Los 10 modelos de cartas que toda empresa necesitaAccede a las plantillas de las cartas imprescindibles para empresas

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Los 10 modelos de cartas que toda empresa necesita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Claves para redactar una buena carta empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Cartas para empleados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Carta de despido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Carta de finalizacin de contrato general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Carta de finalizacin de contrato por incapacidad permanente . . . . . . . . 6

Carta de comunicacin de desplazamiento temporal . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Carta de comunicacin de traslado permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Cartas para clientes y proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Carta comercial de presentacin de servicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Carta de renovacin de contrato a clientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Carta de envo de facturas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Carta de invitacin a un evento a clientes y proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . 8

Carta de pedido para proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2Despidos: tipos, causas y consecuencias

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El volumen de documentacin que se genera en una empresa da a da es difcil de medir. Informes, procesos, normativas llenan los cajones de papel. Tambin la relacin con proveedores, clientes, empleados y medios produce situaciones en las que debes utilizar cartas de comu-nicacin con ellos. Las invitaciones a eventos, las cartas de despido, cese de contrato o las cartas comerciales son ejemplo de ello.

Este tipo de comunicaciones suele ser bastante estndar, por lo que disponer de plantillas ahorra un tiempo considerable y permite estar seguro de que los mensajes que se transmiten son los adecuados.

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Piensa que ests transmitiendo la imagen de tu empresa a travs de tu carta. El estilo que utilizas, el aspecto grfico que tenga y los mensajes que incluyas influirn en el futuro de la relacin con la persona que recibe dicha carta. Por eso debes tener en cuenta algunos consejos a la hora de redactar tus cartas:

Claves para redactar una buena carta empresarial

Incluye siempre tu logotipo y sello: tu imagen corporativa debe aparecer en todas tus comunicaciones. Eso le dar un toque ms profesional a tu carta y situar al des-tinatario de tu carta ante la persona con la que se est comunicando. Parece algo obvio, pero muchas empresas se olvidan o no le dan suficiente importancia a sus comunicaciones como para utilizar una plantilla grfica adecuada.

Deja claro el motivo de la carta al principio: hay muchos tipos de cartas de empresa, y muchos contextos diferentes en los que se puede recibir una. Por eso es importante que concretes muy bien al inicio de tu carta cul es el motivo de esa comunicacin. As preparas a tu lector para lo que viene despus.

S concreto: respeta el tiempo de la persona a la que te diriges. Ten en cuenta que seguramente ese tiempo ser escaso, por lo que cuanto ms sinttico seas, mucha mejor impresin causars.

S correcto: te sorprendera la cantidad de cartas empresariales con faltas de orto-grafa y gramtica que circulan por ah. Cuida tu lenguaje, porque la forma en la que escribes habla por ti.

Valora las limitaciones y posibilidades del medio que ests utilizando: no olvides nunca que te ests comunicando a travs de un medio escrito. Tu destinatario no te ve, ni te oye. Esto puede dar lugar a malentendidos en la interpretacin de tus pa-labras si no cuidas bien tus expresiones y el tono que utilizas a la hora de redactar.

Utiliza una despedida adecuada: el tono es muy importante porque sienta las ba-ses de la comunicacin y la relacin entre dos personas. Incluso aunque la carta se produzca por un motivo desagradable, como un despido o una queja, utiliza siempre un lenguaje cordial que manifieste que tu acercamiento es amistoso y despdete co-rrectamente.

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Un gran consejo que debe transmitirse tambin a travs de las cartas que escribes a tus empleados. Ellos deben ser los primeros que hablen bien de ti, porque son quienes se en-cargarn de convencer a tus clientes de que tu empresa es la adecuada para que pongan en ella su confianza a la hora de adquirir determinados productos o servicios.

A continuacin tienes ejemplos concretos de cartas para tus empleados, junto a algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de redactarlas:

Carta de despido

PEs el documento que utilizars de forma ms habitual para tus trabajadores junto con la carta de finalizacin de contrato. Lo ms importante es que expreses bien el motivo del despido y que lo relaciones con hechos objetivos, medibles y demostrables (ausencias, retrasos, no cumplimiento de objetivos, no respeto de los procedimientos escritos). De esta forma, aunque el trabajador podr estar o no conforme con tus argumentos, ver que estn justificados y evitars posibles reclamaciones por su parte.

CARTAS PARA EMPLEADOS

Antes de construir una relacin con tus clientes, constryela con tus empleados

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Tambin debes hacer referencia expresa a los aspectos legales relacionados con el des-pido (cmo puede recurrir el trabajador, cul es el prximo paso, qu derechos le corres-ponden). As, aunque se trate de una situacin poco agradable para ambas partes, el tra-bajador entender que se han respetado sus derechos y tendr una buena opinin de tu empresa.

Carta de finalizacin de contrato general

En primer lugar, asegrate de que envas esta carta con el preaviso suficiente para que el trabajador tenga tiempo de prepararse ante la finalizacin del contrato. Piensa que, si esperas mucho, tu empleado puede albergar esperanzas de renovacin. Cuando no es as, te agradecer que se lo hagas saber.

Por otro lado, en este tipo de comunicaciones el tono es fundamental. Debe ser siempre amistoso. No hace falta que justifiques la finalizacin del contrato, pero no est de ms que aadas una frase de agradecimiento por la implicacin y el compromiso manifestado por el empleado. De esta forma dejars a la otra persona con un buen sabor de boca por el trabajo realizado y las puertas abiertas a una futura colaboracin.

Carta de finalizacin de contrato por incapacidad permanente

Si hay algn caso en que tienes que tener un especial cuidado al redactar una carta para tu empleado, es ste. Ponte en el lugar del otro, que se ve obligado a dejar de trabajar por un impedimento fsico o psicolgico.

Su estado de nimo no ser el mejor, y su tu carta no est bien redactada puedes hacer mucho dao a su autoestima. Manifiesta por escrito que lamentas la situacin y tu volun-tad de readmitir al trabajador si cambian sus circunstancias. Te lo agradecer.

Carta de comunicacin de desplazamiento temporal

Los desplazamientos de trabajadores son habituales en empresas grandes con sedes des-localizadas. En ocasiones son por unos das, en otros casos llegan a ocupar hasta meses. Por eso debes utilizar la carta para acotar exactamente la duracin del traslado.

Ten en cuenta lo que supone este esfuerzo extra para la vida del trabajador y su concilia-cin entre los mbitos profesional y personal e infrmale en la carta de la compensacin que recibir por ello.

Carta de comunicacin de traslado permanente

Al igual que los desplazamientos temporales, los traslados permanentes suponen una ruptura en el da a da de tu trabajador. Necesita organizarse y saber cul es la fecha de su incorporacin a su nuevo puesto de trabajo, as como de qu ayuda dispone por parte de tu empresa para realizar el traslado.

Asegrate tambin de comunicarle sus derechos en caso de que decidiera rechazar el traslado y con ello renunciar a su puesto de trabajo.

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Cuidar la relacin con clientes y proveedores no es menos importante que mantener una buena comunicacin con los empleados. Cada vez que envas una carta a un cliente, es-ts provocando una percepcin en l que puede resultar positiva o negativa. Observa tus cartas a clientes como oportunidades de venta, y tus cartas a proveedores como oportu-nidades de afianzar las relaciones.

Carta comercial de presentacin de servicios

Es una de las ms importantes que escribirs para tus clientes. La primera impresin es la que cuenta, y esta carta ser la primera impresin que ellos tengan de ti. Cudala en todos sus aspectos, tanto de forma como de fondo.

S corto y preciso, presentando tus productos de una forma muy clara y destacando tu aporte de valor frente a tu competencia. Puedes adjuntar un catlogo, pero la carta debe ser corta y directa. Incluye una lnea para explicar quienes somos y alguna referencia que te avale.

Aprovecha la carta para abrir la posibilidad de una reunin de presentacin, proponiendo una cita para realizarla. Por ltimo, no olvides incluir tus datos de contacto para que tu futuro cliente pueda localizarte fcilmente.

CARTAS PARA CLIENTES Y PROVEEDORES

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Carta de renovacin de contrato a clientes

La renovacin de contratos es un momento delicado porque supone la posibilidad de re-negociacin de las condiciones. En muchos sectores, la renovacin de servicios se realiza automticamente a travs de un modelo de suscripcin anual, por lo que no est de ms que informes a tu cliente de que dicha renovacin se ha producido.

Carta de envo de facturas

El envo de una factura es tambin una oportunidad de afianzar la relacin con un cliente, algo que los departamentos de finanzas habitualmente olvidan. Aprovecha la ocasin para enviar tu factura junto a una carta en la que resumas el servicio que has realizado y recuerdes amablemente las condiciones de pago. Aprovecha para expresar tu satisfac-cin por los resultados obtenidos si se trata de una factura de fin de proyecto.

Carta de invitacin a un evento a clientes y proveedores

Si ests preparando un evento para tus clientes y/o proveedores, gran parte de tu poder de convocatoria residir en la carta de invitacin que utilices. Asegrate de clarificar bien el motivo del evento y el beneficio que obtendr el cliente o proveedor al asistir.

En estos casos es importantsimo que destaques la fecha, hora y lugar de la convocatoria, as como otros aspectos logsticos como si ser necesaria entrada, si existe algn coste, etc.

Carta de pedido para proveedores

Es la ms habitual en la relacin con tus proveedores. En muchas ocasiones el propio pro-veedor ofrece una plantilla de pedido. Si no es el caso, disponer de una te ahorrar tiempo y te permitir no olvidar los aspectos importantes, como incluir las referencias exactas de los productos que deseas solicitar y las cantidades, para evitar equivocaciones en los pedidos.

En caso de que disfrutes de algn descuento, no olvides mencionarlo, as como las con-diciones de pago acordadas con el proveedor. De esta forma evitars tener que gestionar reclamaciones de facturas de impagados.

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