ELABORACIN DE LAS FICHAS DE

FUNCIONES

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PROCEDIMIENTO GENERAL

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ELABORACIN DE LAS FICHAS DE FUNCIONES

COPIA CONTROLADA N: __________ COPIA NO CONTROLADA

DESTINATARIO:____________ FECHA ENTREGA: ___/___/___

REALIZADO POR:

XXX

RESPONSABLE DE GTH

REVISADO POR:

XXX

RESPONSABLE DE CALIDAD

APROBADO POR:

XXX

GERENCIA

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NDICE

1. Objeto ................................................................................................ 3 2. Alcance ............................................................................................... 3 3. Responsabilidades ................................................................................ 3 4. Definiciones ......................................................................................... 3 5. Desarrollo ............................................................................................ 4

5.1. DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PUESTO DE TRABAJO ...................................... 5 5.2. DIMENSIONES DEL PUESTO............................................................................ 5 5.3. MISIN DEL PUESTO ..................................................................................... 6 5.4. FINALIDADES O FUNCIONES BSICAS ............................................................. 6 5.5. ACTIVIDADES O TAREAS INCLUIDAS EN CADA FUNCIN BSICA ........................ 6 5.6. NATURALEZA DEL PUESTO ............................................................................. 7 5.7. REQUISITOS DEL PUESTO .............................................................................. 8 5.8. OBSERVACIONES .......................................................................................... 9

6. Referencias .......................................................................................... 9 7. Anexos ................................................................................................ 9 8. Registros ............................................................................................. 9

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1. Objeto

El objetivo de este procedimiento es establecer las directrices para la elaboracin

del Manual de Funciones de LA ORGANIZACIN, de forma que sea posible una

gestin de las competencias eficaz y eficiente.

2. Alcance

Se aplica a todo el personal de LA ORGANIZACIN.

3. Responsabilidades

Las responsabilidades de la revisin, aprobacin, trascripcin y presentacin de las

fichas de funciones se describen a continuacin.

ACTIVIDAD RESPONSABLE

Elaboracin Responsable proceso o tarea

Revisin Propietario del proceso

Aprobacin Responsable de GTH

Trascripcin Auxiliar de GTH

Entrega Responsable de GTH

Aceptacin Todos los empleados

Nota: En caso de tratarse de la ficha de un propietario de proceso la ficha ser revisada por el Responsable de Calidad.

4. Definiciones

El Manual de Funciones, comprende todas las fichas de funciones que permiten

definir la posicin de cada uno de los puestos de trabajo de LA ORGANIZACIN. La

descripcin de puestos es necesaria para realizar una correcta seleccin de personal

y para la formacin de los futuros trabajadores, adems de servir como un

referente a la hora de establecer los incentivos y salarios correspondientes

conociendo las tareas que debe desempear la persona que lo ocupe.

As pues, se trata de una tarea en el cual se pretenden enumerar todas aquellas

actividades y tareas que conforman un puesto de trabajo y que lo diferencian de los

dems puestos dentro de la empresa.

Mediante la descripcin de puestos se definen temas claves como: qu hace cada

persona en su puesto de trabajo, cmo lo hace, cundo y por qu. Esto permite

delimitar las obligaciones, tareas y atribuciones de cada uno de los elementos que

componen un trabajo determinado y que la persona que ocupa el puesto debe

cumplir.

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Competencias: Las competencias se pueden definir como las caractersticas de las

personas, ya sean innatas o adquiridas, que estn relacionadas con una actuacin

exitosa en un puesto de trabajo y con su saber hacer. Todas las personas tienen un conjunto de atributos y conocimientos, ya sean adquiridos o innatos, que

definen sus competencias para una cierta actividad. En consecuencia se hace

nfasis en aquellas caractersticas que hagan eficaces y eficientes a las personas

dentro de la empresa.

Toda empresa debe decidir que competencias necesita desarrollar en su personal

para conseguir sus fines especficos, sin olvidar aquellas que sean importantes, se

debe evitar ahogar el sistema con demasiadas competencias. Un nmero

recomendable de competencias puede variar entre siete y diez. El perfil de

competencias elegido es una expresin clara y especifica de la cultura que la

empresa quiere promover y se utiliza como herramienta para la mejora continua.

5. Desarrollo

Para LA ORGANIZACIN el Manual y las Fichas de Funciones tienen los siguientes

objetivos:

Establecer la estructura organizativa. Nos permitir precisar la estructura de la organizacin, reflejando las lneas de autoridad y responsabilidad de

cada puesto y las relaciones que mantienen tanto con los interlocutores

internos como externos a la empresa.

Guiar el reclutamiento. Nos proporciona informacin sobre las caractersticas que debe poseer el candidato que ocupe el puesto de trabajo

y tambin ayudar a determinar las fuentes de reclutamiento, donde es ms

probable que encontremos suficiente nmero de personas que se ajusten a

nuestros requisitos.

Guiar la seleccin de Personal. Las fichas ofrecen datos suficientes para elaborar el perfil del puesto de trabajo en el que se especifican las

caractersticas y requisitos tanto profesionales como personales, que debe

cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las actividades y

tareas propias del puesto. sta informacin guiar la eleccin de los

procedimientos selectivos que se utilicen: tipo de pruebas psicotcnicas, tipo

de entrevista, pruebas especficas, etc.

Guiar la planificacin y efectividad de la formacin. En las fichas se pone de manifiesto las exigencias de los puestos de trabajo y en

consecuencia la formacin que necesitan los trabajadores para

desempearlos eficazmente.

Guiar la evaluacin de desviaciones. Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y

caractersticas que posee el ocupante del mismo, podemos determinar la

existencia de desajustes que indican la necesidad de desarrollar acciones

formativas encaminadas a subsanar las carencias o a potenciar los aspectos

positivos.

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Guiar la evaluacin del Rendimiento. Al contener la descripcin del puesto, las actividades, tareas, deberes y obligaciones de un puesto, se

convierte en nuestro punto de partida para disear e implantar un sistema

de evaluacin del rendimiento. Nos facilita el establecimiento de parmetros

que permitirn evaluar si la persona est obteniendo un rendimiento

adecuado a las exigencias del puesto.

Ayudar a la valoracin de puestos de trabajo. Las fichas ponen de manifiesto y concretan cul es la contribucin de los distintos puestos y

personas a la organizacin, por lo que sirve de base para establecer cul es

el valor relativo de cada puesto en la misma. A partir de ah se facilita el

establecimiento de una poltica salarial justa que mantenga la equidad

interna.

Guiar los requerimientos en materia de Seguridad e Higiene en el trabajo. Las fichas plasman datos relativos a la penosidad y peligrosidad

sirviendo de orientacin para la implantacin de medidas de seguridad e

higiene en el trabajo, que contribuyen a la disminucin de accidentes y

enfermedades laborales.

Ayudan en el establecimiento de planes de carrera. Las fichas de funciones adems de referirse a las tareas que se llevan a cabo en los

puestos, explicitan los requisitos que son necesarios para acceder a ello, por

lo tanto permiten establecer las rutas lgicas y directas de desarrollo de los

profesionales dentro de la organizacin.

Con base en estos objetivos cada Ficha de Funciones contiene la siguiente

informacin:

5.1. IDENTIFICACIN DEL PUESTO DE TRABAJO

Siendo ste el primer apartado de la ficha de funciones, explicitamos el puesto de

trabajo y el departamento al cual pertenece, de acuerdo con el organigrama de la

empresa.

5.1.1 Puesto de trabajo: Es el nombre que recibe el puesto de trabajo que se

est analizando dentro de la empresa

5.1.2 Departamento y Proceso: Se refiere al rea funcional y al proceso dentro

de la empresa, al cual pertenece el puesto de trabajo analizado.

5.2. DIMENSIONES DEL PUESTO En este apartado se da a conocer el lugar que el puesto de trabajo analizado ocupa

dentro de la organizacin, explicitando sus vnculos con el resto de personal. As

pues, encontramos tres puntos: Organigrama, Dependencia directa y Puestos a su

cargo.

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5.2.1. Organigrama: Con el fin de ofrecer una informacin clara del puesto de

trabajo descrito, se dibuja el organigrama de la empresa haciendo ms visible el

puesto analizado. Esto permite contextualizar el puesto de trabajo dentro de la

empresa y ver con claridad la informacin expuesta en los puntos anteriores.

5.2.2. Dependencia directa de: Se menciona cul es el puesto que tiene

responsabilidad inmediata sobre el puesto de trabajo que describimos.

5.2.3. Puestos a su cargo: En este punto se hace referencia al nmero y nombre

de puestos subordinados, ya sean directos o indirectos.

5.3. MISIN DEL PUESTO En este apartado se expone, de forma resumida, la finalidad bsica del puesto de

trabajo. Es importante que quede reflejada aquella parte de los objetivos

fundamentales de la empresa que queda cubierta con este puesto, es decir, aquello

que no se podra llevar a cabo si no existiese esta funcin.

Esta descripcin debe seguir la siguiente estructura:

1. Accin. Se refiere a aquellas acciones que la persona ocupante del

puesto debe llevar a cabo para conseguir los objetivos propuestos.

2. Campo sobre el que se lleva a cabo la accin. Puede ser geogrfico,

funcional o de otra naturaleza.

3. Consecuencia de la accin. Resultado que se obtiene una vez se ha

llevado a cabo la accin.

5.4. FINALIDADES O FUNCIONES BSICAS En este apartado se indican los resultados que el ocupante del puesto de trabajo

debe conseguir mediante sus acciones.

La descripcin de cada finalidad debe ser breve y redactada de una forma global

puesto que la ficha dispone de un apartado especfico (actividades y/o tareas

incluidas en cada funcin bsica) donde se concretan todas las acciones que incluye

cada una de las funciones descritas en este punto.

Es recomendable numerar las funciones puesto que de esta forma ser ms fcil

identificar las tareas especficas de cada una de ellas.

5.5. TAREAS Y/O ACTIVIDADES INCLUIDAS EN CADA FUNCIN

Descripcin, detallada y concreta, de cada una de actividades/tareas/acciones que

se llevan a cabo con el fin de lograr una finalidad o funcin bsica del puesto de

trabajo.

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5.6. NATURALEZA DEL PUESTO

Este apartado tiene por objeto esclarecer cules son las particularidades de cada

puesto de trabajo. Contiene un total de siete puntos donde se describen aspectos

importantes de los cargos existentes en la empresa.

5.6.1. Entorno del puesto: En este subapartado se realiza una descripcin del

puesto de trabajo dentro de la estructura de la empresa haciendo mencin a los

reportes (quin reporta a este puesto y a quin debe reportar la persona ocupante

del mismo) y tambin se hace mencin a la misin global del departamento al que

pertenece el puesto analizado y a la situacin en la que se encuentra el sector al

que pertenece el puesto de trabajo en el mercado laboral.

5.6.2. Recursos materiales que le ofrece la empresa: Es la relacin de bienes

materiales que la empresa pone a disposicin de la persona ocupante del puesto

para que sta pueda llevar a cabo correctamente sus funciones.

5.6.3. Problemtica del puesto: Definicin de los problemas con los que la

persona que ocupa el cargo se puede encontrar realizando sus funciones. Pueden

ser a nivel tcnico, humano, econmico, de planificacin, etc.

5.6.4. Autonoma en la toma de decisiones: Indica si la persona ocupante del

puesto tiene poder para tomar decisiones. En caso afirmativo, describir sobre qu

toma tales decisiones.

5.6.5. Riesgos laborales que afectan al puesto: Se definen los riesgos de

accidente laboral que puede conllevar la realizacin de las funciones y tareas

incluidas en el puesto.

5.6.6. Tiempo de formacin y su responsable: Cuando se contrata a una

persona nueva, o se promociona internamente a alguien, ste debe recibir una

formacin especfica en relacin a las tareas que deber desempear como

ocupante de un cargo dentro de la empresa. En este subapartado se define el

tiempo aproximado de la formacin inicial y la persona encargada de llevarla a

cabo.

5.6.7. Responsabilidades: Se diferencian tres tipos de responsabilidades

distintas:

a) Responsabilidades econmicas. Se indica si la persona que ocupa el

puesto tiene a responsabilidad sobre algn presupuesto econmico. En caso

afirmativo, se seala a qu va destinado este presupuesto.

b) Responsabilidades materiales. Se indica si la persona que ocupa el

puesto es responsable de algn bien material dentro de la empresa. En caso

afirmativo, se seala sobre qu bienes tiene tal responsabilidad.

c) Responsabilidades sociales. Se indica si la persona que ocupa el puesto

tiene responsabilidades para con alguna persona. En caso afirmativo, se

hace referencia a la/s persona/s en cuestin y se indica cules son las

acciones que debe llevar a cabo para cumplir con esa responsabilidad que le

conlleva el cargo que ocupa dentro de la empresa.

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5.6.8. Relaciones humanas: Se sealan las personas con quien se relaciona ms

habitualmente el ocupante del puesto, especificando las causas de dicha relacin.

Se distingue entre relaciones internas (con el personal de la empresa) y externas

(personas ajenas a la organizacin).

5.6.9. Entorno fsico de trabajo: Se refiere a las condiciones fsicas en que el

ocupante del puesto debe realizar sus funciones y tareas. Se trata de describir, a

grandes rasgos, el espacio fsico, la iluminacin, la temperatura, etc. en que

desarrolla su trabajo.

5.7. REQUISITOS DEL PUESTO En este apartado se describen las caractersticas que la persona ocupante del

puesto debe tener para poder realizar sus funciones correctamente.

5.7.1. Competencias conductuales: De acuerdo al Diccionario de Competencias

(Anexo 1) se establece un listado de las competencias que la persona ocupante del

puesto debe disponer para realizar satisfactoriamente sus funciones. Adems, se

define tambin el grado o nivel requerido en cada una de las competencias

mencionadas. Estas competencias las establecen los responsables del rea y son

aprobadas por el Responsable de GTH.

5.7.2. Competencias tcnicas: En este apartado se incluyen los conocimientos

referentes a los idiomas y a la informtica. As pues, encontramos dos tablas, una

para cada tipo. En la primera tabla se indica el nivel preciso de quechua, castellano

e ingles que la persona debe tener para el correcto desempeo de las tareas de su

cargo. Cada idioma se divide en tres niveles diferentes: bajo (B), medio (M) y alto

(A). En la segunda tabla se definen los conocimientos de informtica que requiere

el puesto. Se valora, de forma individual, cada programa/aplicacin/ herramienta y

se le asigna un nivel. La definicin de cada nivel se encuentra en el Diccionario de

Competencias de LA ORGANIZACIN.

5.7.3. Formacin acadmica: Indica el nivel y especialidad de estudios

acadmicos preciso para poder desempear adecuadamente las funciones incluidas

en el puesto. En caso de poder ser vlidos varios niveles de formacin, se

considerar el ms bajo y menos restrictivo.

5.7.4. Conocimientos especficos: Conocimientos terico-prcticos (cursos,

seminarios, etc.) no adquiridos en la formacin reglada y que son necesarios para

poder desempear adecuadamente las funciones y tareas del puesto.

5.7.5. Componentes fsicos requeridos: Capacidades fsicas que debe tener el

ocupante del puesto para la realizacin de sus funciones. Por ejemplo, aspecto

fsico, fuerza, etc.

5.7.6. Componentes psquicos requeridos: Capacidades mentales que las

funciones del puesto exigen a su ocupante y que no estn contempladas en el

Diccionario de Competencias.

5.7.7. Experiencia profesional previa en general: Indicar la experiencia previa

necesaria para que una persona pueda desempear adecuadamente las funciones

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del puesto. Es importante especificar en qu otros puestos se precisa esta

experiencia y el tiempo mnimo de permanencia en ellos.

5.7.8. Experiencia profesional previa en el puesto: Indicar, en caso de ser

necesario, la experiencia previa que la persona debe disponer en un puesto similar

o igual al que ocupar. Asimismo, tambin es importante especificar el tiempo

mnimo de experiencia.

5.7.9. Recursos de los que debe disponer: Bienes materiales que el ocupante

del puesto debe tener en su poder para desempear las funciones correspondientes

a su cargo. Por ejemplo: coche, telfono mvil, etc.

5.8. OBSERVACIONES Este apartado esta destinado a realizar cualquier comentario que se quiera hacer

respecto al puesto de trabajo descrito.

Una vez establecidas las Fichas de Funciones de acuerdo a lo explicado se procede

segn el DGP5.3: Gestin de las Competencias.

6. Referencias Manual de Calidad Manual de Procesos Documento General de Proceso DGP5.3: Gestin de las Competencias

7. Anexos

ANEXO 1: DICCIONARIO DE COMPETENCIAS

8. Registros

DGP5.3-RC2: Fichas de Funciones