PeopleSoft 9.1 Manual de Gastos para Aprobadores

1.1.1 Aprobar, Rechazar y Devolver Informe de Gastos

1.1.2 Revisión Excepciones de Presupuesto de Informes de Gastos

1.1.2: Revisión de Excepciones de Prepuesto de Informes de Gastos – por Supervisor HR

Papel de usuario(s) involucrado(s) Supervisor RH / Gerente de Gastos

Objetivo del CP Visualización de todas las excepciones de presupuesto del modulo de Viajes y Gastos

Entradas del CP Comentarios del aprobador

Resultado Esperado del CPComprender cuales son las combinaciones contables que generaron error/excepción, luego de la validación de presupuesto.

Navegación:

• Menú Principal > Autoservicio de Directores > Centro de Viajes y Gastos > Control de Presupuestos > Cnslt Excepciones – Inf Gastos.

Hacer click en el botón .

Se listarán todos aquellos informes de gastos que han arrojado errores/excepciones de presupuesto.

Ingresar a un ID de Informe para visualizar los errores.

En el tab se detallarán las combinaciones contables con error:

Haciendo click en el icono se accedara a la transaccion (Informe de Gastos).

Una nueva ventana se desplegara con el Informe de Gastos.

Para ver el detalle y los montos por lineas, hay que ir a la pestana de .

Navegar por las pestanas de , y para obtener el detalle de las excepciones.

1.1.2: Aprobar informe de gastos – por Supervisor HR

Papel de usuario(s) involucrado(s) Supervisor RH / Gerente de GastosObjetivo del CP Para aprobar Reportes de GastosEntradas del CP Comentarios del aprobador

Resultado Esperado del CP Una vez aprobado, el estado del reporte de gastos cambia a 'Aprobación en Proceso'.

Navegación:

• Menú Principal > Autoservicio de Directores > Centro de Viajes y Gastos > Aprobaciones > Aprobación de Transacción

En esta página el aprobador podrá visualizar todas las transacciones pendientes navegando por las

diferentes pestanas: / / / .

En la pestana de ‘Informes de Gastos’ ir al detalle del Informe de Gastos, mediante el hipervínculo de la ‘Descripción’ y/o ‘ID Transacción’.

Al pie de cada transacción se observará el ‘Estado de Presupuesto’. Si el mismo no está ‘Validado’, el informe de gastos no podrá ser aprobado.

Para validar la transacción, hacer click en el link.

Hacer click en el botón de .

Si la transacción genera ‘error’ o ‘excepciones’ de presupuesto, el siguiente mensaje aparecerá.

Volver a la página de Control de Compromisos y hacer click en el hipervínculo.

Se accederá a la página de ‘Excepciones de Hoja de Gastos’.

Hacer click en para visualizar las excepciones.

Al mismo tiempo, las excepciones se visualizan en la pestana .

Una vez analizadas las excepciones de presupuesto, se debe trabajar con el equipo de Planificación/Gestión, para corregir las desviaciones de dinero en el presupuesto.

Al momento que está modificado/corregido el presupuesto, volver a ejecutar el control de compromiso.

El estado de presupuesto debe finalizar en válido.

Volver a la cabecera. (Click en botón)

Al estar en ‘Válido’ la transacción, el botón de ‘Aprobar’ está ahora disponible para ejecutar.

Aparecerá un mensaje de confirmación, hacer click en .

La transacción quedará aprobada.

Aprobaciones Masivas para Supervisores.

Ir a la pestana de y seleccionar todas las lineas que se desean aprobar.

Una vez seleccionadas, hacer click en .

Mensaje de confirmación:

Hacer click en Aceptar.

Acción ‘Devolver’.

Menú Principal > Autoservicio de Directores > Centro de Viajes y Gastos > Aprobaciones > Aprobación de Transacción.

Seleccionar la línea a devolver y hacer click en el botón .

El sistema nos solicitará ingresar un comentario.

Ingresar las notas en la sección de Comentarios y hacer click nuevamente en el botón

.

Confirmar la acción una vez que aparezca el mensaje de confirmación:

Acción ‘Rech’. (Rechazar / Denegar)

Menú Principal > Autoservicio de Directores > Centro de Viajes y Gastos > Aprobaciones > Aprobación de Transacción.

Ingresar al detalle de la transacción a ‘Denegar’ mediante los hipervinculos de ‘Descripción’ o ‘ID Transacción.

Al pie de la transacción se visualizarán las opciones a realizar:

Nota: SOLO se debe ‘rechazar’ una transacción cuando la misma corresponde a un error y no se desea que se corregida.

La acción de rechazo implica que el empleado debe volver a ingresar un nuevo informe de gastos/anticipo de caja, para su aprobación.

Hacer click en el botón .

El sistema nos solicitará un comentario/mensaje a ingresar para el empleado.

Ingresar las notas en la sección de ‘Comentarios’ y hacer click en el botón nuevamente.

Aceptar el mensaje de confirmación, para completar la acción.