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1Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
C E F O R
“Tr ansfor mando l a gest ión públ ica en ser vicios al ciudadano”
C E F O R
“Tr ansfor mando l a gest ión públ ica en ser vicios al ciudadano”
Administración de ProyectosAdministración de Proyectos
Subsecretaria de la Función PúblicaDirección General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno
Taller de Proyectos de Procesos
TPP IV
2Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE
NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN
REQUERIMIENTOS LEGALES
AVANCES TECNOLÓGICOS
NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
PROYECTO
Origen del Proyecto
3Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Carta del Proyecto
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Por qué?
¿Para qué?
¿Cuándo?
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general
4Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
5Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Técnicas y herramientas
PLANEACIÓN
• Estructura de Descomposición del Trabajo
• Tabla de precedencias
• Ruta critica
• Matriz de roles
• Plan del proyecto
6Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Procesos de planeación
• Plan de Administración de Proyecto
• Alcance, definición y plan de administración
• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o milestones
• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades
7Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Procesos de planeación
8Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Plan de administración del Proyecto
• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance– Organización del Proyecto– Mecanismos y programas de comunicación– Programa de Proyecto– Estimados de costos– Procesos de administración de riesgos– Procedimientos de control de cambios
9Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
¿Cómo se come un elefante?
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.
Estructura de Descomposición del Trabajo
10Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance
Características • Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos • Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas
11Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
12Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
1.2 1.31.1
Componentes mas importantes
Productos de trabajo terminados
Tareas que entregan un producto
1.1.11.1.2
1.2.11.2.2
1 2 3
PRODUCTO
• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos
13Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Gráfica de Gantt
2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.
14Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Tabla de precedencias
• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas Contiene todas las actividades del proyecto identificadas
en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad
– Actividad
– Duración
– Actividades precedentes
– Responsable
15Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
--
--
--
1,2
3
4
4
4
5,6,7
8
9
?
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
Clave de laactividad Actividad Duración Responsable
Actividadesprecedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
Inicio
Diagnóstico y pronóstico realizado
Normas y criterios establecidos
Estrategia definida
Programas de desarrollo realizados
Plan instrumentado
Edición realizada
Público consultado
Proyecto definido
Plan aprobado por ejecutivo
Publicación y difusión efectuadas
Fin
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
2.5 meses
1.5 meses
0.5 meses
0.5 meses
----
----
4 meses
2.5 meses
1 mes
1 mes
1 mes
2 meses
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0.5 meses
0.5 meses
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Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
------
Director de Planificación
Director Jurídico
Subsecretario
Director de Planificación
Director de Planificación
Director Administrativo
Director de Control
Director de Planificación
Subsecretario
Director Administrativo
------
Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duración Responsable
ActividadesprecedentesActividades
precedentes
PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:
Elaboró:Fecha:
Eduardo Dávila Turcios
Octubre 2002
16Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Actividad A Actividad B Final a Inicio
Inicio a Inicio
Final a Final
Inicio a Final
Actividad A Actividad B
Actividad A Actividad B
Actividad A Actividad B
Tipos de precedencias
17Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
1 2
3
7
4 5
6
1 2
3 5
76
4
Diagrama de Gantt
Hitos (milestones)
1 2
3 5
76
4
4
3
2
2
1
2
2
1
1
Red / Ruta crítica
18Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crítica)
• Determina la duración total del proyecto
• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea
• Muestra interdependencia de tareas
• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto
• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
• Permite evaluar avances o desempeño
19Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse
sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.
• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan
retrasos al proyecto
Holgura
20Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el
diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:
Actividad
Es Ef
Ls Lf
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien,
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
21Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
INICIO A
B
C
D
E
H
G
F
I FIN
0 7 6
6
8
46
83 0
7
0 - 0 0 - 7 7 - 13
14 - 21
21 - 24 24 - 24
8 - 14
0 - 8
0 - 6
8 - 16
6 - 10
22Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
• Se emplea para estimar tiempos y costos.
• Es de utilidad para:
– Análisis de alternativas
– Empleo eficiente de recursos
– Optimización de calendarios
– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
23Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP
• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada
para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
Tiempo esperado entre eventos(P+4M+O)
6
Desviación estándar(P-O)
6
Varianza de una tarea(P-O)
6
2
Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas
24Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos
• PMI Standard A guide to the project management body of knowledge
• Chamoun, YamalAdministración Profesional de Proyectos
• Microsoft Project Paso a Paso
• Kerzner, Harold PhD Project Management
• GIDO, ClementsAdministración exitosa de proyectos
• DAVIDSON, JeffLa gestión de proyectos
• WEISS, JosephAdministración de proyectos en cinco pasos
VI. Lecturas sugeridasVI. Lecturas sugeridas