujeta a su vigilancia, una vez transcurrido el primer trimestre del año, aún cuando dichos documentos no hubieren sido aprobados por la junta general de accionistas o de socios. Así mismo, en cualquier tiempo, el Superintendente podrá pedir que una compañía sujeta a su vigilancia le presente su balance de situación a determinada fecha. Este balance deberá ser entregado dentro de los quince días siguientes al mandato del Superintendente, bajo las mismas sanciones previstas en los incisos anteriores, salvo que la compañía, por razones justificadas, hubiere obtenido prórroga del plazo.

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LEY DE COMPAÑIAS

•Art. 457.- Las multas previstas en esta Ley podrán imponerse hasta por un monto de doce salarios mínimos vitales generales, de acuerdo con la gravedad de la infracción, a criterio del Superintendente o del funcionario delegado para el efecto.

•Cuando las multas sean en beneficio del Ministerio de Salud, el título respectivo será emitido por la propia Superintendencia de Compañías y remitido para su cobro al Ministerio de Finanzas con notificación del particular al Ministerio de Salud.

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Documents

1.- Presentación de Estados Financieros 2012 a SuperCia