DISCIPLINA DE DESPLIEGUE

En la metodología de despliegue definiremos qué tareas deben realizarse y lamanera en que se coordinan, para poner a disposición del usuario final elproducto software objeto del proyecto de desarrollo.

I. MATERIAL GRAFICO DEL PRODUCTO (SOFTWARE CRM)

a) DIAGRAMA DE CASO DE USO: GESTIÓN DE MARKETING

b) DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: REGISTRAR CAMPAÑA

GRAFICO DE PRODUCTO DE

INSTALACION

c) DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: ANALIZAR CONTACTOS

d) DIAGRAMA DE ESTADO: REGISTRAR CAMPAÑA

e) DIAGRAMA DE ESTADO:ANALIZAR CONTACTOS

f) DIAGRAMA DE CLASES: COMPAÑÍA Y CONTACTO

II. LISTA DE MATERIALES La empresa TOPY TOP requiere para implementar el software lo siguiente; Software

Plataforma PHP

Base de Datos SQL Server 2008

Navegador Google Chrome Hardware

Computadoras compatibles.

Router: Permitirá segmentar e integrar redes distintas.

Switch: Mayores prestaciones al permitir velocidades asimétricas.

Servidor de datos: que soporte el manejo de información que se piensa realizar.

Servidor de aplicaciones.

III. PLAN DE DESPLIEGUE

Historial de Revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

20/05/2012 1.0 Versióninicial

31/05/2012 1.1 Puesta en formato

12/06/2012 2.0 Se agregan los detalles de direcciones,

descargas y versiones de los elementos a

utilizar.

28/06/2012 3.0 Se agregan instrucciones para el build de

los prototipos.

Plan de Despliegue

1.Introducción

El propósito del presente documento es establecer cómo se llevará a cabo la instalación de la solución propuesta en su ámbito de producción final.

1.1Propósito

El software de marketing permitirá captar y poder retener clientes con las distintas campañas publicitarias que se podrá realizar mediante la información obtenida y los diferentes contactos realizados, haciendo uso de la aplicación.

1.2Alcance

Se desarrollará los modelado de los procesos de negocio para la implementación del

sistema CRM que soportará los procesos de Marketing, Ventas y Post-Venta

2. Planificación del Despliegue

Se proveerá como producto final un instalador que permitirá hacer funcionar al producto en una PC con determinados sistemas operativos, a definirse. Se harán pruebas antes de la entrega final al cliente en ambientes similares. No habrá entrenamiento alguno, no se considera necesario. Se habilitará un canal de soporte vía correo electrónico para evacuar dudas o reportar problemas que puedan surgir.

2.1Responsabilidades

Es responsabilidad del cliente que los centros de marketing cuenten con las PCs listas para configurar, con sus correspondientes especificaciones contempladas dentro de las plataformas soportadas por este software. El cliente será quien instale los componentes necesarios para el software.

3.Recursos

3.1La unidad de despliegue

Se brindará un instalador para hacer funcionar al sistema. Incluirá la base de datos (de instalación opcional) donde se almacenarán los datos. El software, una vez instalado, permitirá configurar la ubicación de esta base de datos en caso de querer un centro de evaluación centralizarla o ubicarla en un servidor distinto a la terminal donde se evaluará.

Los usuarios administradores recibirán un manual del usuario donde se indicará cómo se administra el sistema.

3.1.1Documentación de soporte

La documentación se realizara conjuntamente con el técnico del soporte.

3.1.2Personal de soporte

Los cuatro integrantes del grupo, cumpliendo los roles establecidos en el equipo de trabajo, serán los encargados del desarrollo del proyecto, implementación y despliegue.

4.Entrenamiento

Los usuarios finales del producto no serán capacitados puesto que lo utilizarán eventualmente al presentarse a rendir examen. Es por esto que el software contendrá ayudas contextuales y será los más simple posible para evitar confundir a estos usuarios.

El personal de administración del sistema no será capacitado personalmente.

IV. Desarrollar Materiales de formación

Manual de Usuario de SugarCRM Para acceder a la aplicación sólo se tienes que ingresar tu usuario y contraseña en el Inicio de sesión

Grafico 1 A continuación la pantalla te desplegará una serie de pestañas que indican los módulos de trabajo que la aplicación ofrece y sus respectivas funcionalidades. Así mismo, en cada pestaña verás que la izquierda de la pantalla aparece un menú de atajos mediante los que podrás acceder rápidamente a las tareas más usuales

Grafico 2

Los módulos de trabajo son los siguientes:

Módulo

Descripción

Funcionalidades

Inicio Presenta las actividades pendientes, el cuadro de mando con datos estadísticos y atajos para ingreso de información nueva.

- Inicio - Cuadro de mando

Ventas Para administrar oportunidades de venta. Las Cuentas son los registros de grupos o empresas. Los Contactos son las personas relacionadas a cada cuenta. (Oportunidades y Clientes potenciales, ver apartado X)

- Cuentas - Oportunidades - Clientes potenciales - Contactos

Marketing Para administrar las estrategias de venta.

- Campañas - Contactos - Cuentas - Clientes potenciales

Soporte

Para gestionar reportes (casos) de los clientes externos e incidencias internas.

- Casos - Gestor de incidencias - Cuentas - Contactos

Actividades

Para gestionar las actividades administrativas en general. Estas actividades se verán reflejadas en el calendario y en la página de inicio.

- Actividades - Calendario - Emails - Llamadas - Reuniones - Tareas - Notas

Colaboración

Para gestionar proyectos que requieran la participación de diferentes áreas. Además, desde este módulo se podrá generar un archivo de documentos de consulta para todos los

- Emails - Proyectos - Documentos

usuarios.

Informes

Remite al cuadro de mando que contiene los datos estadísticos.

- Cuadro de mando

Facturación

Para registro de productos y gestión de facturas.

- Productos - Facturas

ADMINISTRACIÓN DE CONTACTOS Y CUENTA

A nivel global, la gestión de los clientes se efectúa desde el menú de contactos y el de cuentas. Ahora bien, el acceso a ambas funciones puede hacerse tanto desde el menú superior, como desde dentro de los contactos y/o cuentas. Gestión de una cuenta: Alta de una cuenta :Para dar de alta una cuenta, iremos a la sección de atajos del grafico 3 y pincharemos en la opcion de Nueva Cuenta, visualizando una pantalla como la del grafico 4. Basta en este caso con ir introduciendo los datos en cada uno de los campos y cuando se haya finalizado pinchar en la opcion guardar.

Grafico 3

Grafico 4 OPCIONES DE MENU PRINCIPAL

Calendario: Como su propio nombre indica es un calendario sobre el que se muestran los distintos eventos. Actividades: Nos permite tato buscar como abrir distintos tareas como reuniones, envío de emails, planificación de llamadas, etc. Contactos: Son las personas o grupos de referencia de cada cliente. Cuentas: Lo forman los datos de los clientes tanto potenciales como efectivos Oportunidades: Son las oportunidades de venta y Campañas. Casos: Se utilizan para registrar las incidencias de los clientes.

1. ACTIVIDADES

En este campo se reflejan las tareas asociadas a una cuenta, que son:

Tareas

Reuniones

Llamadas

Emails

Cuando una de estas funciones, se ha ejecutado, entonces esta actividad se desplaza al apartado Historial Veamos dos ejemplos de funcionamiento, con la variable Tareas y Emails, ya que el resto funcionan identicamente igual. Tareas: Supongamos que definimos una tarea de preparar un informe para una cuenta, introducimos los campos correspondientes y detallamos que la tarea esta sin iniciarse, con lo que la pantalla grafica, seria del tipo:

Grafico 5 Cuando la tarea se ha realizado se especifica en el menú Estado, se despliega el menú y se elige la opcion completada, en este momento, esta Tarea se desplaza al menú de Historial. Redactar Email: Desde esta opción se pueden redactar emails y asociarse los mismos a todas las funcionalidades descritas, como son: Asociación a cuenta, contacto, posibilidad de enviar desde plantillas y adjuntar archivos. Cabe señalar que los emails que se envíen desde esta aplicación no se “integran”, en los clientes de correo tipo “Evolution” o“Outlook”.

Grafico 6 2. CONTACTOS

Dentro de esta opción podemos tanto crear como buscar los contactos que deseamos (ilimitados). Disponemos de dos opciones:

Nuevo (que permite crear todos los contactos que deseemos)

Seleccionar (para localizar contactos: interesante opción si la lista de contactos de la cuenta es muy extensa).

Crear contacto nuevo: Algo muy intuitivo, basta con cumplir el llenado de todos los campos.

Grafico 7

3. OPORTUNIDADES

Las oportunidades o ventas, siguen el mismo patrón que el caso anterior, se pueden generar tantas oportunidades como se deseen y se pueden hacer las búsquedas que se deseen. Es el registro de un negocio posible: qué vas a vender, a quién y por cuánto, además de definir quién estará a cargo del seguimiento. El Cliente potencial, por su parte, es el registro de la información general de un posible cliente. Ambos tipos de registro serán de mucha utilidad en tus procesos de venta y marketing, porque a partir de ello se generarán datos estadísticos que podrás ver reflejados en el cuadro de mando, y que te darán el panorama del estado de tus ventas y las previsiones. Nueva Oportunidad: Lo primero que debemos hacer, es identificar la nueva venta a través de un número, digito o conjunto de palabras que nos permita posteriormente localizarlas.

Grafico 8

4. BUSQUEDA AVANZADA Y BASICA Permite buscar por nombre, dirección de facturación y ciudad de facturación. En la búsqueda avanzada solicita mas datos como muestra el grafico 10

Grafico 9

Grafico 10

Una vez que hayas entrado al registro que buscabas, tendrás visibles en la misma pantalla las actividades relacionadas a ese registro. Tip para la búsqueda: Cuando no recuerdes el dato exacto de la referencia que quieres buscar, puedes hacerlo escribiendo la referencia entre signos de porcentaje (por ejemplo, no tienes el nombre completo, escribes %Mendoza%).

5. CLIENTE SELECCIONADO

Grafico 11

6. REGISTRAR CAMPAÑA Una de las funcionalidades más importantes es la creación de un proyecto nuevo, dentro del módulo de Colaboración. La pantalla para el registro del proyecto es sumamente sencilla Una vez registrado el nuevo proyecto, podrás asignarle tareas específicas desde el atajo a la izquierda de la pantalla. Más tarde, cuando abras cada proyecto desde el atajo “Lista de proyectos” aparecerán todas las tareas que hayas asignado para darles seguimiento.

Grafico 12

V. Desarrollar Materiales de soporte.

Nuestros Servicios de Soporte Incluyen:

Soporte por Horas: Contamos con paquetes de soporte por horas que pueden ser utilizadas

en un año para labores como nuevas paramtrizaciones, capacitaciones, administración y

atención de incidentes con microsoft.

Relanzamiento de Proyectos CRM: Si usted ya cuenta con una solución de Microsoft Dynamics

CRM, pero esta experimentando problemas, o la adopción por parte de los usuarios no era lo

que esperaba, podemos ayudarlos a encauzar nuevamente su proyecto y llevarlo a cumplir con

sus expectativas.

Actualización e Instalación de Parches: Su CRM es una aplicación de misión crítica, por esto

requiere mantenerse actualizada y con los últimos parches de seguridad instalado. Para esto

ofrecemos el servicio de actualización, en donde garantizamos la operación correcta de la

solución una vez actualizada y la instalación de parches de seguridad por usted.

Capacitación y Teoría de CRM: Ofrecemos capacitación sobre su solución de CRM, ya sea para

refrescar el conocimiento de sus usuarios, o por la entrada de usuarios nuevos a su compañía.

Si su compañía está pensando en una solución de CRM lo apoyamos en la definición de su

estrategia con talleres de CRM en donde de forma conjunta con sus usuarios definirán la mejor

solución de CRM para su negocio.

VI. Desarrollar productos de trabajo de instalación.

Manual de Instalación de SugarCRM Descarga e instalación de SugarCRM en máquinas con SO Windows. Paso 1: Selección de Idioma

Paso 2: Aceptación de la licencia

Paso 3: Requerimientos del sistema : Todos los estados tienen que estar en verde para poder proseguir con la instalación.

Paso 4: Configuración de la base de datos : Si no está creada previamente hay que recordar marcar la casilla en la que se le solicita a sugarcrm que la cree. También habrá que indicar el usuario y contraseña del usuario que gestiona todas las bases de datos (usuario privilegiado).

Paso 5: Configuración del Sitio Web Hay que indicar cual será la ruta para acceder a nuestra instalación de sugarcrm y cual será la contraseña del usuario admin que se crea por defecto.

Paso 6: Configuración de Locales y de Idioma.

Paso 7: Esta pantalla muestra un resumen de los datos configurados para su confirmación.

Paso 8: En esta pantalla se mostrarán los pasos que lleva a cabo el instalador: la creación de la base de datos, de cada una de las tablas... (Puede tardar unos cuantos minutos).

Paso 9: Pantalla de Login. Si se llega a esta pantalla la instalación se ha completado con éxito.

VII. Enviar a fábrica

El software es enviado al destino que se encargará de dar una revisión completa y poner

en práctica para saber si es correcto con todo lo que se solicito al inicio del proyecto.

VIII. Escribir las notas de release

Consiste en la entrega de lo siguiente • El software ejecutable • Artefactos de instalación: scripts, herramientas, archivos, guías, información de

licencia • Notas que describen el producto terminado al usuario final. • Material de Soporte: como los manuales de usuario, operaciones y mantenimiento. • Manuales de Capacitación

IX. Gestionar la prueba de aceptación.

Una Prueba de Aceptación (PA) es un escenario de utilización del sistema y el comportamiento que de él se espera, visto desde la perspectiva del actor (usuario o sistema externo que interactúa con el programa). Una PA tiene como propósito demostrar al cliente el cumplimiento de un requisito del

software.

TAREA PRODUCTOS TECNICAS Y

PRACTICAS

PARTICIPANTES

Preparación de las

pruebas de Aceptación

Plan de Pruebas • Jefe de Proyecto

• Directores de los

Usuarios.

Realización de las

Pruebas de Aceptación

Resultado de las Pruebas

de Aceptación

Pruebas de

Aceptación

• Usuarios Externos

Evaluación del Resultado

de las Pruebas de

Aceptación

Evaluación del Resultado

de las Pruebas de

Aceptación

• Jefe de Proyecto

• Directores de los

Usuarios

X. Gestionar la prueba de versión Beta.

La Figura ilustra un ciclo de vida ideal basado en iteraciones. En cada iteración se realizan las mismas actividades, sin embargo, cada iteración tiene como objetivo “visible” el conseguir una nueva versión del producto. Pero en cada iteración hay un trabajo igual de importante pero no menos protagonista: la preparación del trabajo que se concretará en la implementación de una versión futura. Así, lo que llamamos en una iteración “versión” corresponde sólo al trabajo de implementación de los cambios incluidos en dicha versión. Todo el trabajo asociado a actividades tales como captura y especificación de requisitos debería realizarse durante versiones previas.

XI. Proporcionar acceso a un sitio de descargar

XII. Verificar el producto manufacturado.

Aruniz Guerrero Antony J. Fajardo Perez Lesly M. Mello Panta Angelina Mamani Abregu Jair Cuadros Hidalgo Christopher