1.-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE …€¦ · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: DIRECCION GENERAL Rev.0 1.- Procedimiento para la gestión de documentos. Manejo de correspondencia

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:DIRECCION GENERAL

Rev.0

1.- Procedimiento para la gestin de documentos.Manejo de correspondencia.

Hoja: 1 de 15

1.-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS. MANEJO DECORRESPONDENCIA.


Rev.0


Hoja: 2 de 15

1.0 Propsito1.1. Controlar la gestin de documentos y el manejo de correspondencia impresa, a fin de

apoyar en el seguimiento del Plan de Accin de trasplantes.

2.0 Alcance2.1. A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las reas de estructura y al

personal.

2.2. A nivel externo no es aplicable

3.0 Polticas de Operacin, Normas y lineamientos3.1. Los lineamientos para la gestin de documentos. Manejo de correspondencia, debern

de cumplir con las disposiciones establecidas por la Ley de Transparencia y acceso a lainformacin y sus reglamentos y las disposiciones de la Unidad de enlace de laSecretara de Salud.

3.2. La Direccin General es:

La nica autorizado dentro de la organizacin para la recepcin y despacho decorrespondencia oficial

Autorizar a los servidores pblicos del CENATRA para la ATENCIN y trmite delos asuntos derivados de la recepcin de la correspondencia

3.3. La Direccin General responsable de editar, revisar y actualizar adecuadamente esteprocedimiento

Este procedimiento ser revisado cuando menos una vez al ao de la fecha de emisin,o antes si se cambia o mejora el sistema administrativo de la organizacin.

Toda documentacin que se reciba por correspondencia o por fax, deber ingresar atravs de la Direccin General (Oficiala de partes).

La correspondencia de entrada y de salida se registrar a travs de un sistema decontrol documental o de gestin, a travs de registro automatizado, ficha o libretaespecfica segn sea el caso. Toda la correspondencia ser registrada sin importar si setrata de documentos de archivo o no.

El registro de entrada de correspondencia y el de salida contarn con los elementos dedescripcin sealados en los Lineamientos para la elaboracin de procedimientos dearchivos de trmite

3.4. Ser responsabilidad del rea a la que se le turne la documentacin, darle respuesta enlos trminos y plazos solicitados.

3.5. La Direccin del Registro Nacional de Trasplantes y la Direccin de Planeacin,Enseanza y Coordinacin Nacional son las responsables de dar respuesta por escrito,al memorando de control de gestin emitido por la Direccin General, en el que sesolicitan los avances de los documentos turnados a su rea.


Rev.0


Hoja: 3 de 15

3.6. Los oficios de respuesta, debern indicar el control de gestin que se est contestandoy marcar copia a todos los involucrados, indicando el folio que se est atendiendo.

3.7. Ser responsabilidad del rea de apoyo administrativo en salud (Oficiala de partes) larecepcin de correspondencia, archivar y resguardar los acuses de control de gestin yacuses de oficios entregados.

3.8. Los receptores o destinatarios de los documentos sern responsables de:

Determinar las modalidades del trmite que corresponde a los asuntos.

Informarn semanalmente a la Direccin General sobre el estado que guardan losasuntos en trmite.

Toda correspondencia ser atendida por el receptor o por quien designe para ello, elcual deber estar autorizado para ello.

Concluido el trmite el documento, junto con su respuesta y otros documentos seapegara a los lineamientos de archivos en tramite los cuales sern turnados alresponsable de archivo para su integracin y concentracin correspondiente.


Rev.0


Hoja: 4 de 15

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de Etapas Actividad Responsable

1.0 Recepcin decorrespondencia.

1.1 Recibe la Oficiala de partes correspondenciarevisa, sella y firma de recibido

Direccin General(Oficiala de partes)

2.0 Registro dedocumentos

2.1 Captura la informacin en el reporte de controlde gestin de acuerdo a los lineamientos

Reporte de control de gestin(electrnico)


3.0 Revisa y entregacon observaciones

3.1 Revisa documentacin y anota observaciones

3.2 Entrega documentacin con observaciones


4.0 Atencin deasuntos en trmite

4.1 Se dar respuesta a los requerimientos y seasigna numero a los oficios de salida


5.0 Envi decorrespondencia

5.1 Recibe correspondencia (Oficiala de Partes)

5.2 Entrega a la Subdireccin Administrativas parasu distribucin.

SubdireccinAdministrativa

6.0 Distribucin decorrespondencia

6.1 Se reciben los acuses de recibido y sedistribuyen a las areas correspondientes


7.0 Dar seguimiento ala gestin

7.1 verifica la atencin procedente a los asuntosturnados

TERMINA PROCEDIMIENTO



Rev.0


Hoja: 5 de 15

5.0 Diagrama de flujoDireccin General

(Oficiala de partes) Subdireccin Administrativa

Oficios en Distribucin adiferentes Areas

Oficios de Salida

Entregadocumentacin

Revisadocumentacin

Reporte de Control

Entrega y distribucin decorrespondencia

Acuse de recibo

Recepcin decorrespondencia

INICIA

Atencin deasuntos en trmite

2Registro dedocumentos

Revisin y entregacon observaciones

Distribucin deCorrespondencia

Dar seguimiento ala gestin

Envo deCorrespondencia

35

1

7

Termino

4

6


Rev.0


Hoja: 6 de 15

6.0 Documentos de Referencia.

Documentos Cdigo (cuando aplique)Ley General de Salud 28 VI-2005

Manual de Organizacin del Centro Nacional de Trasplantes 08- VII-2005

Reglamento Interior de la Secretara de Salud DOF 05-VII-2001

Lineamientos para la elaboracin de procedimientos de archivos detrmite No aplica

Manual para la Operacin de Archivos Administrativos ISBN 970-721-4

7.0 Registro.

Registros Tiempo deconservacin Responsable de conservarloCdigo de registro oidentificacin nica

Control de Gestin 3 Aos Direccin General Folio

8.0 Glosario8.1 Gestin.-Accin de gestionar, administracin.8.2 Acuse.-Accin y efecto de acusar recibo, sellar o firmar de recibido un documento8.3 Asunto. 1. Contenido especfico de cada una de las unidades documentales (documento dearchivo, expediente) de una serie que permite la individualizacin dentro del conjunto decaractersticas homogneas al que estn integrados. 2. Tema, motivo, argumento, materia, cuestin,negocio o persona de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera enconsecuencia de una accin administrativa.

8.4 Copia dirigida. Es la copia de una comunicacin que se enva una persona o institucin diferenteal destinatario y que tiene tambin competencia en el asunto determinado.

8.5 Documento. Unidad de informacin registrada en un soporte, sirve de consulta.8.6 Documento de apoyo informativo. Documentacin que se genera o conserva en oficina y que seconstituye por ejemplares de origen y caractersticas diversas cuya utilidad reside en la informacinque contiene para apoyar como referencia ciertas tareas administrativas. Dentro de sus caractersticasse encuentran las siguientes:

1. No forma parte de un archivo ni se encuentra registrado como tal.2. Tiene uso temporal3. Carece de valores primarios (administrativo, contable o legal)4. La mayora tiene pronta obsolescencia5. No refleja, ni sustenta funciones, acciones o trmites de la dependencia


Rev.0


Hoja: 7 de 15

6. Se trata de controles internos para diferentes operaciones (llamadas telefnicas, agendas, faxes,asistencia, control de correspondencia, etc.)

8.7 Documento de archivo. 1. Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado,recibido, manejado y usado por un individuo u organizacin en cumplimiento de sus obligacioneslegales o en el ejercicio de su actividad o funcin.2. Aquel que tiene carcter seriado, se genera dentrodel proceso natural de una actividad o funcin, son exclusivos, tienen autoridad, son estticos y seinterrelaciona con otros.

8.8 Documento electrnico de archivo. Pieza especfica de informacin producida o recibida en elinicio, desarrollo o conclusin de una actividad individual o institucional que comprende contenido,contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de la actividad.

8.9 Expediente. 1. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y/orecibidos en una oficina, por una persona fsica o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir untrmite. 2. Pieza documental constituida por un conjunto de piezas que se interrelacionan y acumulanen forma natural a lo largo del desarrollo de un asunto.

8.10 Facsmil. Reproduccin fidedigna de un original (firma, escrito o dibujo) generalmente elaboradaa travs de medios mecnicos y, en la actualidad, electrnicos.

8.11 Foliacin. Numeracin que se da a las fojas de una unidad documental o expediente.8.12 Folio. Pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o expediente.

9.0 Cambios de esta versin

Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio

1 09/10/2006 No Aplica


Rev.0


Hoja: 8 de 15

10.0 AnexosPGM-01/F1 Reporte de control de gestin

PGM-01/F2 Acuse de recibo de control de gestin

PGM-01/F3 Oficio de respuesta

PGM-01/F4 Memorando

PGM-01/F1REPORTE DE CONTROL DE GESTIN.

CONT F.TURNO REMITENTE CARGO ASUNTO TURNADO INSTRUCCIN

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) PARA SU CONTESTACIN

PARA SU CONTESTACIN ANTES DEL 07DE ENEROPara su registro yarchivoPara su registro yarchivoPara su registro yarchivo

Para su revisin


Rev.0


Hoja: 9 de 15

PGM-01/F1 Reporte de control de gestin

Instructivo de llenadoEl reporte de control de gestin.-es el resumen de captura de la documentacin que ingresa a

travs de la direccin general en el cual se deben contener

1.-Nmero de Control de Gestin

2.-Fecha de asignacin de documento al rea correspondiente

3.-Remitente

4.-Cargo

5.-Asunto

6.-Turnado.- Nombre del funcionario al que se le asigna el documento para su conocimiento,

atencin o contestacin

7.-Instruccin.- Se indicar el trmite que tendrn que realizar: Para su conocimiento, para su

atencin, o su contestacin


Rev.0


Hoja: 10 de 15

PGM-01/F2 ACUSE DE RECIBO DE CONTROL DE GESTIN

DIRECCIN GENERALCONTROL DE GESTIN

2005

Control de Gestin (1) Fecha de recepcin: (2) Fecha de Doc.(3)

Remitente: (4)

Cargo: (5)

No. De Oficio: (6)

Asunto: (7)

Fecha de turnado: (8) Turnado a: (9)

Tipo de Atencin: (10) Instruccin: (11)


Rev.0


Hoja: 11 de 15

PGM-01/F2 Acuse de recibo de control de gestin

Instructivo de llenado:Este acuse se genera automticamente al capturar la informacin del reporte de control de

gestin

Los espacios del 1 al 11, se obtienen abriendo el archivo Forcor.

Se manda imprimir

Se anexa a los documentos en dos juegos

Se entrega a el rea correspondiente

Recibe don sello y firma

El acuse se archiva en orden consecutivo


Rev.0


Hoja: 12 de 15

(1,2)COORDINACIN GENERAL DE LOS INSTITUTOSNACIONALES DE SALUD

CENTRO NACIONAL DE TRASPLANTES

(3)DIRECCIN GENERAL

(4)Carretera Picacho Ajusco 154, 6 piso

Col. Jardines en la Montaa, Delegacin Tlalpan

C.P. 14210, Mxico, DF.

(5)CENATRA/1.8.6/ 1287/2005PGM-01/F3(6)Mxico, D. F. a 12 de Octubre de 2005

(7)Lic. Adriana Cuevas ArgumedoDirectora GeneralDireccin General de Comunicacin Social

(8)Estimada Lic.

Anexo al presente encontrar usted los formatos ya requisitados de Estrategia y ComunicacinSocial para la campaa 2006 de este Centro Nacional de Trasplantes

Sin ms por el momento, me despido de usted no sin antes enviarle un cordial saludo.

(9)Atentamente,

Dr. Arturo Dib KuriDirector General

(10) c.c.p. Dr. Omar Snchez Ramrez, Director de Planeacin, Enseanza y CoordinacinNacional


Rev.0


Hoja: 13 de 15

Sr. Arturo Santana, Coordinador Administrativo del CENATRA.(11) CG. 1250

PGM-01/F3 Oficio de respuesta

Instructivo de llenado:1.-Se indica el nombre de la Coordinacin a la que corresponde

2.-El nombre del Centro Nacional de Trasplantes

3.-Se indica el rea a la que corresponde

4.-El domicilio del CENATRA

5.-Nmero de oficio que indique rea de adscripcin: 1.8.6, nmero de oficio asignado por la

direccin general, ao de emisin

6.-Fecha

7.-Nombre, cargo y domicilio de la persona a quien se dirige

8.-Contenido del oficio

9.-Espacio para firma del director

10.-Copia.: indicar a quien se le enva copia

11.-Se deber indicar el nmero de control de gestin que se est atendiendo con ese oficio


Rev.0


Hoja: 14 de 15

PGM-01/F4

MEMORANDUM(1)SC/011/04Fecha: (2)

Asunto: Control de Gestin

Para: (3)De:

Por instrucciones del Director General, le solicito se de respuesta a la informacin turnada a usted con elcontrol de gestin respetando las fechas lmite de respuesta, para no incurrir en falta de a cuerdo al programade Transparencia y Combate a la Corrupcin.Aprovecho para pedirle el nmero de oficio con el que se dio respuesta al control de gestin.(4)Nmero (5)Fecha (6)Enviado por: (7)Asunto

0921 15/06/05 Dr. Miguel Gerardo Lombera Glez. Solicita opinin tcnica0924 16/06/05 Dra Socorro Zamora Barrn Baja claves de acceso0956 21/06/05 Dr. Miguel Gerardo Lombera Invitacin a programa

A la fecha, se requiere saber si ya fueron entregados los oficios:

(8)821 (9)11/10/05 (10)Dra. Dulce Mara de Huerta (11)Envo de credenciales830 14/10/05 David Gerardo Alfredo O. Identificacin de procuracin833 14/10/05 Victor Manuel Guerra O. Solicitud de base de datos

(12)A T E N T A M E N T E

(13)C.c.p. Director General


Rev.0


Hoja: 15 de 15

PGM-01/F4 Memorando

Instructivo de llenado.

Este documento se utiliza para dar seguimiento a la gestin que se realiza en este centro

Se debe indicar el

1.-Nmero consecutivo de memorndum

2.-La fecha de emisin

3.-Se dirige a los directores de reas sustantivas

4.-Se captura el folio de control de gestin

5.-La fecha de control de gestin

6.-Nombre del remitente

7.-Asunto: Describir brevemente el contenido del oficio

Para los oficios:

8.-Se deber indicar el Nmero de oficio

9.-Fecha del oficio

10.-Nombre de la persona a la que se dirigi

11.-Brevemente mencionar el asunto

12.-Firma

13.-Se marcan las copias

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:

Direccin General

2.- Procedimiento para la elaboracin, seguimiento y evaluacin delprograma anual de trabajo (PAT)

Rev. 2

Hoja: 1 de 13

2.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DELPROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 2 de 13

1.0 Propsito

1.1. Asegurar el registro, seguimiento y evaluacin de las actividades, programas y proyectosque realizan las diversas reas del CENATRA.

2.0 Alcance2.1. A nivel interno el procedimiento es aplicable a todas las reas de estructura y servidores

pblicos que ejecutan programas, proyectos o actividades relacionadas con lostrmites y servicios que presta el Centro de Nacional de Trasplantes.

2.2. A nivel externo el procedimiento es aplicable a los usuarios de trmites y servicios y a losservidores pblicos de las reas responsables de la supervisin, control y/o vigilanciade las actividades que realiza el Centro Nacional de Trasplantes.

3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos3.1. Los presentes lineamientos se circunscriben al marco legal y administrativo de la Ley de

Planeacin, la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, la LeyFederal de Procedimientos Administrativos, el Plan Nacional de desarrollo (2007-2012), el Programa Nacional de Salud y el Plan de Accin: Trasplantes (20072012),as como a los lineamientos y programas sectoriales.

3.2. Se incorporaran al programa las actividades de los programas nacionales, sectoriales yespeciales como el Programa de Mejora de la Gestin, Programa de trabajo delControl Interno, el Programa de Trabajo en la atencin de Riesgos, el Programa deTransparencia, Rendicin de Cuentas y Combate a la Corrupcin.

3.3. La elaboracin del Programa de Trabajo Anual (PAT) se establecer preferentementeutilizando la Metodologa del Marco Lgico.

3.4. La Direccin General:

Es la nica autorizada para aprobar y modificar los presentes lineamientos.

Establecer los objetivos, metas e indicadores colectivos sexenales y anuales.

Autorizar el ejercicio del presupuesto y difundir el calendario anual de los informes quedebern ser elaborados.

Dar seguimiento a la ejecucin de las actividades y cumplimiento de las metas eindicadores e integrar el expediente correspondiente.


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 3 de 13

Evaluar las desviaciones de las normas generales, procedimientos, polticas, etc.

3.5. La Subdireccin Administrativa: Integrar el presupuesto y asignar los recursos a cada una de las actividades y

proyectos autorizados

Se coordinar con la Direccin General a fin de emitir los lineamientos internos y decomunicar al resto de las reas los elementos bsicos para integracin del programaoperativo anual de la dependencia.

Controlar la erogacin de los recursos.

3.6. Las reas de estructura tanto sustantivas como de apoyo, sern las responsables de: Establecer las metas y actividades especficos a fin de cumplir con las directrices

marcadas por la Direccin General.

Establecern el nmero y tipo de acciones que se debern desarrollar en cada una delas reas a su cargo

Determinar a los responsables de la ejecucin y operacin de las actividadespropuestas, a fin de garantizar el cumplimiento de las responsabilidades, atribucionesy objetivos de su rea.

Integrar y consolidar el programa de su rea y someterlo a la autorizacin de laDireccin General.

Ejecutar las actividades del proyecto garantizando que se encuentren alineadas conlas atribuciones del Centro Nacional de Trasplantes y a las funciones establecidas suManual de Organizacin, as como a los Planes y Programas Nacionales y Sectoriales

Dirigir el trabajo en forma continuada hacia los objetivos establecidos para el proyectodentro del lmite de los mismos.

Notificar a la Direccin General sobre las desviaciones que excedan los lmites delproyecto

Promovern la participacin de sus colaboradores en la elaboracin de informesgarantizando su pertinencia y veracidad

Sern responsables de promover la ejecucin de las actividades de acuerdo alprograma anual de trabajo.

Supervisar el seguimiento de las actividades el cual estar integrado a los programascorrespondientes, incluyendo el Programa de Transparencia y combate a la corrupcin

Revisar anualmente los procedimientos seguidos en la ejecucin de las actividades eintegrar las mejoras y adecuaciones que hayan sido propuestas por las direcciones derea.


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 4 de 13

Generar las cdulas de informes y recabar los informes mensuales o trimestrales, ascomo emitir las notas informativas sobre aquellas actividades que no se reportendentro del programa operativo anual.

Establecer la duracin total del proyecto y fechas tope para puntos importantes ydefinir los costos totales del proyecto y distribucin presupuestal

Establecer los requisitos de coordinacin existentes con respecto a los resultadosproducidos por otros proyectos (puntos comunes con actividades de otras reas)

3.7. Los responsables de la ejecucin de las actividades debern: Ejecutar las actividades del programa operativo anual revisado y aprobado y actuar

para mantener el proyecto en lnea con el plan establecido.

Dirigir el trabajo en forma continuada hacia los objetivos establecidos para el proyectodentro del lmite de los mismos.

Notificar a la Direccin de rea sobre las desviaciones que excedan los lmites delproyecto Descripcin de problemas y efectos de proyecto.

Debern informar mensualmente sobre el desarrollo de las mismas, a travs de lascdulas correspondientes.

Coordinar y supervisar al personal asignado para la ejecucin de las actividades.

Sern las responsables de conservar los soportes documentales de las actividadesreportadas.

Integrarn los expedientes correspondientes de acuerdo a los lineamientosestablecidos en la Ley de Transparencia y acceso a la informacin y sus reglamentosy al Manual para la operacin de archivos administrativos.


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 5 de 13



1.0 Planeacin

1.1 Difunde los objetivos y metas colectivas yconvoca a las reas a la presentacin depropuestas para cumplir con las mismas a travs delas actividades. Memorando

1.2 Establece en coordinacin con las Direccionesde rea, los objetivos, metas e indicadores anuales,as como el programa anual de informes. Minuta de reunin

1.3 Instruir a las reas sobre los trminos ycondiciones para la elaboracin del Plan de TrabajoAnual (PAT)

Direccin General

2.0 Presentacin depropuestas

2.1 Elabora un borrador del PAT, desglosando lasactividades, tiempos y costos. Formato del PAT2.2 Se presenta a la Direccin General la propuesta

Direcciones de rea

3.0 Autorizacin

3.1 Se autoriza la actividad y los recursos

Procede:

No. Pasa actividad 2.1

Si. Pasa actividad 3.2

Memorando o Minuta de reunin3.2 Se instruye a las reas de estructura para laelaboracin de la versin definitiva del PAT

Formato del Programa operativo anual

Direccin General

4.0 Programacinoperativa

4.1 Integra el PAT y establecen los indicadores dedesempeo Programa operativo anual

4.2 Presenta el PAT integrado de su rea a laDireccin General y una copia a la Direccin dePlaneacin, Evaluacin y Coordinacin Nacionalpara su publicacin en la pgina WEB.

4.3 Distribuye a su personal el Programa definitivo.4.3 Determina la calendarizacin y los formatos

reas de Estructura


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 6 de 13

Secuencia de Etapas Actividad Responsablepara la de la presentacin de los informes dedesempeo Cronograma / cdulas de informe

5.0 Seguimientopresupuestal

5.0 Abre expediente correspondiente y daseguimiento al ejercicio programtico presupuestal Expediente

Subdireccinadministrativa

6.0 Operacin delPrograma operativo

6.1 Inician y dan seguimiento a las actividadescomprometidas

6.2 Recaban y archivan los soportes documentalescorrespondientes Expediente

6.3 Envan informacin mensual o trimestral encdulas correspondientes requisitadas Cdulas del informe

Personal de las reas deestructura

7.0 Evaluacin

7.1 Reciben informes de avance de su rea eintegran informacin a los Tableros de control conel avance correspondiente Tableros de control

7.2 Comunica a las reas la fecha y hora de larevisin de los soportes documentales y losdocumentos solicitados Memorando

7.3 Realiza la revisin de los documentoscomprobatorios de los avances reportados

7.4 En caso de encontrar irregularidades se informaal personal responsable de la ejecucin para quesolventen la situacin

Subdirecciones de rea

8.0 Integracin delinforme de evaluacin

8.1 Se elabora el informe escrito y se enva laDireccin General para su conocimiento y revisin. Informe de actividades reas de Estructura


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 7 de 13


9.0 Autorizacin delinforme de evaluacin

9.1 Recibe el informe lo revisa y autoriza

9.2 Evala las desviaciones a las metasestablecidas y determina las acciones a seguir

9.2 Archiva

TERMINA EL PROCEDIMIENTO

Direccin General


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 8 de 13

5.0 Diagrama de flujo

Direccin General reas de Estructura Subdirecciones dereaPersonal de las reas

de estructuraSubdireccinAdministrativa

Inicio

Procede

1

Memorando

Acuerdo o minuta

Planeacin

3

Minuta/Memorando

Autorizacin

2

Formato PAT

Presentacin depropuestas

A

SI NO

2

4

Formato PAT

ProgramacinOperativa


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 9 de 13

Direccin General reas de Estructura Subdirecciones dereaPersonal de las reas

de estructuraSubdireccinAdministrativa

A

5

Expediente

Seguimientopresupuestal

Informes

6

Expediente

Operacin delprograma

Operativo Anual

Soportes doc

7

Tablero de Control

Supervisin delas actividades

8

Informes integrados

Integracin delInforme deevaluacin

9

Expediente

Autorizacin delInforme deevaluacin

Fin


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 10 de 13

6.0 Documentos de referencia

Documentos Cdigo (cuando aplique)

Ley General de Salud 2009

Plan Nacional de desarrollo 2007-2012

Programa Nacional de Salud 2007-2012

Plan de accin Trasplantes 2007-2012

Reglamento Interno de la Secretaria de Salud 2007-2012

Manual de organizacin del Centro Nacional de Trasplantes 2010Disposiciones en Materia de Control Interno y Manual Administrativo deAplicacin General en Materia de Control Interno.

12-06-201011-07-2011

Programa de Mejora Regulatoria 2009-2012

Lineamientos para la elaboracin de programas operativos de mejoraRegulatoria

B.O. NO. 33, SECC. I, Lunes23 de octubre de 2006.

Programa de Transparencia, Rendicin de Cuentas y combate a laCorrupcin

2007-2012

Metodologa del Marco Lgico CENATRA 2007

Programa Estratgico Trasplantes CENATRA 2007

7.0 Registros

Registros

Tiempode

conservacin

Responsable de conservarlo Cdigo de registro oidentificacin nica

Programa Estratgico 6 aos Direccin General 10C.04

Programa operativo anual 6 aos Direccin General 3C.07

Informes de Trimestrales delPAT 6 aos

Direccin General 11C.24

Programa de transparencia,rendicin de cuentas y combatea la corrupcin

3 aosDireccin de planeacin,enseanza y coordinacinnacional

12C.02

PAT 6 aos Subdireccin Administrativa 11C.23

Programa de Trabajo del 6 aos Subdireccin de enlace 10C.02


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 11 de 13

Registros

Tiempode

conservacin

Responsable de conservarlo Cdigo de registro oidentificacin nica

Control Interno interinstitucional

Programa de Trabajo deatencin de Riesgos 6 aos

Subdireccin de normas yasuntos jurdicos 10C.02

8.0 Glosario.

Accin de Mejora: Actividad que se lleva a cabo para fortalecer el sistema de control interno deuna funcin, operacin, proceso, sistema o programa, y que contribuye a la prevencin, disminuciny/o eliminacin de los riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de sus metas y objetivos.

Accin: Hecho por medio del cual se ejecutan los proyectos y actividades de la administracin.Se aplica tambin para establecer divisiones del trabajo o para distinguir o diferenciar algunos actosespecializados, como son: accin administrativa, accin poltica, accin tcnica y accin de reformaadministrativa, entre otros.

Actividad Institucional: Conjunto de operaciones que realizan las unidades responsableso ejecutoras de los recursos pblicos para cumplir con su misin. Su ejecucin conducedirectamente a la produccin de un bien o a la prestacin de un servicio para atender a un usuarioo "cliente".

Actividad: Es el conjunto de acciones que se lleva a cabo para cumplir las metas de un programa osubprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos procesos o tareas (mediantela utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros asignados a la actividadcon un costo determinado) y que queda a cargo de un rea o unidad administrativa.

Anlisis: Identificacin y desagregacin de los principales componentes de un programa, proceso,sistema, rubro o concepto, para su clasificacin y agrupacin en grupos que constituyan unidadeshomogneas y significativas.

reas de Estructura. De acuerdo a la estructura autorizada 2005 del Centro Nacional deTrasplantes: Direccin del Registro Nacional de Trasplantes, Direccin de Planeacin, enseanza yCoordinacin Nacional, Subdireccin Administrativa, Subdireccin de Normas y Asuntos Jurdicos.

Autoevaluacin: Herramienta que aplica una Institucin para conocer los avances y/o lasdesviaciones en el cumplimiento de sus metas, objetivos, planes y programas. Revisin detalladay peridica de las acciones emprendidas para mejorar el funcionamiento de determinada rea,unidad administrativa, sistema o procedimiento, a fin de medir el grado de eficiencia, eficaciay congruencia en su operacin.


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 12 de 13

Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo y ptimo uso de recursosdisponibles (tiempo, dinero, tecnologa y personal)

Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempodeterminado.

Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.

Coordinacin: Logro de la armona de los esfuerzos individuales y del grupo hacia la consecucinde los propsitos y objetivos del grupo.

Costo: Valoracin monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de invertirse para laproduccin de un bien o de un servicio. El precio y gastos que tienen una cosa, sin considerarninguna ganancia.

Cultura Organizacional: Patrn general de conducta, creencias y valores compartidos por losmiembros de una organizacin.

Diagnstico: Consiste en la descripcin, evaluacin y anlisis de la situacin actual de un proceso,programa, estructura orgnica, funciones o de algn fenmeno o variable que se desea estudiar,por lo tanto, implica un conocimiento cuantitativo y cualitativo de la realidad existente y unaproyeccin de las posibles tendencias de los fenmenos, lo cual significa realizar proyecciones delas posibles restricciones tcnicas, polticas y operativas, a fin de administrar correctamente losriesgos y prever su solucin o su menor impacto en el corto, mediano y largo plazo.

Diagrama de Flujo: Modelo grfico que representa en forma ordenada y secuencial lasoperaciones de un procedimiento o proceso, el flujo de informacin y documentacin, as como lasreas o unidades administrativas de llevarlas a cabo.

Eficacia: Consecucin de objetivos: logro de los efectos deseados.

Eficiencia: Logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el logro de objetivos al menorcosto u otras consecuencias no deseadas.

Esquema utilizado para representar la secuencia de actividades; stas se representan con cuadrosy descripcin contextual enlazados por smbolos y lneas que se conectan entre s.

Meta. Es la expresin cuantificada de las acciones que se espera realizar en la aplicacin delprograma, en un tiempo y lugar determinados.

Objetivos. Es la expresin cualitativa de los propsitos que se pretenden alcanzar en un tiempo yespacio determinados; adems, especifican con claridad la finalidad de realizar una determinadaaccin.

PAT. Programa Anual de Trabajo. Programa anual con las actividades que realizan las reassustantivas con el fin de cumplir las metas sexenales planteadas en el Plan de Accin: Trasplantes


Direccin General


Rev. 2

Hoja: 13 de 13

Usuario. Toda aquella persona que requiera y obtenga servicios de atencin al pblico, peticioneso realice tramites en el Cenatra.

9.0 Cambios de esta versin

Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio

1 09/10/2006Se complementaron los incisos 1.6, 1.7 y 1.8.

Se agreg el glosario

2 4/12/2009

Se agregaron las etapas 8.0 y 9.0

Se sustituy Subdireccin de Planeacin,Evaluacin y Enseanza por Subdirecciones derea

La etapa 4 Programacin Operativa qued a cargode la Direccin de Planeacin, Enseanza yCoordinacin Nacional.

3 14/09/2010

Se modificaron las responsabilidades plasmadasen las polticas y lineamientos (seccin 3) Seajustaron las actividades transfiriendo las de laetapa 4 a cada una de las reas de estructura,las cuales se definieron en el glosario. Seprecisaron los registros de acuerdo a laclasificacin de los expedientes, y se actualizaronlos documentos Se modificaron los formatos

4 08/08/2011

Se actualizaron los programas que se incluyen enel seguimiento del programa de trabajo y losformatos de seguimiento de acuerdo a losresultados del Programa de Mejoramiento deControl Interno 2010

10.0 Anexos

P2-F1 PLAN ANUAL .- Formato electrnico en *.xls para el seguimiento del Programa Anualde Trabajo en Excel.

P2-F1 Evaluacin del PAT.- Formato para dar seguimiento a los resultados del ProgramaAnual de Trabajo en procesador de texto.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo: RNTCentro Nacional de Trasplantes

Direccin del Registro Nacional de TrasplantesRev. 0

Hoja: 1 de 93.-PROCEDIMIENTO PARA EL ALTAS, BAJAS, CAMBIOS OMODIFICACIONES DE LOS DATOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS ENEL SISTEMA INFORMATICO DEL REGISTRO NACIONAL DE

TRASPLANTE (SIRNT)

3.-PROCEDIMIENTO PARA EL ALTAS, BAJAS, CAMBIOS O MODIFICACIONES DE LOS DATOS DE LOSESTABLECIMIENTOS EN EL SISTEMA INFORMATICO DEL REGISTRO NACIONAL DE TRASPLANTE

(SIRNT)




TRASPLANTE (SIRNT)

1.0 Propsito

1.1 Contar con un procedimiento que permita ingresar a los nuevos establecimientos queobtuvieron su Licencia por parte de la COFEPRIS, para llevar a cabo actividad de donaciny/o trasplante de rganos y/o tejidos; as como para dar de baja a los establecimientossuspendidos o revocados, en el SIRNT; y para realizar cambios o modificaciones en losprogramas autorizados, en la razn social o algn otro dato que notifique la COFEPRIS, atravs de la reexpedicin de una nueva Licencia Sanitaria con dichos cambios.

2.0 Alcance

A nivel interno, el procedimiento es aplicable a la Direccin del Registro Nacional deTrasplantes y su Subdireccin de Enlace Interinstitucional

3.0 Polticas de Operacin, Normas y Lineamientos

Se otorgar un Nmero Consecutivo de RNT (Registro Nacional de Trasplantes) a cadaestablecimiento nuevo que se incorpore al CENATRA, de acuerdo a la informacin recibida porparte de la COFEPRIS, mediante Licencia Sanitaria.

Para los establecimientos que cuentan con una nueva licencia, pero que ya existan en elSIRNT, se registrar la modificacin, cambio o adicin de programas de trasplante, domicilio oactividad, o razn social, sin necesidad de generar otro nmero de RNT.

Las Licencias Sanitarias que, de acuerdo a la informacin de la COFEPRIS se deban cancelar,se registrarn en el SIRNT como REVOCACIN; sin borrar el registro; as como las queinforme que se suspenden, se registrarn en el SIRNT como SUSPENSION TEMPORAL ODEFINITIVA, segn sea el caso.

Las claves de USUARIO para acceso al SIRNT, se formaran con el nmero de RNT seguidodel programa de trasplante. Es decir, se otorgar una clave de USUARIO para cada programaactivo que tenga el Establecimiento; asimismo se otorgar una clave para la actividad deprocuracin.




TRASPLANTE (SIRNT)

Adicionalmente se otorgar una clave igualmente formada por el RNT seguido de la palabraVALIDA, la cual servir al Director del establecimiento para que supervise la actividadregistrada en el SIRNT, y valide de conformidad, como informacin oficial.

Las claves de usuario se envan mediante Responsiva de Usuario a los establecimientos atravs de los COETRAS, CEETRAS o COORDINACIONES INSTITUCIONALES; quienesrecabarn las mismas debidamente requisitadas y firmadas, y las harn llegar al CENATRA.

Las responsivas se archivaran en el expediente correspondiente al establecimiento,sustituyendo la responsiva anterior; ya que para cambios de programas, se realiza una nuevaresponsiva adicionando el nuevo programa.

El CENATRA dara seguimiento con los COETRAS, CEETRAS o COORDINACIONESINSTITUCIONALES, quienes a su vez darn seguimiento a las responsivas y asignacin declaves y contraseas, verificando que los establecimientos de su entidad federativa ocompetencia, queden registrados y tengan acceso al SIRNT del CENATRA.

Las CONTRASEAS para cada una de las claves de USUARIO, se enviarn al correoelectrnico que se encuentre registrado en la RESPONSIVA, firmada por el Director oresponsable sanitario del Establecimiento.




TRASPLANTE (SIRNT)

4.0 Descripcin del procedimientoSecuencia de Etapas Actividad Responsable

1. Recepcin delicencias

Se recibe de la Direccin General, el oficio recibidode la COFEPRIS informando sobre las nuevaslicencias, las modificaciones y/o cancelaciones delas licencias Sanitarias; as como la copia de laslicencias. Turna.

Direccin DelRegistro NacionalDe Trasplantes

2. Revisin y registrode licencias

Registra en el SIRNT la informacin de acuerdo alOficio de la COFEPRIS y Licencia anexa.Si es Nuevo Establecimiento.- Asigna nmero

consecutivo de RNT y llena pantallas de datosgenerales, programas y actividad autorizada.Contina procedimiento.Si es una Modificacin.de Programas autorizados.-

registra en SIRNT los cambios de la licencia nuevacontra la anterior Continua en paso 3..Si es modificacin de algn dato que no sea sobre

programas.- registra cambios en SIRNT y se va alpaso 6Si es Cancelacin.- registra como REVOCACION

en el SIRNT, sin borrar el registro, de acuerdo conlas polticas, y se va al paso 6Si es Suspensin.- registra en el SIRNT en el

campo correspondiente a estatus: Suspensin oSuspensin temporal, sin borrar el registro, y se vaal paso 6.

Subdireccin DeEnlaceInterinstitucional




TRASPLANTE (SIRNT)


3. Elaboracin y envode responsiva

Elabora RESPONSIVA (Anexo ) indicando lasclaves de usuarios que tendrn, de acuerdo losprogramas autorizados; y se le enva de acuerdo a laEntidad Federativa a que pertenezca, al COETRA,CEETRA o COORDINACION INSTITUCIONAL,correspondiente


4. Recaba a travs delos COETRASCEETRASCoordinacionesInstitucionalesresponsiva y enva

Envan a los Establecimientos de su competencialas responsivas para su llenado, firma y escaneo; ylas regresan al CENATRA, va correo electrnico, ylas originales por mensajera.


5. Asignacin y envode contraseas

Recibe responsivas firmadas escaneadas, y asignaen el SIRNT los usuarios y las contraseas para elestablecimiento y enva las contraseas al correoque se indica en la responsiva.





TRASPLANTE (SIRNT)


6. Envo deResponsivas alArchivo

Relaciona las Responsivas y las enva al archivopara su guarda y custodia dentro de los expedientesde cada establecimiento.

7. Elaboracin deinforme

Elabora informe trimestral y anual, reportando lasituacin de los establecimientos: informando losnuevos; los cambios y/o modificaciones; lassuspensiones o revocaciones, correspondientes alperodo que se reporta.






TRASPLANTE (SIRNT)

5.- DIAGRAMA DE FLUJO

DIRECCION DEL REGISTRONACIONAL DETRASPLANTES

SUBDIRECCIN DEENLACE

INTERINSTITUCIONALINICIA

Revisin y Registro delicencias

Recepcin de Licencias 1

2

Elaboracin y envo deresponsiva

3

Recaba Responsiva yenva

4

TERMINA

Asignacin y envo decontraseas

Envo de Responsivasal Archivo

5

6

Elaboracin deInformes




TRASPLANTE (SIRNT)

6.0 Documentos de ReferenciaDocumentos Cdigo)

Ley General de Salud 27IV-2010


Manual de Organizacin del Centro Nacional de Trasplantes Junio 2011Manual del Usuario para el Manejo del Sistema Informtico delRegistro Nacional de Trasplantes No aplica cdigo

7.0 Registro

Registros Tiempo deconservacinResponsable de

conservarloCdigo de registro oidentificacin nica

Sistema Informtico delRegistro Nacional deTrasplantes (SIRNT)

6 aosDRNT.- Subdireccin de

Informtica y MediosElectrnicos

No aplica cdigo

8. Glosario

COFEPRIS.- Comisin Federal de Prevencin contra Riesgos Sanitarios

SIRNT: Sistema Informtico del Registro Nacional de Trasplantes.

9.0 Cambios en esta Versin

Nmero deRevisin

Fecha de laactualizacin Descripcin del cambio

2 Septiembre 2011Se agreg envo de responsivas al archivo y sedetallaron algunas nuevas polticas y se ampli

el ttulo del procedimiento




TRASPLANTE (SIRNT)

10.Anexos3.1 Responsiva de Usuario para acceso al SIRNT

ANEXO ( ) RESPONSIVA DE USUARIOPARA ACCESO AL SIRNT 2011

LLENADO POR EL CENATRA

No. De RNT:

Nombre del Establecimiento:.

Usuario para Validacin

Usuario por Programa:

LLENADO POR EL DIRECTOR DEL ESTABLECIMIENTO

Nombre del Director o Responsable Sanitario: _______________________________________________

Telfono: __________________________ Correo Electrnico: _________________________

Tipo de Institucin a la que pertenece el Establecimiento: Pblica ___ Social ___ Privada ____

Entidad Federativa ____________________________________

En cumplimiento a lo sealado en los artculos 316, 338 de la Ley General de Salud as como los artculos 6 Fraccin XI, 36 Fraccin III yartculos 37 del Reglamento en Materia de Control Sanitario de la Disposicin de rganos y Cadveres de Seres Humanos.

La clave otorgada para uso del SIRNT ampara la informacin que corresponda a los procesos de donacin y/o trasplantes as como losdatos generales del establecimiento, de los Comits Internos, de los Profesionales de la Salud y el Registro de receptores, siendo el SIRNTel nico medio oficial para reportar dicha informacin.

FIRMA DEL DIRECTOR O RESPONSABLE SANITARIO DEL ESTABLECIMIENTO


Direccin del Registro Nacional de Trasplantes Rev.3

4.- Procedimiento para la supervisin del registroque realizan los establecimientos en el SIRNT,sobre sus Profesionales de la Salud y Comits

Internos.Hoja: 1 de 10

4.- PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN DEL REGISTRO QUEREALIZAN LOS ESTABLECIMIENTOS EN EL SIRNT, SOBRE SUS

PROFESIONALES DE LA SALUD Y COMITS INTERNOS





1.0 Propsito

1.1 Contar con un procedimiento que permita supervisar que los establecimientos registren en elSistema Informtico del Registro Nacional de Trasplantes, a sus Profesionales de la Salud eintegrantes del Comit.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno, el procedimiento es aplicable a la Direccin del Registro Nacional deTrasplantes, Subdireccin de Enlace Interinstitucional


3.1 Es responsabilidad de la Subdireccin de Enlace Interinstitucional de la Direccin del RegistroNacional de Trasplantes, supervisar y vigilar que la informacin de los profesionales de la salud eintegrantes de los Comits Internos se encuentre registrada a travs del Sistema Informtico delRegistro Nacional de Trasplantes (SIRNT).

3.2 La metodologa a seguir para la revisin de los establecimientos en el SIRNT, consistir en losiguiente:

3.2.1 Al inicio de cada ao se contar con el inventario de los establecimientos que no han subidoal SIRNT la informacin sobre Comits y Profesionales de la Salud.

3.2.2 De stos, se solicitar que ingresen su informacin, a travs de correo electrnico a susDirectores o por telfono y posteriormente se les requerir a travs de sus COETRAS oCEETRAS, Trimestralmente.

3.2.3 En cuanto a los establecimientos que se dedican a la procuracin, se supervisar quecuenten con el registro de por lo menos un coordinador de donacin.

3.2.4 En cuanto a los establecimientos que si cuentan con informacin de los Profesionales de laSalud y de los integrantes del Comit, se analizar dicha informacin en cuanto a:

- Si est reclasificada dicha informacin de acuerdo a los catlogos correspondientes aProfesiones de los profesionales de la salud y en cuanto a Cargos dentro del Comit.

En cuanto a los establecimientos que se dedican a la procuracin de rganos y tejidos, verificarque cuenten con por lo menos un profesional registrado como Coordinador de la Donacin.





Ambas situaciones se reportarn trimensualmente mediante informes a la Direccin de rea, aefecto de que se dicten las medidas necesarias, o instruya alguna asesora informtica a laSubdireccin correspondiente y/o se programen las visitas a los establecimientos con mayorinconsistencia de informacin.

3.3 En el mes de diciembre de cada ao, se emitir un inventario tanto de los establecimientos sinregistro de informacin, como de informacin incompleta y sobre observaciones en cuanto a laintegracin de los Comits y profesiones de los profesionales, a efecto de tratarlas para susolventacin a travs de las Coordinaciones Institucionales, a efecto de darles seguimiento.

3.3 Quedan exceptuados de la obligacin de contar con Comit, los BANCOS Y LOS QUE SEDEDICAN A REPRODUCCIN ASISTIDA (CELULAS GERMINALES); ya que no realizanactividades de procuracin ni de trasplantes.

3.4 De los establecimientos nuevos que se incorporen, se aplica el procedimiento Altas y Bajas deestablecimientos , y, en el seguimiento que se da a travs de losCOETRAS/CEETRAS/COORDINACION INSTITUCIONAL, que corresponda, se les pide quesoliciten al establecimiento el registro de sus profesionales de la salud y el registro de losintegrantes del Comit, de acuerdo a los catlogos que para ello existen en el SIRNT, en cuantose les asignen sus CLAVES Y CONTRASEAS de acceso.

3.5 Se considerarn como pendientes de dicha informacin, a los establecimientos que teniendo susclaves de acceso actualizadas, en un lapso de 1 mes, no hayan registrado a sus profesionales dela salud e integrantes del Comit.

3.6 De los establecimientos que tengan modificaciones o adiciones en sus programas autorizados; oque cambien de director, por seguridad, mediante la elaboracin de una nueva responsiva se lesasignaran nuevas contraseas via correo electrnico.

.






1.0 INGRESO ALSIRNT

1.1 Se ingresa al SIRNT a travs de la pginawww.cenatra.gob.mx/rnt registrando usuario ycontrasea

Subdireccin de EnlaceInterinstitucional

2.0 BSQUEDA DEREGISTRO DEESTABLECIMIENTO

2.1 Se da click en el mdulo de Nacionalsubmdulo datos y submen establecimientos


3.0 BSQUEDA DEREGISTRO DEESTABLECIMIENTO

3.1 Se ingresa el Nmero o nombre delestablecimiento a consultar; si se desconoce,se ingresa la dependencia o entidad federativa,para buscarlo de los que se desplieguen.


4.0 CONSULTA DEINFORMACION

4.1 Se elige la palabra accesa pginasiguiente. Una vez estando en elestablecimiento que se requiere, se va alsubmen de profesionales de la Salud y al deInstalacin de Comit


5.0 SUPERVISION DEINFORMACION

5.1 Se Supervisa si el Establecimiento tieneregistrados a sus profesionales de la salud deacuerdo al catlogo de profesiones y a losintegrantes del Comit de acuerdo al catlogo deCargos en el Comit.

Si Se va al final del procedimientoNo Se contacta al Director del Establecimientopara solicitarle dicho registro







6.0 SEGUIMIENTO

6.1 Se vuelve a revisar, para verificar si yasubieron la informacin y la clasificaron en loscatlogos

Si: Se va al Final del ProcedimientoNo: Se contacta al COETRA o CEETRA de laEntidad Federativa correspondiente, parasolicitarle que supervise dicha informacin faltantey la solicite al establecimiento, hasta que laregistre.


7.0 ELABORACION YENVIO DE OFICIO

7.1 El Director del Registro Nacional deTrasplantes firma y autoriza elaboracin yenvo de oficio a la Contralora Interna y alaCOFEPRIS..

Direccin del RegistroNacional de Trasplantes

8.0 ELABORACION YENVO DE INFORME 8.1 Elabora informe trimestral


9.0 REPORTE ANUAL

9.1 En diciembre de cada ao, se revisan quelos establecimientos que tuvieron faltantes deregistro de informacin durante el ao, encuanto a Profesionales de la Salud y comits, yelabora un Reporte para determinar cuales sicumplieron y cuales siguen pendientes, queser la base para tomar medidas para elsiguiente ao.







5.- DIAGRAMA DE FLUJOSUBDIRECCIN DE ENLACE

INTERINSTITUCIONALESTABLECIMIENTO DIRECCIN DEL REGISTRO

NACIONAL DE TRASPLANTES

A

ACCESO AL SIRNT

INGRESO ALESTABLECIMIENTOA SUPERVISAR

REGISTRO DEPROFESIONALES DELA SALUD Y COMITE

A

INICIO

1

2

ACCESO AL MENUDEESTABLECIMIENTOS

3

4






INTERINSTITUCIONAL ESTABLECIMIENTO/COETRA/CEETRA

DIRECCIN DEL REGISTRONACIONAL DE TRASPLANTES

NO

SI

ELABORACION DEOFICIO

A

B

RESGIS-TRADO?

8

5

6

7

SEGUIMIENTO

SUPERVISION DEINFORMACION

ATIENCION

INSTRUYE YFIRMA OFICIO






INTERINSTITUCIONALESTABLECIMIENTO DIRECCIN DEL REGISTRO

NACIONAL DE TRASPLANTES

INFORMETRIMESTRAL

B

TERMINO

8

9

REPORTE ANUAL





6.0 Documentos de ReferenciaDocumentos Cdigo

Ley General de Salud 28 VI-2005


Manual de Organizacin del Centro Nacional de Trasplantes DGPOP/07/04860Manual del Usuario para el Manejo del Sistema Informtico delRegistro Nacional de Trasplantes No aplica cdigo

7.0 Registro






No aplica cdigo

8.0 Glosario

8.1 COFEPRIS: Comisin Federal de Proteccin Contra Riesgos Sanitarios.

8.2 ESTABLECIMIENTO AUTORIZADO: Es el hospital con licencia sanitaria autorizada por laCOFEPRIS para realizar actividades de disposicin, trasplantes de rganos, tejidos y bancos detejidos y clulas.

8.3 SIRNT: Sistema Informtico del Registro Nacional de Trasplantes.






Nmero de Revisin Fecha de laactualizacin Descripcin del cambio

4 2011

Se adicionaron los Catlogos especficospara el registro de la Informacin sobre:PROFESIONESCARGOS EN EL COMITPor lo que la informacin existente se deberegistrar en dichos catlogos.

Tambin se omiti la impresin de pantallas,de acuerdo con la poltica de ahorro depapel.

10. 0 Anexos

10.1 No Aplica



Hoja: 1 de 75.- Procedimiento para la supervisin del registro de pacientes querequieren un trasplante en el Sistema Informtico del RegistroNacional de Trasplantes

5.- PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN DEL REGISTRO DE PACIENTES QUE REQUIERENUN TRASPLANTE EN EL SISTEMA DEL REGISTRO NACIONAL DE TRASPLANTES




1.0 Propsito

1.1 Contar con un procedimiento de supervisin del registro de pacientes que requieren un trasplanteen el Sistema Informtico del Registro Nacional de Trasplantes (SIRNT) realizado en losestablecimientos autorizados para estos fines por Comisin Federal de Proteccin Contra RiesgosSanitarios (COFEPRIS).

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno, el procedimiento es aplicable a la Direccin del Registro Nacional de Trasplantes,la Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos y del Departamento de Informtica yEstadstica.


3.1 Es responsabilidad de la Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos y del Departamento deInformtica y Estadstica de la Direccin del Registro Nacional de Trasplantes, supervisar que lainformacin que registren los establecimientos autorizados por COFEPRIS, relativa a los pacientesque necesitan un trasplante a travs del Sistema Informtico del Registro Nacional de Trasplantes(SIRNT), sea completa y congruente de acuerdo a las polticas emitidas por la Direccin del RegistroNacional de Trasplantes y por las disposiciones jurdicas vigentes aplicables en la materia.

3.2 La Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos a travs del Departamento de Informtica yEstadstica, elaborar y entregar informes trimestrales sobre el nmero de pacientes registrados enel SIRNT por rgano y tejido y el comparativo con fecha de corte al ltimo da del trimestre.

3.3 Los profesionales de la salud responsables de los establecimientos sern los encargados de aclararcualquier irregularidad detectada por el personal de la Direccin del Registro Nacional de trasplantesde acuerdo a las polticas definidas por dicha direccin.

3.4 La Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos a travs del Departamento de Informtica yEstadstica, elaborar y entregar informes mensuales de irregularidades detectadas en el registrode la informacin en el SIRNT a la Direccin del Registro Nacional de Trasplantes para suseguimiento a travs del PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIN DE IRREGULARIDADES DEESTABLECIMIENTOS CON AUTORIZACIN PARA ACTOS DE DISPOSICIN DE RGANOS.





1.0 Supervisin de lainformacin

1.1 Revisa los registros a travs del SIRNT(www.cenatra.gob.mx/rnt) de los nuevos pacientesingresados por los establecimientos del da anterior.

Subdireccin DeInformtica Y MediosElectrnicos Y elDepartamento DeInformtica yEstadstica

2.0 Anlisis y deteccinde irregularidades de lainformacin

2.1 Analiza la informacin de acuerdo a las polticasde la Direccin del Registro Nacional de Trasplantespara la deteccin de irregularidades.Se detecta irregularidad?

Si: Pasa a la Actividad No. 3.0.No: Pasa a la Actividad No. 7. 0.


3.0 Registro en reportede irregularidades

3.1 Se registra en reporte de irregularidades de lainformacin de receptores del mes.


4.0 Elaboracin yentrega de informemensual deirregularidades 4.1 Se elabora y entrega informe mensual con las

irregularidades detectadas, a la Direccin delRegistro Nacional de Trasplantes para su atencin.

Subdireccin DeInformtica Y Medios

Electrnicos Y elDepartamento De

Informtica yEstadstica




5.0 Solicitud decorreccin deirregularidades

5.1 Se solicita va telefnica al personal responsabledel establecimiento la correccin de dichasirregularidades en un mximo de 5 das hbilesposterior al aviso.


6.0 Supervisin de lairregularidad

6.1 Se da supervisa nuevamente por parte delpersonal a las irregularidades.Continua irregularidad?

Si: Se informa por escrito a la Direccin del RegistroNacional de Trasplantes para su seguimiento atravs del PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCINDE IRREGULARIDADES DE ESTABLECIMIENTOSCON AUTORIZACIN PARA ACTOS DEDISPOSICIN DE RGANOS.

No: Pasa a la Actividad No. 7.0.


7.0 Elaboracin yentrega de informe depacientes registrados yde irregularidadessolventadas

7.1 Se elabora y entrega informe trimestral, semestraly anual de pacientes registrados por rganos y/otejidos, as como de las irregularidades encontradasy en su caso solventadas a la Direccin del RegistroNacional de Trasplantes.

Subdireccin DeInformtica Y Medios

Electrnicos Y elDepartamento De


8.0 Archivar 8.1 Archivar informes entregados a la Direccin delRegistro Nacional de Trasplantes


TERMINA PROCESO




5.0 Diagrama de Flujo

SUBDIRECCIN DE INFORMTICA Y MEDIOS ELECTRNICOS YDEPARTAMENTO DE INFORMTICA Y ESTADSTICA

INICIO

SUPERVISION DE LAINFORMACION

1

TERMINA

ANALISIS Y DETECCIONDE IRREGULARIDADESDE LA INFORMACION

2

SE DETECTANIRREGULA-RIDADES?

REGISTRO EN REPORTEDE IRREGULARIDADES

3

ELABORACIN YENTREGA DE INFORMEMENSUAL DEIRREGULARIDADES

4

6

NO

SI

A

A

ARCHIVAR

5

ELABORACIN Y ENTREGADE INFORME DE PACIENTESREGISTRADOS, AS COMODE IRREGULARIDADESSOLVENTADAS

SOLICITUD DECORRECCION DEIRREGULARIDADES

SUPERVISION DE LAIRREGULARIDAD

7

SE DETECTANIRREGULA-RIDADES?

SIPROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION

DE IRREGULARIDADES DEESTABLECIMIENTOS CON

AUTORIZACION PARA ACTOS DEDISPOSICION DE ORGANOS

NO

8

7





Ley General de Salud 27-04-2010



7.0 Registro






No aplica cdigo

8.0 Glosario


8.2 ESTABLECIMIENTO AUTORIZADO: Es el hospital con licencia sanitaria por COFEPRIS pararealizar actividades de disposicin, trasplantes de rganos, tejidos y bancos de tejidos y clulas.

8.3 IRREGULARIDAD: Es cuando la informacin registrada no cumple con las normas o requerimientosestablecidos por el Centro Nacional de Trasplantes.

8.4 INFORMACION COMPLETA: Es cuando se registra la informacin mnima requerida para dar dealta a un paciente en espera de un trasplante.

8.5 INFORMACIN CONGRUENTE: Es cuando la informacin registrada sea lgica y coherente, porejemplo en las fechas de nacimiento.


8.7 TRASPLANTE DE RGANOS Y TEJIDOS: Transferencia de un rgano, tejido o clulas de unaparte del cuerpo a otra, o de un individuo a otro y que se integren en el organismo.






2 Septiembre 2011

Se especifica que las irregularidades detectadas yno solventadas se les dar seguimiento en elPROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIN DEIRREGULARIDADES DE ESTABLECIMIENTOSCON AUTORIZACIN PARA ACTOS DEDISPOSICIN DE RGANOS.

10.0 Anexos10.1 No aplica



Hoja: 1 de 76.-Procedimiento para la supervisin de los reportes de muerteenceflica y donacin de rganos y/o tejidos de personas fallecidasen el SIRNT

6.- PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN DE LOS REPORTES DE MUERTE ENCEFLICA YDE LAS DONACIONES DE RGANOS Y/O TEJIDOS DE PERSONAS FALLECIDAS EN EL SIRNT




1.0 Propsito

1.1 Contar con un procedimiento para la supervisin de los reportes de muerte enceflica (ME)ydonaciones de rganos y/o tejidos de personas fallecidas, efectuados en los establecimientosautorizados

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno, el procedimiento es aplicable a la Direccin del Registro Nacional de Trasplantes ySubdireccin de Informtica y Medios Electrnicos y Departamento de Informtica y Estadstica.


3.1 Es responsabilidad de la Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos de la Direccin delRegistro Nacional de Trasplantes y de su departamento a su cargo, supervisar los reportes de lasmuertes enceflicas, as como las donaciones concretadas y no concretadas de rganos y/o tejidosde personas fallecidas a travs del Sistema Informtico del Registro Nacional de Trasplantes(SIRNT).

3.2 Los establecimientos sern los responsables de informar las Muertes Enceflicas y las donacionesde personas fallecidas en un tiempo mximo de 5 das hbiles posteriores al mismo, asesoradossegn lo soliciten a travs de la Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos y eldepartamento a su cargo.

3.3 La Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos y el Departamento a su cargo supervisara quela informacin de los reportes de Muertes Enceflicas y de las donaciones de personas fallecidassea congruente y completa de acuerdo a las polticas de la Direccin del Registro Nacional deTrasplantes.

3.4 Los profesionales de la salud responsables de los establecimientos sern los encargados de aclararcualquier irregularidad detectada por el personal de la Direccin del Registro Nacional de trasplantede acuerdo a las polticas definidas por el CENATRA.

3.5 La Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos entregar informes trimestrales deirregularidades solventadas y no solventadas a la Direccin del Registro Nacional de Trasplantespara su seguimiento a travs del PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DEIRREGULARIDADES DE ESTABLECIMIENTOS CON AUTORIZACION PARA ACTOS DEDISPOSICIN DE RGANOS





1.0 Ingreso ysupervisin de lainformacin

1.1 Revisar diariamente a travs del SIRNT(www.cenatra.gob.mx/rnt) los registros de muerteenceflica y donacin de rganos y tejidos depersonas fallecidas del da anterior.

Subdireccin DeInformtica Y MediosElectrnicos YDepartamento DeInformtica yEstadstica

2.0 Anlisis y deteccinde irregularidades de lainformacin

2.1 Analiza la informacin de acuerdo a laspolticas de la Direccin del Registro Nacional deTrasplantes para la deteccin de irregularidades.Se detecta irregularidad?

SI: Pasa a la Actividad No. 3.0

NO: Pasa a Actividad No 5.0



3.1 El personal operativo se comunicar vatelefnica con el personal responsable delestablecimiento, solicitndole a su vez, segn seael caso, corregir a travs del formato Propuesta deformato para modificaciones o cambios en elSIRNT (Anexo 8,1) en un tiempo mximo de 10das hbiles.



4.1 Se revisa nuevamente por el personal sicontina la irregularidad.Continua irregularidad?

SI: Se informa por escrito a la Direccin delRegistro Nacional de Trasplantes para suseguimiento de acuerdo al PROCEDIMIENTOPARA LA ATENCIN DE IRREGULARIDADESDE ESTABLECIMIENTOS CON AUTORIZACINPARA ACTOS DE DISPOSICIN DE RGANOSNO: Pasa a actividad No. 5.0


5.0 Elaboracin y envode informe

5.1 Elabora informe mensual y anual, resumiendolos reportes de muerte enceflica y donacin derganos y/o tejidos de personas fallecidas, ascomo las irregularidades detectadas, solventadas y

Subdireccin DeInformtica Y MediosElectrnicos YDepartamento De




Secuencia de Etapas Actividad Responsableno solventadas de la informacin a la Direccin delRegistro Nacional de Trasplantes.


TERMINA PROCESO




5.0 Diagrama de Flujo

SUBDIRECCIN DE INFORMTICA Y MEDIOS ELECTRNICOS

Se detectairregularidad?

No

1

Ingreso y supervisin dela informacin

2

4

INICIA

Anlisis de lainformacin

2

4SI

NO

SI

Procedimiento para la atencin deirregularidades de

establecimientos con autorizacinpara actos de disposicin de

rganos


Anlisis y deteccin deirregularidades de lainformacin

Se informa por escrito a laDireccin del RegistroNacional Translantes

TERMINA

Elaboracin y envode informe

Solicitud de correccinde irregularidades

3

Supervisin de lairregularidad


1

1

1

5

4








7.0 Registro






No aplica cdigo

8.0 Glosario

8.1 CEETRAS: Centros Estatales de Trasplantes.

8.2 CENATRA: Centro Nacional de Trasplantes.

8.3 COETRAS: Consejos Estatales de Trasplantes.


8.5 COMIT DE TRASPLANTES: Es el organismo rector, que tiene la responsabilidad de coordinar lasacciones, legales, operativas y administrativas; relacionadas con donacin y trasplantes, vigila lalegalidad de los actor relacionados, en un establecimiento autorizado para donacin y/o trasplantes, yselecciona disponentes originarios y receptores para trasplante

8.6 DONACIN: En materia de rganos, tejidos y clula y cadveres, consiste en el consentimientotcito o expreso de la persona para que, en vida o despus de su muerte, su cuerpo o cualquiera de suscomponentes se utilice para trasplantes.




8.7 ESTABLECIMIENTO AUTORIZADO: Es el hospital con licencia sanitaria por COFEPRIS pararealizar actividades de disposicin, trasplantes de rganos, tejidos y bancos de tejidos y clulas.

8.8 RGANO: Entidad morfolgica compuesta por la agrupacin de tejidos diferentes que concurren aldesempeo del mismo trabajo fisiolgico.


8.10 TEJIDOS: Entidad morfolgica compuesta por la agrupacin de clulas de la misma naturaleza,ordenadas con regularidad y que desempean una misma funcin. La sangre ser considerada comotejido.

8.11 TRASPLANTE DE RGANOS Y/O TEJIDOS: Transferencia de un rgano, tejido o clulas de unaparte del cuerpo a otra, o de un individuo a otro, que se integren en el organismo.



4 2010

Se cambio el nombre del procedimientoSupervisin del registro de muerte enceflica ydonacin de rganos y/o tejidos de personasfallecidas a Supervisin de los reportes demuerte enceflica y donacin de rganos y/otejidos de personas fallecidas en virtud demodificarse las etapas del procedimiento, deRecabar datos y envi de informacin aSupervisin, anlisis y seguimiento de lainformacin a travs del SIRNT

10.0 Anexos6.1 Propuesta de formato para modificaciones o cambios en el SIRNT



Hoja: 1 de 77.- Procedimiento para la supervisin del registro de trasplantesreportados en el SIRNT

7.-PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIN DEL REGISTRO DE TRASPLANTES REPORTADOSEN EL SIRNT




1.0 Propsito

1.1 Contar con un procedimiento para la supervisin a travs del Sistema Informtico del RegistroNacional de Trasplantes (SIRNT) de los trasplantes reportados por los establecimientos autorizados

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno, el procedimiento es aplicable a la Direccin del Registro Nacional de Trasplantes(DRNT), Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos y el departamento a su cargo.


3.1 Es responsabilidad de la Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos y el Departamento a sucargo supervisar que los establecimientos autorizados reporten la actividad de trasplantes a travsdel el SIRNT.

3.2 Es responsabilidad de los profesionales de la salud de los establecimientos que efectentrasplantes, informar de cada trasplante realizado en un lapso mximo de 10 das hbiles posterioral mismo, para ello la Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos otorgara la asesorainformtica necesaria para el ingreso correcto de la informacin al SIRNT.

3.3 Los reportes ingresados por los profesionales de la salud de los establecimientos autorizadosdebern ser congruentes y completos de acuerdo a las polticas emitidas por la Direccin delRegistro Nacional de Trasplantes(DRNT) y por las disposiciones jurdicas vigentes aplicables en lamateria.

3.4 Los profesionales de la salud responsables de los establecimientos sern los encargados de aclararcualquier irregularidad detectada por el personal de la Direccin del Registro Nacional de trasplantede acuerdo a las polticas definidas por dicha direccin.

3.5 La Subdireccin de Informtica y Medios Electrnicos entregar informes trimestrales deirregularidades solventadas y no solventadas a la Direccin del Registro Nacional de Trasplantespara su seguimiento a travs del PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIN DEIRREGULARIDADES DE ESTABLECIMIENTOS CON AUTORIZACIN PARA ACTOS DEDISPOSICIN DE RGANOS.






1.0 Supervisin de lainformacin

1.1 Personal operativo ingresar diariamente alSIRNT (www.cenatra.gob.mx/rnt) para supervisarlos trasplantes registrados de origen vivo, tejidoimportado o cadavrico ingresados por losestablecimientos del da anterior.

Subdireccin DeInformtica Y MediosElectrnicos y elDepartamento deInformtica y Estadstica

2.0 Anlisis y deteccinde irregularidades de lainformacin.

2.1 Analiza la informacin de acuerdo a laspolticas de la Direccin del Registro Nacional deTrasplante Se detecta irregularidad?

SI: Pasa a la Actividad No. 3.0

NO: Pasa a Actividad No 5.0



3.1 El personal operativo se comunicar vatelefnica con personal responsable delestablecimiento, solicitndole a su vez, segn seael caso, corregir a travs del formato Propuesta deformato para modificaciones o cambios en elSistema Informtico del Registro Nacional deTrasplantes(anexo 9.1), o ingresar al SIRNT losdatos necesarios para su debido registro yaclaracin, teniendo como plazo mximo 10 dashbiles.



4.0 Se supervisa nuevamente por parte delpersonal si contina la irregularidad.Continua irregularidad?

Si: Se informa por escrito a la Direccin delRegistro Nacional de Trasplantes para suseguimiento a travs del PROCEDIMIENTOPARA LA ATENCIN DE IRREGULARIDADESDE ESTABLECIMIENTOS CON AUTORIZACINPARA ACTOS DE DISPOSICIN DERGANOS.

No: Pasa a la Actividad No. 5.0





5.0 Elaboracin y envode informe.

5.1 Elabora y entrega un informe trimestral y anual,de los trasplantes registrados, as como lasirregularidades detectadas, solventadas y nosolventadas para su anlisis y concentracin porparte de la DRNT.






5.0 Diagrama de flujo

SUBDIRECCIN DE INFORMTICA Y MEDIOS ELECTRNICOS


No

1Ingreso y supervisin de

la informacin

2

4

INICIA

2

4SI

NO

SI

Procedimiento para la atencin deirregularidades de

establecimientos con autorizacinpara actos de disposicin de

rganos


Anlisis y deteccin deirregularidades de lainformacin

Se informa por escrito a laDireccin del RegistroNacional Trasplantes

TERMINA

Elaboracin y envode informe

Solicitud de correccinde irregularidades

3

Supervisin de lairregularidad


1

1

1

5

4








7.0 Registro






No aplica cdigo

8.0 Glosario

8.1 CEETRAS: Centros Estatales de Trasplantes.

8.2 CENATRA: Centro Nacional de Trasplantes.

8.3 COETRAS: Consejos Estatales de Trasplantes.


8.5 COMIT DE TRASPLANTES: Es el organismo rector, que tiene la responsabilidad de coordinar lasacciones, legales, operativas y administrativas; relacionadas con donacin y trasplantes, vigila lalegalidad de los actor relacionados, en un establecimiento autorizado para donacin y/o trasplantes, yselecciona disponentes originarios y receptores para trasplante

8.6 DONACIN: La donacin en materia de rganos, tejidos y clula y cadveres, consiste en elconsentimiento tcito o expreso de la persona para que, en vida o despus de su muerte, su cuerpo ocualquiera de sus componentes se utilice para trasplantes.

8.7 DRNT: Direccin del Registro Nacional de Trasplantes8.8 ESTABLECIMIENTO AUTORIZADO: Es el hospital con licencia sanitaria por COFEPRIS pararealizar actividades de disposicin, trasplantes de rganos, tejidos y bancos de tejidos y clulas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo: RNTCentro Nacional de Tr

Documents

1.-PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE …€¦ · MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: DIRECCION GENERAL Rev.0 1.- Procedimiento para la gestión de documentos. Manejo de correspondencia