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Presentaciones en público

Contenido

1. Preparación ...................................................................................................... 2 1.1. Las 6 preguntas fundamentales ................................................................. 2 1.2. Preparación psicológica ............................................................................. 6 1.3. Técnicas de recogida de información ......................................................... 8 1.4. Técnicas de ordenación de información ..................................................... 9

2. Introducción .................................................................................................... 12 2.1. Obtenga atención ..................................................................................... 12 2.2. Presente la estructura .............................................................................. 12 2.3. Provoque el interés del público ................................................................ 12 2.4. Otras consideraciones ............................................................................. 13

3. Desarrollo ....................................................................................................... 14 3.1. Conexión de los puntos principales ......................................................... 14 3.2. Pautas para persuadir .............................................................................. 15

4. Cierre .............................................................................................................. 16 5. La comunicación en la presentación .............................................................. 17

5.1. Comunicación verbal. ............................................................................... 17 5.2. Comunicación no verbal. .......................................................................... 18

6. Uso de medios y materiales audiovisuales ..................................................... 20 6.1. Pizarra ...................................................................................................... 20 6.2. Pizarra de papel ....................................................................................... 22 6.3. Medios ..................................................................................................... 23

7. Asistentes difíciles .......................................................................................... 24 8. Turno de preguntas ........................................................................................ 26 9. Resumen ........................................................................................................ 29

Copyright© 1999 EADA- Escuela de Alta Dirección y Administración, Barcelona. Rev. 2014

Estos Apuntes fueron preparados por los profesores Assens, Jordi; González de Ribera i Serra, Luis y Van Zoggel, Jeroen de EADA, como base de discusión en la clase y no como ilustración del manejo eficaz o ineficaz de una situación administrativa.

Prohibida su reproducción sin el permiso escrito de EADA.

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1. Preparación

1.1. Las 6 preguntas fundamentales

<<Lo que convierte en único al hombre no es su capacidad para percibir ideas, sino percibir que percibe, y transferir esas percepciones a las mentes de otros hombres a través de las palabras>>

(ALBERT EINSTEIN)

La preparación adecuada de una presentación es de gran importancia para tener garantías de éxito. Es un proceso laborioso para personas que se inician, pero con la experiencia se agiliza mucho.

El primer paso a realizar es hacerse estas preguntas:

• ¿Por qué?

• ¿Quién?

• ¿Qué?

• ¿Cómo?

• ¿Dónde?

• ¿Cuándo?

Cuadro 1: Las 6 preguntas fundamentales de la preparación.

¿Por qué?: finalidad

¿Por qué hago esta presentación?, o dicho de otra manera ¿cuál es mi objetivo?

Los objetivos de una presentación son de cuatro tipos:

a) Informar:

Transmitir unas ideas de manera supuestamente objetiva. Pregúntese: ¿Qué debería saber el público cuando termine?

b) Convencer:

Lograr que el auditorio piense de la manera deseada. Pregúntese: ¿Qué deberían creer cuando termine?

e) Provocar acción:

Influir en el auditorio para que actúen en algún sentido (aprobar un presupuesto, aumentar las ventas, etc.). Pregúntese: ¿Qué deberían hacer cuando termine?

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d) Entretener, divertir:

Cuanto más sabe el presentador entretener al público, más impacto creará.

Cuadro 2: Los objetivos de la presentación.

Tenga en cuenta que informar de una manera aséptica y objetiva es prácticamente imposible, y por otro lado hay maneras más baratas de hacerlo (por ejemplo una carta). Una presentación en público tiene tal fuerza comunicadora que normalmente se utiliza para persuadir a las personas y provocar su acción.

Es importante la diferencia que hay entre «el objetivo de la presentación» y «el tema de la presentación».

Por ejemplo, puedo hablar de la cuota de ventas del año que viene (tema) pero mi objetivo en la presentación será persuadir al equipo de que es factible y motivarlos para su consecución.

¿Quién?: destinatarios

¿Quién va a ser mi público? La naturaleza de nuestro auditorio va a determinar totalmente el enfoque de la presentación. Usted debe actuar como un profesional y por lo tanto es necesario que tenga la flexibilidad de adaptarse a cada situación.

Es conveniente que pueda impartir una clase magistral en la clausura de un MBA, presentar un plan de marketing a la dirección de su empresa, dirigir una charla- coloquio a los profesores de la escuela de su hijo e improvisar unas pocas palabras en la celebración del día de su cumpleaños. Sus presentaciones siempre tendrán éxito si es capaz de pasar del silencio de una iglesia a la desobediencia de un reformatorio, y del salón de su casa a las cámaras de televisión.

Para preparar la manera como habrá de comportarse empiece dando respuesta a ¿Quién va a ser mi público?

• ¿Qué lenguaje apreciarán mejor: técnico, coloquial y desenfadado, serio y solemne, etc.?

• ¿Qué esperan de mí?

• ¿Qué opiniones tienen sobre las ideas que quiero presentar?

• ¿Cuál es su edad, nivel cultural, profesión, creencias de vida etc.?

• ¿Vienen obligados o han pagado por venir?

• ¿Qué cosas pueden ofenderles y qué cosas interesarles?

• ¿Cuántas personas van a asistir?

• ¿Conocen ya algo sobre el tema?

• ¿Hay algo que es mejor no mencionar?

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¿Qué?: temas y contenidos

¿Qué es lo que voy a decir? Hay conferenciantes que tienen mucho que decir y castigan al auditorio hasta que suplica compasión. A veces ni siquiera dicen gran cosa, y lo importante se pierde entre los detalles.

Hacer una presentación en público es parE!Cido a elaborar un buen vino. Es necesario cosechar mucha información, y luego seleccionar la de mejor calidad. Se extrae el mosto y se elabora y trata cuidadosamente hasta que se obtiene el vinq más apreciado por el consumidor.

¿Cómo?: estructura

Primero uno debe tener claros los objetivos de su presentación. El siguiente paso consiste en seleccionar adecuadamente la información y estructurarla de manera que la efectividad de la comunicación sea máxima. Después de presentar al orador y decir de qué se va a hablar, puede seguirse con un esquema sencillo y eficaz como este:

a) Introducción.

b) Desarrollo del mensaje.

e) Cierre.

Para ayudar al presentador a dar la presentación de forma fluida y estructurada, se recomienda elaborar un guión. El guión es una buena ayuda que tiene el orador para hacer su presentación ordenadamente y no olvidar nada. Es mejor que sea sencillo, con letra grande y esquemas o dibujos. Es algo muy personal que cada uno debe hacer a su medida, y que con la experiencia se va simplificando.

El guión no tiene escrito el texto de la presentación, sino sólo contiene las palabras claves. Una presentación no debe leerse nunca (excepto que sea una lectura), pues pierde la naturalidad y toda su capacidad comunicadora. El guión consta de tres elementos:

• Esquema de tiempo. Es imprescindible calcular el tiempo que quiere y que puede dedicar a cada fase de su presentación. Así evita andar escaso del tiempo al final, lo que perjudicaría seriamente el impacto de su presentación. Deje espacio para interrupciones imprevistas, es decir no calcule el tiempo demasiado justo. ¡Es mejor decir poco de manera convincente que decir mucho con prisa excesiva!

• Las palabras claves. Lqs palabras claves le permiten seguir el hilo conductor de su presentación con fatilidad, sin caer en la trampa de leer su presentación. Procure ordenar las palabras previamente, por ejemplo por escribir las palabras sobre pequeñas tarjetas numeradas.

• Metodología. Es el modo en que uno quiere realizar su presentación. Cuando utiliza varios medios y materiales audiovisuales puede convenir indicar en el guión

cuándo exactamente quiere utilizar la pizarra de papel, mostrar una transparencia etc. También puede indicar cuando ha pensado distribuir documentación para el público como por ejemplo un cuestionario, checklist, etc.

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Cuadro 3: Los tres elementos del guión.

El uso de transparencias u hojas ya preparadas en la pizarra de papel, sustituye en buena parte al guión, pues basta con irlas pasando y comentando.

El guión debe ser una ayuda para el presentador, y no un corsé que lo inmovilice. Sálteselo cuando sea necesario.

Título de la presentación

Tiempo Contenido Metodología

Cuadro 4: Ejemplo de un guión.

¿Dónde?: lugar

Muchas veces se debe hacer una presentación en un contexto desconocido. En estas ocasiones es muy recomendable inspeccionar la sala, utilizando los siguientes criterios:

• El tamaño de la sala.

• La posición de las sillas. Evite un gran espacio entre el público y usted.

• Procure no estar aliado de la puerta de entrada o delante de una ventana.

• Preste atención a la luz. Verifique que no hay efectos de luz que impidan ver los medios.

• Verifique si el público le puede oír con facilidad. Si hace falta utilizar un micrófono, practique su uso.

Se debería distribuir las sillas según el tipo de presentación (por ejemplo conferencia, curso, reunión, taller etc.).

¿Cuándo?: tiempo

La utilización del tiempo es una habilidad que se aprende. Con una buena preparación y experiencia se consigue terminar siempre «en punto», y habiendo seguido todo el programa incluido el turno de preguntas.

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Tenga en cuenta estas ideas:

1) El tiempo máximo que debe durar su presentación depende de la naturaleza del auditorio, pero considere que a partir de la hora 1 hora y media la atención va a ir decreciendo.

2) Si usted ha previsto que su presentación dure 30 min., entonces durará 45 min. Siempre se va más despacio de lo previsto. Si está más tranquilo teniendo un exceso de material, conozca cual no es imprescindible y retírelo sobre la marcha.

3) Respete siempre el programa, pase lo que pase. Acabe a la hora, y sobre todo no consuma con su presentación el tiempo reservado para las preguntas.

Establezca puntos de control (por ejemplo cada 15 minutos) que le indiquen si está yendo lento o rápido, y corrija sobre la marcha.

Es importante saber con antelación de cuanto tiempo dispone para su discurso y si hay otros ponentes antes o después de usted, porque esto puede influir en el momento del comienzo y del final.

1.2. Preparación psicológica

Realizar una presentación en público es una experiencia que impone respeto a casi todas las personas. Los profesionales más experimentados no pueden evitar durante los primeros minutos sentir un cierto nerviosismo, si bien la mayor parte de ellos interpretan esta sensación como algo positivo, pues precede al placer de hablar en público.

Si no está usted nervioso es que algo no va bien. La persona que se inicia ha de recorrer el camino que va del nerviosismo y el temor, a una emoción y una excitación positiva.

Tener en cuenta estas ideas puede ayudarle:

1) Conozca muy bien el tema del que va a hablar, y esté profundamente convencido de lo que va a defender.

2) Prepare bien la presentación. Seleccione y ordene las ideas, escriba un guión claro y compruebe cuidadosamente el material.

3) Prevea material de más por si le sobra tiempo, y material no imprescindible que podrá retirar si le falta tiempo. Normalmente no tendrá que hacerlo pero si lo prevé estará más tranquilo.

4) El día antes ensaye la presentación una o dos veces, sólo o con un amigo. No agobie a su esposa-o. Puede ser de gran utilidad grabándose en vídeo durante su ensayo. Si ensaya su presentación delante de un público de experimentación, se recomienda determinar previamente criterios de evaluación. Ejemplos de criterios son la gestión del tiempo, el manejo de medios audiovisuales o el comportamiento no verbal.

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Tenga presente que ensayar demasiadas veces es perjudicial, pues produce un efecto de ••sobre-entrenamiento••. Llega un momento en que lo mejor que puede hacer es olvidar la presentación y tener confianza en que todo irá bien.

5) Llegue a la sala un tiempo antes de empezar y compruebe que todo funciona correctamente: rotuladores, retroproyector, vídeos, luces, etc. Si nada puede fallar usted estará más tranquilo.

6) Recuerde que las pausas le parecen a usted mucho más largas que al auditorio. El público necesita tiempo para pensar. Hable despacio y vocalizando.

7) Si olvida lo que iba a decir (se queda en blanco) haga una pausa con toda tranquilidad. La idea vuelve normalmente en menos de 1 segundo. Recuerde que el público necesita las pausas.

Los profesionales también se quedan en blanco, pero han aprendido a continuar después de la pausa como si nada hubiera pasado. Esto es algo muy normal.

8) Observe como el nerviosismo se le pasa a los pocos minutos. Lo más difícil es el principio, y con un poco más de práctica llegará a disfrutar de la situación. Recuerde que la mayoría de los nervios no son visibles para el público.

Los profesionales de la comunicación con la experiencia han logrado identificar estas sensaciones con algo excitante y placentero, y algunos llegan a ser adictos a hablar en público.

9) Nadie se da cuenta de que le tiembla un poco la voz o las piernas al principio.

El público no puede ver estas cosas, igual que tampoco notan la sensación de su estómago. Por lo tanto ignore estas nimiedades y se le pasarán.

1 O) Si se mueve por el escenario (anda y gesticula con naturalidad) se sentirá cómodo con más rapidez. A veces despertar una sonrisa en el público y sonreír con él (no reír) es suficiente para que desaparezca el nerviosismo.

11) No sea demasiado exigente consigo mismo. En casi cada presentación falla algo u ocurre algo improvisto. Procure tratarlo de forma relajada.

12) Haga un primer contacto con su público antes de empezar, hablando un poco con algunos de los presentes.

Existe una técnica de entrenamiento psicológico que es muy utilizada en los deportes por los atletas de élite, y que constituye una gran ayuda para el conferenciante. Su sencillez es tan grande como su eficacia.

Consiste en relajarse tranquilamente en un sillón e imaginar la presentación tal y como esperamos que se desarrolle.

Usted ha de pensar en las imágenes, sonidos y sensaciones, de la manera como desea que se desarrolle. Esto significa que si imagina que se le cae la pizarra sobre la cabeza, debe borrar esa imagen y seguir pensando en una presentación exitosa.

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La práctica de este ejercicio reforzará en usted el pensamiento positivo y alejará en buena medida el miedo y las inseguridades. Imagine como al final, su presentación ha sido un éxito y el público aplaude satisfecho. Experimente la satisfacción que desea sentir en la realidad.

Antes hemos comentado que no es recomendable ensayar la presentación demasiadas veces para evitar una bajada en el rendimiento debido al sobre-entrenamiento. Lo ideal es ensayar una o dos veces, y luego reproducir la presentación mentalmente alguna vez más.

Los ensayos han de hacerse el día anterior, pues durante la noche el cerebro «Ordena» las ideas y las prepara para ser utilizadas. Si lo hacemos el mismo día podemos crearnos confusión y disminuir la agilidad de nuestros razonamientos.

Una vez acabe la etapa del ensayo, olvídese de la presentación y tenga confianza.

1.3. Técnicas de recogida de información

Cuando empiece a recoger la información para su presentación, se debe hacer dos preguntas:

• ¿En qué medida tengo que recoger información para mejorar y profundizar mi conocimiento del tema? Para recoger literatura relevante, se puede dirigir a bibliotecas, centros de documentación de empresas, consultar expertos, compañeros, amigos etc.

• ¿En qué medida tengo que recoger información relevante para la presentación? La información a recoger depende del carácter del auditorio y de su objetivo.

Cuadro 5: Reflexiones acerca de la recogida de información.

Para obtener información relevante y valiosa sobre el tema de la presentación existen generalmente dos planteamientos:

~ Pensar de forma convergente o lógica

Cuando pensamos de esta forma sólo aceptamos ideas que parecen lógicas, ideas que caben dentro de un marco preestablecido. Esta forma de pensar hace que nos impongamos restricciones, muchas veces inconscientemente.

~ Pensar de forma divergente o creativa

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El principio fundamental de esta forma de pensar consiste en la generación de muchas ideas y posibles soluciones. Para ello es necesario:

• Tener una actitud positiva para poder cambiar un problema en un reto.

• Evitar el juzgar directamente las ideas generadas.

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• Una buena planificación. Cuanto más tiempo uno tiene para preparar una presentación, más ideas uno puede generar. Pues, si ha activado su mente para cierto tema, ella sigue trabajando en él, aunque a continuación se dedique a trabajar sobre otros temas.

Cuando quiera recoger información, sea crítico. Límitese al principio al índice, la introducción y el resumen. Utilice también el registro de palabras para buscar. Registre sus notas cuidadosamente, por ejemplo, apunte la fuente de cada área de información.

Por último, no se limite a buscar en libros o revistas. Procure hablar con expertos, compañeros o conocidos para recoger otras ideas y argumentos que puedan ser interesantes.

1.4. Técnicas de ordenación de información

Para ordenar y estructurar la información recogida existen tres métodos:

• Método inductivo.

• Método deductivo.

• Aplicación de principios de ordenación.

Método inductivo

El método inductivo consiste en seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Anote todos los hechos, detalles, ejemplos, anécdotas e ideas que conoce sobre el tema, y escriba una lista de conceptos clave.

Paso 2: Ordene y priorice los conceptos clave.

Paso 3: Quite información redundante y añada información que haga falta para entender el mensaje.

Cuadro 6: Pasos del método inductivo.

Método deductivo

El método deductivo parte de la suposición que uno sabe exactamente lo que quiere tratar y domina completamente el tema. Pasos a seguir según este método:

Paso 1 : Determine tema y objetivo.

Paso 2: Defina las ideas principales de su exposición. Frecuentemente conviene definir las ideas en forma de preguntas.

Paso 3: Ordene los temas de forma lógica para el auditorio.

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Paso 4: Formule los subtemas que surgen de las ideas principales.

Paso 5: Ordene los subtemas.

Paso 6: Quite información redundante y añada información que hace falta para entender el mensaje.

Cuadro 7: Pasos del método deductivo.

Aplicación de principios de ordenación

Existen también unos principios de ordenación, como por ejemplo:

• Estructura metodológica:

Esta estructura se utiliza muchas veces para presentaciones científicas. Consiste en presentar el problema, el método de investigación aplicado, el desarrollo del experimento o la investigación, los resultados, su interpretación y las conclusiones y recomendaciones.

• Estructura cronológica:

Aplicar una estructura cronológica significa que se utiliza el factor tiempo para organizar la presentación. Por ejemplo: la situación histórica, la situación actual y la deseada o esperada situación en el futuro.

• Estructura geográfica o espacial:

Se organiza la presentación por criterios geográficos, por ejemplo norte, sur, oeste y este o Europa, EE.UU., Japón y el resto del mundo, o ciudad, provincia y país etc.

• Estructura consultiva:

La estructura consultiva parte de una descripción de la situación y sus eventuales orígenes. Después de la descripción se trata el análisis de la misma, las alternativas, las consecuencias de cada alternativa y las recomendaciones finales.

• Estructura causa-efecto:

Esta estructura parte también de una descripción de la situación actual, seguido por una exposición de las causas y las consecuencias. Se termina la presentación con conclusiones y recomendaciones.

• Estructura pregunta-respuesta:

Empieza con una descripción de la situación actual, derivando en un número de preguntas. A continuación se contesta a las preguntas una por una, terminando con conclusiones y recomendaciones.

Por último, se debe estructurar la información siempre en función del análisis del objetivo, del auditorio y de la estrategia que quiere aplicar para realizar su objetivo. Por ejemplo, si presenta

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una investigación delante de un cliente puede ser apropiado presentar primero las conclusiones y a continuación el método de investigación aplicado. Sin embargo, si el auditorio está formado por colegas investigadores, probablemente conviene dedicar primero bastante tiempo a la explicación del método de investigación aplicado.

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2. Introducción

Una buena introducción es primordial para el desarrollo eficaz del resto de su presentación. El objetivo de la apertura es facilitar el ambiente apropiado. Es muy importante aclarar al comienzo si prefiere que los asistentes le hagan preguntas durante la presentación o al final. Además, una presentación sin introducción puede provocar confusión, fastidio y falta de comprensión ante el público.

Para la introducción el presentador debería centrarse en los siguientes tres elementos claves:

• Obtenga atención.

• Presente la estructura.

• Provoque el interés del público.

Cuadro 8: Los 3 elementos clave de la introducción.

2.1. Obtenga atención

El público acaba de entrar y todavía está pensando en sus propios asuntos. Es necesario captar su atención nada más empezar. Algunas maneras posibles de hacerlo son: hacer una pregunta, una broma (¡cuidado!), empezar con una frase impactante, mostrar un objeto, lanzar una afirmación provocante, contar una anécdota o experiencia personal etc. Evite clichés, observaciones obvias y disculpas.

2.2. Presente la estructura

Es importante que explique el orden o la estructura de su presentación. La estructura consta de los puntos principales y el orden en que los va a tratar. Es el hilo conductor que facilita, a su público, mantener la concentración. Muchas veces conviene presentar la estructura a través de una transparencia. Explicar la estructura ayuda al auditorio a ordenar las ideas y facilita la comprensión. Los puntos o ideas principales son los medios para alcanzar los objetivos y tienen que justificar las conclusiones de su presentación.

2.3. Provoque el interés del público

Es importante relacionar los puntos con los intereses y necesidades del público, y lograr que piensen: ¡Esto es importante, esto nos afecta!

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El presentador tiene que darse cuenta que el público sólo prestará atención cuando sabe qué beneficios o ventajas puede extraer de su presentación.

Es recomendable mencionar las fuentes de información para que el público pueda comprobarlos. Limite el número de ideas, porque cuántas más ideas menciona usted, más posibilidad existe que haya alguna que sea menos fuerte.

2.4. Otras consideraciones

• Presentación del orador.

• El objetivo .

• Tiempo .

• Preguntas .

• Información previa .

• Documentación .

• Agradecimiento .

Presentación del orador

Cuando el público no le conoce, conviene presentarse brevemente. Explique por qué está aquí, su relación con el tema a introducir y eventualmente su profesión, puesto o experiencia. En caso de que le hayan invitado (por ejemplo para asistir a una mesa redonda) le presentará el moderador.

El objetivo

Como ya se ha dicho anteriormente, el objetivo de su presentación no es lo mismo que el tema que quiere tratar. En caso de que quiera hacer una presentación persuasiva, conviene no mencionar el objetivo demasiado explícito. Por ejemplo: «Quiero informarles sobre las posibilidades y ventajas de comidas vegetarianas» antes de «quiero persuadirles de convertirse en vegetarianos».

Tiempo

Explique a su público cuánto tiempo va a durar su presentación, y en caso de que la presentación sea larga, cuando hará un descanso. Tenga en cuenta que puede haber participantes que tienen que coger el tren o el autobús, con lo cual les sirve saber cuándo termina.

Preguntas

Es importante indicar si prefiere que los asistentes mantengan sus preguntas para el turno de preguntas o si les permite hacer preguntas durante su exposición. Es más fácil mantener el control de su presentación cuando trata las preguntas después de su exposición. Permitir a los asistentes interrumpirle, requiere que domine bien el tema y el tiempo.

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Información previa

Existe la posibilidad de que tenga que hacer una presentación sobre un tema que está considerado técnico o especialista en vista del conocimiento de su auditorio. En este caso, conviene explicar previamente los términos técnicos cuya comprensión es imprescindible para seguir la presentación.

Documentación

Según el tema a tratar y el objetivo a alcanzar, a veces conviene indicar si el público tiene que tomar notas de su presentación o si ha preparado copias de las transparencias. Dejar al público tomar notas tiene como ventaja que no perderá fácilmente la concentración. Un posible inconveniente es que tendrá que mirar a cabezas inclinadas.

Agradecimiento

Antes de empezar su presentación no olvide saludar al público y agradecerle su asistencia.

3. Desarrollo

3.1. Conexión de los puntos principales

Esta es la parte más amplia de la presentación, y a ella vamos a dedicarle la mayor parte del tiempo. El presentador elabora los puntos principales mencionados durante la introducción, acentuando las palabras clave. Es primordial relacionar las ideas principales entre sí, para dar la imagen de una presentación lógica y coherente. Se puede hacer por medio de frases breves, que resumen la idea que acaba de ser presentada e introducen la siguiente.

Ejemplos:

Idea Frase de transición

1) Análisis del mercado en Asia. Hemos visto las tendencias en los países asiáticos y ahora analizamos la situación en Europa, donde ...

2) Análisis del mercado en Europa. Después de los resultados en el mercado X, me gustaría comentarles el éxito que hemos tenido en ...

Cuadro 9: Ejemplos de conexión de los puntos principales.

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3.2. Pautas para persuadir

En su Ars Retórica, Aristóteles explica que para ser convincente uno necesita:

• Lagos, una argumentación sólida.

• Ethos, tener autoridad.

• Pathos, crear emociones en el público.

Conforme a Aristóteles, podemos destacar varias pautas y sugerencias que le ayudarán a ser más convincente:

Presente sus argumentos en un orden lógico

Es primordial presentar sus argumentos e ideas en un orden lógico, para facilitar al auditorio seguir su discurso. Podemos distinguir entre el orden deductivo y el orden inductivo, que son los métodos más frecuentemente utilizados. El orden inductivo comienza con unas afirmaciones específicas que forman los argumentos para sostener mejor su opinión. El orden deductivo comienza con el desarrollo de una afirmación general, después de lo cual el presentador introduce argumentos para sostenerla.

Presente un número limitado de argumentos fuertes

Muchos presentadores dan por hecho que más argumentos conducen a un mayor impacto. Sin embargo, frecuentemente la tendencia a ser exhaustivo perjudica la eficacia de la presentación. Es porque cuanto más argumentos uno presenta, más posibilidad existe de que hayan algunos débiles. Los argumentos débiles facilitan a los oponentes del orador la posibilidad de atacar su discurso.

Presente argumentos que conectan con el público

Procure que los argumentos coincidan con los intereses del público, para que tengan el efecto deseado. Por eso, es importante informarse previamente sobre las características del auditorio. Por ejemplo, si intenta persuadir a su público de dejar de fumar con el argumento que cuesta mucho dinero, probablemente este argumento no tendrá efecto si los asistentes ganan mucho dinero. Generalmente conviene pensar en argumentos que apelen a sentimientos y necesidades como seguridad, confianza, estima, salud y la necesidad de formar parte de algo.

No haga suposiciones equivocadas

Verifique previamente cómo piensa su público sobre sus puntos de vista. Si lanza su punto de vista teniendo el convencimiento de que el público está de acuerdo con usted cuando éste no es el caso, provocará rechazo.

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Utilice argumentos que se puedan verificar

Los argumentos que no se pueden comprobar están considerados frecuentemente como débiles. Especifique sus argumentos con fechas, fuentes y datos exactos.

Anticipe objeciones

Es recomendable anticipar los contra argumentos de su público. Intente convertir las desventajas en ventajas.

Muestre ventajas

No se limite a exponer características técnicas, sobre todo cuando el público no tiene el mismo conocimiento técnico que usted. Es recomendable convertirlas en beneficios o ventajas para su audiencia. Piense siempre en la pregunta «¿Cómo ayuda este punto o aspecto a resolver el problema que tiene mi público, a satisfacer sus necesidades etc.?••

Muestre pericia y seriedad

Es más fácil convencer a su auditorio cuando transmite una imagen de penc1a y seriedad. Verifique su información y expóngala de forma sincera, lo que hará que le consideren creíble.

Es casi imprescindible enriquecer el desarrollo de su mensaje con elementos audiovisuales, algunos ejemplos o anécdotas, metáforas bien diseñadas o demostraciones con objetos. Es primordial que los ejemplos y anécdotas conecten adecuadamente con los intereses y el perfil de los asistentes. Cuando hable delante de un público de autónomos, conviene más dar ejemplos de PYMES que hablar únicamente de sus experiencias en empresas multinacionales.

4. Cierre

Cuando usted cierra su presentación debe:

1) Resumir lo que ha dicho.

2) Extraer las conclusiones

3) Incitar a la acción.

Cuadro 1 O: Los 3 elementos claves del cierre.

Tanto la manera de cerrar, como la de empezar, son de gran importancia.

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Una buena manera de terminar es volviendo a alguna idea que se ha mencionado al inicio de la presentación (por ejemplo volviendo a una pregunta hecha en la apertura). De este modo, se logra dar un aspecto de gran coherencia al conjunto. Por ejemplo: ¿Recordáis la historia de la telefonista que he explicado al empezar? Si hubiera seguido un programa de formación como el que he expuesto ¿cuál habría sido su comportamiento? Otra manera de terminar una presentación es contar una anécdota que esté fuertemente relacionada con la idea principal del discurso.

Si el presentador quiere provocar una discusión o que se hagan preguntas después de su discurso, puede lanzar unas afirmaciones provocativas, por ejemplo pronósticos futuros que llamen la atención.

Es necesario mostrar con claridad cuándo termina la presentación. Una buena manera de hacerlo es agradeciendo al público su asistencia y luego quedando en silencio. Por ejemplo: «Si no hay ninguna pregunta más, damos el acto por terminado. Gracias por haber venido». Esta frase, mirando al público y sin decir ni una palabra más, es la señal que espera el auditorio para iniciar los aplausos.

Hay que evitar de terminar disculpándose, por ejemplo por haber llegado tarde o no haber podido exponer todo en la medida que uno quisiera. También se debe procurar no recoger los materiales antes del cierre de la exposición.

5. La comunicación en la presentación

La percepción del público y el impacto de los mensajes dependen tanto de cómo comuniquemos que de qué comuniquemos. Durante una presentación en público, si está usted iniciándose, la mejor manera de estar y de moverse es la que usted tiene habitualmente. Muévase por lo tanto de acuerdo con su propio estilo. Si al principio intenta corregir algún mal hábito (jugar con el rotulador, tics verbales, etc.) no atenderá al mensaje que quiere transmitir y perderá la naturalidad.

La mejor manera de mejorar las formas es filmarse en vídeo y luego trabajar con la grabación. Cada una de las cosas que quiera mejorar ensáyela hasta que sea un hábito y lo haga sin pensar en ello. Si más adelante durante una presentación vuelve a aparecer el hábito que quería cambiar, usted se dará cuenta, y sobre la marcha podrá evitarlo sin distraerse demasiado. Cuando termine la presentación vuelva a ensayar la nueva forma hasta que se automatice.

Una regla de oro es que se debe siempre mostrar motivación y entusiasmo.

5.1. Comunicación verbal

Cuando usted formula sus frases y palabras, es recomendable pensar en las siguientes pautas:

• Utilice un lenguaje adecuado al perfil de su público.

• Utilice frases breves.

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• Evite frases hechas y muletillas ( «eh••, «¿no?••, «por tanto••, etc.).

• Repita los mensajes más importantes en otras palabras.

• Varíe su lenguaje.

• Utilice ejemplos y metáforas.

• Adapte sus palabras a su público.

• Hable con fluidez.

• Hable personalmente: utilice un estilo personal (yo, tú, nosotros, usted, etc.).

Cuadro 11: Pautas para la comunicación verbal.

5.2. Comunicación no verbal

Cuando usted realiza una presentación, está comunicando a través de palabras (verbalmente y por escrito). Pero también utiliza usted la comunicación no verbal. La comunicación no verbal es toda la comunicación que no se realiza a través de palabras. Existen dos tipos de comunicación no verbal:

a) Paralenguaje. Se refiere a cómo nos expresamos cuando hablamos: tono de voz, ritmo, volumen, entonación, pausas, articulación.

b) Gestos o lenguaje corporal. Se refiere a lo que comunicamos sin palabras y sin sonido: gestos, postura, mirada, imagen personal, movimiento.

Paralenguaje

La voz es uno de los medios más importantes para convencer y entretener a su público. Unas pautas:

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• Articulación:

Pronuncie de tal forma que el público le oiga bien.

• Entonación:

Varíe el tono para mantener la atención y para subrayar algo importante.

• Ritmo:

Hable despacio y haga cambios de ritmo.

• Volumen:

Siga hablando con fuerza durante toda la presentación. No afloje al final.

• Pausas:

Utilícelas durante la presentación. Las pautas sirven como momentos de descanso, en que el público puede tomar notas o reflexionar sobre lo dicho.

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A usted las pausas le permiten estructurar su pensamiento.

Cuadro 12: Pautas para el paralenguaje.

Lenguaje corporal

• Utilización de la mirada:

En auditorios de tamaño pequeño utilice la «técnica del faro••. Consiste en ir mirando a todos los asistentes uno por uno de un lado al otro de la sala. Si mantiene la mirada individual durante un breve lapso de tiempo, logrará que todas las personas tengan la sensación de que se dirigía a ellas personalmente.

Cuando se hace una presentación siempre hay entre el público algunas caras que atraen más nuestra mirada que otras. i Evite hablar para una persona! La tendencia a hacerlo es normal, pero cuando se dé cuenta, continúe avanzando con la mirada y diríjase poco a poco a todos los espectadores.

• Movimiento del cuerpo:

Cada persona se mueve con su propio estilo, por lo tanto, desarrolle y mejore el suyo sin tratar de imitar a nadie. El movimiento del cuerpo debe acompañar a las palabras de manera natural, como usted lo hace en conversaciones normales. Recuerde que su cuerpo comunica tanto o más que sus palabras, por lo que es muy importante no descuidar esta parte del entrenamiento.

La manera de «dominar>> auditorios de tamaño no muy grande es acercándose al público y andando con naturalidad por el espacio de que disponga. Si le parece adecuado puede incluso coger un micrófono y andar entre la gente. Sin embargo, procure no «pisar el territorio personal•• de cada asistente del público. Si usted se mueve naturalmente, logrará más fácilmente relajarse.

Si tiene que señalar a alguien no lo haga con el dedo, pues produce una sensación desagradable en la persona. Utilice mejor la mano entera, con la palma hacia arriba extendiéndola como para ver si llueve.

Su lenguaje no verbal comunica muchas cosas, de igual manera que lo hace el del público. Observe a las personas que le escuchan y tendrá información muy valiosa para realizar su presentación. ¿Se aburren, no entienden, están entusiasmados, etc.?

• Gestos:

Utilícelos para reforzar su mensaje y dinamizar su presentación. Procure no exagerar y evitar movimientos repetitivos.

• Postura:

Mantenga la espalda bien recta y asegúrese de mirar siempre hacia el auditorio. Si suele poner las manos en los bolsillos, asegúrese no tener nada en ellas que haga ruido al tocarlo (por ejemplo monedas sueltas, o un paquete de pañuelos).

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• Imagen personal:

Lleve ropa con la que usted se sienta cómodo. No es necesario llevar la misma ropa que su público, sino que su vestido corresponda a las expectativas del auditorio. Evite ropa que distraiga la atención (sea más bien conservador), igual que joyas que tintinean.

6. Uso de medios y materiales audiovisuales

Para que un mensaje tenga el máximo de efectividad es necesario que sea transmitido de manera auditiva (sonidos), visual (imágenes) y cinestésica (sensaciones).

Los medios son herramientas muy importantes en una presentación. La mayor parte de ellos sirven para hacer visual el mensaje y amplificar las emociones que se despiertan en el auditorio. El uso apropiado de los medios audiovisuales tiene unas ventajas muy importantes:

• Hace que la presentación tenga más claridad. Se sabe que más del 75% de la gente se orienta mejor a través de imágenes que a través de palabras.

• Ayuda al auditorio a seguir el hilo conductor de la presentación.

• Da variación a la presentación, con lo cual fomenta que el público mantenga la atención y el interés.

• Ayuda al público a recordar durante más tiempo el contenido de la presentación.

• Fortalece el impacto del mensaje y la capacidad de persuasión del presentador.

• Sirve de guión al presentador.

Cuanto más complejos son los medios, mayor es el riesgo de que fallen. Es imprescindible probarlos antes de empezar y conocer su funcionamiento a la perfección.

Algunas veces ocurre que mientras el conferenciante prepara las cosas, llegan temprano personas del público y se ofrecen a ayudar. Déjeles hacer alguna cosa y agradézcales su ofrecimiento. Estas personas son las que más atentas estarán, y las que harán las primeras preguntas.

6.1. Pizarra

Las pizarras que mayores posibilidades ofrecen son las blancas donde se escribe con rotulador y puede proyectarse una transparencia. Cuanto más grandes sean mejor. Existen pizarras móviles que descubren otras que están detrás, pero no es frecuente encontrarlas.

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El uso de la pizarra es más complejo que el del retroproyector, por lo que requiere practicar ampliamente.

Puede ocurrirle este tipo de cosas:

1) El rotulador no escribe, y no hay más. ¡Haberlo probado antes! Preocúpese de tener varios rotuladores que escriban (negro, rojo, verde y azul).

2) ¡No lo puede creer! Hace un momento escribía y ahora no. Lo que le ha ocurrido es que mientras hablaba lo ha tenido destapado un rato y la punta se ha secado. Téngalo destapado sólo cuando esté escribiendo. Los gastados tirarlos.

3) La pizarra está espléndida, toda llena de ideas importantes, pero ahora no sabe dónde proyectar la transparencia. Si combina el RP con la pizarra debe dejar un espacio limpio para proyectar, o tendrá que borrar algo. Al principio ayúdese con unas marcas en la pizarra que le indiquen cual es ese espacio.

4) Quiere apagar una luz y no sabe cuál de los 18 interruptores es el bueno. Cuanta más calidad tiene la sala mayor es el follón de interruptores. Antes de empezar prevéalo o se verá conectando cortinas, pantallas, vídeos y todo tipo de luces antes de encontrar la que quería.

5) Los que se sientan detrás no ven nada. El tamaño de la letra debe permitir a los de la última fila entender el texto, pero no ha de ser tan grande que no quepa todo lo que quiere poner. La letra grande es también más lenta de escribir.

6) Va no tiene sitio y está en la mitad de la presentación. El uso de la pizarra requiere un cierto orden y secuencia. Como es difícil de improvisar, la mejor manera de trabajar es tener una estructura ya definida de cómo queremos que quede la pizarra. Si el auditorio va a ir aportando ideas las tenemos que colocar en el sitio de la pizarra predefinido, para que el aspecto final sea el decidido previamente. Con un esquema básico y unas dosis de flexibilidad la pizarra se convierte en el medio donde más se disfruta.

7) Un asistente acaba de aportar una idea que no entra dentro del esquema que usted quería hacer. Si usted necesita la participación de los asistentes anote todo lo que le digan. Si algo no encaja con el esquema que quiere desarrollar, anótelo en un sitio aparte, pero tenga en cuenta que toda aportación que no escriba en la pizarra es una descalificación a un participante, y esto no favorece la participación. Si una idea la dicen por segunda vez, búsquela y ponga un signo a su lado. Si es importante destáquela. Cuando comente las aportaciones recogidas jamás tache con el rotulador ninguna por no apropiada. Resalte las buenas y desarróllelas en un sitio aparte.

8) Está escribiendo y no sabe si es «desarrollar» o «desarroyar». A muchas personas les ocurre que dudan de la ortografía de algunas palabras cuando escriben en la pizarra, pero esto no les ocurre al escribir en papel. En cualquier caso sepa que es habitual, no se preocupe, y llegado el caso abrevie: ••desarr.». Cuando termine la presentación escriba la palabra en un papel, comprobará que sí sabía escribirla, y luego escríbala en la pizarra tantas veces como le sea necesario para fijarla.

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9) Su letra no se entiende, escribe muy despacio, se va para abajo, etc. En estos casos el mejor consejo es: Practique mucho; llene cientos de pizarras.

1 O) No deje notas en la pizarra si no hace falta. Demasiadas notas distraen la atención del público.

11) Cuando quiera borrar una parte de la pizarra hágalo siempre en bloques enteros. No deje nunca trozos de frases.

6.2. Pizarra de papel

Es una pizarra parecida a un caballete de pintor, con un gran bloque de hojas de papel. Una presentación puede apoyarse en hojas ya diseñadas tal y como lo hacíamos con las transparencias, aunque tienen el inconveniente de estropearse y tener mayor peso.

Se utiliza también en sesiones interactivas para anotar ideas que no queremos que se pierdan. A veces puede ser interesante ir sacando las hojas y pegándolas en la pared con «blue-tack» o cinta adhesiva, para tenerlas todas a la vista.

Hay varias ideas que le ayudarán a dominar la pizarra de papel (y que ésta no le domine a usted):

1) Asegúrese de que hay papel suficiente, rotuladores de diferentes colores y que las patas están bien estables.

2) Si quiere preparar las hojas antes de la presentación:

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• Escriba primero con lápiz para distribuir bien la escritura. Luego con rotulador. Puede dejar cosas con lápiz para ir rotulando a medida que avanza en su presentación.

• Si anota palabras en lápiz, sólo las podrá ver usted, y le servirán de guión.

• Ponga lengüetas que sobresalgan en las hojas que deba encontrar con rapidez.

• Es muy habitual escribir con letra demasiado pequeña. ¡Cuidado!

• Si escribe durante la presentación, calcule bien el espacio o le quedará una palabra a medias.

• Cuando pase a hablar de otra cosa quite la hoja escrita. No tenga competencia visual.

• Su postura es siempre mirando al auditorio. No se quede de espaldas mirando al papel.

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6.3. Medios

Ordenador

Existen en el mercado diversos programas tales como por ejemplo Powerpoint, Prezi, Key notes etc. nos da muchas posibilidades de diseño, colores, tipos de letras, etc

Vídeo

Un vídeo tiene mucho impacto, con lo cual hay que planificar bien su uso. Evite comentar el vídeo cuando está en marcha, porque es prácticamente imposible sincronizar sus palabras con el audio. Si usted interrumpe el vídeo para explicar algo, anúncielo con antelación para que el auditorio no se moleste.

Micrófono

El micrófono facilita la escucha ante grandes auditorios. Asegúrese de que está conectado y regulado en altura y volumen, y compruebe su funcionamiento.

Objetos

Mostrar un objeto sencillo al público puede ayudar en su presentación porque muchas veces un tema abstracto se entiende mejor cuando está traducido en un objeto concreto. Es mejor no dejar correr de mano en mano el objeto durante su presentación, porque esto distrae la atención del público. Si lo hace, procure interrumpir su presentación hasta que todos hayan visto el objeto. Reglas de oro:

Existen muchas, si bien recuerde que lo importante es lo que usted pretende lograr con la transparencia. Si no olvida cual es su objetivo no tendrá que ceñirse necesariamente a estas reglas.

1) Exprese pocas ideas en una misma transparencia

Si tiene demasiadas ideas repártalas en dos o más, pero no canse con decenas de transparencias al auditorio. Puede ser adecuado entregar una documentación aparte con una información más amplia, y hacer referencias a ella durante la presentación.

2) Escriba pocas líneas y pocas palabras

Deben ser leídas con facilidad. Su aspecto es mejor que sea «ligero» que no «pesado y denso••. Regla de tres: utilice como máximo en una sólo transparencia 6 líneas de seis palabras cada una. Reparta la información sobre toda la superficie, que no «se caiga•• hacia un lado (salvo que esté comparando dos cosas y quiera comunicar sus diferencias).

3) Convierta texto

Procure convertir texto en esquemas, tablas, diagramas, dibujos, o cualquier imagen gráfica. Expresará lo mismo que las palabras y con mayor eficacia. Procure que las

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imágenes sean sencillas y fáciles de recordar en la medida de lo posible. Ponga un título en cada imagen.

4) Resalte lo más importante.

Piense en color, tamaño y tipo de letra, un trazo de rotulador que rompa la simetría, flechas, etc.

5) Contenido simbólico.

Tenga en cuenta el contenido simbólico de las formas y de los colores. Si habla de un peligro o amenaza résaltelo con un trazo rojo anguloso, si es un 4x4 muy resistente las letras han de ser recias, pero si vende leche baja en calorías la imagen ha de ser ••ligera».

Evite el uso de colores rojo y verde simultáneamente porque una proporc1on significativa de la gente tiene dificultad en distinguirlos. Escriba texto que forme un conjunto en un sólo color. Evite el uso de colores muy claros.

Las transparencias pueden escribirse a mano con rotuladores especiales, pero lo más práctico y presentable es componerlas en un ordenador con cualquiera de los programas que existen en el mercado.

La impresión sobre el acetato puede hacerse directamente en color o en blanco y negro con una impresora de chorro de tinta, manteniendo luego la transparencia protegida en una funda transparente. Otra posibilidad es imprimir sobre papel, y mediante una fotocopiadora que lo permita pasar la imagen al acetato.

6) Legibilidad de las letras, números, figuras y diagramas

El tamaño de las letras y los números ha de ser el suficiente para que pueda leerse desde la última fila. Tenga en cuenta la distancia a la que estará el retroproyector de la pantalla, pues cuanto más cerca esté, más pequeña se verá la imagen. Utilice minúsculas porque facilitan la legibilidad.

7) Estilo estándar

Utilice, en la medida de lo posible, el mismo estándar para diseñar los materiales que quiere utilizar. Respete el estilo estándar de su organización (la imagen corporativa).

7. Asistentes difíciles

1) El que interrumpe

Suele ser una persona insegura que se comporta con agresividad. Mantenga con él un comportamiento diplomático, no se enfade. Espere a que se equivoque y entonces pregunte al grupo.

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2) El que no calla y lo sabe todo

Puede ser una persona que sabe mucho del tema y quiere demostrarlo. No calla.

• Con elegancia, acérquese a él, incluso ponga la mano en su mesa o tóquele el brazo.

• Frénele con una pregunta difícil.

• Haga participar a los demás. «Venga, vamos a dejar hablar a los demás>>.

3) El que se queja

Una persona que se siente tratada injustamente, o está irritada por naturaleza. Es una situación delicada porque su agresividad puede volcarse contra usted y convertirle en cabeza de turco. Infórmese sobre lo que ocurre. Si no tiene solución positivice la situación. Si el problema se lo crea ella misma, utilice la presión del grupo.

4) Los que cuchichean

Se aclaran dudas unos a otros. Se han sentado al lado de un amigo y hablan de las vacaciones. Se aburren.

• Míreles y acérquese a ellos.

• Pídales su opinión o hágales una pregunta fácil.

Una manera elegante de atraer a estas personas es mencionarlas mientras se habla:

«Ayer recordaba una frase del Sr. Ramírez, nuestro director general>>. Diciendo esto es muy probable que este señor deje de distraerse y atienda a la presentación.

5) El que se equivoca

Es una persona no muy lúcida, simplemente se equivoca o bien se está haciendo el tonto. Inicialmente proteja el amor propio de esta persona. Conteste algo del tipo: «No me he debido explicar bien. Lo que he querido decir es ... ». Si hace un descanso en su presentación es bueno que sea fuera de la sala y con un pequeño refrigerio. De este modo el público se mueve un poco, come alguna cosa y su atención aumenta en la segunda parte. No utilice el descanso para hablar con la persona que le parezca más agradable, sino con quien le ha causado molestias o se comporta de manera extraña. Busque a las personas conflictivas o que parezcan insatisfechas y averigüe qué les ocurre. Tómese un café con ellos y verá como en la sala su comportamiento mejorará.

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8. Turno de preguntas

Este es el momento en que el público puede participar, y por lo tanto es de vital importancia. Hay varias ideas importantes que usted debe considerar para tener éxito:

1) Deje tiempo para las preguntas, no lo consuma usted terminando su presentación.

2) Reparta este tiempo entre varios asistentes. Nadie ha de monopolizar el turno de preguntas. No se extienda demasiado y deje tiempo para otras preguntas.

3) Invite a hacer las preguntas que deseen, y acto seguido permanezca callado, mire al público y espere. A veces nadie se atreve a hacer la primera pregunta y hay que esperar, pero la segunda y las demás vienen por sí solas. Para romper el hielo puede hacer una pregunta al público, o previamente susurrar una pregunta a un conocido entre el público.

4) Utilice su autoridad para ordenar los turnos. Hágalo bien y con justicia: quien antes lo solicita es quien antes habla. No deje hablar a nadie si no tiene el turno.

5) Informe que las preguntas no han de ser casos particulares, sino preguntas generales que puedan interesar a todos. Si es necesario deje algo para contestar después de la conferencia.

6) No se tome las preguntas como ataques. Lo normal es que el público pregunte por que está interesado. Nadie está contra usted. Es mal síntoma que nadie haga ninguna pregunta, porque significaría que algo va mal.

7) Agradezca las preguntas y haga lo necesario para que el público pueda participar sin miedo. Respuestas de este tipo no invitan a participar: «Sí, esto ya lo he explicado perfectamente antes. Usted no debía estar muy atento••. Aunque la persona pregunte algo ya explicado, sea elegante y diga: «Sí antes he comentado alguna cosa sobre esto. Es una idea muy importante y vale la pena volver sobre ella». Resuma muy brevemente la idea y pase a otra pregunta. Trate la persona que hace la pregunta siempre con respeto. No se deje llevar por sus emociones.

8) Avise con antelación cuando el tiempo para hacer preguntas casi se ha agotado.

9) Intente anticipar a las preguntas durante la fase de la preparación de su presentación y prepare respuestas.

1 O) Repita la pregunta en voz alta para asegurar que todos la hayan oído.

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Tipos de preguntas

1) Pregunta clara y normal

Se contesta con la misma claridad y normalidad con la que ha sido preguntado. No se extienda innecesariamente. Su presentación ya ha terminado y está robando tiempo a otras preguntas.

2) Pregunta confusa

Puede ocurrir que la pregunta efectivamente no se entienda. Pregunte:

• ¿Qué es exactamente lo que quiere decir?

• ¿Me puede hacer la pregunta con otras palabras?

• ¿Los demás habéis entendido lo que quería decir?

Proteja el amor propio de la persona que no acierta a expresarse. Una vez que esté clara la pregunta diga algo del tipo: «Esto es algo que yo no había mencionado y es bueno que lo pregunte aquí». Diciendo esto lo reforzará.

Si la persona no se explica o usted no consigue entender, no paralice el turno de preguntas. Conteste cualquier cosa y pase rápidamente a otra pregunta.

3) Pregunta que se responde a sí misma

Hay una persona que aprovecha su presentación para demostrar que sabe mucho.

Si alguien ha de demostrar que sabe mucho es usted mismo. Diga algo del tipo: «Sí, esa idea es muy interesante>> «estoy de acuerdo con usted>>, e inmediatamente pase a otra pregunta, mire a la nueva persona y muévase hacia ella (aléjese del listo).

4) Pregunta del tipo «esto no es así»

Si alguien le lleva la contraria recuerde que el turno de preguntas no es el lugar para convencerle.

Este tipo de preguntas puede expresar una objeción. Si es el caso, siempre hay que darse cuenta que esta situación le da dos ventajas:

• Si la pregunta se basa en un razonamiento, ésta le muestra que la persona está prestándole atención. Contéstele con la misma atención.

• Le ofrece la posibilidad de satisfacer especialmente las necesidades de la persona que le hace la pregunta.

Es importante que usted mantenga el control sobre sí mismo y que usted suavice la objeción por medio de reconocer la «preocupación>> de la persona que le hace la pregunta.

Pídale algo más de información: «Póngame un ejemplo en que esto no es así>>. «¿Esto en qué casos ocurre?>>. En muchas ocasiones podrá desmontarle el razonamiento a

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base de hacerle preguntas, pero casi nunca vale la pena hacerlo. Si Usted tiene razón y quiere dejarlo bien claro, diríjase al resto del público y póngalo a su favor: ¿Los demás que pensáis? Procure que sea el grupo el que corrija, y no usted mismo. No humille a nadie y pase a otra pregunta con rapidez.

Dese cuenta rápidamente cuando empiece a discutir de creencias o de valores. Hablar de estos conceptos no conduce a nada, y la discusión se va a eternizar. Pase con decisión a otra pregunta.

5) Pregunta para ponerle a prueba

Si durante la presentación ha dicho alguna cosa que no sea cierta, y alguien del público lo sabe, usted tiene la soga al cuello. Diga siempre la verdad, sin exagerar demasiado, y hará sus presentaciones más tranquilo.

Decir la verdad, por supuesto, no implica mostrar sus puntos débiles (o los de su producto). Hable de sus puntos fuertes y calle respecto a lo que no le favorezca.

Usted ha de estar muy bien preparado, pero no tiene la obligación de saberlo todo. Si hay alguna pregunta que no pueda contestar, tiene todo el derecho de decir: «Esta información no la tengo aquí ahora (no la recuerdo, no la conozco, etc.), pero puedo averiguarlo. Hablemos luego a la salida••.

6) Pregunta fuera del tema

No conteste nada que se salga del tema, especialmente si no es experto en ese campo.

«Esta pregunta no es exactamente el tema de mi presentación. Si le parece le puedo dar más información cuando terminemos».

Tipos de respuestas

1) Respuesta directa

Si la pregunta es cerrada y no quiere dedicarle tiempo, conteste simplemente SÍ o NO, y no se alargue.

2) Respuesta ampliada

Conteste con toda normalidad la pregunta, dando todas las explicaciones necesarias. No está obligado a dar su opinión sobre cualquier cosa. Si no tiene la idea muy clara es mejor limitarse a comentar los pros y los contras, y no dar una opinión única en la respuesta. Siempre le queda el recurso de decir: «esto depende mucho de la situación concreta, y es mejor no generalizar».

3) Pasar la pelota

Pásele la pregunta a otra persona. «Gracias por la pregunta. ¿Usted qué opina?», y señale a una tercera persona. Esto se utiliza para hacer participar a muchas personas y

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crear un coloquio. Puede utilizarlo también para ganar tiempo y poder pensar la respuesta, o bien para contestar después de saber qué opinan ellos.

4) Devolver la pregunta

Cuando la pregunta es en realidad una afirmación, pídale que la responda él mismo. «Sí. ¿Usted qué opina?» Si parece que la persona que pregunta busca el enfrentamiento podrá evitarlo con más facilidad si da él primero su opinión. No abuse de esta técnica.

5) Retrasar la respuesta

Cuando el tema se va a tocar más adelante, retrásela y conteste la pregunta en su momento. Quienes no conocen bien el tema del que hablan lo utilizan a veces para «escapar•• de la pregunta y retrasarla. Es mejor dominar perfectamente el tema y no tener que hacer estos malabarismos.

6) Mantenerla

Se utiliza para hacer participar a más personas y no dejar a una sola monopolizar el tiempo de preguntas. «¿Alguien más ha tenido el mismo problema?••

9. Resumen

Existen unas reglas generales que tiene que respetar el presentador cuando prepare y elabore su presentación, a saber:

1. Conozca a su público.

2. Procure que su mensaje sea comprensible.

3. Muestre el hilo conductor de su presentación, por hacer resúmenes, indicar cambios de tema y repetir lo dicho.

4. Limítese el tiempo de exposición.

5. Utilice medios visuales y auditivos.

Varias investigaciones psicológicas han dado los siguientes resultados acerca de estímulos:

• Estímulo intenso: recibe más atención una afirmación provocante que unas palabras hechas de bienvenida.

• Estímulo familiar: utilice ejemplos del entorno de su público.

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• Estímulo ordenado: se mantiene más fácilmente la atención cuando una presentación tiene una buena estructura.

• Estímulo de altura: se mantiene mejor la atención cuando está de pie y cuando utiliza gestos grandes.

• Estímulo de movimiento: gestos y movimientos ayudan a mantener la atención.

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Resumiendo, podemos decir que una presentación exitosa cumple los siguientes requisitos:

1. Objetivos de la presentación bien definidos previamente.

2. Presentación de temas enfocados a las características y el entorno del público.

3. Orden, secuencia y estructura lógica.

4. Presentación de forma dinámica, facilitando la participación del auditorio y con uso eficaz de los medios audiovisuales.

5. Presentación de forma creativa e innovadora, utilizando técnicas e ideas nuevas.

6. Gestión del tiempo eficaz.

Cuadro 13: Las características fundamentales de una presentación exitosa.

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