PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO, MANIPULACIÓN Y

DESPACHO EN BODEGA

Fecha: 11/02/2011Doc.: 105109Z.AB.01Rev.: 2Pág.: 1 de 5

Emitió

José Alcayaga Jefe de Bodega

Revisó

Héctor Silva Jefe Administración

Aprobó

Juan Carlos CasettaAdministrador de Contrato Residente

1.0 OBJETIVO

Establece la autoridad, responsabilidad, metodología y criterio de aceptación para la

recepción, almacenamiento, manipulación, preservación y despacho en bodega de

los materiales e insumos suministrados al proyecto.

2.0 ALCANCE

Es aplicable a los productos (equipos y materiales) incorporados a los distintos

procesos del Proyecto Suministro y Construcción de Línea de Transmisión de 220

kv. “Charrúa – Lagunillas”

3.0 RESPONSABILIDADES

3.1 El Administrador de Contrato Residente en conjunto con el Jefe de

Administración deben planificar y asignar los recursos necesarios respecto a las

instalaciones y el manejo de las bodegas.

3.2 El Jefe de Administración, es responsable del control administrativo de la

Bodega.

3.3 El Jefe de Bodega, es el responsable de registrar los resultados de la inspección

de materiales y equipos que serán incorporados al proceso de construcción y

montaje, además es el responsable directo del funcionamiento de las bodegas en

la Obra, así como de efectuar el control físico de inventarios e informar stock de

acuerdo a la frecuencia indicada por el Jefe de Administración.

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4.0 PROCEDIMIENTO

4.1 Planificación y Control de Bodega

4.1.1 A través de un sistema, manual o computacional, el Jefe de Administración, en

conjunto con el Jefe de Bodega y de Patio, obtienen, conforme se requiera:

Informe del stock vigente de materiales existentes en bodega, Informe de

movimientos, Informe de materiales incorporados o consumidos en terreno, etc.

4.1.2 Cuando así se requiera, se separarán los productos no conformes, en un lugar

especialmente habilitado para tal efecto.

4.1.3 Con la finalidad de controlar la salida de los materiales de bodega a obra, se

utilizará una planilla en la cual se señale el nombre de quien retira, descripción del

material, fecha, salida, entrega y firma de quien retira.

(FO.105109Z.AB.01.02_Salida diaria de equipos y herramientas)

4.1.4 Para lograr controlar los equipos propios y en arriendo, que se encuentren en

bodega y salgan con destino a obra, se utilizara una planilla que indique la fecha

de salida, descripción de equipo (tipo, marca, modelo, etc.), días que lleva

trabajados y las observaciones que tenga dicho equipo.

(FO.105109Z.AB.01.03_Control de Equipos)

4.2 Recepción e Inspección de Productos

4.2.1 A su llegada a la Obra, la recepción de productos que serán incorporados al

proceso de construcción y montaje la efectúa el Jefe de Bodega o quien éste

designe, en áreas previamente definidas, efectuando una inspección que

considera chequear si los productos recibidos cumplen con los requisitos de la

Lista de Materiales u Orden de Compra respectiva y, a su vez, verificar si

presentan daños o deterioros visibles.

4.2.2 Antes de recepcionar los productos, se debe asegurar disponibilidad permanente

e inmediata de equipos y personal adecuado para la descarga, apertura de

cajones, almacenamiento y chequeo de los materiales.

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4.2.3 Bultos o cajones recibidos que no se revisen de inmediato, se debe dejar

constancia de ello en documentos del transportista.

4.2.4 El Jefe de Bodega, o quien éste designe, registra en un Protocolo de Recepción e

Inspección en Bodega (FO.105109Z.AB.01.04_Protocolo de Recepción e

Inspección en Bodega), los resultados de esta inspección. Esto es aplicable

sólo a aquellos materiales determinantes del proyecto.

4.2.5 Cuando se requiera, el Jefe de Bodega, o quien éste designe, solicita al Jefe de

Terreno o al Jefe de Oficina Técnica, los recursos necesarios para efectuar una

inspección técnica y para efectuar labores de manipulación, carga y descarga, la

cual se registra en el Protocolo de Recepción e Inspección de Bodega. El

responsable de efectuar la inspección técnica firma el Protocolo de Recepción e

Inspección en Bodega.

4.2.6 Si las inspecciones resultan conformes, el jefe de Bodega lo indica como

“conforme” para su control interno.

4.2.7 Si el producto presenta daños, algún tipo de deterioro o técnicamente no

corresponde a lo requerido en la Lista de recepción o packing list, el Jefe de

Bodega lo indica como condición “no conforme” en el Protocolo de Recepción e

Inspección en Bodega e informa al departamento de Calidad para que este

emita la No conformidad al cliente por el producto respectivo.

4.2.8 Si el producto viene incompleto (faltan partes o piezas), ó sin certificados de

calidad, ó de ensayos requeridos, ó si no han sido recepcionados formalmente, ó

no tienen sus inspecciones finalizadas, el Jefe de Bodega lo indica como

condición “en proceso” en el Protocolo de Recepción e Inspección en Bodega e

informa al Jefe de Administración y al Jefe de Oficina Técnica o Jefe de Terreno,

para que efectúen las gestiones con el cliente.

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4.2.9 El Jefe de Terreno es responsable de aceptar por concesión el uso por

propósitos de urgencia de productos “en proceso”. Esta condición queda

registrada y firmada por el Jefe de Faena en el Protocolo de Recepción e

Inspección en Bodega, indicando antecedentes que lo identifiquen y que permitan

su retiro o reemplazo en caso de no cumplir con las especificaciones del proyecto.

4.2.10 Si los materiales se recepcionan directamente en Obra, el Jefe de terreno será

responsable de la inspección de estos, en tal caso el jefe de terreno o quien este

delegue emitirá el protocolo de recepción e inspección indicando en la casilla para

observaciones que la inspección se realizó en terreno y lo enviará al jefe de

bodega.

4.3 Almacenamiento, manipulación, preservación y despacho de productos

4.3.1 El almacenamiento en bodega o patios, puede considerar áreas identificadas

según el tipo y condición del producto.

4.3.2 Los materiales, equipos o insumos se deberán identificar de acuerdo con la

siguiente clasificación:

a) Tipo I: Aquellos cuya reposición implique un tiempo de espera que impacte

significativamente el proyecto, son en general productos que impactan en

forma significativa en procesos críticos y/o en el Medio Ambiente, en la

Salud y Seguridad de las personas o de las instalaciones.

b) Tipo II: Aquellos cuya reposición sea factible en el corto plazo y que si bien

implique algún retraso, el impacto de éste para la obra sea menor.

c) Tipo III: Aquellos cuya reposición en caso de ser necesaria sea inmediata.

4.3.3 Se identificarán los productos acopiados en el lugar de almacenamiento de

acuerdo con la clasificación mencionada en 4.3.2.

4.3.4 Las condiciones de almacenamiento son controladas por el Jefe de Bodega, ó

quien éste designe, de acuerdo a las especificaciones definidas para cada

producto (apilamiento, ventilación, temperatura controlada, etc.)

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4.3.5 Para el control de manipulación, el jefe de Bodega, o quien éste designe, considera

la disposición de espacios y equipos adecuados para cargar y descargar los

productos.

4.3.6 El Jefe de Bodega o quien éste designe, controla el cumplimiento de las

condiciones de la preservación, protección y rotación de productos o insumos

perecibles, de acuerdo a las instrucciones de su fabricante o proveedor.

4.3.7 El Jefe de Bodega o quién este designe, controla que los despachos de productos

a terreno sean efectuados con el respaldo de un formulario de Movimiento de

Bodega (FO.105109Z.AB.01.01_Movimiento Bodega).

4.4 El Jefe de bodega archiva los siguientes documentos

4.4.1 Archivo de guías de despacho del proveedor.

4.4.2 Archivo de formularios movimientos de bodega.

5.0 Anexos

5.1 FO.105109Z.AB.01.01_Movimiento Bodega

5.2 FO.105109Z.AB.01.02_Salida diaria de equipos y herramientas

5.3 FO.105109Z.AB.01.03_Control de Equipos

5.4 FO.105109Z.AB.01.04_Protocolo de Recepción e Inspección en

Bodega

5.5 FO.105109Z.AB.01.05_Herramientas y equipos a cargo.

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