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Secretaría de Administración y FinanzasOficina de Servicios de ComprasSecretaría de Administración y FinanzasOficina de Servicios de Compras

Secretaría GeneralInforme de Viajes

2007

Secretaría GeneralInforme de Viajes

2007

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Tabla de ContenidoTabla de Contenido

• ¿Por qué viajamos? ¿Por qué viajamos?

• Nuestro MandatoNuestro Mandato

• Memorando Administrativo 79 Rev.3Memorando Administrativo 79 Rev.3

• Transformación de los Servicios de Viajes y Logros en Transformación de los Servicios de Viajes y Logros en 20072007

• Estadísticas de ViajesEstadísticas de Viajes

• Cumplimiento del Mandato de Política de ViajesCumplimiento del Mandato de Política de Viajes

• Mirando al Futuro - La Transformación Continúa en 2008Mirando al Futuro - La Transformación Continúa en 2008

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¿Por Qué Viajamos? Una parte integral de nuestro negocio

¿Por Qué Viajamos? Una parte integral de nuestro negocio

Una inversión para lograr los objetivos de la Organización.Una inversión para lograr los objetivos de la Organización.

Permite a la OEA ejecutar sus mandatos reuniendo a la gente, Permite a la OEA ejecutar sus mandatos reuniendo a la gente, tanto en la Sede como en el resto de la región, para fortalecer tanto en la Sede como en el resto de la región, para fortalecer la cooperación y avanzar en los intereses comunes.la cooperación y avanzar en los intereses comunes.

Como principal foro político de la región y elemento clave en el Como principal foro político de la región y elemento clave en el desarrollo de América Latina y el Caribe, la OEA utiliza su desarrollo de América Latina y el Caribe, la OEA utiliza su exclusivo poder de convocatoria. Para ello, los viajes facilitan la exclusivo poder de convocatoria. Para ello, los viajes facilitan la participación en Cumbres, Reuniones Ministeriales y de alto participación en Cumbres, Reuniones Ministeriales y de alto nivel, así como en foros de redes regionales. nivel, así como en foros de redes regionales.

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La OEA tiene la legitimidad, credibilidad y los mandatos para La OEA tiene la legitimidad, credibilidad y los mandatos para prevenir conflictos, garantizar la paz y proteger los valores prevenir conflictos, garantizar la paz y proteger los valores democráticos; los viajes son un elemento clave para desarrollar democráticos; los viajes son un elemento clave para desarrollar estas funciones. Solamente en el 2007 se llevaron a cabo 6 estas funciones. Solamente en el 2007 se llevaron a cabo 6 observaciones electorales y misiones exploratorias, así como observaciones electorales y misiones exploratorias, así como varias misiones de paz que se llevaron a cabo a los más altos varias misiones de paz que se llevaron a cabo a los más altos niveles.niveles.

El diseño e implementación de las actividades de cooperación El diseño e implementación de las actividades de cooperación para el desarrollo se realizan en función de los países donde se para el desarrollo se realizan en función de los países donde se ejecutan los programas, lo cual requiere viajar extensamente.ejecutan los programas, lo cual requiere viajar extensamente.

¿Por Qué Viajamos? Una parte integral de nuestro negocio

¿Por Qué Viajamos? Una parte integral de nuestro negocio

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Nuestro MandatoNuestro Mandato

• Encomendar a la Secretaría General a que presente al Consejo Permanente, a más Encomendar a la Secretaría General a que presente al Consejo Permanente, a más tardar el 29 de febrero de 2008, un informe de progreso que describa en detalle las tardar el 29 de febrero de 2008, un informe de progreso que describa en detalle las mejoras alcanzadas en el proceso de compra de pasajes aéreos a raíz de la nueva mejoras alcanzadas en el proceso de compra de pasajes aéreos a raíz de la nueva relación contractual entre la Secretaría General y el proveedor exclusivo de servicios de relación contractual entre la Secretaría General y el proveedor exclusivo de servicios de agencia de viajes, así como los procedimientos operativos que ésta entidad sigue para agencia de viajes, así como los procedimientos operativos que ésta entidad sigue para procurar dichos servicios de manera satisfactoria, eficiente, y en cumplimiento con las procurar dichos servicios de manera satisfactoria, eficiente, y en cumplimiento con las recomendaciones hechas por la Junta de Auditores Externos en su informe al Consejo recomendaciones hechas por la Junta de Auditores Externos en su informe al Consejo Permanente JAE/doc.37/07 en materia de viajes, y con los reglamentos y procedimientos Permanente JAE/doc.37/07 en materia de viajes, y con los reglamentos y procedimientos de la Organización.de la Organización.

• Encomendar a la Secretaría General que implemente mecanismos más efectivos para Encomendar a la Secretaría General que implemente mecanismos más efectivos para asegurar el cumplimiento de la regla vigente establecida por el Consejo Permanente que asegurar el cumplimiento de la regla vigente establecida por el Consejo Permanente que requiere que todos los pasajes financiados con el Fondo Regular, el FEMCIDI, fondos requiere que todos los pasajes financiados con el Fondo Regular, el FEMCIDI, fondos específicos y fondos fiduciarios, administrados por la Secretaría General, sean específicos y fondos fiduciarios, administrados por la Secretaría General, sean comprados en clase económica, salvo los casos del Secretario General, el Secretario comprados en clase económica, salvo los casos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y el Presidente del Consejo Permanente, e informar trimestralmente al General Adjunto y el Presidente del Consejo Permanente, e informar trimestralmente al Consejo Permanente sobre los casos en que no se cumpla con esta disposición.Consejo Permanente sobre los casos en que no se cumpla con esta disposición.

* Los Auditores Externos recomendaron un mayor control sobre los adelantos de viaje.

Resolución AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07),Resolución AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Sección III Disposiciones Generales, párrafo A.11, Sección III Disposiciones Generales, párrafo A.11, llama a la Secretaría General a:llama a la Secretaría General a:

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Memorandum Administrativo No 79 Rev. 3

Memorandum Administrativo No 79 Rev. 3

• Cubre los viajes oficiales, estatutarios, para la Asamblea General y otros viajes Cubre los viajes oficiales, estatutarios, para la Asamblea General y otros viajes de grupos.de grupos.

• Provee los procedimientos administrativos y financieros para la de compra de Provee los procedimientos administrativos y financieros para la de compra de pasajes aéreos y las reservas de viaje.pasajes aéreos y las reservas de viaje.

• Determina los procedimientos para adelantos de viaje para el pago de per diem Determina los procedimientos para adelantos de viaje para el pago de per diem y gastos terminales, así como el registro de las obligaciones correspondientes y gastos terminales, así como el registro de las obligaciones correspondientes en el sistema financiero.en el sistema financiero.

• Guía a los viajeros que usan el documento oficial de la OEA para viajar y Guía a los viajeros que usan el documento oficial de la OEA para viajar y determina los procedimientos para solicitar y devolver dicho documento.determina los procedimientos para solicitar y devolver dicho documento.

• Provee las instrucciones para reportar a tiempo los resultados de viajes y para la Provee las instrucciones para reportar a tiempo los resultados de viajes y para la presentación del Reporte de Gastos de Viaje (TEC).presentación del Reporte de Gastos de Viaje (TEC).

La Política de Viajes revisada el 03 de Marzo de 2006 provee las reglas e La Política de Viajes revisada el 03 de Marzo de 2006 provee las reglas e instrucciones para todo los viajes a nombre de la Secretaría General. Tanto los instrucciones para todo los viajes a nombre de la Secretaría General. Tanto los auditores externos como internos monitorean la adherencia y el cumplimiento de auditores externos como internos monitorean la adherencia y el cumplimiento de estas reglas.estas reglas.

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Transformación de los Servicios de Viaje y Logros en

el año 2007

- Ejecutando el Mandato -

Transformación de los Servicios de Viaje y Logros en

el año 2007

- Ejecutando el Mandato -

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Transformación de los Servicios de Viaje y Logros en el año 2007

Transformación de los Servicios de Viaje y Logros en el año 2007

Dic. 06Dic. 06

Ene. 07Ene. 07

Feb. 07Feb. 07

Nov. 07Nov. 07

Ene. 08Ene. 08

El comité de adjudicación de contratos recomendó la El comité de adjudicación de contratos recomendó la selección de Omega World Travel para proveer externamente selección de Omega World Travel para proveer externamente servicios de viajes a la SG/OEA.servicios de viajes a la SG/OEA.

Se firmó el contrato con Omega.Se firmó el contrato con Omega.

Se inició la implementación total de los servicios contratados Se inició la implementación total de los servicios contratados externamente.externamente.

Se firmó un acuerdo con American Express para la Se firmó un acuerdo con American Express para la facturación centralizada de servicios relacionados a viajes. facturación centralizada de servicios relacionados a viajes.

American Express inició sus servicios.American Express inició sus servicios.

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Logros Alcanzados en 2007Administración Efectiva de Costos

Logros Alcanzados en 2007Administración Efectiva de Costos

Oficina en Sede: Costo Aprox. Anual (2006)Oficina en Sede: Costo Aprox. Anual (2006)

Dos posiciones G6 @ aprox. $55,000 / añoDos posiciones G6 @ aprox. $55,000 / año $ 110,000$ 110,000

Costo de oportunidad de espacio arrendado actualmenteCosto de oportunidad de espacio arrendado actualmente $ 55,200$ 55,200

Cargo por boleto $25 x 3,525 boletoCargo por boleto $25 x 3,525 boleto $ 88,125$ 88,125

Costo Anual de mantener la Oficina de Viaje en la SedeCosto Anual de mantener la Oficina de Viaje en la Sede $ 253,325$ 253,325

Oficina fuera de Sede: Costo Aprox. Anual 2007Oficina fuera de Sede: Costo Aprox. Anual 2007

Un G6 a tiempo parcial @ aprox. $55,000 / añoUn G6 a tiempo parcial @ aprox. $55,000 / año $ 27,500$ 27,500

Cargo por boleto: $37 x 3,525 boletosCargo por boleto: $37 x 3,525 boletos $ 130,425$ 130,425

Costo Anual de mantener la Oficina de Viaje fuera de SedeCosto Anual de mantener la Oficina de Viaje fuera de Sede $ 157,925$ 157,925

Ahorro total anual por tener la oficina fuera de SedeAhorro total anual por tener la oficina fuera de Sede $ 95,400*$ 95,400*

* Los ahorros representan la diferencia en costo anual de tener una oficina dentro o fuera de la Sede.* Los ahorros representan la diferencia en costo anual de tener una oficina dentro o fuera de la Sede.

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Logros Alcanzados en el año 2007Como parte de la Transformación

Logros Alcanzados en el año 2007Como parte de la Transformación

Otras Áreas de Mejoras:Otras Áreas de Mejoras:

• Servicios de viaje centralizados para mejorar la Servicios de viaje centralizados para mejorar la responsabilidad, la supervisión y los informes.responsabilidad, la supervisión y los informes.

• Estadísticas más exactas para identificar y medir los costos de Estadísticas más exactas para identificar y medir los costos de viaje, así como para validar el cumplimiento con las normas.viaje, así como para validar el cumplimiento con las normas.

• La SG/OEA logró negociar pasajes y tarifas con las aerolíneas La SG/OEA logró negociar pasajes y tarifas con las aerolíneas (por ej. COPA Airlines).(por ej. COPA Airlines).

• Se cuenta con servicios de emergencia de viaje 24/7.Se cuenta con servicios de emergencia de viaje 24/7.

• Servicio especial con líneas dedicadas 24/7 para VIP’s.Servicio especial con líneas dedicadas 24/7 para VIP’s.

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ESTADÍSTICAS DE VIAJESEnero - Diciembre

2007 Cifras No-Auditadas

ESTADÍSTICAS DE VIAJESEnero - Diciembre

2007 Cifras No-Auditadas

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ESTADÍSTICAS DE VIAJE – Por Año

ESTADÍSTICAS DE VIAJE – Por Año

11 La eliminación de proveedores genéricos en 2007 resultaron en una mejora en el reporte de Otros Gastos La eliminación de proveedores genéricos en 2007 resultaron en una mejora en el reporte de Otros Gastos de Viaje que se registraban bajo la cuenta de misceláneos. Hoy en día estas transacciones se registran de Viaje que se registraban bajo la cuenta de misceláneos. Hoy en día estas transacciones se registran

correctamente usando las cuentas correspondientes como pasajes, per diem y gastos terminalescorrectamente usando las cuentas correspondientes como pasajes, per diem y gastos terminales ..

Monto en MillonesMonto en Millones

DescripciónDescripción 20062006 20072007 2007 Por Fondo2007 Por Fondo

Ejecución Total de Gastos Ejecución Total de Gastos según Presupuestosegún Presupuesto 136.7136.7 167.9167.9 Fondo RegularFondo Regular

Fondos Fondos Específicos y Específicos y

VoluntariosVoluntarios

Pasajes 4.9 6.0 1.0 5.0

Per Diem 3.8 4.7 0.7 4.0

Gastos Terminales 0.5 0.6 0.1 0.5

Viajes de Becarios 0.6 0.6 0.5 0.1

Otros Gastos de Viaje 1 3.3 0.8 0.1 0.7

Total Viajes 2007Total Viajes 2007 13.113.1 12.712.7 2.42.4 10.310.3

% Viajes del Presupuesto total% Viajes del Presupuesto total 9.6%9.6% 7.6%7.6% 1.4%1.4% 6.2%6.2%

% Pasajes de Presupuesto total% Pasajes de Presupuesto total 3.6%3.6% 3.6%3.6% 0.6%0.6% 3.0%3.0%

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ESTADÍSTICAS DE VIAJESPasajes por Capítulos

ESTADÍSTICAS DE VIAJESPasajes por Capítulos

Total

Capítulo (En Millones)

Oficina del Secretario General 0.4

Oficina del Secretario General Adjunto 0.5

Entidades Autónomas y/o Descentralizadas 0.3

Asuntos Legales Internacionales 0.1

Secretaría de Seguridad Multidimensional 1.2

Secretaría de Asuntos Políticos 1.5

Secretaría Ejecutiva para Desarrollo Integral 1.8

Secretaría de Administración y Finanzas 0.2

Gran Total 6.0

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ESTADÍSTICAS DE VIAJESDivisión de Pasajes por ProveedorESTADÍSTICAS DE VIAJESDivisión de Pasajes por Proveedor

Descripción Monto

Omega World Travel 3.0

Otros pasajes comprados en Sede 0.3

Pasajes Fuera de la Sede* 2.7

Total Pasajes 2007 6.0* Pasajes fuera de la sede incluye todos aquellos comprados fuera de los EEUU o cualquier * Pasajes fuera de la sede incluye todos aquellos comprados fuera de los EEUU o cualquier agencia en los Estados Miembros. En el 2008 la gran mayoría de estos pasajes se agencia en los Estados Miembros. En el 2008 la gran mayoría de estos pasajes se comprarán a través de las oficinas remotas afiliadas a Omega.comprarán a través de las oficinas remotas afiliadas a Omega.

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ESTADÍSTICAS DE VIAJESde OMEGA

ESTADÍSTICAS DE VIAJESde OMEGA

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OMEGA Resumen de Viajes en 2007

OMEGA Resumen de Viajes en 2007

ViajerosViajeros PasajesPasajes Monto Pagado Monto Pagado

(aprox.) (aprox.) Promedio por Promedio por

Pasaje Pasaje

Total 2007Total 2007 1,6761,676 3,5253,525 $ 3.0 Millones$ 3.0 Millones $ 820 $ 820

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Tarifa más baja aceptada94.44%

Viajero solicitó pasaje con flexibilidad de

horario 0.12%

Ruta alterna 2.10%Aerolínea alterna

3.31%

Rechazo del Aeropuerto BWI

0.03%

Excepciones a la Tarifa Más BajaBasado en Pasajes Emitidos

Excepciones a la Tarifa Más BajaBasado en Pasajes Emitidos

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Mandato de Política de ViajesMandato de Política de Viajes

• El Reglamento de Personal 108.9(a), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), El Reglamento de Personal 108.9(a), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), Párrafo III.A.12.b y AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Sección III Párrafo III.A.12.b y AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Sección III Disposiciones Generales, párrafo A.11 requiere que todos los pasajes Disposiciones Generales, párrafo A.11 requiere que todos los pasajes pagados de todos los fondos sean “comprados en clase económica, pagados de todos los fondos sean “comprados en clase económica, excepto para los viajes del Secretario General, Secretario General excepto para los viajes del Secretario General, Secretario General Adjuntos, y el Presidente del Consejo Permanente”… “salvo que una Adjuntos, y el Presidente del Consejo Permanente”… “salvo que una excepción específica se haga por instrucción del Secretario General.”excepción específica se haga por instrucción del Secretario General.”

• En algunas oportunidades, el Secretario GeneralEn algunas oportunidades, el Secretario General concede excepciones a concede excepciones a VIPs, incluyendo a oficiales de alto nivel y ex-ministros que sirven como VIPs, incluyendo a oficiales de alto nivel y ex-ministros que sirven como jefes de misiones especiales y de observación. En ocasiones incluso jefes de misiones especiales y de observación. En ocasiones incluso sirven sin cobrar un sueldo, lo que se convierte en un ahorro considerable sirven sin cobrar un sueldo, lo que se convierte en un ahorro considerable para la Organización. En muchos casos, el costo de un pasaje de tarifa para la Organización. En muchos casos, el costo de un pasaje de tarifa económica completa no fue muy distinta a la tarifa en clase de negocios.económica completa no fue muy distinta a la tarifa en clase de negocios.

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No Económica - con authorización del SG1% de los viajeros

($304K)

SG, SGA & PCPMenos de 1% de los

viajeros($293K)

No Económica - No cumplimiento

3% de los viajeros($74K)

Clase Económica96% de los viajeros

($2,288K)

Cumplimiento del Mandato de Política de Viajes

Cumplimiento del Mandato de Política de Viajes

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Mirando al FuturoLa Transformación Continúa en 2008

Mirando al FuturoLa Transformación Continúa en 2008

• Uso de reservas en línea y herramientas de reporte de gastos.Uso de reservas en línea y herramientas de reporte de gastos.

• Más estricto control en el cumplimiento de viajes en clase Más estricto control en el cumplimiento de viajes en clase económica.económica.

• Incluir las oficinas remotas asociadas a Omega en los Estados Incluir las oficinas remotas asociadas a Omega en los Estados Miembros.Miembros.

• Mayores estadísticas de las oficinas de la OEA en los Estados Mayores estadísticas de las oficinas de la OEA en los Estados Miembros para monitorear y optimizar los gastos de viaje fuera Miembros para monitorear y optimizar los gastos de viaje fuera de la sede.   de la sede.   

• Mejorar las capacidades de presentación de informes para Mejorar las capacidades de presentación de informes para analizar cada vez mejor los gastos de viajes de la OEA.analizar cada vez mejor los gastos de viajes de la OEA.

• Incrementar la conciencia de nuestro personal sobre la Incrementar la conciencia de nuestro personal sobre la importancia y el impacto de los ahorros derivados de una importancia y el impacto de los ahorros derivados de una adecuada planificación de viajes.adecuada planificación de viajes.

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Millas y PuntosMillas y Puntos

MillasMillas: Por política de las aerolíneas, todas las millas se adjudican al : Por política de las aerolíneas, todas las millas se adjudican al viajero.viajero.

PuntosPuntos: La SG/OEA ha negociado con American Airlines un programa : La SG/OEA ha negociado con American Airlines un programa especial de puntos llamado “Business ExtrAA Account” que especial de puntos llamado “Business ExtrAA Account” que otorga a la OEA un punto por cada $10 gastados en pasajes otorga a la OEA un punto por cada $10 gastados en pasajes elegibles. Estos puntos se están acumulando y son elegibles. Estos puntos se están acumulando y son administrados por la oficina de viajes de la OEA para el uso administrados por la oficina de viajes de la OEA para el uso exclusivo de viajes oficiales.exclusivo de viajes oficiales.

La OEA está en proceso de negociar este tipo de programas La OEA está en proceso de negociar este tipo de programas con otras aerolíneas durante el 2008.con otras aerolíneas durante el 2008.

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Respuesta a la Recomendación hecha por la Junta de Auditores

Externos (JAE/doc.37/07)

Respuesta a la Recomendación hecha por la Junta de Auditores

Externos (JAE/doc.37/07)

• Como parte del proyecto de Transformación y Modernización de la Como parte del proyecto de Transformación y Modernización de la SAF, el proceso completo de registro de gastos de viaje está en SAF, el proceso completo de registro de gastos de viaje está en revisión.revisión.

• SAF se encuentra evaluando la posibilidad de utilizar herramientas de SAF se encuentra evaluando la posibilidad de utilizar herramientas de un proveedor externo para el registro y reporte en línea de los un proveedor externo para el registro y reporte en línea de los adelantos de viaje. adelantos de viaje.

• La versión actualizada de Oracle en el módulo de cuentas por pagar La versión actualizada de Oracle en el módulo de cuentas por pagar (actualmente en periodo de prueba) permitirá registrar y dar (actualmente en periodo de prueba) permitirá registrar y dar seguimiento a los adelantos de viajes y otros anticipos (llamados seguimiento a los adelantos de viajes y otros anticipos (llamados “pre-pagos”) por proveedor y por proyecto.“pre-pagos”) por proveedor y por proyecto.

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En Conclusión En Conclusión

Los viajes continúan siendo una actividad central Los viajes continúan siendo una actividad central de la SG/OEA para implementar los mandatos de la SG/OEA para implementar los mandatos de los Estados Miembros. Si bien los costos van de los Estados Miembros. Si bien los costos van a continuar teniendo un impacto debido a las a continuar teniendo un impacto debido a las presiones inflacionarias, anticipamos que las presiones inflacionarias, anticipamos que las mejoras implementadas o previstas permitirán mejoras implementadas o previstas permitirán mantener los costos por viajes bajo control.mantener los costos por viajes bajo control.