1286400548_manual Normas y Procedimientos Bodega

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

BODEGA

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO

DIRECCIÓN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Managua, Nicaragua Septiembre, 2006

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

INDICE

I. INTRODUCCIÓN __________________________________________________________1

II. NORMAS GENERALES Y ESPECÍFICAS_____________________________________2

2.1. NORMAS GENERALES ________________________________________________2

2.2 NORMAS ESPECÍFICAS ________________________________________________2 RECEPCIÓN DE BIENES ___________________________________________________2 ALMACENAMIENTO _______________________________________________________4 DESPACHO______________________________________________________________4 TOMA DE INVENTARIO ____________________________________________________5 BAJA DE INVENTARIO _____________________________________________________7

III. PROCEDIMIENTOS DE BODEGA __________________________________________8

3.1. RECEPCION DE BIENES _______________________________________________8

3.2. ALMACENAMIENTO __________________________________________________10

3.3. DESPACHO_________________________________________________________11

3.4. TOMA DE INVENTARIO________________________________________________12

3.5. BAJAS DE INVENTARIO_______________________________________________13

IV. FORMAS E INSTRUCTIVOS DE BODEGA___________________________________15 SOLICITUD DE PEDIDO___________________________________________________16

ENTRADAS A BODEGA ___________________________________________________19

SALIDA DE BODEGA _____________________________________________________22

BOLETA DE INVENTARIO FISICO___________________________________________24


DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO 1

I. INTRODUCCIÓN El Instituto Nacional Tecnológico INATEC, para fortalecer la gestión administrativa y agilizar los procesos de trabajo, ha adecuado los Manuales de Normas y Procedimientos, acordes a la nueva estructura administrativa. Con base en lo anterior, la Dirección de Desarrollo Organizacional, ha procedido a realizar el Manual de Normas y Procedimientos de Bodega, con los aportes, sugerencias y experiencias del personal que labora en la Unidad de Bodega. Estas acciones están destinadas a mejorar los servicios y la calidad que se requiere para la ejecución de los procesos dentro de la Unidad de Bodega. Los objetivos del presente Manual de Normas y Procedimientos de Bodega son garantizar la aplicación de las Normas Técnicas de Control Interno orientadas por la Contraloría General de la Republica y los procedimientos administrativos que regulen las acciones sobre los bienes de Bodega, así como regular las acciones sobre requerimientos de artículos, despacho, recepción, almacenamiento y toma de inventario físico. El presente Manual, ha sido diseñado con el fin de que los funcionarios y trabajadores involucrados en los procesos, dispongan de las herramientas técnicas y metodológicas para utilizarlas debidamente en su diario laborar y obtener los mejores resultados. El Manual está estructurado en tres (3) secciones o apartados. En la primera se presentan las Normas Generales y Especificas, que regulan los procesos de Bodega, en la segunda se describen los Procedimientos que guiarán los métodos de trabajo y en la tercera sección se reúnen las Formas a utilizar en los procesos. Es responsabilidad de la Dirección Administrativa y del Departamento de Servicios Generales garantizar la correcta implementación de las Normas, Procedimientos y Formas establecidas en el presente Manual, el cual además contará con el asesoramiento y asistencia técnica de la Dirección de Desarrollo Organizacional.



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II. NORMAS GENERALES Y ESPECÍFICAS

2.1. NORMAS GENERALES

1. Establecer las Normas y Procedimientos que aseguren el adecuado registro, almacenamiento, entrega y otros movimientos del Inventario. De su conservación, seguridad, manejo y control.

2. Efectuar controles internos que verifiquen las existencias físicas de los bienes

almacenados, garantizando la toma física de los inventarios. 3. Establecer mecanismos para determinar y asegurar niveles mínimos de

existencias.

2.2 NORMAS ESPECÍFICAS Recepción de Bienes 1. Las funciones de recepción, almacenamiento, despacho, registro, deben

ordenarse internamente de tal manera que al desarrollo de las actividades sean fluidas, ordenadas, y registradas en el Sistema de Inventario de Bodega.

2. El Responsable de Servicios Generales y el Coordinador de Bodega son las

personas que deben asumir responsabilidad y la obligación de cumplir y hacer cumplir las Normas y Procedimientos de Bodega.

3. La Dirección Administrativa debe enviar al Departamento de Servicios Generales

una copia de la orden de compra sea la solicitud de compra del Nivel Central ó de los Centros de Formación Profesional,

4. El Responsable de Servicios Generales deberá efectuar control interno sobre las

adquisiciones antes de darle entrada a Bodega. Con excepción de los productos que se entregan directamente a los Centros de Formación Profesional.

5. El oferente al proceder a la entrega de materiales debe presentarse en el

Departamento de Servicios Generales ó en el Centro de Formación Profesional para que el Responsable de ese Departamento ó la persona designada en el Centro de Formación Profesional para tal fin proceda a cotejar la factura de los productos a entregar contra la orden de compra.

6. El Responsable de Servicios Generales ó la persona designada para ello, en los

Centros de Formación Profesional debe emitir solvencia para que la Bodega proceda a la recepción de los materiales. Si lo facturado no está completo se indicará plazo de entrega en la solvencia.



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7. No se aceptará el pedido si al cotejar el Responsable de Servicios Generales, decide que el pedido está incompleto, ó es de baja calidad debe reportar el caso a Adquisiciones para su debido reclamo ó cancelación del proceso. Notificando a la Dirección de Contrataciones del Estado.

8. La Dirección de Adquisiciones debe tramitar con el oferente nota de crédito y

descuento cuando este no hubiere cumplido con el tiempo estipulado en la solvencia.

9. El Coordinador de la Unidad de Bodega deberá recibir los productos una vez, que

Servicios Generales le emita la solvencia al Proveedor indicando que la orden de compra coincide con la factura, que todo está correcto ó solvencia indicando plazo de entrega por productos faltantes conforme a la orden de compra.

10. En Bodega deben recibir los productos con los documentos:

?? Copia de orden de compra. ?? Facturas del Proveedor en original cuando es compra al contado y copia cuando

es compra al crédito. ?? Solvencia. ?? Detalle de la distribución conforme a la solicitud de compra.

11. La Unidad de Bodega debe introducir los datos en el sistema para emitir y sellar la

Entrada a Bodega. Bodega remite a la Dirección de Adquisiciones para efectos de pago y archivo, los documentos:

?? Copia de orden de compra ?? Factura ( s ) originales ?? Solvencia emitida por Servicios Generales. ?? Entrada a Bodega en original

12. Todo formulario de entrada o salida debe estar prenumerado y el que se invalide o

anule debe estar completo en original y sus copias, adjuntándolo al reporte de Contabilidad para su control. El formato prenumerado entrada a Bodega, debe ser el documento que ampara cualquier entrada a Bodega originada por: compras – devolución – donaciones y otras causas

13. La codificación de los artículos nuevos que ingresan a Bodega debe ser realizada

por el Coordinador de Bodega en el sistema automatizado de Bodega, en el caso de los activos fijos nuevos, la codificación deberá realizarla el Departamento de Control de Bienes.

14. Se establecerán existencias mínima y máxima de productos de consumo regular,

materiales y suministros a fin de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones.



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Almacenamiento 15. Las existencias físicas deben almacenarse de manera ordenada y sistemática a fin

de facilitar su ubicación, despacho y el recuento selectivo. 16. Los artículos como insecticidas, detergentes y productos químicos deben ubicarse

a regular distancia de los productos para consumo humano, para evitar contaminación.

17. La papelería y otros productos que puedan ser dañados por agua o humedad,

deben ser colocados en los estantes o polines. 18. El Coordinador de Unidad de Bodega debe tomar las medidas preventivas contra

incendios, robos u otros desastres que puedan afectar los artículos almacenados. Estas medidas deben ser aprobadas por su jefe inmediato.

El Sistema Automatizado de Bodega debe: 19. Garantizar que la información tenga resguardo (back up) y que se aprovisione un

historial mensual de los valores, movimientos y saldos de existencias al último día de cada mes, grabados para control interno y fines de consulta. Este archivo histórico debe almacenar hasta un mínimo de tres años de operaciones, por áreas de consumo, compras y saldos.

20. Proveer la boleta de inventario para ser llenado con la información necesaria. La

boleta de inventario debe ser el documento oficial para la toma de inventario, compuesto por tres partes desprendibles, conteniendo impresiones similares, la tercera parte se ubica donde se encuentra el artículo según existencia,, la primera parte es utilizada para el primer conteo y la segunda es para el conteo ó reconteo. Los equipos de inventario completan la boleta a mano, y la reportan al Coordinador General del inventario.

Despacho 21. Para todo trámite de pedido debe utilizarse El formato SOLICITUD DE PEDIDO

documento mediante el cual, las dependencias organizativas deben efectuar sus pedidos a Bodega, firmada y sellada por el Responsable de la dependencia solicitante y autorizada por el Responsable del Departamento de Servicios Generales.

22. Debe realizarse una programación de despacho de acuerdo a las necesidades del

área y del tipo de material, a fin de agilizar la atención de los pedidos. 23. Se debe manejar un control de unidades límites a ser despachadas, de aquellos

artículos de oficina de consumo mensual o periódico, fijando como parámetro el número de empleados por dependencia y el criterio lógico de uso de los artículos, a fin de racionalizar el consumo y la inversión económica en inventarios.



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24. Para todo trámite de salida debe utilizarse la forma automatizada SALIDA DE

BODEGA documento que ampara toda salida de artículo ocasionada por: ?? Solicitud de pedido de la unidad organizativa solicitante. ?? Bajas de inventario por mermas, daños, obsolencia o pérdida, acompañada de la

acta correspondiente. ?? Cualquier otro tipo de salida motivada por devolución a proveedores o traslado.

25. Toda salida de Bodega de un activo fijo debe ser remitida a Control de Bienes

junto con copia de la factura al cierre de cada mes. El documento original de la salida de Bodega es remitido a Contabilidad.

26. El Auxiliar de Bodega, al momento de la entrega debe cerciorarse que el código y

descripción del artículo corresponda al solicitado. 27. La Unidad de Bodega no debe realizar despachos con vales, en forma verbal u

otro medio que no sea el señalado en las normas generales y específicas y los procedimientos.

28. Todo artículo devuelto a Bodega, en el mismo estado físico que se le dio en la

salida, debe ingresar con el mismo precio unitario que fue despachado. Si el artículo viene dañado no debe aceptarse su devolución.

Toma de Inventario 29. Los Inventarios físicos deben ser realizados por personas ajenas a la Unidad de

Bodega. El Coordinador de la Unidad de Bodega deberá estar presente mientras se realiza la toma de inventario.

30. Previo al inventario el Coordinador de la Unidad de Bodega debe asegurarse que

los artículos estén debidamente ordenados e identificados, para facilitar el conteo de los mismos y se debe elaborar un instructivo que debe contener como mínimo lo siguiente:

31. Método de verificación posterior del recuento ya efectuado. Formulación de un

corte de inventario tanto de la recepción como de la entrega de los artículos. 32. El Supervisor designado de la toma de inventario, estará facultado para decidir

medidas necesarias de acuerdo a las normas de control interno y principios de Contabilidad generalmente aceptados, a fin de garantizar la correcta toma de inventario.

33. Durante el inventario no se deben efectuar despachos ni recepciones, se debe

comunicar a las dependencias organizativas la fecha última de despacho y su reapertura.



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34. Cuando se practique inventario general se debe elaborar una acta firmada por el supervisor General de inventario y por el Coordinador de la Unidad de Bodega, se comunicará a la Auditoría Interna, quedando a criterio de la misma, la incorporación de un delegado observador.

35. La Auditoría Interna debe participar en la realización de los inventarios como

observador, no ejerce actividad ejecutante.

Formulario a utilizarse en conteo físico. 36. El inventario físico requiere de dos grupos de trabajo:

Primer Grupo: realiza el primer conteo, debe ser coordinado por un representante de Control de Bienes, designado por la dirección administrativa y un ayudante del personal de Bodega, supervisado por el Responsable de Servicios Generales. El conteo y valoración de los artículos debe ser responsabilidad de Contabilidad, correspondiendo al Responsable del Departamento de Contabilidad decidir sobre el método y procedimiento de valuación a utilizar. Segundo Grupo: realiza el segundo conteo, debe ser coordinado por un empleado perteneciente a Contabilidad designado por el Responsable de Contabilidad y por un ayudante que no sea personal de Bodega. Una vez cotejadas las cifras de las cantidades del primer conteo el delegado del Departamento de Contabilidad de inventario firmará la boleta de inventario remitiéndola al operador del sistema automatizado ( Secretaria de Servicios Generales ), para su procesamiento. Durante el proceso de inventario físico el Coordinador de Bodega y la Coordinadora de Reproducción sirven de apoyo a los grupos de inventario. 37. Si existen diferencias entre el primero y el segundo conteo, el delegado del

Departamento de Contabilidad debe orientar a los dos coordinadores de grupo para que realicen un tercer conteo y establecer la cifra correcta.

Proceso de Control de Bodega: 38. El Coordinador de Bodega, debe manejar los registros auxiliares para el control de

inventario, el cual debe contener la siguiente información: ?? Código del artículo ?? Descripción del artículo ?? Entradas y salidas en unidades y valores ?? Precio unitario ?? Saldo en unidades y valores ?? Ubicación del artículo ?? Existencias máximas y mínimas



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39. Actualizar una base de datos que contenga los artículos de consumo básico y de uso regular, que son de vital importancia para el funcionamiento administrativo de la Institución.

40. El Coordinador de Bodega graba en el Sistema de Inventarios, precio unitario de

cada artículo que ingrese a Bodega conforme a la factura del proveedor. En caso de fuerza mayor se autorizará al Auxiliar de Bodega.

41. El inventario total de existencia física debe estar cubierto por una póliza de

seguros contra todo riesgo. El Coordinador de Bodega y el Director de Adquisiciones deben estar respaldados por una póliza de seguro de caución correspondiente.

42. El Coordinador de Bodega de inventario debe calcular el precio unitario por

artículo, considerando los descuentos y valores impositivos (IVA) utilizando hasta seis décimas, y en caso se amerite siete décimas, estos valores serán grabados en el sistema automatizado, y en casos de fuerza mayor podrá acceder las el auxiliar de Bodega, a sin ser accesados por el personal de Bodega.

43. Los registros de los inventarios deben conciliarse periódicamente con las cuentas

de control del mayor general y efectuar las comparaciones entre los Auxiliares de Bodega y la Contabilidad a fin de determinar, investigar y ajustar cualquier diferencia existente. En caso de fuerza mayor se autoriza al Auxiliar de Bodega.

44. Practicar inventario físicos: dos veces al año, a fin de constatar las existencias

físicas, estado de conservación y almacenamiento de los artículos, sorpresivos y especiales cuando el caso lo amerite..

45. Las diferencias detectadas en el recuento físico deben ser conocidas por los

funcionarios de la Dirección General Administrativa Financiera, Dirección Administrativa, Departamento de Control de Bienes y Auditoría, posterior a las investigaciones del caso, para autorizar los ajustes correspondientes.

46. El Responsable del Departamento de Servicios Generales inmediato superior de

Bodega debe efectuar supervisiones periódicas aleatorias como control interno. Así mismo durante se realicen inventarios físicos en Bodega sorpresivos y especiales. Reportar cualquier merma ó pérdida a lo inmediato a los superiores.

Baja de Inventario 47. El Coordinador de la Unidad de Bodega debe supervisar periódicamente el Estado

físico de los materiales que presenten daños, merma ó deterioro. 48. El Coordinador de la Unidad de Bodega debe revisar periódicamente, los artículos

de poca rotación a fin de evitar obsolescencia, daño o merma y plantear a su jefe inmediato medidas precautorias al respecto.



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49. El Coordinador de la Unidad de Bodega debe elaborar un “ Reporte mensual “ de las entradas y salidas de Bodega, así como de los movimientos efectuados.

III. PROCEDIMIENTOS DE BODEGA

3.1. RECEPCION DE BIENES Control Previo a recepción de materiales:

Recibe los bienes y procede de la siguiente forma: El oferente al proceder a la entrega de materiales se presenta en el Departamento de Servicios Generales para que el Responsable de ese Departamento proceda a cotejar la factura(s) de los productos a entregar contra la orden de compra. Si no hay diferencias entre los documentos el Responsable de Servicios Generales emite una solvencia, indicando que la factura está conforme a la orden de compra. Si la factura no coincide con la orden de compra y están entregando menor cantidad en productos menores, considera la opción de recibir ó no el pedido, Servicios Generales le emite la solvencia ó carta de compromiso indicando un plazo de cinco días hábiles para completar la entrega y se la comunica a la Dirección de Adquisiciones. Cuando sea recepción parcial y los totales no coincidan, debe cerciorarse que la factura ampare totalmente los artículos a recibir; cuando por motivos de rebaja, descuentos ó modificaciones de precios favorables, el monto de la factura es menor, las cantidades y especificaciones coincidan con la orden de compra, la recepción es aceptada y se razona en la orden de compra el por que de la diferencia. Si el valor de la factura es mayor que el de la orden de compra la recepción no será aceptada. Si el plazo prudencial no se cumple Adquisiciones procede a solicitar al Proveedor la Nota de Crédito. Para procesar los tramites de solicitud de cheque adjuntando la Nota de Crédito Con la solvencia que le entrega el Departamento de Servicios Generales, el Proveedor procede a entregar en Bodega los materiales solicitados, revisando la calidad y la concordancia con lo solicitado. Remite al Coordinador de la Bodega, copia de la factura(s), copia de la orden de compra y la solvencia y/o carta compromiso de faltantes emitida por Servicios Generales a la Dirección de Adquisiciones se le remiten los documentos antes señalados más la copia de la entrada a Bodega, para el control del expediente de la compra y para la solicitud de emisión de cheque. Adquisiciones es el responsable de gestionar la nota de crédito ó el descuento. Todo formulario de Entrada o Salida debe estar prenumerada y el que se invalide ó anule debe estar completo en original y sus copias, adjuntándolo al reporte de Contabilidad para su Control.



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El formato prenumerado de entrada a Bodega, es el documento que ampara cualquier entrada a Bodega ocasionada por: compras – devolución – donaciones – y otras causas El Responsable de Servicios Generales verifica que la descripción anotada en la orden de compra y en la factura, correspondan al producto. El Coordinador de Bodega revisa y cuenta que la mercadería esté en buen estado (calidad y vigencia) y cumpla con los requerimientos. El Auxiliar junto al Ayudante de Bodega cuentan las unidades y las cotejan con las cantidades anotadas en la orden de compra y la factura(s). Si un artículo viene dañado, incompleto ó no conforme a las especificaciones, las comunica al Responsable de Servicios Generales para que se pronuncie al respecto de aceptar ó no la factura con estos faltantes ó diferencias. Para lo cual el Responsable de Servicios Generales elabora una carta compromiso detallando los productos pendientes con un plazo máximo de cinco días para recibir los materiales que se compromete el Proveedor a entregar (constancia para Bodega para continuar recepción). Si los artículos y documentos llenan los requisitos de recepción, el Coordinador de Bodega procede a elaborar mediante el sistema automatizado, el documento prenumerado "Entrada a Bodega" en original y tres copias. Revisa, sella y firma en el "Recibido de Bodega", y obtiene firma de "entregado" del proveedor. El Coordinador de Unidad registra en el libro de control de entradas: ?? Número de la entrada a Bodega ?? Número de la Orden de Compra ?? Número de la (s) factura (s) ?? Fecha de cada recepción efectuada ( pudiendo ser única por recepción completa ó

varias según recepción parcial ?? Carta de Compromiso si la hubiere.

Distribuye los documentos de la entrada a Bodega; la primera copia la envía a la Dirección de Adquisiciones junto con la factura original, solvencia y/o carta de compromiso, la primera copia la envía al Departamento de Contabilidad, la segunda la adjunta a la copia de la orden de compra y las archiva en Bodega para registro en Master Kardex y la tercera la entrega al proveedor. El Coordinador de Bodega elabora las Entradas a Bodega, revisa y codifica cada artículo y calcula el valor unitario. El Coordinador de Bodega recibe los documentos, retiene temporalmente los que corresponden a las recepciones parciales, hasta completar el pedido conforme a carta de compromiso.



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Podrá dar entrada a Bodega, a aquellas entregas parciales que conforme a carta de compromiso forman parte de una orden de compra y puede hacer entrega de dichos bienes materiales, resguardando los documentos de entrega hasta completar el pedido y procediendo según párrafo anterior.

3.2. ALMACENAMIENTO El Coordinador de Unidad de Bodega ó Auxiliar de Bodega para el almacenamiento de los artículos considera y prevé lo siguiente: Anaqueles, estantes, casilleros, lugares y sitios destinados para almacenar artículos, están identificados de forma numérica. Todo artículo tiene un espacio de ubicación, de acuerdo a su volumen, tamaño, peso, forma, fragilidad y toxicidad. Artículos de mayor rotación están ubicados en lugares accesibles, en grupos homogéneos de fácil alcance; y los de lenta rotación en sitios que no obstaculicen el acceso a los de rápida rotación. El acomodamiento y estibamiento es adecuado, considerando la fragilidad del artículo, procurando ubicar a la mano los de mayor tiempo de almacenaje, para que se cumpla con el principio general de almacenamiento: “El primero en entrar, ha de ser el primero en salir”. Garantiza la libre movilidad al personal de Bodega, procura el espacio apropiado para la recepción, despacho, pre-despacho y pasillos. Realiza los pre-despachos con anticipación de acuerdo con la programación, evita días pico de congestionamiento. Los artículos de tamaño pequeño y valor significativo están resguardados en anaqueles con llave. El Auxiliar de Bodega recepciona los materiales preparara el espacio adecuado para colocarlos en el sitio correspondiente. Cuando sean repuestos, accesorios, materiales u otros que requieren de cuidados especiales, se entregan con rapidez para evitar daños y deterioros a los mismos. El Auxiliar de Bodega procede al desembalaje de atados, cajas, paquetes, etc. sin romper o dañar los materiales, tratando de conservar los envases que sean posibles. Estos envases vacíos (cajas, cartones, sacos, bidones, etc.), se separan y ordenan fuera de la Bodega, para usarse posteriormente en el despacho.



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El Coordinador de Bodega y el Auxiliar de Bodega proceden una vez recibidos los materiales, conforme la entrada a Bodega a su almacenamiento, colocándolos en la ubicación prevista utilizando las técnicas y normas de almacenamiento.

3.3. DESPACHO Las Unidades Organizativas elaboran solicitud de pedido de conformidad al formato establecido, en original y copia. Firma y sella el Responsable de la Dirección o Área solicitante, previa consulta en presupuesto de la disponibilidad de fondos en el renglón correspondiente. El Departamento de Servicios Generales recibe la solicitud de pedido en original y copia, revisa, aprueba artículos y sus cantidades de acuerdo a las normas de racionalización establecidas, criterios y políticas administrativas. Firma y sella en el lugar de "Autorizado". El Coordinador de Bodega recibe la solicitud de pedido en original y copia, asigna número consecutivo y programa su atención conforme el calendario de despacho. Entrega copia a unidad solicitante, para fines de archivo. Entrega los originales de la solicitud de pedido al Ayudante de Bodega para que prepare el pedido junto a la salida automatizada de Bodega si hay o no existencia del producto. El Ayudante de Bodega prepara el pedido conforme a las cantidades autorizadas, revisa el código de los artículos solicitados, retira del estante los artículos con existencia, chequea cada ítem despachado y una vez atendido lo pasa al Auxiliar de Bodega. El Coordinador de la Unidad de Bodega procede a elaborar el documento automatizado “ Salida de Bodega “ en original y tres copias. En el caso de haber discrepancias entre la forma Salida de Bodega y la existencia física el Coordinador de Bodega indica al Auxiliar de Bodega que verifique la existencia de los productos señalados, si hay se incorpora en el documento de salida, en caso que no haya existencia física (se investiga la discrepancia), para su posterior corrección. El Coordinador de Unidad de Bodega remite la original de la Salida de Bodega a Contabilidad y guarda la primera copia para el archivo de Bodega, la segunda dependiendo del artículo que se despacha: llantas, repuestos etc. (transporte) material de limpieza (Departamento de Servicios Generales), Activos Fijos (escritorios, archivadoras, computadoras etc. (Control de Bienes). El Coordinador de Bodega verifica los datos del documento de “Salida de Bodega”, firma dando el VoBo, y lo pasa al Auxiliar de Bodega para su despacho Auxiliar de Bodega procede al despacho conforme la “Salida de Bodega” autorizada, firma y sella en el espacio “despachado por”. La unidad solicitante en la fecha



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programada, recibe el pedido conforme la "Salida de Bodega"; firma "Recibido por", recibiendo la tercera copia para su archivo.

3.4. TOMA DE INVENTARIO El Coordinador de Inventario recibe y revisa la documentación que contiene los datos necesarios para las anotaciones del inventario (boletas de primer y segundo conteo). El Responsable del Departamento de Contabilidad prepara la documentación, instrucciones y formatos para la toma de inventario y define los diferentes listados automatizados que se deben emitir al finalizar el inventario. El Responsable del Departamento de Contabilidad recibe y revisa la documentación que contiene los datos necesarios para las anotaciones del inventario. El grupo del 1er. Conteo (Control de Bienes) inicia el inventario, identificando el artículo, su código y descripción, que corresponde tanto al físico como a lo expresado en la forma (boleta), contándolos según su unidad, y registrando el resultado en las casillas correspondientes. El Supervisor del primer grupo firma en el lugar que le corresponde en la boleta de Inventario, y entrega al Supervisor General de Inventario, la primera parte. El grupo del 2do. Conteo (Contabilidad) realiza segundo conteo y registra la cantidad inventariada en la forma boleta de segundo conteo, y la entrega al supervisor de grupo, quien firma en el lugar que le corresponde en la boleta y la entrega al Supervisor General. El Supervisor General revisa boleta de segundo conteo que contiene la cantidad verificada en el tercer conteo y firmada por los supervisores de grupo, registra la cantidad correcta en la boleta de ubicación y la firma, entrega la boleta de segundo conteo a la secretaria encarga de la grabación de datos, elabora un reporte diario para controlar el avance del inventario y lo remite al Responsable de Contabilidad. Los Supervisores de Grupo (Contabilidad y Control de Bienes) realizan el tercer conteo y establecen la cifra correcta de la cantidad inventariada, la registran en la casilla de verificación de la boleta de (2do.) segundo conteo, la firman y la entregan al Supervisor General. El Operador del Sistema (Secretaria Servicios Generales) y graba diariamente las boletas. finalizado el inventario, y una vez grabada toda la información, emite los listados de inventario predefinido por la Contabilidad y los pasa al Supervisor General del Inventario. El Supervisor General elabora un acta al finalizar el inventario, en original y (5) cinco copias firmada por el mismo y por el Responsable de Bodega. Al original se le anexa



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listados y boletas segunda parte, y se remiten al Departamento de Contabilidad, la primera copia se envía a la Unidad de Auditoría, la segunda copia se envía a la Dirección de Administración, la tercera copia a la Departamento de Servicios Generales, la cuarta copia a la Dirección de Adquisiciones y la quinta copia se archiva en la Unidad de Bodega junto con las boletas de primer conteo.

3.5. BAJAS DE INVENTARIO El Coordinador de Bodega supervisa periódicamente el estado físico de los materiales almacenados, separa aquellos que presentan merma, ruptura, daño o deterioro, que clasifican el material como "fuera de uso", “inutilizado", "descartable" o "inexistente”. El Coordinador de Bodega elabora un informe indicando el código, descripción, unidad, cantidad y el motivo u origen de la baja, lo envía al Departamento de Contabilidad con el visto bueno de su Superior Inmediato y las copias se remiten a la Unidad de Auditoria, Dirección Administrativa y al Departamento de Servicios Generales para su archivo, solicitando al Contador General la autorización para proceder a la baja de inventario y requiriendo a su vez, la presencia de un Contador y un delegado de Auditoria para su ejecución. El Coordinador de Bodega, Supervisor de Inventario y Delegado de Auditoría identifican y verifican los materiales sujetos a baja de inventario, su estado físico y la cantidad. Constatado que realmente están inservibles, se procede a levantar el acta de baja de Inventario y se solicita la firma de autorizado de la Dirección Administrativa para proceder con los siguientes pasos. El Coordinador de la Unidad de Bodega elabora el acta en original y tres copias y la Salida de Bodega en original y dos copias y los pasa al Supervisor de Inventario y Delegado de Auditoria. El delegado de Auditoria sólo observa no firma el acta, el encargado de Bodega y el Supervisor revisan los documentos y firman. Se imprime en los documentos el sello de la bodega. El Coordinador de Bodega distribuye los documentos: El original del Acta y el original de la Salida de Bodega los entrega al Contador Supervisor de Inventario; la primera copia del acta y de la Salida de Bodega la guarda en el archivo de Bodega. La segunda copia del acta la entrega al Auditor Delegado y la tercera copia del acta y la segunda copia de la Salida de Bodega la remite a la Dirección Administrativa. El Coordinador de Bodega y Supervisor de Inmediato proceden a la destrucción o incineración total de los materiales, o traslado al basurero municipal, de conformidad al Acta de Baja de Inventario. Concluida la operación, levantan “acta de destrucción en original y 4 copias, la firman y entregan: original al Contador Supervisor de Inventario, la 1ª copia a Bodega, 2ª copia a Control de Bienes, 3ª copia a Auditoría Interna y la 4ª copia a la Dirección Administrativa.



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La Unidad de Bodega elabora un reporte mensual, de las entradas, salidas y traslados de los materiales existentes en Bodega, las bajas que se han efectuado y las situaciones que se han presentado con las existencias mínimas de los movimientos. Dirigido al Responsable del Departamento de Servicios Generales con copia a la Contabilidad.



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IV. FORMAS E INSTRUCTIVOS DE BODEGA



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INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO (INATEC)

SOLICITUD DE PEDIDO

Fecha: Código de Dependencia:

Dependencia Solicitante Cantidad

Código de Articulo

Unidad Medidas

DESCRIPCION

Solicitada

Aprobada

Responsable de Dependencia Autorizado



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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA

Nombre de la Forma SOLICITUD DE PEDIDO

Objetivo Sirve para que cada área elabore su pedido de papelería y útiles de oficina, de acuerdo con sus necesidades bimensuales. Sistema o procedimientos

Procedimientos de Bodega

Origen

Dependencia, Solicitante.

Elaboración y tantos

Computarizado, Original y copia

Distribución

Original de Bodega, Copia a la unidad solicitante

Usuarios

Todas las dependencias organizativas.

Tamaño y confección

Carta, Forma impresa sin prenumerar.. (4 hojas)

DATOS A LLENAR

Fecha Fecha, mes y año en que se elabora la solicitud.

Código de dependencia

Anotar el código del área organizativa

Dependencia solicitante

Nombre del área que solicita el pedido

Código de artículo

Anotar el código del artículo

Unidad de medida

Unidad de medida del artículo

Descripción

Descripción del articulo solicitado

Cantidad solicitada

Anotar la cantidad a requerirse en el bimestre.

Cantidad aprobada

La que aprueba la Dirección Administrativa o el Responsable de Servicios Generales, de acuerdo con los criterios de racionalización por dependencia, necesidad del bien y justificación del uso del artículo.

Responsable Dependencia

Firma y sello del Director del área organizativa.



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Autorizado

Firma y sello del funcionario facultado para autorizar las solicitudes de pedido, sello de la dependencia que autoriza.



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ENTRADAS A BODEGA No. Entrada: Anticipo No. Fecha: Proveedor: Articulo Descripción Unid

Medida Cantidad Precio

Unit Total

Entregado Por

Recibido Por



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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FORMA Nombre de la Forma ENTRADAS A BODEGA

Objetivo: Esta forma es el documento que controla el ingreso de los artículos a la Bodega. Sistema o Procedimiento

Procedimiento de Bodega

Origen

Bodega

Elaboración y Tantos

Automatizada, Original y tres (3) copias

Distribución

Original a Dirección de Adquisiciones. 1ra. Copia a Departamento de Contabilidad. 2da. Copia al Departamento de Bodega. 3ra. Copia; Proveedor.

Usuarios Bodega, Contabilidad, Compras.

Tamaño y Confección Carta, Forma automatizada prenumerada.

DATOS A LLENAR Número

Numeración consecutiva, asignada por el sistema.

Fecha

Día, mes y año en que se realiza el ingreso.

Proveedor

Se anota el nombre legal del proveedor

Código del articulo

Se anota el código de cada artículo según catálogo

Descripción de Materiales Anotar el nombre correcto del artículo conforme al catálogo o según factura

Unidad de Medida

Anotar la Unidad de medida del artículo.

Cantidad Recibida Anotar la cantidad que está ingresando a bodega, según factura y orden de compra.

Costo Unitario Anotar el precio unitario que consta de enteros y 6 decimales como máximo (debe hacerse en Contabilidad)

Entregado por Nombre y firma de la persona que entrega la mercadería a la bodega.



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Recibido por Nombre y Firma de la persona que recibe la mercadería, sello de la bodega.



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SALIDA DE BODEGA

No. Salida:______________________ Fecha:__________________ Área: __________________________ Tipo:____________________ Fondo: - Sin afectación 2% M.H.C.P Propios Proyectos

ARTICULO DESCRIPCION UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDAD

ENTREGADO POR: RECIBIDO POR:



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Nombre de la forma SALIDA DE BODEGA

Sistema o Procedimiento Procedimiento de bodega

Objetivo Es el documento oficial que sirve de control y respaldo a todo tipo de salida de bodega. Origen

Bodega

Elaboración y Tantos

Automatizada, Original y dos (2) copias

Distribución Original a Contabilidad 1ra.copia a Unidad de Bodega. 2da. Copia: Dependiendo del producto. 3ra. Copia: Area Solicitante.

Usuarios

Compras, Bodega, Contabilidad

Tamaño y Confección Carta, Forma impresa, su numeración es generada por el sistema automatizado.

DATOS A LLENAR

Número Numeración consecutiva asignada por el sistema

Fecha Día, mes y año en que efectúa la salida

Unidad Solicitante

Se anota el nombre del área solicitante

Tipo de salida

Se indica el concepto de la salida

Código del artículo Se digita el código que tiene cada artículo

Fondo Se selecciona el tipo de fondo a aplicarse Descripción de materiales

Nombre correcto de los materiales

Unidad de medidas Anotar la unidad de medida del artículo

Cantidad Entregada Se anotará la cantidad de materiales que se está entregando a la dependencia solicitante

Entregado por: Firma de la persona que esta haciendo entrega de los artículos.

Recibido por Firma de la persona que recibe los artículos de bodega



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INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO

BOLETA DE INVENTARIO FISICO PRIMER CONTEO Fecha: / / No 000 Parte 1 Código del artículo: Descripción................. Unidad de Medida: Cantidad : Supervisor General Supervisor de Grupo


BOLETA DE INVENTARIO FISICO SEGUNDO CONTEO Fecha: / / No 000 Parte 2 Cantidad: Código del artículo: Descripción................. Unidad de Medida: Cantidad Verificada: Supervisor General Supervisor de Grupo


BOLETA DE INVENTARIO FISICO UBICACION Fecha: / / No 000 Parte 3 Código del artículo: Descripción.................: Unidad de Medida: Existencia : Supervisor General Supervisor de Grupo



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Nombre de la Forma: BOLETA DE INVENTARIO FÍSICO

Objetivo: Es el documento oficial que registra el resultado del conteo durante el inventario de actividades en la bodega. Sistema o Procedimiento Procedimiento de Bodega Origen Contabilidad

Elaboración y Tantos Automatizada: Original en tres (3) partes

Distribución Parte 1: para el 1er Conteo (grupo 1)

Parte 2: para el 2do Conteo (grupo 2) Parte 3. para ubicación en la bodega

Usuarios Contabilidad, Bodega, Control de Bienes

Tamaño y Confección Carta, forma impresa, su numeración es generada por el sistema automatizado.

DATOS A LLENAR Número El sistema automatizado asigna el numero

que corresponde Fecha .

Código del artículo Se anota el código del artículo, según catálogo.

Descripción Se anota el nombre correcto del artículo, conforme el catálogo.

Unidad de Medida Se anota la unidad de medida del artículo que está siendo inventariado.

Cantidad Se anota la cantidad resultante del conteo.

Cantidad Verificada Se registra la cantidad obtenida del conteo de verificación.

Supervisor de Grupo Nombre y firma de la persona que actúa como supervisor de grupo que realiza el conteo.

Supervisor General Nombre y firma de la persona que ha sido designada como Supervisor General del inventario

Documents

1286400548_manual Normas y Procedimientos Bodega