1.3 Diagrama de proceso de flujo

Índice

Introducción……………………………………….…..…2

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Diagrama de proceso de flujo……………………..…..3

Simbología……………………..………………….…..…6

Los símbolos y su referencia con actividades concretas……………………………………………..….9

Recomendaciones para elaborar el diagrama….…..10

Criterios para el diseño de los diagramas de flujo.....11

Cómo construir el diagrama de flujo……………….…13

Ventajas de los diagramas de proceso de flujo……..14

Desventajas de los diagramas de proceso de flujo…15

Ejemplo……………………..…………………………...16

Problema para resolver……………………..…………17

Resolución……………………..………………………..18

Conclusión……………………..………………………..19

Bibliografía……………………..………………………..19

Introducción

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Para mejorar un trabajo se debe saber exactamente en que consiste, y excepto en el caso de trabajos muy simples y cortos, rara vez se tiene la certeza de conocer todos los detalles de la tarea. Por tanto se deben observar todos los detalles y registrarlos. De esta forma se inicia el estudio de las diferentes técnicas que sirven para registrar y analizar cada uno de los niveles del trabajo mencionado.

El análisis de los procesos trata de eliminar las principales deficiencias existentes en ellos y lograr la mejor distribución posible de la maquinaria, equipo y área de trabajo dentro de la planta.

Para lograr estos propósitos, la simplificación del trabajo se apoya en dos diagramas: el diagrama de procesos y el diagrama de flujo o circulación.

El diagrama de proceso esta herramienta de análisis, es una representación gráfica de los pasos que se siguen en una secuencia de actividades que constituyen un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo a su naturaleza: además incluye toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines analíticos y como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que tienen lugar durante un proceso dado en cinco categorías, conocidas bajo los términos de operación, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes Para una mejor comprensión del diagrama de proceso de flujo debemos hacernos esta pregunta, ¿Qué es un diagrama? Bien, un diagrama es un gráfico que representa un proceso o refleja relaciones entre datos números que han sido tabulados previamente. Existen diferentes tipos de diagramas. Uno de ellos es el diagrama de flujo, que en particular representa un proceso y es del cual hablaremos, está el diagrama de barras, el cual establece relaciones, el diagrama circular, de pastel o 360 grados, utilizado para representar proporciones y porcentajes, etc.

Los diagramas son utilizados para múltiples finalidades, y estamos en contacto con ellos (en sus variados formatos) casi diariamente. Nos permiten, y tal es su función, tener una idea clara y concisa de procesos.

Diagrama de proceso de flujo

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Un diagrama de proceso de flujo es una representación gráfica de la secuencia de todas las operaciones, transportes, inspecciones, esperas y almacenamientos que ocurren durante un proceso. Incluye además, la información que se considera deseable para el análisis; por ejemplo el tiempo necesario y la distancia recorrida. Sirve para representar las secuencias de un producto, un operario, una pieza, etc.

El propósito principal de los diagramas de flujo es proporcionar una imagen clara de toda secuencia de acontecimientos del proceso y mejorar la distribución de los locales y el manejo de los materiales. También sirve para disminuir las esperas, estudiar las operaciones y otras actividades interrelacionadas. Igualmente ayuda a comparar métodos, eliminar el tiempo improductivo y escoger operaciones para su estudio detallado.

El diagrama del recorrido debe identificarse mediante un título colocado en su parte superior. Es práctica común encabezarlo con las palabras Diagrama del proceso de recorrido.

En general el diagrama de flujo de proceso contiene mucho más detalle que el diagrama de proceso de operación. Por lo tanto es común que no se aplique el ensamble completo.

Se usa, en principio, para cada componente de un ensamble o de un sistema para obtener para obtener el máximo ahorro en la manufactura o en procedimientos aplicables a una componente o secuencia de trabajo específico. El diagrama de flujo de proceso es valioso en especial al registrar costos ocultos no productivos, como distancias recorridas, retrasos y almacenamientos temporales. Una vez destacados estos periodos no productivos, los analistas pueden tomar medidas para minimizarlos y, por ende, sus costos.

Además de registrar las operaciones e inspección, estos diagramas muestran todos los movimientos y almacenamientos de un artículo en su paso por la planta. Entonces los diagramas de flujo del proceso requieren símbolos adicionales a los usados en el diagrama del proceso de la operación. Una pequeña flecha significa un transporte, que se puede definir como mover un objeto de un lugar a otro, excepto cuando el movimiento se lleva a cabo durante el curso normal de una operación o inspección. Una D mayúscula indica una demora (delay) que ocurre cuando no se permite el procesamiento inmediato de una parte de la siguiente

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estación de trabajo. Un triángulo equilátero sobre un vértice significa un almacenamiento, que sucede cuando una parte se detiene protegida contra el movimiento no autorizado. Estos cinco símbolos constituyen el conjunto estándar de símbolos del diagrama de procesos (ASME, 1972). En ocasiones, se usan otros símbolos no estándar para operaciones de documentación o de apoyo y para operaciones combinadas.

Los diagramas de flujo del proceso de uso común son de dos tipos: de producto o material y operativos o de persona. El diagrama de producto proporciona detalles de los eventos que ocurren sobre un producto o material. Y el diagrama operativo da los detalles de cómo realiza una persona una secuencia de operaciones.

Lo mismo que el diagrama de proceso de la operación, este diagrama se identifica con un título, “Diagrama de flujo del proceso”, y se acompaña de información que incluye número de parte, su dibujo, descripción del proceso, método actual y presupuesto, y el nombre de la persona que lo realiza. Otros datos como planta , edificio o departamento, número de diagrama, cantidad y costo pueden ser valiosos para identificar por completo el trabajo al que se refiere el diagrama.

Para cada evento del proceso, el analista asienta su descripción, marca el símbolo adecuado e indica los tiempos del proceso o demora y las distancias de los transportes. Después conecta los símbolos de los eventos sucesivos con líneas. La columna de la derecha proporciona espacio para que escriba comentarios o recomendaciones de cambios potenciales.

Para determinar la distancia que se mueve, el analista debe medir con exactitud cada movimiento con un flexómetro. En general, se puede llegar a cifras bastante exactas si se cuenta el número de columnas (si existen) que pasa el material al moverse y luego se multiplica por el espacio entre ellas menos una. Es usual no registrar los movimientos de 5 pies (1.5m) o menos; sin embargo, puede hacerse si el analista piensa que afectan materialmente el costo total del método en estudio.

Todos los tiempos de demora y almacenamiento deben incluirse en el diagrama. Pero no es suficiente con solo indicar que ocurren. Cuanto más tiempo pase una parte en almacén o se demora, más grande será el costo que acumule y mayor será la espera del cliente para su entrega. Por lo tanto, es importante saber cuánto

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tiempo pasa una parte en una demora o almacenamiento. El método más económico para determinar la duración de las demoras es marcar varias partes con gis indicando la hora exacta en que se almacenaron o se detuvieron. Después se verifica esa sección periódicamente para ver el momento en que esas partes regresan a producción. Con una muestra paralela en la cual se registra el tiempo transcurrido y el promedio de esos tiempos, el analista puede obtener valores con suficiente exactitud.

El diagrama de flujo del proceso, igual que el diagrama de proceso de la operación, no es un fin, es solo un medio para lograr un fin. Esta técnica facilita la eliminación o reducción de costos ocultos de un componente. Debido a que muestra con claridad los transportes, demoras y almacenamientos, la información que proporciona puede conducir a la reducción tanto en cantidad como en duración de estos elementos. Además al registrar las distancias, el diagrama tiene un gran valor para mejoramiento de la distribución de planta.

Aunque el diagrama de flujo del proceso contiene la mayor parte de la información pertinente respecto al proceso de manufactura, no muestra plano con el flujo del trabajo. En ocasiones esta información ayuda a desarrollar un nuevo método. Por ejemplo, antes de reducir un transporte, el analista debe ver o visualizar en donde existe un espacio para añadir una instalación que acorte la distancia. De igual manera, es útil visualizar áreas de almacenamiento temporal o permanente, estaciones de inspección y puntos de trabajo.

La mejor manera de proporcionar esta información es tomar un plano existente del área de la planta que se estudia y trazar las líneas del flujo que indican el movimiento del material de una actividad a la siguiente. Un diagrama de flujo es una representación pictórica de la distribución de la planta y los edificios, que muestra la localización de todas las actividades del diagrama de flujo del proceso. Al construir un diagrama de flujo, debe identificarse cada actividad con el símbolo y número correspondiente al que aparece en el diagrama de flujo del proceso. La dirección del flujo se indica con pequeñas flechas sobre las líneas. Se pueden usar varios colores para indicar distintos flujos.

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Simbología

Para hacer constar en un diagrama todo lo referente a un trabajo u operación resulta mucho más fácil emplear una serie de cinco símbolos uniformes que conjuntamente sirven para representar todos los tipos de actividades o sucesos que probablemente se den en cualquier fábrica u oficina. Constituyen pues, una clave muy cómoda que ahorra mucha escritura y permite indicar con claridad exactamente lo que ocurre durante el proceso que se analiza.

Las dos actividades principales de un proceso son la operación y la inspección, que se representan con los símbolos siguientes:

OPERACIÓN:

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Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento. Por lo común, la pieza, materia o producto del caso se modifica o cambia durante la operación.Se verá después que también se emplea el símbolo de la operación cuando se consigna un procedimiento, por ejemplo, un trámite corriente de oficina. Se dice que hay <<operación>> cuando se da o se recibe información o cuando se hacen planes o cálculos.

INSPECCIÓN:Indica la inspección de la calidad y/o la verificación de la cantidad.

La distinción entre esas dos actividades es evidente:La operación hace avanzar al material, elemento o servicio un paso más hacia el final, bien sea al modificar su forma o su composición química o bien al añadir o quitar elementos. La operación también puede consistir en preparar cualquier actividad que favorezca la terminación del producto.La inspección no contribuye a la conversión del material en producto acabado. Sólo sirve para comprobar si una operación se ejecutó correctamente en lo que se refiere a calidad y cantidad. Si los seres humanos fueran infalibles la mayoría de las inspecciones serían innecesarias.

Con frecuencia se precisa mayor detalle gráfico del que pueden dar esos dos símbolos, y entonces se utilizan estos otros tres:

TRANSPORTE:Indica el movimiento de los trabajadores, materiales y equipo de un

lugar a otro.Hay transporte, pues, cuando un objeto se traslada de un lugar a otro, salvo que el traslado forme parte de una operación o sea efectuado por un operario en su lugar de trabajo al realizar una operación o inspección. En esta obra aparecerá el símbolo de transporte siempre que se manipulen materiales para ponerlos o quitarlos de camiones, bancos, depósitos, etc.

DEPOSITO PROVISIONAL O ESPERAIndica demora en el desarrollo de los hechos; por ejemplo, trabajo en

suspenso entre dos operaciones sucesivas o abandono momentáneo, no registrado, de cualquier objeto o hasta que se necesite.Es el caso del trabajo amontonado en el suelo del taller entre dos operaciones, de los cajones por abrir, de las piezas en sus casilleros o de las cartas por firmar.

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ALMACENAMIENTO PERMANENTEIndica depósito de un objeto bajo vigilancia en un almacén donde se lo recibe o entrega mediante alguna forma de autorización o donde

se guarda con fines de referencia.Hay, pues, almacenamiento permanente cuando se guarda un objeto y se cuida de que no sea trasladado sin autorización. La diferencia entre “almacenamiento permanente” y “depósito provisional” es que, generalmente, se necesita un pedido de entrega, un vale u otra prueba de autorización para sacar los objetos dejados en el almacenamiento permanente, pero no para los depositados en forma provisional.

ACTIVIDADES COMBINADASCuando se desea indicar que varias actividades son ejecutadas al mismo tiempo o por el mismo operario en un mismo lugar de trabajo

se combinan los símbolos de tales actividades. Por ejemplo un círculo dentro de un cuadrado representa la actividad combinada de operación e inspección.

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Los símbolos y su referencia con actividades concretas.

Esta son algunas de las actividades a la que se refiere cada símbolo, son la forma en que deben ser usados.

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Recomendaciones para elaborar el diagrama

Obténgase un plano del lugar en donde se efectúe el proceso seleccionado, en el cual deben estar representados todos los elementos permanentes tales como muros, columnas, escalera, etcétera, así como los semipermanentes, como hacinamientos de material, bancos de servicio, etcétera. En el mismo plano debe estar localizado, de acuerdo con su posición actual, todo el equipo de manufactura, así como lugares de almacén, bancos de inspección, y si se requiere las instalaciones de energía.Igualmente debe de decidirse a quien se va a seguir: al hombre o al material, pero solo a uno, que debe ser el mismo que se haya seguido en el diagrama de proceso.También puede suceder que al mismo tiempo que ocurre una operación se ejecute una inspección, en cuyo caso se usan los dos símbolos combinados. Por ejemplo, retirar la pieza de una maquina e inspeccionarla simultáneamente.

La construcción de diagramas de flujo implica la consideración de una serie de pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, estos se presentan a continuación:

Conforman un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso.

Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quien lo empleará, ya que esto permitirá definir el grado de detalle tipo de diagrama a utilizar.

Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente.

Una vez que se ha determinado los procedimientos, se procede a la identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico.

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Al realizar la ubicación de los pasos se deben identificar los puntos de decisión desarrollados en forma de pregunta, la preferencia de las dos ramas posibles correspondientes se identifican los términos SI/NO.

Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronológico, es recomendable hacer una revisión del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se encuentra competo y ordenado, previendo así la omisión de pasos relevantes.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

Criterios para el diseño de los diagramas de flujo.

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los siguientes criterios:

Encabezado del diagrama de flujo: Nombre de la institución. Título, o sea diagrama de flujo. Denominación del proceso o procedimiento. Denominación del sector responsable del procedimiento. Fecha de elaboración. Nombre del análisis que realizó el trabajo. Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o

procedimiento y de los responsables. Simbología utilizada y su significado.

Estructura del diagrama: Debe de indicarse claramente dónde inicia y donde termina el diagrama. Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales. No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin

hacer uso excesivo de ellos.

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No fraccionar el uso del diagrama con el uso excesivo de conectores. Solo puede llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden

llegar muchas líneas de flujo a otras líneas. Las líneas de flujo deben entrar a un símbolo de la parte superior y/o

izquierda y salir de el por la parte inferior y/o derecha En caso que el diagrama sobrepase una página, enumerar y ampliar los

conectores correspondientes. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso

evitando el uso de muchas palabras. Todos los símbolos tiene una línea de entrada y una de salida,

excepción del símbolo inicial final. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea

de flujo de salida. Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de

dicha actividad. Cada flecha representa el flujo de una información.

Descripción narrativa del diagrama de flujo: Describir los pasos del procedimiento especificando quien hace, como

hace y donde hace cada paso. Este es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que leer el manual de procedimientos completo.

Deben utilizarse frases cortas, pero completas. Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona en

singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: recibe, controla, remite, archiva, etc.

Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y lo que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

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Cómo construir el diagrama de flujo

La elaboración del diagrama de flujo es sumamente fácil e interesante. Se trata de unir con una línea todos los puntos en donde se efectúa una operación, un almacenaje, una inspección, o alguna demora, de acuerdo con el orden natural del proceso.

Esta línea representa la trayectoria usual que siguen los materiales o el operador que los procesa a través de la planta o taller en donde se lleva a cabo.

Una vez terminado el diagrama de flujo podemos darnos cuenta del transporte de un objeto o el itinerario que siguió algún operador durante determinado proceso. Esté transporte o itinerario, aun en lugares pequeños, llega a ser en algunas veces de muchos kilómetros por día, que sumados anualmente representan una pérdida considerable en tiempo, energía y dinero.

Cuando se sospecha que se realiza un número muy grande de transportes, almacenamientos y demoras en un proceso, es necesario elaborar un diagrama de proceso de recorrido con el fin de visualizar y reducir el número y así disminuir costos.

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Ventajas de los diagramas de proceso de flujo

Proporcionan una comprensión del conjunto.Cuando los miembros de un equipo conocen perfectamente su parte del proceso, pero no conocen bien el proceso completo, el diagrama de flujo les proporciona la información que les hace falta, logrando así una mejor comprensión. Una figura dice más que mil palabras.

Facilitan la comunicación.Los diagramas de flujo hacen que una persona p equipo expliquen (sin tantas palabras y confusiones) el proceso a otras personas y departamentos.

Descubren los clientes ignorados previamente.Algunos equipos se enfrentan con la sorpresa de que se hacen muchos planes sin haber identificado primero, todos los clientes importantes. Todos suponen que “todo el mundo" sabe quiénes son los clientes. Pero resulta que sin la disciplina de la preparación del diagrama de flujo se pueden ignorar o pasar por alto algunos clientes internos muy importantes. En el caso de procesos críticos, es vital identificar claramente a todas las personas o departamentos involucrados.

Descubren las oportunidades para mejorar.La mayoría de los diagramas de flujo exhiben subprocesos o ciclos, que son necesarios para ocuparse de las actividades excepcionales no estándar. Incluso, se detectan muchas actividades que no le agregan valor a la organización, por lo que al momento de documentar los procesos debemos cuestionar la realización de este tipo de actividades. Por ejemplo, una empresa de manufactura hace inspección de materias primas porque no tiene proveedores confiables o repite 2 o 3 veces la revisión de un mismo documento para asegurarse que no tiene errores, todos estos ciclos deben eliminarse.

Hacen más fácil establecer los límites.Cuando nos ponemos a planificar/ re planificar algún proceso, nos damos cuenta de que tenemos que establecer un límite a nuestra tarea. La razón es que cada proceso interactúa con algunos de los otros procesos de dentro y fuera de la

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organización. Esos otros, intercalan además, con otros procesos. Por último, todos los procesos de la organización, se ven afectados, pero los efectos van disminuyendo conforme nos alejamos más y más de nuestra tarea específica. Es posible perseguir estas interacciones hasta el final, acabaríamos por planificar el trabajo de toda la organización(los manuales son los que documentan todo este trabajo). Por tanto, es necesario establecer un límite según el nombre del procedimiento y del alcance.

Desventajas de los diagramas de proceso de flujo

Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseño.

Existe dificultad a la hora de esquematizar todos los procesos, su secuencia, sus relaciones con otros procesos.

Puede contribuir a una mayor formalización y rigidez en el comportamiento organizativo.

No se elaboran con base en los principios de la programación estructurada, porque ilustran el flujo del programa, pero no su estructura.

Requiere de un espacio considerable ya que, cuenta con demasiadas ramificaciones.

Acciones a seguir tras la salida de un símbolo de decisión, pueden ser difíciles de seguir si existen diferentes caminos.

Un diagrama de flujo tiene gran dificultad para representar operaciones concurrentes, ya que están diseñados para seguir paso a paso, es decir documentar el flujo lógico desde el punto de vista del usuario.

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Ejemplo

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Problema

En una fábrica de calderas se rolan placas de acero en caliente para formar cilindros que posteriormente serán ensamblados y constituirán un domo. Los eventos que se llevan a cabo para rolar y formar los cilindros se representan en la siguiente tabla:

EVENTOTIEMPO EN

CENTÉSIMAS DE MINUTOS

DISTANCIA EN METROS

Abrir el horno de calentar placas. 55Sacar del horno una placa al rojo vivo con carro transportador.

30

Sujetar la placa por mordazas de grúa viajera.

40

Inspeccionar temperatura con pirómetro óptico.

50

Transportar con grúa viajera a máquina cerchadora.

20 55

Retirar ladrillos refractarios de la parte superior de la placa.

28

Comenzar a doblar solo que los lados de la máquina cerchadora se trabaron.

75

Destrabar dados de la máquina cerchadora.

85

Girar la placa 85Efectuar el cerchado del otro extremo de la placa

80

Transportar la placa a la roladora. 24 25Inspeccionar la temperatura 54Rolar la placa para formar cilindros 300Desmontar rodillo superior y sacar el cilindro ya formado

40

Colocar nuevamente el rodillo en roladora

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Transportar con gríua viajera 45 180Almacenamiento temporal en zona despejada

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Conclusión

Como resultado de la investigación presentada, es posible concluir que el diagrama de proceso de flujo son medios gráficos que sirven principalmente para describir etapas de un proceso y entender cómo funcionan y que son importantes para la parte del desarrollo de procedimientos, ya que nos ayuda a ahorrar muchas explicaciones y son muy buena herramienta para el desarrollo de cualquier procedimiento. Por otra parte también pudimos observar que los símbolos son muy importantes para el diagrama de flujo ya que con ellos nos facilitan el proceso, los símbolos tienen distintas labores asignadas como: operaciones, transporte, demora, inspección y almacenamiento, pero sin ellos no se podrían realizar los diagramas por lo consiguiente se dice que son fundamentales para el proceso del diagrama de flujo. Y por último para concluir al manejar el diagrama de flujo nos proporciona ventajas tales como facilitar la comunicación, descubrir las oportunidades para mejor el proceso y descubrir los clientes ignorados previamente, entre por mencionar algunas ya que las ventajas pueden ser muchas.

Bibliografía

Álvarez Torres Martín G.,Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos.Ed. Panorama, Primera edición1996Kenneth Kendall E.,Análisis y diseño de sistemasEd. Person EducaciónSexta edición2005Roberto García Criollo Estudio del trabajoSegunda ediciónGeorge Kanawaty

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Introducción al estudio del trabajoCuarta edición